GUIA DE AUDITORIA INTERNA No.

5 INVENTARIOS

INDICE

INTRODUCCION PROPOSITOS DE LA GUIA CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LOS INVENTARIOS PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL APLICABLES A LOS INVENTARIOS EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS LOS INVENTARIOS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS INVENTARIOS PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME INFORME

GUIA DE AUDITORIA INTERNA No. 5 INVENTARIOS

INTRODUCCION La presente gua de Auditora Interna de Inventario, emitida por la comisin de auditora interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores tienen como propsito enfocar la importancia de la evaluacin del control, administracin y registro de los bienes y

transacciones que afectan los inventarios, dentro de la estructura operativa, contable y financiera de las entidades. Uno de los rubros ms importantes de las entidades tanto industriales como comerciales, lo constituyen los inventarios, su adecuada administracin y control permite la disminucin de costos innecesarios y el incremento de la eficiencia. El auditor interno debe conocer a fondo las polticas y procedimientos aplicados en el control, administrativo y registro de los inventarios, para recomendar la conveniencia de la utilizacin o modificacin de los mismos. Se incluyen los propsitos de la gua, el concepto, naturaleza y registro de los inventarios, los objetivos de la auditora interna, los procedimientos bsicos de control, la evaluacin de la administracin de los inventarios, los aspectos relacionados con los sistemas de procesamiento electrnico de datos, las tcnicas y procedimientos de auditora interna aplicables a los inventarios y el informe.

PROPOSITOS DE LA GUIA Los propsitos de esta gua son los siguientes: Identificar el concepto y naturaleza de los inventarios Definir los objetivos de la auditora interna en los inventarios Determinar la metodologa recomendable en la ejecucin de la auditora interna en los inventarios Establecer la comunicacin del resultado de la auditora

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS INVENTARIOS Los inventarios son todos los bienes tangibles propiedad de la entidad, disponibles para la venta y/o para usarse en la produccin de bienes y servicios. Por su naturaleza los inventarios

se claisifican en: materias primas, materiales y suministros, productos en proceso y productos terminados. Un aspecto importante en los inventarios, lo constituye su registro contable, cuyo objetivo es identificar sobre una base uniforme, los valores que deben incluirse en el costo de los bienes vendidos durante el perodo contable, los que deben registrarse como inventarios para el perodo siguiente y asi obtener una apropiada equiparacin entre los costos y las ventas. Los mtodos aceptados para determinar el costo de los inventarios son: el de primeras entradas primeras salidas (PEPS), ltimas entradas primeras salidas (UEPS), promedio ponderado o promedio mvil, identificacin especfica, mtodo del inventario al detalle o por menor y considerarse otros mtodos de valuacin reconocidos en industrias especficas.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA EN LOS INVENTARIOS Los objetivos bsicos que persigue la auditora interna en el rubro de los inventarios son: Garantizar informacin financiera confiable y oportuna relacionada con el rubro de inventarios. Salvaguarda de los inventarios, verificacin de la propiedad, existencia fsica, as como la adecuada cobertura de los mismos contra diferentes riesgos. Promover la eficiencia operativa de los inventarios, evaluando las actividades relacionadas con el uso econmico y eficiente de los mismos e identificar deficiencias tales como excesos de inventarios, baja rotacin y obsolescencia. Cumplimiento de objetivos, planes, polticas, restricciones, procedimientos, leyes y reglamentos aplicables a los inventarios.

PROCEDIMIENTOS BASICOS DE CONTROL RECOMENDABLES EN LOS INVENTARIOS El auditor interno para cumplir con la salvaguarda de los inventarios, debe verificar que la entidad cumpla como mnimo con los siguientes procedimientos de control interno: En la recepcin de los inventarios, verificar que la mercadera ingrese a las instalaciones de la entidad, que exista requisin, orden de compra o bien el pedido formal, las calidades

requeridas, as como un formulario de ingreso prenumerado, factura del proveedor y su registro al sistema auxiliar de existencias. Para las devoluciones sobre compras y de ventas, debe existir notas de dbito y crdito, debidamente prenumeradas, las cuales deben autorizarse por funcionarios responsables. En el traslado a procesos de produccin o a otras bodegas, debe existir un formulario prenumerado el cual debe contener como mnimo fecha, cantidad, descripcin, nombre, firma y sello de quien entrega y de quien recibe. En los controles sobre la produccin terminada, debe existir un formulario prenumerado para el traslado a las bodegas de producto terminado, este formulario debe contener como mnimo fecha, cantidad, descripcin, nombres y firmas tanto de las personas que entregan como de las que reciben. Deben documentarse las salidas de los inventarios, con formas tales como envos, requisiciones, despachos, facturas u otro documento autorizado que compruebe la salida de los mismos, en los cuales se debe considerar el contenido mnimo descrito en los puntos anteriores. Para la toma fsica de los inventarios que se deben realizar peridicamente, se debe contar con una planificacin adecuada que incluya el corte de formularios utilizados en el control, los procedimientos en la toma fsica, la identificacin de los artculos daados, de lento movimiento u obsoletos, su compilacin, valuacin y su comparacin con los registros tericos y la justificacin de las diferencias establecidas.

EVALUACION DE LA ADMINISTRACION DE INVENTARIOS El auditor interno al practicar sus pruebas debe evaluar que las polticas y procedimientos establecidos en la entidad, permitan alcanzar el mayor grado de eficiencia y efectividad en las operaciones o funciones relacionadas con los inventarios. Las polticas y procedimientos establecidos en una entidad deben permitir que como mnimo se logre: Que exista una estructura organizativa que permita contar con puestos y personal capacitado para administrar los inventarios, as como los recursos necesarios y por consiguiente una adecuada segregacin de funciones. Procedimientos apropiados que permitan evaluar y aprobar las compras de inventarios para la venta y/o produccin.

Nivel adecuado de inversin, a travs del establecimiento de mnimos y mximos, alta rotacin, control de pedidos en trnsito, aplicacin de justo a tiempo. etc. Minimizar las prdidas por medio de la identificacin de artculos de lento movimiento, lo cual provocara obsolescencia o vencimiento de productos perecederos. Definir procedimientos de evaluacin de los informes relacionados con los inventarios y los ejecutivos involucrados que participlan en el anlisis y toma de decisiones. Determinar si se utilizan procedimientos presupuestarios para detectar variaciones, desviaciones y la forma de corregirlos.

LOS INVENTARIOS Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS Para la realizacin del trabajo el auditor interno se apoya en los sistemas de procesamiento electrnico de datos, a travs de la utilizacin de programas (software) de auditora o el traslado de datos a hojas electrnicas. Adicionalmente debe conocer y evaluar los siguientes aspectos del funcionamiento de los sistemas de procesamiento electrnico de datos. El organigrama del departamento. Definicin de los puestos. Hardware o equipo utilizado. Lenguaje en que se desarrollaron los programas. Reportes que se producen. Flujograma de los procesos. Limitaciones en el acceso al equipo para consulta. Operacin y correcin. Manuales de procedimientos del sistema de manejo de inventarios. Segregacin de funciones. Autorizacin de cambios a programas. Procedimientos de verificacin del registro de las transacciones. Mtodos de deteccin de errores o mal funcionamiento del equipo. Archivos. Llaves de seguridad y otros.

TECNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA RECOMENDABLES A LOS INVENTARIOS: A continuacin se incluyen algunas tcnicas y procedimientos de que dispone el auditor especficamente para el rea de inventarios. FAMILIARIZACION El auditor debe familiarizarse con las operaciones relacionadas con los inventarios, considerando los siguientes aspectos: Polticas, manuales de procedimientos especficos en el rea de inventarios. Estrutura organizacional de las reas o departamentos relacionados con los inventarios. Caractersticas de los inventarios y mercado en que opera. Revisin de los mrgenes de utilidad. Inspeccionar la ubicacin y caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios.

ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS Mediante las entrevistas y/o flujogramas de las funciones relacionadas con los inventarios, el auditor interno puede: Conocer como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operacin de los inventarios. Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos indicados en los manuales respectivos o bien entrevistar al personal que ejecuta las actividades relacionadas con los inventarios. Conocer como se llevan a cabo las diferentes actividades relacionadas con la operacin, en base a la entrevista elaborar los flujogramas de los procesos en las operaciones o funciones.

ANALISIS DE INFORMACION FINANCIERA El auditor debe obtener la informacin necesaria para formarse un juicio de los inventarios, como estadsticas de compras y ventas, costos, composicin de las existencias, costos de los inventarios daados, obsoletos y de lento movimiento, rotacin de inventarios, tendencias y otras razones financieras.

Realizar revisiones analticas que incluyan las comparaciones con perodos anteriores y de ser posible con entidades similares.

EXAMEN DE DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECIFICA Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin, as como en las entrevistas o flujogramas, el auditor debe examinar la documentacin selectivamente y realizar las investigaciones especficas que considere necesarias. A continuacin se mencionan algunas de ellas: Analizar los manuales de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y cumplimiento. Estudiar los registros contables tanto principales, como auxiliares y las formas existentes, para comprobar su funcionalidad. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes relativos a la actividad de inventarios. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que siguen los procesos en sus diferentes fases. Analizar el sistema de costos y el mtodo de valuacin de los inventarios que utiliza la entidad, para establecer las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista financiero como fiscal, realizando tambin comparaciones del costo unitario promedio real cargado al costo de ventas, costos unitarios, relaciones de mano de obra y gastos de fbrica con perodos anteriores. Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios, as como estudiar la eficiencia de los recursos humanos. Investigar las tcnicas de almacenaje e identificar excesos o necesidad de espacio para el movimiento y distribucin de los inventarios y comprobar las medidas de seguridad. Evaluar la cobertura de plizas de seguros y fianzas para establecer si son suficientes en casos de siniestros y considerar los endosos de las plizas y los reclamos. Realizar los procedimientos de revisin analtica, que incluya la rotacin de los inventarios, comparaciones de costos y unidades, utilidades brutas con los de perodos anteriores. En los productos elaborados comparaciones de los consumos de materias primas, planillas, informes de produccin e investigar las variaciones significativas. Establecer el monto de los inventarios daados, obsoletos y de lento movimiento, as como los inventarios en exceso, realizando comparaciones de produccin, ventas, compras y de ser

posible comparar la experiencia con los patrones de la industria. Lo anterior con el propsito de crear las reservas de obsolescencia de los inventarios. Practicar tomas fsicas de los inventarios en las instalaciones de la entidad o en consignacin y establecer que se emitan los instructivos para tal fin, que se separen los inventarios de terceros y que se identifiquen plenamente, las etiquetas o marbetes que sirven de control y realizar los cortes de formularios y su control. Revisar la compilacin del inventario fsico , cruzando los conteos de prueba y las confirmaciones realizadas cuando existan inventarios de terceros. Lo anterior cotejndolo con los registros auxiliares y principales de contabilidad. Si se usan los inventarios en bodega como colateral para obtener prstamos, confirmar los detalles con las almacenadoras y los bancos.

PRESENTACION Y DISCUSION DEL BORRADOR DEL INFORME El auditor interno debe presentar un informe de las deficiencias, errores o irregularidades encontradas, con una cuantificacin del costo de la misma y presentar sus recomendaciones, en borrador y discutirlo con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando su experiencia. La discusin permitir: Asegurarse que se trate de problemas cuya solucin sea factible, en las circunstancias actuales o en un futuro inmediato. Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operacin y resultados de la entidad. Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras reas. Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones de acuerdo a su prioridad.

INFORME El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de la evaluacin del control interno, como evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin sencilla. El informe debe contener una breve descripcin del trabajo desarrollado, el perodo revisado, la identificacin y cuantificacin de las debilidades encontradas, asi como las deficiencias en los procedimientos de control; las justificaciones o comentarios del personal involucrado y concluyendo con las recomendaciones. El informe del auditor interno en el rea de inventarios debe ser enviado al rgano que reporta, el cual debe considerar la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante que lo descrito en el informe y a las decisiones de la gerencia se les d el seguimiento respectivo.