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La eficiencia que quieres, el control que necesitas.

MANUAL DE USUARIO

Bosquejo
- Introduccin 1. Descripcin conceptual __________________________________________________2 - Explorando Office 365 2. Microsoft Exchange Online _______________________________________________ 3 2.1 Configuracin de Microsoft Outlook para Desktop______ 3 2.2 Uso de Microsoft Outlook Web App_____________________ 7 3. Microsoft SharePoint Online ______________________________________________ 10 3.1 Uso de SharePoint online______________________________ 10 3.2 Creando vistas en SharePoint y otras utilidades _________ 13 3.3 Agregando archivos a bibliotecas en SharePoint _______ 14 3.4 Agregando bibliotecas de documentos________________ 15 4. Microsoft Lync ____________________________________________________________16 4.1 Uso de Microsoft Lync __________________________________16 4.2 Opciones que ofrece Lync _____________________________17 4.3 Aadiendo Contactos a favorito_________________________17 4.4 Manejando Salas de Chat ______________________________ 18 4.5 Sobre mensajes instantneos ___________________________ 19 4.6 VideoConferencias, Llamadas y archivos compartidos ___19 5. Microsoft Office Web App 5.1 Uso de Microsoft Office Web App ________________________ 21 - Resumen final 6. Conclusin _______________________________________________ 23

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Introduccin

Qu es? Office 365 es una suite informtica en la nube. Funciona como herramienta de colaboracin y comunicacin, agrupando servicios por medio de una combinacin de tecnologas Microsoft, que incluye un nico paquete de productos en lnea. Por qu usar Office 365? Las ventajas del uso de Office 365, versan sobre la flexibilidad y simplicidad del mismo, ya que se convierte en una herramienta de coolaboracion en linea, la cual permite tener control total sobre uno de los temas mas importante en la organizacin; la informacin. Disponer de una herramienta con la cual responder de manera sencilla a los problemas que pudieran presentarse y coolaborar en tiempo real; es una manera inteligente de manejar nuestros negocios. El siguiente contenido tiene como objetivo, proveer la informacin necesaria para la capacitacion del mismo, de modo que pueda ser administrado con facilidad, de una forma gil y sin complicaciones.

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Explorando Office 365

Exchange online ofrece el servicio de correo electrnico, contactos y calendario, para mayor agilidad en cuanto a comunicacin, permitiendo capacidad de almacenamiento de hasta 25 GB. Tambin disponible para mviles. Esta herramienta es definitivamente una de las partes mas utlizadas de Office 365, Ya que con Outlook se facilita el manejo de los correos electronicos y todas las caracteristicas importantes del mismo. Cmo configuro Office 365 con mi aplicacion de escritorio outlook?

1. Seleccione Todos los programas, Microsoft Office y, a continuacin, haga clic en Microsoft Outlook.

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2. Haga clic en Archivo y, en Informacin de la cuenta, haga clic en Agregar cuenta.

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3. En el cuadro de dilogo Agregar nueva cuenta, seleccione Cuenta de correo electrnico. A continuacin, escriba su nombre, la direccin de correo electrnico y la contrasea que se le hayan facilitado para la cuenta de Office 365.

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4.

Haga clic en Siguiente. Outlook se conecta con Exchange Server para Office 365 y automticamente confirma la informacin de la cuenta y configura Outlook.

5. En su pantalla deber aparecer un cuadro de dialogo, donde se indica el progreso de configuracin de la cuenta. Para terminar de agregar la cuenta a la aplicacin Outlook, deber mostrarse el siguiente mensaje desplegado, Siga las instrucciones.

Cuando haya ejecutado todos estos pasos, usted se encontrar en la disponibilidad de gestionar el correo electronico que ofrece Office 365.

Como usar Outlook Web App? Para poder utilizar los componentes de Outlook en la web, deber ingresar en el sitio de Office 365 con su Id y contrasea. Podr apreciar que en la pantalla inicial, se encuentran varias opciones. En la parte superior, haga clic en Outlook; De inmediato se desplegar la pantalla de Outlook Web app. Usarlo es sencillo y prctico.

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A la izquierda est el buzn de entrada; Un conjunto de mensajeria entrante y saliente. Tambien se encuentra la carpeta de bsquedas. Es aqu donde podr realizar busquedas de historiales, algunas notas, correos no deseados y Feeds. Debajo estan las opciones de correo, calendario, contactos y tareas. El calendario es una herramienta muy util para la organizacin de citas. - Aadiendo citas. Para aadir una cita, posicione el mouse sobre la fecha en la cual quiere hacer la cita y de doble clic. Llene los recuadros requeridos y luego pulse Guardar y Cerrar de la parte superior. -Busqueda de correos. Para la busqueda de correos por categoras, como; no leidos, Enviados, entre otros, Debe pulsar la opcion filtro del panel central, en la parte superior. A la derecha est el panel de lectura. Puede hacer clic en Acciones, para obtener una lista de las tareas de correos, tales como; reenviar, responder, eliminar, mover, etc. -Aadiendo tareas. Las tareas son sin lugar a dudas, unas de las mejores tecnicas para la organizazion del tiempo, puesto que, con ellas, podemos enlistar nuestras actividades mas importantes, e incluso crear alarmas con recordatorios. Para aadir una tarea deber elegir la opcion

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tareas del panel izquierdo. Luego, en nuevo, seleccione tareas. En el nuevo cuadro de dilogo, tendr varias cajas de texto. Complete la informacin y luego de clic en guardar y cerrar. -Agregando buzones de correo. Si es usted administrador y desea conocer esta herramienta en la web y tener control sobre el envo y recepcion de mensajes; siga los siguientes pasos.

1. En la parte de Outlook, haga click en configuracion general.

2. En la nueva vestaa, localize la opcin Buzn, para crear interactividad de mensajeria con su direccin de Email.

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3. Presione nuevo, y a continuacion rellene los campos con los datos requeridos. Nota; El id de microsoft es tambien la direccion de correo electronico nueva que usted posee. Por ltimo, deber guardar su configuracin.

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Con SharePoint Online tiene acceso a todos los documentos que necesite. Es una forma de colaboracin en lnea, mediante la cual tiene acceso a todos sus archivos sin importar el lugar donde se encuentre. Cmo usar SharePoint online?

Para acceder a SharePoint, debe primero iniciar sesin en el site de Office 365. Esta pagina est encabezada por tres opciones; Inicio, Outlook y Sitio de grupo. Haga clic sobre Sitio de grupo. SharePoint online se encuentra estructurado en tres principales partes; listas, bibliotecas, elementos web y vistas. Las listas. Una lista es una ubicacin donde puede almacenar, compartir y administrar informacin. Agregar tareas y manejarlas en base al tiempo en el que esten previstas a realizarse. Con esto tiene la posibilidad de dar un mejor seguimiento a las mismas.

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En la imagen se muestran varias de las opciones que nos proporcionan las listas. Los anuncios, nos permiten seguir eventos, actualizaciones de estado o de las noticias del otro equipo. Con la lista del calendario usted podr mantenerse informado de las prximas reuniones, vencimientos y otros eventos importantes. Puede usar los links para consultar pginas Web en la que los miembros del equipo se encuentran interesantes. Las tareas son utilizadas para controlar el trabajo que usted o su grupo tiene que realizar, dando asi, oportunidad de seguimiento.

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Los Elementos Web Son elementos o bloques de contenidos, con los que, teniendo los permisos necesarios, podr personalizar el sitio, pudiendo mostrar partes de otras pginas web , imgenes y grficos , listas de documentos, etc.

Las vistas las vistas son diferentes opciones, con las que podemos visualizar listas de tareas, y de cmo visualizarlas. Por ejemplo; Podemos crear varias vistas de una lista o entre las que pueden seleccionar los usuarios.

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Cmo puedo crear una vista personalizada?

Para crear una vista, primero dirigase a Tareas, entre las opciones de lista.

Luego, en Lista, damos click a la opcion Lista, luego crear vista.

De inmediato, se nos desplegarn 4 opciones bsicas; Vista estandar, Vista de calendario, Vista de hojas de datos y Vista con estilo Gantt.

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Habiendo seleccionado una de ellas, llenamos los campos con los datos correspondientes y damos click en Ok. Lo siguiente sera una pantalla con los parametros de las listas correspondientes.

Las bibliotecas Una biblioteca es una coleccin de archivos, donde se pueden manejar las informaciones, de modo que tenga las opciones de; tener una compilacion de plantillas de formularios, Documentos compartidos, biblioteca para almacenar archivos que se incluyen en las pginas de SharePoint, y biblioteca de estilos. En esta ultima se almacenan archivos como paginas CSS, archivos XML, etc

Cmo puedo aadir un archivo a la biblioteca? Una de las funcionalidades de SharePoint es el hecho, de poder compartir archivos en equipo, sin importar el lugar en donde se encuentre. Para agregar un archivo a la biblioteca, haga clic en la pestaa Documentos de las opciones dadas. Haga clic en Cargar documento. Busque el documento y, a continuacin, haga clic en Aceptar.

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Tambien puede crear un folder, ademas de seleccionar archivos y subirlos al sitio, como se indica en la imagen de abajo.

Cmo puedo agregar una biblioteca de documentos?

- Si tiene los permisos necesarios, Para crear una biblioteca de documentos, haga clic en el men Acciones del sitio biblioteca de documentos. - Escriba un Nombre para la biblioteca, complete cualquier otro campo que desee completar y, a continuacin, haga clic en Crear. y, a continuacin, en Nueva

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Lync online, adopta las funciones de presencia, permitiendo las reuniones en vivo, conferencias web de audio y video, videollamadas y mensajera instantnea. Cmo usar Lync? Comparta ideas o comentarios, Ajuste su estado, Cambie su foto o haga visible su ubicacin.

Agregue contactos de forma fcil.

Rena sus contactos segn grupos, estados, relaciones o nuevos contactos.

Inicie una conversacin, videoconferencia, llamada o mensaje instantneo.

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Como servicio de mensajera instantnea, Lync ofrece opciones diversas. Algunos ejemplos prcticos de ello, son las reuniones programables en lnea, visualizacin de las listas de contacto, responder mensajes de correo electrnico, o iniciar mensajes instantneos, tener videoconferencias, realizar llamadas, tener control sobre su estado, mantener historiales de conversacin e incluso clasificarlo segn sea su importancia.

Opciones El Quick bar Lync (Barra de opciones) contiene botones, los cuales se hacen visibles al pasar el puntero sobre la fotografia del contacto. Usted puede iniciar un chat, una llamada, una llamada de video, o ver una tarjeta de contacto con un solo clic. Pase el ratn sobre los tres puntos en el lado derecho para ver ms opciones.

Otra de las opciones muy utiles es, tener la facilidad de colocar la ventana a Full Screen, haciendo clic sobre el icono puede oprimir el botn . Para aadir contactos, mas rpidamente, ubicado, en la parte derecha de la ventana.

Aadiendo contactos a favorito Para un rpico acceso, puede aadir un nuevo contacto al grupo de favoritos. Para ello haga clic sobre el contacto a mover, y luego clic a aadir a favorito, en la lista desplegable.

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Manejando salas de chat Con el boton de sala de Chat , puede acceder facilmente, solo haciendo clic

sobre el. Tambien puede manejar los niveles de seguridad desde; Abierto (Cualquier contacto podra tener acceso), Cerrado (Solo miembros de su lista podran tener acceso) o secreto (Puede ser visto solo por los miembros de su lista).

Una vez se encuentre dentro de la sala, Podra visualizar los miembros presentes, o ver la carta de contacto, posicionandose sobre la foto haciendo clic en la flecha hacia abajo.

Mensajes instantneos Una de las caracteristicas de Lync, es la forma en la que organiza sus conversaciones. Para enviar un mensaje instantneo deber dar clic en el boton desplegables, de los contactos. Puede modificar el formato de las letras, seleccionando la opcion Fuente, de la nueva ventana de chat. , en las opciones

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En las opciones desplegables elija el tipo de letra, color, tamao y estilo. Lync puede recordar sus conversaciones con un nivel de mayor importancia. Solo haga clic sobre el icono ! (sealada en la parte inferior de la magen de abajo).

Videoconferencias, llamadas y archivos compartidos. Para hacer videoconferencias debera tener instalado y en buen funcionamiento, el hardware requerido.

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Una vez est listo, puede hacer clic sobre el icono de video y llamadas (Parte inferior en la anterior figura), o bien realizar una presentacin con el intercambio de archivos y herramientas de conferencia web. Antes de aceptar o realizar una videoconferencia, podra tener un preview sobre su propio video. Para compartir una archivo, debe dar clic en . Tendra las opciones de compartir escritorio, programas, PowerPoint, Pizarras e incluso encuestas. Compartir archivos en medio de reuniones online, no hubiese sido nunca tan fcil, ya que, adems puede compartir notas, haciendo clic en OneNote o cargando archivos desde su maquina, seleccionando Aadir archivo, en Accesorio.

De sta forma cualquier miembro, puede aportar ideas o informaciones importantes, con lo cual se ahorra tiempo y esfuerzo. archivos, haga clic en Manejar notas. Las notas de OneNote son cargadas automaticamente, Si desea modificar algun permiso, remover o renombrar algun

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Office Web Apps es una versin en la web, del conjunto de aplicaciones de Microsoft Office. Office Web Apps contiene Microsoft word, Microsoft Excel, Microsoft OneNote y Microsoft PowerPoint, con la ventaja de facil acceso, que permite editar y ver, desde cualquier navegador web compatible, como Internet Explorer, safari o firefox. Office Web Apps son los compaeros en lnea de las aplicaciones Excel, OneNote, PowerPoint y Word applications que permiten a los usuarios obtener acceso a documentos y editarlos independientemente de su ubicacin. Cmo usar Office Web Apps? Office Web Apps es todo lo que usted conoce de Microsoft Office; Actualizado y mejorado, pero sta vez, en la nube. Ahora con Office Web Apps; podr acceder a ello con mayor facilidad, sin importar el equipo que utilize. Un ejemplo prctico de ello sera, poder revisar documentos mediante el uso de un navegador y realizar ediciones, indistintamente del tipo de extensiones que utilice (Excel, Word, PowerPoint y OneNote). Para utilizar Office Web Apps, con Office 365, desde una biblioteca de SharePoint usted puede seleccionar un documento previamente cargado, Editarlo online en la opcion, o abrirlo desde la misma pagina , dando clic en la opcion Editar en navegador.

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Otra forma de Utilizar Office Web Apps, es cargando un archivo desde su ordenador. Esto es posible dando clic en Documentos, cargar documento, clic Ok.

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Conclusin

Sin lugar a dudas Office 365 es la solucin. Un acceso seguro a los calendarios, correo electronico, conferencias, Office Web Apps, mensajera instantnea, as como al uso compartido de archivos. De forma indiscutible Office 365 es seguridad y confianza, la mejor manera de trabajar desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo. Una forma inteligente de administracion de la informacion. Todo lo bueno de la familia Office, entregado en un solo paquete, a traves de la nube. Incrementa la productividad de sus negocios, agreggue valor y reduzca los costos innecesarios. Definitivamente Office 365 es la eficiencia que quieres, El control que necesitas.

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