EL OFICIO .

El oficio es un documento de carcter oficial ,que se utiliza en los organismos del Sector pblico y por extensin ,en algunas instituciones educativas,culturas,sociales y deportivas que no dependen del Estado. El oficio es un documento protocolar que vincula, en especial ,a las autoridades de ms alta jerarqua. Se usa con la finalidad de comunicar y coordinar acciones,invitar ,pedir informacin,contestar ,remitir documentos,agradecer o tratar asuntos diversos de trabajo administrativo.

AREA DE DIFUSIN. El oficio se difunde en dos niveles : a nivel externo,es decir fuera de una institucin ; y a nivel interno ,dentro de ella. A nivel externo ,establece comunicacin con personas ajenas a la entidad,especialmente con aqullas que ocupan cargos directivos.

A nivel interno.enlaza a los que desempean funciones de direccin dentro de una entidad o institucin.

FACULTAD PARA FIRMAR OFICIOS -Los oficios de circulacin externa son firmados solamente por la mxima autoridad de la institucin o por quien hace su veces.Sin embargo,en caso de existir la necesidad de enviar oficios fuera de la institucin,abordando asuntos especficos de trabajo pueden los que dirigen los rganos internos hacerlos redactar a nombre suyo y firmarlos,pero eso s,sin comprometer la responsabilidad de la referida autoridad. -Los oficios de circulacin interna son firmados por los que desempean cargos directivos en la institucin. -Los que no desempean cargos directivos no estn facultados para hacer uso del oficio,porque no representan legalmente ni a instituciones ni a sus rganos.estas personas se comunican con sus superiores o entre ellas,segn los casos ,mediante memorandos,informes,cartas o solicitudes.Por lo tanto,el oficio no puede ser usado a ttulo personal,sino en representacin de una entidad o institucin, o en mrito a un cargo directivo que se ocupa.Por ejemplo ,lo usan los directores de los ministerios,los rectores,vicerrectores,decanos,jefes de departamentos de la universidades; los directores de centros educativos,etc.; y no as los trabajadores administrativos ni los profesores de aula o de rea que no desempeen ningn cargo directivo.

PARTES DE UN OFICIO. 1.-El oficio tiene las siguientes partes obligatorias:

a)Membrete

b)Lugar y fecha

c)Cdigo

d)destinatario

e) asunto (no es obligatorio en los oficios redactados en formato.

f)Texto

g)ante firma

h) Firma,posfirma y sello

i) con copia

j) pie de pgina.

2. Y las siguientes complementarias

-Nombre del ao (obligatorio nicamente en los oficios de circulacin externa)

-Referencia

-Anexo

Modelo de oficio

AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

a) CEBA JUAN XXIII

CAJAMARCA

b) Cajamarca,07 de mayo del 2012.

c) OFICIO N01-2012-CCSP.CEBA-J.XXIII-C d) Seor : Ing.Julio Vargas Sotomayor

Decano de la Facultad de Psicologa de la Universidad Nacional de Cajamarca

Cajamarca.

e)Asunto: Invitacin como ponente Problemas de aprendizaje

f) Es grato hacer de su conocimiento que la I.E que tengo el honor de dirigir ha organizado un evento denominado Problemas de aprendizaje, que se realizar en esta localidad, el da 04 de junio del presente ao al conmemorarse XLIII aniversario de creacin y funcionamiento de nuestra institucin.

Conocedor de su brillante trayectoria profesional y de sus trabajos realizado con muchos adolescentes sobre casos psicolgicos, me permito invitarle a participar en dicha actividad como ponente con el tema: Problemas de aprendizaje para nuestros alumnos del CEBA-ciclo semi presencial ,el da 05 de junio ,a horas 2 de la tarde, en el auditorio de nuestra institucin, ubicada en el Jr.Juan XXIII N 130.Sus pasajes y sus gastos de material de trabajo consistente para 100 alumnos sern sufragados por nosotros.

En espera de su amable respuesta y con la seguridad de contar con su valiosa participacin, aprovecho la oportunidad para hacerle llegar el saludo de los docentes y trabajadores de la I.E.Juan XXIII a mi cargo y el mo propio.

g) Atentamente

h) Carlos Pinto Correa

Director de la I.E.Juan XXIII

i)c.c:

Archivo

j) CPC/d

Distinguimos dos clases de oficios: simple y mltiple. 1.-OFICIO SIMPLE USOS. El oficio simple ,conocido comnmente slo como oficio se emplea para comunicar disposiciones,consultar,responder,remitir documentos u objetos, realizar gestiones, presentar personas,participar la realizacin de actividades, coordinar acciones, transcribir documentos y para proporcionar cualquier otra informacin a un solo destinatario.

CARACTERSTICAS a)El oficio simple tiene un solo destinatario ,que viene a ser la persona, dependencia o institucin que se nomina en la parte llamada destinatario.

b)Los datos del destinatario son escritos siguiendo el curso natural del mecanografiado del documento. O sea ,que no se deja en blanco el espacio correspondiente al destinatario, como sucede en los oficios o memorandos mltiples.

c)Lleva la palabra oficio o el cdigo como denominacin del documento.

d) Usa con copia.

e) Es mecanografiado con pocas copias; el original se remite al destinatario y las copias , a los que se indica en la con copia.

Estructuracin segn formatos. Los oficios simples y mltiples se estructuran en base a formatos establecidos por cada institucin. OFICIO MLTIPLE. El oficio mltiple se utiliza para comunicar disposiciones o cualquier otra informacin simultneamente a varios destinatarios.

Caractersticas. a) El oficio mltiple tiene varios destinatarios, los que se mencionan o se hace referencia en la parte denominada distribucin b) Todos ellos, por constituir tales ,son tratados en igualdad de condiciones y asumen responsabilidades acorde con las funciones que desempean.

c) En el cdigo lleva oficio mltiple! Como nombre del documento y mantiene la misma numeracin para todos los ejemplares.

d) El espacio correspondiente al destinatario es dejado en blanco ,con la nica mencin del tratamiento seor o al ,segn formatos que se empleen.

e) En los oficios mltiples de difusin interna, no es obligatorio completar este espacio, pero s,en los de circulacin externa.

f) El espacio en blanco que corresponde a la parte conocida con el nombre dedestinatariodeber comprender tantas lneas como espacios se requieran para identificar a quienes remitimos los ejemplares del oficio.

g)El texto del oficio mltiple debe redactarse en tercera persona singular o sea que no debe decirse ,por ejemplo, tengo el agrado de dirigirme a ustedes.sino tengo el agrado de dirigirme a ustedcomo si el oficio tuviera un solo destinatario.

h) Usa distribucin en lugar de con copia

i) Por lo general es impreso en computadora.

J) Se es tipeado,el original queda para el archivo de la oficina remitente y se envan las copias. Si es impreso, una de las copias remplaza al original y se guarda en el archivo respectivo.

Modelo oficio Mltiple AO DE LA INTEGRACIN NACIONAL Y DEL RECONOCIMIENTO DE NUESTRA DIVERSIDAD

MINISTERIO DE TRANSPORTES

COMUNICACIONES,VIVIENDA Y

CONSTRUCCIN

Cajamarca,07 de mayo del 2012

OFICIO MULTIPLE N 01-2012 Seor:

Asunto: Licencia de casas vivienda.

Es grato dirigirme a ud.para comunicarle la obligacin que tiene su despacho, de enviar trimestralmente a esta oficina la nmina de las licencias que otorga para la construccin de casas vivienda, dentro del radio urbano de su jurisdiccin.

Por tal motivo, mucho agradecer tenga a bien remitirnos,a la brevedad, dichas nminas a partir del mes de.

Es propicia la oportunidad para reiterarle los sentimientos de mi mayor consideracin y estima personal.

Atentamente

Ing.Tulio Tapia Alva

Jefe Departamental Cajamarca

Distribucin:

Municipalidad provincial de.

Cutervo

Chota

Santa Cruz

Archivo(2)

TTA/

(MODELO DE SOLICITUD) PARA SOLICITAR LICENCIA DE CONSTRUCCION AO DE LA CONSOLIDACION ECONMICA Y SOCIAL DEL PERU SOLICITA: ____________________________ Sra. CARMEN CHIROQUE PAICO Alcaldesa del Distrito de Corrales YO _______________________________________________, identificado con DNI. N __________________, domiciliado en: ____________________________ ___________________________________________, del Centro Poblado ______________________, Jurisdiccin del Distrito de ________________, Provincia y Departamento de ________________, ante Ud. Con el debido respeto me presento y expongo lo siguiente: Que, deseando obtener mi Licencia de Construccin, SOLICITO a Usted tenga a bien disponer a quien corresponda la emisin de dicho documento para lo cual adjunto los requisitos necesarios para tal; as como estoy dispuesto a cancelar los derechos que correspondan por este concepto. Corrales, ____ de ___________ del 20___ ________________________ NOMBRES Y APELLIDOS

DNI. N _____________