2.

El pblico y los pblicos En sta disciplina se entiende por pblico a todo grupo social con un inters determinado y, a veces tambin, con un nivel cultural especfico. Tradicionalmente los pblicos de una organizacin se suelen clasificar en dos grupos: Pblicos Internos y Pblicos Externos. Pblico Interno, a los grupos sociales afines que integran el organigrama de la empresa o institucin. As, por ejemplo: los accionistas; los directivos; los funcionarios; los empleados; etc. Pblicos Externos, por su parte, son todos aquellos grupos sociales que tienen un determinado inters que vincula a sus miembros entre s y que no forman parte del organigrama de la organizacin de que se trata. Los Pblicos Externos de una organizacin son numerossimos, pero, no debe perderse de vista que alguno de ellos interesan ms que otros a la empresa o institucin en cuestin. Slo unas cuantas de ese gran espectro social surgirn los clientes o nos servirn para difundir la imagen que pretendemos proyectar de la organizacin de que se trata. Objetivos de las Relaciones Pblicas: Teniendo en cuenta la clasificacin anterior de los pblicos, los objetivos de las relaciones pblicas se dividen en: Objetivos con los pblicos internos. Objetivos con los pblicos externos. Objetivos con los pblicos internos: Lo que se prioriza fundamentalmente, con referencia a los pblicos internos, es la formacin o constitucin del llamado "grupo empresa", es decir, que la totalidad de los integrantes de la organizacin, desde el ms elevado directivo o ejecutivo hasta los empleados de menor nivel jerrquico, constituyan un grupo, en el autntico sentido de la palabra "grupo" a un conjunto de personas que poseen un objetivo comn e interaccionan entre s. Pero, es menester destacar que slo merced a la comunicacin puede establecerse el objetivo comn, lo mismo que la interaccin. Para que esto pueda realizarse es necesario que se establezca entre ellas un sistema de comunicacin, que es el medio bsico indispensable para la formacin del denominado grupo empresa en una organizacin. Es indudable que ste no es el nico objetivo de las relaciones pblicas con referencia a los pblicos internos, pues existen otros tales como; sentido de pertenencia a la organizacin, elevacin del grado de satisfaccin de los recursos humanos, creacin de una cultura de venta en todas las escalas y dependencias, etc., pero, todos los dems objetivos devendrn como consecuencia de lograrse la formacin del grupo empresa dentro de la organizacin. A los efectos de la creacin del "grupo empresa", cada una de las reas o departamentos de la entidad deber reunir a sus integrantes peridicamente, bajo la direccin del correspondiente jefe, quien deber organizar, promover y dirigir la realizacin de tres tipos de comunicacin: En primer lugar, hablar el superior dando las indicaciones, rdenes, comunicacin de nuevas metas, correcciones, etc. (comunicacin de arriba para abajo). La segunda etapa de la reunin, es la cual el jefe estimular a sus subordinados para que hagan sugerencias sobre el mejor modo de llevar a cabo el trabajo a cargo del rea o seccin. La tercera etapa consiste en que los presentes coordinen sus trabajos y actividades con el propsito de evitar que, por falta de comunicacin adecuada, se produzcan desentendimientos y fricciones entre los diversos sectores de la organizacin. Beneficios aportados por el grupo empresa: Innumerables son los beneficios producidos por la implementacin de un sistema

tendiente a la formacin del grupo empresa para cualquier organizacin: Eleva el rendimiento o productividad del trabajador, dado que ste se siente partcipe e involucrado en las decisiones adoptadas, pues ha participado en la elaboracin de las mismas. Se produce una sensible disminucin de los costos, debido a la eficiencia con que los recursos humanos cumplen sus respectivas labores. Se logra una capacitacin permanente del personal, tanto de los jefes como de los subordinados. En las reuniones peridicas, por medio de las enseanzas e indicaciones que los superiores hacen a sus subordinados. Se estimula la creatividad. Se crea un espritu de pertenencia. Objetivos con los pblicos externos: Bsicamente son dos los objetivos a ser perseguidos por las relaciones pblicas con referencia a los pblicos externos: Proyectar una imagen positiva en dichos pblicos haciendo que los mismos experimenten simpata hacia nuestra empresa o institucin y nos brinden su apoyo y comprensin. Lograr, por medio de un dialogo permanente, la concordancia de intereses entre la organizacin y sus diversos pblicos para beneficio de ambas partes. El objetivo ltimo de las relaciones con los medios es comunicarse con el pblico externo y no Promocin en Medios de Comunicacin: Ante el vertiginoso desarrollo de la tecnologa y la creciente variedad de productos y servicios de cmputo disponibles en el mercado, los usuarios necesitan contar con informacin permanentemente actualizada que les permita identificar las herramientas ms adecuadas para satisfacer sus necesidades. La prensa como medio para la realizacin de la campaa de relaciones pblicas: Segn la experiencia, las notas de prensa son uno de los mtodos de marketing ms econmicos y efectivos de promocionar su empresa o su web. Con una relacin efectividad / coste muy superior a otros medios, las notas de prensa permiten de una forma rpida llegar a unos destinatarios privilegiados, los medios de comunicacin, que pueden multiplicar la repercusin de lo que usted est anunciando en su nota de prensa. La prensa es un medio de comunicacin que puede ser utilizado por relaciones pblicas en cumplimiento o en desarrollo del plan elaborado, con el propsito de difundir imagen positiva de la organizacin. Dos son las formas en que puede ser empleada la prensa para el logro: La Automatizacin: La automatizacin ha significado una mejora tan grande con respecto a los mtodos corrientes de operaciones comerciales, es la tercera fase en el desarrollo de la tecnologa que comenz con la revolucin industrial del siglo XVIII. Es una tcnica basada en la comunicacin y el control. Con fines analticos, es mejor definir la automatizacin como toda operacin continua e integrada de un sistema de produccin que emplea equipos electrnicos o de otra ndole para regular y coordinar la cantidad o calidad de la produccin, abarca tanto los procesos productivos como los administrativos de una empresa. Con la automatizacin, las fbricas y las oficinas se han hecho menos flexibles y requiere ms inversiones y mayor rendimiento. El xito de las empresas est en saber crecer Conseguir en crecimiento sostenido a largo plazo es el mayor reto de las empresas actuales, pero tambin es la clave del xito. Ni liebre ni tortuga: Crecer muy rpido sin crear al mismo tiempo la infraestructura necesaria llevar la empresa al fracaso. Crecer demasiado despacio deja a las

empresas vulnerables al ataque de la competencia. Aprovechar Internet: Para obtener as ventajas competitivas. Mientras que el boom tecnolgico sea significativo, muchas empresas tradicionales pueden alcanzar masa crtica en trminos de crecimiento del beneficio. Cambiar para Crecer: Las empresas con crecimiento y xito dedican tiempo para desarrollar nuevos productos, actividades de marketing, y programas de recursos humanos, para as poder brindar mejores servicios y poder relacionarse con otras empresas y el pblico en gral. Relaciones Pblicas: Actos conmemorativos, organizacin de eventos, jornadas de puertas abiertas, organizacin de congresos y reuniones. con los medios en s.

I. Nuevo paradigma de la comunicacin . La revolucin los servicios plantean otras formas de comunicarse con los actores internos y los de stakeholders.

La cultura organizacional: Cmo lo hace. Conducta de la gente de la entidad. Actuacin Es la forma relacionarse y de hacer cosas las personas de la organizacin. Es la filosofa yde programa de actuacin de las una compaa.

Es el conjunto ideas, normas y valores que conforman la identidad de una empresa Joan de Costa.

La identidad corporativa. Lo que es. El ADN de la empresa, incluye la filosofa, historia, estrategias y estilo de gestin.

La imagen corporativa. Qu es para mi Lo que quiero transmitir como organizacin y cmo nos ven: empleados, sociedad, comunidad, competencia y clientes.

LO QUE SE TRANSMITE Y PERCIBE

Es la personalidad no palpable de esa IDENTIDAD real que se transmite. Es lo que perciben nuestros stakeholders.

Comunicacin: eje estratgico de las organizaciones La comunicacin es trasversal a las organizaciones. No existe transaccin sin comunicacin. Cmo gerenciar la reputacin de las organizaciones. Mediante el capital fsico, el recurso humano, el capital social y el capital EMOCIONAL. Quin es el responsable de gerencia la reputacin de una entidad?

Todos lo miembros de la organizacin. El comunicador corporativo es el pensador: crea, coordina, analiza, desarrolla, difunde y externa, controla todas y cada una las acciones de gestin deplan comunicacin interna y las estrategias de de comunicacin van ligadas al de negocio de la organizacin. II. Una buena imagen para competir Toda organizacin debe llevar a cabo una poltica proactiva de comunicacin, porque es a partirproductos, de eso que se construye el prestigio marca, empresa, servicio, negocio o persona.o reputacin de una La buena en o mala pblicodifusin o cliente tenga de una depende gran imagen medida que a. la el correcta que se haga de organizacin ella a travs de los medios de comunicacin La imagen que va a tener la gente es la que difunden los medios de comunicacin. Luego lo ms para una figura pblica, persona o empresa, es construir esa imagen y apropiado no correr el riesgo de que se la construyan. Beneficios Generar comentarios positivos en los medios de comunicacin mucho es ms econmico una credibilidad publicidad. Un comentario positivo no de cuesta un medio de y comunicacin gozaque de ms que un aviso publicitario. En el mundo de los negocios, los dos factores que gobiernanes el convertirlos futuro de una compaa son los clientes y los medios. La mejor estrategia en nuestros aliados. Invertir mejorar las relaciones con los medios de comunicacin es una forma eficaz y en rentable su xito social. de garantizar no solo la supervivencia de la empresa, sino tambin I Cmo posicionar nuestra empresa como fuente de informacin? 1 Poltica Informativa La poltica informativa debe estar incluida en el qu plancasos; de Relaciones Pblicas: Quines son los portavoces, temas y en el lenguaje a utilizar; en qu momento debe salir a laen luzqu pblica dicha informacin; cundo sepuertas elabora un boletn de prensa; se programa una rueda de prensa, una jornada de abiertas, etc. El contacto con los periodistas se debe hacer a travs del responsable de comunicacin y prensa. Cuandode el comunicacin periodista requiera entrevistar a los directivos, el ambas responsable y prensa debe servir de puente entre personas, asesorar la al base directivo y facilitar datos periodista. Se debe tener siempre actualizada de datos, sta es unaal herramienta indispensable. 2 Conocimiento de las la audiencia El objetivo ltimo de relaciones con los medios con la hacerse poblacin, clientes o consumidores, y sociales, no con los medios en s.es Locomunicarse primero es conocer las caractersticas culturales y econmicas deque esedebe pblico objetivo ms las necesidades y gustos. Detectar a qu medios de comunicacin tienen acceso. 3 Caractersticas de los medios de comunicacin Medios Impresos (Prensa y revistas especializadas) Informacin: Extensa y reflexiva Temticas: Ideales para transmitir informacin reflexiva y perdurable.

Datos: Documentos, resultados de investigaciones, entrevistas largas, explicaciones, cifras, estadsticas y testimonios. Fecha y horario de cierre.

Medios (Radio, electrnicos televisin e Internet) Informacin: Breve, instantnea y concreta. Temticas: Ideales para transmitir informacin de impacto. Datos: Cifras concretas, datos globales y testimonios breves. El horario de cierre es muy variado.

4 Base de datos de medios y periodistas Local, regional, nacional y agencias internacionales de noticias. Nombre del director del medio Jefe de redaccin Nombre del periodista

5 Qu es noticia para el periodista? Nuevas Polticas Aniversario de fundacin Nuevos productos y servicios Nuevas instalaciones Proyecto de ampliacin de mercado

Exportaciones Mano de obra generada, directa e indirectamente. Firma de convenios. Menciones especiales. Certificaciones. Premios nacionales, regionales o locales. Nombramientos de directivos Asambleas anuales. Convenciones Trofeos Aportes a la comunidad Presentacin del informe social y financiero. Actividades de capacitacin Puntos de vista de la empresa con relacin a leyes o normas. Diagnsticos Informes tcnicos Licitaciones Licencias ambientales Campaas educativas Balances de gestin Tomar parte en una polmica Realizar un estudio, una encuesta o un sondeo Organizar un homenaje a un personaje o institucin. Organizar un evento o conferencia Crear comits y anunciar su nombramiento Convocar a un concurso Organizar una visita o una misin comercial Divulgar un reconocimiento

6 Perfil el responsable del contacto con los medios Visin periodstica Capacidad de evaluar lo que les interesa a los medios de comunicacin, a utilizar qu medios como presentar laespecial, informacin, es decir que gnero periodstico : noticia, y reportaje o informe entre otros. Capacidad de redaccin Capacidad de expresar con claridad la informacin, datos financieros, econmicos y estadsticos ortografa. de forma clara, entendible y concisa con excelente gramtica y correcta

Capacidad de mercadear las noticias Capacidad de "vender" a los la informacin o las noticias. Deben notar la importancia, alcance, el periodistas, impacto positivo del proyecto, del programa, del informe o de la el actividad. 7 El portavoz Es la los persona que da la cara ante la opinin pblica. Es la imagen de portavoz la empresa ante medios de comunicacin. Hay organizaciones que tienen un segn el tema a tratar, pero generalmente el presidente de la compaa, el gerente administrativo, el director de gestines ambiental o el responsable de mercadeo. El portavoz tiene el deber de: Informar oportunamente Decir la verdad Explicar el hecho cuando se requiera Ser constante en atender a los medios Despejar dudas respecto a su actividad Respetar a los representantes de los medios

Tiene el derecho a: Rectificar Guardar silencio sobre asuntos confidenciales Conceder la entrevista en exclusiva Elegir los medios Crear su propia imagen

II Contacto con los medios

1 Boletn de prensa

Es una noticia que por la empresa emite sobre una actividad o postura de la compaa para ser conocida opinin pblica. Puede llevar datos resultados de una investigacin yla cifras El envo puede ser estadsticos, por correo normal, electrnico, fax o Internet. Lofinancieras. mejor llevrselo personalmente.

2 Rueda de prensa

Es una reunin programada que se realiza para tratar temas de o polmicos, presentar proyectos, de investigaciones y actualidad posturas, entre otros. Es un espacio donde se daresultados la posibilidad de explicar y confrontar. La se realiza mediante una carta de invitacin, tarjeta de invitacin o un convocatoria boletn de prensa.

A. Cmo se organiza la rueda de prensa? Adecuada eleccin del lugar, fecha y hora. Invitacin a la rueda de prensa: A quines y desplazamientos de medios fuera de la ciudad. Confirmacin asistencia. Refrigerio: Previo o posterior a la rueda de prensa. Infraestructura: Computadoras, Telfono, fax, papel y lpiz

Uso de ayudas visuales.

B. Desarrollo de la rueda de prensa Estar puntuales. Saludos, agradecer la asistencia y presentacin de los expositores. Explicar metodologa de preguntas. Inicio de la rueda de prensa Turno para preguntas y respuestas. Refrigerio.

Cortesa y solucin de requerimientos para facilitar la labor de los periodistas. 3 Conferencia de prensa Es una reunin entre unpreviamente, personaje y los periodistas para tratar un tema especializado acordado permite analizar, explicar y disertar. Se utiliza para explicar proyectos de expansin, nuevas normativas Internacionales y terminologas, entre otros. Adems es tecnologas, adecuada para difundir resultados o divulgar acciones en beneficio de la comunidad. Con a la organizacin igualrelacin a la Rueda de Prensa. y desarrollo de la Conferencia de Prensa se maneja Pero se debe de tener en cuenta la elaboracin de material escrito y audiovisuales para la explicacin de datos de difcil comprensin. 4 Entrevista en exclusiva Es el suministro de informacin a travs de una persona concreta. Se accede cuando el entrevistado periodista la de solicita. Se concertar la entrevista previamente y le daa ella tiempo al documentarse. Puede ser buscada pro la empresa o solicitada por el periodista. La tcnica es pregunta respuesta y de un tema especfico. 5 El informe especial Es un reporte detallado sobre una problemtica concreta con de un sector econmico, ejecucin de un proyecto, proceso interno de la empresa influencia en el medio externo, implicaciones empresariales de normas, regulaciones y permisos ambientales, entre otros. Es elaborado por especialista enla laideologa materia, empresarial a solicitud del medio de informacin. Es la forma ms sutil de transmitir o de un gremio a la comunidad a travs de la prensa. 6 La rectificacin Es un derecho que todos tenemos, se cuando un medio ha publicado alguna informacin que no es precisa, falsa o usa tendenciosa. Lo conveniente es de analizar la situacin y luego proceder a que el medio o el periodista se rectifique lo publicado. 7 El pronunciamiento Lo usan los directivos o presidentes de agremiaciones que toman una postura frente a una norma, ley o disposicin gubernamental. Lo realizan mediante una carta al director de los medios, un boletn o una rueda de prensa 8 Recorrido por los medios Es importante visitar a los periodistas al menos una vez al ao, algunas organizaciones lo hacen cada seis meses. Se hace con el fin de tener retroalimentacin con relacin a la informacin que se enva y para saber los requerimientos de los periodistas. Este recorrido por los medios debe ser para llevar informacin, esta estrategia es vlida para invitar a los periodistas a la presentacin del balance financiero y social a principio se aprovecha para entregarles fotografas de los productos o de la planta y de de ao, los directivos con el fin de renovar el archivo fotogrfico. Tambin puede hacerse para llevar un boletn de prensa o una invitacin a un evento importante. Debe tener en cuenta los horarios apropiados para visitar los medios impresos, radiales y de televisin. Es mejor llegar de sorpresa, pero con una planeacin previa por parte del responsable de relaciones con la prensa. 9 Jornada de puertas abiertas Cuando la organizacin ha implementado nuevas tecnologas que redundan en un mejor producto de conquista nuevos mercados, saca un nuevo producto, esta aportando a lacalidad, conservacin del medio ambiente, genera progreso a la comunidad, implementa obtiene certificaciones de calidad o tienen nuevos proyectos campaas se invita a educativas, los periodistas a la empresa a que conozcan esas innovaciones. 10 Recomendaciones La jornadacon de puertas abiertas debe hacerse en la maana, empezando con un del desayuno presencia de los directivos de la compaa, luego la exposicin proyecto o los la resultados de los mismos. Recorrido por planta o instalaciones explicando el proceso productivo o lo que interesa dar a la conocer. Seccin de preguntas y respuestas para aclarar las dudas. Para ello se debe tener en cuenta: Carpeta que contiene un informe ejecutivo que resume los aspectos ms informativa importantes. Publicar cifras. Darles un obsequio como camisetas, cachuchas, lapiceros, agendas o toallas.

Dejar el evento registrado en fotografas y luego hacer las llegar.

11 Eventos de capacitacin Se deben programar como seminarios o talleres de capacitacin para los periodistas al menos eventos una vez al ao. La capacitacin se puede hacer en temas relacionados con la del a los periodismo, aspectos especficos de la gestin de la entidad o prctica para integrar periodistas con los directivos de la institucin. De acuerdo con la disponibilidad de tiempo de los periodistas se selecciona el da, la hora y el sitio. Si el sitio es apartado de igualmente, la ciudad, se les debe recoger bien sea en su casa o en las instalaciones del medio, se debe terne presente su regreso. Este espacio es propicio para estrechar lazos no solo profesionales sino de amistad. III Cmo medir las relaciones con los medios? Medir las relaciones con los medios siempre ha sido un problema delicado. No existe una frmula mgica para medir las relaciones con los medios. Tradicionalmente se hace de la siguiente manera. que se Recortes realiza. de prensa que sirven de referencia de lo publicado y el ahorro Registro en cassettes de audio para llevar un registro de lo que se emite por radio. Igualmente, en vdeo. Sondear nuestra funcin.a los periodistas para determinar las fortalezas y debilidades de Realizar anlisis retrospectivos con relacin a los cubrimientos 1 Consejos Prcticos Facilitar la labor de los periodistas proporcionando informacin oportuna y confiable. Presentar informacin con datos estadsticos y econmicos. Proporcionar fotografas de los directivos y de la organizacin. Explicar mediante ejemplos. Programar eventos de capacitacin en temtica especiales que la organizacin maneje. Ser cumplido con la informacin Ser amable Sencillo gil Respetar su trabajo Ante todo proporcionarles informacin que es la materia prima para que realicen su trabajo. Cmo presentar la noticia empresarial Titulacin: Antettulo, ttulo y bajada o sumario Titulacin de la noticia A. El titular consiste en un resumen delinmediata, contenido global general la informacin, cuyo objetivo es brindar al gran lector una visin y de atractiva de aquello que se desarrolla en el contenido del texto. Literales: misma, de manera literal y rigurosa. Se refiere de manera estricta a la lo noticia ocurrido, sin juicios de valor. Interpretativo: va ms all de lo literal y hace una valoracin de lo ocurrido. Califica el acontecimiento, juego de palabras. B. Antettulo vattulo. estrechamente ligado al titular, el que contextualiza la noticia. Se sita antes del Es una informacin que noes est expresamente consignada en el ttulo, pero lo complementa. C. Bajada onoticia. sumario consiste en un resumen de losen aspectos relacionados le texto la caracteriza por estar escrito un una puntaje de lectura letras en mayor que elde del texto. El Se objetivo sumario es el de facilitar rpida a los principales contenidos de ladel informacin. Cuerpo de la noticia Prrafos cortos que contengan una sola idea en tres de o cuatro lneas. Uso reiterado del punto aparte y uso del entrecomillado. Adems, verbos recurrentes como: dijo, afirm, atribuy, explic, concluy, argument, etc. Utilizacin de enlaces: sin embargo, de igual forma, as mismo, en consecuencia, etc. Recomendaciones: Redactar cpsulas informativas. Ejemplo Utilidades operacionales de $61,868 millones Volumen de ventas 662.126 toneladas de cemento Inversin con comunidades vecinas de 236 millones

Pequea resea de la empresa: Ejemplo Incametal S.A. es una compaa colombiana creada 1951, en como subsidiaria de de una empresa austriaca fabricante de cubiertos. Est en ubicada la zona industrial Medelln. Desde 1958 inicia la produccin de utensilios de cocina, mesa, agrcola y ferretera. Un glosario si el tema es muy especializado: Ejemplo Incauca presenta su plan de manejo ambiental: Glosario:

Conservacin ambiental : proteccin del medio ambiente natural, manteniendo sus caractersticas para el futuro. Desarrollo sostenible:socales, modelo productivos, de avance humano que integra procesossocial. culturales, ambientales, de consumo y de bienestar Ecosistema : unidad ecolgica fundamental que comprende el entorno y la comunidad de seres vivos que lo habitan. Mitigar: accin tendiente a moderar suavizar los efectos dainos generados por el hombre o como consecuencia ante o una determinada situacin. Reforestacin: recuperacin del suelo, el paisaje y habitats naturales mediante la plantacin de especies arbreas. Los boletnes de prensa son unacompartir herramienta para comunicar con periodistas profesionales y para sus importante noticias directamente con sus colegas. Las orientaciones bsicas a escribir un boletn de prensa Un boletn debe ser conciso. Su extensin no debe ser mayor a una hoja. Una nota en profesionalmente redactada debe de empezar por el tema masLos novedoso, colocado eldeben prrafo inicial. Describa laCada noticia en tres lneas o menos. prrafos subsiguientes describir la noticia. entrega debe concluir con informacin sobre contactar a su empresa, incluyendo nombre de la persona de contacto, un correocomo electrnico, telfono y sitio web (URL). Escriba usando oraciones breves. Enve boletnes que hayan sido cuidadosamente editados. No necesita contratar a un editor profesional, pero al menos pida consejo y apoyo de colegas y amigos. OJO -- Sea selectivo cuando se usen MAYUSCULAS yaun que se pueden interpretar (especialmente por lectores del idioma ingls) como insulto. Las sugerencias bsicas a distribuir un boletn de prensa Enve su nota de prensa a los canales apropiados. 1) La Los peridicos. Especialmente aquellos enfocados que tienen una seccin especializada 2) estaciones de radio, con programas 3) Revistas especializadas IMPORTANTE -- No manda a todos. Redacta el mensaje para intereses y necesidades particulares deltodo medio.