Fiche Contenu 4-1 : Approvisionnement et gestion des stocks Vue densemble

Rle dans le systme de gestion de la qualit

La gestion de lapprovisionnement, la gestion des achats et des stocks est une composante critique et essentielle du systme de gestion de la qualit. Lefficacit et la rentabilit des activits de laboratoire ncessitent la disponibilit ininterrompue des ractifs, des consommables et des services. Lincapacit de raliser des tests, mme pendant une brve priode, perturbe trs fortement les activits de soin, de prvention et les programmes de sant publique.

Bnfices

Une gestion soigneuse des stocks aide viter le gaspillage qui peut survenir si les ractifs et les consommables ne sont pas stocks proprement, ou si les ractifs priment avant de pouvoir tre utiliss. Mettre en place un programme de gestion de lapprovisionnement et des stocks assurera que : Les consommables et les ractifs sont disponibles lorsquon en a besoin ; Les ractifs de haute qualit sont achets un cot raisonnable ; Les ractifs et les consommables ne sont pas abms cause dun stockage inappropri ou ne sont pas conservs et utiliss au-del de la date de premption.

Considrations Les mthodes dapprovisionnements en ractifs et consommables varient

considrablement entre les laboratoires. Certains laboratoires achtent directement, mais dans de nombreux pays, un systme dapprovisionnement national est en place, avec un entrept central (appel aussi centrale dachat ) qui assure la distribution directement aux laboratoires. Dans ce cas, les donateurs jouent alors un rle majeur dans lapprovisionnement en consommables et ractifs. Le systme de gestion des ractifs et des consommables du laboratoire doit prendre en compte ces situations.
Dfis

Le dfi de la gestion des stocks est dquilibrer la disponibilit des consommables et des ractifs en stock et leur date de premption. La dure de vie des ractifs peut 1

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varier de quelques semaines quelques annes. Il est important de contrler les dates de premption pour tre certain que les ractifs dont on a besoin sont toujours disponibles et ne sont pas prims. Toutefois, il est coteux et peu rentable de sur stocker. Lquipement et les consommables reus ou provenant de donations doivent rpondre aux besoins des clients et des activits du laboratoire. Les responsables peuvent parfois refuser une donation, mais ceci doit tre fait de manire diplomatique afin de ne pas compromettre de futures offres.
Points principaux

Une gestion de lapprovisionnement et des stocks russie ncessite dtablir des lignes de conduite et des procdures adaptes, afin de grer les approvisionnements et les services critiques. Les principaux points tudier sont : Les qualifications du vendeur et/ou du fabricant ; Les conditions des contrats dapprovisionnement ; La rception, le contrle, les tests, le stockage et la manipulation des marchandises ; tous les articles achets devraient tre contrls et tests de faon approprie pour sassurer que les spcifications sont respectes. Des lignes de conduites doivent tre tablies propos du stockage et de la manipulation des marchandises ds leur rception au laboratoire. Le systme de gestion doit permettre de suivre les ractifs utiliss pour chaque patient ; ceci implique que le laboratoire devrait tre capable didentifier les ractifs utiliss pour les tests raliss un jour donn, ainsi, si un problme se prsente avec le rsultat dun patient, le laboratoire sera en mesure de savoir quels ractifs ont pu tre incrimins. Lvaluation et la gestion de stock ; Le contrle des dates de premption ; Lexpdition des marchandises aux laboratoires satellites.

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Fiche Contenu 4-2 : Approvisionnement

Slection des vendeurs

Il est important de fixer ses conditions ainsi que de construire et de maintenir de bonnes relations avec les fournisseurs. Les laboratoires qui se fournissent directement devraient examiner attentivement les qualifications des vendeurs et fabricants, en sinformant sur des points tels que les spcifications techniques et les mthodes de transport. Les laboratoires qui reoivent les ractifs et les consommables dun entrept central gr par leur gouvernement devraient interagir avec celui-ci pour atteindre les mmes objectifs. Au pralable, le laboratoire devrait : Dfinir des critres de slection pour les consommables ou ractifs acheter ; Chercher le meilleur prix, en prenant en compte les qualifications et la crdibilit du fournisseur ; Considrer les avantages et les inconvnients dacheter des produits de marque plutt que des gnriques, par exemple est-il plus avantageux dacheter des cnes de pipette spcifiques dune pipette, ou est- ce aussi efficace dutiliser des cnes de pipette gnriques qui cotent moins cher ? Il peut tre utile de chercher des informations auprs dautres laboratoires concernant la qualit, la fiabilit et le cot des marchandises. Il est galement important dvaluer les vendeurs aprs lapprovisionnement et/ou lachat. Etudiez les facteurs tels que : le vendeur a t-il dlivr les marchandises demandes ? , ou la centrale dachat a-t-elle respect les spcifications ?.

Considrations Lors de la mise en place de

procdures dapprovisionnement, un certain nombre de points sont prendre en considration : Comprendre les exigences du gouvernement local ou national devant tre incluses dans les contrats ; Ngocier le meilleur prix sans compromettre la qualit ; Revoir attentivement tous les contrats pour tre certain que les conditions du laboratoire seront respectes ; (Les contrats devraient clairement stipuler les modalits de paiement et les dispositions prises pour assurer la disponibilit et la livraison des ractifs et des consommables. Demander si des pnalits sont prvues en cas de rupture de contrat.) Dterminer comment se feront les paiements, et comment le vendeur assurera la disponibilit et la livraison des ractifs.
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Fiche Contenu 4-3 : Mise en uvre dun programme de gestion de stock

Etapes de la mise en oeuvre

De nombreux facteurs sont considrer lors de la mise en uvre dun programme de contrle de la gestion des stocks. Le systme devrait tre conu afin que le laboratoire puisse suivre tous les ractifs et consommables, connatre les quantits disponibles, et tre alert quand il est ncessaire de relancer une commande. Les tapes suivantes sont importantes lors de la mise en oeuvre : Attribuer les responsabilits sans cela rien ne pourra tre fait ; Analyser les besoins du laboratoire ; Etablir le stock minimum ncessaire pour une priode de temps approprie ; Dvelopper les formulaires et registres ncessaires ; Etablir un systme pour recevoir, inspecter et stocker les consommables ; Entretenir un systme de gestion de stock dans tous les lieux de stockage et pour tous les ractifs et consommables utiliss au laboratoire.

Analyse des besoins

Un laboratoire a besoin dun processus pour analyser ses besoins et pour dterminer combien de kits devraient tre disponibles pour un test particulier. Le laboratoire devrait faire la liste de toutes les analyses quil ralise et identifier tous les consommables et ractifs ncessaires pour chaque analyse. Il est astucieux dutiliser toutes les informations disponibles afin daider estimer la consommation de ractifs et consommables sur une priode de temps donn entre deux commandes. Les informations ncessaires pour analyser les besoins sont : Une description complte de chaque article utilis ; Le nombre de colis ou le nombre dunits dans lesquelles les articles sont livrs, par exemple un kit peut contenir 12 tests ou 100 tests, les cnes de pipette peuvent tre conditionns par 100 ou 1000, et par bote ou sachet ; La consommation mensuelle approximative (quantification), par exemple 6 botes utilises par mois ; Le niveau dimportance de larticle dans les activits du laboratoire larticle est il utilis tous les jours ou seulement une fois par mois ? Le temps requis pour recevoir la commande- un jour, une semaine, un mois ? Lespace et les conditions de stockage une commande en grosse quantit prendra telle trop de place ? Larticle doit- il tre stock dans un rfrigrateur ?

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Fiche Contenu 4-4 : Quantification

Quantification Pourquoi ?

Comment un laboratoire peut il dterminer la quantit dun article commander ? La quantification est une mthode importante qui peut aider calculer la quantit requise dun article pour une priode donne, cette mthode constitue une partie essentielle dun programme de gestion de stock russi. Une quantification exacte : assurera la disponibilit des fournitures quand il y en a besoin ; vitera le sur stockage, et ainsi le gaspillage darticles chers. La mthode de quantification fournit des informations qui permettront : destimer le budget annuel ncessaire ; De permettre une meilleure planification ; De prendre des dcisions et contrler la performance du systme de gestion des stocks.

Quantification Quand?

La quantification est ralise lors des planifications annuelles, cette planification prendra en compte la consommation usuelle des consommables et ractifs. Certaines fois, il est important denvisager que de nouvelles demandes pourront entraner de plus gros besoins en analyse. Ceci arrive souvent lorsque de nouveaux programmes de sant sont mis en place, et/ou lors de la prparation des pidmies identifies ou potentielles.

Quantification Comment?

Les deux mthodes frquemment utilises sont la quantification base sur la consommation et la quantification base sur la morbidit. La quantification base sur la consommation Les laboratoires utilisent plus frquemment la mthode base sur leur consommation relle, provenant de leur exprience avec le temps. Cette mthode, base sur la consommation relle, contient diffrents facteurs considrer. Par exemple, pour dterminer lutilisation relle, il est important darriver estimer la quantit qui a t gaspille et combien de ractifs et de consommables arrivs expiration ou abms ont t jets. Pour planifier, il est judicieux, de considrer si certains ractifs ou consommables ont t en rupture de stock plus de 15 jours durant lanne. Cela peut indiquer que les fournitures nont pas t commandes en quantit suffisante, ou que le gaspillage, ou la premption des produits sont plus importants que prvu.

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Quantification base sur la morbidit Pour utiliser la mthode de quantification base sur la morbidit, le laboratoire doit prendre en compte le nombre rel dpisodes, de maladies et de problmes de sant exigeant des examens biologiques. En dautres termes, le laboratoire a besoin destimer la frquence de la maladie en question- combien de cas par unit de population (pour 1000, pour 10000, etc.). En considrant, alors combien de personnes le laboratoire dessert, on peut estimer le nombre total de cas qui pourra tre observ au sein de la communaut. En tenant compte des lignes de conduite standardises pour le diagnostic et le traitement des maladies et en sachant si le personnel de soin adhre ces lignes de conduite, le laboratoire pourra estimer le nombre danalyses qui sera ralis. La mthode de quantification base sur la morbidit, si bien excute, est plus exacte que la mthode de quantification base sur la consommation relle mais elle dpend de lexactitude des donnes.

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Fiche Contenu 4-5 : Formulaires et registres

Dvelopper des outils de gestion

Dvelopper un systme de traabilit est une tape importante de la gestion de stock. De bons outils de gestion incluent : Des formulaires standardiss ; Un systme de carte ou de fiche de stock ; Des registres. Quelque soit le systme utilis, les informations suivantes doivent tre enregistres: La date de rception des ractifs ou des consommables ; Les numros de lot pour tous les consommables, ractifs et les kits ; Les critres de refus ou dacceptation des produits ; La date laquelle le lot ou les botes de consommables sont utiliss (sortis du stock), ou si non utilisable, la date et la mthode dlimination. Voir Annexe 4-A : Exemple de registre de gestion de stock, Annexe 4-B : Exemple de demande de fournitures.

Registre

Le registre ou le systme de carte ou de fiche de stock fourniront un moyen de garder une trace de tous les consommables et ractifs qui sont disponibles un temps donn. En plus des informations mentionnes ci-dessus, il est judicieux de noter : Le nom et la signature de la personne en charge de la rception du matriel ; La date de rception ; La date de premption ; La quantit reue ; Le stock minimum qui doit tre disponible ; La balance actuelle du stock.

Des informations supplmentaires peuvent tre ajoutes : Le numro ou nom de ltagre ; La destination, par exemple, au conglateur -20c, salle de prparation des milieux. Il est judicieux de garder le registre dans le lieu de stockage.

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Fiche Contenu 4-6 : Rception et Stockage des consommables

Recevoir et contrler les consommables

Un systme devrait tre mis en place afin que le personnel sache ce qui doit tre reu. Tous les consommables et les ractifs devraient tre contrls lors de la rception afin de sassurer quils sont en bon tat et que ce qui est reu correspond ce qui a t command. De plus la personne en charge de la rception devrait : Signer aprs avoir vrifi la rception des marchandises ; Inscrire la date de rception ; Noter la date de premption ; Ranger les nouveaux articles derrire ceux qui sont dj en stock ; Crer ou mettre jour les registres.

Stockage

Le stockage des ractifs et des consommables constitue une partie trs importante du contrle des stocks. Les bonnes pratiques garder lesprit sont : Tenir le lieu de stockage propre, rang et ferm clef, pour protger le stock ; Sassurer que le lieu de stockage est bien ventil et protg de la lumire directe ; Les conditions de stockage doivent respecter les instructions du fabricant, faire particulirement attention aux conditions de temprature ou de scurit. Utiliser des tagres assez solides pour supporter le poids des marchandises et ranger les articles avec soin pour viter leurs dplacements ou leurs chutes; les tagres doivent tre attaches fermement au mur pour viter de se renverser. Les articles doivent tre facilement accessibles pour le personnel; des escabeaux devraient tre disponibles pour atteindre les rayons les plus levs ; les articles les plus lourds devraient tre stocks sur les rayons les plus bas; le personnel ne devrait pas tre oblig de soulever darticles lourds. Placer les nouveaux articles derrire ceux dj en place ; ranger les ractifs et les consommables avec la date de premption la plus courte devant ceux qui ont une date de premption plus longue afin que ceux avec la date de premption la plus courte soient utiliss en premier.

Organisation des rayonnages

Etiqueter les rayons est utile pour ordonner les articles et aidera systmatiser et organiser le lieu de stockage. Donner un numro (ou un nom) aux diffrentes zones et tagres ; Noter dans le registre quel rayonnage est utilis pour ranger quel ractif ou consommable.

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Ce systme permet de ne pas perdre un produit, et conomisera du temps au personnel, qui aurait d chercher le produit sur tous les rayons. Mme une personne extrieure au laboratoire pourra trouver un produit si ce systme est mis en place. Il est galement utile de faire de mme pour les chambres froides, les rfrigrateurs et les conglateurs.

Etiquetage des ractifs

Etablir un systme dtiquetage des ractifs sera dune grande aide. Il est important dcrire la date douverture sur les ractifs et de sassurer que la date de premption est clairement visible. Cette image montre une tiquette portant une information importante, sur laquelle a t ajoute la date laquelle le flacon a t ouvert pour la premire fois.

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Fiche Contenu 4-7 : Contrle du stock

Des procdures devraient tre dveloppes et mises en place pour contrler en permanence le stock. Pour sassurer que ceci est fait efficacement : Assigner la responsabilit de cette tche une ou des personnes appropries ; une personne doit en avoir la charge. Sassurer que tous les ractifs et les consommables du laboratoire font partie du systme, mettre en place la gestion de stock dans tous les lieux de stockage. Compter les ractifs et les consommables toutes les semaines pour vrifier le systme, et comme faisant partie du processus de contrle. Sassurer que tous les registres sont jour et mis jour rgulirement.
Gestion de stock informatise Avantages et inconvnients

Contrle continu du stock

Dans de nombreux laboratoires, un simple systme informatique peut tre mis en place pour grer le stock. Il y a de nombreux avantages utiliser linformatique. Un ordinateur : Gardera la trace du nombre exact de consommables et ractifs disponibles, car il peut tre mis jour quotidiennement. Permettra une bonne gestion des dates de premption ; le systme peut mettre une alerte quand des numros de lots sont proches de la date de premption, ainsi lutilisation des ressources est optimise. Gnrera des statistiques qui aideront prvoir et faire les commandes ; Aidera grer le processus de distribution des ractifs aux laboratoires satellites; Soulagera la charge de gestion de stock. Les inconvnients de lutilisation dun systme informatique sont : Un ordinateur sur site est ncessaire et peut tre cher acheter ; Le personnel aura besoin dtre form.

Exemple

LAnnexe 4-C fournit un exemple de rapport dinventaire informatis. Le logiciel qui a tabli cet exemple de rapport dinventaire est gratuit et est disponible sur le CD. Dautres logiciels sont disponibles.

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Fiche Contenu 4-8 : Rsum

Rsum

Un laboratoire bien gr possdera un systme dapprovisionnement et de gestion de stock. Le systme exige planification et contrle pour sassurer que les ractifs et consommables sont disponibles en quantit approprie et pour viter le gaspillage. Lors de la mise en place dun systme de gestion de stock, le laboratoire doit assigner une personne la responsabilit du programme, analyser les besoins du laboratoire, et dterminer le stock minimum ncessaire pour une priode donne. Des formulaires et registres seront ncessaires ainsi quune procdure pour la rception, le contrle, et le stockage des consommables. Le laboratoire devra maintenir un systme de gestion de stock pour tous les ractifs et consommables utiliss au laboratoire. Ce systme devra inclure tous les lieux dans lesquels les consommables sont stocks.

Messages clefs

Une bonne gestion de stock : Augmentera lefficience et lefficacit du laboratoire, car le flot de matriel et ractifs ncessaires ne sera pas interrompu ; Assurera que les produits soient disponibles lorsquon en a besoin ; Rpondra aux besoins des patients et du personnel de soin.

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