GUIA DE AUDITORIA No.

3 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA INTERNA

INDICE INTRODUCCION DEFINICION RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR INTERNO PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES CARTA CONVENIO PERFIL DE LA ENTIDAD ANALISIS DE RIESGO GENERAL CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR CICLO INFORMACION FINANCIERA PROCEDIMIENTOS BASICOS DE AUDITORIA INTERNA PLANEACION DE LA AUDITORIA METODOS PARA LA EVALUACION DE LAS FUNCIONES A AUDITAR PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO PRUEBAS SUSTANTIVAS PAPELES DE TRABAJO

GUIA DE AUDITORIA No. 3 METODOLOGIA DE LA AUDITORIA INTERNA

INTRODUCCION Para el ejercicio profesional de Auditora Interna se ha utilizado una serie de procedimientos y prcticas. Estos procedimientos y prcticas se aplican segn la experiencia y criterio del Contador Pblico y Auditor con el objeto de obtener un resultado razonable del trabajo a realizar. La comisin de Auditora Interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, evalu algunos procedimientos utilizados comnmente y consider que la metodologa ms adecuada para realizar el trabajo de auditora interna. es la siguiente.

METODOLOGIA DE LA AUDITORIA INTERNA DEFINICION La metodologa es la sistematizacin de todos los pasos de una revisin, de manera que permita la formulacin de conclusiones validas en el menor tiempo posible. En la realizacin de una Auditora Interna la metodologa de trabajo debe incluir como mnimo los siguientes pasos: Conocimiento de la entidad Debe tener un conocimiento pleno de la entidad, sus principales actividades, las caractersticas especiales de la rama econmica en la cual se desenvuelve, la infraestructura existente, la estructura administrativa y contable y las principales leyes y reglamentaciones que inciden en la misma. Familiarizacin con los ciclos y/o funciones a auditar. Esta etapa debe incluir entrevistas con el personal de la empresa que tienen a su cargo las funciones que se van a auditar, as como la recoleccin de los principales documentos, formas y el conocimiento de los sistemas involucrados en dichos ciclos y/o funciones. Para desarrollar este paso deben utilizarse los siguientes mtodos o una combinacin de los mismos:

Narrativa Cuestionarios Flujogramas Verificacin del cumplimiento El objetivo de este paso es analizar la informacin obtenida y examinar la documentacin correspodiente, para evaluar la eficiencia y efectividad del ciclo y/o funcin a auditar. La principal herramienta en la realizacin de este paso son las pruebas de cumplimiento; pero tambin podrn utilizarse pruebas sustantivas y/o de doble propsito. Es importante indicar que el auditor interno no se debe limitar nicamente al anlisis de lal informacin obtenida dentro de la empresa, sino que en aquellos casos que lo amerite debe apoyar su trabajo con informacin proporcionada por entidades externas, tales como: Cmaras, asociaciones econmicas, bancos, proveedores, clientes as como economicos gubernamentales. Resumen de deficiencias. Este paso debe incluir la descripcin del problema y los riesgos derivados del mismo, los comentarios del personal involucrado en el problema y una recomendacin especfica.

RESPONSABILIDAD DEL AUDITOR INTERNO La responsabilidad del Auditor Interno consiste en informar sobre los problemas detectados y sugerir posibles soluciones. Es importante que el Auditor Interno efecte el trabajo con diligencia profesional, tal como lo establecen las guas para la practica profesional de la Auditora Interna. Debe realizar un adecuado seguimiento a las soluciones planteadas a efecto de verificar su cumplimiento. PROCEDIMIENTOS INICIALES Al actuar como Auditor Interno, prestando servicios en forma independiente, los procedimientos iniciales ms importantes son: Propuesta de servicios profesionales de Auditora Interna Carta de convenio

PROPUESTA DE SERVICIOS PROFESIONALES El Auditor debe presentar una propuesta de servicios profesionales, para la cual previamente se debe concertar una entrevista personal con los representantes ejecutivos de la entidad, con el propsito de determinar la naturaleza y alcance del trabajo a realizar y el informe a entregar. Asimismo contar con los elementos de juicio necesarios para estimar el tiempo requerido en la realizacin del trabajo. Realizada la entrevista con los respresentantes o ejecutivos de la entidad y teniendo claros los aspectos descritos en el prrafo anterior, el Auditor debe manifestarlo por escrito, por medio de una propuesta de servicios profesionales que adems incluir conocimiento de los aspectos siguientes: a. b. c. d. e. f. Nombre de la entidad a auditar. Referencia a la entrevista inicial. Areas a examinar. Alcance y perodo. Fecha de inicio del trabajo. Que el trabajo se realizar de acuerdo con las guas para la practica profesional de la Auditora Interna. g. Que el trabajo incluir las pruebas a los registros de contabilidad y los procedimientos de auditora que se consideren necesarios de acuerdo con las circunstancias y con los requisitos del cliente. h. Tiempo estimado de la realizacin del trabajo de campo y la entrega del informe. i. Monto de los honorarios y forma de facturacin de los mismos. j. Nombre y firma del Auditor.

CARTA CONVENIO La carta convenio no es ms que un entendimiento claro y por escrito con el cliente acerca del trabajo a realizar por el Auditor, derivado de lo ofrecido en la propuesta de servicios profesionales; por consiguiente debe incluir los mismos requisitos mnimos que esta ltima. Cuando el Auditor lo estime conveniente, la propuesta de servicios profesionales puede sustituir la carta convenio siempre que evidencie la aceptacin del cliente.

CARTA DE AUTORIZACION DE LA ADMINISTRACION Cuando el Auditor acte en forma dependiente, debe contar con una carta de autorizacin de la administracin para efectuar su examen.

ESTUDIO DE LA ORGANIZACION AUDITADA El Auditor Interno debe formarse una idea de la estructura y organizacin de la entidad a auditar, de sus actividades econmicas, principales polticas, de la existencia de manuales de procedimientos, as como de la situacin financiera de la misma. La informacin que el Auditor Interno obtenga de la entidad es confidencial y la misma forma parte de sus papeles de trabajo, la cual ser utilizada y clasificada de la siguiente forma: Perfil de la entidad Anlisis de Riesgo General

PERFIL DE LA ENTIDAD Debe contener los datos ms importantes de la entidad, los cuales servirn al Auditor Interno para conocer mejor su estructura y organizacin, as como sus principales polticas y procedimientos. Como mnimo debe contener la informacin que se detalla a continuacin: Resumen de las escrituras de constitucin y sus modificaciones. Actividad de la empresa y ubicacin geogrfica. Planes de corto, mediano y largo plazo. Existencia de polticas escritas, manuales de procedimientos y descripcin de puestos.

Organigrama general de la empresa. Personal clave y administrativo Principales clientes. Principales proveedores. Informacin procesada por medio de equipos de computacin. Distribucin de la informacin financiera. Entes fiscalizadores. Reparos fiscales.

ANALISIS DE RIESGO GENERAL El Auditor Interno por medio de los estados financieros debe analizar la situacin financiera, determinando las reas de mayor riesgo de la entidad; as como describir en forma general el trabajo a realizar y el alcance del mismo. El anlisis de riesgo general debe contener como mnimo los siguientes aspectos. Descripcin general del trabajo y alcance. Descripcin de los principales rubros a examinar. Anlisis financiero. Balance general comparativo. Estado de resultados comparativo. Estado de flujo de efectivo. Anlisis de variaciones. Resumen de razones financieras.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR CICLO De acuerdo a las diferentes funciones de una entidad, la clasificacin ms adecuada de las cuentas por ciclo es la siguiente: CICLO DE TESORERIA El ciclo de tesorera incluye los siguientes rubros: Caja general. Fondos fijos y cajas chicas. Depsitos bancarios. Fondos en trnsito. Inversiones. Anticipos y cuentas por cobrar a accionistas. Prstamos. Dividendos y cuentas por pagar a accionistas. Capital y reservas. Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se encuentran las siguientes: Manejo del efectivo e inversiones; Manejo de las obligaciones de deuda; Venta de accionistas comunes; Acumulacin y pago de intereses y dividendos; Custodia fsica del efectivo y valores incluso la conciliacin de saldos de las cuentas. CICLO DE INGRESOS El ciclo de ingresos incluye: Cuentas y documentos por cobrar. Anticipo de clientes. Cheques rechazados. Ventas y devoluciones sobre ventas. Costo de ventas. Gastos de ventas, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones. Otros productos y gastos. Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se encuentran las siguientes: Entrada de pedidos.

Embarque o expedicin. Facturacin. Cobranza de efectivo. Ajustes a las cuentas de clientes. Administracin y concesin de crditos.

CICLO DE EGRESOS El ciclo de egresos incluye: Depsito en garanta. Impuestos por cobrar. Pedidos en trnsito. Gastos pagados por anticipado. Otros activos. Proveedores. Impuestos por pagar. Cuentas por pagar. Gastos de administracin, excepto sueldos, prestaciones y depreciaciones. Otros gastos. Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se encuentran las siguientes: Seleccin del vendedor. Solicitud de compra. Compra. Recepcin. Control de calidad. Cuentas a pagar. Desembolso de efectivo.

CICLO DE CONVERSION El ciclo de conversinn incluye: Inventarios. Inventarios en consignacin. Terrenos y activos fijos. Prdidas de capital. Costo de produccin.

Muchos de los recursos adquiridos por una entidad entran en "una combinacin de recursos" en las cuales ellos se mantienen, convierten, procesan, ensamblan o se usan de otro modo. Las funciones del Ciclo de Conversin manejan dichas "combinaciones de recursos" tales como inventarios y propiedad y equipo depreciable. Mediante el proceso de manufactura, que utiliza la planta y equipo de la compaa, los inventarios son "convertidos" en productos terminados que luego sern vendidos a los clientes de la compaa.

CICLO DE NOMINAS El ciclo de nminas incluye: Cuentas por cobrar a funcionarios y empleados. Cuentas por pagar a funcionarios y empleados. Provisiones laborales. Sueldos y prestaciones incluidos en el costo de produccin, gastos de venta y gastos de administracin. Liquidacin de Personal. Cada rubro esta integrado por varias funciones, dentro de las mas comunes de este ciclo se encuentran las siguientes: Seleccin de personal. Informe de la asistencia. Contabilidad de la nmina. Desembolsos de la nmina.

INFORMACION FINANCIERA El Ciclo de Informacin Financiera de una entidad no procesa transacciones. Ms bien, obtiene informacin de contabilidad y operaciones de otros ciclos. Estonces analiza, evala, resume, concilia, ajusta y reclasifica esa informacin de modo que pueda ser informada a la gerencia y a otros. Adems la recopilacin de datos para su exposicin en los Estados Financieros ocurre dentro de este ciclo. Son funciones tpicas: La anotacin o posteo en le Mayor General. La recopilacin de datos suplementarios para exposicin. La preparacin de asientos de diarios "Si no se efectan en otros ciclos". La contabilidad de impuestos a las ganancias o a sociedades.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE AUDITORIA INTERNA Los procedimientos bsicos que se deben observar en la realizacin de una Auditora Interna. Planeacin. Mtodos para la evaluacin de las funciones a auditar. Programas de trabajo. Pruebas de cumplimiento. Pruebas sustantivas. Pruebas de doble propsito. Sin embargo los procedimientos indicados anteriormente no son limitativos y en la realizacin del trabajo, el Auditor Interno podr aplicar cualquier otro procedimiento que considere necesario de acuerdo a las circunstancias.

PLANEACION DE LA AUDITORIA La planeacin de una Auditora Interna consiste en el desarrollo de una estrategia general para la conduccin del trabajo y la determinacin de la oportunidad y alcance de los procedimientos de auditora a aplicar, tal como quedo establecido en el numeral 10 de la gua No. 2.

Otros procedimientos que el Auditor puede considerar al planear una Auditora Interna son los siguientes: Discusin de asuntos que puedan afectar el examen con los auxiliares de auditora. Coordinacin de la ayuda del personal de la entidad en la preparacin de la informacin. Determinacin del grado de participacin de especialistas en el caso que sea necesario. Establecimiento de las fechas claves del trabajo de auditora.

OBJETIVO El objetivo de la planeacin es administrar adecuadamente la ejecucin de la auditora a realizar, as como determinar el alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora.

ESTIMACION DE TIEMPO Consiste en estimar el tiempo en horas hombre que ser necesario para la realizacin del trabajo de campo y gabinete, desde la planeacin hasta la entrega del informe. El factor ms importante a considerar al efectuar la estimacin es la fecha de entrega del informe. Si derivado de los procedimientos de auditora aplicados, surgiera alguna circunstancia que ocasione la modificacin del estimado de tiempo, el mismo debe ajustarse de acuerdo a dicha circunstancia, comunicndole esta situacin a la administracin de la entidad cuando se consiere necesario. Al final de la auditora debe efectuarse una comparacin con el tiempo real, con el propsito de explicar en los papeles de trabajo las razones de las variaciones importantes.

ASIGNACION DEL PERSONAL Consiste en asignar las personas que participarn en el desarrollo de la auditora, considerando los siguientes aspectos: Alcance del trabajo a realizar Experiencia del personal

DISTRIBUCION DEL TRABAJO Consiste en asignar a cada persona los procedimientos de auditora a realizar, de acuerdo a su nivel de experiencia. SUPERVISION La supervisin consiste en dirigir el trabajo de los auxiliares para lograr los objetivos del examen y determinar si se logran los mismos. La supervisin debe incluir como mnimo los siguientes aspectos:

Dar instrucciones a los auxiliares acerca de sus responsabilidades y de los objetivos de los procedimientos a aplicar. Mantenerse informado de los problemas importantes que se detecten. Revisar el trabajo hecho y dejar evidencia de dicha revisin. Manejar las diferencias de opinin entre los auxiliares. El grado de supervisin apropiado en una situacin determinada depende de muchos factores, incluyendo la complejidad del asunto particular y la capacidad de las personas que hacen el trabajo.

METODOS PARA LA EVALUACION DE LAS FUNCIONES A AUDITAR DEFINICION Son los mtodos que en forma individual o combinada deben utilizarse, para tener conocimiento del funcionamiento de la estructura de control interno de una entidad e identificar las deficiencias de la misma. Estos mtodos son los siguientes: Narrativa Cuestionario Flujograma

NARRATIVA En el mtodo mediante el cual el Auditor Interno describe una o varias funciones de la estructura de control interno de una entidad.

CUESTIONARIO Es el mtodo mediante el cual el Auditor Interno por medio de cuestionarios preestablecidos, entrevista al personal responsable de la realizacin de una o varias funciones.

FLUJOGRAMA Es el mtodo mediante el cual el Auditor Interno describe grficamente el origen, desarrollo y fin de una o varias funciones. Al realizar estos mtodos de evaluacin preliminar el Auditor Interno asume que los controles operan como han sido descritos, durante el perodo sujeto a examen, posteriormente los probar por medio de pruebas de cumplimiento. Independencia del mtodo utilizado, durante esta etapa el Auditor Interno debe identificar las tcnicas de control utilizadas, as como aquellas que no estn en prctica y que en su opinin son necesarias.

PROGRAMA DE TRABAJO DEFINICION El programa es la representacin escrita de los objetivos de auditora que se persiguen y de los procedimientos de auditora que deben aplicarse segn las circunstancias especficas de la entidad a auditar. En resumen el programa define lo que debe hacerse, como y porque hacerlo. RESPONSABILIDAD Los programas deben ser el resultado del proceso de planeacin de la auditora y se dividen en generales y especficos. Los programas generales deben ser preparados por el Auditor Interno, sin embargo pueden ser preparados por el personal que este a cargo directamente del trabajo de campo y deben ser aprobados por el Auditor Interno. El programa general de cada trabajo debe prepararse de conformidad con la planeacin y los requerimientos de la entidad. Este programa incluir procedimientos de carcter general y procedimientos especficos que se consideren bsicos, segn la naturaleza del trabajo. Los programas especficos deben prepararse en base al programa general, con el propsito de cubrir reas especficas en el trabajo de auditora, tales como las pruebas de cumplimiento.

OBJETIVOS Los objetivos de los programas de trabajo son: Coordinar y controlar el desarrollo del trabajo. Indicar los procedimientos de auditora a efectuar.

Tener un registro escrito en los papeles de trabajo, de que el mismo se cumpli segn lo estipulado en la planeacin, incluyendo las razones de las modificaciones si las hubieran.

FORMA Y CONTENIDO Los programas de trabajo deben ser suficientemente detallados para evitar confusiones. Dichos programas no pueden anticipar los problemas que se presentarn en el desarrollo del trabajo de campo, ser realizados por la persona a cargo del trabajo de campo y con el visto bueno del Auditor Interno. Los programas de auditora, generales y especficos deben incluir como mnimo lo siguiente: Objetivos. Procedimientos a aplicar. Nombre de quien realiza el trabajo. Fecha de realizacin. Referencia a papeles de trabajo.

PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO OBJETIVO Verificar la existencia y efectividad de las polticas y procedimientos que tiene establecidos la administracin de una entidad.

OPORTUNIDAD Y ALCANCE DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO El Auditor Interno no necesariamente debe probar todas las polticas y procedimientos de control identificados, pues el alcance con que se realicen las pruebas de cumplimiento depender de factores tales como:

La materialidad de los saldos mostrados en los estados financieros, o en cualquier otra fuente de informacin. La importancia de la funcin que se esta analizando. El riesgo mximo que habra si no se evala una funcin o saldo. El Auditor Interno debe tomar en cuenta que la naturaleza y la oportunidad de las pruebas de cumplimiento estn relacionadas entre si; adicionalmente es conveniente que las pruebas de cumplimiento se efecten antes de iniciar las pruebas sustantivas.

PROGRAMAS DE TRABAJO PARA LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Los programas de trabajo de las pruebas de cumplimiento pueden elaborarse por la persona encargada de la ejecucin del trabajo de campo, sin embargo podrn elaborarse por los auxiliares, en ambos casos debe de contarse con el visto bueno del Auditor Interno. Los programas deben contener la siguiente informacin mnima: Nombre de la funcin a examinar. Objetivos de la prueba. Procedimientos especficos de auditora a utilizar, indicando la naturaleza, oportunidad y alcance de la prueba. Los programas de trabajo de las pruebas de cumplimiento se efectan tomando como base las tcnicas de control identificadas en las narrativas, cuestionarios o flujogramas.

PRUEBAS SUSTANTIVAS OBJETIVO Verificar la validez, exactitud e integridad de los saldos y transacciones que componen los estados financieros, para garantizar que la informacin utilizada por la administracin es confiable.

OPORTUNIDAD Y ALCANCE DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS

El Auditor Interno no necesariamente debe probar todos los saldos y trasacciones de los estados financieros, ya que el alcance con que se realicen las pruebas depender de factores tales como: La materialidad de los saldos mostrados en los estados financieros. La naturaleza del saldo o transaccin. El Auditor Interno al realizar pruebas sustantivas, determinar la oportunidad de las mismas en base a la naturaleza del saldo o las trasacciones a examinar.

PROGRAMAS DE TRABAJO PARA LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS Ser necesario elaborar programas especficos de trabajo para las pruebas sustantivas, en los casos en que se estime conveniente.

PRUEBAS DE DOBLE PROPOSITO Son aquellas que se han planeado especficamente para proveer informacin directa sobre aspectos tanto de cumplimiento como sustantivos.

PAPELES DE TRABAJO DEFINICION Los papeles de trabajo son los registros llevados por el auditor sobre los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones a que ha llegado durante el desarrollo de su examen, de acuerdo con las guas para la practica profesional de la Auditora Interna. Los papeles de trabajo son similares en cualquier tipo de auditora y nicamente vara el enfoque de los mismos, segn los objetivos que se persigan.

OBJETIVOS DE LOS PAPELES DE TRABAJO

Los papeles de trabajo tienen como objetivo: Proporcionar evidencia del trabajo realizado, constituyendo el soporte del informe del auditor interno. Servir de gua y fuente de informacin en examenes subsecuentes.

CLASIFICACION Al efectuar su revisin el Auditor Interno prepara una serie de papeles de trabajo los cuales se clasifican as: Archivo permanente. Archivo continuo.

ARCHIVO PERMANENTE Contiene informacin que se requiere para tener un coocimiento permanente sobre las actividades y operaciones de la entidad examinada. Este archivo puede ser utilizado en trabajos subsecuentes.

ARCHIVO CONTINUO Esta compuesto por todos aquellos papeles que elabora el Auditor Interno derivado de su examen y que respaldan su informe.

CONTENIDO Los papeles de trabajo varan de acuerdo con las circunstancias especficas de cada auditora, sin embargo generalmente deben incluir lo siguiente: Archivo permanente Escritura constitutiva de la entidad y modificaciones. Escritura de prstamos otorgados. Contratos de arrendamiento. Organigrama. Polticas escritas. Puntos de actas.

Otros contratos.

Archivo continuo Legajo de administracin del trabajo y evaluacin de riesgos Indice. Programa general de trabajo. Anlisis de Riesgo General ARG. Perfil de la entidad. Asignacin del equipo de auditora. Estimado y control de tiempos. Hojas de revisin del trabajo. Propuesta de servicios. Informe de auditora. Ampliaciones o modificaciones al programa. Correspondencia. Legajo de evaluacin de control interno Indice. Narrativas, cuestionarios o flujogramas, tomados en la valuacin de control interno. Anexos o formas utilizadas en los procedimientos de la entidad. Tcnicas de control (como por ejemplo: seguridad en bases de datos, listados autorizados, procedimientos de cobros, mximos y mnimos de existencias, etc.) Legajo de pruebas de cumplimiento Indice. Programas generales y especficos para cada prueba de cumplimiento a realizar. Memorndum de variaciones al programa especfico. Cdulas analticas. Cdula de excepciones y recomendaciones. Cdula de marcas utilizadas, si se considera necesario. Legajo de anlisis de cifras. Indice. Balance General. Estado de Resultados. Estado de Flujo de Efectivo. Estado de Costo de Produccin. Estados Financieros presupuestados. Consolidacin de Estados financieros.

Ajustes y reclasificaciones. Cdulas analticas de integracin de cuentas. Cdulas analticas de investigacin de saldos. Cdula analtica de marcas utilizadas, si se considera necesario. Cdula de excepciones y recomendaciones. REQUISITOS MINIMOS Los papeles de trabajo deben contener como mnimo lo siguiente: Nombre de la entidad. Ciclo y/o funcin a examinar. Ttulo descriptivo (contenido de la cdula). Fecha de la auditora. Fecha de preparacin. Firma de hecho. Firma de revisado. Adecuado sistema de referencias (ndice). CUSTODIA Y PROPIEDAD DE LOS PAPELES DE TRABAJO Los papeles de trabajo deben estar protegidos tanto durante como despus de finalizada la auditora, los mismos deben ser custodiados por el Auditor Interno. Los papeles de trabajo son propiedad de la entidad y deben mantenerse en el archivo permanente durante el tiempo que la administracin lo considere necesario.