Inteligencia de Negocio

Soluciones de tecnologas de la informacin
Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote

Facultad de Ciencias Contables, Financieras y Administrativas
Escuela Profesional de Administracin
TEMA:
INTELIGENCIA DE NEGOCIOS APLICADOS A LA TOMA DE DESICIONES
PROFESOR : LIC. JOS SALINAS
CURSO
: TOMA DE DECISIONES II
AUTORES
SU SEGURA, KIM KENJY TUESTA QUINTANA BRANLY NELSON GANSINO FIONITA VALLES RAMIREZ QUINCIO
ESPECIALIDAD : ADMINISTRACION CICLO :V
PUCALLPA-PERU 2013
Universidad Catlica los ngeles de Chimbote
DEDICATORIA Consagrado a nuestros padres porque ellos son quienes nos impulsan para salir adelante.
Direccin del personal II
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PRESENTACION
Hoy en da, entendemos el concepto Business inteligencia como aquella gestin del conocimiento aplicada a la toma eficaz de decisiones empresariales.
La inteligencia empresarial de negocios, relacionada tradicionalmente con grandes corporaciones, est siendo adoptada cada vez ms por pequeas y medianas empresas que, en plena era de la informacin y con mltiples herramientas al alcance, descubren que podran llegar a sacar mucho ms partido de la informacin a su disposicin.
El Mster en inteligencia de negocios se dirige a grandes corporaciones y organizaciones ms pequeas que busquen potenciar las oportunidades de mejora que ofrece la gestin del conocimiento y el tratamiento de datos. El objetivo del mster es, por tanto, dotar a profesionales y empresas de las herramientas necesarias para seleccionar, recoger y gestionar eficientemente la informacin, contribuyendo a mejorar la toma decisiones estratgicas de cada negocio y obtener un enfoque vinculado a la aplicacin del Inteligencia de negocios para la optimizacin de la gestin y la toma de decisiones.
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INTRODUCCIN
Vivimos en una poca en que la informacin es la clave para obtener una ventaja competitiva en el mundo de los negocios. Para mantenerse competitiva una empresa los gerentes y tomadores de decisiones requieren de un acceso rpido y fcil a informacin til y valiosa de la empresa. Una forma de solucionar este problema es por medio del uso de Inteligencia de negocios Algo peor que no tener informacin disponible es tener mucha informacin y no saber qu hacer con ella. La Inteligencia de Negocios (BI) es la solucin a ese problema, pues por medio de dicha informacin puede generar escenarios, pronsticos y reportes que apoyen a la toma de decisiones, lo que se traduce en una ventaja competitiva. La clave para BI es la informacin y uno de sus mayores beneficios es la posibilidad de utilizarla en la toma de decisiones.
En la actualidad hay una gran variedad de software de BI con aplicaciones similares que pueden ser utilizados en las diferentes reas de la empresa tales como, ventas marketing, finanzas, etc. Son muchas las empresas que se han beneficiado por la implementacin de una sistema de BI, adems se pronostica que con el tiempo se convertir en una necesidad de toda empresa. Todas las empresas de cualquier giro prestan atencin especial al proceso de toma de decisiones que realizan a lo largo de las etapas de administracin ejercidas en los niveles jerrquicos. Puesto que el xito que alcancen, depende en buena medida de la oportuna y certera eleccin realizada de acuerdo al objetivo, problema o curso de accin que se pretende abordar. Las organizaciones hacen una gran inversin al contratar personal capacitado para ejercer labores especficas que incluyen la toma de decisiones en la conduccin, operacin y evaluacin de la funcin de la cual son responsables. Por tal motivo, las empresas han otorgado un valor especial al uso de sistemas de informacin proveedores de los elementos para la toma de decisiones que corresponda al problema detectado, as como al logro de la meta planteada. Se puede reconocer, que el objetivo final de esta clase de aplicaciones es apoyar al personal responsable de la administracin de una funcin, rea o de toda la organizacin en el mejor desempeo de su tarea, especialmente en la toma de decisiones
Se introducen los conceptos bsicos de la Administracin del Conocimiento y de la Inteligencia de Negocios. Tambin se describen las etapas que conforman el ciclo de la Inteligencia de Negocios como son el anlisis, la reflexin, la accin y las medidas As mismo, se explica el entorno de trabajo para la creacin de aplicaciones de la Inteligencia de Negocios y de identifican los aspectos necesarios para formular modelos de solucin.
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INTELIGENCIA DE NEGOCIOS APLICADOS A LA TOMA DE DESICIONES
Para comprender el entorno de la Administracin del Conocimiento, es necesario considerar antes tres conceptos claves que son: Datos, informacin y conocimiento. Hechos objetivos aislados sin significado ni explicacin. Es la materia prima para la creacin de informacin. Mientras que la Informacin es el resultado de la organizacin y tratamiento que se aplica a los datos para producir un significado adicional al que brindan de manera aislada. En cuanto al conocimiento, este representa un mayor grado de abstraccin y sntesis del significado de la informacin al asociar el contexto en el que se inscribe.
La administracin del conocimiento es una disciplina que articula personas, procesos, contenido y tecnologa, el conocimiento es valioso slo si es accesible para quien lo necesita, el conocimiento se origina y reside en el cerebro de las personas, por lo que la generacin, transferencia y aplicacin del conocimiento debe ser fomentada y recompensado, dado que la administracin del conocimiento es ms un reto cultural y organizacional que un asunto de tecnologa. La nica ventaja sostenible para la empresa se sustenta en el conocimiento colectivo que posee, cun eficientemente lo usa y qu tan rpido aplica los nuevos conocimientos adquiridos.
Entre las formas de conocimiento explcitas en la organizacin se encuentran: Las patentes son una forma de conocimiento codificado, los manuales, la documentacin que revelas los procesos de produccin, los reportes y los archivos de documentos impresos y magnticos.
La administracin del conocimiento es el proceso mediante el cual el aprendizaje individual y la experiencia pueden ser representadas, compartidas y utilizadas para fomentar el mejoramiento del conocimiento individual y el valor organizacional Es un proceso recurrente que permite: Identificar el conocimiento que una organizacin posee o necesita (capital intelectual), para resolver un problema en especfico, implantar mecanismos internos para la generacin, transferencia y aplicacin de dicho conocimiento, construir capacidades crticas que favorecen la innovacin, e incrementar el valor de la organizacin
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DATOS INFORMACIN Y CONOCIMIENTO En una conversacin informal, los tres trminos suelen utilizarse indistintamente y esto puede llevar a una interpretacin libre del concepto de conocimiento. Quizs la forma ms sencilla de diferenciar los trminos sea pensar que los datos estn localizados en el mundo y el conocimiento est localizado en agentes de cualquier tipo (personas, empresas, mquinas...), mientras que la informacin adopta un papel mediador entre ambos. Los conceptos que se muestran a continuacin se basan en las definiciones de Davenport y Prusak (1999).
Datos Los datos son la mnima unidad semntica, y se corresponden con elementos primarios de informacin que por s solos son irrelevantes como apoyo a la toma de decisiones. Tambin se pueden ver como un conjunto discreto de valores, que no dicen nada sobre el por qu de las cosas y no son orientativos para la accin. Un nmero telefnico o un nombre de una persona, por ejemplo, son datos que, sin un propsito, una utilidad o un contexto no sirven como base para apoyar la toma de una decisin. Los datos pueden ser una coleccin de hechos almacenados en algn lugar fsico como un papel, un dispositivo electrnico, o la mente de una persona. En este sentido las tecnologas de la informacin han aportado mucho a recopilacin de datos. Como cabe suponer, los datos pueden provenir de fuentes externas o internas a la organizacin, pudiendo ser de carcter objetivo o subjetivo, o de tipo cualitativo o cuantitativo, etc. Informacin La informacin se puede definir como un conjunto de datos procesados y que tienen un significado (relevancia, propsito y contexto), y que por lo tanto son de
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utilidad para quin debe tomar decisiones, al disminuir su incertidumbre. Los datos se pueden transforman en informacin aadindoles valor:

Contextualizando: se sabe en qu contexto y para qu propsito se generaron. Categorizando: se conocen las unidades de medida que ayudan a interpretarlos. Calculando: los datos pueden haber sido procesados matemtica o estadsticamente. Corrigiendo: se han eliminado errores e inconsistencias de los datos. Condensando: los datos se han podido resumir de forma ms concisa (agregacin). Por tanto, la informacin es la comunicacin de conocimientos o inteligencia, y es capaz de cambiar la forma en que el receptor percibe algo, impactando sobre sus juicios de valor y sus comportamientos. Informacin = Datos + Contexto (aadir valor) + Utilidad (disminuir la incertidumbre Conocimiento El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, informacin, que sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e informacin, y es til para la accin. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no slo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que tambin est en rutinas organizativas, procesos, prcticas, y normas. El conocimiento se deriva de la informacin, as como la informacin se deriva de los datos. Para que la informacin se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como:
Comparacin con otros elementos. Prediccin de consecuencias. Bsqueda de conexiones. Conversacin con otros portadores de conocimiento. LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS La Inteligencia de Negocios es el trmino y procura caracterizar una amplia variedad de tecnologas, plataformas de software, especificaciones de aplicaciones y procesos. El objetivo primario de la a Inteligencia de Negocios es contribuir a tomar decisiones que mejoren el desempeo de la empresa y promover su ventaja competitiva en el mercado. En resumen, la Inteligencia de Negocios faculta a la organizacin a tomar mejores decisiones ms rpidas. Este concepto se requiere analizar desde tres perspectivas: Hacer mejores decisiones ms rpido, convertir datos en informacin, y usar una aplicacin relacional para la administracin. Con respecto a la primera perspectiva, el objetivo primario de la Inteligencia de Negocios es contribuir a tomar decisiones que mejoren el desempeo de la
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empresa y promover su ventaja competitiva en el mercado. La Inteligencia de Negocios faculta a la organizacin a tomar mejores decisiones ms rpidas. En relacin con la conversin de datos en informacin la Inteligencia de Negocios se orienta a establecer el "puente" que una las grandes cantidades de datos y la informacin que los tomadores de decisiones requieren cotidianamente. Para ello se emplean "indicadores de desempeo clave" destinados a colectar informacin de las mtricas que afectan unidades particulares de la empresa as como al todo de la misma La Inteligencia de Negocios puede describirse como una aplicacin relacional para la administracin, como un estado organizacional o una filosofa de administracin. En resumen la Inteligencia de Negocios se caracterizada por: Buscar hechos cuantitativos medibles y objetivos acerca de la empresa, usar mtodos y tecnologas para el anlisis de hechos, desarrollar modelos que expliquen la causa-efecto de las relaciones entre las acciones operacionales y los efectos que estas han alcanzado las metas, y experimentar con aplicaciones alternativas y supervisar los resultados que sirven de Conocimiento. El conocimiento es una mezcla de experiencia, valores, informacin, que sirve como marco para la incorporacin de nuevas experiencias e informacin, y es til para la accin. Se origina y aplica en la mente de los conocedores. En las organizaciones con frecuencia no slo se encuentra dentro de documentos o almacenes de datos, sino que tambin est en rutinas organizativas, procesos, prcticas, y normas. El conocimiento se deriva de la informacin, as como la informacin se deriva de los datos. Para que la informacin se convierta en conocimiento es necesario realizar acciones como:

Comparacin con otros elementos. Prediccin de consecuencias. Bsqueda de conexiones. Conversacin con otros portadores de conocimiento.
LA INTELIGENCIA DE NEGOCIOS
La Inteligencia de Negocios es el trmino y procura caracterizar una amplia variedad de tecnologas, plataformas de software, especificaciones de aplicaciones y procesos. El objetivo primario de la a Inteligencia de Negocios es contribuir a tomar decisiones que mejoren el desempeo de la empresa y promover su ventaja competitiva en el mercado. En resumen, la Inteligencia de Negocios faculta a la organizacin a tomar mejores decisiones ms rpidas. Este concepto se requiere analizar desde tres perspectivas: Hacer mejores decisiones ms rpido, convertir datos en informacin, y usar una aplicacin relacional para la administracin. Con respecto a la primera perspectiva, el objetivo primario de la Inteligencia de Negocios es contribuir a tomar decisiones que mejoren el desempeo de la empresa y promover su ventaja competitiva en el mercado. La Inteligencia de
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Negocios faculta a la organizacin a tomar mejores decisiones ms rpidas. En relacin con la conversin de datos en informacin la Inteligencia de Negocios se orienta a establecer el "puente" que una las grandes cantidades de datos y la informacin que los tomadores de decisiones requieren cotidianamente. Para ello se emplean "indicadores de desempeo clave" destinados a colectar informacin de las mtricas que afectan unidades particulares de la empresa as como al todo de la misma
La Inteligencia de Negocios puede describirse como una aplicacin relacional para la administracin, como un estado organizacional o una filosofa de administracin. En resumen la Inteligencia de Negocios se caracterizada por: Buscar hechos cuantitativos medibles y objetivos acerca de la empresa, usar mtodos y tecnologas para el anlisis de hechos, desarrollar modelos que expliquen la causa-efecto de las relaciones entre las acciones operacionales y los efectos que estas han alcanzado las metas, y experimentar con aplicaciones alternativas y supervisar los resultados que sirven de
ENTORNO DE TRABAJO Los sistemas de la Inteligencia de Negocios son susceptibles de emplearse en diversa organizaciones, niveles jerrquicos y plataformas de cmputo. Se ilustra la aplicacin de la Inteligencia de Negocios al proceso de toma de decisiones involucrado en la planeacin y control del comercio de una empresa. El dominio de la aplicacin se relaciona con el diagnstico y la eleccin del curso de accin correspondiente, al detectar desviaciones en los resultados obtenidos en contraste con las metas establecidas.
La administracin de la empresa requiere tomar decisiones para elegir los cursos de accin a seguir en apego a sus objetivos, en consecuencia, los resultados que se obtengan tendrn como antecedente lo acertado y oportuno que fueron las decisiones hechas. Por tal motivo, es necesario apoyar el desempeo de la funcin rodendola de los elementos necesarios para realizarla eficientemente. Para ello es necesario considerar un marco conceptual compuesto por las actividades regulares que se realizan una organizacin, a partir de la definicin de un problema especfico.
PLANTEAMIENTO DE LA SOLUCIN Los modelos de solucin de la Inteligencia de Negocios procuran aprovechar las bondades de la tecnologa de cmputo para resolver un problema de Administracin del Conocimiento, como el expuesto anteriormente. Ante tal postura las aplicaciones de la Inteligencia de Negocios tienden a: "Crear sistemas especializados en una funcin especfica de la empresa, que contribuya a ser eficiente el diagnstico de una situacin y tomar la decisin adecuada para su solucin; mediante la sistematizacin del manejo de datos, refinamiento de la informacin, representacin del conocimiento".
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Marco conceptual
El ambiente de la Inteligencia de Negocios se conforma por el concurso de diversas disciplinas que en conjunto integran un Marco Conceptual. Este universo de conocimiento se organiza en dos niveles: El primero corresponde a las disciplinas de la Administracin, la Informtica, la Computacin y la Inteligencia Artificial. Mientras que el segundo nivel representa las ramas que estn directamente involucradas en el desarrollo de aplicaciones de la Inteligencia de Negocios. Cada disciplina contribuye con un par de pilares que representan las ramas seleccionadas. La Administracin aporta la Toma de Decisiones y el Proceso Administrativo. La Informtica brinda la Ingeniera de Sistemas y los Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones. La Computacin suma las Bases de Datos y los Almacenes de Datos. La Inteligencia Artificial agrega la Ingeniera del Conocimiento y los Sistemas basados en Conocimiento. A lo largo del captulo son descritas las ocho ramas identificadas en la Figura 1.
TOMA DE DECISIONES Definicin La toma de decisiones (TD) es una actividad intelectual que una persona realiza para escoger un curso de accin o elegir un objeto determinado de entre varias
opciones, con el objeto de satisfacer una necesidad especfica. Es decir, la Toma de Decisiones es una expresin de la voluntad del individuo. El ser humano es un tomador natural de decisiones, su forma de vida, xitos y fracasos estn en funcin en buena medida de sus decisiones. De igual forma las empresas, como organizaciones compuestas por personal cuidan el proceso de toma de decisiones e invierten en los recursos y actividades que les provean los elementos necesarios para realizar una correcta eleccin, pues su curso y destino dependen de ello Dentro del marco organizacional de una empresa, cada uno de los miembros debe tomar decisiones de acuerdo con su labor, responsabilidad y jerarqua. Sin embargo, la cantidad, frecuencia y relevancia de las decisiones ser mayor entre ms autoridad ostente. Por lo tanto, el tomador de decisiones debe reunir los elementos intelectuales, logsticos e informativos necesarios para efectuar atinadamente su funcin. Pues el tomador de decisiones es el responsable de los resultados que se obtengan al poner en prctica su voluntad. El Proceso de la Toma de Decisiones El proceso de TD puede definirse de acuerdo a las etapas y resultados que se ilustran en la Figura 2, denominada "El proceso de toma de decisiones", cuya representacin y explicacin se ofrece a continuacin: La Investigacin es una tarea de discernimiento e interpretacin compuesta por: Identificacin de problemas, el rol del tomador de decisiones y la formulacin de problemas, de acuerdo con la siguiente descripcin. Identificacin de problemas. Busca alguna diferencia entre la situacin existente y un estado deseado. Es decir, compara el modelo del estado esperado con el existente, precisa y evala las diferencias para determinar si existe un problema esperado con el existente, precisa y evala las diferencias para determinar si existe un problema. Por ejemplo, Pounds usa cuatro modelos para desarrollar expectativas frente a las cuales se compara la realidad: Histricos. Las expectativas se delinean como resultado de las experiencias anteriores. De planeacin. La expectativa est definida por el plan. Otras personas en la empresa. Son las expectativas de terceros. Extra organizacionales. Se derivan de la competencia, clientes y mercado entre otros. El rol del tomador de decisiones. Es la funcin que est vela no solamente de la aparicin de las diferencias entre la expectativa y la realidad, sino tambin a prevenir a que esto no ocurra; asumiendo entonces un papel pro y reactivo de acuerdo con las circunstancias. La formulacin de problemas. Para resolver un problema es indispensable identificar su origen, desarrollo y resultados que se
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han producido o estn por suceder. Esta definicin debe ser clara, procurando reducir la complejidad conforme a las siguientes estrategias: Precisin de los lmites. Identifica claramente los elementos implicados en el problema. Examen de los argumentos. Los cuales pueden haber precipitado el problema. Descomposicin del problema. En varios problemas ms pequeos y especficos. Concentracin. En los elementos controlables.
El Diseo es la abstraccin, planteamiento de hiptesis, invencin, anlisis y desarrollo de cursos de accin. Para ello, el responsable debe comprender el problema, generar opciones, considerar su repercusin y estimar la factibilidad de ejecucin con base a tres elementos: Condiciones, Acciones y Consecuencias, los cuales se presentan a continuacin. Condiciones: Describen la situacin conforme a los valores que toman ciertos atributos, como los nmeros "rojos" en las finanzas de una empresa, constituye un modelo del problema en s. Acciones: Es la secuencia de actividades a realizar bajo un programa y recursos determinados, que representa la respuesta de solucin al problema. Consecuencias: Estiman la situacin que ocurrir al cumplir las acciones establecidas, describiendo los valores de los atributos que caracterizan al
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problema, como en el caso anterior la obtencin de nmeros "negros" en los saldos financieros. La Eleccin es la toma de decisin que el responsable realiza con el afn de resolver el problema de acuerdo con los criterios considerados en su definicin, adems de los recursos disponibles e intereses organizacionales en vigor. El desarrollo de esta funcin clave, es matizado por diversos factores como la magnitud del problema, urgencia en resolverlo, consecuencias, los elementos de certidumbre al alcance del tomador, lo extraordinario que resulta ser el problema, as como los lineamientos establecidos por la propia empresa para normar el proceso. El modelo prescriptivo o normativo de toma de decisiones. Es aquel modelo que instruye en como tomar una clase de decisin, basado en el criterio de la maximizacin u optimizacin de la utilidad o valor esperado que se expresa cuantitativamente viene a ser la funcin objetivo para una decisin procurando la utilidad mxima, rendimiento o menor costo. Observa los supuestos de conocer todas las alternativas y sus consecuencias, se busca maximizar el beneficio o utilidad y existe un marco de referencia completo de conocimiento y razonamiento. El modelo descriptivo de toma de decisiones. Precisa la manera como se toman actualmente las decisiones, procurando la satisfaccin, donde el decisor no est completamente informado sobre las alternativas, ni aplica una racionalidad plena en su bsqueda pues simplifica los factores considerados y limita la exploracin de opciones, por lo que acepta la primera que satisfaga todas las restricciones del problema, en lugar de proseguir hasta encontrar el camino ptimo. El modelo est basado en la heurstica, asumiendo que el decisor no conoce todas las alternativas ni todas los resultados, hace una exploracin limitada para descubrir unas pocas alternativas exploratorias y escoge una opcin que cumpla con el nivel mnimo de satisfaccin. La Comunicacin e implementacin de la decisin es una vez tomada la opcin es necesario proceder a expresarla a los involucrados (personal, superiores, clientes, etc.), adems de precisar el plan para su ejecucin, organizar los recursos necesarios y proceder a la direccin de su puesta en marcha para que se realice conforme a los tiempos y formas estipuladas. Seguimiento y retroalimentacin insta a supervisar la ejecucin de las actividades para detectar y corregir desviaciones del curso y resultados planeados, ejerciendo la retroalimentacin constante que inspire a modificar las acciones, los recursos y procedimientos participantes, en aras de llevar alcanzar su objetivo en la solucin del problema planteado. El proceso administrativo. Definicin El Proceso Administrativo (PA) es el conjunto de etapas de trabajo encaminadas a conducir el rumbo de una empresa. El Proceso Administrativo es la columna
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logstica de la compaa donde se establecen sus objetivos, organizan los recursos, se dirigen las acciones y evalan los resultados obtenidos para despus iniciar un nuevo ciclo. El Proceso Administrativo constituye la principal herramienta de trabajo en el establecimiento y direccin de las actividades de una empresa con el propsito de lograr su xito, representa en s mismo la naturaleza y calidad de administracin que se realiza. Involucra a todo el personal desde los niveles operativos hasta el estratgico, otorgando a cada uno de ellos un papel protagnico en expresin de sus funciones y responsabilidades. En suma una empresa sin un Proceso Administrativo claro y formal difcilmente puede sobrevivir. Estructura jerrquica Generalmente el rol que ocupa el personal de las empresas se agrupa en alguno de los tres niveles jerrquicos de autoridad y responsabilidad, confirindoles atribuciones especficas dentro del marco de competencias del PA, particularmente en la toma de decisiones, empleo de recursos, ejecucin del trabajo y supervisin de resultados. Estos niveles jerrquicos se conocen como: Estratgico: Es el mximo rgano de autoridad y liderazgo, integrado por el consejo administrativo, presidente y directores donde descansa la conduccin de la empresa. Tctico: es el nivel intermedio de autoridad, compuesto por los responsables de aplicar los lineamientos dispuestos por los superiores y de dirigir al personal encargado de las tareas. Operativo: Formulado por el personal y supervisores especializados en el desempeo de actividades especficas del proceso de produccin de bienes o de prestacin de servicios representantes del giro comercial de la empresa. Tradicionalmente los niveles anteriores se ilustran como una pirmide dividida en tres partes, para destacar el orden ascendente de autoridad, el impacto de las decisiones y competencia de las funciones que cada rango realiza, como se puede apreciar en la figura.
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Descripcin del proceso administrativo Existe una amplia variedad de modelos que describen el proceso administrativo, entre las cuales se eligi la propuesta por Mercado5 compuesta por las cuatro etapas mostradas en la Figura 4. Planeacin: Es la etapa donde se establecen los objetivos, polticas, estrategias, planes y programas; en suma establece la visin y curso de accin de la empresa. Organizacin: Identifica, obtiene y ordena los recursos necesarios para la realizacin de las actividades, amn de precisar su desarrollo mediante la edicin de manuales de puestos, funciones, mtodos y procedimientos entre otros. Direccin: Pone en marcha las actividades y orienta su desarrollo con base al liderazgo de los directivos a travs de la toma de decisiones. Control: Supervisa el desempeo de las tareas, procurando detectar desviaciones en su ejercicio y diferencias en los resultados que se obtienen con base a lo estipulado en las etapas previas. Tambin genera la informacin que retroalimenta el inicio de nuevos ciclos.
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Integracin del proceso administrativo y la estructura jerrquica Las tareas de las cuatro etapas del Proceso Administrativo se ejercen para los tres niveles jerrquicos de la organizacin, en cada uno se define su alcance e impacto, motivan al desarrollo de reas de estudio especializadas y a la preparacin del responsable en campos como la planeacin estratgica a cargo de los mandos superiores, la direccin tctica correspondiente a los gerentes y al control operativo por parte de los supervisores. Todo esto dentro de un marco integral como se representa en la Tabla 1, donde el cruce entre una etapa del Proceso Administrativo y un nivel jerrquico produce una "especialidad de la funcin administrativa" con caractersticas particulares como las siguientes: Planeacin estratgica: Define los objetivos, polticas y criterios generales para planear el curso de la organizacin. Normalmente sus consideraciones son a largo plazo, ligadas a las directrices empresariales, estrategias de mercados e incorporacin de productos. Planeacin y control tctico: Son las fases donde se identifican y obtienen los recursos, se planea y controla el ejercicio del presupuesto, adems de implementar y evaluar las funciones de la empresa. Su alcance es de mediano plazo e incluye la adquisicin de recursos, contratacin de personal y las operaciones financieras, como muestra de su funcin. Planeacin y control operativo: Son las etapas responsables del empleo de los recursos asignados para la ejecucin de las actividades conforme a los lineamientos definidos, vigilando el cumplimiento de las disposiciones, observando y corrigiendo las desviaciones. Generalmente su visin es a corto plazo pues se relaciona con las operaciones actuales.
Sistema de soporte a las decisiones Definicin El sistema de soporte a las decisiones (SSD) es un concepto que define un ambiente de trabajo compuesto por el usuario, procedimientos para el tratamiento de informacin y el equipo de cmputo, orientado a proveer informacin que apoye las operaciones, la administracin y la funcin de toma de decisiones en una organizacin. El SSD es una federacin de subsistemas funcionales (produccin, contabilidad, recursos humanos, etc.) y de actividades (como la planeacin, el control y la estadstica) estrechamente integrados; en donde el personal participa en la
alimentacin de datos, proceso de informacin y explotacin conforme a los requerimientos que exige el desempeo de su labor. Por ejemplo, los empleados suministran el ingreso y control de las transacciones, los supervisores obtienen informes detallados de los resultados de las operaciones, mientras que la gerencia realiza consultas especficas y resmenes de resultados tiles para el anlisis y toma de decisiones. Un Sistema de Soporte a la Decisin (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al anlisis de los datos de una organizacin. En principio, puede parecer que el anlisis de datos es un proceso sencillo, y fcil de conseguir mediante una aplicacin hecha a medida o un ERP sofisticado. Sin embargo, no es as: estas aplicaciones suelen disponer de una serie de informes predefinidos en los que presentan la informacin de manera esttica, pero no permiten profundizar en los datos, navegar entre ellos, manejarlos desde distintas perspectivas... etc.
El DSS es una de las herramientas ms emblemticas del Business Intelligence ya que, entre otras propiedades, permiten resolver gran parte de las limitaciones de los programas de gestin. Estas son algunas de sus caractersticas principales: Informes dinmicos, flexibles e interactivos, de manera que el usuario no tenga que ceirse a los listados predefinidos que se configuraron en el momento de la implantacin, y que no siempre responden a sus dudas reales. No requiere conocimientos tcnicos. Un usuario no tcnico puede crear nuevos grficos e informes y navegar entre ellos, haciendo drag&drop o drill through. Por tanto, para examinar la informacin disponible o crear nuevas mtricas no es imprescindible buscar auxilio en el departamento de informtica. Rapidez en el tiempo de respuesta, ya que la base de datos subyacente suele ser un datawarehouse corporativo o un datamart, con modelos de datos en
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estrella o copo de nieve. Este tipo de bases de datos estn optimizadas para el anlisis de grandes volmenes de informacin Integracin entre todos los sistemas/departamentos de la compaa. El proceso de ETL previo a la implantacin de un Sistema de Soporte a la Decisin garantiza la calidad y la integracin de los datos entre las diferentes unidades de la empresa. Existe lo que se llama: integridad referencial absoluta. Cada usuario dispone de informacin adecuada a su perfil. No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la informacin, sino de que tenga acceso a la informacin que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible. Disponibilidad de informacin histrica. En estos sistemas est a la orden del da comparar los datos actuales con informacin de otros perodos histricos de la compaa, con el fin de analizar tendencias, fijar la evolucin de parmetros de negocio.
DIFERENCIA CON OTRAS HERRAMIENTAS DE BUSINESS INTELLIGENCE El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es, a diferencia de otras herramientas como los Cuadros de Mando (CMI) o los Sistemas de Informacin Ejecutiva (EIS), explotar al mximo la informacin residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinmicos y con gran potencial de navegacin, pero siempre con una interfaz grfica amigable, vistosa y sencilla.
Otra diferencia fundamental radica en los usuarios a los que estn destinadas las plataformas DSS: cualquier nivel gerencial dentro de una organizacin, tanto para situaciones estructuradas como no estructuradas. (En este sentido, por ejemplo, los CMI estn ms orientados a la alta direccin).
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Por ltimo, destacar que los DSS suelen requerir (aunque no es imprescindible) un motor OLAP subyacente, que facilite el anlisis casi ilimitado de los datos para hallar las causas raices de los problemas/pormenores de la compaa. TIPOS DE SISTEMAS DE SOPORTE A DECISIONES Sistemas de informacin gerencial (MIS) Los sistemas de informacin gerencial (MIS, Management Information Systems), tambin llamados Sistemas de Informacin Administrativa (AIS) dan soporte a un espectro ms amplio de tareas organizacionales, encontrndose a medio camino entre un DSS tradicional y una aplicacin CRM/ERP implantada en la misma compaa. Sistemas de informacin ejecutiva (EIS) Los sistemas de informacin ejecutiva (EIS, Executive Information System) son el tipo de DSS que ms se suele emplear en Business Intelligence, ya que proveen a los gerentes de un acceso sencillo a informacin interna y externa de su compaa, y que es relevante para sus factores clave de xito. Sistemas expertos basados en inteligencia artificial (SSEE) Los sistemas expertos, tambin llamados sistemas basados en conocimiento, utilizan redes neuronales para simular el conocimiento de un experto y utilizarlo de forma efectiva para resolver un problema concreto. Este concepto est muy relacionado con el datamining. Sistemas de apoyo a decisiones de grupo (GDSS) Un sistema de apoyo a decisiones en grupos (GDSS, Group Decision Support Systems) es "un sistema basado en computadoras que apoya a grupos de personas que tienen una tarea (u objetivo) comn, y que sirve como interfaz con un entorno compartido". El supuesto en que se basa el GDSS es que si se mejoran las comunicaciones se pueden mejorar las decisiones. Estructura del SSD con Base a las Actividades Administrativas Puesto que el SSD tiende a suministrar la informacin requerida para la administracin de la empresa, su diseo considera los requerimientos que las etapas del Proceso Administrativo fundamentadas en la organizacin jerrquica solicitan. De acuerdo a la visin expresada por Gorry y Scott las caractersticas de la informacin que se debe proporcionar a las diversas especialidades de la funcin administrativa son las que se ilustran en la Tabla 2 que aparece a continuacin:
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Estos atributos se consideran al momento de definir las aplicaciones de proceso de informacin que demandan las especialidades de funcin administrativa y cuyos rasgos principales son: Control operativo: Usa procedimientos y reglas de decisin preestablecidas altamente programables, con cursos de accin claros y estables que cubren periodos cortos, enfocndose al proceso de transacciones, informes y consultas, como el control de inventarios, solicitud de pedidos, clasificacin de informacin, reportes de saldo y resumen de actividades. Planeacin y control tctico: Atiende las demandas del mando medio, concentrndose en la informacin que ayude a medir el rendimiento, formular nuevos cursos de accin y reorganizar los recursos. Los datos deben tener un nivel de agregacin apropiado que facilite la apreciacin de las tendencias y la explicacin de las variaciones en la operacin que ayude a vislumbrar soluciones, todo esto a travs de mecanismos de consulta y reporte eficientes. En la planeacin estratgica: La informacin requerida por el nivel superior es diversa, variable y proveniente de fuentes heterogneas como indicadores econmicos, medio ambiente poltico, tendencias del mercado y fusiones con otras empresas. Muchos elementos son basados en juicios de valor, algunos son estimados, otros imprecisos e incompletos. Estructura de un SSD Basado en las Funciones Organizacionales La composicin de un SSD se puede describir en relacin con las funciones de la empresa, la naturaleza de las aplicaciones depende del giro y organizacin, aunque generalmente se debe atender a las tareas contables, financieras, de recursos humanos, control de inventarios, compra, venta y produccin. Cada funcin exige la operacin de un sistema ad-hoc que atienda sus requerimientos, sin embargo no es conveniente que se desarrollen como entes aislados, pues existen datos, procesos y recursos que deben compartirse entre dos o ms reas, por lo que su planeacin debe estar inscrita en un marco de integracin para toda la empresa. Al relacionar el SSD con las actividades y funciones administrativas, se podr atender las exigencias de los niveles de mando,
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contribuir al desempeo de las etapas del Proceso Administrativo y respaldar las funciones adjetivas y sustantivas, bajo un ambiente exclusivo y comn de datos, procesos y recursos para los sistemas y usuarios integrantes del SSD, como se ilustra a continuacin:
Estructura de un SSD Basado en Niveles de Sistemas de Informacin El SSD se orienta a cubrir los requerimientos de los niveles jerrquicos de una organizacin, por medio de diversas versiones que integran en conjunto un SSD con los siguientes rasgos: Sistema de proceso de transacciones (SPT): Soporta las operaciones cotidianas de la empresa, proporciona informacin detallada, reportes de estado, imagen de documentos y consulta, procurando la precisin, rapidez de respuesta y facilidad de empleo. Sistema de administracin de la informacin (SAI): Brinda la informacin requerida por los mandos medios para la planeacin y control, por medio de reportes agregados, de excepcin de resultados, consultas, enfatizando la operacin flexible y sencilla. Sistema de informacin gerencial (SIG): Provee informacin y herramientas para analizar situaciones complejas, tomar decisiones no estructuradas y obtener parmetros de control generales de la empresa. Dirigido a los mandos medios y superiores de la empresa.
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BASE DE DATOS Definicin Una BD es una coleccin integrada de datos organizada para satisfacer los requerimientos de informacin de los usuarios de una empresa, por medio de procesos de captura, validacin, almacenamiento, actualizacin, integridad, clculo, presentacin, respaldo y restauracin de datos; adems de incluir los recursos, polticas y mtodos de diseminacin de la informacin. Congruente con los niveles jerrquicos y las expectativas que un SSD debe satisfacer, se puede clasificar a la BD en las tres categoras que se presentaron en la figura anterior, donde se aprecia el flujo de informacin procedente de las transacciones procesadas y almacenadas en BD operativas para satisfacer los requerimientos del personal del mismo nivel, adems de surtir informacin refinada a la BD del rango tctico, est a su vez provee la informacin solicitada por los mandos medios y surte a la BD estratgica que apoya a la alta direccin. Tambin se aprecia el uso de datos de fuentes externas, cuya naturaleza y magnitud estn en funcin de la jerarqua. Componentes de la Base de Datos Una BD es un sistema heterogneo compuesto por usuarios, programas, recursos y por supuesto datos, como se ilustra en la Figura 11 de acuerdo con la siguiente descripcin:
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Base de datos: Es el depsito fsico donde se almacenan los datos por medio de tablas, ndices, ventanas, procedimientos y otras facilidades, cuya administracin, respaldo y restauracin requiere una estrecha relacin con los recursos fsicos y lgicos del computador. Sistema manejador de base de datos (DBMS): Es el programa que permite la definicin y construccin de los elementos (tablas, reglas y procedimientos.) de la BD, amn de controlar el ingreso, almacenamiento, actualizacin, integridad y recuperacin de la informacin. Repositorio. Son las definiciones de base de datos, tablas, tipos de dato, consultas, ventanas, reglas, valores por omisin "default", procedimientos, reportes y otras definiciones que establecen la naturaleza del sistema y base de datos del usuario. Lenguaje estructurado de consulta (SQL): Es un programa orientado a crear, administrar y explotar la base de datos, por medio de un lenguaje estndar equivalente al ingls que se puede usar en cualquier manejador de base de datos. Programas para desarrollo de aplicaciones: Son programas que facilitan la creacin, prueba y mantenimiento de procesos de consulta, clculo y explotacin de la base de datos. Programas de aplicacin: Son los procedimientos creados para servir de interface entre el usuario y la base de datos para introducir, validar, actualizar y explotar la informacin, ejecutar procesos de clculo, conversin, exportacin, replicacin y administracin de datos, los cuales emplean instrucciones de SQL y programas para desarrollo de aplicaciones. Administrador. Crea, mantiene y administra la BD, supervisa su operacin y empleo de recursos, establece y aplica las polticas de acceso, seguridad e integridad en el uso de datos a cargo de los usuarios. Tambin vigilia el rendimiento y tiempo de respuesta del sistema. Desarrollador: Es el personal tcnico encargado de crear los programas para operar la BD.
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Usuario: Son las interesadas en introducir, actualizar y consultar los datos, conforme a las polticas establecidas por el administrador, utilizando los programas de aplicacin. Proceso de Transacciones en Lnea Proceso de transacciones en lnea (OLTP) Representa a los sistemas de informacin que utilizan bases de datos para introducir, verificar, registrar y realizar un gran nmero de transacciones atiende a las operaciones de una empresa, como pedidos, ventas, compras y actualizacin de inventarios en lnea las operaciones se reflejan en el sistema en el mismo momento en que ocurren dentro del ambiente real. Un ambiente OLTP requiere recursos fsicos de cmputo con alta capacidad de comunicacin en lnea, proceso, memoria, acceso y capacidad de almacenamiento auxiliar (como discos duros, medios pticos y arreglos de discos) principalmente. Tambin, es necesario el empleo de programas como sistemas operativo, manejador de base de datos, monitor de transacciones y de respaldo, con un alto grado de eficiencia en el manejo de esta clase de procesos. Almacenamiento de Datos Definicin Para hablar del Data Warehouse se menciona al Data Warehousing, el proceso de extraer y filtrar datos de las operaciones comunes de la empresa, procedentes de los distintos subsistemas operacionales, para transformarlos, estandarizarlos, integrarlos, sumarizarlos y almacenarlos en un repositorio o base consolidada, para poder acceder a ellos cada que vez que se necesite. Por ello, la ventaja principal de este tipo de sistemas se basa en la estructura de la informacin. Este concepto considera el almacenamiento de informacin homognea y fiable, en una estructura basada en la consulta y el tratamiento jerarquizado de la misma, y en un entorno diferenciado de los sistemas operacionales, para optimizar la toma de decisiones. Marco de Trabajo para Crear un Almacn de Datos Un Almacn de Datos es una plataforma tecnolgica compuesta por mdulos con estructuras de datos y procedimientos como los mostrados en la Figura 13. Los procesos estn integrados en una secuencia de tratamiento de informacin que evoluciona en diversos modelos de almacenamiento, acceso y explotacin ad-hoc a las necesidades de consulta de los usuarios. En este flujo de trabajo, se requiere la participacin de dos conjuntos de elementos, el primero es el de alimentacin al modelo de datos compuesto de tres componentes: Datos primarios: Es la informacin proveniente de cualquier ambiente de proceso y que es seleccionada para alimentar el AD, considerando cualquier tipo (texto, nmero o multimedia), cdigo (ASCII, propietario, etc.), organizacin (archivo, ndice, tabla o base de datos), administracin (diversos sistemas operativos y manejador de archivos o base de datos), plataforma de trabajo
(computadores grandes "main frame", medianos, servidores y personales), lugar (en un computador o distribuidos a lo largo de una red local o amplia) y nivel de agregacin (transaccin o consolidado). Servicios de transformacin de datos (DTS): Representan las funciones de acceso a fuentes heterogneas de datos por medio de bsquedas, extraccin, conversin y almacenamiento. Modelo de depsito de datos: Es la arquitectura de almacenamiento, acceso y administracin de los datos importados por el DTS. Mientras que el segundo, conocido como "soporte a las decisiones", tiene dos elementos: Procesos de anlisis de datos en lnea (OLAP): Es una plataforma de replicacin, almacenamiento y disposicin de los datos adecuada para servir a las demandas de consulta. Explotacin de la informacin: Representa los procedimientos y herramientas de trabajo para que el usuario consulte al modelo de datos preparado, por medio del planteamiento de preguntas, la bsqueda de informacin, la identificacin de tendencias y todos aquellos elementos que contribuyen a la evaluacin y toma de decisiones.
Procedimiento para la construccin de un Almacn de Datos La construccin de un almacn de datos observa los mtodos de la IS, sin embargo, por tratarse de una aplicacin que se apoya en otras que ya existen, su concepcin y desarrollo incorpora nuevos elementos que descansan en una estrategia denominada "inteligencia de negocios", compuesta por los procedimientos que transforman "datos primarios" son aquellos que provienen de las operaciones y transacciones soportadas por los sistemas de informacin y BD a nivel operativo, como los OLTP - en informacin refinada y concentrada
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para incrementar la eficiencia de las actividades de las reas de una organizacin, mediante el empleo de las tecnologas del AD. Conforme a esta visin, la construccin atraviesa por las siguientes etapas: Determinacin de los requerimientos de informacin del negocio: Realiza las actividades definidas en la etapa de visualizacin y el diseo conceptual de la planeacin. Ubicacin de las fuentes de informacin: Elige los datos primarios que va emplear, Definicin de los servicios de transformacin de datos (DTS): Establece las actividades de transformacin que se aplican a los datos primarios conforme a un calendario de proceso. Creacin y administracin del modelo de depsito de datos: Conforme al modelo de AD se determina, construye y maneja la arquitectura de datos adecuada a la explotacin. Formulacin de los procesos de anlisis de datos en lnea (OLAP): En funcin al tipo de explotacin se construye el ambiente OLAP que satisfaga eficientemente las exigencias. Instrumentacin de la plataforma de explotacin de la informacin: Se encarga de integrar las funciones y programas adecuados al manejo de la consulta del AD. Descripcin del Almacn de Datos Un Datawarehouse es una base de datos corporativa que se caracteriza por integrar y depurar informacin de una o ms fuentes distintas, para luego procesarla permitiendo su anlisis desde infinidad de pespectivas y con grandes velocidades de respuesta. La creacin de un datawarehouse representa en la mayora de las ocasiones el primer paso, desde el punto de vista tcnico, para implantar una solucin completa y fiable de Business Intelligence. La ventaja principal de este tipo de bases de datos radica en las estructuras en las que se almacena la informacin (modelos de tablas en estrella, en copo de nieve, cubos relacionales... etc). Este tipo de persistencia de la informacin es homognea y fiable, y permite la consulta y el tratamiento jerarquizado de la misma (siempre en un entorno diferente a los sistemas operacionales). La finalidad del Data Warehouse o Almacn de datos es reunir y consolidar las bases de datos diferentes, que se mantienen en los diferentes departamentos o reas funcionales de la empresa, como subsistemas de informacin independientes, en una gran base de datos, recogiendo datos muy dispares y, muchas veces infrautilizados, procedentes de fuentes internas, repartidas por toda la organizacin. Tambin, recolecta datos o informaciones externas que, rutinariamente, se reciben sobre las diferentes entidades u objetos de informacin, es decir, clientes, proveedores, productos y servicios, canales,
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estructura organizativa, competencia, mercado, coyuntura econmica, etc., en resumen, los derivados de las relaciones de la empresa con su entorno. A diferencia de las bases de datos tradicionales, las cuales son vistas en dos dimensiones (campos y registros, fig.16), los Data Warehouse tienen una estructura tridimensional que le da forma de cubo , lo que permite agrupar la informacin en base a ms variables, lo que la hace ms til en la bsqueda, as podemos por ejemplo, obtener la cantidad referente a un producto en un tiempo determinado y en una zona determinada, o las Ventas dimensionadas por Producto y Regin. Si las consultas que se requiere responder son del tipo Cul fue la venta de Leche en el norte ?, o Cul fue la venta de Queso en el sur?, y otras consultas que retornan slo un valor, entonces no es necesario poner los datos en una base de datos multidimensional. Sin embargo, si se quiere responder a preguntas como Cules fueron las ventas totales de leche por zona?, o Cules fueron las ventas totales por producto en el norte?, entonces estamos hablando de consultas que involucran la recuperacin de mltiples valores y su agregacin.
ESQUEMAS MULTIDIMENSIONALES: ESQUEMA ESTRELLA: Un esquema en estrella es un modelo de datos que tiene una tabla de hechos (o tabla fact) que contiene los datos para el anlisis, rodeada de las Tablas de Dimensiones: Este aspecto, de tabla de hechos (o central) ms grande rodeada de radios o tablas ms pequeas es lo que
asemeja a una estrella, dndole nombre a este tipo de construcciones. Las tablas de dimensiones tendrn siempre una clave primaria simple, mientras que en la tabla de hechos, la clave principal estar compuesta por las claves principales de las tablas dimensionales.
ESQUEMA COPO DE NIEVE: Un esquema en copo de nieve es una estructura algo ms compleja que el esquema en estrella. Se da cuando alguna de las dimensiones se implementa con ms de una tabla de datos. La finalidad es normalizar las tablas y as reducir el espacio de almacenamiento al eliminar la redundancia de datos; pero tiene la contrapartida de generar peores rendimientos al tener que crear ms tablas de dimensiones y ms relaciones entre las tablas (JOINS) lo que tiene un impacto directo sobre el rendimiento.
Descripcin de los Servicios de Transformacin de Datos
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El DTS son los servicios de transformacin de datos proveniente de la fuente denominada "datos primarios" hacia un modelo de almacenamiento, encargndose de su importacin, validacin, limpieza, transformacin, integracin, ajuste, consolidacin, almacenamiento y actualizacin, tal como se ilustra en la Figura 17.
Los DTS utilizan procedimientos y herramientas especializadas en la extraccin de los datos primarios, capaces de explotar diversas plataformas de computadora, sistema operativo, marca de manejador de base de datos y ambiente de programacin. Por medio de tareas de acceso en lnea, proceso por lotes, replicacin programada o por evento; cuya ejecucin es calendarizada. La programacin de las funciones de extraccin se codifica en un marco de trabajo denominado "paquete DTS", compuesto por tareas de transformacin de datos especializadas que son realizadas en una secuencia, donde hay ejecuciones simultneas y otras condicionadas. Las tareas de transformacin realizan operaciones de validacin, identificacin de valores faltantes, limpieza y manejo de excepciones, homogeneizacin de datos heterogneos, eliminacin de duplicados, mapeo, almacenamiento, fusin y divisin de columnas entre otras. Descripcin de los Procesos de Anlisis en Lnea Los servicios OLAP constituyen un ambiente de proceso equivalente a las bases de datos y almacenamiento de datos, porque al igual que ellos, se encarga de recolectar, organizar y presentar la informacin de acuerdo con un modelo que facilite su explotacin, requiriendo de un motor semejante a los manejadores de base de datos denominado "servidor OLAP", encargado de brindar una funcin de sistema de soporte a las decisiones (SSD) a partir del anlisis multidimensional de datos que satisfacen los requerimientos de una amplia variedad de usuarios. Bases De Datos Olap - On-Line Analytical Processing, Los sistemas OLAP son bases de datos orientadas al procesamiento analtico. Este anlisis suele implicar, generalmente, la lectura de grandes cantidades de datos para llegar a extraer algn tipo de informacin til: tendencias de ventas, patrones de comportamiento de los consumidores, elaboracin de informes complejos etc. Como se puede apreciar en la Figura 18, el ambiente OLAP se compone de estructuras de datos y motores encargados de su administracin y explotacin.
El flujo de operacin inicia con la extraccin de la informacin registrada en el depsito para organizarla en una estructura denominada almacn OLAP, a partir de ella se producen las "tablas pivote" cuyo contenido y formato est adaptado a facilitar los tipos de consulta que el usuario espera realizar. Es el programa que provee los servicios de anlisis de informacin a travs de la definicin de una serie de parmetros que especifican el modelo de almacn de datos OLAP, la estructura de las tablas pivote y los procesos que responden a los planteamientos del tomador de decisiones.
El modelo de almacenamiento OLAP el rea donde se organiza la informacin de acuerdo a un modelo cbico de diversas dimensiones, que procura optimizar la respuesta a cierto tipo de requerimientos de explotacin. Los usuarios y aplicaciones reciben una "vista" son perspectivas de informacin que se ponen al alcance del interesado - del cubo, a pesar de que internamente cuente con alguna de las tres clases de arquitectura OLAP, cuya descripcin se presenta a continuacin e ilustra en la Figura. Proceso analtico en lnea multidimensional (MOLAP). El modelo est especializado en tareas de consulta sin alteracin de la informacin original, emplea una estructura multidimensional con los datos agregados y los de detalle. Proceso analtico en lnea relacional (ROLAP). Esta arquitectura separa los datos agregados en una estructura relacional y los de detalle se mantienen en el depsito original para efectos de registrar actualizaciones, sin embargo ofrece una perspectiva basada en un cubo virtual. Proceso analtico en lnea hbrido (HOLAP). Combina las ventajas de los modelos multidimensional y relacional, al mantener los datos de detalle en una estructura relacional y los agregados en MOLAP, ofreciendo diversas vistas virtuales que enlazan los dos modelos. Es un marco de servicio compuesta por un rea temporal de almacenamiento de datos para un tipo de consulta especfica conocida como "cache" y un motor responsable de su carga, organizacin, acceso y mantenimiento, con el propsito de reducir la carga de transferencia de la informacin durante la explotacin y aumentar la rapidez de los procedimientos de anlisis que el operador ejecuta an sin estar conectado en lnea al ambiente de trabajo.
El diseo de una plataforma OLAP requiere emplear conceptos que permiten definir y organizar los datos que se van a usar durante la operacin, entre los elementos ms importantes, estn: Medida: Son las variables cuantificables que se consideran, como el saldo promedio y volumen de ventas. Dimensiones: Son las variables cualitativas que se relacionan con las medidas y cuya asociacin se va analizar, ejemplo el tiempo, regin, rea, etc. Jerarquas: Son niveles de agregacin de las dimensiones, como semana, estado y comercial. Mtricas: son las unidades que se asocian a las medidas: das, moneda, tienda, cliente, etc. Agregaciones: Reflejan como las mtricas son agrupadas para cada nivel de las jerarquas, como: total de ventas en dlares y promedio de permanencia de la mercanca. Tabla de hechos: Es la informacin con el mximo nivel de desagregacin para el anlisis. Cubo: es un grupo de dimensiones y medidas, donde cada dimensin tiene varias jerarquas. Miembro: Es el valor de una dimensin en un determinado nivel de una jerarqua. Conjunto de datos: Es el resultado de realizar una consulta multidimensional a uno o ms cubos, se compone de uno o ms ejes. Eje. Contienen una o ms dimensiones con una serie de miembros de ellas. Explosin de datos: Es la carga del proceso, rango de exploracin y requerimientos de espacio de almacenamiento que se deriva de las dimensiones, sus jerarquas y agregaciones. Servicios de Explotacin
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Los servicios de explotacin integran una plataforma de procedimientos y herramientas que trabajan sobre el ambiente OLAP aprovechando las facilidades que le brinda el servidor, su almacn y tablas pivote. Esta infraestructura es operada por el usuario en sus labores de consulta, explotacin, modelado, evaluacin y toma de decisiones, por lo cual se utilizan instrumentos muy variados como por ejemplo: Interfaces de lenguaje natural: Para realizar consultas y obtener respuestas. Programas de minera de datos. Destinados a determinar patrones y descubrir informacin a partir de un conjunto de datos, es decir proponen hiptesis para corroborarlas o refutarlas. Mdulos estadsticos: Extraen y representan la informacin por medio de grficas, tabulares, mapas y otras formas de representacin que facilitan la interpretacin. 2.5.8. Esquema De Funcionamiento De Un Data Warehouse
Los datos de origen estn en los diferentes Sistemas Operacionales, a la izquierda del esquema. Mediante ciertos programas, se Extraen de all, se Transforman para hacerlos coherentes unos con otros, y por fin se Cargan en las Bases de Datos que componen el Data Warehouse. Una vez ste cargado, se puede replicar parte de la informacin para cargarla en otras tablas ms pequeas y especializadas, orientadas generalmente a un Departamento o rea concreto de la empresa (Finanzas, Contabilidad, Marketing, etc), y que proveen ni ms ni menos que una vista parcial del Data Warehouse. A estos "mini-Data-Warehouses" se les conoce como Data Marts, y suelen ser ms pequeos en tamao, y ms manejables, que los Data Warehouses de los que proceden (hay empresas que poseen Data Marts de 8 10 Teras) Posteriormente los usuarios, acceden a los datos del uno o de los otros, en funcin de su conveniencia, bien para obtener informacin de algo que
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preguntan (Query&Reporting), donde se consigue como salida un informe o grfico con la informacin solicitada, bien para navegar por la informacin contenida all, mediante la tcnica conocida como OLAP, de OnLine Analytical Processing, que es como el online de toda la vida (OLTP), pero sobre la informacin de negocio contenida en los Data Warehouses o Data Marts. La idea es que, una vez hecho cierto informe en el que se detecta que pasa algo interesante en una o varias lneas del mismo, se pueda navegar jerrquicamente, para obtener ms detalles de ese interesante hecho encontrado, hasta poder determinar sus causas ltimas. Las herramientas que se pueden utilizar por ejemplo para la creacin de un data WareHouse asi como para implementar una solucin de BI es SqlServer, que brinda las herramientas Analisys Services, IntegrationServices, y Reporting Services. 2.5.8.1. SQL Server Analysis Services Microsoft SQL Server 2005 Analysis Services (SSAS) ofrece funciones de procesamiento analtico en lnea (OLAP) y minera de datos para aplicaciones de Business Intelligence. Analysis Services admite OLAP y permite disear, crear y administrar estructuras multidimensionales que contienen datos agregados desde otros orgenes de datos, como bases de datos relacionales. En el caso de las aplicaciones de minera de datos, Analysis Services permite disear, crear y visualizar modelos de minera de datos que se construyen a partir de otros orgenes de datos mediante el uso de una gran variedad de algoritmos de minera de datos estndar del sector.
Microsoft SQL Server 2005 Integration Services (SSIS) es una plataforma que permite generar soluciones de integracin de datos de alto rendimiento, entre las
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que se incluyen paquetes de extraccin, transformacin y carga (ETL) para el almacenamiento de datos. Integration Services incluye herramientas grficas y asistentes para generar y depurar paquetes, tareas para realizar funciones de flujo de trabajo, como las operaciones de FTP, tareas para ejecutar instrucciones SQL o para enviar mensajes de correo electrnico, orgenes y destinos de datos para extraer y cargar datos, transformaciones para limpiar, agregar, mezclar y copiar datos, un servicio de administracin, el servicio Integration Services para administrar Integration Services e interfaces de programacin de aplicaciones (API) para programar el modelo de objetos de Integration Services. Integration Services reemplaza Servicios de transformacin de datos (DTS), que se incluy por primera vez como componente de SQL Server 7.0.
Microsoft SQL Server 2005 Reporting Services (SSRS) ofrece funcionalidad empresarial de informes habilitados para Web con el fin de poder crear informes que extraigan contenido a partir de una variedad de orgenes de datos, publicar informes con distintos formatos y administrar centralmente la seguridad y las suscripciones. Para obtener informacin sobre otros componentes, herramientas y recursos de SQL Server 2005. Los siguientes InfoCenters organizan los temas en Libros en pantalla de SQL Server con reas de contenidos que resultan tiles para funciones especficas. Puede utilizar los InfoCenters para buscar temas que le brinden la informacin ms importante para su trabajo. Adems de las pginas de InfoCenter, cada tema de los Libros en pantalla indica el destinatario al que est dirigido, de modo que de un vistazo pueda saber si el tema contiene el contenido que est buscando.
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Por qu inteligencia de negocios? La capacidad para tomar decisiones de negocio precisas y de forma rpida se ha convertido en una de las claves para que una empresa llegue al xito. Sin embargo, los sistemas de informacin tradicionales (como la mayora de los programas de gestin, las aplicaciones a medida, e incluso los ERP ms sofisticados), suelen presentar una estructura muy inflexible para este fin. Aunque su diseo se adapta con mayor o menor medida para manejar los datos de la empresa, no permite obtener la informacin de los mismos, y mucho menos extrapolar el conocimiento almacenado en el da a da de las bases de datos. Las principales caractersticas que limitan estos sistemas son: Gran rigidez a la hora de extraer datos, de manera que el usuario tiene que ceirse a los informes predefinidos que se configuraron en el momento de la implantacin, y que no siempre responden a sus dudas reales. Necesidad de conocimientos tcnicos. Para la generacin de nuevos informes o mtricas suele resultar ineludible acudir al departamento tcnico, solicitando una consulta adecuada para interrogar la base de datos. Largos tiempos de respuesta, ya que las consultas complejas de datos suelen implicar la unin de tablas operacionales de gran tamao, lo que se traduce en una incmoda espera que dificulta la fluidez del trabajo. Deterioro en el rendimiento del SI. Cuando la base de datos consultada, para generar informes o ratios de negocio, es la misma que la que soporta el operativo de la empresa, el funcionamiento del sistema puede degradarse hasta afectar y paralizar a todos los usuarios conectados.
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Falta de integracin que implica islas de datos. Muchas organizaciones disponen de mltiples sistemas de informacin, incorporados en momentos distintos, para resolver Problemticas Diferentes: Sus bases de datos no suelen estar integradas, lo que implica la existencia de islas de informacin. Datos errneos, obsoletos o incompletos: El tema de la calidad de los datos siempre es considerado como algo importante, pero esta labor nunca se lleva al extremo de garantizar la fiabilidad de la informacin aportada. Problemas para adecuar la informacin al cargo del usuario: No se trata de que todo el mundo tenga acceso a toda la informacin, sino de que tenga acceso a la informacin que necesita para que su trabajo sea lo ms eficiente posible. Ausencia de informacin histrica: Los datos almacenados en los sistemas operacionales estn diseados para llevar la empresa al da, pero no permiten contrastar la situacin actual con una situacin retrospectiva de aos atrs. Para superar todas estas limitaciones, el Business Intelligence se apoya en un conjunto de herramientas que facilitan la extraccin, la depuracin, el anlisis y el almacenamiento de los datos generados en una organizacin, con la velocidad adecuada para generar conocimiento y apoyar la toma de decisiones de los directivos y los usuarios oportunos. No es que los productos de BI sean mejores que las aplicaciones actuales: se trata de sistemas con objetivos distintos, eficientes en sus respectivas ramas, pero que deben complementarse para optimizar el valor de los sistemas de informacin. Arquitectura De Una Solucin De Business Intelligence Una solucin de Business Intelligence parte de los sistemas de origen de una organizacin (bases de datos, ERPs, ficheros de texto...), sobre los que suele ser necesario aplicar una transformacin estructural para optimizar su proceso analtico. Para ello se realiza una fase de extraccin, transformacin y carga (ETL) de datos. Esta etapa suele apoyarse en un almacn intermedio, llamado ODS, que acta como pasarela entre los sistemas fuente y los sistemas destino (generalmente un datawarehouse), y cuyo principal objetivo consiste en evitar la saturacin de los servidores funcionales de la organizacin. La informacin resultante, ya unificada, depurada y consolidada, se almacena en un datawarehouse corporativo, que puede servir como base para la construccin de distintos datamarts departamentales. Estos datamarts se caracterizan por poseer la estructura ptima para el anlisis de los datos de esa rea de la empresa, ya sea mediante bases de datos transaccionales (OLTP) o mediante bases de datos analticas (OLAP).
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Los datos albergados en el datawarehouse o en cada datamart se explotan utilizando herramientas comerciales de anlisis, reporting, alertas... etc. En estas herramientas se basa tambin la construccin de productos BI ms completos, como los sistemas de soporte a la decisin (DSS), los sistemas de informacin ejecutiva (EIS) y los cuadros de mando (CMI) o Balanced Scorecard (BSC).
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La Inteligencia De Negocio En Los Diferentes Departamentos De La Empresa
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En todas las empresas cada departamento acumula diferentes datos: sobre sus clientes, sus inventarios, su produccin, sobre la efectividad de las campaas de marketing, informacin sobre proveedores y socios, adems de los datos que pueden proveer del exterior, como los referentes a competidores. En este sentido, el Business Intelligence puede realizar distintas aportaciones a cada departamento, siempre con el objetivo de integrar y optimizar la informacin disponible en la organizacin: Departamento de Marketing El BI permite identificar de forma ms precisa los segmentos de clientes y estudiar con mayor detalle su comportamiento. Para ello se pueden incluir anlisis capaces de medir, por ejemplo, el impacto de los precios y las promociones en cada segmento. Departamento de Compras El BI permite acceder a los datos del mercado, vinculndolos con la informacin bsica necesaria para hallar las relaciones entre coste y beneficio. Al mismo tiempo, permite monitorizar la informacin de cada factora o cadena de produccin, lo que puede ayudar a optimizar el volumen de las compras. Departamento de Produccin El BI proporciona un mecanismo que permite analizar el rendimiento de cualquier tipo de proceso operativo, ya que comprende desde el control de calidad y la administracin de inventarios hasta la planificacin y la historizacin de la produccin. Departamento de Ventas El BI facilita la comprensin de las necesidades del cliente, as como responder a las nuevas oportunidades del mercado. Tambin son posibles anlisis de patrones de compra para aprovechar coyunturas de ventas con productos asociados. Departamento Econmico-Financiero El BI permite acceder a los datos de forma inmediata y en tiempo real, mejorando as ciertas operaciones, que suelen incluir presupuestos, proyecciones, control de gestin, tesorera, balances y cuentas de resultados. Departamento de Atencin al Cliente Aplicado a este mbito, el BI permite evaluar con exactitud el valor de los segmentos del mercado y de los clientes individuales, adems de ayudar a retener a los clientes ms rentables.
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Departamento de Recursos Humanos Obteniendo los datos precisos de la fuente adecuada, el BI permite analizar los parmetros que ms pueden afectar al departamento: satisfaccin de los empleados, absentismo laboral, beneficio-hora/hombre etc. Finalmente, en caso de aprovechar la integracin de la informacin con proveedores y socios, el BI ofrece niveles de anlisis sobre cuestiones como nuevas oportunidades de inversin, o nuevas ocasiones para la colaboracin con terceros.
Componentes De Una Solucin De Inteligencia De Negocios (Bi) Diseo conceptual de los sistemas. Para resolver el diseo de un modelo BI, se deben contestar a tres preguntas bsicas: cul es la informacin requerida para gestionar y tomar decisiones; cul debe ser el formato y composicin de los datos a utilizar; y de dnde proceden esos datos y cul es la disponibilidad y periodicidad requerida. En otras palabras, el diseo conceptual tiene diferentes momentos en el desarrollo de una plataforma BI: En la fase de construccin del Datawarehouse y Datamarts, primarn los aspectos de estructuracin de la informacin segn potenciales criterios de explotacin. En la fase de implantacin de herramientas de soporte a la alta direccin, se desarrolla el anlisis de criterios directivos: misin, objetivos estratgicos, factores de seguimiento, indicadores clave de gestin o KPIs, modelos de gestin y en definitiva, informacin para el qu, cmo, cundo, dnde y para qu de sus necesidades de informacin. Estos momentos no son, necesariamente, correlativos, sino que cada una de las etapas del diseo condiciona y es condicionada por el resto. La vocacin del datawarehouse es aislar los sistemas operacionales de las necesidades de informacin para la gestin, de forma que cambios en aqullos no afecten a stas, y viceversa (nicamente cambiarn los mecanismos de alimentacin, no la estructura, contenidos, etc.). No disear y estructurar convenientemente y desde un punto de vista corporativo el datawarehouse y los datamarts generar problemas que pueden condenar al fracaso cualquier esfuerzo posterior: informacin para la gestin obtenida directamente a los sistemas operacionales, florecimiento de datamarts descoordinados en diferentes departamentos, etc. En definitiva, segn la estructuracin y organizacin de cada compaa, pueden originarse situaciones no deseadas y
caracterizadas generalmente por la ineficiencia y la falta de calidad en la informacin resultante. Herramientas De Explotacin De La Informacin Es el rea donde ms avances se han producido en los ltimos aos. Sin embargo, la proliferacin de soluciones mgicas y su aplicacin coyuntural para solucionar aspectos puntuales ha llevado, en ocasiones, a una situacin de desnimo en la organizacin respecto a los beneficios de una solucin BI. Sin entrar a detallar las mltiples soluciones que ofrece el mercado, a continuacin se identifican los modelos de funcionalidad o herramientas bsicas (cada producto de mercado integra, combina, potencia, adapta y personaliza dichas funciones): Query & Reporting: herramientas para la elaboracin de informes y listados, tanto en detalle como sobre informacin agregada, a partir de la informacin de los datawarehouses y datamarts. Desarrollo a medida y/o herramientas para una explotacin libre. Cuadro De Mando Analtico (EIS tradicionales): elaboracin, a partir de datamarts, de informes resumen e indicadores clave para la gestin (KPI), que permitan a los gestores de la empresa analizar los resultados de la misma de forma rpida y eficaz. En la prctica es una herramienta de query orientada a la obtencin y presentacin de indicadores para la direccin (frente a la obtencin de informes y listados). Cuadro De Mando Integral O Estratgico (Balanced Scorecard): este modelo parte de que la estrategia de la empresa es el punto de referencia para todo proceso de gestin interno. Con l los diferentes niveles de direccin y gestin de la organizacin disponen de una visin de la estrategia de la empresa traducida en un conjunto de objetivos, iniciativas de actuacin e indicadores de evolucin. Los objetivos estratgicos se asocian mediante relaciones causa-efecto y se organizan en cuatro reas o perspectivas: financiera, cliente, procesos y formacin o desarrollo. El cuadro de mando integral es una herramienta que permite alinear los objetivos de las diferentes reas o unidades con la estrategia de la empresa y seguir su evolucin. Olap (On-Line Analytical Processing): Herramientas que manejan interrogaciones complejas de bases de datos relacionales, proporcionando un acceso multidimensional a los datos, capacidades intensivas de clculo y tcnicas de indexacin especializadas. Permiten a los usuarios trocear sus datos planteando queries sobre diferentes atributos. Utilizan un servidor intermedio para almacenar los datos multidimensionales precalculados de forma que la explotacin sea rpida. Datamining (minera de datos): Son autnticas herramientas de extraccin de conocimiento til, a partir de la informacin contenida en las bases de datos de cualquier empresa. El objetivo que se persigue es descubrir patrones ocultos,
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tendencias y correlaciones, y presentar esta informacin de forma sencilla y accesible a los usuarios finales, para solucionar, prever y simular problemas del negocio.
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