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Entorno de la hoja de clculo

por Ma. de la Luz Mendoza Uribe

Una de las principales caractersticas que tienen los programas para hojas de clculo es que funcionan con base en el uso de comandos, mediante los cuales se pueden realizar una gran diversidad de actividades.

Elementos de la hoja de clculo

En este programa un documento puede estar integrado por varias hojas y cada una de ellas tiene dos elementos relevantes para su funcionamiento: columnas y filas, las cuales son bsicas ya que permitirn realizar operaciones y manejar datos. Adems hay otros elementos como las pestaas (mens); las cintas de opciones (barras de herramientas) que contienen los comandos que podrn aplicarse y utilizarse en la hoja de clculo; la barra de frmulas, la cual te da la opcin de ver o insertar la frmula que deseas en la celda predeterminada. Para conocer ms detalladamente los elementos que conforman el programa de hojas de clculo te invito a observar la figura 1, figura 2 y figura 3, ya que cada una de ellas muestra los elementos que hay en las hojas de clculo de diversos programas como Microsoft Office Excel 2007, Microsoft Office Excel 2010 y OpenOffice Writer.

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UVEG. Derechos reservados. Esta obra no puede ser reproducida, modificada, distribuida, ni transmitida, parcial o totalmente, mediante cualquier medio, mtodo o sistema impreso, electrnico, magntico, incluyendo el fotocopiado, la fotografa, la grabacin o un sistema de recuperacin de la informacin, sin la autorizacin por escrito de la Universidad Virtual del Estado de Guanajuato.

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Programa Microsoft Office Excel 2007

Botn de Office

Barra de ttulo Cinta de opciones Grupo

Botn de ayuda

Barra de herramientas de acceso rpido

Pestaas

Cuadro de nombres Celda activa

Barra de frmulas Encabezado de columnas

Columna

Fila

Encabezado de filas Barras de desplazamiento Figura 1. Interfaz de Microsoft Excel 2007 (Microsoft Excel, 2007). Hoja de clculo Barra de etiquetas Barra de estado Vistas

Figura 1. Interfaz de Microsoft Excel 2007 (Microsoft, 2007).

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Programa Microsoft Office Excel 2010

Barra de ttulo Barra de herramientas de acceso rpido Pestaas Cinta de opciones Grupo

Botn de ayuda

Cuadro de nombres Celda activa

Barra de frmulas Encabezado de columnas

Columna

Fila Encabezado de filas Barras de desplazamiento

Hoja de clculo

Barra de etiquetas

Barra de estado

Vistas

Figura 2. Interfaz de Microsoft Excel 2010 (Microsoft, 2010).

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Programa OpenOffice Writer 3.2 Barra de ttulo Mens Barra de herramientas estndar Barra de herramientas formato

Cuadro de nombres Celda activa

Barra de frmulas Encabezado de columnas

Columna

Fila

Encabezado de filas Barras de desplazamiento

Hoja de clculo

Barra de etiquetas

Barra de estado

Figura 3. Interfaz de OpenOffice Calc. (The Apache Software Foundation, 2010).

Como pudiste observar en las figura 1 y 2, los comandos del programa se encuentran agrupados en la cinta de opciones, tal es el caso de Microsoft Excel 2007 y 2010, sin embargo de acuerdo a la aplicacin, los comandos pueden estar distribuidos en la barra de mens, como sucede en el programa OpenOffice Calc.; lo mismo puede pasar con otros programas, en los que los comandos en s pueden verse o ubicarse en diferentes formas. Existen elementos que aunque se encuentren ubicados en diferentes lugares, son comunes a los programas de hojas de clculo, tal es el caso de: cuadro de nombres, la barra de frmulas, los encabezados de columna y fila, as como, la barra de etiquetas, la barra de estado, las filas, columnas y celdas.
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En la figura 4 se muestra un ejemplo de la hoja de clculo y los componentes que son generales en cualquier programa.

Cuadro de nombres Celda activa

Barra de frmulas Encabezado de columnas

Columna

Fila Encabezado de filas Barras de desplazamiento

Hoja de clculo

Barra de etiquetas

Barra de estado

Figura 4. Elementos principales de la hoja de clculo (Microsoft, 2010).

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Para aprender un poco ms sobre cada uno de estos elementos, te invito a revisar la tabla 1, en la cual podrs conocer el nombre y una descripcin general de cada componente. Nombre
Botn de office o men archivo Barra de herramientas de acceso rpido Barra de ttulo Pestaas o mens

Descripcin
Muestra los comandos ms utilizados para la administracin de documentos, entre los que se encuentran: archivo, nuevo, imprimir y guardar. Muestra algunos de los comandos ms usados como son guardar, deshacer y rehacer. Esta barra la puedes personalizar de acuerdo a tus necesidades. Muestra el nombre del documento y del programa en el que se est trabajando. Tambin te permite minimizar, maximizar y cerrar el programa. Contiene las pestaas o mens que te permiten acceder a grupos de comandos con los que realizas operaciones sobre tu documento. Al hacer clic en cada pestaa o men, se muestran las opciones que los componen y desde aqu puedes ejecutar todos los comandos de la hoja de clculo. Este botn se puede ubicar ya sea en la parte superior derecha o en la barra de herramientas estndar, de acuerdo al programa que utilices. La funcin de la ayuda es brindarte apoyo sobre el uso de los comandos o del programa en s. Son las que te permiten realizar diversas funciones ya que tienen los accesos directos a diferentes comandos; cada barra est compuesta por un conjunto de comandos que sirven para diferentes actividades. Una de las barras ms utilizadas es la cinta de opciones de la pestaa Archivo o Inicio, pero hay otras como Diseo de pgina, Referencias, Correspondencia, Revisar y Vista. Recuerda que en algunos programas la cinta de opciones est representada por la barra de herramientas.

Botn de ayuda

Cinta de opciones o barras de herramientas

Cuadro de nombres

En este se muestra la ubicacin actual de la celda en la que te encuentras posicionado. Recuerda que la hoja de clculo est compuesta por columnas representadas por letras y filas interpretadas por nmeros y la interseccin entre ambas es llamada celdas. Este cuadro muestra la celda o celdas en la(s) que est posicionado el puntero del ratn.

Barra de frmulas Encabezado de columnas

Te permite aplicar frmulas o funciones a una celda y adems puedes observar la frmula o funcin que se est aplicando a una celda. Te muestra el nombre de las columnas, ya que cada una de ellas se representa por una letra del alfabeto, cuando se llega a la Z, se empieza una combinacin nuevamente del alfabeto pero representado por dos letras, por ejemplo AA, AB, AC y as sucesivamente. Te muestra el nombre de cada fila y cada una de ellas se representa por un nmero, el cual sern consecutivo y no se repetir, es decir, 1, 2, 3, 4, 5 y as sucesivamente. Corresponde a la celda que en ese momento ests seleccionando o ests editando. Se puede distinguir porque es la interseccin de una columna y una fila; se muestra resaltada por un recuadro negro.

Encabezado de filas Celda activa

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Hoja de clculo

Es la hoja en la que te encuentras posicionado. Puedes agregar o quitar hojas de clculo de un libro, el cual puede tener varia hojas y cada una de ellas muestra el nmero de hoja y cuando est activa se resalta. Muestra el conjunto de hojas que componen al libro, el cual cuando se abre por primera vez automticamente muestra tres hojas, pero en esta barra puedes aumentar o eliminar las que consideres necesarias. Es un conjunto de comandos que representan la forma en la que puedes observar tu hoja de Excel. Generalmente se encuentran en la parte inferior derecha del programa.

Barra de etiquetas

Vistas

Barras de desplazamiento Barra de estado

Con ellas puedes moverte arriba, abajo, a la izquierda y derecha de tu hoja de clculo. En ella visualizas el nmero de hoja totales que forman tu libro, as como el idioma, entre otras opciones.
Tabla 1. Elementos del programa de hoja de clculo.

De acuerdo al programa que utilices, los comandos, vistas, o la forma de la estructura del programa en s, puede ser diferente, por lo que te invito a que investigues en tu computadora el programa que tienes instalado.

Referencias
Beekman, G. (2005). Introduccin a la Informtica (6a. ed.; J. M. Daz, Trad.). Madrid, Espaa: Pearson Educacin. Recuperado de la base de datos Bibliotechnia de la Biblioteca Digital UVEG Microsoft. (2007). Microsoft Excel 2007. E.E.U.U.: Autor. Microsoft. (2010). Microsoft Excel 2010. E.E.U.U.: Autor. The Apache Software Foundation. (2010). OpenOffice Calc. E.E.U.U.: Autor.

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