FM Guia Del Usuario

Para Windows y Mac
FileMaker Pro 5
Gua del usuario
1995, 1997-1999 FileMaker, Inc. Reservados todos los derechos. FileMaker, Inc. 5201 Patrick Henry Drive Santa Clara, California 95054 www.filemaker.com FileMaker y ScriptMaker son marcas de FileMaker, Inc, registradas en los EE.UU. y en otros pases, y el logotipo de la carpeta es una marca de FileMaker, Inc. Java, 100% Pure Java, todas las marcas y logotipos basados en Java son marcas de Sun Microsystems, Inc., en los EE.UU. y en otros pases. Todas las dems marcas pertenecen a sus respectivos titulares. Este software est basado parcialmente en el trabajo del grupo Independent JPEG. Partes del software 1990 Access Softek, 1991-1998 MERANT, o 1992-1996 Novell, Inc. Reservados todos los derechos. Todas las personas y empresas que aparecen en los ejemplos son puramente ficticias; cualquier semejanza con personas o empresas existentes es una coincidencia. La mencin de empresas y productos de terceras partes se hace slo a ttulo informativo y no constituye una recomendacin. FileMaker no asume responsabilidad alguna con respecto a la seleccin, desempeo, o uso de estos productos. Todos los tratos, acuerdos y garantas, si los hay, tienen lugar entre el proveedor y los prospectivos usuarios.
Contenido
Prefacio Utilizar FileMaker Pro
Registro y atencin al cliente Utilizar la documentacin de FileMaker Pro Organizacin de esta gua Acerca de las ilustraciones Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro Ventana de temas de la Ayuda Buscar temas en la ventana Contenido Buscar un tema en la ventana Indice Buscar un tema mediante palabras especficas Buscar informacin acerca de elementos especficos en FileMaker Pro Obtener ayuda adicional Utilizar otras herramientas
xi xi xii xii xiii xiii xiii xiii xiv xv xvi xvi xvii
Cerrar archivos Guardar archivos Salir de FileMaker Pro
1-8 1-8 1-9
Captulo 2 Aadir y visualizar datos

Funcionamiento de registros en modo Visualizar Visualizar registros Visualizar registros en tablas Seleccionar registro actual Desplazarse por registros Aadir y duplicar registros Aadir y duplicar registros relacionados Eliminar registros Introducir datos en registros Seleccionar campos Introducir y cambiar datos de campos Copiar y desplazar datos en registros Introducir datos preestablecidos de listas de valores Desplazar datos mediante arrastrar y dejar Insertar variables en campos Reemplazar datos en campos Funcionamiento de grficos, sonidos y pelculas Insertar grficos en campos Insertar pelculas y elementos multimedia de QuickTime en campos Pegar grficos, pelculas y sonidos del Portapapeles Reproducir pelculas en los campos Grabar y reproducir sonido en los campos Eliminar grficos, pelculas o sonidos de los campos
2-1 2-2 2-2 2-3 2-4 2-4 2-5 2-6 2-6 2-7 2-7 2-9 2-9 2-10 2-11 2-11 2-12 2-13 2-13 2-14 2-14 2-14 2-15
Captulo 1 Conceptos bsicos de FileMaker Pro

Bases de datos Archivos de FileMaker Pro Campos y registros Presentaciones Modos Compartir datos Comandos de men Utilizar barras de herramientas Utilizar mens contextuales Gestionar archivos Iniciar FileMaker Pro Abrir archivos
1-1 1-2 1-2 1-3 1-4 1-4 1-5 1-5 1-6 1-7 1-7 1-7
iv
Gua de usuario de FileMaker Pro
Funcionamiento del texto Seleccionar texto Editar texto Formatear texto en modo Visualizar Comprobar ortografa Comprobar ortografa conforme se escribe Funcionamiento de objetos OLE
2-15 2-15 2-15 2-16 2-16 2-17 2-17
Previsualizar datos en presentaciones Imprimir
4-3 4-4
Captulo 5 Crear bases de datos

Planificar archivos de bases de datos Crear archivos de FileMaker Pro Definir campos en bases de datos Asignar nombres a los campos Escoger tipo de campo Definir campos de texto, fecha, hora, numricos o contenedor Definir campos de clculo Definir campos de sumario Definir campos globales Configurar opciones de campos Definir entradas de datos automticas Definir validaciones de campo Campos repetidos Opciones de almacenamiento e indexacin Cambiar definiciones de campos Eliminar definiciones del campo y datos
5-1 5-2 5-3 5-4 5-4 5-5 5-6 5-7 5-9 5-10 5-10 5-11 5-12 5-12 5-13 5-14
Captulo 3 Buscar y ordenar informacin

Buscar registros Buscar texto y caracteres Buscar coincidencias exactas en campos de texto Buscar nmeros, fechas y horas Buscar rangos de informacin Buscar datos en campos relacionados Buscar registros que cumplan mltiples criterios Buscar campos vacos o no vacos Buscar duplicados Buscar registros que no cumplan el criterio dado Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos Visualizar, repetir y cambiar la ltima bsqueda Ordenar registros
3-1 3-2 3-4 3-4 3-5 3-5 3-6 3-7 3-7 3-7 3-8 3-8 3-9
Captulo 6 Crear y gestionar presentaciones e informes

Presentaciones e informes Crear presentaciones e informes Tipos de presentaciones Consideraciones al crear una presentacin Lista/informe en columnas Consideraciones al crear una presentacin Lista/informe en columnas Consideraciones al crear una presentacin de sobres Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones Configurar impresin de registros en columnas
6-1 6-2 6-3 6-6 6-7 6-8 6-8 6-9
Captulo 4 Previsualizar e imprimir informacin

Imprimir informacin en bases de datos Preparar impresin Especificar impresora (Windows) Especificar impresora (Mac OS) Preparar impresin de presentaciones anchas Preparar impresin de presentaciones con subsumarios Preparar impresin de sobres y etiquetas
4-1 4-2 4-2 4-2 4-2 4-3 4-3
Contenido
Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla Funcionamiento de objetos en presentaciones Herramientas de presentacin Seleccionar objetos Copiar, duplicar y eliminar objetos Desplazar objetos en presentaciones Cambiar forma y tamao de objetos Proteger objetos de modificaciones Funcionamiento de campos en presentaciones Colocar y eliminar campos en presentaciones Decidir ubicacin de campos relacionados Formatear datos de campos en presentaciones Partes de una presentacin Tipos de partes de una presentacin Aadir o cambiar partes de una presentacin Definir saltos de pgina y numeracin Ordenar de nuevo partes de una presentacin Cambiar de tamao partes de una presentacin Eliminar partes de una presentacin
6-11 6-12 6-13 6-13 6-14 6-15 6-16 6-17 6-17 6-17 6-21 6-23 6-27 6-28 6-29 6-32 6-33 6-34 6-34
Configurar efectos de color, motivo, anchura de lnea y objetos Insertar grficos en las presentaciones Formatear grficos en presentaciones Mostrar lmites de texto, de campo o de botn Organizar objetos Agrupar y desagrupar objetos Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrs en las presentaciones Rotar objetos Alinear objetos Utilizar herramientas para colocar objetos con precisin Utilizar paleta Cuerpo con objetos Utilizar reglas grficas y retculas Alinear objetos con las guas de ajuste Utilizar retculas de objetos Controlar la impresin Especificar mrgenes de pgina Mostrar mrgenes de pgina Eliminar espacios vacos en datos impresos Evitar la impresin de objetos
7-16 7-18 7-18 7-18 7-19 7-19 7-20 7-20 7-20 7-21 7-21 7-22 7-22 7-23 7-23 7-23 7-24 7-25 7-27
Captulo 7 Personalizar presentaciones

Personalizar campos en presentaciones Aadir bordes, relleno y lneas base a campos Aadir barras de desplazamiento a campos Definir listas de valores como entradas de datos Formatear campos repetidos Permitir o evitar entradas en campos Configurar orden de tabulacin para entrada de datos Personalizar el aspecto de las presentaciones Aadir texto a presentaciones Formatear texto Dibujar lneas y formas
7-1 7-1 7-2 7-3 7-8 7-8 7-9 7-10 7-11 7-13 7-15
Captulo 8 Funcionamiento de archivos relacionados

Visualizar datos de archivos relacionados Terminologa de bases de datos relacionales Bases de datos relacionales Crear relaciones entre archivos Campos coincidentes en relaciones Actualizaciones Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparacin Funcionamiento de las bases de datos relacionales Planificar bases de datos relacionales
8-1 8-2 8-3 8-4 8-6 8-6 8-7 8-8 8-8
vi
Crear bases de datos relacionales: generalidades Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones Cambiar relaciones Escoger una relacin diferente para el portal Resumir datos en portales Definir actualizaciones entre archivos Definir actualizaciones Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo Crear relaciones de muchos a muchos
8-10 8-11 8-13 8-14 8-14 8-14 8-14 8-15 8-16
Captulo 9 Proteger bases de datos con contraseas y grupos

Definir contraseas Eliminar o cambiar contraseas Definir grupos Eliminar o cambiar grupos Contraseas y grupos: comparacin
9-1 9-3 9-4 9-6 9-6
Pasos de guiones de archivos Comprobar ortografa de pasos de guiones Pasos de guiones para abrir elemento de men Pasos de guiones diversos Cambiar guiones Duplicar, cambiar nombre o eliminar guiones Eliminar guiones Importar guiones Para importar un guin Enumerar guiones en el men Guiones Utilizar botones con guiones Definir botones Copiar, cambiar o eliminar botones Ejemplo de guin de ScriptMaker Buscar registros relacionados
10-9 10-9 10-10 10-10 10-11 10-11 10-11 10-12 10-12 10-13 10-13 10-13 10-14 10-15 10-15
Captulo 11 Utilizar frmulas y funciones

Frmulas Expresiones Constantes Referencias de campo Operadores Funciones Funciones de texto Funciones numricas Funciones de fecha Funciones de hora Funciones de agregacin Funciones de sumario Funciones de repeticin Funciones financieras Funciones trigonomtricas Funciones lgicas
11-1 11-2 11-2 11-2 11-3 11-5 11-5 11-7 11-7 11-8 11-8 11-9 11-10 11-10 11-10 11-11
Captulo 10 Crear guiones para automatizar tareas

Guiones Crear guiones: generalidades Planificar guiones Almacenar configuracin antes de crear guiones Definir guiones Pasos de ScriptMaker Controlar pasos de guiones Desplazarse por pasos de guiones Ordenar, buscar e imprimir pasos de guiones Editar pasos de guiones Pasos de guiones de campos Pasos de guiones de registros Pasos de guiones de ventanas
10-1 10-3 10-3 10-4 10-5 10-6 10-7 10-7 10-7 10-8 10-8 10-8 10-9
Contenido
vii
Funciones de estado Funciones de diseo Funciones externas
11-11 11-13 11-14
Captulo 12 Importar y exportar datos

Importar y exportar Formatos de archivo Importar datos en FileMaker Pro Importar datos en archivos existentes Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker Pro Exportar datos de FileMaker Pro Exportar datos de subsumario
12-1 12-1 12-2 12-2 12-6 12-7 12-9
Captulo 13 Compartir bases de datos en red

Compartir archivos en red Funcionamiento de archivos compartidos Hospedar archivos Abrir archivos como anfitrin Cerrar archivos compartidos Abrir archivos como invitado
13-1 13-2 13-3 13-4 13-5 13-5
Captulo 14 Publicar bases de datos en la Web

Publicacin de bases de datos en la Web Terminologa Web Web Companion de FileMaker Pro Publicacin en la Web al instante Trabajar con bases de datos en la Web Requisitos para publicar bases de datos en la Web Conectar con Internet o con una intranet Proteger bases de datos publicadas
14-1 14-1 14-2 14-2 14-3 14-4 14-5 14-5
Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas Crear pginas Web personalizadas Publicacin de bases de datos en la Web: generalidades Activar Web Companion de FileMaker Pro Web Companion de FileMaker Pro Activar publicacin en la Web al instante Escoger una pgina principal para publicacin en la Web Escoger un idioma para publicacin en la Web al instante Realizar seguimiento de la actividad de la Web con archivos de registro Activar administracin a distancia para publicacin Web Seleccionar un mtodo de seguridad para publicacin en la Web Especificar un nmero de puerto para publicacin en la Web Activar comparticin de Web Companion Configurar las vistas en el navegador Escoger un estilo de Web Escoger presentaciones para publicacin en la Web Configurar opciones de ordenacin para publicacin en la Web Probar una base de datos publicada Visualizar en un navegador la publicacin en la Web Examinar registros en la Vista Formulario Examinar registros en Vista Tabla Buscar registros Ordenar registros Crear registros Editar registros
14-6 14-7 14-7 14-8 14-8 14-8 14-9 14-9 14-9 14-10 14-10 14-11 14-11 14-11 14-12 14-14 14-14 14-15 14-16 14-16 14-17 14-17 14-18 14-18 14-19
viii
Captulo 15 Utilizar ODBC con FileMaker Pro

ODBC Terminologa ODBC Admisin de ODBC en FileMaker Pro Compartir datos de FileMaker Pro mediante ODBC Compartir datos mediante ODBC: generalidades Activar Acceso a datos, de Companion Seguridad Acceder a datos de FileMaker Pro desde una aplicacin cliente ODBC Configurar el panel de control de ODBC Importar datos desde otros orgenes de datos Importar datos desde orgenes de datos ODBC: generalidades Configurar el panel de control de ODBC Conectar con un origen de datos ODBC desde FileMaker Pro Crear una consulta SQL en FileMaker Pro Importar resultados de consultas en FileMaker Pro Ejemplo de importacin ODBC Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de texto Conectar con el origen de datos de evaluacin de ODBC Especificar consultas SQL en FileMaker Pro Importar datos ODBC con uniones Especificar uniones SQL Automatizar conexiones ODBC
15-1 15-1 15-2 15-2 15-3 15-3 15-4 15-4 15-4 15-5 15-6 15-6 15-7 15-8 15-9 15-9 15-10 15-11 15-12 15-12 15-12 15-14
Apndice A Personalizar FileMaker Pro

Configurar preferencias de la aplicacin Configurar preferencias generales de la aplicacin Configurar preferencias de presentacin Configurar preferencias de memoria Configurar preferencias para marcar nmeros telefnicos Configurar plug-ins Configurar preferencias del documento Configurar preferencias generales del documento Configurar preferencias ortogrficas del documento
A-1 A-1 A-2 A-3 A-3 A-4 A-5 A-5 A-6
Apndice B Copias de seguridad y recuperacin de archivos

Archivos de copia de seguridad Utilizar guiones para copias de seguridad Mantener archivos Guardar copias comprimidas Daos en archivos Recuperar archivos daados Momento de recuperar
B-1 B-2 B-2 B-2 B-3 B-3 B-3
Apndice C Referencia rpida de FileMaker Pro (Windows)

Atajos de teclado y ratn Trabajar con objetos de presentaciones Formatear texto (Presentacin y Visualizar) Seleccionar texto (Presentacin y Visualizar) Editar Trabajar con archivos Intercambiar modos Controlar ventanas Acciones diversas Area de estado
C-1 C-1 C-1 C-1 C-2 C-2 C-2 C-2 C-3 C-3
Contenido
ix
Apndice D Referencia rpida de FileMaker Pro (Mac OS)

Atajos de teclado y ratn Trabajar con objetos en presentaciones Formatear texto (Presentacin y Visualizar) Seleccionar texto (Presentacin y Visualizar) Editar Trabajar con archivos Controlar ventanas Intercambiar modos Acciones diversas Area de estado
D-1 D-1 D-1 D-1 D-2 D-2 D-2 D-2 D-3 D-3 I-1
ndice
Prefacio Utilizar FileMaker Pro

La documentacin del software de FileMaker Pro proporciona informacin, ilustraciones e instrucciones paso a paso para facilitar el aprendizaje de todo lo referente a FileMaker Pro. En este prefacio se explica cmo: o escoja el men Ayuda > FileMaker en la Web. En la pgina Web se encuentra el directorio de servicios de FileMaker, Inc., donde se detallan las opciones de servicios disponibles para los clientes de Amrica del Norte, as como vnculos con los sitios internacionales de FileMaker, Inc., respuestas a las preguntas frecuentes y acceso a extensas bibliotecas de software usadas por el personal de soporte tcnico. Si no dispone de acceso a la Web, vea la hoja de soporte tcnico y de atencin al cliente que se incluye en la caja del software. Los clientes de Amrica del Norte tambin pueden llamar al 1-800-965-9090 para obtener informacin acerca de las opciones de servicios disponibles.
1 registrar la copia de FileMaker Pro y obtener acceso al soporte al cliente 1 usar la documentacin de FileMaker Pro y otras herramientas para facilitar el trabajo con el producto 1
usar la Ayuda de FileMaker Pro
Windows: es necesario familiarizarse con Microsoft Windows y conocer las convenciones de Windows y del uso del ratn y del teclado. Consulte la documentacin del ordenador. Mac OS: es necesario familiarizarse con Mac OS y adquirir conocimientos acerca del uso del ratn, del trabajo con discos y otras convenciones de Mac OS. Consulte la documentacin del ordenador.
Utilizar la documentacin de FileMaker Pro

Esta gua y el resto de la documentacin proporcionan la informacin necesaria para instalar y utilizar FileMaker Pro. La documentacin de FileMaker Pro incluye:
Registro y atencin al cliente

Rellene y enve la tarjeta de registro del producto, regstrese en lnea en www.filemaker.com/register o bien escoja el men Ayuda > FileMaker en la Web en FileMaker Pro. Para obtener informacin acerca del soporte tcnico y la atencin al cliente, consulte: www.filemaker.com (clientes en Amrica del Norte) www.filemaker.com/intl (clientes fuera de Amrica del Norte)
1 1
este libro, la Gua de usuario de FileMaker Pro
la Ayuda de FileMaker Pro, un extenso sistema de ayuda en pantalla
1 la gua Puesta en marcha de FileMaker Pro, que contiene informacin sobre la instalacin y las novedades, adems de un tutorial
FileMaker Pro tambin incluye archivos de plantillas de bases de datos, as como referencias y ejemplos para facilitar tareas especficas. En la pgina Web de FileMaker, Inc., www.filemaker.com, se puede encontrar ms informacin, consejos e ideas sobre bases de datos.
xii
La documentacin de FileMaker Pro est dirigida a usuarios de Windows y de Mac OS. En la mayora de los casos, la informacin y las instrucciones se refieren a ambos sistemas operativos. Si difieren, la informacin de Windows aparece primero. En la Ayuda en pantalla aparecen temas independientes para Windows y Mac OS. Nota Los nmeros y fechas de los ejemplos de la documentacin aparecen en formato espaol, como 30 de noviembre del 2001 y 1.234,50 Pts.
Los mensajes iniciados por Importante alertan de situaciones que requieren atencin, como una accin que no se puede deshacer. Los trminos de glosario estn definidos en la Ayuda de FileMaker Pro. Estos trminos aparecen en cursiva en la gua de usuario y subrayados por una lnea de puntos en la Ayuda.
Acerca de las ilustraciones

Esta gua de usuario es un libro multi-plataforma destinado a usuarios de FileMaker Pro en Windows y en Mac OS. Las ilustraciones aparecen mezcladas, reflejando situaciones de ambas plataformas. En las ilustraciones se han usado los sistemas Windows 98 y Mac OS 8.5. Lo que aparece en pantalla puede variar de las instrucciones del libro dependiendo de la plataforma y del sistema operativo que se utilice. Windows: si se usa un sistema operativo Windows distinto de Windows 98 (como Windows 95 o Windows NT), es posible que lo que aparece en pantalla no coincida con la ilustracin de la documentacin. Mac OS: si se usa el sistema Mac OS 7.6.1 y no se tiene instalada la extensin Appearance Manager, algunas opciones de los cuadros de dilogo aparecern en mens desplegables en lugar de en pestaas.
Organizacin de esta gua

La Gua de usuario de FileMaker Pro est dividida en tres partes.
Parte 1: Utilizar bases de datos

En esta primera parte se proporciona la informacin necesaria para el uso de bases de datos existentes creadas con FileMaker Pro.
Parte 2: Disear y crear bases de datos

La segunda parte proporciona instrucciones detalladas para crear y disear bases de datos.
Parte 3: Compartir e intercambiar datos

La tercera parte explora las distintas maneras de compartir e intercambiar datos desde una base de datos, por ejemplo importndolos y exportndolos, compartiendo la base de datos en una red o en la World Wide Web o compartiendo los datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC. Nota Una base de datos de FileMaker Pro puede tener acceso restringido a ciertos mens y operaciones de bases de datos. Para obtener informacin sobre acceso y contraseas, consulte al administrador de la base de datos o a la persona que la dise. La informacin especial de esta gua de usuario tiene el aspecto siguiente: Los mensajes iniciados por Nota o Consejo proporcionan informacin til adicional acerca de un tema.
Los elementos de un men desplegable en Mac OS 7.6.1 aparecen como pestaas en Mac OS 8.0 y posteriores
Utilizar FileMaker Pro
xiii
Utilizar la Ayuda de FileMaker Pro

La Ayuda en pantalla de FileMaker Pro est disponible siempre que se est ejecutando el programa. Contiene alguna informacin que no se encuentra en la documentacin impresa, como consejos para la resolucin de problemas o maneras alternativas de realizar una accin.
Hacer clic para volver al ltimo tema Hacer clic para imprimir el tema Hacer clic para ver el contenido de la Ayuda Hacer clic para ver una visin general de este tema Hacer clic en el texto subrayado por puntos para ver una definicin de glosario Hacer clic en el texto subrayado para saltar a un tema relacionado con el actual Hacer clic para pasar al tema anterior o al siguiente Ttulo del tema actual
Iniciar la Ayuda de FileMaker Pro

Siempre que se abre la Ayuda de FileMaker Pro, se inicia la aplicacin de la Ayuda de Windows (Windows) o la aplicacin FileMaker Help Viewer (Mac OS). La aplicacin de ayuda se ejecuta independientemente de FileMaker Pro. Para iniciar la Ayuda de FileMaker Pro mientras se ejecuta el programa, realice uno de los procedimientos siguientes:
1 1 1
Escoja el men Ayuda > y un comando de men Windows: pulse F1 Mac OS: pulse la tecla Ayuda o 2-? Para obtener informacin especfica sobre el uso de la Ayuda de FileMaker Pro, por ejemplo, cmo imprimir un tema, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Ayuda en pantalla.
Al pulsar la tecla F1 o Ayuda, aparece, en la ventana de la Ayuda, el tema de la Ayuda asociado a la ventana o al cuadro de dilogo que est abierto. Nota Para obtener informacin de la versin, copyright y otros detalles acerca de esta versin de FileMaker Pro, escoja el men Ayuda > Acerca de FileMaker Pro.
Buscar temas en la ventana Contenido

En FileMaker Pro, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, o haga clic en el botn Temas de ayuda en cualquier ventana de un tema de la Ayuda de FileMaker Pro para mostrar el contenido. Cuando se abre el contenido de la Ayuda de FileMaker Pro, aparece una lista con los temas de la Ayuda, organizados como la tabla de contenido de un libro. Para mostrar una lista con las secciones de cada tema, haga doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un icono de libro. Despus haga doble clic (Windows) o haga clic (Mac OS) en un tema para mostrar la ventana del tema de la Ayuda.
Ventana de temas de la Ayuda

Para pasar a otros temas en la Ayuda de FileMaker Pro, haga clic en los botones y en el texto subrayado de la ventana de temas de la Ayuda.
xiv
Para usar el ndice de la Ayuda:

1. En FileMaker Pro, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice y
haga clic en la pestaa Indice. O bien haga clic en el botn Temas de ayuda en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaa Indice.
2. En la ventana Indice, escriba la entrada de ndice que busca o parte
de la misma.
Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Windows
El ndice muestra una lista con las entradas que comienzan por los caracteres introducidos. Bajo algunas entradas de ndice aparece una lista con varios temas de la Ayuda.
Desplazarse por la lista alfabtica o escribir las primeras letras de la entrada buscada para explorar el ndice. Contenido de la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS
Buscar un tema en la ventana Indice

La Ayuda de FileMaker Pro incluye una lista alfabtica de las entradas de ndice, o palabras clave (palabras o frases significativas), que facilitan la bsqueda de los temas que contienen la informacin deseada. Cada entrada de ndice est asociada a uno o ms temas. En esta gua se hace referencia a ciertas entradas de ndice para facilitar la bsqueda de informacin detallada sobre un tema de la Ayuda de FileMaker Pro.
Indice de la Ayuda
3. Haga doble clic en una entrada o en un tema para mostrar la
ventana del tema de la ayuda.
xv
Buscar un tema mediante palabras especcas

Si no encuentra la informacin que busca en el contenido o en el ndice de la Ayuda, especifique una o varias palabras significativas para buscarlas en todos los temas de la Ayuda. La Ayuda de FileMaker Pro muestra una lista con todos los temas que contienen la palabra o palabras especificadas y el nmero de temas encontrados. Para afinar la bsqueda, especifique combinaciones de palabras. Por ejemplo, puede buscar todos los temas que contengan las palabras definir y guin. Para encontrar un tema segn una palabra o un grupo de palabras especfico:
1. En FileMaker Pro, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice y haga clic en la pestaa Buscar. O bien haga clic en el botn Temas de ayuda en cualquier ventana de la Ayuda y haga clic en la pestaa Buscar.
Mac OS: haga clic en Ms opciones y escriba otra palabra en la nueva fila bajo la primera palabra. Despus haga clic en Buscar. Puede aadir varias filas y escoger en los mens desplegables distintos parmetros por palabra.
Hacer clic para buscar una palabra especfica Escribir la palabra o palabras a buscar Seleccionar una o ms palabras coincidentes
Hacer clic en el tema buscado Nmero de temas encontrados Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Windows
Windows: la primera vez que se hace clic en Buscar en la Ayuda de FileMaker Pro, aparece el cuadro de dilogo Asistente para la instalacin de Buscar. Siga las instrucciones del asistente para configurar la Ayuda de FileMaker Pro para buscar palabras. Este procedimiento de configuracin slo se realiza una vez.
2. En la ventana Buscar, escriba la palabra a buscar. 3. Para afinar la bsqueda, realice uno de los procedimientos siguientes:
Escribir la palabra a buscar Escoger opciones de los mens desplegables para especificar parmetros de bsqueda Hacer clic para aadir otra palabra a la bsqueda Seleccionar un tema de la lista
Windows: escriba ms palabras en la lnea. Haga clic en Opciones, seleccione Todas las palabras escritas en cualquier orden, seleccione Inmediatamente despus de presionar una tecla para comenzar la bsqueda, y haga clic en Aceptar. Tambin puede seleccionar varias palabras para buscar pulsando Ctrl mientras hace clic en ellas en la lista de coincidencias.
Buscar palabras en la Ayuda de FileMaker Pro para Mac OS
4. En la lista de temas, seleccione un tema y haga clic en Mostrar.
En la ventana del tema de la Ayuda, la Ayuda de FileMaker Pro muestra cada aparicin de la palabra o palabras buscadas.
xvi
Buscar informacin acerca de elementos especcos en FileMaker Pro

Mientras trabaja en la base de datos, puede encontrar informacin sobre un cuadro de dilogo abierto o sobre ciertos elementos a los que apunta el ratn, segn la plataforma que utilice. Si utiliza FileMaker Pro para Windows, puede realizar cualquiera de las acciones siguientes:
1 Abrir el cuadro de dilogo y pulsar la tecla Ayuda. Se abrir el tema de la Ayuda de dicho cuadro de dilogo. 1
Hacer clic en el botn Ayuda en cualquier panel si utiliza el asistente de Nueva presentacin/informe. Se abrir el tema de la Ayuda de dicho panel.
1 Abrir un cuadro de dilogo y pulsar F1. Se abrir el tema de la Ayuda de dicho cuadro de dilogo. 1
Hacer clic en el botn Ayuda en cualquier panel si utiliza el asistente de Nueva presentacin/informe. Se abrir el tema de la Ayuda de dicho panel.
1 Escoger el men Ayuda > Mostrar globos y apuntar a un control en la ventana de la base de datos o seleccionar un comando de un men para obtener informacin sobre el mismo.
Un tema de globo de Ayuda
1 Apuntar a una herramienta o elemento de una ventana y leer su descripcin en la ventana desplegable o en la barra de estado en la parte inferior de la ventana.
Obtener informacin acerca de elementos individuales de un cuadro de dilogo haciendo clic en el botn ? en la esquina superior derecha (en los cuadros en los que aparece un botn ? o pulsando Mays+F1 y haciendo clic en un elemento dentro del cuadro de dilogo. Tambin puede hacer clic con el botn secundario en un elemento del cuadro de dilogo y escoger Qu es esto? en el men contextual. (Para cerrar un tema Qu es esto?, haga clic en cualquier lugar del tema de ayuda.)
Obtener ayuda adicional

Use la Ayuda para obtener informacin sobre estas tareas adicionales:
Para obtener informacin sobre Imprimir un tema de la Ayuda Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Ayuda, imprimir
Aadir notas o instrucciones a un Realizar anotaciones en la ayuda en pantalla tema (anotaciones) Crear marcadores para acceder rpidamente a los temas ms frecuentes Copiar todo o parte de un tema a una aplicacin que admita texto, para compilar la informacin de ayuda ms frecuente Configurar las preferencias de la Ayuda para personalizar su uso Crear marcadores en la Ayuda en pantalla
Un tema de Ayuda Qu es esto?
Copiar Ayuda
Si utiliza FileMaker Pro para Mac OS, puede realizar cualquiera de las acciones siguientes:
1 Escoger el men Ayuda > Ayuda de FileMaker Pro o pulsar 2-? para descubrir cmo abrir un cuadro de dilogo.
Ayuda, personalizar
xvii
Utilizar otras herramientas

Use las siguientes herramientas adicionales para facilitar el trabajo con FileMaker Pro.
Utilice Puesta en marcha de FileMaker Pro Para Instalar FileMaker Pro en el disco duro. Adems, utilice el tutorial para obtener una visin general sobre el uso y el diseo de bases de datos de FileMaker Pro. Si ha usado una versin anterior de FileMaker Pro, puede obtener informacin sobre las novedades de esta versin.
Archivos de plantillas Consultar y trabajar con archivos de bases de datos de FileMaker Pro creados con FileMaker Pro. Puede utilizar las plantillas para su negocio o para uso personal, tal y como estn o cambiarlas para satisfacer sus necesidades. Disponibles en la carpeta Plantillas. La carpeta Plantillas contiene adems otra informacin til. Navegador Web, Ayuda Obtener Ayuda al trabajar con bases de datos en el navegador. Disponible al hacer clic en el botn de ayuda en la interfaz de publicacin en la Web al instante.
Parte 1 Utilizar bases de datos
Captulo 1 Conceptos bsicos de FileMaker Pro

Este captulo ofrece informacin bsica acerca de las bases de datos y la utilizacin de FileMaker Pro. En l se aprende a:
M N Registros
1 1 1 1
trabajar con campos y registros utilizar los modos de FileMaker Pro ejecutar comandos de men gestionar archivos
Nicols Garca Carretas, 7 Madrid SP 28027 (717) 555-0011 Una libreta de direcciones es como una base de datos Campos
Si no tiene experiencia con FileMaker Pro, repase el tutorial incluido en la gua Puesta en marcha de FileMaker Pro.
Bases de datos
Una base de datos es un almacn de informacin, o datos, que se puede organizar, actualizar, ordenar, consultar e imprimir conforme se necesite. Una libreta de direcciones o un archivador son ejemplos de bases de datos. En ambos se almacenan unidades similares de informacin organizadas para su fcil recuperacin. En el archivador, hay que escoger una forma de ordenar los datos, por ejemplo, alfabticamente por el ltimo nombre o por regin. Almacenar contactos y direcciones en FileMaker Pro permite organizar la informacin de muchas formas. La informacin se puede ordenar por pas, ciudad, ltimo nombre o incluso por los tres campos. Tambin se pueden ver subconjuntos de los datos, por ejemplo, slo los contactos en una ciudad concreta. Una base de datos no slo conserva informacin, sirve para organizarla y analizarla y hacer comprensible su significado.
Una base de datos puede consistir en un archivo con los nombres, direcciones y nmeros de telfono y fax de todos los clientes. Una base de datos tambin puede estar formada por muchos archivos que, juntos, contengan toda la informacin de un tema concreto o de temas relacionados (denominados a veces sistemas de bases de datos). Las prestaciones relacionales de FileMaker Pro permiten unir informacin de distintos archivos para crear una base de datos relacional. Por ejemplo, un archivo puede mostrar los clientes que realizaron un viaje determinado y un archivo relacionado el precio que pagaron. Para obtener ms informacin sobre bases de datos relacionales, consulte el captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados.
1-2
Archivo de clientes
ID Cliente 002 Nombre Eduardo Garca Telfono 91-3660105
Archivo de productos
ID Producto ET3 Producto Precio Paquete Bolsa de viaje 5.000.- Pts. 34
Archivo de facturas
ID Cliente 002
Nombre del cliente Eduardo Garca Telfono ID Factura 91-3660105 12345
Producto ID Producto Precio ET3 Bolsa de viaje 5.000.- Pts. ET4 Reserva 6.000.- Pts.
Registro de la base de datos de clientes
En el ejemplo anterior, los campos localizan la informacin de nombre y direccin. Por ejemplo, escriba el nombre de un cliente en el campo Nombre, el apellido en el campo Apellidos, etc. Utilice un campo por cada unidad de informacin almacenada. Un archivo de base de datos contiene uno o ms registros. Cada registro contiene campos que albergan informacin similar acerca de temas o actividades. Por ejemplo, los campos de un registro del archivo de clientes contiene informacin de las direcciones de un cliente. Para introducir datos en un archivo de base de datos, es necesario crear un registro e introducir datos en sus campos. Una vez creados los registros de un archivo, existen varias formas de trabajar con ellos: se pueden editar, ordenar, consultar los que contengan determinados datos y compartir los datos en red. La informacin introducida en un campo es su valor. Los valores de los campos se pueden escribir, importar desde otra aplicacin o introducir de diversas formas. Deben tener uno de los formatos siguientes:
FileMaker Pro incluye archivos de plantillas que permiten empezar sin prdida de tiempo. Para abrir un archivo de plantillas, escoja el men Archivo > Nueva base de datos y seleccione el archivo que se ajuste a sus necesidades.
Archivos de FileMaker Pro

Para empezar a trabajar con FileMaker Pro, debe familiarizarse antes con los conceptos bsicos de los archivos de FileMaker Pro y con algunos sencillos conceptos sobre bases de datos.
Campos y registros
Los campos son los elementos fundamentales de un archivo de bases de datos. Se utilizan para almacenar, calcular y mostrar los datos introducidos en los registros. Cada unidad de informacin de los registros, como el nombre, nmero de ID o nmero de telfono, se almacena en un campo.
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de texto numrico
Conceptos bsicos de FileMaker Pro
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de fecha de hora de grfico, sonido, pelcula o, slo para Windows, OLE de resultado de frmulas que calculan el valor del campo de sumario de valores de campo en grupos de registros
Lista de telfonos Juanita Alvarez Nicols Garca Eduardo Garca Sergio Gmez Rodolfo Fernndez Mario Prez Juan Garca Emilio Velilla Le Nguyen Kentaro Ogawa Carlos Martnez John Smith Carmen Lpez Sergio Gmez Luis Alfredo Gracia 91-3660105 91-3880106 91-3669897 91-4080850 948-545278 98-4510105 91-8557894 91-3679105 91-3469926 91-5653660 91-4289516 94-5278588 91-3366010 91-4536601 94-3660985 Sergio Gmez Carretas, 7 28026 Madrid, Espaa Querida Mara, Gracias por reservar un crucero con nosotros. Valoramos y apreciamos la oportunidad de trabajar con usted. Si tiene alguna duda sobre las reservas, no dude en llamarnos. Nuestro deseo es que quede satisfecha del crucero. Atentamente, Juan Garca
Presentaciones
En FileMaker Pro, las presentaciones determinan la forma de organizar la informacin para ver, imprimir, buscar e introducir datos y realizar informes con ellos. Las presentaciones no almacenan los datos, slo los muestran. Los archivos de bases de datos pueden tener muchas presentaciones diferentes que muestren los datos de distintas formas. En un archivo de base de datos se pueden disear distintas presentaciones para la introduccin de datos, los informes de sumarios, la impresin de etiquetas de correo, la publicacin de bases de datos en la Web, etc. Las modificaciones en el diseo de una presentacin no afectan a los datos ni a las otras presentaciones del archivo. Al cambiar los datos de un campo, las modificaciones se reflejan en todas las presentaciones de la base de datos.
Los mismos datos se organizan de diferentes maneras con distintas presentaciones.
En una presentacin se puede:
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escoger los campos a mostrar organizar y dar formato a los campos aadir o modificar etiquetas de campos crear informes para, por ejemplo, agrupar o resumir datos aadir botones que faciliten la utilizacin del archivo especificar los registros a imprimir aadir grficos y texto para enfatizar o resaltar
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Modos
En FileMaker Pro el trabajo con datos se realiza mediante cuatro modos.
Men desplegable de modos
Para cambiar de modo, utilice el men desplegable de la parte inferior izquierda de la ventana o escoja uno en el men Vista.
Modo Visualizar Tareas En este modo se trabaja con los datos de los archivos. Se aaden, ven, modifican, ordenan, omiten (ocultan) y eliminan registros. En modo Visualizar se realiza la mayor parte del trabajo, como la entrada de datos. Busca registros concretos que coincidan con un conjunto de criterios. A continuacin, se puede trabajar con este subconjunto de registros, denominado conjunto encontrado. Una vez encontrado el grupo de registros, FileMaker Pro vuelve al modo Visualizar para poder trabajar con ellos. Determina la forma de presentar la informacin en pantalla y en los informes, etiquetas y formularios impresos. En este modo se disean presentaciones para tareas concretas, como introducir datos o imprimir facturas y sobres. Se pueden crear presentaciones propias u organizar campos y dems objetos para modificar las presentaciones existentes. Muestra la forma en que aparecern los datos en los formularios e informes antes de imprimirlos. El modo Vista previa resulta especialmente til en presentaciones con varias columnas, como etiquetas de correo, y en informes agrupados con sumarios.
Modo Visualizar Modo Presentacin
Buscar
Modo Buscar Modo Vista previa
Presentacin
Compartir datos
Una ventaja de almacenar datos en FileMaker Pro es la posibilidad de compartirlos. Los datos se pueden compartir con otros usuarios de FileMaker Pro en una red o utilizar Companion de FileMaker Pro para compartirlos en la Web o con ODBC.
Vista previa
1 Si se utiliza FileMaker Pro para compartir datos en red con ms de diez invitados, los archivos deben hospedarse con FileMaker Server. Para obtener ms informacin, consulte el captulo 13, Compartir bases de datos en red.
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1 Para obtener ms informacin acerca de la publicacin de datos de FileMaker Pro en la Web, consulte el captulo 14, Publicar bases de datos en la Web. Para obtener ms informacin acerca del nmero de direcciones IP que pueden acceder a una base de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba guests. 1 Para obtener ms informacin acerca de la comparticin de datos mediante ODBC, consulte el captulo 15, Utilizar ODBC con FileMaker Pro.
Utilizar barras de herramientas

Las barras de herramientas proporcionan acceso rpido a muchos comandos de men de FileMaker Pro. Para ver la descripcin de un botn, mantenga el cursor sobre l.
La informacin de herramientas describe cada botn de la barra
Comandos de men
Existen varias maneras de acceder a los comandos de men de FileMaker Pro. Formas de acceder a un comando de men:
Los botones de la barra de herramientas varan en funcin del modo utilizado. Por ejemplo, la barra de herramientas estndar del modo Visualizar contiene botones que facilitan la creacin y eliminacin de registros. En modo Buscar, los botones facilitan la creacin y eliminacin de peticiones de bsqueda.
Para cambiar de posicin las barras de herramientas, arrastrar el manipulador
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escogerlo en un men pulsar un atajo de teclado hacer clic en una herramienta de una barra de herramientas escogerlo en un men contextual activarlo desde un evento Apple
Barra de herramientas estndar del modo Visualizar
Barra de herramientas estndar del modo Buscar
Para obtener una lista de los atajos de teclado ms utilizados, consulte apndice C, Referencia rpida de FileMaker Pro (Windows), y apndice D, Referencia rpida de FileMaker Pro (Mac OS). Importante Si no se dispone de acceso completo a un archivo, algunas opciones de men aparecen atenuadas. Por ejemplo, al abrir un archivo sin tener acceso a la creacin de registros, el comando Nuevo registro y el botn de la barra de herramientas aparecen atenuados.
Adems, cada conjunto de barras de herramientas dispone de diferentes comandos de men:

Barra de herramientas Modo Estndar todos los modos Tipos de comandos Comandos del sistema operativo, como Nueva base de datos, Copiar o Pegar, adems de los comandos de men de cada modo, por ejemplo, Nuevo registro, en modo Visualizar o Nueva presentacin/informe, en modo Presentacin.
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Barra de herramientas Modo Formato de texto Disposicin
Tipos de comandos
Visualizar y Comandos de men de formatos de texto para Presentacin cambiar fuente, tamao, estilo y color del texto Presentacin Comandos para desplazar o reorganizar objetos (agrupar, bloquear, mover del frente hacia atrs, rotar y alinear) Presentacin Comandos para acceder a las herramientas de edicin del panel de estado, como las herramientas Texto, Rectngulo, Campo, etc.
Los comandos de mens contextuales varan segn el modo utilizado, el elemento sobre el que se encuentra el cursor y si existe un elemento seleccionado. Por ejemplo, si existe texto seleccionado en modo Visualizar, aparecen comandos como Cortar, Copiar o Pegar y comandos de formato de texto. Si se selecciona un campo en modo Presentacin, se accede a un conjunto de comandos diferente.
Herramientas
La ubicacin y la posicin de las barras de herramientas se puede modificar desplazndolas y cambindolas de tamao.
Para Mostrar barras de herramientas Ocultar barras de herramientas Realice lo siguiente Escoja el men Vista > Barras de herramientas y especifique las barras de herramientas con las que trabajar. Escoja el men Vista > Barras de herramientas y especifique las barras de herramientas a desactivar. En las barras de herramientas flotantes tambin se puede hacer clic en el cuadro de cierre.
Mens contextuales en modo Visualizar
Mens contextuales en modo Presentacin
Desplazar barras de Haga clic en el manipulador de la parte izquierda de las herramientas barras de herramientas y arrastre hasta la nueva ubicacin. Cambiar el tamao de las barras de herramientas Aleje las barras de herramientas de la barra de men. En Windows, arrastre, a continuacin, el lado izquierdo, derecho o inferior de las barras de herramientas. El cursor se convierte en una flecha doble. En Mac OS, arrastre la esquina inferior derecha de las barras de herramientas.
Para mostrar un men contextual en Windows, pulse el botn secundario del ratn mientras el puntero se encuentra sobre un objeto o unos datos. En Mac OS, pulse la tecla Control al hacer clic con el botn del ratn sobre un objeto o unos datos.
Modo Visualizar Buscar Vista previa Presentacin Areas en las que se encuentran mens contextuales Barras de herramientas, regla de texto, campos y fuera de los campos Barras de herramientas, campos y fuera de los campos Barras de herramientas o cualquier parte del documento Barras de herramientas, regla de texto, campos, objetos o grupo de objetos, texto seleccionado, partes o cualquier lugar de la presentacin
Utilizar mens contextuales

Para editar objetos con rapidez, escoja los comandos de edicin directamente en un men desplegable, (mens contextuales en Mac OS).
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Gestionar archivos
En FileMaker Pro, se puede trabajar con archivos de bases de datos existentes o iniciar nuevos archivos. Las secciones siguientes describen cmo trabajar con archivos de FileMaker Pro existentes. Para obtener ms informacin acerca de la creacin de bases de datos, consulte el captulo 5, Crear bases de datos.
Los archivos de FileMaker Pro para Windows se pueden abrir en Mac OS y viceversa. Si tiene intencin de mover archivos entre plataformas, es recomendable incluir la extensin .FP5 en los nombres de archivo. Si se aaden o eliminan extensiones de nombres de archivo, es necesario volver a especificar las ubicaciones de los archivos relacionados y de los archivos con guiones externos. Para obtener ms informacin acerca de la apertura de archivos hospedados en otro ordenador, consulte Abrir archivos como invitado en la pgina 13-5. Consejo Los archivos abiertos recientemente se pueden mostrar en el men Archivo. Consulte Configurar preferencias generales de la aplicacin en la pgina A-1. No olvide las observaciones siguientes:
Iniciar FileMaker Pro

Existen varias formas de iniciar la aplicacin FileMaker Pro:
Arrastre un archivo de FileMaker Pro sobre el icono de FileMaker Pro Windows: haga clic en el botn Inicio, Programas > FileMaker Pro 5 > FileMaker Pro.
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Haga doble clic en el icono de la aplicacin FileMaker Pro Haga doble clic en un archivo de FileMaker Pro
Abrir archivos
Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro ya est ejecutndose:
1. Escoja el men Archivo > Abrir. 2. Haga doble clic en el nombre del archivo que desee abrir.
Si se solicita una contrasea, escrbala y haga clic en OK. Para abrir un archivo cuando FileMaker Pro no est ejecutndose, escoja uno de los mtodos siguientes:
1 Si abre un archivo creado con una versin anterior de FileMaker Pro (versin 4.1 y anteriores), debe convertirlo al formato de FileMaker Pro 5. Los campos de fechas que almacenaban y mostraban aos de dos dgitos (92, por ejemplo) aparecen tras la conversin con aos de cuatro dgitos (1992). Puede ser necesario cambiar el tamao de los campos de fechas para que muestren cuatro dgitos o darles formato para que muestren dos dgitos. Para obtener ms informacin acerca de la apertura de archivos de versiones anteriores, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba converting files.
Importante Para evitar confusin al utilizar fechas, utilice siempre aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com.
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Haga doble clic en el icono del archivo Arrastre el archivo sobre el icono de la aplicacin FileMaker Pro
Haga doble clic en el icono de la aplicacin FileMaker Pro. En el cuadro de dilogo Nueva base de datos, seleccione Abrir un archivo existente, haga clic en OK y doble clic en el nombre del archivo.
1 Al abrir archivos guardados con formatos internos por defecto y diferentes de los formatos del sistema definidos en el ordenador, pueden aparecer mensajes de alerta. En la ayuda se documenta el trabajo con archivos internos. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba international formats.
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1 Si el administrador de la base de datos asigna una contrasea por defecto, se pueden abrir archivos con acceso limitado. Para obtener ms informacin, consulte Definir contraseas en la pgina 9-1 y pngase en contacto con el administrador. 1 En FileMaker Pro se pueden abrir directamente archivos creados en otra aplicacin, como muchas versiones de Microsoft Excel. Consulte Importar datos en FileMaker Pro en la pgina 12-2. Cerrar archivos
Se puede cerrar un archivo sin salir de FileMaker Pro o se puede salir de FileMaker Pro, lo que cierra todos los archivos de FileMaker Pro. Importante FileMaker Pro guarda los cambios realizados en un archivo mientras se trabaja y siempre que se cierra un archivo o se sale de la aplicacin. Para cerrar un archivo, compruebe que la ventana del archivo est activa y realice uno de los procedimientos siguientes:
Importante Es recomendable realizar copias de seguridad de los archivos. Guarde siempre una copia antes de efectuar cambios importantes. Despus de eliminar un campo desde el cuadro de dilogo Definir campos o de eliminar registros con los comandos Eliminar registro o Eliminar todos los registros no es posible restaurar los datos. Para obtener ms informacin, consulte apndice B, Copias de seguridad y recuperacin de archivos. Para guardar una copia del archivo:
1. Active el archivo a guardar y escoja el men Archivo > Guardar una
copia como.
2. En la lista Guardar una (Windows) o Tipo (Mac OS), escoja una opcin para guardar la copia.
Escoja esta opcin copia del archivo actual Para realizar lo siguiente Duplicar todo el archivo, incluidas las definiciones de campos, presentaciones, guiones, opciones de ajuste de pgina y datos. Es recomendable duplicar los archivos antes de efectuar cambios importantes. Comprimir todo el archivo en menos espacio de disco mediante la recuperacin de espacio no utilizado del archivo. Guardar una copia comprimida resulta til si se editan numerosos registros con frecuencia. Crear una copia con todas las definiciones de campos, presentaciones, guiones y opciones de ajuste de pgina, pero sin los datos. Haga un clon para obtener una plantilla del archivo.
En Windows: haga doble clic en el icono del documento, en la esquina superior izquierda de su ventana.
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Escoja el men Archivo > Cerrar.

copia comprimida (ms reducida)
1 En Windows: haga clic en el botn de cierre, en la esquina superior

derecha de la barra de men.
1 En Mac OS: haga clic en el cuadro de cierre, en la esquina superior

izquierda de la ventana.
clon (una copia sin registros)
Guardar archivos
FileMaker Pro guarda automticamente los cambios realizados en un archivo conforme se trabaja. Tambin permite especificar la frecuencia con que FileMaker Pro guarda los cambios. Consulte Configurar preferencias de memoria en la pgina A-3.
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3. Escriba un nombre para el nuevo archivo.
Salir de FileMaker Pro

Cuando haya terminado de trabajar en FileMaker Pro, escoja el men Archivo > Salir (Windows) o Archivo > Salir (Mac OS). FileMaker Pro guarda siempre los cambios realizados en el archivo al salir de la aplicacin. Importante Cierre siempre FileMaker Pro antes de apagar el ordenador.
Nombre del nuevo archivo Extensin Opciones para guardar la copia Cuadro de dilogo Guardar una copia como (Windows)
Nombre del nuevo archivo Opciones para guardar una copia
Cuadro de dilogo Guardar una copia como (Mac OS)
4. Haga clic en Guardar.
Captulo 2 Aadir y visualizar datos

Existen muchas formas de visualizar los datos y trabajar con ellos en una base de datos de FileMaker Pro. En este captulo se explica cmo:
Archivo de productos en modo Visualizar. Area de estado Barra de herramientas Estndar Men desplegable Presentacin Icono de agenda Nmero de registros del archivo Estado del orden actual de los registros
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visualizar registros en una base de datos aadir, duplicar y eliminar registros aadir y editar datos en los campos trabajar con texto en los campos comprobar la ortografa de los datos
Para obtener una introduccin a los campos y los registros, consulte Campos y registros en la pgina 1-2.
Controles para ampliar/reducir Control de rea de estado
Funcionamiento de registros en modo Visualizar

En modo Visualizar, se pueden introducir, ver, cambiar y eliminar datos de la base de datos. FileMaker Pro guarda los cambios realizados en los archivos conforme se trabaja. En modo Visualizar, se puede trabajar con todos los registros de un archivo o con un grupo de registros denominado conjunto encontrado. Los registros se pueden mostrar ordenados segn un tipo o con el orden en el que se aadieron al archivo. Para cambiar desde otro modo al modo Visualizar, escoja el men Vista > Modo Visualizar.
La base de datos contiene una o ms presentaciones que muestran los datos de diferentes maneras. Si la base de datos dispone de varias presentaciones, se puede escoger una diferente en el men desplegable de presentaciones, en la parte superior del rea de estado. Para obtener ms informacin, consulte Guardar archivos en la pgina 1-8, Buscar registros en la pgina 3-1, Ordenar registros en la pgina 3-9, y Presentaciones e informes en la pgina 6-1.
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Visualizar registros
FileMaker Pro ofrece tres vistas en cada presentacin: formulario, lista y tabla. Al cambiar de vista, cambia temporalmente la forma de visualizar e imprimir registros.
Para ver En los modos Visualizar, Buscar y Vista previa, realice lo siguiente
No olvide las observaciones siguientes:
1 Si dispone de privilegios de diseo de presentacin, puede especificar las vistas disponibles en cada presentacin. Consulte Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla en la pgina 6-11.
Para controlar ms el aspecto de los datos, cree presentaciones diseadas para mostrar registros en lista o tabla. Consulte Lista/ informe en columnas en la pgina 6-3 y Vista Tabla en la pgina 6-4.
Registros individuales Escoja el men Vista > Ver como formulario. Registros en una lista Registros en tablas Escoja el men Vista > Ver como lista. Escoja el men Vista > Ver como tabla. (Consulte la siguiente seccin, Visualizar registros en tablas.)
La ilustracin siguiente muestra la misma presentacin con tres vistas.

Ver como formulario
1 Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla no afectan a las bases de datos publicadas mediante la publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro. Para configurar las vistas de publicacin en la Web, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11. Visualizar registros en tablas
1. Para ver los registros en tablas, escoja el men Vista > Ver como
Etiquetas de campo
Datos de campos
tabla.
Para Ordenar de nuevo las columnas Cambiar el tamao de una columna Realice lo siguiente Haga clic en la cabecera de una columna y arrstrela hasta la nueva ubicacin. Mueva el puntero hasta el borde de la cabecera de la columna. Cuando adopte la forma de doble flecha ( ), arrastre hasta conseguir el tamao deseado. Para precisar la anchura, seleccione una o ms columnas, haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS). En el men contextual, escoja Establecer anchura de columna. En el cuadro de dilogo, introduzca una anchura, escoja las unidades de la lista y haga clic en OK.
Ver como lista
Ver como tabla
Al visualizar los registros de una lista o tabla, aparecen todos los que caben en la pantalla
Aadir y visualizar datos
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Para Ordenar registros
Realice lo siguiente
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Haga clic en la cabecera de una columna.
Seleccione una o ms columnas, haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse Control mientras hace clic (Mac OS) y escoja el tipo de ordenacin en el men contextual. Si selecciona varias columnas, su orden (izquierda a derecha) determina el tipo de ordenacin. Para obtener ms informacin, consulte Ordenar registros en la pgina 3-9. Nota Los registros se pueden ordenar cuando Ordenar datos al seleccionar columna est seleccionado en el cuadro de dilogo Propiedades de vista Tabla. Consulte Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla en la pgina 6-11.
1 Si dispone de privilegios de diseo de presentacin, puede establecer las opciones para personalizar la presentacin y sus funciones en Ver como tabla. (ConsulteConfigurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla en la pgina 6-11.) 1 Puede seleccionar varias columnas para ordenarlas de nuevo, cambiar su tamao u ordenar los datos, pero no seleccionar varias celdas de una tabla. 1 Si una presentacin contiene un portal, Ver como tabla muestra los
datos desde el primer registro relacionado (la primera fila del portal). Consulte Bases de datos relacionales en la pgina 8-3.
1 Para obtener ms informacin acerca de Ver como tabla, escoja el

men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba View as table command.
2. Si FileMaker Pro solicita guardar los cambios realizados en la
presentacin, se puede escoger cmo aparecer sta la siguiente vez que se abra el archivo.
Para Ver los cambios en la presentacin Ver la presentacin en el estado anterior a los cambios Haga clic en S No
Seleccionar registro actual

En modo Visualizar, una base de datos tiene un registro actual (seleccionado) cada vez.
En esta vista Ver como formulario Ver como lista o Ver como tabla El registro actual es El registro de la pantalla El registro marcado con una barra gruesa en el lateral izquierdo. Para trabajar con otro registro, haga clic en l para convertirlo en el actual.
Cabeceras de columnas. Cada columna muestra un campo de la presentacin actual
La barra de registro actual seala el registro seleccionado Ver como tabla
Los valores de campos repetidos aparecen horizontalmente
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Desplazarse por registros

Para desplazarse de un registro a otro, utilice el icono de agenda del rea de estado.
Barra de registro actual en Ver como lista
Icono de agenda Nmero de registros del archivo
Marcador Nmero del registro actual
Para desplazarse
Realice lo siguiente Haga clic en la ltima pgina del icono de la agenda. Haga clic en la primera pgina del icono de la agenda
Para obtener informacin acerca de las vistas, consulte Visualizar registros en la pgina 2-2. Para seleccionar un registro relacionado en un portal, seleccione la fila del portal (haga clic dentro de la fila pero fuera de cualquier campo). Para obtener informacin acerca de registros relacionados y portales, consulte Bases de datos relacionales en la pgina 8-3.
Un registro cada vez hacia delante Un registro cada vez hacia atrs Rpidamente hasta un registro concreto
Haga clic en el nmero del registro actual, en la parte inferior del icono de la agenda, escriba el nmero del registro que busca y pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS).
1
Rpidamente por los registros
Pulse Esc, escriba el nmero de registro y pulse Intro o Retorno. Arrastre el marcador hacia arriba o hacia abajo para desplazarse hacia delante o hacia atrs.
Por los registros de Ver Utilice la barra de desplazamiento situada a la derecha como lista y Ver como de la ventana. tabla Portal A un registro con un valor nico conocido Consulte Buscar registros en la pgina 3-1.
Hacer clic dentro de la fila del portal para seleccionar el registro relacionado
Aadir y duplicar registros

Al aadir o duplicar registros, FileMaker Pro almacena los registros nuevos al final del archivo. En modo Visualizar, el nuevo registro aparece a continuacin del actual o del ltimo registro del conjunto encontrado.
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1 Si los registros estn ordenados o semi-ordenados, el nuevo registro aparece inmediatamente despus del actual y el estado de orden cambia a Semi-ord.
Si los registros estn desordenados, el nuevo registro aparece a continuacin del ltimo registro del conjunto encontrado. Para obtener ms informacin, consulte Ordenar registros en la pgina 3-9. Nota Si un archivo est bloqueado, protegido contra escritura o no se dispone de privilegios de acceso para crear registros, FileMaker Pro no aade registros nuevos. Consulte Definir contraseas en la pgina 9-1.
Para En modo Visualizar, realice lo siguiente
Nota Slo se pueden aadir registros relacionados desde el archivo maestro si la relacin est definida para permitir la creacin de dichos registros. (Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.)
Para Crear un registro en el archivo maestro En modo Visualizar, realice lo siguiente Escoja el men Registros > Nuevo registro.
Aadir un registro a 1 Si el campo relacionado est en un portal, escriba los datos en el campo de la ltima fila (vaca) del portal y un archivo pulse la tecla Tabulador. relacionado
1 Si el campo relacionado no est en un portal, escriba los

datos en el campo y pulse Tabulador. Duplicar un registro Compruebe que no existen registros seleccionados en un maestro (y mostrar portal y escoja el men Registros > Duplicar registro. los datos relacionados) Duplicar un registro Seleccione el registro del portal y escoja el men Registros relacionado de un > Duplicar registro. portal
Aadir un nuevo registro Escoja el men Registros > Nuevo registro. Aparece vaco un registro vaco con un campo seleccionado. Aadir rpidamente un registro con los mismos datos, o similares, a los de un registro existente. Aadir o duplicar registros relacionados Seleccione el registro a duplicar. A continuacin, escoja el men Registros > Duplicar registro. (Consulte Seleccionar registro actual en la pgina 2-3.) Consulte la siguiente seccin.
Archivo maestro
Si el campo est definido para introducir valores de campo automticamente, estos valores aparecen en el nuevo registro. Consulte Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10. Para introducir o cambiar valores en el nuevo registro, consulte Introducir datos en registros en la pgina 2-6.
Aadir y duplicar registros relacionados

Si trabaja con archivos relacionados, puede aadir registros al archivo relacionado conforme introduce datos en un registro del archivo maestro.
Portal con los registros relacionados del archivo Facturas_elementos.fp5
Para aadir un registro relacionado al archivo Facturas_elementos.fp5, escribir en la ltima fila del portal
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Para obtener ms informacin acerca de archivos relacionados, consulte Visualizar datos de archivos relacionados en la pgina 8-1.
Para eliminar Un grupo de registros
Realice lo siguiente Compruebe que el conjunto encontrado slo contiene los registros a eliminar. (Consulte Buscar registros en la pgina 3-1.) En modo Visualizar, escoja el men Registros > Eliminar todos los registros y haga clic en Borrar.
Eliminar registros
Al eliminar un registro, se desechan permanentemente los datos de todos sus campos. Importante Los datos no se pueden recuperar y la accin de eliminar registros no se puede deshacer. Antes de eliminar registros, es recomendable hacer una copia de seguridad del archivo. Si se trabaja en una base de datos relacional y la opcin para eliminar registros relacionados del cuadro de dilogo Editar relacin est seleccionada, cuando se elimina un registro maestro FileMaker Pro elimina los registros relacionados. Para obtener ms informacin, consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.
Para eliminar Un registro Realice lo siguiente En modo Visualizar, seleccione el registro a eliminar. (Si elimina un registro maestro de una base de datos relacional, no seleccione la fila de un portal en el registro maestro.) Escoja el men Registros > Eliminar registro y haga clic en Eliminar. Seleccione la fila de un portal en el archivo maestro haciendo clic dentro de la fila pero fuera de sus campos. Escoja el men Registros > Eliminar registro y haga clic en Eliminar. Nota Para eliminar registros relacionados, Permitir el borrado de registros del portal debe estar seleccionado en el cuadro de dilogo Ajustar portal. (Consulte Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados en la pgina 6-22.)
Todos los registros de una base de datos
1 1
En modo Visualizar, escoja el men Registros > Mostrar todos los registros y escoja el men Registros > Eliminar todos los registros.
Crear un clon de la base de datos sin registros. Consulte Guardar archivos en la pgina 1-8.
1 Para eliminar permanentemente una definicin de campo y todos los datos del campo de todos los registros, consulte Eliminar definiciones del campo y datos en la pgina 5-14. 1 Para omitir temporalmente registros del conjunto encontrado sin eliminarlos de la base de datos, consulte Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos en la pgina 3-8.
Introducir datos en registros

Las secciones siguientes describen cmo aadir o cambiar datos en una base de datos de FileMaker Pro. Si se trabaja con una base de datos sin registros, se debe crear uno para poder introducir datos. Consulte Aadir y duplicar registros en la pgina 2-4. Nota Si un archivo est bloqueado, protegido contra escritura o no se dispone de privilegios de acceso para editar registros, no se pueden modificar sus datos. Consulte Definir contraseas en la pgina 9-1.
Un registro relacionado
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Seleccionar campos
Para En los modos Visualizar y Buscar, realice lo siguiente
Para Introducir datos en campos de fecha
En modo Visualizar, realice lo siguiente Haga clic en el campo y escriba una fecha en una de sus lneas. Escriba el da, mes y ao con nmeros (por ejemplo, 2/3/2002), separados por un carcter no numrico, como (menos) o / (barra oblicua). Importante Para evitar confusin al utilizar fechas, utilice siempre aos de cuatro dgitos.
Seleccionar un campo Haga clic en el campo Seleccionar el contenido de un campo Seleccione el campo y escoja el men Edicin > Seleccionar todo.
Desplazarse al campo Pulse la tecla Tabulador (o haga clic en el campo). siguiente Desplazarse al campo Pulse Mays+Tabulador (o haga clic en el campo). anterior Desplazarse por los Pulse las teclas de direccin. Consulte Introducir datos elementos de una lista preestablecidos de listas de valores en la pgina 2-9. de valores. Mac OS: las teclas de direccin no sirven para desplazarse por los elementos de los mens desplegables. Es necesario utilizar el ratn.
Introducir datos en un campo de hora
Haga clic en el campo y escriba la hora (o un lapso de tiempo) de la forma siguiente:
1 1 1
horas horas y minutos horas, minutos y segundos
Separe las horas, minutos y segundos con un carcter no numrico como : (dos puntos). Escriba la hora con formato de 24 o de 12 horas, con o sin AM o PM. (AM indica horas anteriores a las 12:00.) Aadir datos a un campo contenedor Consulte Funcionamiento de grficos, sonidos y pelculas en la pgina 2-12 y Funcionamiento de objetos OLE en la pgina 2-17. Haga clic donde desee insertar el tabulador. Pulse las teclas Control+Tabulador (Windows) u Opcin+Tabulador (Mac OS). Consulte Introducir datos preestablecidos de listas de valores en la pgina 2-9.
Para obtener ms informacin acerca de la seleccin de campos en los modos Visualizar y Buscar, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba fields, current.
Introducir y cambiar datos de campos

Se pueden introducir tantos datos como permita el lmite de caracteres del tipo de campo. Por ejemplo, 255 caracteres en un campo numrico. Slo se pueden ver e imprimir los datos que se ajustan a los lmites del campo.
Para Introducir datos en campos de texto Introducir datos en campos numricos En modo Visualizar, realice lo siguiente Haga clic en el campo y escriba el texto (hasta 64.000 caracteres, aproximadamente). Haga clic en el campo y escriba hasta 255 caracteres.
Insertar un carcter de tabulador en un campo Aadir datos a campos con formato de botones circulares o de opcin, cuadros de verificacin, listas y mens
Eliminar datos de un campo Seleccione los datos y pulse Retroceso o Suprimir. Editar, dar formato o comprobar la ortografa del texto de un campo Consulte Funcionamiento del texto en la pgina 2-15.
2-8
Para Cambiar datos con rapidez, utilizando los comandos de un men desplegable
En modo Visualizar, realice lo siguiente Consulte Utilizar mens contextuales en la pgina 1-6.
1 Los campos pueden estar definidos para garantizar que los datos se
introducen con un formato concreto o dentro de un rango determinado. Consulte Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10 y Definir validaciones de campo en la pgina 5-11.
1 Adems de escribir, existen otras formas de introducir datos en un campo, como importarlos o copiarlos de otra fuente mediante un archivo relacionado o configurar FileMaker Pro para que introduzca automticamente los datos al crear un registro. Consulte Importar y exportar en la pgina 12-1,Visualizar datos de archivos relacionados en la pgina 8-1, y Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10. 1 Para obtener ms informacin acerca de la introduccin y modificacin de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba entering data.
Utilizacin de una URL en un campo
Si dispone de una URL (direccin Web) vlida en un campo, puede abrirla en la aplicacin determinada:
1. Haga clic en el campo para seleccionarlo. 2. Haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) sobre la URL. 3. En el men contextual, escoja Abrir <URL>.
1 En algunos campos no se pueden introducir o cambiar datos. Por ejemplo, en campos de clculo o de sumario con formatos diseados para impedir entradas. El contenido de estos campos se puede copiar en otros. Consulte Escoger tipo de campo en la pgina 5-4 y Permitir o evitar entradas en campos en la pgina 7-8.
Si en un campo de fecha no se escribe el ao ni un carcter separador para el ao, FileMaker Pro introduce el ao actual. (Excepto si se ha definido en las opciones de campo la validacin Ao de 4 dgitos. Consulte Definir validaciones de campo en la pgina 5-11.) Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com.
1 Para devolver el registro actual al estado previo a la adicin o cambio de datos, escoja el men Registros > Restablecer registro antes de abandonar el registro actual o seleccionar otro. 1 Puede pegar un valor del ndice del campo, que contiene todos los valores del campo seleccionado. Los ndices se describen en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba index.
Nota Esta funcin exige que est instalado el archivo URL.DLL (Windows) o Internet Config 1.1 posterior (Mac OS). Estos componentes se describen en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba URL.
2-9
Copiar y desplazar datos en registros

Puede copiar valores de cualquier tipo de campo, incluidos los campos con formato de botones circulares o de opcin, cuadros de verificacin, listas y mens.
Para Copiar o desplazar un valor de un campo a otro En modo Visualizar, realice lo siguiente Seleccione el contenido del campo y escoja el men Edicin > Copiar o Cortar. Muestre otro registro, si es necesario. (Consulte Desplazarse por registros en la pgina 2-4). Seleccione el campo en que almacenar los datos y escoja el men Edicin > Pegar.
1 Al copiar un registro se copia todo, excepto los datos de los campos

contenedor. Los datos se copian con formato delimitado por tabuladores y con el orden en que aparecen los campos en la presentacin. Los estilos de texto, como negrita o cursiva, no se copian.
1 La informacin se puede arrastrar y dejar entre distintos campos, registros y aplicaciones. Consulte Desplazar datos mediante arrastrar y dejar en la pgina 2-10. 1 Para obtener ms informacin acerca de copiar y desplazar datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escribadata. moving. Introducir datos preestablecidos de listas de valores
Los valores de campos pueden aparecer como botones circulares o de opcin, cuadros de verificacin, listas desplegables o mens desplegables. Estas opciones se pueden utilizar para introducir con rapidez datos preestablecidos. Los datos se definen en listas de valores.
Copiar un valor de un campo Haga clic en el campo que almacenar los datos. del ltimo registro al que se Escoja el men Insertar > Desde ltimo registro. ha accedido (haciendo clic o pulsando Tabulador) Copiar valores de un registro Sin seleccionar campos, escoja el men Edicin > en otra aplicacin, como un Copiar. Pegue los valores del Portapapeles en la procesador de texto otra aplicacin. Copiar los datos de un Sin seleccionar campos ni registros de un portal, registro maestro y de todos escoja el men Edicin > Copiar. los registros relacionados de un portal Copiar un registro relacionado de un portal Seleccione un registro relacionado y escoja el men Edicin > Copiar.
Copiar el conjunto Sin seleccionar campos, escoja el men Edicin > encontrado de registros en el Copiar pulsando Mays (Windows) u Opcin Portapapeles (Mac OS). Duplicar datos de otro registro en el registro actual Consulte Aadir y duplicar registros en la pgina 2-4.
2-10
Men desplegable
Lista desplegable
Para
En modo Visualizar, realice lo siguiente
Editar una lista de valores Escoja Edicin y cambie los valores del cuadro de dilogo. Haga clic en OK. Escoger para editar los valores de la lista
Botones circulares
Cuadros de verificacin Hacer clic para introducir valores no incluidos en la lista
Nota Si se dispone de privilegios de diseo de presentacin, se pueden establecer las opciones de formato de los campos para determinar su aspecto en la presentacin. Por ejemplo, el formato determina si los elementos de Otro y de Edicin aparecen en botones circulares, cuadros y listas o mens desplegables. Consulte Formatear campos para utilizar listas desplegables, mens desplegables, cuadros de verificacin o botones circulares al visualizar listas de valores en la pgina 7-6.
Para Escoger un valor preestablecido de un men o lista desplegable Deseleccionar una lista Escribir un valor no incluido en una lista desplegable
En modo Visualizar, realice lo siguiente Haga clic en campo y escoja el valor del men o lista desplegable. Pulse Esc o haga clic otra vez en el campo. Haga clic en el campo otra vez y escriba el valor. Nota Si el campo tiene seleccionada la opcin de validacin Miembro de lista de valores, debe escribir un valor de la lista. Consulte Definir validaciones de campo en la pgina 5-11. Haga clic en el botn para seleccionar un valor. Para deseleccionar un botn, pulse Mays y haga clic en l. Haga clic en el cuadro para seleccionar o deseleccionar un valor. Escoja o haga clic en Otro. Escriba un valor en el cuadro de dilogo y haga clic en OK. En el cuadro de dilogo, escoja o haga clic en Otro y elimine el valor asociado (y sus retornos de carro). Haga clic en OK. Esta accin deselecciona el campo.
Desplazar datos mediante arrastrar y dejar

Arrastrar y dejar se puede usar para transferir informacin dentro de un archivo de FileMaker Pro o entre FileMaker Pro y otras aplicaciones que admitan arrastrar y dejar. Por ejemplo, puede arrastrar un nmero de un campo y dejarlo en otro campo de la misma base de datos o arrastrar un objeto de una presentacin de FileMaker Pro y dejarlo en un documento de Microsoft Word. En FileMaker Pro, se puede utilizar arrastrar y dejar en los modos Visualizar, Buscar y Presentacin. Para activar o desactivar la funcin para arrastrar y dejar texto en los modos Visualizar y Buscar, seleccione o deseleccione Activar arrastrar y dejar seleccin de texto en el rea General del cuadro de dilogo Preferencias de la aplicacin. Consulte Configurar preferencias generales de la aplicacin en la pgina A-1. Para obtener ms informacin acerca de arrastrar y dejar, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba drag and drop.
Seleccionar o deseleccionar un botn circular (de opcin) Seleccionar o deseleccionar un cuadro Introduzca un valor no incluido en una lista de valores Deseleccionar un elemento de Otro
2-11
Insertar variables en campos

Para insertar en un campo la fecha, hora o nombre de usuario actuales, en los modos Visualizar y Buscar:
1. Haga clic en el campo. 2. Escoja el men Insertar > Fecha actual, Hora actual o Nombre de
1 un clculo. Tambin se pueden modificar los valores existentes en

un campo con un clculo que incluya el campo (por ejemplo, cambiar el valor Sueldo bruto por el resultado del clculo Sueldo bruto + 1000). Antes de empezar, no olvide las observaciones siguientes:
usuario actual.
Para insertar La fecha, en un campo de fechas, numrico o de texto La hora, en un campo de hora, numrico o de texto El nombre de usuario, en un campo de texto o numrico Conforme a La configuracin del sistema operativo La configuracin del sistema operativo Las preferencias de la aplicacin FileMaker Pro Escoja Fecha actual
1 Importante Los valores de campos reemplazados no se pueden deshacer. Antes de empezar, es recomendable hacer una copia de seguridad del archivo. 1 Los datos de campos de clculo, de sumario y globales no se pueden reemplazar. 1 Los datos de campos de clculo, de sumario, globales y contenedor
no se pueden cambiar de serie.
Hora actual
Nombre de usuario actual
1 Los registros se pueden ordenar antes de cambiarlos de serie. Por ejemplo, se pueden ordenar los proveedores por frecuencia de uso y cambiar la serializacin de los registros. 1
Para sustituir valores de campo slo en algunos registros, cambie el valor en cada uno seleccionando el contenido del campo e introduciendo la nueva informacin. Para reemplazar valores de campo en el conjunto encontrado:
1. Si es necesario, busque, omita u ordene los registros en la base de
Importante Para evitar confusin al utilizar fechas, utilice siempre aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com. Una vez insertada la fecha, hora o nombre de usuario en un campo, sus valores no cambian. Para mostrar un valor que se actualice, coloque un smbolo de fecha, hora o nombre de usuario en la presentacin. Consulte Insertar en presentaciones el nmero de pgina, la fecha u otras variables en la pgina 7-12.
datos. Consulte el captulo 3, Buscar y ordenar informacin.

2. En modo Visualizar y en el registro actual, seleccione el contenido
del campo cuyos valores vaya reemplazar.

3. Si reemplaza datos de valores con un valor constante, en vez de nmeros de serie o valores calculados, escriba el valor constante. 4. Escoja el men Registros > Reemplazar.
Reemplazar datos en campos

El contenido de un campo se puede reemplazar en todos o en un conjunto de registros con:
una serie nueva de nmeros secuenciales (por ejemplo, cuando se han desordenado los registros)
1 1
otro valor (por ejemplo, reemplazar el valor Verde con Azul)
2-12
5. En el cuadro de dilogo Reemplazar, seleccione la forma de reemplazar los valores de campos.

Para reemplazar cada campo con El valor del campo seleccionado actualmente Un nmero de serie Seleccione Reemplazar con <valor>. FileMaker Pro reemplaza el contenido del campo en todo el conjunto encontrado de registros. Reemplazar por nmeros secuenciales. Escriba el valor inicial de los nmeros de serie en Valor inicial y el valor incremental en Incremento. FileMaker Pro introduce nmeros en serie a partir del primer registro del conjunto encontrado. Los campos definidos para introducir automticamente un nmero de serie permiten:
6. Haga clic en Reemplazar
Nota Si se valida el campo que contiene los datos reemplazados, FileMaker Pro no valida los nuevos datos. Consulte Definir validaciones de campo en la pgina 5-11. Para aadir un prefijo o un sufijo a los valores de un campo, consulte la ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba prefixes.
Funcionamiento de grficos, sonidos y pelculas

Puede utilizar campos contenedor para almacenar elementos multimedia, como grficos, sonidos o pelculas. En Windows, tambin puede almacenar objetos OLE (Object Linking and Embedding, Enlace e incrustacin de objetos) en campos contenedor. Consulte Funcionamiento de objetos OLE en la pgina 2-17. No olvide las observaciones siguientes:
Seleccionar Actualizar nmeros secuenciales en Opciones entrada para redefinir el siguiente valor del cuadro de dilogo Opciones para el campo. El siguiente valor introducido automticamente en ese campo (tras reemplazar) sigue la secuencia.
Deseleccionar Actualizar nmeros secuenciales en Opciones entrada para no modificar el siguiente valor del cuadro de dilogo Opciones para el campo. El siguiente valor introducido automticamente se basa en la configuracin actual, no en la secuencia de los registros en los que se cambi la serializacin con la tarea de reemplazar. Para obtener informacin acerca del cuadro de dilogo Opciones para el campo, consulte Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10. Un valor calculado Reemplazar con resultado calculado y hacer clic en Especificar. En el cuadro de dilogo Especificar clculo, defina el clculo. El resultado debe coincidir con el tipo de campo del campo reemplazado. Haga clic en OK. Para obtener informacin acerca del cuadro de dilogo Especificar clculo, consulte Definir campos de clculo en la pgina 5-6.
1 Para crear un campo contenedor, consulte Definir campos de texto, fecha, hora, numricos o contenedor en la pgina 5-5. 1 Windows: cuando inserte o pegue grficos en una base de datos compartida con usuarios de FileMaker Pro para Macintosh (por ejemplo, en una red multiplataforma), compruebe que Almacenar grficos compatibles est seleccionado en la pestaa General de Preferencias del documento. Consulte Configurar preferencias generales de la aplicacin en la pgina A-1. 1 Para controlar la visualizacin de los grficos en un campo contenedor, consulte Formatear grficos en presentaciones en la pgina 7-18. 1 Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba container fields.
2-13
Insertar grcos en campos

1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor. 2. Escoja el men Insertar > Imagen. 3. En el cuadro de dilogo, escoja un tipo de archivo en Archivos de tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).
Para insertar cualquier tipo de archivo admitido por QuickTime 3.0 posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Para obtener informacin acerca de tipos de archivo, consulte la pgina Web de Apple QuickTime, www.quicktime.com. Para insertar pelculas y elementos multimedia QuickTime en un campo:
1. En modo Visualizar, haga clic en un campo contenedor. 2. Escoja el men Insertar > QuickTime. 3. En el cuadro de dilogo, seleccione el nombre del archivo (si es necesario, cambie de carpeta) y haga clic en Abrir.
Consejo En tipos de archivo admitidos por QuickTime 3.0 o posterior, utilice el comando Insertar QuickTime. Si no encuentra el tipo de archivo que busca, consulte la seccin siguiente.
4. Seleccione el archivo grfico (si es necesario, cambie de carpeta). 5. Escoja una opcin de almacenamiento y haga clic en Abrir.
Para reducir el tamao del archivo de la base de datos, seleccione Almacenar slo una referencia al archivo (Windows) o Almacenar referencia al archivo (Mac OS). Sin embargo, si se desplaza o elimina el archivo, FileMaker Pro no podr mostrar el grfico. Para almacenar el grfico en el archivo, deseleccione la opcin.
6. Windows: en los archivos de tipo .CGM, .PCX, .DRW y .PIC, aparece otro cuadro de dilogo. Seleccione las opciones aplicables y haga clic en OK.
Mac OS: seleccione Vista previa para ver un fotograma de la pelcula. No olvide las observaciones siguientes:
1 Si inserta un formato de archivo MIDI, como .RMI, .MID o .KAR,

debe guardar una versin convertida del archivo. Las instrucciones para convertir archivos MIDI se describen en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba MIDI files.
Las opciones para insertar grficos en campos se describen en la ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba graphics
1 Los elementos multimedia mostrados en un campo contenedor son

referencias a un archivo multimedia. Si desplaza la base de datos a otro ordenador, desplace tambin el archivo multimedia, a menos que pueda acceder a l mediante un servidor de red AppleShare para Mac OS.
Insertar pelculas y elementos multimedia de QuickTime en campos

QuickTime es una aplicacin que comprime, almacena y reproduce archivos multimedia, como sonido, animaciones y pelculas. QuickTime admite muchos tipos de archivo, incluidos archivos .AVI (Audio Video Interleave, intercalado de audio y vdeo) y .WAV (wave sound, archivo de sonido).
1 Para obtener informacin acerca del funcionamiento en la red de grficos, sonido y pelculas en bases de datos publicadas, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba container fields. 1 El primer fotograma de una pelcula se puede recortar y cambiar de escala. Consulte Formatear grficos en presentaciones en la pgina 7-18.
2-14
Pegar grcos, pelculas y sonidos del Portapapeles

Los grficos, pelculas y sonidos de otra aplicacin se pueden copiar en el Portapapeles para pegarlos en un campo contenedor de FileMaker Pro.
1. Corte o copie el grfico, pelcula o sonido en el Portapapeles. 2. En el archivo de FileMaker Pro, cambie al modo Visualizar para
Hacer clic para volver a la vista anterior despus de hacer clic en una zona interactiva Aumentar o reducir
Controles de pelculas QuickTime VR 3.0
Hacer clic y arrastrar por la pelcula para cambiar de vista Para desplazar un objeto, ampliar o reducir la vista, hacer clic en l y arrastrarlo Hacer clic para mostrar las zonas interactivas. Hacer clic en una para iniciar una accin
ver el registro de destino.

3. Haga clic en el campo contenedor y escoja el men Edicin > Pegar.
Reproducir pelculas en los campos

Para ver una pelcula QuickTime o QuickTime VR, haga clic en el campo que contiene la pelcula y utilice los controles.
Controles de pelculas QuickTime 3.0
Nota Los controles visibles dependen de la pelcula. Algunas funciones pueden no estar disponibles. Para obtener ms informacin acerca de QuickTime, consulte la pgina Web de Apple Computer, www.quicktime.com.
Grabar y reproducir sonido en los campos

Con el software y hardware adecuados, se pueden grabar y reproducir sonidos.
Hacer clic y arrastrar el control deslizante para ajustar el volumen Hacer clic para iniciar o interrumpir la pelcula Arrastrar control deslizante para ir a un fotograma concreto de la pelcula
Para Reproducir un sonido Hacer clic para avanzar o retroceder fotograma a fotograma Grabar un sonido
Realice lo siguiente Haga doble clic en el campo donde se almacena el sonido. Haga clic en un campo contenedor vaco y haga doble clic en el campo o escoja el men Insertar > Sonido. En el cuadro de dilogo Registro de sonido, haga clic en Grabar. En el cuadro de dilogo Registro de sonido, haga clic en Detener o en Interrumpir. En el cuadro de dilogo Registro de sonido, haga clic en Reproducir.
Detener o interrumpir la grabacin Reproducir una grabacin
Los requisitos para reproducir sonidos se describen en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba sounds.
2-15
Eliminar grcos, pelculas o sonidos de los campos

Para eliminar grficos, pelculas o sonidos, haga clic en el campo contenedor y pulse Retroceso o Suprimir.
Para seleccionar Una lnea de texto (desde el primer carcter del campo o del objeto hasta el ltimo carcter de la misma lnea) Un prrafo de texto Todo el texto de un campo o de un objeto de texto.
Con el puntero en forma de I, realice lo siguiente Haga triple clic en cualquier parte de la lnea. Haga clic cuatro veces en el bloque de texto. Haga clic en el campo o en el objeto cinco veces.
Funcionamiento del texto

En los modos Visualizar y Buscar, se puede trabajar con datos de texto en los campos. En modo Presentacin, se puede trabajar con el texto que aparece en una presentacin. No olvide las observaciones siguientes:
1 Para editar texto se pueden utilizar barras de herramienta, mens contextuales y arrastrar y dejar. Consulte Desplazar datos mediante arrastrar y dejar en la pgina 2-10 y Comandos de men en la pgina 1-5. 1 Para obtener ms informacin acerca del trabajo con datos en modo Visualizar, consulte Introducir datos en registros en la pgina 2-6. Seleccionar texto
Para seleccionar texto en un campo (modos Visualizar y Buscar) o en un objeto de texto (modo Presentacin):
1. En modo Visualizar o Buscar, haga clic en un campo. En modo
Consejo En modo Presentacin, utilice la herramienta Seleccin para manipular un bloque de texto como si fuera un objeto (por ejemplo, para cambiar las fuentes). Al escribir con texto seleccionado con la herramienta Seleccin, se reemplaza el texto del bloque. Para obtener ms informacin, consulte Seleccionar objetos en la pgina 6-13.
Editar texto
1. Seleccione el texto a editar. (Consulte la seccin anterior.) 2. Escriba nuevo texto o efectu cambios.
Para Reemplazar texto Colocar el texto seleccionado en el Portapapeles Realice lo siguiente Seleccione el texto y escriba el nuevo. Seleccione el texto y escoja el men Edicin > Copiar, para duplicar el texto, o Cortar, para trasladarlo.
Presentacin, seleccione la herramienta Texto herramientas.

2. Realice lo siguiente
Para seleccionar Caracteres individuales Una palabra
en el panel de
Con el puntero en forma de I, realice lo siguiente Arrastre sobre los caracteres con el puntero. Haga doble clic en la palabra.
Insertar el contenido del Haga clic en el lugar en que desee colocar el texto y Portapapeles en el escoja el men Edicin > Pegar. punto de insercin. Para eliminar texto permanentemente Seleccione el texto y pulse Retroceso o Suprimir. Nota FileMaker Pro no coloca la seleccin en el Portapapeles ni permite pegarla. Pulse las teclas Opcin+Tabulador (Mac OS) o Control+Tabulador (Windows).
Insertar un carcter de tabulador en un campo
2-16
1 Para restaurar texto eliminado, escoja el men Edicin > Deshacer antes de realizar ninguna otra accin en FileMaker Pro. 1 El texto cortado o copiado permanece en el Portapapeles hasta que
se vuelve a utilizar Cortar o Copiar.
Antes de empezar, compruebe que los diccionarios seleccionados son los que desea utilizar. Para obtener ms informacin acerca de diccionarios ortogrficos, incluidos los pasos para su importacin y exportacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba dictionaries. Para comprobar la ortografa en un campo, en uno o ms registros o en una presentacin:
1. Muestre el registro o presentacin, busque el conjunto de registros o seleccione el texto a comprobar. 2. Escoja el men Edicin > Ortografa y seleccione un comando de
Formatear texto en modo Visualizar

Los atributos de texto, como fuente, tamao y estilo, de los datos de campos de texto y de los campos globales definidos como tipos de datos de texto, se pueden cambiar. Tambin se pueden cambiar la alineacin de prrafo, los mrgenes y el espaciado entre lneas. Importante Se pueden cambiar los atributos de texto de los datos en modo Visualizar. A diferencia del formato de texto especificado en modo Presentacin, este formato se almacena con los datos. El formato establecido en modo Visualizar aparece en cualquier presentacin que muestre el campo. Para cambiar atributos de texto en modo Visualizar, seleccione el texto de un campo y escoja un comando del men Formato. Tambin puede dar formato al texto utilizando la barra de herramientas Formato de texto. Para obtener ms informacin, consulte Formatear texto en la pgina 7-13.
ortografa.
Para comprobar la ortografa de Una palabra o pasaje seleccionado Texto del registro actual Texto de la presentacin actual (modo Presentacin) Texto del conjunto encontrado de registros Escoja Comprobar seleccin Comprobar registro Comprobar presentacin Comprobar todo
3. En el cuadro de dilogo Ortografa, escoja una opcin cuando aparezca una palabra dudosa en el cuadro Palabra.
Para Reemplazar una palabra incorrecta con una del diccionario Revisar una palabra incorrecta, que no est en el diccionario, volviendo a escribirla No modificar la palabra Cuando vea una palabra dudosa, realice lo siguiente Seleccione una palabra de la lista de sugerencias y haga clic en Reemplazar. En Palabra, vuelva a escribir la palabra o los caracteres a cambiar. A continuacin, haga clic en Corregir. Cuando la ortografa de la palabra sea la correcta, haga clic en Reemplazar. Haga clic en Desestimar. FileMaker Pro desestima todas las apariciones de la palabra.
Comprobar ortografa
Se puede comprobar la ortografa del texto de un campo seleccionado, del registro o presentacin actuales o de un grupo de registros (conjunto encontrado). Tambin se puede configurar FileMaker Pro para que compruebe la ortografa conforme escribe (consulte la seccin siguiente). Al comprobar la ortografa, FileMaker Pro compara el texto con el diccionario principal instalado y con un diccionario de usuario. Cada base de datos puede tener su propio diccionario de usuario. Esto resulta til cuando, por ejemplo, existen bases de datos que contienen trminos nicos, como mdicos o legales.
2-17
Para No modificar la palabra y aadirla al diccionario de usuario Mostrar (u ocultar) el contexto de la palabra dudosa
Cuando vea una palabra dudosa, realice lo siguiente Haga clic en Incluir.
Comprobar ortografa conforme se escribe

Puede configurar FileMaker Pro para que alerte de los errores ortogrficos conforme escribe, aunque esta opcin es mucho ms lenta que las dems. Ante una alerta de error ortogrfico, se puede escoger:
Windows: haga clic en Contexto.Mac OS: haga clic en el tringulo de la parte inferior derecha del cuadro de dilogo.
1 1
Corregir la ltima palabra escrita.
Nota Las palabras con errores ortogrficos de campos o archivos restringidos o protegidos por contraseas no se pueden cambiar. En este caso, haga clic en Siguiente.
Si la palabra correcta no est en la lista, volver a escribirla Palabra con ortografa dudosa Sugerencias para la sustitucin
Escoger el men Edicin > Ortografa y seleccionar Corregir palabra antes de pulsar Tabulador o Intro y utilizar el cuadro de dilogo Ortografa para corregir la palabra. (Consulte la seccin anterior.) Para comprobar la ortografa conforme escribe, consulte Configurar preferencias ortogrficas del documento en la pgina A-6.
Funcionamiento de objetos OLE

El enlace e incrustacin de objetos (OLE) permite combinar informacin de otras aplicaciones con la de FileMaker Pro. Permite incluir los objetos OLE, como grficos, hojas de clculo, sonidos o texto creados en otra aplicacin, en campos contenedor o presentaciones de archivos de FileMaker Pro.
Mac OS: hacer clic para ver el contexto de la palabra dudosa
4. Cuando la comprobacin ortogrfica haya finalizado, haga clic en Hecho.
En Windows, puede incrustar, enlazar y editar objetos OLE. En Mac OS, los objetos OLE aparecen en campos contenedor como grficos. Los objetos OLE se pueden cortar, copiar y pegar como grficos, aunque no se pueden editar. Si publica la base de datos mediante la publicacin en la Web al instante de Companion de FileMaker Pro, los objetos OLE aparecen en los navegadores Web como grficos estticos. OLE se describe en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba OLE.
Para obtener ms informacin sobre aadir o eliminar palabras de un diccionario, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba dictionaries.
Captulo 3 Buscar y ordenar informacin

Este captulo describe cmo: Para definir una peticin de bsqueda:
1. Vaya a la presentacin en cuyos campos desee introducir criterios.
1 1 1
buscar registros en la base de datos utilizando distintos criterios omitir registros del conjunto encontrado ordenar registros
Se puede cambiar de presentacin e introducir criterios en ms de una.

2. Escoja el men Vista > Modo Buscar.
Buscar registros
Para buscar registros se utiliza el modo Buscar. Los criterios (el valor o valores a buscar) se escriben en campos de peticiones de bsqueda, que son parecidos a registros vacos. Al realizar la bsqueda, FileMaker Pro busca en todos los registros, comparando los criterios con los datos del archivo. Los registros cuyos datos coinciden con los criterios se aaden al conjunto encontrado, que es el subconjunto de registros visualizados.
3. En la peticin de bsqueda, seleccione el campo de texto, numrico, de fecha, de hora o de clculo que se va a utilizar en la bsqueda y escriba un valor en el campo.
Para obtener informacin sobre cmo introducir criterios especiales, consulte la siguiente seccin. Por ejemplo, se pueden buscar:
Nmero de registros del conjunto encontrado actual
todos los registros excepto los que cumplan los criterios especificados El men desplegable Smbolos facilita la introduccin de criterios que incluyen operadores.
1 1 1 1 1 1 1 1 1
textos, smbolos, nmeros, fechas u horas coincidencias exactas rangos de informacin fechas u horas no vlidas datos en campos relacionados registros que cumplan mltiples criterios campos vacos o no vacos valores duplicados
Es posible trabajar slo con los registros del conjunto encontrado. Los datos de estos registros se pueden ver, editar, calcular sumarios, ordenar, imprimir, eliminar, exportar y reemplazar.
3-2
Escoger la presentacin que contenga los campos en los que buscar Hacer clic en la flecha abajo para ver los operadores Hacer clic para iniciar la bsqueda
Escribir criterios de bsqueda en los campos
1 En los campos contenedor, sumario o globales no se pueden introducir criterios. Para buscar datos en campos contenedor, cree un campo de texto o numrico que describa o identifique su contenido. A continuacin, busque el valor en el campo de texto o numrico. 1
Las bsquedas en campos no indexados (por ejemplo, campos de clculo que hacen referencia a campos relacionados) son ms lentas que en los indexados.
1 Si el valor de un campo est indexado, se puede utilizar el ndice para introducir valores en las peticiones de bsqueda. La utilizacin de ndices est documentada en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba storage. Buscar texto y caracteres
Bsqueda de texto en campos de texto o en campos de clculo que devuelven un resultado de texto. Excepto cuando se indica, al realizar bsquedas de texto el campo puede contener, adems de los especificados, otros valores y en cualquier orden. Por ejemplo, al escribir hotel en el campo Alojamiento, la bsqueda se realiza en Hotel, Descuento de hotel y Hotel de lujo.
Para buscar Palabras que empiecen por caracteres determinados Escriba en el campo lo siguiente: Los caracteres. Ejemplo Juan Gala busca Juan Gala, Gala Juan, Juan Galas y Gala Juanjo
4. Haga clic en Buscar, en el rea de estado o escoja el men
Peticiones > Ejecutar bsqueda. Para cancelar la bsqueda antes de su conclusin y dejar inalterado el anterior conjunto encontrado, pulse Esc (Windows) o Comando+punto (Mac OS). Despus de realizar una bsqueda, los criterios se pueden cambiar o afinar. Consulte Visualizar, repetir y cambiar la ltima bsqueda en la pgina 3-8. Para visualizar de nuevo todos los registros:
En modo Visualizar escoja el men Registros > Mostrar todos los registros.
1 En modo Buscar, escoja el men Peticiones > Mostrar todos los registros.
No es necesario escoger Mostrar todos los registros para realizar bsquedas. FileMaker Pro busca siempre en toda la base de datos.
Buscar y ordenar informacin
3-3
Para buscar
Escriba en el campo lo siguiente:
Ejemplo "Interiores Casals y Montera" busca "Interiores Casals y Montera " pero no Interiores Montera y Casals ", S.A." busca todas las empresas con ", S.A." en el nombre, pero no las que no lleven la coma.
Para buscar Partes de frases (una secuencia de palabras o caracteres)
Escriba en el campo lo siguiente:
Ejemplo
Una frase o secuencia de El texto, incluidos caracteres espacios y puntuacin, entre comillas (").
Los caracteres, *"ez y Len" busca puntuacin y espacios, Hernndez y Len y entre comillas ("). Gonzlez y Len Utilice * para buscar este texto dentro de una cadena de texto mayor. (Utilice ASCII como paco busca paco pero no lenguaje de indexacin Paco del campo. Este procedimiento se describe en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba text, finding. Consulte la siguiente seccin, Buscar coincidencias exactas en campos de texto.) Consulte pgina 3-5.
Texto sensible a maysculas y minsculas
Palabras con uno o ms caracteres desconocidos o variables
Un carcter comodn (@) por cada carcter desconocido.
C@sa busca Casa y Cosa @on busca Don y Ron pero no Clon Co*ta busca Cota y Costa F*ez busca Fez y Fernndez Coincidencias exactas Rangos de informacin
Palabras con cero o ms * para todos los caracteres de texto caracteres desconocidos. desconocidos o variables en una fila Smbolos u otros caracteres no alfanumricos, como puntuacin o espacios.
Los caracteres, incluidos "@" busca @ (o una espacios y puntuacin, direccin de correo entre comillas ("). electrnico, por ejemplo) "," busca registros que contengan una coma " " busca tres espacios en una fila
Nota Las bsquedas con comillas ( ) se denominan bsquedas de texto literal. Estas bsquedas son ms lentas que las de texto no literal.
Palabras con letras de otros idiomas
El texto, incluidos espacios y puntuacin, entre comillas (").
"pera" busca pera pero no opera (pera sin comillas busca las dos palabras, pera y opera)
3-4
Buscar coincidencias exactas en campos de texto

Para buscar valores que sean Utilice Ejemplo ==Juan busca Juan pero no Juan Torre==Juan Torre busca Juan Torre pero no Torre, Juan ni Juan Torrecilla =Mercado busca Mercado, Mercado de abastos y Estudios de mercado, pero no Mercados o Supermercado =Juan =Garca busca Juan Garca o Garca Juan pero no Juan ni Juanito Garca-Nuo
Para buscar Nmeros de campos numricos o de campos de clculo que generan resultados numricos Nmeros booleanos de campos numricos o de campos de clculo que generan resultados booleanos Escriba esto en el campo Ejemplo
Exactamente los especificados == (dos signos en el orden especificado. El de igualdad) campo no contiene otros valores.
Las palabras completas especificadas.
El nmero con el .50 busca.5, .50, y $.50 formato utilizado al crear el archivo (a menos que est seleccionada Usar formato del sistema) True, Yes, Y, y, T, t o 1 para buscar valores verdaderos False, No, N, n, F, f, o 0 para buscar valores falsos T busca True, Yes, Y, y, T, t y 1
0 busca
False, No, N, n, F, f y 0
Buscar nmeros, fechas y horas

Los nmeros, fechas y horas deben introducirse en los tipos de campo correspondientes (o en los campos de clculo que devuelvan el tipo de campo correspondiente) para garantizar bsquedas correctas. Consulte Escoger tipo de campo en la pgina 5-4. En los campos numricos no se puede buscar texto, excepto ciertas letras que representan valores booleanos (True/ False). Consulte la tabla siguiente.
Fechas en campos de fecha o en campos de clculo que generan resultados de fecha
La fecha como dgitos, 3/3/2000 busca separada por caracteres 3/3/2000, 3 de marzo del no numricos y con el 2000 y 3-3-2000 formato utilizado al crear el archivo (a menos que est seleccionada Usar formato del sistema) // // busca 4 de abril del 2000 (si la fecha actual es 4/4/2000)
La fecha de hoy en campos de fecha o en campos de clculo que generan resultados de fecha Horas en campos de horas o en campos de clculo que generan resultados de horas
La hora como dgitos 12:53:09 busca 12:53:09 separados por dos puntos (:) y con el formato utilizado al crear el archivo (a menos que est seleccionada Usar formato del sistema)
3-5
Para buscar Fechas, horas, fechas calculadas o resultados de hora no vlidos
Escriba esto en el campo ?
Buscar datos en campos relacionados

Ejemplo ? busca: Martes siguiente o 33/2/ 2000 en un campo de fecha o medianoche en un campo de hora
Los criterios de bsqueda se pueden introducir en campos relacionados visualizados en un portal o directamente en una presentacin. Al realizar una bsqueda en un campo relacionado, FileMaker Pro muestra todos los registros del archivo maestro que tienen un registro relacionado coincidente con los criterios introducidos en el campo relacionado. Por ejemplo, suponga que tiene un archivo de facturas con un portal que muestra elementos de facturas. Para buscar todas las facturas que incluyen un ordenador, escriba Ordenador en el campo Elemento del portal. Para obtener ms informacin acerca de archivos relacionados, consulte el captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados. Para obtener informacin acerca de la omisin de registros relacionados, consulte Buscar registros que no cumplan el criterio dado en la pgina 3-7.
Rangos de informacin
Consulte la siguiente seccin.
Nota Los formatos del sistema se describen en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba system formats.
Buscar rangos de informacin

Para buscar valores que sean Menores que el valor determinado. Operador < Ejemplo <40<9/7/1999 <M Iguales o menores que el valor determinado. Mayores que el valor determinado. <= o (Mac OS) <=9512905:00:00 <=M > > 95129 > 9/7/ 1999 >M Iguales o mayores que el valor determinado. >= o (Mac OS) > =100 > =9/7/ 19998:00 M Dentro de un rango determinado. Un .. o (dos o tres 12:30...17:301/ rango es, en texto, desde el primer al puntos) 1/1999..6/6/ ltimo carcter del alfabeto, en 2000A...M nmeros, de menor a mayor y, en fecha y hora, de anterior a posterior.
3-6
Peticin de bsqueda
ID Factura Nombre ID Elemento Elemento Ordenador
Registros que cumplan al menos uno de los conjuntos de criterios, aunque no necesariamente todos (bsqueda OR lgica)
Para ampliar la bsqueda, introduzca criterios en la primera peticin. Escoja el men Peticiones > Aadir nueva peticin. Introduzca el segundo conjunto de criterios. Aada peticiones por cada conjunto de criterios y haga clic en Buscar. Ejemplos:
Registros de un archivo maestro

ID Factura Nombre ID Elemento I100 I202 I153 I229 I448 E154 Alvarez Elemento ID Factura Ordenador Nombre Escritorio Lmpara ID Elemento Estantera I202 Silla I443 I153 I288 I100 E153 Tang Elemento ID Factura Escritorio Nombre Mesa larga E152 Durand
1 Para incluir clientes de Barcelona y Mxico en el conjunto encontrado, escriba Barcelona en el campo Ciudad de la primera peticin y Mxico en el campo Ciudad de la segunda peticin. 1 Para incluir empresas con ms de 100 empleados y empresas con ms de 100 dlares en bienes, escriba > 100 en el campo Nmero de empleados de la primera peticin y > 100.000.000 en el campoCapitalizacin de la segunda peticin. 1 Para incluir estudiantes de 6 grado con matrcula de honor en Algebra y de 7 grado con matrcula de honor en Geometra, escriba 6 en Nivel y Matrcula en Algebra en Curso, en la primera peticin. A continuacin, escriba 7 en Nively Matrcula en Geometra en Curso, en la segunda peticin.
Registros que cumplan un conjunto de criterios pero no otro
Lmpara ID Elemento Elemento Mesa redonda Silla giratoria I384 Ordenador I554 Paneles I288 Mesa redonda I100 Ordenador I448 Silla
Buscar registros que cumplan mltiples criterios

La bsqueda se puede estrechar o ampliar utilizando ms de un criterio.
Para afinar las bsquedas excluyendo los registros que cumplan determinados criterios (por ejemplo, para buscar vendedores de la provincia de Barcelona que no estn en la ciudad de Barcelona), consulte Buscar unos registros y omitir otros en la pgina 3-8.
Registros que cumplan todos los criterios especificados (bsqueda AND lgica)
Para afinar la bsqueda, introduzca criterios en tantos campos como sea necesario para especificar la peticin y haga clic en Buscar. Ejemplo: para buscar todas las personas apellidadas Prez que trabajan en Ventas, escriba Prez en el campo Apellidos y Ventas en el campo Departamento.
Eliminar y restablecer peticiones

Para eliminar una peticin, vaya a la peticin a eliminar y escoja el men Peticiones > Eliminar peticin.
3-7
Para restaurar una peticin al estado que tena la ltima vez que se envi, escoja el men Peticiones > Restablecer peticin. Las peticiones se envan, por ejemplo, cuando se hace clic fuera de todos los campos, se cambia de presentacin o de peticin o se realiza una bsqueda.
Hacer clic en una pgina de la agenda para cambiar de peticin de bsqueda Nmero de peticin actual Nmero de peticiones existentes
Determine el campo en el que se basa la singularidad. Si varios campos tomados juntos determinan la singularidad, puede crear un campo de clculo, con un resultado de texto, que concatene los valores. Una frmula de ejemplo es Nombre & Apellidos & Nmero de telfono. No olvide las observaciones siguientes:
1 Los valores se duplican slo si el orden de las palabras es el mismo. 1 Al determinar la singularidad en campos de texto, FileMaker Pro
comprueba los primeros 20 caracteres alfanumricos de cada palabra, hasta un total de 60, espacios incluidos.
1 En campos no indexados no se pueden duplicar valores. La indexacin se documenta en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba storage. Buscar campos vacos o no vacos
Para buscar campos Introduzca esto en el campo No vacos, es decir, campos con datos * Vaco =
Buscar registros que no cumplan el criterio dado

Puede excluir registros al realizar una bsqueda. Por ejemplo, puede buscar todas las facturas excepto las creadas en los ltimos 30 das.
Buscar registros que no cumplan los criterios

Por ejemplo, para buscar todos los registros de ventas excepto los de la ciudad de Londres:
1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a omitir. 2. Seleccione Omitir.
Buscar duplicados
Al realizar bsquedas de registros duplicados, el conjunto encontrado de registros depende del mtodo utilizado:
1 Se pueden buscar slo los casos extra de los registros duplicados.

Por ejemplo, existen dos registros por cliente y slo busca el segundo de cada cliente.
1 1
Para ello, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Duplicar valores.
Seleccionar Omitir para excluir los registros que coincidan con la peticin
Se pueden buscar todos los registros que no sean nicos, no slo los casos extra. Por ejemplo, puede buscar todos los registros que no sean nicos, examinarlos y decidir cuales utilizar o eliminar.
Para ello, escoja el men Vista > Modo Buscar y escriba ! en el campo.
3. Haga clic en Buscar.
3-8
Buscar unos registros y omitir otros

Por ejemplo, para buscar los vendedores de la provincia de Barcelona, exceptuando los de la ciudad de Barcelona:
1. En modo Buscar, escriba criterios para los registros a buscar
Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos

Todos los registros que no estn en el conjunto encontrado se omiten u ocultan. Los registros adicionales del conjunto encontrado se pueden omitir sin realizar una nueva bsqueda. Nota Los registros omitidos se excluyen temporalmente del conjunto encontrado, aunque permanecen en la base de datos.
Para Realice lo siguiente
(escriba Barcelona en el campo Provincia.)

2. Escoja el men Peticiones > Aadir nueva peticin. 3. Escriba criterios para los registros a excluir (escriba Barcelona
en el campo Ciudad.)
4. Seleccione Omitir. 5. Haga clic en Buscar.
Omitir un registro concreto Muestre o seleccione el registro a omitir y escoja el men Registros > Omitir registro. Omitir una serie de registros Muestre o seleccione el primer registro de la serie consecutiva a omitir y escoja el men Registros > Omitir mltiples. En el cuadro de dilogo Omitir mltiples, escriba el nmero de registros a omitir y haga clic en Omitir. Escoja el men Registros > Mostrar omitidos.
1 Puede haber criterios de omisin en ms de una peticin. 1 FileMaker Pro procesa las peticiones con el orden de creacin. Por
ejemplo, en una base de datos con clientes de Sudamrica y Espaa:
1 Si la primera peticin busca todos los clientes de Crdoba y la segunda omite todos los de Sudamrica, el conjunto encontrado contiene todos los clientes de Crdoba, Espaa, pero ninguno de Crdoba, Argentina, ni de ningn otro lugar de Sudamrica. 1 Si se invierte el orden de las peticiones (la primera peticin omite todos los clientes de Sudamrica y la segunda busca todos los de Crdoba), el conjunto encontrado incluye todos los clientes de Crdoba, Espaa y Crdoba, Argentina, pero no los registros de clientes de otros lugares de Sudamrica. 1 Para omitir un registro relacionado de la fila de un portal (o un conjunto de registros relacionados), es necesario cambiar la relacin o el valor de, al menos, uno de los campos coincidentes, para que el campo o registro relacionado deje de coincidir con el campo del registro maestro. Para obtener ms informacin acerca de archivos relacionados, consulte el captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados. 1 Para omitir registros de un conjunto encontrado despus de realizar una bsqueda, consulte la siguiente seccin.
Visualizar el conjunto omitido
Mover hacia atrs todos los Escoja el men Registros (modo Visualizar) o el registros del archivo men Registros (modo Buscar) > Mostrar todos los registros.
Visualizar, repetir y cambiar la ltima bsqueda

Para visualizar los criterios de bsqueda ms recientes, escoja el men Registros > Cambiar bsqueda anterior. Para volver al conjunto encontrado, escoja el men Vista > Modo Visualizar. Para repetir la bsqueda, haga clic en Buscar. Tambin puede modificar los criterios de bsqueda y hacer clic en Buscar.
3-9
Ordenar registros
FileMaker Pro almacena los registros con el orden en que se aadieron al archivo. Al ordenar temporalmente, los registros se reorganizan y se pueden ver, actualizar e imprimir con una secuencia distinta. Escoja los campos por cuyos contenidos desee ordenar. El primer campo de orden organiza los registros en funcin del contenido del campo. El segundo campo de orden organiza los registros cuando dos o ms tienen el mismo valor en el primer campo de orden y as sucesivamente. El orden de los registros puede ser ascendente, descendente o personalizado. Los registros permanecen ordenados hasta que se realiza una bsqueda, se aaden registros nuevos o se vuelven a ordenar. Para ordenar los registros del conjunto encontrado actual:
1. En modo Visualizar, escoja men Registros > Ordenar. 2. En el cuadro de dilogo Ordenar registros, escoja los campos a ordenar y el orden deseado. Consulte las opciones en la tabla siguiente.
Para cancelar la ordenacin antes de su conclusin, pulse Esc (Windows) o Comando+punto (Mac OS).
Escoger un campo y ordenarlo En la lista de campos, haga doble clic en uno. segn el orden seleccionado Asigne distintos tipos de ordenacin a los campos a medida que los aada a la lista Tipo de ordenacin Por cada campo de orden, seleccione un campo de la lista, seleccione un tipo de ordenacin y haga clic en Mover. Orden ascendente es, para texto, desde el primero al ltimo carcter del alfabeto, para nmeros, de menor a mayor y, para fechas y horas, de anterior a posterior. Orden descendente es, para texto, desde el ltimo al primer carcter del alfabeto, para nmeros, de mayor a menor y, para fechas y horas, de posterior a anterior.
Cambiar el tipo de ordenacin En la lista Tipo de ordenacin, seleccione un de un campo de la lista Tipo de campo y un tipo de ordenacin. ordenacin (por ejemplo, orden ascendente o descendente) Establecer un orden personalizado en funcin del orden de los valores de una lista (por ejemplo, con el orden en que estn organizados los meses) En la lista de campos, seleccione uno, escoja Orden personalizado segn lista de valores y seleccione o defina una lista de valores. (Consulte Definir listas de valores como entradas de datos en la pgina 7-3.) Los registros cuyos valores no aparezcan en la lista se ordenan alfabticamente al final. En la lista Tipo de ordenacin, haga clic en la flecha doble situada a la izquierda del nombre del campo y arrastre ste hasta otra posicin.
Lista de relaciones
Seleccionar los campos a ordenar Cambiar el orden de los criterios de ordenacin (por ejemplo, para ordenar primero por regin y despus por ciudad)
Seleccionar el tipo de ordenacin del campo seleccionado
3. Haga clic en Ordenar.
3-10
Para
Incluir campos relacionados en Escoja una relacin de la lista de relaciones y cualquier posicin del tipo de haga doble clic en un campo relacionado de la ordenacin lista de campos. Los campos relacionados se pueden colocar en cualquier posicin de la lista Tipo de ordenacin, antes, despus o entre campos del archivo maestro. Si ms de un registro del archivo relacionado coincide con un registro del archivo maestro, el orden se establecer en funcin del primer registro coincidente del archivo relacionado, de acuerdo con el tipo de ordenacin definido en la relacin. Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.) Ordenar registros relacionados Si sus privilegios de acceso lo permiten, (filas) en un portal especifique un tipo de ordenacin en Definir relaciones Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11. Eliminar un campo de la lista Tipo de ordenacin Eliminar todos los campos de la lista Tipo de ordenacin Ordenar por campos sumario Por ejemplo, para ordenar regiones de ventas por ventas totales, de mayor a menor. Desordenar los registros Haga clic en Desordenar. (restaurar el orden de creacin) Ordenar registros con un Seleccione Omitir idioma del campo al ordenar idioma distinto del utilizado en y escoja otro idioma. la indexacin Cerrar el cuadro de dilogo Ordenar registros sin ordenar Haga clic en Hecho. En la lista Tipo de ordenacin, haga doble clic en el campo. Haga clic en Borrar todos. Consulte la siguiente seccin.
El orden de los datos depende del tipo de campo:

Orden de los registros Alfabtico. Los nmeros se ordenan por posicin de caracteres. (Ejemplo de orden ascendente: 1, 11, 2.) Los nmeros se ordenan antes que las letras. Los valores no alfanumricos se omiten, a menos que se cambie el idioma de ordenacin a ASCII. Numrico. Los caracteres no numricos se omiten. Cronolgico. Para evitar confusin al utilizar fechas, utilice siempre aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com. Numrico. Las horas con AM/PM se ordenan segn su equivalente de 24 horas ;por ejemplo, 8:00 PM es 20:00.
Tipo de campo Texto
Numrico Fecha
Hora
1 Los registros de portales ordenados se vuelven a ordenar cada vez que se restablece la relacin. Por ejemplo, cuando se sale de un registro y se vuelve a l o cuando cambia el valor del campo coincidente. Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.
Los campos repetidos se ordenan por el valor de la primera repeticin.
1 Si se aaden registros despus de ordenar, el rea de estado muestra Semi-ord. Ordene otra vez para incorporar los nuevos registros al tipo de ordenacin. 1 Los formatos del sistema afectan al orden de nmeros, fechas y horas. Se describen en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba system formats.
3-11
Ordenar registros por valores de subsumario

Los informes de subsumario (informes con datos agrupados y totales) se ordenan por la categora que gener los totales. Por ejemplo, un informe que genera subtotales por regin se ordena por regiones (Ejemplo 1). Los registros tambin se pueden ordenar por valores de subsumario. Por ejemplo, las regiones de venta se pueden ordenar por ventas totales (Ejemplo 2). En ambos ejemplos, Ventas totales es un campo sumario que ofrece totales regionales cuando se agrupa por Regin. Ejemplo 1:
Las regiones se ordenan por orden ascendente Informe con datos agrupados y subtotales
Ejemplo 2:
Las regiones se ordenan por ventas totales en orden descendente Informe con datos agrupados y subtotales, ordenados por valores de subsumario
Este procedimiento se describe en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba sorting records. Para obtener ms informacin acerca de registros con datos agrupados, consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 6-2.
Captulo 4 Previsualizar e imprimir informacin

Este captulo describe cmo:
imprimir uno o ms registros, registros en blanco, definiciones de campo y pasos de guiones Los procedimientos de este captulo suponen que se dispone de una presentacin para imprimir. De lo contrario, consulte el chapter 6, Crear y gestionar presentaciones e informes, y el captulo 7, Personalizar presentaciones. Nota La informacin de este captulo no se aplica a usuarios con bases de datos en la Web. En estos casos, el software del navegador dirige la impresin.
1 1 1
configurar impresoras y opciones de impresin mostrar una vista previa antes de imprimir
El asistente Nueva presentacin/informe (modo Presentacin) facilita la creacin de presentaciones e informes. Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 6-2.
Se pueden imprimir datos de la presentacin actual o informacin de la estructura de la base de datos.
Lista de telfonos
Nombre Telfono
Imprimir informacin en bases de datos

Con FileMaker Pro, se pueden imprimir:
Juanita Alvarez Mara Garca Eduardo Garca Sergio Gmez Rodolfo Fernndez Mario Prez
91-3660105 696-555-345 91-3669897 91-4080850 948-545278 98-4510105
Lista de telfonos
Nombre Telfono
Juanita Alvarez
91-3660105
Nombre
Lista de telfonos
Telfono
1 todos los registros de la base de datos, un subconjunto de registros

o slo el registro actual
Registros visualizados Registro actual Registro en blanco

Imprimir lista de telfonos Ir a la presentacin [Lista de telfonos] Ordenar [Tipo de ordenacin: Apellidos (Ascendente) ] [Restaurar el tipo de ordenacin, Sin dilogo] Modo Vista previa [Pausa] Imprimir [sin dilogo] Modo Visualizar
1 registros en blanco, para crear formularios en papel 1 definiciones de campos y guiones, para ver la estructura de la base
de datos FileMaker Pro imprime los registros de la presentacin actual. Crear distintas presentaciones permite imprimir los datos de maneras diferentes. Por ejemplo, los registros se pueden imprimir de uno en uno, en una lista de columna o en un informe complejo, ordenado y con totales, cabeceras y pies de pgina. Tambin se pueden crear presentaciones de etiquetas de correo y sobres.
Nombre del campo Tipo de campo Frmula/Opcin de entrada Nombre Apellidos Direccin1 Direccin2 Ciudad Estado Cdigo postal Telfono Texto Texto Texto Texto Texto Texto Nmero Texto
Guin Definicin del campo
Es posible controlar los mrgenes de pgina, eliminar espacios vacos y dejar sin imprimir determinados objetos. Consulte Controlar la impresin en la pgina 7-23.
4-2
Preparar impresin
Nota Las opciones de configuracin de impresin y de la impresora varan en funcin del software de la impresora y del sistema. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de la impresora y del sistema.
Nota Con los sistemas ms recientes, se puede cambiar de impresora en el cuadro de dilogo Imprimir o con un mdulo de zonas de control, siempre que se escoja el mismo tipo de impresora, por ejemplo, otro modelo de LaserWriter de la red.
Preparar impresin de presentaciones anchas

Para imprimir presentaciones cuyos datos sobrepasen el margen derecho, escoja el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS), seleccione la orientacin horizontal y haga clic en OK.
La informacin situada a la derecha de esta lnea no se imprime Se imprimen todas las columnas
Especicar impresora (Windows)

En FileMaker Pro, se puede especificar una impresora por defecto o seleccionar la impresora cada vez que se imprime. Para especificar una impresora por defecto en FileMaker Pro:
1. Escoja el men Archivo > Configurar impresin. 2. En el cuadro de dilogo Configurar impresin, escoja una impresora en Nombre. 3. Haga clic en OK.
1 Al iniciarse por primera vez, FileMaker Pro utiliza la impresora por defecto de Windows. Si se especifica una distinta en el cuadro de dilogo Configurar impresin, se convierte en la impresora por defecto de FileMaker Pro. 1 Especifique la impresora por defecto de Windows y de FileMaker Pro por separado. Cambiar una no afecta a la otra. Especicar impresora (Mac OS)
Para especificar otra impresora:
1. Escoja el men Apple > Selector. 2. En el cuadro de dilogo Selector, seleccione una impresora, responda a los mensajes y haga clic en el cuadro de cierre.
Configuracin vertical
Configuracin horizontal
Consejo En el cuadro de dilogo Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS), reduzca el tamao del rea impresa introduciendo un valor de escala inferior al 100%. FileMaker Pro ajusta la visualizacin de los lmites de la pgina en los modos Presentacin y Vista previa.
Dadas las diferencias de mrgenes entre impresoras, al cambiar de tipo de impresora, se solicita la verificacin de las opciones de ajuste de pgina.
Previsualizar e imprimir informacin
4-3
Preparar impresin de presentaciones con subsumarios

Al imprimir presentaciones con una o ms partes de subsumario, ordene los registros por el campo de interrupcin (el campo que agrupa los registros) asociado a cada parte de subsumario. Consulte Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales en la pgina 6-32 y Ordenar registros en la pgina 3-9. A continuacin, cambie al modo Vista previa. FileMaker Pro slo muestra partes de subsumario y calcula datos de subsumario correctamente en modo Vista previa o en informes impresos (consulte Previsualizar datos en presentaciones en la pgina 4-3). Consejo Si utiliza el asistente Nueva presentacin/informe para crear informes con datos agrupados, cree guiones que ordenen automticamente el informe y cambien al modo Vista previa. Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 6-2.
Consejo Antes de imprimir todos los sobres o etiquetas, imprima algn sobre o la primera pgina de las etiquetas en papel normal para comprobar la alineacin. Cuando utilice hojas de etiquetas:
1. Mida la distancia desde el borde superior del papel hasta la parte superior de la primera fila de etiquetas. 2. Si es menor que el margen mnimo de la impresora, en modo Presentacin, aumente la altura de la parte de la cabecera para incluir la primera fila de etiquetas, de forma que la impresin comience en la parte superior de la segunda fila.
FileMaker Pro no imprime en la primera fila de etiquetas, pero imprime las siguientes en la posicin correcta. Al utilizar etiquetas en papel continuo, elimine la cabecera, si la hubiera, haciendo clic, en modo Presentacin, en la etiqueta para seleccionarla y pulse Retroceso o Suprimir.
Preparar impresin de sobres y etiquetas

Para obtener informacin acerca de la configuracin de presentaciones de sobres y etiquetas, consulte Consideraciones al crear una presentacin de sobres en la pgina 6-8 y Consideraciones al crear una presentacin Lista/informe en columnas en la pgina 6-7. Muchas impresoras lser y de inyeccin de tinta no imprimen en los 0,6 cm. superiores del papel. Al crear presentaciones de etiquetas, FileMaker Pro intenta compensar este margen inservible incluyendo una cabecera vaca. Dependiendo de la impresora, puede ser necesario ajustar o borrar la cabecera (consulte Cambiar de tamao partes de una presentacin en la pgina 6-34 y Eliminar partes de una presentacin en la pgina 6-34). Tambin puede ser necesario ajustar los mrgenes de la pgina (consulte Especificar mrgenes de pgina en la pgina 7-23) o el tamao del papel (consulte la documentacin del sistema). Consulte tambin la seccin de resolucin de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro.
Previsualizar datos en presentaciones

Al cambiar al modo Vista previa, se ve la presentacin tal como aparecer en la pgina impresa. En modo Vista previa no se puede introducir ni editar informacin. El modo Vista previa muestra:
cmo afectan los ajustes de paginacin escogidos a los saltos de pgina (consulte Definir saltos de pgina y numeracin en la pgina 6-32.)
1 1
el nmero de registros que caben en una pgina impresa
1 las partes de subsumario con campos sumario calculados (consulte

Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales en la pgina 6-32.)
4-4
1 la informacin variable proporcionada por FileMaker Pro, como nmeros de pgina, fecha actual, etc. (consulte Insertar en presentaciones el nmero de pgina, la fecha u otras variables en la pgina 7-12.) 1 los mrgenes definidos en la pgina (consulte Especificar mrgenes de pgina en la pgina 7-23.) 1 la forma en que los campos con opciones de deslizamiento cierran
los espacios en blanco (consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25.)
Nota El modo Vista previa no se puede utilizar para ver el aspecto de la base de datos al publicarla en la Web. Es necesario utilizar un navegador.
Imprimir
Puede imprimirse informacin de la base de datos o informacin acerca de la base de datos, como definiciones de campos o pasos de guiones. Consulte Imprimir informacin en bases de datos en la pgina 4-1. Nota Para imprimir presentaciones con subsumarios, consulte Preparar impresin de presentaciones con subsumarios en la pgina 4-3. Para imprimir etiquetas o sobres, consulte Preparar impresin de sobres y etiquetas en la pgina 4-3. Para imprimir:
1. Si dispone de ms de una impresora, especifique una.
1 los registros organizados en columnas, si Ajustar presentacin est

definido para imprimir en columnas (consulteConfigurar impresin de registros en columnas en la pgina 6-9.) Para obtener una vista previa de los datos de una presentacin, siga los pasos preliminares realizados para imprimir, incluida la especificacin de la impresora y de las opciones de impresin y la verificacin de que el conjunto encontrado contiene los registros a incluir en la vista previa (consulte los pasos del 1 al 4 de la siguiente seccin, Imprimir). A continuacin, escoja el men Vista > Modo Vista previa.
Escoger otra presentacin en el men desplegable de presentaciones Hacer clic en la primera pgina para desplazarse a la siguiente o en la ltima para desplazarse a la anterior Nmero total de pginas
Consulte Especificar impresora (Windows) en la pgina 4-2, o Especificar impresora (Mac OS) en la pgina 4-2.
2. Confirme las opciones de impresin (por ejemplo, la orientacin de pgina y la escala) seleccionando el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o Archivo > Ajustar pgina (Mac OS). A continuacin, haga clic en OK.
Margen Arrastrar marcador arriba o abajo para desplazarse por las pginas Nmero de pgina actual
Para obtener informacin acerca de las opciones de la impresora, consulte la documentacin de la impresora y del sistema.
3. Para imprimir registros, en el men desplegable de presentaciones seleccione una. 4. Para comprobar que el conjunto encontrado es el buscado:
1
Cambiar de modo con el men desplegable de modos
utilice el modo Buscar y los comandos del men Registros para modificar el conjunto encontrado (consulte Buscar registros en la pgina 3-1 y Ocultar registros de un conjunto encontrado y mostrar registros ocultos en la pgina 3-8.)
Previsualizar e imprimir informacin
4-5
1 ordene los registros (consulte Ordenar registros en la pgina 3-9.)

5. Escoja el men Vista > Modo Vista previa para ver exactamente el
Hacer clic para cambiar la orientacin de la pgina (vertical u horizontal), la escala y dems opciones de impresin
aspecto de la copia impresa. Algunos elementos, como campos sumario, partes de subsumario, objetos deslizantes, registros organizados en columnas, y la informacin variable, como nmeros de pgina, slo aparecen correctamente en modo Vista previa.
6. Escoja el men Archivo > Imprimir. 7. En el cuadro de dilogo Imprimir, escoja una opcin en Imprimir.
Escoger datos a imprimir
Mac OS: al utilizar algunas versiones del software de impresin es necesario escoger FileMaker Pro en el men desplegable para ver estas opciones.
Para imprimir Todos los registros del conjunto encontrado Escoja Registros visualizados
Seleccionar para actualizar objetos OLE enlazados antes de imprimir Cuadro de dilogo Imprimir (Windows)
Slo los registros seleccionados actualmente Registro actual en modo Visualizar Un registro en blanco de la presentacin actual (utilice esta opcin para imprimir formularios vacos) Registro en blanco, mostrando los campos y seleccione una opcin de formato
Escoger FileMaker Pro
Una lista de todos los campos definidos del Definiciones de campos archivo, incluidas las frmulas y las opciones de entrada Una lista de todos los pasos de un guin o todos los guiones del archivo Definiciones de guiones, y seleccione un guin determinado o todos los guiones
Escoger los datos a imprimir
Cuadro de dilogo Imprimir (Mac OS)
En Windows: para imprimir una vista actual de los objetos OLE, seleccione Actualizar todos los enlaces antes de imprimir. Para imprimir con mayor rapidez, deseleccione esta opcin. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba OLE objects, updating.
4-6
8. Seleccione el rango de impresin, el nmero de copias y dems ajustes de impresin y haga clic en OK.
Otras opciones de impresin dependen del software de la impresora y del sistema, consulte su documentacin. No olvide las observaciones siguientes:
1 En Windows: para anular la impresora por defecto en un trabajo de

impresin, escoja otra impresora en el campo Nombre del cuadro de dilogo Imprimir.
1 En Windows: para anular las opciones por defecto de la impresora

en un trabajo de impresin, en el cuadro de dilogo Imprimir, haga clic en Propiedades, realice las selecciones y haga clic en Aceptar. Para sellar los espacios en blanco al imprimir registros con cantidades variables de datos, especifique opciones de deslizamiento . Consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25. Tambin se pueden usar campos de fusin para eliminar el espacio en blanco extra de los campos de datos. Consulte Colocar campos de fusin en la pgina 6-19.
1 Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento, FileMaker Pro imprime slo los datos visibles. Para imprimir todos los datos, duplique la presentacin y aumente el campo o portal. A continuacin, especifique las opciones de deslizamiento para suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25. 1
Para no imprimir algn objeto de la presentacin, seleccinelo en modo Presentacin y escoja el men Formato > Deslizamiento/ Impresin. Haga clic en No imprimir los objetos seleccionadosy haga clic en OK. Consulte Evitar la impresin de objetos en la pgina 7-27.
1 Si experimenta problemas al imprimir, consulte la seccin de resolucin de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Para obtener informacin del servicio de atencin al cliente, escoja el men Ayuda > FileMaker en la Web.
Parte 2 Disear y crear bases de datos
Captulo 5 Crear bases de datos

En este captulo se explica cmo:
4. Decida los datos que contendr el archivo y planifique los campos
1 1 1
planificar bases de datos crear archivos de bases de datos de FileMaker Pro definir, modificar y eliminar campos de la base de datos
que albergarn dichos datos. Por ejemplo, para imprimir facturas, son necesarios campos de direcciones de facturacin, direcciones de envo, cantidades, cdigos de producto, etc. Tambin son necesarios campos de clculo para subtotales, impuestos sobre ventas, tarifas de envo y totales de facturas. Para facilitar la bsqueda y el orden de los registros, cree campos independientes por nombres y apellidos, ttulos, como Sr. o Dr., y elementos de direcciones, como ciudad, estado, provincia, pas y cdigo postal.
5. Determine las relaciones entre el archivo y los archivos cuyos datos utilice.
Planificar archivos de bases de datos

Planificar la base de datos antes de crearla ahorra a la larga tiempo y esfuerzo. Aunque posteriormente se cambie el diseo, cuanto mejor se planifique por adelantado, menos cambios habr que realizar. Comience por un diseo sencillo, utilcelo algn tiempo y modifquelo despus segn sea necesario. Para planificar una base de datos, siga estos pasos generales:
1. Determine el problema a resolver o la razn de crear una base de
Por ejemplo, si los datos a utilizar ya existen en otro archivo de FileMaker Pro, puede utilizarlos en el actual.
6. Decida las presentaciones que necesita y planifique una
datos. Si la base de datos la van a utilizar ms personas, consulte con ellas cules son sus necesidades.
2. Decida las categoras de informacin con las que trabajar y
presentacin por tarea. Por ejemplo, planifique presentaciones para la entrada de datos, entrada de pedidos, impresin de etiquetas de correo y formularios y para cada tipo de informe que se genere.
7. Determine si es necesario compartir la base de datos con otros usuarios y, en caso afirmativo, cmo accedern al archivo.
planifique archivos de bases de datos independientes para cada categora principal. Por ejemplo, en negocios pequeos, puede ser necesario un archivo de base de datos para productos, uno para clientes y otro para empleados.
3. Analice el sistema actual de gestin de informacin para determinar las tareas que realiza.
Se pueden disear presentaciones que funcionen bien en FileMaker Pro para Windows y para Mac OS, as como en navegadores Web.
8. Si otros usuarios van a utilizar la base de datos, piense las personas van a tener acceso al archivo y las tareas que van a poder realizar.
Por ejemplo, piense si imprime etiquetas de correo y facturas, los informes que genera, o si existen tareas nuevas que realizar.
Si la seguridad de los datos es importante, se puede restringir el acceso a las tareas asignando contraseas y privilegios de acceso al archivo.
5-2
9. Escriba sus ideas en papel, haga una lista de los archivos necesarios y de los campos de cada archivo. Haga tambin una lista de los formularios e informes (presentaciones) que se van a generar desde cada archivo. Comience por un diseo sencillo y utilcelo por algn tiempo. Se puede cambiar cuando sea necesario.
Consejo Tambin se pueden crear archivos haciendo una copia de un archivo de FileMaker Pro existente o importando datos de otra aplicacin. Consulte Guardar archivos en la pgina 1-8 o Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker Pro en la pgina 12-6. Par utilizar las plantillas si no estn instaladas, consulte la gua Puesta en marcha de FileMaker Pro.
1. En FileMaker Pro, escoja el men Archivo > Nueva base de datos.
Formulario para base de datos

Proyecto Objetivo Nombre de archivo Campos
Nombre Tipo Comentarios
2. En el cuadro de dilogo Nueva base de datos, realice los procedimientos siguientes:

Para Realice lo siguiente Seleccione Crear un nuevo archivo usando una plantilla y haga doble clic en el nombre de la plantilla. Seleccione Crear un nuevo archivo vaco y haga clic en OK. Consulte Abrir archivos en la pgina 1-7.
Presentaciones
Nombre Objetivo Pantalla Impresin Web
Crear un archivo usando una plantilla Crear un archivo sin usar plantillas Abrir un archivo existente
Para obtener informacin acerca de la introduccin de datos en bases de datos, consulte Introducir datos en registros en la pgina 2-6. Para obtener ms informacin acerca de la creacin de bases de datos relacionales, consulte el captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados.
Crear archivos de FileMaker Pro

Los archivos se pueden crear a partir de plantillas, archivos de bases de datos predefinidos que se pueden modificar segn las necesidades. Tambin se pueden crear archivos sin utilizar plantillas.
Si Plantillas en el dilogo Nueva base de datos no est seleccionada en la pestaa General del cuadro de dilogo Preferencias de la aplicacin o si las plantillas no estn instaladas, el cuadro de dilogo Nueva base de datos no aparece. Vaya al siguiente paso. Para seleccionar la opcin de preferencias, consulte Configurar preferencias generales de la aplicacin en la pgina A-1.
Crear bases de datos
5-3
ID Producto
ET14
Seleccionar una opcin de creacin de archivo Seleccionar para que no vuelva a aparecer este cuadro de dilogo Hacer clic para abrir una base de datos que describa las plantillas
Escoger Plantillas para visualizar una lista de plantillas de FileMaker Pro Escoger una plantilla de la lista
Nombre del producto Chaqueta

Categora Colores Precio unidad Descuento Ropa Azul Negro 10.999 Pts. 1.099 Pts
Estos campos almacenan texto Este campo almacena valores mltiples Este campo almacena slo nmeros Este campo calcula un valor en funcin de otro valor del registro (Descuento es el 10% de Precio unidad)
Las secciones siguientes describen la forma de definir campos con el cuadro de dilogo Definir campos.
Escoger la forma de las listas de campos en el cuadro de dilogo Hacer clic para ordenar los campos por nombre o por tipo Nombres y definiciones de campos Escribir el nombre de un nuevo campo Seleccionar un tipo de campo Despus de escribir un nombre de campo, hacer clic y seleccionar un tipo de campo
3. En el cuadro de dilogo que aparece, escriba un nombre para el
archivo (si es necesario, escoja otra carpeta) y haga clic en Guardar. Windows: en Guardar como archivos de tipo, seleccione Archivos FileMaker Pro. Si no especifica la extensin de archivo, FileMaker Pro aade .fp5 al nombre de archivo. (Para ver extensiones de archivo en Windows, consulte la Ayuda del sistema operativo Windows.)
Definir campos en bases de datos

Para definir un nuevo campo, asgnele un nombre. A continuacin, seleccione opciones para determinar la forma en que el campo interpreta, introduce, calcula, almacena y muestra los datos. Estas caractersticas componen la definicin del campo.
1 Las definiciones de campo se pueden duplicar para definir nuevos campos parecidos a los existentes. Consulte Cambiar definiciones de campos en la pgina 5-13.
5-4
1 Una vez definidos los campos, pueden aadirse a una presentacin. Si se define un campo en un archivo existente y no aparece en la presentacin actual, compruebe que Aadir los nuevos campos a la presentacin actual est seleccionado en Preferencias de la aplicacin. Consulte Colocar y eliminar campos en presentaciones en la pgina 6-17 y Configurar preferencias de presentacin en la pgina A-2.
Para imprimir definiciones de campo, consulte el captulo 4, Previsualizar e imprimir informacin.
Escoger tipo de campo

Al definir un campo, debe seleccionar el tipo adecuado. FileMaker Pro utiliza el tipo de campo para interpretar los datos en tareas como ordenar y ejecutar clculos.
Seleccione este tipo de campo Si los datos del campo van a incluir Texto Numrico Hasta aproximadamente 64.000 letras, smbolos o nmeros utilizados como texto. Hasta 255 nmeros u otros caracteres. En la mayora de los casos, slo los nmeros se consideran campos numricos. Los campos numricos no pueden contener retornos de carro. Slo fechas. Slo horas. Imgenes o archivos multimedia, como pelculas o sonidos. Los campos de clculo y sumario pueden incluir referencias a campos contenedor. En Windows, los campos contenedor pueden almacenar objetos OLE. El resultado de frmulas de clculo que utilizan valores de campo del registro actual o de registros relacionados. La frmula puede utilizar valores de todos los tipos de campo. Los datos del resultado puede ser de estos tipos: texto, numricos, fecha, hora o contenedor. Valores generados al resumir valores de campo de ms de un registro del mismo archivo. Valores que se van a utilizar en todos los registros del archivo. Los campos globales pueden contener datos de texto, numricos, fechas, horas y contenedor. Utilice el valor de un campo global en clculo y guiones. Los campos globales no se pueden utilizar para buscar registros.
Asignar nombres a los campos

Al asignar nombres de campo, no olvide las observaciones siguientes:
Fecha Hora Contenedor
1 Los nombres de campo deben ser nicos. Pueden contener hasta 60

caracteres. Utilice nombres descriptivos que identifiquen claramente el contenido del campo. Evite abreviaturas, acrnimos y otros trminos que puedan causar confusin.
1 No utilice los siguientes smbolos y palabras: , (coma) + * / ^ & = > < ( ) " ; (punto y coma) : (dos puntos) :: AND, OR, XOR, NOT, o el nombre de una funcin de FileMaker Pro. Los nombres de campos que se van a utilizar en frmulas de clculo no pueden empezar por espacio, punto (.) ni nmero.
Al exportar, publicar en la Web y otras operaciones, utilice _ (subrayado) en lugar de espacios para evitar restricciones ODBC (Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases de datos). Compruebe las restricciones de nombres de campos en los formatos de archivo admitidos por otras aplicaciones al intercambiar datos con ellas.
Clculo
Sumario Global
1 1
Si utiliza ODBC para compartir datos de FileMaker, evite utilizar palabras clave SQL en nombres de campos. Para obtener informacin acerca de ODBC, consulte ODBC en la pgina 15-1.
5-5
1 Para cambiar la visualizacin de los datos en campos de texto, numricos, de fecha y de hora, consulte Formatear datos de campos en presentaciones en la pgina 6-23.
Informe de ventas
Agente Elemento Cant. Importe
David Martnez
ET1 ET3 ET4 ET5
1 2 1 3
Total
2.995Pta 11.990Pta 5.990 Pta 9.600Pta 30.575Pta 5.990Pta 17.985Pta 3.200Pta 27.175Pta 57.750Pta
Para obtener informacin acerca del trabajo con datos en campos, consulte Introducir datos en registros en la pgina 2-6. Para obtener ms informacin acerca de tipos de campos, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba field types.
Carmen Lpez
ET1 ET3 ET6
2 3 1
Total Total general
Denir campos de texto, fecha, hora, numricos o contenedor

1. Escoja el men Archivo > Definir campos. 2. En el cuadro de dilogo Definir campos, escriba un nombre nico
Los campos de clculo generan resultados a partir de valores del registro actual o de registros relacionados
Los campos sumario generan resultados a partir de los valores de mltiples registros
para el campo en Nombre del campo. Consulte Asignar nombres a los campos en la pgina 5-4.
3. En Tipo, seleccione un tipo de campo y haga clic en Crear.
Consulte Escoger tipo de campo en la pgina 5-4. No olvide las observaciones siguientes: Para almacenar cdigos postales, nmeros de telfono y otros valores con ceros o caracteres como guiones o parntesis delante, utilice campos de texto en vez de campos numricos.
4. Para definir las opciones del campo, haga clic en Opciones.
En el cuadro de dilogo Opciones para el campo, realice lo siguiente Haga clic en la pestaa Autointroducir, seleccione las opciones y haga clic en OK. Consulte Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10.
Para Introducir valores en el campo automticamente
1 Compruebe que para almacenar fechas utiliza campos de fecha, en

vez de numricos o de texto. Para evitar confusin al utilizar fechas, utilice siempre aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com.
Los registros basados en campos contenedor no se pueden buscar ni ordenar, pero se pueden definir campos de texto que describan o identifiquen el contenido del campo contenedor. A continuacin, se pueden buscar u ordenar los registros basados en los datos del campo de texto.
Garantizar que los Haga clic en la pestaa Validacin, seleccione las opciones datos se introducen y haga clic en OK. Consulte Definir validaciones de en el campo campo en la pgina 5-11. correctamente Convertir el campo Haga clic en la pestaa Almacenamiento, seleccione Campo en repetitivo repetitivo con un mx. den repeticiones. Escriba el nmero de repeticiones y haga clic en OK. Consulte Campos repetidos en la pgina 5-12.
5-6
Para Seleccionar las opciones de indexacin para el campo
En el cuadro de dilogo Opciones para el campo, realice lo siguiente Haga clic en la pestaa Almacenamiento, seleccione las opciones y haga clic en OK. Consulte Opciones de almacenamiento e indexacin en la pgina 5-12.
Haga clic, en el cuadro de frmula donde desee que aparezca el elemento y realice uno de los procedimientos siguientes:
Para aadir Referencias a campos Realice lo siguiente En la lista de campos, haga doble clic en un nombre. Para visualizar nombres de campos desde campos relacionados, escoja una relacin de la lista de relaciones. (Consulte Crear relaciones entre archivos en la pgina 8-4.) Haga clic en un operador del teclado numrico. (Las comillas y los parntesis se copian en la frmula, con un punto de insercin parpadeante entre la apertura y el cierre). En Operadores, escoja un operador de la lista. Escriba el valor. Consulte Constantes en la pgina 11-2. En la lista de funciones, haga doble clic en una. En el cuadro de frmula, reemplace el parmetro del marcador de posicin con un valor o una expresin.
5. Defina otros campos o haga clic en Hecho.
Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en FileMaker Pro, establezca las opciones de validacin de campos a fin de garantizar que las fechas se introducen siempre con aos de cuatro dgitos. (Consulte Definir validaciones de campo en la pgina 5-11.) Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com. Para obtener ms informacin acerca de la definicin de campos, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba defining fields.
Operadores matemticos o de texto Operadores lgicos o de comparacin Valores constantes Funciones
Denir campos de clculo

Consejo La frmula tambin se puede escribir directamente en el cuadro. Para obtener ms informacin, consulte el captulo 11, Utilizar frmulas y funciones.
3. En Tipo, seleccione Clculo y haga clic en Crear. 4. En el cuadro de dilogo Especificar clculo, defina una frmula.
5-7
Seleccionar operadores lgicos y de comparacin Seleccionar operadores matemticos y de texto Escoger una relacin de la lista Escoger referencias de campos
Escoger la forma de las listas de las funciones en el cuadro de dilogo Seleccionar funciones
Para Realizar el clculo slo cuando todos los campos indicados tienen valores, para que no aparezca un resultado de cero
Realice lo siguiente Seleccione No evaluar si todos los campos indicados estn vacos. Deseleccione esta opcin para que FileMaker Pro calcule un resultado aunque el campo al que se hace referencia est vaco o no se haya modificado nunca.
Cuadro de frmula Escoger un tipo de resultado para la frmula Convertir el campo calculado en repetitivo
6. Para seleccionar las opciones de indexacin y almacenamiento del campo, haga clic en Opciones de almacenamiento, seleccinelas y haga clic en OK.
Consulte Opciones de almacenamiento e indexacin en la pgina 5-12.

7. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de dilogo Especificar
clculo.
8. Defina otros campos o haga clic en Hecho.
Calcular slo si al menos un campo de la frmula tiene valor Escoger opciones de almacenamiento e indexacin
5. Seleccione las opciones de clculo para el campo.

Para Seleccionar el tipo de datos del resultado Realice lo siguiente Escoja un tipo de datos en El resultado del clculo es <valor>. Compruebe que escoge el tipo adecuado al resultado deseado. Consulte Escoger tipo de campo en la pgina 5-4.
Para obtener ms informacin acerca de la definicin de campos de clculo, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba calculation fields.
Denir campos de sumario

Utilice campos sumario para calcular valores en mltiples registros, como subtotales, medias y totales generales. Por ejemplo, un campo sumario puede mostrar en un informe el total general de ventas del mes de mayo. Consejo Para crear con rapidez informes con datos agrupados (los datos de un campo sumario), utilice el asistente Nueva presentacin/ informe. Consulte Presentaciones e informes en la pgina 6-1.
Convertir el campo Seleccione Campo repetitivo con un mx. den valores, calculado en repetitivo escriba el nmero de repeticiones y haga clic en OK. Consulte Campos repetidos en la pgina 5-12.
5-8
El valor de un campo sumario puede cambiar en funcin de la posicin del campo en la presentacin, el nmero de registros del conjunto encontrado, si los registros estn ordenados y el modo utilizado. Si modifica una presentacin con un campo sumario, debe conocer las partes de la presentacin para obtener el resultado (consulte Partes de una presentacin en la pgina 6-27). Para obtener informacin acerca del resumen de campos relacionados en portales, consulte Resumir datos en portales en la pgina 8-14.
Seleccione este tipo de sumario Fraccin del total de
Para que el resumen de los valores de un campo del conjunto encontrado de registros sea el Clculo de la proporcin del valor del campo en el total de todos los valores de dicho campo. Esta opcin busca, por ejemplo, la fraccin de ventas totales que se pueden atribuir a cada vendedor.
Escoger un tipo de sumario
Escoger el campo por el que realizar la agrupacin
en Nombre del campo. Consulte Asignar nombres a los campos en la pgina 5-4.
3. En Tipo, seleccione Sumario y haga clic en Crear. 4. En el cuadro de dilogo Opciones para el campo sumario,
Seleccionar una opcin para el tipo de sumario
seleccione el tipo de sumario y el nombre del campo por el que realizar la agrupacin.
Seleccione este tipo de sumario Total de Media de Recuento de Para que el resumen de los valores de un campo del conjunto encontrado de registros sea el Clculo del total de los valores del campo Clculo de la media de los valores del campo Nmero de registros que contienen un valor del campo. Por ejemplo, si un campo contiene 100 valores (uno por registro), el resultado del recuento es 100. Bsqueda del nmero menor, o de la fecha u hora ms antigua, de un campo Bsqueda del nmero mayor, o de la fecha u hora ms reciente, de un campo Bsqueda de las diferencias entre los valores de un campo. Esta opcin calcula la desviacin tpica de los valores de un campo con respecto a la media. La frmula es n-1 ponderada, seguida de la desviacin tpica normal.
5. Seleccione una opcin, si es aplicable, para el tipo de sumario.
Las opciones cambian dependiendo del tipo de sumario seleccionado en el paso anterior.
En este tipo de sumario Total de Seleccione Total acumulado Para Mostrar el total acumulado del registro actual y los anteriores Determinar la media de un campo en funcin de un valor de otro campo utilizado como factor de ponderacin. Mostrar el recuento acumulado del registro actual y los anteriores
Media de
Mnimo Mximo Desviacin tpica de
Media ponderada. En la lista de campos que aparece, seleccione el campo que contiene el factor de ponderacin. Cuenta acumulada
Recuento de
5-9
En este tipo de sumario
Para definir campos globales:

Seleccione Para Calcular la desviacin tpica de poblacin. La frmula es n-ponderada Calcular una fraccin del total en funcin de un slo grupo de registros
Desviacin tpica de por poblacin
3. En Tipo, seleccione Global y haga clic en Crear. 4. En el cuadro de dilogo Opciones del campo global, seleccione las
Fraccin del total de Subtotalizado. En la lista de campos que aparece, seleccione un campo por el que realizar la agrupacin. (Al volver al modo Visualizar, ordene por este campo para calcular correctamente el valor.)
opciones.
Para Escoger un tipo de datos para el campo Realice lo siguiente En Tipo de datos, escoja un tipo de la lista. Consulte Escoger tipo de campo en la pgina 5-4.
6. Haga clic en OK. 7. Defina otros campos o haga clic en Hecho.
Para obtener ms informacin acerca de campos sumario, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba summary fields.
Convertir el campo en Haga clic en la pestaa Almacenamiento, seleccione repetitivo Campo repetitivo con un mx. den repeticiones. Escriba el nmero de repeticiones y haga clic en OK. Consulte Campos repetidos en la pgina 5-12.
Denir campos globales

Los campos globales contienen un valor que se utiliza en todos los registros del archivo. Los campos globales no se pueden utilizar para buscar datos. El valor de un campo global se puede utilizar: como valor fijo a utilizar en clculos de todos los registros de un archivo para declarar variables en los pasos de guiones If, Else, End If, Loop, End Loop, y Exit Loop If
Escoger un tipo de datos para el campo
1 1
Seleccionar para convertir el campo en repetitivo
5. Haga clic en OK. 6. Defina otros campos o haga clic en Hecho.
1 en campos que apenas necesitan actualizarse. Por ejemplo, utilice un campo global para colocar el logotipo y la direccin de la empresa en varias presentaciones. Los campos globales se pueden actualizar con rapidez sin necesidad de actualizar cada presentacin.
Si trabaja con campos globales en un archivo compartido, consulte Funcionamiento de archivos compartidos en la pgina 13-2. Para obtener ms informacin acerca de los campos globales, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba global fields.
5-10
Configurar opciones de campos

Se pueden configurar opciones para:
1 introducir datos por defecto en campos de texto, numricos, fechas, horas y contenedor. 1 1 1 1
contrastar datos con los requisitos de validacin convertir campos en repetitivos crear ndices indexar y almacenar datos
Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en FileMaker Pro, establezca las opciones de validacin de campos a fin de garantizar que las fechas se introducen siempre con aos de cuatro dgitos. Consulte la siguiente seccin.
Introducir la fecha, hora o Seleccione el primer cuadro de verificacin (El/la) nombre de usuario al crear y seleccione un nombre de la lista. o modificar el registro Asignar un nmero secuencial al campo de cada registro Introducir el valor a partir del ltimo registro accedido Introducir datos especificados por el usuario Introducir el resultado de un clculo del campo Seleccione Nmero secuencial. En siguiente valor, escriba un valor inicial (por ejemplo, 1001) y un valor incremental. Seleccione Valor del registro anterior.
Algunas opciones de campos ayudan a garantizar la exactitud de los datos. Por ejemplo, si se escribe Frnca en vez de Francia en el campo Pas, no se encontrar el registro cuando posteriormente se realice una bsqueda de todos los clientes de Francia. Para garantizar que todos los nombres de pases se introducen correctamente, puede definirse una lista de valores que contenga los nombres y seleccionar la opcin de validacin Miembro de lista de valores para el campo Pas. Al introducir datos en el campo, debern coincidir con el valor de la lista. Consulte Definir listas de valores como entradas de datos en la pgina 7-3. Para configurar opciones de campos sumario, consulte Definir campos de sumario en la pgina 5-7.
Seleccione Datos y escriba hasta 255 caracteres.
Seleccione Valor calculado, defina la frmula en el cuadro de dilogo Especificar clculo y haga clic en OK. Para obtener informacin acerca de el cuadro de dilogo Especificar clculo, consulte Definir campos de clculo en la pgina 5-6. Seleccione Valor actualizado, defina la actualizacin y haga clic en OK. Consulte Definir actualizaciones entre archivos en la pgina 8-14. Seleccione Prohibir la modificacin del valor.
Denir entradas de datos automticas

Para introducir automticamente valores por defecto en un campo de cada registro:
1. Escoja el men Archivo > Definir campos. 2. En el cuadro de dilogo Definir campos, haga doble clic en el nombre de un campo. 3. En el cuadro de dilogo Opciones para el campo, haga clic en la pestaa Autointroducir y seleccione las opciones. Las opciones disponibles dependen del tipo de campo.
Introducir un valor copiado de un campo en el mismo o en diferente archivo Impedir que los usuarios cambien un valor introducido automticamente Desactivar automticamente datos introducidos
Deseleccione todos los cuadros.
5-11
Hacer clic en Autointroducir
3. En el cuadro de dilogo Opciones para el campo, haga clic en la pestaa Validacin y seleccione las opciones.
Para verificar que el valor introducido Contiene slo nmeros Realice lo siguiente Seleccione Tipo de datos estricto y escoja Slo numrico de la lista. Seleccione Tipo de datos estricto y escoja Ao de 4 dgitos de la lista.
Seleccionar las opciones para introducir en el campo datos por defecto
Es una fecha que contiene valores numricos para el mes y el da y cuatro dgitos para el ao (por ejemplo, 12/05/2004) Es una hora que contiene valores numricos para las horas y los minutos, entre 00:00 y 23:59 (los segundos son opcionales)
Seleccione Tipo de datos estricto y escoja Hora del da de la lista.
4. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de dilogo y haga clic en
Hecho. Para obtener ms informacin acerca de la introduccin automtica de datos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba automatic data entry.
No est vaco, o el valor es nico o ya Seleccione No vaco, Unico o Existente. existe en el archivo (FileMaker Pro ignora las maysculas y la puntuacin) Coincide con un valor de una lista de valores determinada Seleccione Miembro de lista de valores y escoja un valor existente o defina uno nuevo. (Consulte Definir listas de valores como entradas de datos en la pgina 7-3.) Seleccione En el rango y escriba un valor inicial y uno final. Seleccione Validado por clculo defina una frmula en el cuadro de dilogo Especificar clculo y haga clic en OK. El resultado debe ser booleano: true o false, yes o no, etc. El resultado es falso cuando es 0 nulo (vaco). De otro modo, el resultado es verdadero. Para obtener informacin acerca de el cuadro de dilogo Especificar clculo, consulte Definir campos de clculo en la pgina 5-6.
Denir validaciones de campo

La seleccin de opciones de validacin de campo garantiza que los datos se introducen en el campo correctamente. Cuando se introduzcan datos incorrectos, FileMaker Pro muestra un mensaje. Importante Para evitar confusiones al utilizar fechas en FileMaker Pro, establezca las opciones de validacin de campos a fin de garantizar que las fechas se introducen siempre con aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com.
1. Escoja el men Archivo > Definir campos. 2. En el cuadro de dilogo Definir campos, haga doble clic en el nombre de un campo.
Se encuentra dentro de un rango determinado Coincide con el resultado de un clculo
5-12
Hacer clic en Validacin
Campos repetidos
Los campos repetidos albergan ms de un valor (hasta 1000), cada uno en una repeticin independiente de un campo. Cualquier tipo de campo, excepto los sumario, puede ser un campo repetido.
Seleccionar las opciones de validacin para el campo Cada valor del campo repetido Colores es un valor nico, independiente
Consejo Para ordenar, resumir o insertar datos en un campo repetido, suele ser ms sencillo utilizar campos relacionados de un portal. Consulte Bases de datos relacionales en la pgina 8-3.
4. Especifique la forma en que FileMaker Pro gestionar las entradas
no vlidas.
Para Seleccione
Para cambiar el nmero de repeticiones visibles en una presentacin, consulte Formatear campos repetidos en la pgina 7-8. Para obtener ms informacin acerca de la definicin y funcionamiento de los campos repetidos, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba repeating fields.
Impedir que los usuarios introduzcan datos Estricto: No permitir al usuario anular no vlidos (los usuarios deben corregir los la validacin datos antes de salir del registro) Mostrar un mensaje personalizado cuando los datos no cumplan los requisitos de validacin Mostrar mensaje personalizado si falla la validacin y escriba hasta 255 caracteres
Opciones de almacenamiento e indexacin

FileMaker Pro ofrece opciones para la indexacin de campos y el almacenamiento de resultados de clculos. Tiene dos opciones:
5. Haga clic en OK para cerrar el cuadro de dilogo y haga clic en Hecho.
Para obtener ms informacin acerca de la validacin de campos, escoja men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba validating data.
Crear un ndice, es decir, una lista de los valores almacenados en un campo. Los ndices aceleran notablemente las bsquedas, aunque ocupan bastante espacio en disco. Se pueden indexar campos de texto, numricos, de fecha y de hora. Tambin se pueden indexar campos de clculo cuyo resultado sea texto, nmeros, fechas u horas.
1 Almacene el resultado de un clculo en la base de datos o indique a FileMaker Pro que ejecute el clculo slo cuando sea necesario (sin almacenar). Almacenar el resultado es ms rpido, aunque ocupa ms espacio en disco. Se pueden especificar opciones de almacenamiento para campos de texto, numricos, de fecha, de hora y de clculo.
5-13
Las opciones de indexacin y almacenamiento estn documentadas en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba storage options.
Para Cambiar campos de clculo
Realice lo siguiente En la lista de campos, haga doble clic en el campo de clculo.
Cambiar definiciones de campos

Importante Cambiar definiciones de un campo con datos puede afectar a los datos. Para obtener ms informacin acerca de las repercusiones al cambiar campos, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba field definitions.
1. Escoja el men Archivo > Definir campos. 2. Efecte los cambios en el cuadro de dilogo Definir campos.
Para Realice lo siguiente Ordenar de nuevo los nombres de campo en las listas de los cuadros de dilogo Cambiar campos sumario
Para cambiar las opciones de almacenamiento e indexacin, haga clic en Opciones de almacenamiento, en el cuadro de dilogo Especificar clculo. Efecte los cambios y haga clic en OK.
Para cambiar otras opciones, utilice el cuadro de dilogo Especificar clculo. A continuacin, haga clic en OK, en el cuadro de dilogo Especificar clculo. Consulte Definir campos de clculo en la pgina 5-6. En la lista de campos, haga doble clic en el campo sumario. Efecte los cambios en el cuadro de dilogo Opciones para el campo sumario y haga clic en OK. Consulte Definir campos de sumario en la pgina 5-7. Consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba reordering.
Cambiar el nombre En la lista de campos, seleccione el campo a cambiar. En de un campo Nombre del campo, escriba o pegue el nuevo nombre y haga clic en Guardar. FileMaker Pro cambia tambin el nombre del campo en las presentaciones y las referencias al campo de las frmulas. Consulte Asignar nombres a los campos en la pgina 5-4. Duplicar una definicin de campo Cambiar el tipo de campo Seleccione uno o ms campos de la lista y haga clic en Duplicar. Los nuevos campos aparecen al final de la lista con la palabra Copia aadida al nombre. Los nombres de los campos se pueden cambiar. Seleccione un campo de la lista, escoja un tipo de campo y haga clic en Guardar. Consulte Escoger tipo de campo en la pgina 5-4. Importante Cambiar el tipo de campo puede borrar sus datos permanente e irreversiblemente. Cambiar opciones Haga doble clic en un campo de la lista. Cambie las de campos de texto, opciones y haga clic en OK. Consulte Configurar numricos, de opciones de campos en la pgina 5-10. fecha, de hora, contenedor o globales
3. Haga clic en Hecho.
1 Si cambia una frmula de clculo o un tipo de sumario, al salir del cuadro de dilogo Definir campos, FileMaker Pro vuelve a calcular el valor de cada registro en la base de datos. 1 Para modificar las definiciones de campos relacionados, efecte los cambios en el archivo relacionado.
5-14
Eliminar definiciones del campo y datos

Importante Al eliminar un campo en el cuadro de dilogo Definir campos, la definicin de campo y todos los datos del campo de todos los registros se borran permanente e irreversiblemente. Antes de borrar un campo de un archivo, compruebe que no necesita los datos contenidos en el campo.
1. Escoja el men Archivo > Definir campos. 2. En el cuadro de dilogo Definir campos, seleccione uno o ms campos y haga clic en Eliminar. 3. Haga clic otra vez en Eliminar o, para no efectuar los cambios, haga
clic en Cancelar.
1 Para eliminar campos de una presentacin pero tenerlos disponibles en la base de datos, consulte Colocar y eliminar campos en presentaciones en la pgina 6-17. 1 Para obtener ms informacin acerca de la eliminacin de definiciones de campo, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba field definitions.
Captulo 6 Crear y gestionar presentaciones e informes

En este captulo se describe cmo gestionar presentaciones de datos para imprimirlos o visualizarlos en la pantalla. En l se aprende a:
Presentaciones e informes
Las presentaciones de FileMaker Pro muestran los datos de una base de datos. Los datos visualizados dependen de los campos de la presentacin. Las presentaciones se denominan a veces informes, especialmente al imprimirlas. Las presentaciones determinan el aspecto de los datos. Tambin organizan la informacin para visualizarla, introducir datos, generar informes y realizar consultas. En las presentaciones se escogen los campos a incluir en cada pantalla o informe. En un archivo puede haber tantas presentaciones como sea necesario (por ejemplo, para entrada de datos, informes de sumario o impresin de etiquetas de correo). Las modificaciones en el diseo de una presentacin no afectan a los datos ni a las otras presentaciones del archivo. Al cambiar los datos de un campo (modo Visualizar), las modificaciones se reflejan en todas las presentaciones de la base de datos que incluyan el campo, ya que los datos son los mismos, independientemente de donde se visualicen.
Botones: usar para automatizar las tareas frecuentes
1 1 1 1
crear, modificar y eliminar presentaciones trabajar con diferentes tipos de presentaciones trabajar con campos y objetos en las presentaciones aadir partes de presentaciones, como cabeceras y pies de pgina
El siguiente captulo, Personalizar presentaciones explica la forma de personalizar el aspecto de los campos y las presentaciones, aadir objetos a presentaciones, definir listas de valores y controlar la impresin. Para crear presentaciones y trabajar con ellas se utiliza el modo Presentacin. Para cambiar al modo Presentacin desde otro modo, escoja el men Vista > Modo Presentacin. O bien, escoja Presentacin en el men desplegable de la parte inferior de la ventana del documento.
Men desplegable de presentaciones Texto: usar en ttulos, cabeceras de columnas, etiquetas de campos, instrucciones y formularios de cartas Campos: usar para introducir y visualizar datos Partes: usar cabeceras, pies de pgina, sumarios y el cuerpo para dividir la presentacin en reas especializadas
Pgina: la impresora, las opciones de impresin y ajuste de pgina y la presentacin determinan el aspecto de la pgina impresa.
6-2
Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de presentaciones para su publicacin en la Web, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11.
2. Escoja el men Presentacin > Nueva presentacin/informe.
Aparece el asistente Nueva presentacin/informe, una serie de cuadros de dilogo o paneles, que ayudan a crear el tipo de presentacin escogido.
3. Siga las instrucciones de cada panel del asistente para crear el tipo de presentacin escogido en el primero.
Crear presentaciones e informes

Siempre que se crea un archivo de base de datos (sin utilizar uno de los archivos de plantillas comercializados con FileMaker Pro), FileMaker Pro crea automticamente una presentacin de formulario estndar y la muestra en modo Visualizar, lista para la entrada de datos. El asistente Nueva presentacin/informe dirige la creacin de presentaciones adicionales segn las opciones seleccionadas. Adems del formulario estndar, existen otros cuatro tipos de presentaciones y una vista (vista Tabla). Cada tipo sirve para propsitos distintos, como visualizar una pantalla de entrada de datos o imprimir un informe de ventas generales y etiquetas de correo. Importante Al calcular los mrgenes y otras medidas de la presentacin, FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la informacin de impresin o ajuste de pgina. Compruebe estos valores antes de crear presentaciones para imprimir pginas especiales, como informes apaisados, etiquetas, sobres o datos de formularios preimpresos. Las configuracin de la impresora y de impresin varan en funcin del software de la impresora y del sistema utilizados. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de la impresora y del sistema. Consulte las secciones de consideraciones, a partir de la pgina 6-6. Nota Para iniciar el asistente Nueva presentacin/informe, es necesario crear antes los campos de la presentacin. Consulte Definir campos en bases de datos en la pgina 5-3. Para crear una presentacin:
1. Escoja el men Vista > Modo Presentacin.
En la siguiente seccin, Tipos de presentaciones, se describen todos los tipos de presentacin que se pueden crear con el asistente.
Escribir un nombre descriptivo Hacer clic en un tipo de presentacin y despus en Siguiente, para continuar con el asistente
El texto descriptivo y el grfico cambian al hacer clic en distintos tipos de presentacin Para Realice lo siguiente:
Aceptar los valores del panel y pasar al Haga clic en Siguiente panel siguiente Aceptar los valores del panel pero volver al panel anterior Ver una pantalla con un tema de la Ayuda que explica las opciones del panel actual En Windows: ver el cuadro desplegable de Ayuda de un control determinado del panel actual Haga clic en Atrs. Haga clic en Ayuda, pulse F1 (Windows), haga clic en (Mac OS), pulse 2-? o pulse la tecla de ayuda Haga clic en el botn ? de la esquina superior derecha del panel y, con el cursor de ?, haga clic en el control
Crear y gestionar presentaciones e informes
6-3
Para Cerrar el asistente sin guardar las selecciones
Realice lo siguiente: Cancelar
4. Cuando haya completado la serie de paneles, haga clic en Terminar
para crear la presentacin. La nueva presentacin est lista para utilizar, aunque se puede personalizar ms con las herramientas y comandos del modo Presentacin (consulte Funcionamiento de objetos en presentaciones en la pgina 6-12, Funcionamiento de campos en presentaciones en la pgina 6-17 y el captulo siguiente, Personalizar presentaciones). Consejo Tambin se puede duplicar una presentacin existente y personalizar la copia.
Etiquetas de campo
Campos definidos, con el orden en que aparecen en el cuadro de dilogo Definir campos
Lista/informe en columnas
Utilice presentaciones de Lista/informe en columnas para ver o imprimir mltiples registros en filas (listas de registros). El asistente Nueva presentacin/informe permite definir numerosas variaciones de Lista/informe en columnas. Se pueden crear presentaciones con filas y columnas sencillas de datos as como informes complejos con datos agrupados por valores determinados con subtotales y totales generales. Una presentacin de Lista/informe en columnas contiene los campos seleccionados, en el orden especificado y de izquierda a derecha de la pgina, con los nombres de los campos como cabeceras de las columnas.
Tipos de presentaciones
Las secciones siguientes describen las presentaciones que pueden crearse con el asistente Nueva presentacin/informe.
Formulario estndar
Las presentaciones de formulario estndar son una buena opcin para la entrada de datos y la visualizacin en pantalla. Contienen los campos seleccionados, en lneas separadas, en el orden especificado y con etiquetas a su izquierda. En modo Visualizar, aparece un registro, o formulario, cada vez (a menos que se haya cambiado en Ver como formulario).
6-4
Presentacin de informe en columnas sencillas
Vista Tabla
La vista Tabla no es un tipo de presentacin, sino una vista de los datos con formato de retculas de hojas de clculo que permite reorganizar con rapidez los campos en modo Visualizar. Por ejemplo, se pueden ordenar, cambiar de tamao y volver a ordenar las columnas (campos) con slo un clic del ratn (si estas opciones estn definidas). Vista Tabla es una de las tres vistas disponibles en todas las presentaciones de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin, consulte Visualizar registros en la pgina 2-2 y Configurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla en la pgina 6-11.
Informe en columnas con datos agrupados
En el asistente Nueva presentacin/informe, se pueden escoger las opciones siguientes:
Al igual que la presentacin Lista/informe en columnas, la vista Tabla contiene los campos seleccionados, en el orden especificado de izquierda a derecha, con los nombres de los campos como cabeceras de las columnas. Nota La vista Tabla es parecida a una presentacin Lista/informe en columnas sencilla, aunque existen diferencias. La organizacin de los datos en Vista Tabla es ms flexible, ya que se puede activar y desactivar en modo Visualizar. Resulta til para permitir que los usuarios realicen cambios sencillos en la visualizacin de los datos en del modo Visualizar o para ofrecer un aspecto familiar, como de hoja de clculo.
1 Limitar el nmero de campos horizontales en la presentacin al ancho de pgina, definido por los mrgenes, la orientacin de pgina y la impresora. Los campos se organizan en mltiples lneas. 1 Agrupar los registros por ordenacin. Esta opcin permite obtener subtotales, o subsumarios, de los datos del grupo (por ejemplo, agrupar datos de ventas por regin y despus las ventas subtotales de cada regin). 1 Aadir partes de cabecera y pie de pgina con texto esttico (como
el nombre de la empresa), texto dinmico (como el nmero de pgina o la fecha) o un grfico (como el logotipo de la empresa).
1 Guardar la informacin en guiones para volver a ejecutar el informe (por ejemplo, cambiar a la presentacin del informe, ordenar los datos e interrumpir para previsualizar el informe).
Todas estas opciones se pueden modificar despus de completar el asistente.
6-5
Etiquetas
La presentacin de etiquetas permite organizar los campos seleccionados para imprimir en uno de los tamaos de etiquetas estndar predefinidas. (FileMaker Pro incluye las dimensiones de numerosos tipos de etiquetas estndar.) Si el tipo de etiqueta no est disponible, se pueden especificar dimensiones personalizadas.
Presentacin en blanco
La presentacin en blanco es el punto de partida para crear presentaciones completamente nuevas, por ejemplo, una pantalla de entrada de datos compleja. En modo Presentacin se pueden aadir los campos que se desee. No olvide las observaciones siguientes:
1 Las presentaciones de FileMaker Pro se dividen en partes, reas de

Sobres
La presentacin de sobres permite organizar los campos seleccionados para su impresin en sobres estndar comerciales Nmero 10. la presentacin que controlan la visualizacin e impresin de datos, texto y grficos. FileMaker Pro incluye en la presentacin partes de cuerpo, cabecera y pie de pgina segn las opciones seleccionadas en el asistente Nueva presentacin/informe. Los informes en columnas con datos agrupados y totalizados tienen tambin partes de subsumario, de sumario general o ambas. El usuario dispone de control completo sobre la adicin, supresin y modificacin de las partes de la presentacin despus de completar el asistente. Consulte Partes de una presentacin en la pgina 6-27.
1 Si la presentacin no cumple las expectativas, se puede volver a iniciar el asistente. No olvide eliminar la presentacin inservible (consulte Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones en la pgina 6-8).
6-6
1 En el asistente Nueva presentacin/informe se pueden aplicar temas de presentacin de FileMaker Pro para mejorar y unificar el aspecto de presentaciones e informes. Los temas afectan a las caractersticas de la presentacin, incluido el color de fondo, los bordes y el relleno de los campos, as como a los atributos de texto, dentro y fuera de los campos. Los temas no controlan la posicin ni el comportamiento de campos u objetos. Slo se pueden aplicar en el asistente. 1 Para incluir en la presentacin campos de otra base de datos (campos relacionados), deben entenderse los conceptos descritos en el captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados. Consulte Decidir ubicacin de campos relacionados en la pgina 6-21. 1 Al crear una vista Tabla y cambiar al modo Presentacin, aparece una presentacin de formulario estndar. Vista Tabla no es un tipo de presentacin, sino una forma de organizar los datos, como Ver como formulario o Ver como lista (men Vista del modo Visualizar). En la vista Tabla se puede visualizar cualquier presentacin escogiendo el men Vista > Ver como Tabla. 1 Si disea presentaciones para visualizarlas en la Web mediante Web Companion de FileMaker Pro, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11. Consideraciones al crear una presentacin Lista/ informe en columnas 1 Al crear informes con datos agrupados, conocer el aspecto final del
informe facilita la utilizacin del asistente. El asistente solicita la especificacin del campo o campos por los que se van a agrupar los datos. Si se incluyen subtotales o totales generales, antes de iniciar el asistente se debe pensar tambin qu campos van a resumir y definir los campos sumario. Consulte Definir campos en bases de datos en la pgina 5-3 (Si es necesario, los campos tambin se pueden definir con el asistente.)
1 Para visualizar un informe con datos agrupados y totales, es necesario ordenar el campo de interrupcin y cambiar al modo Presentacin. El asistente Nueva presentacin/informe permite crear un guin para hacerlo. 1 Al crear presentaciones de Lista/informe en columnas, existe la opcin de guardar un guin que cambie a la presentacin, ordene los registros (si se especifica) y se detenga en modo Presentacin. El guin se aade al men Guiones donde se le puede escoger para ejecutar el informe en el futuro. Antes de ejecutar el guin, verifique que est visualizando el conjunto encontrado correcto. El guin se puede visualizar y modificar (por ejemplo, aadir un paso para buscar el guin) escogiendo el men Guiones > ScriptMaker (consulte Cambiar guiones en la pgina 10-11).
6-7
1 Las presentaciones Lista/informe en columnas organizan los campos

en columnas. (Para obtener informacin acerca de la organizacin de registros en columnas, por ejemplo, para imprimir un directorio de nombres y direcciones, consulte Configurar impresin de registros en columnas en la pgina 6-9.)
2. Escoja el men Archivo > Configurar impresin(Windows) o el men Archivo > Ajustar pgina (Mac OS). 3. En el cuadro de dilogo, realice los siguiente:
Si piensa imprimir una lista/informe en columnas y las columnas sobrepasan el ancho de la pgina, intente realizar algunos de los procedimientos siguientes: Cambie la orientacin de la pgina a horizontal o reduzca la escala de impresin a menos del 100%. Consulte Preparar impresin de presentaciones anchas en la pgina 4-2. Cree varias presentaciones con menos columnas e imprmalas por separado.
Para hojas individuales de etiquetas, seleccione el tamao de las hojas (normalmente Carta en EE.UU. y A4 en los dems pases) y haga clic en Aceptar.
1 1 1
Reduzca el tamao de los campos o del texto de los datos.
1 Para papel de etiquetas de alimentacin continua, cree un tamao de papel personalizado igual a la altura de las etiquetas. (El tamao personalizado minimiza el efecto del movimiento del rodillo de la impresora y ahorra papel.) Las instrucciones ms precisas varan con el tipo de impresora:
En Windows: haga clic en Propiedades. Si la impresora admite la creacin de papeles personalizados, en la pestaa Papel del cuadro de dilogo Propiedades aparece un icono Personalizar en Tamao de papel. Haga clic en Personalizar y, en el cuadro de dilogo Tamao definido por el usuario, escriba la informacin de la tabla siguiente. A continuacin, haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Propiedades, en Fuente del papel, escoja Traccin y haga clic en Aceptar. En el cuadro de dilogo Configurar impresin, haga clic en Aceptar. En Mac OS: si la impresora lo admite, vuelva a definir un tamao de papel poco utilizado. Primero, en Papel, seleccione un tamao. A continuacin, en el rea Editar tamaos de papel, escriba la informacin de la siguiente tabla y haga clic en Guardar. Seleccione Sin espacio entre pginas y haga clic en OK.
En Nombre Ancho Longitud (Windows) Altura (Mac OS) Escriba Un nombre descriptivo La anchura de las etiquetas La altura de una etiqueta
1 Si no consigue los resultados deseados en informes con datos agrupados, consulte la Ayuda en pantalla, disponible en todos los paneles del asistente. Consulte la seccin de resolucin de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro: escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba subsummary reports. Consideraciones al crear una presentacin Lista/informe en columnas
Al imprimir etiquetas, normalmente se utilizan hojas individuales o rollos de papel continuo (en impresoras matriciales). Dado que FileMaker Pro considera la impresora seleccionada y la informacin de impresin o ajuste de pgina para calcular los mrgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes de crear una presentacin de etiquetas.
1. Escoja la impresora. Consulte Especificar impresora
(Windows) en la pgina 4-2 o Especificar impresora (Mac OS) en la pgina 4-2.
6-8
Nota Definir un tamao de papel personalizado para imprimir etiquetas en una impresora matricial cambia la informacin de la impresora o del ajuste de pgina por defecto. No olvide restablecer estas opciones antes de imprimir otras presentaciones. Consulte Preparar impresin en la pgina 4-2. No olvide la observacin siguiente: FileMaker Pro usa campos de fusin al crear presentaciones de etiquetas. Al utilizar campos de fusin no se puede introducir ni editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el men Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentacin. Para obtener ms informacin acerca del trabajo con campos de fusin, consulte Colocar campos de fusin en la pgina 6-19. Para obtener ms informacin acerca de las distintas vistas, consulte Visualizar registros en la pgina 2-2.
Una vez creada la presentacin, puede ser necesario ajustarla segn la forma de introducir los sobres en la impresora (consulte Cambiar de tamao partes de una presentacin en la pgina 6-34 y Eliminar partes de una presentacin en la pgina 6-34).
Para Realice lo siguiente Conserve la cabecera y ajstela para que la impresin coincida con el tamao del sobre.
Introducir los sobres manualmente en una impresora de alimentacin central Introducir los sobres manualmente en una impresora de alimentacin izquierda Introducir los sobres manualmente en una impresora de alimentacin derecha
Conserve la cabecera y ajstela para que la impresin coincida con el tamao del sobre. (Una buena regla general para el tamao de la cabecera es restar 22 cm. de la altura del sobre.) Elimine la cabecera e inserte un pie de pgina. Ajuste el pie de pgina para que la impresin coincida con el tamao del sobre.
Consideraciones al crear una presentacin de sobres

Dado que FileMaker Pro considera la impresora seleccionada y la informacin de impresin o de ajuste de pgina para calcular los mrgenes y otras medidas, es necesario verificar estos valores antes de crear una presentacin de sobres.
1. Escoja la impresora. Consulte Especificar impresora (Windows) en la pgina 4-2 o Especificar impresora (Mac OS) en la pgina 4-2. 2. Escoja el men Archivo > Configurar impresin(Windows) o el
men Archivo > Ajustar pgina (Mac OS).

3. En el cuadro de dilogo, escoja un tamao de carta. Si los sobres
Nota FileMaker Pro utiliza campos de fusin al crear presentaciones de sobres. Al utilizar campos de fusin no se puede introducir ni editar datos. Cambie a la vista Tabla (en modo Visualizar, escoja el men Vista > Ver como tabla) o utilice otra presentacin. Para obtener ms informacin acerca del trabajo con campos de fusin, consulte Colocar campos de fusin en la pgina 6-19. Para obtener ms informacin acerca de las distintas vistas, consulte Visualizar registros en la pgina 2-2.
se introducen en la impresora por el lado corto, escoja la orientacin de papel horizontal.

4. Haga clic en Aceptar
Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones

Si se ha creado ms de una presentacin, se puede cambiar fcilmente entre ellas con el men desplegable de presentaciones o, en modo Presentacin, con la agenda.
6-9
1 Es recomendable duplicar las presentaciones complejas antes de modificarlas, ya que no se pueden deshacer los cambios importantes ni se puede volver a la ltima versin guardada. 1 Una base de datos debe tener al menos una presentacin, por lo que la ltima no se puede eliminar.
Para Duplicar presentaciones En modo Presentacin, realice lo siguiente En el men de presentaciones, seleccione la presentacin a duplicar y escoja el men Presentacin > Duplicar presentacin. Aparece el duplicado de la presentacin. FileMaker Pro aade su nombre, con la palabra Copia al final, como ltima opcin del men de presentaciones. En el men desplegable de presentaciones, escoja la presentacin a eliminar. Escoja el men Presentacin > Eliminar presentacin y haga clic en el botn Eliminar del mensaje de alerta. La eliminacin de una presentacin no se puede deshacer.
1 Los nombres de presentaciones no tienen que ser nicos. 1 En una base de datos con mltiples usuarios, slo el anfitrin y slo
cuando la base de datos no est compartida, puede ordenar de nuevo los registros (consulte Compartir archivos en red en la pgina 13-1). Las presentaciones se pueden crear, duplicar y eliminar con los botones de la barra de herramientas Estndar (escoja el men Vista > Barras de herramientas > Estndar). Consulte Utilizar barras de herramientas en la pgina 1-5.
Eliminar presentaciones
Cambiar el nombre En el men desplegable de presentaciones, escoja la de presentaciones presentacin. Escoja el men Presentacin > Ajustar presentacin; en Nombre de presentacin, escriba un nombre descriptivo y haga clic en Aceptar. Ordenar presentaciones en el men desplegable de presentaciones Incluir o excluir presentaciones en el men de presentaciones, en los modos Visualizar, Buscar y Vista previa Escoja el men Presentacin > Establecer orden de presentacin. Coloque el puntero sobre el nombre de la presentacin y arrstrelo hasta una nueva posicin. Haga clic en OK. Escoja el men Presentacin > Establecer orden de presentacin y haga clic en el nombre de una presentacin. Para incluir la presentacin, seleccione Incluir en el men de presentaciones. Para excluir la presentacin, deseleccione esta opcin. (Tambin se puede hacer clic a la izquierda del nombre de la presentacin para seleccionar o deseleccionar esta opcin.) Aparece una marca de verificacin junto al nombre de la presentacin incluida en el men de presentaciones.
1 Una presentacin entera no se puede copiar a otro archivo de FileMaker Pro, pero se consigue idntico objetivo guardando un clon del archivo. (Consulte Guardar archivos en la pgina 1-8.) Tambin se pueden copiar y pegar campos y objetos de presentaciones a otros archivos. (Consulte Copiar, duplicar y eliminar objetos en la pgina 6-14.) 1 Todas las presentaciones aparecen en el men desplegable del modo Presentaciones, aunque Incluir en el men de presentaciones no est seleccionada. Congurar impresin de registros en columnas
Los registros se pueden imprimir (y previsualizar) en columnas, por ejemplo, en un directorio de nombres y direcciones. Ocurre al contrario en la presentacin Lista/informe en columnas, que organiza los campos en columnas.
6-10
Al configurar registros para imprimirlos en columnas, todos los valores de los campos (y las etiquetas, si se especifica) de un registro se imprimen en un bloque (como en una etiqueta), los valores del siguiente registro se imprimen en otro bloque, etc. Slo se ven mltiples columnas en los modos Presentacin y Vista previa, as como al imprimir (no en los modos Visualizar y Buscar). Las columnas se pueden organizar en la pgina de izquierda a derecha o de arriba a abajo.
4. En la pestaa General del cuadro de dilogo Ajustar presentacin,
seleccione Imprimir en <valor> columnas, seleccione opciones para las columnas y haga clic en Aceptar.
Para Especificar el nmero de columnas Realice lo siguiente En Imprimir en <valor> columnas, escriba un nmero entre 1 y 99.
Organizar los registros para Seleccione Izda.-derecha . que fluyan primero de Use esta opcin en informes como etiquetas, para izquierda a derecha utilizar el menor nmero de filas y ahorrar papel. Organizar los registros para Seleccione Arriba-abajo . que fluyan primero de Use esta opcin en informes como directorios, que arriba a abajo se leen de arriba a abajo columna a columna.
1 2 3 4
Arriba-abajo
5 6 7 8
1 3 5 7
Izda.-derecha
2 4 6 8
5. En la presentacin aparecen lneas verticales que indican columnas. Organice los campos y dems objetos para incluirlos en la columna de ejemplo de la izquierda.
Columna de ejemplo
Para definir columnas en presentaciones:

1. Escoja una impresora y las opciones de impresin o ajuste de pgina.
Cambiar manualmente el ancho de columna arrastrando Para Realice lo siguiente
Al calcular los mrgenes y otras medidas de la presentacin, FileMaker Pro tiene en cuenta la impresora seleccionada y la informacin de impresin o ajuste de pgina. Consulte Especificar impresora (Windows) en la pgina 4-2 o Especificar impresora (Mac OS) en la pgina 4-2.
2. En modo Presentacin, cree una presentacin o escoja una del men desplegable de presentaciones.
Ajustar la anchura Arrastre el lmite derecho de la columna (la lnea de puntos de las columnas de situada en el borde derecho de la columna de ejemplo). Si forma interactiva se ensancha la columna, aparece un rea de gris medio que seala un rea de encuadernacin que no se imprime. Medir y ajustar con precisin el ancho de las columnas Escoja el men Vista > Tamao del objeto. Coloque el puntero sobre el lmite derecho de la columna y pulse el botn del ratn (con cuidado para no arrastrar el ancho de la columna). La anchura de la columna es el penltimo campo de la paleta Cuerpo.
Es ms sencillo empezar con una presentacin en blanco o con una que no tenga objetos en la parte del cuerpo.
3. Escoja el men Presentacin > Ajustar presentacin
6-11
Nota Use campos de fusin o campos y objetos con el deslizamiento activado para ajustar ms los datos a la anchura de la columna. Con cualquiera de las dos funciones, al imprimir o ver los datos, los campos se extienden por el rea gris de la segunda columna y los espacios en blanco de los campos desaparecen. Consulte Colocar campos de fusin en la pgina 6-19 y Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25. Al cambiar el nmero de columnas, FileMaker Pro ajusta su anchura al tamao de papel definido, sin incluir los mrgenes fijos. Puede ser necesario reajustar los campos en la columna de ejemplo. No olvide las observaciones siguientes: Al seleccionar Arriba-abajo, FileMaker Pro imprime las partes de subsumario con la anchura de la columna. Si se especifica un salto de pgina despus de la parte de subsumario, FileMaker Pro inicia una nueva columna, no una nueva pgina. Al seleccionar Izda.-derecha, las partes de subsumario se imprimen con la anchura de la pgina y el salto de pgina especificado inicia una nueva pgina. (Consulte Definir saltos de pgina y numeracin en la pgina 6-32.)
En modo Presentacin se pueden especificar las vistas disponibles en los otros modos.
1. Escoja la presentacin con la que trabajar en el men desplegable de presentaciones. 2. Escoja el men Presentacin > Ajustar presentacin 3. En el cuadro de dilogo Ajustar presentacin, haga clic en la pestaa Vistas y seleccione una o ms vistas.
En los modos Visualizar y Buscar, se Al seleccionar activa el siguiente comando de men Vista Formulario Vista Lista Vista Tabla Men Vista > Ver como formulario Men Vista > Ver como lista Men Vista > Ver como tabla
A menos que se cambien los valores por defecto, FileMaker Pro activa todas las vistas.
4. Seleccione Vista Tabla para ver el cuadro de dilogo Propiedades
de vista Tabla.
1 Para obtener informacin acerca de otras opciones del cuadro de dilogo Ajustar presentacin, consulte la seccin siguiente y Especificar mrgenes de pgina en la pgina 7-23. Congurar Ver como formulario, Ver como lista y Ver como tabla
FileMaker Pro ofrece tres vistas por presentacin: formulario, lista y tabla. Al cambiar de vista, cambia la forma de visualizar e imprimir registros. Para obtener ms informacin acerca de las diferencias entre las vistas y cmo utilizarlas, consulte Visualizar registros en la pgina 2-2.
Especificar los valores de la retcula de la tabla Especificar si FileMaker Pro muestra la parte de cabecera o de pie de pgina Especificar si FileMaker Pro muestra cabeceras de columna y su comportamiento Especificar una altura de fila personalizada (todas las filas tienen la misma altura)
Para obtener informacin completa acerca de las propiedades de Vista Tabla, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba View as table command.
6-12
5. Haga clic en OK.
Funcionamiento de objetos en presentaciones

Un objeto es un elemento independiente, un campo, texto, un objeto grfico (como un valo o una imagen importada), un botn o un portal (para mostrar filas de registros relacionados), que se puede seleccionar, desplazar, cambiar de tamao, eliminar, copiar, formatear y modificar de otras formas. Los objetos mejoran el diseo de las presentaciones. Por ejemplo, aada los campos Nombre Cliente y Factura Elemento a una presentacin para visualizar los datos de estos campos. Aada el ttulo Factura, o resalte un grupo de campos encerrndolos en un rectngulo para hacer ms comprensible la presentacin. En modo Visualizar, los objetos tienen el mismo aspecto en todos los registros aunque los datos del campo cambien para mostrar los datos de la base de datos.
Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista, FileMaker Pro no muestra partes de presentaciones de subsumario. Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados correctamente slo aparecen en modo Vista previa o en informes impresos (consulte Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales en la pgina 6-32). FileMaker Pro tampoco muestra ni imprime partes de subsumario o de sumario general si se especifica Ver como tabla en cualquier modo.
1 Para cambiar el color o la trama de fondo de la tabla, compruebe que los campos son transparentes y cambie el color o la trama de la parte del cuerpo (consulte Aadir o cambiar partes de una presentacin en la pgina 6-29). Las cabeceras de columna toman los atributos de fuente (excepto el color del texto, que es siempre negro) del primer campo en el orden de tabulacin (consulte Configurar orden de tabulacin para entrada de datos en la pgina 7-9). El fondo de las cabeceras de columnas no se puede modificar. 1
Si est seleccionada Incluir cabeceras de columna, los usuarios pueden cambiar el tamao de las columnas y ordenar por un valor de columna (siempre que dispongan de los privilegios de acceso adecuados), aunque Columnas ajustables y Ordenar datos al seleccionar columna se hayan deseleccionado haciendo clic con el botn secundario (Windows) o haciendo clic y pulsando Control (Mac OS) en la cabecera de la columna y escogiendo el comando correspondiente del men contextual. Consulte Visualizar registros en la pgina 2-2.
6-13
Herramientas de presentacin
En cada tipo de objeto se utilizan herramientas especficas del panel de herramientas o de una de las barras de herramientas (escoja el men Vista > Barras de herramientas).
Barras de herramientas
Para obtener ms informacin sobre
Consulte
Aadir botones que ejecuten guiones Utilizar botones con guiones en la pgina 10-13. Aadir portales a las presentaciones (los portales muestran los datos de campos relacionados de filas, un registro por fila) Colocar campos en presentaciones Aadir partes a presentaciones Usar las paletas de efectos Relleno, Pluma y Objeto Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados en la pgina 6-22. Colocar y eliminar campos en presentaciones en la pgina 6-17. Aadir o cambiar partes de una presentacin en la pgina 6-29. Configurar efectos de color, motivo, anchura de lnea y objetos en la pgina 7-16.
Herramienta Seleccin
Seleccionar objetos
Panel de herramientas en modo Presentacin
Para trabajar con un objeto en una presentacin, es necesario seleccionarlo en modo Presentacin. Al seleccionar un objeto, aparecen en sus esquinas cuadrados negros, o manipuladores.
Los manipuladores aparecen en las esquinas de los objetos seleccionados
Nota Si el panel de herramientas no aparece en el lado izquierdo de la ventana del documento, el rea de estado puede estar oculta. Compruebe que est en modo Presentacin (escoja el men Vista > Modo Presentacin) y haga clic en el control del rea de estado, en la esquina inferior izquierda de la ventana del documento.
Para obtener ms informacin sobre Aadir texto a presentaciones Dibujar lneas y formas en presentaciones Consulte Aadir texto a presentaciones en la pgina 7-11. Dibujar lneas y formas en la pgina 7-15.
Para seleccionar un objeto, haga clic en la herramienta Seleccin , en el panel de herramientas. El puntero se convierte en una flecha. Nota Si el manipulador de una herramienta aparece de color gris en vez de negro, el objeto est bloqueado (consulte Proteger objetos de modificaciones en la pgina 6-17).
Para seleccionar En modo Presentacin, realice lo siguiente Un objeto Haga clic en el objeto con el puntero de flecha. (Si el objeto es transparente, haga clic en su borde.)
6-14
Para seleccionar En modo Presentacin, realice lo siguiente Varios objetos a la vez Arrastre el puntero de flecha para crear un cuadro de seleccin que encierre por completo a los objetos. Si al arrastrar se pulsa Control (Windows) o 2 (Mac OS), el cuadro de seleccin no tiene que encerrar completamente a los objetos. Otro mtodo es pulsar Maysculas y hacer clic en los objetos. Todos los objetos de la presentacin Todos los objetos del mismo tipo (por ejemplo, todo el texto o todos los rectngulos) excepto botones, campos y portales Todos los campos Escoja el men Edicin > Seleccionar todo. Haga clic en la herramienta del tipo de objeto a seleccionar y escoja el men Edicin > Seleccionar todo. Tambin puede seleccionar un objeto y hacer clic en el botn Seleccionar objetos por tipo de la barra de herramientas Disposicin.
1 Los objetos agrupados no se pueden mover por separado, es necesario desagruparlos primero. Seleccione un objeto agrupado y escoja el men Disposicin > Desagrupar (consulte Agrupar y desagrupar objetos en la pgina 7-19). 1 Los objetos de una presentacin se pueden separar en capas. Si un objeto no est visible, enve otros objetos hacia atrs en el orden de apilamiento. Seleccione el objeto u objetos frontales y escoja el men Disposicin > Mover al fondo (consulte Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrs en las presentaciones en la pgina 7-20). 1 Al trabajar con objetos pueden utilizarse los botones de la barra de herramientas Disposicin (escoja el men Vista > Barras de herramientas > Disposicin). Consulte Utilizar barras de herramientas en la pgina 1-5. 1 Para intercambiar la herramienta Seleccin con otras herramientas,
pulse Control + Intro, o Intro en el teclado numrico, (Windows) o pulse Intro (Mac OS).
Haga clic en un campo con el puntero de flecha, pulse Mays (Windows) u Opcin (Mac OS) y escoja el men Edicin > Seleccionar todo. Tambin puede seleccionar un campo y hacer clic en el botn Seleccionar objetos por tipo de la barra de herramientas Disposicin. Con el puntero de flecha, haga clic en el borde o en cualquier rea del portal que no contenga campos ni objetos. Haga clic en un rea en blanco de la presentacin o en una herramienta del panel de herramientas. O bien, pulse Maysculas y haga clic en los objetos seleccionados.
Copiar, duplicar y eliminar objetos

En modo Presentacin se pueden cortar o copiar y despus pegar objetos grficos, texto, campos (incluidos campos relacionados), botones y portales. Tambin se pueden copiar y pegar datos de campos en los modos Visualizar y Buscar (Copiar y desplazar datos en registros en la pgina 2-9).
Para Copiar (o cortar) un objeto y pegarlo en la misma presentacin, en otra o en otro archivo de base de datos Duplicar un objeto Seleccione el objeto y realice lo siguiente Escoja el men Edicin > Copiar (o Cortar). Con el puntero de flecha, haga clic en el lugar donde centrar el objeto y escoja el men Edicin > Pegar. Para obtener informacin ms completa, consulte las notas siguientes. Escoja el men Edicin > Duplicar. O bien, pulse Control (Windows) u Opcin (Mac OS) y arrastre.
Un portal
Deseleccionar objetos seleccionados
No olvide las observaciones siguientes: Para obtener informacin acerca de la seleccin, edicin y funcionamiento del texto, consulte Funcionamiento del texto en la pgina 2-15 y Aadir texto a presentaciones en la pgina 7-11.
6-15
Para
Seleccione el objeto y realice lo siguiente
Eliminar un objeto sin Escoja el men Edicin > Borrar. reemplazar el contenido O bien, pulse Retroceso o Suprimir. del Portapapeles
de un portal a menos que se los seleccione a ellos y al portal. Consulte Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados en la pgina 6-22.
1 Para importar con rapidez objetos de otras aplicaciones, se pueden arrastrar, si la otra aplicacin lo admite, desde su ventana hasta la presentacin de FileMaker Pro. Tambin se pueden arrastrar objetos desde una presentacin hasta otra aplicacin y hasta el escritorio de Windows o al Finder. Para obtener ms informacin acerca de la activacin y uso de arrastrar y dejar, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba drag and drop. 1 Los objetos bloqueados se pueden duplicar y copiar, pero no cortar
o eliminar. Al copiar un campo en otra presentacin del mismo archivo de base de datos, FileMaker Pro copia las caractersticas del campo (como tamao, bordes y estilos de texto) y la definicin del campo (como tipo, opciones del campo y, si es un campo relacionado, la relacin). Al copiar un campo en una presentacin de otro archivo de base de datos, FileMaker Pro busca un nombre de campo coincidente en el archivo de destino. Si lo encuentra, el campo pegado adopta la definicin del campo coincidente. De lo contrario, slo se pegan las caractersticas. Consulte Definir campos en bases de datos en la pgina 5-3.
1 Para obtener informacin completa sobre copiar y pegar objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba OLE objects editing. A continuacin, haga doble clic en Copiar y pegar objetos OLE. 1 Use el comando Duplicar para crear series de objetos idnticos espaciados uniformemente. Inmediatamente despus de escoger el men Edicin > Duplicar, arrastre el nuevo objeto hasta la posicin deseada (sin deseleccionarlo). Escoja otra vez Duplicar: la posicin de la nueva copia con relacin a la primera es la misma que la de sta con respecto al objeto original. 1 Para obtener informacin acerca de la seleccin, edicin y funcionamiento del texto, consulte Funcionamiento del texto en la pgina 2-15. Desplazar objetos en presentaciones
Para desplazar objetos, en modo presentacin, haga doble clic en la herramienta Seleccin del panel de herramientas, seleccione uno o ms objetos y arrstrelos hasta la nueva posicin. Al desplazar campos o texto, las lneas de base se extienden horizontalmente desde el objeto para facilitar la alineacin con otros objetos.
Para Desplazar la seleccin un pxel Limitar el movimiento a la direccin horizontal o vertical Desplazar la seleccin con precisin Realice lo siguiente Pulse las teclas de flecha izquierda, derecha, arriba o abajo. Pulse Maysculas mientras arrastra la seleccin. Utilice las reglas grficas, guas de ajuste, retculas de objetos y la paleta Cuerpo (consulte Utilizar herramientas para colocar objetos con precisin en la pgina 7-21).
Al copiar un portal a otra presentacin del mismo archivo de base de datos, FileMaker Pro copia las caractersticas del portal (como tamao, bordes y estilos de relleno) y la relacin. Al copiar un portal a una presentacin de otro archivo de base de datos, FileMaker Pro busca una relacin coincidente en el archivo de destino. Si la encuentra, el portal pegado adopta su definicin. De lo contrario, slo se pegan las caractersticas del portal y la relacin queda indefinida. FileMaker Pro no copia ni pega campos u objetos dentro
6-16
Para
2. Arrastre uno de los manipuladores de la seleccin para cambiar la
Anular las retculas de objetos al Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) desplazar selecciones mientras arrastra la seleccin. Colocar la seleccin fuera de los Arrastre el objeto hasta el borde de la lmites de la ventana del ventana del documento. FileMaker Pro se documento desplaza en esa direccin.
forma y el tamao del objeto.

Para Realice lo siguiente Pulse Maysculas mientras arrastra el manipulador.
1 Cambiar slo la altura o la anchura de objetos bidimensionales (por ejemplo, campos, rectngulos, valos o grficos importados) 1 Restringir el cambio a una lnea horizontal o vertical 1 Igualar la anchura y la altura de objetos bidimensionales (por ejemplo, convertir un rectngulo en un cuadrado o un valo en un crculo) 1 Restringir la direccin del arrastre a incrementos de 45 grados al cambiar el tamao de lneas
Cambiar el tamao de la seleccin con precisin
1 Para obtener ms informacin acerca de la seleccin de uno o ms

objetos, consulte Seleccionar objetos en la pgina 6-13.
1 Para desplazar ms fcilmente varios objetos, agrpelos. (Consulte

Agrupar y desagrupar objetos en la pgina 7-19.) Para desplazar un portal con sus campos relacionados y objetos, seleccinelo haciendo clic en su borde y en los objetos situados dentro.
Pulse Control (Windows) u Opcin (Mac OS) mientras arrastra el manipulador.
1 El comportamiento de los campos y los portales vara dependiendo

de la parte en la que se encuentren, cuerpo, subsumario, cabecera o pie de pgina. Consulte Tipos de presentaciones en la pgina 6-3
1 Al desplazar objetos, recuerde que se pueden agrupar, separar en capas y alinear para facilitar la operacin. Los objetos tambin se pueden rotar. Consulte Organizar objetos en la pgina 7-19. Cambiar forma y tamao de objetos
Las lneas o formas dibujadas en presentaciones se pueden cambiar de forma y tamao. Tambin se puede cambiar la forma y el tamao de campos, portales, grficos, pelculas y bloques de texto.
1. En modo Presentacin, haga doble clic en la herramienta Seleccin del panel de herramientas y seleccione uno o ms objetos.
Anular las retculas de objetos al arrastrar manipuladores
Utilice las reglas-grficas, guas de ajuste, retculas de objetos y la paleta Cuerpo (consulte Utilizar herramientas para colocar objetos con precisin en la pgina 7-21). Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras arrastra el manipulador.
1 Cambiar el tamao de la primera repeticin de un campo repetitivo

cambia el tamao de todas las repeticiones.
Consulte Seleccionar objetos en la pgina 6-13.
1 Cambiar el tamao de objetos agrupados cambia el tamao de todos los objetos del grupo. Consulte Agrupar y desagrupar objetos en la pgina 7-19.
6-17
Proteger objetos de modicaciones

Los objetos de una presentacin se pueden bloquear para impedir su modificacin, edicin, desplazamiento o eliminacin. Bloquear un campo en modo Presentacin no impide los cambios de informacin en modo Visualizar. Para bloquear los objetos de una presentacin, en modo Presentacin seleccione los objetos y escoja el men Disposicin > Bloquear. Los manipuladores de objetos bloqueados son grises en vez de negros. Para desbloquear objetos, seleccinelos y escoja el men Disposicin > Desbloquear. Nota Al copiar y duplicar objetos bloqueados, la copia no se bloquea. Al realizar una agrupacin que incluye un objeto bloqueado, el objeto permanece bloqueado. Bloquear no impide cambiar el orden de apilamiento.
Herramienta Campo
Etiqueta del campo
Lnea de base del campo
Los campos muestran sus nombres
1 Aunque un campo no aparezca en una presentacin, permanece en la base de datos y sus datos se pueden utilizar en clculos y sumarios. 1 Para controlar el formato de los datos de los campos (formatos de texto y de campos numricos, de fecha, de hora y contenedor) adems del aspecto del campo (configuracin de bordes y relleno, barras de desplazamiento, etc.), escoja las opciones de formato sin seleccionar los campos. FileMaker Pro aplica estos formatos a todos los campos aadidos posteriormente. Las opciones de formato se pueden especificar tambin individualmente para cada campo. Consulte Formatear datos de campos en presentaciones en la pgina 6-23 y Personalizar campos en presentaciones en la pgina 7-1. Colocar y eliminar campos en presentaciones
Los campos se pueden colocar en cualquier parte de cualquier presentacin y tantas veces como se desee. (Slo se pueden colocar campos ya definidos. Consulte Definir campos en bases de datos en la pgina 5-3.) Colocar el mismo campo en distintas posiciones de la presentacin genera resultados diferentes. Por ejemplo:
Funcionamiento de campos en presentaciones

Despus de crear una presentacin, se le pueden aadir y suprimir campos, as como determinar el formato de visualizacin de los datos. (Para impedir que los campos que defina se coloquen automticamente en la presentacin actual, consulte Configurar preferencias de presentacin en la pgina A-2.) Los campos de las presentaciones son objetos que se pueden seleccionar, desplazar y cambiar de tamao o forma (consulte las secciones anteriores). En modo Presentacin, cada campo muestra su nombre con el formato de sus atributos de fuente, tamao, estilo, alineacin, interlineado y color Todos los campos, excepto los contenedor, muestran lneas de base de texto que indican la posicin de los datos en modo Visualizar y facilitan la alineacin de los campos.
1 Aada el mismo campo sumario a una parte de subsumario para calcular los totales de cada grupo de registros ordenados y a una parte de sumario general para obtener los totales de todos los registros de la base de datos.
6-18
1 Aada un campo a la parte de la cabecera o del pie de pgina para repetir los datos del primer o ltimo registro de la pgina. (Por ejemplo, aada el campo Apellidos a la cabecera de un directorio.) 1 Aada directamente el mismo campo relacionado a una presentacin, para ver el valor del campo en el primer registro relacionado, o a un portal, para ver los valores de ms de un registro relacionado. (Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de bases de datos relacionales y definiciones de su terminologa, consulte el captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados.)
Nota Al trabajar con varios archivos relacionados de bases de datos (bases de datos relacionales), se pueden visualizar los campos relacionados en la presentacin. Los campos relacionados se pueden colocar directamente en la presentacin o en un portal (un objeto de presentacin que muestra los datos de todos los registros relacionados del archivo relacionado que cumplen los criterios de la relacin). Antes de colocar archivos relacionados en la presentacin, consulte Decidir ubicacin de campos relacionados en la pgina 6-21 y Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados en la pgina 6-22. Para colocar campos en presentaciones:
1. En modo Presentacin, escoja en el men desplegable la presentacin con la que trabajar. 2. Arrastre un campo desde la herramienta Campo hasta la posicin
Herramienta Campo
El borde y las lneas de base del campo aparecen al arrastrar los campos sobre la presentacin
3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo a colocar.

Escoger un nombre de relacin y un campo relacionado para colocar un campo relacionado Seleccionar el campo a aadir
Seleccionar para usar el nombre del campo como etiqueta
Para escoger un campo relacionado, escoja la relacin a utilizar en la lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien, escoja Definir relaciones para crear una relacin (consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11). A continuacin, seleccione un campo relacionado en la lista de campos.
4. Seleccione Crear etiqueta de campo para incluir el nombre del
campo como texto en la presentacin.

5. Haga clic en OK.
deseada de la presentacin. Al arrastrar el campo sobre la presentacin, aparecen un borde y lneas de base de texto que facilitan la alineacin del campo con los dems objetos. Cuando el campo est en la posicin deseada, suelte el botn del ratn. Nota Si coloca un campo relacionado en un portal, sitelo en la primera fila. Compruebe que todos los campos relacionados utilizan la misma relacin que el portal. (Un campo relacionado que usa una relacin diferente muestra slo una aparicin de los datos.)
En la presentacin aparece el nombre de campo dentro del campo, a menos que se haya escogido mostrar datos de ejemplo (men Vista > Mostrar > Datos de ejemplo). Para reemplazar un campo en modo Presentacin, haga doble clic en el campo, seleccione otro campo en el cuadro de dilogo Especificar campo y haga clic en OK. Si al colocar el campo original se cre una etiqueta de campo, debe cambiarse el texto por el nombre del nuevo campo.
6-19
Para suprimir un campo de una presentacin, en modo Presentacin, haga clic en el campo para seleccionarlo y pulse Retroceso o Suprimir o escoja el men Edicin > Borrar. Suprimir un campo de una presentacin no elimina el campo o sus datos de la base de datos. (Para eliminar un campo y sus datos, consulte Eliminar definiciones del campo y datos en la pgina 5-14.) No olvide las observaciones siguientes: Si al colocar un campo se incluye la etiqueta de campo y posteriormente se cambia su nombre en el cuadro de dilogo Definir campos, la etiqueta cambia para coincidir con el nuevo nombre en todas las presentaciones donde aparezca el campo. La entrada de datos de los campos se puede hacer ms fcil y coherente definiendo una lista de valores, asocindola al campo y dando despus al campo formato de men o lista desplegable, cuadro de verificacin o botn circular. Consulte Definir listas de valores como entradas de datos en la pgina 7-3.
No olvide estas observaciones sobre campos relacionados:
1 Para colocar campos relacionados en presentaciones, deben entenderse los conceptos del captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados. 1 En general, el funcionamiento de los campos relacionados (por ejemplo, para seleccionar, cambiar de tamao, dar formato, personalizar o eliminar) es parecido al de los campos no relacionados. Al colocar un campo relacionado en una presentacin, es necesario saber si se debe colocar en la presentacin o en un portal (consulte Decidir ubicacin de campos relacionados en la pgina 6-21). 1 En modo Presentacin, el nombre de campo visualizado dentro de
los campos relacionados de la presentacin aparece como ::Nombre del campo.
1 Para que FileMaker Pro inserte datos de campo en una lnea o bloque de texto, utilice campos de fusin (consulte la siguiente seccin, Colocar campos de fusin). 1 Para cerrar los espacios entre campos y otros objetos de presentacin, omitir las repeticiones de los campos repetitivos y las filas de portales vacos o reducir el tamao de las partes cerradas de la presentacin, especifique opciones de deslizamiento. (Consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25.) 1 Para colocar en una presentacin una imagen esttica (como un logotipo o un grfico de adorno) que aparezca en todos los registros, cree, pegue o importe el grfico directamente sobre la presentacin en vez de utilizar un campo contenedor. Consulte Insertar grficos en las presentaciones en la pgina 7-18. 1 Los campos se pueden copiar de otras presentaciones y bases de datos en vez de colocarlos. Consulte Copiar, duplicar y eliminar objetos en la pgina 6-14.
1 Al incluir un campo relacionado en una presentacin (no en un portal), si existe ms de un registro relacionado, slo aparece el valor del primero. (El orden de los registros relacionados depende del tipo de ordenacin especificada al crear la relacin.) Consulte Decidir ubicacin de campos relacionados en la pgina 6-21 y Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.
Colocar campos de fusin
En documentos como formularios de cartas, etiquetas, sobres o contratos, utilice campos de fusin, texto de marcadores del modo Presentacin que se reemplaza con el valor del campo al visualizar, previsualizar o imprimir la presentacin. Los campos de fusin se expanden o encogen para ajustarse al texto del campo de cada registro. (Este comportamiento incluye la desaparicin de toda una lnea, como un campo vaco Lnea de direccin 2, si el propio campo est en una lnea y no contiene datos.)
6-20
Por ejemplo, si el campo de fusin <<Nombre>> est entre el texto Estimado y :, (en otras palabras, Estimado <<Nombre>> :) FileMaker Pro muestra Estimado Carlos: en modo Visualizar o Vista previa, si el campo Nombre contiene Carlos. FileMaker Pro usa campos de fusin al crear presentaciones de etiquetas y sobres. Nota En los campos de fusin no se pueden introducir ni modificar valores. Para colocar campos de fusin en presentaciones:
1. En modo Presentacin, haga clic con el puntero de flecha donde
Para escoger un campo relacionado, escoja la relacin a utilizar en la lista de relaciones situada encima de la lista de campos. O bien, para crear una relacin, escoja Definir relaciones (consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11). A continuacin, seleccione un campo relacionado en la lista de campos.
4. Haga clic en OK.
El nombre del campo aparece en la presentacin entre corchetes angulares dobles de apertura (<<) y cierre ( >>). Para eliminar un campo de fusin, seleccione el nombre del campo con los smbolos << y >> y pulse Retroceso o Suprimir. No olvide las observaciones siguientes:
desee que FileMaker Pro coloque el campo de fusin. Para insertar el campo de fusin en una lnea de texto, haga clic en la herramienta Texto (en el panel de herramientas) y haga clic en el lugar del texto donde establecer el punto de insercin.
2. Escoja el men Insertar > Campo de fusin. 3. En el cuadro de dilogo Especificar campo, seleccione el campo a
1 Inserte puntuacin y espacios entre los campos de fusin de la presentacin cuando sea necesario. Asegrese de no escribir caracteres extra en los smbolos << y >>. 1 Los campos de fusin se pueden insertar directamente en la presentacin escribiendo el nombre del campo entre los smbolos << y >>. Observe que los caracteres de campo de fusin son ( y ), corchetes angulares dobles de apertura (<<) y cierre ( >>). 1 Para especificar los atributos de texto a utilizar en la visualizacin,
la vista previa y la impresin de datos en un campo de fusin, seleccione su nombre y los smbolos << y >> en modo Presentacin y, a continuacin, seleccione opciones de formato. Para especificar opciones de formato de datos (nmero, fecha u hora, como corresponda al tipo de campo), haga clic en la herramienta Seleccin y en el campo de fusin. A continuacin, seleccione las opciones de formato (consulte Formatear datos de campos en presentaciones en la pgina 6-23).
insertar.
Escoger un nombre de relacin y un campo relacionado para insertar un campo relacionado, Seleccionar el campo a aadir
6-21
1 Un campo de fusin muestra e imprime slo el texto de los modos Visualizar o Vista previa que cabe dentro de los cuadros de texto definidos para l (y el texto circundante) en modo Presentacin. Si es necesario, ample los cuadros de texto del campo de fusin para que muestre todos los datos. Decidir ubicacin de campos relacionados
Los campos relacionados se pueden colocar directamente en presentaciones y portales. Para obtener ms informacin acerca de la terminologa de las bases de datos relacionales, consulte Terminologa de bases de datos relacionales en la pgina 8-2. Coloque los campos relacionados directamente en una presentacin para visualizar los datos del primer registro relacionado del archivo relacionado, aunque exista ms de un registro relacionado que cumpla los criterios de la relacin. (El primer registro relacionado visualizado depende de si los registros relacionados estn ordenados. Para obtener ms informacin, consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.)
Historial Pedidos que coinciden con el ID de este cliente. Si al definir la relacin se define un tipo de ordenacin en el campo Fecha Pedido, cuando se coloca el campo relacionado directamente en la presentacin (no en un portal), muestra la fecha ms reciente.
1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de cada elemento pedido, como ID Producto, Nombre Producto, Precio Unidad, etc. (El campo coincidente es ID Pedido.) Dado que en la mayora de los casos existe ms de un producto en la factura (aparece ms de un registro relacionado), cree un portal que albergue los campos relacionados. Cada fila del portal muestra un registro relacionado con los campos relacionados seleccionados en la base de datos Factura Elemento.
Campos relacionados directamente en una presentacin
1 Para visualizar los datos de todos los registros relacionados del archivo relacionado que cumplen los criterios de la relacin, coloque campos relacionados en un portal o en una presentacin.
Por ejemplo, en la presentacin Facturas de la base de datos Facturas, puede realizar lo siguiente:
Campos relacionados en modo Presentacin
Campos relacionados en un portal
1 Coloque campos relacionados en la factura que muestra datos de la base de datos Clientes, como el nmero de identificacin del cliente y la informacin de contacto. (El campo coincidente es ID Cliente.) En la base de datos Clientes slo existe un registro por cada ID de cliente, por lo que cada campo relacionado de la factura muestra los datos de dicho cliente. 1 Coloque un campo relacionado en la factura que muestre el valor ms reciente del campo Fecha Pedido en la base de datos Historial Pedidos. (De nuevo, el campo coincidente es ID Cliente.) Si el cliente ha realizado ms de un pedido, existen varios registros en
Datos de un registro relacionado Datos de todos los registros relacionados Campos relacionados en modo Visualizar
6-22
Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados

Nota Antes de empezar, considere si colocar campos relacionados en un portal (consulte la seccin anterior, Decidir ubicacin de campos relacionados).
1. En modo Presentacin, seleccione la herramienta Portal en el
Primera fila del portal Portal Relacin del portal
5. Haga clic en OK. 6. Coloque los campos relacionados en el portal. (Consulte Colocar y eliminar campos en presentaciones en la pgina 6-17.)
panel de herramientas.
Panel de herramientas
Para seleccionar un portal, con el puntero de flecha, haga clic en el borde o en cualquier rea sin campos ni objetos del portal.
Herramienta Portal
2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la presentacin donde vaya a comenzar el portal y arrastre diagonalmente hasta que tenga el tamao deseado. 3. En el cuadro de dilogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde,
Para eliminar un portal, seleccinelo con el puntero en forma de flecha y pulse Retroceso o Suprimir o escoja el men Edicin > Borrar. Si el portal contiene campos u objetos relacionados, eliminar el portal no suprime su contenido. La eliminacin del portal tampoco elimina la relacin definida. Para cambiar el tamao de la fila de un portal:
1. Seleccione el portal.
escoja la relacin a utilizar. O bien, para crear una relacin, escoja Definir relaciones (consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11).
4. Seleccione opciones para el portal.
Seleccionar la relacin a usar o definir una nueva Seleccionar para permitir la eliminacin de registros relacionados (desde el archivo relacionado) en modo Visualizar
Aparecen manipuladores de seleccin en las esquinas de la primera fila del portal.

2. Arrastre un manipulador de seleccin.
La primera fila cambia de tamao y las dems tambin para igualarse a ella. No olvide las observaciones siguientes:
Seleccionar opciones de portal
1 Para ordenar los registros relacionados de un portal, es necesario especificar un tipo de ordenacin en la definicin de la relacin. Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.
Para obtener informacin completa acerca de las opciones de portales, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba portals formatting.
6-23
En la mayora de los casos se debe activar Mostrar barra de desplazamiento vertical en el cuadro de dilogo Ajustar portal. Si no se hace y existen ms registros relacionados de los que caben en el nmero de filas del portal definido, no se pueden ver todos los registros relacionados ni introducir nuevos.
FileMaker Pro aplica el formato de campo siguiendo estas preferencias:
Para obtener informacin acerca de la creacin de registros relacionados a partir del archivo actual o de la eliminacin de registros relacionados al eliminar un registro del archivo actual, consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.
1 Si no se especifican formatos, FileMaker Pro muestra nmeros, fechas y horas segn los formatos del sistema definidos al crear el archivo en Configuracin regional, en el Panel de control (Windows), o en los paneles de control Nmeros y Fecha y Hora (Mac OS). 1 En FileMaker Pro se pueden especificar sin tener objetos seleccionados los formatos de visualizacin de campos de texto, numricos, de fecha, de hora y contenedor. FileMaker Pro aplica estos formatos por defecto a los campos colocados posteriormente en las presentaciones. Estos formatos de visualizacin anulan los del sistema en campos numricos, de fecha y de hora. 1 Los campos se pueden seleccionar una vez colocados y especificar los formatos.
Para obtener informacin sobre la configuracin por defecto e individual de formatos de campo, consulte las secciones siguientes. Nota Se puede trabajar con archivos creados con diferentes formatos de sistema para nmeros, fechas y horas (por ejemplo, abrir en Espaa bases de datos creadas en EE.UU.). Los datos se pueden introducir y visualizar tanto en el formato de la base de datos como en el de la configuracin actual del sistema. Para utilizar la configuracin actual del sistema, en modo Visualizar, debe estar seleccionada Usar formato del sistema en el men Formato. (Este comando aparece nicamente al trabajar en bases de datos creadas con otros formatos de sistema.) El cambio de formato afecta a la forma de visualizar datos de campos numricos, de fecha y de hora cuando los usuarios modifican datos en modo Visualizar y Buscar o cuando se selecciona Conservar el formato de la hora introducida en modo Presentacin. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba system formats.
1 En los portales se pueden visualizar objetos adems de campos. Un

objeto est en un portal cuando su esquina superior izquierda est dentro del portal. Un objeto situado en la primera fila de un portal aparece una vez en cada registro relacionado.
1 Un portal no puede contener otro portal. Si se coloca un portal dentro de otro, se superponen. 1 Para cambiar el nmero de filas, el color o la trama de filas alternas, o si en un portal aparecen barras de desplazamiento, haga doble clic en l. En el cuadro de dilogo Ajustar portal, cambie las opciones de formato y haga clic en OK. 1 Para obtener informacin acerca del trabajo con portales en bases de datos publicadas en la Web mediante Web Companion de FileMaker Pro, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba layouts,on web. Formatear datos de campos en presentaciones
Los formatos de campos de FileMaker Pro permiten controlar el aspecto de los datos en las presentaciones. Los formatos especificados no modifican los datos almacenados en la base de datos. Cada vez que se coloca un campo en una presentacin (en la misma o en otra), se pueden especificar diferentes formatos. Por ejemplo, si se introduce 512.300 en un campo numrico, se puede formatear para que en un sitio aparezca como 512.300,00 Pta. y en otro <512300>.
6-24
1 Aunque se especifiquen formatos para los campos numricos, de fecha y de hora, los usuarios pueden introducir datos con caracteres ajenos (como por peseta). Para controlar de forma explcita el tipo de datos que introducen los usuarios en un campo, especifique opciones de validacin (consulte Definir campos en bases de datos en la pgina 5-3). 1 Si no existen campos seleccionados y se especifican formatos de campo (de texto, fecha, hora, numrico o grfico), defina los formatos por defecto para dicho campo y para todos los del mismo tipo que aada posteriormente. Anlogamente, si un campo recin creado permanece seleccionado y se especifican formatos de campo, defina los formatos del campo por defecto. Si posteriormente se cambian estos formatos por defecto, FileMaker Pro no cambia de forma retroactiva los formatos aplicados con anterioridad.
Para visualizar con rapidez el cuadro de dilogo de formatos del tipo de datos actual, pulse Alt (Windows) u Opcin (Mac OS) mientras hace doble clic en el campo. O bien, haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) en el campo y escoja un comando del men contextual.
Nota Los caracteres de campos de texto se pueden formatear en modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una palabra para resaltarla). A diferencia del formato de texto, especificado en modo presentacin, este formato se almacena con los datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo.
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos y escoja el men Formato > Texto.
Si no existen campos seleccionados o permanece seleccionado un campo recin creado, defina los formatos de texto para dicho campo y los campos que coloque posteriormente.
2. En el cuadro de dilogo Formato de texto, seleccione las opciones
y haga clic en OK.
Escoger atributos de texto
Seleccionar uno o ms estilos
1 En modo Presentacin, para definir los atributos por defecto de un

campo existente (por ejemplo, para especificar que los atributos de todos los nuevos campos de texto o que los formatos de todos los nuevos campos numricos coincidan con los de un campo existente), pulse Control y haga clic (Windows) o pulse 2 y haga clic (Mac OS) en el campo existente. Para obtener informacin ms completa, consulte Formatear texto en la pgina 7-13. No olvide las observaciones siguientes:
Especificar formatos de texto en campos

En modo Presentacin se puede especificar un conjunto de atributos de caracteres de texto para cada tipo de campo. Todos los caracteres de las visualizaciones del campo (incluidas todas las repeticiones de campos repetitivos) comparten los mismos valores de fuente, tamao, estilo, color, interlineado, tabulacin y prrafo.
1 El texto (no en el campo) tambin se puede formatear en las presentaciones. Consulte Formatear texto en la pgina 7-13. 1 Utilice la barra de herramientas Formato de texto (escoja men Vista > Barras de herramientas > Formato de texto) o los mens contextuales, para acceder con rapidez a muchos de los atributos del texto. Consulte Utilizar barras de herramientas en la pgina 1-5 y Utilizar mens contextuales en la pgina 1-6.
6-25
Especificar formatos en campos numricos

FileMaker Pro permite controlar la visualizacin de los valores en campos numricos, campos de clculo con resultados numricos, campos sumario y campos globales definidos como Nmero.
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos que muestren valores numricos. 2. Escoja el men Formato > Nmero. 3. En el cuadro de dilogo Formato numrico, seleccione los formatos que desee.
1 Si se especifica Formato general y el valor del campo es un nmero

de 10 o ms dgitos, FileMaker Pro muestra el nmero con la notacin cientfica, redondea los nmeros o ambas cosas si es necesario, para ajustarse al mximo de 10 caracteres del lmite por defecto del campo. Al expresar un nmero con notacin cientfica aparece un nmero decimal como potencia de 10, por ejemplo, 123.456.789.000 aparece como 1,2346E+11 ( 1.2346 x 1011). Si el valor del campo es un nmero con menos de 10 dgitos, especificar Formato general produce el mismo resultado que especificar Conservar el formato de la hora introducida.
El rea Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.
Escoger opciones para nmeros booleanos o decimales Definir smbolos de separadores decimales y de millares Definir opciones para valores negativos Especificar fuente, estilo, tamao, interlineado, alineacin y color
1 Si FileMaker Pro muestra el nmero de un campo como ? intente ampliar los lmites del campo en modo Presentacin para ver el valor entero. (Al imprimir una presentacin con un campo que muestra ?, FileMaker Pro imprime slo los dgitos que caben en los lmites del campo.) 1 Si el nmero de dgitos decimales supera el especificado, los nmeros con formato decimal se redondean. (Por ejemplo, si se introduce 789,78 y se especifican 3 decimales, el campo muestra 789,780, si se especifica 0, muestra 790 y si se especifican -2, muestra 800.) No obstante, en clculos y resmenes, FileMaker Pro almacena y utiliza los nmeros sin redondear (hasta 15 decimales). 1 Los campos numricos con formato decimal slo muestran e imprimen nmeros (con la excepcin de los separadores y notaciones especificados en el cuadro de dilogo Formato numrico.) Para visualizar texto y smbolos (por ejemplo, @1,98 por peseta) en campos numricos, seleccione Conservar el formato de la hora introducida. Si el campo se utiliza en clculos o resmenes, slo se utiliza el valor numrico.
Especificar formatos en campos de fecha
FileMaker Pro permite controlar la visualizacin de los valores en campos de fechas, campos de clculo con resultados numricos y campos globales definidos como Fecha.
Para obtener informacin completa acerca de la especificacin de formatos numricos, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba number fields.
4. Haga clic en OK.
6-26
Nota Para evitar confusin al utilizar fechas, utilice siempre aos de cuatro dgitos. Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com.
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos de fechas, campos calculados con resultado de fechas o campos globales definidos como Fecha. 2. Escoja el men Formato > Fecha. 3. En el cuadro de dilogo Formato de fecha, seleccione los formatos que desee.
1 Si se especifica Conservar el formato de la fecha introducida pero se introduce un ao con slo dos dgitos, FileMaker Pro almacena, muestra e imprime el ao con cuatro dgitos para incluir el siglo. 1 Compruebe que el tamao del campo de fecha de la presentacin corresponde al formato escogido. Por ejemplo, la fecha mircoles, 5 de mayo del 2002 necesita ms espacio que 5/5/02. 1 Utilice las opciones que desee para formatear el smbolo de fecha,
// (dos barras oblicuas) que aparece en la fecha actual. En modo Presentacin, seleccione el smbolo y escoja el men Formato > Fecha. Consulte Insertar en presentaciones el nmero de pgina, la fecha u otras variables en la pgina 7-12.

Escoger para, al introducir nmeros, visualizarlos con el formato predeterminado o con un formato determinado
Especificar formatos en campos de hora

FileMaker Pro permite controlar la visualizacin de los valores de hora de los campos.
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos de horas, campos calculados con resultado de horas o campos globales definidos como Hora. 2. Escoja el men Formato > Hora. 3. En el cuadro de dilogo Formato de hora, seleccione los formatos
Definir fuente, estilo, tamao, color, interlineado y alineacin
Escoger opciones para da, mes, fecha, ao y caracteres separadores
que desee. El rea Ejemplo muestra ejemplos de las opciones escogidas.
Para obtener informacin completa acerca de la especificacin de formatos de fechas, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba date fields.
4. Haga clic en OK.
Escoger para visualizar las horas en el formato en que se introdujeron o con uno determinado
No olvide las observaciones siguientes: Independientemente del formato de fecha especificado en modo Presentacin, al hacer clic o pulsar la tecla Tabulador en modo Visualizar, FileMaker Pro muestra la fecha con aos de 4 dgitos.
Definir fuente, estilo, tamao, color, interlineado y alineacin
6-27
Para obtener informacin completa acerca de la especificacin de formatos de horas, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba time fields.
4. Haga clic en OK.
Para obtener informacin ms completa acerca de la especificacin de formatos grficos, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba graphics.
4. Haga clic en OK.
Nota Utilice opciones para formatear el smbolo de horas, :: (dos puntos dobles), que aparece en la hora actual. En modo Presentacin, seleccione el smbolo y escoja el men Formato > Hora. Consulte Insertar en presentaciones el nmero de pgina, la fecha u otras variables en la pgina 7-12.
Nota Las opciones de formato escogidas no afectan al grfico original.
Partes de una presentacin

Las presentaciones de FileMaker Pro estn divididas en partes, secciones de la presentacin que determinan cmo se van a tratar y visualizar los datos de un campo. Utilizar partes permite controlar cmo imprime FileMaker Pro los datos. Por ejemplo:
Especificar formatos en campos con grficos

FileMaker Pro permite controlar la visualizacin de imgenes en campos contenedor. Nota Las instrucciones siguientes tambin se pueden aplicar al formato de objetos grficos insertados en presentaciones. (Consulte Insertar grficos en las presentaciones en la pgina 7-18.)
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos contenedor
slo delante o despus de grupos de registros ordenados (por ejemplo, para incluir un subtotal por cada grupo de registros) Las partes de presentacin pueden contener campos, portales, botones, texto y otros objetos. En el modo Presentacin, la divisin entre las partes la sealan lneas de puntos horizontales y la etiqueta de la parte aparece en el extremo izquierdo de la lnea divisoria inferior.
1 1 1
una vez por cada registro slo en la parte superior de cada pgina
o grficos insertados.
2. Escoja el men Formato > Grfico. 3. En el cuadro de dilogo Formato grfico, seleccione los formatos que desee.

Escoger la forma de ajustar el grfico al recuadro Escoger la forma de alinear el grfico horizontalmente Escoger la forma de alinear el grfico verticalmente
6-28
Tipos de partes de una presentacin

Cada presentacin debe tener, al menos, una parte
Cabecera Cuerpo Subsumario Sumario general continuo Pie de pgina
Informe de ventas
Nombre Agente ID Producto Cant. Importe
Nota El asistente Nueva presentacin/informe crea automticamente las partes de presentacin adecuadas en funcin de las selecciones realizadas. Tras finalizar el asistente, se pueden aadir, cambiar y eliminar partes cuando sea necesario. (Consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 6-2.)
Parte de presentacin Descripcin
David Martnez ET4 ET5 ET6 ET7 1 1 2 3
Total
Debajo del cuerpo, un subsumario resume los datos de cada grupo de registros ordenados en el campo de interrupcin (Nombre Agente)
3.200,00Pta 3.200,00Pta 6.400,00Pta 2.985,00Pta 15.785,00Pta 6.400,00Pta 9.600,00Pta 1.990,00Pta 17.990,00Pta 33.775,00Pta
Cabecera inicial
Carmen Lpez
ET5 ET6 ET7
2 3 2
Total
Aparece slo una vez, en la parte superior de la primera pantalla o pgina y reemplaza a la cabecera normal (si se especific una). Se puede utilizar para imprimir en los informes una pgina independiente con el ttulo. Slo puede haber una por presentacin. Un campo de la cabecera inicial muestra los datos del primer registro del conjunto encontrado.
Sumario general continuo Pie de pgina
Total general
Cabecera
EveryWhere Travel, Co
Aparece en la parte superior de todas las pantallas y pginas (excepto en la primera si existe cabecera inicial). Se utiliza en ttulos y cabeceras de columnas (informes de columna). Slo puede haber una por presentacin. Un campo de la cabecera muestra los datos del primer registro de la pgina.
Cuerpo
Todos los objetos colocados en el cuerpo, incluidos campos, objetos de texto y grficos, aparecen una vez en cada registro del conjunto encontrado. Slo puede haber uno por presentacin. Aparece en la parte inferior de todas las pantallas y pginas (excepto en la primera si existe pie de pgina inicial). Slo puede haber uno por presentacin. Un campo del pie de pgina muestra los datos del ltimo registro de la pgina.
Pie de pgina
6-29
Parte de presentacin Descripcin Pie de pgina inicial Aparece slo una vez, en la parte inferior de la primera pantalla o pgina y reemplaza al pie de pgina normal (si se especific uno). Slo puede haber uno por presentacin. Un campo del pie de pgina inicial muestra los datos del ltimo registro del conjunto encontrado.
Parte de presentacin Descripcin Subsumario (principal o continuo) Los campos sumario colocados en esta parte muestran informacin de subsumario en cada subconjunto de registros ordenados por el campo de interrupcin especificado. La parte de subsumario puede estar antes o despus de la parte del cuerpo, segn su posicin en la presentacin. En una presentacin puede haber mltiples partes de subsumario. Si se incluye otro tipo de campos en esta parte, FileMaker Pro muestra los datos del primer registro (principal) o del ltimo (continuo) del grupo. Coloque aqu el campo de interrupcin para identificar la finalidad del subconjunto de registros.
Para incluir datos de subsumario en una presentacin (por ejemplo, subtotales, totales generales, medias, recuentos, etc.), coloque campos sumario en partes de sumario de la presentacin (consulte Definir campos de sumario en la pgina 5-7). Las partes de sumario incluyen partes de sumario general y de subsumario.
Una parte de sumario general contiene normalmente uno o ms campos sumario que muestran informacin resumida (como totales) de todos los registros visibles.
1 Una parte de subsumario contiene normalmente uno o ms campos sumario que muestran informacin de subsumario (como subtotales) de un subconjunto de registros. Los registros se agrupan (se ordenan) por los valores de otro campo, el campo de interrupcin. Cada vez que cambia el valor del campo de interrupcin, el informe se interrumpe y FileMaker Pro inserta la parte de subsumario.
Parte de presentacin Descripcin Sumario general (principal o continuo) Los campos sumario colocados en esta parte muestran informacin resumida de todos los registros del conjunto encontrado. La parte de sumario general puede estar al principio (principal) o al final (continuo) del informe, segn su posicin en la presentacin. Slo puede haber un sumario general principal y uno continuo por presentacin. Si se incluyen otro tipo de campos en esta parte, FileMaker Pro muestra los datos del primer registro (principal) o del ltimo (continuo) visualizado.
Por ejemplo, para resumir las cifras de cada vendedor en una base de datos que registra transacciones de venta, defina un campo sumario que totalice el campo Ventas y cree una parte de subsumario para colocar en ella el campo sumario (el campo de interrupcin es el nombre del vendedor). Para obtener tambin un recuento de las transacciones del vendedor, cree un segundo campo sumario que cuente las transacciones y colquelo en la misma parte de subsumario. Para obtener un total general de todas las transacciones, coloque el campo sumario de ventas en una parte de sumario.
Aadir o cambiar partes de una presentacin

Para aadir partes a una presentacin, decida antes el tipo de parte necesario y su posicin. Si define una parte de subsumario que resume un conjunto de registros, escoja tambin el campo por el que se ordena o agrupa la presentacin (el campo de interrupcin). Por ltimo, defina cmo afecta la parte a los saltos de pgina y a la numeracin.
6-30
Etiqueta de la parte Herramienta Parte
Una vez ordenados los registros por el campo de interrupcin, todos los registros con el mismo valor en dicho campo se agrupan para que FileMaker Pro calcule los datos de subsumario. (Por ejemplo, para obtener subtotales de cifras de venta por regiones, el campo de interrupcin debe ser Regin.) Para obtener ms informacin, consulte la siguiente seccin, Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales.
Una parte es el rea incluida entre las lnea de puntos de separacin
5. Si es necesario, seleccione las opciones de salto de pgina y numeracin.
Para aadir una parte a una presentacin:

1. En modo Presentacin, escoja el men Presentacin > Ajustar
Consulte Definir saltos de pgina y numeracin en la pgina 6-32.

6. Haga clic en OK y despus en Hecho.
parte.
2. En el cuadro de dilogo Ajustar parte, haga clic en Crear. 3. En el cuadro de dilogo Definicin de partes, seleccione el tipo de parte de presentacin. Para obtener una descripcin de cada tipo de parte, consulte la seccin anterior Tipos de partes de una presentacin.
Despus de definir una parte, se puede cambiar su tipo, campo de interrupcin (si es una parte de subsumario) y opciones de paginacin:
parte.
2. En el cuadro de dilogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga clic en Cambiar. 3. Efecte los cambios en el cuadro de dilogo Definicin de partes.
Seleccionar el tipo de parte a crear
Para cambiar
De un tipo de parte Seleccione otro tipo de parte. Los cambios posibles a otro dependen de la posicin y funcin de la parte. El campo de interrupcin Saltos de pgina y numeracin En la lista de campos, seleccione el nombre de otro campo. Consulte Definir saltos de pgina y numeracin en la pgina 6-32.
Seleccionar opciones de saltos de pgina y numeracin
Los tipos de parte que ya existen en la presentacin aparecen atenuados (slo las partes de subsumario pueden estar repetidas).
4. Al aadir una parte de subsumario, haga clic en Subsumario al
Los tipos atenuados no estn disponibles por los motivos siguientes:
ordenarse por y seleccione el nombre del campo por el que agrupar los registros (campo de interrupcin).
1 la parte ya existe (slo las partes de subsumario pueden estar repetidas en una presentacin)
6-31
1 la parte que se est cambiando no est en la posicin correcta de la

presentacin (por ejemplo, una cabecera inicial debe estar en la parte superior)
4. Haga clic en OK.
1 Para aplicar color o trama a una parte de presentacin, haga clic en

la etiqueta de la parte y, en el rea de estado, escoja una paleta, Color de relleno, Trama de relleno o ambas. (El color especificado para la parte del cuerpo afecta tambin al fondo de la tabla de Ver como tabla.) Si en modo Visualizar o Buscar se especifica Ver como lista, FileMaker Pro no muestra partes de subsumario de presentaciones. Las partes de subsumario y los datos de subsumario calculados correctamente slo aparecen en modo Vista previa o en informes impresos (consulte Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales). FileMaker Pro tampoco muestra ni imprime partes de subsumario o de sumario general cuando se especifica Ver como tabla en cualquier modo.
No olvide las observaciones siguientes: Para aadir con rapidez una parte de presentacin, arrastre una parte desde la herramienta Parte, en el rea de estado, hasta la posicin deseada. Tambin puede utilizar el botn Insertar parte de la barra de herramientas Herramientas (escoja el men Vista > Barras de herramientas > Herramientas). Despus de colocar la parte, aparece el cuadro de dilogo Definicin de partes. Algunas partes deben estar en posiciones concretas (por ejemplo, las partes de subsumarios continuos deben estar debajo del cuerpo). Si el tipo deseado aparece atenuado en el cuadro de dilogo Definicin de partes, haga clic en Cancelar e intntelo de nuevo.
Al arrastrar la parte sobre la presentacin aparecen el lmite y la herramienta Parte
1 Al visualizar o desplazar objetos de una presentacin, es recomendable desplazar las etiquetas de las partes que se encuentren en la trayectoria. Para voltear etiquetas de partes, en modo presentacin, haga clic en el control de la etiqueta , en la parte inferior de la ventana. 1 Al imprimir, se pueden eliminar los espacios en blanco de campos
y partes. Consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25.
Colocar una parte de subsumario que contenga slo el campo Nombre Agente encima del cuerpo para colocar el nombre del agente al frente del grupo de registros Colocar debajo del cuerpo una parte de subsumario que totalice las ventas de cada agente Utilizar un sumario general para visualizar las ventas totales de todos los agentes de la empresa
Herramienta Parte
1 A todas las partes de una presentacin se le pueden aadir campos,

portales, objetos grficos y texto. FileMaker Pro considera que un objeto est en una parte cuando la parte superior del objeto est dentro de la parte o, simplemente, tocndola. Por ejemplo, si la parte superior de un campo toca la lnea divisoria inferior de la parte de la cabecera, el campo aparece y se imprime slo en la cabecera, no en el cuerpo.
1 Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de presentaciones para su publicacin en la Web, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11.
6-32
Visualizar e imprimir datos de subsumarios y sumarios generales

FileMaker Pro slo muestra partes de subsumario y calcula datos de subsumario correctamente en modo Vista previa o en informes impresos (consulte Previsualizar datos en presentaciones en la pgina 4-3). Nota Debe definir un campo de subsumario por cada campo a resumir. A continuacin, coloque estos campos sumario en la parte del sumario de la presentacin. Para definir un campo sumario, consulte Definir campos de sumario en la pgina 5-7. Una vez aadida la parte de sumario general o de subsumario:
1. Arrastre el campo sumario sobre la presentacin hasta la parte del
1 Al visualizar los registros como lista en modo Visualizar (men Vista > Ver como lista), las partes de subsumario no aparecen. Para mostrar las partes de subsumario al visualizar presentaciones como lista, cambie al modo Vista previa o imprima la lista. 1 Slo puede haber un subsumario principal y uno continuo basados
en el mismo campo.
1 Si tiene problemas para visualizar o imprimir informacin de sumarios, consulte la seccin de resolucin de problemas de la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba subsummary reports. Denir saltos de pgina y numeracin
Las opciones de saltos de pgina y numeracin se pueden definir al aadir partes de presentacin o cambiar definiciones de partes. (Al aadir una parte, aparece el cuadro de dilogo Definicin de partes.) Para cambiar las opciones de partes existentes:
sumario general o del subsumario. Consulte Colocar y eliminar campos en presentaciones en la pgina 6-17.
2. Si existe parte de subsumario, ordene el conjunto encontrado por
el campo de interrupcin especificado al crear la parte (consulte Ordenar registros en la pgina 3-9).
3. A continuacin, escoja el men Vista > Modo Vista previa.
parte.
2. En el cuadro de dilogo Ajustar parte, seleccione la parte y haga clic en Cambiar.
No olvide las observaciones siguientes: Al utilizar el asistente Nueva presentacin/informe para crear presentaciones, se puede escoger un guin de ScriptMaker que ejecuta en el campo de interrupcin la ordenacin especificada y cambia, a continuacin, al modo Vista previa. Tambin se pueden definir guiones propios para automatizar esta tarea (consulte Crear guiones: generalidades en la pgina 10-3).
Tambin puede hacer doble clic sobre la etiqueta de la parte en la presentacin.

3. En el cuadro de dilogo Definicin de partes, especifique las
opciones de paginacin. Las opciones atenuadas no estn disponibles para el tipo de parte seleccionado.
Para Iniciar una pgina nueva antes de imprimir el contenido de la parte seleccionada (por ejemplo, imprimir un sumario general continuo en una pgina nueva) Seleccione Salto de pgina antes de imprimir la parte.
1 Utilice el guin generado por el asistente Nueva presentacin/ informe para visualizar e imprimir informes de subsumario (informes con datos agrupados y totales).
6-33
Para Iniciar una nueva pgina despus de imprimir el contenido de la parte seleccionada un nmero de veces determinado (por ejemplo, imprimir cinco registros en el cuerpo e iniciar una nueva pgina)
Seleccione Salto de pgina tras imprimir la parte <valor > veces (reemplace el valor por defecto 1 si desea ms de una aparicin por pgina).
Restablecer el nmero de pgina en 1 Empezar a numerar las pginas tras despus de imprimir la parte seleccionada imprimir la parte. (por ejemplo, iniciar la numeracin de pginas despus de una cabecera inicial que se va a utilizar como portada) Imprimir parte del contenido de la parte de la presentacin al final de la pgina y el resto en la pgina siguiente (FileMaker Pro no divide el contenido de la parte en dos pginas a menos que se especifique esta opcin o que su altura no quepa en una pgina) Imprimir parte incluso si abarca ms de una pgina. Para que la porcin de parte que no cabe al final de la pgina no se imprima al principio de la pgina siguiente, seleccione tambin No imprimir la parte sobrante en la pgina siguiente.
1 Si el cuerpo u otra parte de la presentacin es demasiado grande para la pgina impresa, FileMaker Pro muestra un salto de pgina con una lnea gruesa de puntos que seala la divisin de la parte al imprimir. Para incluir ms datos en la pgina, se pueden definir opciones de deslizamiento, que reducen de forma dinmica los campos y las partes si los campos contienen cantidades variables de informacin. Consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25. Ordenar de nuevo partes de una presentacin
Slo se puede cambiar el orden del cuerpo y de las partes de subsumario. Otras partes, como la cabecera y el pie de pgina, deben aparecer en un orden concreto, por lo que no se pueden mover. Por ejemplo, desplace una parte de subsumario hasta encima del cuerpo para ver primero subtotales.
parte.
2. En el cuadro de dilogo Ajustar parte, arrastre el nombre de la parte hasta la nueva posicin.
El smbolo indica que no se puede cambiar la posicin relativa de la parte con las dems Utilizar el puntero de doble flecha para arrastrar partes
4. Haga clic en OK y despus en Hecho.
1 Si la presentacin est configurada para imprimir registros en columnas y se ha especificado imprimir los registros de arriba a abajo, escoja Salto de pgina tras imprimir la parte <valor > veces para iniciar una nueva columna despus de la parte (no una nueva pgina). Si la configuracin de columna es imprimir registros de izquierda a derecha, el salto de pgina especificado inicia una nueva pgina. (Consulte Configurar impresin de registros en columnas en la pgina 6-9.)
A la izquierda de los nombres de partes que no se pueden desplazar aparece un icono de bloqueo.
FileMaker Pro desplaza todos los campos y objetos de la parte y respeta las proporciones.
6-34
Nota Para desplazar con rapidez una parte de la presentacin, pulse Maysculas y arrastre la etiqueta de la parte o la lnea de puntos que marca su lmite inferior.
Eliminar partes de una presentacin

En una presentacin se pueden eliminar todas las partes menos una. La eliminacin de una parte no afecta a los datos. Antes de eliminar una parte de presentacin, arrastre los objetos que desee conservar a otra parte de la misma presentacin. Importante La eliminacin de partes con el cuadro de dilogo Ajustar parte no se puede deshacer.
Cambiar de tamao partes de una presentacin

En modo Presentacin, arrastre con el puntero de flecha la etiqueta de la parte (o la lnea de puntos que marca su lmite inferior) hasta que la parte tenga la altura deseada. No olvide las observaciones siguientes:
1 Al cambiar el tamao de una parte de presentacin, FileMaker Pro

conserva el tamao de las dems. Por ejemplo, se puede aumentar la altura de la parte de la cabecera sin afectar al tamao de la parte siguiente. Para conservar la altura de toda la presentacin y cambiar el tamao de una parte, pulse Alt (Windows) u Opcin (Mac OS) y arrastre el lmite de la parte. (Con ello se cambia tambin el tamao de la parte situada inmediatamente debajo).
parte.
2. En el cuadro de dilogo Ajustar parte, seleccione la parte a eliminar y haga clic en Eliminar.
Si la parte contiene objetos, FileMaker Pro muestra un cuadro de dilogo de confirmacin.

1 Una parte no se puede hacer ms pequea que los objetos que alberga (es decir, no se puede reducir arrastrando sus lmites sobre un objeto) a menos que se pulse Alt (Windows) u Opcin (Mac OS) mientras se arrastra su lmite. 1 Si se reduce totalmente una parte de presentacin arrastrndola bajo la parte situada encima de ella, FileMaker Pro la elimina de la presentacin.
Captulo 7 Personalizar presentaciones

Despus de crear una presentacin se puede modificar su aspecto y su funcionamiento. En este captulo se explica cmo: Para obtener informacin acerca de la seleccin de campos y otros objetos, consulte Seleccionar objetos en la pgina 6-13. Consejo Escoja el comando Bordes de campo o Formato de campo haciendo clic con el botn secundario (Windows) o pulsando la tecla Control y haciendo clic (Mac OS) en un campo o campos.
1 personalizar el aspecto de los campos y dems objetos de las presentaciones 1 cambiar la interactividad del usuario con los campos de las presentaciones, por ejemplo, aadiendo barras de desplazamiento o cambiando el orden de las tabulaciones de los campos 1 definir listas de valores que se pueden utilizar para introducir datos
en campos de presentaciones
Aadir bordes, relleno y lneas base a campos

Para mejorar el aspecto y la funcionalidad de las presentaciones se pueden aadir o personalizar los elementos siguientes:
1 aadir texto o grficos a las presentaciones, como ttulos o logotipos 1 usar las herramientas disponibles en FileMaker Pro para facilitar la colocacin y el uso de objetos en las presentaciones 1
modificar la forma de imprimir los datos de las presentaciones
1 bordes de campos 1 color y trama de fondo, o relleno, de los campos 1 lneas de puntos de gua, o lneas de base de texto que aparecen en
la base del texto para facilitar su alineacin con otros objetos
1. Si no se encuentra en modo Presentacin, escoja el men Vista >
Para obtener informacin acerca de la creacin de presentaciones, la insercin y eliminacin de campos en ellas, el control del formato de los datos en campos y la adicin de partes a presentaciones, consulte el captulo anterior, Crear y gestionar presentaciones e informes.
Modo Presentacin.
2. Seleccione uno o ms campos.
O bien, para especificar los atributos de campos que se aadirn posteriormente, empiece sin seleccionar campos.
3. Escoja el men Formato > Bordes de campo. 4. En el cuadro de dilogo Bordes de campo, seleccione los formatos que desee.
Personalizar campos en presentaciones

Existen numerosas opciones para controlar el aspecto de los campos y la interaccin del usuario con ellos. En la mayora de los casos, cuando se especifican estas opciones sin seleccionar campos o cuando un campo recin creado est todava seleccionado, se define el comportamiento de los campos colocados posteriormente en la presentacin. Si se seleccionan campos antes de definir las opciones, se formatean slo los campos seleccionados.
7-2

Escoger la porcin del campo a la que asignar atributos Escoja Bordes, Lneas de base o Relleno Escoger color, trama y anchura de lnea Aparece una representacin de las opciones seleccionadas
1 Los valores escogidos en el cuadro de dilogo Bordes de campo afectan al aspecto del campo en todos los modos. Para ver cuadros de campo slo en modo Presentacin para, por ejemplo, alinear campos, escoja el men Vista > Mostrar > Cuadros de campo. Para ver el efecto de los valores de Bordes de campo sin salir del modo presentacin, deseleccione Cuadros de campo. 1 Los formatos de borde y de relleno del campo tambin se pueden modificar con las paletas Relleno y Pluma del rea de estado. (Los bordes deben haberse especificado previamente en el cuadro de dilogo Bordes de campo.) Los cambios en los valores de relleno y de pluma realizados en el rea de estado reemplazan los de cuadro de dilogo Bordes de campo y viceversa. Consulte Configurar efectos de color, motivo, anchura de lnea y objetos en la pgina 7-16. 1 En los campos tambin se pueden especificar efectos (Relieve, Grabado y Sombra paralela) con la paleta desplegable de efectos del rea de estado. Consulte Efectos de objetos en la pgina 7-17. Aadir barras de desplazamiento a campos
Aadir barras de desplazamiento verticales permite ver ms datos de los que caben en los cuadros de campo en modo Visualizar. (Las barras de desplazamiento no se pueden aadir a campos contenedor, sumario, repetidos o con formato de listas de valores.)
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos.
Para Aadir bordes a campos y definir sus atributos Aadir lneas de base de texto y definir sus atributos
Realice lo siguiente Seleccione una combinacin de Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho. En la lista de formatos, escoja Bordes y seleccione el color, trama y anchura de lnea en las paletas desplegables. Seleccione Lnea base del texto. En la lista de formatos, escoja Lneas de base y seleccione el color, trama y anchura de lnea en las paletas desplegables.
Aadir a los campos En la lista de formatos, escoja Relleno y seleccione el color y trama de relleno color, la trama o ambos en las paletas desplegables. (Los cuadros de verificacin no afectan a los atributos de relleno.) Aadir bordes entre las Seleccione Entre valores repetidos. En la lista de repeticiones de los formatos, escoja Bordes y seleccione el color, trama y campos repetitivos anchura en las paletas desplegables. Esta opcin inserta lneas entre las apariciones de los campos repetidos. Para incluir tambin bordes alrededor de los campos repetidos, seleccione una combinacin de Superior, Inferior, Izquierdo y Derecho.
2. Escoja el men Formato > Formato de campo.
5. Haga clic en OK.
Personalizar presentaciones
7-3
Hacer clic para aadir una barra de desplazamiento vertical
campos para que los muestren en mens o listas desplegables o en series de cuadros de verificacin o botones circulares. Con ello se ofrece una forma rpida y exacta de introducir o validar datos en los campos.
Escoger en listas de valores para introducir datos Lista de valores asociada al campo Categora
3. En el cuadro de dilogo Formato de campo, en Estilo, seleccione
Campo estndar y haga clic en Incluir barra de desplazamiento vertical.

4. Haga clic en OK.
Las listas de valores se pueden definir de varias maneras. Las ms general y menos restrictiva es definir la lista de valores y asociarla a uno o ms campos. La lista de valores tambin se puede definir al especificar las opciones de formato en modo Presentacin. Para definir una lista de valores:
1. Escoja el men Archivo > Definir listas de valores.
1 Las barras de desplazamiento se visualizan siempre que se definen

las opciones de bordes del lado derecho del campo. De otro modo, se visualizan slo al incluir tabulaciones en el campo. Consulte Aadir bordes, relleno y lneas base a campos en la pgina 7-1. Al imprimir un campo o portal con barra de desplazamiento, FileMaker Pro imprime slo los datos visibles. Para imprimir todos los datos, duplique la presentacin y aumente el campo o portal. A continuacin, especifique las opciones de deslizamiento para suprimir el espacio en blanco extra al imprimir. Consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25.
2. En el cuadro de dilogo Definir listas de valores, haga clic en Nueva.
Hacer clic para ordenar por una cabecera o arrastrar lmites de columna Lista de valores definida en el archivo
Denir listas de valores como entradas de datos

Un campo con el mismo conjunto de valores en muchos o en todos los registros se puede configurar para que los usuarios escojan en una lista de valores. Las listas de valores permite definir valores de texto, nmeros, fechas y horas utilizados con frecuencia y formatear los
Arrastrar para cambiar el tamao del cuadro de dilogo
3. En el cuadro de dilogo Editar lista de valores, escriba un nombre en Nombre de la lista de valores.
7-4
Escribir un nombre para la lista de valores
Para Crear valores de forma dinmica a partir de un subconjunto de valores de otro campo (una relacin determina el subconjunto) Para obtener ms informacin, consulte Visualizar en una lista de valores slo un subconjunto de valores del campo en la pgina 7-6. Visualizar tambin valores asociados de un segundo campo
Realice lo siguiente Seleccione Usar valores del campo. En el cuadro de dilogo Especificar campos para listas de valores, seleccione Slo valores relacionados y escoja o defina una relacin en la lista de relaciones. A continuacin, en Usa los valores de este campo, seleccione el campo. Para visualizar valores de un segundo archivo, consulte Visualizar tambin valores asociados de un segundo campo, a continuacin en esta tabla. De lo contrario, haga clic en OK.
Escoger un mtodo para crear los valores de la lista
4. Definir la lista de valores:

Para Definir valores estticos en la lista de valores Crear valores de forma dinmica a partir de todos los valores de otro campo del mismo o de diferente archivo. Realice lo siguiente Seleccione Usar valores personalizados y escriba cada valor en una lnea en el orden deseado. Pulse Intro (Windows) o Retorno (Mac OS) para separar cada valor. Seleccione Usar valores del campo. En el cuadro de dilogo Especificar campos para lista de valores:
1 Para usar un campo del archivo actual, compruebe que est seleccionada Todos los valores y, en Usa los valores de este campo, seleccione el campo.
Para usar un campo de otro archivo, haga clic en Especificar archivo, escoja un archivo y haga clic en Abrir. Compruebe que est seleccionada Todos los valores y, en Usa los valores de este campo, seleccione el campo. Para visualizar valores de un segundo archivo, consulte Visualizar tambin valores asociados de un segundo campo, ms abajo en esta tabla. De lo contrario, haga clic en OK.
Siga las instrucciones de una de las dos filas anteriores de la tabla. A continuacin, haga clic en Mostrar tambin los valores de y seleccione el campo. Seleccione esta opcin para visualizar los valores del campo correspondiente a continuacin de los valores de la lista de valores. Por ejemplo, para facilitar la entrada de datos, se pueden visualizar nombres de parte a continuacin de sus nmeros. Tambin se pueden escoger los campos por los que ordenar la lista de valores, si no est seleccionada Slo valores relacionados. Para visualizar ambos valores ordenados por los del primer campo, seleccione primer campo en Ordenar lista de valores por. Para ordenar en base a los valores del segundo campo, seleccione segundo campo. Si se escoge primer campo, los valores duplicados no aparecen en el primer campo, si se escoge segundo campo, los valores duplicados no aparecen en el segundo. Haga clic en OK.
7-5
Para Utilizar una lista de valores definida en otro archivo de FileMaker Pro
Realice lo siguiente Seleccione Usar lista de valores de otro archivo. En el cuadro de dilogo Especificar lista de valores externa, haga clic en Especificar archivo, seleccione un archivo y haga clic en Abrir. En Lista de valores, escoja o defina una lista de valores y haga clic en OK. En el cuadro de dilogo Editar lista de valores, haga clic en OK.
Para Eliminar una lista de valores
Realice lo siguiente En la lista de nombres, seleccione la lista de valores y haga clic en Eliminar.En el cuadro de confirmacin, haga clic otra vez en Eliminar.
3. En el cuadro de dilogo Definir listas de valores, haga clic en Hecho
Usar todos los valores del campo Mostrar slo valores del campo relacionado Seleccionar un campo para usar sus valores
Las listas de valores tambin se pueden utilizar para validar los valores introducidos en cualquier campo. Con ello se conserva la exactitud de los datos, al impedir que los usuarios introduzcan valores ausentes de la lista de valores. (Consulte Definir validaciones de campo en la pgina 5-11.) Tambin se pueden ordenar registros segn el orden de una lista de valores, por ejemplo, por mes o regin. (Consulte Ordenar registros en la pgina 3-9.)
Seleccionar un segundo campo del que visualizar valores
1 FileMaker Pro ordena alfabticamente los elementos de listas de valores creados a partir de valores de un campo y no muestra los valores duplicados. 1
Redefinir elementos de listas de valores despus de introducir los datos puede generar resultados inesperados. Por ejemplo, si se cambia un elemento de la lista de valores de Accesorio a Accesorios, el campo parece estar vaco en las presentaciones con formato de cuadro de verificacin y botn circular. Adems, las bsquedas de Accesorios no encontrarn los registros existentes. Para obtener informacin acerca de la sustitucin de valores en campos, consulte Reemplazar datos en campos en la pgina 2-11.
5. En el cuadro de dilogo Definir listas de valores, haga clic en
Hecho Para modificar, duplicar o eliminar una lista de valores:

1. Escoja el men Archivo > Definir listas de valores. 2. En el cuadro de dilogo Definir listas de valores:
1 Si se escogi generar una lista de valores a partir de los valores de

un campo (Usar valores del campo) y se visualizan tambin valores asociados de un segundo archivo, cuando un usuario escoge un valor de este campo en modo Visualizar, el valor del segundo campo asociado no se almacena, slo se captura el primer campo.
Modificar los valores de una lista En la lista de nombres de listas de valores, o la forma de generar valores de seleccione una y haga clic en Editar. En el una lista dinmica cuadro de dilogo Editar lista de valores, efecte los cambios y haga clic en OK. Duplicar una lista de valores En la lista de nombres, seleccione la lista de valores y haga clic en Duplicar.
7-6
Visualizar en una lista de valores slo un subconjunto de valores del campo

Al generar los valores de una lista de valores de un campo, se puede hacer que FileMaker Pro cambie dinmicamente los valores de la lista en funcin de los valores de un segundo campo. En otras palabras, la lista de valores slo mostrar en el primer campo valores de los registros relacionados en los que un valor introducido en el segundo campo cumpla la definicin de la relacin. Por ejemplo, imagine que dispone de una base de datos denominada Producto que visualiza gran nmero de elementos de inventario. Se puede definir una lista de valores y asociarla al campo Nombre Producto para mostrar slo un subconjunto de los elementos basado en valores de un segundo campo, Categora. Durante la entrada de datos, al especificar el valor del campo Categora (por ejemplo, Accesorio), slo aparecen en la lista los valores de Nombre Producto donde Categora coincide con Accesorio. Anlogamente, si el valor de Categora cambia a Ropa, los valores de Nombre Producto cambian a los registros en que Categora coincida con Ropa.
En el ejemplo anterior, realice los siguientes pasos bsicos:

1. Defina una lista de valores para Nombre Producto con las opciones Usar valores del campo y Slo valores relacionados. 2. Defina una relacin con el mismo archivo de base de datos (una
autounin) y especifique Categora como campo coincidente. (Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.)
3. Especifique que la lista utilice los valores del campo relacionado
Nombre Producto. Al introducir un valor de Categora, FileMaker Pro recupera los registros relacionados en los que Categora coincide con el valor introducido y muestra los valores correspondientes de Nombre Producto en la lista de valores. Nota El campo con los valores de la lista de valores y el campo coincidente de la relacin deben residir en el mismo archivo, por ejemplo, Categora y Nombre Producto en el ejemplo anterior.
Formatear campos para utilizar listas desplegables, mens desplegables, cuadros de verificacin o botones circulares al visualizar listas de valores
Una vez definida la lista de valores, se la puede asociar a un campo en todas las presentaciones que lo requieran.
Lista de valores basada en el valor del campo clave Accesorio
Para asignar una lista de valores a un campo y determinar su visualizacin:

1. En modo Presentacin, seleccione el campo. 2. Escoja el men Formato > Formato de campo.
Lista de valores basada en el valor del campo clave Ropa
7-7
Nombre de campo seleccionado en una presentacin Seleccionar o definir una lista de valores Escoger cmo visualizar la lista de valores
Para Para permitir a los usuarios introducir valores distintos a los definidos por la lista de valores Para permitir a los usuarios modificar valores definidos por la lista de valores
Realice lo siguiente Seleccione Incluir Otro... para permitir otros valores (Esta opcin no est disponible en Lista desplegable porque los usuarios siempre pueden escribir valores en las listas.) Seleccione Incluir "Editar..." para permitir la edicin de la lista Esta opcin no est disponible en campos con formato de cuadros de verificacin o botones circulares ni en listas de valores basadas en valores de otros campos.
Asignar una lista de valores a un campo
3. En el rea Estilo del cuadro de dilogo Formato de campo,
seleccione el segundo botn circular y escoja cmo mostrar FileMaker Pro la lista de valores.
Para Seleccionar un formato para la lista de valores Realice lo siguiente Escoja el formato en la lista situada a la izquierda de usando lista de valores:
Cuadros de verificacin
Botones circulares
Men desplegable Lista desplegable
1 Escoja Lista desplegable para visualizar los elementos

de la lista de valores en una lista. Los usuarios podrn utilizar las teclas de direccin o pulsaciones anticipadas para seleccionar un valor.
4. Escoja el nombre de la lista de valores a asignar al campo en la lista situada a la derecha de usando lista de valores.
Escoja Men desplegable para visualizar los elementos de la lista de valores en un men. Los usuarios debern seleccionar los elementos con el ratn.
1 Escoja Cuadros de verificacin para visualizar los elementos de la lista de valores como una serie de cuadros de verificacin. 1 Escoja Botones circulares para visualizar los elementos de la lista de valores como una serie de botones circulares.
O bien escoja Definir listas de valores para crear una lista de valores (consulte Definir listas de valores como entradas de datos en la pgina 7-3). Las listas de valores definidas aqu tambin se pueden utilizar en otros campos.
5. Haga clic en OK.
7-8
1 Los campos con formatos de cuadros de verificacin permiten a los

usuarios introducir ms de un valor en el mismo campo. Si se introduce ms de un valor en un registro, en una presentacin cuyo campo no tenga formato de cuadro de verificacin (por ejemplo, un informe en columnas), FileMaker Pro muestra slo el primer valor. Para modificar la organizacin de los elementos de listas de valores en cuadros de verificacin y botones circulares, cambie el tamao de los campos. Un campo ms alto que ancho muestra los elementos apilados verticalmente. Un campo ms ancho que alto muestra los elementos uno junto a otro horizontalmente. Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de presentaciones para su publicacin en la Web, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11.
Especificar el nmero de repeticiones visibles de un campo repetitivo y su orientacin Para Realice lo siguiente
Especificar el nmero En Mostrar <valor > de las n repeticiones definidas del de repeticiones visibles campo, escriba un nmero (la n representa el nmero en la presentacin mximo de repeticiones especificado al definir el campo). Escoger una En Usar orientacin <valor >, escoja vertical para apilar orientacin para la las repeticiones en columna u horizontal para visualizacin de las colocarlas en fila. repeticiones del campo
2. Haga clic en OK.
Formatear campos repetidos

Si un campo se define como campo repetido, se le puede formatear para que muestre slo un numero determinado de repeticiones, aunque en la base de datos se almacena la informacin de todas. Consulte Campos repetidos en la pgina 5-12.
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos repetidos y
1 Para cambiar la forma o el tamao de todas las apariciones visibles de un campo repetitivo, utilice los manipuladores que aparecen alrededor de la primera.
FileMaker Pro almacena los datos de todas las repeticiones de un campo repetitivo aunque se cambie el formato del campo para que no estn todas visibles.
escoja el men Formato > Formato de campo. En el cuadro de dilogo Formato de campo, seleccione las opciones de Repeticiones.
Permitir o evitar entradas en campos

Las entradas se pueden permitir o evitar en los modos Visualizar y Buscar. Por ejemplo, se puede restringir la entrada en campos que contienen un nmero de serie, como un nmero de factura, para que el campo no se pueda modificar. Si se permite la entrada en un campo, no se puede controlar si todo su contenido se selecciona al hacer clic o pulsar Tabulador en l en los modos Visualizar y Buscar (de otro modo, FileMaker Pro coloca el punto de insercin despus del ltimo carcter del campo).
7-9
Para personalizar la entrada de un campo:

1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos.
Congurar orden de tabulacin para entrada de datos

Al pulsar la tecla Tabulador en los modos Visualizar y Buscar, el comportamiento por defecto de FileMaker Pro es activar los campos de izquierda a derecha y de arriba a abajo. Este orden de tabulacin por defecto se puede modificar de varias maneras.
1. En modo Presentacin, escoja el men Presentacin > Establecer orden de tabulacin.
2. Escoja el men Formato > Formato de campo.
En el cuadro de dilogo Formato de campo, seleccione opciones de Comportamiento.
FileMaker Pro muestra flechas numeradas que apuntan a cada uno de los campos de la presentacin y el cuadro de dilogo Establecer orden de tabulacin.
Para
Para evitar la entrada en un campo: Deseleccione Permitir entrada en el campo. Al introducir el campo, seleccionar todo su contenido Seleccione Seleccionar todo el contenido del campo en la entrada (Permitir entrada en el campo tambin debe estar seleccionada).
3. Haga clic en OK.
Nota Deseleccionar Permitir entrada en el campo en un campo slo afecta al campo en la presentacin actual. Para restringir siempre el acceso al campo en cualquier presentacin de la base de datos, defina privilegios de acceso de slo lectura para el campo. Consulte Definir grupos en la pgina 9-4. Al definir el campo, tambin se puede limitar la capacidad de los usuarios para modificar un valor. Especifique un valor autointroducido y seleccione Prohibir la modificacin del valor. Consulte Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10. Es recomendable permitir la entrada en campos definidos para prohibir modificaciones, para que los usuarios puedan copiar los valores al Portapapeles o introducirlos en consultas en modo Buscar.
Cada flecha indica la posicin de un campo en el orden de tabulacin
2. En el cuadro de dilogo Establecer orden de tabulacin, especifique las opciones a utilizar:

Ordenar de nuevo el Seleccione Editar orden de tabulacin. Haga clic en el orden de tabulacin de campo con el orden a modificar y escriba un nuevo campos individuales nmero para la flecha. El nuevo nmero reemplaza al antiguo. Definir un nuevo Seleccione Crear orden de tabulacin y haga clic en los orden de tabulacin campos con el nuevo orden. FileMaker Pro inserta para todos los campos nmeros en las flechas en dicho orden.
7-10
Para Omitir campos del orden de tabulacin
Realice lo siguiente Al definir el nuevo orden de tabulacin, no haga clic en los campos a omitir. Seleccione los campos que ya estn numerados y pulse Retroceso o Suprimir.
Restaurar el orden de Haga clic en Restablecer orden predeterm. tabulacin por defecto
1 Para definir que el orden de tabulacin recorra la primera repeticin de cada campo repetitivo diferente, haga clic en el campo superior izquierdo. La flecha parpadea mientras se selecciona el orden de tabulaciones en las primeras repeticiones de otros campos. Al hacer clic otra vez en el campo superior izquierdo, FileMaker Pro completa el orden de tabulacin de las restantes repeticiones de los campos repetitivos utilizando el modelo introducido. 1 Para definir que el orden de tabulacin incluya antes todas las repeticiones (visibles) del primer campo repetitivo, haga doble clic en su primera aparicin. FileMaker Pro numera todas las repeticiones. A continuacin, haga doble clic en la primera aparicin del siguiente campo repetitivo para introducir la siguiente serie de nmeros de orden de tabulacin, etc. 1 Los campos sumario no se pueden incluir en el orden de tabulacin. Los campos de clculo se pueden incluir en el orden de tabulacin, aunque no se puede utilizar en ellos en modo Visualizar (slo en modo Buscar). En los campos con formato para impedir entradas no se puede utilizar la tabulacin en los modos Visualizar ni Buscar. 1 La definicin del orden de tabulacin no afecta a la entrada de datos al trabajar con datos publicados mediante la publicacin en la Web al instante de Companion de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de presentaciones para su publicacin en la Web, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11.
3. Haga clic en OK.
Si existen campos en la presentacin no incluidos en el orden de tabulacin, aparece un cuadro de dilogo que pregunta si estos campos deben estar disponibles. Para no incluirlos, haga clic en Omitir. De lo contrario, haga clic en Aadir (se aaden al final del orden de tabulacin). No olvide las observaciones siguientes:
1 Las flechas en blanco indican campos omitidos del orden de tabulacin.

En campos con mltiples repeticiones se puede especificar si las tabulaciones deben recorrer antes la primera repeticin de cada campo diferente (valor por defecto) o las repeticiones del mismo campo.
Primer clic Segundo clic Cuarto clic Orden de tabulacin horizontal en campos repetidos (izquierda a derecha) Primer doble-clic Segundo doble-clic Tercer doble-clic Tercer clic
Personalizar el aspecto de las presentaciones

El diseo de las presentaciones se puede mejorar de diversas maneras, incluidas las siguientes:
Orden de tabulacin vertical (de arriba a abajo de cada campo)
utilizar las herramientas de dibujo para aadir lneas, rectngulos y otras formas
1 1
aadir texto fuera de los campos
7-11
aadir grficos o pelculas de QuickTime
Para obtener ms informacin sobre las herramientas de presentacin, consulte Herramientas de presentacin en la pgina 6-13.
Barra de herramientas Herramientas
El texto se puede aadir en cualquier parte de la presentacin. El texto escrito o pegado en una presentacin es un objeto que se puede manipular como cualquier otro. Por ejemplo, a un objeto de texto se le puede rotar o asignar un color de fondo. Nota Para aadir o cambiar texto de campos en la base de datos, cambie al modo Visualizar. Para escribir en una presentacin:
1. En modo Presentacin, seleccione la herramienta Texto en el panel de herramientas (escoja el men Vista > Barras de herramientas > Herramientas). 2. Con el puntero en forma de I, haga clic en el lugar donde aadir el texto o arrastre el puntero para definir la longitud de lnea mxima.
Panel de herramientas
Al hacer clic en la presentacin se crea un pequeo bloque de texto que aumenta al escribir en l.
Control de rea de estado
Aparece un punto de insercin parpadeante rodeado por un recuadro de puntos temporal.

3. Escriba el texto.
Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de presentaciones para su publicacin en la Web, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11.
Aadir texto a presentaciones

Aadir texto a la presentacin facilita su uso y comprensin. Use el texto en:
Para obtener informacin ms completa acerca del trabajo con texto, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba text, entering.
4. Defina la fuente y otros atributos de texto.
1 etiquetas de campos (nombres de campos; existe la opcin de crear

una etiqueta de campo al colocar un campo en una presentacin)
1 1 1 1
El texto adopta el formato de fuente, estilo, interlineado, color y alineacin por defecto. Para especificar atributos de texto, consulte Formatear texto en la pgina 7-13. No olvide las observaciones siguientes:
cabeceras de columnas de informes en columnas instrucciones de un formulario formularios de cartas con campos de fusin que muestren datos fechas, nmeros de pgina y nmeros de registros actuales
Para obtener ms informacin acerca de la seleccin y edicin de texto, consulte Funcionamiento del texto en la pgina 2-15.
7-12
Dependiendo de la parte de la presentacin, el texto aparece en distintas posiciones en los modos Visualizar y Vista previa (por ejemplo, una vez por registro, slo en la parte superior del informe, etc.). Consulte Partes de una presentacin en la pgina 6-27.
Para insertar
Escoja
En la presentacin aparece El nombre del usuario
1 Para eliminar espacios vacos al imprimir, consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25.
Insertar en presentaciones el nmero de pgina, la fecha u otras variables
La informacin fija (como la fecha de introduccin) y variable (como la fecha de hoy) se puede visualizar e imprimir con los registros. Por ejemplo, se puede visualizar la hora actual en el pie de pgina de un informe al imprimirlo o la fecha, hora y nombre de usuario tal y como se introdujeron en la presentacin, informacin que permanece inalterada siempre que se visualizan, imprimen o previsualizan registros. (La fecha, hora y nombre de usuario actuales se pueden insertar tambin en los modos Visualizar y Buscar) Consulte Insertar variables en campos en la pgina 2-11.)
1. En modo presentacin, haga clic en la herramienta
Un nombre de usuario fijo (tomado Nombre de del Nombre de usuario especificado en usuario actual Preferencias de la aplicacin). Este nombre es esttico, no cambia. Una fecha variable Esta fecha cambia Smbolo de fecha para mostrar la fecha actual tomada del calendario del ordenador. Una hora variable. Esta hora cambia Smbolo de hora para mostrar la hora actual tomada del reloj del ordenador. Un nombre de usuario variable. Este nombre cambia para mostrar el Nombre de usuario especificado en Preferencias de la aplicacin. El nmero de pgina. (Los nmeros de pgina slo aparecen en modo Previsualizar y en informes impresos.) El nmero de registro Smbolo de nombre del usuario
Dos barras oblicuas (//) Dos puntos dobles (::) Dos lneas verticales (||)
Smbolo de nmero de pgina
Dos smbolos de nmero (##)
Seleccin del panel de herramientas y haga clic en el lugar donde aparecer la informacin. Para insertar la informacin en una lnea de texto, haga doble clic donde vaya a situar el punto de insercin.
2. Escoja el men Insertar y escoja un comando:
En la presentacin aparece La fecha actual
Smbolo de nmero de registro
Dos smbolos de arroba (@@)
3. El smbolo muestra slo el texto que cabe en sus lmites. Para ampliar el objeto de texto y mostrar mayor cantidad de variable, utilice la herramienta Seleccin. 4. Defina la fuente y otros atributos como en cualquier otro texto.
Para insertar
Escoja
Una fecha fija (tomada del calendario Fecha actual del ordenador). Esta fecha es esttica, no cambia. Una hora fija (tomada del reloj del ordenador). Esta hora es esttica, no cambia. Hora actual
La hora actual
1 Si se inserta informacin variable, en modo Presentacin slo aparece el smbolo. La informacin variable aparece en los modos Visualizar, Buscar y Vista previa, as como en la presentacin impresa. 1 En vez de utilizar los comandos del men Insertar, se puede escribir una lista de caracteres.
7-13
Formatear texto
Se puede especificar el aspecto del texto (dentro y fuera de los campos). Se pueden controlar:
1 los atributos de caracteres del texto, incluidos fuente, tamao, estilo y color 1 1
la alineacin de prrafo, mrgenes e interlineado configuracin de tabulacin
Consejo Para acceder con rapidez a numerosos atributos de texto, utilice la barra de herramientas Formato de texto (men Vista > Barras de herramientas > Formato de texto), la regla de texto (men Vista > Regla de texto) o los mens contextuales. Consulte Utilizar barras de herramientas en la pgina 1-5 y Utilizar mens contextuales en la pgina 1-6. La regla de texto se describe en la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba text, entering.
Los formatos de texto por defecto para el texto y los campos aadidos posteriormente se definen al especificarlos sin seleccionar texto ni campos. Anlogamente, si un campo recin creado o texto recin aadido permanecen seleccionados y se especifican formatos de texto, tambin se definen los formatos de texto por defecto. Si posteriormente se cambian, FileMaker Pro no cambia de forma retroactiva los formatos aplicados con anterioridad. Importante Los caracteres de campos de texto se pueden formatear en modo Visualizar (por ejemplo, subrayar o poner en cursiva una palabra para resaltarla). A diferencia del formato de texto especificado en modo Presentacin, este formato se almacena con los datos y aparece en las presentaciones al visualizar el campo. El texto formateado en modo Visualizar tiene preferencia sobre el del modo Presentacin. Por ejemplo, si se aplica un formato de negrita en modo Visualizar, al cambiar al modo Presentacin y dar formato de cursiva al mismo texto, ste permanece en negrita. Para eliminar formatos aplicados en modo Visualizar, vuelva a formatear el texto en modo Visualizar o exporte e importe los datos (consulte Exportar datos de FileMaker Pro en la pgina 12-7).
Negrita, cursiva y otros estilos de texto

Existen varias formas de formatear texto. Seleccione el texto a formatear y realice lo siguiente:
Escoja el formato de texto (como Fuente o Estilo) en un submen del men Formato.
1 Escoja opciones de formato de texto de la barra de herramientas Formato de texto. 1 Haga clic con el botn secundario (Windows) o pulse Control y haga clic (Mac OS) y escoja un comando de formato de texto en el men contextual. 1 En el men Formato > Texto seleccione varias opciones de formato de texto a la vez.
Para especificar varios atributos de texto a la vez:
1. Seleccione el texto a cambiar.
Para obtener informacin completa acerca de la seleccin de texto, consulte Seleccionar texto en la pgina 2-15.
Para Formatear texto de un campo en modo Visualizar Realice lo siguiente En modo Visualizar, seleccione el texto y escoja el men Formato > Texto. Este formato se almacena con los datos y aparece en todas las presentaciones.
7-14
Para Especificar el formato de texto de los campos en modo Presentacin Formatear texto en presentaciones
Realice lo siguiente En modo Presentacin, seleccione uno o ms campos y escoja el men Formato > Texto. O bien pulse Alt (Windows) u Opcin (Mac OS) al hacer doble clic en un campo. En modo Presentacin, seleccione el texto y escoja el men Formato > Texto.
Especificar atributos de prrafo y configuracin de tabulaciones

En modo Visualizar se pueden formatear prrafos individuales (incluida la definicin de tabuladores) de un campo. En modo Presentacin se pueden especificar atributos de prrafo para el texto situado dentro o fuera de los campos.
1. En modo Visualizar, seleccione el texto a formatear. O bien, en modo Presentacin, seleccione el texto o el campo a formatear.
2. En el cuadro de dilogo Formato de texto, seleccione los atributos
a utilizar. FileMaker Pro muestra en el rea Ejemplo el texto formateado con los atributos seleccionados.
Para obtener ms informacin acerca de las diferencias de formatos entre los modos Visualizar y Presentacin, consulte Formatear texto en la pgina 7-13.
2. Escoja el men Formato > Texto. 3. En el cuadro de dilogo Formato del texto, haga clic en Prrafo. 4. En el cuadro de dilogo Prrafo, especifique el interlineado y la alineacin.
Escoger atributos de texto Seleccionar uno o ms estilos Sangrado de texto Definir interlineado y cambiar las unidades de medida
Especificar configuracin de prrafo y tabulaciones (consultar seccin siguiente)
Alinear texto Definir tabuladores
3. Haga clic en OK.
Para obtener ms informacin acerca de la configuracin de presentaciones para su publicacin en la Web, consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11. Nota Windows: para ver todas las fuentes disponibles, escoja el men Formato > Fuente > Configurar/Ms fuentes. En el cuadro de dilogo Configurar men Fuente, seleccione una fuente de la lista Fuentes disponibles y haga clic en Mover, o haga doble clic en la fuente, para desplazarla hasta la lista Aparece en men. Compruebe que Mostrar tipografa de las fuentes est seleccionada para activar esta opcin.
5. Para especificar la configuracin de tabuladores en el prrafo,
haga clic en Tabuladores.

6. En el cuadro de dilogo Tabuladores, especifique la configuracin
de tabulacin.
7-15
Configuracin actual de tabulacin
Definir alineacin de un tabulador Especificar la posicin del tabulador Especificar un carcter de relleno
1. En modo Presentacin, seleccione la herramienta a utilizar en el panel de herramientas o en la barra de herramientas Herramientas.
Herramienta Rectngulo Herramienta Rectngulo redondeado Herramienta Ovalo Herramienta Lneas
7. Haga clic en OK.
2. Coloque el puntero en forma de cruz sobre el lugar de la presentacin donde comenzar la lnea u objeto.
No olvide las observaciones siguientes: La alineacin vertical de texto y campos se puede especificar. En modo presentacin, escoja el men Formato > Alinear texto y seleccione Superior, Centro o Inferior.
1 En las lneas, arrastre el puntero hasta que la lnea tenga la longitud

deseada.
1 Para definir los mrgenes y los tabuladores de los datos de texto en modo Visualizar o de los objetos de texto en modo Presentacin se puede utilizar la regla de texto. En modo Presentacin no se pueden formatear campos con la regla de texto, es necesario utilizar los cuadros de dilogo Prrafo y Tabuladores. La regla de texto se describe en la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba text ruler. 1 Para obtener informacin ms completa acerca de la especificacin
de formatos de prrafo y configuracin de tabuladores, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba text formatting.
1 En rectngulos, cuadrados, rectngulos redondeados, valos y crculos, arrastre el puntero en diagonal hasta que el objeto tenga el tamao deseado.
Herramienta Herramienta Lneas Opciones disponibles En lneas verticales y horizontales, pulse Mays mientras arrastra el puntero. En lneas diagonales (45 grados), pulse Control (Windows) u Opcin (Mac OS) mientras arrastra el puntero. Para crear una lnea vertical que se extienda sobre varias partes de la presentacin, dibuje lneas superpuestas en cada una. Herramienta Rectngulo Herramienta Rectngulo redondeado Herramienta Ovalo En cuadrados, pulse Control (Windows) u Opcin (Mac OS) mientras arrastra el puntero. En cuadrados redondeados, pulse Control (Windows) u Opcin (Mac OS) mientras arrastra el puntero. En crculos, pulse Control (Windows) u Opcin (Mac OS) mientras arrastra el puntero.
Dibujar lneas y formas

Para utilizar lneas y formas que resalten partes de la presentacin, utilice las herramientas de dibujo del panel de herramientas o la barra de herramientas Herramientas (men Vista > Barras de herramientas > Herramientas).
7-16
FileMaker Pro dibuja el objeto con la anchura de lnea, color de pluma y trama por defecto adems de rellenar el objeto con el color de relleno y trama actuales (en todos los objetos excepto lneas). Estos atributos se pueden cambiar antes o despus de dibujar el objeto. (Consulte Configurar efectos de color, motivo, anchura de lnea y objetos en la pgina 7-16.) No olvide las observaciones siguientes:
Congurar efectos de color, motivo, anchura de lnea y objetos

Las paletas Relleno, Pluma, Anchura de lnea y Efectos de objetos del rea de estado permiten cambiar el aspecto de los objetos de las presentaciones, incluidos campos, botones y portales.
1. En modo Presentacin, seleccione uno o ms objetos a modificar.
Utilice las tcnicas siguientes para trabajar con las herramientas:

O bien, para especificar los atributos de objetos que se aadirn posteriormente, empiece sin seleccionar objetos.
2. Escoja colores, tramas, anchuras de lneas o bordes y efectos de objetos en las paletas del rea de estado.
Paleta Trama de relleno Paleta Color de relleno Paleta Efectos de objeto Ejemplo de relleno Paleta Trama de pluma Paleta Color de pluma Ejemplo de pluma
Para
Utilizar una herramienta Haga clic en la herramienta para seleccionarla. una vez (La herramienta se vuelve gris.) Mantener una herramienta seleccionada o bloqueada. Haga doble clic en la herramienta. (La herramienta se vuelve negra para indicar que permanece seleccionada hasta seleccionar otra.) Para especificar las preferencias con las que mantener herramientas de presentacin bloqueadas, consulte Configurar preferencias de presentacin en la pgina A-2.
Paleta Anchura de lnea Anchura de lnea actual
Cambiar entre la ltima Pulse Control+Intro, o Intro del teclado numrico herramienta utilizada y (Windows) o pulse Intro (Mac OS). la herramienta Seleccin
Para cambiar
Use
La anchura de una lnea o del borde de una Paleta Anchura de lnea forma, objeto de texto, campo o portal El color o la trama de una lnea o del borde Paletas Color y Trama de pluma de una forma, objeto de texto, campo o portal El color o la trama de un objeto, incluido el Paletas Color de relleno y Trama fondo de objetos de texto, campos y de relleno portales El efecto con el que FileMaker Pro dibuja objetos (excepto lneas) Paleta Efectos de objetos y escoja Relieve, Grabado o Sombra paralela (consulte la siguiente seccin, Efectos de objetos.)
Todos los objetos tienen un borde. (El borde de una lnea es la propia lnea.) Todos los objetos, excepto las lneas, tienen un relleno, el rea situada dentro del borde. El aspecto de los campos, objetos de texto y grficos insertados tambin se puede cambiar, por ejemplo, cambiando su tamao, anchura de borde o trama de relleno. Windows: tambin se pueden enlazar o incrustar objetos OLE. Para obtener informacin completa sobre cmo funciona FileMaker Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba OLE objects, editing.
1 1 1
7-17
Al seleccionar un objeto, los cuadros de ejemplo situados junto a las paletas muestran sus atributos. Si no existe seleccin, los cuadros de ejemplo muestran los atributos por defecto. No olvide las observaciones siguientes: Para convertir un objeto en transparente, escoja la trama transparente en la paleta de tramas. Un objeto con trama transparente est hueco. Los objetos situados detrs de l estn visibles y slo se puede seleccionar haciendo clic en su borde
Relieve
Grabado
Sombra paralela
1 En los campos, la configuracin de la paleta reemplaza la del cuadro de dilogo Bordes de campo. Consulte Aadir bordes, relleno y lneas base a campos en la pgina 7-1. 1 Para aplicar un color o trama a una parte de presentacin, consulte
Aadir o cambiar partes de una presentacin en la pgina 6-29.
1 Los efectos de objetos ofrecen resultados ptimos cuando se especifica una trama de pluma transparente (es decir, un borde invisible) y una anchura de pluma mnima de 2 puntos. Es tambin recomendable intentar cambiar el color de fondo de la parte interior a un tono parecido al color de relleno del objeto. (Consulte Aadir o cambiar partes de una presentacin en la pgina 6-29.) 1 Cuando utilice un efecto de objeto en un campo, intente seleccionar el efecto antes de colocar el campo en la presentacin. De otro modo, el efecto puede recortar parte del texto del campo. 1 La anchura del efecto depende del borde del objeto especificado en la anchura de pluma (a menos que el objeto no tenga borde, en cuyo caso el efecto de objeto se dibuja con una lnea de 1 punto). El color y la trama del efecto dependen del color y la trama de relleno del objeto o campo seleccionado. 1 Al aplicar un efecto a un objeto existente, el tamao total del objeto con el efecto no cambia, aunque el objeto se reduce para incluir el efecto. Por tanto, al aplicar un efecto a un campo existente, es necesario aumentar sus dimensiones para que los datos sean legibles. 1 Al asignar un efecto de objeto a un objeto transparente, FileMaker
Pro asigna al objeto el relleno por defecto y despus dibuja el efecto. Si se cambia el color de relleno, FileMaker Pro ajusta los colores del efecto para complementar el nuevo color. Si se cambia el relleno de un objeto a transparente despus de asignarle un efecto, FileMaker Pro convierte el efecto en transparente.
Efectos de objetos
Para dar a la presentacin un aspecto tridimensional, utilice los comandos de la paleta Efectos de objetos. Los efectos de objetos se pueden aplicar a objetos dibujados (excepto lneas), campos y portales.
Aplicar efectos a objetos de presentaciones
Escoja Relieve Grabado Sombra paralela
Para Hacer que el objeto seleccionado aparezca elevado sobre el fondo Hacer que el objeto seleccionado aparezca incrustado en el fondo Hacer que el objeto seleccionado proyecte una sombra hacia abajo y a la derecha.
1 Los botones siempre incluyen efecto de Relieve. Para cambiarlo, seleccione el botn y escoja otro efecto en la paleta de efectos de objetos. Consulte Utilizar botones con guiones en la pgina 10-13.
7-18
Insertar grcos en las presentaciones

Los grficos se pueden aadir a cualquier parte de la presentacin. Para incluir la misma imagen (como un logotipo) en todos los registros o informes de una presentacin, utilice un grfico en vez de un campo contenedor.
1. En modo Presentacin, escoja el men Insertar > Imagen. 2. En el cuadro de dilogo, escoja un tipo de archivo grfico en
1 En la presentacin tambin se pueden pegar grficos copiados de otra aplicacin. Consulte Copiar, duplicar y eliminar objetos en la pgina 6-14.
Para importar con rapidez grficos o pelculas de otra aplicacin, se pueden arrastrar desde la ventana de la otra aplicacin hasta la presentacin de FileMaker Pro, si el sistema y la otra aplicacin lo admiten. Tambin se pueden arrastrar objetos desde una presentacin hasta otra aplicacin y hasta el escritorio de Windows o de Mac OS.
Archivos de tipo (Windows) o en Mostrar (Mac OS).

3. Vaya al archivo grfico.
Si se selecciona Almacenar slo una referencia al archivo, FileMaker Pro no importa el archivo grfico, slo localiza su ubicacin en el disco duro. Esta opcin reduce el tamao del archivo de FileMaker Pro, aunque si se desplaza o elimina el archivo, FileMaker Pro no puede abrirlo .
4. Seleccione el archivo y haga clic en Abrir o haga doble clic en
1 Windows: para insertar objetos OLE en una presentacin, escoja el men Insertar > Objeto y especifique el tipo de objeto a importar. En FileMaker Pro para Mac OS los objetos OLE aparecen como grficos. Para obtener informacin completa sobre cmo funciona FileMaker Pro con objetos OLE, consulte la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba OLE objects editing. Formatear grcos en presentaciones
En modo presentacin, se pueden formatear grficos pegados o importados en la presentacin igual que los datos de grficos en campos contenedor. Para obtener ms informacin, consulte Especificar formatos en campos con grficos en la pgina 6-27.
el archivo. En algunos formatos de archivo, aparece un cuadro de dilogo con opciones para personalizar la forma de importar el grfico. Las opciones de grficos se describen en la Ayuda en pantalla de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Insert Picture command.
5. Coloque el grfico en la presentacin y ajuste su tamao.
Mostrar lmites de texto, de campo o de botn

En la presentacin se pueden mostrar lmites de texto, campos y botones para facilitar la identificacin, colocacin y alineacin de los objetos.
Para mostrar lmites en Todo el texto (no en un campo) En modo Presentacin, realice lo siguiente Escoja el men Vista > Mostrar > Cuadros de texto. Aparecen los lmites como finos cuadros negros alrededor de todo el texto de la presentacin.
Consulte Desplazar objetos en presentaciones en la pgina 6-15 y Cambiar forma y tamao de objetos en la pgina 6-16. No olvide las observaciones siguientes: Para visualizar un grfico diferente en cada registro, pegue o inserte el grfico en un campo contenedor en modo Visualizar. Para obtener ms informacin, consulte Insertar grficos en campos en la pgina 2-13.
7-19
Para mostrar lmites en Todos los campos
Agrupar y desagrupar objetos

En modo Presentacin, realice lo siguiente Escoja el men Vista > Mostrar > Cuadros de campo. Aparecen los lmites como finos cuadros negros alrededor de todos los campos de la presentacin.
Agrupar objetos permite trabajar con los objetos agrupados como si se tratara de un nico objeto. Se puede realizar lo siguiente:
1 copiar y pegar objetos agrupados, conservando la organizacin de los objetos del grupo 1 asignar atributos (como fuentes o colores de relleno) a los elementos del grupo, aunque no sean adecuados para todos. (Por ejemplo, asignar una nueva fuente a un grupo que contiene texto, un campo y un grfico modifica el texto y el campo, pero deja el grfico inalterado.)
trabajar con ms facilidad con el orden de apilamiento, ya que todos los objetos agrupados estn en la misma capa
Todos los botones de la presentacin
Escoja el men Vista > Mostrar > Botones. Aparecen los lmites como cuadros grises alrededor de todos los botones definidos.
Para ocultar los lmites del texto, campos o botones, escoja otra vez el comando correspondiente del submen Mostrar. Nota Los lmites slo aparecen en modo Presentacin. Para ver los bordes de estos objetos en modo Visualizar o al imprimir la presentacin, defina un borde con las paletas Pluma y Anchura de lnea del rea de estado.
1 1
alinear un objeto individual con un grupo de objetos
Para agrupar objetos, en modo Presentacin, seleccione los objetos y escoja el men Disposicin > Agrupar. Para desagrupar un objeto agrupado, seleccione el grupo y escoja el men Disposicin > Desagrupar. No olvide las observaciones siguientes:
Organizar objetos
En modo Presentacin, se puede realizar lo siguiente: agrupar cualquier combinacin de objetos para modificarlos o desplazarlos juntos
1 cambiar el orden de apilamiento de los objetos para conseguir efectos diferentes al superponerlos 1 1
rotar un objeto o un grupo de objetos en incrementos de 90 grados alinear o distribuir objetos con precisin
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Al desagrupar un grupo que contiene otros grupos, los subgrupos permanecen agrupados.
Si en el grupo se incluye un objeto bloqueado, el objeto agrupado resultante est tambin bloqueado.
Para editar texto que est incluido en un grupo, haga doble clic en el texto.
Nota Para acceder con rapidez a muchos de los comandos de organizacin de objetos, utilice la barra de herramientas Disposicin (escoja el men Vista > Barras de herramientas > Disposicin) o los mens contextuales. Consulte Utilizar barras de herramientas en la pgina 1-5 y Utilizar mens contextuales en la pgina 1-6.
7-20
Desplazar objetos hacia adelante o hacia atrs en las presentaciones

Cuando los objetos de las presentaciones se superponen, unos estn encima de otros. Este orden de apilamiento se puede modificar para crear distintos efectos. Al crear objetos, aunque no se superpongan, se apilan de forma que el ltimo objeto creado siempre est el primero.
Antes Despus
Rotar objetos
Los campos, objetos de texto y grficos se pueden rotar en incrementos de 90 grados.
1. En modo Presentacin, haga clic en la herramienta Seleccin del panel de herramientas y seleccione uno o ms objetos. 2. Escoja el men Disposicin > Rotar.
Los objetos rotan 90 grados en el sentido de las agujas del reloj. Para rotar ms los objetos, escoja otra vez el men Disposicin > Rotar. No olvide las observaciones siguientes:
1 Al hacer clic o pulsar Tabulador en un campo rotado en modo Visualizar, el campo se visualiza temporalmente con su orientacin original, de izquierda a derecha.
Mover hacia adelante Mover al frente
Los portales no se pueden rotar.
Alinear objetos
En la presentacin se pueden alinear los objetos y distribuir el espacio que los separa.
Mover hacia atrs Mover al fondo
1. En modo Presentacin, seleccione el objeto u objetos cuya
posicin desee cambiar.

2. Escoja un comando del men Disposicin.
Para desplazar el objeto Al frente de todos los objetos Una capa hacia adelante Detrs de todos los dems objetos Una capa hacia atrs Escoja Mover al frente Mover hacia adelante Mover al fondo Mover hacia atrs
La alineacin de objetos por sus laterales o por sus partes superiores o inferiores se realiza con el objeto ms alejado sin alinear. Al alinear puntos centrales, los objetos se alinean segn una lnea invisible, vertical u horizontal, que pasa por el centro de los objetos. Al distribuir el espacio que separa los objetos, FileMaker Pro mide la separacin entre los dos objetos ms alejados y la divide uniformemente entre todos los objetos seleccionados.
7-21
Utilizar herramientas para colocar objetos con precisin

Para precisar el tamao, forma, posicin y alineacin de objetos, utilice la paleta Cuerpo, las reglas grficas y las retculas. (Para obtener ms informacin acerca del desplazamiento de objetos en presentaciones, consulte Desplazar objetos en presentaciones en la pgina 6-15.)
Regla de texto Regla grfica
Objetos antes de la distribucin de espacios
Objetos despus de la distribucin vertical de espacios y alineados por los laterales izquierdos
1. En modo presentacin, seleccione los objetos a alinear y escoja el
men Disposicin > Establecer alineacin.

2. En el cuadro de dilogo Establecer alineacin, seleccione
opciones en las reas De arriba a abajo y De izquierda a derecha. El rea Ejemplo muestra una ilustracin con las opciones escogidas.
Seleccionar la alineacin vertical de objetos Resultado de la seleccin
Seleccionar la alineacin horizontal de objetos Guas de ajuste Lneas de regla Paleta Cuerpo
Utilizar paleta Cuerpo con objetos

Para precisar la posicin y el tamao de los objetos de una presentacin, utilice la paleta Cuerpo.
1. En modo Presentacin, escoja el men Vista > Tamao del objeto. 2. Seleccione uno o ms objetos. 3. En la paleta Cuerpo, escriba un nuevo valor en el campo situado junto al icono.
3. Haga clic en OK.
No olvide las observaciones siguientes: Para alinear objetos nuevos segn la configuracin actual, seleccione los objetos a alinear y escoja el men Disposicin > Alinear. (Si los dos valores del cuadro de dilogo Establecer alineacin son Ninguna, el comando no est disponible.)
1 Para forzar la alineacin con un objeto concreto, bloquelo antes de definir la alineacin. Para obtener ms informacin acerca del bloqueo de objetos, consulte Proteger objetos de modificaciones en la pgina 6-17.
7-22
Unidad de medida Escribir la distancia deseada desde la izquierda, derecha y parte superior o inferior de la pgina Escribir valores para cambiar la altura y anchura del objeto Utilizacin de la paleta Cuerpo para desplazar y cambiar de tamao un objeto Pxel (px)
Incremento de medida en la regla 10 pxeles
Hacer clic para cambiar la unidad de medida
Si no se puede escribir un valor, el campo no tiene sentido en la seleccin (por ejemplo, una lnea no tiene altura) o la seleccin est bloqueada.
4. Pulse Intro o desplcese a otro campo de la paleta Cuerpo, pulse Tabulador o Retroceso (Mac OS).
Lneas de regla
La paleta Cuerpo flota sobre la ventana, se puede dejar abierta mientras se trabaja.
Para cambiar la unidad de medida utilizada en las reglas de texto, retculas y la paleta Cuerpo:
1. En modo Presentacin, escoja el men Presentacin > Establecer
reglas.
Utilizar reglas grcas y retculas

Las reglas grficas y las retculas, cuadrculas de lneas de puntos que aparecen en la presentacin pero no se imprimen, facilitan la alineacin y colocacin precisa de los objetos. Las retculas se ajustan al cambiar de unidad de medida. Para mostrar las reglas grficas, en modo Presentacin, escoja el men Vista > Reglas grficas. Para ocultarlas, escoja otra vez Reglas grficas. Al desplazar el cursor sobre la presentacin aparecen lneas de gua que localizan su posicin en las reglas grficas. Para mostrar las retculas, en modo Presentacin, escoja el men Vista > Lneas de regla. Para ocultarlas, escoja otra vez Lneas de regla. Nota Las retculas no tienen propiedades de ajuste.
Unidad de medida Pulgadas (pg) Centmetros (cm) Incremento de medida en la regla 1/8 (pg) 0,25 centmetros
2. En el cuadro de dilogo Establecer reglas, escoja una unidad de medida en Unidades. 3. Haga clic en OK.
Alinear objetos con las guas de ajuste

Las guas de ajuste, lneas de gua mviles horizontales y verticales, facilitan la alineacin de objetos en modo Presentacin. El lmite izquierdo, derecho, superior o inferior o el centro del objeto se ajusta a las lneas de las guas de ajuste segn se arrastra el objeto.
Para En modo Presentacin, realice lo siguiente
Mostrar u ocultar las guas de Escoja el men Vista > Guas de ajuste. Para ajuste ocultarlas, escoja otra vez Guas de ajuste. Cambiar de posicin las guas Con el puntero de flecha, desplace la lnea de la de ajuste gua de ajuste horizontal o vertical Anular el efecto de ajuste de Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras las guas de ajuste arrastra el objeto
7-23
Utilizar retculas de objetos

Las retculas de objetos permiten precisar la colocacin de objetos en presentaciones. Cuando las retculas estn activadas, cada objeto de la presentacin se ajusta a su propia retcula invisible (que puede ser diferente de la de otros objetos). Al desplazar o cambiar de tamao un objeto, ste se ajusta a la coordenada de retcula ms prxima. Los objetos se crean alineados con la retcula maestra.
Para Activar o desactivar la retcula Anular el efecto de ajuste de las guas de ajuste Cambiar las unidades de las retculas de objetos En modo Presentacin, realice lo siguiente Escoja el men Disposicin > Retculas de objetos. Para desactivarlas, escoja otra vez Retculas de objetos. Pulse Alt (Windows) o 2 (Mac OS) mientras arrastra el objeto. Escoja el men Presentacin > Establecer reglas. En el cuadro de dilogo Establecer reglas, escriba un valor en Unidades y escoja una unidad de medida.
Para obtener informacin completa acerca de la impresin con el modo Vista previa, consulte captulo 4, Previsualizar e imprimir informacin.
Especicar mrgenes de pgina

En cada presentacin se pueden especificar mrgenes diferentes. Si no se especifican, FileMaker Pro utiliza los mrgenes por defecto de la impresora, que varan dependiendo de la impresora y del controlador de la impresora. Al imprimir presentaciones en las que la exactitud del espaciado es importante, como etiquetas o formularios preimpresos, se deben especificar los mrgenes de pgina.
1. Escoja el men Archivo > Configurar impresin (Windows) o
Archivo > Ajustar pgina (Mac OS), confirme la configuracin de la impresora y del papel y haga clic en Aceptar. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin del ordenador y de la impresora.
2. En modo Presentacin, escoja el men Presentacin > Ajustar presentacin. 3. En el cuadro de dilogo Ajustar presentacin, en Opciones de
No olvide las observaciones siguientes: Las retculas de objetos funcionan independientemente de las retculas de reglas, reglas grficas y guas de ajuste. Los objetos creados antes de activar las retculas de objetos, pueden aparecer sin alinear y, al cambiarlos de posicin, se desplazan segn su propia retcula. Para alinear objetos entre s, consulte Alinear objetos en la pgina 7-20.
1 1
impresin seleccione Mrgenes de pgina fijos.

4. Escriba valores para los mrgenes (si se especifica un margen ms
estrecho de lo que admite la impresora actual, FileMaker Pro muestra una advertencia). Para alternar mrgenes derechos e izquierdos (el margen interior aparece en el lado izquierdo de la primera pgina, en el derecho de la segunda, etc.), seleccione Pginas opuestas.
Controlar la impresin
La impresora, sus opciones, los mrgenes especificados y las opciones de presentacin escogidas influyen en la forma en que FileMaker Pro imprime los datos.
7-24
Para mostrar los mrgenes de pgina, en modo Presentacin, escoja el men Vista > Mrgenes de pgina. Los mrgenes aparecen como una lnea de puntos fina que rodea los bordes de la pgina de la presentacin. Los saltos de pgina aparecen como lneas de puntos gruesas horizontales y verticales.
Seleccionar para especificar tamaos
Escribir tamaos de margen Seleccionar para alternar mrgenes
Para ocultar los mrgenes de pgina, escoja otra vez el men Vista > Mrgenes de pgina. La mayora de las impresoras no pueden imprimir en el borde del papel. Si se colocan objetos en los mrgenes o fuera del rea en la que puede imprimir la impresora seleccionada, aparecen en los modo Visualizar y Buscar, pero no al previsualizarlos o imprimirlos.
5. Haga clic en Aceptar. 6. Para comprobar los mrgenes, escoja el men Vista > Modo Vista previa.
Mrgenes. Los objetos de este rea no se imprimen
1 En modo Presentacin, escoja el men Presentacin > Establecer reglas para cambiar la unidad de medida de los mrgenes. Consulte Utilizar reglas grficas y retculas en la pgina 7-22. 1 Si se selecciona Imprimir en <valor> columnas para una presentacin
y se especifican los mrgenes de pginas, el tamao de las columnas se adapta a los nuevos mrgenes. Consulte Configurar impresin de registros en columnas en la pgina 6-9.
Presentacin con mrgenes La impresora seleccionada no puede imprimir objetos exteriores a esta lnea
Mostrar mrgenes de pgina

En modo Presentacin se pueden visualizar los mrgenes exactamente como aparecern impresos. (Los mrgenes de pgina aparecen siempre en modo Vista previa.)
Presentacin sin mrgenes
7-25
Eliminar espacios vacos en datos impresos

Frecuentemente, la cantidad de informacin de los campos de la base de datos vara. Al imprimir, FileMaker Pro puede reducir los lmites de campos y cambiar los objetos situados a la izquierda o en la parte superior de la presentacin para cerrar los espacios vacos que se generan cuando la informacin no llena el campo. Por ejemplo, en un catlogo, la descripcin de un elemento puede ser mayor que la de otro. Con la funcin de deslizamiento de FileMaker Pro se pueden cerrar los espacios entre elementos e imprimir ms elementos por pgina.
Impresin sin objetos deslizados
Catlogo de viajes
Barco/Destino Duracin Precio total Temporada Notas La Peregrina Argentina 7 noches 79.500 Pts. Primavera Verano Otoo Invierno Todo el ao Ruta transatlntica entre Mogn, Gran Canaria, y Puerto la Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas Las Aves. Excursin opcional a la selva venezolana. Mara Salada Mxico 7 noches 79.500 Pts. Primavera Verano Otoo Invierno Todo el ao Incluye tarifa area desde La Corua. 4 noches en Cancn, 2 noches en La Habana, 1 da en Nueva Orleans. Gran Roque Caribe 11 noches entre 152.400 y 369.400 Pts. Primavera Verano Otoo Invierno Todo el ao San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel. Alojamientos de lujo. Sin poltica de propinas.
Se pueden deslizar campos, portales, otros objetos e incluso partes de presentacin. Al deslizar objetos, se produce lo siguiente:
1 Los campos se reducen para eliminar el espacio vaco interior, pero el deslizamiento no elimina el espacio definido entre los campos. Por ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un espacio de 2,5 cm debajo del objeto situado ms abajo y se define deslizamiento en todos los objetos y reducir la parte, FileMaker Pro deja 2,5 cm debajo de dicho objeto al imprimir la presentacin. 1 Los objetos sin campos, como lneas o texto, se desplazan si se coloca un campo deslizado a su izquierda (o encima). 1 Los objetos, incluidos los campos, se deslizan hacia la izquierda (o arriba) segn la cantidad de espacio en que se reduzcan los campos situados a la izquierda (o encima). 1 Los portales se deslizan como cualquier otro objeto, pero los objetos de su interior no se deslizan. Si se especifica que un portal se deslice hacia arriba y la parte incluida se reduce, FileMaker Pro omite las filas vacas del portal.
Se puede definir la reduccin de partes de presentacin al deslizar sus campos. Las cabeceras y pies de pgina, iniciales o no, nunca se deslizan ni reducen. No se debe definir la reduccin de partes que necesiten espaciado vertical fijo, como etiquetas.
Barco/Destino Duracin Precio total Temporada Notas
Impresin con objetos deslizados

Catlogo de viajes
Deslizar objetos hacia la izquierda para eliminar el espacio situado en el borde derecho de los campos
La Peregrina Argentina 7 noches 79.500 Pts. Primavera Verano Otoo Invierno Todo el ao Ruta transatlntica entre Mogn, Gran Canaria, y Puerto la Cruz, Venezuela. Incluye las islas de Margarita, Los Roques, La Tortuga. La Blanquilla, La Orchila y las islas Las Aves. Excursin opcional a la selva venezolana. Iris III Cuba 7 noches 79.500 Pts. Primavera Verano Otoo Invierno Todo el ao Incluye tarifa area desde La Corua. 4 noches en Cancn, 2 noches en La Habana, 1 da en Nueva Orleans. Cibeles Caribe 11 noches entre 152.400 y 369.400 Pts. Primavera Verano Otoo Invierno Todo el ao San Juan, St. Thomas, Curacao, Cartagena y Cozumel. Alojamientos de lujo. Sin poltica de propinas. Nevueiro Pacfico Sur 21 noches entre 399.500 y 955.000 Pts. Primavera Verano Otoo Invierno Todo el ao Incluye Nueva Zelanda Australia, Tonga y Fiji.
La presentacin siguiente muestra la definicin del deslizamiento de los campos de la ilustracin anterior.
Deslizar partes hasta obtener cuerpos de distintos tamaos para las diferentes cantidades de datos Deslizar objetos hacia arriba para evitar la impresin de espacio extra Deslizar objetos y partes hasta incluir ms registros en una pgina
Barco/Destino Duracin Precio total Temporada Notes
Estos campos se deslizan hacia la izquierda
Las flechas muestran cmo se deslizan los objetos
El cuerpo, el campo Notas y la lnea horizontal se deslizan hacia arriba
7-26
Definir opciones de deslizamiento

1. En modo Presentacin, seleccione los objetos a deslizar. Seleccione tambin el campo situado ms a la izquierda (o ms arriba) hacia el que deslizar los dems objetos, para reducirlo.
1 Los efectos de los valores de deslizamiento slo se ven en modo Vista previa.
Todos los objetos se pueden deslizar. Los objetos sin campos, como la lnea horizontal del ejemplo anterior, se desplazan cuando se coloca un campo deslizado encima o a su izquierda. Cuando un objeto sin campos se desliza, se desplaza hasta otra posicin de la presentacin pero no se reduce. Cuando se desliza un campo, se desplaza hasta otra posicin de la presentacin y, si sus datos no llenan el campo, se reduce.
Para permitir la reduccin de los campos al especificar deslizamiento hacia la izquierda, alinee los bordes superiores y escoja el men Formato > Alinear texto > Izquierda. Para permitir la reduccin de los campos al especificar deslizamiento hacia arriba, escoja el men Formato > Alinear texto > Superior. Consulte Alinear objetos en la pgina 7-20 y Especificar atributos de prrafo y configuracin de tabulaciones en la pgina 7-14.
2. En modo presentacin, seleccione los objetos a deslizar y escoja el men Formato > Deslizamiento/Impresin. 3. En el cuadro de dilogo Deslizamiento/impresin, seleccione las
En modo Presentacin, escoja el men Vista > Mostrar > Objetos deslizados para ver los objetos que se deslizan y las direcciones de deslizamiento.
1 Al deslizar objetos o partes, FileMaker Pro imprime los objetos en

las posiciones relativas con los dems objetos, no en las posiciones en que se colocaron en la presentacin. Si se dejan espacios vacos en las presentaciones, FileMaker Pro los mantiene. Por ejemplo, si se crea una parte de cuerpo con un espacio de 2,5 cm debajo del objeto situado ms abajo, FileMaker Pro deja 2,5 cm debajo de dicho objeto al reducir el cuerpo.
opciones de deslizamiento que desee.

Seleccione esta opcin Hacia la izq.
Para Reducir la anchura de los campos seleccionados hasta el mnimo necesario para sus datos y deslizar todos los objetos seleccionados hacia la izquierda segn el espacio en que se reduzca el campo.
1 Se obtiene idntico efecto, aunque slo entre un campo y texto de presentacin o entre campos adyacentes en bloques de texto continuos, utilizando campos de fusin (consulte Colocar campos de fusin en la pgina 6-19). Utilice deslizamiento en vez de campos de fusin para:
reducir una parte de presentacin para incluir ms datos en una pgina
Hacia arriba: y Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el haga clic en Todos mnimo necesario para sus datos y deslizar todos los encima objetos seleccionados hacia arriba segn el campo situado encima que menos se reduzca. Esta opcin mantiene coherente el espaciado vertical entre columnas y campos repetidos.
1 1
alinear objetos no de texto, como grficos
1 alinear campos con formato, como listas de valores y campos repetidos 1 usar una presentacin para entrada de datos (los datos no se pueden introducir en campos con formato de fusin)
7-27
Seleccione esta opcin Hacia arriba y haga clic en Directamente encima
Para evitar que se impriman objetos, realice lo siguiente:

Para Reducir la altura de los campos seleccionados hasta el mnimo necesario para sus datos y deslizar todos los objetos seleccionados hacia arriba segn el espacio en que se reduzcan los campos situados directamente encima. Esta opcin permite ajustar el espaciado de una columna independientemente del de las dems columnas y de los campos repetidos.
1. En modo presentacin, seleccione el objeto u objetos que no desee imprimir. 2. Escoja el men Formato > Deslizamiento/impresin. 3. En el cuadro de dilogo Deslizamiento/impresin, seleccione No imprimir los objetos seleccionados. 4. Haga clic en OK.
Reducir el tamao Cerrar el espacio de la parte de la presentacin que contiene de la parte los campos seleccionados. Para deslizar hacia arriba la parte en relacin con todos los objetos, defina esta opcin en todos los objetos deslizados. Para deslizar hacia arriba la parte en relacin con un solo objeto, defina esta opcin slo en dicho objeto.
1 Los objetos no imprimibles aparecen en los modos Visualizar y Presentacin, pero no en modo Vista previa ni en la pgina impresa. En modo Presentacin, escoja el men Vista > Mostrar > Objetos no imprimibles para visualizar los objetos no imprimibles con un borde gris. 1 Para cerrar los espacios vacos de los objetos no imprimibles, defina opciones de deslizamiento para dichos objetos y los situados debajo de ellos en la presentacin. Consulte Eliminar espacios vacos en datos impresos en la pgina 7-25.
4. Haga clic en OK. 5. Escoja el men Vista > Modo Vista previa para ver el efecto de las
opciones de deslizamiento.
Evitar la impresin de objetos

Se puede evitar la impresin de objetos de la presentacin. Por ejemplo:
Cree un botn en una presentacin de informe que no se imprima con el informe.
1 Incluya instrucciones en una presentacin para que se lean durante la entrada de datos pero que no se impriman con la presentacin.
Captulo 8 Funcionamiento de archivos relacionados

En ocasiones, una base de datos no satisface todas las necesidades de gestin. Es posible que haya datos en un archivo que haya que utilizar en otro. O se puede haber ampliado el archivo aadiendo campos y el contenido del mismo no es ya tan homogneo. O bien se tienen almacenados los mismos valores en varios archivos y hay que actualizarlos continuamente. Para acceder a los datos de otros archivos de bases de datos se usan bases de datos relacionales y actualizaciones. En este captulo se explica cmo: Para establecer una conexin entre archivos de bases de datos relacionales y actualizaciones, defina primero una relacin, expresin que indica a FileMaker Pro la forma de coincidir los registros de los archivos. Despus, escoja los campos que contienen los datos que desee.
ID Cliente R20 Ruta NY-Pars
ID Cliente R20 Ruta NY-Pars
configurar estructuras avanzadas de bases de datos relacionales, como relaciones de muchos a muchos
1 1 1
crear bases de datos relacionales y actualizaciones definir y cambiar relaciones entre archivos de bases de datos
En las bases de datos relacionales, los datos de otros archivos se visualizan en el actual, en campos que pertenecen slo al archivo fuente
ID Cliente R20 Ruta NY-Pars ID Cliente R20 Ruta NY-Pars
Visualizar datos de archivos relacionados

Para usar datos de un archivo en el archivo actual, se puede acceder, visualizar y trabajar con los datos de dos maneras distintas:
En las actualizaciones, los datos de otros archivos se copian en campos pertenecientes al archivo actual
Una base de datos relacional permite visualizar, modificar o usar datos del mismo o de otro archivo en el actual, sin necesidad de copiarlos. Los datos slo forman parte del archivo fuente. Los datos visualizados en el archivo actual se modifican al cambiar en el de origen.
Nota Todos los archivos relacionados con bases de datos relacionales y actualizaciones deben ser de FileMaker Pro 5. (Para usar archivos creados con versiones anteriores de FileMaker Pro, deben convertirse primero a la versin 5.)
1 Una actualizacin copia datos de un archivo a un campo del archivo actual. Una vez copiados, los datos forman parte del archivo actual (y permanecen tambin en el de origen). Los datos copiados al archivo actual no se modifican automticamente al cambiar los del otro archivo.
8-2
Terminologa de bases de datos relacionales

Antes de comenzar, es necesario comprender los siguientes trminos referentes a bases de datos relacionales y actualizaciones. Estos trminos se ilustran en las secciones siguientes.
Trmino Archivo maestro Significado En las bases de datos relacionales, es el archivo que visualiza y accede a los datos de otro. En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos copiados. Es el archivo desde el que se genera la actualizacin y al que se copian los datos. Archivo relacionado En las bases de datos relacionales, es el archivo que contiene los datos que se van a usar en el archivo maestro. En las actualizaciones, es el archivo que contiene los datos a copiar. Es el archivo de origen de la actualizacin y desde el que se copian los datos. El archivo relacionado y el archivo maestro pueden ser el mismo. (Esto se denomina autounin.) Campo coincidente Campo del archivo maestro y campo del archivo relacionado que contienen ambos los valores usados para acceder a los registros coincidentes. (Un campo coincidente se denomina a veces campo clave o clave primaria.) Por cada relacin se selecciona un campo coincidente en cada archivo. En las bases de datos relacionales, para que se pueda establecer la relacin entre dos archivos, deben coincidir los valores de los campos coincidentes. (Consulte Campos coincidentes en relaciones en la pgina 8-6.) En las actualizaciones, los valores de los campos coincidentes no tienen que ser iguales. Por ejemplo, se puede definir una opcin para copiar el siguiente valor ms bajo si los campos coincidentes no son iguales. (Consulte Definir actualizaciones entre archivos en la pgina 8-14.)
Trmino Relacin
Significado Expresin definida por el usuario que contiene los requisitos que, al cumplirse, establecen una relacin entre los valores de campos coincidentes. (A veces, las relaciones se denominan enlaces o expresiones de unin.) Las relaciones se definen en el archivo en el que se visualizan los datos, no en el archivo desde el que se visualizarn.
Registro relacionado Campo relacionado
Registro de un archivo relacionado cuyo campo coincidente contiene un valor que coincide con el del campo coincidente del archivo maestro, segn los requisitos de la relacin. Campo del archivo relacionado que contiene los datos a los que se accede y que se van a usar en el archivo maestro. Una vez establecida una relacin entre los datos de los campos coincidentes, los datos de los campos relacionados pueden usarse en el archivo maestro. Los campos relacionados se colocan en una presentacin del archivo maestro, ya sea de manera independiente o en un portal. De esta forma, se puede trabajar con los datos de los campos relacionados en todos los modos. En el archivo maestro, los nombres de los campos relacionados aparecen como Nombre de la relacin::Nombre de campo relacionado o como ::Nombre de campo relacionado
Portal
Objeto de una presentacin del archivo maestro en el que se pueden colocar campos relacionados. Los portales se usan slo al trabajar con datos de ms de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro. Los portales visualizan los datos de los campos relacionados en filas, un registro en cada fila.
Campo de origen Campo del archivo relacionado que contiene los datos a de la actualizacin copiar. Es el campo desde el que se copian los datos. (slo para actualizaciones) Campo de destino Campo del archivo maestro que contendr los datos de la actualizacin copiados. Es el campo al que se copian los datos. (slo para actualizaciones)
Funcionamiento de archivos relacionados
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Bases de datos relacionales

Una base de datos relacional es uno o ms archivos de bases de datos diferentes (o tablas de bases de datos) que, en conjunto, contienen todos los datos necesarios para el trabajo. En las bases de datos relacionales, cada aparicin de los datos se almacena en un nico archivo cada vez, pero se puede acceder y trabajar con ellos desde cualquier archivo. Debido a que los datos de un archivo relacionado no se copian sino que slo se visualizan en el archivo maestro, los datos siempre se ven en su estado actual. Al trabajar con datos relacionados se aumenta la coherencia entre la entrada de los datos y su recuperacin, reducindose tambin los datos duplicados en los archivos. Por ejemplo, una agencia de viajes puede almacenar informacin de viajes en el archivo Viajes y usarla con la informacin de clientes del archivo Clientes y con la de facturacin del archivo Facturas.
Archivo Viajes
ID Viajes Viaje Ruta ID Origen R200 NY R42 Pars T10 NY-Roma
Para crear una base de datos relacional, primero se define una relacin en el archivo maestro. A continuacin, se aaden, en la presentacin del archivo maestro, los campos en los que visualizar los datos del archivo relacionado. De esta manera, al trabajar con registros del archivo maestro, los datos de los campos relacionados se pueden usar en todos los modos. Al introducir un valor en el campo coincidente de un registro de un archivo maestro, FileMaker Pro utiliza la relacin para acceder a todos los registros del archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga el valor que cumple los requisitos de la relacin. A continuacin, visualiza los datos de los campos del archivo relacionado en el registro actual del archivo maestro. Si el campo relacionado est en un portal de la presentacin, se visualizan los valores de todos los registros relacionados.
Archivo maestro
ID Cliente C200
Nombre Cliente Prez Telfono 91-3660615 T10 Destino Pars Roma
Archivo Facturas
Nm. Factura A-200-61 6-oct-2001 C100 Garca Fecha ID Cliente Nombre
Relacin
ID Viaje Ruta ID Origen R20 NY R42 Pars
Destino Pars Roma
Archivo relacionado
ID Viaje ID Ruta Origen Destino T10 R20 ID Viaje Boston T10
Archivo Clientes
ID Cliente Nombre Cliente Telfono C100 Garca 91-3660615
Viaje ID Viaje Precio Pta. T10 NY-Roma 55.000 T20 Roma-Estambul 70.000 Total 125.000
Todos los registros del archivo relacionado se visualizan en un portal
ID Ruta Londres R42 Origen Destino Pars Roma
ID Viaje Viaje T10 NY-Roma T20 Roma-Estambul
8-4
Si el campo relacionado se coloca directamente en la presentacin, muestra el valor del primer (o nico) registro relacionado. (El primer registro relacionado al que se accede vara si los registros estn ordenados o no. Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.)
Archivo maestro
ID Cliente C200
1 Tambin se pueden definir relaciones para su uso con listas de valores y as visualizar y acceder a valores relacionados concretos. (Consulte Visualizar en una lista de valores slo un subconjunto de valores del campo en la pgina 7-6.) 1 Los datos de un portal se pueden resumir. (Consulte Resumir datos en portales en la pgina 8-14.) Crear relaciones entre archivos
Para usar datos de otro archivo, ya sea en una base de datos relacional o en una actualizacin, se debe primero definir y asignar un nombre a la relacin entre el archivo maestro y el archivo relacionado.
Nombre Cliente Prez Telfono 91-3660615 T10 Destino Roma
Relacin
ID Viaje Ruta ID Origen R42 Pars
Archivo relacionado
ID Viaje ID Ruta Origen T10 R20 ID Viaje Boston T10
Campos relacionados fuera de un portal: slo se visualiza el primer registro del archivo relacionado
Campos coincidentes
ID Cliente Nombre
Relacin
ID Cliente Nombre Telfono Ciudad
Destino ID Ruta Londres R42 Origen Destino Pars Roma
Archivo maestro
Archivo relacionado
Si el archivo relacionado contiene un registro coincidente por cada registro del archivo maestro, los campos relacionados deben colocarse directamente en la presentacin, no en un portal. Los campos relacionados deben tambin colocarse en la presentacin al trabajar slo con el primer registro coincidente al que se ha accedido (tanto si estn ordenados como si no). No olvide las observaciones siguientes:
Una relacin es una expresin que incluye el nombre del campo coincidente del archivo maestro, el nombre del archivo relacionado y el nombre del campo coincidente del archivo relacionado.
Nombres de relaciones en el cuadro de dilogo Definir relaciones
1 Para obtener informacin sobre la creacin de portales, la colocacin de campos relacionados en presentaciones y portales y la modificacin de portales y campos relacionados, consulte Decidir ubicacin de campos relacionados en la pgina 6-21.
8-5
Una vez definida una relacin, se puede escoger su nombre en la lista de relaciones mientras se trabaja en el archivo maestro. La lista de relaciones aparece en todos los cuadros de dilogo en los que se pueden seleccionar nombres de campos, como en el cuadro para exportar datos de FileMaker Pro. (Esta lista tambin se puede usar para definir relaciones.)
1 Defina una actualizacin para copiar datos de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia de uno a uno). Por ejemplo, use una actualizacin para copiar el precio actual de un producto en el archivo Facturas Elementos. (Los datos copiados al archivo maestro no se modifican automticamente al cambiar los datos del archivo relacionado.)
Lista de relaciones con la relacin Productos seleccionada Nombres de campos asociados a la relacin seleccionada
1 Cada relacin implica slo un archivo maestro y un archivo relacionado. No obstante, se pueden definir muchas relaciones desde un archivo maestro a un archivo relacionado. 1 El archivo maestro de una relacin puede ser un archivo relacionado en otra y un archivo relacionado puede ser archivo maestro en otra relacin. 1 Entre dos mismos archivos de una base de datos se pueden definir
muchas relaciones. Por ejemplo, las relaciones pueden hacer referencia a distintos campos coincidentes.
Una vez establecida una conexin entre dos archivos, se puede acceder a los datos del archivo relacionado de las siguientes maneras:
1 Colocando uno o ms campos relacionados directamente en una presentacin del archivo maestro para visualizar datos de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia de uno a uno). Por ejemplo, con un campo relacionado se puede visualizar la fecha de comprobacin ms reciente de una pieza del equipo. (Los datos relacionados visualizados en el archivo maestro se modifican al cambiar los del archivo relacionado.) 1
Colocando un portal en una presentacin del archivo maestro y, a continuacin, colocando uno o ms campos relacionados en el portal para visualizar datos de ms de un registro relacionado por cada registro del archivo maestro (correspondencia de uno a muchos). Por ejemplo, con un portal en un archivo Factura se pueden visualizar todos los productos pedidos por el mismo cliente. (Los datos relacionados visualizados en el archivo maestro se modifican al cambiar los del archivo relacionado.)
1 Se puede definir una relacin de un archivo consigo mismo (una autounin). Por ejemplo, con una autounin en un portal se puede visualizar un subconjunto de datos del archivo actual, como todos los empleados de cada director. Para obtener ms informacin acerca de las autouniones, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en Indice y escriba self-joins. 1 Si se desconoce la contrasea del archivo maestro no se pueden definir relaciones. Adems, al escribir datos en el campo coincidente del archivo maestro, es necesaria la contrasea del archivo relacionado si est protegido. (Consulte Definir contraseas en la pgina 9-1.)
Se puede crear una correspondencia de muchos a muchos entre archivos de bases de datos. (Consulte Crear relaciones de muchos a muchos en la pgina 8-16.)
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Campos coincidentes en relaciones

Al definir y seleccionar campos coincidentes para relaciones, no olvide las observaciones siguientes:
1 En la mayora de los casos, los campos coincidentes usados en una

relacin almacenan valores iguales. Por ejemplo, si un registro del campo coincidente del archivo maestro contiene 009-845 y uno del archivo relacionado tambin contiene 009-845, se establece una relacin entre los dos registros.
1 Los campos coincidentes de una relacin pueden tener nombres distintos. Lo que establece la relacin son los valores coincidentes de los campos. 1 El campo coincidente del archivo maestro puede ser de cualquier tipo excepto del tipo contenedor. El campo coincidente del archivo relacionado puede ser de cualquier tipo excepto del tipo contenedor, global o sumario.
El campo coincidente del archivo relacionado debe poderse indexar.
1 Para aumentar el nmero de registros coincidentes posibles en el archivo maestro o en el relacionado, introduzca todos los valores coincidentes posibles en el campo coincidente (a veces denominado campo multiclave o campo clave complejo). Suponga que desea visualizar en un portal del archivo maestro los contratos de ventas obtenidos por cada empleado, incluidos los obtenidos por equipos de empleados. Para ello, introduzca, en el campo coincidente del archivo relacionado, el nombre de cada empleado que trabaj en el contrato introducido en el campo Nombre Contrato del mismo registro. Coloque cada nombre en una lnea aparte del campo coincidente y termine cada lnea con un retorno de carro. Si el campo coincidente del registro del archivo maestro contiene cualquiera de esos nombres, el contrato asociado se visualiza en el portal de dicho registro. (Al disear un campo multiclave para mantener los nmeros de identificacin, recuerde que el lmite de los campos de texto de los archivos de FileMaker Pro es de 64.000 caracteres.) 1 Los campos coincidentes pueden contener caracteres no alfanumricos. Para ello, escoja el men Archivo > Definir campos. Seleccione el campo coincidente en la lista, haga clic en Opciones y en la pestaa Almacenamiento. En Idioma por defecto para la indexacin y la ordenacin de textos, escoja ASCII. 1 Un campo coincidente de una base de datos relacional puede ser el
campo de destino de una actualizacin, siempre que la actualizacin no se base en una relacin que implique al campo coincidente. (Para obtener un ejemplo de este uso, consulte Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo en la pgina 8-15.)
1 1 1
Si los campos coincidentes son de texto, FileMaker Pro considera los primeros 20 caracteres de cada palabra, hasta 60 caracteres (espacios incluidos).
Compruebe que los campos coincidentes de la relacin son del mismo tipo de datos.
1 El campo coincidente del archivo maestro o del relacionado (o ambos) puede contener una frmula de clculo. Por ejemplo, la frmula Precio Unidad del campo coincidente del archivo maestro establece una relacin con un registro (o registros) del archivo relacionado cuyo campo coincidente contiene el valor del campo Precio Unidad del archivo maestro. Tambin se puede designar una frmula de clculo para que el campo coincidente coincida con varios registros. Por ejemplo, la frmula Precio Unidad < 10.000 del campo coincidente del archivo maestro establece una relacin con todos los registros del archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor inferior a 10.000.
Actualizaciones
Para actualizar datos, primero se define una relacin entre los datos coincidentes del archivo maestro y el relacionado. Despus se define una actualizacin del campo del archivo maestro, que copia datos del campo del archivo relacionado en uno del maestro.
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Al introducir un valor en el campo coincidente del archivo maestro, FileMaker Pro utiliza la relacin para acceder al primer registro del archivo relacionado cuyo campo coincidente contenga un valor coincidente. A continuacin, copia y almacena el valor del campo de origen de la actualizacin del registro relacionado en el campo de destino de la actualizacin del registro del archivo maestro. Los datos copiados en el archivo maestro no cambian al modificar el valor del archivo relacionado, a menos que cambien los datos del campo coincidente del archivo maestro. En este caso, FileMaker Pro vuelve a realizar la actualizacin.
1 Los valores de campos coincidentes de las actualizaciones no tienen que ser equivalentes para coincidir. (Consulte Campos coincidentes en relaciones en la pgina 8-6 y Definir actualizaciones entre archivos en la pgina 8-14.) 1 Para copiar datos en un segundo archivo que use los mismos campos coincidentes (por ejemplo, para copiar el nombre y el telfono segn el nmero de identificacin del cliente coincidente), defina una actualizacin en el segundo campo y use la misma relacin que en el primero.
Archivo relacionado Archivo maestro
ID Cliente C200 Nombre Telfono Prez 91-3660615 ID Cliente C235
Archivo relacionado Archivo maestro Relacin

ID Cliente C200 Nombre Prez
ID Cliente
C235 Nombre ID Cliente C100 Telfono 91-3661104 Nombre ID Cliente C200 Ciudad Pars NombreTelfono Prez 91-3660615 Vancouver TelfonoCiudad 91-3660615 Ciudad Nueva York
Nombre ID Cliente C100 Telfono 91-3661104 ID Cliente Nombre C200 Ciudad Pars 91-3660011 Nombre Tel Pfono rez Vancouver Telfono Ciudad 91-3660011 Ciudad Nueva York
Relacin
Campo de destino de la actualizacin
Campo de origen de la actualizacin Campo de destino de la actualizacin para la primera Campo de destino de la actualizacin para la segunda actualizacin Campo de origen de la actualizacin para la primera Campo de origen de la actualizacin para la segunda actualizacin
Una vez copiados los datos en el campo de destino de la actualizacin, se pueden modificar, reemplazar o eliminar como cualquier otro dato (ya que el valor de actualizacin pertenece al archivo maestro). Tambin se pueden actualizar los datos del archivo maestro para que coincidan con los modificados en el archivo relacionado. (Consulte Definir actualizaciones en la pgina 8-14.) Importante Si existe el mismo valor del campo coincidente en ms de un registro del archivo relacionado, FileMaker Pro copia el valor slo desde el primer registro relacionado. (El primer registro relacionado al que se accede vara si los registros estn ordenados o no. Para obtener ms informacin, consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.)
Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparacin

Segn se usen los datos del otro archivo convendr crear una base de datos relacional o definir una actualizacin. Para escoger la mejor opcin, consulte la informacin siguiente. Use bases de datos relacionales para:
Ver y trabajar con datos de un archivo relacionado (que puede ser el mismo archivo) en su estado ms actualizado. Por ejemplo, visualice datos en campos relacionados cuando necesite el precio actual de un artculo. A medida que se modifican los datos en los registros relacionados, el archivo maestro refleja los cambios.
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1 Definir y gestionar datos con eficacia y flexibilidad. En lugar de almacenar mltiples apariciones de los datos en varios archivos de bases de datos, almacene apariciones nicas en archivos ms pequeos. Se puede as trabajar con los datos de numerosas maneras. Se pueden efectuar cambios en los datos en una nica ubicacin, lo que elimina la duplicacin y aumenta la precisin. 1 Ahorrar espacio en disco, ya que los datos se almacenan en una nica ubicacin.
Use actualizaciones para: Copiar datos de un archivo relacionado (puede ser el mismo archivo) y mantenerlos tal como se copiaron aunque cambien los datos del archivo relacionado. Por ejemplo, use una actualizacin para copiar en el archivo Factura el precio de un artculo en el momento de la compra. El precio del archivo Factura permanece intacto aunque cambie en el archivo relacionado.
Planicar bases de datos relacionales

Es buena idea planificar primero en papel la base de datos. Use los siguientes pasos generales para planificar una base de datos relacional. Nota Los archivos de esta seccin son slo ejemplos.
1. Comience hacindose preguntas, como:
1 1 1 1
Qu informacin contendr la base de datos? Qu archivos de la base de datos son necesarios? Qu campos contendr cada archivo de la base de datos? Que datos comunes hay en los archivos de la base de datos?
Por ejemplo, para una agencia de viajes, puede ser necesario crear un grupo de archivos con toda la informacin de los clientes, los viajes que ofrece la empresa y los datos de facturacin.
1 Mantener archivos que ya contienen actualizaciones, para no cambiarlos a una base de datos relacional.
- Informaci n a incluir?
Nota Para realizar el mantenimiento de una base de datos relacional compleja o un conjunto complejo de actualizaciones suele ser necesario un administrador que comprenda su diseo. El administrador tambin puede ensear a otros a usar la base de datos.
- Archivos de base de datos? - Campos? - Datos comunes?
Funcionamiento de las bases de datos relacionales

Importante Antes de comenzar, compruebe que comprende la informacin de la seccin anterior, Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparacin.
2. Determine los archivos de base de datos y los datos que incluirn
y decida qu campos contendrn datos comunes entre archivos. Escriba los nombres de los archivos y de los campos en papel.
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Cada archivo slo tiene un tema y todos los campos se refieren nicamente a ese tema. Segn el tema del archivo, se puede ver dnde ser ms lgico almacenar los datos y dnde usar los de un archivo relacionado. Por ejemplo, un archivo Ruta podra contener campos para el nmero de identificacin de la ruta, la ciudad de origen y la de destino. Un archivo Viaje podra contener campos para el nmero de identificacin y el nombre del viaje.
Por ejemplo, para asignar a cada cliente un nmero de identificacin exclusivo en el archivo Cliente, no introduzca un nmero de identificacin en el archivo a menos que vaya a aadir un nuevo cliente, con lo que la existencia de un nmero de cliente determina la existencia de un registro.
ID Cliente Nombre Cliente Calle
ID Ruta Origen Destino
ID Viaje Viaje ID Ruta Origen Destino
ID Cliente Nombre Cliente Calle Ciudad C digo postal Tel fono ID Viaje Viaje Archivo Cliente
ID Ruta Origen Destino
ID Viaje Viaje ID Ruta Origen Destino
Ciudad C digo postal Tel fono ID Viaje Viaje Archivo Cliente Archivo Ruta
Archivo Viaje
Archivo Ruta
Archivo Viaje
3. Determine los campos coincidentes para cada archivo y rodelos con un crculo.
4. Decida en cada archivo qu campos almacenarn datos y cules utilizarn datos de otros archivos (relacionados). En la planificacin, tache los campos duplicados de los archivos maestros. Estos campos sern campos relacionados en la base de datos.
Cada relacin usa un campo coincidente del archivo maestro y uno del archivo relacionado. Los campos coincidentes tambin se usan para determinar si aadir un nuevo registro al archivo. En un sistema eficaz de bases de datos, este campo a menudo (pero no siempre) contiene un valor exclusivo por registro.
Todos los campos de cada archivo de la base de datos deben almacenar una nica aparicin del tema del archivo de la base de datos. Por ejemplo, los campos de un registro del archivo Cliente (nmero de identificacin del cliente, nombre, direccin y nmero de telfono) almacenan toda la informacin de un cliente.
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ID Cliente Nombre Cliente Calle Ciudad C digo postal Tel fono ID Viaje Viaje Archivo Cliente
Al determinar las relaciones entre archivos de bases de datos aparecen los casos en que se pueden usar datos de un archivo en otro.
ID Ruta Origen Destino ID Viaje Viaje ID Ruta Origen Destino
6. Tenga en cuenta quin usar la base de datos y si es necesario restringir el acceso a algunos campos.
Para obtener informacin sobre definicin de contraseas y privilegios de acceso, consulte el captulo 9, Proteger bases de datos con contraseas y grupos. Consejo Si usa campos con nmeros de identificacin, planifique su formato al definir los archivos. Por ejemplo, los nmeros de identificacin de los clientes pueden ser nmeros de telfono, nmeros de serie o una combinacin del nmero de telfono y del nombre.
Archivo Ruta
Archivo Viaje
5. Determine la relacin entre los archivos. Dibuje una lnea desde
Crear bases de datos relacionales: generalidades

Una vez planificada la base de datos relacional, siga las instrucciones generales para crearla. (Para obtener instrucciones detalladas, consulte la seccin siguiente, Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.)
1. Cree los archivos de la base de datos y defina sus campos. 2. Defina las relaciones.
cada campo coincidente del archivo maestro hasta el campo correspondiente del relacionado. Lo que define una relacin entre archivos de bases de datos es que sus campos coincidentes contienen datos coincidentes.
ID Cliente Nombre Cliente Calle Ciudad C digo postal Tel fono ID Viaje Viaje Archivo Cliente Archivo Ruta Archivo Viaje ID Ruta Origen Destino ID Viaje Viaje ID Ruta Origen Destino
3. Dependiendo de si se va a trabajar con datos de uno o ms registros relacionados en cada registro del archivo maestro, deben colocarse los campos relacionados directamente en la presentacin o en un portal de la presentacin.
1 Para un campo relacionado consigo mismo, el campo se coloca directamente en la presentacin. 1 Para un campo relacionado en un portal, se crea el portal en la presentacin y despus se coloca el campo en el portal.
Los campos relacionados y los portales se colocan en modo Presentacin y, a continuacin, se puede trabajar con los datos de los registros relacionados en todos los modos.
8-11
Importante Una vez creados los archivos para la base de datos relacional o para la actualizacin, compruebe que no hay otros archivos con los mismos nombres en el ordenador o el sistema. Para duplicar archivos o para crear nombres de archivo similares, duplique cada archivo por separado (lo que crea un nombre exclusivo por copia). Almacene archivos de copia de seguridad en un disco extrable y retire el disco. Use una utilidad de compresin o de almacenamiento para impedir que los archivos estn disponibles como archivos de FileMaker Pro.
Denir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones

Siempre que aparezca una lista de relaciones se pueden definir relaciones para bases de datos relacionales o para actualizaciones. Por ejemplo, defina una relacin al crear un archivo o una presentacin, al definir una actualizacin, al aadir un campo relacionado o al crear un portal en una presentacin. (Para obtener una descripcin de la lista de relaciones, consulte Crear relaciones entre archivos en la pgina 8-4.) Al definir una relacin, se puede tambin definir el orden de clasificacin de los campos relacionados. Realice esta accin al visualizar o acceder al primer registro relacionado que est en un orden especfico (como el valor menor o mayor), si tiene un campo relacionado colocado directamente en una presentacin. Por ejemplo, visualice la fecha de comprobacin ms reciente de una pieza del equipo. Ordene tambin los registros relacionados para acceder o visualizar mltiples registros de un portal en un orden especfico. Para crear relaciones entre archivos:
1. En el archivo maestro, escoja el men Archivo > Definir relaciones.
Relaciones definidas actualmente en el archivo maestro
3. En el cuadro de dilogo, haga clic en el nombre del archivo relacionado (el archivo con el que se define una relacin). 4. En el cuadro de dilogo Editar relacin, en Nombre de la relacin,
escriba un nombre exclusivo o acepte el nombre por defecto asignado por FileMaker Pro. No incluya dos puntos (:) en el nombre. FileMaker Pro no tiene en cuenta los espacios al final de los nombres. Para cambiar el archivo relacionado, haga clic en Especificar archivo y despus escoja otro. (Consulte Cambiar relaciones en la pgina 8-13.)
5. Seleccione el campo coincidente en el archivo maestro (actual) en
la lista de la izquierda y el campo relacionado del archivo relacionado en la de la derecha. Haga clic en cada nombre de campo para seleccionarlo.
O bien, escoja Definir relaciones en la lista de relaciones.

2. En el cuadro de dilogo Definir relaciones, haga clic en Nueva.
8-12
Escribir un nombre de relacin
1 Si est definiendo una relacin para una base de datos relacional, puede seleccionar opciones adicionales. Cuando haya terminado, haga clic en OK y despus en Hecho.
Para Seleccione Eliminar registros coincidentes del archivo Cuando elimine un registro de relacionado siempre que se elimine un registro este archivo, elimine tambin los del archivo maestro. (Consulte Eliminar registros relacionados registros en la pgina 2-6.) Es posible que los registros relacionados no sean visibles en la presentacin actual. Aadir registros al archivo relacionado Permitir la creacin de registros introduciendo datos en campos relacionados del relacionados archivo maestro. (Consulte Aadir y duplicar registros en la pgina 2-4.) Si el archivo relacionado est bloqueado o protegido contra escritura o si los usuarios no disponen de privilegios de acceso para crear registros, los registros no se aaden al archivo relacionado.
Seleccionar campo coincidente del archivo maestro
Seleccionar campo coincidente del archivo relacionado
Para obtener ms informacin sobre campos coincidentes, consulte Campos coincidentes en relaciones en la pgina 8-6.
6. Para ordenar los registros relacionados, seleccione Ordenar registros relacionados. A continuacin, en el cuadro de dilogo Especificar ordenacin, indique las instrucciones de ordenacin de los campos relacionados. (Consulte Ordenar registros en la pgina 3-9.)
No olvide las observaciones siguientes: Para obtener informacin sobre la creacin de portales y campos relacionados, consulte Crear y dar formato a portales para que alberguen campos relacionados en la pgina 6-22.
La seleccin de esta opcin no afecta al orden de clasificacin del archivo relacionado.

7. Dependiendo de si define una relacin para una actualizacin o para una base de datos relacional, realice una de las acciones siguientes:
1 Si est definiendo una relacin para una actualizacin, haga clic en

OK y despus en Hecho.
1 Si Ordenar registros relacionados est seleccionado y se modifican los datos de un campo relacionado de un portal, los registros del portal se vuelven a ordenar siempre que la relacin se restablece. (Por ejemplo, al examinar un registro o al cambiar el valor de un campo coincidente.)
8-13
1 El orden de las relaciones se puede cambiar en el cuadro de dilogo

Definir relaciones, segn el nombre de la relacin, la relacin, el nombre del archivo relacionado, el orden de creacin o un orden personalizado. Haga clic en la cabecera de la columna por la que volver a ordenar, o escoja Ver por. Si se vuelve a ordenar por relacin o por nombre de archivo relacionado, se realiza una ordenacin secundaria de las definiciones segn el nombre de la relacin. Cada vez que se abre el cuadro de dilogo, las definiciones aparecen en el ltimo orden usado. El orden por defecto es el de creacin.
Hacer clic en las cabeceras de las columnas para ordenar las relaciones Lista de relaciones
2. En el cuadro de dilogo Definir relaciones, seleccione la relacin a cambiar y despus escoja una opcin.
Para Eliminar la relacin Haga clic en Eliminar, en el mensaje de confirmacin haga clic en Eliminar y despus en Hecho. Tambin se deben eliminar del archivo maestro todas las referencias a la relacin. Duplicar. Para efectuar cambios, con la relacin duplicada seleccionada, haga clic en Editar. A continuacin, vea el paso 3. Editar, y despus vea el paso 3.
Escoger orden de relaciones
Crear rpidamente una relacin similar Cambiar la relacin
3. Para editar una relacin, efecte los cambios en el cuadro de dilogo Editar relacin, haga clic en OK y despus en Hecho.
Para Realice lo siguiente:
Cambiar relaciones
Si se modifica una relacin, los cambios afectan a los registros del archivo relacionado a los que se accede y a los visualizados en registros del archivo maestro. Eliminar o modificar una relacin afecta a todos los registros implicados en dicha relacin (del archivo maestro y del relacionado). Para cambiar relaciones:
1. En el archivo maestro, escoja el men Archivo > Definir relaciones.
Cambiar el nombre de En Relacin Nombre, escriba otro nombre. una relacin Escoja un archivo relacionado distinto Haga clic en Especificar archivo. En el cuadro de dilogo, haga doble clic en el nombre del archivo relacionado a usar. En el cuadro de dilogo Editar relacin, seleccione los campos coincidentes para la relacin. Seleccione un nuevo campo coincidente en el archivo maestro, en el archivo relacionado o en ambos.
Cambiar campos coincidentes
O bien, escoja el nombre de la relacin o Definir relaciones en la lista de relaciones.
Cambie otras opciones Seleccione o deseleccione las opciones que desee. para la relacin (Consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11.)
8-14
Escoger una relacin diferente para el portal

Importante Para visualizar los datos esperados en el portal, compruebe que todos los campos usan la misma relacin que el portal. (Un campo relacionado que usa una relacin diferente visualiza slo una aparicin de los datos.)
1. En modo Presentacin, haga doble clic en el portal. 2. En el cuadro de dilogo Ajustar portal, en Mostrar registros desde,
Denir actualizaciones
1. Defina una relacin para la actualizacin (consulte Definir relaciones de bases de datos relacionales y actualizaciones en la pgina 8-11). 2. En el archivo maestro, escoja el men Archivo > Definir campos. 3. En el cuadro de dilogo Definir campos, haga doble clic en el campo de destino de la actualizacin (el campo del archivo maestro en el que se copiarn los datos). O bien, cree un campo y despus haga doble clic en el mismo. 4. Haga clic en la pestaa Autointroducir y despus seleccione Valor actualizado. 5. En el cuadro de dilogo Actualizar, escoja la relacin a usar en la
escoja una relacin y haga clic en OK.

3. Si es necesario, suprima los campos relacionados existentes del portal y coloque campos relacionados nuevos que usen la nueva relacin.
Resumir datos en portales

Se pueden resumir los datos de filas de un portal. El portal puede contener registros de un archivo relacionado distinto o del mismo, con una relacin definida desde y hasta el archivo actual (una autounin).
1. En modo Presentacin, cree un campo de clculo en el archivo
lista.
6. En la lista de nombres de campo, seleccione el campo de origen de la actualizacin (el campo del archivo relacionado desde el que se copiarn los datos). 7. Seleccione las opciones para la actualizacin.
Para Determinar acciones si los valores de los campos coincidentes no son exactamente iguales Realice lo siguiente En Si no hay coincidencia exacta, seleccione una opcin para no copiar ningn valor, copiar el siguiente valor ms bajo o ms alto que se encuentre en la campo de origen de la actualizacin o visualizar un mensaje o datos personalizados. (En el cuadro de texto, introduzca el mensaje o los datos, con una longitud de hasta 255 caracteres.)
maestro. (Consulte Definir campos de clculo en la pgina 5-6 y Frmulas en la pgina 11-1.)
2. Defina una frmula para el campo que incluya una funcin
agregada para el tipo de clculo de resumen a realizar. (Consulte Funciones de agregacin en la pgina 11-8.) Por ejemplo, para un campo Total, que calcula el total de los valores del campo relacionado Precio (que se encuentra en un portal y usa la relacin Facturas Elementos), defina la frmula siguiente:
Sum(Facturas Elementos::Precio)
Evitar copiar en el campo de Seleccione No copiar contenido si est vaco. destino de la actualizacin (Deseleccione esta opcin para permitir que se datos nulos (vacos) del copien datos vacos.) campo de origen
Definir actualizaciones entre archivos

Importante Antes de comenzar, compruebe que comprende la informacin que aparece en Bases de datos relacionales y actualizaciones: comparacin en la pgina 8-7.
8-15
Acceder a datos relacionados desde un tercer archivo

Escoger la relacin a usar o definir nueva Seleccionar campo de origen de la actualizacin
Seleccionar opcin para datos no equivalentes de los campos coincidentes
A veces puede ser necesario acceder a valores de un campo procedentes de otro archivo. No se puede acceder directamente a un campo de un archivo con el que no se tenga una relacin directa y que ya se haya utilizado como campo relacionado de otro archivo. No obstante, se pueden definir campos de clculo intermedios para acceder a aquellos campos con los que no exista una relacin directa. Suponga que desea datos del campo Nombre Pieza (que se encuentra en el archivo Piezas) del archivo Facturas. El archivo Facturas usa datos relacionados de un archivo Facturas Elementos y el archivo Facturas Elementos usa datos relacionados de un archivo Piezas. No obstante, el archivo Facturas Elementos no usa el campo Nombre Pieza del archivo Piezas. (El archivo Facturas usa otros valores del archivo Facturas Elementos que contiene algunos campos que los archivos Piezas y Factura no contienen.)
Facturas
ID Cliente Nombre Agente ID Factura Fecha Pedido
Si est seleccionada, impide que se copien datos nulos
8. Haga clic en OK, vuelva a hacer clic en OK y despus haga clic en
Hecho. No olvide las observaciones siguientes: Compruebe que los campos de origen y de destino de la actualizacin son del mismo tipo ya que, en caso contrario, puede obtener resultados inesperados.
1 1
Para modificar una actualizacin compruebe que, en las opciones de Autointroducir, Valor actualizado est seleccionada, haga clic en Especificar y efecte los cambios. Para detener o interrumpir el uso de una actualizacin, deseleccione Valor actualizado en las opciones de Autointroducir.
Relacin ID Factura
Relacin ID Pieza Facturas Elementos

ID Factura ID Pieza Precio Unidad Cantidad Precio extendido Nombre Pieza
Si cambian los datos del archivo relacionado, para que el archivo maestro contenga los mismos valores, puede volver a actualizar los datos. Para obtener ms informacin, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba updating data.
Piezas
ID Pieza Precio Unidad Nombre Pieza
Campo calculado
8-16
Este uso de un campo de clculo garantiza que los datos de dicho campo (Nombre Pieza del archivo Facturas Elementos) cambian conforme al valor del campo Nombre Pieza del archivo Piezas, evitando as errores de duplicacin de datos. Para acceder a datos desde un tercer archivo:
1. En el archivo intermedio, cree un campo nuevo y convirtalo en campo de clculo.
Crear relaciones de muchos a muchos

En una relacin de uno a uno, un registro del archivo maestro se relaciona con uno del archivo relacionado. En una relacin de uno a muchos, un registro del archivo maestro se relaciona con ms de uno del archivo relacionado. En FileMaker Pro, tambin se pueden crear relaciones de muchos a muchos, en las que ms de un registro de un archivo de la base de datos est relacionado con ms de un registro de otro archivo y ms de un registro de dicho archivo est relacionado con ms de un registro del primer archivo. (En el ejemplo de la seccin anterior, los archivos Facturas y Productos tienen una correspondencia de muchos a muchos, ya que una factura concreta puede contener muchos productos y un producto en particular puede aparecer en muchas facturas.) Para crear una relacin de muchos a muchos entre archivos de bases de datos, cree un archivo de unin independiente (o una tabla de unin) relacionado con los otros dos archivos. Un archivo de unin permite compartir datos comunes entre dos archivos. Suponga que tiene dos archivos, Empleados y Clases y que desea saber el nmero de empleados que asiste a cursos de formacin y las clases a las que asiste cada empleado. Antes de crear el archivo de unin y de definir las relaciones, los archivos de bases de datos tendrn la apariencia siguiente:
Empleados Clases
ID Clase Cargo profesional Fecha
En el ejemplo, cree un campo Nombre Pieza en el archivo Facturas Elementos.

2. Defina una frmula para el nuevo campo usando la sintaxis: Nombre de la relacin::Nombre de campo relacionado
Nombre de la relacin es la relacin definida desde el archivo intermedio (en el ejemplo, archivo Facturas Elementos) hasta el primer archivo (archivo Piezas). Nombre de campo relacionado es el nombre del campo del primer archivo cuyos datos se van calcular (campo Nombre Pieza en el archivo Piezas) en el archivo intermedio (archivo Facturas Elementos).
3. Use el nuevo campo de clculo como campo relacionado del tercer
archivo. En el ejemplo, coloque el campo relacionado Nombre Pieza del archivo Facturas Elementos en una presentacin del archivo Facturas. Nota Para que los datos permanezcan intactos en el archivo intermedio, se puede definir tambin una actualizacin en un campo del archivo intermedio que copie datos desde un tercer archivo. De esta forma, se puede usar este campo como campo relacionado en un tercer archivo. En el ejemplo, el campo Precio Unidad del archivo Facturas Elementos es una actualizacin del campo Precio Unidad del archivo Piezas. La actualizacin usa la relacin ID Pieza.
ID Empleado Nombre Departamento
8-17
Una vez creado el archivo de unin y definida la relacin de correspondencia de muchos a muchos, los archivos de la base de datos tendrn la apariencia siguiente:
Relaciones Empleados
ID Empleado Nombre Departamento Cargo profesional
EmpClase (archivo de unin)

ID Empleado ID Clase Empleados en Clases en
Relaciones Clases
ID Clase Cargo profesional Fecha Nombre
Campos calculados
Para obtener ms informacin sobre la creacin de relaciones de muchos a muchos, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba many-to-many correspondence.
Captulo 9 Proteger bases de datos con contraseas y grupos

Para almacenar informacin confidencial o evitar que los usuarios modifiquen presentaciones u otros elementos de la base de datos, es necesario disponer de un sistema de seguridad que proteja los archivos. Esto garantiza que los registros, campos, presentaciones o guiones no se borrarn ni modificarn por error. En este captulo se explica cmo proteger los archivos de FileMaker Pro definiendo privilegios de acceso por contraseas y grupos. En l se aprende a: Si no aparece el comando Privilegios de acceso en el men Archivo, ha abierto un archivo con acceso limitado, lo que cambia el comando de men a Cambiar contrasea. Consulte al administrador de la base de datos para obtener la contrasea maestra.
3. En el cuadro de dilogo Definir contraseas, escriba la contrasea del archivo.
1 Puede tener una longitud de hasta 31 caracteres y no distingue entre maysculas y minsculas.
Se puede limitar el acceso al archivo pero, si se deja en blanco el rea de la contrasea, no se obliga a los usuarios a introducirla.
4. Seleccione las actividades que los usuarios podrn realizar con esta contrasea.
Seleccione Acceso a todo el archivo Visualizar registros Para permitir a los usuarios con esta contrasea Realizar una tarea con registros, presentaciones y guiones. Este privilegio crea una contrasea maestra y proporciona acceso a todas las actividades en un archivo. Consultar los datos de los registros. (Esta opcin siempre est activa.) Se pueden definir grupos para limitar los campos que el usuario final puede consultar. Imprimir uno o ms registros. Exportar uno o ms registros o acceder a las opciones de comparticin de FileMaker Pro, que permiten a los usuarios compartir datos en red, en la Web, va ODBC o copiar conjuntos encontrados. Introducir datos que no coincidan con el conjunto de validaciones de un campo. (Consulte Definir validaciones de campo en la pgina 5-11.)
1 definir contraseas para limitar el acceso a todos los aspectos de un archivo 1 definir grupos para limitar el acceso a elementos especficos de un
archivo (como campos y presentaciones) Si para evitar o limitar la entrada en la base de datos, se la protege mediante privilegios de acceso, los usuarios debern introducir una contrasea para acceder a ella desde cualquier ubicacin: un ordenador, una red, la Web o desde aplicaciones cliente ODBC.
1 1
Guarde la contrasea en lugar seguro para poder recuperarla.
Definir contraseas
Al definir contraseas para un archivo, se especifican los datos a los que se puede acceder y las tareas que se pueden realizar. Si un usuario abre un archivo con contrasea, FileMaker Pro desactiva los comandos no disponibles con esa contrasea. Para definir contraseas:
1. Abra el archivo. 2. Escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Contraseas.
Imprimir registros Exportar registros
Ignorar avisos de entrada de datos
9-2
Seleccione Disear presentaciones Editar guiones
Para permitir a los usuarios con esta contrasea Crear o cambiar todas las presentaciones. Se pueden definir grupos para controlar el acceso a presentaciones individuales. Crear o cambiar guiones. (Los usuarios an pueden ejecutarlos, aunque pueden omitirse algunos pasos de guiones al usuario con acceso limitado). Crear o cambiar listas de valores. (Para modificar una lista de valores en modo Visualizar, el usuario debe tener acceso a Crear registros o Editar registros). Crear registros e introducir datos. Esto tambin permite modificar listas de valores en modo Visualizar si la opcin Incluir Editar elemento... est activada. Cambiar la informacin de (todos) los registros. Esto tambin permite modificar listas de valores en modo Visualizar si la opcin Incluir Editar elemento... est activada. Se pueden definir grupos para controlar el acceso a presentaciones o campos especficos. Eliminar uno o ms registros. Escoja Normal Slo edicin Para Contrasea en blanco Contraseas definidas en el archivo
Deseleccionar para limitar el acceso Seleccionar privilegios de acceso para usuarios con esta contrasea Hacer clic para asociar contraseas a grupos existentes Hacer clic para definir grupos Escoger comandos de men para usuarios con esta contrasea
Definir listas de valores Crear registros
Editar registros
Activar todos los comandos de men asociados a los privilegios seleccionados en el paso anterior. Activar los comandos que permiten slo actividades bsicas de entrada de datos. Este conjunto de men desactiva la bsqueda, la ordenacin y el acceso al modo Presentacin entre otras opciones. Los comandos de men disponibles tambin dependen del nivel de acceso seleccionado en el paso anterior. Desactivar todos los comandos de men para el archivo actual (excepto los comandos del sistema comunes y los guiones de ejecucin).
Eliminar registros
5. Escoja una categora para los comandos de men a los que se podr acceder con esta contrasea y despus haga clic en Crear.
Ninguno
Estas tres opciones permiten cambiar entre ventanas de la base de datos, realizar guiones del men Guiones, hacer clic en botones de presentaciones, abrir la Ayuda de FileMaker Pro, cambiar las opciones de preferencia de la aplicacin y abrir, crear o cerrar archivos de FileMaker Pro.
6. Si desea contraseas adicionales, repita los pasos del 3 al 5. 7. Para limitar el acceso a presentaciones o campos especficos, haga clic en Grupos y siga los pasos de la seccin siguiente, Definir grupos.
Proteger bases de datos con contraseas y grupos
9-3
Importante Una vez definida la contrasea maestra, escrbala y gurdela en lugar seguro. Si la olvida, no podr tener un acceso completo al archivo. Adems, se puede definir ms de una contrasea maestra. No olvide las observaciones siguientes:
Al definir una contrasea en blanco, se puede abrir el archivo sin necesidad de especificar ninguna contrasea
1 Incluso si usted va a ser el nico usuario, se recomienda proteger la base de datos con una contrasea. Esto impide que otros usuarios accedan a los datos o modifiquen la estructura de la base de datos. 1 Cree contraseas fciles de recordar, pero que los dems no puedan
adivinar fcilmente. Si escribe las contraseas, gurdelas en lugar seguro lejos del ordenador.
1 Los privilegios de acceso de FileMaker Pro funcionan independientemente de los del sistema: protegen los archivos usando contraseas de FileMaker Pro. 1 Debe disponer de los privilegios de acceso apropiados para acceder
a los datos desde archivos relacionados. Por ejemplo, para aadir datos a un archivo relacionado, debe tener privilegios de edicin y creacin de registros en el archivo relacionado. Si los archivos relacionados o los archivos con guiones externos usan la misma contrasea, FileMaker Pro volver a usar la contrasea sin solicitarla.
1 Se puede definir una contrasea por defecto que se use automticamente al abrir el archivo. Esto permite el acceso a cualquiera que abra el archivo de base de datos omitiendo el cuadro de dilogo de la contrasea. Para definir una contrasea por defecto, escoja el men Edicin > Preferencias > Documento. Active Probar contrasea por defecto y escriba la contrasea ya definida. Los usuarios tendrn el nivel de acceso asignado a la contrasea. Para evitar temporalmente la contrasea por defecto e introducir una distinta, pulse Mays (Windows) u Opcin (Mac OS) al abrir el archivo.
Eliminar o cambiar contraseas

Para Realice lo siguiente Eliminar una contrasea Escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Contraseas. Seleccione la contrasea en el cuadro de dilogo Definir contraseas y haga clic en Eliminar. En el cuadro de confirmacin, haga clic en Eliminar y despus en Hecho. Cuando se indique, escriba la contrasea maestra y haga clic en OK. Cambiar una contrasea si se conoce la contrasea maestra Escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Contraseas. Seleccione la contrasea en el cuadro de dilogo Definir contraseas. Edite la contrasea, revise los privilegios y haga clic en Cambiar. Haga clic en Hecho. Cuando se indique, escriba la contrasea maestra y haga clic en OK. Escoja el men Archivo > Cambiar contrasea. Escriba la contrasea antigua. Escriba la nueva contrasea, vuelva a escribirla para confirmarla y haga clic en OK.
1 Se puede definir una contrasea en blanco que permita un acceso limitado al archivo. Cualquiera puede acceder al archivo pulsando Intro o Retorno al abrirlo. Esta opcin permite un acceso limitado al archivo sin necesidad de introducir una contrasea. Al acceder a un archivo Web con contrasea en blanco, la contrasea en blanco se usa automticamente. De esta manera, todos los usuarios de la Web tienen acceso a los privilegios asignados a la contrasea en blanco.
Cambiar su propia contrasea si no conoce una contrasea maestra
9-4
Importante Si comparte un archivo, no modifique una contrasea sin antes notificarlo a los dems usuarios.
5. En el cuadro de dilogo Privilegios de acceso, seleccione el grupo
para definir privilegios adicionales.

Contrasea maestra Grupo seleccionado
Definir grupos
Una vez definidas las contraseas, se definen grupos para restringir el acceso a presentaciones y campos especficos. Por ejemplo, para que los usuarios finales introduzcan y modifiquen datos en algunos campos (pero no en todos), con los grupos se especifican los campos a los que pueden acceder. Para definir un grupo:
1. Abra el archivo usando la contrasea maestra.
Clave
1 Si no ha definido contraseas, siga los pasos indicados en Definir contraseas en la pgina 9-1, y haga clic en Grupos, en el cuadro de dilogo Definir contraseas. 1 En el momento de definir grupos, quien los defina debe ser el nico
usuario del archivo.
2. Escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Grupos. 3. En el cuadro de dilogo Definir grupos, escriba un nombre para el
Vista general de los privilegios del grupo Marketing
6. Asigne contraseas al grupo haciendo clic en la vieta junto a cada contrasea.
grupo y haga clic en Crear.

4. Haga clic en Acceso para asignar privilegios al grupo.
Haga clic en las vietas, no en el nombre de la contrasea. Una vieta slida indica que el grupo usa la contrasea. Una vieta gris indica que el grupo seleccionado no usa la contrasea. En el ejemplo anterior, el grupo Marketing usa la contrasea Coche. La contrasea maestra, Tren, aparece en negrita.
7. Defina los privilegios de acceso para presentaciones y campos especficos haciendo clic en las vietas junto a ellos.
Para hacer un campo o una presentacin Accesible (disponible para su edicin) Realice lo siguiente Haga clic en la vieta junto al campo o presentacin hasta que aparezca en negro ( ).
Para aadir varios grupos, especifique nombres de grupo adicionales antes de hacer clic en Acceso.
Hacer clic para asociar contraseas a un grupo Hacer clic para definir o cambiar contraseas
Grupos definidos en el archivo
Escribir nuevo nombre de grupo
De Slo lectura (puede visualizarse Haga clic en la vieta junto al campo o pero no editarse) presentacin hasta que est vaca ( ). No accesible (no puede visualizarse Haga clic en la vieta junto al campo o ni editarse) presentacin hasta que sea gris ( ).
Proteger bases de datos con contraseas y grupos
9-5
8. Haga clic en Guardar para guardar la configuracin actual o haga
clic en Restablecer para volver a los valores guardados la ltima vez.

9. Haga clic en Hecho para volver al cuadro de dilogo Definir grupos y vuelva a hacer clic en Hecho para cerrar el cuadro de dilogo.
Para modificar los privilegios de los grupos, vuelva a la vista general (escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Vista general). La vista general muestra las contraseas asociadas a cada grupo y los privilegios de acceso de cada grupo para campos y presentaciones. En el ejemplo siguiente, si selecciona el grupo Ventas en una vista general, ver que:
Vista general de los privilegios del grupo Ventas
1 Los usuarios que introducen la contrasea Avin estn asociados al grupo Ventas. Esto es evidente ya que la vieta junto a la contrasea est definida como Accesible (negra). 1 Los usuarios del grupo Ventas pueden visualizar, pero no editar, el
contenido del campo, independientemente de la presentacin en la que estn. Esto se debe a que todos los campos del grupo Ventas estn definidos como de Slo lectura. No podrn ver ningn dato de las presentaciones Informe de mrgenes ni Gastos de publicidad ya que los privilegios estn definidos como No accesible.
1 Los grupos permiten a los administradores de bases de datos gestionar el acceso a presentaciones y campos especficos. Si no es necesario restringir el acceso, simplifique los privilegios usando slo contraseas.
La misma contrasea se puede asociar a ms de un grupo. Por ejemplo, para que los grupos Ventas e Inventario tengan acceso para revisar la contabilidad en presentaciones y en campos, asocie la contrasea apropiada a ambos grupos.
1 1
Las contraseas maestras permiten el acceso a todo el archivo.
1 En el ejemplo anterior (la vista general de los privilegios del grupo Marketing), los usuarios que introducen la contrasea Coche pueden visualizar y editar los registros de las presentaciones Lista de productos, Lista de precios y Gastos de publicidad. Pueden ver, pero no editar, los datos de la presentacin Inventario actual pero no pueden ver ni editar los registros de la presentacin Informe de mrgenes. Adems, no pueden ver ni editar los campos Costo ni Nm. en stock, y slo pueden ver los datos del campo Estado, independientemente de la presentacin en que se encuentren los campos.
Un grupo se puede asociar a ms de una contrasea. Por ejemplo, se pueden asignar contraseas independientes a cada persona de un grupo contable. Todos los usuarios tendrn acceso a las mismas presentaciones y campos (determinados por el grupo), pero slo los administradores podrn efectuar cambios en el archivo (determinados por las contraseas).
1 Los usuarios no necesitan conocer los grupos. Introducirn la contrasea asociada con su grupo.
9-6
Consejo Para ver las asociaciones entre presentaciones y campos, escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Vista general. Para acceder a la vista general debe ser el nico usuario del archivo. Por ejemplo, para eliminar un campo cuando no se est seguro de las presentaciones que se vern afectadas, seleccione el campo en el cuadro de dilogo Privilegios de acceso. Las presentaciones con vietas slidas contienen el campo seleccionado.
Contraseas y grupos: comparacin

Las contraseas y los grupos estn relacionados. Las contraseas limitan lo que los usuarios pueden hacer y los grupos restringen las presentaciones y campos que pueden ver. Se pueden especificar privilegios de acceso para las contraseas y los grupos.
Eliminar o cambiar grupos

Para eliminar o cambiar grupos, debe usar la contrasea maestra para abrir y usar el archivo exclusivamente.
Para Eliminar un grupo Realice lo siguiente Escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Grupos. Seleccione el nombre del grupo y haga clic en Eliminar. En el cuadro de confirmacin, haga clic en Eliminar y despus en Hecho. Escoja el men Archivo > Privilegios de acceso > Vista general. Seleccione un grupo y haga clic en las vietas junto a las contraseas, presentaciones y campos a cambiar. Haga clic en Guardar y despus en Hecho.
1 Para las contraseas, especifique privilegios de acceso que limiten las actividades del usuario en todo el archivo (todos los registros, campos, presentaciones, etc.). Por ejemplo, una contrasea puede permitir que los usuarios creen y editen registros y otra permitirles slo visualizarlos. 1 En los grupos, especifique privilegios que limiten el acceso a presentaciones y campos especficos. Por ejemplo, puede permitir al grupo Ventas el acceso a un conjunto de presentaciones y campos y al grupo Marketing el acceso a un conjunto distinto. De esta manera, la informacin de cada grupo es privada incluso dentro de la misma base de datos.
Los privilegios de grupo pueden tener preferencia ante los de contraseas. Por ejemplo, si una contrasea permite la edicin de todos los campos de todos los registros y un grupo permite a los mismos usuarios nicamente acceso de slo lectura, no podrn editar los datos de los campos a pesar de los privilegios de la contrasea. Sin embargo, un grupo no puede proporcionar acceso adicional a las contraseas. Por ejemplo, si una contrasea permite la visualizacin de registros, el grupo no puede dar acceso completo a un campo o presentacin.
Cambiar asociaciones de contraseas y privilegios de acceso de un grupo
Captulo 10 Crear guiones para automatizar tareas

FileMaker Pro incluye la funcin ScriptMaker, que permite automatizar numerosas tareas, como cambiar de presentacin y de modo as como buscar, ordenar e imprimir registros. Este captulo explica cmo utilizar ScriptMaker para: Por ejemplo, al hacer clic en el botn Carta de la presentacin Entrada de clientes, un guin muestra la presentacin Carta. A continuacin, el guin cambia al modo Vista previa y hace una pausa para poder ver el aspecto de la carta impresa.
Botones en una presentacin
1 1 1
planificar guiones definir guiones definir botones que ejecuten comandos de guiones
Nota Los guiones de FileMaker Pro no estn disponibles al publicar bases de datos en la Web mediante la publicacin en la Web al instante de Companion de FileMaker Pro. FileMaker Pro admite de forma limitada los protocolos de guiones externos ActiveX Automation (Windows), AppleScript (Mac OS) y Apple Events. La admisin de Active X Automation, Apple Events y AppleScript est documentada en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Active X Automation, Apple Events o AppleScript.
Hacer clic para continuar ejecutando el guin. FileMaker Pro imprime la carta y vuelve a la presentacin Entrada de clientes en modo Visualizar. Al hacer clic en el botn Carta, FileMaker Pro ejecuta el guin Imprimir carta
Guiones
Un guin es un comando que indica a FileMaker Pro que realice una accin o una secuencia de acciones. El guin se ejecuta para llevar a cabo dichas acciones. Los guiones se pueden seleccionar en el men Guiones o asociarlos a botones. Los guiones facilitan la repeticin de procedimientos en tareas habituales. Realizan pasos sencillos, como cambiar la orientacin en impresiones de sobres, o tareas complejas, como preparar gran cantidad de correspondencia. Los guiones se utilizan para combinar y automatizar tareas como:
1 1
cambiar de modo o de presentacin buscar, ordenar e imprimir registros
10-2
1 1
imprimir datos de un mismo origen marcar nmeros de telfono
Los archivos utilizados pueden contener a su vez guiones y botones. Por ejemplo, los archivos de plantillas incluidos con FileMaker Pro tienen botones que facilitan su uso.
Para Ejecutar un guin del men Guiones Ejecutar un guin desde el cuadro de dilogo Definicin del guin Ejecutar un guin utilizando un atajo de teclado Ejecutar un guin desde un botn Ejecutar un guin al abrir o cerrar un archivo de FileMaker Pro Reanudar un guin despus de una pausa Realice lo siguiente Escoja el guin en el men Guiones. Escoja el men Guiones > ScriptMaker. Seleccione el guin y haga clic en Ejecutar. Pulse la combinacin de teclas que aparece junto al guin en el men Guiones. (Consulte Enumerar guiones en el men Guiones en la pgina 10-13.) Cambie a una presentacin que contenga un botn del guin. En modo Visualizar o Buscar, haga clic en el botn. En el cuadro de dilogo Preferencias del documento, defina la opcin para ejecutar un guin de arranque o de cierre. Consulte Configurar preferencias del documento en la pgina A-5. En el rea de estado, haga clic en Continuar o pulse Intro o Retorno. Si se cambia de presentacin durante la pausa de un guin y se contina su ejecucin, los pasos restantes se ejecutan en la nueva presentacin. En el rea de estado, haga clic en Cancelar, cambie a otro modo, cierre la ventana activa o salga de FileMaker Pro.
Dentro de un guin se pueden ejecutar guiones adicionales denominados subguiones. Los subguiones facilitan la divisin de tareas complejas. Por ejemplo, se pueden buscar clientes con saldo deudor con un guin e imprimir cartas que soliciten el pago con otro. El primer guin contiene un comando que ejecuta el segundo (subguin). Si el subguin est en un archivo diferente se denomina guin externo. Con FileMaker Pro, se puede:
1 definir pausas que permitan realizar tareas no incluidas en el guin, como introducir datos. Al reanudar el guin, FileMaker Pro ejecuta los comandos restantes. 1 guardar valores en guiones, como peticiones de bsqueda y tipos de ordenacin.
imprimir los comandos y valores que componen un guin. (Para obtener ms informacin acerca de la impresin desde FileMaker Pro, consulte el captulo 4, Previsualizar e imprimir informacin.)
1 definir contraseas que impidan a otros usuarios definir o cambiar guiones. (Consulte Definir contraseas en la pgina 9-1.)
ejecutar un guin de arranque, un guin que se ejecute al abrir un archivo de FileMaker Pro. Por ejemplo, un guin de arranque puede cambiar a una presentacin de entrada de datos siempre que se abra una base de datos de pedidos. FileMaker Pro tambin puede ejecutar un guin de cierre cada vez que se cierra un archivo. (Consulte Configurar preferencias del documento en la pgina A-5.)
Detener un guin interrumpido
1 enviar correo en Internet utilizando un cliente de correo electrnico independiente (es necesaria una cuenta de correo) 1 abrir un navegador Web en una determinada URL (direccin Web; es necesario disponer de una cuenta con un proveedor de servicios de Internet).
Detener un guin (excepto Pulse Esc (Windows) o Comando+Punto cuando est interrumpido) (Mac OS), oculte o cierre la ventana activa o salga de FileMaker Pro. Si el guin contiene un paso Cerrar ventana o Conmutar ventana que oculta la ventana activa, FileMaker Pro detiene el guin actual y vuelve al que lo llam (si existe).
Crear guiones para automatizar tareas
10-3
Nota Los guiones que contienen el paso Permitir cancelacin del usuario [Inactivo] no se pueden detener. Para obtener la descripcin de varios tipos de guiones ejecutables, consulte Pasos de ScriptMaker en la pgina 10-6.
Va a contener el guin pasos para configurar la impresin (Windows), ajustar pgina (Mac OS), imprimir, importar, buscar, ordenar o exportar? En caso afirmativo, qu valores se deben almacenar antes de definir el guin? (Consulte Almacenar configuracin antes de crear guiones en la pgina 10-4.)
Crear guiones: generalidades

Los guiones de FileMaker Pro, sencillos o complejos, son ms fciles de crear si sigue estos consejos:
ejecute ciertas operaciones, como peticiones de bsqueda y tipos de ordenacin, antes de abrir ScriptMaker, para facilitar el almacenamiento de los parmetros de dichas peticiones. Para obtener ms informacin, consulte Almacenar configuracin antes de crear guiones en la pgina 10-4. Una vez decidida la forma de construccin y almacenados los valores necesarios, se puede definir el guin.
1 1
1 Qu campos y presentaciones necesita el guin? Algunos pasos exigen la presencia de un campo en la presentacin actual (como Ir al campo, Insertar texto, Insertar resultado calculado y Reemplazar), otros no, como Establecer campo. Para cambiar a la presentacin que contenga los campos exigidos por el guin, use Ir a la presentacin. 1 Debe cambiar de modo el guin? Por ejemplo, utilice Modo Visualizar antes de modificar datos de campos o registros y Modo Buscar antes de definir una peticin de bsqueda o de buscar datos. 1 Debe trabajar el guin en todos los registros de la base de datos, en el conjunto encontrado actual o en un conjunto de registros determinado? Qu ocurre si no se encuentran registros? Utilice uno de los pasos para buscar u omitir y defina los registros correctos. 1 En qu registro debe empezar el guin? Por ejemplo, al utilizar el
paso Loop, decida si el bucle empieza en el primer registro o en el ltimo, en un registro concreto o en el registro actual de un conjunto encontrado. Para seleccionar un registro de inicio, utilice Ir al registro/peticin/pgina.
planee el guin antes de definirlo.
Planicar guiones
De igual forma que no intentara escribir un informe sin un borrador previo, no intente escribir un guin sin planificarlo. Antes de definir un guin, considere estas preguntas: Cul es el objetivo? Se puede dividir el trabajo en tareas menores? En caso afirmativo, defina un subguin para cada tarea y un guin que ejecute los subguiones. Normalmente es ms sencillo disear y probar varios subguiones pequeos que uno complejo. Este enfoque por mdulos permite volver a utilizar los subguiones en otros guiones. Estn todos los datos necesarios en un archivo o va a utilizar el guin ms de un archivo? Si se utilizan varios archivos, cules va a abrir el guin? Dnde debe definirse el guin?
1 Cmo debe avanzar el guin por los mltiples campos y registros? Para desplazarse por un conjunto encontrado, utilice los pasos de navegacin. 1
Deben ordenarse los registros antes de que el guin los procese? Si utiliza el paso Loop, use Ordenar o Desordenar antes del bucle para establecer el orden adecuado.
1 Cundo debe terminar el guin? Una vez procesados todos los registros? Al cumplirse una condicin? Para ejecutar una tarea cuando el guin cumpla una condicin concreta, utilice el paso If.
1 Cmo van a ejecutar los usuarios el guin? (Consulte Utilizar botones con guiones en la pgina 10-13.)
10-4
1 Cmo se va a documentar el diseo del guin? Para que los guiones sean legibles y comprensibles, utilice el paso Comentario. Es especialmente importante si el mantenimiento de la base de datos lo va a realizar otra persona. 1 Cmo se va a probar el guin? Para interrumpir el guin en puntos
determinados, utilice el paso Pausar/reanudar guin. Por ejemplo, al probar un guin con un paso Loop, coloque Pausar/reanudar guin en medio del bucle para verificar que funciona como se esperaba. El paso Pausar/reanudar guin se puede eliminar cuando el guin funcione correctamente. Consejo Pruebe el guin en un clon (o una copia) de la base de datos para proteger los originales. Una vez probado el guin, importe al clon los datos del archivo original o use la funcin Importar guiones para importar el guin a la base de datos. Para obtener ms informacin acerca de esta funcin, consulte Importar guiones en la pgina 10-12.
Para especificar
Orden de importacin Importe los registros con la orden de importacin a almacenar. Consulte Importar datos en FileMaker Pro en la pgina 12-2. Peticiones de bsqueda Tipo de ordenacin En modo Buscar, cree las peticiones de bsqueda. Para ejecutar las peticiones, no es necesario hacer clic en Buscar. Consulte Buscar registros en la pgina 3-1. En modo Visualizar, escoja Ordenar en el men Registros y seleccione los campos por los que ordenar y el tipo de ordenacin. Haga clic en Hecho. No es necesario ejecutar la ordenacin. Consulte Ordenar registros en la pgina 3-9. Exporte los registros utilizando la orden de exportacin a almacenar. Consulte Exportar datos de FileMaker Pro en la pgina 12-7.
Orden de exportacin
Almacenar conguracin antes de crear guiones

Al definir un guin, FileMaker Pro guarda los valores actuales de importacin, exportacin, bsqueda, ordenacin y configuracin de impresin (Windows) o ajuste de pgina Mac OS). Si se colocan estos pasos en el guin, FileMaker Pro puede restaurar los valores de estas acciones al ejecutarlo. Para almacenar valores en un guin, especifquelos antes de aadir los pasos Configurar impresin o Ajustar pgina, Importar registros, Ejecutar bsqueda, Ordenar o Exportar registros.
Para especificar Configurar impresin (Windows). Ajustar pgina (Mac OS). Realice lo siguiente Escoja el men Archivo > Configurar impresin o Ajustar pgina. Seleccione las opciones que desee y haga clic en Aceptar. Consulte Preparar impresin en la pgina 4-2.
1 Para utilizar los valores al ejecutar el guin, seleccione la opcin Restaurar en los pasos Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS), Importar registros, Ejecutar bsqueda, Ordenar o Exportar registros. 1 Un guin slo puede almacenar un tipo de ordenacin y un valor de cada tipo, por ejemplo, un conjunto de peticiones de bsqueda. Si son necesarios ms, defina un subguin que almacene distintos valores. 1 Para ver los valores almacenados con un guin, imprima la definicin del guin. Para imprimir la definicin de un guin o de todos, haga clic en el botn Imprimir del cuadro de dilogo Definicin del guin. 1 Para introducir valores al ejecutar guiones en vez de utilizar valores almacenados, especifique que FileMaker Pro muestre un cuadro de dilogo al ejecutar el paso del guin.
10-5
Por ejemplo, si se aade un paso Ordenar y se deseleccionan las opciones Restaurar el tipo de ordenacin y Ejecutar sin dilogos, al ejecutar el guin aparece el cuadro de dilogo Ordenar con la ltima ordenacin utilizada en el archivo. Si se selecciona Restaurar el tipo de ordenacin y se deselecciona Ejecutar sin dilogos, el cuadro de dilogo muestra los valores por defecto que el usuario puede ejecutar o modificar.
Guiones definidos en el archivo En el men Guiones aparecen los que tienen marcas de verificacin Arrastrar la flecha doble para ordenar de nuevo el guin en el men Guiones
Denir guiones
ScriptMaker permite definir guiones escogiendo pasos y estableciendo el orden en que FileMaker Pro los ejecute. Si utiliza un subguin, defnalo primero y defina despus el guin que lo llama.
1. Almacene los valores del guin si incluye Configurar impresin (Windows) o Ajustar pgina (Mac OS), Importar, Exportar, Ordenar o Buscar. 2. Escoja el men Guiones > ScriptMaker. 3. En el cuadro de dilogo Definicin del guin, escriba el nombre del nuevo guin y haga clic en Crear. 4. En el cuadro de dilogo Definicin del guin, escoja los pasos del
Escribir el nombre de un guin nuevo Seleccionar para incluir el guin seleccionado en el men Guiones Hacer clic para aadir un nuevo guin
FileMaker Pro incluye pasos por defecto al crear guiones. Estos pasos se pueden modificar y eliminar.
Para Aadir pasos Realice lo siguiente Seleccinelos en la lista de pasos disponibles y haga clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si estn disponibles. Seleccinelos en el guin y haga clic en Eliminar o pulse la tecla Suprimir Haga clic en Borrar todos Seleccinelos en el guin y haga clic en Duplicar. Seleccione un paso del guin y modifique las opciones. Arrastre la flecha doble para mover un paso.
guin. Las opciones de este cuadro de dilogo se describen en la secciones siguientes.

Eliminar pasos Eliminar todos los pasos Duplicar pasos Cambiar opciones de pasos Cambiar el orden de los pasos
10-6
Para Aadir un subguin
Realice lo siguiente Seleccione Ejecutar guin en la lista de pasos disponibles y haga clic en Mover. Seleccione la opcin Ejecutar subguiones, y escoja el submen del men desplegable. Si el subguin est en otro archivo, escoja Guin externo.
Pasos de ScriptMaker
Los pasos son comandos de FileMaker Pro que se utilizan en guiones. Los pasos son parecidos a los comandos a los que se accede mediante los mens de FileMaker Pro. Por ejemplo, se puede crear un registro escogiendo Nuevo registro en el men Registros o ejecutar un guin que contenga el paso Nuevo registro/peticin. No olvide las observaciones siguientes:
Aadir pausas al guin Seleccione Pausar/reanudar guin en la lista de pasos disponibles, haga clic en Mover y especifique las opciones. Tambin se puede aadir un paso definiendo la opcin Pausa.
Escoger pasos de la lista Visualizar pasos por categora
Pasos del guin
1 Muchos pasos tienen opciones que se especifican al definir un guin. Por ejemplo, en el paso Ir al campo se puede especificar un nombre de campo. La Ayuda de FileMaker Pro contiene informacin detallada acerca de los pasos y las opciones. 1 Algunos pasos, como Pegar o Insertar texto, slo se pueden ejecutar en modos concretos o cuando un campo est en la presentacin actual. 1 Cuando se ejecuta un guin, algunos pasos pueden mostrar cuadros
de dilogo. Por ejemplo, un guin con el paso Ordenar puede mostrar el cuadro de dilogo Ordenar para introducir un tipo de ordenacin.
Las opciones de los pasos aparecen entre corchetes Arrastre la flecha doble para ordenar de nuevo un paso Definir opciones para el paso seleccionado.
1 Para especificar un campo relacionado en un paso, escoja una relacin en la lista de la parte superior del cuadro de dilogo Especificar campo. A continuacin, seleccione un campo relacionado. 1 En los pasos se pueden utilizar funciones de estado para controlar el estado de la base de datos. Por ejemplo, un guin puede comprobar si un archivo est ordenado. Tambin puede mostrar un mensaje personalizado con instrucciones para los usuarios cuando un conjunto encontrado est vaco.
Para obtener una lista de las funciones de estado y algunos ejemplos de su funcionamiento, consulte el Captulo 11 y la Ayuda de FileMaker Pro.
5. Haga clic en OK. 6. Para incluir el guin en el men Guiones, seleccione Incluir en men en el cuadro de dilogo Definicin del guin. 7. Haga clic en Hecho.
1 Para obtener informacin acerca de la utilizacin de pasos de guiones con objetos OLE, consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
10-7
Controlar pasos de guiones

Utilice este paso Ejecutar guin Pausar/reanudar guin Salir del guin Detener guin If Else End If Loop Exit Loop If End Loop Permitir cancelacin del usuario Establecer captura de errores Para Ejecutar otro guin Interrumpir un guin o reanudar un guin interrumpido Salir del guin actual Detener la ejecucin de todos los guiones Ejecutar pasos si un clculo no es True (no es cero) Ejecutar otro conjunto de pasos si un clculo es False (cero) Marcar el final de una sentencia If Ejecutar repetidamente un conjunto de pasos Salir de un bucle si un clculo no es True (no es cero) Marcar el final de un bucle Permitir o impedir que los usuarios detengan un guin Permitir o impedir la visualizacin de mensajes de error. Utilice este paso para cambiar la forma en que FileMaker Pro gestiona los mensajes de error.
Utilice este paso Ir al campo Ir al campo siguiente Ir al campo anterior Modo Visualizar Modo Buscar Modo Vista previa
Para Desplazarse a un campo de la presentacin actual Desplazarse al siguiente campo de la presentacin actual Desplazarse al campo anterior de la presentacin actual Cambiar al modo Visualizar Cambiar al modo Buscar Cambiar al modo Vista previa
Ordenar, buscar e imprimir pasos de guiones

Utilice este paso Ordenar Desordenar Mostrar todos los registros Mostrar omitidos Omitir registro Omitir mltiples Ejecutar bsqueda Cambiar bsqueda anterior Configurar impresin (Windows) Ajustar pgina (Mac OS) Para Ordenar los registros del conjunto encontrado Restaurar el orden de creacin de los registros Mostrar todos los registros del archivo Mostrar los archivos que no estn en el conjunto encontrado Excluir del conjunto encontrado el registro actual Excluir del conjunto encontrado varios registros a partir del actual Buscar registros que cumplan las peticiones de bsqueda actuales Modificar las ltimas peticiones de bsqueda Definir las opciones de Configurar impresin (Windows) o de Ajustar pgina (Mac OS), como la orientacin horizontal o vertical
Desplazarse por pasos de guiones

Utilice este paso Ir a la presentacin Para Visualizar la presentacin especificada
Ir al registro/peticin/pgina Desplazarse a un registro del conjunto encontrado en modo Visualizar, a una peticin de bsqueda en modo Buscar o a una pgina en modo Vista previa Ir al registro relacionado Ir a la fila portal Desplazarse al registro relacionado actual en un archivo relacionado Desplazarse a la fila de un portal
10-8
Utilice este paso Imprimir
Para Imprimir informacin del archivo actual
Utilice este paso Insertar hora actual Insertar nombre del usuario actual Insertar imagen
Para Insertar la hora actual del sistema en un campo Insertar el nombre de usuario actual en un campo (El nombre de usuario se especifica en las preferencias generales de la aplicacin.) Insertar una imagen en un campo contenedor. (El campo contenedor debe estar activo al ejecutar este paso.) Insertar una pelcula de QuickTime en un campo contenedor. (El campo contenedor debe estar activo al ejecutar este paso.)
Editar pasos de guiones

Utilice este paso Deshacer Cortar Copiar Pegar Borrar Para Deshacer la ltima accin Eliminar el contenido de un campo y copiarlo al Portapapeles Copiar el contenido de un campo o de una pgina en modo Presentacin, al Portapapeles Pegar el contenido del Portapapeles en un campo Eliminar el contenido de un campo sin copiarlo al Portapapeles
Insertar QuickTime (Windows) Insertar pelcula (Mac OS) Insertar objeto (Windows) Actualizar enlace (Windows)
Insertar un objeto enlazado o incrustado en un campo contenedor Actualizar un enlace OLE en un campo contenedor
Seleccionar todo Seleccionar todo el contenido de un campo
Pasos de guiones de registros Pasos de guiones de campos

Utilice este paso Establecer campo Para Reemplazar el contenido de un campo con el resultado de un clculo. No es necesario que el campo aparezca en la presentacin actual. Insertar una cadena de texto en un campo Insertar el resultado de un clculo en otro campo de la presentacin actual Insertar un valor desde el ndice en el campo actual Utilice este paso Nuevo registro/peticin Duplicar registro/peticin Eliminar registro/peticin Eliminar fila del portal Para Aadir un registro o una peticin de bsqueda Duplicar un registro o una peticin de bsqueda Eliminar permanentemente el registro o peticin de bsqueda actual Eliminar permanentemente la fila de portal actual. Utilice Ir a la fila portal para especificar la fila actual.
Insertar texto Insertar resultado calculado Insertar desde ndice
Insertar desde ltimo Insertar datos de un campo del ltimo registro activo en registro el mismo campo del registro o peticin de bsqueda actual. (El ltimo registro con un punto de insercin en un campo es el registro activo.) Insertar fecha actual Insertar la fecha actual del sistema en un campo
Restablecer registro/peticin Devolver al registro o peticin de bsqueda actual el estado anterior a la adicin o modificacin de sus datos. Salir de registro/peticin Salir del registro o peticin de bsqueda actual para actualizar los datos de campo y no activar campos
10-9
Utilice este paso Copiar registro Copiar todos los registros Eliminar todos los registros Reemplazar Reactualizar Importar registros Exportar registros
Para Copiar el contenido del registro actual al Portapapeles Copiar el contenido del conjunto encontrado actual al Portapapeles Borrar permanentemente todos los registros del conjunto encontrado actual Reemplazar el contenido de un campo en todos los registros del conjunto encontrado Actualizar el valor de una actualizacin en registros del conjunto encontrado Importar al archivo actual datos de otro archivo Guardar datos con un formato admitido por otra aplicacin
Pasos de guiones de archivos

Utilice este paso Nuevo Abrir Para Crear un archivo Abrir un archivo. Los pasos posteriores operan en el archivo que contiene el guin, no en el archivo recin abierto. Cerrar un archivo Modificar la contrasea utilizada por el usuario actual Definir el acceso de red del archivo actual en Activo, Activo (Oculto) o Inactivo
Cerrar Cambiar contrasea Establecer multiusuario
Establecer uso de Utilizar los formatos de fecha, hora y nmeros guardados formatos del sistema con el archivo actual o utilizar los formatos del sistema Guardar una copia como Recuperar Guardar una copia del archivo actual Recuperar un archivo
Pasos de guiones de ventanas

Utilice este paso Congelar ventana Refrescar ventana Desplazar ventana Conmutar ventana Conmutar rea de estado Para Detener la actualizacin de la ventana (ocultar acciones a los usuarios) Actualizar la pantalla o reanudar la actualizacin tras Congelar ventana Desplazar la ventana hacia arriba, abajo o hacia la seleccin actual Ocultar (Mac OS) o cambiar el tamao de la ventana Mostrar, ocultar o bloquear el rea de estado
Comprobar ortografa de pasos de guiones

Utilice este paso Comprobar seleccin Comprobar registro Comprobar grupo hallado Corregir palabra Para Comprueba la ortografa de la actual seleccin de texto Comprueba la ortografa del texto del registro actual Comprobar la ortografa de todos los campos de todos los registros del conjunto encontrado Visualizar el cuadro de dilogo Ortografa para corregir palabras. La opcin Correccin simultnea a la escritura (rea Ortografa de Preferencias del documento) debe estar activada.
Conmutar regla de texto Mostrar u ocultar la regla de texto Establecer nivel de ampliacin Ver como Reducir, aumentar o bloquear el contenido de una ventana Visualizar registros individualmente, como lista o como tabla
Opciones de ortografa Visualizar el cuadro de dilogo Opciones de ortografa Seleccionar diccionarios Visualizar el cuadro de dilogo Seleccionar diccionarios
10-10
Utilice este paso Editar diccionario del usuario
Para Visualizar el cuadro de dilogo Editar diccionario de usuario
Utilice este paso Marcar Abrir URL Enviar correo
Para Marcar nmeros de telfono Abrir una URL Enviar correo electrnico con los campos Para, Copia a, Asunto y Mensaje especificados en las opciones de pasos del guin
Pasos de guiones para abrir elemento de men

Utilice este paso Abrir preferencias de la aplicacin Abrir preferencias del documento Abrir Definir campos Abrir Definir relaciones Abrir Definir listas de valores Abrir Ayuda Abrir ScriptMaker Para Visualizar el cuadro de dilogo Preferencias de la aplicacin Visualizar el cuadro de dilogo Preferencias del documento Visualizar el cuadro de dilogo Definir campos Visualizar el cuadro de dilogo Definir relaciones Visualizar el cuadro de dilogo Definir listas de valores Visualizar la ventana con el contenido del sistema de ayuda de FileMaker Pro Visualizar el cuadro de dilogo Definicin del guin FileMaker Pro detiene la ejecucin de los guiones despus de este paso. Visualizar el cuadro de dilogo Compartir archivo
Enviar ejecucin DDE Enviar un comando DDE (Dynamic Data Exchange, (Windows) intercambio dinmico de datos) a otra aplicacin Enviar mensaje (Windows) Enviar evento Apple (Mac OS) Ejecutar AppleScript (Mac OS) Comentario Vaciar cach a disco Salir de la aplicacin Iniciar una aplicacin o abrir o imprimir un documento en otra aplicacin Enviar un comando Apple Event (AE) a otra aplicacin Ejecutar un guin AppleScript Aadir notas a un guin para describir un paso Guardar el cach interno de FileMaker Pro en el disco duro Cerrar todos los archivos y salir de FileMaker Pro
Abrir Compartir
Pasos de guiones diversos

Utilice este paso Mostrar mensaje Pitar Hablar (Mac OS) Para Visualizar un mensaje de alerta Ejecutar el sonido de pitidos del sistema Or la cadena de texto del contenido de un campo.
10-11
Cambiar guiones
1. Escoja el men Guiones > ScriptMaker. 2. En el cuadro de dilogo Definicin del guin, seleccione el nombre de un guin. 3. En el cuadro de dilogo Definicin del guin, cambie los pasos del guin y haga clic en OK.
Para Aadir pasos Realice lo siguiente Seleccione los pasos en la lista de pasos disponibles y haga clic en Mover. Seleccione opciones para el paso, si estn disponibles. Seleccinelos en el guin y haga clic en Eliminar o pulse la tecla Suprimir Seleccione un paso del guin y modifique las opciones.
Nota Al cambiar un guin creado con FileMaker Pro para Windows, los pasos que slo funcionan en Windows aparecen en cursiva. Al cambiar un guin creado con FileMaker Pro para Mac OS, los pasos que slo funcionan en -Mac OS aparecen en cursiva. Las opciones que aparecen en cursiva slo se pueden cambiar en la plataforma en que se crearon.
Duplicar, cambiar nombre o eliminar guiones

Para Realice lo siguiente Crear con rapidez guiones similares Seleccione los guiones y haga clic en Duplicar. Cambiar el nombre del guin Modifique el nombre en el cuadro Nombre del guin y haga clic en Cambiar nombre. Seleccione Incluir en men.
Eliminar pasos Cambiar opciones de pasos
Cambiar el orden de Arrastre la flecha doble para mover un paso. los pasos
Aadir el guin al men Guiones
Eliminar el guin del men Guiones Deseleccione Incluir en men.
Si el guin contiene pasos que permiten almacenar valores de FileMaker Pro, como Configurar impresin o Ajustar pgina, Orden de importacin, Peticiones de bsqueda, Orden de exportacin o Tipo de ordenacin, aparece el cuadro de dilogo de configuracin del guin. Especifique si conservar los valores almacenados previamente para los pasos o reemplazarlos con los utilizados antes de abrir el guin. Efecte los cambios y haga clic en OK.
Haga clic en Hecho para terminar o en Editar para cambiar los pasos del guin.
Eliminar guiones
1. Escoja el men Guiones > ScriptMaker. 2. En el cuadro de dilogo Definicin del guin, seleccione los nombres de los guiones y haga clic en Eliminar.
Las opciones atenuadas no estn disponibles para el guin actual Seleccionar una opcin para conservar o reemplazar todas las apariciones del tipo de valor (por ejemplo, todos los tipos de ordenacin) almacenadas con el guin
3. Haga clic otra vez en Eliminar y despus en Hecho.
Importante Al eliminar un guin, cambie los guiones y botones que hagan referencia a dicho guin.
10-12
Importar guiones
FileMaker Pro permite importar guiones de otras bases de datos de FileMaker Pro. Muchos guiones contienen referencias a campos (locales y relacionados), presentaciones, registros y otros guiones (archivos locales y externos). Adems, algunos pasos de guiones, como Establecer campo, Insertar resultado calculado, Reemplazar, etc., pueden incluir referencias incrustadas en clculos. Aunque estas referencias sean vlidas en el archivo original, es posible que no lo sean en el archivo de destino. Para minimizar la prdida de informacin, FileMaker Pro intenta asignar las referencias a campos, relaciones, guiones y presentaciones segn sus nombres. Los campos, relaciones, guiones y presentaciones que no se pueden asignar se marcan como desconocidos y deben editarse y corregirse antes de ejecutar el guin. Al importar un guin, es recomendable editarlo para garantizar que todas las referencias son vlidas y aparecen correctamente. Revise siempre los guiones importados antes de ejecutarlos por primera vez.
1 Durante la importacin de guiones, la coincidencia de nombres de campos y presentaciones es sensible a maysculas. Si no se encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra <desconocido> en lugar del nombre del campo y/o presentacin solicitado. 1 Al importar un guin que hace referencia a una relacin, FileMaker Pro supone que 1 1 1
los nombres de las relaciones son los mismos las claves de las relaciones son las mismas los nombres, tipos y claves del campo base son los mismos
Si no se cumplen todas estas condiciones, los elementos no coincidentes aparecen con la palabra <desconocido > aadida al guin.
1 Al importar pasos de guin que contienen clculos (por ejemplo, If, Establecer campo o Insertar campo calculado), FileMaker Pro busca coincidencias de nombres y tipos de campos. Si no se encuentra ninguna coincidencia, aparece la palabra <desconocido> en lugar del nombre del campo no encontrado. 1 La informacin almacenada en guiones (por ejemplo, Peticiones de bsqueda, Tipo de ordenacin, Orden de importacin de campos y Orden de exportacin de campos) se intenta asignar a campos originales siguiendo las reglas citadas. Si no se encuentran campos coincidentes originales, los campos sin asignar se sustituyen por la palabra <desconocido>. 1 Al importar guiones con el paso Ejecutar guin, el enlace entre guiones se conserva slo si los guiones enlazados se importan al mismo tiempo. Si en el archivo de destino ya existe un guin con el mismo nombre, no se intentan enlazar los dos guiones. Si el paso Ejecutar guin hace referencia a un guin externo, el guin importado tambin har dicha referencia.
Para importar un guin

1. Abra el archivo al que se va a importar el guin. 2. Escoja el men Guiones > ScriptMaker. 3. Haga clic en el botn Importar. 4. Abra el archivo que contiene los guiones a importar. 5. En el cuadro de dilogo Importar guiones, active los cuadros de
verificacin de los guiones a importar.

6. Haga clic en OK y haga clic de nuevo en OK.
10-13
Enumerar guiones en el men Guiones

FileMaker Pro enumera los guiones en el men Guiones y asigna atajos de teclado, como Control+1 (Windows) o Comando+1 (Mac OS), a los primeros diez guiones. Para cambiar el orden de los guiones en el men Guiones:
1. Escoja el men Guiones > ScriptMaker. 2. En el cuadro de dilogo Definicin del guin, arrastre la flecha doble situada a la izquierda de los nombres de guin hasta una nueva posicin. 3. Para aadir o eliminar un guin del men, seleccinelo y active o
Botones
desactive Incluir en men. Los guiones con marcas de verificacin aparecen en el men Guiones.
Al hacer clic en el botn Carta, FileMaker Pro ejecuta el guin Imprimir carta
Utilizar botones con guiones

Un botn es un objeto de presentacin que ejecuta un paso de guin o un guin completo al hacer clic en l.
Denir botones
Para crear un botn con etiqueta de texto, realice el procedimiento siguiente. Nota Para crear botones de otro tipo (por ejemplo, un crculo con un grfico), consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
1. Para definir un botn que ejecute un guin completo, cree primero
el guin. Consulte Definir guiones en la pgina 10-5.

2. En modo Presentacin, escoja una presentacin y haga clic en la herramienta Botones.
10-14
Herramienta Botones
Borde de botn
6. Para utilizar el botn, cambie al modo Visualizar o Buscar.
1 Para mostrar bordes alrededor de los botones en modo Presentacin, escoja el men Vista > Mostrar > Botones. Consulte Configurar efectos de color, motivo, anchura de lnea y objetos en la pgina 7-16. 1 Para definir que los botones no se impriman, consulte Evitar la impresin de objetos en la pgina 7-27. 1 FileMaker Pro no almacena valores (como peticiones de bsqueda) con los botones, pero se puede definir un guin que almacene valores y un botn que ejecute este guin. Consulte Almacenar configuracin antes de crear guiones en la pgina 10-4. Copiar, cambiar o eliminar botones
Para Seleccionar un botn Desplazar un botn Cambiar el aspecto de un botn Cambiar el texto de un botn Copiar un botn En modo Presentacin, realice lo siguiente Utilice la herramienta Seleccin. Consulte Seleccionar objetos en la pgina 6-13. Arrastre el botn con la herramienta Seleccin. Consulte Desplazar objetos en presentaciones en la pgina 6-15. Consulte Configurar efectos de color, motivo, anchura de lnea y objetos en la pgina 7-16. Consulte Formatear texto en la pgina 7-13. Al copiar un botn, copie el objeto y la definicin del botn. Si copia un botn de otro archivo y no coinciden los campos, presentaciones o guiones, cambie la definicin del botn. Consulte Copiar, duplicar y eliminar objetos en la pgina 6-14. Haga doble clic en el botn. En el cuadro de dilogo Especificar botn, seleccione un paso y opciones y haga clic en OK.
Si la herramienta no aparece en la presentacin, hacer clic en el control del rea de estado
3. Arrastre el puntero en forma de cruz sobre la presentacin para
dibujar el botn.
4. En el cuadro de dilogo Especificar botn, seleccione un paso,
defina las opciones del paso (si estn disponibles), seleccione un estilo de botn y haga clic en OK. Consulte Pasos de ScriptMaker en la pgina 10-6.
Definir opciones para el paso Seleccionar un estilo de botn Seleccionar un paso
5. En el punto de insercin, escriba la etiqueta del botn y pulse Intro
Cambiar la definicin de un botn
en el teclado numrico.
Eliminar un botn Seleccione el botn y pulse Suprimir o Retroceso.
10-15
Ejemplo de guin de ScriptMaker

El guin siguiente muestra una manera de buscar registros duplicados en la base de datos. Describe la utilizacin de un campo global, una peticin de bsqueda almacenada, un tipo de ordenacin almacenado y los pasos de guiones If y Loop.
1 Un campo de texto denominado Marca. Cuando el guin encuentra un registro duplicado, coloca una x en este campo para marcar el registro.
Un campo global denominado Global para almacenar las identificaciones nicas al comparar registros. El campo Global debe ser del mismo tipo de datos que el campo ID Cliente.
3. Muestre el campo Marca
Buscar registros relacionados

En este ejemplo, una agencia de viajes utiliza una base de datos de registros para localizar clientes que han contratado un curso en crucero. La base de datos contiene registros duplicados porque algunos clientes contrataron el viaje por telfono y tambin enviaron por correo el formulario de registro para el mismo viaje. Las secciones siguientes explican la forma de configurar una base de datos y definir un guin para buscar registros duplicados. Nota Para poder seguir este ejemplo es necesario comprender los campos globales y saber definir campos. Consulte Definir campos globales en la pgina 5-9.
1. Cree un valor nico por registro.
Cree una presentacin que muestre el campo Marca o aada el campo a una presentacin existente. Este campo se utiliza en el paso siguiente para almacenar los valores de la bsqueda.
4. Almacene los valores.
Almacene los valores de Ordenar y Buscar para el guin.

Para almacenar este valor Ordenar
Realice lo siguiente En modo Visualizar, escoja Ordenar en el men Registros. Si los campos aparecen en la lista Tipo de ordenacin, haga clic en Borrar todos. Haga clic en ID Cliente, escoja Orden ascendente, haga clic en Mover y haga clic en Hecho. Escoja una presentacin que muestre el campo Marca. En modo Buscar, escriba una X en el campo Marca y cambie al modo Visualizar. (No es necesario ejecutar la peticin de bsqueda.)
El archivo Curso contiene registros de los clientes que contrataron el viaje. Cada cliente tiene un cdigo de identificacin nico, el campo ID Cliente, que es la unin de los apellidos y el nmero de telfono de los clientes. Algunos registros contienen el mismo nmero de identificacin, son los registros duplicados que se van a buscar. Consejo Si la base de datos no dispone de un campo de identificacin nico, defina un campo de clculo para crear uno con los campos existentes. Por ejemplo, combine el nombre, apellidos y fecha de nacimiento para crear una identificacin nica por cliente.
2. Aada dos campos
Buscar
5. Defina el guin.
En ScriptMaker, defina el guin Buscar duplicados.
Defina estos campos en el archivo Curso:
10-16
Registro 5 ID Cliente Marca aaa ID Cliente Marca Registro 3 Global aaa aaa Registro 2 ID Cliente Marca Global aaa ID Cliente Marca aaa Global aaa X aaa Global aaa Registro 4
Registro 1 ID Cliente Marca aaa Global aaa
Al ejecutar el guin Buscar duplicados:

1. Busca todos los registros y los ordena por el campo ID Cliente,
con lo que se agrupan juntos los registros con el mismo ID Cliente.

2. Empezando en el primer registro, el guin copia el valor del
1 Si los valores no coinciden, FileMaker Pro copia el valor de ID Cliente en Global. No cambia el campo Marca.
4. El guin repite el paso 3 hasta llegar al ltimo registro del archivo.
campo ID Cliente en el campo Global.

Registro 5 Registro 5 Registro 4 ID Cliente Marca aaa Registro 3 ID Cliente Marca Global aaa aaa Registro 2 ID Cliente Marca Global aaa aaa Registro 1 ID Cliente Marca Global aaa ID Cliente Marca aaa Global aaa aaa Global aaa Registro 1 ID Cliente Marca aaa Global aaa Registro 4 ID Cliente Marca aaa Registro 3 ID Cliente Marca Global aaa bbb Registro 2 ID Cliente Marca Global aaa ID Cliente Marca bbb Global bbb X bbb Global aaa
5. El guin busca todos los registros con una X en el campo Marca y
muestra el conjunto encontrado de registros duplicados.

3. El guin pasa al registro siguiente y compara el valor de ID Cliente
con el valor de Global.
1 Si los valores coinciden, el registro est duplicado y el guin pone

una X en el campo Marca.
Captulo 11 Utilizar frmulas y funciones

Este captulo:
1 introduce las frmulas y las funciones 1 enumera los lugares donde se pueden utilizar frmulas y funciones 1 muestra los componentes de las frmulas 1 describe los operadores que se utilizan en las frmulas 1 describe brevemente todas las funciones
Consulte la ayuda para obtener ms informacin y ejemplos de cada funcin.
Las frmulas se crean en el cuadro de dilogo Especificar clculo (consulteDefinir campos de clculo en la pgina 5-6.) Los clculos se pueden utilizar en distintas reas de FileMaker Pro.
Para utilizar frmulas Al definir campos de clculo En ciertos pasos de guiones
Consulte tambin Definir campos de clculo en la pgina 5-6. Los temas de ayuda de los pasos If, Exit Loop If, Establecer campo, Insertar resultado calculado, y Reemplazar. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba el nombre del paso de guin. Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10.
Frmulas
Una frmula es una operacin determinada con uno o ms valores de la base de datos. Por ejemplo, supongamos que el archivo contiene dos campos numricos, Precio unitario y Cantidad, y un campo de clculo, Precio extendido. Para calcular un valor de Precio extendido en cada registro, se define un campo de clculo con la frmula:
Precio unitario * Cantidad
Para la entrada automtica de valores calculados En la validacin de datos Al utilizar Reemplazar con resultados calculados
Definir validaciones de campo en la pgina 5-11. Reemplazar datos en campos en la pgina 2-11.
en el campo Precio extendido. Cada vez que se introduzcan valores en Precio unitario y en Cantidad, la frmula los multiplica y muestra el resultado en Precio extendido.
Las frmulas pueden incluir cualquier combinacin de constantes, referencias a campo, operadores y funciones. (Consulte Funciones en la pgina 11-5.) Estos elementos se organizan con un orden especial, o sintaxis, para generar expresiones que proporcionen los resultados deseados. Las secciones siguientes explican cada parte de la frmula y su sintaxis.
11-2
Importante El tipo de datos (texto; nmero; fecha; hora o contenedor) de los campos y expresiones a los que hace referencia la frmula, as como el resultado devuelto, son de especial importancia. Por ejemplo, si un clculo de fechas se define para que devuelva un resultado numrico, el clculo no devuelve una fecha. Para mezclar tipos de datos en los clculos, utilice las funciones de conversin (TextToDate, TextToTime, TextToNum, DateToText, TimeToText, NumToText) para convertir los datos y las expresiones al tipo correcto. Estas funciones se describen ms adelante, en las tablas de funciones de texto, numricas, de fecha y de hora.
Importante Al utilizar constantes en frmulas, escoja el formato correcto.

En este tipo de datos Texto Cuando introduzca una constante Encierre el texto entre comillas (")
Ejemplos "Mlaga" "514 555 1212"
Numrico
No incluya separadores de 123 millares ni smbolos de moneda. 1234,56 Utilice el valor como parmetro de las funciones Date o TextToDate. Consulte Funciones de fecha en la pgina 11-7, Funciones de texto en la pgina 11-5. Utilice el valor como parmetro de las funciones Time o TextToTime. Consulte Funciones de hora en la pgina 11-8, Funciones de texto en la pgina 11-5. Date(2,2,2001) TextToDate("04/04/ 2000")
Fecha
Expresiones
Una frmula contiene una o ms expresiones. Una expresin es un valor o cualquier clculo que genere un valor. Las expresiones se pueden combinar para generar otras expresiones.
Hora Tipo de expresin Constante de texto Constante numrica Referencia de campo Funcin Combinacin de expresiones Ejemplo "Londres" 2,15 TasaImponible Length(ShipToAddress) ((TotalDescuento)*TasaImponible)/100
Time(4,14,32) TextToTime("02:47:35")
Referencias de campo
Una referencia de campo es un nombre de campo que acta como marcador del valor del campo. Cuando FileMaker Pro evala la frmula del registro actual utiliza en el clculo el valor del campo representado por la referencia. Para definir una frmula que haga referencia a un campo relacionado, consulte Definir campos de clculo en la pgina 5-6. La sintaxis es Nombre de la relacin::Nombre del campo . Para obtener ms informacin acerca de archivos relacionados, consulte el captulo 8, Funcionamiento de archivos relacionados.
Constantes
Una constante es un valor fijo que forma parte de la frmula y no cambia de un registro a otro. Las constantes pueden ser de texto, fecha, hora o numricas, como el valor de texto Europa o el nmero 0,05. Las constantes de texto de las frmulas pueden tener un mximo de 253 caracteres.
Utilizar frmulas y funciones
11-3
Nota Las referencias a campos relacionados dejan de ser vlidas si se mueve o se cambia de nombre un archivo relacionado o se elimina un campo del archivo. Adems, cambiar el tipo del campo o el nmero de repeticiones de un campo relacionado puede originar comportamientos inesperados.
Esta expresin Total Factura*0,075 Nombre & " " & Apellidos Devuelve 7,5 si el valor del campo Total Factura es 100 Jos Prez si el valor del campo Nombre es Jos y el del campo Apellidos es Prez
Operador + (Suma) (Resta o negacin) * (Multiplicacin)
Definicin Suma dos valores
Ejemplos 2+2 Subtotal+Impuesto de ventas
Resta el segundo valor del primero o cambia el signo + o Multiplica cada valor
22 TotalFacturaDescuento 2 Subtotal*Impuesto de ventas DasDemora*0,01*PagoAlqu iler
Facturas::Total Factura*0,075 7,5 si el valor del campo Total Factura es 100. El campo Total Factura reside en una base de datos relacionada.
/ (Divisin)
Divide el primer valor por el segundo
Kilmetros/Litros Centmetros/12
Operadores
Las expresiones se combinan mediante operadores, smbolos que determinan la operacin que se ejecuta con las expresiones. Los operadores se colocan entre las expresiones incluidas en la operacin. Cada operador tiene una preferencia, que determina el orden del clculo en frmulas que contienen ms de un operador. FileMaker Pro evala los operadores de izquierda a derecha y ejecuta multiplicaciones y divisiones antes que sumas y restas. Las preferencias se cambian encerrando entre parntesis las expresiones a calcular primero.
Esta expresin 2+3*2 (2+3)*2 Devuelve 8 10
^ (Potencia de o exponente)
Eleva el primer valor a la A^2+B^2 devuelve (A2 + B2) potencia del segundo Radio^3 devuelve(Radio3)
Operadores de comparacin
Los operadores de comparacin comparan dos expresiones y devuelven true (verdadero) o false (falso). (True y False son resultados booleanos.) Aritmticamente, true es igual a 1 y false igual a 0.
Operador = (Igual a) <> o (Mac OS) (No igual a) Definicin Verdadero si los dos elementos son iguales Verdadero si los dos elementos no son iguales Ejemplos 38=39 devuelve false 38=38 devuelve true 38< > 39 devuelve true 38< > 38 devuelve false 5 > 6 devuelve false 19 > 1 devuelve true
Operadores matemticos
Utilice los operadores matemticos siguientes con expresiones numricas.
> (Mayor que)
Verdadero si el valor de la izquierda es mayor que el de la derecha
11-4
Operador < (Menor que) >= o (Mac OS) (Mayor o igual que) <= o (Mac OS) (Menor o igual que)
Definicin Verdadero si el valor de la izquierda es menor que el de la derecha Verdadero si el valor de la izquierda es mayor o igual que el de la derecha Verdadero si el valor de la izquierda es menor o igual que el de la derecha
Ejemplos 5 < 6 devuelve true 19 < 1 devuelve false 5 >= 6 devuelve false 5 >= 5 devuelve true
Operadores de texto
Utilice los operadores de texto siguientes con expresiones de texto. (Las comillas encierran constantes de texto.)
Smbolo & (Concatenacin) Definicin Ejemplos
5 <= 6 devuelve true 19 <= 18 devuelve false
Aade la cadena de texto "XXX" & "ZZZZZ" devuelve de la derecha al final de la "XXXZZZZZ" cadena de texto de la izquierda. Las cadenas de texto pueden ser constantes (entre comillas), referencias de campos o algunas funciones. Marca el principio y el fin de una constante de texto. Las comillas sin texto entre ellas indican que no hay texto. Si se introduce texto sin comillas en una frmula, FileMaker Pro interpreta que es el nombre de un campo o funcin. Para incluir comillas en una constante de texto, anteponga otras comillas. "Santiago, NSW" devuelve Santiago, NSW "" devuelve un valor vaco (nulo) Nombre & " " & Apellidos devuelve Jos Prezsi los campos de referencia contienen Jos y Prez "El informe dice ""Confidencial"" al principio" devuelve El informe dice "Confidencial" al principio "TATEL.MaterialDeport ivo" devuelve TATEL. MaterialDeportivo Ciudad & "" & Provincia devuelve Ciudad y Provincia en lneas separadas.
Operadores lgicos
Utilice operadores lgicos para incluir condiciones en un clculo.
Operador Definicin AND OR XOR Ejemplo
"" (Constante de texto)
Verdadero slo si los dos valores SolicitudRecibida = Y AND son verdaderos. TarifaPagada > 0 Verdadero slo si uno de los dos valores es verdadero. Verdadero slo si uno de los dos valores es verdadero, pero no ambos. El resultado es: SaldoActual <= 0 OR CrditoAprobado = Y TarifaPagada > 0 XOR Regalo = Y
1 1 1
NOT
false si true AND true true si false AND true false si false AND false (Marcador de retorno) Inserta una marca de prrafo en una constante de texto. (El smbolo debe estar incluido entre las comillas de la constante de texto.)
Cambia un valor encerrado entre NOT parntesis de falso a verdadero o IsEmpty(NombreCampo) de verdadero a falso. El resultado es:
1 1
false si NOT true true si NOT false
11-5
Funciones
Una funcin es una frmula predefinida con nombre que ejecuta un clculo concreto y devuelve un nico valor determinado. Al escribir la funcin, FileMaker Pro ejecuta el clculo que representa. Ejemplos de funciones:
Funcin Average (Puntuacin1, Puntuacin2, Puntuacin3) Round(ImpuestoVentas,2) Resultado La media de las tres puntuaciones La cantidad de impuestos de ventas redondeada en dos decimales 4 (el nmero de caracteres del texto "Jos") La posicin de la primera aparicin de "Pe" en el campo Nombre
Las funciones se pueden utilizar solas o combinadas con otras funciones y expresiones. Por ejemplo, una funcin se puede anidar en otra:
If(IsEmpty(LastName), Advertencia!, Correcto)
Para acceder a ms ejemplos de frmulas de clculo y funciones, consulte el archivo Clculos y guiones, situado en la carpeta de soporte tcnico en FileMaker Pro 5/Plantillas. Nota En EE.UU., las comas actan como separadores de listas de funciones, frmulas y clculos. En otros pases, pueden ser los dos puntos los separadores de listas. El separador depende del sistema operativo del ordenador y del sistema operativo de creacin del archivo. Las siguientes secciones resumen las funciones de FileMaker Pro por categoras. Para obtener informacin detallada y ejemplos acerca de cada funcin, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba el nombre de la funcin.
Length("Jos")
Position(Nombre,"Pe",1,1)
La mayora de las funciones de FileMaker Pro utilizan la sintaxis siguiente:Nombre de funcin (parmetro)
Esta parte Nombre de funcin parmetro Representa El clculo a ejecutar. El valor o expresin sobre el que se ejecuta el clculo. La mayora de las funciones requieren uno o ms parmetros. Los parmetros pueden ser constantes, campos de fecha, otras funciones, expresiones o estructuras y situaciones de bases de datos. El principio y el fin del parmetro.
Funciones de texto
Las funciones de texto operan con texto. Sirven para combinar, aislar, comparar, cuantificar, cambiar y convertir datos del tipo texto. El parmetro texto puede ser una expresin de texto (entre comillas si es una constante) o el nombre de un campo de texto. Para utilizar un espacio como expresin de texto, escriba comillas, espacio, comillas (" ").
()
Algunas funciones requieren dos o ms parmetros, como en el ejemplo siguiente:

Position(Apellidos,"Pe",1, 1)
11-6
Ejemplo: RightWords(Nombre, 1) devuelve Martnez si el campo Nombre contiene Francisco J. Martnez.

Sintaxis Exact (texto original, texto de comparacin) Definicin Compara el texto original y el texto de comparacin. Devuelve "1" si la coincidencia es exacta y "0" si no lo es. La comparacin exacta es sensible a maysculas. Compara el contenedor original y el contenedor de comparacin buscando una coincidencia exacta. Devuelve "1" si existe y "0" en caso contrario. Left (texto; nmero) Devuelve los caracteres del texto especificados por el nmero, contando desde la izquierda. Devuelve las palabras del texto especificadas por el nmero de palabras, contando desde la izquierda. Devuelve el nmero de caracteres del texto. Devuelve el texto en minsculas. Devuelve los caracteres del texto, desde la posicin de inicio, hasta alcanzar el nmero de caracteres de tamao. Devuelve las palabras intermedias del texto, a partir del nmero de palabra inicial hasta alanzar el nmero de palabras hacia la derecha. Devuelve el nmero de apariciones de cadena de bsqueda en el texto. Devuelve la posicin de la aparicin especificada en aparicin en el texto de la cadena de bsqueda desde inicio. Devuelve 0 si el texto buscado no aparece como se especific. La posicin no es sensible a maysculas.
Sintaxis Proper (texto)
Definicin Devuelve la primera letra de cada palabra de texto en maysculas y las restantes en minsculas. Reemplaza los caracteres del texto con el texto de sustitucin a partir de la posicin de inicio hasta el nmero de caracteres de tamao. Devuelve los caracteres del texto especificados por el nmero, contando desde la derecha. Devuelve las palabras del texto especificadas en nmero de palabras, contando desde la derecha. En el texto se sustituye cada aparicin de cadena de bsqueda por cadena de sustitucin. La sustitucin es sensible a maysculas. Devuelve el texto como datos de tipo fecha. Escriba el texto con formato DD/MM/ AAAA. Devuelve el texto como datos de tipo numrico. Devuelve el texto como datos de tipo hora. Escribe el texto con formato HH:MM:SS, incluyendo o no segundos y AM o PM. Devuelve el texto con espacios delante y detrs. Devuelve el texto en maysculas. Devuelve el nmero de palabras del texto.
Replace (texto; inicio; tamao; texto de sustitucin)
Exact (contenedor original, contenedor de comparacin)
Right (texto; nmero)
RightWords (texto; nmero de palabras) Substitute (texto; cadena de bsqueda, cadena de sustitucin) TextToDate (texto)
LeftWords (texto; nmero de palabras) Length (texto) Lower (texto) Middle (texto; inicio; tamao)
TextToNum (texto) TextToTime (texto)
MiddleWords (texto; palabra inicial; nmero de palabras)
Trim (texto) Upper (texto) WordCount (texto)
PatternCount (texto; cadena de bsqueda) Position (texto; cadena de bsqueda, inicio, aparicin)
11-7
Funciones numricas
Sintaxis Abs (nmero) Exp (nmero) Int (nmero) Mod (nmero; divisor) NumToText (nmero) Random Round (nmero; precisin) Definicin Devuelve el valor absoluto de nmero. Devuelve el valor de e elevado a la potencia de nmero. Devuelve la parte entera de nmero. Devuelve el resto de dividir nmero por divisor. Devuelve el nmero como datos de tipo texto. Devuelve un nmero aleatorio entre 0 y 1. Devuelve nmero redondeado con el nmero de decimales de precisin. Si precisin es negativo, todos los dgitos situados a la derecha del separador decimal desaparecen y el nmero se redondea con la decena ms prxima para una precisin de -1, la centena ms prxima para -2, etc. Devuelve 1 si el nmero es negativo, 0 si el nmero es cero y 1 si el nmero es positivo. Devuelve la raz cuadrada del nmero. Devuelve nmero truncado con el nmero de decimales de precisin.
Sintaxis Date (da; mes; ao) Definicin Devuelve la fecha del calendario de da, mes, ao (en dgitos), a partir del 1 de enero del 0001. Ao debe tener cuatro dgitos. Devuelve la fecha como datos de tipo texto. Devuelve un nmero que representa la parte de la fecha correspondiente al da. Devuelve el da de la semana de la fecha. Devuelve la posicin del da de la semana de la fecha de lunes (1) a domingo (7). Devuelve el nmero de das transcurridos desde el 1 de enero del ao de la fecha. Devuelve un nmero que representa la parte de la fecha correspondiente al mes. Devuelve el nombre del mes en base a la fecha dada. Devuelve la fecha actual. Devuelve el nmero de semanas desde el 1 de enero del ao de la fecha, considerando las fracciones de semana como semanas enteras. Devuelve el nmero de semanas desde la primera semana del ao de la fecha, utilizando da inicial (un nmero entre 1 y 7, donde 1 es lunes) como primer da de la semana. La primera semana del ao es una semana que contiene cuatro o ms das de dicho ao. Devuelve un nmero que representa la parte de la fecha correspondiente al ao.
DateToText (fecha) Day (fecha) DayName (fecha) DayofWeek (fecha) DayofYear (fecha) Month (mes) MonthName (fecha) Today WeekofYear (fecha)
Sign (nmero) Sqrt (nmero) Truncate (nmero; precisin)
Funciones de fecha
Utilice estas funciones cuando fecha sea un campo de fecha que contiene una fecha o un clculo o expresin con resultado de fecha. Ejemplo: Year (Fecha de nacimiento) devuelve 1962 si el campo Fecha de nacimiento contiene 1/1/1962.
Year (fecha) WeekofYearFiscal (fecha; da inicial)
11-8
Nota Los formatos del sistema afectan a la visualizacin de las fechas. Para obtener informacin, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Sistema, formatos.
1 las repeticiones correspondientes de los campos repetitivos de un registro (camporepetido1, camporepetido2, camporepetido3) , cuando el resultado aparece en un campo repetitivo con, al menos, el mismo nmero de repeticiones. 1 varios campos del primer registro coincidente especificado por (realcin::camporelacionado1, relacin::camporelacionado2,...). Se puede asignar una relacin diferente por cada campo relacionado (relacin1::camporelacionado x, relacin2::camporelacionado y...).
Ms adelante figuran ejemplos de cada una de estas situaciones.
Funcin Clculo
Funciones de hora
Sintaxis Hour (hora) Minute (hora) Seconds (hora) Time (horas; minutos; segundos) TimeToText (hora) Definicin Devuelve la parte de la hora correspondiente a las horas. Devuelve la parte de la hora correspondiente a los minutos Devuelve la parte de la hora correspondiente a los segundos Devuelve horas, minutos y segundos (como dgitos) como una hora, con el formato del campo de horas actual Devuelve la hora como datos de tipo texto.
Average (campo...) Media de nmeros, fechas u horas de los parmetros (campo...) especificados Count (campo...) Max (campo...) Devuelve el nmero de elementos [los parmetros (campo...) especificados] no vacos Devuelve el mayor nmero u hora o la ltima fecha de los parmetros (campo...) especificados Devuelve el menor nmero u hora o la fecha ms reciente de los parmetros (campo...) especificados Devuelve la desviacin tpica del ejemplo representado por una serie de valores de los parmetros (campo...) especificados Devuelve la desviacin tpica de una poblacin representada por una serie de valores de los parmetros (campo...) especificados Aade los nmeros u horas de los parmetros (campo...) especificados
Funciones de agregacin
Use las funciones de agregacin para calcular datos estadsticos de mltiples campos, repeticiones de campos o registros relacionados. Las funciones de agregacin operan con (campo...) parmetros. Segn del (campo...) parmetro o parmetros especificados, se pueden agregar datos en todos los valores no vacos de: mltiples campos no repetidos en un regsitro (campo1, campo2, campo3...) un campo de registros relacionados coincidentes especificado por (relacin::camporelacionado), aparezcan o no los registros en un portal.
Min (campo...) StDev (campo...)
1 1 1
StDevP (campo...)
Sum (campo...)
todas las repeticiones de un campo repetitivo (camporepetido)
11-9
Los siguientes ejemplos muestran el funcionamiento de la funcin Sum, dependiendo del nmero de parmetros, los campos relacionados, repetidos o no repetidos implicados en los clculos y del campo, repetido o no repetido, en que se devuelve el resultado. Los nmeros de los cuadros de los ejemplos representan los valores de los campos.
Ejemplo 1
1 2
Nota Para resumir los datos de un archivo se pueden utilizar funciones de agregacin en vez de campos sumario,. Consulte Resumir datos en portales en la pgina 8-14.
Funciones de sumario
Los campos sumario generan totales generales o subtotales de los datos de muchos registros. Para obtener ms informacin, consulte Definir campos de sumario en la pgina 5-7, y Presentaciones e informes en la pgina 6-1. Use la funcin GetSummary con un campo sumario para:
Ejemplo 2
1 2 3 4
Camp Camp Camp Sum (Campo 1, Campo 2, Campo 3) +
Campo relacionado Portal
3 6
1 visualizar valores de subsumario en el modo Presentacin o en una parte de cuerpo 1

ejecutar clculos matemticos en campos sumario
10
Sum ( Nombre de la relacin::Campo relacionado)
Importante Para generar valores de subsumario es necesario ordenar la base de datos por el campo de interrupcin.
Sintaxis GetSummary (campo de sumario; campo de interrupcin) Definicin Devuelve el valor de subsumario del campo sumario para el grupo de registros actual si los registros estn ordenados por campo de interrupcin. De otro modo, devuelve un resultado vaco. Devuelve el valor de sumario general del campo sumariopara el conjunto encontrado de registros actual.
Ejemplo 3
1 2 3 4
Campo repetido
+
10
Sum (Campo repetido) GetSummary (campo sumario; campo sumario)
Ejemplo 4
1 2 3 4
1 2 3 4
2 4 6 8
Campo repetido 1
Campo repetido 2
Sum (Campo repetido 1, Campo repetido 2)
Ejemplo 5
1
Nota Otra forma de resumir datos con clculos es crear una relacin de autounin. Utilice el campo de interrupcin como campo coincidente en ambos lados de la relacin (para agrupar registros relacionados) y funciones de agregacin para resumir los datos dentro de cada grupo. Consulte Resumir datos en portales en la pgina 8-14.
Campo Sum ( Nombre de la relacin::Campo relacionado 1, Campo relacionado 1 relacionado 2 Nombre de la relacin::Campo relacionado 2)
11-10
Funciones de repeticin
Utilice las funciones de repeticin en clculos que hagan referencia a campos repetidos.
Sintaxis Extend (campo no repetido) Definicin Permite utilizar el valor de un campo no repetido en clculos que incluyen campos repetidos. (Consulte el ejemplo siguiente.) Devuelve el contenido del nmero de repeticin del campo repetido. Devuelve el ltimo valor vlido no vaco del campo repetido.
Funciones nancieras
Sintaxis FV (pago; tasa de inters, periodos) NPV (pago; tasa de inters) Definicin Devuelve el valor futuro de una inversin segn la tasa de inters y el pago por periodos. Devuelve el valor neto presente de una serie de pagos desiguales (en un campo repetido) realizados a intervalos regulares mediante una tasa de inters fija (en un campo numrico) por intervalo. (Si pago contiene valores iguales en todas las repeticiones, utilice la funcin PV.)
GetRepetition (campo repetido, nmero) Last (campo repetido)
PMT (principal; tasa de Devuelve el pago necesario para cumplir los inters, plazo) requisitos de principal, tasa de inters, plazo. PV (pago; tasa de inters, periodos) Devuelve el valor presente de pagos iguales realizados en periodos regulares, suponiendo una tasa de inters fija por pago.
Este ejemplo muestra cmo garantiza la funcin Extend la exactitud de los resultados en clculos que implican campos repetidos y no repetidos.
Nota
Total Elemento
5,00 17,00 82,79
Tasa Imponible
0,07
Impuesto Elemento
0,35 0 0
Sin Extend, el clculo incluye un valor no repetido en el resultado slo en la primera repeticin del campo calculado
1 Plazo se expresa en meses 1 Tasa de inters es un valor entre 0,0 y 1,0 dividido por 12 (meses). Funciones trigonomtricas
Sintaxis Atan (nmero) Definicin Devuelve el arco trigonomtrico (inverso) tangente del nmero. El arco tangente es el ngulo, en radianes, cuya tangente es igual al nmero. Devuelve el coseno del ngulo (en radianes) del nmero. Convierte el nmero de radianes a grados (/180 radianes). Devuelve el logaritmo en base e (natural) de nmero. Devuelve el logaritmo normal (base 10) de nmero, que es un valor positivo.
=Total Elemento* Tasa Imponible Total Elemento

5,00 17,00 82,79
Tasa imponible
0,07
Impuesto Elemento
0,35 1,19 5,79
Con Extend, el clculo incluye un valor no repetido en el resultado de todas las repeticiones del campo calculado
Cos(nmero) Degrees (nmero) Ln (nmero) Log (nmero)
=Total Elemento* Extend (Tasa Imponible)
11-11
Sintaxis PI Radians (nmero)
Definicin Devuelve el valor de pi (), aproximadamente 3,14159. Convierte los grados (/180 radianes) del nmero en radianes. Los parmetros de las funciones trigonomtricas deben estar en radianes. Utilice esta funcin dentro de una frmula para convertir los valores en grados a radianes. Devuelve el seno de un ngulo expresado en radianes. Devuelve la tangente del ngulo (en radianes) de nmero. Las tangentes de valores mltiplos de 90 grados (/2 radianes) no estn definidas (son infinitas).
Sintaxis Choose (pregunta; resultado0 [, resultado1, resultado2]...)
Definicin Evala la pregunta para generar un nmero de ndice utilizado para escoger un resultado. Si el ndice es 0, devuelve resultado0. Si es 1, devuelve resultado1, etc. Si no hay un resultado correspondiente, devuelve un resultado vaco (nulo).
Sin (nmero) Tan (nmero)
If (pregunta; resultado uno, Evala la pregunta para devolver un resultado resultado dos) true o false. Si pregunta1 es true (un valor distinto de cero), devuelve resultado uno. Si preguntaes false (0), devuelve resultado dos. La pregunta debe devolver un resultado numrico o booleano. Si existen ms de dos resultados posibles, considere la utilizacin de la funcin Case. IsEmpty (campo) IsValid (campo) Devuelve true (1) si el campo est vaco (nulo). De otro modo devuelve false (0). Devuelve false (0) si el campo no se encuentra en el archivo o si el campo contiene un valor no vlido. De otro modo devuelve true (1). Por ejemplo, si se elimina un campo de un archivo relacionado, las referencias del campo en el archivo maestro no son vlidas.
Funciones lgicas
Utilice las funciones lgicas para devolver resultados diferentes segn el valor de un campo o campos. Ejemplo con dos resultados posibles:
If(Porcentaje > 50,Aceptable, No aceptable)
Ejemplo con ms de dos resultados posibles:

Case (Porcentaje > 90, Excelente, Porcentaje > 70, Adecuado, Pobre)
Funciones de estado
Utilice las funciones de estado de ScriptMaker para controlar el estado de la base de datos. Para obtener informacin acerca de los guiones, consulte el captulo 10, Crear guiones para automatizar tareas. Para acceder a un ejemplo de guin con funciones de estado, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba estado, funciones.
Sintaxis Case (pregunta1, resultado1 [,pregunta2, resultado2, resultado por defecto]...)
Definicin Evala las preguntas para generar un resultado. Si pregunta1 es true (un valor distinto de cero), devuelve resultado1. Si pregunta1 es false, evala pregunta2. Si pregunta2 es true, devuelve resultado2, etc. Si ninguna pregunta es true, devuelve un valor vaco (nulo) o el resultado por defecto suministrado.
11-12
Al utilizar funciones de estado en campos de clculo definidos, el resultado del clculo no debe almacenarse. De otro modo, el clculo no se actualiza con los cambios de estado. Consulte el captulo 5, Opciones de almacenamiento e indexacin. Las siguientes funciones aparecen en la lista del cuadro de dilogo Especificar clculo al escoger Ver funciones de estado o Ver todos por tipo. Al visualizar todas las funciones por nombre, aparece Status (bandera de estado), que es un marcador temporal.
Sintaxis Status (CurrentAppVersion) Status (CurrentDate) Status (CurrentError) Definicin Devuelve la versin de FileMaker Pro actualmente en uso. Devuelve la fecha actual. Devuelve un nmero para el valor del error actual. Use Status (CurrentError) para comprobar resultados de error al ejecutar guiones en FileMaker Pro. Para obtener una lista de los nmeros de error, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba error, mensajes. Devuelve el nombre del campo actual. Devuelve el nombre del archivo actual. Devuelve el tamao (en bytes) del archivo actual. Devuelve el nmero de registros del conjunto encontrado actual. Devuelve el grupo (o grupos) del que es miembro el usuario actual segn la contrasea actual. Devuelve el nombre de anfitrin que FileMaker Pro registra en la red. Devuelve el idioma definido actualmente en el sistema operativo actual. Devuelve el nmero de presentaciones de la base de datos.
Sintaxis Status (CurrentLayoutName) Status (CurrentLayoutNumber)
Definicin Devuelve el nombre de la presentacin actual. Devuelve el nmero de la presentacin actual segn el orden especificado en Establecer orden de presentacin. Consulte Duplicar, eliminar o cambiar nombres de presentaciones en la pgina 6-8. Devuelve un nmero que corresponde al botn en que se hizo clic en un mensaje de alerta visualizado con el paso de guin Mostrar mensaje. Devuelve 1 para OK, 2 para Cancelar y 3 para el tercer botn definido. Consulte Pasos de guiones diversos en la pgina 10-10. Devuelve un nmero que representa el modo de FileMaker Pro al evaluar la funcin. Devuelve 0 para el modo Visualizar, 1 para el modo Buscar, 2 para el modo Vista previa y 3 si se est imprimiendo.
Status (CurrentMessageChoice)
Status (CurrentMode)
Status (CurrentFieldName) Status (CurrentFileName) Status (CurrentFileSize) Status (CurrentFoundCount) Status (CurrentGroups)
Status (CurrentModifierKeys) Devuelve un nmero que representa los modificadores del teclado (por ejemplo, Mays) que pulsa el usuario. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Status (CurrentMultiUserStatus) Devuelve 0 para archivos de usuario nico, 1 para archivos multiusuario cuando el ordenador es el anfitrin y 2 para archivos multiusuario cuando el ordenador es un invitado. Devuelve el nombre del protocolo de red. Devuelve el nmero de la pgina que se imprime o previsualiza actualmente. Si no hay ninguna, devuelve 0. Devuelve un nmero para la plataforma actualmente en uso. Devuelve 1 para Mac OS, 2 para Windows 95/98 y -2 para Windows NT.
Status (CurrentNetworkChoice) Status (CurrentPageNumber)
Status (CurrentHostName) Status (CurrentLanguage) Status (CurrentLayoutCount)
Status (CurrentPlatform)
11-13
Sintaxis Status (CurrentPortalRow)
Definicin Devuelve el nmero de la fila de portal seleccionada actualmente. Si no hay ninguna, devuelve 0. Devuelve la identificacin de la impresora por defecto actual, el nombre del controlador y el nombre del puerto de impresora (Windows) o la impresora (Mac OS.)
Sintaxis Status (CurrentScreenWidth)
Definicin Devuelve el nmero de pxeles visualizados horizontalmente en la pantalla que contiene el archivo actual. Si la ventana ocupa ms de una pantalla, utiliza la que contiene el mayor porcentaje de ventana de FileMaker Pro.
Status (CurrentPrinterName)
Status (CurrentScriptName) Status (CurrentSortStatus)
Status (CurrentRecordCount) Devuelve el nmero de registros de un archivo. Status (CurrentRecordID) Devuelve el ID nico del registro actual. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Devuelve el nmero de veces que se han guardado cambios en el registro actual desde que se cre. Devuelve el nmero del registro actual en el conjunto encontrado actual. Devuelve el nmero de la repeticin actual (siendo 1 la primera repeticin) del campo repetido actual. Si el campo actual no es un campo repetido, devuelve 1. Devuelve el nmero de peticiones de bsqueda definidas en la base de datos. Devuelve el nmero de bits necesarios para representar el color de un pxel en la pantalla del ordenador principal. Status (CurrentUserName)
Devuelve el nombre del guin actualmente en ejecucin o en pausa. Devuelve un nmero que representa el estado de orden actual. Devuelve 0 para desordenado, 1 para ordenado y 2 para semi-ordenado. Devuelve la versin del sistema actualmente en uso. Devuelve la hora actual. Devuelve el nmero de usuarios que acceden al archivo. Devuelve 1 para usuario nico o 1 ms el nmero de invitados para varios usuarios de la red de FileMaker Pro. (Los usuarios de la Web y de Acceso a datos, de Companion, no se contabilizan.) Devuelve la identificacin del usuario actual de FileMaker Pro, como figura en las preferencias de la aplicacin.
Status (CurrentRecordModification Count) Status (CurrentRecordNumber) Status (CurrentRepetitionNumber)
Status (CurrentSystemVersion) Status (CurrentTime) Status (CurrentUserCount)
Status (CurrentRequestCount) Status (CurrentScreenDepth)
Funciones de diseo
Las funciones de diseo devuelven informacin de la estructura de cualquier base de datos especificada y que est abierta actualmente en el ordenador. Por ejemplo, se pueden determinar los nombres de todas las presentaciones o campos de una base de datos abierta. Importante Los parmetros deben estar entre comillas (" ") o especificar el nombre de un campo para un parmetro y devolver informacin del elemento introducido en el campo. En este caso, no encierre el parmetro del nombre del campo entre comillas.
Status (CurrentScreenHeight) Devuelve el nmero de pxeles visualizados verticalmente en la pantalla que contiene el archivo actual. Si la ventana ocupa ms de una pantalla, utiliza la que contiene el mayor porcentaje de ventana de FileMaker Pro.
11-14
Por ejemplo, LayoutNames (Clientes) devuelve siempre los nombres de las presentaciones del archivo Clientes. Si existe un campo denominado Archivo, LayoutNames (Archivo) devuelve los nombres de las presentaciones del archivo Clientes al escribir Clientes en el campo Archivo.
Sintaxis DatabaseNames FieldBounds (nombre de base de datos, nombre de presentacin, nombre de campo) FieldNames (nombre de base de datos, nombre de presentacin) Definicin Devuelve los nombres de las bases de datos abiertas actualmente. (No utiliza parmetros.) Devuelve la ubicacin y el tamao de un campo determinado.
Sintaxis ScriptNames (nombre de base de datos) ValueListItems (nombre de base de datos, nombre de lista de valores)
Definicin Devuelve los guiones definidos en un archivo de base de datos especificado. Devuelve los valores definidos en una lista de valores especificada.
ValueListNames (nombre de Devuelve la lista de valores definida en un base de datos) archivo de base de datos especificado.
Funciones externas
Use las funciones externas para acceder a los plug-ins de FileMaker Pro, como Web Companion de FileMaker Pro. Los plug-ins aaden funciones a FileMaker Pro. Para obtener ms informacin, consulte Configurar plug-ins en la pgina A-4. Los plug-ins activados que admiten funciones externas aparecen en la lista del cuadro de dilogo Especificar clculo (al escoger en la lista Ver funciones externas o Ver todos por tipo). Si no existen plug-ins activados o los que lo estn no admiten funciones externas, utilice slo la definicin genrica de funcin externa: External (nombre; parmetro).
Devuelve los nombres de los campos de la base de datos y presentacin especificados. Tambin se pueden escribir dos comillas ("") en lugar de un nombre de presentacin para devolver los nombres de todos los campos de la base de datos especificada.
FieldRepetitions (nombre de Devuelve el nmero de repeticiones y base de datos, nombre de orientacin del campo repetido especificado. presentacin, nombre de campo) FieldStyle (nombre de base de datos, nombre de presentacin, nombre de campo) Devuelve:
Funciones externas de Web Companion de FileMaker Pro

Al publicar una base de datos en la Web mediante Web Companion de FileMaker Pro, utilice las funciones externas de FileMaker Pro para lo siguiente:
1 el formato que un campo determinado tiene en

la presentacin (por ejemplo, botones circulares)
1 si existe una lista de valores asociada al campo.
FieldType (nombre de base Devuelve la definicin de un campo de datos, nombre de campo) especificado. LayoutNames (nombre de base de datos) RelationInfo (nombre de base de datos, nombre de relacin) RelationNames (nombre de base de datos) Devuelve los nombres de las presentaciones de un archivo de base de datos especificado. Devuelve el nombre del archivo relacionado de una relacin especificada. Devuelve la relacin definida en un archivo de base de datos especificado.
1 1 1
comprobar la versin de Web Companion capturar informacin acerca de los visitantes de la base de datos traducir la informacin de la base de datos a HTML o HTTP
Nota Las funciones siguientes slo estn disponibles si Web Companion de FileMaker Pro est instalado y activo en el ordenador. Consulte el Captulo 14 para obtener ms informacin acerca de Web Companion.
11-15
Si se activan plug-ins de otros fabricantes, pueden aparecer ms funciones externas.

Sintaxis Definicin
External ("Web-Version", 0) Devuelve la versin de Web Companion de FileMaker Pro cargada al abrir FileMaker Pro External ("WebClientAddress", 0) Devuelve el nombre de dominio (por ejemplo, www.filemaker.com) del usuario de la Web cuya solicitud HTTP se est procesando en Web Companion de FileMaker Pro. Si el dominio no est disponible, devuelve la direccin IP del usuario de la Web.
External ("Web-ClientIP",0) Devuelve la direccin IP (protocolo de Internet) del usuario de la Web cuya solicitud HTTP se est procesando en Web Companion de FileMaker Pro. External ("WebClientName", 0) External ("WebClientType", 0) External ("Web-ToHTML", nombre de campo) External ("Web-ToHTML", valor de texto) External ("Web-ToHTTP", nombre de campo) External ("Web-ToHTTP", valor de texto) Devuelve el valor que escribe el usuario de la Web como nombre de usuario en el cuadro de dilogo de contraseas del navegador Web. Devuelve el nombre y versin del navegador Web utilizado por el usuario. Devuelve el contenido del campo especificado o el valor de texto codificado en HTML
Devuelve el contenido del campo especificado o el valor de texto codificado en HTTP
Parte 3 Compartir e intercambiar datos
Captulo 12 Importar y exportar datos

La informacin se puede intercambiar con archivos de FileMaker Pro o con archivos de otras aplicaciones. En este captulo se describe cmo: Nota No es necesario importar ni exportar datos para acceder a datos multiplataforma en Windows y Mac OS. Slo tiene que abrir el archivo como lo hara normalmente. Consulte Abrir archivos en la pgina 1-7. No olvide las observaciones siguientes:
convertir documentos de otras aplicaciones en archivos de FileMaker Pro
1 1 1 1 1
importar datos a un archivo reemplazar registros de un archivo con registros de otro actualizar registros de un archivo con registros de otro
1 Se pueden intercambiar datos con archivos de FileMaker Pro. Para acceder a archivos compartidos, consulte Abrir archivos como invitado en la pgina 13-5. 1 Para intercambiar pequeas cantidades de datos entre archivos (por ejemplo, algunos registros), use Copiar y Pegar, o arrastrar y dejar. Consulte Introducir datos en registros en la pgina 2-6.
Al intercambiar informacin entre archivos de FileMaker Pro en ordenadores basados en Windows o en Mac OS, pueden apreciarse diferencias en los nombres de archivos y en la asignacin de juegos de caracteres.
exportar datos para usarlos con otras aplicaciones
Para intercambiar datos mediante ODBC, consulte captulo 15, Utilizar ODBC con FileMaker Pro. Para utilizar OLE (Object Linking and Embedding, vinculacin e incrustacin de objetos), escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba OLE. Para mover guiones entre archivos de FileMaker Pro, consulte Importar guiones en la pgina 10-12. Para copiar definiciones de campos a un archivo nuevo, guarde un clon del archivo. Consulte Guardar archivos en la pgina 1-8.
1 La mayora de los formatos de archivo no admiten la importacin ni exportacin de atributos de texto (fuente, tamao, estilo o color). 1 Se pueden definir guiones de FileMaker Pro para automatizar el intercambio de informacin con otros archivos. Consulte captulo 10, Crear guiones para automatizar tareas.
Nota No se pueden importar ni exportar archivos cuando se accede a una base de datos usando un navegador Web.
Importar y exportar
Con FileMaker Pro, se puede:
Formatos de archivo
Cada aplicacin almacena los archivos de datos en su propio tipo de archivo o formato de archivo. La mayora de las aplicaciones tambin pueden intercambiar informacin en otros formatos.
1 1
importar: traer datos de otro archivo a uno de FileMaker Pro
exportar: guardar datos de FileMaker Pro para usarlos en otra aplicacin
12-2
FileMaker Pro puede importar y/o exportar archivos en los siguientes formatos: Microsoft Excel, DBF, DIF, ClarisWorks, texto separado por tabuladores, valores separados por comas, BASIC, FileMaker Pro, tabla HTML, Merge, SYLK, Lotus 1-2-3 (WKS, WK1) y archivos Edition (slo Mac OS). Para obtener informacin sobre cada formato de archivo y las versiones que FileMaker Pro puede importar y/o exportar, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba file formats.
1 Los datos de los campos relacionados no se pueden importar. Importe los datos directamente a o desde el archivo relacionado. 1 Para obtener ms informacin acerca de cmo gestiona FileMaker Pro 5 los problemas del ao 2000, visite www.filemaker.com. Importar datos en archivos existentes
Al importar datos a un archivo existente, se pueden aadir, reemplazar o actualizar los datos.
Importar datos en FileMaker Pro

Se pueden importar datos a un archivo existente de FileMaker Pro desde otro archivo de FileMaker Pro o desde documentos de otra aplicacin. (Consulte Importar datos en archivos existentes en la pgina 12-2.) Tambin se pueden convertir documentos de otra aplicacin en archivos de FileMaker Pro. (Consulte pgina 12-6.) El archivo o documento desde el que se importan registros es el archivo fuente. El archivo o documento al que se importan registros es el archivo de destino. No olvide las observaciones siguientes:
Aadir registros
Al aadir registros, todos los registros se importan desde el archivo fuente al de destino. Si el archivo fuente es de FileMaker Pro, se pueden importar slo los registros del conjunto encontrado. Escoja los campos a importar.
Reemplazar datos
Con esta opcin, los datos del archivo se reemplazan con los datos del archivo fuente. En cada campo al que se importa, los datos del primer registro (o fila de datos) del archivo fuente sobrescriben los datos del primero del archivo de destino. Los datos del segundo registro (o lnea de datos) del archivo fuente sobrescriben los datos del segundo campo del de destino y as sucesivamente. Al reemplazar datos, FileMaker Pro no examina ni compara los datos de los archivos. Los registros del archivo de destino se reemplazan con el mismo nmero de registros del archivo fuente. Si hay ms registros en (el conjunto encontrado de) el archivo fuente, no se importan los datos de los registros extra. Si hay ms registros en el conjunto encontrado del archivo de destino, no se reemplazan los datos de los registros extra.
1 El archivo desde el que se importa o convierte debe estar en uno de los formatos enumerados anteriormente en Formatos de archivo. 1
Para insertar grficos, sonidos o pelculas QuickTime o AVI a un archivo, consulte Funcionamiento de grficos, sonidos y pelculas en la pgina 2-12.
1 FileMaker Pro importa registros en el orden en que aparecen en el archivo fuente, excepto al actualizar registros. Consulte Actualizar registros con informacin de otro documento.) 1 Se pueden importar datos desde cualquier tipo de campo a cualquier campo compatible excepto contenedor, de clculo, sumario y globales. Los campos contenedor se pueden importar a otros archivo de FileMaker Pro.
Importar y exportar datos
12-3
Actualizar registros con informacin de otro documento

Los registros y campos de un archivo se pueden actualizar con datos de otro archivo mediante la opcin de actualizacin de importacin. Por ejemplo, se puede tener una copia de una base de datos en el escritorio del ordenador y otra copia en un ordenador porttil. El archivo de la oficina se puede actualizar con los cambios realizados durante un viaje. Para determinar los registros del archivo fuente que actualizarn los de destino, escoja uno o ms campos coincidentes en cada archivo. Si los datos de los campos coincidentes de un registro del archivo de destino coinciden con los de los campos coincidentes del archivo fuente, el registro del archivo de destino se actualizar con los datos del archivo fuente. Los campos coincidentes deben identificar exclusivamente cada entidad de la base de datos. Por ejemplo, en una base de personas puede utilizar los campos Nmero Seguridad Social, o Apellido, Nombre y Telfono. Apellido solo puede identificar a ms de una persona, por lo que no sera un campo coincidente adecuado. Especifique los campos a importar. El contenido de todos los campos seleccionados (de los registros del conjunto encontrado) para la importacin no sobrescribe los datos del archivo existente, incluso si el campo del archivo fuente est vaco. Slo los registros del conjunto encontrado de cada archivo participan en la actualizacin de la importacin. Importante Al realizar la actualizacin de una importacin, los datos de los registros coincidentes del archivo fuente sobrescriben los datos existentes del registro correspondiente en el de destino. Compruebe que cada campo de cada registro importado contiene los datos a importar. En este ejemplo se muestran los datos que importan datos para este par de registros coincidentes:
Antes de actualizacin de importacin Archivo fuente

123-456-7890 Juan Q Prez Luna, 45 Pamplona Espaa
Archivo de destino
Despus de actualizacin de importacin Archivo de destino

123-456-7890 Juan Q Prez Luna, 45 Pamplona Espaa 3/3/1960
123-456-7890 Juan Prez Castellana, 123 Teruel Espaa 3/3/1960 (408) 555-6789
Los campos coincidentes se indican con flechas de doble punta
Los campos que no se importan estn marcados con un smbolo nulo ()
1 Los campos coincidentes del archivo de destino no pueden ser del

tipo contenedor, sumario, clculo no almacenado ni globales. El tipo de campo coincidente debe corresponderse con el tipo de datos del campo coincidente. Por ejemplo, los campos numricos no deben hacerse coincidir con campos ni datos de texto.
1 Si todos los campos coincidentes de un registro estn vacos, el registro no se actualiza. 1 Si un registro de un conjunto encontrado del archivo fuente coincide con uno o ms registros del conjunto del de destino, se actualizan todos los registros coincidentes del conjunto encontrado del archivo de destino. 1 Si ms de un registro de un conjunto encontrado del archivo fuente
coincide con un registro del conjunto del de destino, el archivo de destino se actualiza con el ltimo registro coincidente del archivo fuente.
El conjunto encontrado despus de una actualizacin contiene los registros actualizados (los coincidentes) y se aade cualquier registro nuevo, independientemente del conjunto encontrado antes de la actualizacin.
12-4
Aadir, reemplazar o actualizar registros de un archivo existente

1. Al reemplazar o actualizar datos, realice una copia de seguridad
del archivo de destino. Al reemplazar y actualizar registros se sobrescriben los datos del archivo permanentemente.
2. Antes de reemplazar o actualizar registros, consulte Reemplazar datos en la pgina 12-2 o Actualizar registros con informacin de otro documento en la pgina 12-3. 3. Al importar registros de un archivo de FileMaker Pro, compruebe
Datos o campos del archivo fuente
Las flechas de doble punta indican los campos coincidentes para la actualizacin de importacin Las flechas indican que los datos se importan al campo de la derecha Volver a ordenar los campos Campos del archivo de destino
que el conjunto encontrado en el mismo contiene slo los registros a aadir, reemplazar o actualizar.
4. Abra el archivo de FileMaker Pro al que se importarn los registros.
1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado contiene slo los registros a modificar. Ordene los datos de manera que el registro correcto del archivo fuente reemplace los datos de cada registro del de destino. 1 Al reemplazar registros, compruebe que el conjunto encontrado contiene slo los registros a actualizar. Los registros que no se encuentran en el conjunto encontrado no se actualizan, incluso si el campo coincidente se corresponde.
5. En el modo Visualizar, escoja el men Archivo > Importar registros. 6. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, para ver todos los archivos
Escoger una accin de importacin
Los smbolos nulo indican que los datos no se importan
10. En el cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin, realice los tres pasos siguientes antes de hacer clic en Importar.
Tambin puede realizar cualquiera de estas acciones en cualquier momento antes de hacer clic en Importar:
de la carpeta actual que se pueden importar, escoja Todos los archivos en Tipo de archivo (Windows) o Mostrar (Mac OS). Para reducir las opciones, escoja un tipo de archivo en la lista.
7. Seleccione el nombre del archivo a importar y haga clic en Abrir. 8. Si se importa un archivo de Microsoft Excel con varias hojas de clculo, aparece el cuadro de dilogo Seleccionar hoja. Seleccione la hoja a importar y haga clic en OK. 9. Al importar un archivo de Microsoft Excel, aparece el cuadro de
Ver los datos del Haga clic en las flechas Explorar datos para ver los campo desde el que se datos de cada registro. importa (opcional)
dilogo Opcin de primera fila. Escoja si la primera fila del archivo contendr nombres de campo o datos.
12-5
Para Crear, modificar o eliminar un campo del archivo al que se importa (opcional)
Realice lo siguiente Haga clic en Definir campos. En el cuadro de dilogo Definir campos, realice los cambios y haga clic en Hecho. (Para obtener ms informacin sobre cmo definir, modificar y eliminar campos, consulte el captulo 5, Crear bases de datos.) Si los datos se importan a un archivo compartido, slo el anfitrin puede crear campos. Si el botn est atenuado, los privilegios de acceso actuales no permiten definir campos.
Los datos de la izquierda que no estn alineados con un campo de la derecha no se importan. Si el nombre del campo de la derecha est atenuado, los campos de clculo, sumario y globales del mismo no aceptan datos importados.
Para Volver a ordenar todos los campos de la lista Campos de una vez Realice lo siguiente Escoja una opcin de la lista Ver por. Para enumerar los campos por:
11. En el cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin, escoja el tipo de importacin a realizar.
Escoja Aadir nuevos registros. Reemplazar datos del grupo hallado actual. Para Aadir nuevos registros al final del archivo de destino Reemplazar por orden, comenzando por el primer registro de cada archivo, los datos del archivo con los del archivo fuente
1 nombres que coincidan, escoja nombres coincidentes (si se importa desde un formato de archivo que almacene nombres de campos, como Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF, Merge o FileMaker Pro) 1 1
el orden utilizado la ltima vez que FileMaker Pro import datos a este archivo, escoja ltimo orden el orden en que se crearon los archivos, escoja orden de creacin
1 nombres en orden alfabtico, escoja nombres de campo 1 tipos de campos, escoja tipos de campo 1 un orden personalizado (creado arrastrando nombres de
campos), escoja orden de importacin Mover un campo Mueva el puntero por un campo en la lista Campos de. hacia arriba o hacia Cuando adopte la forma de doble flecha, arrastre el abajo en la lista nombre a su nueva ubicacin. Campos de
Actualizar registros coincidentes en el conjunto Actualizar datos en el conjunto hallado actual encontrado del archivo con los datos de los registros Para aadir al conjunto encontrado del coincidentes del archivo fuente archivo fuente los registros que no tienen registros coincidentes en la base de datos de destino, seleccione tambin Aadir registros que quedan.
13. En el cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin, defina cada par de campos (del paso anterior) para importarlos, para no importarlos o para utilizarlos como campos coincidentes para la actualizacin de importacin.
12. En el cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin, alinee cada campo de la lista Campos de con los datos o campos a importar a la lista o a hacer coincidir para la actualizacin de importacin.
Si el smbolo entre los campos de cada par no es el deseado, haga clic sobre l una o dos veces hasta que sea el correcto.
Para Smbolo
Importar datos de la izquierda al campo de la derecha Flecha Impedir que se importen los datos de la izquierda Smbolo nulo ()
12-6
Para Especificar campos coincidentes para la importacin
Smbolo Doble flecha
14. Haga clic en Importar. 15. Si aparece el cuadro de dilogo Opciones de importacin, seleccione las opciones y haga clic en OK.
FileMaker Pro muestra este cuadro de dilogo si:
1 el archivo contiene campos que introducen datos automticamente, o si 1 se aaden registros y se importan datos desde un archivo de FileMaker Pro con campos repetidos. Consulte Definir entradas de datos automticas en la pgina 5-10 y Campos repetidos en la pgina 5-12.
Para: Introducir automticamente datos nuevos en campos definidos con opciones de entrada automtica Realice lo siguiente Seleccione Ejecutar opciones de entrada automtica durante la importacin. Si se selecciona esta opcin y se importa a campos definidos para introducir automticamente el nombre del modificador, la fecha y la hora de la modificacin o los valores actualizados, los datos introducidos sobrescriben los del archivo fuente en estos campos.
Para interrumpir la importacin, pulse Escape (Windows) o 2+punto (Mac OS.) Para eliminar los registros importados, escoja el men Registros > Eliminar todos los registros. No olvide las observaciones siguientes:
1 Los registros importados se convierten en el conjunto encontrado.

Despus de la importacin, compruebe los datos del conjunto encontrado. Si reemplaza o actualiza registros, compruebe que los registros sean correctos antes de desechar la copia de seguridad del archivo.
1 1
FileMaker Pro no valida datos importados.
Convertir archivos de datos en nuevos archivos de FileMaker Pro

Los datos de otras aplicaciones se pueden convertir en un nuevo archivo de FileMaker Pro. Deben estar en uno de los tipos de archivo que se pueden importar enumerados en Formatos de archivo en la pgina 12-1. El archivo nuevo contiene todos los datos originales, una presentacin de formulario estndar y un diseo de lista con una columna. Excepto en lo indicado en la tabla siguiente, los nombres de campo del nuevo archivo son de texto y genricos (f1, f2, f3, etc.).
Para obtener Nombres de campos Utilice uno de estos tipos de archivo Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF, Merge, FileMaker Pro
Especificar cmo se importan los datos de los campos repetidos
1 1
Seleccione Conservndolos en el registro original para mantener los campos como campos repetidos.
Seleccione Separndolos en diferentes registros para importar cada valor repetido a un registro independiente. Por ejemplo, si un registro del archivo fuente contiene valores repetidos tres veces, se importan tres registros, todos idnticos excepto en lo que respecta a los valores del campo repetido. Utilice esta opcin para trabajar con valores individuales en los campos repetidos (por ejemplo, para ordenarlos o resumirlos).
12-7
Para obtener Tipos de campos numricos, de fecha, de hora y de texto, segn sea necesario
Utilice uno de estos tipos de archivo Microsoft Excel, ClarisWorks, DIF, DBF, Merge, FileMaker Pro
Exportar datos de FileMaker Pro

Los datos de FileMaker Pro se pueden exportar a un nuevo archivo y abrir en otra aplicacin. Los datos de FileMaker Pro se pueden intercambiar con aplicaciones compatibles con ODBC. Por ejemplo, se puede realizar un grfico en Microsoft Excel con datos de FileMaker Pro. Consulte captulo 15, Utilizar ODBC con FileMaker Pro. Para exportar datos:
1. Abra el archivo de FileMaker Pro y busque el conjunto de
1. En la otra aplicacin, guarde los datos a importar en un tipo de
campo admitido por FileMaker Pro.

2. En FileMaker Pro, escoja el men Archivo > Abrir. 3. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, seleccione el tipo de archivo a importar, seleccione el archivo y haga clic en Abrir. 4. Para convertir una hoja de clculo de Microsoft Excel, seleccione
una hoja del archivo del libro y haga clic en OK.

5. Si aparece el cuadro de dilogo Opcin de primera fila, escoja una
registros a exportar.
2. Ordene los registros en el orden de exportacin (opcional). 3. Escoja el men Archivo > Exportar registros. 4. En el cuadro de dilogo, escriba el nombre y seleccione una ubicacin para el archivo.
opcin.
Importante Si existe otro archivo con el mismo nombre en esa ubicacin, el archivo nuevo reemplaza al existente.
6. En el siguiente cuadro de dilogo, escriba el nombre del nuevo archivo, seleccione una ubicacin y haga clic en Guardar. 7. Al convertir una hoja de clculo de Microsoft Excel, FileMaker Pro explora los datos entrantes para asignarles el tipo de campo adecuado a cada columna.
Mac OS: si la hoja de clculo es grande, puede aparecer un cuadro de dilogo de progreso. Para interrumpir la exploracin, haga clic en Desestimar para asignar tipos de campos basados en los registros ya procesados. Los campos numricos, de fecha y de hora slo pueden contener 255 caracteres, por lo que el texto de los mismos puede truncarse.
Escribir un nombre para el archivo exportado
Escoger un tipo de archivo admitido por la aplicacin de destino
5. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows) o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar.
12-8
6. En el cuadro de dilogo Especificar orden de campo para exportacin, defina el orden de los campos.
7. Windows: escoja un Juego de caracteres adecuado para la plataforma o aplicacin en que se utilizar el archivo exportado.
Exportar campos Haga doble clic para desplazarlos a la lista Orden de campos. Para exportar todos los campos, haga clic en Mover todos. Exportar campos Escoja una relacin en la lista Relacin (vea la ilustracin de de un archivo la pgina pgina 12-8) y desplace los campos a la lista Orden relacionado de campos. Los campos relacionados se pueden incluir antes, despus o entre los campos del archivo maestro. Impedir que se exporten los datos Seleccione un campo de la lista Orden de campos y haga clic en Borrar. Para eliminar todos los campos de la lista, haga clic en Borrar todos.
Por ejemplo, si exporta datos a una aplicacin Windows, escoja Windows (ANSI).
8. Seleccione una opcin de formato para los campos.
Por ejemplo, la presentacin actual contiene un campo numrico con un formato que permite visualizar dos dgitos decimales y un smbolo de moneda (Pta.). Al introducir 30,7 en el campo, FileMaker Pro visualiza 30,70 Pta. en modo Visualizar. Los valores pueden exportarse con o sin formato.
Para exportar Valores sin formato (por ejemplo, 30,7) Seleccione esta opcin No formatear salida.
Cambiar el orden En la lista Orden de campos, seale a la doble flecha del de exportacin nombre de campo y arrastre hacia arriba o hacia abajo. de los campos Exportar un Incluya el campo de sumario en la lista Orden de campos. valor de sumario Cada registro incluye la cantidad de sumario general. Al general exportar valores de sumario (pgina 12-9), la cantidad de sumario general es slo el primer registro exportado. Exportar valores de subsumario Consulte la pgina 12-9
Valores de la presentacin actual con Formatear mediante presentacin actual. formato numrico, de fecha o de Los smbolos y otros valores no hora (pro ejemplo, 30,70 Pta.) numricos se exportan como texto. Esta opcin no se puede seleccionar para los formatos SYLK, DBF o DIF.
9. Haga clic en Exportar.
Lista de relaciones Seleccionar campos de la lista Escoger un juego de caracteres Escoger una opcin de formato FileMaker Pro exporta estos campos
1 Para utilizar un archivo exportado, abra una aplicacin que pueda leer su formato y despus abra el archivo. Para obtener ms informacin, consulte Formatos de archivo en la pgina 12-1. 1
Los datos de campos contenedor se pueden exportar a formato de FileMaker Pro.
1 Consulte la Ayuda para obtener informacin sobre la exportacin de valores de campos repetidos al formato SYLK, WKS o DBF. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba exporting data.
12-9
Exportar datos de subsumario

Los valores de los campos de subsumario se pueden exportar de la misma manera que los subtotales generados por un informe con datos agrupados y subtotales. Este proceso exporta un registro por cada categora. Por ejemplo, si tiene un informe que calcula el total de las ventas por regiones, puede exportar un valor por cada regin. Un informe basado en muchos registros tendr el aspecto siguiente:
3. En el cuadro de dilogo Exportar registros a archivo, escriba el nombre y escoja una ubicacin para el archivo de destino. 4. Escoja un tipo de archivo en la lista Guardar como tipo (Windows) o Tipo (Mac OS) y haga clic en Guardar. 5. En el cuadro de dilogo Especificar orden de campo para exportacin, seleccione los campos a exportar, incluido un campo sumario.
Para obtener ms informacin sobre este cuadro de dilogo, consulte el paso 6 en Exportar datos de FileMaker Pro en la pgina 12-8.
6. Haga clic en Resumir por. 7. En el cuadro de dilogo Resumir por, seleccione uno o varios campos por los que resumir.
Hacer clic en el campo para seleccionarlo Una marca de verificacin indica que el campo est seleccionado
Este podra ser el aspecto del archivo exportado:
El archivo se ordena por los campos aqu enumerados
8. Haga clic en OK.
Para obtener ms informacin sobre cmo generar registros con datos agrupados, consulte Crear presentaciones e informes en la pgina 6-2. Nota Para exportar datos de sumarios generales, consulte la seccin anterior. Para exportar datos de subsumario:
1. Ejecute el informe que genera los valores de subsumario a exportar o busque los registros a incluir y ordnelos en el campo de interrupcin (el campo de agrupacin usado para clasificar por categoras los registros). 2. Escoja el men Archivo > Exportar registros.
Borre este campo para que no se incluya un valor de sumario general en el primer registro
Se exportarn los valores de subsumario para el total de las ventas por regiones
12-10
9. Si no desea incluir la cantidad de sumario general en el primer registro exportado, haga clic en el campo de sumario sin cursiva y despus en Borrar para eliminarlo de la lista Orden de campos. 10. Haga clic en Exportar.
Captulo 13 Compartir bases de datos en red

FileMaker Pro 5 incorpora soporte para compartir archivos en red. Al compartir archivos, se puede trabajar simultneamente con otros miembros de un grupo de trabajo y ahorrar espacio en disco al mantener los archivos en una ubicacin central. FileMaker Pro permite compartir hasta 10 archivos con 10 usuarios al mismo tiempo. En algunos casos, un archivo puede compartirse con hasta 25 usuarios a la vez, disminuyendo el nmero al compartir ms archivos. Con capacidades y rendimientos mayores en red, FileMaker, Inc. recomienda el uso de FileMaker Server si es necesario compartir archivos en red con ms de 10 usuarios al mismo tiempo. Tambin se pueden compartir archivos de FileMaker Pro en la Web usando Web Companion de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin, consulte Publicacin de bases de datos en la Web en la pgina 14-1. En este captulo se describe cmo: Para mejorar las prestaciones al compartir archivos, hospede los archivos con la aplicacin FileMaker Server. Importante El acuerdo de licencia de FileMaker Pro requiere el pago de una licencia por cliente u ordenador independiente en que se instale o ejecute FileMaker Pro. Una misma licencia de software no puede compartirse ni usarse al mismo tiempo en distintos clientes u ordenadores. La primera persona que abre el archivo compartido es el anfitrin. Los usuarios que abren un archivo compartido despus del anfitrin son invitados.
El anfitrin abre el archivo
1 configurar bases de datos de FileMaker Pro para compartirlas en red

acceder como invitado a bases de datos compartidas de FileMaker Pro
1 1
hospedar bases de datos compartidas de FileMaker Pro
Compartir archivos en red

Para compartir bases de datos, los usuarios deben disponer de la misma versin de FileMaker Pro que la utilizada para hospedar los archivos y deben poder acceder a la red en que se hospedan.
Los invitados abren conexiones con el archivo
13-2
1 Los archivos de FileMaker Pro pueden compartirse entre un ordenador que ejecuta Windows y otro que ejecuta Mac OS de la misma manera en que se comparten archivos entre ordenadores en red de la misma plataforma. Por ejemplo, puede hospedarse un archivo en un ordenador con Windows y los invitados con ordenadores tanto con Windows como con Mac OS pueden conectarse al mismo archivo.
Al compartir archivos entre plataformas, pueden aparecer diferencias en la asignacin de fuentes y conjuntos de caracteres, as como en la alineacin de los objetos en las presentaciones. (Mac OS) No es necesario activar Compartir archivo (en el panel de control de configuracin de la comparticin) para compartir archivos de FileMaker Pro desde un ordenador Mac OS.
FileMaker Pro limita el acceso a algunos comandos y registros para evitar que los usuarios interfieran unos con otros.
Usuario Anfitrin y todos los invitados (todos los usuarios) Tareas permitidas
Especificar una configuracin de impresora (Windows) o un ajuste de pgina (Mac OS) e imprimir
1 1 1 1 1 1
Buscar, ordenar y examinar registros
Alternar presentaciones o modos Importar o exportar datos Comprobar la ortografa de un conjunto
Elegir un guin en el men Guin o hacer clic en un botn asignado al mismo para ejecutarlo
1 (Mac OS) FileMaker Pro 5 ya no admite MacIPX como protocolo

de red.
1 Para cambiar las conexiones de red, consulte el apndice A, Personalizar FileMaker Pro. Funcionamiento de archivos compartidos
Al abrir un archivo compartido, el anfitrin y los invitados tienen acceso a la misma informacin. FileMaker Pro guarda el archivo compartido en el disco en que reside. Guarda todas las modificaciones realizadas, incluidos los cambios en registros, presentaciones y guiones.
1 Modificar valores globales. Con el archivo slo se guardan los cambios realizados por el anfitrin. Al abrir un archivo con campos globales, los invitados ven los valores actuales. Si el anfitrin cambia un valor global, los invitados no ven el cambio hasta que cierran el archivo y lo vuelven a abrir.
Anfitrin o un invitado (slo un usuario cada vez)
Editar un registro o una presentacin. Otros usuarios pueden visualizar el registro, pero ninguno puede modificarlo hasta que el usuario actual se desplaza a otro registro o pulsa Intro en Modo Visualizar. En modo Presentacin, el usuario actual debe desplazarse a otra presentacin o cambiar de modo.
1 1 1 1 1
Abrir el cuadro de dilogo ScriptMaker Definir o modificar relaciones Definir o modificar contraseas Definir o modificar listas de valores
Compartir bases de datos en red
13-3
Usuario Slo anfitrin (todos los invitados deben cerrar la conexin al archivo)
Tareas permitidas
Definir, eliminar o modificar grupos y privilegios de acceso
1 1 1
Definir campos o modificar definiciones de campos Volver a ordenar presentaciones
1 Guardar copias de un archivo con el comando Guardar

una copia como
1 Con FileMaker Pro para Windows, se puede incluir informacin de otras aplicaciones mediante objetos OLE (Object Linking and Embedding, vinculacin e incrustacin de objetos). Al compartir archivos de Windows con FileMaker Pro, los usuarios que utilizan Mac OS pueden cortar, copiar y pegar objetos OLE como grficos, pero no pueden modificarlos. 1 Al compartir archivos relacionados, FileMaker Pro limita el acceso a algunos comandos y registros para evitar que unos usuarios interfieran con otros. 1 Al modificar un registro maestro, FileMaker Pro impide que otros usuarios modifiquen el mismo registro. 1
Al modificar un campo relacionado, FileMaker Pro impide que otros usuarios modifiquen el registro relacionado asociado y el registro maestro.
1 Alternar el estado del archivo entre multiusuario y usuario nico 1

Cerrar un archivo compartido
Al trabajar con archivos compartidos, la forma del puntero puede cambiar.

Puntero Significa en FileMaker Pro Esperando para recibir datos de la red Esperando a que el anfitrin procese una peticin de otro usuario
1 Una vez seleccionado un campo en un registro distinto, seleccionado otro registro en el mismo archivo o abandonado el registro maestro, pueden acceder al registro otros usuarios.
Hospedar archivos
No olvide las observaciones siguientes: Ordenar, sustituir datos, visualizar e imprimir presentaciones de informes de sumario y otras tareas de clculo realizadas en gran nmero de registros afectan al rendimiento de los ordenadores del anfitrin y de los invitados. Realice estas tareas en conjuntos pequeos o progrmelas para que se realicen en periodos de poco uso.
La mayora de los comandos de FileMaker Pro se procesan en el ordenador anfitrin, por lo que se obtendr mejor rendimiento si se hospedan los archivos compartidos en el ordenador ms rpido disponible. Los archivos compartidos deben permanecer abiertos para que los invitados puedan acceder a ellos.
1 FileMaker Pro guarda el tipo de ordenacin del anfitrin, busca peticiones y configura la impresora (Windows) o ajusta la pgina (Mac OS). Si el usuario es un invitado, se puede definir la configuracin con un guin. Consulte Crear guiones para automatizar tareas en la pgina 10-1. 1 Al compartir un archivo con formatos del sistema diferentes de los
disponibles en su ordenador, se puede escoger el tipo de formato a usar. Consulte la Ayuda de FileMaker Pro.
13-4
Para obtener el mejor rendimiento al hospedar un archivo, bralo primero en el ordenador que est conectado directamente al disco duro en que se almacena el archivo. No es posible hospedar de manera remota un archivo almacenado en otro ordenador, ya que compromete la integridad de los datos y disminuye el rendimiento. Los archivos pueden hospedarse de manera remota, por ejemplo, abriendo un archivo multiusuario con la caracterstica para compartir archivos incorporada de Windows, con la opcin personal de compartir archivos o AppleShare de Mac OS o desde un servidor de archivos. Si necesita avisar o ponerse en contacto con los invitados que estn usando la base de datos, puede enviarles mensajes. En el cuadro de dilogo Compartir archivo, seleccione Enviar mensaje. Escriba el mensaje y haga clic en OK. Los invitados vern el mensaje en un cuadro de dilogo. El cuadro de dilogo desaparece transcurridos 30 segundos o si se hace clic en Cancelar.
Advertencia Los usuarios que abren un archivo de base de datos con el privilegio de acceso Exportar registros, incluidos los invitados de FileMaker Pro, pueden publicar la base de datos en la Web activando Web Companion de FileMaker Pro. En este caso, cualquier privilegio de acceso de FileMaker Pro proteger la base de datos en la Web. No obstante, se deben tomar precauciones al conceder privilegios de acceso. Para obtener ms informacin, consulte Proteger bases de datos publicadas en la pgina 14-5.
4. En el cuadro de dilogo Compartir archivo, seleccione Multiusuario o Multiusuario (oculto).
Abrir archivos como anfitrin

Para hospedar un archivo, debe ser el primer usuario que lo abra.
1. Escoja el men Archivo > Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, seleccione un archivo y haga clic en Abrir. 3. Escoja el men Archivo > Compartir.
Nota Si estn atenuados Multiusuario y Multiusuario (oculto) en el cuadro de dilogo Compartir archivo, FileMaker Pro no puede acceder a la red. Debajo del botn Multiusuario aparece una explicacin. Tambin se puede escoger Abrir en el men Archivo y hacer clic en Anfitriones para obtener una explicacin. Con la opcin Multiusuario, el nombre del archivo hospedado aparece en el cuadro de dilogo Anfitriones de los ordenadores invitados. Esta opcin es casi siempre recomendable. Utilice la opcin Multiusuario (oculto) para hospedar un archivo e impedir que se muestre en el cuadro de dilogo Anfitriones de los ordenadores invitados. Esta opcin es recomendable para abrir archivos relacionados con normalidad cuando los usuarios en red abren un archivo compartido visible. Por ejemplo, para compartir dos archivos relacionados en la red y comprobar que los invitados abren el primer archivo, defina el primer archivo para compartirlo como Multiusuario y el segundo como Multiusuario (oculto). Los invitados vern el primer archivo en el cuadro de dilogo Anfitriones, aunque ambos archivos estarn compartidos.
Para abrir el cuadro de dilogo Compartir archivo, abra el archivo usando una contrasea que proporcione el privilegio de acceso Exportar registros.
13-5
Si el archivo utiliza informacin de otros archivos de FileMaker Pro (como bases de datos relacionadas, guiones externos o listas de valores), repita estos pasos para abrir los archivos y definirlos como Multiusuario. Consulte Proteger bases de datos publicadas en la pgina 14-5 para obtener informacin sobre cmo ocultar archivos compartidos con Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro. Consejo Agrupe los archivos en una carpeta para facilitar su localizacin. Nota Con FileMaker Pro 4.1 y versiones anteriores, se poda aadir un carcter de subrayado al final del nombre para impedir que un archivo apareciera en el cuadro de dilogo Anfitriones. Con FileMaker Pro 5, esto slo se realiza con la opcin Multiusuario (oculto). Al convertir archivos creados con versiones anteriores, FileMaker Pro 5 establece la opcin Multiusuario (oculto) en los archivos con nombres que terminen con un carcter de subrayado. De esta manera se conservan sus relaciones y guiones.
Nota Este cuadro de dilogo aparece cuando se realiza una tarea que requiere que todos los invitados cierren la conexin al archivo. Consulte Funcionamiento de archivos compartidos en la pgina 13-2.
Invitados utilizando el archivo
Los invitados ven un mensaje indicando que cierren el archivo. Si los invitados hacen clic en Cerrar ahora, FileMaker Pro cierra el archivo. Si los usuarios no responden al mensaje y el archivo puede guardarse de manera segura, FileMaker Pro lo cierra transcurridos 30 segundos.
Cerrar archivos compartidos

El anfitrin puede cerrar los archivos que hospeda. Los invitados pueden cerrar las conexiones a los archivos compartidos. Importante Para abandonar FileMaker Pro, escoja Salir (Windows) o Salir (Mac OS) en el men Archivo. Si se desconecta el ordenador sin salir del programa, se pueden daar los archivos y perder las modificaciones.
1. Escoja el men Archivo > Cerrar. 2. Si es el anfitrin y hay invitados conectados, haga clic en Pedir en el cuadro de dilogo Pedir.
Si un invitado hace clic en Cancelar, FileMaker Pro no cierra la conexin al archivo
Abrir archivos como invitado

Los invitados pueden conectarse a un archivo una vez que lo ha abierto el anfitrin.
1. Escoja el men Archivo > Abrir. 2. En el cuadro de dilogo Abrir archivo, haga clic en Anfitriones.
13-6
3. En el cuadro de dilogo Anfitriones, realice lo siguiente.

Para este protocolo IPX/SPX TCP/IP Realice lo siguiente Contine con el paso 4. Para especificar un anfitrin TCP/IP local, haga clic en Anfitriones locales en la lista de la parte inferior. FileMaker Pro muestra los anfitriones locales de la red en la lista de la parte superior. Para especificar un anfitrin fuera del rea TCP/IP local, haga clic en Especificar anfitrin en la lista de la parte inferior. En el cuadro de dilogo Especificar anfitrin, escriba el nombre del anfitrin o la direccin IP. (Para aadir un anfitrin a la lista, haga clic en Aadir de form a permanente la entrada en la lista del anfitrin.) Haga clic en OK. AppleTalk con zonas Seleccione la zona del anfitrin en la lista de la parte inferior. AppleTalk sin zonas Contine con el paso 4. Anfitrin FileMaker Server Anfitrin del ordenador para Windows Anfitrin del ordenador bajo Mac OS Zonas Cuadro de dilogo Anfitriones para una red AppleTalk con zonas Seleccionar en la lista de archivos compartidos disponibles en el anfitrin
4. Seleccione un archivo y haga clic en Abrir.
Si la red est muy cargada, puede que no aparezca el archivo. Para comprobar la red durante un periodo ms largo de tiempo, utilice uno de los procedimientos siguientes.
Para este tipo de red Realice lo siguiente Pulse la tecla Ctrl (Windows) u Opcin (Mac OS) al hace clic en la lista de la parte inferior
Anfitrin FileMaker Server Anfitrin del ordenador bajo Windows Anfitrin del ordenador bajo Mac OS Seleccionar en la lista de archivos compartidos disponibles en el anfitrin Cuadro de dilogo Anfitriones para una red IPX
AppleTalk con zonas (Mac OS)
1 1 1 1
TCP/IP
IPX/SPX (Windows)
AppleTalk sin zonas (Mac OS)
Haga clic en Cancelar para volver al cuadro de dilogo Abrir archivo. Pulse la tecla Ctrl (Windows) u Opcin (Mac OS) al hacer clic en Anfitriones.
Si selecciona un anfitrin FileMaker Server (en lugar de un archivo compartido), podr administrar el servidor de manera remota. Consulte la documentacin de FileMaker Server para obtener informacin. No olvide las observaciones siguientes:
1 Si el anfitrin lo solicita o si no utiliza el archivo compartido, cierre

la conexin.
13-7
1 El acceso al archivo puede estar limitado si estn atenuados algunos comandos, presentaciones o campos. Consulte Proteger bases de datos con contraseas y grupos en la pgina 9-1.
Para obtener informacin sobre cmo compartir archivos en la Web, consulte Publicar bases de datos en la Web en la pgina 14-1.
Captulo 14 Publicar bases de datos en la Web

Con FileMaker Pro los datos se pueden poner en la Web a disposicin de los usuarios. Por ejemplo, se puede publicar un calendario de eventos, de manera que los clientes puedan acceder a la informacin usando un navegador. En este captulo se explica:
1 acceder a los datos desde diversas ubicaciones, por ejemplo, cuando se viaja o se trabaja en casa. Terminologa Web
Para publicar una base de datos, se deben comprender los conceptos siguientes.
Trmino Internet Significado Red de ordenadores unidos por lneas de datos que se comunican usando estndares de software comunes. La World Wide Web forma parte de Internet. Red de ordenadores utilizados para compartir informacin dentro de una empresa o un grupo de trabajo. Por ejemplo, una intranet corporativa puede conectar sucursales en todo el mundo. Las intranets se pueden enlazar a Internet. Extenso conjunto de documentos, o pginas, almacenados en ordenadores denominados servidores Web. Ordenador conectado a Internet o a una intranet y que tiene instalada una aplicacin de servidor Web. Las aplicaciones de servidor Web proporcionan pginas Web o archivos asociados a navegadores. Web Companion de FileMaker Pro es una aplicacin de servidor Web. Documento que reside en un servidor Web. Las pginas Web contienen cdigo HTML.
1 cmo acceder y trabajar con datos en Internet o en una intranet a travs de la Web 1 los requisitos para acceder a bases de datos 1 los requisitos para publicar bases de datos 1 cmo publicar bases de datos con Publicacin en la Web al instante
de FileMaker Pro
Intranet
Publicacin de bases de datos en la Web

Con FileMaker Pro, se pueden publicar bases de datos en la World Wide Web (o en una intranet) utilizando Web Companion de FileMaker Pro. No se necesita software adicional. Se puede acceder a Internet o a una intranet con cualquier navegador para visualizar, editar, ordenar o buscar en bases de datos, siempre que se disponga de privilegios de acceso. Nota En la documentacin de FileMaker Pro se utiliza el trmino publicar en la Web para referirse a las bases de datos a las que se puede acceder en Internet o en una intranet. Las bases de datos se publican en la Web para:
World Wide Web Servidor Web
Pgina Web
1 poner datos a disposicin de un gran nmero de personas, con cualquier ordenador y en cualquier lugar del mundo. (No obstante, el acceso al archivo se puede restringir.)
HTML (Hypertext Sistema de cdigos o etiquetas que define el modo de Markup Language, visualizacin de la informacin de una pgina Web en un Lenguaje de navegador. marcas de hipertexto) Sitio Web Grupo de pginas Web enlazadas en un servidor de Web.
14-2
Trmino Pgina Web principal Navegador Web Ordenador anfitrin
Significado Primera pgina a la que se accede al conectar con un sitio Web. Aplicacin de software que visualiza pginas Web. Internet Explorer y Netscape Navigator son navegadores. Servidor Web que ejecuta FileMaker Pro con Web Companion activado para publicacin en la Web. Las bases de datos publicadas deben abrirse en el ordenador anfitrin. Direccin exclusiva de cada ordenador conectado a Internet o a una intranet. Las pginas Web se envan de una direccin IP a otra: primero, el navegador solicita pginas especficas y despus, la aplicacin de servidor proporciona la pgina solicitada al navegador. Empresa que proporciona conexiones a Internet. Un ISP tambin puede proporcionar servicios de hospedaje de bases de datos de FileMaker Pro en la Web. Lenguaje que proporciona ms control que HTML sobre el diseo y la presentacin de pginas Web. Las hojas en cascada funcionan como plantillas en las pginas Web. Si las pginas Web contienen CSS, se deben visualizar en un navegador que las admita.
Publicar bases de datos con Web Companion de FileMaker Pro Ordenadores ejecutando software de navegadores Web
Direccin IP (Internet Protocol, protocolo de Internet) ISP (Internet service provider, proveedor de servicios Internet) CSS (Cascading style sheets, hojas en cascada)
Conexin a Internet o intranet
Navegador Web que solicita o enva datos. Web Companion devuelve pginas que contienen datos
Ordenador anfitrin ejecutando FileMaker Pro. Web Companion est activado y la base de datos abierta
Web Companion de FileMaker Pro

Web Companion es un plug-in de FileMaker Pro. Web Companion funciona como aplicacin de servidor Web, ya que comunica con navegadores que solicitan (o proporcionan) datos a bases de datos de FileMaker Pro.
Nota Web Companion tambin acta como aplicacin CGI (Common Gateway Interface, interfaz comn de puerta de acceso), gestionando la interaccin entre FileMaker Pro y el navegador. Las bases de datos se pueden publicar utilizando aplicaciones CGI de otros fabricantes.
Publicacin en la Web al instante

Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro permite publicar bases de datos de manera fcil y rpida. No es necesario modificar la base de datos, usar software adicional ni disear pginas Web. Con FileMaker Pro se incluye Publicacin en la Web al instante.
Publicar bases de datos en la Web
14-3
Nota Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro est diseado para compartir datos en grupos de trabajo pequeos o para acceder a datos en una red. Para obtener informacin sobre el nmero de usuarios que pueden acceder a la base de datos publicada, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba guests. Con FileMaker Pro tambin se publican datos de otras dos maneras: Para tener ms control sobre el aspecto y la funcionalidad de la base de datos publicada, utilice las caractersticas disponibles en FileMaker Developer. Por ejemplo, se pueden crear pginas Web personalizadas que introduzcan de manera interactiva los nombres de los usuarios en un campo de la base de datos. Para obtener informacin sobre FileMaker Developer, escoja el men Ayuda > FileMaker en la Web.
Trabajar con bases de datos en la Web

Para trabajar con una base de datos publicada de FileMaker Pro, se requiere:
1 un navegador Web. Para obtener ms informacin, consulte Requisitos del navegador en la pgina 14-13. 1 acceder a Internet o a una intranet 1 la direccin IP del ordenador que hospeda el archivo de la base de
datos Para acceder a una base de datos publicada, se inicia el navegador y se escribe la direccin IP del ordenador anfitrin.
Si los datos no se modifican a menudo, o para que los usuarios no se conecten directamente a la base de datos, pueden usarse publicaciones estticas para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet. Mediante la publicacin esttica, los datos de FileMaker Pro se exportan para crear una pgina Web. La pgina no se actualiza cuando cambia la informacin de la base de datos y los usuarios no se conectan directamente a ella. (Si se usa Publicacin en la Web al instante, los datos se actualizan en la ventana del navegador cada vez que se enva una solicitud a Web Companion.) La publicacin esttica se describe en la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba static web publishing. En este captulo se explica cmo publicar bases de datos usando la Publicacin en la Web al instante.
Escribir la direccin IP en la ventana del navegador
En la pgina Web principal que aparece, haga clic en un nombre de archivo para abrir la base de datos. Si fuera necesaria una contrasea, escrbala en el cuadro de dilogo Contrasea. A continuacin se abre la base de datos. Nota Si se usa Base de datos de seguridad en Web, los usuarios tambin deben introducir la contrasea. Para obtener informacin sobre la seguridad en la Web, consulte Proteger bases de datos publicadas en la pgina 14-5.
Hacer clic en un nombre de archivo para abrir la base de datos Pgina Web principal incorporada en Web Companion
14-4
La pgina Web principal incorporada, denominada Portal Web al instante, enumera las bases de datos de FileMaker Pro abiertas en el ordenador anfitrin y compartidas en la Web. (Consulte Activar comparticin de Web Companion en la pgina 14-11.) Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro proporciona pginas Web, o vistas, para trabajar con bases de datos. Para examinar, buscar, ordenar, aadir, modificar o eliminar registros slo es necesario hacer clic en los botones o en los enlaces. (Consulte Visualizar en un navegador la publicacin en la Web en la pgina 14-16.)
1 El usuario puede escribir la direccin IP del ordenador anfitrin o se le puede proporcionar un enlace a la base de datos de la pgina Web. 1 En algunos casos, los usuarios escriben el dominio y el nombre del
ordenador anfitrin en lugar de la direccin IP, por ejemplo http://cuentas.empresa.com. O bien, escriben el nombre del anfitrin, como http://empresa.com. Para obtener informacin, pngase en contacto con el proveedor de servicios Internet o con el administrador de la red.
1 Si no se utiliza el nmero de puerto por defecto de Web Companion (80), se debe aadir este nmero a la direccin IP. Consulte Especificar un nmero de puerto para publicacin en la Web en la pgina 14-11. 1 Para obtener informacin acerca de grficos, sonido y pelculas en la red, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba container fields.
Base de datos de FileMaker Pro en navegador
Requisitos para publicar bases de datos en la Web

Para publicar bases de datos usando Publicacin en la Web al instante, se requiere:
Al publicar bases de datos, se puede usar la pgina Web principal incorporada en Web Companion o crear una pgina personalizada. Consulte Crear pginas Web personalizadas en la pgina 14-7 y Escoger una pgina principal para publicacin en la Web en la pgina 14-9. Para evitar que los archivos aparezcan en la pgina Web principal incorporada, consulte Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas en la pgina 14-6.
un ordenador Windows o Mac OS con FileMaker Pro 5
1 instalar Web Companion de FileMaker Pro. Para obtener informacin sobre requisitos de hardware e instalaciones de software, consulte la gua Puesta en marcha de FileMaker Pro 1 un acceso a Internet o a una intranet (consulte la seccin siguiente) 1 una o varias bases de datos de FileMaker Pro
14-5
1 Para obtener informacin sobre la seguridad de los datos en la Web, consulte Proteger bases de datos publicadas en la pgina 14-5. 1 Para obtener informacin acerca de la configuracin de bases de datos para su publicacin en la Web, consulte Publicacin de bases de datos en la Web: generalidades en la pgina 14-7. 1 Para la publicacin en la Web se puede crear una pgina Web principal personalizada. Consulte Crear pginas Web personalizadas en la pgina 14-7. 1 Para obtener informacin sobre la creacin de presentaciones para
su publicacin en la Web, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba layouts, on web.
Importante Se recomienda encarecidamente publicar la base de datos en un ordenador con conexin permanente a Internet o a una intranet. Las bases de datos se pueden publicar sin una conexin permanente, pero slo estarn disponibles a los usuarios cuando el ordenador anfitrin est conectado. Si no se tiene certeza del tipo de acceso disponible, consulte al proveedor de servicios Internet o al administrador de la red. Para obtener ms informacin, escoja el men Ayuda > FileMaker en la Web.
Proteger bases de datos publicadas

Al publicar una base de datos, se puede limitar el acceso a la misma y las tareas que los usuarios pueden realizar:
Conectar con Internet o con una intranet

Al publicar bases de datos en Internet o en una intranet, el ordenador anfitrin debe ejecutar FileMaker Pro y abrir las bases de datos. Adems:
1 Los mismos privilegios de acceso especificados en FileMaker Pro, tienen efecto al publicar la base de datos en la Web. Para abrir una base de datos en el navegador, los usuarios de Web deben introducir la misma contrasea que usan para abrir un archivo en FileMaker Pro. Consulte Trabajar con bases de datos en la Web en la pgina 14-3, y Definir contraseas en la pgina 9-1.
La administracin remota se puede permitir o restringir. Consulte Activar administracin a distancia para publicacin Web en la pgina 14-10.
Para publicar una base de datos en Internet, el ordenador anfitrin debe estar permanentemente conectado a Internet. El ordenador anfitrin debe tener una direccin IP esttica (permanente). Sin embargo, si la conexin al ISP (proveedor de servicios Internet) se realiza a travs de mdem, se puede asignar dinmicamente la direccin IP del anfitrin (diferente en cada conexin). Las direcciones IP dinmicas dificultan a los usuarios localizar las bases de datos.
1 Se puede especificar en Web Companion la direccin IP que solicita los datos. Consulte Seleccionar un mtodo de seguridad para publicacin en la Web en la pgina 14-10. 1
Se puede especificar una presentacin que limite los campos a los que los usuarios acceden. (Los usuarios de Web pueden acceder a todos los registros de una base de datos abierta.) Consulte Escoger presentaciones para publicacin en la Web en la pgina 14-14.
1 Para publicar una base de datos dentro de una empresa o un grupo

de trabajo, el ordenador anfitrin debe tener una conexin permanente a una intranet que use TCP/IP.
1 Se pueden seleccionar estilos Web que slo permitan a los usuarios buscar en la base de datos o introducir registros nuevos. Consulte Escoger un estilo de Web en la pgina 14-12.
14-6
Consejo Al crear una contrasea para una base de datos publicada o para la administracin remota, utilice slo caracteres de la A a la Z, numerales o una combinacin de ambos. No incluya espacios. (Algunos caracteres pueden interpretarse incorrectamente en la Web.) Consulte Definir contraseas en la pgina 9-1. Los privilegios de acceso a FileMaker Pro son prcticos, fciles de usar y suponen la mejor eleccin para la mayora de las necesidades de seguridad de bases de datos. No obstante, se puede usar Base de datos de seguridad en Web para disponer de caractersticas de seguridad adicionales. No olvide las observaciones siguientes:
1 Para evitar que una base de datos publicada se visualice en la pgina Web principal incorporada, realice una de las acciones siguiente: 1 Asigne un nuevo nombre a la base de datos para incluir un carcter de subrayado al final del nombre del archivo, antes de la extensin (por ejemplo, Pedidos_ o Pedidos_.fp5). Recuerde que al cambiar el nombre de un archivo es necesario modificar sus referencias en relaciones y guiones. 1 En el cuadro de dilogo Compartir archivo, seleccione Multiusuario (Oculto). Con esta opcin, el archivo est tambin disponible a travs de TCP/IP. Consulte Abrir archivos como anfitrin en la pgina 13-4. 1 Si se especifica una presentacin para la publicacin, los usuarios de Web slo pueden acceder a los campos de la presentacin especificada. No obstante, los usuarios expertos pueden utilizar caractersticas disponibles con el software FileMaker Developer para modificar las presentaciones a las que accedan. Consulte Escoger presentaciones para publicacin en la Web en la pgina 14-14. 1 Los campos relacionados de una presentacin publicada aparecen cuando un usuario abre el archivo maestro. El archivo relacionado se abre con los privilegios asociados a la contrasea del archivo maestro. Consulte Escoger presentaciones para publicacin en la Web en la pgina 14-14 y Bases de datos relacionales en la pgina 8-3. 1 Para no publicar una base de datos abierta en el ordenador anfitrin, compruebe que est desactivada la comparticin de Web Companion. Consulte Activar comparticin de Web Companion en la pgina 14-11.
1 Al seleccionar restricciones de campos en Publicacin en la Web al instante, compruebe que estn deseleccionadas Buscar exactamente, Actualizar exactamente y Borrar exactamente en Base de datos de seguridad en Web. 1 Para obtener ms informacin sobre bases de datos de seguridad en Web, consulte Seguridad en la web.pdf, en la carpeta Seguridad en la web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5). Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas
No olvide los siguientes temas de seguridad al publicar bases de datos:
Advertencia Los usuarios e invitados de FileMaker Pro que abren con el privilegio de acceso Exportar registros una base de datos, pueden publicarla (activando Web Companion de FileMaker Pro en sus ordenadores). Tome precauciones al conceder privilegios de acceso a los invitados. Consulte Definir contraseas en la pgina 9-1.
1 Debido al funcionamiento de los servidores Web, los usuarios expertos pueden eliminar todos los archivos de la carpeta Web. No coloque documentos ni bases de datos privadas en la carpeta Web. (La carpeta Web se encuentra en la carpeta FileMaker Pro 5.)
14-7
Crear pginas Web personalizadas

En lugar de la pgina Web principal incorporada en Web Companion de FileMaker Pro, se puede usar una personalizada. (Consulte Trabajar con bases de datos en la Web en la pgina 14-3.) Por ejemplo, la pgina Web principal personalizada puede incluir los siguientes elementos:
Realice los pasos siguientes en un ordenador conectado a Internet o a una intranet a travs de TCP/IP: Slo es necesario realizarlos una vez:
1. Si ha creado una pgina Web principal personalizada, desplcela
direccin de correo electrnico o enlace de correo automatizado, para que los usuarios se pongan en contacto con el anfitrin
1 1 1 1
enlace con la base de datos publicada descripcin de la base de datos
al nivel superior de la carpeta Web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5). (Consulte la seccin anterior, Crear pginas Web personalizadas.)
2. Active el plug-in Web Companion de FileMaker Pro. (Consulte Activar Web Companion de FileMaker Pro en la pgina 14-8.) 3. Compruebe que Publicacin en la Web al instante est activada, (Consulte Activar publicacin en la Web al instante en la pgina 14-8.) 4. Compruebe las dems opciones de Web Companion y realice los
logotipo de la empresa u otros grficos
Al crear una pgina Web principal personalizada, es necesario un editor de texto o una aplicacin de creacin de pginas Web para la edicin HTML. Al asignar un nombre al archivo de la pgina principal, debe incluirse la extensin .htm o .html (por ejemplo, empresa.htm o empresa.html). Una vez creada la pgina Web principal, desplcela al nivel superior de la carpeta Web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5). A continuacin, configure Web Companion para que use dicha pgina. Consulte Escoger una pgina principal para publicacin en la Web en la pgina 14-9.
cambios necesarios. (Consulte Web Companion de FileMaker Pro en la pgina 14-8.) Repita los pasos siguientes en cada base de datos publicada:
1. Active la comparticin de Web Companion. (Consulte Activar comparticin de Web Companion en la pgina 14-11.) 2. Escoja un estilo Web y configure las pginas Vista Tabla, Vista Formulario, Buscar y Ordenar. (Consulte Configurar las vistas en el navegador en la pgina 14-11.) 3. Pruebe la base de datos en Internet o en una intranet. (Consulte Probar una base de datos publicada en la pgina 14-15.) 4. Comunique a los usuarios cmo acceder a la base de datos. (Consulte Trabajar con bases de datos en la Web en la pgina 14-3.)
Publicacin de bases de datos en la Web: generalidades

Una vez configurada la conexin a Internet o a una intranet, se puede publicar la base de datos. Importante Antes de publicarla, compruebe la seguridad de los datos. Consulte Proteger bases de datos publicadas en la pgina 14-5.
14-8
Activar Web Companion de FileMaker Pro

Slo es necesario activar las preferencias una vez:
1. Escoja el men Edicin > Preferencias > Aplicacin. 2. En el cuadro de dilogo Preferencias de la aplicacin, haga clic en la pestaa Plug-ins. 3. Seleccione el cuadro de verificacin Web Companion.
Aparece el cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion.
Nota Si Web Companion no aparece en el cuadro de dilogo, es necesario instalar el plug-in. (Consulte la gua Puesta en marcha de FileMaker Pro.)
4. Haga clic en Configurar para definir las opciones de Web Companion, o haga clic en OK. 4. Escoja las opciones de configuracin que desee (ver abajo) y haga clic en OK. 5. En el cuadro de dilogo Configurar impresin, haga clic en
Aceptar.
Seleccione el cuadro de verificacin Web Companion.
Web Companion de FileMaker Pro

Una vez activado Web Companion, compruebe que la configuracin sea correcta. Puede no ser necesario modificar estos ajustes, ya que los valores por defecto son apropiados para la mayora de los usuarios.
1. Escoja el men Edicin > Preferencias > Aplicacin. 2. En el cuadro de dilogo Preferencias de la aplicacin, haga clic en
Nota Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro est diseado para compartir datos en grupos de trabajo pequeos o para acceder a datos en una red. Para obtener informacin sobre el nmero de usuarios que pueden acceder a una base de datos publicada, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba guests.
Activar publicacin en la Web al instante

Para Publicar bases de datos Interrumpir la publicacin de todas las bases de datos Realice lo siguiente Compruebe que est seleccionado Activar publicacin en la Web al instante en el cuadro de dilogo Configurar Web Companion. Deseleccione Activar publicacin en la Web al instante.
la pestaa Plug-ins.
3. Seleccione Web Companion en la lista y haga clic en Configurar.
14-9
Para Interrumpir la publicacin de una base de datos
Realice lo siguiente Desactive la comparticin de Web Companion en esa base de datos. Consulte Activar comparticin de Web Companion en la pgina 14-11.
Realizar seguimiento de la actividad de la Web con archivos de registro

Para realizar el seguimiento de la actividad de los usuarios en las bases de datos, active una o varias de las siguientes opciones del cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion.
Seleccionar Para realizar el seguimiento de En este archivo
Escoger una pgina principal para publicacin en la Web

Al especificar en un navegador Web la direccin IP (o el nombre del anfitrin y del dominio) del ordenador anfitrin, aparece la pgina Web de la base de datos. Consulte Trabajar con bases de datos en la Web en la pgina 14-3. Se puede definir una opcin para visualizar la pgina Web principal personalizada en lugar de la incorporada en Web Companion. Consulte Crear pginas Web personalizadas en la pgina 14-7. En el cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion, escoja la pgina en la lista Pgina Web.
Acceder al archivo Informacin de los usuarios de Web que access.log de registro acceden a la base de datos (por ejemplo, la direccin IP de los usuarios y las pginas a las que accedieron) Archivo de registro Errores generados por Web Companion de errores Informacin del Entradas realizadas con etiquetas de archivo de registro sustitucin de registros FMP en archivos de publicacin Web personalizados. Pueden crearse archivos personalizados utilizando FileMaker Developer. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de FileMaker Developer. error.log info.log
Escoger un idioma para publicacin en la Web al instante

Se puede escoger un idioma para la interfaz y la Ayuda en pantalla de publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro. Esta opcin no afecta a los datos. Para especificar el idioma de la interfaz de Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro, escoja un idioma en la lista Idioma del cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion.
Web Companion crea archivos de registro en la carpeta FileMaker Pro 5. Pueden visualizarse en aplicaciones de archivos de texto. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba log of web activity. Consejo Tambin se pueden usar las funciones externas de Web Companion de FileMaker Pro para realizar el seguimiento de la actividad de los usuarios. Las funciones externas se describen en la ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba external functions.
14-10
Activar administracin a distancia para publicacin Web

Si se activa la administracin remota, se pueden realizar en ordenadores distintos del anfitrin las siguientes tareas:
Seleccionar un mtodo de seguridad para publicacin en la Web

Web Companion utiliza los privilegios de acceso de FileMaker Pro por defecto. No obstante, para disponer de caractersticas de seguridad adicionales, se puede usar tambin Base de datos de seguridad en Web. Para obtener ms informacin, consulte Proteger bases de datos publicadas en la pgina 14-5. Para seleccionar un mtodo de seguridad, escoja Privilegios de acceso a FileMaker Pro o Base de datos de seguridad en Web en el cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion. Para especificar los ordenadores que pueden acceder a las bases de datos, seleccione Restringir acceso a direcciones IP y escriba una o varias direcciones IP. Por ejemplo, especifique que slo la direccin 12.34.56.78 tenga acceso a la base de datos. No olvide las observaciones siguientes:
1 abrir o cerrar bases de datos, utilizando las caractersticas disponibles en FileMaker Developer 1
utilizar los comandos HTTP Put y Get para cargar y descargar archivos de bases de datos desde y hasta la carpeta Web (dentro de la carpeta FileMaker Pro 5). Adems, se puede cargar cualquier archivo en la carpeta Web. Para obtener informacin sobre comandos HTTP, consulte la documentacin del navegador Web o un manual de HTML.
1 acceder a una base de datos de seguridad en Web. Para obtener ms

informacin sobre bases de datos de seguridad en Web, consulte WebSecurity.pdf, ubicado en la carpeta Web Security. Escoja una opcin de administracin remota en el cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion:
Para Evitar la administracin remota Permitir la administracin remota sin contrasea Seleccionar Desactivado No necesita contrasea. Advertencia Si se selecciona esta opcin, cualquier usuario de Web puede administrar remotamente la base de datos. Exige contrasea y despus escribir la contrasea en el cuadro.
Si no se selecciona Restringir acceso a direcciones IP, cualquier usuario puede acceder a la pgina principal de la base de datos. No obstante, se puede limitar el acceso a bases de datos individuales mediante privilegios de acceso o con bases de datos de seguridad en Web.
1 Al especificar una direccin IP en el cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion: 1 1

La direccin IP debe ser numrica Se pueden escribir varias direcciones separadas por comas. Por ejemplo, 1.2.3.4, 5.6.7.8
Exigir una contrasea para la administracin remota
En la Ayuda se incluye informacin sobre las contraseas de administracin remota. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba remote administration. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de FileMaker Developer.
1 Se puede introducir un smbolo comodn (*) para el ltimo nmero de la direccin. Por ejemplo, 1.2.* permite el acceso a cualquier direccin IP que comience por 1.2., como 1.2.3.4 1.2.34.56
14-11
Especicar un nmero de puerto para publicacin en la Web

El puerto TCP/IP del cuadro de dilogo Configuracin de Web Companion especifica la ubicacin de las bases de datos de FileMaker Pro. Si el puerto nmero 80 ya est en uso (por ejemplo, ejecutando otra aplicacin de servidor Web), se puede cambiar Puerto TCP/IP n a 591. FileMaker, Inc. ha registrado el puerto nmero 591 en IANA (Internet Assigned Numbers Authority) para su uso con Web Companion de FileMaker Pro. Nota Si se usa un puerto distinto del nmero 80, los usuarios de Web no podrn acceder a la base de datos a menos que aadan dos puntos y el nuevo puerto a la direccin IP (o el nombre del anfitrin y del dominio). Por ejemplo, los usuarios debern escribir 12.34.56.78:591 o http://cuentas.empresa.com:591/ Consulte Trabajar con bases de datos en la Web en la pgina 14-3.
Seleccionar el cuadro de verificacin Web Companion.
Hacer clic para configurar las vistas del navegador
4. Haga clic en Configurar vistas, para configurar las vistas del navegador, o haga clic en OK.
Consulte la seccin siguiente, Configurar las vistas en el navegador.) Para interrumpir la publicacin de la base de datos actual, deseleccione Web Companion en el cuadro de dilogo Compartir archivo. Para interrumpir la publicacin de todas las base de datos, desactive Publicacin en la Web al instante. Consulte Activar publicacin en la Web al instante en la pgina 14-8.
Activar comparticin de Web Companion

Para cada base de datos que se vaya a publicar en la Web:
1. Abra la base de datos. 2. Escoja el men Archivo > Compartir.
Debe disponer del privilegio de acceso Exportar registros para abrir el cuadro de dilogo Compartir archivo. Si no puede abrirlo, abra la base de datos con una contrasea que proporcione el privilegio Exportar registros. Consulte Definir contraseas en la pgina 9-1.
3. En el rea Compartir Companion del cuadro de dilogo Compartir
Configurar las vistas en el navegador

En un navegador Web, los usuarios pueden ver pginas diferentes, o vistas, de la base de datos:
1 pgina Vista Tabla, para trabajar con varios registros al mismo tiempo 1 1 1
pgina Vista Formulario, para trabajar con un registro cada vez pgina Buscar, para buscar informacin pgina Ordenar, para ordenar informacin (si est activada)
archivo, seleccione el cuadro de verificacin Web Companion. Si Web Companion est atenuado, consulte Activar Web Companion de FileMaker Pro en la pgina 14-8. Si Web Companion no aparece en el cuadro de dilogo, debe instalar el plug-in. (Consulte la gua Puesta en marcha de FileMaker Pro.)
14-12
Al configurar las vistas del navegador, se puede escoger el estilo Web para la base de datos. Tambin se pueden escoger las presentaciones que se mostrarn en las pginas Vista Tabla, Vista Formulario y Buscar. Las presentaciones y los estilos se combinan para determinar la apariencia de las bases de datos en el navegador. Los usuarios de Web slo ven las pginas y caractersticas activadas. Por ejemplo, si se desactiva la ordenacin, los usuarios no vern la pgina Buscar. Para obtener ms informacin acerca de las pginas a las que pueden acceder los usuarios, consulte Visualizar en un navegador la publicacin en la Web en la pgina 14-16. Para configurar vistas de publicacin en la Web:
1. Escoja el men Archivo > Compartir.
Se puede escoger un estilo diferente para cada base de datos publicada. Para escoger un estilo, haga clic en la pestaa Estilo Web del cuadro de dilogo Configurar vistas en Web Companion y despus seleccione un estilo.
Hacer clic en Estilo Web
Seleccionar un estilo Web Informacin del estilo seleccionado
Consulte la seccin anterior, Activar comparticin de Web Companion.

2. En el rea Compartir Companion del cuadro de dilogo Compartir
archivo, seleccione Web Companion y haga clic en Configurar vistas.

3. En el cuadro de dilogo Configurar vistas en Web Companion, escoja las opciones que desee (ver a continuacin). 4. En el cuadro de dilogo Compartir archivo, haga clic en Hecho y despus en OK.
A menos que se indique en la tabla siguiente, las pginas Web pueden mostrar estos estilos: Vista Formulario, Vista Tabla, Buscar, Ordenar, Nuevo registro y Editar registros. Para obtener ms informacin consulte las secciones Requisitos del navegador y Generar presentaciones.
Estilo Web Gris Lavanda Trigo suave Genera presentaciones Comentario S Estos estilos son idnticos, excepto por las combinaciones de color de los ttulos y botones. Gris suave utiliza colores neutros, ideales en muchas presentaciones. Apariencia similar a Gris, Lavanda y Trigo suave, pero puede visualizarse en ms navegadores Similar al estilo de Publicacin en la de FileMaker Pro 4.0, pero no incluye el rango de registros ni el icono de libro
Nota Esta configuracin se aplica slo a la base de datos actual. Las vistas del navegador deben configurarse independientemente en cada base de datos.
Escoger un estilo de Web

Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro incluye estilos para determinar la apariencia de la base de datos en el navegador. Por ejemplo, se puede escoger el estilo Lavanda para visualizar los ttulos y los botones en una combinacin de morados. Tambin se pueden escoger estilos diseados especficamente para la bsqueda o para la creacin de registros.
Verde helecho No
Azul y oro 1
14-13
Estilo Web Azul y oro 2
Genera presentaciones Comentario No Idntico al estilo de Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro 4.0. El rango de registros y los iconos de libro aparecen en navegadores que utilizan Java. Si el navegador no utiliza Java, los controles aparecen como enlaces. Similar a un motor de bsqueda, este estilo slo permite buscar y visualizar registros. Slo se visualizan las pginas Vista Formulario, Vista Tabla y Buscar. Como en los libros de visita, este estilo slo permite aadir un registro. Slo se visualiza la pgina Nuevo registro. (Web Companion muestra un mensaje de confirmacin tras aadir el registro.)
Generar presentaciones
La mayora de los estilos Web generan presentaciones: visualizan las presentaciones en un navegador casi con la misma apariencia que tienen en FileMaker Pro. Los estilos Web pueden generar presentaciones en vista Formulario, Nuevo registro y Editar registro. (Consulte Visualizar en un navegador la publicacin en la Web en la pgina 14-16.) Con estilos que no generen presentaciones, los usuarios de Web no ven los estilos de texto, los fondos ni los colores que se visualizan en FileMaker Pro.
Base de datos en una ventana de FileMaker Pro
Slo bsqueda
Slo entrada
Requisitos del navegador

Al escoger un estilo Web, tenga en cuenta el software del navegador que se utiliza para acceder a la base de datos:
1 Si se escoge un estilo que genera presentaciones, los usuarios deben visualizar la base de datos en un navegador que admita hojas en cascada nivel 1 (CSS1), como Internet Explorer 4.0 (o posterior). Adems, debe estar activado JavaScript. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin del navegador. 1 Con estilos que no generen presentaciones, no es necesario utilizar navegadores que admitan hojas en cascada. Por ejemplo, los usuarios pueden visualizar la base de datos en Internet Explorer 3.0 o Netscape Navigator 3.0 (o posterior). 1 Si no est seguro del navegador que se usar para acceder a la base de datos, escoja el estilo Helecho verde.
Estilo Gris suave en un navegador
Este estilo genera la presentacin que aparece en la ventana de FileMaker Pro
14-14
Estilo Helecho verde en un navegador
Este estilo no genera la presentacin. Por ejemplo, no aparece el logotipo y los campos y sus nombres se visualizan verticalmente.
1 La presentacin escogida para Vista Formulario se usa tambin para las pginas Nuevo registro y Editar registro. Consulte Visualizar en un navegador la publicacin en la Web en la pgina 14-16. 1
Para las pginas Vista Tabla y Buscar, puede escoger Todos los campos (sin formato) para mostrar todos los campos definidos en la base de datos, en el orden en que fueron creados. No obstante, en la mayora de los casos, es necesario especificar una presentacin para los campos que vayan a ver los usuarios.
Escoger presentaciones para publicacin en la Web

Las presentaciones determinan los campos y el formato de los datos que ven los usuarios. Para escoger una presentacin para la pgina Web, haga clic en la pestaa Vista Tabla, Vista Formulario o Buscar en el cuadro de dilogo Configurar vistas en Web Companion y seleccione una presentacin de la lista.
Hacer clic en una pestaa
Los campos relacionados no se visualizan si se escoge Todos los campos (sin formato). Para obtener ms informacin acerca de la visualizacin de campos relacionados, consulte Consideraciones de seguridad para bases de datos publicadas en la pgina 14-6.
1 En la pgina Buscar, escoja una presentacin que no incluya campos sumario, globales ni contenedor. Si la presentacin incluye campos de estos tipos, los usuarios no podrn introducir criterios de bsqueda en los campos, aunque se visualicen en el navegador. 1 Para obtener informacin sobre presentaciones para publicacin en la Web, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba layouts, on web. Congurar opciones de ordenacin para publicacin en la Web
Se pueden definir opciones para la pgina Ordenar del navegador.
Seleccionar presentacin Campos de la presentacin seleccionada
14-15
Para definir las opciones de ordenacin, haga clic en la pestaa Ordenar del cuadro de dilogo Configurar vistas en Web Companion y despus seleccione una de las opciones siguientes.
Para Desactivar la ordenacin en el navegador Seleccionar No ordenar los registros Esta opcin acelera el acceso a la base de datos. Los registros se visualizan en el orden en que se aadieron. El botn Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista Formulario. El usuario define la ordenacin por los campos especificados en el navegador. Haga clic en Especificar para escoger los campos. A continuacin, haga clic en OK en el cuadro de dilogo Especificar ordenacin. Si un usuario ordena registros, su orden no afecta al de los dems usuarios. Los usuarios slo pueden ordenar los campos permitidos. Ordenar los registros antes de que se visualicen en el navegador Predefina la ordenacin por campos especficos antes de transferirlos al navegador. Haga clic en Especificar para escoger los campos; a continuacin, haga clic en OK en el cuadro de dilogo Especificar ordenacin. Los registros siempre se visualizan en el orden escogido. El botn Ordenar no aparece en Vista Tabla ni en Vista Formulario.
Hacer clic en Ordenar Escoger una opcin para la pgina Ordenar Ordenar los registros especificados
Permitir que los usuarios definan la ordenacin de los datos
Probar una base de datos publicada

Antes de informar a los usuarios de que la base de datos publicada est disponible, pngala a prueba. Por ejemplo:
1 Haga clic en los enlaces y botones para visualizar pginas diferentes.

Pruebe la base de datos con distintos navegadores y sistemas operativos.
1 1
Pruebe caractersticas como la bsqueda y adicin de registros.
1 Compruebe que los usuarios no autorizados no pueden acceder a los datos ni modificarlos.
Consejo Las caractersticas de la publicacin Web pueden probarse en FileMaker Pro sin necesidad de estar conectado a Internet o a una intranet. Para obtener ms informacin, consulte la Ayuda de FileMaker Pro. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Web Companion, testing databases.
Para obtener informacin sobre la ordenacin de campos y el tipo de ordenacin, consulte Ordenar registros en la pgina 3-9.
14-16
Visualizar en un navegador la publicacin en la Web

En las secciones siguientes se describen las pginas disponibles en Publicacin en la Web al instante de FileMaker Pro.
Examinar registros en la Vista Formulario

La pgina Vista Formulario muestra un registro cada vez, facilitando la visualizacin de sus detalles.
Hacer clic para ver una lista de registros
Hacer clic para ver la pgina Web principal de la base de datos Hacer clic para obtener ayuda Hacer clic para ver el registro siguiente Escribir un nmero de registro y hacer clic en la flecha para ver un registro especfico
Hacer clic para buscar un registro o un grupo de registros Hacer clic para crear un registro Hacer clic para editar el registro Hacer clic para eliminar el registro Hacer clic para visualizar todos los registros Hacer clic para ordenar los registros Vista Formulario en un navegador
14-17
Examinar registros en Vista Tabla

La pgina Vista Tabla enumera mltiples registros. Cada fila visualiza un registro y cada columna muestra un campo.
Hacer clic para visualizar el primer registro en Vista Formulario
Escribir el rango de registros a mostrar (como 1-5) y hacer clic en la flecha
Hacer clic en un nmero de registro para visualizarlo en Vista Formulario
Vista Tabla en un navegador
Buscar registros
La pgina Buscar proporciona opciones para buscar informacin en la base de datos. Los resultados de la bsqueda se visualizan en Vista Tabla.
Escoger un operador de bsqueda
Hacer clic para buscar registros Hacer clic para restablecer los criterios de bsqueda Hacer clic para volver a Vista Tabla o Vista Formulario sin buscar en la base de datos Escribir los criterios de bsqueda y hacer clic en Iniciar bsqueda
Escoger un tipo de bsqueda Buscar en un navegador
14-18
Ordenar registros
La pgina Ordenar proporciona opciones para modificar el orden de los registros.
Ordenar registros en un navegador Hacer clic para ordenar los registros Hacer clic para restablecer los criterios de ordenacin Hacer clic para volver a Vista Tabla o Vista Formulario sin ordenar registros
Seleccionar nombres de campo para la primera, segunda, tercera y cuarta ordenacin
Seleccionar el orden ascendente o descendente o una ordenacin personalizada basada en una lista de valores
Crear registros
La pgina Nuevo registro visualiza un formulario para introducir datos. Nota No hay una pgina Web independiente para eliminar registros. Al hacer clic en Eliminar registro en Vista Formulario, se indica a los usuarios que confirmen la eliminacin.
Crear registros en un navegador Hacer clic para aadir un registro a la base de datos Borrar la informacin introducida Hacer clic para volver a Vista Tabla o Vista Formulario sin aadir registros Introducir datos en los campos
14-19
Editar registros
La pgina Editar registro visualiza un formulario para modificar los datos existentes.
Editar registros en un navegador
Hacer clic para modificar registros Borrar la informacin modificada Hacer clic para volver a Vista Tabla o Vista Formulario sin modificar registros Cambiar datos de los campos
Captulo 15 Utilizar ODBC con FileMaker Pro

En este captulo se explica cmo: configurar una base de datos de FileMaker Pro para compartir datos mediante ODBC
Componentes ODBC
Aplicacin cliente
1 importar datos a una base de datos existente de FileMaker Pro utilizando ODBC
Administrador de controladores
ODBC
ODBC (Open Database Connectivity, conectividad abierta de bases de datos) es una interfaz de programacin de aplicaciones (API) que permite acceder a datos de un gran nmero de sistemas de gestin de bases de datos. ODBC proporciona a una gran variedad de aplicaciones cliente, un lenguaje comn para interactuar con diversas fuentes de datos y servicios de base de datos. Todas las aplicaciones que admiten ODBC reconocen un subconjunto de secuencias SQL (Structured Query Language, lenguaje de consulta estructurado) comn. El lenguaje SQL permite el uso de otras aplicaciones (como herramientas de consulta y de informe, hojas de clculo y aplicaciones de procesamiento de textos) para ver, analizar y modificar datos de FileMaker Pro.
Controlador ODBC de Oracle Controlador ODBC de servidor SQL Controlador ODBC de FileMaker Pro
Oracle
Servidor SQL de Microsoft
FileMaker Pro
Terminologa ODBC
Antes de trabajar con ODBC, es conveniente comprender los trminos siguientes.
Trmino DBMS (Database Management System, sistema de gestin de bases de datos) Origen de datos Significado Aplicacin que permite almacenar, procesar y recuperar informacin de una base de datos
Datos a los que se va a acceder (como un DBMS) e informacin para ubicarlos (como la ruta o la direccin IP) Lenguaje de programacin estndar que controla e interacta con un DBMS
SQL (Structured Query Language, lenguaje de consulta estructurado)
15-2
Trmino Aplicacin cliente Consulta Tabla Columna Fila Controlador ODBC
Significado Aplicacin que solicita datos (usando SQL) a un origen de datos que utiliza ODBC Recupera, manipula o modifica datos de un origen de datos enviando secuencias SQL Conjunto de datos, similar a un archivo de FileMaker Pro Atributo de una tabla, similar a un campo de FileMaker Pro Conjunto de celdas de una tabla, similar a un registro de FileMaker Pro Archivo DLL (Windows) o biblioteca compartida (Mac OS) que enva una consulta SQL para acceder a datos almacenados en una base de datos y los recupera para la aplicacin cliente Plug-in Companion de FileMaker Pro que permite compartir datos mediante ODBC en el mismo ordenador Plug-in Companion de FileMaker Pro que permite compartir datos mediante ODBC a travs de una red TCP/IP
Compartir datos de FileMaker Pro mediante ODBC

En esta seccin se proporcionan instrucciones para compartir datos de FileMaker Pro con otras aplicaciones compatibles con ODBC. El proceso de creacin de consultas SQL vara segn cada aplicacin cliente ODBC. El controlador ODBC de FileMaker Pro permite el acceso a datos de FileMaker Pro desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Por ejemplo, se pueden realizar las acciones siguientes:
realizar copias de seguridad o mover datos de FileMaker Pro en DBMS corporativas, como el servidor SQL de Microsoft analizar exhaustivamente los datos de FileMaker Pro mediante consultas o herramientas de informe como BrioQuery o Crystal Reports para crear diagramas, generar consultas apropiadas y realizar sondeos
1 1 1 1
ejecutar fusiones de correo con Microsoft Word (slo Windows) crear diagramas con Microsoft Excel
Acceso a datos locales, de Companion Acceso a datos remotos, de Companion
1 crear una aplicacin en Visual Basic de Microsoft que comparta informacin con FileMaker Pro
FileMaker Pro comparte los datos mediante ODBC usando Acceso a datos, de Companion. Los Acceso a datos, de Companion son plugins de FileMaker Pro que actan como interfaz entre el controlador ODBC de FileMaker Pro y la base de datos. Responden a consultas SQL enviadas desde otras aplicaciones compatibles con ODBC. Para activar un archivo de FileMaker Pro del mismo ordenador, active el Acceso a datos locales, de Companion. Para activar un archivo de FileMaker Pro a travs de una red TCP/IP, active el Acceso a datos remotos, de Companion.
Admisin de ODBC en FileMaker Pro

La admisin de ODBC se usa en FileMaker Pro para: trabajar con datos de FileMaker Pro en aplicaciones compatibles con ODBC para crear diagramas, generar consultas apropiadas y analizar datos con diversas aplicaciones de software
1 crear consultas SQL en FileMaker Pro para importar datos de otros orgenes de datos ODBC, como Microsoft Access o bases de datos de Oracle
Para obtener una lista de los comandos SQL admitidos por FileMaker Pro, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba SQL support.
Utilizar ODBC con FileMaker Pro
15-3
Compartir datos mediante ODBC: generalidades

Para compartir bases de datos de FileMaker Pro mediante ODBC:
1. Prepare el archivo de base de datos activando los plug-ins de Acceso a datos, de Companion.
1 Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir esta base de datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC a travs de una red TCP/IP.
5. Asegrese de abrir el archivo con una contrasea que permita exportar registros.
Es conveniente revisar los privilegios de acceso del archivo para evitar que los datos se modifiquen o eliminen inadvertidamente.
2. En la aplicacin cliente ODBC, configure el origen de los datos con el panel de control de ODBC. 3. Conctese con el origen de los datos de FileMaker Pro y cree y
Importante Para que las aplicaciones cliente puedan acceder a los datos, los archivos deben permanecer abiertos. Las aplicaciones cliente compatibles con ODBC pueden acceder a los datos de FileMaker Pro a travs del controlador ODBC de FileMaker Pro. Los archivos de FileMaker Pro abiertos con un Acceso a datos, de Companion, activado, se representan como tablas. El nombre de la tabla es el nombre del archivo (sin la extensin). Los campos de FileMaker Pro se representan como columnas. El nombre de la columna es el nombre del campo completo, caracteres no alfanumricos incluidos. Nota Algunas herramientas de consulta no pueden acceder a los datos si los nombres de los campos de FileMaker Pro contienen espacios. Para evitarlo, elimine los espacios de los nombres de campos de FileMaker Pro o encirrelos entre comillas o entre acentos graves (la tecla que se encuentra encima del acento agudo) en las consultas SQL. Para instalar el controlador ODBC de FileMaker Pro en un ordenador remoto, es necesario obtener la licencia del software FileMaker Developer, que incluye un instalador independiente para el controlador. Para obtener ms informacin, escoja el men Ayuda > FileMaker on the Web.
ejecute una consulta SQL en una aplicacin cliente (como Microsoft Query o BrioQuery). A continuacin se describen detalladamente estos procedimientos.
Activar Acceso a datos, de Companion

Para compartir datos mediante ODBC, active los plug-ins de Acceso a datos, de Companion:
1. Escoja el men Edicin > Preferencias > Aplicacin. 2. Seleccione la pestaa Plug-ins. 3. Active el plug-in Acceso a datos, de Companion, deseado y haga clic en Hecho.
1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC del mismo ordenador. 1
Active Acceso a datos remotos, de Companion para compartir datos de FileMaker Pro en redes TCP/IP.
4. En cada base de datos a compartir, escoja el men Archivo > Compartir, active Acceso a datos, de Companion, y haga clic en OK.
1 Active Acceso a datos locales, de Companion para compartir esta base de datos de FileMaker Pro con aplicaciones compatibles con ODBC del mismo ordenador.
15-4
Seguridad
Los datos que no estn protegidos se pueden modificar y eliminar desde otras aplicaciones. Para protegerlos, especifique contraseas para los archivos (y, si lo desea, grupos) mediante los privilegios de acceso de FileMaker Pro. Para obtener ms informacin, consulte Definir contraseas en la pgina 9-1. El cuadro de dilogo Contrasea se genera en la aplicacin cliente ODBC, de manera que cada aplicacin puede presentar el cuadro en momentos distintos. Importante Revise los siguientes temas de seguridad: Un invitado de FileMaker Pro en una red puede compartir datos mediante ODBC siempre que la contrasea usada para abrir el archivo permita exportar registros. Para obtener ms informacin acerca de la asignacin de contraseas, consulte Definir contraseas en la pgina 9-1.
2. Cree y ejecute la consulta SQL.
Congurar el panel de control de ODBC

En esta seccin se proporcionan instrucciones para especificar FileMaker Pro como origen de datos. Nota Cada aplicacin cliente ODBC conecta con el origen de datos ODBC de FileMaker de manera distinta. La forma de interactuar con los orgenes de datos, proporcionar contraseas y realizar y visualizar resultados de consultas vara de una aplicacin a otra. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin de la aplicacin cliente. Para configurar el panel de control de ODBC para acceder a datos de FileMaker Pro mediante ODBC:
1. Abra el panel de control de ODBC (denominado ODBC Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en Mac OS). 2. En la pestaa User DSN, haga clic en Add para configurar el nuevo
1 Las contraseas protegen slo los datos de los campos. Los clientes ODBC pueden modificar los nombres de tablas y columnas sin usar contraseas.
La primera contrasea se guarda (se almacena en memoria cach) durante una conexin ODBC. Si se usa la misma contrasea para todos los archivos, no es necesario volver a especificarla.
origen de datos.
3. Seleccione el controlador ODBC de FileMaker Pro (denominado FileMaker Pro en Windows y ODBC 3.11 FileMaker Pro PPC en Mac OS) y haga clic en Finalizar.
Acceder a datos de FileMaker Pro desde una aplicacin cliente ODBC

Cuando se comparte un archivo de FileMaker Pro con un Acceso a datos, de Companion, es posible conectarse al archivo desde una aplicacin cliente ODBC. Para acceder a datos desde una aplicacin cliente:
1. Cree y configure el DSN (data source name, nombre de origen de
Nota La extensin Appearance Manager de Mac OS debe estar instalada en el sistema 7.6.1 de Mac OS.
4. En la pestaa de cofiguracin, escriba un nombre y una descripcin.
El nombre del origen de los datos debe ser significativo para los usuarios que accedan a los datos.
5. Si accede a un origen de datos remoto de FileMaker Pro,
seleccione Use Remote Connection y proporcione la direccin IP del ordenador que ubica la bases de datos de FileMaker Pro compartida. El controlador ODBC de FileMaker Pro debe estar instalado en el ordenador que genera la consulta SQL.
datos) en el panel de control de ODBC (para ello, escoja el controlador ODBC de FileMaker Pro y especifique la ubicacin de los datos)
15-5
6. Haga clic en OK, o bien haga clic en la pestaa Advanced para
Opcin
Se refiere a
especificar opciones adicionales. Para obtener ms informacin, consulte la seccin siguiente. Se pueden especificar ms opciones en otras pestaas, segn el panel de control y el controlador con que se est trabajando. Por ejemplo, para los orgenes de datos basados en archivos se usa la pestaa File DSN que puede ser compartida por varios usuarios que usan el mismo tipo de controlador.
Nmero, hora y fecha El controlador trata los valores de Nmero, Fecha y como texto Hora como texto en vez de como datos numricos. De esta manera se conservan todos los datos de un campo, incluso si no son del mismo tipo. Aplicacin con uso de hilos de proceso Botn Traducir Activar el controlador para trabajar con aplicaciones multihilo. Desactivar este cuadro de verificacin para trabajar con aplicaciones de un solo hilo. Traduce los datos de un conjunto de caracteres a otro.
Especificar opciones avanzadas

Use la pestaa Avanzada del cuadro de dilogo Instalacin de ODBC para FileMaker para especificar las siguientes opciones adicionales:
Opcin Longitud mxima de texto Se refiere a Longitud mxima de una columna de una fila especfica (64.000 es el nmero mximo de caracteres permitidos en una fila). Al reducir este nmero, se usa menos memoria y mejora el rendimiento. Nmero mximo de gestores de archivos usados en cach. El valor especificado determina el nmero de tablas que se mantendrn abiertas. Nmero de filas que usa cada peticin de bsqueda (a FileMaker Pro) cuando el controlador se desplaza hacia adelante por un grupo de filas. Para obtener mejores resultados, el nmero debe coincidir con el nmero de registros que se estn recuperando. Orden de recuperacin de los registros cuando se incluye la clusula ORDER BY. Seleccionar para usar el tipo de ordenacin internacional, segn est definido en el sistema operativo. Desactivar para usar el tipo de ordenacin ASCII (la opcin por defecto).
Despus de configurar el panel de control, se realiza la conexin al origen de datos de FileMaker Pro y se crea la consulta SQL en la aplicacin cliente ODBC. Para obtener una lista de las secuencias SQL admitidas por FileMaker Pro, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba SQL support. Nota La realizacin de consultas complejas o la recuperacin de un gran nmero de registros puede durar algn tiempo. Realice las peticiones en serie para mejorar el rendimiento.
Cach de apertura de archivo Tamao de fragmento
Importar datos desde otros orgenes de datos

Si se usa ODBC, se puede abrir un origen de datos ODBC (como bases de datos de Oracle o Microsoft Access) directamente para importar registros a una base de datos existente o a un archivo nuevo de FileMaker Pro. El generador de consultas SQL de FileMaker Pro facilita la creacin de consultas para buscar un origen de datos o DBMS, buscar registros especficos e importar los registros encontrados a una base de datos de FileMaker Pro.
Orden internacional
15-6
Utilice uno de los controladores ODBC incluidos para importar datos del origen correspondiente:
1 1 1 1
Texto (Windows y Mac OS) Oracle 8 (Windows) Oracle 7 (Mac OS) Servidor SQL 7 (slo Windows)
Se pueden importar datos ODBC usando algunos controladores ODBC de otros fabricantes.
Nota La configuracin del panel de control de ODBC vara segn el tipo de controlador. Por ejemplo, para configurar el controlador ODBC remoto de Oracle, configure primero SQL Net Easy Configuration, donde se especifican diversas opciones (como el controlador, el nombre del origen de datos, la ubicacin del servidor, el nombre de la base de datos y la identificacin del usuario). Al acceder a un origen de datos local de Microsoft Access, sin embargo, slo es necesaria la ruta del origen. Adems, los pasos pueden variar segn el fabricante del controlador ODBC. Consulte la documentacin del origen de datos para conocer el procedimiento exacto.
1. Abra el panel de control de ODBC (denominado ODBC Data Sources (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en Mac OS). 2. Para configurar un origen de datos nuevo, haga clic en Add.
Importar datos desde orgenes de datos ODBC: generalidades

Pasos generales para crear consultas SQL con FileMaker Pro:
1. Configure el origen de datos en el panel de control de ODBC (especificando el tipo de datos a los que se va a acceder y cmo localizarlos). 2. En FileMaker Pro, conctese con el origen de datos ODBC. 3. Utilice el generador de consultas de FileMaker Pro para crear una
Seleccione el controlador ODBC correspondiente al origen de datos y haga clic en Finish.

3. Para configurar una base de datos existente, seleccione el nombre del origen y haga clic en Configure. 4. En la pestaa General del cuadro de dilogo ODBC Driver Setup,
consulta SQL. El resultado de la consulta se importa a la base de datos de FileMaker Pro. A continuacin se describen detalladamente estos procedimientos.
configure el controlador ODBC especificando un nombre de origen de datos y una descripcin. El nombre identifica el origen de datos a los clientes ODBC.
5. Para algunos orgenes de datos basados en archivos, especifique la
Congurar el panel de control de ODBC

En esta seccin se proporcionan instrucciones para importar datos de orgenes de datos ODBC a FileMaker Pro.
ruta en Database Directory. En Windows, incluya el nombre y la extensin del archivo.
15-7
Especificar opciones avanzadas Especificar el nombre del origen de los datos y la descripcin
Conectar con un origen de datos ODBC desde FileMaker Pro

Despus de especificar y configurar el origen de datos, la base de datos de FileMaker Pro puede abrir e importar datos ODBC. Para seleccionar el origen de los datos ODBC:
Seleccionar para importar nombres de columnas
1. Abra el archivo de base de datos de FileMaker Pro al que se importarn los datos. 2. En modo Visualizar, escoja el men Archivo > Importar registros. 3. Escoja el formato de importacin.
Windows: en Archivos de tipo, seleccione Origen de datos ODBC.

Panel de control de ODBC para Windows 32 bits (controlador de texto)
Mac OS: Seleccione ODBC en la lista Mostrar.
Especificar el nombre del origen de los datos y la descripcin
Panel de control de ODBC Setup PPC para Mac OS ODBC (controlador de texto)
Seleccionar el filtro ODBC de importacin de archivos
6. Si es necesario, haga clic en la pestaa Avanzada para especificar opciones adicionales.
4. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos ODBC,
Una vez configurado el panel de control de ODBC, se pueden importar datos a FileMaker Pro. Para obtener instrucciones sobre la importacin de datos de archivos de texto de ejemplo, consulte Configurar el panel de control de ODBC para el controlador de texto en la pgina 15-10.
seleccione el origen desde el que se van a importar los datos y haga clic en OK.
15-8
Especificar las columnas de cada tabla a insertar en la consulta SQL
Hacer clic para aadir opciones a la consulta SQL que aparece ms abajo Al seleccionar opciones en cada pestaa, la consulta SQL se genera automticamente Seleccionar el origen de los datos ODBC
5. Si fuera necesario, introduzca el nombre de usuario y la contrasea
Hacer clic para ejecutar la consulta SQL
para el origen de datos seleccionado y haga clic en OK.
Crear una consulta SQL en FileMaker Pro

La consulta SQL se construye en el cuadro de dilogo Especificar consulta ODBC SQL, que aparece al seleccionar el origen de datos en los pasos cuatro y cinco (arriba). Primero se especifican las tablas y columnas que se van a importar mediante la clusula SQL SELECT.
1. En la pestaa SELECT > cuadro de lista Tabla, haga clic en la tabla a
2. Seleccione una columna para insertar la consulta SQL y haga clic en Introducir en consulta SQL.
Se genera la secuencia SQL en el cuadro Consulta SQL.

3. Haga doble clic en el nombre de la columna para insertar columnas adicionales en la consulta SQL. 4. Haga clic en la pestaa WHERE para generar los criterios de bsqueda. De esta manera se reduce el nmero de registros importados. Tambin se pueden unir datos de dos tablas.
importar. Pestaa SELECT > cuadro de lista Tablas, haga clic en la tabla a importar. Las columnas asociadas a esta tabla aparecen en el cuadro de lista Columnas.
15-9
Seleccionar Nombres coincidentes si los nombres de las columnas coinciden con los de campos de FileMaker Pro
Crear una unin SQL Alinear columnas con nombres de campos
Escoger una opcin de asignacin
Usar la secuencia SQL WHERE
Especificar cmo se importarn los registros Hacer clic para importar registros Cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin de FileMaker Pro
5. Para ordenar registros antes de importarlos, haga clic en la pestaa
ORDER BY, especifique el nombre de la columna por la que se va a ordenar el orden ascendente o descendente.
6. Cuando est creada la consulta, haga clic en Ejecutar y asigne las
columnas ODBC a los campos de FileMaker Pro. Nota Tambin se puede escribir la secuencia SQL directamente en el cuadro Consulta SQL.
Ejemplo de importacin ODBC

Para familiarizarse con la importacin de datos de orgenes ODBC, existe una base de datos de ejemplo, Informes_ventas, y dos archivos de texto, Vendedores y Datos_ventas, desde los que se puede importar.
Importar resultados de consultas en FileMaker Pro

Al ejecutar una consulta SQL, los registros resultantes se pueden importar a FileMaker Pro. Para obtener informacin sobre la importacin de datos a una base de datos de FileMaker Pro, consulte Importar datos en FileMaker Pro en la pgina 12-2.
1 La tabla Vendedores contiene informacin de siete empleados, como sus nombres, el nombre de su director, su zona de ventas y su nmero de identificacin. 1 La tabla Datos_ventas contiene 250 registros con las ventas realizadas por los empleados.
En las tres secciones siguientes, se crearn secuencias SQL para importar datos de las tablas. A continuacin, se evaluarn los datos importados en la base de datos Informes_ventas.
15-10
Congurar el panel de control de ODBC para el controlador de texto

1. En la pestaa User DSN del panel de control de ODBC (denominado Orgenes de datos ODBC (32 bits) en Windows y ODBC Setup PPC en Mac OS), haga clic en Add. 2. Seleccione el controlador ODBC para el origen de datos desde el
Escoger Guess Definition para recuperar nombres de columna
que se est importando y haga clic en Finish. Windows: Escoja FileMaker Text Driver. Mac OS: Escoja FileMaker 3.11 Text PPC.
3. En la pestaa General del cuadro de dilogo ODBC Driver Setup, escriba ODBC Demo en Data Source Name. 4. En Descripcin, escriba importacin ODBC en Informe
Hacer clic en Definir para especificar tablas ODBC
Ventas.fp5.
5. En Database directory, especifique la ruta del origen de datos.
Opciones avanzadas de ODBC Texto en el panel de control (Windows)
Windows: Escriba la ruta: C:\Archivos de programa\FileMaker\FileMaker Pro 5\Ejemplos\ODBC Ejemplo. Mac OS: Haga clic en Select Directory y seleccione la carpeta que contiene el origen de datos (ODBC Ejemplo en la carpeta Ejemplos).
6. Seleccione el cuadro de verificacin Column Names in First Line. 7. Haga clic en la pestaa Advanced para especificar opciones
Especificar tablas y columnas en Windows

Una vez escogido y configurado en el panel de control el controlador de texto de ODBC, especifique las tablas y columnas a importar.
1. En la pestaa Advanced del panel de control de ODBC de
Windows, haga clic en Define.

2. En el cuadro de dilogo Define File, cambie la opcin Define File a Todos los archivos. 3. Seleccione la tabla Datos_ventas ubicada en la carpeta ODBC
adicionales.
8. En la pestaa Advanced, compruebe que la informacin de Data
File Extension es TXT.

9. Compruebe que Action for Undefined Tables es Guess Definition
Ejemplo y haga clic en Abrir.

4. Seleccione el cuadro de verificacin Column Names in First Line. 5. Para obtener informacin de columnas, haga clic en el botn Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de la tabla especificada.
(Windows) o Guess (Mac OS). Deje abierto el panel de control y contine con la seccin siguiente.
15-11
Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas
2. Seleccione el cuadro de verificacin Column Names in First Line. 3. Para obtener informacin de columnas, haga clic en el botn Guess. El controlador ODBC recupera los nombres de columnas de la tabla especificada.
Hacer clic en Guess para insertar los nombres de columnas
Seleccionar para recuperar nombres de columnas de la tabla ODBC Seleccionar para recuperar nombres de columnas de la tabla ODBC
6. Seleccione la columna Fecha_de_venta y compruebe que los valores de Tipo y Mscara son correctos.
El valor de Type debe ser Fecha y el de Mask m/d/aa. Al importar columnas que almacenan informacin de fechas, debe comprobarse que el controlador reconoce el tipo y la mscara de columna correctos, especialmente si el origen de datos procede de un ordenador Unix.
7. Haga clic en OK. 4. Especifique la informacin de la tabla Vendedores.
En Tabla, escoja Vendedores. Se indicar que se guarden los cambios de la definicin de la tabla. Haga clic en S.
5. Haga clic en el botn Guess para recuperar los nombres de
Con esto se guarda la informacin de la tabla Datos_ventas.

8. Especifique la informacin de la tabla Vendedores en los pasos del 2 al 7 anteriores.
columnas de la tabla Vendedores y haga clic en OK. Haga clic en S para guardar los cambios y vuelva a hacer clic en OK.
Haga clic en el cuadro de cierre para cerrar el panel de control.
Conectar con el origen de datos de evaluacin de ODBC

Conctese con el origen de datos ODBC Demo de FileMaker Pro.
1. Abra el archivo Informes_ventas, ubicado en la carpeta ODBC Ejemplo. 2. En modo Visualizar, escoja el men Archivo > Importar registros. 3. Escoja el formato de importacin.
Especificar tablas y columnas en Mac OS

Una vez escogido y configurado el controlador de texto de ODBC en el panel de control, especifique las tablas y columnas a importar.
1. En Mac OS, haga clic en la pestaa Define.
La tabla Datos_ventas aparece en el men desplegable Tabla. Si aparece Vendedores, pase a la tabla Datos_ventas.
Windows: En Tipo de archivo, seleccione Orgenes de datos ODBC. Mac OS: En Mostrar, seleccione ODBC.
15-12
4. En el cuadro de dilogo Seleccionar origen de datos ODBC,
seleccione ODBC Demo y haga clic en OK.

Especificar las columnas a insertar en la consulta SQL
Seleccionar el origen de datos ODBC previamente configurado
Hacer clic para aadir secuencias La consulta SQL se genera automticamente
5. No introduzca el nombre de usuario ni la contrasea y haga clic
3. Seleccione la columa ID del vendedor y haga clic en Introducir en consulta SQL. 4. Haga doble clic en el nombre para insertar las siguientes columnas: Vendedor, Director_comercial y Zona_de_ventas. 5. Haga clic en Execute. Aparece el cuadro de dilogo Import Field
en OK.
Especicar consultas SQL en FileMaker Pro

Comience la consulta SQL en la pestaa SQL SELECT para especificar los datos a extraer desde el origen.
1. Si hay una secuencia SQL en el rea Consulta SQL, haga clic en
Mapping. Para obtener ms informacin sobre cmo importar registros, consulte Importar datos en FileMaker Pro en la pgina 12-2.
Eliminar consulta.
2. En la pestaa SELECT, haga clic en la tabla Vendedores.
Importar datos ODBC con uniones

La pestaa WHERE en el generador de consultas de FileMaker Pro se utiliza para crear una consulta SQL de varias tablas, o unin. Las uniones combinan datos de dos o ms tablas en una nueva.
Especicar uniones SQL

En este ejemplo, se crear un informe que contiene informacin sobre las transacciones comerciales (de la tabla Datos_ventas), junto con la informacin del vendedor (de la tabla Vendedores). Para garantizar que los datos se combinan de forma coherente, se deben enlazar las dos tablas mediante campos coincidentes.
15-13
Las dos tablas de los archivos de ejemplo de ODBC contienen la columna ID_del_vendedor, por lo que se pueden crear varios informes mediante la unin de dicha columna.
8. El operador debe mostrar un signo igual (=). 9. Si es necesario, cambie la tabla inferior a Vendedores. 10. Seleccione ID_del_vendedor en el rea Columnas de la derecha. 11. Haga clic en Introducir en consulta SQL.
Crear una unin SQL
La consulta SQL ha unido informacin de la tabla Datos_ventas y Vendedores
Usar la clusula SQL WHERE
Para importar datos mediante uniones SQL:

1. En el cuadro de dilogo Especificar consulta ODBC SQL, haga clic en Eliminar consulta para suprimir la secuencia SQL del cuadro Consulta SQL. 2. En la pestaa SELECT, haga clic en la tabla Datos_ventas. 3. Inserte las columnas siguientes: Nombre_de_la_empresa, Importe y ID_del_vendedor. 4. Inserte la columna Vendedor desde la tabla Vendedores. 5. Haga clic en la pestaa WHERE para unir datos de ambas tablas. 6. Compruebe que la tabla Datos_ventas aparece en la lista Tabla.
12. Haga clic en la pestaa ORDER BY para ordenar los registros antes de importarlos a FileMaker Pro. 13. Seleccione el nombre de la columna por la que se va a ordenar,
Datos_ventas.Cantidad.
14. Haga clic en Descendente para ordenar los registros desde la venta mayor a la menor. 15. Haga clic en Mover. 16. Haga clic en Introducir en consulta SQL. 17. Haga clic en Ejecutar. 18. Importe los registros resultantes a FileMaker Pro.
La tabla superior es equivalente a una tabla SQL izquierda; la inferior es la tabla derecha.
7. Seleccione ID_del_vendedor en el rea Columnas de la derecha.
Deben importarse 250 registros a la base de datos Informes_ventas.
1 Para guardar el nombre de usuario y la contrasea, seleccione el cuadro de verificacin Guardar nombre de usuario y contrasea en el cuadro de dilogo Introducir contrasea ODBC. 1 La opcin Ejecutar sin dilogos oculta todos los cuadros de dilogo que aparecen durante una importacin ODBC. Si no se ha especificado ningn origen de datos, debe seleccionarse manualmente ODBC en el cuadro de dilogo Abrir archivo mientras se ejecuta el guin de importacin. 1 La opcin Restaurar orden de importacin de ScriptMaker almacena
Consulta SQL con las tres clusulas: SELECT, WHERE y ORDER BY
el orden de los campos en el cuadro de dilogo Asignacin de campos de importacin, similar a otros guiones de importacin.
Utilice la base de datos Informes_ventas para ver los informes de los datos. Para ver un informe resumen de las ventas totales de cada vendedor, haga clic en el botn Informes y despus en el botn Por vendedor.
1 El paso Establecer captura de errores de ScriptMaker suprime todos los mensajes de error de ODBC y avisa de que pueden producirse errores durante la importacin ODBC. 1 Cada guin puede guardar un conjunto de opciones de importacin
ODBC. Para acceder a varios orgenes de datos ODBC o para automatizar varias consultas, debe crearse un guin independiente. Nota La caracterstica de importacin de ODBC guarda de la importacin anterior el nombre del origen de datos, el ID de usuario y la contrasea y la consulta SQL. Esto debe tenerse en cuenta al seleccionar las opciones Restaurar orden de importacin o Especificar archivo. Consejo Para automatizar la interaccin entre varias aplicaciones, explore la funcionalidad ActiveX (slo Windows). Para obtener ms informacin, consulte el captulo 10, Crear guiones para automatizar tareas.
Automatizar conexiones ODBC

El acceso a los orgenes de datos ODBC es una tarea que se repite frecuentemente. Se puede crear un guin que incluya el paso Importar registros, que busca automticamente el origen de los datos. No obstante, al interactuar FileMaker Pro con el controlador ODBC, algunas opciones funcionan de manera diferente cuando se usan con otros formatos de archivo. La opcin Especificar archivo almacena:
1 1 1
el nombre del origen de datos el ID de usuario y la contrasea (opcional) la consulta SQL que se ejecutar en el origen de datos
Apndice A Personalizar FileMaker Pro

En este apndice se explica cmo personalizar FileMaker Pro definiendo las preferencias de los documentos y de la aplicacin para opciones como:
3. Hacer clic en OK.
Congurar preferencias generales de la aplicacin

Mac OS
1 1 1 1 1 1 1
protocolo de red y nombre de usuario paleta de colores memoria y almacenamiento activacin de plug-ins almacenamiento de grficos acciones automticas al abrir y cerrar archivos ortografa
Configurar preferencias de la aplicacin

Las preferencias de la aplicacin se aplican a todos los archivos abiertos y permanecen activas hasta que se modifican. Para configurar las preferencias de la aplicacin:
1. Escoger el men Edicin > Preferencias > Aplicacin. 2. Hacer clic en una pestaa y configurar las opciones segn las secciones de este apndice.
Windows
Escoger un tipo de preferencia
Ajustar las opciones para personalizar el trabajo
A-2
Congurar preferencias de presentacin

Realice lo siguiente Windows: Escriba un nombre en Nombre del usuario Para
En las preferencias de presentacin se definen las opciones para personalizar el trabajo en modo Presentacin.
Definir el nombre que identifica al usuario. Este valor se usa, por ejemplo, cuando se escoge el men Insertar > Nombre de usuario actual, o como Mac OS: Seleccione Sistema nombre del anfitrin cuando se hospedan archivos en una red. en el rea de Nombre del usuario Mac OS: El nombre del Sistema es el Nombre del propietario introducido en el rea Identidad o de red del panel de control Compartir archivos. En Nombre del usuario, seleccione Personalizado y escriba un nombre Seleccione una opcin de la lista Protocolo de red Seleccionar un protocolo de red para hospedar bases de datos y abrir las compartidas. Los cambios se aplican al cerrar FileMaker Pro y volver a iniciarlo. Usar Arrastrar y dejar para transferir texto sin usar el Portapapeles.
Seleccione Bloquear siempre las herramientas de presentacin
Para Mantener una herramienta de presentacin seleccionada hasta que se escoja otra o se pulse Intro. Si no se selecciona esta opcin, FileMaker Pro vuelve al puntero de flecha despus de usar una herramienta. Aadir campos en la parte inferior de la presentacin actual al definirlos. Usar una paleta de 256 colores. Usar una paleta de 88 colores. Usar una paleta de 216 colores similar en Windows y en Mac OS.
Seleccione Activar arrastrar y dejar seleccin de texto
Seleccione (Mostrar) Plantillas Visualizar una lista de plantillas al iniciar en el dilogo Nueva base de FileMaker Pro o al escoger el men Archivo > datos Nueva base de datos. Windows: Seleccione (Mostrar) Todos los atajos en los mens Visualizar todos los atajos de teclado.
Aadir los nuevos campos a la presentacin actual Paleta de sistema estndar Subconjunto del sistema Paleta Web
Seleccione (Mostrar) Archivos Visualizar los archivos abiertos en el men abiertos recientemente y Archivo. Tambin se puede especificar cuntos escriba un nmero del 1 al 9 archivos aparecern, hasta nueve.
Personalizar FileMaker Pro
A-3
Congurar preferencias de memoria

FileMaker Pro graba automticamente los cambios a medida que se realizan. Estos cambios se almacenan temporalmente en un rea de la memoria (RAM) denominada cach. En las preferencias de memoria se especifica el momento en que FileMaker Pro guarda en el disco duro el contenido del cach. En Windows, se puede definir aqu tambin el tamao del cach. Para cambiar el cach en Mac OS, consulte las instrucciones de la Ayuda. Escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba cache.
Realice lo siguiente Windows: Escriba un nmero en Probar con un tamao de cach de <valor> K al reiniciar FileMaker
Para Aumentar este nmero para mejorar el rendimiento de la aplicacin. Reducir este nmero para guardar los cambios ms frecuentemente y as aumentar la proteccin contra la prdida de datos si falla el sistema. Los cambios se aplican al cerrar FileMaker Pro y volver a iniciarlo.
Congurar preferencias para marcar nmeros telefnicos

FileMaker Pro puede marcar nmeros de telfono almacenados en una base de datos. Para marcar en FileMaker Pro, es necesario configurar el mdem y las preferencias de marcado como se indica a continuacin, definir un guin que incluya el paso Marcar y ejecutar el guin. Para obtener informacin general acerca de los guiones, consulte el captulo 10, Crear guiones para automatizar tareas. Para obtener informacin acerca de tipos de campos, escoja el men Ayuda > Contenidos e ndice, haga clic en la pestaa Indice y escriba Dial Phone. Windows: El sistema operativo controla la configuracin del mdem y de marcado. Si ya se ha especificado la configuracin del mdem en el panel de control, probablemente no sea necesario modificarla. Para obtener ms informacin, consulte la documentacin del sistema operativo.
Windows: Definir el tamao del cach
Para
Seleccione en tiempo de espera Guardar cambios cuando el archivo est en reposo o cuando el cach est lleno. Seleccione cada <valor> o cuando sea necesario y, a continuacin, escoja un intervalo de la lista Guardar cambios a intervalos de tiempo especificados o cuando el cach est lleno. En ordenadores porttiles guardar los datos con menor frecuencia ahorra batera. Guardar frecuentemente reduce la posibilidad de prdida de datos si falla el sistema.
Configurar preferencias de mdem (Mac OS)

Para obtener informacin acerca de la configuracin, consulte la documentacin del mdem.
A-4
Opciones por defecto compatibles con el estndar Hayes Si se cambia la configuracin por defecto, hacer clic para restaurar los valores por defecto
FileMaker Pro busca un nmero de telfono de la base de datos que coincida con el de la columna izquierda del cuadro de dilogo Preferencias de marcado. Cuando encuentra la entrada coincidente ms larga, marca la entrada correspondiente de la columna derecha. En este ejemplo, si el nmero de la base de datos es 408 555-3930, FileMaker Pro marca 3930.
Definir preferencias para lugares distintos Entrada ms larga que coincide con el nmero de telfono de ejemplo En la mayora de los mdems, incluir una coma para un retardo de dos segundos
En Configuracin Prefijo Colgado Salida
Realice lo siguiente Escriba el comando (todo en maysculas o en minsculas) para inicializar el mdem. Escriba el comando (todo en maysculas o en minsculas) para llamar. Escriba el comando (todo en maysculas o en minsculas) para finalizar una llamada. Escoja el puerto al que est conectado el mdem. Si escoge Altavoz, FileMaker Pro no marca a travs del mdem y no es necesario configurar otras preferencias. Escoja la velocidad en baudios (la velocidad de transmisin de datos entre el ordenador y el mdem) en la lista.
En En la ubicacin:
Realice lo siguiente Escoja una ubicacin de la lista.
Si el texto empieza Escriba los dgitos que debe marcar FileMaker Pro al con principio del nmero de telfono. Reemplazar con Escriba los dgitos que debe marcar FileMaker Pro antes del nmero de telfono, en lugar de los valores correspondientes de la columna izquierda. Escriba los dgitos que debe marcar FileMaker Pro despus del nmero telefnico.
Velocidad
Configurar preferencias de marcado (Mac OS)

FileMaker Pro utiliza estas preferencias cuando se selecciona la opcin Usar preferencias de marcado en el paso Marcar. Las preferencias de marcado de FileMaker Pro permiten marcar de diversas maneras, segn el lugar y el nmero al que se llame. Por ejemplo, cuando se llama a otra extensin de la oficina, no es necesario marcar el prefijo ni llamar a la central telefnica. Para llamar a un nmero exterior, es necesario marcar un prefijo local o, en llamadas internacionales, varios prefijos.
Aadir siempre:
Nota Algunos mdems no admiten ms de 32 caracteres.
Congurar plug-ins
Un plug-in es un archivo que aade caractersticas a FileMaker Pro. Web Companion y Acceso a datos, de Companion (para conectividad ODBC) son plug-ins de FileMaker Pro.
Personalizar FileMaker Pro
A-5
Tambin hay disponibles plug-ins de otros fabricantes, o bien se pueden crear otros para personalizar FileMaker Pro. Se requieren conocimientos de programacin en C o C++ y del software FileMaker Developer. Para obtener ms informacin, escoja el men Ayuda > FileMaker en la Web. Para activar plug-ins, seleccione el cuadro de verificacin junto al plug-in deseado. Si no encuentra el plug-in deseado, instlelo. Para instalar Web Companion o Acceso a datos, de Companion, consulte la gua Puesta en marcha de FileMaker Pro. Para ver el funcionamiento de un plug-in, haga clic para resaltarlo.
Configurar preferencias del documento

Las preferencias del documento afectan a la base de datos actual. Se pueden configurar distintas preferencias de documento para archivos diferentes. Nota Los archivos compartidos tienen las mismas preferencias para todos los usuarios. Las preferencias se pueden modificar usando la contrasea maestra o si no se ha definido una contrasea para el archivo. Consulte el captulo 9, Proteger bases de datos con contraseas y grupos. Para definir las preferencias del documento:
1. Abrir un archivo de FileMaker Pro. 2. Escoger el men Edicin > Preferencias > Documento.
Seleccionar el plug-in a activar Resaltar un plug-in para ver su descripcin
3. En el cuadro de dilogo Preferencias del documento, hacer clic en una pestaa de preferencias y configurar las opciones de las preferencias generales o de ortografa. 4. Hacer clic en Aceptar.
Congurar preferencias generales del documento

Si no encuentra el plug-in deseado, instlelo. Consulte la documentacin del plug-in. Importante FileMaker, Inc. no proporciona soporte tcnico para plugins de otros fabricantes. Para utilizar Web Companion de FileMaker Pro, consulte el captulo 14, Publicar bases de datos en la Web. Para utilizar Acceso a datos, de Companion, consulte el captulo 15, Utilizar ODBC con FileMaker Pro.
Escoger un tipo de preferencia Los cambios slo afectan a este archivo
A-6
Congurar preferencias ortogrcas del documento

Seleccione Usar comillas redondas Para Usar apstrofos () y comillas ( ) curvas. Si se deselecciona esta opcin o se usa una fuente que no tiene comillas redondas, FileMaker Pro utiliza signos rectos (' "). Los cambios slo afectan al texto nuevo, no a los datos existentes. Windows: Seleccionar esta opcin para visualizar imgenes de metarchivos de Windows en Mac OS. Mac OS: Seleccione esta opcin para hospedar archivos de PC y almacenar grficos compatibles. Deseleccione esta opcin para conservar espacio en disco. El cambio de esta opcin slo afecta a los objetos creados despus de la modificacin. Introducir automticamente una contrasea al abrir un archivo. Si no es vlida, FileMaker Pro indica al usuario que escriba otra. Para evitar temporalmente la contrasea por defecto e introducir una distinta, pulsar Mays (Windows) u Opcin (Mac OS) al abrir el archivo. Visualizar la presentacin especificada al abrir el archivo. Si no se selecciona esta opcin, FileMaker Pro abre la ltima presentacin que se visualiz antes de cerrar el archivo o la que se especific en el guin de arranque. (Consultar la opcin Ejecutar guin a continuacin.) Escoger el lugar en que aparecer el cuadro de dilogo Ortografa
FileMaker Pro comprueba la ortografa mientras se escribe. Tambin se puede tener siempre visible el cuadro de dilogo Ortografa.
Almacenar grficos compatibles
Seleccionar el modo de alerta mientras se escribe
(Ambas plataformas pueden visualizar imgenes GIF, JPEG y PICT.) Probar contrasea por defecto y, a continuacin, escribir una contrasea
Para utilizar el revisor ortogrfico, consultar el captulo 2, Aadir y visualizar datos.
Activar presentacin y despus escoger una de la lista
Ejecutar guin y despus Ejecutar un guin de arranque o de cierre al abrir o escoger un nombre de la cerrar un archivo. Por ejemplo, se puede definir un lista guin de arranque que oculte el rea de estado o que defina el tamao de la ventana. Si el archivo se abre automticamente porque es necesario para una relacin o lista de valores de otro archivo, FileMaker Pro no ejecuta el guin de arranque.
Apndice B Copias de seguridad y recuperacin de archivos

Los fallos en la alimentacin, los problemas de hardware y otros factores pueden causar daos a los archivos de FileMaker Pro. La caracterstica de recuperacin de FileMaker Pro puede restaurar archivos daados, pese a lo cual, se recomienda encarecidamente realizar regularmente copias de seguridad de los archivos importantes. Las copias de seguridad consistentes y realizadas correctamente constituyen la mejor proteccin contra bases de datos daadas o corruptas. En este apndice se describe: Una estrategia de seguridad muy fiable consiste en emplear distintos medios y copias de seguridad siguiendo un calendario coherente. Al realizar varias copias en distintos medios se garantiza una mayor proteccin contra fallos si se producen errores en el disco duro, en discos extrables, en cintas o en otros medios. Bsicamente, realizar una copia de seguridad significa copiar los archivos en otro disco para guardarlos. Si el tamao y el nmero de archivos aumenta considerablemente, es necesario utilizar programas de otros fabricantes para realizar copias de seguridad adecuadas. Un buen programa es aqul que proporciona varias copias de una base de datos como fuentes para la restauracin. Esto puede conseguirse con un sistema que incluya la rotacin de copias de seguridad. Normalmente, este mtodo implica la realizacin de copias independientes con una rotacin de al menos dos semanas. La copia de seguridad del conjunto de archivos se realiza un da, se hace otra copia el segundo da, hasta que se han realizado diez copias de seguridad de los datos (en este caso, una semana tiene cinco das laborables). En el undcimo da se vuelve a usar el primer conjunto. Esta rotacin garantiza que ningn problema desconocido impedir una restauracin completa de archivos. Es buena idea almacenar las copias de seguridad de todos los archivos importantes fuera del lugar de trabajo. Guardar las copias en otro lugar supone una seguridad aadida frente a incendios, terremotos y otros desastres que, de hecho, ocurren.
cmo automatizar las copias de seguridad de bases de datos con guiones de FileMaker Pro
1 1 1 1
por qu es importante realizar copias de seguridad regularmente
alguna de las razones por las que los archivos pueden daarse cmo recuperar una base de datos de FileMaker Pro
Archivos de copia de seguridad

Es imprescindible realizar habitualmente copias de seguridad de cualquier documento almacenado en un ordenador. Los medios magnticos tienen a veces una naturaleza transitoria y estn expuestos a diversos problemas. El calor extremo, el fro, la luz solar y la presencia de campos elctricos y magnticos pueden contribuir a la produccin de fallos en estos medios. Es ms fcil realizar una copia de seguridad de una base de datos que volver a crearla. La frecuencia de realizacin de copias de seguridad la determina normalmente la cantidad de datos que se aaden a las bases de datos y la dificultad que supondra volver a crear los archivos daados.
B-2
Utilizar guiones para copias de seguridad

Los guiones siguientes se pueden usar para guardar copias de seguridad automatizadas de bases de datos de FileMaker Pro 5 o posterior. Este guin guarda una copia de la base de datos la quinta vez que se cierra y, en adelante, cada vez que se cierre cinco veces. Para que el guin funcione, es necesario definir el campo numrico Campo contador. Este campo debe definirse en todos los archivos de base de datos que requieran copia de seguridad.
1. Escoja el men Guiones > ScriptMaker. 2. En el nombre del guin, escriba Backup. 3. Haga clic en Crear. 4. Introduzca el siguiente guin: Establecer captura de errores [Activo] Mostrar mensaje [Haga clic para poner el contador a cero] {botn Primero (por defecto) = No, Segundo = S} If [Status (CurrentMessageChoice)=2] Establecer campo [Contador = 0] Else Establecer campo [Contador = Contador + 1] If [Contador > 4] Guardar una copia como [Backup.fp5] Establecer campo [Contador = 0] End if End if 5. Cuando haya terminado, haga clic en OK. 6. Haga clic en Hecho. 7. Escoja el men Edicin > Preferencias > Documento. 8. En la pestaa General (Windows) o en el men desplegable
10. Haga clic en Hecho. 11. Cierre el archivo de base de datos.
Despus de ejecutar estos pasos, el guin crear una copia de seguridad del archivo cada vez que lo cierre cinco veces.
Mantener archivos
Las copias de seguridad consistentes son la mejor forma de realizar un mantenimiento regular de las bases de datos. Adems, es recomendable comprimir de forma habitual las copias utilizadas. Al guardar una copia comprimida, FileMaker Pro vuelve a escribir la base de datos completa, incluyendo la mayor cantidad de datos posible en cada bloque. Este procedimiento recupera el espacio no usado del archivo y vuelve a escribir la estructura del mismo. Se recomienda realizar esta tarea por la noche ya que el proceso de compresin puede consumir mucho tiempo con archivos grandes.
Guardar copias comprimidas

1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de almacenamiento escogido.
Aunque las copias comprimidas son mucho ms pequeas que las copias sin comprimir, se recomienda encarecidamente que se disponga, como mnimo, de tanto espacio como ocupara la copia sin comprimir. No es aconsejable llenar al mximo los medios de almacenamiento.
2. Escoja el men Archivo > Guardar una copia como. 3. Escoja copia comprimida (ms reducida) en la lista desplegable Guardar una (Windows) o en el men desplegable Tipo (Mac OS). Aqu tambin se puede cambiar el nombre por defecto del archivo y/o su ubicacin. 4. Haga clic en Guardar.
General (Mac OS), bajo Al cerrar <nombre de archivo>, seleccione Ejecutar guin.
9. Seleccione el guin Backup.
Copias de seguridad y recuperacin de archivos
B-3
Daos en archivos
Para entender cmo se daan los archivos, es til saber cmo gestiona los datos FileMaker Pro. FileMaker Pro es una aplicacin basada en disco, de manera que no es necesario cargar toda la base de datos en la RAM al abrir un archivo. En su lugar, la aplicacin transfiere datos conforme los necesita desde el disco duro a la RAM y viceversa. Mientras se usa el archivo, los datos actualizados se escriben en el disco duro desde bffers de datos de la RAM. La causa ms comn de daos de archivos es la terminacin inesperada de la aplicacin. En la mayora de los casos, se produce cuando el archivo se est actualizando en el disco duro. En esta situacin, la prxima vez que se abre la base de datos, FileMaker Pro realiza una comprobacin de consistencia en el archivo y, normalmente, ste se abre sin problemas. No obstante, si se produce una terminacin inesperada mientras se est actualizando el disco duro, es posible que sea necesario recuperar el archivo. No olvide las observaciones siguientes:
1 Tenga en cuenta el tamao del archivo. FileMaker Pro 5 tiene un tamao de archivo mximo de 2 gigabytes. Los archivos que superan ese lmite pueden ser irreparables, ya que se pueden sobrescribir los elementos clave de la estructura del archivo. Si el archivo se aproxima al tamao lmite, se recomienda encarecidamente archivar los datos menos usados y guardar una copia comprimida del archivo. 1 Considere todos los problemas del disco duro como potencialmente serios. Si hay numerosos archivos corruptos en el disco duro, puede estar daado. Verifique el disco duro con un programa de utilidad de disco. 1 Para optimizar, comprimir o hacer particiones en el disco duro debe utilizarse la versin de software ms reciente. El controlador de software debe ser compatible con la versin del sistema operativo.
Recuperar archivos daados

Si se daa un archivo, utilice la caracterstica Recuperar de FileMaker Pro para recuperarlo. Importante El funcionamiento de la caracterstica de recuperacin hace aconsejable no usar utilidades de reparacin de otros fabricantes para recuperar archivos daados. Con utilidades de otros fabricantes, la estructura del archivo puede daarse an ms y hacer imposible su recuperacin.
1 Compruebe que el sistema operativo es estable, ya que las terminaciones inesperadas de la aplicacin son la causa ms frecuente de corrupcin de bases de datos. 1 Compruebe que ejecuta la versin ltima y/o ms estable de los archivos .DLL (Windows) y de los paneles de control y extensiones (Mac OS).
Ejecute en el ordenador principal slo el software que sea absolutamente necesario. Las configuraciones simples reducen la posibilidad de conflictos de software y facilitan la resolucin de problemas.
Momento de recuperar
En general, slo deben recuperarse archivos que no se pueden abrir o que muestran problemas al buscar u ordenar. Nota Hay otros problemas que pueden causar daos en los archivos produciendo errores de bsqueda y ordenacin, incluidos tipos de archivos no coincidentes, criterios incorrectos e incompatibilidad con estndares de conjuntos de caracteres extranjeros. Antes de recuperar un archivo, investigue estas y otras posibilidades.
1 Utilice una alimentacin de energa (SAI, sistema de alimentacin

ininterrumpida) si el suministro de energa no es estable. El costo de un SAI puede equivaler al tiempo empleado en la recuperacin de un archivo.
B-4
No use el comando Recuperar para el mantenimiento habitual, ya que el proceso de recuperacin elimina las estructuras que pueden provocar los daos. Cada vez que recupere un archivo, examnelo cuidadosamente para asegurarse de que todos los objetos estn intactos, ya que los objetos daados se eliminan. Para recuperar un archivo:
1. Compruebe que hay suficiente espacio en el medio de
Si el proceso se ha realizado con xito, se puede abrir el archivo recuperado. Si se abre, cierre y asigne al nuevo archivo el nombre del original (para conservar cualquier relacin predefinida y guiones externos). No olvide las observaciones siguientes:
1 Para garantizar que los archivos estn siempre actualizados, realice copias de seguridad frecuentes y no sobrescriba las ms recientes. 1
El tamao de los archivos puede aumentar o disminuir. El tamao puede aumentar si se ha daado y reparado el ndice. Puede disminuir si los datos eliminados por el usuario, como un prrafo, se eliminan definitivamente del archivo.
almacenamiento escogido. Si no hay espacio suficiente, no se podr usar el archivo recuperado. Las copias recuperadas pueden ser iguales o mayores que el original, por lo que es importante asegurarse de que el medio en que se van a guardar tenga espacio suficiente. Al igual que con las copias comprimidas, no es aconsejable llenar al mximo los medios de almacenamiento.
2. Si est abierto, cierre el archivo daado. 3. Escoja el men Archivo > Abrir. 4. En el cuadro de dilogo Abrir archivo daado, seleccione el archivo a recuperar. 5. Haga clic en Abrir. 6. Asigne un nombre al archivo recuperado y compruebe que lo guarda en la ubicacin deseada.
1 Si el dao del archivo es grave, puede que sea irrecuperable. Si no

puede recuperar un archivo usando la caracterstica Recuperar, pngase en contacto con el soporte tcnico de FileMaker. Vaya al men Ayuda > FileMaker en la Web, o dirjase a www.filemaker.com para obtener informacin sobre cmo ponerse en contacto con el soporte tcnico de FileMaker.
FileMaker Pro inserta <nombre de archivo> Recuperado como nombre por defecto.
FileMaker Pro recuperar el archivo. Con archivos grandes, esto puede llevar algn tiempo, ya que cada registro, campo y guin debe analizarse y copiarse en el nuevo archivo. Un mensaje de estado informa del proceso de recuperacin. Un segundo mensaje notifica el xito de la recuperacin: el nmero de bytes recuperados, de registros y valores omitidos y de definiciones de campos perdidas y reconstruidas.
8. Haga clic en OK.
Apndice C Referencia rpida de FileMaker Pro (Windows)

Atajos de teclado y ratn
Trabajar con objetos de presentaciones
Agrupar objetos Ajustar el objeto cuyo tamao se est cambiando Alinear objetos usando configuracin actual Alternar retculas de objetos Arrastrar las partes seleccionadas de una presentacin ms all de un objeto Bloquear objetos Cuadro de dilogo Bordes de campo Cuadro de dilogo Establecer alineacin Cuadro de dilogo Formato de campo Desactivar el ajuste a la retcula al cambiar el tamao/ desplazar un objeto Desagrupar objetos Desbloquear un objeto Desplazar el objeto seleccionado un pxel cada vez Duplicar arrastrando Mostrar/Ocultar guas de ajuste Mover hacia adelante un objeto Mover un objeto al fondo Mover un objeto hacia atrs Restablecer el formato por defecto basado en un objeto Restringir el cambio de tamao a horizontal o vertical Restringir el movimiento a horizontal o vertical Restringir un rectngulo a un cuadrado Restringir un valo a un crculo Ctrl+G Ctrl+cambiar tamao Ctrl+K Ctrl+Y Alt+arrastrar Ctrl+H Alt+Ctrl+Mays+B Ctrl+Mays+K Ctrl+Mays+M Alt+cambiar tamao / Alt+arrastrar Ctrl+Mays+G Ctrl+Mays+H Teclas de direccin Ctrl+arrastrar Ctrl+T Ctrl+Mays+F Ctrl+Mays+Alt+J Ctrl+Mays+J Ctrl+clic Mays+cambiar tamao Mays+arrastrar Ctrl+arrastrar Ctrl+arrastrar Restringir una lnea a incrementos de 45 Rotar un objeto Seleccionar elementos contenidos parcialmente en el marco Seleccionar objetos por tipo Traer al frente un objeto Visualizar el formato de un objeto Volver a definir un campo de una presentacin Volver a ordenar la parte seleccionada Volver a orientar las etiquetas Ctrl+arrastrar Ctrl+Mays+Q Ctrl+arrastrar Ctrl+Mays+A Ctrl+Mays+Alt+F Alt+doble clic Doble clic Mays+arrastrar Ctrl+clic
Alternar la herramienta activa con la herramienta Seleccin Intro (teclado numrico)
Formatear texto (Presentacin y Visualizar)

Alinear texto a la derecha Alinear texto a la izquierda Alinear texto al centro (horizontalmente) Alinear texto completo (justificacin completa) Aumentar tamao de punto siguiente Espacio de no separacin Insertar un carcter de tabulador en texto Reducir tamao de punto siguiente Un punto mayor Un punto menor Ctrl+Mays+R Ctrl+ Mays+L Ctrl+ Alt+Mays+C Ctrl+ Alt+Mays+A Ctrl+. (punto) Ctrl+Barra espaciadora Ctrl+Tab Ctrl+, (coma) Ctrl+Mays+ . (punto) Ctrl+Mays+, (coma)
Seleccionar texto (Presentacin y Visualizar)

Extender seleccin al final de la lnea Extender seleccin al final del texto Extender seleccin al inicio de la lnea Extender seleccin al inicio del texto Extender seleccin al siguiente final de palabra Extender seleccin al siguiente inicio de palabra Mays+Fin Ctrl+Mays+Fin Mays+Inicio Ctrl+Mays+Inicio Ctrl+Mays+B Ctrl+Mays+A
C-2
Mover punto de insercin al final de la lnea Mover punto de insercin al final de la palabra Mover punto de insercin al final del texto Mover punto de insercin al inicio de la lnea Mover punto de insercin al inicio de la palabra Mover punto de insercin al inicio del texto Seleccionar todo el contenido de un rea de texto Seleccionar un prrafo Seleccionar una lnea Seleccionar una palabra
Fin Ctrl+B Ctrl+Fin Inicio Ctrl+A Ctrl+Inicio Cinco clics o Ctrl+A Cuatro clics Triple clic Doble clic
Nuevo registro, presentacin o peticin Pegar sin estilo Reemplazar el contenido del campo actual en todos los registros encontrados. Registro, presentacin o peticin anterior Siguiente registro, presentacin o peticin Subrayar texto u objeto seleccionado
Ctrl+N Ctrl+Mays+V, Ctrl+Mays+Insertar Ctrl+- (guin) Ctrl+C, Mays+Re Pg Ctrl+D, o Mays+Av Pg Ctrl+Mays+U
Trabajar con archivos

Cerrar base de datos Cuadro de dilogo Abrir Cuadro de dilogo Anfitriones (Abrir) Ctrl+W, Ctrl+F4 Ctrl+O Ctrl+Mays+O FileMaker Pro guarda automticamente Ctrl+P Ctrl+Mays+T Ctrl+Q, Alt+F4
Editar
Campo anterior (Visualizar y Buscar) Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Comprobar ortografa de la palabra seleccionada Mays+Tab Tabulador Ctrl+Mays+Y
Guardar Imprimir Imprimir sin el cuadro Imprimir Salir de FileMaker Pro
Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningn Ctrl+Mays+C campo activo Cursiva en texto u objeto seleccionado Duplicar un registro, un objeto de presentacin o una peticin Ctrl+Mays+I Ctrl+D
Intercambiar modos
Ir a modo Buscar Ir a modo Presentacin Ir a modo Vista previa Ir a modo Visualizar Ctrl+F Ctrl+L Ctrl+U Ctrl+B
Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados Ctrl+Mays+P (volver a Redondo) Eliminar registros sin confirmacin Eliminar seleccin/carcter anterior Eliminar seleccin/carcter siguiente Eliminar un registro, una presentacin o una peticin Insertar desde el ndice (Visualizar y Buscar) Insertar desde el ltimo registro (Visualizar y Buscar) Insertar el nombre del usuario actual Insertar fecha actual Insertar hora actual Insertar un campo de fusin (Presentacin) Negrita en texto u objeto seleccionado Ctrl+Mays+E Retroceso Suprimir Ctrl+E Ctrl+I Ctrl+ Ctrl+Mays+N Ctrl+Alt+- (guin) Ctrl+Alt+Mays+- (guin) Ctrl+M Ctrl+Mays+B
Controlar ventanas
Ampliar el documento Desplazarse hacia la izquierda en la ventana del documento Desplazarse por la ventana del documento arriba y abajo Maximizar/Restaurar ventana Mostrar/Ocultar rea de estado Reducir el documento Ventana anterior F3 Ctrl+Re Pg Re Pg o Av Pg Ctrl+Mays+Z Ctrl+Mays+S Mays+F3 Ctrl+Mays+F6 Desplazarse hacia la derecha en la ventana del documento Ctrl+Av Pg
Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente.Ctrl+Mays+
Referencia rpida de FileMaker Pro (Windows)
C-3
Ventana siguiente Ventanas en cascada Ventanas en mosaico horizontal Ventanas en mosaico vertical
Ctrl+F6 Mays+F5 Mays+F4 Mays+F5
Modificar ltima bsqueda Mostrar todos los registros Mover un objeto de la lista en un cuadro de dilogo Omitir mltiples (Visualizar) Omitir registro (Visualizar) Ordenar Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Seleccionar todo Utilizar el men desplegable de presentaciones Utilizar el men desplegable Smbolos de Buscar
Ctrl+R Ctrl+J Ctrl+C o Ctrl+D Ctrl+Mays+M Ctrl+M Ctrl+S Barra espaciadora Ctrl+A F2, despus C o D; por ltimo Intro Alt+B, despus C o D
Acciones diversas
Activar/Desactivar el cuadro de verificacin Omitir en Buscar Alt+O Ayuda Ayuda Qu es esto? Cancelar un cuadro de dilogo Cancelar un guin interrumpido Cuadro de dilogo Definir campos Ejecutar guiones (10 primeros) F1 Mays+F1 Esc Alt+N Ctrl+Mays+D Ctrl+1 ... Ctrl+0 (por nmero)
Area de estado
En modo Visualizar
Escoger una presentacin diferente Hacer clic en una pgina o arrastrar el marcador para desplazarse hacia adelante o hacia atrs por los registros Nmero del registro actual (editable) Nmero de registros del archivo Muestra si los registros estn desordenados, ordenados o semi-ordenados Porcentaje de aumento Aumentar o reducir la ventana Muestra u oculta el rea de estado Herramienta Botones Herramienta Campo Herramienta Parte Paleta Color de relleno Icono Relleno Paleta Color de pluma Icono Pluma Herramientas de presentacin Herramienta Portal Paleta Trama de relleno Paleta Relieve Propiedades de relleno actuales Paleta Trama de pluma Paleta Anchura de lnea Propiedades de lnea actuales Nmero de la peticin actual (editable) Nmero de peticiones existentes Hacer clic para omitir los registros encontrados en la peticin actual Hacer clic para escoger los operadores (como <, > y =) para pegar en una peticin de bsqueda Hacer clic para comenzar la bsqueda
En modo Presentacin
En modo Buscar
Nmero de la presentacin actual (editable)
Apndice D Referencia rpida de FileMaker Pro (Mac OS)

Atajos de teclado y ratn
Trabajar con objetos en presentaciones
Agrupar objetos Ajustar el objeto cuyo tamao se est cambiando Alinear objetos usando la configuracin actual Alternar retculas de objetos 2-G Opcin-cambiar tamao 2-K 2-Y Restringir un rectngulo a un cuadrado Restringir un valo a un crculo Restringir una lnea a incrementos de 45 Rotar un objeto Seleccionar objetos por tipo Traer al frente un objeto Visualizar el formato de un objeto Volver a definir un campo de una presentacin Volver a ordenar la parte seleccionada Volver a orientar las etiquetas Opcin-arrastrar Opcin-arrastrar Opcin-arrastrar Opcin-2-R Opcin-2-A Mays-Opcin-2-F Opcin-doble clic Doble clic Mays-arrastrar 2-clic
Seleccionar elementos contenidos parcialmente en el marco 2-arrastrar
Alternar la herramienta activa con la herramienta Seleccin Intro Arrastrar las partes seleccionadas de una presentacin ms Opcin-arrastrar all de un objeto Bloquear un objeto Cuadro de dilogo Bordes de campo Cuadro de dilogo Deslizamiento/Impresin Cuadro de dilogo Establecer alineacin Cuadro de dilogo Formato de campo Desactivar el ajuste a la retcula al cambiar el tamao/ desplazar un objeto Desagrupar objetos Desbloquear un objeto Desplazar el objeto seleccionado un pxel cada vez Duplicar arrastrando Mostrar/Ocultar guas de ajuste Mover hacia adelante un objeto Mover un objeto al fondo Mover un objeto hacia atrs Restablecer el formato por defecto basado en un objeto Restringir el cambio de tamao a horizontal o vertical Restringir el movimiento a horizontal o vertical 2-H Opcin-2-B Opcin-2-T Mays-2-K Opcin-2-F 2-cambiar tamao/ 2-arrastrar Mays-2-G Mays-2-H Teclas de direccin Opcin-arrastrar 2-T Mays-2-F Mays-2-opcin-J Mays-2-J 2-clic Mays-cambiar tamao Mays-arrastrar
Formatear texto (Presentacin y Visualizar)

Alinear texto a la derecha Alinear texto a la izquierda Alinear texto al centro (horizontalmente) Aumentar tamao de punto siguiente Espacio de no separacin Insertar un carcter de tabulador en texto Justificacin completa Reducir tamao de punto siguiente Un punto mayor Un punto menor Mays-2-R Mays-2-L, Mays-2-C Mays-2- , (coma) Opcin-Barra espaciadora Opcin-Tab Mays-2-A Mays-2-. (punto) Mays-Opcin-2- . (punto) Mays-Opcin-2-, (coma)
Seleccionar texto (Presentacin y Visualizar)

Extender seleccin al final de la lnea Extender seleccin al final del texto Extender seleccin al inicio de la lnea Extender seleccin al inicio del texto Extender seleccin al siguiente final de palabra Mays-2-B Mays-2-D Mays-2-A Mays-2-C Mays-Opcin-B
D-2
Extender seleccin al siguiente inicio de palabra Mover punto de insercin al final de la lnea Mover punto de insercin al final de la palabra Mover punto de insercin al final del texto Mover punto de insercin al inicio de la lnea Mover punto de insercin al inicio de la palabra Mover punto de insercin al inicio del texto Seleccionar todo el contenido de un rea de texto Seleccionar un prrafo Seleccionar una lnea Seleccionar una palabra
Mays-Opcin-A 2-B Opcin-B 2-D 2-A Opcin-A 2-C Cinco clics o 2-A Cuatro clics Triple clic Doble clic
Nuevo registro, presentacin o peticin Pegar sin estilo Reemplazar el contenido del campo actual en todos los registros encontrados. Registro, presentacin o peticin anterior Siguiente registro, presentacin o peticin Sombra en texto u objeto seleccionado Subrayar el texto u objeto seleccionado Superndice en texto u objeto seleccionado
2-N Opcin-2-V Opcin-2- - (guin) Control-C Ctrl-D Mays-2-S Mays-2-U Mays-2-+
Trabajar con archivos

Cerrar la base de datos 2-W 2-O Opcin-2-O FileMaker Pro guarda automticamente 2-P Opcin-2-P 2-Q Cuadro de dilogo Abrir Cuadro de dilogo Red (Abrir) Guardar Imprimir Imprimir sin el cuadro Imprimir Salir de FileMaker Pro
Editar
Campo anterior (Visualizar y Buscar) Campo siguiente (Visualizar y Buscar) Comprobar ortografa de la palabra seleccionada Contorno en texto u objeto seleccionado Copiar los datos encontrados (Visualizar) si no hay ningn campo activo Cursiva en texto u objeto seleccionado Eliminar el estilo de las palabras u objetos seleccionados (volver a Redondo) Eliminar seleccin/carcter anterior Eliminar seleccin/carcter siguiente Eliminar un registro, una presentacin o una peticin Insertar desde el ultimo registro y saltar al campo siguiente. Insertar desde el ndice (Visualizar y Buscar) Insertar desde el ltimo registro (Visualizar y Buscar) Insertar el nombre del usuario actual Insertar la fecha actual Insertar la hora actual Insertar un campo de fusin (Presentacin) Negrita en texto u objeto seleccionado Mays-Tab Tabulador Mays-2-Y Mays-2-O Opcin-2-C Mays-2-I Mays-2-P Retroceso Suprimir 2-E Mays-2- (apstrofe) 2-I 2- Mays-2-N 2- - (guin) 2-, (coma) 2-M Mays-2-B
Duplicar un registro, un objeto de presentacin o una peticin 2-D
Controlar ventanas
Desplazarse por la ventana del documento hacia abajo Desplazarse por la ventana del documento hacia arriba Mostrar/Ocultar rea de estado Alternar entre tamao completo y el tamao anterior en modo Presentacin pgina abajo pgina arriba Opcin-2-S Mays-2-Z
Intercambiar modos
Ir a modo Visualizar Ir a modo Buscar Ir a modo Presentacin Ir a modo Vista previa. 2-B 2-F 2-L 2-U
Referencia rpida de FileMaker Pro (Mac OS)
D-3
Acciones diversas
Activar/Desactivar el cuadro de verificacin Omitir en Buscar Ayuda Cancelar un cuadro de dilogo Cancelar una operacin Cuadro de dilogo Definir campos Ejecutar guiones (10 primeros) Eliminar un registro sin cuadro de dilogo Eliminar un registro, una presentacin o una peticin 2-M 2-? Esc 2-- (punto) Mays-2-D 2-1 ... 2-0 (por nmero) Opcin-2-E 2-E
Modificar ltima bsqueda Mostrar todos los registros Nuevo registro, presentacin o peticin Omitir mltiples (Visualizar) Omitir registro (Visualizar) Ordenar Reproducir o grabar sonido de un campo de sonido Seleccionar todo
2-R 2-J 2-N Mays-2-M 2-M 2-S Barra espaciadora 2-A
Area de estado
En modo Visualizar
Escoger una presentacin diferente Hacer clic en una pgina o arrastrar el marcador para desplazarse hacia adelante o hacia atrs por los registros Nmero del registro actual (editable) Nmero de registros del archivo Muestra si los registros estn desordenados, ordenados o semi-ordenados Herramientas de presentacin Herramienta Botones Herramienta Campo Herramienta Parte Paleta Color de relleno Icono Relleno Herramienta Portal Paleta Trama de relleno Paleta Relieve Propiedades de relleno actuales Paleta Trama de pluma Paleta Anchura de lnea Propiedades de lnea actuales Nmero de la presentacin actual (editable)
En modo Presentacin
En modo Buscar
Nmero de la peticin actual (editable) Nmero de peticiones existentes Hacer clic para omitir los registros encontrados en la peticin actual Hacer clic para escoger los operadores (como <, > y =) para pegar en una peticin de bsqueda Hacer clic para comenzar la bsqueda
Porcentaje de aumento Aumenta o reduce la ventana
Paleta Color de pluma Icono Pluma Muestra u oculta el rea de estado
ndice
Internet, proveedor de servicios. Consulte ISP || 7-12 11-4 5-4, 11-3 3-5, 11-4 3-5, 11-4 seleccionar 9-1, 9-4 Web 14-5, 14-6, 14-10 Acciones. Consulte Guiones Activar plug-ins 15-3, A-4 Active X Automation 10-1 Actual campo 2-7 fecha formato 6-26 insertar en presentaciones 7-12 pegar en campos 2-11 hora formato 6-26 insertar en presentaciones 7-12 pegar en campos 2-11 nombre de usuario insertar en presentaciones 7-12 pegar en campos 2-11 registro 2-3 Actual, archivo. Consulte Archivos; Maestro, archivo Actualizacin, importacin 12-3 Actualizaciones actualizar campo de destino 8-2 actualizar campo de origen 8-2 cambiar 8-15 campo de destino como campo coincidente 8-6 definir 8-6, 8-14 definir relaciones 8-11 detener o interrumpir 8-15 poner al da 8-15 y acceso a datos relacionados desde un tercer archivo 8-16 y bases de datos relacionales 8-1 Actualizar archivos. Consulte Convertir Actualizar registros. Consulte Importar Agenda, icono modo Buscar 3-7 modo Vista previa 4-4 Presentacin, modo 6-8 Visualizar, modo 2-1, 2-4 Agregacin, funciones 11-8 Agrupar, objetos 7-19 Ajustes Consulte tambin Preferencias Web Companion 14-8 Alinear objetos 7-20, 7-21 tabulador 7-14 texto 7-14 Almacenados, resultados 5-12 Ampliar/reducir, controles 2-1 Aadir Consulte Definir; Insertar; Colocar barras de desplazamiento a campos 7-2 campos 5-3 comentarios en guiones 10-10 elementos al men Guiones 10-6, 10-11 grficos a presentaciones 7-15 objetos a presentaciones 6-31, 7-15 partes de presentaciones 6-29 registros 2-5 registros relacionados 2-5, 8-12
Smbolos
! 3-7 5-4, 11-3 > = 3-5, 11-4 " 5-4 " " 3-3, 11-2, 11-4, 11-13 ## 7-12 & 5-4, 11-4 ( 5-4 ) 5-4 * 3-3, 3-7, 5-4, 11-3 + 5-4, 11-3 , 5-4 ... 3-5 / 5-4, 11-3 // 3-4, 6-26, 7-12 : 5-4 :: 5-4, 6-27, 7-12 ; 5-4 < 3-5, 5-4, 11-4 < > 11-3 < > 11-3 <= 3-5, 11-4 = 3-4, 3-7, 5-4, 11-3 == 3-4 > 3-5, 5-4, 11-3 > = 11-4 ? 3-5, 6-25 @ 3-3 @@ 7-12 ^ 11-3 _ 5-4, 13-5
A
Abandonar FileMaker Pro 1-9 Abrir archivos 1-7, 13-4 Ayuda de FileMaker Pro xiii URL 10-10 Abrir FileMaker Pro 1-7 Acceder a datos desde un tercer archivo 8-15 Acceso a datos desde un tercer archivo 8-16 Acceso a datos locales, de Companion 15-2 Acceso a datos remotos, de Companion 15-2 Acceso a datos, de Companion 15-2 activar 15-3 Acceso, privilegios archivos relacionados funcionamiento 8-5, 9-3 planificar 8-10 asociar contraseas a grupos 9-4 bloquear registros 13-2 cambiar 9-3, 9-6 campos 9-4, 9-6 contraseas 9-1, 9-6 descripcin 9-1 grupos 9-1, 9-4 presentaciones 9-4, 9-6
I-2
texto a presentaciones 7-11 Anchas, presentaciones imprimir 4-2 AND, bsquedas 3-6 en campos coincidentes 8-6 AND, operador 11-4 Anfitrin abrir archivos 13-4 cerrar archivos 13-5 descripcin 13-1 enviar mensajes a invitados 13-4 FileMaker Pro Server 13-6 guardar archivos 13-2, 13-5 realizar tareas 13-2 System 7, compartir archivos 13-2 Animacin 2-13 Ao 2000 ao de validacin 5-11 ao, validacin 2-8 buscar aos 3-4 convertir archivos 1-7 definir campos de fecha 5-5 importar archivos 12-2 ordenar fechas 3-10 y funciones de fecha 11-7 Apilar objetos 7-20 Aplicacin cliente, ODBC 15-2 Aplicacin, preferencias A-1 aplicaciones CGI 14-2 Apple Events 10-1, 10-10 AppleScript 10-1, 10-10 Archivo de destino, importar 12-2 Archivo fuente, importar 12-2 Archivo, de la actividad en la Web 14-9
Archivos Consulte tambin Intercambiar archivos; Formatos de archivo; Relacionados, archivos abrir 1-7 multiplataforma 12-1 actualizacin 8-6 actualizar a versin actual 1-7 cerrar 1-8 clonar 1-8 compartidos cerrar 13-5 descripcin 13-1 en la Web 14-1, 14-6, 14-11 ocultar 13-4 preferencias A-5 privilegios de acceso 9-1 requisitos 13-1 convertir 1-7 copiar 1-8 crear 5-2 descripcin 1-1 duplicar nombres de archivo 8-11 exportar 12-7 guardar 1-8 importar 12-2 internacionales 1-7 multiusuario 13-4 ocultar 13-4 planificar 5-1 plantillas crear archivos 5-2 descripcin 5-2 visualizar A-2 privilegios de acceso 9-1 proteger 9-1 relacionados 8-1, 8-2 uniones 8-16
Archivos maestros. Consulte Maestro, archivo Archivos remotos, compartir Web 14-5, 14-10 Area de estado Buscar, modo C-3 mostrar/ocultar A-6 Presentacin, modo C-3 Visualizar, modo C-3 Area de impresin objetos exteriores 7-24 visualizar 4-3, 7-24 Arranque guiones descripcin 10-2 ejecutar A-6 opciones 10-2 Arrastrar y dejar activar para texto A-2 campos en presentaciones 6-18 desactivar 2-10 descripcin 2-10 objetos 6-15 Asignar nombres campos 5-5, 5-13 guiones 10-5 listas de valores 7-3 presentaciones 6-9 relaciones 8-11 Aspecto estilos Web 14-12 temas de presentacin 6-6 Atajos de teclado guiones 10-13 mostrar A-2 para Mac OS D-1 para Windows C-1 Atencin al cliente xi Atributos prrafo 7-14
pluma 7-16 relleno 7-16 tabulador 7-14 texto 6-24, 7-13 Autointroducir 5-10 Automtica, retcula. Consulte Retculas de objetos 7-23 Automatizar tareas. Consulte Guiones Autouniones descripcin 8-5 para resumir datos en portales 8-14 AVI, formato 2-13 Ayuda de FileMaker Pro xi para bases de datos en navegador 14-7, 14-16
B
Barras de herramientas, descripcin 1-5 Base de datos de seguridad en Web 14-6, 14-10 Base de datos, sistema 1-1 Bases de datos descripcin 1-1 planificar 5-1 publicar en la Web 14-1 Bases de datos relacionales. Consulte Relacionales, bases de datos Bases de datos, archivos. Consulte Archivos Bases de datos, bloqueos. Consulte Acceso, privilegios BASIC, formato 12-2 Bateras, preferencias para guardar A-3 Bloquear herramientas 7-16
ndice
I-3
objetos 6-17 registros compartidos 13-2 Bloquear registros 13-2 Booleanas, expresiones 11-3 Booleanos, nmeros buscar 3-4 descripcin 3-4 formato 6-25 Bordes 7-16 botn 7-19 campo 7-1 Botn no imprimible 7-27 Botn secundario, mens. Consulte Contextuales, mens 1-6 Botones bordes 7-19 cambiar aspecto 7-16 copiar y eliminar 10-14 definir 10-13 descripcin 10-13 ejecutar guiones 10-2, 10-13 mostrar 10-14 no imprimibles 10-14 Botones de comando. Consulte Botones BrioQuery 15-2 Buscar Consulte Bsqueda, peticiones afinar bsquedas 3-6 aadir nueva peticin 3-6 campos vacos 3-7 descripcin 3-1 duplicar valores 3-7 excluyendo registros 3-7 fecha de hoy 3-4 fechas 3-4 fechas y horas no vlidas 3-5 grficos 3-2
horas 3-4 mltiples criterios 3-6 nmeros 3-4 nmeros booleanos 3-4 operadores 3-2, 3-7 orden de peticiones 3-8 rangos 3-5 reg. con campos relacionados 3-5 registro registros 3-1 registros duplicados 10-15 registros en la Web 14-13, 14-17 smbolos 3-3 temas en la Ayuda de FileMaker Pro xiii texto 3-4 texto parcial o variable 3-2 todos los registros 3-2 valores exactos 3-4 Buscar, modo 1-4, 3-1 Buscar, pgina Web configurar 14-11 escoger presentaciones para 14-14 visualizar en navegador 14-17 Bsqueda, peticin definir 3-1 Hallar Consulte Buscar Bsqueda, peticiones aadir nueva 3-6 descripcin 3-1 editar 3-6 eliminar 3-6 en campos sumario 3-2, 3-7 en operadores 3-7 mezclar buscar y omitir 3-8 mltiples 3-6, 3-7 operadores 3-2
orden 3-8 repetir 3-6, 3-8 restablecer 3-7
C
Cabeceras descripcin 6-28 iniciales 6-28 mostrar en vista tabla 6-11 presentacin de sobres 6-8 Cach, definir tamao A-3 Cadenas de texto. Consulte texto literal Clculo Consulte Clculo, campos campos relacionados resumir datos 8-14 formato 6-25 frmulas en campos coincidentes 8-6 funciones 11-5 importar 12-2 Clculo, campos cambiar 5-13 definir 5-6 descripcin 5-4 desplazarse 2-8 frmulas 5-6, 11-1 funciones 11-5 importar 12-2 resultados almacenados 5-12 resultados sin almacenar 5-12 Clculos campos relacionados referencias a campos 5-6 Cambiar consulte tambin Editar campos de clculo 5-13 campos relacionados 6-19 contraseas 9-3 definiciones de campos 5-13
Desplegables, mens 2-10 frmulas 5-13 guiones 10-11 nmeros de serie 2-11 orden de apilamiento 7-20 partes de presentaciones 6-29, 6-33, 6-34 portales 6-22 preferencias A-1 presentaciones 6-8 privilegios de acceso 9-3 relaciones 8-13 trminos del diccionario 2-16 unidades 7-14 Cambiar nombre de presentaciones 6-9 Cambiar tamao objetos 6-16, 7-21 partes de presentaciones 6-34 Cambio de serializacin de registros 2-11 Campo actual 2-7 Campo, definiciones copiar 1-8 descripcin 1-2 Campo, herramienta 6-18 Campo, nombres 5-4 Campo, valores descripcin 1-2 Campos Consulte tambin Clculo, campos; Contenedor, campos; Fecha, campos; Globales, campos; Coincidentes, campos; Numricos, campos; Relacionados, campos; Sumario, campos; Texto; Hora, campos abrir URL 2-8
I-4
actualizaciones definir 8-6 poner al da 8-15 aadir a presentaciones 6-17, A-2 asignar nombres 5-5 barras de desplazamiento 7-2 bordes 7-1 buscar vacos 3-7 cambiar aspecto 7-16 clculos 5-13 definiciones 5-13 frmulas 5-13 nombres 5-13 opciones de entrada 5-13 tipo de ordenacin 3-9 tipos 5-13 colocar 6-15, 7-21 colocar en presentaciones 6-17 copiar del registro anterior 2-9 entre archivos 6-15 entre campos 2-9 definir 5-3 descripcin 1-2 desplazar entre archivos 6-15 duplicar definiciones 5-13 editar 5-13 editar elemento 2-10 eliminar 5-14, 9-6 de presentaciones 6-19 eliminar de presentaciones 6-19 entrada de texto mxima 2-7 escribir 2-7 formato 6-23, 7-1 barras de desplazamiento 7-2 fusin 6-19 identificar registros 10-15
indexar 5-12 lmites, mostrar/ocultar 7-19 listas de valores 7-3 mostrar 1-3 opciones 5-5 opciones de entrada 5-10 opciones de validacin 5-11 orden de tabulacin 7-9 ordenar de nuevo definiciones 5-13 otros elementos 2-10 pegar 2-11 planificar 5-1 privilegios de acceso 9-4, 9-6 repetir descripcin 5-12 formato 7-8 orden de tabulacin 7-10 ordenacin 3-10 resultados almacenados 5-12 resultados sin almacenar 5-12 rotar 7-20 seleccionar 6-14, 7-8 tipos 5-4 trama 7-2 valores 1-2 valores personalizados 7-4 visualizar 6-1 visualizar en la Web 14-14 Campos globales archivos compartidos 13-2 Campos, definiciones cambiar 5-13 campos relacionados 5-13 duplicar 5-13 imprimir 4-5 ordenar de nuevo 5-13 Campos, derechos. Consulte Acceso, privilegios
Campos, nombres al importar desde Excel 12-4, 12-6 en cabeceras de tabla 6-11 Campos, tipos cambiar 5-13 de campos coincidentes 8-6 descripcin 5-4 importar tipos de campo 12-7 orden de clasificacin 3-10 Caracteres, eliminar 2-15 Cerrar archivos 1-8, 13-5 Cerrar FileMaker Pro 1-9 CGM, formato 2-13 Cientfica, notacin en campos numricos 6-25 Cierre guiones 10-2, A-6 opciones 10-2 Circulares, botones Consulte valores, listas escoger 2-10 visualizar valores de campo 7-7 ClarisWorks, formato 12-2 Clave, campos. Consulte Coincidentes, campos Clientes. Consulte Invitados Clones 1-8 Coincidentes, campos Consulte tambin Campos actualizar 12-3 caracteres no alfanumricos 8-6 descripcin 8-2 en actualizacin de importacin 12-3 frmulas de clculo 8-6 indexar 8-6 mltiples valores 8-6 planificar 8-6
tipos de campos 8-6 Colocar campos 6-15, 6-17, 7-21 campos de fusin 6-19 grficos 6-15, 7-21 objetos 6-15, 7-21 Color en vistas Web 14-12 paleta 7-16 pluma 7-16 relleno 7-16 temas de presentacin 6-6 texto 7-14 Columnas cambiar tamao 7-24 configuracin 6-10 en hojas de clculo de Excel 12-4, 12-6 en tablas 2-2, 6-11 en tablas ODBC 15-2, 15-9 imprimir 4-2 imprimir registros 6-9 saltos de pgina 6-33 Columnas, Lista/informe en Consulte Presentaciones descripcin 6-3 Columnas, presentacin de Lista/ informe en columnas informes con datos agrupados 6-6 Comandos. Consulte Guiones, pasos Comentarios en guiones 10-10 Comillas en bsquedas 3-3 Comillas redondas A-6 Comodines de bsqueda 3-3 Comparacin, operadores 11-3 Compartidos, archivos abandonar FileMaker Pro 13-5 abrir 13-5
ndice
I-5
anfitrin 13-1 cerrar 13-5 descripcin 13-1 en grupos de trabajo 14-3, 14-8 limitaciones 13-1 en la Web 14-1, 14-11 privilegios de acceso 14-5, 14-10 guardar 13-2, 13-5 icono de doble flecha 13-3 icono de taza de caf 13-3 invitados 13-1 privilegios de acceso 9-1 relacionados 13-3 salir de FileMaker Pro 13-5 System 7, compartir archivos 13-2 Compartir informacin. Consulte Intercambiar archivos Complejos, campos clave 8-6 Comprimidas, copias de archivos 1-8 Conectar archivos. Consulte OLE, objetos; Relacionales, bases de datos Confidencial, informacin. Consulte Acceso, privilegios Configuracin alineacin 7-20 orden de tabulacin 7-9 Constantes 11-2 Consulta SQL 15-2 Contabilidad. Consulte Acceso, privilegios Contenedor, campos Consulte tambin Campos buscar 3-2 comparar contenidos 11-6 descripcin 2-12, 5-4 eliminar 2-15
en la Web 14-4 exportar 12-8 formato 6-27 importar 12-2 insertar grficos, pelculas y sonidos 2-12 Contextuales, mens 1-6 Continuos, sumarios 6-29 Contraseas Administracin de Web 14-10 administracin de Web 14-5 archivos relacionados archivo maestro 8-5 funcionamiento 9-3 planificar 8-10 asociar a grupos 9-4 automticas A-6 cambiar 9-3 definir 9-1 eliminar 9-3 en blanco 9-1, 9-3 frente a grupos 9-6 limitar actividades 9-6 maestras 9-1 maysculas/minsculas 9-1 ninguna contrasea 9-1 por defecto 9-1, 9-3, A-6 privilegios de acceso 9-1, 9-6 Controladores ODBC 15-2 Convertir archivos 1-7 archivos de otras aplicaciones 12-6 nombres de campos al importar 12-6 Copiar archivos 1-8 botones 6-14 campos del registro anterior 2-9 entre archivos 6-15, 12-1
entre campos 12-2 conjunto encontrado 2-9 definiciones de campo 1-8 frente a importar y exportar 12-1 grficos, pelculas y sonidos 2-9 guiones 1-8, 10-11 listas de valores 7-5 objetos 6-14 objetos OLE 13-3 presentaciones 6-9 registros 2-5, 2-9 registros relacionados 2-5, 2-9 texto 2-15 texto usando Arrastrar y dejar A-2 valores 2-9 Correo, combinar mediante ODBC 15-2 Correo, enviar 10-10 Correo, etiquetas 6-5 Correo, fusin utilizar campos de fusin 6-19 Cortar objetos 6-14 texto 2-15 Crear. Consulte Aadir; Definir Crystal Reports 15-2 Cuadro editar 2-10 Cuadros Consulte Valores, listas escoger 2-10 Cuadros de verificacin visualizar valores de campo 7-7 Cuerpo 6-28 paleta cambiar tamao de objetos 6-16, 7-21
colocar objetos 7-21 descripcin 7-21
D
Datos de otros archivos 8-1 descripcin 1-1 guardar automticamente A-3 introducir automticamente 2-5, 5-10 ODBC 15-1 relaciones 8-11 visualizar como formularios, listas o tablas 2-2 Datos, entrada 5-105-13 exportar 12-1 importar 12-1 orden de tabulacin 7-9 privilegios de acceso 9-1 Datos, tipos Consulte tambin Campos, tipos en campos globales 5-9 resultados de clculo 11-2 y resultados de clculos 5-7 dBASE, formato 12-2 DBF, formato 12-2, 12-8 DBMS 15-1 DDE Consulte OLE, objetos guiones 10-10 Decimales, nmeros 6-25 Decimales, tabuladores 7-14 Definir Consulte Colocar Consulte tambin Aadir actualizaciones 8-6 bases de datos relacionales 8-10 campos 5-3 campos de clculo 5-6
I-6
campos globales 5-9 campos sumario 5-7 contraseas 9-1 guiones 10-5 listas de valores 7-3 portales 6-22 registros relacionados 2-5 relaciones 8-11 Delante. Consulte interlineado personalizado Derechos. Consulte Acceso, privilegios Desagrupar objetos 7-19 Deslizados, objetos configurar 7-26 partes 7-25 visualizar 7-26 Deslizamiento, objetos visualizar 7-27 Desordenar registros 3-10 Desplazamiento, barras aadir a campos 7-2 en portales 6-22 Desplazar campos entre archivos 6-15 etiquetas de partes 6-31 objetos en presentaciones 6-15, 7-21 entre aplicaciones 6-14 entre presentaciones 6-14 Desplazarse a campos de clculo 2-8 a campos sumario 2-8 pelculas 2-13 registro a registro 2-4 Desplegables, listas Consulte valores, listas Desplegables, listas editar 2-10 escoger 2-10
mostrar/ocultar 2-10 visualizar valores de campo 7-7 Desplegables, listas y mens Desplegables, mens Consulte valores, listas Desplegables, mens editar 2-10 escoger 2-10 presentacin 6-8 visualizar valores de campo 7-7 Desplegables, mens, en lugar de pestaas, en cuadros de dilogo xii Desviacin tpica de campos sumario 5-8 Detalladas, tablas. Consulte Relacionados, archivos Detener Consulte tambin Cerrar actualizaciones 8-15 guiones 10-2 Diagramas, con datos de FileMaker Pro 15-2 Diccionarios aadir palabras 2-17 de usuario aadir palabras 2-17 descripcin 2-16 principal 2-16 usuario descripcin 2-16 Diccionarios, de usuario. Consulte diccionarios DIF, formato 12-2 Direccin IP 14-2 definicin 14-2 escribir en navegador 14-3 especificar nmeros de puerto 14-11
limitar 14-3, 14-8, 14-10 Disear bases de datos crear presentaciones 6-1 planificar 5-1 relacionales 8-8 Diseo, funciones 11-13 Disposicin, barra de herramientas 1-6 Dividir campos repetidos 12-8 Documento, preferencias A-5 DRW, formato 2-13 Duplicados, buscar registros con guiones 10-15 Duplicar archivos de bases de datos 8-11 Duplicar. Consulte Copiar
E
Editar lista valores 2-10 objetos con rapidez 1-6 peticiones de bsqueda 3-6 texto 2-15 Editar. Consulte tambin Cambiar Editar elemento 2-10 Editar elementos 7-7 Edition, formato 12-2 Ejecutar guiones 10-2 al abrir 10-2, A-6 al cerrar 10-2, A-6 descripcin 10-1 procedimientos 10-2 Elementos. Consulte Objetos Eliminar campos 5-14, 9-6 de presentaciones 6-19 caracteres 2-15 contraseas 9-3 datos 2-7, 5-14
elementos del men Guiones 10-11 grficos 2-15 grupos 9-6 guiones 10-11 listas de valores 7-5 objetos 6-15 partes de presentaciones 6-34 pasos de guiones 10-5 pelculas 2-15 peticiones de bsqueda 3-6 portales 6-22 presentaciones 6-9 registros 3-9 registros importados 12-6 registros maestros 2-6, 8-12 registros relacionados 2-6, 8-12 sonidos 2-15 trminos del diccionario 2-16 texto 2-15 En blanco contraseas 9-1, 9-3 En blanco, presentacin Consulte Presentaciones descripcin 6-5 Encontrado, conjunto cambiar por conjunto omitido 3-8 copiar 2-9 descripcin 2-1, 3-1 eliminar 12-6 importar datos 12-6 Encontrar. Consulte Bsqueda Encriptacin. Consulte Acceso, privilegios Enlace e incrustacin de objetos (Object Linking and Embedding). Consulte OLE, objetos Enlaces, entre bases de datos. Consulte Relaciones
ndice
I-7
Entrada, opciones cambiar 5-13 orden de tabulacin 7-9 Enviar correo 10-10 Enviar mensajes 13-4 Error, visualizar mensajes en guiones 10-7 Escribir en campos 2-7 Espacios vacos, cerrar. Consulte Objetos deslizados Espacios vacos, suprimir 7-25 Estado, rea modo Buscar 3-7 modo Presentacin 6-13 mostrar/ocultar 2-1, 6-13 Visualizar, modo 2-1 Estado, funciones descripcin 11-11 Estndar, barra de herramientas 1-5 Estndar, presentacin de formulario Consulte Presentaciones descripcin 6-3 Estilos Web 14-12 Estilos, en vistas Web 14-12 Estricto, tipo de datos 5-11 Etiquetas campo 6-18, 7-11 Consulte Etiquetas, presentacinEtiquetas aaa] imprimir 4-3 imprimirg 6-7 mrgenes 7-23 tamaos 6-5 Etiquetas, presentacin Consulte Presentaciones ajustar pgina 6-7 descripcin 6-5 estndar, tamaos 6-5
imprimir 6-7 personalizar 6-8 Examinar registros en la Web 14-16 Excel convertir 12-6 formato 12-2 importar 12-4, 15-2 Explorar. Consulte Buscar Exportar Consulte tambin Intercambiar archivos abrir archivos exportados 12-8 archivos compartidos 12-1 campos repetidos 12-8 datos de subsumario 12-9 datos de sumario general 12-8, 12-9 descripcin 12-1 diccionarios 2-16 formato 12-8 formato archivo 12-2 frente a copiar y pegar 12-1 informes con datos agrupados 12-9 orden de campos 12-8 privilegios de acceso 9-1 registros relacionados 12-8 requisitos 12-8 Expresiones booleanas 11-3 descripcin 11-2 Externas, funciones 11-14 para publicacin en Web 11-14 Externos, archivos Consulte Intercambiar archivos; Exportar Externos, guiones 10-2
Fecha 2-7 Consulte tambin Fechas; Campos buscar la de hoy 3-4 campos 5-4 funciones 11-7 smbolo, formato 6-26 Fecha, campos c1Fechas aos de 4 dgitos 5-11 descripcin 5-4 escribir valores 2-7 Fechas actual formato 6-26 pegar en campos 2-11 buscar 3-4 Consulte Fecha escribir 2-7 formato 6-25 insertar en presentaciones 7-12 introducir datos 2-7 no vlidas 3-5 validar 5-11 Fechas, campos aos de 4 dgitos 1-7 Filas al importar desde Excel 12-4 en portales 6-22 Filas, en tablas ODBC 15-2 FileMaker Pro atencin al cliente xi como aplicacin cliente ODBC 15-515-14 como origen de datos ODBC 15-215-4 documentacin, informacin xi formato archivo 12-2 formato de archivo
F
False 6-25, 11-3
registrar xi FileMaker Pro, Ayuda Ayuda Qu es esto? (Windows) xvi Ayuda de globos (Mac OS) xvi utilizar xiii FileMaker Pro Server 13-1, 13-6 Financieras, funciones 11-10 Fondo, color 7-16 Formato barras de desplazamiento 7-2 clculo 6-25 campos por defecto 6-24 texto 7-13 campos de fusin 6-20 campos repetidos 7-8 exportar datos 12-8 fechas 6-25 grficos 6-27 horas 6-26 importar datos 12-1 interlineado personalizado 7-14 prrafos 7-13 tablas 6-11 texto 6-24, 7-13, 7-14 Formato de texto, barra de herramientas 1-6 Formatos internacionales 1-7 por defecto 6-24 visualizacin 6-24 Formatos de archivo campos repetidos 12-8 descripcin 12-1 grficos 2-13 PICT de Macintosh A-6 requisitos 12-8
I-8
Formulario, Vista Web configurar 14-11 visualizar en navegador 14-16 Formularios Consulte Presentaciones presentacin de formulario Estndar 6-3 visualizar registros 2-2 Formularios de cartas 6-19 Frmulas cambiar 5-13 campos de clculo 5-6 constantes 11-2 descripcin 11-1 expresiones 11-2 funciones 11-5 operadores 11-3 referencias de campo 11-2 resultados 11-2 sintaxis 11-1 FP5, extensin de nombre de archivo 1-7 Fraccin del total de campos sumario 5-8 Fuente, men personalizar 7-14 Fuentes escoger 7-13 exportar 12-7 regla de texto 7-14 Funciones descripcin 11-5 parmetros 11-5 Web Companion 11-14 Funciones de estado usar en guiones 10-6 Funciones externas 11-14 para publicacin en Web 14-9 Funciones numricas 11-7 Fusin, campos colocar 6-19
descripcin 6-19, 7-26 formato 6-20
G
Generales, sumarios descripcin 6-29 exportar 12-9 Generales, totales Generar presentaciones, en la Web 14-13 Globales, campos Consulte tambin Campos definir 5-9 descripcin 5-4, 5-9 ejemplos 10-15 importar 12-2 Glosario, en la Ayuda de FileMaker Pro xii Glosario, en la documentacin de FileMaker Pro xiii Grabado, efectos de objetos 7-17 Grabar guiones 10-5 sonidos 2-14 Grficos aadir a presentaciones 7-18 buscar 3-2 colocar 6-15, 7-21 comparar 11-6 copiar 2-9 eliminar 2-15 en la Web 14-4 formatos de archivo 2-13 guardar en formato PICT de Macintosh A-6 insertar en campos 2-13 mtodos de almacenar 2-13 objetos aadir a presentaciones 7-15, 7-18 pegar 2-14
reglas descripcin 7-22 mostrar/ocultar 7-22 rotar 7-20 Grupos asociar a contraseas 9-4 cambiar 9-6 contraseas maestras 9-5 definir 9-4 ejemplos 9-5 eliminar 9-6 frente a contraseas 9-6 incrustados 7-19 limitar acceso 9-1 privilegios de acceso 9-1, 9-4 Grupos de trabajo, compartir archivos 14-3, 14-8 Guardar archivos 1-8 archivos compartidos 13-2, 13-5 configurar preferencias A-3 datos automticamente 1-8, A-3 Guas de ajuste ajustar 7-22 descripcin 7-22 mostrar/ocultar 7-22 Guas. Consulte Retculas de objetos; Regla, lneas; Guas de ajuste Guiones aadir comentarios 10-10 elementos de men 10-6, 10-11 observaciones 10-10 asignar nombres 10-5 atajos de teclado 10-13 automatizar reactualizaciones 10-9 botones 10-13
bucles 10-7 cambiar 10-11 comandos 10-6 configuracin almacenar 10-4 conservar 10-11 reemplazar 10-11 restaurar 10-4 configurar preferencias A-6 contraseas 9-2 copiar 1-8, 10-11 DDE 10-10 de arranque 10-2, A-6 de cierre 10-2, A-6 definir 10-5 descripcin 10-2 detener 10-2 disear 10-3 duplicar 10-11 ejecutar 10-1, 10-2 ejemplos 10-15 eliminar 10-11 eliminar elementos de men 10-11 externos 10-2 importar 10-12 imprimir 4-4, 4-5 interrumpir ejemplo 10-1 marcar nmeros de telfono 10-10, A-3 modificar 10-11 ordenar de nuevo en el men Guiones 10-13 para importar ODBC 15-14 pausas 10-2 aadir a guiones 10-6 descripcin 10-2 planificar 10-3 probar 10-4 publicacin en la Web al instante 10-1
ndice
I-9
reanudar 10-2 subguiones aadir a guiones 10-5 cambiar 10-11 descripcin 10-2 visualizar mensajes de error 10-7 Guiones, especificaciones. Consulte Guiones, configuracin Guiones, men aadir elementos 10-6, 10-11 eliminar elementos 10-11 ordenar de nuevo elementos 10-13 Guiones, pasos aadir 10-5 campos relacionados 10-6 cursiva 10-11 descripcin 10-6 eliminar 10-5 objetos OLE 10-8 opciones 10-5, 10-6 ordenar de nuevo 10-5, 10-11
H
Herramienta Texto 7-11 Herramientas bloquear 7-16 descripcin 6-13 funcionamiento 7-16 intercambiar 7-16 paleta de herramientas herramienta Campo 6-18 herramienta Lneas 7-15 herramienta Ovalo 7-15 herramienta Portal 6-22 herramienta Rectngulo 7-15 herramienta Rectngulo redondeado 7-15
herramienta Texto 7-11 Seleccin, herramienta 6-13 Herramientas, barra de herramientas 1-6 Herramientas, informacin 1-5 Hipertexto, lenguaje de marcas. Consulte HTML Hojas de clculo convertir 12-6 importar 12-4 Hojas en cascada 14-2, 14-13 Hora consulte tambin Hora, campos actual 2-11 buscar 3-4 formato 6-26 funciones 11-8 insertar en presentaciones 7-12 no vlida 3-5 smbolo, formato 6-27 Hora, campos Consulte tambin Campos; Hora descripcin 5-4 escribir valores 2-7 introducir datos 2-7 Hospedar base de datos en la Web 14-1, 14-6 FileMaker Pro Server 13-1 Hoy, buscar fecha 3-4 HTML, archivos descripcin 14-1 HTML, formato de tabla 12-2 HTTP, comandos 14-10
I
Icono de doble flecha 13-3
Icono de taza de caf 13-3 Identificacin, campos 10-15 Imgenes, campos Consulte tambin Contenedor, campos Imgenes. Consulte Grficos; OLE, objetos Importar a archivos existentes 12-4 Consulte tambin Intercambiar archivos; Exportar; Insertar actualizar registros existentes 12-3, 12-4, 12-6 aadir nuevos registros 12-2, 12-4 archivo de destino 12-2 archivo fuente 12-2 archivos compartidos 12-1 campos repetidos 12-6 cancelar 12-6 conjunto encontrado 12-6 consideraciones multiplataforma 12-1 datos ODBC 15-515-14 de ms de una tabla 15-9, 15-12 descripcin 12-1 diccionarios 2-16 excepciones, campos 12-2 formatos de archivo admitidos 12-1 frente a copiar y pegar 12-1 guiones 10-12 hojas de clculo de Excel 12-4 opciones 12-2 orden de campos 12-5 orden de datos 12-2 orden de registros 12-2 presentaciones 6-9 reemplazar datos 12-2, 12-4 registros relacionados 12-2 requisitos 12-8
tipos de campo 12-7 validar datos 12-6 Impresora, seleccionar 4-2 Imprimir rea de impresin 4-3, 7-24 campos de fusin 6-20 configuracin 4-2, 4-5 definiciones de campos 4-5, 7-24 definiciones de guiones 4-4, 7-24 etiquetas 4-3 configuracin 6-7 consejos 6-7 formularios 4-4, 7-24 guiones 4-5 informes 4-4 informes con datos agrupados 4-3 mrgenes fijos 7-23 objetos no imprimibles 7-27 orientacin de pgina 4-2, 4-4 orientacin pgina 4-5 partes de subsumario 4-3 presentaciones 4-4, 7-24 presentaciones anchas 4-2 privilegios de acceso 9-1 procedimientos 4-4 registros 4-4 registros vacos 4-5, 7-24 sobres 4-3 vista previa 4-3 Imprimir vista previa. Consulte Vista previa, modo Incrustados, grupos 7-19 Indexar campos 5-12 campos coincidentes 8-6 campos de texto, limitaciones 8-6
I-10
restricciones de campos de texto 3-7 texto, restricciones de campos 3-4 Indice en la Ayuda de FileMaker Pro xiv pegar 2-8 Informes Consulte Presentaciones aadir fecha, hora, nmeros de pgina 7-12 aadir nmeros de pgina 7-12 Columnas, presentacin de Lista/informe en columnas 6-6 con datos agrupados exportar datos 12-9 imprimir 4-3 crear 6-2 en columnas 6-9 imprimir 4-4 Lista/informe en columnas registros en columnas 6-9 vista previa 4-3 Iniciales, cabeceras y pies de pgina descripcin 6-28 Iniciar campos. Consulte Coincidentes, campos Iniciar FileMaker Pro 1-7 Insertar grficos 2-13 pelculas 2-13 Intercambiar archivos Consulte tambin Exportar; Importar; Redes; ODBC actualizaciones 8-1, 8-6 bases de datos relacionales 8-1 con otras aplicaciones 15-1 consideraciones multiplataforma 12-1
entre aplicaciones 12-2 exportar 12-1, 12-7 importar 12-1 Intercambiar informacin. Consulte Intercambiar archivos Intercambiar presentaciones 6-8 Intercambio dinmico de datos. Consulte DDE interlineado personalizado 7-14 Internacionales, archivos 1-7 Internet Consulte tambin Web acceso 14-5 descripcin 14-1 Internet Explorer 14-13 Interrumpir guiones. Consulte Guiones, pausas Interrupcin, campos 6-29, 6-30 Intranet 14-1 Consulte tambin Web Introducir datos automticamente 5-10 escribir en campos 2-7 Invitados abrir archivos 13-5 cerrar archivos 13-5 descripcin 13-1 enviar mensajes a 13-4 guardar archivos 13-2, 13-5 lmites en la Web 14-3 realizar tareas 13-2 ISP 14-2, 14-5
L
Lectura/escritura, contrasea. Consulte Acceso, privilegios Libro de visitas, en la Web 14-13 Lmites de campos, texto, botones 7-19 Lneas 7-15 Lneas de base en bordes de campos 7-2 Lista, separadores 11-5 Listas desplegables. ConsulteDesplegables, listas Listas, visualizar registros 2-2 Literal, bsqueda de texto 3-3 Lgica bsqueda AND 3-6 bsqueda OR 3-6 Lgicas funciones 11-11 Lgicos operadores 11-4 Lotus 1-2-3, formato 12-2
M
MacIPX 13-2 Macros. Consulte Guiones Maestra, contrasea definir 9-1 grupos 9-5 Maestra, tabla. Consulte Maestro, archivo Maestro, archivo descripcin 8-2 planificar 8-8 Maestros, registros buscar datos relacionados 3-5 copiar 2-9 duplicar 2-5 eliminar 2-6, 8-12
J
Java Script, en navegadores Web 14-13
K
KAR, formato 2-13
ordenar con campos relacionados 3-10 Marcado automtico A-3 Marcar nmeros de telfono pasos de guiones 10-10 procedimientos A-3 Mrgenes alternar 7-23 cambiar, regla de texto 7-14 configurar 7-23 etiquetas 7-23 visualizar en modo Presentacin 7-24 en modo Vista previa 4-3 Maximizar ventana A-6 Mximo de campos sumario 5-8 Maysculas/minsculas, texto 3-3 Media de campos sumario 5-8 Memoria, preferencias A-3 Mensajes, enviar 13-4 Men, comandos, privilegios de acceso 9-2 Mens Archivo listar archivos recientes A-2 contextuales, descripcin 1-6 Fuente, personalizar 7-14 Guiones aadir elementos 10-6, 10-11 eliminar elementos 10-11 ordenar de nuevo elementos 10-13 men desplegable de presentaciones 6-8 mens desplegables. Consulte Desplegables, mens Mens, comandos ejecutar 1-5
ndice
I-11
Microsoft Access 15-2 Microsoft Excel. Consulte Excel Microsoft Word 12-2, 15-2 Microsoft, Visual Basic 15-2 MIDI, formato 2-13 Mnimo de campos sumario 5-8 Mdem, configurar A-3 Modificar. ConsulteCambiar Modo, men desplegable 1-4 Modos 1-4 Modos, men desplegable 6-1 Moneda exportar formatos 12-8 formato 6-25 Mostrar/ocultar Consulte ocultar objetos estado, rea 2-1 Gua de ajuste 7-22 lneas de regla 7-22 reglas 7-22 Muchos a muchos, definir relaciones 8-16 Multiclave, campos 8-6 Multimedia 2-13 Multiplataforma compartir archivos 1-7, 13-1 consideraciones 13-2 exportar 12-1 importar 12-1 Multiusuario, archivos 13-4 ocultar en cuadro de dilogo Anfitriones 13-4
proteger archivos 14-5 requisitos 14-13 vistas 14-16 visualizar bases de datos 14-4, 14-7, 14-16 Netscape Navigator 14-13 Ninguna contrasea 9-1 No autorizados, usuarios. Consulte Acceso, privilegios No imprimible, objeto 7-27 NOT, operador 11-4 Nueva presentacin/informe, asistente descripcin 6-2 Numricos, campos Consulte tambin Campos buscar 3-4 descripcin 5-4 formato 6-25 introducir datos 2-7 Nmeros de pgina insertar en presentaciones 7-12 y saltos de pgina 6-32 Nmeros de registros insertar en presentaciones 7-12 Nmeros de telfono marcar A-3 paso de guin para marcar 10-10
O
Objetos agrupar 7-19 alinear 7-20, 7-21 aadir a presentaciones 6-31, 7-15, 7-18 bloquear 6-17 cambiar tamao 6-16, 7-21 colocar 6-15, 7-21
N
Navegador Web abrir URL 2-8, 10-10, 14-3 configurar vistas 14-11 iniciar 10-10 pgina Web principal 14-4, 14-7
copiar 6-14 cortar 6-14 desagrupar 7-19 descripcin 6-12 deslizamiento configurar 7-26 descripcin 7-25 visualizar 7-26, 7-27 desplazar en presentaciones 6-15, 7-21 entre aplicaciones 6-14 entre presentaciones 6-14 editar con rapidez 1-6 efectos de relieve, grabado y sombra paralela 7-17 eliminar 6-15 grficos 7-15, 7-18 no imprimibles 7-27 orden de apilamiento 7-20 pegar 6-14 relleno 7-16 rotar 7-20 seleccionar 6-13, 6-14 texto aadir 7-11 eliminar 2-15 pegar 2-15 reemplazar 2-15 Objetos OLE trabajar con 13-3 Objetos, retculas anular al cambiar la forma de objetos 6-16 Observaciones en guiones 10-10 Obtener ayuda. Consulte FileMaker Pro, Ayuda Ocultar archivos compartidos 13-4 Ocultar objeto Consulte Mostrar/ocultar
Ocultar objetos al imprimir 7-27 durante la impresin 7-24 ODBC Consulte tambin Acceso a datos, de Companion configurar panel de control 15-4, 15-6 consideraciones de nombres de campos 5-4 descripcin 15-1 FileMaker Pro como aplicacin cliente 15-5 15-14 FileMaker Pro como origen de datos 15-215-4 proteger datos 15-4 OLE, objetos aadir a presentaciones 7-18 funcionamiento 2-17 Omitir campos al imprimir 7-27 del orden de tabulacin 7-10 durante la impresin 7-24 registros peticiones de bsqueda 3-7 relacionados 3-5 Opciones por defecto. Consulte Preferencias Operadores AND 11-4 comparacin 11-3 en frmulas 11-3 en peticiones de bsqueda 3-2, 3-7 lgicos 11-4 matemticos 11-3 NOT 11-4 OR 11-4 preferencia 11-3
I-12
texto 11-4 XOR 11-4 Operadores matemticos 11-3 OR, bsquedas 3-6 OR, operador 11-4 Oracle, bases de datos 15-2, 15-6 Ordenacin, tipo cambiar 3-9 campos sumario 3-11 crear 3-9 en diferentes tipos de campos 3-10 guiones 10-4 registros en la Web 14-14 restaurar original 3-10 Ordenar consulte tambin Ordenacin, tipo campos relacionados 3-10 campos repetidos 3-10 campos sumario 3-11 cancelar 3-9 descripcin 3-9 en campos de interrupcin 6-32 guiones 10-4 orden ascendente 3-9 orden descendente 3-9 orden personalizado 3-9 registros en la Web 14-14 registros en tablas 2-3 registros maestros con campos relacionados 3-10 registros relacionados 8-12 relaciones en cuadro de dilogo 8-13 Ordenar de nuevo definiciones de campo 5-13 elementos del men Guiones 10-13 ordenar campos 3-9
partes de presentaciones 6-33 pasos de guiones 10-5, 10-11 presentaciones 6-9 Ordenar, pgina Web configurar 14-11 visualizar en navegador 14-18 Origen de datos ODBC 15-1 conectar a 15-7 Ortografia Consulte diccionarios Ortografa comprobar 2-16 configurar preferencias A-6 opciones 2-16 Otros elementos 2-10 Ovalo, herramienta 7-15
P
Pgina nica, presentacin. ConsulteEstndar, presentacin de formulario Pgina Web principal dirigir usuarios de la Web 14-3 especificar por defecto 14-9 incorporada 14-4, 14-6, 14-9 personalizar 14-7 registrar actividad 14-9 sustituir incorporada 14-7 Pgina Web principal incorporada 14-4, 14-7, 14-9 ocultar bases de datos 14-6 Pgina, orientacin para imprimir 4-2, 4-4, 4-5 Pginas Web configurar 14-11 visualizar bases de datos 14-4, 14-11, 14-16 Paletas color 7-16 Cuerpo 6-16, 7-21 herramientas 7-15
pluma 7-16 Parmetros separar 11-5 Parmetros, funcin descripcin 11-5 Prrafos atributos 7-14 formato 7-13 Partes, visualizar etiquetas 6-31 Partes. ConsultePresentaciones, partes Pasos. Consulte Guiones, pasos PCX, formato 2-13 Pegar actuales, fecha, hora o nombre de usuario 2-11 del ndice 2-8 grficos 2-14 objetos 6-14 objetos OLE 13-3 pelculas 2-14 smbolos 7-12 sonidos 2-14 texto 2-15 Pelculas desplazarse 2-13 eliminar 2-15 en la Web 14-4 insertar en campos 2-13 paso de guin 10-8 pegar 2-14 reproducir 2-14 Permisos. Consulte Acceso, privilegios Personalizado orden, ordenacin por lista de valores 3-9 Personalizados valores de campo 7-4 Personalizar interlineado 7-14
Personalizar FileMaker Pro. Consulte Preferencias Peticin. Consulte Bsqueda PIC, formato 2-13 PICT, formato (Macintosh) A-6 Pies de pgina descripcin 6-28 mostrar en vista tabla 6-11 Pitidos en ortografa A-6 guin 10-10 Planificar bases de datos 5-1 bases de datos relacionales 8-8 campos 5-1 guiones 10-3 Plantillas crear archivos 5-2 descripcin 5-2 suprimir cuadro de dilogo Nueva base de datos 5-3 visualizar A-2 Plataformas mltiples. Consulte Multi-plataforma Plug-ins Acceso a datos, de Companion, activar 15-3 activar A-4 activar Web Companion A-4 descripcin 15-2, A-4 Web Companion, activar 14-8 Pluma, atributos 7-16 Poner al da valores de actualizaciones 8-15 Por defecto contraseas A-6 formatos 6-24 Por defecto, contrasea 9-3 Portal Web al instante 14-4 Portal, herramienta 6-22
ndice
I-13
Portales Consulte tambin Relacionales, bases de datos barras de desplazamiento 6-22 cambiar 6-22 cambiar aspecto 7-16 cambiar relaciones de 8-14 colocar registros relacionados 6-18 definir 6-22 descripcin 8-2 eliminar 6-22 formato 6-22 ordenar 8-12 resumir datos 8-14 rotar 7-20 seleccionar 6-14 Portales, portal Web al instante 14-4 Preferencia de operadores de frmulas 11-3 Preferencias Consulte tambin Ajustes abrir con contrasea por defecto A-6 abrir una presentacin especfica A-6 activar Arrastrar y dejar A-2 almacenar grficos A-6 aadir campos a la presentacin actual A-2 aplicacin A-1 archivos compartidos A-5 bloquear herramientas de presentacin A-2 cambiar A-1 conexiones de red A-2 configurar plug-ins A-4 documento A-5 ejecutar guiones A-6 especificar nombres de usuario A-2
guardar archivos A-3 marcar nmeros de telfono A-3, A-4 maximizar ventana A-6 memoria A-3 mdem A-3 mostrar atajos de teclado A-2 mostrar/ocultar rea de estado A-6 presentacin A-2 tamao de cach A-3 tamao de ventana A-6 usar comillas redondas A-6 visualizar archivos de plantillas A-2 Web Companion 14-8 Prefijos 2-12 Presentacin colocar registros relacionados 6-18 Presentacin, men desplegable 2-1 Presentacin, modo 1-4, 6-1 Presentaciones aadir campos 6-17 aadir grficos 7-15, 7-18 aadir objetos 6-13 rea de impresin 7-24 asignar nombres 6-9 botones 10-13 cambiar 6-8 cambiar nombre 6-9 campos arrastrar en presentaciones 6-18 colocar 6-17 mostrar 1-3 seleccionar 6-14 suprimir 6-19 visualizar 6-1
campos relacionados eliminar 6-19 columnas cambiar tamao 7-24 configuracin 6-10 saltos de pgina 6-33 configurar preferencias A-2, A-6 configurar vistas 6-11 crear 6-2 cuadros de campo 7-19 descripcin 1-3, 6-1 duplicar 6-9 eliminar 6-9 eliminar campos 6-19 en blanco 6-5 en la Web 14-13, 14-14 escoger 6-8 espacios vacos, suprimir 7-25 etiquetas 6-5 formulario Estndar 6-3 herramientas bloquear 7-16, A-2 descripcin 6-13 importar 6-9 imprimir ancha 4-2 generalidades 7-24 partes de subsumario 4-3 procedimientos 4-4 intercambiar 6-8 interlineado personalizado 7-14 Lista/informe en columnas 6-3 mrgenes 7-24 modificar 6-8 objeto no imprimible 7-27 objetos aadir 6-13, 7-15, 7-18 bloquear 6-17
eliminar 6-15 mejorar 7-17 objetos grficos 7-15, 7-18 ordenar de nuevo la lista de mens 6-9 presentacin formulario 6-3 privilegios de acceso 9-2, 9-4, 9-6 relacionados, campos colocar 6-18 sobres 6-5 suprimir 6-9 texto, aadir 7-11 tipos 6-3 ver formulario 2-2 Presentaciones, men desplegable 6-8 Presentaciones, objetos. Consulte Objetos Presentaciones, partes aadir 6-29 aadir objetos 6-31 cabecera 6-28 cabecera inicial 6-28 cambiar 6-29, 6-33, 6-34 cambiar tamao 6-34 cuerpo 6-28 descripcin 6-28 eliminar 6-34 etiquetas de campos 6-18 modificar 6-34 nmeros de pgina 6-32 ordenar de nuevo 6-33 pie de pgina 6-28 pie de pgina inicial 6-29 saltos de pgina 6-32 subsumario 6-29 sumario general 6-29 Presentaciones, texto. Consulte Texto
I-14
Primarias, claves. Consulte Coincidentes, campos Principal, base de datos. Consulte Maestro, archivo Principales, formas. Consulte Maestros, registros Principales, sumarios 6-29 Privilegios. Consulte Acceso, privilegios Propiedades, tabla 6-11 Proteger archivos. Consulte Acceso, privilegios Publicacin en la Web al instante activar o desactivar 14-8 compartir archivos 14-3, 14-8 configurar vistas 14-11 descripcin 14-2 estilos 14-12 idioma de la interfaz 14-9 mostrar listas de valores 7-8 pgina Web principal incorporada 14-4, 14-7, 14-9 probar bases de datos 14-15 usar guiones 10-1 visualizar pginas en navegador 14-4, 14-7, 14-16 Publicacin Web esttica 14-3 Publicacin Web personalizada, descripcin 14-3 Publicar bases de datos en la Web 14-1 generalidades 14-7 Puntero, herramienta. Consulte Seleccin, herramienta Punteros a archivos. Consulte Relaciones
R
Rangos, buscar 3-5 Reactualizaciones, descripcin 8-15 Rectngulo redondeado, herramienta 7-15 Rectngulo, herramienta 7-15 Recuento de campos sumario 5-8 Recuperar datos de otros archivos. Consulte Intercambiar archivos Redes cambiar conexiones A-2 compartir archivos Web 14-6 FileMaker Pro Server 13-1, 13-6 multiplataforma 13-2 Redondas, comillas A-6 Reemplazar datos durante la importacin 12-2, 12-4 datos en mltiples registros 2-11 texto 2-15 Registrar FileMaker Pro xi Registro actual 2-3 Registros aadir 2-5, 12-4 en la Web 14-18 bloqueados 13-2 buscar 3-1 ejemplo de guin 10-15 en la Web 14-17 cambio de serializacin 2-11 coincidir 12-3 copiar 2-5, 2-9 descripcin 1-2 desplazarse 2-4 duplicar 2-5
Q
QuickTime descripcin 2-13 paso de guin 10-8
editar en la Web 14-19 eliminar 3-9 en la Web 14-18 eliminar duplicados 3-7 examinar en la Web 14-16 exportar 12-7 importar 12-2 imprimir en columnas 6-9 grandes 4-3 procedimientos 4-4 vaco 4-4 nmeros 7-12 omitir 3-7 ordenar 3-9 en la Web 14-14 registros relacionados 8-12 privilegios de acceso 9-1 restablecer 2-8 seleccionar 2-3 semiordenados 3-10 visualizar en una lista 2-2 grupos 2-1 individuales 2-2 registros ordenados 3-9 visualizar como formularios, listas o tablas 2-2 visualizar relacionados ordenados 8-12 Registros maestros. Consulte Maestros, registros Registros relacionados. Consulte Relacionados, registros Regla de texto cambiar atributos de texto 7-14 definir tabuladores 7-14 mostrar/ocultar 7-22
Regla, lneas definir unidades 7-22 descripcin 7-22 mostrar/ocultar 7-22 Reglas definir unidades 7-22 grficas 7-22 lneas 7-22 mostrar/ocultar 7-22 texto 7-13 Compartidos, archivos Consulte tambin Redes Relacionados, archivos Consulte tambin Archivos; Relacionales, bases de datos acceder a datos desde un tercer archivo 8-15 cambiar en relaciones 8-11 descripcin 8-2 planificar 8-8 privilegios de acceso 8-5, 8-10, 9-3 Relacionados, campos Consulte tambin Campos; Relacionales, bases de datos buscar 3-5 clculos 5-6 cambiar 6-19 definiciones de campo 5-13 descripcin 8-2 eliminar de presentaciones 6-19 en presentaciones 6-18 ordenar 3-10 planificar 8-9 resumir datos 8-14 sintaxis de nombres de campos 8-2 visualizar en la Web 14-6 Relacionados, registros Consulte tambin Registros; Relacionales, bases de datos
ndice
I-15
aadir 2-5, 8-12 buscar y omitir 3-5 copiar 2-9 definir 2-5 descripcin 8-2 duplicar 2-5 eliminar 2-6, 8-12 exportar 12-8 importar 12-2 ordenar 8-12 visualizar en portales 6-18 Relacionales, bases de datos Consulte Portales; Relacionados, campos, archivos, registros; Relaciones archivo maestro planificar 8-8 buscar y omitir reg. 3-5 campos coincidentes descripcin 8-2 planificar 8-6 copiar registros relacionados 2-5 definir 8-10 definir portales 6-22 descripcin 8-3 duplicar nombres de archivo 8-11 eliminar registros relacionados 2-6 maestro, archivo descripcin 8-2 ordenar 3-10 planificar 8-8 portales 8-2 relaciones de muchos a muchos entre datos 8-16 relaciones de uno a muchos entre datos 8-5 relaciones de uno a uno entre datos 8-5
terminologa 8-2, 8-6 Relaciones a y desde el mismo archivo 8-5 Consulte tambin Relacionales, bases de datos autouniones 8-5 cambiar 8-13 cambiar archivo relacionado 8-11 cambiar para portales 8-14 definir 8-11 descripcin 8-2 ordenar en cuadro de dilogo 8-13 planificar 8-10 uniones, para relaciones de muchos a muchos 8-16 Relieve, efectos de objetos 7-17 Relleno, atributos color 7-16 trama 7-2 Remotos, archivos, compartir mediante ODBC 15-3 Repeticin, funciones 11-10 Repeticiones. Consulte Repetidos, campos Repetidos, campos definir 5-12 descripcin 5-12 dividir 12-8 exportar 12-8 importar 12-6 separar 12-8 Repetir campos formato 7-8 orden de tabulacin 7-10 ordenar 3-10 Repetir paneles. Consulte Portales Repetir peticiones de bsqueda 3-6, 3-8
Reproducir pelculas 2-14 sonidos 2-14 Requisitos exportar 12-8 importar 12-8 Web Companion 14-3, 14-4 Restablecer peticiones de bsqueda 3-7 registros 2-8 Restringir acceso. Consulte Acceso, privilegios Resumir datos en campos relacionados 8-14 Retculas de tablas 6-11 en presentaciones 7-22 Retculas de objetos activar/desactivar 7-23 definir unidades 7-23 descripcin 7-23 RMI, formato 2-13 Rotar objetos 7-20
S
Salir de FileMaker Pro 1-9, 13-5 Saltos de pgina definir 6-32 visualizar en modo Vista previa 4-3 ScriptMaker ejemplos 10-15 pasos 10-6 Secundarios, archivosConsulte Relacionales, bases de datos Seguridad, archivo. Consulte Acceso, privilegios Seleccin, herramienta 6-13 Seleccin, manipuladores 6-16
Seleccionar botones circulares 2-10 cuadros 2-10 de Listas desplegables 2-10 de mens desplegables 2-10 editar elemento 2-10 impresora 4-2 objetos 6-14 agrupar 7-19 desagrupar 7-19 otros elementos 2-10 registros 2-3 registros semiordenados 3-10 texto 2-15 trama 7-16 Serie, modificar nmeros 2-11 Servidor SQL 15-2 Servidor SQL de Microsoft 15-6 Servidor. Consulte Anfitrin; FileMaker Pro Server Smbolos buscar 3-3 exportar 12-7 pegar 7-12 subrayado 14-6 Smbolos, men desplegable 3-2 Sin almacenar, resultados 5-12 Sintaxis frmulas 11-1 nombres de campos relacionados 8-2 Sistema, formatos Consulte Formatos Sobres imprimir 4-3, 6-8 Sobres, presentacin Consulte Presentaciones cabeceras 6-8 descripcin 6-5 utilizar 6-5
I-16
Slo lectura, contrasea. Consulte Acceso, privilegios Sombra paralela, efectos de objetos 7-17 Sonido en la Web 14-4 Sonidos copiar 2-9 eliminar 2-15 grabar 2-14 insertar en campos 2-13 reproducir 2-14 SQL 15-1 crear consultas 15-8 unin SQL 15-9, 15-12 SQL, servidor de Microsoft 15-2 Subformas. Consulte Portales Subguiones. Consulte Guiones, subguiones Subsumario, partes Consulte Sumario general, partes continuo 6-29 descripcin 6-29 imprimir 4-3, 6-32 ordenar 6-32 principal 6-29 saltos de pgina 6-32 Subsumarios Consulte descripcin 6-29 exportar 12-9 importar 12-2 imprimir 4-4 Subtotales. Consulte Subsumario, partes; Sumario, campos Sufijos 2-12 Sumario general, partes Consulte Sumario general, partes Consulte Subsumario, partes
continuo 6-29 descripcin 6-29 imprimir 6-32 principal 6-29 saltos de pgina 6-32 Sumario, campos definir 5-7 descripcin 5-4, 5-7 desplazarse 2-8 desviacin tpica 5-8 en presentaciones 6-29, 6-31, 6-32 exportar 12-8 frmulas 11-1 fraccin del total 5-8 importar 12-2 mximo 5-8 media 5-8 mnimo 5-8 opciones 5-8 ordenar 3-11 peticiones de bsqueda 3-2, 3-7 recuento 5-8 total 5-8 Sumario, funciones 11-9 Sumario, partes. Consulte Subsumario, partes; Sumario general, partes Sumarios. Consulte Sumario general, partes Suprimir Consulte Eliminar SYLK, formato 12-2, 12-8
T
Tabla, Vista Web configurar 14-11 visualizar en navegador 14-17 Tabla, vista. ConsulteVer como tabla
Tablas controlar el formato 6-11 visualizar registros 2-2, 6-4 visualizar registros como 2-2 Tablas, bases de datos. Consulte Bases de datos, archivos Tablas, derechos. Consulte Acceso, privilegios Tablas. Consulte Archivos Tabulacin, orden campos repetidos 7-10 definir 7-9 en la Web 7-10 omitir campos 7-10 Tabuladores alineacin 7-14 atributos 7-14 decimal 7-14 definir 7-14 insertar en campos 2-7 Tamao regla de texto 7-14 texto 7-14 TCP/IP 14-5, A-2 Temas, presentacin 6-6 Texto Consulte tambin Campos alineacin 7-14 aadir 2-7, 2-15 aadir a presentaciones 7-11 atributos 6-24, 7-13 buscar 3-4 cambiar aspecto 7-16 campos 5-4 color 7-14, 7-16 copiar 2-15, 6-14 cortar 2-15, 6-14 editar 2-15 eliminar 2-15, 6-14 escribir valores en campos 2-7 estilos 7-14
formato 6-24, 7-13, 7-14 herramienta 7-11 interlineado 7-14 lmites, mostrar/ocultar 7-18 lneas de base 7-2 operadores 11-4 prrafos 7-13 pegar 2-15, 6-14 reemplazar 2-15 rotar 7-20 seleccionar 2-15, 6-13 usar Arrastrar y dejar A-2 Texto separado por comas 12-2 Texto separado por tabuladores 12-2 Texto, campos. ConsulteTexto Texto, funciones 11-5 Texto, presentaciones. Consulte Texto Total de campos sumario 5-8 Totales. Consulte Sumarios Tramas campo 7-2 pluma 7-16 relleno 7-2 seleccionar 7-16 Transacciones, Web 14-9 True 6-25, 11-3 Tutorial xvii
U
Unin SQL 15-12 Unin, expresiones. Consulte Relaciones Uniones. Consulte Relaciones Unir archivos para relaciones de muchos a muchos 8-16 Unir campos. Consulte Coincidentes, campos
ndice
I-17
Uno a muchos, definir relaciones 8-5 Uno a uno, definir relaciones 8-5 URL, abrir 2-8, 10-10, 14-3 Usar datos de otros archivos. Consulte Intercambiar archivos Usuario, nombres actual paso de guin 10-8 pegar en campos 2-11 configurar A-2 insertar en presentaciones 7-12
V
Vacos imprimir registros 4-5 Vacos, campos 3-7 Validar campos 5-11 Valores actualizar automticamente 8-6 buscar duplicados 3-7 buscar exactos 3-4 copiar 2-9 insertar indexados 2-8 visualizar 7-7 Valores, campo. Consulte Campo, valores Valores, lista editar 2-10 editar elemento 2-10 Valores, listas asignar nombre 7-3 Consulte Cuadros copiar 7-5 definir 7-3 descripcin 7-3 editar elementos 7-7 eliminar 7-5 mostrar/ocultar 2-10
opciones 7-4 ordenacin personalizada 3-9 otros elementos 2-10 privilegios de acceso 9-2 Circulares, botones Varias tablas, bases de datos. Consulte Relacionales, bases de datos Ventanas configurar tamao A-6 Ver como formulario 2-2 Ver como lista descripcin 2-2 subsumarios 6-32 Ver como tabla 6-4, 6-6 configurar propiedades 6-11 descripcin Ver registros como formularios, listas o tablas 2-2 Virtuales, resultados 5-12 Vista previa Consulte tambin Imprimir columnas 6-10 presentaciones 4-3 registros 4-3 subsumario, partes 6-32 Vista previa, modo 1-4, 4-3 Vistas, Web 14-16 aspecto 14-12 configurar 14-11 Visualizacin, formatos 6-24 Visualizar registros descripcin 2-1 en una lista 2-2 grupos 2-1 individualmente 2-2 ordenados 3-9 privilegios de acceso 9-1 Visualizar, modo 1-4, 2-1
W
WAV, formato 2-13 Web acceso 14-5 consideraciones de nombres de campos 5-4 descripcin 14-2 hospedar bases de datos 14-2 servidores Web 14-2 terminologa 14-1 Web Companion Consulte tambin Publicacin en la Web al instante activar A-4 administracin remota 14-10 ajustes por defecto 14-8 configurar 14-8 configurar presentaciones 14-14 estilos 14-12 funciones 11-14 orden de tabulacin 7-10 pgina Web principal 14-4, 14-7, 14-9 pginas de Publicacin en la Web al instante en el navegador 14-4, 14-7, 14-16 probar bases de datos 14-15 realizar seguimiento de actividad de usuarios 11-15, 14-9 requisitos 14-3, 14-4 Web Companion de FileMaker Pro. Consulte Web Companion Web, navegador. Consulte Navegador Web Web, seguridad en bases de datos 14-5 WKS, formato 12-8 WK1, formato 12-2
World Wide Web. Consulte Web
X
XOR, operador 11-4

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1-8 1-8 1-9

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Captulo 1 Conceptos bsicos de FileMaker Pro

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2-15 2-15 2-15 2-16 2-16 2-17 2-17

Previsualizar datos en presentaciones Imprimir

Captulo 5 Crear bases de datos

Captulo 3 Buscar y ordenar informacin

Captulo 6 Crear y gestionar presentaciones e informes

Captulo 4 Previsualizar e imprimir informacin

Captulo 7 Personalizar presentaciones

Captulo 8 Funcionamiento de archivos relacionados

Gua de usuario de FileMaker Pro

8-10 8-11 8-13 8-14 8-14 8-14 8-14 8-15 8-16

Captulo 9 Proteger bases de datos con contraseas y grupos

Captulo 11 Utilizar frmulas y funciones

Captulo 10 Crear guiones para automatizar tareas

Funciones de estado Funciones de diseo Funciones externas

11-11 11-13 11-14

Captulo 12 Importar y exportar datos

Captulo 13 Compartir bases de datos en red

Captulo 14 Publicar bases de datos en la Web

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