29 de abril del 2013 CIRCULAR ALCALDA-2324-2013

DE:

Ing. Johnny Araya Monge Alcalde Municipal

PARA:

Gerentes, Directores, Jefaturas de Departamento, De Seccin y Encargados de Proceso Procedimiento Elaboracin de Convenios Municipales

ASUNTO:

******************************************************************************************************* Si bien los Convenios son propuestos por las distintas dependencias municipales para ejecutar proyectos especficos a su cargo, se trata de instrumentos que requieren de la formalidad legal y tcnica mediante la cual, se determine que los objetos y los compromisos de los mismos se enmarcan dentro de la normativa jurdica que permite a las Municipalidades celebrar convenios con personas o entidades nacionales o extranjeras, sean interinstitucionales o intermunicipales, y que les faculta a comprometer los fondos y bienes, y autorizar sus egresos en el cumplimiento de sus fines (Art. 2, 4 inciso f),( 7, 9, 11, 13 inciso e) e (inciso 17 h) del Cdigo Municipal, as como el Art. 4 de la Ley de Contratacin Administrativa, y de todas aquellas normas especficas relacionadas con el objeto propio de cada convenio. Lo anterior adems es sustentando en la Ley de Control Interno, Art. 7 y 8 inciso d), y el Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administracin Pblica, Art. 5 y 6, para garantizar que stas relaciones interadministrativas se apeguen estrictamente a la normativa vigente. Por los anteriores fundamentos de ndole jurdico, se establece el Procedimiento para la Elaboracin de Convenios Municipales (Interinstitucionales, con sujetos de Derecho Internacional, de cooperacin o colaboracin, con derechos de sujeto privado, permiso de uso u otros), el cual estar a cargo de la Direccin de Asuntos Jurdicos. Dicho procedimiento es de acatamiento obligatorio para todas las dependencias municipales a partir de la fecha en que rige el mismo y luego del recibo de la presente circular.

Nombre: Procedimiento Elaboracin de Convenios Municipales Fecha de Aprobacin: 29-04-2013 Fecha que rige: 01-05-2013 Versin: 1

Cdigo: RS-DAJ-PR01 Pgina: 2 de 5

Con el fin de lograr estandarizar y ordenar todo lo relacionado con la elaboracin y suscripcin de Convenios Municipales (Interinstitucionales, con sujetos de Derecho Internacional, de Cooperacin o Colaboracin, con derechos de sujeto privado, permiso de uso u otros), todas las dependencias municipales debern cumplir con los elementos y requisitos que se detallan en el siguiente procedimiento:

1. CRITERIO TCNICO La dependencia municipal que d origen al Convenio, deber remitir a la Direccin de Asuntos Jurdicos (DAJ), un criterio tcnico completo, con el fin de evaluar la viabilidad del mismo, previo a tomarse el acuerdo municipal que lo ampare. Dicho criterio tcnico deber incluir los siguientes aspectos: i. Informacin General: Identificacin de las partes que suscriben el convenio. Quienes lo suscriben deber estar legitimados jurdicamente para hacerlo. Se debe presentar certificacin de personera jurdica vigente de las partes, cuando se trate de personas jurdicas. Objeto: Detallar en qu consiste el proyecto que se pretende desarrollar a travs del Convenio. ste debe guardar relacin directa con los fines y competencias de la entidad municipal, as como de los fines y competencias de la contraparte. Adems, se debe indicar la norma en que se fundamenta el Convenio, y sealar la conveniencia pblica y los beneficios para la Administracin. Obligaciones: Indicacin expresa y detallada de los compromisos que asumen las partes. Recurdese que todo convenio presupone la existencia de contraprestaciones, por lo tanto, las obligaciones y compromisos no pueden recaer en una sola de ellas. Adems los compromisos deben ser proporcionales y equitativos entre las partes involucradas. Aporte de fondos (Erogacin): En el caso de la Administracin Pblica, estos constituyen los recursos, valores, bienes y derechos de su propiedad. Sobre este particular, valga indicar que esos aportes deben ser estimados (cuantificados) de acuerdo con la naturaleza del objeto del convenio. Si tal cuantificacin resulta imposible por la naturaleza del objeto , se hace constar, y el convenio debe tenerse como de cuanta inestimable y para su eficacia no requiere del refrendo contralor. Los aportes en dinero deben respaldarse con la respectiva constancia o certificacin de fondos que acredite que se cuenta con el mismo. Todo convenio especfico celebrado con sujetos de derecho pblico internacional, en donde haya erogacin econmica de por medio y que se sustente en convenios o tratados internacionales aprobados por la Asamblea Legislativa, requerir refrendo contralor. De igual manera todo convenio celebrado con empresas u rganos pblicos, en el tanto tenga por objeto el otorgamiento de concesiones, la constitucin de fideicomisos o la realizacin de proyectos bajo el tipo contractual de alianza estratgica, requerir de refrendo contralor. Los dems convenios interadministrativos no referidos anteriormente, no estarn sujetos al refrendo contralor, siendo responsabilidad exclusiva de los jerarcas de las Administraciones involucradas, adoptar las medidas de control interno de

ii.

iii.

iv.

conformidad con la Ley General de Control Interno, para garantizar que estas relaciones interadministrativas se apeguen a la normativa vigente. Si el convenio va a ser ejecutado durante ms de un periodo presupuestario, se debe adjuntar el Acuerdo Municipal que autorice su suscripcin, y debe contener el compromiso de incluir los fondos respectivos en cada periodo presupuestario. En este apartado se deber indicar claramente el nmero de partida presupuestaria y adjuntar un informe del Departamento de Presupuesto, que haga constar el contenido econmico de la misma. v. Plazo del convenio: Debe indicarse claramente durante cunto tiempo estar en ejecucin el proyecto, definiendo expresamente, si habr o no posibilidades de prrroga y bajo qu condiciones. El plazo del convenio deber ser cierto y determinado. Visto Bueno de Gerencia y Alcalde: Los convenios deben estar orientados a alcanzar los objetivos de la institucin. Por lo anterior, tanto la Gerencia respectiva como el Alcalde (sa) Municipal, deben estar informados de los proyectos a desarrollar por las dependencias y las condiciones que a groso modo amparan el mismo. En ese sentido es necesario que el criterio tcnico que contenga los anteriores requisitos, sea avalado por la Gerencia a cargo y el Alcalde Municipal.

vi.

2. DOCUMENTACIN ADICIONAL Para el respaldo de cada convenio, la Direccin de Asuntos Jurdicos solicitar, de ser necesario, los atestados respectivos para su valoracin, tales como: Constancias, Certificaciones y cualquier otra documentacin que estime necesaria, una vez que se analice el caso en concreto.

3. REUNIONES PRELIMINARES De igual forma y de ser necesario, la Direccin de Asuntos Jurdicos establecer audiencias con las partes involucradas, a fin de establecer claramente los lineamientos y pormenores del mismo. 4. ASESORA Y CRITERIO DE LA DIRECCIN DE ASUNTOS JURDICOS Una vez verificado por parte de la Direccin de Asuntos Jurdicos que la documentacin remitida cumple con el ordenamiento jurdico vigente, proceder con la elaboracin del borrador del convenio, remitindolo con el visto bueno al Alcalde (sa) Municipal para su valoracin. De ser aprobado, ser el Despacho del Alcalde el encargado de enviar el expediente completo al Honorable Concejo Municipal para la respectiva toma del acuerdo, en donde se autoriza al Alcalde Municipal para la suscripcin del Convenio. Caso contrario, si el criterio tcnico presentado por la dependencia no cumple con los requerimientos mnimos, la Direccin de Asuntos Jurdicos devolver el expediente indicando las razones que fundamentan la denegatoria.

5. ACUERDO MUNICIPAL Todo trmite de Convenio slo podr ser presentado ante el Honorable Concejo Municipal para su debida autorizacin, cuando el expediente incluya la recomendacin en positivo de la Direccin de Asuntos Jurdicos y la autorizacin del Alcalde (sa) Municipal. De lo contrario, toda solicitud de un convenio que se sustente en un acuerdo municipal que no se haya generado en observancia al procedimiento indicado, ser devuelta por la Direccin de Asuntos Jurdicos, a efecto de que se complemente el expediente de respaldo, y que se cumpla con todos los requisitos que dispone el procedimiento establecido, de no cumplirse con ello, se proceder al archivo del caso y as se comunicar a la dependencia gestionante.

6.

CONFECCIN DEL CONVENIO

Una vez que se haya tomado el acuerdo y haya sido trasladado al Despacho del Alcalde, ser remitido por ste a la Direccin de Asuntos Jurdicos, para la elaboracin del convenio y su formalizacin mediante la firma del documento por las partes intervinientes, cuya autenticacin corre a cargo del abogado tramitador del convenio. De establecerse que el convenio se encuentra en los casos que seala el Reglamento sobre Refrendo de las Contrataciones de la Administracin Pblica , numeral 3 Contratos Administrativos sujetos al ref rendo, inciso 6) .Todo contrato o convenio celebrado entre dos o ms entes, empresas u rganos pblicos, en el tanto tengan por objeto el otorgamiento de concesiones, la constitucin de fideicomisos o la realizacin de proyectos bajo el tipo contractual de alianza estratgica. Los dems contratos o convenios interadministrativos no referidos en este inciso o en general en el articulado de este Reglamento, no estarn sujetos a refrendo. Es responsabilidad exclusiva de los jerarcas de las Administraciones involucradas, adoptar las medidas de control interno de conformidad con la Ley General de Control Interno para garantizar que estas relaciones interadministrativas se apeguen estrictamente a la normativa vigente la Direccin de Asuntos Jurdicos proceder a gestionar refrendo respectivo ante la Contralora General de la Repblica, y una vez conferido y recibido en la Direccin dicho refrendo contralor, se proceder a la comunicacin del Convenio a las partes suscribientes, para su conocimiento, ejecucin y establecimiento de los controles pertinentes que dispone la normativa aplicable al caso. Si el convenio no se encuentra en los supuestos del numeral 3, inciso 6) de dicho Reglamento, la Direccin de Asuntos Jurdicos otorgar la aprobacin interna y se proceder a la comunicacin del Convenio a las partes suscribientes, para su conocimiento, ejecucin y establecimiento de los controles pertinentes que dispone la normativa aplicable al caso.

7. PLAZO PARA LA ENTREGA DE INFORMACIN POR PARTE DE LAS DEPENDENCIAS Toda informacin o documentacin solicitada a las dependencias por parte de la Direccin de Asuntos Jurdicos para la elaboracin del convenio, deber ser presentada en un plazo mximo de 15 das hbiles, contados a partir de la solicitud de la misma, prorrogable en un solo tanto ms, previa solicitud formal realizada a la DAJ con la justificacin que la ampare, en los casos que la solicitud no sea remitida segn lo establecido, la Direccin ordenar el archivo inmediato del expediente. 8. RESPONSABILIDAD Las dependencias municipales interesadas en las suscripcin de un convenio, tienen la obligacin no solo de remitir la informacin que la Direccin de Asuntos Jurdicos requiera, sino que adems son los responsables directos de velar por el cumplimiento de los compromisos que la Municipalidad de San Jos adquiera a travs de dichos documentos, en los plazos y forma que acuerdan las partes, informando al Gerente respectivo y al Alcalde (sa) Municipal, quien a su vez ser responsable en forma exclusiva de adoptar las medidas de control interno para garantizar que las relaciones interadministrativas se apeguen estrictamente a la normativa vigente, de conformidad con lo establecido en el inciso 6) del artculo 3 del Reglamento sobre el Refrendo de las Contrataciones de la Administracin Pblica. 9. CONSIDERACIONES GENERALES

Cuando en la suscripcin de un convenio deba aplicarse normativa especfica, la Direccin de Asuntos Jurdicos una vez que haya analizado el expediente remitido para la elaboracin de un convenio, emitir de previo un criterio ante la Alcalda y la dependencia tcnica relacionada con el

mismo, sobre la viabilidad del convenio y su conformidad o no con el ordenamiento jurdico. Esta recomendacin de control debe considerarse cada vez que se suscriba cualquier tipo de convenio. Teniendo en cuenta lo anterior, se les solicita a todas las dependencias municipales: Emitir informes anuales a la Direccin de Asuntos Jurdicos, de todos los contratos o convenios bajo su responsabilidad. Enviar a Muninet el convenio y tener actualizada la informacin en dicho sitio web. Mantener el expediente de cada convenio o contrato, con la informacin completamente actualizada, conforme avances, informes y modificaciones que se realicen. *** FIN DEL DOCUMENTO ***