GUIDED'AUDITCOMPTABLEETFINANCIER

Structuration de la documentation et critres de forme

Secteurpriv RapportDfinitif4Juillet2009

STRUCTURATION DE LA DOCUMENTATION ET CRITRES DE FORME

STRUCTURATIONDELADOCUMENTATION 1. 2. 3. 4. STRUCTURATIONDUDOSSIERPERMANENT(DP) STRUCTURATIONDUDOSSIERDESYNTHSE(DS) STRUCTURATIONDUDOSSIERDEVALUATIONDUCONTRLEINTERNE(DECI) STRUCTURATIONDUDOSSIERDECONTRLE(DC) 3 4 7 8 9 10 10 12 12 13 13 13 14 16 16 16

CRITRESDEFORME 1. PRINCIPESGNRAUXDESPAPIERSDETRAVAIL 2. LESDIFFRENTSDOCUMENTSDETRAVAIL 2.1LELEADSCHEDULE 2.2LEMMORANDUM 2.3LAFEUILLEDETRAVAILCRER 2.4DOCUMENTSDETRAVAILPRPARSPARLENTITAUDITE 3. L'INDEXING 4. CROSSINDEXINGETFORMALISATIONDESCONTRLES 4.1CROSSINDEXING 4.2FORMALISATIONDESCONTRLES

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STRUCTURATION DE LA DOCUMENTATION

Lauditeur doit constituer pour chaque entit quil contrle un dossier contenant la documentation de laudit des comptes. Il doit faire figurer dans son dossier les documents qui permettent dtayer lopinion formule dans son rapport et qui permettent dtablir que laudit des comptes a t ralis dans le respect des textes lgaux et rglementaires et conformment aux normes dexercice professionnel. Le guide daudit propose en consquence une structuration oprationnelle de la documentation.

Les travaux sont documents travers quatre dossiers : Le Dossier Permanent (DP) : regroupe lensemble des informations utilisables par lauditeur sur la dure de la mission ou sur toute la dure du mandat pour un commissariat aux comptes. Il est cr lors de la phase de prise de connaissance initiale de lentreprise. Il fait ensuite lobjet dune mise jour rgulire. Le Dossier dEvaluation du Contrle Interne (DECI) : comprend lensemble des travaux (prise de connaissance gnrale, revue analytique, valuation du contrle interne) conduisant l'laboration du plan de mission. Le Dossier de Contrle (DC) : est organis par cycle. Il matrialise lensemble des contrles effectus par lauditeur, explicite les raisonnements et les apprciations. Chaque cycle est dclin dans un programme de travail standardis devant faire lobjet dune adaptation au regard du contexte et des conclusions de lvaluation du contrle interne. Le Dossier de Synthse (DS) : comprend lensemble des travaux dorganisation et de synthse de la mission, feuilles de travail et lments probants produits et recueillis pour la ralisation de laudit financier dun exercice donn. Il comprend galement le questionnaire qualit. Il sagit du dossier de rvision du superviseur, du manager et du senior.

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1. Structuration du Dossier Permanent (DP)

DG - GENERALITES
INDEX DG 1 DG 2 DG 3 DG 4 DG 5 DG 6 DG 7 DG 8 DG 9 DG 10 DG 11 DG 12 Fiche signaltique de lentit Origine de larrive du dossier Lettre de mission Personnes charges du dossier Historique de lentreprise Documentation prospectus Organigramme Direction Nationale de la Statistique et de lInformatique (DNSI) Interventions particulires du cabinet Situation gographique Manuels de procdures Divers CONTENU

DC - COMPTABILITE
INDEX DC 1 DC 2 DC 3 DC 4 DC 5 DC 6 DC 7 DC 8 DC 9 DC 10 DC 11 Bilan des trois derniers exercices Copie des memoranda de synthse des trois derniers exercices Liste des registres obligatoires Rapports gnraux sur les trois derniers exercices Rapports spciaux sur les trois derniers exercices Organisation du service comptabilit Cartographie du systme dinformation Organisation des comptabilits (plan de comptes spcifiques, analytique ) Modle de reporting utilis Liste des banques Divers CONTENU

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 DJ - JURIDIQUE
INDEX DJ 1 DJ 2 DJ 3 DJ 4 DJ 5 DJ 6 DJ 7 DJ 8 DJ 9 DJ 10 DJ 11 DJ 12 DJ 13 DJ 14 DJ 15 DJ 16 Statuts Liste des actionnaires ou des associs Registre du commerce et du crdit mobilier (RCCM) Liste des administrateurs Procs verbaux des conseils Rapports annuels de gestion aux assembles Procs verbaux des AGE/AGO Evolution du capital social Contrats commerciaux Conventions rglementes Participations Emprunts Crdits baux ou assimils Engagements hors bilan Agrments dexercice (bancaires, assurances) Divers CONTENU

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 DS - SOCIAL
INDEX DS 1 DS 2 DS 3 DS 4 DS 5 DS 6 DS 7 DS 8 DS 9 CONTENU Conventions collectives rglementation Numro daffiliation INPES et rgimes Contrles INPS Rgimes spcifiques - expatris Rgimes spcifiques - autres Effectifs Contrats de mutuelle et de retraite Annuaire des organismes sociaux Divers

DF FISCAL
INDEX DF 1 DF 2 DF 3 DF 4 DF 5 DF 6 DF 7 Numro fiscal (NIF) Patente Contrles fiscaux et contentieux Dclaration de limpt sur les trois derniers exercices Annuaire de ladministration fiscale Avantages fiscaux Divers CONTENU

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2. Structuration du Dossier de Synthse (DS)

INDEX DS 1 Administration de la mission

CONTENU

DS 2

Etats financiers audits

DS 3

Orientations et planification de la mission

DS 4

Revue analytique

DS 5

Runion des organes sociaux ou des responsables

DS 6

Documents adresss aux actionnaires

DS 7

Conventions rglementes (commissariat aux comptes)

DS 8

Autres vrifications spcifiques (rapports des rmunrations les plus importantes, rapport sur les conventions rglementes, rapport sur les rmunrations des membres du CA, article 35 de la loi bancaire, )

DS 9

Travaux de finalisation

DS 10

Synthse et rapports

DS 11

Questionnaire examen de la qualit

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3. Structuration du Dossier dEvaluation du Contrle Interne (DECI)

INDEX CI MEMO

CONTENU Mmorandum de synthse sur lvaluation du dispositif de contrle interne

CI 1

Charges immobilises, immobilisations incorporelles et corporelles

CI 2

Immobilisations financires

CI 3

Stocks

CI 4

Clients/ventes

CI 5

Autres crances et autres dettes

CI 6

Trsorerie (active et passive)

CI 7

Dettes financires et ressources assimiles

CI 8

Fournisseurs / Achats, transports, services extrieurs

CI 9

Dettes fiscales / Impts et taxes

CI 10

Dettes sociales/charges de personnel

CI 11

Risques provisionns

CI 12

Capitaux propres

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4. Structuration du dossier de Contrle (DC)

INDEX DC DC-MEMO AA AD AI AP AQ BA BB BG1 BG2 T U CP DF DH DI DJ DK DL DM DN Etats financiers

CONTENU

Mmorandum de synthse des contrles et conclusions Charges immobilises Immobilisations incorporelles Immobilisations corporelles Avances et acomptes verss sur immobilisations Immobilisations financires Actifs circulant HAO Stocks Crances et emplois assimils - clients Crances et emplois assimils autres crances Trsorerie (active et passive) Ecart de conversion Capitaux propres Dettes financires Dettes circulantes HAO et ressources assimiles Clients, avances reues Fournisseurs dexploitation Dettes fiscales Dettes sociales Autres dettes Risques provisionns

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CRITRES DE FORME

La tenue et la prsentation des dossiers doivent rpondre des critres de forme destins en faciliter lutilisation. Ceux-ci portent notamment sur lindexation du contenu du dossier et sur la prsentation des notes de travail. Tous les documents insrs dans le dossier doivent tre indexs, quil sagisse dune feuille de travail, dun mmorandum, ou dun document manant de lentit audite. Les documents doivent tre classs de manire logique. La rfrence est porte en haut droite du document. Elle figure en rouge de manire tre visible. Les documents doivent galement faire lobjet de renvois entre eux de manire ce que la prsence de tout document dans le dossier soit clairement justifie par la mise en uvre dune procdure daudit. Ces renvois sont dsigns sous le vocable cross reference ou crossindexing.

1 Principes gnraux des feuilles de travail

Les objectifs poursuivis travers la documentation des feuilles de travail sont les suivants : Dmontrer que lon a respect les normes de la profession Permettre la communication interne pour : Planification de la mission Organisation et contrle de la mission

Faire tat des conclusions

Les mentions obligatoires sur les feuilles de travail sont les suivantes : Nom de l'entit audite Date darrt des comptes Titre de la feuille Index de la feuille Initiales de l'auditeur et date laquelle le travail a t effectu Formalisation des contrles Rfrence croise (cross-indexing)

La supervision de la feuille de travail est formalise par une signature en rouge en bas droite et la date de visa, le visa est obligatoire sur les lead.

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Le Programme de travail de la section comprend en outre les initiales de lauditeur et la date laquelle la conclusion a t rdige Les documents obligatoirement : de support (photocopies de pices justificatives) comportent

Lindex de la feuille La formalisation des contrles et rfrences croises

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2 - Les diffrents documents de travail

2.1. Le Lead Schedule

Le lead schedule permet de dtailler chaque rubrique des tats de synthse. Les mentions obligatoires sont les suivantes : Les comptes : Exercice N 1, Exercice N, afin den faire une comparaison. Ceci permet de mettre en vidence : les faits marquants, un changement de mthode, un oubli denregistrement dcriture ;

Les variations (augmentations ou diminutions) de postes de bilan chaque fois que de telles variations sont utiles pour valider un compte de charges ou de produits (par exemple dotation aux amortissements) Le rapprochement avec la balance gnrale et avec les rubriques du bilan ou du compte de rsultat dfinitif. Une colonne de passage mentionnant les OD entre la balance initiale du client et la balance finale.

Illustration dun lead schedule

Nomdel'entitaudite Dated'arrtdescomptes Datedestravauxd'audit Compte Libell Clture N1 Clture NavantOD OD RfOD Clture NaprsOD AALEAD

Chargesimmobilises

INITIALES
DEL'AUDITEUR

2011 2018

Fraisdeconstitution Fraisdiversd'tablissement

Soustotalchargesd'tablissement TOTALLEAD

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 2.2. Le mmorandum
Le mmorandum permet : Au rdacteur de s'assurer qu'il a mis en uvre toutes les diligences ncessaires en faisant une synthse du travail effectu. Au lecteur de s'assurer rapidement que les contrles ncessaires ont t effectus, et de prendre connaissance des faits marquants de la section.

Les mentions obligatoires devant figurer dans un mmorandum sont les suivantes : Le ou les objectifs poursuivis dans la section Le travail effectu et les moyens employs Les findings, c'est dire les points importants dcouverts qui mritent d'tre remonts sur le mmorandum de synthse La conclusion

On indiquera si les objectifs ont t atteints, dans le cas contraire on prcisera pourquoi ils ne l'ont pas t.

2.3. La feuille de travail crer

La feuille de travail rpond aux objectifs suivants : Fournir le dtail dun solde de compte Justifier tout ou partie d'un montant inscrit sur le lead schedule

Il n'existe pas de rgle en la matire en dehors des rgles communes toute feuille de travail car l'organisation de la feuille dpend du type de poste justifi. La construction et le contenu du document sont donc laisss l'apprciation de chacun. Le rdacteur doit rappeler le montant dtailler/justifier et prsenter les informations/dmonstrations de faon claire, concise et logique.

2.4. Documents de travail prpars par lentit audite

Lorsquun document joint dans le dossier daudit est communiqu par lentit audite, les rgles suivantes doivent tre respectes : Indiquer sur la feuille de travail quelle a t prpare par lentit audite ; Vrifier ce document et matrialiser les vrifications faites.

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3 - L'indexing

Lindexing doit : Faciliter la comprhension des objectifs et lorganisation du programme de travail. Permettre deffectuer les travaux de faon logique et mthodique : - Identification des sous-fonctions dune fonction principale. - Identification des tches dune fonction. Puis : - Dfinition prcise dobjectifs de travail associs chaque fonction. - Dfinition prcise des moyens mettre en oeuvre pour atteindre ces objectifs. Permettre de retrouver rapidement les informations. Rendre possible une revue rapide et efficace des dossiers par lutilisation de rgles standard

Lindexing est fond sur le principe de larborescence des index dfinis pour chaque section des dossiers de travail. Illustration de lindexing :

Feuilledesynthse
Alead Montant 64212 A1 1000

Feuilledetravail
A1 Montant 64212 64212 64212 A11 500 300 200 1000 Alead

Feuilledetravail
A11 Montant 64212 64212 64212 100 200 200 500 A1

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Dans le cas particulier de plusieurs pages devant porter le mme nom (2 pages du mme document justificatif B-2-3 par exemple): B-2-3 1/2 B-2-3 2/2 Lindexing doit tre explicite : ne pas confondre la feuille A-11 (qui est la 11me feuille de la rubrique A) et la feuille A-1-1 (qui est la premire feuille de la rubrique A-1).

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4 - Cross-indexing et formalisation des contrles

4.1. Cross-indexing
Les objectifs du cross-indexing sont les suivants : Comparer des montants entre eux Faire tat de la vrification de la cohrence interne des chiffres des tats financiers Principe: un montant X est inscrit sur un lead, la justification et le dtail de ce montant font l'objet d'une feuille de travail annexe derrire: On inscrit sur le lead, gauche du montant X l'index de la feuille de travail qui dtaille ce montant. On indique par l qu'il existe des prcisions sur ce chiffre. On "redescend" le montant. On inscrit sur la feuille de travail, sous le montant X l'index du lead schedule concern. On indique par l quelle rubrique gnrale ce chiffre est intgr. On "remonte" le montant.

4.2 Formalisation des contrles

La formalisation des contrles rpond deux objectifs : Indiquer par un symbole un travail rpt sur plusieurs lments ; Faire une rfrence pour une explication sur un lment prcis.

La formalisation des contrles doit tre distingue en fonction des objectifs.

Catgorie de formalisation des contrles pour matrialiser un travail de validation La lgende figure en bas gauche de la feuille de travail (en rouge). La formalisation du contrle figure droite pour un chiffre ou en haut d'une colonne pour toute la colonne T : contrle de somme @ : contrle de multiplication : renvois, ou pointages (indication systmatique des donnes sources pointes) Catgorie de formalisation des contrles pour faire des renvois et donner des explications : Les renvois pour expliquer "mathmatiquement" un montant se font par des chiffres Les renvois pour expliquer "littrairement" un montant se font par des lettres 1 A

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