EXAMEN ESPECIAL A LAS CUENTAS CAJA BANCOS E INVENTARIO PARA CONSUMO INTERNO, EN EL PERODO DEL 1 DE ABRIL DE 1999 Y EL 31 DE MARZO

DEL 2003.
CAPITULO I INFORMACIN INTRODUCTORIA Motivo del examen El Examen Especial a las Cuentas Caja Bancos e Inventario para Consumo Interno, se efectu en cumplimiento al Plan Anual de Control de la Unidad de Auditora Interna de la Comandancia General de la Polica Nacional para el ao 2003, aprobado por la Contralora General del Estado y de conformidad a la Orden de Trabajo No.005 AI-PN del 13 de marzo de 2003 y Memorando No. 061-AI-PN-23 de octubre del mismo ao, suscrita por el seor Auditor General. Objetivos del examen Determinar el grado de solidez de la estructura de control interno, administrativo y financiero de las cuentas Caja Bancos e Inventario para Consumo Interno; Verificar la propiedad y legalidad del rubro Ingresos por Autogestin, facturacin de planillas. Cobro de Tasas por Servicios Mdicos,

Verificar que se cumpla el cobro de tarifas establecidas en las Directivas emitidas por la Direccin General de Salud. Determinar la existencia, propiedad, uso y registro de los bienes de Inventario para Consumo Interno; Determinar la razonabilidad de los saldos de las cuentas examinadas, presentadas en los balances; y Establecer el grado de cumplimiento de las disposiciones legales y reglamentarias aplicables a la entidad. Alcance El Examen Especial a las Cuentas Caja Bancos e Inventario para Consumo Interno, cubri el perodo comprendido entre el 1 de abril de 1999 y el 31 de marzo del 2003. La planificacin preliminar y consecuentemente su ejecucin no contempl el rubro remuneraciones y se exceptu el anlisis de planillajes, tarifarios y facturacin de servicios mdicos, debido al volumen de las operaciones que requiere un examen especial con recursos suficientes. Adems los sistemas informticos del Hospital que manejan la informacin de Inventarios para Consumo Interno y Cuentas por Cobrar no generan suficientes pistas de Auditora que permitan verificar responsables, fechas en las que se produjeron modificaciones o ajustes en los movimientos. La Contralora General del Estado efectu el examen especial a los rubros adquisiciones y construcciones. Base legal La Ley Orgnica de la Polica Nacional, promulgada en el Registro Oficial 368 de 24 de julio de 1998 establece, que la Organizacin y funcionamiento, deberes y atribuciones de las Direcciones Nacionales y Generales se determinarn en sus respectivos reglamentos. El Art. 1 del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional del Ecuador, especifica que: La Direccin Nacional de Salud, es el rgano tcnico administrativo de la Polica Nacional, dependiente de la Comandancia General, responsable de administrar el Sistema de Servicios de Salud. La Seccin III del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud, que trata de los rganos Administrativos del Nivel Operativo de los Hospitales, en el Art. 35, define la Naturaleza y Finalidades: Los Hospitales Quito No. 1 y Guayaquil No. 2, son Unidades Operativas de la Direccin Nacional de Salud, con autonoma administrativa y financiera que tienen como finalidad la prestacin de servicios de atencin mdica ambulatoria, en internacin y de emergencia a los miembros de la Polica Nacional en servicio activo, pasivo y a todas las personas amparadas por el Seguro de Enfermedad y Maternidad del ISSPOL. Las actividades administrativas y financieras del Hospital Quito No. 1 de la Polica Nacional, lo regulan las siguientes disposiciones legales y reglamentarias: -Constitucin Poltica de la Repblica del Ecuador -Ley Orgnica de la Polica Nacional -Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control -Ley Orgnica de la Contralora General del Estado -Ley de Contratacin Pblica y su Reglamento

-Ley de Servicio Civil y Carrera Administrativa y su Reglamento -Ley de Presupuesto del Sector Pblico y su Reglamento -Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento -Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud -Reglamento General de Bienes del Sector Pblico -Reglamento de Conformacin y Funcionamiento de la Comisin de Adquisiciones de las Direcciones Generales y Nacionales, de los Comandos Provinciales y Unidades Especiales de la Polica Nacional -Directivas de Control de Activos Fijos de la Polica Nacional -Normas Tcnicas de Control Interno -Manual de Contabilidad Gubernamental Objetivos de la entidad De conformidad a lo dispuesto en el artculo 36 del Reglamento Orgnico de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional, el Hospital Quito de la Polica Nacional, tiene como objetivo fundamental: - Contribuir al mejoramiento del nivel de salud y vida de los miembros de la Polica Nacional, en servicio activo, pasivo y de todas aquellas personas que acrediten derecho de atencin. - Brindar atencin mdica en los campos de la prevencin, recuperacin y rehabilitacin fsica y psquica, en forma oportuna, eficiente, y eficaz a los miembros de la Polica Nacional, activos, pasivos y a todas aquellas personas que tienen derecho a travs de la afiliacin al ISSPOL. Financiamiento Para el desarrollo de sus actividades el Hospital Quito No. 1 cuenta con recursos financieros entregados por el estado, ingresos de autogestin y devolucin de aportes patronales y personales administrados por el Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional; ISSPOL. De acuerdo a las Cdulas Presupuestarias de Ingresos, los recursos efectivamente recibidos son los siguientes: AO 1999 2000 2001 2002 2003* (SUCRES) (DOLARES) (DOLARES) (DOLARES) (DOLARES) VALOR S/. 25.684.793.547,00 1.997.933,28 4.520.067,27 6.247.252,68 4.260.827,61

USD USD USD USD

*Corresponde al 31 de marzo de 2003. CAPITULO II RESULTADOS DEL EXAMEN Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud, no est acorde con las necesidades del Hospital En el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional publicado en Acuerdo Ministerial 1068 del Ministerio de Gobierno y Polica y en Orden General 171 del 4 de septiembre de 1998, mismo que se encuentra vigente en el perodo bajo anlisis, en el artculo 38, ttulo IV seala que el nivel de apoyo de los hospitales, est constituido por las unidades administrativas descritas en los siguientes trminos: El nivel de apoyo del Hospital, constituye la instancia orgnica que facilita y permite el oportuno y eficiente funcionamiento de los servicios intermedios y finales que brinda el Hospital a sus usuarios. Est integrado por la Subdireccin Administrativa Econmica y Financiera. Orgnicamente se encuentra estructurada de la siguiente manera: a) Departamento de Administracin y Desarrollo de Recursos Humanos con las reas funcionales de: - Administracin de Personal, - Registro y Control de Personal, - Bienestar Social, - Recreacin y Educacin Fsica. b) Departamento Econmico Financiero con las reas funcionales de: - Contabilidad,

- Costos, - Presupuesto, - Tesorera, c) Departamento de Suministros con las reas funcionales de: - Abastecimientos, - Almacn, - Activos Fijos, d) Departamento de Servicios Generales y Mantenimiento - Mantenimiento, - Servicios Generales, e) Coordinacin de la Consulta Externa - Control del Usuario f) Centro de Cmputo g) Admisin y Archivo - Estadstica. Sin embargo de que el mencionado Reglamento expone la base legal para el funcionamiento del Hospital y nombra a la Subdireccin Administrativa Econmica y Financiera en el nivel de apoyo, est unidad administrativa no esta creada orgnicamente en la estructura actual de esta casa de salud; a consecuencia de lo cual las secciones administrativas que deben estar bajo su lnea de mando segn lo establecido en este documento, funcionan sin relacin de dependencia como es el caso de: Almacn, Activos Fijos, Presupuesto; adems, otras unidades establecidas en el reglamento como son Costos, Tesorera y Abastecimiento no se han constituido. Existen unidades administrativas que vienen funcionando de acuerdo a las necesidades del Hospital y que no constan en el reglamento orgnico, tales como farmacias interna y externa, mini bodegas, Administracin de Caja, Cajas Recaudadoras y Adquisiciones. La falta de concordancia entre lo establecido en el Reglamento con las unidades que funcionan realmente en el hospital, dificulta el establecimiento de lneas de comunicacin y supervisin entre los distintos niveles de la organizacin, a la vez imposibilita disponer de funciones por escrito y responsabilidades para todas las unidades administrativas y para los funcionarios que prestan servicios en estas unidades para el cumplimiento de sus objetivos institucionales; situacin que se presenta por cuanto no se ha realizado un anlisis de la estructura orgnica que mantiene el hospital y las necesidades actuales. El 2 de febrero del 2004 el Consejo de Generales de la Polica Nacional aprueba el nuevo Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional, en el que se prev el funcionamiento de varias unidades administrativas del Hospital como parte del Nivel de Apoyo efectundose varios correctivos, as mismo consta el Departamento Administrativo Financiero en lugar de la Subdireccin Administrativa Econmica y Financiera que rega en el Reglamento derogado; no obstante este departamento no se ha creado y tampoco comprende las farmacias y mini bodegas; por lo que persisten varias de las deficiencias sealadas. Conclusin La base legal expuesta en el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional, para el funcionamiento del Hospital, no guarda concordancia con las unidades que funcionan realmente en esta casa de salud, lo que dificulta el establecimiento de relaciones de dependencia, lneas de comunicacin y supervisin entre los distintos niveles de la organizacin, a la vez que imposibilita disponer de funciones y responsabilidades por escrito para todas las unidades administrativas y los funcionarios que prestan sus servicios en las unidades mencionadas. Al seor Comandante General 1. Dispondr al seor Director Nacional de Salud, para que conjuntamente con el Director Nacional de Planificacin y el Director Administrativo del Hospital, planifiquen el estudio y anlisis del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud en vigencia a fin de que este se ajuste a la realidad del Hospital, considerando en su estructura las unidades administrativas creadas informalmente para cumplir con los objetivos institucionales, y aquellas que s constan en el Reglamento, pero que an no se han estructurado. Inexistencia de reglamento de tarifas para los Hospitales de la Polica Nacional impide recuperar y recaudar los recursos econmicos necesarios para su funcionamiento El Hospital Quito No. 1, no cuenta con un reglamento de tarifas que norme las actividades administrativas, financieras y operativas de manera integral como el clculo de tarifarios por servicios hospitalarios, determinacin de garantas y elaboracin de planillas entre otras que permita recuperar los costos invertidos en los diferentes servicios hospitalarios, ya que nicamente se conoce la existencia de la propuesta de un nuevo Reglamento de Tarifario adjunto al Oficio 021-00-DR-DP-DNS del 27 de junio de 2000. Realizado el seguimiento a este trmite se determin que se han remitido y elaborado varios oficios e informes, tendientes a conseguir su aprobacin, no obstante en este transcurso mediante el anlisis de la informacin recabada,

se evidencian contradicciones entre el Consejo de Generales y la Direccin Nacional de Asesora Jurdica, ya sea por falta de informacin o por disposiciones internas dadas dentro del Consejo de Generales; por lo que hasta el momento se desconoce la instancia y el trmite exacto que se ha dado a dicho documento. Tarifario A falta de esta norma el Hospital ha venido utilizando como herramienta de clculo y recaudacin de los diferentes servicios mdicos un tarifario informal que no se sustenta en bases tcnicas, que en ciertos servicios se encuentran sobrevalorados y en otros subvaluados, lo que en su conjunto no permite recuperar los costos invertidos, consecuentemente la autogestin no se encuentra respaldada y son otras asignaciones tanto del estado y de terceros las que estn permitiendo el financiamiento para el funcionamiento del Hospital como se demuestra a continuacin: Realizada la comparacin entre los ingresos y gastos del Hospital Quito No. 1 del perodo; se obtienen los siguientes resultados: El Hospital Quito recibe anualmente ingresos por los siguientes conceptos: Ingresos por Tasas, cuyo detalle es el siguiente: * Derechos de sala e intervenciones quirrgicas, * Exmenes de laboratorio, * Consulta externa, * Rayos x, ecos, etc., * Odontologa, * Exmenes aspirantes a polica, * Emergencia, * Exmenes ascensos, * Banco de sangre. Ingresos por Transferencias: Aportes del Estado. Otros Ingresos de Operacin, cuyo detalle es el siguiente: * Policas especiales, * Alimentacin y estada, * Medicinas, * Honorarios mdicos, * Rodaje vehicular, * Aporte ISSPOL, * Varios operacionales. Durante el perodo de anlisis del presente examen, se determina que en un porcentaje de promedio anual, los ingresos que recibe el Hospital por concepto de exmenes de aspirantes a policas han tenido una participacin del 36,31% sobre el total de Ingresos por Servicios Hospitalarios; de igual manera aporta en un 8,53% sobre el total de ingresos y en un 14,25% dentro del 100% de los gastos. La cuenta de Ingresos por Tasas, que provienen por la prestacin de servicios aporta en un 36,72% sobre el total de gastos; no obstante la cuenta Otros Ingresos de Operacin, que abarca las subcuentas: Policas Especiales, Rodaje Vehicular, Aporte ISSPOL, Varios Operacionales, entre otras; que provienen sin la necesidad de contraprestacin de servicios; es decir son independientes a la naturaleza misma del Hospital, que es la prestacin de servicios de atencin mdica ambulatoria, en internacin y de emergencia a los miembros de la Polica Nacional en servicio activo, pasivo y a todas las personas amparadas por el Seguro de Enfermedad y Maternidad del ISSPOL; financia en un 93,31% a los gastos. Situacin que pone de manifiesto que el principal financiamiento que recibe el Hospital Quito No. 1, son ingresos totalmente ajenos a la naturaleza del mismo; la mayora de los cuales segn la proforma presupuestaria para el 2005 ya no estn incluidos en el ejercicio fiscal de este ao; motivo por el cual se hace imprescindible contar con un reglamento de tarifas actualizado y acorde a la realidad; a fin de que en un futuro ante cualquier eventualidad el Hospital sin depender de estos rubros ajenos a su finalidad pueda solventar sin inconvenientes los costos que se generan en la prestacin de servicios. Auditora remiti oficios circulares, a los Ex Directores Administrativos y Ex Jefes Financieros; con el fin de establecer el cumplimiento de lo dispuesto en el Art. 75 del rea de Costos, literal g) del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud, donde norma que el rea de costos es la responsable entre otras funciones de: elaborar y evaluar el tarifario del hospital sobre la base de costos establecida y la evolucin del mercado de la salud;

De las comunicaciones enviadas se ha recibido como respuesta en la mayora de casos que en sus correspondientes perodos de gestin han utilizado el Proyecto de Reglamento elaborado por el Ex Asesor del Departamento de Planificacin de Salud, con ciertas actualizaciones parciales que se han efectuado. Sin embargo el Jefe Financiero que prest sus servicios en el Hospital Quito de agosto de 2000 hasta mayo de 2002, a ms de tomar como referencia el Proyecto antes mencionado, realiz estudios comparativos con otras casas de salud de ciertos exmenes mdicos que se efectan en el Hospital, cuyo resultado fue efectivamente que los costos establecidos en dicho proyecto no fueron elaborados con total criterio tcnico, motivo por el cual no estn acorde con el mercado de la salud, no obstante a pesar de los requerimientos de equipar con un profesional en la materia el rea de costos para la actualizacin peridica, estos no fueron atendidos por los Directivos del Hospital. Sobre el tema la Norma Tcnica de Control Interno 138-01 Determinacin de los ingresos; vigente hasta 10 de octubre de 2002 y la actual Norma Tcnica de Control Interno 230-01 Determinacin de los Ingresos establecen que: Los ingresos de autogestin, en ausencia de disposiciones que regulen la materia, sern fijados por las autoridades institucionales que tengan facultad para definir su poltica financiera. Los valores que se determinen para estas recaudaciones, por lo menos cubrirn los costos actualizados del bien o servicio que se convierta en la fuente de ingresos financieros...; La Norma Tcnica de Control Interno 130-02 Actitud Hacia el Control Interno; vigente hasta 10 de octubre de 2002, y la actual 110-08 Actitud Hacia el Control Interno manifiestan: ...La mxima autoridad de cada entidad pblica establecer en forma clara y por escrito las lneas de conducta y las medidas de control para alcanzar los objetivos de la institucin....; La Norma Tcnica de Control Interno 131-01 Delimitacin de responsabilidades; vigente hasta el 10 de octubre del 2002 y la actual Norma Tcnica de Control Interno 140-01 Determinacin de Responsabilidades y Organizacin, sealan: ...La mxima autoridad de cada entidad u organismo establecer por escrito las polticas que promuevan la responsabilidad en los funcionarios o empleados y la obligacin de rendir cuenta de sus actos ante una autoridad superior... Los hechos comentados se han originado por la falta de oportunidad en la aprobacin del Reglamento por parte de las autoridades que estaban obligados a realizar, continuidad en el seguimiento de este documento por parte de los mandos intermedios, la indecisin de implementar tcnicamente el departamento de costos, as como actualizar el tarifario a su costos reales. Planillas Los documentos que respaldan la informacin contenida en las planillas de los familiares directos, montepo y particulares; se encuentran respaldadas con facturas internas, vales o informes, que en determinados servicios no son: claros, completos y algunos no son legalizados con las firmas de los responsables de su elaboracin como se detalla a continuacin: Rayos X; enva un reporte general con nombres, grado, nmero de habitacin y valor, no obstante no se hace referencia al nmero de historia ni los exmenes realizados. Electrocardiogramas, ecocardiogramas, ergometras, holters; existe nicamente un cuaderno en donde se registra en forma manual la fecha, nombre, nmero de habitacin, grado o parentesco, obviando un recibo o vale que demuestre la responsabilidad de los exmenes efectuados. Servicio de Nutricin; remite un detalle que consta el nmero de habitacin y nombre del paciente. Informacin que es irreal por cuanto no se incluye el nmero de comidas consumidas por cada paciente, la que es variable debido a varios factores como es prescripcin mdico, horas de ingreso y altas o exmenes a realizarse dentro o fuera del hospital. Adems en este valor se incluye la estada que es de otra naturaleza y diferente costo. Por ejemplo el valor que se planilla por este concepto para los pacientes A y B es de USD. 2,32 diarios que no cubre el valor del rancho asignado mensualmente; peor an los costos. Rehabilitacin; entrega un formulario con nombres, nmero de habitacin y diagnstico. No se hace referencia al nmero de historia clnica ni el tratamiento recibido por paciente. Quirfano; enva un reporte en Excel de los medicamentos e insumos mdicos utilizados por paciente, en el que incluye un cdigo realizado en forma manual que sirve como base para que el encargado de la elaboracin de planillas asigne el costo de los honorarios segn el tarifario mdico, el mismo que no garantiza ningn control.

La mayor parte de esta informacin es generada por los distintos departamentos de lunes a viernes; ya que se pudo observar que ciertos servicios los das sbado y domingo no laboran, hacindose infructuosa la labor del departamento financiero al pretender elaborar planillas los fines de semana. Se pudo verificar que existen casos aislados de pacientes que una vez recibidos los servicios mdicos y obtener el alta por parte del mdico tratante, han abandonado las instalaciones sin cancelar valor alguno. Situacin que se presenta por la falta de prolijidad y esmero por parte tanto de los Jefes de Servicio como por el personal bajo su cargo; as como tambin la ausencia de disposiciones por parte de la mximas autoridades para normar los das en que se deben conceder las altas de los pacientes en el hospital; a fin de que toda la informacin generada en cada servicio sea reportada a la Jefatura Financiera para la respectiva elaboracin de las planillas y a futuro contar con un archivo completo necesario para efectuar un oportuno control concurrente y posterior. Al respecto la Norma Tcnica de Control Interno 130-07 Formularios y Documentos la 130-08 Documentacin de Respaldo y su Archivo vigentes hasta 10 de octubre de 2002 y las actuales Normas 210-07 Formularios y Documentos, 210-04 Documentacin de Respaldo y su Archivo, establecen: ...Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis....Los formularios y documentos que utilicen las entidades pblicas proporcionarn informacin completa y permitirn eficiencia, economa y transparencia en las operaciones.... Garantas Con Memorando Circular 2291-DHQ-PN del 17 de noviembre de 2000 suscrito por el Ex Director Administrativo del Hospital Quito y haciendo referencia al Memorando 003344-DNS-PN del 16 de noviembre de 2000, suscrito por el Director Nacional de Salud de turno, se enva a los Jefes de Servicio el Tarifario realizado a fin de que sea analizado y puesto en vigencia. En el Captulo VIII se establecen Monto de las Garantas; no obstante a pesar de existir esta disposicin se pudo evidenciar que en los aos: 2001, 2002, y hasta marzo de 2003, en ocasiones se cobran garantas, situacin que se ha basado en criterios de los Directores Administrativos o de los Jefes Financieros de turno que no han estimado las consecuencias que puede acarrear la falta de recuperacin de los valores producto de la hospitalizacin de los pacientes; y a futuro no tener cuentas incobrables. Estas garantas durante el perodo antes mencionado en su mayora han sido depositadas en la cuenta de ingresos del Hospital; excepto en los meses de abril, mayo y junio del 2002, que se mantenan en efectivo en la caja fuerte. Los hechos antes comentados se han presentado por el incumplimiento al Captulo VIII, Art. 26 del Borrador del Reglamento de Tarifario para los Hospitales de la Polica Nacional; cuya parte pertinente manifiesta: ...El monto a depositarse, en forma obligatoria, como GARANTA y como requisito para el caso de paciente hospitalizados ser el siguientes: Pacientes A. (Activos y Pasivos)......................................USD 50 Pacientes B..(Beneficiarios de Montepo).......................USD 50 Pacientes C..( Familiares Directos)...............................USD 100 Pacientes D ( Otros Familiares y Empleados Civiles).USD 150 Pacientes E ( Particulares )..USD 150

Del anlisis de las cuentas por cobrar por servicios hospitalarios se estableci que los crditos son concedidos en ocasiones sobre el 100% de la planilla y no sobre el 50% que establece el Borrador de Reglamento, adems existen cuentas que estn pendientes de cobro desde el 1995; hechos que son comentados con mayor amplitud en la parte pertinente del presente informe. Conclusin El Hospital Quito No. 1 de la Polica Nacional, no cuenta con un Reglamento de Tarifario actualizado y autorizado que abarque el proceso de tarifas, planillas, garantas y otros procedimientos administrativos; lo que ha ocasionado que se utilice un tarifario informal que no se sustenta en estudios tcnicos y que en muchos casos los valores por servicios hospitalarios que se recauda sean mnimos en relacin al mercado lo que repercute en el financiamiento de autogestin, motivo por el cual este se est financiando de Otros Ingresos de Operacin que nada tienen que ver con la naturaleza del hospital. Adems la informacin que respalda a las planillas no es completa y clara; dificultndose el control concurrente para los funcionarios que elaboran las planillas y el posterior para el equipo de Auditora. Recomendacin Al Director Administrativo del Hospital:

2. Conformar de manera inmediata una Comisin Tcnica; integrada por: un delegado por parte del Director del Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional, el Subdirector Mdico, Jefes de cada Servicio, un delegado por parte de la Direccin Nacional de Asesora Jurdica, Jefe Financiero y el funcionario a contratarse del Departamento de Costos; quienes sern los responsables de revisar y actualizar el Proyecto de Reglamento de tarifario; as como efectuar un estudio tcnico y real de las tarifas por cobros de servicios hospitalarios. En este documento se tomar en consideracin el cobro de garantas para los beneficiarios de montepo, familiares directos y en especial particulares; as como se establecern polticas claras para la concesin de crditos, los mismos que sern recuperados en forma total, estableciendo plazos y montos dependiendo de la capacidad de endeudamiento. El referido documento deber ser tramitado a los organismos competentes para su legalizacin y ejecucin, del cual ser responsable de realizar el seguimiento continuo hasta su aprobacin. Al Director Administrativo Del Hospital 3. Dispondr a la Comisin Tcnica que los costos iniciales del tarifario de cada servicio se tome en consideracin las tarifas vigentes en el mercado, como por ejemplo un hospital pblico, un hospital privado y el hospital de las Fuerzas Armadas; en tal virtud, el nuevo tarifario no solo que estar actualizado, sino que le permitir ser ms competitivo. Adems establecer una metodologa que permita en forma permanente cuando el caso lo amerite, la actualizacin o reajuste de costos por servicios hospitalarios para ello es necesario se contrate con personal tcnico especializado para la conformacin del departamento de costos. Recomendacin Al Seor Director Administrativo Del Hospital: 4. Hasta tanto se automatice el sistema hospitalario recomendado en prrafos posteriores de este informe, dispondr a todos los Jefes de Servicio que supervisen permanentemente al personal responsable de la elaboracin de vales, recibos, informes, partes u otro documento que sustenten las planillas; para que la informacin que contenga estos documentos sea real, completa y confiable; como son: nmero de historia clnica, grado o parentesco, nmero de habitacin, y los bienes o servicios recibidos con precios unitarios, cantidades y valores totales, nombre y firma del responsable de la elaboracin del documento; los mismos que sern distribuidos de la siguiente manera: * Original.- Jefatura Financiera (persona encargada de la elaboracin de las planillas) * Copia.- Archivo de cada servicio. Adicionalmente a fin de contar con informacin consistente, se implementar el uso de vales o facturas en los siguientes servicios: Rayos X, Electrocardiogramas, ecocardiogramas, ergometras, holters, nutricin y rehabilitacin. Una vez implantado el sistema deber separarse los conceptos de rancho y estada; tomando en consideracin para el planillaje de rancho en la parte econmica la compensacin de rancho y otros valores que se crearen para el mismo fin. As mismo nutricin informar las comidas efectivas consumidas por pacientes. Al Seor Director Administrativo Del Hospital 5. Hasta tanto se cuente con una base de datos nica que integre todo el proceso de planillaje; dispondr a los Jefes de cada Servicio que los mdicos tratantes concedan el alta a un paciente exclusivamente en horario de lunes a viernes de 08:00 hasta las 15:00; debido a que el proceso de planillaje en la actualidad es manual y todos los servicios laboran con normalidad dentro de este horario. Situacin que solucionar inconvenientes que puedan producirse si se otorgan las altas los fines de semana. De igual manera para permitir la salida del paciente del hospital, se verificar en la factura el respectivo sello de cancelado o el crdito concedido. Recomendacin Al Seor Director Administrativo Del Hospital 6. Dispondr a quien corresponda, se actualice el cobro de garantas previo la hospitalizacin de los pacientes; mismo que ser para todos los pacientes, exceptundose los miembros en servicio activo. En el caso de extrema urgencia mdica se ingresarn los pacientes pero en un trmino no mayor a 24 horas deber depositarse la garanta, documento que ser indispensable para proceder a la liquidacin de las planillas por hospitalizacin. Al Seor Director Administrativo Del Hospital

7. Dispondr al Jefe Financiero, coordine permanentemente con los recaudadores de caja para que con anterioridad al ingreso de un paciente, se cobre el correspondiente valor por concepto de garanta (segn el reglamento indique); mismo que ser depositado en la cuenta corriente de ingresos del Hospital. En el caso de que una vez dado de alta el paciente se observe que la planilla arroja una diferencia a favor del usuario, esta se devolver mediante cheque y con la constancia documentada del procedimiento efectuado. De manera complementaria a fin de precautelar los intereses de esta casa de salud, se firmar una autorizacin por parte del titular (activo, pasivo y montepo) para el descuento propio, as como de sus dependientes; la que ser devuelta una vez liquidados y cancelados los valores generados por la hospitalizacin, en caso de presentarse inconvenientes en la recuperacin se har efectiva la autorizacin para proceder al descuento. Esta autorizacin ser entregada en la Jefatura Financiera del Hospital, cuando el titular se encuentre presente, si este se halla fuera de la ciudad la autorizacin se la har llegar de manera inmediata a travs de Trabajo Social, o mediante un familiar debidamente autorizado. Al Encargado Del Departamento De Admisin 8. Anterior al registro del ingreso de un paciente a esta casa de salud, se exigir la presentacin de la factura emitida en Caja por concepto de Garanta, o los trmites efectuados por Bienestar Social con la respectiva autorizacin del Director Administrativo del Hospital Quito No. 1, en el caso de que los pacientes sean de escasos recursos o hubiera emergencia mdica, se tomar en cuenta el plazo mximo de las 24 horas para presentar la garanta. Valores Recaudados En Efectivo Por Servicios Mdicos Y Crditos No Se Depositan En Forma Intacta E Inmediata El Hospital Quito No. 1 de la Polica recauda diariamente recursos en efectivo producto de los servicios hospitalarios, canalizadas en primera instancia por los recaudadores y a travs del Administrador de Caja que recibe dinero en efectivo por cancelacin de crditos directos. Del anlisis realizado a estos procedimientos se determin los siguientes hechos: rea de Recaudacin Verificados los informes diarios de recaudacin por servicios mdicos y depsitos bancarios por recaudacin en el perodo bajo anlisis, se determin que en su mayora no son depositados en forma ntegra e intacta en el da hbil siguiente a su recaudacin, demorndose en unos casos varios meses, quedando pendiente por depositar hasta la emisin del presente informe valores cuyos resultados se tramita en informe independiente. El desfase del tiempo establecido entre las recaudaciones y depsitos gener intereses por un valor de USD 3.290,01; situacin que Auditora dio a conocer a los funcionarios responsables mediante comunicaciones del 1 de diciembre del 2003, nmeros: 2003-0145-AI-PN-HQ-XP, 2003-0146-AI-PN-HQ-XP, 2003-0147-AI-PN-HQ-XP, 2003-0148-AI-PN-HQXP, 2003-0149-AI-PN-HQ-XP, 2003-0150-AI-PN-HQ-XP. En el transcurso del examen se deposit el valor de USD. 1.986.55, y se present el oficio s/n del 16 de septiembre de 2004 mediante el cual autoriza el descuento a travs de roles de pago. En comunicaciones enviadas por los funcionarios responsables indican que el retraso en los depsitos se debe a varios inconvenientes como el cierre de bancos, feriados bancarios, paros, autorizaciones verbales superiores internas para facilitar los dineros recaudados en compras emergentes del Hospital y luego devueltos en forma posterior. Adems se evidenci que frecuentemente se realiz el cambio de cheques por valores en efectivo producto de la recaudacin; incumpliendo lo estipulado en el artculo. 194 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control y la Norma Tcnica de Control Interno Recaudacin y Depsitos de los Ingresos 138-02 vigente hasta el 6 de octubre de 2002 que corresponde a la actual Norma de Control Interno. 230-02 que en su parte pertinente manifiesta: Los recursos financieros de las entidades y organismos del sector pblico, que se reciban en dinero efectivo o en cheques, sern depositados ntegros e intactos en la cuenta bancaria correspondiente del depositario oficial, el da hbil siguiente a su recaudacin

rea de Administracin de Caja El Administrador de caja recauda dinero en efectivo por cobro de crditos; sin embargo estos valores no se depositaron inmediatamente mantenindose indebidamente por varios das bajo su custodia; adems se verific que se efectuaron desembolsos por varios conceptos; as en el arqueo realizado se estableci que no fueron depositados los siguientes valores USD 800,00 y USD. 120,00; que corresponden a los comprobantes de recaudacin de administracin de cajas 1852 y 1871 del 16 de diciembre de 2002 y 13 de enero de 2003 respectivamente y que tampoco se realiz el asiento contable que revele esta transaccin.

En oficio s/n de fecha 19 de mayo de 2003 el Administrador de Caja informa que el valor de USD 800,00 fue concedido como prstamo personal a un funcionario de la institucin; operacin que no se evidencia en un documento que certifique la entrega recepcin. Con oficio 2003-031-AI-PN-HQ-XP de fecha 23 de mayo de 2003 se solicit al funcionario responsable presente los justificativos, posteriormente mediante depsito 048910590 del 30 de mayo de 2003 por USD 862,59, justifica el valor del dinero utilizado para el prstamo ms los intereses generados. Respecto a los USD. 120 se determin que corresponde al crdito 10610 del 18 de junio del 2002 que el usuario cancel y se emiti el comprobante de ingreso 1871 del 13 de enero de 2003 de Administracin de Caja, sin que haya depositado ni registrado en la cuenta del crdito respectivo. Situacin que se dio a conocer al funcionario responsable mediante oficio 2003 031 AI-PN-HQ del 23 de mayo de 2003; mismo que informa en comunicacin s/n de fecha 19 de mayo de 2003, que se destin para pagos de ANDINATEL y para gastos de la Direccin Administrativa; sin embargo hasta el presente no se ha justificado con los documentos que sustenten su egreso. Posterior a la lectura del borrador del informe mediante oficio s/n del 28 de enero del 2005 el funcionario responsable justifica con papeleta de depsito 06666189 del 31 de enero del 2005 por el valor de USD 120,00 en la cuenta corriente 05161347 del Banco del Pacfico que mantiene el Hospital; correspondiente al recibo 1871 de 13 de enero de 2003. Existen otros casos como el crdito 009983 del 5 de marzo de 2002 que se cancel al Administrador de Caja de turno y se emiti el comprobante de ingreso 1751 del 13 de septiembre del 2002 por USD. 430,00, durante el perodo bajo anlisis este valor no fue depositado oportunamente ni acreditado en la respectiva cuenta del paciente. Posteriormente mediante oficio s/n de fecha 4 de mayo de 2004, el Administrador de Caja del perodo actual indica que de la liquidacin de haberes del ex Administrador de Caja se efectu la cancelacin del crdito 009983 con papeleta de depsito 0064737313 del 30 de abril de 2004 por el valor de USD. 430,00. Los hechos sealados incumplen lo dispuesto en las Normas Tcnica de Control Interno Recaudacin y Depsito de los Ingresos 138-02 vigente hasta el 9 de octubre de 2002 y la 230-02 vigente a la fecha, mismas que hacen referencia a que las recaudaciones directas sern depositadas en las cuentas bancarias que corresponda, en el curso del da de recaudacin o mximo el da hbil siguiente; y el Artculo 187 Pago de Obligaciones de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control que dice: Cada entidad y organismo del Gobierno Nacional efectuar el pago de sus propias obligaciones directamente a sus acreedores o servidores por medio de cheques girados..... Las Normas Tcnicas de Control Interno 138-07 Arqueos sorpresivos del efectivo, 138 04 Verificacin de la Recaudacin vigentes hasta el 6 de octubre de 2002; que corresponden a la 230 04 y 230-07 vigentes a la fecha; y el principio de Contabilidad 210-10 Reconocimiento de Transacciones, vigente hasta el 21 de enero de 2001 y que en su parte pertinente manifiestan: ..Todos los fondos y valores en efectivos sern verificados mediante arqueos sorpresivos efectuadas con la frecuencia necesaria para su debido resguardo..., Una persona distinta a los encargados de la recaudacin y de su registro contable, realizar una comprobacin diaria de que los depsitos realizados sean iguales a los valores que consten como recaudados segn la documentacin de respaldo, las transacciones y hechos econmicos, de origen interno o externo, sern reconocidos formalmente registros contables al momento que ocurran haya o no movimiento de dinero. en los

Lo expuesto se presenta por falta de arqueos sorpresivos y permanentes, inexistencia de control contable de los movimiento efectuado al ingresar los valores en efectivo y los egresos por depsitos en el banco; por cuanto solamente se considera la transaccin a partir del depsito en el banco contra el crdito del respectivo paciente o ingresos; situacin que imposibilita determinar posibles faltantes y novedades en recaudacin y depsitos Conclusin Existen perodos en los cuales los recaudadores y administradores de caja captaron recursos en efectivo y no depositaron en forma intacta e inmediata determinndose que se destin para prstamos personales, gastos administrativos lo que no permiti el registro contable conforme indican las disposiciones legales establecidas para Recaudacin y Depsito de los Ingresos y pago de obligaciones. Recomendacin Al Seor Jefe Financiero

9. Designar a un funcionario del rea financiera, para que efecte el control de los ingresos realizados a travs de la seccin de Administracin de Caja, el que verificar diariamente si los depsitos efectuados son iguales a los valores recaudados, de establecerse novedades efectuar un reporte para la toma de decisiones del Jefe Financiero. 10. Dispondr a la persona encargada del control de crditos que registre diariamente los comprobantes que correspondan a cancelaciones directas a travs de caja, conciliando la informacin de los comprobantes de ingreso con los depsitos. 11. Dispondr al Administrador de Caja y a los funcionarios del rea financiera para que se programe mensualmente el pago de servicios bsicos en forma oportuna, compromisos que debern cancelarse con cheques como dispone la ley. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital Quito No. 1 12. Dispondr a los seores: Jefe Financiero, Contador, Administrador de Caja y Recaudadores, a fin de establecer los siguientes controles: Que todas las transacciones realizadas por el Hospital se paguen con cheque; a excepcin de los gastos emergentes y de menor cuanta para los que se ha establecido fondos fijos y rotativos. - El dinero recaudado por ventanilla por los servicios mdicos prestados por esta casa de salud; se depositen en forma integra e intacta en la cuenta bancaria que corresponda en el curso del da de la recaudacin o mximo el da hbil siguiente. - Los ingresos recibidos se depositen en forma intacta, segn se hayan recibido, por tanto queda prohibido cambiar cheques, efectuar pagos o prstamos con los dineros de la recaudacin. Recomendacin Al seor Jefe Financiero 13. En coordinacin con el seor Contador y personal designado para el control de los ingresos, establezcan procedimientos sobre el detalle de la recaudacin en cheques incorporando en los informes de las recaudaciones de caja el detalle de los cheques recibidos por servicios prestados, con los siguientes datos: - Nombre del girador, fecha, nmero de cheque, nmero de cuenta, nombre del banco y valor; adems de referencias personales como direccin y telfono; referencias que servirn para localizar al girador en caso de presentarse problemas de cobro. Recomendacin Al seor Jefe Financiero Dispondr: 14. A un funcionario del rea de contabilidad realice una verificacin diaria de los ingresos y depsitos efectuados a travs de los recaudadores y Administracin de Caja; a fin de determinar que los valores recaudados sean iguales a los depositados, los que dejar constancia en un documento debidamente firmado por los actuantes y avalizado por el Jefe Financiero, ser archivado con los diarios de caja. 15. Al Contador para que realice el registro contable de todos los ingresos del efectivo en el momento que estos ocurran y su movimiento por depsitos en el banco; dejando constancia de las novedades por faltantes aplicando a la respectiva cuenta por cobrar del responsable o de ingresos en el caso de establecerse diferencias en ms. Recomendacin Al Seor Jefe Financiero: 16. Delegar peridicamente a un funcionario del rea financiera, que ser independiente de las funciones de autorizacin, registro y custodia de los fondos, para que realicen arqueos sorpresivos y peridicos de los valores mantenidos en la seccin de Recaudacin de Caja y Administracin de Caja, procedimiento que servir para determinar la existencia fsica de los valores y comprobar la igualdad con los saldos contables. Los resultados establecidos en esta diligencia, se dejar constancia escrita y firmada por las personas que intervengan en la misma. Valores mantenidos en FILANBANCO desde la fecha de su cierre no han sido recuperados por la institucin.

10

El registro contable de la cuenta GASTOS No.542278925-3 de FILANBANCO al 31 de marzo de 2003 refleja un saldo de USD.174.046, 00; valor que se mantiene en los registros desde el mes de julio de 2002; fecha en la que se cerr esta institucin bancaria.; y no ha sido transferido hasta la presente fecha a esta casa de salud, imposibilitando que este importante recurso sea utilizado en la gestin administrativa. Desde el 24 de de junio del 2002 la funcionaria responsable del control de bancos comunic a los jefes financieros de turno que la cuenta corriente 542278925-3 del FILANBANCO, mantiene un saldo al 18 de julio del 2001 segn estado bancario de USD. 173.430,14 y que ha sido acreditado USD 15.000,00 al Banco del Pichincha, Banco asignado por el Estado para la devolucin. Realizado el seguimiento se determina que el saldo al 31 de marzo del 2003; fechas de corte de cuenta, es de USD 174.046,00 valor que se encuentra registrado contablemente. Auditora comunic al seor Director Administrativo del Hospital mediante oficio 2003-052-AI-PN-HQ-XP del 30 de junio de 2003, a fin de que se tomen las medidas correctivas pertinentes sin que hasta la fecha se logre la acreditacin. En oficio s/n del 29 de octubre de 2003, el seor Administrador de Caja del Hospital informa que para la acreditacin de los valores en el Banco del Pichincha se debe actualizar la cuenta, para lo cual entre otros requisitos se requiere los documentos de constitucin del Hospital Quito No. 1. La Norma Tcnica de Control Interno 130-04 Control Interno Concurrente vigente hasta octubre de 2002 y 110-10 que rige actualmente, en sus numerales 4 y 6 expresan: Los niveles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando a un grupo de servidores, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones, con el objeto de asegurar: 4. El aprovechamiento eficiente de los recursos humanos, materiales, tecnolgicos y financieros y 6 Adopcin oportuna de las medidas correctivas necesarias. Posterior a la lectura del borrador del informe el seor Administrador de Caja presenta oficio s/n de fecha 28 de enero de 2005, en el que certifica trmites realizados para la recuperacin de este valor; sin embargo no est ingresado los USD 174.046,00 a la cuenta del Hospital. Conclusin Al no efectuarse oportunamente los trmites ante las instituciones bancarias pertinentes, ha imposibilitado que el Hospital cuente con importantes recursos por el valor de USD 174.046,00 para la utilizacin en su gestin administrativa. Recomendacin El Seor Director Administrativo del Hospital 17. Ser responsable conjuntamente con una Comisin integrada por los seores: Asesor Jurdico, Jefe Financiero, Administrador de Caja y Contador de realizar las gestiones en los organismos pertinentes, tales como: FILANBANCO, AGD, Ministerio de Finanzas u otras dependencias, para la recuperacin de estos fondos y uso en la gestin hospitalaria. Conciliaciones Bancarias de la Cuenta FILANBANCO T no son confiables. Verificadas las conciliaciones bancarias de la cuenta T FILANBANCO y los registros de bancos establecidos por el sistema en el ao 2000, se observa que en varios meses el saldo contable no es igual al saldo conciliado; sin que se haya efectuado los correctivos necesarios en el momento en que se estableci estas deficiencias. Al respecto Auditora solicit justificacin a la funcionaria responsable, recibiendo respuesta en oficio s/n de fecha 28 de abril de 2004 en el que indica que el Sistema Contable Alfa G que se utiliz en el perodo sealado ha perdido informacin importante, lo que no permite imprimir y realizar actualmente la conciliacin y encontrar las diferencias anotadas; por otro lado informa que el sistema no mantena los histricos de las conciliaciones ya realizadas, era muy flexible y daba lugar a cambios realizados por personas que manejaban el sistema, de la misma forma cualquier dato que era registrado no mantena la estabilidad sino que automticamente cambiaban los saldos; motivo por el cual el Departamento Financiero opt por cambiar de sistema. Lo comentado imposibilita a Auditora disponer de informacin sobre las conciliaciones bancarias con los datos histricos para efectuar las reconciliaciones y certificar si las operaciones efectuadas por el rea financiera han sido oportuna y adecuadamente registradas. Al respecto la Norma Tcnica de Control Interno Conciliaciones Bancarias 138-09 vigente hasta octubre de 2002 y 230-09 vigente hasta la fecha en su parte pertinente manifiestan:

11

. El resultado de las conciliaciones servir para asegurar la veracidad de los saldos contables y revelar cualquier error e irregularidad; y Cuando las conciliaciones se efecten en sistemas computarizados, la entidad crear los controles necesarios con el fin de asegurar resultados positivos, la oportunidad con que se realice la conciliacin, ser la base fundamental para el control de las disponibilidades bancarias y la toma de decisiones.

Conclusin El incumplimiento de las normas legales vigentes para la ejecucin de las conciliaciones bancarias; as como la falta de documentacin soporte necesaria e idnea sobre conciliaciones imposibilita disponer de informacin bsica para determinar la veracidad y autenticidad del registro contable de esta cuenta. Recomendacin Al seor Contador General 18. Designar a un funcionario del rea contable no vinculada con la recepcin de fondos, giros y custodia de cheques, depsitos de fondos, y/o registros de operaciones relacionadas; el que deber ejecutar las conciliaciones bancarias dentro de los primeros das de cada mes; a la vez que se asignar a otro funcionario que se encargar de las revisiones. 19. De las novedades establecidas en las conciliaciones bancarias, el Contador efectuar el anlisis y los ajustes necesarios; a fin de tener saldos reales de las disponibilidades bancarias para la toma de decisiones. Personal que maneja recursos y bienes, no es caucionado conforme indica el Reglamento de Cauciones Las plizas de seguro de fidelidad contratadas por el Hospital, no tubo la cobertura suficiente del personal que labora en el rea administrativa y financiera del Hospital como son los casos del Jefe Financiero, Administrador de Caja, Guardalmacn, Bodegueros y otros funcionarios que ejercieron funciones inherentes a estas reas en el perodo bajo anlisis; adems en unos casos como los del personal que ejercieron la funcin de cajero, el valor de la caucin es insuficiente para cubrir el riesgo que ocasiona el manejo de los dineros recaudados. Verificado los Estados Financieros se observan registros de valores a cobrar por faltantes no depositados por los recaudadores de caja y no se evidenci valores ingresados por los siniestros ocurridos. De igual forma existieron perodos que el personal no fue caucionado El Reglamento de Cauciones expedido en Acuerdo 1105, publicado en el Registro Oficial 870 del 9 de julio de 1979, que en su artculo 3 Desempeo de Cauciones, dice: Ninguna persona puede tomar posesin de un cargo sujeto a caucin, y menos desempearlo, mientras no la rinda conforme a la Ley y este Reglamento..... Lo expuesto se presenta debido a que no se ha implantado una Directiva para la aplicacin del Reglamento General, la que debe contemplar los procedimientos de acuerdo a las necesidades y riesgos que se presentan en el manejo de los recursos de la Institucin. Accin tomada por la entidad Mediante oficio 04-2141-DHQ-PN del 30 de septiembre del 2004 el seor Director del Hospital Quito pone en conocimiento del Auditor General que el personal de esta casa de salud se encuentra caucionada desde el 20 de enero del mismo ao de acuerdo a la pliza de fidelidad emitida por COOPSEGUROS S.A. Revisado este documento se determina la inclusin de algunos ex funcionarios que ya no laboran en las unidades administrativas identificadas en la pliza y otros que no constan por los reemplazos del personal, adems las cuantas aseguradas no guarda consistencia con el monto de los recursos pblicos y la liquidez que manejan los servidores. Conclusin El personal que fue asignado para las funciones relacionadas con el manejo de recursos y bienes no fue caucionado conforme a las estipulaciones del Reglamento de Cauciones, observndose que no se ha recuperado valores por las deficiencias y siniestros ocurridos en las recaudaciones de caja. Recomendacin Director Administrativo del Hospital

12

20. Dispondr la conformacin de una comisin que realice un instructivo interno para la determinacin del monto de la caucin del personal que labora en el rea administrativa financiera del Hospital y que maneja recursos o bienes, para ello considerar las funciones y responsabilidades, evaluacin del riesgo y los recursos adicionales que se maneje a la funcin ordinaria del funcionario. En base a ello aplicar lo dispuesto en el Reglamento para registro y control de cauciones, expedido en Acuerdo de la Contralora General del Estado 15-CG. publicado en el Registro Oficial 120 del 8 de Julio del 2003. Para la contratacin de plizas de fidelidad se optar por las blanket o abiertas, y ser administrado por la Jefatura Financiera y Asesora Jurdica de tal forma que ocurrido el siniestro, estas dependencias debern presentar los documentos oportunamente para hacer efectivo el seguro, independientemente de las responsabilidades que posteriormente se determinen. Falta De Seguridades Fsicas En El rea De Recaudacin De Caja Y Custodia De Los Valores Destinados Para El Depsito. Las seguridades fsicas del rea en donde funciona las Recaudaciones de Caja no son adecuadas, observndose que el material de la puerta, ventana y cielo raso son endebles y de fcil acceso al servicio del bao pblico, a ello se complementa la inexistencia de seguridades en la caja fuerte, ya que su clave de acceso no ha variado desde que se inici las operaciones del Hospital, conociendo la misma todos los funcionarios que han laborado en la seccin de caja. Segn el criterio de varios recaudadores, ello ha ocasionado la incursin de personas ajenas al rea y la sustraccin de recursos que en unos casos han sido denunciados verbalmente y ninguna en forma oficial. Al respecto existen oficios del personal de recaudacin dando a conocer en su oportunidad a los directivos del Hospital de esta novedad, sin que ello haya merecido atencin alguna. A lo anteriormente mencionado los funcionarios recaudadores no tienen las seguridades en la transportacin del dinero desde el hospital hasta las instituciones bancarias respectivas; carecen de vehculo oficial y el debido resguardo policial, debiendo cada cajero hacerse responsable personalmente de la seguridad, lo que constituye un riesgo. Al respecto la Norma Tcnica de Control Interno 138-05 Medidas de proteccin de las recaudaciones, expresa: La mxima autoridad de cada entidad pblica y el responsable del rea de recaudaciones adoptarn todas las medidas para resguardar los fondos que se recauden directamente, mientras permanezcan en poder de la entidad y en trnsito para depsito en los bancos... Conclusin La falta de medidas de seguridad en el rea de Recaudacin de Caja constituye un riesgo en la custodia del dinero que permanece en la entidad hasta el depsito en la entidad bancaria. Recomendacin Al Seor Director Administrativo del Hospital Dispondr: 21. Al seor Jefe Financiero: La reubicacin del rea de recaudacin de caja en otro sitio o en su defecto la readecuacin con mayor seguridad y el espacio adecuado para dar agilidad a las tareas administrativas. El mantenimiento permanente de la caja fuerte de seguridad, reprogramando la clave de seguridad de acuerdo al turno del cajero que lo utilice. 22. Al personal de la guardia policial del hospital: Se establezca turnos para custodiar conjuntamente con el cajero la transportacin del dinero que debe ser depositado en los bancos. 23. Al oficial encargado de logstica:

Provea diariamente de un vehculo del Hospital para transportar el dinero, de no existir este, se realice los trmites pertinentes a la Direccin General de Logstica para obtener un vehculo destinado a varios servicios del Hospital. Cheques girados por ms de trece meses no se reingresaron a los registros oportunamente.

13

Verificado los cheques girados pendientes de pago bajo la custodia del Administrador de Caja, se determin que se mantenan en su poder varios por el valor de USD 1.897,48; que se emitieron en el ao 2002, los que corresponden a devoluciones por excesos en descuentos a travs de Procesamiento de Datos, de los cuales USD 138,97 se giraron hace ms de trece meses; y no fueron reingresados oportunamente a los registros contables, incumpliendo lo que dispone el Art. 204 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, Cheques pendientes que expresa: Cualquier cheque girado sobre la cuenta corriente nica del tesoro nacional o sobre la cuenta bancaria de las entidades y organismos del sector pblico, que estuvieren pendientes de cobro por ms de trece meses contados desde la fecha de su libramiento, no ser pagado por los depositarios oficiales. Los valores acumulados de dichos cheques, previa su anulacin, se registrarn como ingresos no especificados. En oficio s/n de fecha 17 de noviembre de 2003 el Administrador de Caja expresa que el motivo para el no cobro de los respectivos cheques, es que los beneficiarios no saben sobre el particular de la devolucin y trabajan en la Institucin Policial en el mbito nacional y otros comprobantes por servicios profesionales no se han acercado a cobrar; situacin que constituye un riesgo para la seguridad de estos recursos. Conclusin Existen cheques girados hace varios meses, de los cuales USD 138,97 se mantienen por ms de trece meses; los que no han sido cobrados por los beneficiarios oportunamente por desconocer la existencia de cheques por devoluciones de descuentos efectuados en ms a travs de Procesamiento de Datos, permaneciendo estos valores en caja un tiempo prologando; situacin que constituye un riesgo; adems de incumplir lo dispuesto en las disposiciones legales vigentes. Recomendacin Al seor Jefe Financiero 24. En coordinacin con el contador proceder a la anulacin de los cheques en circulacin por ms de trece meses y al reingreso correspondiente como ingresos no especificados. Este procedimiento deber realizar en forma regular a fin de evitar mantener en custodia del Administrador de Caja recursos que no tienen fundamento legal. Recomendacin El seor Director Administrativo del Hospital 25. Realizar como procedimiento regular los trmites correspondientes con la Direccin Nacional Financiera y Procesamiento de Datos a fin de que los valores a favor de los miembros policiales que hayan sido descontados en exceso; se transfiera y se deposite directamente en las cuentas individuales de remuneraciones.

Fondos Rotativos son administrados sin aplicar procedimientos establecidos en la Ley El Hospital Quito No.1 a la fecha de nuestro corte de cuenta mantiene nueve Fondos Rotativos, los que fueron creados para atender las necesidades de farmacia, nutricin, proyectos de bodega, laboratorios, aguinaldo navideo, jornadas mdicas, hospitalizacin, mantenimiento y emergencia bancaria que se produjo al cierre de FILANBANCO. Del anlisis a la administracin de estos fondos se determina que varios desembolsos realizados con cargo a estos, por el monto y la necesidad debieron efectuarse con cheque como estipula la Ley; adems, no fueron liquidados oportunamente con la documentacin que justifique sus egresos como los casos que se detalla a continuacin: - En el ao 1999 se cre el Fondo Rotativo para gastos de aguinaldo navideo, en su movimiento se observa incrementos y liquidaciones parciales, mantenindose en poder del custodio por varios meses los saldos en efectivo pendientes por liquidar. El ltimo saldo de USD 314,58 se liquid mediante depsito 00522 del 25 de abril de 2003; luego de transcurridos 38 meses. La situacin indicada gener intereses por USD 690,50. En el transcurso del examen se comunic este resultado al funcionario responsable mediante oficio 2003-078-AI-PN-HQ-XP de fecha 18 de julio de 2003; sin que hasta la fecha de elaboracin del presente informe se haya justificado. El 12 de abril de 2002 se cre un fondo rotativo para gastos de jornadas mdicas de USD 1.200,00; valor que no fue liquidado ni justificado con los documentos de soporte respectivos. En el transcurso del examen se comunic este hecho al funcionario responsable mediante oficios 2003 033 AI-PN-HQ-XP y 2003 097 AI-PN-HQ-XP de fecha 7 de agosto de 2003 y 27 de mayo de 2003. Con oficio No- 013-129-JF DINAPEN, presenta papeletas de depsito 0029327935 del 23 de julio de 2003 por USD 1000,00 y 0051906538 del 30 de julio de 2003 por USD 510,00; valores que corresponden a la reposicin del fondo por USD 1.200,00 e intereses generados por USD 310,00.

14

Mediante comprobante de egreso del 3 de agosto de 2001 se crea un Fondo Rotativo a nombre del Ex Administrador de Caja por USD 23.272,47. En el movimiento de este fondo se verific que el custodio del fondo present documentos justificativos por el valor de USD 13.845,15 quedando un saldo de USD 9.427,32. En el transcurso del examen se verific que con este fondo se pago en efectivo la factura 1548 por el valor de USD 7.521,52 del 31 de julio de 2001 emitida por TECNIESTAMP para la cancelacin del contrato 2001-127-AJ-HQ-PN por adquisicin de productos textiles; determinndose que el acta de entrega de estos bienes se realiz el 31 de julio de 2003; y en oficio 2004-029-LC-HQ-PN de 7 de abril de 2004 emitido por la Coordinadora de Lavandera y Costura, certifica que las telas adquiridas ingresaron a este servicio; quedando pendiente por justificar a la fecha de elaboracin del presente informe el valor de USD 1.905,80. El Fondo de Nutricin se cre en el ao 2001 por el valor de USD 380,00, mismo que tuvo un incremento de USD 70,00. En el perodo sujeto a anlisis se realiz cambios de custodios; sin embargo en el registro contable se halla a nombre del custodio anterior. Verificado el movimiento de este fondo se observa que se repone cada tres das y las liquidaciones generalmente se elaboran a travs de un documento interno denominado Liquidacin de Compras o Servicios; sin adjuntar facturas de proveedores calificados como lo establece el Instructivo para el control del rubro Alimentacin para los Hospitales de la Polica Nacional publicado en la Orden General No. 220 del 17 de noviembre de 1998, que en su parte pertinente dice: A fin de garantizar calidad y precio en los vveres se hace necesario que se realice un proveedores... escogimiento de

El Fondo de Planillas se cre por el valor de USD 1000,00 con la finalidad de devolver las garantas establecidas por diferencias en el depsito y los cobros de planillas de hospitalizacin. Del anlisis a este fondo, se observ que este se repone cada 7 meses mantenindose el dinero en efectivo por un tiempo prolongado, observndose adems que en la reposicin del 2 mayo del 2003 en el Comprobante 5560 del 22 de octubre de 2002 existe un error en pago de USD 18.06; en oficio s/n de fecha 29 de junio de 2004 se informa que este valor fue repuesto en efectivo. Para el manejo de varios fondos se estableci instructivos sobre los procedimientos; en los que se menciona como base legal de creacin al artculo 201 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control que se refiere a Fondos Fijos de Caja Chica; y la Norma Tcnica de Control Interno No.121-06 Fondos Rotativos en Efectivo; reglamentacin que no guarda concordancia con los procedimientos de la creacin de los fondos; en razn de que los montos establecidos para el manejo de estos superan a los que indica la reglamentacin de Caja Chica y existe la prohibicin de crear fondos en efectivo; adems no tiene correspondencia con lo que estipula el artculo 202 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control que tipifica: Las entidades y organismos del sector pblico no sujetos al rgimen de la cuenta corriente nica, pueden establecer cuentas bancarias rotativas con saldos mximos para operaciones descentralizadas .... Por lo expuesto solamente la creacin del fondo de Nutricin concuerda con el numeral 8 del Art. 187 de la Ley Orgnica de0 Administracin Financiera y Control sobre Pago de Obligaciones que expresa: Los destinados a pagos en efectivo por gastos de alimentacin, en la Fuerza Pblica, crceles, hospitales y dems organismos que demanden este servicio, solo en los casos en que no pueda pagarse con cheque directamente a los proveedores. Lo expuesto se presenta por cuanto no se ha realizado un anlisis previo de las necesidades para su creacin as como el seguimiento y control para la liquidacin oportuna. Conclusin Varios de los fondos creados no guardan relacin con la base legal que estuvo vigente, tampoco se realiz un anlisis de las necesidades previo a su creacin y su liquidacin no fue oportuna existiendo valores pendientes de recuperacin as como intereses que estos generaron. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital 26. Dispondr al seor Jefe Financiero para que realice un anlisis de los fondos existentes y se mantengan los estrictamente necesarios, para ello observar lo dispuesto en el Artculo 187 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control que menciona que el pago de las obligaciones se efectuar directamente a sus acreedores o servidores por medio de cheques girados cuando exista una obligacin legalmente exigible. Recomendacin Al seor Jefe Financiero

15

27. Dispondr a los seores custodios de los fondos para que en las liquidaciones efectuadas presenten la documentacin que respalden los egresos como son: facturas, notas de venta con los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturacin y en la Ley de Rgimen Tributario Interno y su Reglamento. Fondo de Caja Chica no dispone de documentacin de respaldo Efectuado el anlisis del Fondo Fijo de Caja Chica de la Direccin Administrativa se verific que en varios comprobantes no se adjunt las facturas y/o notas de venta que sustenten el egreso y se opt por presentar como descargo a los pagos los denominados liquidacin de compra o servicios que son documentos internos que no avalizan las operaciones realizadas, quedando pendiente por justificar USD 1.188,00, de lo cual mediante oficio 2003 069 AI-PN-HQ-XP del 9 de julio de 2003 se comunic esta deficiencia al custodio responsable, sin que hasta la presente fecha justifique. Sobre el tema el Art. 2 del Reglamento de Facturacin publicado mediante Decreto 1011 del 1 de julio de 1999, establece la Obligacin de emisin de comprobantes de Venta; que especfica en el ltimo prrafo: Se exceptan de esta obligacin a las transacciones que se realicen por montos inferiores a diez mil sucres. Y el Art. 32 Emisin de Comprobantes de Venta del Reglamento para la aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario y sus reformas publicado en el Registro Oficial 484 del 31 de diciembre de 2001, expresa: Los sujetos pasivos debern emitir y entregar comprobantes de venta en todas las transferencias de bienes y en la prestacin de servicios que efecten, independientemente de su valor y de los contratos celebrados. Conclusin La falta de aplicacin de lo estipulado en el Reglamento de Facturacin y las disposiciones de la Ley de Rgimen Tributario y su Reglamento, ocasiona que los egresos efectuados con el Fondo de Caja Chica no se hayan justificado en el valor de USD 1.188,00 Recomendacin Al seor Jefe Financiero 28. Instruir a los funcionarios que tengan bajo su responsabilidad la custodia de los Fondos de Caja Chica, para que los gastos que efecten sean respaldados en comprobantes de pago y facturas originales que contengan los requisitos establecidos en el Reglamento de Facturacin, que entre otros son los siguientes: - Nmero de serie y un nmero secuencial, - Nmero de impresin otorgado por el Servicio de Rentas Internas, y - Denominacin del documento (factura o nota de venta), - Nmero de autorizacin de la imprenta o establecimiento grfico, - Nmero de registro nico de contribuyentes, - Nombre y apellidos o razn social del emisor, - Fecha de impresin. Crditos concedidos al personal, no estn en concordancia con la Directiva de Anticipo de Remuneraciones a los Seores Oficiales, Personal de Tropa Empleados Civiles de la Polica Nacional. Mediante Orden General 227 del 27 de noviembre de 1997 se aprob la Directiva para Anticipo de Remuneraciones a los Seores Oficiales, Personal de Tropa y Empleados Civiles de la Polica Nacional, documento en el cual se establece condiciones, obligaciones de las partes, mismas que no han sido observadas como se evidencia en las deficiencias detectadas en el anlisis a los registros de Cuentas por Cobrar, como se demuestra a continuacin: La Segunda disposicin de esta directiva establece: El personal citado podr solicitar como lmite hasta el equivalente a tres remuneraciones mensuales, entendindose como remuneracin todos los ingresos que consten en el clasificador de gastos en el rubro cien. Sin embargo verificados los registros contables, se evidencia una cantidad significativa de funcionarios que superan este lmite. La Cuarta disposicin prev que: El anticipo se descontar mensualmente en partes proporcionales al nmero de meses que reste para terminar el ao y liquidar el presupuesto... Determinndose en el anlisis que:

16

a) Treinta funcionarios cancelaran el crdito en el plazo de uno a dos aos, cuyo monto de crdito asciende a USD 60.397,28 al respecto se verifica que existen casos que sin embargo de mantener saldos anteriores han sido nuevamente objeto de crditos. b) Once funcionarios cancelaran el crdito que asciende a la cantidad de USD 21.501,11 en el plazo de dos a tres aos c) Cuatro funcionarios cancelaran el crdito por USD 11.916,60 en el plazo de tres a cuatro aos d) Posterior al corte de cuenta se establece un crdito concedido cuyo saldo es de USD 7.078,49; y los ltimos abonos son de USD 99,29, estimndose que con este abono la cancelacin sera en el plazo de cinco aos y ms. e) Varias Cuentas por Cobrar que ascienden al valor de USD 13.715,38, no han tenido movimiento en unos casos por ms de dos a tres aos, siendo el crdito ms antiguo el No. 8602 concedido a un miembro policial de servicio pasivo el 23 de abril de 2001 por el valor de USD 1.919,91. f) Crditos que se descuentan en abonos muy nfimos como es el caso del valor de USD 876,18 que se cancela con USD. 4,64 al mes. g) Un crdito cuyo saldo es por el valor de USD 9.467,95; el mismo no tiene movimientos regulares de pagos y la antigedad de saldos es por ms de dos aos. Analizado el movimiento de esta cuenta por el perodo bajo anlisis los crditos concedidos corresponden a medicinas y atencin mdica por USD 7.014,07, por anticipos USD 5.830 y los abonos posteriores USD 3.376,12, de los cuales no se especifica si corresponden al pago de medicinas o a anticipos. Posterior a la lectura del borrador del informe el funcionario responsable en comunicacin s/n del 21 de enero del 2005, presenta documentos que especifican el motivo del crdito que corresponde a enfermedad de familiares. h) En los meses de junio y agosto de 2002, se realiz dos anticipos de sueldo a nombre de una funcionaria del hospital por USD 6.819,93. En oficio s/n de fecha 23 de enero de 2004 la mencionada funcionaria presenta documentacin y explica que este anticipo de sueldo se realiz para pagar el contrato suscrito con la Empresa OTECEL S.A. para la adquisicin de equipos y servicio celular para personal del Hospital, posteriormente se suspendi el servicio por falta de pago. Las partes firmantes del contrato se reunieron y llegaron a un acuerdo de que una persona preste su nombre para que los cheques salgan a nombre de la misma, y de esta manera se faciliten los pagos... e igualmente existi el compromiso del responsable de realizar los descuentos de sueldos de esta casa de salud, de que estos se efecten oportunamente sin embargo se mantiene la deuda. Verificada la documentacin presentada, se observa que la obligacin del crdito corresponde a varios funcionarios del Hospital, dificultndose el abono y cancelacin de esta cuenta. Cabe sealar que la funcionaria dio a conocer este hecho al seor Director Administrativo mediante comunicacin s/n de fecha 12 de enero de 2004, para que se tome las acciones pertinentes Mediante oficio s/n de fecha 18 de mayo de 2004 el encargado del control de esta cuenta, presenta liquidacin con el listado de los usuarios de este servicio; por el valor de USD. 6.805,00. Posterior a la lectura del borrador del informe se presentan oficios s/n de fecha 18 de enero de 2005 y de 21 de enero de 2005 en la que se adjunta el movimiento de esta cuenta observndose que se han realizado abonos parciales por el valor de USD 3.252,72, quedando pendiente por cancelar el valor de USD 3.567,21. Bajo este mismo procedimiento y con el fin de cancelar a la empresa OTECEL S.A. por la adquisicin de equipos celulares para el personal del Hospital se concedi un nuevo crdito el 22 de agosto a nombre de otro funcionario por USD. 728,00, quien mediante oficio S/N del 12 de noviembre del 2004 explica y detalla a Auditora los beneficiarios y seala: ... Debo indicar que no recib el cheque nicamente firm el crdito la persona que realizaba este tipo de trmites es el Sr. CBOP. Jaime Reascos Heredia, quien hasta la presente fecha indica que todava existen saldos por cobrar a dichas personas.. Posterior a la lectura del borrador del informe mediante oficio s/n del 21 de enero de 2005 el funcionario encargado del control de esta cuenta indica los procedimientos realizados para la recuperacin de los USD 728,00, e indica los descuentos realizados a travs de roles de pago a los funcionarios que se beneficiaron del servicio de OTECEL por USD 468,58; quedando pendiente por descontar el valor de USD 261,42. La novena disposicin menciona: ..Al finalizar el ao fiscal, el concepto de Anticipo a las remuneraciones (disposiciones 2 y 3) debern tener como saldo cero.

17

Sin embargo se verifica que existen casos que mantienen saldos anteriores y han sido nuevamente objeto de crditos; y en razn de que los ingresos que percibe el personal no son suficientes para efectuar los abonos conforme indica esta base legal, imposibilita que los crditos se cancelen dentro del plazo sealado, esto es dentro del ao econmico. La dcima primera disposicin prev que: Las unidades policiales ejecutarn estas disposiciones en idntica forma como lo hace la Comandancia General y por ningn motivo concedern o autorizarn anticipos de remuneraciones al personal que no conste en esa unidad. Verificndose que hay ciertos anticipos concedidos a funcionarios que no laboran en esta dependencia. Debido al incumplimiento de las disposiciones citadas ha ocasionado que al 31 de marzo, fecha de corte de cuenta, exista Cuentas por Cobrar al personal por el valor de USD 422.503,91; cuatrocientos veinte y dos mil dlares quinientos tres mil con noventa y un centavos, en los valores sealados se incluyen anticipos de sueldo, crditos por medicinas y hospitalizacin del mencionado personal desglosado de la siguiente forma: - Personal Policial USD 319.639,38 - Personal Civil USD 102.864,53 Suman: USD 422.503,91 Lo expuesto se presenta debido a que las disposiciones emitidas en la Directiva no han sido observadas por los funcionarios que en su oportunidad ejercieron las funciones de control previo y autorizaron al desembolso correspondiente, como establecen la sptima y octava disposicin que en su parte pertinente expresan: Los ordenadores del gasto determinarn la disponibilidad presupuestaria y la capacidad de pago del peticionario previa a la autorizacin del anticipo.., y La octava disposicin en su parte pertinente prev que: .. El Departamento Financiero dar prioridad al descuento de los anticipos que se hayan concedido. El incumplimiento de esta disposicin convierte en responsable de la citada seccin y por esta sancin no se podr dejar de descontar un anticipo o variar las fechas aprobadas para el descuento En la actual administracin se ha incrementado los descuentos pero estos no son suficientes para cumplir con lo previsto en directiva mencionada. Conclusin Los funcionarios que en su oportunidad ejercieron las funciones de control previo y autorizacin al desembolso, no observaron las condiciones y obligaciones establecidas en la Directiva de Anticipo de Remuneraciones referente a los lmites de concesin del anticipo, plazos para el cobro. Concomitantemente a lo sealado los alcances de sueldos no son suficientes para que los funcionarios cancelen los anticipos en el tiempo previsto, estipulndose que con las cuotas de descuentos actuales demorar en algunos casos hasta cinco aos y algunos de ellos se utiliz para otros fines al crdito personal, los que se mantienen impagos. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital Quito Dispondr: 29. Al Seor Jefe Financiero que los crditos concedidos al personal policial, civil y terceros a ttulo de anticipos de sueldos y que se ha concedido al margen de lo dispuesto en la Directiva para anticipos de remuneraciones a los seores Oficiales, personal de tropa y empleados civiles de la Polica Nacional, publicada en Orden General 227 del 27 de noviembre de 1997, proceda a cumplir las disposiciones previstas, consecuentemente gestionar y descontar de las remuneraciones del personal policial, civil y terceros con la urgencia del caso. 30. Al Jefe Financiero establezca una poltica para la recepcin de garantas que eliminen el riesgo de cobro de los crditos concedidos a funcionarios que mantienen crditos por valores altos. 31. De los funcionarios que estn en situacin de transitoria para la salida del servicio activo, se solicitar al seor Presidente de la Cesanta de la Polica Nacional, para que disponga que previamente a la entrega del fondo de Cesanta al miembro de la institucin, se solicite certifique el departamento financiero los valores que este adeuda al Hospital, a fin de que cancele previamente.

18

32. De los funcionarios que han pasado al servicio pasivo, se oficiar al Director del Instituto de Seguridad Polica Nacional, para que procedan a los descuentos de los valores adeudados. 33. Al Contador y Encargado del Control de Crditos, realicen los ajustes y reclasificaciones de cuentas pendientes de cobro, en los casos que amerite, conforme a los informes emitidos por el funcionario responsable para el control de esta cuenta.

No se aplican Medidas de Control para las Operaciones de Crditos No se dispone de un instrumento administrativo legal que contenga los procedimientos y medidas de control aplicables en el proceso de las operaciones administrativas y financieras para la concesin de crditos, por lo que no se tiene parmetros para la fijacin de montos, plazos y garantas; as como procedimientos de registro y control situacin que ocasion deficiencias como: Comprobantes sin la firma del deudor que certifique la aceptacin y conformidad del crdito, errores en registros, duplicidad en valores y omisin en los registros auxiliares del crdito, lo expuesto ocasiona que no se disponga de la documentacin fuente confiable y debidamente legalizada para el registro de estas operaciones y el cobro oportuno de los crditos; como en los casos que se mencionan a continuacin: a) De la muestra sealada, los siguientes crditos no fueron legalizados con la firma del paciente o solicitante. Fecha 02-02-19 9922 02-02-19 9925 02-05-14 10379 02-12-27 12045 03-01-13 12124 03-03-17 12611 Comprobante de Crdito No

b) En oficio de confirmacin de saldos correspondiente a la Circular 2004 002 AIPN- XP-HQ del 14 de enero de 2004, el funcionario remitente indica que por error se registr el crdito No. 11962 del 4 de diciembre de 2002 por USD 800,00, a su nombre, cabe sealar que el documento en mencin no tiene firma de legalizacin del solicitante. Auditora verific posteriormente el movimiento de esta cuenta que actualmente tiene saldo cero. c) En oficio de confirmacin de saldos correspondiente a la circular 2004- 002-AIPN XP-HQ-XP de fecha 29 de enero de 2004, el funcionario remitente expresa su inconformidad por duplicidad en el registro del crdito No. 11802 del 19 de noviembre de 2002 y el No. 11879 del 25 de noviembre de 2002 por el valor de USD 1000,00 respectivamente; el ltimo no tiene firmas de responsabilidad del solicitante y la autorizacin del descuento. En comunicacin s/n de fecha 25 de febrero de 2004, la Auxiliar de Contabilidad certifica el error en la elaboracin del segundo crdito. d) Descuentos realizados en ms a los valores establecidos en crditos por Planillas de Hospitalizacin por USD 3.056,20 y USD 347,51 por Anticipos de sueldos. En oficio 2003-0143-AI-PN-HQ-PN de fecha 21 de noviembre de 2003, dirigido al seor Jefe Financiero, Auditora solicit las causas de estas deficiencias. En comunicacin 2004103-CONT-HQPN de fecha 19 de mayo de 2004, el Contador presenta detalle del anexo del anlisis de la cuenta, establecindose que esta se debe a errores en registros por duplicidad de valores, omisin del registro de los valores deudores o acreedores y/o registros en otras cuentas.

e) No se encuentran registradas contablemente, ni se reflejan en los estados financieros varias cuentas por cobrar de: familiares de los miembros de la institucin, otras unidades policiales y particulares por concepto de hospitalizacin como son los casos siguientes: Factura 009808 de fecha 05 de enero de 2003 por el valor de USD 338,63 correspondiente a la atencin mdica de una persona particular bajo la responsabilidad de un miembro de la institucin en servicio activo. El funcionario responsable en oficio s/n de fecha 27 de febrero de 2004 informa a Auditora, que cancel el 26 de febrero de 2004, indicando que no fue notificado oportunamente el valor de la intervencin por parte del Departamento Financiero para la cancelacin. Factura 109217 de fecha 18 de noviembre del 2000 por el valor de USD 2.870,53 por atencin mdica al padre de un miembro de la institucin. En confirmacin de saldos enviada por Auditora, informa su conformidad con el saldo pero no cancela hasta el presente, ni ha firmado ninguna autorizacin de crdito para el descuento a travs del Departamento de Procesamiento de Datos. Cuentas por Cobrar por atencin a integrantes del Club Deportivo ESPOLI en los aos 1999 y 2002 por el valor de USD 1.395,09. Auditora dio a conocer esta novedad, mediante oficio 2004-194-AI-PN-HQ-XP de fecha 18 de febrero

19

de 2004 dirigida al Presidente del Club Deportivo ESPOLI. En oficio 2004 024-CDE-G del 24 de abril de 2004 el Gerente del Club Deportivo ESPOLI, se compromete a cancelar esta cuenta en el plazo de un mes. Cuentas por Cobrar por atencin a familiares directos de miembros de la institucin en servicio pasivo, por valores pequeos como es el caso de: Resumen de Costo de Hospitalizacin de septiembre de 2002; planillas 9182, de febrero de 2002, 9185 y 9189 de febrero de 2003; no se han tramitado oportunamente el descuento a travs del Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional. Posteriormente mediante oficio s/n de fecha 19 de enero de 2004 la auxiliar de contabilidad solicita al ISSPOL el descuento respectivo. Verificados los valores a cobrar, se determina que no se registran las operaciones que sustentan las obligaciones de cobro a otras unidades de la institucin policial, como es el caso de la Direccin Nacional de Salud, por los gastos realizados en servicios y medicamentos utilizados en Pacientes Donantes, calificados como Ambulatorios en condiciones especiales, segn la resolucin 2 de 28 de marzo de 2002 de la Direccin Nacional de Salud, y los valores acreditados al Hospital por transferencias recibidas para cancelar estas cuentas. Como es el caso de las facturas 119 y 120 del 17 y 28 de febrero de 2003, las que fueron canceladas posteriormente mediante transferencia de fondos al Hospital del 28 de abril de 2003. Otras cuentas por cobrar de personas fallecidas en unos casos de la tercera edad, beneficiarias del montepo y otros familiares directos de miembros de la institucin, de los cuales no se ha ubicado a los familiares y responsables para el pago. f) Crditos pendientes que no se envi al descuento en forma oportuna, remitindose la informacin para el descuento al Departamento de Procesamiento de Datos despus de transcurridos varios meses; situacin que ocurre generalmente con los pacientes que ingresan y son dados de alta los das sbados, domingos y feriados; das en los cuales no existe atencin del Departamento de Admisin y no se liquida planillas por lo que los pagos quedan suspendidas para los das laborables despus de que el paciente haya salido; as como la informacin registrada en documentos no es suficiente, tiene errores en registros, faltando varios datos de identificacin personal del paciente, como nombres y apellidos completos, nmero de cdula de identidad del paciente y responsable, nmero de historia clnica, direccin del domicilio, nmero telefnico, referencias de las personas responsables; lo que dificulta su ubicacin ocasionando el retraso en el cobro en unos casos hasta ms de un ao, como las facturas que se detallan a continuacin: - Factura 000 9187 del 01 de marzo de 2003 por 331,18, se enva al descuento el 18 de diciembre del 2003, luego de transcurridos 9 meses. - Factura 0009182 del 12 de febrero del 2003, se enva al descuento el 18 de diciembre de 2003. - Factura 009188 del 2 de enero de 2003, se enva al descuento el 18 de diciembre de 2003. - Factura 009186 del 21 de noviembre del 2002, se enva al descuento el 18 de diciembre de 2003. - Factura 0009183 del 26 de febrero del 2003, se enva al descuento el 18 de diciembre de 2003. - Planilla Hospitalizacin 6810 del 28 de marzo de 2003, se envo al descuento el 7 de abril de 2003. El artculo 253 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control Control Interno Propio vigente hasta el 11 de junio del 2002 expresa: En cada entidad y organismo del sector pblico es obligatorio el establecimiento de mtodos y procedimientos propios de control interno..., y El artculo 9 de la actual Ley Orgnica de la Contralora General del Estado en vigencia, expresa: El control interno ser responsabilidad de cada institucin del estado y tendr como finalidad primordial crear las condiciones para el ejercicio del control interno Al respecto las Normas Tcnicas de Control Interno 130-03 y 130-04 Control Previo y Control Concurrente; vigentes hasta el 9 de octubre de 2002; que corresponden a la 110-09 Control Interno Previo y 110-10 Control Interno Concurrente, vigentes a la fecha; expresan: La mxima autoridad de cada entidad u organismo establecer los mtodos y medidas que se aplicarn todos los niveles de la organizacin para verificar la propiedad, legalidad y conformidad con las disposiciones legales planes y programas..; y Los nieles de jefatura y otros cargos que tengan bajo su mando un grupo de servidores, establecern y aplicarn mecanismos y procedimientos de supervisin permanente durante la ejecucin de las operaciones. Conclusin La falta de un instructivo que detalle los procedimientos y controles aplicables en el proceso de concesin, registro y cobro de crditos, as como la fijacin de garantas para atencin de pacientes hospitalizados; ocasiona errores y omisin en registros contables, incumplimiento en la legalizacin de crditos, duplicidad de valores, informacin

20

incompleta de los registros personales de pacientes y responsables; situaciones que han ocasionado retrasos en los cobros y riesgos de que las cuentas se transformen en incobrables. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital El seor Director Administrativo dispondr y ser responsable de: 34. La conformacin de una Comisin integrada por el Asesor Jurdico, un delegado de la Jefatura Financiera y un funcionario encargado del control de crdito; que tendr como finalidad normar los procedimientos para la concesin de crditos por hospitalizacin a travs de un instrumento legal; documento que contendr entre otros los siguientes puntos: Requisitos para concesin de crdito, tipo de garanta, montos de los crditos, plazos, niveles de autorizacin, las funciones del personal que participa en la autorizacin y trmites de crditos y otros procedimientos de control para el registro y cobros de las cuentas. 35. La emisin de una circular dirigida a los Jefes y personal de los Departamentos de: Admisin, Emergencia, Financiero y de otros servicios que participan en el trmite de ingreso y altas de pacientes, con la finalidad de que se aplique las siguientes polticas y medidas de control: Para el registro de formularios, fichas y otros documentos que se elaboran en ingresos de pacientes, venta de medicinas y servicios mdicos, se solicitar la cdula de identidad y la credencial del paciente y responsables, a base de estos documentos se llenar los formularios anotando los datos personales en forma correcta y completa en las casillas de nombres y apellidos, Grado, nmero de cdula de identidad, historia clnica, nmeros de telfonos y direcciones domiciliarias actualizadas. Previa a la salida o alta de los pacientes, se cancelar los servicios en efectivo o a travs de la emisin de un crdito de acuerdo a la normativa a realizarse. De establecerse el crdito, los documentos debern ser legalizados y autorizados el descuento a travs del Departamento de Procesamiento de Datos o el Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional. 36. Al Jefe de Personal del Hospital, para que en los fines de semana y feriados, se establezca turnos en los Departamentos que participan en los trmites de ingresos, con la finalidad de que se disponga de todos los documentos necesarios como historias clnicas, fichas mdicas y otros datos informativos para el registro y atencin del paciente; la que sirve de base para la elaboracin oportuna de las planillas de hospitalizacin, previa la salida del paciente. 37. A los Jefes de los departamentos y unidades que intervienen en la dotacin de servicios y medicinas en hospitalizacin, mantengan actualizadas las planillas y facturas de cada paciente, para que se remitan oportunamente a la Jefatura Financiera y se disponga de todas las planillas para la liquidacin de valores previa a la salida del paciente. 38. Al Jefe Financiero para que en coordinacin con el funcionario encargado del control de crditos:

Mantenga un banco de datos de los pacientes que obtienen crditos por hospitalizacin o servicios mdicos, los que servirn para una rpida ubicacin de los deudores. Analizarn peridicamente las cuentas determinando la morosidad, las gestiones de cobro realizadas y la antigedad de los saldos, principalmente de aquellas que no tienen movimiento y pertenecen a personas fallecidas; a fin de encontrar soluciones antes de que se encuentre en perodo de prescripcin. El anlisis ser realizado peridicamente. 39. Al Contador, para que disponga la conciliacin de saldos de las cuentas auxiliares y las del mayor de Cuentas por Cobrar, con el propsito de determinar desviaciones en los saldos, como es el caso saldos negativos o errores de registro, estos sern investigados y analizados, para realizar las acciones correctivas y los ajustes que ameriten. Crditos Pendientes de Cobro de Aos Anteriores Existen crditos pendientes de cobro por ms de cinco aos que no han sido recuperados por la falta de informacin de los deudores, anlisis de la antigedad de saldos y gestiones de cobranzas, lo que dificult el cobro de las cuentas sealadas; como en los casos que se detallan a continuacin. a) Crditos concedidos desde el ao 1995 por USD 4.171.35, que no se han recuperado, de los que no se dispone de informacin suficiente de los deudores tales como: grado policial, nombres y apellidos completos, nmero de cdula de identidad, direccin domiciliaria, informacin que es necesaria para su ubicacin, desconocindose las gestiones realizadas para el cobro.

21

El Contador General del Hospital en oficio 2003-222-CONT-HQ-PN de fecha 8 de diciembre de 2003, indica que los crditos del ao 1995 corresponden a valores dejados por el ex encargado del control de crditos, quin efectuaba este trabajo mediante la utilizacin de tarjetas kardex, funcionario que renunci y no entreg la informacin de este rubro. Adems informa que estas cuentas no reflejan el valor real, en razn de que hay valores cobrados en ms y otros que corresponden a exmenes de ascensos que ya fueron cancelados, sin embargo al pasar los registros por error se duplica el valor del cobro. b) Cuentas por Cobrar Banco Pichincha por USD 188,60, del seguimiento al movimiento de esta cuenta se determina que se inicia antes del ao 1999, dificultndose establecer la fecha en la que se cre y el concepto al que corresponde; por problemas en el acceso a la informacin del sistema contable de aos anteriores, daos en sus archivos y falta de registros contables impresos y magnticos; igualmente no se obtuvo informacin de las gestiones realizadas para el cobro. Adems de lo sealado anteriormente, para las cuentas de dudosa recuperacin la entidad no ha establecido una poltica para provisin de cuentas incobrables o de dudosa recuperacin ni se ha realizado anlisis para la eliminacin de los estados financieros. Sobre la Eliminacin de Saldos no Resueltos la Norma Tcnica de Contabilidad 231-05 vigente hasta el 9 de octubre de 2002 y la actual Norma de Control Interno para Anticipos de Fondos y Cuentas por Cobrar 24003, indican que: Se eliminarn de los registros contables, los saldos de cuentas cuyos activos no se hayan podido identificar, localizar o se hayan mantenido sin solucin durante los cinco aos anteriores, a menos que la ley seale otro plazo. Como documentacin de respaldo se adjuntar detalle de ellos y sus justificativos. La Norma Tcnica de Contabilidad 231-08 Provisin para cuentas y documentos de cobro dudoso vigente hasta octubre de 2002 y la Norma Tcnica de Contabilidad 2.2.12 Cuentas de dudosa Recuperacin vigente a la fecha, establecen el criterio contable para la determinacin y aplicacin de provisiones en carteras de dudosa recuperacin. Conclusin La falta de informacin de los deudores, anlisis de la antigedad de saldos y gestiones de cobranzas ocasion crditos pendientes de cobro por ms de cinco aos que no han sido recuperados oportunamente. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital: Dispondr: 40. Al seor Jefe Financiero para que en coordinacin con el funcionario encargado del control, registros y descuentos de crditos realice: - Un anlisis de estas cuentas verificando la posibilidad de cobro de las mismas, determinando las cuentas que sean cobrables. De las que no sea posible su cobro, se aplicar lo dispuesto en la Norma Tcnica de Control Interno Eliminacin de Saldos Presente informes semestrales de los crditos de dudoso cobro especificando en forma detallada los conceptos, valores a cobrar y las gestiones realizadas para hacerlos efectivo antes de que opere la caducidad o prescripcin de la accin legal. 41. Al seor Jefe Financiero para que conjuntamente con el seor Contador, previo un anlisis y expectativas reales de cobro de cuentas por cobrar, al trmino de cada ejercicio se crear una provisin equivalente al 10% de los saldos pendientes de dudosa recuperacin; para que luego del anlisis, una vez autorizados la prescripcin, condonacin o baja de las cuentas no recuperables, se aplique a la provisin acumulada, como lo establecen las Normas Tcnicas de Contabilidad. Otras Cuentas por Cobrar no recuperadas oportunamente Existen otras cuentas que no han sido recuperadas como los casos que se menciona a continuacin: Crditos concedidos a Comandos y Unidades Policiales por USD. 213.824.14 entre la que resalta la Direccin Financiera de la Comandancia General por USD. 213.577.87, en esta cuenta se registran los valores correspondientes a roles de descuentos mensuales a travs de Procesamiento de Datos correspondiente a los aos 2001, 2002 y 2003 los que no han sido transferidos oportunamente al Hospital.

22

Mediante oficio 160-2003-AI-PN-HQ-XP del 11 de diciembre de 2003 Auditora solicit informacin sobre el movimiento de esta cuenta, informndonos en oficio 2004-024-CONT-HQUPN de fecha 28 de enero del 2004 que estos valores fueron depositados posteriormente a la fecha de corte de nuestro examen, en los meses de abril y mayo de 2003 por el valor de USD 206.385,49; observndose que hay una diferencia por cobrar que corresponde a un depsito mal contabilizado registrado en la cuenta Fondos de Terceros por USD 5.670,64 en marzo de 2001. Y la suma de USD 1.521,74 registrado como descuentos del Personal de Auditora por el ao 2001. Posteriormente en oficio 2003-007-BTAI-JFHQ del 30 de enero del 2004, Contabilidad remite el movimiento del valor de USD 1.521, 74, correspondiente a descuentos del Personal de Auditora, observndose que la cantidad de USD. 378,26 estn mal registradas; quedando pendiente el valor por cobrar por descuentos del Personal de Auditora a la Comandancia de Polica, el valor de USD 1.143, 48 Cuentas por Cobrar a nombre del FILANBANCO por USD. 1.422,61 y que corresponde a una nota de dbito efectuada en julio de 2001, en el estado de cuenta consta como transferencia a otros bancos; sin embargo no hay la documentacin de respaldo que justifique el egreso o transferencia a una cuenta de la institucin. En oficio s/n de fecha 8 de agosto de 2002, la Auxiliar de Contabilidad, encargada del control de la cuenta bancos, da a conocer al seor Jefe Financiero de turno despus de transcurrido ms de un ao Mediante oficios 217 AI- PN HQ XP y 220 AI-PN-HQ-XP de 6 de mayo de 2004, se comunic este hecho a los seores Jefe Financiero y Administrador de Caja del perodo justifique el motivo de la transferencia. El Jefe Financiero en oficio 2004/105/JF/DGL/PN del 20 de mayo de 2004; informa que no se le ha dado a conocer ninguna novedad al respecto, consecuentemente se mantiene sin justificacin. ANDINATEL, en los registros consta el valor de USD 301,41 desde junio de 2002, que corresponden a valores cancelados por error en comprobantes de egreso 47696 y cheque 15283 del 17 de julio de 2002 por el valor de USD 80,26; adems del comprobante de egreso 47328 y cheque 14870 del 20 de junio del 2002 por USD 221,15; desconocindose los trmites realizados para la devolucin. Sobre el tema la Norma Tcnica de Control Interno 110-03 Contenido, Flujo y Calidad de la Informacin, indica que: El sistema de informacin se disear atendiendo a la estrategia y al programa de operaciones de la entidad, el mismo que servir para los siguientes propsitos a) Tomar decisiones anticipadas, impulsar y corregir eventuales problemas en todos los niveles. .. El Principio General 2.2.18 de la Normativa del Sistema de Administracin Financiera, expresa: ... No se anticiparn o postergarn las anotaciones, ni se contabilizarn en cuentas diferentes a las establecidas en el Catlogo Conclusin La falta de oportunidad en la informacin, errores en registros no permite obtener datos reales para la toma de decisiones y efectuar gestiones administrativas por parte de quienes han sido asignados al cumplimiento de determinadas funciones y que permita recuperar valores adeudados a la institucin. Recomendacin Al seor Jefe Financiero 42. Realizar los trmites ante el Director Tcnico Financiero de la Comandancia General de Polica, para que los valores descontados a travs de Procesamiento de Datos y que se encuentran retenidos en la Comandancia General como Fondos de Terceros del Hospital Quito sean transferidos oportunamente a esta casa de salud. 43. Dispondr al seor Contador, efecte el ajuste a la CUENTA POR COBRAR DIRECCION FINANCIERA DE LA COMANDANCIA, acreditando los valores de USD 5.670,64, y USD 378,26; mismos que no se encuentran registrados; a fin de que se presente razonablemente los saldos. 44. Nombrar una comisin conformada por personal del rea financiera para que se encargue de gestionar inmediatamente los cobros a los Comandos y Unidades Policiales, Instituciones bancarias y ANDINATEL. Pagos efectuados por el Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional, por descuentos efectuados al Personal Policial no son registrados contablemente. Los Estados Financieros revelan un valor de cheques protestados de USD corresponden a valores registrados desde el ao 1996. 783,18, de los cuales USD 248.95

23

Mediante oficios 2003 138 AI PN HQ- XP, 2003 161 AI PN HQ XP y 2003-0239-AI-PN HQ XP del 17 de noviembre, 11 de diciembre de 2003 y 8 de junio de 2004, Auditora solicit informacin sobre esta cuenta, verificndose que el Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional cancela al Hospital Quito No.1 los descuentos efectuados al personal de servicio pasivo que recibi atencin mdica dentro de los cuales se encuentran incluidos los valores correspondientes al cheque protestado por el valor de USD 248.95; sin embargo este cobro no se halla registrado contablemente. El pago que realiz el ISSPOL lo efectu mediante comprobantes de egreso AD001193 y AD001468 del 1 de octubre de 2002 y 29 de noviembre de 2002 que corresponden a los cheques 10175 y 10627 de PRODUBANCO por los valores de USD 743,47 y 576,79 respectivamente. Cheques que fueron indebidamente cambiados por efectivo en caja y del valor total se cancel USD 473,77 de varias planillas, segn la documentacin presentada. La cancelacin efectuada por el ISSPOL al Hospital Quito No. 1, asciende al valor de USD 1.320,26, de los cuales no se ubic en el archivo los documentos que sustenten el cobro de USD 837,49; por lo que Auditora comunic a los funcionarios responsables mediante oficios 2004-246 AI- PN HQ- XP del 2 de julio de 2004 y 2004 250 AI- PN HQ XP del 6 de julio de 2004. En el transcurso del examen se present documentos justificativos que se generaron con posterioridad tales como: depsitos 065631307 y 00552 104197 del 2 y 26 de agosto del 2004 por USD 438,32 y USD 341, 63 respectivamente y autorizacin de crdito nmero 15992 del 5 de agosto de 2004, para ser descontado a travs de roles de pago por el valor de USD 116,90; justificndose el valor de los USD 837,49 ms los intereses generados por el valor de USD 188,83. Hechos que se producen porque varios crditos se han omitido del registro al momento en que surge el compromiso de cobro de los servicios prestados por esta casa de salud, as como el de los cobros que acrediten la cancelacin de los crditos de los usuarios en el instante en que ingresan los valores cancelados por el Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional; contabilizndose estos valores simplemente como otros ingresos de operacin cuando ingresa el efectivo de estos valores. La situacin expuesta no permite mantener un control de los crditos concedidos al personal de servicio pasivo y los cobros efectuados, incumpliendo lo dispuesto en el Principio de Contabilidad nmero 210-10 Reconocimiento de Transacciones vigente hasta enero de 2001 y el Principio General nmero 2.2.1.8 Perodo de Contabilizacin de la Normativa del Sistema de Administracin Financiera publicado en el Registro Oficial 249 del 22 de enero de 2001 Conclusin Existen pagos efectuados por el Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional por descuentos efectuados al Personal Policial, los que no son registrados contablemente en el Hospital; determinndose que en el momento en que ocurre el compromiso del cobro por prestacin del servicio no se registra el crdito al igual que en el instante de la cancelacin, contabilizndose solamente como otros ingresos de operacin; situacin que no permite mantener el control de los derechos de cobro que tiene el Hospital por personal de servicio pasivo. Recomendacin Al seor Jefe Financiero 45. Dispondr al personal encargado de la elaboracin de planillas del Hospital, para que reporte a Contabilidad el resumen de los crditos, una vez que los pacientes hayan sido dados de alta y no hayan cancelado el valor total del servicio; a fin de que el derecho de cobro quede registrado en la fecha en que ocurre de acuerdo con las disposiciones legales y prcticas comerciales de general aceptacin en el pas. Al Administrador de Caja 46. Elaborar un comprobante de ingreso de los valores recibidos por cobros en efectivo o en cheques correspondientes a crditos por servicios hospitalarios; as como los valores descontados por este concepto a travs del Instituto de Seguridad Social de la Polica Nacional u otras dependencias policiales; documento en el que se har constar el detalle de los deudores y el valor que debe acreditarse. Los comprobantes sealados debern trasladarse inmediatamente a contabilidad para la verificacin de control previo y su contabilizacin. Duplicidad en pago de bonificaciones por ascensos Mediante comprobante de egreso 46394 del 26 de marzo del 2002 se realiza el pago de bonificaciones por ascensos a varios policas por USD 6. 990,00; en el que incluye el pago a dos funcionarios de la Institucin mediante cheques 006916 y 6917 por USD 1.527,81 y USD 1.523,04 respectivamente. Posteriormente y en forma duplicada el 6 de septiembre del 2002 con comprobante de egreso 48281 se realiza el pago nuevamente a los mismos funcionarios por este concepto, mediante cheques 15932 y 15933 por USD 1.527,81

24

y USD 1.523,04, lo que fue comunicado por Auditora a los funcionarios responsables con oficio 2004-195-AI-PN-HQXP del 2 de marzo de 2004, obteniendo repuesta de uno de ellos en oficio s/n de fecha 26 de enero del 2004 y depsito en la cuenta corriente 05161347 del Hospital Quito de la Polica Nacional por USD 1.523,04, quedando pendiente por justificar el valor de USD 1.527,81, ms los intereses que se generen. Lo citado se debe a que no se han aplicado las Normas Tcnicas de Control Interno 130 03 Control Interno Previo, 130-04 Control Interno Concurrente y 138-10 Control Previo al Pago vigentes hasta el 6 de octubre de 2002, adems de las Normas de Control Interno 110-09 Control Interno Previo y 110-10 Control Interno Concurrente vigentes a la fecha. Conclusin La falta de aplicacin de las Normas de Tcnicas de Control Interno Previo y Concurrente ha ocasionado que no se observen los procedimientos previos al pago de las obligaciones y los documentos de respaldo suficiente ocasionando duplicidad en el pago por USD 3.050,85, de los cuales se justific mediante depsito el valor de USD 1.523,04, quedando pendiente por justificar el valor de USD 1.527,81, ms los intereses que se generen. Recomendacin Al Seor Contador General del Hospital 47. Al Seor Contador General del Hospital, efectuar procedimientos de supervisin permanente al personal que labora en el rea contable durante la ejecucin de las operaciones administrativas y financieras; a fin de que las transacciones de pago e ingresos se efecten aplicando las disposiciones legales, reglamentarias y normativas vigentes. De existir novedades tomar las acciones correctivas de lo cual dejar constancia en los informes a sus superiores. Inoportuna cancelacin de planillas al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, gener intereses por mora Los Aportes Personales y Patronales del mes de febrero de 2001, se pagaron el 30 de marzo de 2001, a pesar de que el plazo es hasta el 15 del mes subsiguiente; por lo que se incurri en mora patronal; ocasionando que por la atencin a una funcionaria de esta casa de salud en el Hospital Carlos Andrade Marn, por parto normal; en las fechas del 27 al 30 de abril de 2001 se incurra en Responsabilidad Patronal y se emita una glosa por la factura al cobro 115 del 15 de abril del 2002 por USD 406,48. La situacin expuesta se basa en la Resolucin CI: 010 emitida por la Comisin Interventora del IESS del 8 de diciembre de 1998, en el Art. 4 Literal a) manifiesta: Uno o varios de los seis meses de aportacin inmediatamente anteriores al parto hubieren sido cancelados extemporneamente... sern considerados para determinacin de Responsabilidad Patronal y con el 100% de cargo por sancin econmica... El pago de esta obligacin, se efectu mediante comprobante de egreso 50406 del 31 de marzo de 2003 por el valor de USD 564,74, en el que incluye el valor del servicio ms los intereses respectivos. Cabe sealar que en los registros contables del Hospital Quito No. 1, este valor consta como una Cuenta por Cobrar a nombre del Ex Jefe Financiero, que acto en el perodo que sucedi este hecho. La situacin expuesta se debe a que no se prepar oportunamente en el Departamento Contable las planillas para el pago; sin observar lo dispuesto en la Norma Tcnica de Control Interno No. 130-02 Actitud hacia el Control Interno vigente hasta octubre de 2002 y No. 110-08 vigente a la fecha que en su parte pertinente expresa:

...La estructura orgnica funcional incorporar los componentes de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas... Conclusin La falta de pago oportuno de las planillas del Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social ocasion retraso en el pago de aportes del mes de febrero de 2001 y que se apliquen sanciones basadas en la Resolucin CI: 010 emitida por la Comisin Interventora lo que constituye un perjuicio econmico para la institucin por USD 564,74. Recomendacin Al seor Jefe Financiero

25

48. En coordinacin con el seor Contador vigilarn que las obligaciones patronales se cumplan en los plazos que estipula la Ley y en caso de contingencias se responsabilice a los funcionarios responsables, para ello adems de contabilizar realizarn los trmites internos para su recuperacin Cuentas por cobrar del Impuesto al Valor Agregado no se han recuperado dentro del plazo establecido por la ley. El Estado de Situacin Financiera al 31 de marzo de 2003, establece como Cuentas por Cobrar al Ministerio de Finanzas, el valor de USD 1004.784,30, que corresponde al Impuesto al Valor Agregado; IVA, que el Hospital pag en la adquisicin de bienes y servicios y que el Servicio de Rentas Internas debi haber devuelto, si en su oportunidad quienes estaban obligados por el cumplimiento de sus funciones, hubieran presentado oportuna y formalmente las declaraciones acompaadas por las facturas en la forma prevista en la Ley y Reglamento pertinentes, mismo que se ha acumulado desde el ao 1999, como se demuestra en los registros contables. Segn los documentos para las devoluciones del IVA estas demuestran que han sido enviados con retraso de hasta nueve meses y tampoco se dispuso de una persona exclusiva y especializada en tributacin para esta tarea En el transcurso del examen Auditora mediante oficio nmero 2003 158 AIPN - HQ-XP del 10 de diciembre del 2003, dio a conocer esta deficiencia al seor Director Administrativo con las respectivas recomendaciones, a fin de que tomen las acciones correctivas tendientes a recuperar estos valores, sin embargo estas no fueron acogidas. Posteriormente en oficio 04-174-CONT-HQPN del 18 de agosto del 2004 emitido por el Contador General del Hospital, se adjunta documentos que sustentan los trmites realizados por los funcionarios de la entidad para la recuperacin de los valores del Impuesto al valor Agregado (IVA); determinndose que solamente se present ante el Servicio de Rentas Internas, facturas por USD 497.853,89; dejando al margen los trmites de devolucin por el valor de USD 506.930,41. Sobre los USD 506.930,41 que corresponden a valores no presentados para su devolucin, se ha omitido la presentacin de las declaraciones sustitutivas por retenciones del IVA, como lo establece el Art. 149 del Reglamento de Aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario Interno; obligacin que caera en caducidad en seis aos segn lo establece el literal 2) del Art. 94 del Cdigo Tributario, es decir en el ao 2005. De los USD 497.256,51 presentado ante el Servicio de Rentas Internas, este organismo reconoci para la devolucin mediante resoluciones emitidas USD 192.333.75; y sobre la diferencia de USD 305.519,34; la entidad no ha realizado gestiones para su recuperacin mediante el recurso de revisin; situacin que ocasion que el derecho de solicitar estos valores correspondientes entre los aos 1999 y 2001 se encuentre en caducidad, conforme indica el numeral 1) del Art. 94 del Cdigo Tributario, que faculta a la Administracin para determinar la obligacin tributaria en el plazo de tres aos, contados desde la fecha de la declaracin, en los tributos que la Ley exija determinacin por el sujeto pasivo. Del valor presentado el Servicio de Renta Internas reconoce solamente USD 192.333,75 sin embargo de estas resoluciones, se evidencia el ingreso a la institucin por depsitos y notas de crdito de USD 139.151,99 hasta el 31 de marzo de 2003, quedando pendiente por recuperar USD 53.181,76. Por otra parte, no se ha efectuado conciliaciones de la informacin que generan los registros contables del mayor general de esta cuenta con los registros y documentos que controla la funcionaria encargada del proceso de recuperacin de los valores del IVA, mismos que se encuentran constituidos por declaraciones y solicitudes para devolucin del IVA, devoluciones del IVA recibidas por la institucin a travs de depsitos y notas de crdito, lo que imposibilita determinar errores y omisin de registros; de tal forma que en el registro contable de esta cuenta se omite el registro de las devoluciones a travs de depsitos y notas de crdito que recibe la institucin del Servicio de Rentas Internas, SRI, por la suma de USD 139.151,99 Los hechos sealados han dado lugar a que de las Cuentas por Cobrar al Ministerio de Finanzas, por devoluciones del IVA al 31 de marzo de 2003, por el valor de USD 1004.784,30, solo se recupere USD 139.151,99 dejando de percibir el Hospital por este concepto el valor de USD 865.632,31, incumpliendo lo dispuesto en el Art. 69 B de la Ley de Rgimen Tributario Interno y el Art. 149 del Reglamento para la aplicacin de la Ley de Rgimen Tributario y sus reformas, publicado en el Registro Oficial No. 484 del 31 de diciembre de 2001 Devolucin del impuesto al valor agregado a las instituciones del Sector Pblico. Varias de las causas para las deficiencias anotadas se indican en las Resoluciones emitidas por el Servicio de Rentas Internas y en oficios internos tales como: Oficios 2004 130 CONT HQ- PN del 23 de junio del 2004 y 01-0055 CONT HQ del 19 de julio del 2001 emitido por el Contador General del Hospital y encargada de impuestos en los que se concluyen: - El procedimiento adoptado para la legalizacin y pago resulta demasiado extenso, lo que ocasiona demoras que no permiten cumplir con las disposiciones tributarias y dems normativa legal,

26

- La legalizacin con la firma y sello del acta entrega recepcin por parte del Proveedor no se la efecta el mismo da en que es recibida la factura en bodega, en razn de quien entrega los productos no es el proveedor, sino los conductores, mensajeros o encargados de la entrega, los mismos que no estn acreditados para legalizar el acta, situacin que ocasiona el desfase entre la fecha de la factura y el registro contable, porque mientras en bodega consta el ingreso en la fecha de la factura, contablemente se registra con das o meses de retraso, lo que es detectado por el Servicio de Rentas Internas, ocasionando que se niegue la devolucin del impuesto al valor agregado de esas facturas, - La institucin en algunos casos realiza registros contables, retenciones en la fuente y cheques respaldndose en las cotizaciones especialmente cuando los proveedores o requerimientos no son habituales, con la fecha del da, pero la transaccin realmente se efecta con fecha posterior, por tanto las facturas tienen una fecha distinta, como en las facturas de PETROCOMERCIAL, ANDINATEL y las que realiza el Servicio Social; por tanto al tener la factura fecha posterior al registro contable y retencin en fuente, es rechazada por el Servicio de Rentas Internas, negndose al derecho de la devolucin del IVA, Adicional de lo indicado, la falta de conocimiento del personal encargado de la recepcin de facturas no permiti en muchos casos la revisin de los requisitos establecidos en la ley de facturacin tales como: RUC de la institucin y proveedor, tachones, enmendaduras, ilegibilidad de documentos, desglose del IVA, fecha de emisin, fecha de caducidad, fecha de autorizacin de impresin, causas que son tomadas por el Servicio de Rentas Internas para negar la devolucin del IVA. Criterios de los funcionarios Posterior a la fecha de lectura del borrador del informe los funcionarios que intervinieron en la gestin administrativa, presentan varios documentos: El ex Jefe Financiero de turno en varias comunicaciones que se detallan a continuacin: solicita y dispone los trmites referentes al Impuesto al Valor Agregado IVA. - En oficio 248 JF HQ del 4 de julio de 2001 dirigido al seor Director Administrativo pide se designe a una persona exclusiva para efectuar las funciones relacionadas con el trmite del Impuesto al Valor Agregado. IVA. - En Memorando 2002 003JF-HQPN de 3 de enero de 2002 dirigido a la Encargada del Sistema de Informacin Tributaria, C.O.A. (Confrontacin de Operaciones Autodeclaradas), indica: Con el fin de evitar el pago de multas por no presentacin oportuna de la informacin referente a devolucin de valores IVA, la misma se est presentando en forma parcial. Le recuerdo su responsabilidad de efectuar en forma completa y conciliada con el sistema de Contabilidad, para lo cual se servir presentar oportunamente la informacin sustitutiva pertinente. - En Memorando 2002 032 JF HQPN del 11 de enero de 2002, dispone al Contador: En coordinacin con la Sra. Encargada del Sistema C.O.A., srvase efectuar los trmites pertinentes para el cobro de los valores IVA no devueltos por el SRI, al mes de septiembre de 2001 La Encargada de realizar funciones referentes al IVA en oficio s/n de fecha 20 de enero de 2005, seala entre otros puntos lo siguiente: En octubre del ao 2001, fui designada a realizar las funciones referentes al IVA, sin que exista una capacitacin o por lo menos una explicacin de los procedimientos, ni manera de cmo se deba efectuar esta tarea, sin embargo a cuenta propia proced a averiguar las gestiones a realizarse En conclusin debo indicar que han existido varias causas para que no se haya recuperado eficientemente estos valores sin embargo debo manifestar que se ha realizado las gestiones pertinentes y se ha logrado recuperar en parte estos valores, quedando pendiente varios trmites por realizar, por cuanto manifiesto de la manera ms comedida, la necesidad de sugerir la contratacin de un especialista en tributacin por lo menos un tiempo determinado de tal manera que constituya una herramienta de ayuda, hasta que la persona encargada pueda conocer completamente las gestiones, y mejorar as los procedimientos. El Contador en varias comunicaciones solicita se implemente procedimientos referentes al Impuesto al Valor Agregado IVA, as: - En oficio 00-022-CONT HQ del 18 de abril del 2000 dirigido al seor Jefe Financiero de turno seala: he solicitado verbalmente que la elaboracin de comprobantes y cheques lo realice una sola persona, a fin de evitar las continuas fallas que por mala voluntad, descuido o negligencia o cometen los diferentes funcionarios que se turnan en esta labor sin asumir ninguna responsabilidad. Estos errores implican: ..Dificultades en la revisin de retenciones

27

en la fuente que causa demoras en la entrega de informacin para pagos al Ministerio de Finanzas como restitucin de valores IVA pagados - En oficio 00-071-CONT-HQ del 24 de octubre del 2000 remitida al Jefe Financiero de turno indica: .se digne disponer que las preformas que se obtengan para adquisiciones de bienes y servicios sean de Casas Comerciales debidamente calificadas y canalizadas a travs del Departamento respectivo con la firma de responsabilidad, las mismas que tendrn las siguientes caractersticas: . 1.- Direccin domiciliaria y telfono para verificacin, 2.- RUC autorizado por el Servicio de Rentas Internas, a fin de evitar inconvenientes posteriores especialmente para recuperar los valores IVA. Pagados por esta casa de Salud. Me permito adicionalmente pedir que estos requisitos sean verificados por el Administrador de Caja, en las facturas que recibe antes de realizar el pago, cuando se ha elaborado el cheque con las proformas - En oficio 00- 0065 CONT-HQ del 13 de septiembre del 2000, remitida al Jefe Financiero expone: de conformidad con lo establecido por el Servicio de Rentas Internas del Ministerio de Finanzas, las facturas con IVA pagado por est Casa de Salud para el trmite de devolucin de estos valores se debe presentar oportunamente, esto es mximo hasta el 18 de cada mes, caso contrario graban intereses por cada da de retraso. La presentacin de la informacin se debe hacer obligatoriamente conforme al programa sistematizado del COA, debiendo obtenerse primeramente el nuevo nmero del RUC y posteriormente registrar los datos del proveedor, facturas y retenciones efectuadas. Por lo antes expuesto solicito muy comedidamente se digne dispone quer una persona se encargue exclusivamente de la preparacin de esta informacin a fin de evitar retrasos que nos ocasionaran las mencionadas multas, en razn de que esta informacin no ha sido presentada desde el mes de abril del presente ao - En oficio 2002 034 CONT- HQ del 17 de abril del 2002 enviado al seor Jefe Financiero expone polticas y procedimientos que deben aplicarse para que la informacin pueda ser procesada y entregada oportunamente en el Servicio de Rentas Internas. En oficio 2002 054 - CONT -HQ del 7 de octubre del 2002 remitida al seor Jefe Financiero expresa: La informacin requerida por el SRI se relaciona con las retenciones efectuadas por concepto de Impuesto a la Renta a los proveedores durante los perodos 2000, 2001 y 2002 debe ser presentada segn la ficha tcnica. La presentacin tarda, con errores o no presentacin ser sujeta a sanciones, por tal razn solicito muy comedidamente se digne disponer a quien corresponda la preparacin de esta informacin y la presentacin al organismo solicitante, a fin de evitar el pago de multas, intereses y sanciones

Conclusin El desconocimiento de las disposiciones legales en materia tributaria de parte de las personas encargadas de recibir facturas y de las autoridades de la institucin no ha permitido establecer procedimientos claros que permitan que la documentacin sea legalizada y registrada oportunamente y as cumplir con la norma legal vigente para la recuperacin de Cuentas por cobrar IVA dentro del plazo establecido por la ley, hecho que origin que al 31 de marzo de 2003 el registro contable de esta cuenta presente un valor de USD 1004.784,30, verificndose que solamente se recuper el valor de USD 139.151,99 por depsitos y notas de crdito correspondientes al perodo sealado, quedando pendiente por recuperar USD 865.632,31, incumpliendo lo dispuesto en la Ley de Rgimen Tributario y su Reglamento, y otra normatividad tributaria. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital Quito No.1 49. De conformidad a lo dispuesto en el numeral d) y h) del artculo 77 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado es de su obligacin cumplir y hacer cumplir las disposiciones legales y reglamentarias; en consecuencia dispondr:

28

- La contratacin de un profesional especialista en tributacin, a fin de que realice los trmites ante el Servicio de Rentas Internas que facilite la recuperacin de estos importantes recursos financieros necesarios para la gestin del Hospital, de lo cual ser responsable de vigilar el trmite y recuperacin de estos valores. 50. Al seor Contador de la entidad y a la persona responsable del control de esta cuenta, de conformidad a lo que dispone el Art. 98 de la Ley de Rgimen Tributario Interno colaboren con el profesional especialista en el rea de tributacin contratado para llevar a cabo el trmite de recuperacin de los valores, as como efectuar controles peridicos de los registros a travs de las respectivas conciliaciones con los documentos que se generan por declaraciones y solicitudes de devolucin del IVA al Servicio de Rentas Internas, valores recibidos por este concepto en depsitos o notas de crdito. 51. Al Jefe de Personal para que en coordinacin con el Jefe Financiero, programen cursos y seminarios de capacitacin para instruir al personal del rea financiera y del hospital en general, que participa en los procedimientos de recepcin de facturas a fin de darles a conocer los requisitos que deben contener las facturas de acuerdo a lo establecido en el Reglamento de Facturacin y los problemas que causa la inobservancia de esta ley. 52. Al seor Jefe Financiero para que en coordinacin con el Contador establezcan los procedimientos necesarios para que la documentacin sea presentada al Servicio de Rentas Internas en los plazos sealados. 53. Al Jefe Financiero para que en coordinacin con el Contador y el funcionario especialista en tributacin contratado por la institucin para la presentacin de las respectivas declaraciones sustitutivas por retencin del Impuesto al Valor Agregado, para incorporar las facturas no incluidas en la primera solicitud. 54. Designar a un funcionario, para que se responsabilice exclusivamente del control y archivo, al que se le remitir toda la documentacin previamente a la ejecucin del control previo y registros, quien se encargar de mantener un registro de las novedades y entrega - recepcin de los documentos solicitados por funcionarios de la entidad. 55. Al Jefe financiero dispondr a la funcionaria encargada del control y trmite de la recuperacin del Impuesto al Valor Agregado del Hospital Quito, realice mensualmente las conciliaciones con la seccin de contabilidad y dar las facilidades para que estas obligaciones tributarias sean cumplidas en los plazos previstos en la Ley de Rgimen Tributario Interno. Determinadas Operaciones administrativas y financieras no se canalizan a travs de la unidad financiera El rea administrativa y financiera del Hospital no intervienen en los procesos de autorizacin, control previo y concurrente de las adquisiciones y distribucin de las vacunas que son administrados por el rea de Pediatra, para ello contaron con la autorizacin del seor Director Administrativo concedida mediante oficio 1641 DHQ del 23 de agosto del 2000, lo que permiti que independientemente realice actividades obviando procedimientos que son necesarias para el control administrativo y financiero, como son: a) Las Recaudaciones de los ingresos del servicio de vacunacin, b) Pagos en efectivo a las empresas proveedoras de los productos en consignacin lo realiza directamente, c) Omite la elaboracin comprobantes de egreso y cheque de los pagos efectuados, consecuentemente no existe evidencia documentada de las operaciones, d) Se tramita directamente a los laboratorios que suministran las vacunas en consignacin la necesidad de provisin. En este procedimiento no interviene el Departamento o la Comisin de Adquisiciones del Hospital, e) Los pedidos se realizan verbalmente, no se ha firmado ningn contrato o convenio con los laboratorios, f) Los productos no ingresan con conocimiento de bodega general, ni se firman actas de entrega recepcin, g) El tarifario para el cobro de vacunas no ha sido regulado por las autoridades de la Institucin Hospitalaria, h) No se efectan constataciones fsicas del inventario por parte del Departamento Financiero i) No se emite reportes del inventario para consumo interno (vacunas), para conocimiento del departamento financiero contabilidad, lo que imposibilita el control y registro contable de las existencias. Situacin que ha dado lugar a que estas operaciones se realicen al margen de los procedimientos legales establecidos en la normatividad legal vigente como son los Artculos: 11 Organizacin de la unidad financiera, 180 Depsitos Intactos e Inmediatos y 187 Pago de Obligaciones de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control que en su orden y parte pertinente disponen: En cada entidad u organismo se establecer una sola unidad administrativa responsable de su gestin financiera total, Todas las unidades responsables de la recaudacin de recursos financieros depositarn diariamente, en la cuenta corriente nica del tesoro nacional, la suma ntegra e intacta en efectivo y cheques, producto de la recaudacin del da hbil inmediatamente anterior y Cada entidad y organismo del Gobierno Nacional efectuar el pago de sus propias obligaciones directamente a sus acreedores o servidores, por medio de cheques girados contra la cuenta corriente nica, cuando exista una obligacin legalmente exigible....

29

Adems, del inciso primero de la Norma Tcnica de Control Interno 210 04 Documentacin de Respaldo y su Archivo, que expresa: Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones...; y El segundo prrafo de la Norma de Control Interno 210-04 Integracin Contable de las Operaciones Financieras , que dice: La contabilidad es el elemento central del proceso financiero, porque integra y coordina las acciones que deben cumplir las otras unidades que integran el Sistema de Gestin Financiera, ya que reciben las entradas de las transacciones de presupuesto, tesorera, recaudacin bodega, recursos humanos, endeudamiento y otras reas, los clasifica, sistematiza y ordena, para registrarlos y luego producir informacin actualizada y confiable para el uso interno de la mxima autoridad; as como para otros niveles de usuarios.... Otra reglamentacin especfica de la institucin inobservada es el Reglamento de Conformacin y Funcionamiento de la Comisin de Adquisiciones de las Direcciones Nacionales y Generales de los Comandos Provinciales y Unidades Especiales de la Polica Nacional publicada en la Orden General 125 del 30 de junio de 2000 y el Art. 9 del Reglamento para el Control Administrativo de los Bienes no considerados Activos Fijos de la Polica Nacional que expresa: ..En una unidad administrativa se efectuar constataciones fsicas de los bienes, por lo menos una vez al ao, en ella podrn intervenir el Guardalmacn o su delegado, el Auditor Interno o su delegado, el Jefe de la Unidad Administrativa o su delegado y el funcionario delegado por la mxima autoridad. De tal diligencia se dejar constancia escrita en una Acta suscrita por los intervinientes. Accin tomada por la entidad Auditoria comunic verbalmente al Jefe del rea de Pediatra, quien mediante memorando 2003-02-DP-HQPN del 17 de noviembre del 2003 dirigido a la coordinadora de enfermera de consulta externa instruye las siguientes disposiciones: 1.- Las vacunas del Programa ampliado de Inmunizaciones (PAI) que proporciona gratuitamente el Ministerio de Salud al Hospital Quito No.1, a travs del Centro de Salud No. 2 deben continuar aplicndose normalmente, con la obligacin de que al final de cada mes una copia del reporte consolidado mensual que se entrega al Centro de Salud, se ponga tambin en conocimiento por escrito a la Jefatura Financiera. 2.- Respecto de las vacunas que se proporcionan con costo, su expendio debe ser suspendido inmediatamente, hasta obtener de las autoridades del Hospital el procedimiento ms idneo a seguirse para brindar este servicio Conclusin El rea administrativa y financiera del Hospital no intervienen en los procesos de autorizacin, control previo y concurrente de las adquisiciones y distribucin de las vacunas que son administrados por el rea de Pediatra, para ello contaron con la autorizacin del seor Director Administrativo concedida mediante oficio 1641 DHQ del 23 de agosto del 2000, lo que permiti que independientemente realice actividades obviando procedimientos que son necesarias para el control administrativo y financiero; situacin que ha dado lugar a que estas operaciones se realicen al margen de los procedimientos legales establecidos en la normatividad legal vigente como son los Artculos: 11 Organizacin de la unidad financiera, 180 Depsitos Intactos e Inmediatos y 187 Pago de Obligaciones de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital Dispondr: 56. Al Jefe del rea de Pediatra mantenga la Supervisin de la administracin de vacunas que estar bajo la responsabilidad directa de la Jefe de Consulta Externa y la funcionaria que trabaja en la administracin de vacunas, quienes realizarn el control diario de las entregadas por la Direccin Provincial de Salud, as como de las vacunas proporcionados por los distintos laboratorios, a fin de mantener un krdex e inventario real. 57. Al Jefe Financiero o su delegado, para que en coordinacin con el Jefe del rea de Pediatra o su delegado establecern un tarifario legalizado y aprobado por el hospital para las vacunas adquiridas a travs de los Laboratorios. 58 Al Jefe Financiero para que en coordinacin con el Jefe del rea de Pediatra o su delegado establezcan los procedimientos a seguir en la programacin, provisin y distribucin de vacunas, a fin de que se rijan a lo establecido en el Reglamento de Conformacin y Funcionamiento de la Comisin de Adquisiciones de las Direcciones Generales

30

y Nacionales, de los Comandos Provinciales y Unidades Especiales de la Polica Nacional publicado en la Orden General 125 del 30 de junio de 2000 y al Instructivo emitido en el Hospital para efectuar estas operaciones. En este ltimo caso el Jefe del rea de Pediatra participar emitiendo los informes tcnicos, as como establecer las necesidades para optimizar el servicio. 59. Al Jefe Financiero para que instruya al personal que labora en el rea de Pediatra y a los seores recaudadores de Caja los procedimientos a seguir para realizar los cobros y depsitos por concepto de vacunas en Caja Central, de conformidad a lo establecido en el artculo 180 Depsitos Intactos e Inmediatos de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control. 60. Al Seor Jefe Financiero establezca los controles necesarios para la recaudacin de ingresos, depsito del efectivo, facturacin, pago oportuno a los proveedores y registro del inventario. 61. Al Jefe del rea de Pediatra o su delegado remita al Departamento Financiero informes mensuales de los ingresos de vacunas adquiridas y donadas, as como los consumos de los pacientes, informacin que servir de base para el registro y control contable de los Inventarios Para Consumo Interno del Hospital.

Documentacin De Respaldo Que Sustenta Las Operaciones Administrativas Y Financieras, No Reposa En El Archivo Del rea Financiera Y Bodega Del Hospital. El archivo de la documentacin que sustenta las operaciones administrativa-financieras del Hospital no est organizado, completo y ordenado, como es el caso de la documentacin de las operaciones de ingreso y egreso de caja bancos, bodega general, registros contables, actas de entrega recepcin, actas de baja y otros que sin embargo de constituir el respaldo de las decisiones de un proceso y que de ello depende el juzgamiento de los funcionarios que participaron, en unos casos se mantiene archivado en varios sitios sin un orden lgico y secuencial; lo que dificult y retard el trabajo de Auditora al no disponer de toda la documentacin necesaria para el anlisis. Lo comentado dio lugar a que no se ubique en el archivo del rea financiera y de bodega general varios comprobantes de egreso de bancos e ingresos y egresos de insumos para consumo interno; como los que mencionamos a continuacin: - En el rea financiera no se ubic en el archivo documentos que sustenten los egresos de bancos por el valor de USD 567.966,20. Con oficios circulares 2004-008-AIPN-XPHQ de1 7 de marzo de 2004, Auditora dio a conocer esta novedad a los funcionarios que ejercieron la funcin de Jefe Financiero y Administrador de Caja en el perodo sujeto a anlisis. En el transcurso del examen se present justificativos por el valor de USD 445.687,98; quedando pendiente por justificar documentos por el valor de USD 122.278,22. Luego de la lectura del borrador del informe el seor Administrador de Caja y Contador en oficios s/n del 20 y 21 de enero de 2005 presenta documentos justificativos que ascienden a al suma de USD 14.191,06 quedando pendiente por justificar el valor de USD 108.087,16. En la Bodega General- secciones Medicamentos, Material Sanitario, Suministros y Materiales, de la muestra seleccionada para anlisis se verific la documentacin que sustenta las operaciones de ingreso y egreso de los bienes para consumo interno; determinndose que ingres a la Bodega General bienes por el valor de USD 222.088,39, de los cuales solamente una parte de ellos se hallan registrados su ingreso en el auxiliar y justifican su egreso con comprobante la cantidad de USD 78.389,69; observndose que la mayora de los bienes indicados no se hallan registrados en el auxiliar respectivo. En el transcurso del examen se comunic esta deficiencia al Guardalmacn y bodegueros mediante oficio circular 009-AI-PN-HQ-XP del 30 de junio 31

de 2004, comunicaciones: 2003 231- AI-PN-HQ-XP y 2003 232- AI-PN-HQ-XP del 20 de mayo de 2004, 2004-244-AI-PN-HQ-XP del 17 de junio de 2004, 2004- 205- AIPN- HQ-XP del 28 de abril de 2004, quedando pendiente por justificar egresos que no se ubic en el archivo por USD 110.888,25.

De los USD 222.087,94, ingresados por suministros y materiales, USD 17.800,00 se entreg al Voluntariado del Hospital mediante comprobantes de egreso de bodega 16214 y 16702, para que a travs de esta unidad se distribuya a los pacientes. De los bienes sealados Auditora constat bienes por USD 11.956,00, quedando pendiente por justificar USD 5.843,20; situacin que se inform a la Ex Presidenta del Voluntariado mediante oficio 2003- 259- AI-PN-HQ-XP de fecha 7 de septiembre de 2004, presentando los justificativos mediante oficio s/n del 29 de septiembre de 2004. Existen otros suministros y materiales por el valor USD 15.010,00 que fueron distribuidos por el Guardalmacn, cuyo anlisis por su importancia se efectu en informe independiente, mismo que se tramit a la Contralora General del Estado. En el manejo y control del archivo de la bodega general, seccin suministros y materiales se observ deficiencias como las que se enuncian a continuacin: - No se adjuntan las autorizaciones, requerimientos de las reas de salud, facturas y otros documentos a todos los comprobantes originales de ingresos o egresos de bodega, los que son necesarios para determinar la propiedad y legalidad de las operaciones. - Indistintamente se adjunta la documentacin sealada, (autorizaciones, requerimientos, facturas), al comprobante original o a la copia y en otros casos no existen. - Los comprobantes de ingreso y egreso de bodega, en originales y copias, no estn completos, organizados en forma secuencial y cronolgica, quedando pendiente de ubicar en el archivo varios documentos. Las Normas Tcnicas de Control Interno 130-07 Formularios y Documentos y 130 08 Documentacin de respaldo y su archivo vigente hasta octubre del 2002, las que corresponde a las Normas Tcnicas de Control Interno 210-07 y 210 04 vigentes desde la fecha sealada, mencionan en su parte pertinente: Todos los documentos sern archivados de manera que sea fcil su localizacin y se adoptarn medidas de salvaguardia contra robos e incendio u otros riesgos, mantenindoles por el tiempo establecido por la Ley y Corresponde a la administracin financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria los que debern ser archivados en orden cronolgico y secuencial y se mantendrn durante el tiempo que fijen las disposiciones legales vigentes... Los hechos sealados se deben a varias deficiencias, tales como:

32

- La falta de asignacin de un espacio fsico adecuado que facilite el archivo de la documentacin por secciones administrativas - La inexistencia de un funcionario exclusivo y capacitado para el manejo del archivo. - La carencia de polticas e instrucciones por escrito en la bodega general que permita delimitar las funciones, por lo que en varios casos se omite la realizacin de comprobantes de ingreso y egreso de bodega de los inventarios, lo que imposibilita conocer con certeza la integridad de los documentos que certifiquen la veracidad y legalidad de las operaciones Criterios de los funcionarios: En oficio 2004-003MPEP del 7 de julio de 2004 el ex Jefe Financiero del Hospital Quito No. 1, sobre los controles de la bodega general, expresa que: ... El Sr. Jefe de la Bodega ha sido designado por la superioridad para desempear las funciones conforme lo dispone el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional del Ecuador, Art. 80, que entre otras de las funciones son: f) Responsabilizar de la oportuna y eficiente provisin de equipos, materiales, suministros, muebles, ropa, lencera, medicinas y otros insumos a diferentes servicios o reas del Hospital. g) Programar los requerimientos, recepcin almacenamiento y distribucin de bienes suministros y materiales de acuerdo a las polticas y normas establecidas. ...de lo que tengo conocimiento las solicitudes de los productos de la bodega eran dirigidos al Sr. Director, quien por medio de un memorando daba la respectiva autorizacin al Jefe de Bodega para que realice la entrega, es as que siendo este el responsable directo deba establecer su forma de trabajo,... En oficio s/n de fecha 14 de julio de 2004, el ex jefe financiero del Hospital Quito No. 1, expresa: ... en todos los Comprobantes de Pago existen las Actas de Entrega Recepcin, por lo que dichos bienes ingresan a la Bodega del Hospital, baja la responsabilidad del bodeguero... En oficio 02-268 - JF- HQPN del 14 de junio de 2002, el Jefe Financiero de turno, da varias disposiciones al Guardalmacn, como las que se mencionan en Memorandos 02-368- JF HQPN del 14 de junio del 2002; que dicen: los bienes ingresados a Bodega debern ser ingresados, ordenados y clasificados con el fin de evitar prdida e inconvenientes... Posterior a la lectura del borrador del informe varios funcionarios presentan documentos en los cuales expresan su criterio: El Ex Jefe Financiero en oficio 2005/0024/JF/DGL/PN del 20 de enero de 2004, seala:

33

Es responsabilidad de Contabilidad, archivar la documentacin que el Sr. Administrador de Caja luego de realizar el pago entrega a ese Departamento para su contabilizacin, as lo manifiesta el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional del Ecuador en su Art. 74, y El seor Contador en comunicaciones nmeros: 2000 064 CONT- HQ, 2003 -001 CONT HQ PN y 2003 184 CONT HQ PN del 13 de septiembre del 2000, 15 de enero del 2003 y 28 de octubre del 2003 solicita a los seores Jefes Financieros de turno se dote del espacio fsico adecuado para el archivo, un funcionario al que se le de la estabilidad y capacitacin en este cargo y los registros y formularios necesarios para el control de la documentacin. la designacin de una persona para la custodia y mantenimiento del archivo de los documentos con el fin de evitar prdidas de los mismos y tener la disposicin oportuna de los mismos Adems en oficio 2005 058 CONT HQPN del 21 de enero del 2005, indica: de conformidad a lo que establece la NTCI 210.04 DOCUMENTACIN DE RESPALDO Y SU ARCHIVO, corresponde a la Administracin Financiera de cada entidad establecer los procedimientos que aseguren la existencia de un archivo adecuado para la conservacin y custodia de la documentacin sustentatoria Conclusin La falta de un archivo adecuado y organizado dificult la ubicacin de varios documentos que sustentan las operaciones de ingreso y egreso de bancos e inventario para consumo interno dificultando el trabajo de Auditora; hecho que ocasion que no se ubique en el archivo comprobantes de egreso de bancos por la suma de USD 132.278,22 y comprobantes de egreso de bodega por USD 110.888,25; documentos que sirven para verificar la legalidad y veracidad de las operaciones. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital Quito No. 1 Dispondr al Jefe Financiero: 62. Efecte la adecuacin de un sitio especfico con el espacio suficiente para el archivo de la documentacin administrativa y financiera del hospital; el que deber ser dotado con el mobiliario apropiado e implementos necesarios; de tal forma que lo preserve de las inclemencias del tiempo, robos, incendios u otros riesgos; organizndolo por reas que faciliten su rpido acceso y ubicacin; de manera que se conserve por el tiempo establecido por la ley. 63. Designe a un funcionario capacitado en el rea de archivo, quien se encargar de ordenar la documentacin por reas administrativas, verificando que est completa, ordenada y foliada.

34

64. Designar a un funcionario encargado del control concurrente para que efecte la revisin peridica de la secuencia numrica y del uso correcto de los formularios numerados y la investigacin de los documentos faltantes. En el caso de errores en la emisin de los documentos, stos se salvarn emitiendo uno nuevo. Si el formulario numerado, es errneo, ser anulado y archivado el original y las copias respetando su secuencia numrica. 65. Al seor Guardalmacn, para que conjuntamente con el personal que labora en las secciones Suministros, Materiales, Medicinas y Material Sanitario, ubiquen la documentacin generada en las operaciones de ingreso y egreso que no se halla archivada, a fin de que se organice de la siguiente forma: Los comprobantes originales con toda la documentacin de respaldo, una vez legalizados se ordenar en forma independiente los ingresos y egresos siguiendo un orden secuencial y cronolgico.
La primera copia se entregar al auxiliar de bodega para el registro y la segunda copia al proveedor o unidad solicitante. Bodega General entrega bienes, sin previa elaboracin del comprobante de egreso y su legalizacin Verificado los procedimientos de entrega de suministros y materiales de oficina a las reas del Hospital, se determina que varias de las entregas de los bienes se realizaron sin elaborar previamente el comprobante de egreso y la recepcin con la firma del beneficiario, documento que en unos casos se elabora en forma posterior; situacin que imposibilita el registro y control permanente de los saldos existentes de los bienes y no permite certificar la idoneidad de la operacin. Mediante oficio 04-1326-JF-HQPN del 17 de noviembre del 2004 el actual Jefe Financiero informa la anulacin de comprobantes de egreso que se encontraba en blanco y que el Ex jefe de Bodega no ha procedido a legalizar. Por los antecedentes indicados, de la muestra sealada se estableci comprobantes no legalizados la entrega de los bienes a los respectivos departamentos y unidades del hospital por el valor de USD 40.859,18 que se detalla en anexo 12. En el transcurso del examen Auditora dio a conocer esta novedad a los funcionarios responsables mediante oficios circulares 2004-011 AI- PN XP HQ de 21 de julio de 2004, para su justificacin sin que haya merecido respuesta. Lo comentado se debe a que los funcionarios responsables no aplican las disposiciones establecidas en las Normas Tcnicas de Control Interno 130-08 Documentacin de Respaldo y su Archivo vigente hasta octubre de 2002 y la 210-04 vigente a la fecha, que en su parte pertinente menciona: ...Todas las operaciones estarn respaldadas y justificadas con suficiente documentacin fuente. Los documentos procesados sern anulados o invalidados para impedir una nueva utilizacin de los mismos...

Conclusin Al no elaborarse comprobantes de egreso por la entrega de bienes de bodega conforme a las normas legales vigentes no certifica la idoneidad y legalidad en la entrega de los egresos; establecindose comprobantes no legalizados por USD 40.859,18. Recomendacin Al seor Director Administrativo Dispondr: 66. Al seor Jefe de Bodega Seccin Suministros y Materiales para que establezca los siguientes procedimientos, mismos que son necesarios para el control y certificacin de las entregas de los materiales a los usuarios:

35

a) Recibidos los documentos: Requerimiento de la unidad solicitante y autorizacin del Director del Hospital, se preparar el comprobante de egreso, documento que servir al bodeguero para la preparacin y entrega de los materiales, mismos sern entregados al solicitante una vez que se encuentren legalizados los documentos. b) El comprobante de egreso a bodega deber efectuarse en original y dos copias. El original conjuntamente con la documentacin de respaldo deber archivarse en la bodega. La primera copia archivar el funcionario que realiza el registro de inventarios de suministros y materiales. La tercera copia se entregar al usuario, quien mantendr un archivo y servir de base para su registro y control. c) Al seor Jefe Financiero, quien es el responsable del control del sistema econmico del Hospital, supervise que estos procedimientos se cumplan, de existir novedades comunicar a la Direccin Administrativa, a fin de establecer los correctivos necesarios. Bienes no ubicados en constataciones fsicas efectuadas en el perodo sujeto a anlisis Los estados financieros del Hospital Quito No. 1 de la Polica Nacional presenta varias cuentas por cobrar a nombre de los funcionarios que ejercieron la funcin de Guardalmacn, Encargado del rea de Medicamentos y Material Sanitario de Bodega y Bodegueros- Despachadores; valores que se registraron por medicamentos y material sanitario no ubicados en constataciones fsicas efectuadas por personal del rea administrativa y financiera del hospital. Los bienes no ubicados en las constataciones fsicas no han sido objeto de reposicin hasta la fecha de elaboracin del presente informe en bienes de similares caractersticas o en dinero como lo establece el Art. 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, determinndose los resultados que se detallan a continuacin: a) Con oficio 2000-089-BG-HQ-PN del 3 de mayo de 2000 el Guardalmacn informa al Jefe Financiero de turno, que una vez legalizada el acta de entrega recepcin de custodios el 3 de noviembre de 1999 se elabor comprobantes de egreso de bodega nmeros 1486 y 1487 del 10 de abril del 2000 y 1508 del 17 de abril de 2000 por el valor de S/. 85.927.250,00 al precio de venta de las fechas sealadas; documentos que sustentan los medicamentos e insumos mdicos no ubicados en constataciones fsicas e incluye algunos valores que se dieron de baja; adems se indica que estos valores han sido descargados del registro Krdex respectivo. En comunicacin s/n del 2 de mayo del 2000 la Encargada del rea de Medicamentos y Material Sanitario informa al Jefe Financiero de turno el inventario de medicamentos e insumos mdicos no ubicados con los responsables del control y custodia de los bienes de bodega; para que se proceda a la reposicin; situacin que no se ejecut, quedando registrados estos valores como una cuenta por cobrar a nombre de los responsables al precio de costo vigente al momento del registro mediante asiento de ajuste contable 366 de diciembre del 2000; sin embargo de que en el Reglamento General de Bienes establece la reposicin al precio de mercado. Auditora mediante oficios circulares 2004-004-AI-PN-HQ-XP del 1 de marzo de 2004 comunic a los funcionarios responsables del control y custodia de los bienes, a fin de que se justifique conforme establece el Art. 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, quedando pendiente por justificar los bienes por el valor de USD 5.737,89 de acuerdo a la valoracin al precio de venta, establecida para las medicinas e insumos mdicos en el sistema de inventarios y otras a la cotizacin de mercado establecida a la fecha de elaboracin del borrador del presente informe.

b) Mediante oficio 2000-153-BG-HQ-PN del 28 de junio del 2000 varios funcionarios del rea de Bodega comunican al Jefe Financiero de turno que no se ha ubicado en la bodega cuatro frascos de isofluorano anestsico valorado en esa fecha a S/. 1124.500,00 cada uno; al precio de venta. Con ajuste de stock 0809 del 17 de julio del 2000 se egresa del inventario estos bienes, registrndose como una cuenta por cobrar a nombre de los funcionarios responsables del control y custodia de los bienes de la bodega, en asiento de ajuste contable 366 de diciembre de 2000. Auditoria mediante oficio circular 2004-005- AI-PN-HQ-XP del 1 de marzo del 2004, comunic a los funcionarios responsables del control y la custodia de los bienes a fin de que se justifique conforme establece el Art. 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico; quedando pendiente por justificar los bienes por el valor de USD 200,80, de acuerdo a la valoracin al precio de venta, establecida para las medicinas e insumos mdicos en el sistema de inventarios de la entidad a la fecha de elaboracin del borrador del informe. c) Con oficio 2000-160- BG HQ PN del 5 de julio de 2000, los funcionarios encargados del control y custodia de bodega comunican al Jefe Financiero de turno los resultados del acta de entrega recepcin llevada a cabo en el mes de mayo del 2000; en la que establecen medicamentos y materiales sanitarios no ubicados por el valor de S/. 61.672.250,00 a precio de venta de esa fecha; a fin de que se proceda a la reposicin de los bienes; situacin que no se realiz; quedando registrado como una cuenta por cobrar a nombre de los funcionarios encargados del control y custodia de los bienes mediante ajuste contable 366 de diciembre de 2000, y valorados a precio de costo de julio de

36

2000, sin embargo de que el Reglamento General de Bienes establece la reposicin al precio de mercado; adems se realiz el descargo del registro Kardex con comprobantes de egreso de bodega 1686 y 1687 del 30 de junio del 2000. Con oficio 2004-006-AI-PN-HQ-XP de fecha 1 de marzo de 2004 Auditoria dio a conocer a los funcionarios responsables a fin de que procedan a su reposicin conforme indica el Art. 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico; quedando pendiente por justificar los bienes por el valor de USD 3.666,74 de acuerdo a la valoracin al precio de venta, establecida para las medicinas e insumos mdicos en el sistema de inventarios de la entidad a la fecha de elaboracin del informe. Posterior a la lectura del borrador del informe se justifica el valor de USD 916,68 mediante depsito 004252 del 27 de enero de 2005 realizado en la cuenta corriente 0516134-7 del Banco del Pacfico que mantiene el Hospital. d) Mediante ajuste contable 367 de septiembre de 2000 se registr cuentas por cobrar a nombre del funcionario responsable de la custodia de medicamentos e insumos mdicos no ubicados en el inventario efectuado el 11 de julio del 2000 en la bodega general por el valor de S/. 78.539.561,84; que corresponde al precio de venta de esa fecha. Los medicamentos e insumos mdicos sealados fueron egresados del inventario, previa a la elaboracin de los respectivos comprobantes de ajustes de stock en el mes de julio de 2000, los que se hallan sustentados en documentacin presentada con oficios 2000 185 BG- HQ- PN del 17 de julio suscrito por el ex Jefe de Guardalmacn. Con oficio 2004-0266-AIPN-XP-HQ del 17 de agosto de 2004; Auditora inform de esta novedad al funcionario responsable a fin de que proceda a su reposicin conforme indica el Art. 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, quedando pendiente por justificar hasta la fecha de elaboracin del informe, los bienes por el valor de USD 3.803,24, de acuerdo a la valoracin al precio de venta, establecida para las medicinas e insumos mdicos en el sistema de inventarios del hospital a la fecha de elaboracin del informe. e) Con oficio 2000-214-BG-HQ-PN del 10 de agosto del 2000 la Jefe de la seccin medicamentos e insumos mdicos informa al Jefe de Personal del Hospital el faltante de 981 unidades de suturas por el valor de S/. 35.711.250,00 valorado al precio de venta de esa fecha. Sobre esta novedad se eleva parte informativo 2000-PI-2992- P.J.P. dirigido al seor Jefe de la Polica Judicial de Pichincha mediante oficio 00-1284-DHQ-PN del 20 de octubre del 2000, y por este hecho se tramita la causa penal 382 en el Juzgado Tercero del Primer Distrito. Mediante oficio 2003-168-AI-PN-HQ-XP del 12 de enero del 2004 dirigido al Juzgado Tercero del Primer Distrito, Auditora solicit informacin sobre el estado en que se encuentra la causa 382 que corresponde a las novedades suscitadas en el Hospital por la prdida de las suturas; que ascienden a la suma de USD 1.890,06 , de acuerdo a la valoracin al precio de venta, establecida para las medicinas e insumos mdicos en el sistema de inventarios de la entidad a la fecha de elaboracin del informe. Con oficio 2004-126-JIII-PD-PN de fecha 15 de enero del 2004, el Secretario del Juzgado III del I Distrito de la Polica Nacional, seala que: ...con memorando No. 1740-CPD-SS, de 14 de noviembre del 2000, pas a rdenes de esta Judicatura, la documentacin relacionada con la novedad suscitada en el Hospital Quito No. 1, la cual se encuentra en trmite,... de conformidad a lo dispuesto en el Art. 114 numeral 2 del Cdigo de Procedimiento Penal de la Polica Nacional... En los registros contables de la entidad se halla registrado en el asiento de ajuste contable 367 del ao 2000 como una cuenta por cobrar a nombre del custodio responsable y a la vez se halla egresado del inventario con el respaldo de varios asientos de ajuste de stock elaborados el 22 de agosto de 2000. f) En acta de entrega recepcin de medicinas realizado por el inventario levantado el 4 de diciembre del 2000 en la bodega general, se establece sobrantes por USD 343.61 y faltantes por USD 13.26; novedad que comunic la Encargada de la Seccin Medicamentos y Material Sanitario al Jefe Financiero de turno, con oficio 2000-356-BG-HPN del 21 de diciembre del 2000 quien en comunicacin 2000-425-JF- HQ dirigida al Contador General del Hospital solicita criterio para establecer los trmites correspondientes y con Memorando 2001-003-JF HQ PN del 8 de enero de 2001 el Jefe Financiero informa al Guardalmacn el procedimiento realizado. . Cabe sealar que con oficio 01-0001-Cont- HQ de fecha 2 de enero del 2001 el Contador General del Hospital expresa el siguiente criterio: ...Los sobrantes del inventario por USD 343,61 se deben ingresar al sistema, para lo cual se dignar autorizar el ingreso y la entrega del Comprobante de Ingreso a Bodega respectiva....; y sobre los faltantes indica que: Para legalizar lo anterior se dignar autorizar el egreso y la entrega del comprobante de egreso a bodega respectiva, hasta tanto se registrar contablemente en una cuenta por cobrar a cada uno de los funcionarios responsables.... Verificados los comprobantes de ingreso a la bodega por sobrantes 2364 y ajustes de stock 1108 y 1109 y los comprobantes de egreso a la bodega por faltantes 1110 hasta el 1117 con los cuales se ingresan y egresan los

37

sobrantes y faltantes del inventario sealado, se observa que estos son legalizados tanto en la solicitud como en la aprobacin por el despachador de turno y no tienen la firma de autorizacin de parte del Jefe Financiero o Contador como parte del control previo de las operaciones financieras y administrativas; verificndose que no se efectu el control previo; sin embargo de existir el pronunciamiento del Contador y tener conocimiento el Jefe Financiero de este procedimiento. Con oficio 01-0059-CONT-HQ de fecha 6 de agosto del 2001 el Contador General informa que los faltantes de USD 13,26 se descont a travs de roles de pago del mes de enero del 2001, hecho que se verific en los registros auxiliares respectivos. En los resultados que se establecieron en constataciones fsicas por sobrantes o bienes no ubicados, se elaboraron comprobantes por ajustes de stock de ingresos y egresos de bienes a la bodega, mismos que sirven de respaldo de los registros contables y auxiliares de inventario, documentos que en unos casos carecen de nombres, firmas y sellos en la parte pertinente al responsable de la ejecucin de este documento y en las aprobaciones existe una rbrica ilegible lo que imposibilita reconocer la participacin en el control previo y concurrente del personal que ejerci el cargo de Jefe Financiero y/o Contador, conforme lo establece el numeral 2 del Art. 253 Control Interno Propio, de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control, LOAFYC, vigente hasta el 12 de junio de 2002, que en su parte pertinente indica que el control interno comprender: ...Mtodos y procedimientos de autorizacin y registro que hagan posible el control financiero y administrativo sobre los recursos, obligaciones, ingresos, gastos y patrimonio, as como sobre los proyectos de obras pblicas. Adems del literal a) del Art. 12 Tiempos de control de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado vigente a la fecha manifiesta: ...Control previo.- Los servidores de la institucin analizarn las actividades institucionales propuestas, antes de su autorizacin o ejecucin, respecto a su legalidad, veracidad, conveniencia, oportunidad, pertinencia y conformidad con los planes y presupuestos institucionales... Los hechos sealados tuvieron su origen en la falta de aplicacin de lo previsto en los artculos 77 y 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, as como tambin a la inexistencia de procedimientos para la custodia y seguridades de las existencias disponibles en la bodega y sobre el personal encargado de la custodia; conforme lo establece el Reglamento de Cauciones publicado en el Acuerdo Ministerial 1105 del Registro Oficial 870 de 9 de julio de 1979 y las Normas Tcnicas de Control Interno 137-05 Identificacin, Organizacin y Proteccin de las Existencias vigente hasta octubre de 2000 y 250-05 Custodia que rige actualmente. Criterio de los funcionarios de la entidad Sobre el tema los ex funcionarios que laboraron en el rea de la bodega general, en varias comunicaciones expresan los motivos que dieron lugar a las novedades establecidas en constataciones fsicas, as: - La ex Jefa del rea de medicinas y material sanitario en oficio 2003 057 FCIA INT-HQ PN del 31 de octubre del 2003, informa del traslado de la bodega de medicinas y material sanitario a instalaciones que no ofrecieron las debidas seguridades pues se prescindi del asesoramiento de la profesional a cargo de la Seccin Medicina e Insumos y en oficio 2004-014 FCIA INTERNA HQ- PN del 10 de marzo de 2004 indica que existi descuido en el manejo de las llaves por parte del personal de bodega y por consiguiente en el cuidado de los bienes y que todas las novedades sobre faltantes que se dieron fueron revisadas para descartar errores debidos al sistema informativo. El ex Bodeguero en oficio S /N de fecha 30 de marzo del 2004, indica que la bodega se halla repartida por falta de espacio fsico en sitios inadecuados para su almacenaje, control y seguridad y la llave es compartida con bodega de materiales de aseo y limpieza. Adems, da a conocer que la encargada del rea de medicinas sali a un curso sin efectuar previamente un acta de entrega recepcin de inventarios de insumos y medicinas, dejando vales de egreso de adelantos sin ser repuestos ni registrados en las tarjetas kardex y algunos pedidos por cobrar de dichos adelantos. Conclusin La falta de medidas de seguridad y proteccin de las existencias del inventario para consumo interno y la omisin en la aplicacin de procedimientos establecidos en los artculos 77 y 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico para el caso de bienes no ubicados, as como de medidas correctivas para la recuperacin de estos bienes, ha dado lugar a que no se recupere el valor de USD 15.298,73 cotizados al precio actual de mercado a la fecha elaboracin del borrador del informe; valor que incluye los bienes que presumiblemente se sustrajeron de la bodega por el valor de USD 1.890,06 y por lo cual se inici la causa judicial 382 en el Juzgado III del I Distrito de la Polica Nacional. Al Director Administrativo del Hospital

38

67. Dar cumplimiento a las disposiciones legales y reglamentarias establecidas en el Reglamento General de Bienes del Sector Pblico; para el caso de determinarse novedades en las constataciones fsicas de los inventarios por diferencias observadas frente a los registros contables, o por bienes que se encuentren obsoletos o caducados. 68. Dispondr al Asesor Jurdico del Hospital, para los casos en los que se haya iniciado un proceso judicial por presumibles sustraccin de los bienes de inventarios para consumo interno, vigile el proceso; con el objeto de aplicar el procedimiento establecido en el Artculo 79 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. 69. Nombrar una comisin conformada por el asesor jurdico del Hospital, para que conjuntamente con el Jefe Financiero o su delegado y el Guardalmacn implementen una directiva relativa a la custodia fsica y seguridad de los inventarios en cada una de las bodegas y farmacias, con el objeto de salvaguardar los bienes del Estado, ello permitir una fcil identificacin del personal responsable de la custodia. Esta reglamentacin incluir la contratacin de plizas de seguro contra siniestros, plizas de fidelidad, seguridades segn el tipo de bien, medidas para su adecuada conservacin y para su mantenimiento preventivo y correctivo. Al Director Administrativo del Hospital Dispondr: Al seor Contador 70. Actualice los registros realizados por ajustes contables de cuentas por cobrar 366 y 367 del ao 2000, establecidos a nombre de los responsables de la custodia de los bienes del inventario para consumo interno; a fin de que la obligacin de la cuenta refleje el costo actual de mercado de los inventarios de medicinas e insumos para consumo interno, conforme se establece en los anexos 13 al 20, en cumplimiento a lo establecido en el artculo 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. Al Jefe Financiero 71. Dispondr a un funcionario encargado del control previo y/o concurrente para que realice constataciones fsicas de los inventarios en forma rotativa al muestreo por tems en forma mensual y de todos los tems por lo menos dos veces al ao, lo que permitir establecer el correcto registro y manejo de estos bienes; y tomar las acciones sealadas en las disposiciones legales y reglamentarias. 72. Establecer medidas de control en las operaciones que generen ajustes contables de inventarios a travs del sistema informtico; previo al registro contable. Falta de Documentos Originales que certifiquen las Operaciones de Ingresos y Egresos de los bienes a la Bodega General, de la Compaa DISROSS y Representaciones Coello En el borrador de informe ledo y discutido sobre el Examen Especial realizado por la Contralora General del Estado a las adquisiciones efectuadas por la Direccin Nacional de Salud y Hospital Quito No. 1 de la Polica Nacional, se hace mencin a lo siguiente: - Cuatro facturas pendientes de pago a Disross por USD 3.306,68 por los aos 2002 y 2003, y - Once facturas de Representaciones Coello Vlez Vernica Elizabeth por USD 23.501,09, correspondiente al ao 2003.... De lo expuesto, se observa que las empresas DISROSS y Representaciones Coello facturaron bienes y suministros al Hospital por USD 26.807,77; sin que exista la documentacin de respaldo para legalizar su pago como la necesidad, disponibilidad presupuestaria, cotizaciones, entre otros... Sobre estos conceptos no ha efectuado ningn desembolso el Hospital por no disponer de documentos originales que certifiquen el proceso formal al que deba someterse. Para efectuar el anlisis del ingreso a la bodega general y su distribucin a los servicios del Hospital de los bienes que se presume ingresaron a travs de las facturas mencionadas; Auditoria solicit la documentacin original al: Jefe Financiero, Gerente de Representaciones Coello y Gerente General de la Empresa DISROSS, a travs de oficios 2004 211- AI-PN-HQ-XP, 2004-218-AI-PN-HQ-XP y 2004-219-AI-PN-HQ-XP de mayo del 2004. Como respuesta obtuvimos el oficio 04 583 JF HQPN de 1 de junio de 2004 mediante el cual el Jefe Financiero informa a Auditoria, que el 14 de enero del 2004 con memorando 040102 JF-HQPN solicit al ex encargado de bodega general, informe de los trmites de las facturas de la Empresa DISROSS constantes en el oficio 04-013BGHHQPN, de 13 de enero de 2004, suscrito por la seora Jefe de Bodega General del Hospital Quito No. 1. Al respecto el ex funcionario indica textualmente en comunicacin 2004-007-SG-HQ1-PN de 3 de febrero de 2004, lo siguiente:

39

...Los tems a los que se refiere el oficio suscrito por la seora Jefa de Bodega General del Hospital Quito No. 1, fueron entregados por parte de la compaa DISROSS en calidad de prstamo, ante las necesidades urgentes y de emergencia que atravesaba esta Casa de Salud en esos momentos, en vista de que no haba los mismos en stock, consiguientemente no caba realizar ningn trmite. Al respecto los seores representantes de la casa comercial DISROSS, tengo conocimiento que ya no desean que se les cancele los valores a los que ascienden las respectivas facturas, sino que simplemente quieren que se les devuelva dichos tems; por lo tanto, y a fin de cumplir con lo dispuesto, comedidamente solicito 48 horas de plazo para alcanzar el documento de desistimiento debidamente notariado... Adems, a una interrogante planteada por Auditora, Por qu razn no se realiz comprobantes de ingreso en las facturas o notas de ventas de DISROSS?; expresa: ...Por ser prstamo, no se poda dar trmite, por estar sujeto a devolucin por acuerdo verbal, por lo que se solicit se me entregue con nota de entrega y no factura...Es de anotar que existi tems que se entregaron a varios servicios, por lo cual se acord con las empresas que me hicieron el prstamo que seran devueltos apenas el Hospital adquiera los mismos, existiendo un mutuo acuerdo verbal, todo esto sin conocimiento de la mxima autoridad... En oficio s/n del 4 de junio de 2004, el Gerente de la Empresa DISRROSS, da respuesta a Auditora: ...las facturas originales, como usted comprender, nunca pueden estar en mi poder, ya que se encuentran en cada trmite adjuntado, para que se viabilicen el pago por los bienes entregados en el Hospital Quito No. 1 de la Polica Nacional... En lo que respecta los pedidos y autorizacin de compra por parte de las autoridades del hospital a mi empresa, debo indicar de que todos los pedidos, debido a la urgencia y a la vez emergencia que el Hospital tiene, me requirieron de forma verbal va telefnica por parte del Seor bodeguero, que responde a los nombres de Jorge Chungandro, quien es la persona que crea la necesidad y responsable de la misma... En oficios s/n del 18 de mayo de 2004, el administrador de Representaciones Coello, indica a Auditora: ... Debo manifestar que no tengo en mi poder los originales de la documentacin por ustedes requerida. Todos los documentos fueron entregados en bodega al momento de realizar la entrega de los productos que reposan en la bodega del Hospital, parte de ellos ya que en su mayora han sido consumidos... ...No se puede recabar informacin de la documentacin por ustedes solicitado, porque no se mantiene un consecutivo en archivo... En lo referente a las facturas mencionadas y a los documentos que sustentan el ingreso y egreso para el consumo de bodega, la Jefe de Bodega General informa al Jefe Financiero en oficios: 03-511-BG-HQPN del 24 de julio del 2003 y 04-1049BG del 6 de octubre del 2004, que la documentacin y facturas originales no se encuentran en la bodega. Por los antecedentes indicados Auditora no dispuso de la documentacin original que certifique el proceso de ingreso y distribucin de los bienes; que permitan determinar la integridad, veracidad y razonabilidad de estas operaciones, por cuanto los documentos son copias simples. Auditora realiz la constatacin fsica de la Bodega General, verificando bienes de similares caractersticas a lo facturado y que se encuentran bajo la denominacin en calidad de encargo. Sobre el tema el artculo 25 Pruebas del Reglamento de Responsabilidades hace referencia que para los hechos a justificar se admitirn como prueba instrumental los documentos autnticos o copias certificadas de los mismos. La Norma Tcnica de Control Interno 130-08 Documentacin de Respaldo y su archivo vigente hasta el 9 de octubre de 2002 en su parte pertinente, dispone: ...Todas las operaciones estarn respaldadas y justificadas con suficiente documentacin fuente. Todos los documentos sern archivados de manera que sea fcil su localizacin y se adoptarn medidas de salvaguardia.... por el tiempo establecido en la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control... La Norma de Control Interno 210-04 Documentacin de Respaldo y su archivo, vigente desde el 10 de octubre de 2002, establece lo siguiente: ...Toda entidad pblica dispondr de evidencia documental suficiente, pertinente y legal de sus operaciones. La documentacin sustentatoria de transacciones financieras, operaciones administrativas o decisiones institucionales estar disponible, para acciones de verificacin o Auditora, as como informacin de otros usuarios interesados, en ejercicio de sus derechos.

40

Todas las operaciones financieras estarn respaldadas con la documentacin de soporte suficiente y pertinente, esto permitir la identificacin de la transaccin ejecutada y facilitar su verificacin, comprobacin y anlisis... Los hechos comentados se originan por la omisin de los procedimientos de control previo y concurrente en los ingresos y egresos a bodega y a la abrogacin de funciones por parte del Guardalmacn de turno, quien obvi la autorizacin del Director Administrativo y Jefe Financiero; as como los procesos inherentes a los funcionarios que participan en la entrega recepcin de bienes, los que deban realizarse a base de documentos que certifiquen la legalidad y pertinencia. Estos hechos tienen conocimiento la Primera Corte Distrital de la Polica Nacional, quien mediante oficio 2004. 427ICDPJN del 8 de junio de 2004, certifica que el Juicio Penal nmero 01-04- PICDPN se encuentra en la Etapa del Sumario. Conclusin No existen documentos originales que certifiquen las operaciones de ingresos y egresos de varios bienes a la Bodega General del Hospital, por parte de la compaa DISROSS y Representaciones Coello, por la omisin de procedimientos de control previo y concurrente y la abrogacin de funciones del Guardalmacn de turno, lo que impidi que Auditora determine la integridad, veracidad y razonabilidad de estas operaciones, debido a que los documentos son copias simples y no certifican la legalidad y pertinencia y que en su oportunidad quienes ejercieron las funciones de jefe financiero y su entorno administrativo permitieron precautelar los recursos pblicos al no cancelar estos valores. Recomendacin Al seor Director Administrativo 73. Dispondr al Jefe Financiero y Guardalmacn, para que todos los bienes que ingresen a la bodega estn sustentados en los procedimientos precontractuales con la documentacin pertinente de autorizacin y control previo que aseguren la legalidad del ingreso a la bodega, el compromiso y la obligacin de pago del Hospital. Deficiencias establecidas en la constatacin fsica del Inventario para Consumo Interno del Hospital Quito No. 1 De la constatacin fsica efectuada por Auditora a los Inventarios para Consumo Interno de la Bodega General (secciones de medicinas, material sanitario, suministros y materiales y otros), Farmacia Interna, Farmacia Externa, Unidad de Cuidados Intensivos, Quirfanos, Mantenimiento, Laboratorio Clnico, Hospitalizacin 3, Consulta Externa, Imgenes, Emergencia, y Gineco Obstetricia; luego de efectuar el anlisis comparativo con los registros proporcionados por el sistema de inventarios, registros krdex y otros, se estableci diferencias y deficiencias que se comunic oportunamente a los funcionarios responsables conforme indican los artculos 296 de la Ley Orgnica de Administracin Financiera y Control y 90 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, mediante los oficios que se detallan a continuacin: Oficio 2003 - 011 AI PN HQ XP del 30 de abril de 2003, dirigido a la Coordinadora del Servicio de Farmacia Interna del Hospital Quito, - Oficio 2003 012 AI- PN HQ XP del 28 de abril de 2003, dirigido a la Jefe de Farmacia del Hospital Quito, - Oficio 2003 013 AI PN HQ XP del 28 de abril de 2003, dirigido al Jefe Guardalmacn del Hospital Quito,

- Oficio 2003 014 AI PN HQ XP del 6 de mayo de 2003, dirigido al rea de Medicinas y Material Sanitario del Hospital Quito, Oficio 017 AI-PN- HQ PN XP del 7 de mayo de 2003, dirigida al Jefe del rea de Medicinas y Material Sanitario del Hospital Quito, - Oficio 2003 - 021 AI- PN- HQ XP del 9 de mayo de 2003, dirigido al Bodeguero de la Mini Bodega del Centro Quirrgico, - Oficio 2004 0278- AI-PN HQ XP del 23 de noviembre de 2004, dirigido al Bodeguero de la Mini Bodega del Centro Quirrgico. - Oficio 2003 023 AI PN HQ XP del 12 de mayo de 2003, dirigida a la Coordinadora de Enfermeras de la Unidad de Cuidados Intensivos del Hospital Quito, Oficio 2003 024 -AI PN- HQ XP del 12 de mayo de 2003, dirigida a la Coordinadora del Servicio de Gineco - Obstetricia del Hospital Quito, Oficio 2003 - 025 AI PN- HQ XP del 13 de mayo de 2003, dirigido al Jefe de Mantenimiento del Hospital Quito,

41

Oficio 2003 - 026 AI PN- HQ XP de fecha 14 de mayo de 2003, dirigida al seor Director Administrativo del Hospital de la Polica Quito No. 1 Analizado las respuestas a estos documentos se lleg a determinar los siguientes hechos: 1.- Medicinas, Insumos Mdicos y Otros Bienes que no fueron presentados al momento de la constatacin fsica. Unidad Bienes no presentados Justificados Por Justificar Farmacia Interna Medicinas Insumos Mdicos USD 1.403,15 USD 590,86 USD 976,69 USD 78,52 USD 426,46 USD 512,34 Farmacia Externa Medicinas Insumos Mdicos USD 54,13 USD 5,15 USD USD 54,13 5,15

.. .. Bodega General Imprenta Limpieza Varios Suministros Medicinas Insumos Mdicos USD 504,64 USD 890,20 USD 165,74 USD 1.514,09 USD 991,53 USD 892,97 . . USD 991,53 USD 892,97 USD 504,64 USD 890,20 USD 165,74 USD 1.514,09 UCI Insumos Mdicos

42

USD

608,42

USD 608,42 .. Quirfano Medicinas Insumos Mdicos USD USD 565,14 349,55

USD 553,38 USD 305,85 USD 11,76 USD 43,70 SUMAN: USD 8.535,57 USD4.466,64 USD 4.068,93 Las diferencias en menos establecidas en la constatacin fsica del Inventario Para Consumo Interno, sealadas en el cuadro anterior ascienden a USD 8.535,57, del cual se justific USD 4.466,64; mediante la reposicin de los medicamentos e insumos mdicos o los valores en efectivo al precio actual de mercado, conforme indica el artculo 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico; y la presentacin de otros documentos tales como el pronunciamiento del Comit de Farmacologa, egresos no registrados; quedando pendiente por justificar USD 4.068. Posterior a la lectura del borrador del informe los funcionarios responsables presentan documentos que justifican medicinas e insumos no presentados al momento de la constatacin fsica, as: - Farmacia Interna mediante oficio s/n del 24 de enero del 2005 justifica las diferencias establecidas en medicinas e insumos mdicos mediante depsito 0067442629 del 22 de enero del 2005 por el valor de USD 104,31 realizado en la cuenta corriente 0516134-7 del Banco del Pacfico que corresponde al Hospital - Quirfano en oficio s/n del 17 de enero del 2005 adjunta las siguientes facturas: 023524, 0000237270, 002201, 001001-0029692, 001-001-00-29693, 22690,023524 de enero del 2005 que justifican el valor de USD 45,96 y papeleta de depsito 0000002437 del 27 de enero de 2005 por el valor de 9,50 realizado en la cuenta corriente 0516134-7 del Banco del Pacfico que mantiene el Hospital. En la constatacin fsica de la bodega de la seccin Mantenimiento no se ubicaron varios materiales, repuestos y herramientas que no se hallan valorados, mismos que fueron justificados con la reposicin de los bienes mediante el oficio 2003-241-DOHPN del 26 de mayo del 2003. 2.Bienes en cantidades superiores a los establecidos en los registros

Se establecieron inventarios por cantidades superiores a las indicadas en los registros por USD 11.174,45 , posteriormente por pedido de Auditora se reingresaron al registro por USD 5.426,09 segn varios comprobantes de ingreso por ajustes efectuados; quedando pendiente el ingreso de USD 5.748,36, que se resume en el cuadro siguiente. Unidad Constatados en ms Ingresados al Registro Pendiente Por Registrar Farmacia Externa Medicinas Insumos Mdicos USD USD 86,98 16,53

USD 86,98 USD 16,53 .

43

. Bodega General Materiales de Imprenta Materiales de Limpieza Varios Materiales Suministros Varios Medicinas Insumos Mdicos USD 16,07 USD 3.467,52 USD 36,74 USD 649,91 USD 3,32 USD 145,32 . . . USD 3,32 USD 145,32 USD 16,07 USD 3.467,52 USD 36,74 USD 649,91 .. .. Quirfano Medicinas Insumos Mdicos USD 371,19 USD 6.110,28 USD 371,19 USD 4.532,16 . USD 1.578,12 UCI Insumos Mdicos USD USD 234,51 234,51

.. Unidad Materno Infantil Medicinas Insumos Mdicos USD USD USD USD 7,59 28,49 7,59 28,49

SUMAN: USD 11.174,45 USD 5.426,09 USD 5.748,36

44

En Farmacia Interna se estableci inventarios por valores superiores a los registrados por la suma USD 3.697,63. En oficio s/n del 9 de mayo del 2003 emitido por Farmacia Interna se indica que las diferencias establecidas en ms en los inventarios de esta unidad, se deben a devoluciones tardas de medicamentos que no han sido utilizados por los pacientes; las que en el transcurso del examen se han reingresado mediante ajustes por el valor de USD 2.767,68; otros justificados por errores en registros por USD 208,74 y USD 157,14 por pronunciamiento del Comit de Farmacologa, quedando pendiente por reingresar al registro el valor de USD 564,07, que corresponde a los bienes que se resume en el cuadro siguiente. Posterior a la conferencia final de resultados, el funcionario responsable de Quirfano presenta oficio s/n del 1 de febrero del 2005 al cual se adjunta los ajustes de stock desde el 9695 al 2712 por USD 1.578,12; ingresando las diferencias en ms. Unidad Constatados en ms Ingreso Registro Justificado Pendiente Ingreso al Registro Farmacia Interna Medicinas Insumos Mdicos USD 1.408,92 USD 2.288,71 USD 1.085,34 USD 1.682,34 USD 208,74 USD 107,74 USD 49,40 USD 7,10 USD 556,97 SUMAN: USD 3.697,63 USD 2.767,68 USD 365,88 USD 564,07

En la seccin Mantenimiento igualmente se estableci Materiales y Repuestos no valorados constatados en ms en relacin al registro contable. 3.- Medicamentos caducados Existen medicamentos caducados que no se realiz oportunamente el trmite dispuesto en el artculo 63 del Reglamento de Control y Funcionamientos de los Establecimientos Farmacuticos, que menciona: 60 das antes de la fecha de caducidad de los medicamentos, las farmacias notificaran a los laboratorios farmacuticos correspondientes, los mismos que tienen la obligacin de retirar dichos productos de las farmacias y canjearlos con otros cuya fecha de elaboracin sea reciente, o con una nota de crdito. Los medicamentos caducados ascienden a USD 5.346,08; de los cuales se justific USD 4.906,18, con la presentacin de notas de crditos; quedando pendiente por justificar USD 439,90, que corresponde a los bienes que se resume en el cuadro siguiente. Unidad Caducados Justificados Por Justificarse Farmacia Interna Medicinas

45

USD 1.123,06 USD 707,34

USD 415,72 Farmacia Externa Medicinas USD USD 812,21 812,21

. Bodega General Medicinas USD 3.021,43 USD 3.021,43

Quirfano Medicinas Insumos Mdicos USD USD USD USD 206,31 183,07 206,31 158,89

.. USD 24,18 SUMAN: USD 5.346,08 USD 4.906,18 USD 439,90 Posterior a la lectura del borrador del informe se justificaron las medicinas caducadas correspondientes a: - Farmacia Interna por el valor de USD 415,72 con la presentacin de Notas de Crditos: 2010930, 0021902, 001001-005402 y Notas de Devolucin: 09058 y 21893 emitidas por las casas farmacuticas; adems de los movimientos de medicinas adjuntos a oficio 2005 004 SFE HPNQ-1 del 18 de enero del 2005 por un valor de USD 380,14 y depsito 0066731358 efectuado en la cuenta corriente 0516134-7 del Banco Pacfico que mantiene el Hospital por la suma de USD 35,58; y Quirfano mediante depsito 6901 del 11 de febrero del 2005 por el valor de 24,18 efectuado en la cuenta corriente 05161347 que mantiene el Hospital en el banco del Pacfico. 4.- Suministros y Materiales No Ingresados al Inventario En Bodega General se estableci bienes constatados fsicamente de los cuales no se abri registros para su control, por el valor de USD 17,60 en el que est incluido varios tems sin valor. En Quirfano existen medicamentos donados Operacin Sonrisa, que no constan en el Inventario ni se hallan valorados. - En la seccin de Mantenimiento, se determin Materiales y Repuestos donados por la COGEFAR, los que no estn valorados ni se hallan ingresados al inventario para su control. Sobre el tema la Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 2.2.1.6 Donacin de Bienes, expresa: La recepcin o entrega de bienes en calidad de donaciones; sin contraprestacin, se registrarn directamente contra la cuenta respectiva del Patrimonio. 5.- Medicamentos e Insumos Mdicos sin rotacin. Se estableci el valor de USD 2.071,09 por productos identificados sin rotacin que han sido adquiridos antes del ao 1998; de los cuales en el transcurso del examen se egreso para el consumo USD 184,00; quedando por este

46

concepto USD 1.887,09, siendo su movimiento extremadamente mnimo, observndose que la mayora de estos insumos caducaron en el ao de 1998. Mediante varias comunicaciones la Jefe de la seccin del rea de Medicinas y Material Sanitario informa de su existencia a las autoridades superiores de esta casa de salud; sin embargo no se ha realizado un anlisis tcnico para determinar si todos estos medicamentos son aptos para el consumo. En la Unidad de Cuidados Intensivos el Material Sanitario a pesar de no tener rotacin, es imprescindible para afrontar una emergencia, de acuerdo a lo que indica en oficio 2003 031 UCI-HQP- PN del 16 de mayo del 2003 la Coordinadora de Enfermeras de la Unidad de Cuidados Intensivos. En la bodega general se estableci materiales de imprenta y reproduccin que lo conforman varios formularios impresos para uso del Hospital, de los que se nos indic verbalmente que gran parte de estos no tienen uso desde hace varios aos. En el cuadro siguiente se resume estas novedades y en Mantenimiento se estableci materiales sin rotacin los que no se hallan valorados. Unidad Bienes sin rotacin Justificado Por analizar su utilizacin Farmacia Interna Medicinas e Insumos USD 1,85

USD 1,85 Bodega General Insumos Mdicos USD 2.029,16 USD 184,00 USD 1.845,16 Unidad de Cuidados Intensivos Material Sanitario USD 11,70

. USD 11,70 Quirfano Insumos Mdicos USD USD 9,66 SUMAN: USD 2.052,37 USD 184,00 USD 1.868,37 9,66

6.- Repuestos y Materiales en mal estado En Bodega General en el rea de Medicina e Insumos Mdicos, se hallan varios insumos mdicos en mal estado que corresponden a perodos anteriores por el valor de USD 2.285,52. En Mantenimiento, se verific repuestos, materiales usados y herramientas en mal estado amontonados, de los que se desconoce su valor. que se hallan

47

Los bienes sealados ocupan espacio fsico de modo innecesario aumentando la responsabilidad del custodio; situacin que incumple las disposiciones establecidas en el Art. 71 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, que expresa: Si los bienes fueren inservibles, esto es, que no sean susceptibles de utilizacin conforme al Art. 4, as como en el evento de que no hubiere interesados en la venta ni fuere conveniente la entrega gratuita, se proceder a destruirlos por demolicin, incineracin u otro medio adecuado a la naturaleza de los bienes, o a arrojarlos en lugares inaccesibles, si no fuere posible su destruccin. Las deficiencias establecidas en la constatacin fsica se deben a varios factores comentados anteriormente, entre los que se mencionan los siguientes: Para la cuenta Inventarios Para Consumo Interno, no se estableci procedimientos de control que permita conciliar la informacin establecida en los mayores generales por tems de esta cuenta con los auxiliares que se mantienen en las farmacias y bodegas, En Bodega General, se efectan anticipos de materiales sin cumplir con los requerimientos previstos para este acto administrativo, lo que no permite mantener actualizados los registros, No se estableci lneas de supervisin permanente para el control de las Farmacias, Bodegas y Mini bodegas, conforme se menciona en el artculo 66 del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional vigente a la fecha de anlisis; por lo que estas unidades funcionaron en forma independiente, y en varios casos sin delimitacin de funciones No se asign al personal necesario con capacitacin en el manejo de medicinas e insumos mdicos, y en los procedimientos administrativos para su registro y control, Las seguridades fsicas en las instalaciones de farmacias y bodegas, no son adecuadas, puesto que permite el fcil acceso del personal, Adems de lo indicado, en lo concerniente a las medicinas e insumos mdicos que no tienen rotacin, se origina en la falta de planificacin de las adquisiciones de estas existencias, concomitantemente con los procedimientos para la creacin de las necesidades no se lo realiza en coordinacin con el Comit de Farmacologa. Las causas indicadas impiden determinar oportunamente las deficiencias y valores que no guardan conformidad con los registros tal es el caso de faltantes y sobrantes de inventarios; otras novedades como la caducidad, falta de rotacin de los inventarios, errores en el ingreso y distribucin de bienes, manejo adecuado de los sistemas y registros manuales. Conclusin De la constatacin fsica del Inventario para Consumo Interno efectuada por Auditora a la fecha de corte de cuenta de nuestro examen a los departamentos y secciones que manejan inventarios, se estableci diferencias y deficiencias que evidencian el inadecuado manejo administrativo - financiero, como se revelaron en los comentarios del informe, lo que ocasion los siguientes resultados: - Bienes no presentados al momento de la constatacin fsica por USD 8.535,57 justificndose USD 4.466,64; quedando pendiente por justificar USD 4.068,93. - Bienes en cantidades superiores a las establecidas en los registros por USD 14.872,08; de los cuales se ingres y justific USD 8.559,65, quedando pendiente por ingresar a los registros USD 6.312,43. - Medicamentos caducados por USD 5.346,08, justificndose con Notas de Crdito por USD 4.906,18; quedando pendiente por justificar USD 439,90. - Bienes No Ingresados al Inventario por USD 17, 60 y otros que no se encuentran valorados por donaciones recibidas de Operacin Sonrisa y COGEFAR. - Bienes sin rotacin por USD utilizacin USD 1.887,09. 2.052,37; de los cuales se utiliz USD 184, quedando pendiente por analizar su

- Bienes en mal estado por USD 2.285,52 y otros que no se hallan valorados. Recomendacin Al seor Director Administrativo del Hospital Dispondr:

48

Al seor Jefe Financiero 74. Para que en coordinacin con el Contador y Guardalmacn realicen procedimientos que permitan mejorar el control de los inventarios entre ellos: - Se planificarn constataciones fsicas por lo menos dos veces al ao, con la intervencin de personal del rea financiera, el que ser independiente del que tiene a su cargo el control y registro de los inventarios. Las diferencias que se obtengan durante el proceso de constatacin fsica y conciliacin con la informacin contable sern sujetos de investigacin y luego registrados los ajustes con la debida autorizacin de los funcionarios competentes. - En el caso de establecerse faltantes de inventarios se proceder conforme a lo indicado en el artculo 82 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. - En la determinacin de existencias de inventarios para consumo interno con saldos superiores a los registrados o que no hayan ingresado a los registros, y por donaciones recibidas, se deber actualizar el registro mediante los ajustes contables, para el efecto es necesario efectuar previamente la valoracin de todos los tems pendientes por valorar y proceder conforme a lo establecido en las Normas Tcnicas de Contabilidad Gubernamental 2.2.1.5 Ajustes Econmicos y 2.2.1.6 Donacin de Bienes. Los medicamentos e insumos mdicos sin rotacin que se mantienen en inventarios y corresponden a aos anteriores, se confirmar si estos son aptos para el consumo previo anlisis y criterio tcnico del Comit de Farmacologa. De los materiales de Imprenta que no tienen rotacin, el seor Bodeguero realizar una adecuada depuracin de los materiales que no tienen uso y aquellos que son de consumo. - De verificarse que estos bienes no son aptos para el consumo se darn de baja, procediendo conforme a lo establecido en los artculos 71 y 72 correspondientes al Captulo VII De las Bajas, del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. - Los medicamentos, insumos mdicos, suministros y materiales en general, que se encuentran en mal estado, o no tienen uso como es el caso del material de imprenta que no es aplicable a las necesidades del Hospital, se darn de baja observando lo dispuesto en los artculos 71 y 72 correspondientes al Captulo VII De las Bajas, del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. Recomendacin A las Jefes de Farmacias y de la Seccin Medicinas y Material Sanitario de la Bodega General 75. De conformidad con lo establecido en el Reglamento de Control y Funcionamiento de los Establecimientos Farmacuticos, comunicar con sesenta das de anticipacin a las empresas proveedoras los productos prximos a caducarse, para que sean canjeados por otros o con una nota de crdito. 76. En coordinacin con el seor Director Tcnico y el cuerpo mdico que integra el Comit de Farmacologa, informar de los medicamentos que se encuentran, sin rotacin, con el objeto de evitar su caducidad. Recomendacin Al seor Director Administrativo 77. Dispondr al seor Jefe de Personal para que en cumplimiento a lo estipulado en el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud de la Polica Nacional y para la adecuada administracin de las bodegas y farmacias asigne personal que rena los siguientes requisitos: * El Jefe de Bodega seccin suministros y materiales, deber tener conocimientos en administracin al igual que los custodios y encargados del registro. * El Jefe de Bodega - seccin de medicinas y material sanitario, deber ser un Doctor en Qumica y Farmacia, y/o Doctor en Bioqumica y Farmacias con conocimientos en administracin de bodegas de insumos de salud, y los custodios y encargados del registro tendrn conocimientos y experiencia en el manejo y control de medicinas. Farmacias Y Bodegas Se Hallan Instaladas En Lugares No Adecuados, Sin La Dotacin De Los Medios Suficientes Para Su Funcionamiento Las instalaciones en las que funcionan las farmacias, la Bodega General y Quirfano con las secciones medicamentos, insumos mdicos, suministros y materiales no son adecuadas para el almacenamiento, conservacin y distribucin de las existencias, observndose que el espacio fsico no es suficiente para el caso de las farmacias. Con respecto a las paredes de los locales asignadas a estas secciones no estn construidas con materiales lavables e

49

impermeables; adems no se dispone de ventilacin adecuada, extintores para emergencias, perchas suficientes, mostradores de vitrinas, archivadores y muebles para la administracin y canceles para el personal. Para la organizacin de las medicinas e insumos mdicos no se ha dotado de materiales e implementos necesarios que faciliten la clasificacin y conteo de las medicinas. En la bodega general el polvo se acumula en grandes cantidades por la falta de cielo raso, el espacio fsico se comparte con el archivo de la documentacin general del hospital y varios activos fijos que se hallan almacenados, de los cuales algunos se encuentran en mal estado. Las divisiones que separan estos compartimentos no son de material adecuado para resguardar de la contaminacin a las medicinas e insumos mdicos. Varios medicamentos e insumos que se encuentran almacenados son susceptibles de fcil combustin; sin embargo no se ha tomado medidas para precautelar su seguridad contra posibles incendios; ms an en la parte aledaa a la bodega general se encuentra ubicado el bar del hospital, sitio en el que se utiliza combustible para la preparacin de los alimentos. La bodega central de quirfano se encuentra ubicada en espacio que no posee el orden ni el mantenimiento adecuado para el almacenamiento y control, adems carece de perchas adecuadas y tiene fcil acceso para otros funcionarios. Los hechos comentados constituyen un riesgo para la buena conservacin y mantenimiento de las medicinas e insumos mdicos, inobservando lo dispuesto en la Norma Tcnica de Control 137 -05 Identificacin, Organizacin y Proteccin de las Existencias vigente hasta el 9 de octubre de 2002, que seala: El titular de cada entidad o quien sea designado establecer un sistema apropiado de identificacin, organizacin y proteccin de las existencias de bienes fungibles adquiridos para consumo interno, La Norma de Control Interno Para el rea de Administracin 250-02 Almacenamiento y Distribucin que rige desde el 10 de octubre de 2002 que en su parte pertinente menciona: Los ambientes asignados para el funcionamiento de los almacenes o bodegas, estarn adecuadamente ubicados, contarn con instalaciones seguras, y tendrn el espacio fsico necesario y El artculo 28 del Reglamento de Control y Funcionamiento de los Establecimientos Farmacuticos que trata De los Requisitos Indispensables Para la Instalacin de Farmacias; situacin que se presenta por la falta de planificacin que prevea todos los aspectos tcnicos previstos en la normatividad que regula los temas sealados, concomitantemente con el desconocimiento de las normas establecidas para el efecto. Posterior a la lectura del borrador del informe con oficio 2005 043 JM HQ PN del 26 de enero del 2005 el Jefe de Mantenimiento informa la entrega de 7 extintores a varias unidades del Hospital. Conclusin Las instalaciones designadas para las Farmacias y Bodegas de medicamentos e insumos mdicos carecen de los requisitos tcnicos para su funcionamiento, como lo establecen las normas relativas al tema, lo que constituye un riesgo para la buena conservacin, mantenimiento, preservacin de las existencias y contaminacin del medio ambiente. Recomendacin Al seor Director Administrativo Dispondr: 78. A la Jefa de Presupuesto, para que considere en el presupuesto una partida para mantenimiento de farmacias y bodegas, a fin de que realicen los acondicionamientos tcnicos necesarios. 79. Al seor Subdirector Tcnico para que en coordinacin con el Jefe de Mantenimiento planifiquen la readecuacin de las farmacias y bodegas, considerando los requisitos establecidos para que su ubicacin, superficie, instalaciones, comunicaciones, equipamiento; puedan conseguir niveles ptimos de actividad funcional, sugirindose entre otros puntos los siguientes: - Su superficie estar en funcin del nmero de pacientes asistidos, - El tipo de material de paredes lavables y pisos antideslizantes, - Espacios adecuados para la circulacin de personas, elementos, equipos y atencin al pblico, - Mobiliarios y perchas adecuadas para el almacenamiento, - Instalaciones de agua, aire filtrado, red elctrica, comunicacin y regulacin de la temperatura adecuada, - Protecciones de seguridad para operadores y medio fsico,

50

- Instalaciones sanitarias para el personal, - Se dispondr de una zona que permita realizar las tareas administrativas del Servicio, - La entrada de insumos ser independiente del resto de accesos al Servicio, - La bodega dispondr de un sistema regulador de la temperatura ambiente para garantizar la conservacin de los frmacos, - Los productos almacenados (material sanitario, drogas, especialidades farmacuticas; etc.), estarn separados y debidamente clasificados, - Habr un lugar donde se garantizarn las condiciones de seguridad de los productos inflamables, - Un lugar donde se garantizarn las condiciones de seguridad para el almacenamiento de sustancias y especialidades estupefacientes y psicotrpicos, - Un lugar donde se garantizarn las condiciones de temperatura para conservar los medicamentos, - Se dispondr de un lugar especfico para almacenar los medicamentos objeto de ensayos clnicos. - Los productos deben almacenarse siguiendo un orden lgico, debidamente rotulados que permitan una rpida identificacin, - Los activos fijos y archivos de registros que se encuentran en la bodega general deben reubicarse para evitar la contaminacin. En Las reas De Farmacia Y Bodega no se ha Planificado Las Necesidades De Personal y Capacitacin En La Administracin Y Manejo De Las Existencias De Medicinas, Insumos Mdicos Y Materiales En General. En las secciones de farmacias y bodegas no se ha efectuado un anlisis de las necesidades de personal de acuerdo a la cantidad de movimientos de medicinas, insumos mdicos y materiales; y a la prestacin de servicios de conformidad con los turnos establecidos; adems el personal designado para prestar servicios de bodegueros despachadores y digitadores en las reas de farmacia interna, externa y bodega general seccin medicamentos e insumos mdicos no ha sido capacitado permanentemente en el manejo de medicamentos, verificndose que los ingresos de personal a las secciones indicadas se los realiza sin adiestrarlos previamente a travs de prcticas en la administracin de estos recursos y en los cursos que dicta la Direccin Provincial de Salud y otras instituciones designadas. Por otro lado los funcionarios que ya han sido capacitados se los traslada a otros servicios, consecuentemente se desperdicia los recursos humanos que ya se hallan preparados para esta funcin. Con respecto al personal que realiza las tareas de registro, despacho y administracin de la bodega general - seccin suministros y materiales no est capacitado en el control y aplicacin de los procedimientos administrativos relacionados con el ingreso y egreso de las existencias; y en el proceso de elaboracin, legalizacin, manejo y archivo de los documentos que se generan en las operaciones financieras de esta seccin. La situacin expuesta constituye un riesgo permanente para que el personal pueda incurrir en errores en el despacho de medicinas e insumos mdicos y en el registro de las operaciones en el sistema informtico de inventarios establecido para el control de estas existencias; igual situacin ocurre con el personal que administra los inventarios correspondientes a la seccin de suministros y materiales. Situacin que se presenta debido a que el Departamento de Personal del Hospital conjuntamente con los jefes de las reas no han previsto las necesidades considerando la prestacin del servicio; as como tampoco se ha establecido un Plan Anual de Capacitacin que contemple cursos de administracin y manejo de farmacias, medicamentos y otros suministros, ni tampoco se ha designado los recursos necesarios para la capacitacin. Sobre el tema la Norma Tcnica de Control Interno 130-02 Actitud hacia el control interno vigente hasta el 9 de octubre de 2002; misma que corresponde a la Norma General de Control Interno 110- 08 que rige desde el 10 de octubre de 2002; expresa: La estructura orgnica funcional incorporar los elementos de control interno necesarios para asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas; La Norma Tcnica de Control Interno 132-03 Capacitacin y Entrenamiento vigente hasta el 9 de octubre de 2002; misma que corresponde a la Norma de Control Interno Para el rea de Recursos Humanos 300-04 que rige desde el 10 de octubre de 2002; expresa: El titular o mxima autoridad de cada entidad pblica dispondr que los servidores sean entrenados o capacitados en forma obligatoria, constante y progresiva, en funcin del rea de especializacin y del cargo que ocupan., y El artculo 27 del Reglamento de Control y Funcionamiento de los Establecimientos Farmacuticos, indica como uno de los requisitos que deben tener las personas que atienden el expendio de medicinas en las farmacias es indispensablemente el certificado o diploma de haber realizado un curso especial de capacitacin en el manejo de medicamentos, luego de lo cual las Direcciones Provinciales de Salud les otorgar el correspondiente carn que les faculte el desempeo de esta actividad;

51

Conclusin La falta de planificacin de las necesidades de personal de acuerdo al servicio que prestan las reas de farmacia y bodega general, as como de capacitacin constante y progresiva al personal que labora en estas secciones en el manejo y administracin de las existencias de medicinas, insumos mdicos farmacias y bodegas, constituye un riesgo permanente para el cometimiento de errores en el despacho y registro de medicinas, insumos mdicos y otros materiales. Recomendacin Al seor Director Administrativo 80. Ser responsable de establecer un plan para asignar y distribuir al personal en las reas de farmacias y bodegas concomitantemente con un programa de capacitacin anual, que contemple las especialidades para administrar las bodegas y farmacias; as como el manejo distribucin de medicamentos e insumos mdicos; para lo cual dispondr: Al Jefe de Personal 81. Para que conjuntamente con el Jefe Financiero y los Jefes de las reas de farmacias y bodegas: - Analicen las necesidades de personal en las reas indicadas y procedan a la seleccin de personal idneo, - Tramiten ante el Centro de Capacitacin de la Contralora General del Estado y la Direccin Provincial de Salud, organismos a los que les compete la capacitacin en las materias requeridas; a fin de establecer un calendario anual que contemple los cursos a dictarse, - Seleccionen al personal que requiere capacitacin y adiestramiento permanente para que asistan a los cursos y laboren en las reas sealadas. Al Jefe de Presupuesto 82. Prevea en el Presupuesto, una partida para capacitacin del personal administrativo y asistentes de farmacias y despachadores de bodega. Al seor Jefe de Personal 83. Para que al personal de bodegueros y asistentes de farmacia que haya sido seleccionado y recibido la capacitacin en la administracin y manejo de medicinas e insumos mdicos; se les de la estabilidad en el cargo que desempean. Falta de Actas de Entrega Recepcin, dificulta Interno. el control, registro y administracin del Inventario Para Consumo

Los artculos 56, 68 y 69 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico, hace mencin a la Entrega Recepcin de bienes, registros y archivos, que textualmente expresan: Procedencia.- Habr lugar a la entrega recepcin en todos los casos de compra, venta, permuta, transferencia gratuita, traspaso de bienes o cuando el servidor encargado de su custodia y administracin sea reemplazado por otro, Procedencia.- Habr lugar a la entrega recepcin de registros y archivos en todos los casos en que los servidores encargados de la administracin o custodia de ellos fueren reemplazados temporal o definitivamente, y Actualizacin.- Los registros contables y la documentacin sustentatoria debern ser entregados por parte del servidor responsable, dejando constancia en un documento escrito, de la fecha de corte y del detalle de dicha informacin. Pese a lo establecido en el Reglamento General de Bienes del Sector Pblico y a la normatividad interna de la institucin, en los cambios de jefes, bodegueros, despachadores y encargados que tuvieron bajo su responsabilidad el control y custodia de inventarios de las secciones de farmacias, bodegas y mini bodegas; en varios casos no se realiz el acto administrativo de actas de entrega recepcin y en otros se obvi varios procedimientos en la elaboracin de este documento, tales como: La participacin de un delegado del rea financiera, para la supervisin y control permanente de esta diligencia, El establecimiento del estado de los registros auxiliares de la cuenta Inventarios Para Consumo Interno, informacin necesaria para determinar la conformidad en la recepcin del bien, y

52

La determinacin de las novedades sobre la ingresos y egresos de las existencias de inventarios.

integridad de la documentacin fuente

que respaldan los

Los hechos sealados se producen debido a que en la estructura orgnica de la institucin las unidades administrativas indicadas funcionan en forma independiente sin el control directo y supervisin del Departamento Financiero; situacin que dificult el control posterior de las operaciones por parte de Auditoria debido a la falta de los registros necesarios y documentacin de respaldo suficiente de las operaciones de ingreso y egreso de las secciones indicadas, a la vez que impidi disponer de registros razonables que revelen el movimiento ntegro de las operaciones. Conclusin En los cambios de jefes, bodegueros, despachadores y encargados que tuvieron bajo su responsabilidad el control y custodia de inventarios de las secciones de farmacias, bodegas y mini bodegas; en varios casos no se realiz el acto administrativo de actas de entrega recepcin y en otros se obvi varios procedimientos establecidos en la normatividad legal vigente para la elaboracin de este documento, lo que dificult el control posterior de las operaciones por parte de Auditoria e impidi disponer de la documentacin y registros razonables que revelen el movimiento ntegro de las operaciones. Al seor Director Administrativo 84. Dispondr al seor Jefe Financiero, que mientras se organice la estructura orgnica del Hospital conforme se dispone en el Reglamento Orgnico Funcional vigente, estar encargado conjuntamente con el seor Contador General; de establecer los procesos especficos de control interno que se mencionan en el numeral 3 del artculo 77 de la Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, dentro de las reas de farmacias, bodegas y mini bodegas que funcionan en el hospital, incorporando los procedimientos que permitan una mejor supervisin en la elaboracin de las actas de entrega recepcin, para lo cual considerarn entre otros puntos los siguientes: - La participacin de un delegado del rea financiera, quien realizar la supervisin permanente de esta diligencia, e informar a la superioridad de las novedades existentes, para establecer los correctivos necesarios. Se exigir al funcionario responsable de los registros presente la informacin actualizada a la fecha de salida, informacin que servir de base para la verificacin documentada, constatacin fsica de los bienes y el establecimiento de la conformidad en la entrega. Los documentos de archivo sern entregados mediante inventario. Esta diligencia se dejar constancia en el acta, en la que se establecern las novedades que se encontrara y especialmente los documentos que falten. Si la falta de documentos se hubiera ocasionado por negligencia o por accin u omisin del servidor a cuyo cargo estuvieren los archivos, se proceder conforme indica el artculo 70 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico. Integracin Contable y Presupuestaria de las Operaciones Financieras El sistema contable implantado en el perodo sujeto a anlisis se realiz a travs de programas informticos denominados Alfa G y Visual, a base de los cuales se manej indebida e independientemente las operaciones patrimoniales y presupuestarias. En lo que concierne al mtodo de contabilizacin se utiliz el de valores en efectivo, registrando los ingresos cuando se cobran y los gastos cuando se pagan, lo que no permiti registrar todas las transacciones efectuadas especialmente con los ingresos como es el caso de ciertas planillas por servicios hospitalarios que al no ser canceladas no se encuentran contabilizadas como cuentas por cobrar. El Ministerio de Economa y Finanzas, mediante Acuerdo 182 de 29 de diciembre de 2000, publicado en el Registro Oficial 249 de 22 de enero del 2001 dispuso la implantacin de un sistema de informacin que registre los resultados que se deriven de las operaciones presupuestarias de forma compatible con el sistema de contabilidad gubernamental, normatividad que no se aplic en el Hospital Quito No. 1; lo que no permite controlar los recursos financieros en forma integral, en lo que respecta a las transacciones de presupuesto, tesorera, recaudacin, bodega, endeudamiento y otras reas. El principio de contabilidad gubernamental 2.1.4 Devengado del mismo cuerpo legal establece En la contabilidad gubernamental los hechos econmicos sern registrados en el momento que ocurran, haya o no movimiento de dinero, como consecuencia del reconocimiento de derechos y obligaciones ciertas, vencimiento de plazos, condiciones contractuales, cumplimiento de disposiciones legales o prcticas comerciales de general aceptacin Lo expuesto se debe a la falta de aplicacin de las normas especializadas en la materia por quienes por sus especficas funciones estaban obligadas a ejecutar, complementariamente no se ha capacitado al personal del rea financiera que participa en el proceso del registro contable y presupuestario en el manejo y aplicacin del manual establecido para la implantacin del Sistema Integrado de Gestin Financiera, SIGEF. Conclusin

53

En el perodo sujeto a anlisis se implant un sistema informtico denominados Alfa G y Visual, procesndose las operaciones patrimoniales y presupuestarias de modo independiente; lo que no permite controlar los recursos en forma integral, desde el punto de vista contable y presupuestario conforme lo establece las normas legales vigentes. Recomendacin Al seor Director Administrativo 85. Dispondr al Jefe Financiero programe anualmente cursos de capacitacin para que el personal del rea contable y financiero actualice sus conocimientos, para el efecto solicitar los servicios que brinda el Ministerio de Economa y Finanzas en la enseanza y aplicacin del Manual del Usuario del SIGEF Integrador Web (SI WEB) y actualizacin de los Principios del Sistema de Administracin Financiera y los Principios y Normas de Contabilidad Gubernamental, normativa que sirve como una gua metodolgica para que la entidad cumpla con sus obligaciones respecto a la aplicacin y entrega oportuna de la informacin de acuerdo a las normas tcnicas expedidas, en consecuencia el Contador y la encargada de Presupuesto sern responsables de la aplicacin inmediata de acuerdo a la normativa antes citada. No se dispone de registros contables impresos que faciliten la verificacin y anlisis de la informacin. El movimiento financiero que se halla ingresado en el sistema informtico contable en el perodo sujeto a anlisis, no tiene el respaldo impreso de los registro contables fuentes como son: Libro Diario, Mayores Generales y Auxiliares, Libro Bancos, Conciliaciones Bancarias, que permita sustentar en forma tangible las operaciones realizadas; lo que dificulta el control concurrente y posterior, existiendo el riesgo de que esta informacin se pierda, adems no se pudo desplegar la informacin contable de los sistemas contables informticos anteriores y los archivos magnticos que sustentan esta informacin. Auditoria mediante oficio 2003 008 AI PN HQ XP del 31 de marzo de 2003 solicit los registros contables para el anlisis, los que recin fueron impresos y proporcionados parcialmente sin empastar y foliar, hecho que retras el anlisis y dificult la verificacin de los movimientos contables por parte de Auditoria. Adems de lo sealado anteriormente, los archivos magnticos que respaldan los registros contables no estn organizados, carecen de seguridades que permitan salvaguardar posibles contingencias; deficiencia que constituye un riesgo por ser susceptibles de daos y prdida de datos. Los hechos indicados se producen por el incumplimiento de las funciones que le competen al departamento contable inobservando lo que disponen las Normas Tcnicas de Control Interno 130-09 Sistema de Registro y 133 -09 Seguridad General en los Centros de Procesamiento de Datos vigentes hasta el 9 de octubre de 2002, la Norma de Control Interno para Contabilidad Gubernamental 210-02 Organizacin del Sistema de Contabilidad Gubernamental y la Norma de Control Interno para el rea de Sistemas de Informacin Computarizados 400-09 Seguridad General en los Centros de Procesamiento de Datos, mismas que rigen desde el 10 de octubre del 2002 hasta la presente, que en sus partes pertinentes manifiestan: .. Estos registros podrn elaborarse manualmente o por medios computacionales y se mantendrn en medios convencionales, magnticos u otros que garanticen la integridad de la informacin.; Establecern mecanismos que protejan y salvaguarden, contra prdida y fugas, los medios fsicos (Equipos y programas) y la informacin. Con este fin aplicarn por lo menos las siguientes medidas..Obtencin peridica de respaldos y ubicacin fsica de los ms importantes en lugares resguardados, fuera de los centros de procesamiento de datos, entendindose a este al rea fsica donde se ubiquen el los computadores que almacenen la informacin Comentarios de la entidad: Los funcionarios de la entidad indican que no se dispone de equipos de computacin e impresora apropiados para cubrir las necesidades del Departamento Contable, lo que imposibilita imprimir peridicamente la informacin y registros. En lo que respecta al archivo magntico que sustenta los registros contables no se ha designado un lugar especfico con las adecuaciones necesarias para el resguardo de este archivo. Conclusin La omisin en la impresin de registros contables y la dificultad para utilizar los sistemas informticos anteriores y los archivos magnticos que sustentan esta informacin, dificult la verificacin y anlisis de la informacin por parte de Auditoria. Recomendacin Al seor Director Administrativo

54

Dispondr: 86. Al Jefe Financiero para que en coordinacin con la Jefe del Departamento de Sistemas Telemticos prevean dentro del Plan Informtico del Hospital, los equipos informticos apropiados (computadora e impresora) que cubra las necesidades del Departamento Contable y agilite sus operaciones. 87. Al contador para que finalizado el ao fiscal imprima los registros mayores y auxiliares que servirn de sustento a los estados financieros, todos estos documentos debern ser foliados, contener firmas de responsabilidad y ser archivados apropiadamente. 88. Al Jefe Financiero para que en coordinacin con la Jefa de Presupuesto, planifiquen en la proforma presupuestaria de la entidad, los recursos necesarios para la adecuacin de un sitio que se destinar al archivo magntico que respalda las operaciones financieras, conforme lo indican las Normas de Control Interno para el rea de sistemas de informacin computarizados. Omisin de la cuenta Cajas Recaudadoras para el registro de las recaudaciones en efectivo, dificulta establecer el control de los valores recaudados El plan de Cuentas establecido en el Sistema Integrado de Gestin Financiera, SIGEF, contempla la cuenta Cajas Recaudadoras para la contabilizacin de los valores en efectivo; sin embargo se omite el uso de esta cuenta, a pesar de que diariamente se reciben valores en efectivo por los servicios mdicos que presta la casa de salud, observndose que el registro contable lo realiza posteriormente al depsito; bajo el mtodo de contabilizacin de valores en efectivo, debitando directamente en la cuenta bancos, y solamente en el caso de existir faltantes o diferencias por depositar se registra en la cuenta Recaudacin Ventanilla sin especificar la obligacin del cajero responsable. Situacin que se presenta por cuanto el personal del rea contable ha obviado este procedimiento de registro tratando de simplificar la contabilizacin de las operaciones, hecho que dificulta controlar y conocer los valores disponibles en efectivo en un momento determinado, incumpliendo las disposiciones establecidas en el Sistema Integrado de Gestin Financiera SIGEF. Conclusin La omisin en el registro contable de la cuenta Cajas Recaudadoras para los valores en efectivo, dificulta el control del saldo, movimiento de ingreso y egreso de los valores recaudados, incumpliendo las disposiciones establecidas en el Sistema Integrado de Gestin Financiera SIGEF.

Recomendacin Al Contador General del Hospital 89. Contabilizar las operaciones en la cuenta apropiada, con aplicacin a las Cuentas que contempla el Catlogo General establecido en el Manual del Usuario del Sistema Integrado de Gestin Financiera, considerando las necesidades que presenta el Hospital de manera que la contabilidad y los estados financieros reflejen en forma integra y veraz las operaciones realizadas por la entidad. Inadecuada metodologa para contabilizar las operaciones en la Cuenta del Inventario Para Consumo Interno La contabilizacin en la cuenta Inventarios Para Consumo Interno se realiza registrando al dbito las adquisiciones de insumos al momento del pago a precio de compra y acreditando peridicamente cada tres meses los consumos, mismos que se establecen a base de las diferencias determinadas entre el registro del mayor contable y el saldo de las existencias de las bodegas y farmacias; para el efecto se realiza un ajuste contable, de tal forma que la presentacin en los estados financieros quede con los saldos que emiten tanto el Sistema Automatizado de Inventario SIS FARMAN - SISHPN que mantiene el hospital para el control de inventarios como el de los informes de existencias que reportan peridicamente las bodegas y mini- bodegas que llevan registros manuales. Situacin que incumple lo dispuesto en la Norma Tcnica de Contabilidad 2.2.4.2 Valoracin que indica que las disminuciones de existencias se registrarn al precio promedio ponderado. Cabe sealar que los saldos de las existencias del Inventario Para Consumo Interno establecidos en el sistema SIS FARMAN - SISHPN son el resultado de la aplicacin del mtodo de valoracin de inventarios a precio de costo promedio, al que se aade el porcentaje de utilidad para establecer el precio de venta a los usuarios de los servicios mdicos; este porcentaje va desde el 15% al 45% dependiendo del paciente y la clase de insumo, los hechos indicados ocasionan que los inventarios se encuentren sobre valorados en su presentacin en los estados financieros, ya que se encuentran incluidos el valor de la utilidad.

55

El mtodo de registro de Inventarios adoptado por el departamento contable no permite: - Conciliar la informacin que genera el sistema contable referente al mayor de esta cuenta con el movimiento de los registros auxiliares de medicinas e insumos mdicos producida por el Sistema Automatizado de Inventario SIS FARMAN - SISHPN y la de los registros manuales de algunas bodegas y minibodegas, conforme lo dispuesto en la Norma Tcnica de Control Interno 130-10 Conciliaciones vigente hasta el 9 de octubre de 2002 y la Norma de Control Interno para Contabilidad Gubernamental 210 06 Conciliacin de los Saldos de las Cuentas, que rige desde el 10 de octubre de 2002, - Determinar posibles errores u omisiones en los registros de los movimientos de ingresos y egresos de las existencias de inventarios para consumo interno en las farmacias, bodegas y mini bodegas, Facilitar la informacin necesaria para que Auditora efecte el anlisis de los movimientos registrados en esta cuenta, Las causas por las que se aplica esta metodologa a base de ajustes peridicos por diferencias en inventarios se indican a continuacin, mismas que son compartidas por el Contador General del Hospital en oficio 2004-098-CONTHQPN del 17 de mayo de 2004, en el que se expone entre otros puntos lo siguiente: - Las continuas fallas en el sistema SIS FARMAN - SISHPN computarizado han determinado que muchas veces se obtengan saldos negativos que hasta efectuar las revisiones y correcciones necesarias, esta informacin se hace inoportuna. La falta de conocimiento de los mtodos de valoracin de inventarios ha determinado que se confundan con el procedimiento de revalorizacin, adoptando revalorizar los inventarios sin que el Departamento de Contabilidad conozca estos hechos, a fin de registrar la incidencia de estos procedimientos. El sistema contable informtico denominado Visual, utilizado en contabilidad dispone de un subsistema de control de inventarios, el mismo que no ha sido empleado; adicionalmente no se ha designado a una persona capacitada en su manejo, ni se efectu la conexin con la red informtica de parte de la bodega general, farmacias y mini bodegas. El saldo del Inventario Para Consumo Interno no revela la integridad de sus operaciones El saldo que presenta la Cuenta Inventario Para Consumo Interno en los Estados Financieros, no revela la integridad del movimiento de las operaciones financieras efectuadas en las diferentes unidades hospitalarias por ingresos y consumos de las existencias de suministros de oficina, otros materiales, medicinas e insumos mdicos; lo expuesto se debe a las siguientes causas: La poltica del Departamento Financiero Contable es que se registre la transaccin al momento que se paga; por lo que no existe oportunidad en el registro de todos los hechos econmicos relacionados con las existencias, tales como las obligaciones contractuales por recepcin de bienes; incumpliendo lo que dispone la Norma Tcnica de Contabilidad Gubernamental 2.2.1.3 Obligaciones Monetarias, que hace referencia a la instancia del devengado; el hecho sealado ocasiona que los estados financieros no revelen las obligaciones que mantiene la institucin por los compromisos adquiridos y que estn pendientes de pago. - Varios bienes y suministros adquiridos por la entidad ingresan directamente a la unidad del servicio solicitante, omitindose el procedimiento de ingreso a la bodega y la ejecucin de los respectivos documentos que certifiquen esta operacin y el registro respectivo; inobservando lo dispuesto en la Norma Tcnica de Control Interno 136 01 Adquisicin y Distribucin de Bienes vigente hasta el 9 de octubre de 2002 y la 250- 02 Almacenamiento y Distribucin que rige hasta la presente fecha que en su parte pertinente manifiesta: ..Los bienes que adquiera la entidad ingresarn fsicamente a travs de almacn o bodega, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita. Algunas unidades de servicios que mantienen existencias de inventarios para su consumo no reportan informacin al Departamento Contable del Hospital para la consolidacin de la informacin, como es el caso de la seccin de Lavandera y Costura que no mantiene: comprobantes de ingreso y egreso de los inventarios, registros auxiliares Kardex; situacin que no permite controlar la veracidad e integridad de la documentacin que respalda el ingreso y egreso de la informacin y la oportunidad de su registro. - Los registros auxiliares de control de existencia, Kardex de la bodega general seccin suministros y materiales no estn actualizados, verificndose que tambin se mantienen registros extracontables en los que se hace constar la entrega de materiales en calidad de adelanto, previo a la legalizacin de los pedidos que son autorizados por el seor Director del Hospital, dificultando verificar el movimiento de ingresos y egresos, establecer saldos reales y reportar informacin real a Contabilidad para su consolidacin.

56

Sobre el retrazo en los registros, en oficio s/n de fecha 10 de septiembre de 2004, el bodeguero del Hospital Quito No.1, menciona: ...No se ha podido tener al da los kardex y comprobantes de ingreso y egreso de bodega debido al tiempo que se demor por el cambio de bodegas en dos ocasiones tanto de suministros de oficina como de medicamentos y falta de estanteras...; adems que en bodega de suministros de oficina no existe un sistema computarizado, ya que se lleva el movimiento de bodega en kardex manual. Los hechos sealados en los dos prrafos precedentes, inobservan lo dispuesto en la Norma Tcnica de Control Interno 130-09 Sistema de Registro vigente hasta el 9 de octubre de 2002 y 250-03 vigente desde el 10 de octubre de 2002 hasta el presente que sealan: Todos los movimientos derivados de las operaciones que ejecute una entidad pblica y que produzcan variaciones en sus activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos y en general, en cualquiera de las cuentas del sistema contable, debern ser registrados en los libros de entrada original y en los mayores generales y auxiliares, para una adecuada clasificacin. Estos registros podrn elaborarse manualmente o por medios computacionales y se mantendrn en medios convencionales, magnticos u otros que garanticen la integridad de la informacin. El Sistema Automatizado de Inventario SIS FARMAN - SISHPN implantado para el control de inventarios permite arrojar saldos negativos, por cuanto carece de controles bsicos en la determinacin de existencias, ya que no identifica cuando un producto se ha terminado y alerta para el aprovisionamiento correspondiente, es decir no maneja el control de existencias mximas y mnimas, como lo establece la Norma Tcnica de Control Interno 136-01 Adquisicin y Distribucin de Bienes vigente hasta el 9 de octubre de 20002 y las Normas Tcnicas de Control Interno 250-01 Adquisiciones y 250 Almacenamiento y Distribucin vigente desde el 10 de octubre de 2002 hasta la fecha, que en su parte pertinente manifiestan: Para las adquisiciones, en cada entidad se establecern mnimos y mximos de existencias, de tal forma que stas se realicen nicamente cuando sean necesario y adquiridas en cantidades apropiadas, bajo los criterios de austeridad, eficiencia, efectividad y economa. Adems de lo sealado, el Departamento Contable no ha emitido un instructivo que determine los procedimientos y polticas que debe aplicarse para el control y registro de las operaciones relacionadas con el Inventario Para Consumo Interno, reporte y flujo de la informacin, utilizacin de documentos y formularios que sustenten las operaciones de ingreso y egreso de las existencias, as como los niveles de autorizacin para las operaciones que se generen con esta cuenta. Conclusin La metodologa utilizada para contabilizar las operaciones de consumos en la Cuenta del Inventario Para Consumo Interno es realizada a travs de un ajuste contable por diferencias entre el saldo del registro mayor general y los que emiten el Sistema Automatizado de Inventario SIS FARMAN - SISHPN que mantiene el hospital para el control de inventarios, as como el de los informes de existencias que reportan peridicamente las bodegas y mini- bodegas que llevan registros manuales; inobservando lo que dispone la normatividad vigente sobre las disminuciones de existencias al precio promedio ponderado, dificultando la ejecucin de la conciliacin de cuentas para detectar posibles errores u omisiones en registros, as como tambin dificult el anlisis de los movimientos de esta cuenta por parte de Auditora. El saldo del Inventario Para Consumo Interno no es real y no revela la integridad de sus operaciones, como las obligaciones que mantiene la institucin por los compromisos adquiridos y que estn pendientes de pago, la consolidacin de la informacin de todas las operaciones de ingresos y egresos de existencias de todos los servicios, lo que no permite determinar la veracidad de la documentacin que respalda el ingreso y egreso de la informacin y establecer saldos reales y confiables. Recomendacin Al seor Director Administrativo Dispondr: 90. Se asigne a un funcionario del rea contable y financiera para que sea capacitado en el manejo del subsistema de control de inventarios que dispone el sistema contable implantado en el Hospital, a la vez que brindar las facilidades para que el subsistema mencionado sea habilitado y funcione en conexin en red informtica con las bodegas y farmacias, lo que permitir un control del movimiento de ingresos y egresos. Al Jefe del Centro de Sistemas Telemticos: 91. Programe el sistema de control de inventarios de farmacias y bodegas, para que los informes de existencias que emite y reportan peridicamente al Departamento Contable, se los realice a precio de compra los ingresos y los

57

consumos y saldos al costo promedio ponderado, lo que permitir guardar consistencia con los movimientos del registro mayor general y los auxiliares, y efectuar la conciliacin entre los registros mayores y auxiliares, corregir errores u omisiones en el registro de ingresos y egresos. 92. Planifique la incorporacin al sistema de control de inventarios, las unidades que llevan registros manuales, como es el caso de las bodega de suministros y materiales, Lavandera y Costura, Seccin de Imgenes, Laboratorios entre otros; para que la informacin que se genera sea oportuna y permita la conciliacin de los registros y consolidacin de la informacin para la presentacin adecuada en los estados financieros. 93. En el sistema de Inventarios para Consumo Interno, se prevea la incorporacin de controles sobre cantidades mximas y mnimas de existencias, de tal forma que estas se realicen cuando sean necesarias y adquiridas en cantidades apropiadas. Al Jefe Financiero 94. En coordinacin con el Contador establecer un instructivo del Inventario Para Consumo Interno que determine los procedimientos y polticas que debe aplicarse para el control y registro de las existencias que se manejan en las bodegas y farmacias, los documentos que deben generarse por ingreso y egreso, las lneas de autorizacin y comunicacin de las operaciones relacionadas con el reporte y flujo de la informacin a Contabilidad, de manera que las operaciones se registren oportunamente. 95. Establecer procedimientos y controles para que todos los bienes adquiridos por la entidad, ingresen fsicamente a travs de bodega, an cuando la naturaleza fsica de los mismos requiera su ubicacin directa en el lugar o dependencia que lo solicita; el procedimiento sealado permitir el registro oportuno del ingreso y egreso de bodega. El Departamento De Sistemas Telemticos No Cuenta Con Una Adecuada Estructura Administrativa El artculo 85 del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud vigente en el perodo analizado prev: El Centro de cmputo es la unidad tcnico - administrativa orientada a configurar y mantener en funcionamiento y actualizado los sistemas de informacin y procesamiento automtico de datos con que cuenta el hospital, responsable de la seguridad e integridad de los archivos de datos e informacin, as como del desarrollo continuo, y estado de los equipos de computacin y conexos. Estableciendo adicionalmente 15 funciones inherente al campo informtico; sin embargo de ello no se dispuso de una adecuada estructura orgnico funcional, por el contrario durante el perodo examinado se determin que el Departamento de Sistemas Telemticos del Hospital Quito No.1; as denominado en el nuevo Reglamento Orgnico Funcional, dispuso de un mximo de tres personas y actualmente cuenta con dos, las que resulta insuficiente para cumplir sus funciones, razn por la cual gran parte de estas se efectuaron parcialmente y otras no. Adicional de lo mencionado se evidenci que el personal realiz actividades de asesoramiento informtico y hasta de digitacin de documentos administrativos de Admisin u otros servicios; lo que tambin dificult desempear las funciones designadas a este departamento para cumplir la misin institucional en cuanto a la gestin informtica se refiere, como es el control centralizado de programas informticos que se utilizan en las reas administrativas y financieras del Hospital. La Norma Tcnica de Control Interno 133-07 Segregacin de funciones, establece: El ejecutivo mximo de cada entidad pblica definir y aprobar la estructura organizativa y funcional de la Unidad de Sistemas de Informacin Computarizados (SIC), separando las responsabilidades individuales de los usuarios internos y de los servidores de dicha unidad, de manera que se evite la concentracin de funciones que creen riesgos de cometimiento de errores e irregularidades. Conclusin La falta de una estructura administrativa adecuada del Departamento de Sistemas Telemticos, dio lugar a que la institucin no cumpla con los objetivos informticos, sealados en el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud vigente hasta noviembre de 2003. Recomendacin Al Seor Director Administrativo Dispondr:

58

96. Al Jefe de Recursos Humanos para que conjuntamente con el Jefe del Departamento de Sistemas Telemticos fundamentado en las funciones previstas en el nuevo Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud, implanten una estructura administrativa del Departamento de Sistemas Telemticos, que prevea los componentes de control interno necesarios y asegurar el cumplimiento de la misin y objetivos de la entidad y para que cada persona asuma y ejecute eficientemente las funciones asignadas. En esta Estructura se cuidar especialmente de definir las lneas de mando y comunicacin entre los distintos niveles internos del Departamento y de separar en unidades organizativas diferentes las actividades administrativas y de gestin informtica. 97 Con sujecin a la recomendacin anterior, el Seor Jefe del Departamento de Sistemas Telemticos, elabore un estudio para determinar las necesidades de recursos humanos del departamento, a base de lo cual solicitar el nmero de Tcnicos necesario para cumplir con las actividades y el objetivo institucional. En este estudio considerar el perfil para cada cargo, el que servir de base para que el seor Director Administrativo realice las gestiones legales correspondientes para su reclutamiento. La estructura y funciones bsicas que deber mantenerse ser: 1. Jefe o coordinador del Centro de Computo 2. Administrador de la Base de datos * Una de las principales funciones que debe cumplir es mantener un control centralizado de los datos y de los programas que los usan o se integren al parque informtico de la institucin. * Es el encargado de definir los esquemas de la base de datos.- esto se logra escribiendo un conjunto de definiciones que son traducidos por el compilador Lenguaje de Definicin de Datos, DDL, produciendo un conjunto de tablas que son permanentemente almacenados en el diccionario de datos. * Especificar la estructura de almacenamiento y mtodos de acceso, lo cual se logra mediante un conjunto de definiciones traducidos por el compilador o lenguaje de almacenamiento y definicin de datos, DDL. * Modificacin del esquema y de la organizacin fsica.- La modificacin del esquema de la base de datos o la descripcin del almacenamiento, son logrados mediante el compilador DDL o mediante el lenguaje de almacenamiento y definicin de datos. Los cambios generan modificaciones en las respectivas tablas, por ejemplo en el diccionario de datos. * Otorgar autorizaciones de acceso.- Permite al administrador de la base de datos controlar las partes a las cuales cada uno de los usuarios puede tener acceso. * Restricciones de integridad.- La especificaciones de estas restricciones se guardan en una estructura especial del sistema que es consultada por el manejador de base de datos (database manager) cuando se efectan actualizaciones. 3. Analista Programador Responsable del ciclo de vida de desarrollo de un sistema informtico en el caso de desarrollo de aplicaciones, en el caso de adquisicin de software desarrollado intervendr en el proceso de implantacin. 4. Especialista en Hardware y Software Contribuir en el mantenimiento preventivo y correctivo del hardware y software * Resolver telefnicamente aquellos sucesos que no requieran ms de cinco minutos para su resolucin * Realizar el seguimiento del suceso hasta su resolucin para poder informar al usuario el estado de la misma * Realizar estadsticas de los sucesos: por especialista de resolucin, tiempos de resolucin, usuarios, etc. Las mismas tienen como objetivo poder realizar un anlisis de la actividad del rea de informtica que tendr, como corolario, el mejoramiento del servicio y la operatoria de los usuarios * Ejecutar planes de contingencia en aquellos casos en los que el responsable del servicio lo indique * Contribuir al control de los inventarios de software y hardware de microinformtica * Contribuir al control de la base de datos de los usuarios * Colaborar en la administracin de las licencias de software, detectando y reportando el uso ilegal del mismo al responsable del servicio * Elevar reportes peridicos de la actividad realizada al responsable del servicio * Contribuir al desarrollo de los manuales de normas y procedimientos 5. Analista de Help Desk * Recibir las llamadas realizadas por usuarios de equipos de computacin que: o interrumpan la normal operatoria de trabajo o requieran soporte sobre el hardware y/o software instalado o requieran nuevos productos de hardware y/o software o generen consultas y/o asesoramiento en el funcionamiento y/o utilizacin de los recursos informticos disponibles * Registrar las llamadas utilizando un sistema de administracin del Help Desk o simplemente registrando en un formulario de Excel * Identificar los problemas y asignarles prioridad, de acuerdo con criterios definidos * Asignar los sucesos a los especialistas de resolucin

59

* Confirmar la satisfaccin del usuario con respecto a la solucin brindada

Actas De Entrega Recepcin Facilitan Conocer Las Caractersticas Tcnicas De Los Sistemas Hospital

Informticos Del

El Centro de Sistemas Telemticos del Hospital Quito No. 1 carece de toda la documentacin tcnica y operativa del Sistema Informtico Hospitalario SYSMED, posteriormente actualizado en el ao de 1999, denominndole como SYSHPN, el que se viene utilizando hasta la fecha. Auditoria mediante oficios 2004-256-AI-PN-HQ-XP y 2004-270-AI-PN-HQ-XP del 22 de julio y 27 de agosto del ao en curso, solicit la documentacin tcnica de programacin y funcionamiento del sistema, as como las Actas de Entregarecepcin u otra documentacin que sustente el ingreso de los productos que integran el sistema informtico; informacin que no fue proporcionada dificultndose el anlisis tcnico por parte de Auditora necesario para determinar las caractersticas tcnicas, bondades, lgica principal de los programas que conforman el sistema y la determinacin si la cantidad y calidad de los bienes fueron recibidos a entera satisfaccin. El informe tcnico realizado por el Centro de Sistema Telemticos (Centro de Cmputo) sobre el anlisis al sistema en referencia y emitido mediante oficio 115-2004-CCOMP-HQ-PN del 2 de agosto de 2004, en su conclusin expresa lo siguiente: 1. En las caractersticas tcnicas de funcionalidad del Sistema se encontr las siguientes novedades, en las cuales se hace referencia a los puntos que no tienen concordancia entre lo especificado en el contrato y lo encontrado en el sistema: a) Ayuda en lnea.- Existe la opcin pero no brinda ninguna ayuda b) Motor de Base de Datos.- La Base de Datos del sistema actual est implementada en el manejador de archivos Visual FoxPro 5.0, segn la descripcin del contrato esta debera estar implementada en el Manejador de Base de Datos Relacional INFORMIX. c) Nivel de Seguridad, claves de usuario.- Desde la Interfase de usuario no se puede eliminar claves, tampoco se tiene el historial de cada usuario del sistema. d) Auditora Informtica.- Lo nico que se puede saber desde el sistema es quien cre o modific o un determinado documento. e) Uso.- No existe un manual en lnea que indique al usuario la forma adecuada de utilizar el sistema. 2. En la determinacin de los mdulos instalados en el Sistema se encontr las siguientes novedades, en las cuales se hace referencia a los puntos que no tienen concordancia entre lo especificado en el contrato y lo encontrado en el sistema. a) Cuentas por Cobrar.- No se encontraron instaladas las opciones: Proyeccin de recuperacin de cartera; Cuentas por pagar: proveedores y Compras. b) Sistema utilitarios.- No se encuentra instalada la opcin Importar y Exportar informacin. 3. En los productos para el desarrollo del sistema se encontr las siguientes novedades, en las cuales se hace referencia a los puntos que no tienen concordancia entre lo especificado en el contrato y lo encontrado en el sistema: a) Documentos de usuario.-No existe actualmente en el Centro de Cmputo el manual de usuario que indica los objetivos, requerimientos, instalacin y operacin del sistema. b) Documentacin interna de cada programa.- No existe actualmente en el Centro de Cmputo la documentacin especfica que hace y para que sirve cada lnea de cdigo fuente del sistema. Esta informacin sirve de base tcnica para el programador. c) Catlogo de reportes.- No existe actualmente en el Centro de Computo el catlogo de reporte que indica tcnicamente como estn diseados y cules son las tablas que sirven de fuente para crear los reportes... De lo expuesto se desprende que el sistema informtico desarrollado no cumple con los estndares vigente a la fecha de desarrollo y los requerimientos del Hospital, las caractersticas tcnicas estipuladas referentes a: Nivel de Seguridades, Auditora Informtica, Base de datos Informix, Ayuda en Lnea. Al respecto el artculo 10 del Reglamento General de Bienes del Sector Pblico dispone: Los bienes adquiridos de cualquier naturaleza que fueren, sern recibidos y examinados por el servidor pblico o los servidores encargados de la custodia y de la calificacin de la cantidad y calidad de los bienes adquiridos..Si en la recepcin se encontraren novedades, se las comunicar inmediatamente a la mxima autoridad. No podrn ser recibidos los bienes mientras no se hayan cumplido cabalmente las estipulaciones contractuales. Conclusin La falta de documentacin tcnica y Actas de Entrega Recepcin del sistema Hospitalario SYSMED SYSHPN, no permite verificar la funcionalidad y bondades del sistema, as como, determinar si la recepcin se efectu previa una calificacin de la cantidad y calidad de los productos que conforman el mencionado sistema informtico.

60

Adems, del anlisis tcnico efectuado por el Centro de Sistemas Telemticos se observa que el sistema no cumple con las caractersticas tcnicas y estndares vigentes a la fecha de desarrollo, lo que no permite cumplir con los requerimientos del Hospital. Recomendacin Al Seor Director Administrativo 98. Dispondr que para las diligencias de entrega-recepcin, parciales, provisional o definitiva de bienes informticos, se conformar una comisin tcnica integrada por: Especialistas de la Direccin Nacional de Informtica de la Polica Nacional, personal tcnico del Departamento de Sistema Telemticos del Hospital, un delegado del Director Financiero, Guardalmacn, un delegado del Departamento de Activos Fijos, quien elaborar las actas de Entrega-Recepcin, el funcionario o custodio directo de los bienes, el proveedor o contratista y el Auditor Interno o su delegado quien actuar en calidad de observador en la diligencia. 99. La Comisin proceder a inspeccionar los bienes y verificar que estos guarden conformidad con los requerimientos establecidos en el proceso de contratacin, las especificaciones tcnicas y obligaciones contradas por el proveedor o contratista, dejando constancia de la diligencia en las respectivas actas de Entrega-Recepcin. 100. En el caso de entrega-recepcin de equipos y programas informticos, la comisin tcnica, elaborar adicionalmente un informe tcnico en el que se detalle: marca, modelo, serie de cada uno de los componentes, manuales o dispositivos de los equipos informticos, al igual que la garanta ofrecida por el proveedor. En el caso de software, se obtendr el nombre genrico, mdulos que conforman, versin, fecha adquisicin, costo, descripcin de los medios de almacenamiento, manuales tcnicos si es el caso y de usuario, adems elaborar en detalle los procedimientos utilizados, las conclusiones y recomendaciones respectivas. El Departamento De Sistemas Telemticos No Cuenta con Seguridades Fsicas El Departamento de Sistemas Telemticos no ha sido considerado rea restringida y tampoco cuenta con seguridades fsicas lo que constituye un riesgo para la integridad de los bienes e informacin que se procesa, as como ha dado lugar a que las actividades que realiza el personal tcnico de ese departamento se vean permanentemente interrumpidas por personal de los diferentes servicios al realizar trabajos de edicin de archivos magnticos e impresin sin ninguna autorizacin. Se observ que su rea fsica no cuenta con un extintor de incendios, que permita ser utilizado en el caso de algn siniestro. El acceso al rea de servidores, no cuenta con un sistema de seguridad en la puerta de ingreso. Inobservando lo que indica la Norma Tcnica de Control Interno 133-03 Acceso a los sistemas y modificacin de la informacin, vigente hasta octubre de 2002 y la actual Norma de Control Interno 400-04 Acceso a los Sistemas y Modificacin de la Informacin que en su parte pertinente manifiesta: ...establecern las medidas que permitan acceder y modificar los datos e informacin contenidos en los sistemas computarizados solo a personal autorizado. Estas se concretarn en controles de acceso fsico y lgico Situacin que se presenta debido a que no se ha implementado procedimientos de control de acceso fsico y acciones correctivas, sin embargo de que Auditora en informes anteriores ya emiti recomendaciones al respecto. Conclusin Al no implantar procedimientos de control de acceso fsico y seguridades al rea del Departamento de Sistemas Telemticos, ocasiona riegos en la integridad de los equipos e informacin que se procesa. Recomendacin Al Seor Director Administrativo Dispondr: 101. Al Jefe Financiero para que en coordinacin con el Jefe de Presupuesto prevean los recursos dentro del presupuesto de la entidad para la instalacin de dispositivos de seguridad magnticos en las puertas de acceso al rea de operacin y de servidores y provean otros implementos de seguridad como extintores de incendio. 102. Al Jefe del Departamento de Sistemas Telemticos, reubicar dentro del espacio fsico disponible los equipos destinados a la impresin de documentos, esto es la impresora lser y la designacin de un computador personal, equipos que deben ser accesibles a los usuarios de los diferentes servicios; y el servidor ser trasladado al rea de

61

servidores para utilizarlo de respaldo de la informacin, como servidor de Internet y correo electrnico o Intranet, de manera que el centro de operacin y servidores se encuentre independientes del rea de acceso al los usuarios de los diferentes servicios. En el caso de que el servidor sea utilizado como respaldo de los procesos automatizados, como plan de contingencias se deber prever de un espacio fsico adecuado en un sitio fuera de las instalaciones del Hospital, como lo establecen las normas estndares de seguridad de centros de proceso de datos. El Sistema Informtico Hospitalario No dispone De Seguridades Lgicas adecuadas y De Procedimientos Administrativos Para La Funcin Informtica El control de claves de acceso al Aplicativo SYSHPN, SYSMED no es adecuado, por que no permite conocer la fecha de alta o baja de cada usuario dentro del sistema, verificar si se encuentra activo o inactivo, el nivel o tipo de usuario definido por su responsabilidad y funcin, ni mantiene un historial de los usuarios del mismo y la flexibilidad para que el usuario sea el que defina e ingrese su propia clave de acceso. Lo hechos sealados en el punto anterior, dificultan que se realicen los siguientes procesos: Disponer en un momento dado del detalle de los usuarios que han tenido acceso a los diferentes mdulos del sistema, Identificar en que momento y para que ingresaron al sistema informtico, Establecer sus responsabilidades y grado de antigedad de las claves de acceso en cuanto al uso, Conocer si los usuarios que han sido trasladados a otro servicio siguen constando como usuarios o han sido suspendidos del sistema informtico, y; Que al momento de crear o actualizar una clave no pueda realizar el mismo usuario, sino que requiera la presencia de un tcnico del Centro de Sistemas Telemticos del Hospital. Por otro lado, no se han definido procedimientos administrativos para la funcin informtica, como los que se detallan a continuacin: Para dar de alta o baja a los usuarios del sistema e ingreso, eliminacin y asignacin de claves de acceso de usuarios de los sistemas informticos, tanto a nivel de red, bases de datos as como de los aplicativos. Para las actividades y responsabilidades de cada uno de los usuarios y que tengan correspondencia con el manual orgnico funcional de la Direccin Nacional de Salud. Para el control documentado de cambios realizados en la configuracin de los equipos y programas informticos, no se dispone de una bitcora de operacin de los sistemas llevada en forma manual o computarizada. En los procedimientos de operacin, proceso de datos y de salida no se lleva unos registros de los diferentes servicios internos, unidades policiales u otros externos. Para mantener registros de configuracin e inventario del software, servidores, estaciones de trabajo, equipos de comunicacin y perifricos, as como, plano de localizacin de puntos instalados y los cambios realizados a la fecha, plano de ubicacin del centro de datos y los diferentes departamentos que cuentan con equipos informticos. Para registro de daos presentados y las soluciones dadas, debidamente documentadas. Esto ocasiona que los usuarios de sistemas informticos no tengan definidas las funciones informticas, basndose solamente en las actividades administrativas establecidas en cada departamento de acuerdo al servicio y finalidad que debe cumplir segn el Reglamento Orgnico Funcional; por lo que las funciones administrativas no se coordinan con las informticas. Hecho que se produce por cuanto no se dispone de la documentacin tcnica y manuales de usuario que guen las funciones informticas y por el desconocimiento por parte del usuario en cuanto al alcance del sistema en razn de que no se han emitido normas, instructivos por parte de la Direccin Nacional de Informtica, as como cursos peridicos de capacitacin al personal informtico y usuarios. Las deficiencias establecidas incumplen lo dispuesto en las Normas Tcnicas de Control Interno 130-01 Elementos del Control Interno; 130-02 Actitud Hacia el Control Interno; 133-01 Sistemas Nuevos o Actualizacin de los Existentes, vigentes hasta octubre del 2002 y 120-03 Actitudes de Control 400-02 Plan Informtico, Adquisicin o Actualizacin De Sistemas, que rige desde 10 de octubre de 2002, que en su parte pertinente manifiesta: El control interno constituye un instrumento de gestin para todas las reas y campos de accin institucional..., La competencia tcnica, la honestidad y el cuidado que cada servidor ponga en el cumplimiento de sus funciones, son los factores fundamentales para definir los controles preventivos y de deteccin que deben ponerse en prctica. y Los sistemas de informacin computarizados, incluyendo equipos, programas y personal, se generarn a partir de los requerimientos formalmente establecidos por los usuarios. Su ejecucin partir de un Plan Integral de Sistemas aprobado por el ejecutivo mximo. Conclusin

62

Al no disponer el Sistema Informtico Hospitalario de seguridades lgicas adecuadas y de procedimientos administrativos para la funcin informtica con los correspondientes manuales de funciones, dificulta establecer los controles tanto de acceso fsico como lgico y que las funciones informticas y actividades administrativas establecidas en cada departamento de acuerdo al servicio y finalidad no guarden concordancia. Recomendacin Al Seor Director Administrativo 103. Conformar una comisin integrada por Funcionarios del Departamento de Sistema Telemticos del Hospital, Jefes de servicio, Asesor Jurdico, para que en coordinacin con los asesores administrativos que dispone el Hospital, elaboren un manual de Funciones y Procedimientos Informticos, en el que se integren procedimientos formales y detallados del funcionamiento y operacin, tanto a nivel de usuarios como del Centro de Sistema Telemticos. Documento que contendr entre otros puntos: medidas de control de acceso tanto fsico a las terminales de computacin, as como controles de acceso lgico a los sistemas y a la informacin contenida en el computador, a fin de salvaguardar y custodiar los recursos tecnolgicos del Hospital; una vez efectuado este documento deber ser implantado y supervisado por el Departamento de Sistemas Telemticos. Los controles bsicos sealados debern contemplar como mnimo las siguientes Controles fsicos: 1. Mantener los puntos terminales bajo llave. 2. Mantener los puntos terminales bajo supervisin directa. 3. Utilizar llaves para utilizar los puntos terminales. Controles lgicos: 1. Claves de acceso. 2. Rangos limitados de actividades. 3. Perfiles de acceso, de acuerdo a las funciones y jerarquas de los usuarios. 4. Una bitcora de operacin de los sistemas, que contendr: a. Un registro de utilizacin de cada uno de los sistemas de cada uno de los usuarios. b. Registro de los intentos de acceso no autorizados. c. Implantacin de circuitos especiales que identifican al dispositivo terminal como autorizado para acceder a los sistemas. 5. Seguridades e instalaciones fsicas adecuadas. 6. Un plan de contingencias que prevea las acciones a tomar en caso de una emergencia o suspensin en el procesamiento de la informacin por problemas con los equipos, con los programas o con el personal. 7. Procedimientos de seguridad a observarse por parte del personal que trabaja en turnos por la noche o en fin de semana. 8. Deben disearse controles con el propsito de salvaguardar los datos fuente, las operaciones de proceso y salida de informacin, con la finalidad de preservar la integridad de la informacin procesada por la entidad. Para implementar los controles sobre datos fuente, es necesario que la entidad designe a los usuarios encargados de salvaguardar los datos. Para ello, deben establecerse polticas que definan las claves de acceso para los tres niveles: * Primer nivel: nicamente tiene opcin de consulta de datos; * Segundo nivel: captura, modifica y consulta datos; y, * Tercer nivel: captura, modifica, consulta y adems puede realizar bajas de datos. Los controles de salida de datos protegern la integridad de la informacin, para cuyo efecto es necesario tener en cuenta aspectos tales como: * Copias de la informacin en otras unidades; * La identificacin de las personas que entregan el documento de salida; y, * La definicin de las personas que reciben la informacin. Los controles de operacin de los equipos de cmputo estn dados por procedimientos estandarizados y formales que se efectivizan de la siguiente forma: * Describen en forma clara y detallada los procedimientos; * Actualizan peridicamente los procedimientos; y, * Asignan los trabajos con niveles efectivos de utilizacin de equipos. En tal razn, los jefes de las unidades administrativas, sern responsables de asegurar que los sistemas tengan controles, sean stos manuales o automticos de validacin de los datos que van a ser ingresados al computador, puntualizando en los procedimientos para verificar que la informacin registrada en los documentos fuente es correcta, es decir, permitan identificar los errores y efectuar los ajustes que sean necesarios en el proceso. sugerencias:

63

Se aplicarn procedimientos que garanticen el ingreso al computador de datos vlidos, es decir, que sean consistentes con los archivos. Recomendacin Al Seor Director Administrativo 104. Dispondr al Jefe del Departamento de Sistemas Telemticos se prevea en el Plan Informtico que para la adquisicin o actualizacin de sistemas Informticos se considere como requerimiento: claves de accesos (palabras secretas); rangos limitados de actividades (menes restringidos); perfiles de acceso de acuerdo a las funciones y jerarquas de los usuarios. Organizacin Inadecuada De Datos del Sistema Informtico Hospitalario Los datos se encuentran organizados en diferentes archivos de tipo tabla de Visual FoxPro, los mismos que se centralizan en varias carpetas de acuerdo al aplicativo que los manipule, as tenemos que existen tres copias de los mismos datos; una copia para el sistema Informtico SYSMED, otra para el SYSHPN y FINAN y el ltimo para el sistema de Farmacia Externa FARMA, cada copia de datos esta formada por los cuatro archivos de base de datos de Fox Pro 6.0, por lo que se presentan los siguientes inconvenientes: redundancia, inconsistencia, problemas de integridad de los datos, dificultad para acceder a los datos, aislamiento de los datos, falta de coordinacin entre los programas y problemas de seguridad. Los registros de datos pertenecientes a la Bodega Central y que se encuentran almacenados en las tablas MOVKARD y TRANCONTA se determin que no mantienen una secuencia en la numeracin de los documentos, denominados Comprobantes de Ingreso y Comprobantes de Egreso, a pesar de que fueron generados por el sistema y existen documentos impresos; por lo que la informacin no es integra ni confiable. Los datos se encuentran estructurados de acuerdo a un modelo de datos especfico o sea desde el punto de vista de aplicacin, que en trminos informticos significa que no dispone de un sistema de base de datos sino que simplemente se manipulan archivos magnticos propios de la aplicacin; diseo que no permite la normalizacin, ni la aplicacin de reglas de integridad referencial, que admita definir un concepto y filosofa integradora. La situacin expuesta se produce debido a que no se realiz un estudio preliminar para el proceso de desarrollo de sistemas informticos en esta casa de salud, incumpliendo lo que dispone la Normas Tcnicas de Control Interno nmero 133-01 Sistemas Nuevos o Actualizacin de los Existentes vigente hasta octubre del 2002 y 400-02 Plan Informtico, Adquisicin o Actualizacin De Sistemas en vigencia que en su parte pertinente manifiesta: . Para la incorporacin de nuevos sistemas y para la actualizacin o crecimiento de los existentes, se utilizar tecnologa probada y actual, tanto en los equipos como en los programas de soporte computacional.

Conclusin La organizacin inadecuada de datos del sistema informtico hospitalario ocasiona redundancia, inconsistencia, problemas de integridad, dificultad de acceso y aislamiento de los datos, falta de coordinacin entre los programas y problemas de seguridad; as como su diseo no permite la normalizacin, ni la aplicacin de reglas de integridad referencial, que admita definir un concepto y filosofa integradora. Recomendacin Al Seor Director Administrativo 105. Dispondr al seor Jefe del Centro de Sistema Telemticos, en coordinacin con el seor Asesor Jurdico y los seores Jefes de servicio, se realice un estudio preliminar para la incorporacin de nuevos sistemas y para la actualizacin o crecimiento de los existentes, utilizndose tecnologa probada y actual tanto en los equipos como en los programas de computacin de soporte (software de base). El proceso de desarrollo de sistemas seguir una metodologa que comprenda al menos: 1. Un anlisis de factibilidad; 2. Una propuesta de desarrollo; 3. Un diseo conceptual y fsico; 4. Una prueba de aceptacin luego de una etapa de trabajo en paralelo; 5. Un plan de implantacin que considere: * Capacitacin * Adecuacin de los nuevos sistemas * Mantenimiento

64

El nuevo sistema integrado de informacin hospitalario se sustentar en una base de datos central y nica, cuyo soporte ser la informtica y las telecomunicaciones, accesible para todos los usuarios de los servicios administrativos, operativos y tcnicos, a fin de que permita a la mxima autoridad evaluar los resultados de su gestin en la entidad versus los objetivos predefinidos, es decir, busca obtener informacin sobre su nivel de desempeo. Se deber prever que el nuevo sistema de informacin y comunicacin contenga los siguientes factores: * Estrategias y sistemas integrados de informacin * La calidad y oportunidad de la informacin * Comunicacin e informacin interna * Comunicacin e informacin externa * Medios de comunicacin * Evaluacin El Hospital No Cuenta Con Un Plan Informtico Que Regule El Desarrollo De Los Sistemas de Informacin Automatizados El Hospital Quito No.1 no cuenta con un Plan Informtico que regule los requerimientos actuales y futuros, lo que dificulta planificar adecuadamente la inversin de equipos y programas informticos; situacin que ha incidido para que los proyectos informticos implantados en el hospital no se hayan concluido, ni cumplido con los requerimientos tcnicos necesarios para satisfacer las necesidades de los diferentes servicios, como en los casos que se detalla a continuacin:

FECHA Contrato EMPRESA SOLUCION PLANTEADA ESTADO INVERSIN Hardware Software Hardware Software 1 OCT-1997 INFORSYS SI SI Inconcluso No hay datos 80.000.000,00 NOV-2001 PRISMA DEL ECUADOR SI NO Inconvenientes 7.384,00 0,00 2 DIC-2002 CD-TECH SI SI Inconcluso 48.582,30 29.200,00 Lo comentado se debe a que no se ha dado la importancia al desarrollo tecnolgico disponible, ni al departamento de Sistemas Telemticos que ha venido funcionando como parte operativa subordinada a la Subdireccin Administrativa y Econmica Financiera que forma parte del nivel de apoyo del Hospital, segn consta en el Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Salud; sin embargo tal estructura no existe, por lo que no hubo el apoyo para el funcionamiento del Centro Computo, elaboracin y ejecucin del Plan Informtico; inobservando lo que dispone la Norma Tcnica de Control Interno nmero 133-01 Sistemas Nuevos o Actualizacin de los Existentes, vigente a octubre de 2002 y 400-02 Plan Informtico, Adquisicin o Actualizacin De Sistemas en vigencia. Conclusin

65

El hospital no cuenta con un plan informtico que regule el desarrollo de sistemas de informacin automatizados a corto y mediano plazo; dificultando la planificar adecuada de la inversin de equipos y programas informticos de acuerdo a los requerimientos tcnicos necesarios para satisfacer las necesidades de los diferentes servicios del hospital, lo que ha incidido para que los proyectos informticos implantados en esta casa de salud no se hayan concluido, ni aseguren los mecanismos para el cumplimiento satisfactorio de las demandas del usuario. Recomendacin Al Seor Director Administrativo: 106. Dispondr al Jefe del Departamento de Sistemas Telemticos para que en coordinacin con el seor Asesor Jurdico y los seores Jefes de los diferentes servicios, realicen un estudio de los requerimientos de sistemas de informacin computarizados, para que estos se generen de acuerdo a los requerimientos o necesidades establecidas en esta casa de salud, una vez elaborado este documento se remitir a la Direccin Nacional de Comunicaciones de la Polica Nacional, para su aprobacin, de conformidad a lo dispuesto en el artculo 22 del Reglamento Orgnico Funcional de la Direccin Nacional de Comunicaciones, publicado en Orden General 191 del 3 de octubre del 2000. El Plan Integral Informtico debe contener entre otros puntos las siguientes sugerencias: 1. Fase organizacional referente a la misin de la entidad, estructura orgnica, ANALISIS FODA situacin actual del rea informtica en: recursos humanos, HARDWARE y SOFTWARE; 2. La definicin de los Sistemas de Informacin Computarizados que necesita la institucin; 3. Priorizar los mismos; 4. La base tecnolgica requerida para su implantacin (equipos, programas y personal); 5. El presupuesto financiero; 6. Plan de inversiones; y, 7. El cronograma de las actividades principales a desarrollar para la ejecucin del plan. Esa metodologa incorporar en todas sus fases, la participacin de los usuarios y de la Unidad de Auditora Interna, as como instancias de aprobacin y aceptacin escritas por parte de los usuarios directamente involucrados y la entrega obligatoria de la documentacin detallada de cada fase, del sistema en general y de su operacin o del usuario. En caso de adquisicin de programas de computacin (paquetes de software) se prevern tanto en el proceso como en los contratos respectivos, mecanismos que aseguren el cumplimiento satisfactorio de los requerimientos de la entidad, la obtencin de la licencia de uso legalizada, la recepcin de los programas, diseos, documentacin en general y la garanta de mantenimiento ofrecida por el proveedor.

Atentamente,

Lcdo. Marco Aniceto Chango Auditor General de la Polica Nacional

66