4 RAZONES POR LAS QUE CONSOLIDAR SUS SISTEMAS EN UN NICO ERP

CONTENIDO
Cambio de modalidad .......................................................................................................................................3 1. reportar costes e ingresos ........................................................................................................................4 2. Gestin del riesgo .....................................................................................................................................4 3. Economas de escala ................................................................................................................................5 4. Coste de licencias y mantenimiento ......................................................................................................6 Conclusin ..........................................................................................................................................................6

4 RAZONES POR LAS QUE CONSOLIDAR SUS SISTEMAS EN UN NICO ERP

POR GREG ROMANELLO SENIOR BUSINESS CONSULTANT IFS NORTH AMERICA

Si su empresa ejecuta ms de un paquete de software para gestionar las diferentes reas de su compaa, necesita consolidarlos todos en un nico ERP. En este informe vamos a darle cuatro buenas razones para que elija esta opcin y tambin explicaremos algunas de las barreras a las que se enfrentar al hacerlo y cmo puede superarlas. El software ERP cuesta dinero y cuantos ms productos distintos est ejecutando, ms dinero le supone a su empresa. Adems, cuanto ms diferentes sean las plataformas de software que utilice, menos beneficios obtendr si compara los resultados con los de un sistema de negocios nico y consolidado. Todo esto parece indicarnos que tener un nico producto ERP, si se usa en toda la empresa, ofrecer ms beneficios y ser menos costoso que disponer de mltiples paquetes que se usan en diversas reas aisladas del negocio. Pero, la pregunta es: cmo es que las empresas llegan a ejecutar dos, tres o hasta ms productos? Puede resultar un proceso insidioso impulsado por una serie de factores.

CAMBIO DE MODALIDAD
A lo largo de los ltimos cinco aos, ms de la mitad (54%) de las compaas han afirmado que haber aadido nuevos sistemas al menos en dos ocasiones. Cmo hemos llegado a esto? Un estudio llevado a cabo por IFS Norteamrica sugiere que las empresas industriales estn aadiendo ms y ms sistemas para la gestin de sus operaciones. La demanda de los consumidores y del mercado fuerza a ambas parte a desempear un papel en esta tendencia. As que imaginemos una empresa dedicada a la fabricacin contra stock como es ACME Industries que aade una divisin de ingeniera bajo pedido (ETO) para equilibrar los picos altos y bajos de la demanda. Esto exige la implantacin de un paquete de software para la ingeniera bajo pedido (ETO). ACME aade otra lnea de servicio, la asistencia postventa, reposicin de piezas de recambio y reparacin de productos vendidos a sus clientes. Esto requiere la implantacin de un tercer paquete que les ayude a gestionar los servicios. Posteriormente, ACME adquiere el negocio de uno de sus proveedores que adems tiene un software ERP ya instalado.

Lo ms probable es que muy pocas personas estn preparadas para ejecutar mltiples paquetes de software al mismo tiempo. Y consolidarlos todos en un nico producto ERP es una tarea difcil por los siguientes motivos:
A menudo es complicado encontrar un producto ERP que sea capaz de gestionar todos los diversos modelos de negocio que opera una empresa diversificada como es ACME. Incluso si ya se est usando un producto que cumple todos los requisitos, con frecuencia se requiere una reintegracin completa en lugar de un proceso sencillo cada vez que se quiere aadir una nueva funcionalidad. Los usuarios se han acostumbrado a su software de negocio. Por eso, para conseguir el apoyo necesario para poder cambiarlo, el software tendr que plantear una opcin muy atractiva y ofrecer una clara ventaja en lo que respecta a la ejecucin del negocio y a la experiencia diaria de los usuarios finales. Adems de todo esto, muchos directores de empresas como ACME son conscientes de que sus negocios seguirn cambiando. Una vez que han reemplazado el sinfn de sistemas con un producto ERP en toda la empresa, la siguiente adquisicin, una nueva lnea de producto o de servicio podra hacer que regresasen al punto de partida, es decir, que volviesen a trabajar con mltiples productos ERP.

Aunque IFS s que defiende la idea de tener una nica solucin ERP global, sabemos que no es fcil conseguir este objetivo. Pero hay motivos convincentes para tomar la decisin. Esta lista no abarca todos pero s ofrece cuatro buenas razones para consolidar los sistemas.
1. REPORTAR COSTES E INGRESOS

Cunto tiempo de administracin y contabilidad se emplea mientras se consolida la presentacin de informes de costes e ingresos en todos los productos de software de negocios? Si se cuenta con algn tipo de integracin entre los diferentes productos ERP, cunto cuesta mantenerla? Cunto cuesta, en trminos de honorarios de servicios profesionales, actualizar o reconfigurar uno o ms de esos productos de software cada vez que es necesario? Si el equipo tiene que llevar a cabo una importante intervencin manual en este proceso y quizs "preparar" los datos en Microsoft Excel para que estn en un formato estndar en toda la empresa, cmo afecta esto a la capacidad de la empresa para cumplir con lo dispuesto por la ley Sarbanes-Oxley o a la hora de prevenir el fraude en general ya sea por parte de toda la empresa o de un individuo?
2. GESTIN DEL RIESGO

El fraude y abuso de datos de la empresa es solo uno de los riesgos empresariales adicionales que puede generar el hecho de trabajar con mltiples paquetes ERP. La falta de integracin en la empresa puede plantear barreras a la informacin que es fundamental para la gestin del riesgo. La formacin y las certificaciones, por ejemplo, desempean un

papel en la identificacin de riesgos, si la empresa no dispone del nmero adecuado de personas cualificadas para que lleven a cabo las funciones reguladas o restringidas, existe un riesgo del que deben ser conscientes los ejecutivos, un riesgo que debern mitigar. El mantenimiento y la gestin de activos tambin son claves en la gestin del riesgo, dado que el estado en el que se encuentran los activos productivos, las cualificaciones y las obligaciones contractuales de las empresas externas subcontratadas son factores que afectan a la probabilidad y la responsabilidad fiduciaria en el caso de fallo de los activos. La gestin documental es clave en la gestin del riesgo del mismo modo que los diseos de productos, los planos finales, conforme con lo estipulado en el mantenimiento de los activos, tambin son importantes a la hora de determinar y gestionar el perfil de riesgo de una empresa. Los riesgos generales asociados con el rendimiento financiero tambin forman parte del sistema de la empresa, incluyendo los datos de gestin de relaciones con los clientes como la trayectoria de ventas, datos sobre los clientes, sus ubicaciones geogrficas y los sectores a los que pertenecen. Cualquiera de estos factores puede resultar determinante para el riesgo de la empresa. La cadena de suministro tambin puede representar un riesgo y de hecho nos encontramos con un riesgo cuando una empresa se apoya en exceso en un nico proveedor que corre peligro o bien, importa de forma extensiva sin respaldos slidos en caso de agitacin social o interrupciones del transporte en los pases desde los que opera. Si tenemos mltiples sistemas que se ejecutan en toda la empresa, cmo vamos a conseguir visibilidad o tener la esperanza de ser capaces de mitigar estos riesgos?
3. ECONOMAS DE ESCALA

Independientemente de que la empresa tenga varios productos ERP como resultado de las adquisiciones o por la diversificacin orgnica de los procesos de negocio, al tenerlos, la empresa est dejando pasar la oportunidad de beneficiarse de las economas de escala. Esta es una de las razones por las que muchos de los clientes de IFS que estaban en pleno proceso de fusin o adquisicin han desarrollado un protocolo para implantar IFS Applications a las divisiones que acaban de adquirir. Es la nica manera de garantizar que se obtienen la eficacia y las ventajas que se esperaban cuando se realiz la inversin en la adquisicin. A menudo, algunas de las primeras reas que presentan un incremento en la eficacia despus de una adquisicin son el resultado de compartir servicios de back-end como contabilidad, recursos humanos y compras. Esto se puede conseguir de forma mucho ms eficiente con sistemas y conjuntos de datos unificados. Lo que es bueno para unos suele ser bueno para todos. Estos niveles de eficacia pueden ser interesantes tambin para las empresas con mltiples plataformas ERP aunque no sea porque han pasado por procesos de fusin y adquisicin. Si su empresa se encuentra en esta situacin, cunta ineficacia podra eliminar si consolidase sus productos ERP?

4. COSTE DE LICENCIAS Y MANTENIMIENTO

No debera ser necesario mencionar esto. Pero generalmente es ms caro, en trminos de licencias y mantenimiento, operar dos productos de software en lugar de uno. El mantenimiento a menudo se convierte en un factor importante a medida que pasan los aos porque algunos de los distintos sistemas heredados que las empresas ejecutan han sido modificados en numerosas ocasiones y de forma significativa. Ofrecer servicios de mantenimiento y de apoyo tcnico a estas modificaciones aumenta los costes. Estas modificaciones tambin se tienen que mejorar cada vez que el software se actualiza, lo que hace an ms atractiva la posibilidad de llevar a cabo una consolidacin a un nico producto ERP.

CONCLUSIN
Si ha encontrado este informe, es probable que est en ese punto en el que empiezan a ser obvias las desventajas de tener mltiples paquetes ERP. Nuestra esperanza es que esta lista de ideas le proporcionar el impulso necesario para que , al menos, sea consciente de cules son esas desventajas, lo que le ayudar a la hora de presentar un argumento slido en favor de la consolidacin. Si necesita ms ayuda, puede ponerse en contacto directamente con nosotros y as podremos explorar los beneficios que su empresa puede conseguir al uniformar las plataformas y tener una solucin nica e integral en toda la empresa.
Greg Romanello es un asesor financiero principal en IFS Norteamrica, con treinta aos de experiencia en gestin de materiales y el sector de la fabricacin. En estos aos ha trabajado en el soporte tcnico, diseo e implantacin de sistemas IT a nivel de planta, con sistemas de gestin de proyectos y con sistemas integrales de negocios (ERP). Romanello ha desempeado estas funciones tanto a nivel nacional como internacional, dado que ha participado en implantaciones de sistemas para la fabricacin discreta y repetitiva en entornos de fabricacin tcnica, para configuracin, para ensamblaje, bajo pedido y de modo mixto. Romanello es licenciado en econmicas por el Ripon College de Ripon, Wisconsin (Estados Unidos) y ha obtenido varios certificados, incluyendo el CPIM (production and inventory management) y el CIRM (integrated resource management) de APICS.

ACERCA DE IFSTM
IFSTM (OMX STO: IFS) fundada en 1983, se dedica a desarrollar, proveer e implantar IFS Applications, un ERP basado en componentes que ofrece una amplia funcionalidad, completamente integrado y construido bajo tecnologa SOA (Arquitectura Orientada a Servicios). IFS TM se dirige a aquellas empresas giles en las que cualquiera de estos cuatro procesos son claves: servicios y gestin de activos, fabricacin, cadena de suministro y proyectos. IFSTM tiene 2000 clientes y cuenta con ms de 2.700 empleados y est presente en 50 pases. Si quiere recibir ms informacin no dude en contactar con nuestras oficinas en Espaa en el 918062345 o a travs de ifsiberica@ifsworld.com