Presentacion Sesion01 PDF

Gestin de Proyectos de Ingeniera de Sistemas - Universidad Peruana Los Andes
02/04/2013
CURSO: GESTIN DE PROYECTOS DE INGENIERA DE SISTEMAS

Docente: Ing. CIP Loncn Salazar, Pierre Paul
SESIN N 01
AGENDA:
Introduccin:

Por qu Fallan los Proyectos? Finalidad de la Gua del PMBOK Qu es un Proyecto? Qu es la Gerencia de Proyectos? Estructura de la Gua del PMBOK Contexto de la Gerencia de Proyectos
Ing. CIP Loncn Salazar, Pierre Paul
02/04/2013
POR QU FALLAN LOS PROYECTOS?
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Cmo vamos?
Contratos?

Retrasos en la Programacin Tiempo
Problemas en el Desarrollo
Exceso en el Presupuesto
Proyecto Costo
Falta de Calidad
Calidad Producto
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Qu tienen en comn los proyectos exitosos?

Definieron una MISIN acorde a la VISIN Fijaron OBJETIVOS (claros, medibles) Implementaron una ESTRATEGIA ADMINISTRACION EFICIENTE => Plan
Definir el Problema
Misin Objetivos Metas
Plan Estratgico

No participan en la planificacin los responsables de implementar las tareas No incluir todos los recursos necesarios para cumplir con los objetivos y alcance
Personas
Recursos
Tecnologa
Objetivos o agendas irreales. No comprender la restriccin triple
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El Rol del Administrador del Proyecto no esta bien definido. Falta de autoridad. Falta de comunicacin y coordinacin para trabajar en quipo. Rotacin excesiva de personas de trabajo. Menor especializacin. No realizar informes de avance peridico. El administrador del proyecto pierde la visin de conjunto al controlar detalles minuciosos. No comparar el estado del proyecto con el plan original. Anlisis del valor ganado.

Hoy las organizaciones realizan proyectos en entornos globales complejos que hacen la coordinacin y la comunicacin mucho ms difcil que en los tiempos de la construccin de las pirmides. Los Project Manager deben usar mtodos que maximicen la probabilidad de xito de sus proyectos. La administracin de proyectos es un sistema que puede ayudar a las organizaciones a lograr sus metas con oportunidad. Distintos tipos de proyectos necesitan estructuras organizacionales diferentes al igual que estrategias y estilos de administracin diferentes.
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MEDIDAS DE XITO O FRACASO DE UN PROYECTO

Los proyectos tienen metas en costo y tiempo claramente definidos, es comn que se juzgue el xito de un proyecto segn si termin dentro del presupuesto y antes de la fecha de entrega. Sin embargo, tal juicio puede resultar un poco ingenuo en el sentido de que la mayor parte de los proyectos tienen muchas metas adems del presupuesto y fecha de entrega.

Satisfizo el proyecto las especificaciones? Tuvo xito el proyecto en el mercado? Tuvo xito en aumentar la participacin de mercado, los ingresos y las ganancias?
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MEDIDAS DE XITO O FRACASO DE UN PROYECTO
Ejm:
La pelcula Titanic, se present en 1997 despus de varios aos de trabajo. La pelcula tena un retraso y US$ 90 millones arriba de su presupuesto (82% superior al previsto). Sin embargo la pelcula claramente tuvo xito en el mercado, gan numerosos premios y se convirti en la primera pelcula de la historia que obtuvo mas de US$ mil millones de ingresos.
Este proyecto: Fue un xito o un fracaso?
En algunos casos los proyectos pueden fracasar an cuando terminen a tiempo y dentro del presupuesto.
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CONSIDERACIONES DE UN PROYECTO
Como alinear los Proyectos con los Objetivos del Negocio? Se destinan los Recursos necesarios a los proyectos ms alineados? Cmo se hace la Planeacin de la Capacidad de los Recursos? Qu proyectos se deben financiar, priorizar, cancelar o posponer? Cul es el estado real de los proyectos? En que proyectos estn nuestros empleados?
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CONSIDERACIONES DE UN PROYECTO
Son los proyectos ejecutados bajo estndares (IPMA, PMI, Prince2), son repetibles y son medidos en tiempo real?

Prince2 Estndar Europeo Mtrica 3 Estndar en Espaa SCRUM MSF Microsoft Framework PMI Project Management Institute IPMA International Project Management Association
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ENTORNO ACTUAL DE LOS PROYECTOS

Cambio acelerado (incertidumbre) Globalizacin (rpida competencia) Ms valor por menos costo Recursos limitados Rpidos cambios tecnolgicos Tecnologa accesible para todos Menos tiempos de produccin Ciclo de vida menores de los productos Consumidor nunca satisfecho y ms selectivo ( sin lealtad) Presiones econmicas (al menor costo posible)
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DESEMPEO DE LOS PROYECTOS
Might y Fisher (1985) definieron seis medidas de xito de un proyecto

1.
Meta Tcnica 1: Cul es la percepcin general del desempeo tcnico del proyecto comparado con las especificaciones iniciales? Meta Tcnica 2: Cul es la percepcin general del desempeo tcnico del proyecto comparado con otros proyectos de la organizacin? Meta Tcnica 3: Cul es la percepcin general del desempeo tcnico del proyecto comparado con los problemas encontrados durante el proyecto?
2.
3.
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DESEMPEO DE LOS PROYECTOS
Might y Fisher (1985) definieron seis medidas de xito de un proyecto

4.
General: Cul es la percepcin general del xito de un proyecto? Costo: Es el costo final superior o inferior al presupuesto inicial? Tiempo: El tiempo de terminacin fue mayor o menor que el planificado?
5.
6.
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SITUACIN ACTUAL DE LOS PROYECTOS TI

Los proyectos de TI tienen una tasa de fracaso alta debido al enorme riesgo asociado a estos proyectos. Todo proyecto de TI ser un fracaso si:

El sistema como un todo no opera como se esperaba y si su desempeo global no es ptimo. Al implantarlo no se comporta como se pretenda originalmente o si es tan hostil para los usuarios que lo rechazan y lo usan poco. El costo de su desarrollo excede cualquier beneficio que se pudiera producir durante su vida til. Debido a problemas con la complejidad del sistema o con la administracin del proyecto, se abandona el desarrollo del SI antes de terminarlo.
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Por cada 6 nuevos sistemas de software de gran escala que son puestos en operacin, 2 son cancelados. 72% de los sistemas grandes tienen fallas de operacin, o no funcionan como se esperaba, o no se usan. 57% de los proyectos de implementacin de software, sobrepasan su calendario en ms de la mitad. 52.7% de los proyectos sobrepasan su costo inicial estimado en 189%. 31.1% de los proyectos son cancelados antes de que sean terminados.
Fuente: Softwares Chronic Crisis, W. Wayt Gibbs, Scientific American, Feb 2004
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Los proyectos en promedio arrojan 56% de sobrecostos y 84% de sobre tiempos. Solo el 52% de las funcionalidades requeridas estuvieron presentes en el producto liberado 31% de los proyectos de TI en USA sern cancelados antes de ser completados, US$ 81 billones en prdidas
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Establecimiento de una fecha de entrega irreal Cambios en los requerimientos del cliente que no se reflejan en los cambios de calendario Una honesta subestimacin de la cantidad de esfuerzo y/o nmero de recursos que sern requeridos para el trabajo. Riesgos predecibles y/o impredecibles que no son considerados al inicio del proyecto.
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FACTORES CRTICOS DE XITO
Las conclusiones de Hughes, Pinto y Slevin (1987) encontraron 09 factores cruciales para el xito de muchos proyectos:
1. 2. 3. 4.
5.
6. 7. 8. 9.
Objetivos claramente definidos Gerente del Proyecto competente Apoyo de la Alta Direccin Miembros competentes en el equipo del proyecto Asignacin de recursos suficientes Canales de comunicacin adecuado Mecanismos de control Capacidades de retroalimentacin Buena respuesta del cliente
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FACTORES CRTICOS DE XITO

Un factor crtico de xito es algo que debe ocurrir (o debe no ocurrir) para conseguir un objetivo. Este factor de xito se define como crtico si su cumplimiento es absolutamente necesario para cumplir los objetivos de la Organizacin, por lo cual requiere una especial atencin por parte de los rganos gestores, con el fin de asegurar que se dedican los mejores recursos a la ejecucin o realizacin de dicho Factor de xito.
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QU ES UN PROYECTO EXITOSO?
Oportunidades
Amenazas
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QU ES UN PROYECTO EXITOSO?
Se entrega en el tiempo planificado El costo esta dentro del presupuesto aprobado Cumple con la calidad, es decir, se cumplieron con los requerimientos definidos y satisface a los interesados (stakeholders) Los objetivos definidos se logran, provee valor por el dinero invertidos y sin interrupciones a la operacin principal del negocio.
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CMO NACE UN PROYECTO?

A partir de una problema, de una oportunidad, de una necesidad, se genera una IDEA Debemos transformar esa idea en un OBJETIVO Luego alcanzar ese objetivo obteniendo un PRODUCTO Ese producto debe dar SOLUCION al problema, necesidad, oportunidad original Slo ser ejecutado a travs de la realizacin de un PROYECTO dentro del marco de las ORGANIZACIONES involucradas
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QU ES UN PROYECTO?
Es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico

Esfuerzo, que se va a producir un cambio Temporal, que tiene un comienzo y final definido, termina cuando el objetivo ha sido logrado, el equipo es disuelto una vez concluye el proyecto. nico, el producto o servicio es diferente en alguna forma a otros productos o servicios. Las caractersticas del producto son elaborados gradualmente. Tiene objetivos, deben ser cuantificables Aporta beneficios, a la organizacin de lo contrario no deberan utilizarse Consume recursos, y son muy limitados
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PROYECTOS VS OPERACIONES
Las organizaciones ejecutan su trabajo, y estas se clasifican en proyectos u operaciones.

Tienen en comn:

Que son ejecutadas por personas Que sus recursos son restringidos Que sus actividades se planifican, ejecutan y controlan Que los proyectos son nicos y
Se diferencian en:
temporales Que las operaciones son continuas y repetitivas
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QU ES LA GERENCIA DE PROYECTOS?
Es la aplicacin de conocimientos, habilidades, herramientas y tcnicas, a las actividades de un proyecto, con el fin de satisfacer los requisitos del proyecto y se lograr aplicando e integrando los grupos de procesos
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PROYECTOS Y PLANIFICACIN ESTRATGICA
Los proyectos se usan a menudo como medio para lograr uno ovarios objetivos del plan estratgico de la organizacin. Los proyectos se inician por una o ms de las siguientes razones:

Demanda del mercado Una necesidad de la organizacin Una solicitud del cliente Un avance tecnolgico Un requerimiento legal Un desarrollo social
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UN PROYECTO BALANCEADO
Alcance, es el rea que debe permanecer si cambiamos los tiempos, costos o calidad Calidad = Cumplir con los objetivos Riesgo = Origen es la incertidumbre
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ESTRUCTURA DEL PMBOK
Marco conceptual de la direccin de proyectos
Proporciona una estructura bsica para entender la direccin de proyectos. Introduccin, ciclo de vida del proyecto y organizacin Especifica todos los procesos de direccin de proyectos que usa el equipo del proyecto para gestionar un proyecto (Inicio, planificacin, ejecucin y cierre).) Organiza los 5 grupos de procesos de direccin de proyectos (42 procesos) aplicable a cualquier proyecto y las 9 reas de conocimiento
Norma para la direccin de proyectos
reas de conocimiento de la direccin de proyectos
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ESTRUCTURA DEL PMBOK
Procesos de Direccin de proyectos (05):

Inicio Planificacin Ejecucin Control Cierre

reas de conocimientos (09)

Integracin Alcance Tiempo Costos Calidad Recursos Humanos Comunicaciones Riesgos Adquisiciones
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GRUPO DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Inicio. Define y autoriza el proyecto o una fase del mismo. El inicio es formal y se obtiene el compromiso de todos los involucrados (stakeholders). Planificacin. Define y refina los objetivos y planifica el curso de accin para lograr los objetivos y el alcance pretendido del proyecto. El plan detallado del proyecto considerando las 9 reas del conocimiento y establece una lnea base. Ejecucin. Integra a personas y otros recursos para llevar a cabo el plan de gestin del proyecto para el proyecto. Ejecuta el plan del proyecto establecindose mecanismos de comunicacin y aseguramiento de calidad adecuados para el proyecto.
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GRUPO DE PROCESOS DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Seguimiento y Control. Mide y supervisa regularmente el avance, a fin de identificar las variaciones respecto del plan de gestin (lnea base) del proyecto, de tal forma que se tomen las medidas correctivas cuando sea necesario para cumplir con los objetivos del proyecto. Cierre. Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo. Y archiva la documentacin relevante del proyecto, obteniendo lecciones aprendidas que permitan desarrollar mejores proyectos futuros.
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CONTEXTO DE LA GERENCIA DE PROYECTOS
Qu es un Programa?
Es un grupo de proyectos relacionados que pueden ser manejados en una forma coordinada. Es un conjunto de proyectos y programas definidos para el logro de los objetivos estratgicos. Supervisa la direccin de programas, proyectos o una combinacin de ambos Los proyectos se dividen en subproyectos para hacer ms fciles su gestin Unidad que centraliza y coordina la direccin de proyectos de la organizacin con el fin de hacerlos exitosos.
Qu es un portafolio de proyectos?
Qu es un Subproyecto?
Qu es una oficia de proyectos?
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Este proyecto: Fue un xito o un fracaso?

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DESEMPEO DE LOS PROYECTOS

Might y Fisher (1985) definieron seis medidas de xito de un proyecto

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