Quanto Menos Informao, Melhor!

Vilma Goulart

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Ttulo: Quanto Menos Informao, Melhor! Autor: Vilma Goulart Editora: CopyMarket.com, 2001

Quanto Menos Informao, Melhor!

Vilma Goulart A maior parte da informao mero rudo quando no possui utilidade imediata. (Carlos Seabra Consultor de Tecnologia Educacional) Voc j deve ter ouvido falar de overload de informao. Sabe quando voc fica ansioso porque no consegue se informar a tempo dos assuntos que lhe interessam, ou sobre os quais tem de se manter atualizado? Pois , caro amigo (a), isso sofrer de overload de informao. Provavelmente o seu dia comea assim: voc recebe algumas dzias de mensagens do seu chefe ou dos seus clientes, se voc trabalha por conta prpria e vrias informaes ao longo do dia, provenientes de outras pessoas. Durante a semana, voc certamente ler alguns jornais - talvez uma revista e assistir aos noticirios de tv. Isso o bsico. S que talvez voc seja assinante de um servio com opcionais, ou seja, por mais que voc no tenha tempo, parece que existe sempre algum vendedor-fantasma de informaes que lhe convence a consumir uma enxurrada de informaes das quais voc no consegue absorver nem a quinta parte. Este avidez por algo que no temos tempo de digerir me faz lembrar de uma crnica do cantor Lo Jaime publicada em uma edio do jornal O Dia, da qual destaco um pequeno trecho: {Voc olha 5 milhes de varandas e no v viva alma em nenhuma delas. Para que tantas varandas se ningum as frequenta? De que servem? E fico pensando na utilidade das varandas. Vai ver s uma rea de escape para quem d festas, ou um jardim suspenso para a senhora que preferia morar em casa; ou ento s um apelo de marketing, como o dos carros que usam trao 4 x 4 e no saem da cidade. A relao custo-benefcio Tudo na vida deve ser avaliado segundo a melhor relao custo-benefcio. Por isso, antes de qualquer coisa, pergunte voc mesmo: 1) Quanto tempo eu estou gastando para consumir tanta informao? 2) Em que toda esta informao est me sendo til? Se a resposta para a primeira pergunta MAIS DO QUE EU GOSTARIA e a resposta para a segunda PENSANDO BEM, EM POUCA COISA, este artigo para voc. Se este no o seu caso, parabns...voc descobriu como administrar as suas informaes! Presente, Futuro a mdio prazo e Futuro a longo prazo Presente: de hoje a daqui a um ms Futuro de mdio prazo: seis meses a um ano Futuro de longo prazo: dois anos. Quem olha para onde o futuro aponta tem mais chances de ser uma pessoa bem sucedida. Mas, claro, desde que tenha os ps bem fincados no presente. Antes de falar sobre administrao de informaes, recomendo que voc adquira um bloco de notas. Crie o hbito de anotar as informaes que voc julgar interessantes. Leve o bloco com voc aonde quer que v.
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Se no me falha a memria, o autor de novelas Gilberto Braga disse uma vez que ele tem sempre um bloquinho mo, onde faz anotaes inspiradas em conversas que escuta e pessoas que observa nas ruas. Estas informaes formam um valioso material que o auxiliam, mais tarde, na criao de suas novelas. Gerenciando as informaes recebidas: A seguir, apresento algumas tabelas que podem auxili-lo (a) a gerenciar o volume de informaes que voc recebe ao longo do ms. Claro que voc deve adapt-las ao seu ritmo. Aqui eu ofereo apenas uma idia de como comear a se organizar. 1 e 3 Semanas do ms: 2 Manh CP (Iu) 3 CP (Iu) 4 CP (Iu) 5 CP (Iu) 6 CP (Iu) Sb Dom

Tarde

CP (Ii)

CP (Ii) MP

CP (Ii)

CP (Ii) MP

CP (Ii)

Noite

PESS

PESS

PESS

PESS

PESS

PESS

CP (CURTO PRAZO): Iu (Informaes ou Assuntos Urgentes): Tm de ser lidas / processadas / resolvidas rapidamente. Em geral, eles devem ser resolvidos logo pela manh. Ii (Informaes ou Assuntos Importantes): Devem ser lidas / processadas / resolvidas com uma certa pressa, mas ningum vai morrer se voc no resolver a questo na hora exata em que recebeu a informao. Portanto, relaxe. Em se tratando de emails, voc pode fazer o seguinte: deixe-os marcados como no lidos ou ento crie uma pasta intitulada Pendentes para guard-los. Leia-os e/ou resolva-os tarde, se puder. MP (MDIO PRAZO): Devem ser lidas / processadas / resolvidas sem pressa, mas aconselhvel dedicar um tempo para se atualizar sobre estas informaes. Ex: a sua empresa far um evento daqui a seis meses, no qual ser preciso que voc tome algumas providncias desde j. Uma ou duas horas por semana pode ser considerado o ideal. E, provavelmente, tarde, uma vez que a parte da manh, em geral, dedicada resoluo de assuntos urgentes. Em caso de emails de trabalho, crie e guarde as mensagens em uma pasta intitulada Mdio Prazo ou com o ttulo que voc achar mais conveniente. PESS (PESSOAIS): Se as informaes pessoais que voc recebeu vieram em forma de emails, leia-os noite, no final do dia, no final de semana ou no final do expediente. Mais adiante, neste artigo, voc tambm ver como administrar informaes pessoais provenientes de outras fontes.

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2 e 4 Semanas do ms: 2 Manh CP (Iu) 3 CP (Iu) 4 CP (Iu) 5 CP (Iu) 6 CP (Iu) Sb Dom

Tarde

CP (Ii)

CP (Ii) MP

CP (Ii) LP PESS

CP (Ii) MP PESS

CP (Ii)

Noite

PESS

PESS

PESS

PESS

O sistema de gerenciamento das informaes na segunda e ltima semanas praticamente o mesmo da 1 e 3 semanas, com uma nica diferena: voc tambm ter de dispender tempo para tratar de informaes ou assuntos de Longo Prazo. LP (LONGO PRAZO): Devem ser lidas / processadas / resolvidas sem pressa nenhuma mesmo. Ex: daqui a dois anos voc pretende ser promovido ao cargo de Gerente, mas para isso precisar aprender algumas atividades que no domina. Ou ainda: daqui a dois anos voc quer que a sua empresa esteja faturando X reais por ms. Para atingir esta meta voc ter de ir remodelando a sua empresa aos poucos, comeando desde agora. Gastar uma ou duas horas por ms com estes assuntos est mais do que bom. Em caso de emails de trabalho, voc pode fazer o seguinte: crie e guarde as mensagens em uma pasta intitulada Longo prazo ou com um ttulo que voc achar mais conveniente. Observao: Quando s faltar um ano para acontecer o assunto que voc vem tratando como de Longo Prazo, lembre-se que ele passa a ser de Mdio Prazo, requerendo mais tempo de sua ateno. MODELO DE ORGANIZAO DE PASTAS EM PROGRAMA DE EMAIL: Eis aqui um exemplo que pode servir de modelo para a sua organizao de emails.

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Mudana no Servio de Atendimento ao Consumidor:

Departamento X: Enviadas Recebidas

Departamento Y: Enviadas Recebidas

Pendentes

Mdio Prazo

Longo Prazo

Pessoais Informaes Pessoais e Profissionais de outras Fontes: Pessoais: Telefonemas: Abuse e use do servio de recados da sua empresa ou da secretria eletrnica da sua casa. Ela um filtro para evitar conversas inteis.
Revistas (sobre o seu hobby, por exemplo):

D preferncia s revistas mensais.

TV:

Alguns canais de tv a cabo j permitem que voc agende os programas que lhe interessam, e enviam uma mensagem de email lembrando-lhe do dia em que a atrao ser exibida. Se voc no for estar em casa, deixe o vdeo programado para gravar. Se voc faz o tipo esquecido(a), nada melhor do que o bom e velho Post-it grudado na televiso.
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Hoje em dia, so muito poucos os programas de tv que valhem a pena serem vistos. Por isto, racionalize o que vai assistir. Profissionais:
Cursos, palestras, indicao de contatos profissionais:

Anote-os na sua agenda.

Jornais e revistas de negcios:

Uma boa opo assinar um servio de clipping, ou seja, uma empresa que lhe enviar somente os assuntos de seu interesse que foram publicados nos jornais e revistas.
Revistas especializadas:

Assinar apenas uma revista (mensal).

Livros:

A cada captulo lido, faa um resumo, e ao final do livro, faa um resumo geral. Se voc no adepto da leitura dinmica, leia apenas um livro por ms, que j est de bom tamanho.
Textos avulsos:

D um nmero para o texto, descreva o assunto abordado nele, faa um resumo, relacione as palavras-chave e, finalmente, faa a conexo deste texto com outros. Veja o exemplo abaixo:

# Texto: n 4 # Assunto: Emprego x Automao # Resumo: No incio do sculo, mais de 50% da populao estava empregada no setor industrial. Hoje, somente
20% atua na rea. (...)

# Palavras-chave: indstria, produtividade, servios, conhecimento, automao. # Conexo: com os textos n 9 e 13.
Pronto! Voc acaba de indexar o texto e dar o primeiro passo para formar a sua biblioteca particular. No tpico Conexo, para encontrar outros textos que estejam relacionados ao que voc indexou, basta ir no comando Editar do seu programa de email (Pesquisar mensagens) ou do Word (Localizar) e digitar uma das palavras-chave com as quais voc classificou o texto.
TV:

Adote o mesmo procedimento sugerido no tpico referente ao gerenciamento de informaes Pessoais. Voc dono do seu tempo Tenha sempre em mente o seguinte: se voc no quer virar escravo do tempo, organize-se. uma forma barata e fcil de evitar o stress. Voc ficar surpreso com a economia de tempo resultante deste processo. No ser mais preciso ocupar blocos inteiros do seu crebro com informaes inteis. Se voc prestar bem ateno, a maioria das informaes que recebemos so lixo puro. Portanto, s se d ao trabalho de ler agora o que puder lhe ser til agora. Esvazie as gavetas da sua mente, e libere-a para assuntos realmente importantes. A exemplo do taosmo - filosofia oriental, e por isso extremamente sbia - no devemos nos apegar a vida toda aos cacarecos que guardamos dentro dos armrios na esperana que um dia eles nos possam ser teis. Portanto, aceite uma sugesto: livre-se, o mais rpido possvel, das informaes que voc guarda h tempos e nunca usou. Aproveite o tempo ganho com esta operao para ir praia, tomar um bom cappuccino, passear com os seus filhos, enfim...viver. Boa sorte!
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