Aprende el significado del proceso combinar correspondencia

Word te permite incluir en un documento los datos que tienes en una hoja de clculo deExcel, tambin los de Access y de Outlook. As obtendrs a partir de un mismo documento diferentes, cartas, emails, etiquetas, sobres, facturas, recibos, etc. con un texto adaptado o personalizado para cada destinatario. Partimos de dos herramientas fundamentales: Documento principal de Word que contiene el texto fijo y una serie de campos que irn variando en funcin del origen de datos que tomes. Origen de datos de Excel contiene una lista de registros por ejemplo: empresa, direccin, persona de contacto,... Un ejemplo de combinar correspondencia es enviar una carta modelo con una invitacin a un evento en tu empresa: la presentacin del nuevo producto.Quieres hacrselas llegar a 100 personas, has creado la carta en Word y tienes los datos de los invitados en Excel. Con la combinacin de correspondencia lo podrs hacer rpido y fcil.

Crea el documento de Word

Lo primero tienes que crear o especificar cual va a ser el documento principal para luego seleccionar la base de origen de datos en Excel. Estos son los pasos a seguir: Abre el programa Microsoft Word con un documento nuevo, tambin puedes optar por seleccionar un documento Word que ya tengas. Segn la versin de Excel que tengas has de pulsar en los siguientes mens o comandos. En Excel 2010 y 2007: Correspondencia - Iniciar combinacin de correspondencia -Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En Excel 2003: Herramientas - Cartas y correspondencia - Combinar correspondencia. En la parte derecha de la pantalla aparece una ventana llamada Combinar correspondencia Nos pide seleccionar el tipo de documento: Cartas, mensajes de correo electrnico, sobres, etiquetas y lista de direcciones, veras una breve descripcin si te vas situando en cada una de las opciones, elige Cartas. Pulsa en la parte inferior donde pone Siguiente: Inicie el documento. En la nueva pantalla tienes que seleccionar el documento inicial, elige Utilizar el documento actual y escribe el texto que tienes en la imagen, se trata de una carta invitando a nuestros clientes a una presentacin del lanzamiento de nuestro nuevo producto. Pulsa al final de la pantalla donde pone Siguiente: Seleccione los destinatarios.

Abre el archivo Excel, origen de datos existentes

En esta pantalla los pasos a seguir son los siguientes: En la ventana de la derecha aparecen tres opciones, vas a pulsar en Utilizar una lista existente, aunque tambin te permite otras dos opciones como son Seleccionar los contactos de Outlook o Escribir una lista nueva. Pulsa donde dice Examinar. Busca en tu equipo una de las hojas de clculo de Excel en las que tengas datos de clientes, aqu te dejo un ejemplo por si no tienes ninguna. Haz clic en Aceptar.

Inserta los campos de combinacin

Un campo de combinacin es un texto variable que ira cambiando en cada carta en funcin del destinatario.

Los campos de combinacin tienen los mismos nombres que los que aparecen en la primera fila de tu hoja de Excel donde tienes los datos de los clientes: empresa, persona de contacto, direccin.

Pasos: En Word 2010 y 2007 haz clic en la pestaa Correspondencia y luego en Insertar campos combinados, ah te aparecern los nombres de cada una de las celdas a combinar. En Word 2003 Tendrs la barra de tareas Combinar correspondencia, que aparece debajo de la barra de formato (si no aparece pulsa en Ver - Barras de herramientas y marca Combinar correspondencia). Coloca el cursor en la parte de la carta donde quieras reflejar el nombre de la empresa e inserta el campo de combinacin en ese punto haciendo clic encima de nombre. Vers que en la carta te aparece Empresa. Anlogamente con contacto y direccin. En la imagen puedes ver el resultado en la parte izquierda de la carta. Adems sita el cursor al final de la palabra Estimad@ e inserta el campo persona de contacto para personalizar an mas el documento.

Vista previa de las cartas y combinar

Una vez ejecutados las acciones del paso anterior, has de seguir con: En la parte inferior de la ventana izquierda haz clic en Siguiente: Vista previa de las cartas. Puedes desplazarte por cada uno de los destinatarios segn su nmero de orden y visualizar como quedara la carta que enviaras a cada uno de ellos. Pulsa abajo en Siguiente: Complete la combinacin. Elige Editar cartas individuales en la parte central de la pantalla, tambin podras imprimir directamente.

 En la ventana que aparece te pregunta que registros combinar en nuestro caso Todos y Aceptar.

Guarda los archivos creados

Se abrir un nuevo documento de Word que tendr tantas pginas como el nmero de empresas existentes en la hoja de clculo Excel. Podrs imprimirlo, modificar algo, resaltar alguna caracterstica. Ese documento aparece con el nombre genrico Cartas1 que puedes guardar en tu computador con el comando Guardar como e indicarle donde quieres guardarle y tambin puedes darle otro nombre como sueles hacer con tus archivos normalmente. De la misma manera se guarda el documento original donde has realizado combinar correspondencia por si en un fututo vas a necesitar esta carta combinada de nuevo. En otro momento puede que te interese cambiar el origen de datos, modificar la carta, especificar registros concretos a combinar,... Atrvete a usar combinar correspondencia siempre que puedas.Te recuerdo: cartas, etiquetas,catlogos, sobres, facturas, actividades promocionales, correos electrnicos, recibos y un largo etctera.

Usar la combinacin de correspondencia para enviar mensajes de correo electrnico personalizados a la lista de direcciones de correo electrnico
Cuando desee enviar un mensaje de correo electrnico a los destinatarios de la lista de direcciones, puede usar la combinacin de correspondencia para crear mensajes de correo electrnico. Cada mensaje contiene el mismo tipo de informacin; sin embargo, el contenido de cada mensaje es nico. Por ejemplo, en el mensaje de correo para los clientes, se puede personalizar cada mensaje para dirigirse a cada cliente por su nombre. La informacin exclusiva de cada mensaje viene de las entradas de un archivo de datos. Adems, con la combinacin de correspondencia, cada mensaje de correo electrnico es un correo independiente en el que cada destinatario es el nico destinatario de cada mensaje. Al contrario que en el caso de los mensajes de correo electrnico a un grupo de destinatarios o destinatarios ocultos de la lnea de la copia oculta (CCO) del mensaje.
NOTAS

Debe tener instalado un programa de correo electrnico compatible con MAPI. Las funcionalidades de la interfaz de programacin de aplicaciones de mensajera (MAPI, Messaging Application Program Interface) de Outlook permite que Microsoft Office Word y Microsoft Office Outlook compartan informacin al enviar el mensaje de correo electrnico combinados. Debe usar la misma versin de Outlook y Word. Si usa Microsoft Office Word 2007, tambin debe utilizar Microsoft Office Outlook 2007. No puede agregar destinatarios a la lnea CC (con copia). La combinacin de correspondencia no proporciona ninguna forma de designar destinatarios secundarios. Cada destinatario recibe una copia del mensaje si est en la lnea Para del mensaje. El proceso de combinacin de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

1. Configurar el mensaje de correo electrnico. El documento principal contiene el texto y los grficos que son iguales en todos los mensajes. Por ejemplo, el logotipo de la empresa o el cuerpo del mensaje. 2. Conectar el documento del mensaje de correo electrnico con la lista de direcciones. La lista de direcciones es el origen de datos que usa Word en la combinacin de correspondencia; se trata de un archivo que contiene las direcciones de correo electrnico desde donde se envan los mensajes. 3. Acotar la lista de destinatarios o de elementos. Word genera un mensaje para cada direccin de correo electrnico de la lista. Si desea generar mensajes slo para algunas direcciones de la lista de direcciones, puede elegir las direcciones, o registros, que se van a incluir.

4. Agregar marcadores de posicin, denominados campos de combinacin de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrnico. Cuando realice la combinacin de correspondencia, los campos se rellenan con la informacin contenida en la lista de direcciones. 5. Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia. Puede obtener una vista previa de cada mensaje antes de enviar todo el conjunto. Utilice los comandos de la ficha Correspondencia para combinar correspondencia.
SUGERENCIA Tambin puede realizar una combinacin de correspondencia utilizando el

panel de tareasCombinar correspondencia, que le dirigir paso a paso por el proceso. Para utilizar el panel de tareas, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia y, a continuacin, en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. En el paso 1 del proceso, en Seleccione el tipo de documento, haga clic en Mensajes de correo electrnico.

Configurar el documento principal del mensaje de correo electrnico

1. Inicie Word. De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Djelo abierto. Si lo cierra, no estarn disponibles los comandos del paso siguiente. 2. En el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar Combinar correspondencia. 3. Haga clic en Mensajes de correo electrnico.

Reanudar una combinacin de correspondencia

Si debe dejar de trabajar en una combinacin de correspondencia, puede guardar el documento principal del mensaje de correo electrnico y reanudar la combinacin ms adelante. Word conserva la informacin del origen de datos y de los campos. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinar correspondencia, Word vuelve al lugar donde estaba en este panel cuando reanude la combinacin. 1. Cuando est listo para reanudar la combinacin, abra el documento. Word muestra un mensaje que le pide que confirme si desea abrir el documento, que ejecutar un comando SQL. 2. Puesto que este documento est conectado a un origen de datos y desea recuperar esos datos, haga clic en S. Si estuviera abriendo un documento que no supiera que estaba conectado a un origen de datos, podra hacer clic en No para impedir accesos posiblemente malintencionados a los datos. Aparece el texto del documento, junto con los campos insertados. 3. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.
VOLVER AL PRINCIPIO

Conectar el documento del mensaje de correo electrnico a la lista de direcciones

Para combinar la informacin del documento principal del mensaje de correo electrnico, debe conectarlo a la lista de direcciones, que tambin se denomina origen de datos o archivo de datos. Si an no dispone de un origen de datos, puede crearlo durante el proceso de combinacin de correspondencia.
NOTA Asegrese de que el archivo de datos incluye una columna para las direcciones de

correo electrnico. Ms avanzado el proceso la necesitar.

Elegir un archivo de datos

1. En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios.

2. Siga uno de estos procedimientos:

Si desea utilizar la lista Contactos de Outlook, haga clic en Seleccionar de los contactos de Outlook. Sugerencias para trabajar con la lista Contactos de Microsoft Outlook Establecer conexin con la carpeta de contactos de Outlook normalmente es un proceso sencillo pero, en algunas ocasiones, puede surgir algn problema. A continuacin encontrar soluciones a los problemas comunes que pueden surgir:

No encuentro la carpeta Contactos de Outlook para establecer conexin con ella. Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas. No puedo establecer conexin con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas pblicas. Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos, pero no puedo conectar con ella.

No encuentro la carpeta Contactos de Outlook

Puede que sea necesario activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico en Outlook; o bien, cambiar su perfil de usuario de Outlook.

Activar la propiedad Mostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico

1. En Outlook, en el men Ir, haga clic en Contactos. 2. Haga clic con el botn secundario en la carpeta Contactos que contiene la informacin que desea usar para la combinacin de correspondencia y haga clic en Propiedades.

3. En la ficha Libreta de direcciones de Outlook, asegrese de que la casilla de verificacinMostrar la carpeta como libreta de direcciones de correo electrnico est activada y haga clic en Aceptar. Volver a las sugerencias de Outlook

Cambiar el perfil de usuario de Outlook

El perfil de un usuario de Outlook es un grupo de cuentas de correo electrnico y libretas de direcciones. Normalmente slo es necesario usar uno, pero si comparte su equipo con otras personas o usa distintas libretas de direcciones para usos diferentes, puede configurar ms de un perfil. Si, al iniciar la combinacin de correspondencia, est usando un perfil que no incluye la carpeta Contactos que desea usar, esa carpeta no estar disponible. Para cambiar a otro perfil de usuario, reinicie Outlook. Cuando se le pida que seleccione un perfil, elija el que incluya la carpeta Contactos que desee utilizar en la combinacin de correspondencia. Si no se le pide que elija ningn perfil y sabe que tiene varios, quizs desee configurar Outlook de forma que s se le pida. A continuacin se explica cmo: 1. Cierre Outlook. 2. En el Panel de control, cambie a Vista clsica y despus haga clic en Correo. 3. Haga clic en Mostrar perfiles. 4. Para que se le pida que seleccione un perfil cada vez que inicie Outlook, haga clic en Solicitar un perfil y, a continuacin, en Aceptar.

Volver a las sugerencias de Outlook

Aparecen mensajes de error relacionados con los clientes de correo y las tablas
Si intenta conectar con su carpeta Contactos durante una combinacin de correspondencia de Word y Outlook no est configurado como el programa de correo electrnico predeterminado en Windows Internet Explorer, recibir un mensaje de error que dice: "No hay ningn cliente de correo predeterminado o el cliente o el cliente actual no puede procesar la solicitud de mensajera. Ejecute Microsoft Office Outlook y establzcalo como el cliente predeterminado". Para evitar la aparicin de este mensaje durante la combinacin de correspondencia, siga este procedimiento:

1. Salga de Word. 2. En el men Herramientas de Internet Explorer, elija Opciones de Internet y, a continuacin, haga clic en la ficha Programas. 3. En Correo electrnico, haga clic en Microsoft Office Outlook y, a continuacin, enAceptar. Inicie Word de nuevo, abra el documento de combinacin de correspondencia y conecte con la carpeta Contactos de Outlook. Volver a las sugerencias de Outlook

No puedo establecer conexin con una carpeta de contactos de Outlook almacenada en las Carpetas pblicas
Si inicia una combinacin de correspondencia en Word e intenta conectar con una carpeta Contactos de Outlook almacenada en las Carpetas pblicas, recibe un mensaje de error que dice lo siguiente: "No se puede completar la operacin. Error en el motor de la base de datos o del cuadro de dilogo. Intntelo de nuevo ms tarde". Si lo intenta ms adelante, recibe el mismo mensaje de error. Para utilizar una carpeta Contactos situada en las Carpetas pblicas como archivo de datos para la combinacin de correspondencia, debe empezar la combinacin de correspondencia de Outlook. Volver a las sugerencias de Outlook

Deseo usar la libreta de direcciones de Outlook Express como mi carpeta Contactos

No se puede conectar directamente con este tipo de libreta de direcciones durante una combinacin de correspondencia. En vez de eso, exporte su libreta de direcciones de Outlook Express a un archivo de texto .csv y despus conecte con dicho archivo.

Exportar la libreta de direcciones de Outlook Express:

1. Inicie Outlook Express. 2. En el men Archivo, elija Exportar y, a continuacin, haga clic en Libreta de direcciones. 3. En el cuadro de dilogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Archivo de texto (valores separados por comas) y despus en Exportar.

4. En el cuadro Guardar el archivo exportado como, escriba un nombre para el archivo exportado y, a continuacin, haga clic en Examinar. 5. En el cuadro de dilogo Guardar como, especifique en la lista Guardar en la ubicacin donde desea guardar el archivo y haga clic en Guardar. Resulta til guardar los archivos de datos en la carpeta Mis archivos de origen de datos de su carpeta Mis documentos. sa es la primera ubicacin en la que Word busca archivos de datos cuando los busca para realizar una combinacin. 6. Haga clic en Siguiente. Active las casillas de verificacin que aparecen junto a los campos que desee exportar y haga clic en Finalizar.
NOTA Cuando decida qu campos exportar, piense en las cartas modelo, mensajes de

correo electrnico o etiquetas que desee crear con la combinacin de correspondencia. Por ejemplo, si nunca incluye apodos o sitios Web personales en los documentos combinados, no exporte esos campos. 7. Cuando reciba el mensaje que le informe de que ha finalizado el proceso de exportacin, haga clic en Aceptar. 8. Para cerrar el cuadro de dilogo Herramienta para exportar la Libreta de direcciones, haga clic en Cerrar y, a continuacin, salga de Outlook Express. Cuando vuelva a Word para realizar la combinacin de correspondencia y llegue al paso de conexin con un archivo de datos, elija la opcin Utilizar una lista existente y desplcese para buscar el archivo .csv que acaba de exportar. Antes de abrir el archivo, puede que se le pida que seleccione el carcter separador usado para separar unas columnas de otras de su lista de direcciones. Haga clic en Coma y, a continuacin, enAceptar.

Volver a las sugerencias de Outlook

Si tiene una hoja de clculo de Microsoft Office Excel, una base de datos de Microsoft Office Access u otro tipo de archivo de datos, haga clic en Usar lista existente y busque el archivo en el cuadro de dilogoSeleccionar origen de datos. En el caso de Excel, puede seleccionar datos desde cualquier hoja de clculo o rango con nombre de un libro. En el caso de Access, puede seleccionar datos desde cualquier tabla o consulta definida en la base de datos. Para cualquier otro tipo de archivo de datos, seleccione el archivo en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos. Si no aparece el archivo en la lista, seleccione el tipo de archivo apropiado o elija Todos los archivos en la lista Tipo de archivo. En una combinacin de correspondencia se pueden utilizar los siguientes tipos de archivos de datos:

Archivos de programas de base de datos basados en archivos y de fila nica, para los que tenga instalado un proveedor de OLE DB o un controlador ODBC. Con Microsoft Office se incluyen varios controladores de este tipo.

Un archivo HTML que incluya una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener nombres de columna y las dems, datos. Libretas de direcciones electrnicas: Libreta de direcciones de Microsoft Outlook Lista de contactos de Microsoft Schedule+ 7.0 Cualquier lista similar creada con un sistema de correo compatible con MAPI como, por ejemplo, Outlook. Un documento. El documento debe incluir una sola tabla. La primera fila de la tabla debe contener ttulos y las dems filas, los registros que desee combinar. Tambin puede utilizar un origen de encabezado como origen de datos. Cualquier archivo de texto que contenga campos de datos separados o delimitados por marcas de tabulacin o comas, y registros de datos separados por marcas de prrafo.

Sugerencias para aplicar formato a los datos en Excel Si el archivo de datos es una hoja de clculo de Excel que incluye porcentajes, valores de moneda o cdigos postales, puede conservar el formato numrico de los datos mediante la opcin Intercambio dinmico de datos para conectar con el libro de Excel desde Word. Por ejemplo, puede asegurarse de que un cdigo postal de cinco dgitos como 07865 contenido en el archivo de datos no se muestre como el nmero 7865 (sin el cero a la izquierda). Antes de conectar con la hoja de clculo, siga estos pasos en Word: 1. Haga clic en el botn de Microsoft Office en Opciones de Word. 2. Haga clic en Avanzadas. 3. Desplcese hasta la seccin General y active la casilla de verificacin Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Con el documento principal de la combinacin de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y, a continuacin, haga clic en Usar lista existente. 6. Busque la hoja de clculo de Excel en el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella. 7. En el cuadro de dilogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls) y en Aceptar.
NOTA Si no aparece el elemento Hojas de clculo de MS Excel con DDE (*.xls), active la

y, a continuacin, haga clic

casilla de verificacin Mostrar todo.

8. En el cuadro de dilogo Microsoft Office Excel, seleccione en Nombre o rango de celdasel rango de celdas o la hoja de clculo que contiene la informacin que desea combinar y haga clic en Aceptar.
NOTA Para evitar que se le pregunte cada vez que abra un archivo de datos, puede

desactivar la opcinConfirmar conversiones al abrir despus de haber establecido la conexin con la hoja de clculo.

Si todava no tiene un archivo de datos, haga clic en Escribir una nueva lista y utilice entonces el formulario que se abrir para crear su lista. La lista se guarda como archivo de base de datos (.mdb) que se puede utilizar posteriormente.
NOTA Si ha instalado 2007 Microsoft Office System (en vez de instalar Word de forma

independiente), tambin puede utilizar Microsoft Query para crear una consulta y recuperar los datos que desee de un origen de datos externo.
VOLVER AL PRINCIPIO

Acotar la lista de destinatarios o de elementos

Cuando conecte con un determinado archivo de datos, puede que no desee combinar, en el documento principal, la informacin contenida en todos los registros de ese archivo de datos. Si el archivo de datos incluye registros sin direcciones de correo electrnico, omtalas de la combinacin de correo electrnico. De lo contrario, Word no podr terminar el proceso de combinacin. Para acotar la lista de destinatarios o utilizar un subconjunto de los elementos contenidos en el archivo de datos, siga este procedimiento: 1. En el grupo Iniciar combinacin de correo de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

2. En el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia, siga uno de estos procedimientos:

Seleccionar registros individuales a los destinatarios que desee excluir.

Este mtodo resulta muy til si la lista es corta. Active las

casillas de verificacin junto a los destinatarios que desee incluir y desactive las que aparecen junto

Si sabe que desea incluir slo unos cuantos registros en la combinacin, puede desactivar la casilla de verificacin de la fila de encabezado y seleccionar slo aquellos que desee usar. De manera similar, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificacin de la fila de encabezado y despus desactive las casillas de verificacin de los registros que no desee incluir.

Ordenar registros Haga clic en el ttulo de columna del elemento por el que desee ordenar. La lista se ordena en orden alfabtico ascendente (de A a Z). Haga clic en el encabezado de columna otra vez para ordenar la lista en orden alfabtico descendente (de Z a A). Si desea ordenar los datos de forma ms compleja, haga clic en la opcin Ordenar de Restringir lista de destinatarios y elija sus preferencias de clasificacin en la ficha Ordenar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar.

Filtrar registros Esta funcin resulta til si la lista contiene registros que no desee ver o incluir en la combinacin. Una vez filtrada la lista, puede utilizar las casillas de verificacin para incluir y excluir registros. Para filtrar los registros, siga este procedimiento: 1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar. 2. En la ficha Filtrar registros del cuadro de dilogo Filtrar y ordenar, elija los criterios que desea utilizar para el filtro. Por ejemplo, para generar un mensaje de correo electrnico nicamente para las direcciones que contengan Australia como pas o regin, haga clic en Pas o regin en la lista Campo, en el elemento Igual a de la listaComparacin, y en Australia en la lista Comparado con. 3. Para restringir an ms el filtro, haga clic en Y o en O y, a continuacin, elija ms criterios. Por ejemplo, para generar mensajes de correo electrnico slo para las empresas de Munich, debera filtrar los registros cuyo campo Ciudad contenga Munich y aquellos cuyo campo Nombre de la compaa no est en blanco. Si utiliza el operador O en vez de Y en este filtro, la combinacin de correspondencia incluye todas las direcciones de Munich as como todas las direcciones que incluyen un nombre de compaa, independientemente de la ciudad.
NOTA Si ha instalado software de validacin de direcciones, haga clic en Validar

direcciones en el cuadro de dilogo Destinatarios de la combinacin de correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.
VOLVER AL PRINCIPIO

Agregar marcadores de posicin, denominados campos de combinacin de correspondencia, al documento del mensaje de correo electrnico.
Despus de conectar el documento principal del mensaje de correo electrnico a la lista de direcciones, est listo para escribir el texto del mensaje y agregar marcadores de posicin para saber dnde aparecer la informacin nica en cada mensaje. Los marcadores de posicin, como direcciones y saludos, se denominan campos de "combinacin de correspondencia". Los campos de Word corresponden a los encabezados de columna del archivo de datos que seleccione.

Las columnas de un archivo de datos representan categoras de informacin. Los campos agregados al documento principal del mensaje de correo son los marcadores de posicin de estas categoras. Las filas de un archivo de datos representan registros de informacin. Al realizar una combinacin de correspondencia, Word genera un mensaje de correo electrnico por cada registro.

Si coloca un campo en el documento principal del mensaje de correo electrnico, indica que desea que en esa ubicacin aparezca una determinada categora de informacin, como un campo o una direccin.

NOTA Cuando se inserta un campo de combinacin de correspondencia en el documento

principal del mensaje de correo electrnico, el nombre del campo siempre va comillas de combinacin ( ). Estas comillas no aparecen en los mensajes de correo electrnico finales. Simplemente ayudan a distinguir el texto normal de los campos en el documento principal del mensaje de correo electrnico.

Qu ocurre al realizar la combinacin

Al combinar, la informacin contenida en la primera fila del archivo de datos reemplaza los campos del documento principal del mensaje de correo electrnico para crear el primer mensaje de correo electrnico. La informacin de la segunda fila del archivo de datos reemplaza los campos para crear un segundo mensaje de correo electrnico, etc.

Trabajar con campos: ejemplos

Puede agregar cualquier encabezado de columna del archivo de datos al documento principal del mensaje de correo electrnico como campo. De esta forma, tiene flexibilidad al disear los mensajes de correo electrnico. Por ejemplo:

Suponga que enva un mensaje de correo electrnico para notificar a las organizaciones locales que han sido seleccionadas para ser incluidas en la gua urbana anual. Si su archivo de datos contiene una columnaOrganizacin con el nombre de cada empresa con la que desea establecer contacto, puede insertar el campo Organizacin, en lugar de escribir el nombre de cada organizacin individual. Imagine que trimestralmente enva mensajes de correo electrnico a sus clientes informndoles de nuevos productos y ofertas especiales. Con el fin de personalizar esos mensajes para sus mejores clientes, puede agregar una columna NotaPersonal al archivo de datos, en la que escribir notas como, por ejemplo "Sra. Garca, este nuevo artculo es exactamente lo que estaba buscando". Si coloca un campo NotaPersonal en el documento principal, puede incluir esas notas al final de algunos mensajes. Los campos se pueden combinar y separar por signos de puntuacin. Por ejemplo, para crear una direccin, puede colocar los campos en el documento principal del mensaje de correo electrnico de esta manera: Nombre Apellidos Para elementos que se utilizan con frecuencia, como bloques de direccin o lneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan entre s una serie de campos. Por ejemplo:

El campo Bloque de direcciones es una combinacin de varios campos que incluye el nombre, los apellidos, la direccin, la ciudad y el cdigo postal.

El campo Lnea de saludo puede incluir uno o varios campos de nombre, dependiendo del tratamiento de cortesa elegido.

Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, podr seleccionar un formato de nombre formal en la direccin (Sr. Javier Garca Saavedra). En el saludo, podr optar por usar "Para" en lugar de "Estimado".

Asignar los campos de combinacin de correspondencia al archivo de datos

Para asegurarse de que Word encontrar una columna del archivo de datos que corresponda a todos los elementos de direccin o de saludo, puede que sea necesario asignar los campos de combinacin de correspondencia de Word a las columnas del archivo de datos. Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos de la fichaCorrespondencia.

Se abrir el cuadro de dilogo Asignar campos.

Los elementos de la direccin y el saludo se colocan a la izquierda, mientras que los encabezados de columna del archivo de datos aparecen a la derecha. Word busca la columna que coincide con cada elemento. En la ilustracin, Word hizo coincidir automticamente la columna Apellidos del campo de datos con la columna Apellidos. Pero Word no pudo hacer coincidir los dems elementos. En este archivo de datos, por ejemplo, Word no puede asignar el campo Nombre. En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincide con el elemento de la izquierda. En la ilustracin, la columna Nombre coincide ahora con el

campo Apellido. Es correcto que no coincidan los campos Tratamiento de cortesa, Identificador nico y Segundo nombre. No es necesario que el mensaje de la combinacin de correo electrnico utilice todos los campos. Si agrega un campo sin datos desde el archivo de datos, en el documento combinado este campo aparecer como marcador de posicin vaco, normalmente una lnea en blanco o un campo oculto.

Escribir el contenido y agregar campos

1. En el documento principal del mensaje de correo electrnico, haga clic donde desee insertar el campo. 2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia:

3. Agregue una de estas opciones: Lnea de saludo 1. Haga clic en Lnea de saludo. 2. Seleccione el formato de lnea de saludo: incluye el saludo, el formato de nombre y la puntuacin. 3. Seleccione el texto que desee que aparezca en los casos en los que Word no puede interpretar el nombre del destinatario; por ejemplo, cuando el origen de datos no contiene el nombre o apellido de un destinatario sino slo el nombre de una compaa. 4. Haga clic en Aceptar. 5. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para la lnea de saludo. Haga clic en la flecha situada

junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia. Campos individuales Puede insertar informacin desde campos individuales, como nombre de pila, nmero de telfono o el importe de un donativo de una lista de donantes. Para agregar rpidamente un campo desde el archivo de datos al documento principal del mensaje de correo electrnico, haga clic en la flecha que aparece junto aInsertar campo de combinacin y despus en el nombre del campo. Para obtener ms opciones con el fin de insertar campos individuales en el documento, siga este procedimiento: 1. En el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia, clic haga clic en Insertar campo de combinacin. 2. En el cuadro de dilogo Insertar campo de combinacin, siga uno de estos procedimientos:

Para seleccionar campos de direccin que se correspondan automticamente con los campos del origen de datos, aunque los campos del origen de datos no tengan los mismos nombres que los campos, haga clic en Campos de direccin. Para seleccionar campos que siempre toman los datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos. 3. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee. 4. Haga clic en Insertar y, a continuacin, en Cerrar. 5. Si aparece el cuadro de dilogo Asignar campos, es posible que Word no haya encontrado la informacin necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y, a continuacin, seleccione el campo del origen de datos correspondiente al campo requerido para la combinacin de correspondencia.
NOTA Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y, ms adelante, cambia a

un origen de datos que no tenga ninguna columna con el mismo nombre, Word no podr insertar la informacin de dicho campo en el documento combinado. Campos personalizados de los contactos de Outlook La nica manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinacin de correspondencia de Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desee utilizar en la combinacin. A continuacin, inicie la combinacin de correspondencia. Una vez elegida la configuracin deseada, se abrir Word automticamente y podr terminar la combinacin.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados

1. En los Contactos de Outlook, en el men Ver, elija Vista actual y, a continuacin, haga clic en Lista de telfonos. 2. Haga clic con el botn secundario en un encabezado de columna y luego haga clic en Selector de campos. 3. En la lista desplegable de la parte superior del Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta. 4. Arrastre el campo que desee agregar desde el cuadro de dilogo hasta los encabezados de columna. Una pequea flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicacin que desee.

NOTA Puede agregar un nuevo campo al cuadro de dilogo Selector de campos si hace

clic en Nuevoen la parte inferior. 5. Una vez agregados a la vista todos los campos personalizados, cierre el cuadro de dilogo Selector de campos. 6. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinacin de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de la columna de la vista Lista de telfonos y arrstrelo para sacarlo del encabezado de columna.

Ejecutar la combinacin de correspondencia desde Outlook

1. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYS mientras hace clic para seleccionar una serie de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningn contacto. 2. En el men Herramientas, haga clic en Combinar correspondencia. 3. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos visibles en ese momento en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual. 4. Si ha configurado la vista Lista de telfonos para que muestre exactamente los campos que desee utilizar en la combinacin de correspondencia, haga clic en Slo los de la vista

actual. En caso contrario, haga clic en Todos los campos de Contacto para que todos los campos de contacto estn disponibles en la combinacin. 5. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinacin de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuacin, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal. 6. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificacin Archivo permanente y, a continuacin, haga clic enExaminar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por puntos y coma. 7. Seleccione correo electrnico. 8. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinacin y, a continuacin, en los campos que desee agregar al documento principal del mensaje de correo electrnico. 9. Cuando est listo para completar la combinacin en Word, en la ficha Correspondencia del grupoFinalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, haga clic en Enviar mensajes de correo electrnico. La lnea Asunto se rellena con el texto escrito en el cuadro de dilogoContactos para combinar correspondencia de Outlook.
NOTAS

No se pueden escribir los caracteres de los campos de combinacin ( ) manualmente ni utilizar el comandoSmbolo del men Insertar, sino que se debe utilizar la caracterstica de combinacin de correspondencia. Si los campos de combinacin aparecen entre llaves, como { MERGEFIELD Ciudad }, Word muestra los cdigos de campo en lugar de los resultados de los campos; lo que no afecta a la combinacin, pero si desea mostrar los resultados, haga clic con el botn secundario en el cdigo de campo y, a continuacin, haga clic en la opcinActivar o desactivar cdigos de campo del men contextual.

Aplicar formato a los datos combinados

Los programas de bases de datos y hojas de clculo, como Access y Excel, almacenan la informacin escrita en las celdas como datos sin formato. El formato que se aplique en Access o Excel, como las fuentes o los colores, no se almacena junto con los datos sin formato. Cuando se combina la informacin de un archivo de datos en un documento de Word, se combinan los datos sin el formato que tengan aplicado. Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinacin de correspondencia y, a continuacin, aplquele el formato que desee, de la misma manera

que lo hara con cualquier otro tipo de texto. Asegrese de que la seleccin incluya las comillas de combinacin ( ) a ambos extremos del campo.
VOLVER AL PRINCIPIO

Obtener una vista previa de la combinacin de correspondencia y finalizarla

Una vez agregados los campos al documento principal del mensaje de correo electrnico, estar listo para obtener una vista previa de los resultados de la combinacin. Cuando est satisfecho con la vista previa, puede finalizar la combinacin de correspondencia.

Obtener una vista previa de la combinacin

Puede obtener una vista previa de los mensajes de correo electrnico y realizar los cambios antes de finalizar la combinacin. Para obtener la vista previa, siga uno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

Haga clic en Vista previa de resultados. Pase por cada mensaje de correo electrnico mediante los botones Prximo registro y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados. Obtenga una vista previa de un documento especfico haciendo clic en Buscar destinatario.
NOTA Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar Combinar

correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de dilogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o borrar destinatarios si ve registros que no desea incluir.

Finalizar la combinacin
Si piensa en que va a volver a usar el documento principal del mensaje de coreo electrnico, puede guardarlo antes de enviar los mensajes finales de correo electrnico.

Guardar el documento principal del mensaje de correo electrnico

Recuerde que los mensajes de correo electrnico que enve son independientes del documento principal del mensaje de correo electrnico. Es conveniente guardar el propio documento principal del mensaje de correo electrnico si desea utilizarlo para otra combinacin de correspondencia. Al guardar el documento principal del mensaje de correo electrnico, tambin guarda la conexin al archivo de datos. La prxima vez que abra el documento principal del mensaje de correo electrnico, se le pide que elija si desea que se vuelva a combinar la informacin del archivo de datos en el documento principal del mensaje de correo electrnico.

Si hace clic en S, se abre el documento con la informacin del primer registro ya combinada. Si hace clic en No, se rompe la conexin entre el documento principal del mensaje de correo electrnico y el archivo de datos. El documento principal del mensaje de correo electrnico se convierte en un documento normal de Word y los campos se reemplazan con la informacin del primer registro, exclusivamente.

Enviar los mensajes de correo electrnico

1. En la ficha Correspondencia, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuacin, en Enviar mensajes de correo electrnico.

1. En el cuadro Para, seleccione el nombre del campo que almacena la direccin de correo electrnico de los destinatarios. 2. En el cuadro Lnea Asunto, escriba una lnea de asunto para el mensaje. 3. En el cuadro Formato de correo, haga clic en HTML o Texto sin formato para enviar el documento como el cuerpo del mensaje de correo electrnico o en Datos adjuntos para enviar el documento como archivo de datos adjuntos.
NOTA Si enva el documento como mensaje de correo electrnico de texto sin formato, el

mensaje no incluir ningn tipo de formato ni grficos.