TTULO: Elementos de los Manuales de Organizacin y Estructura Orgnica

NOMBRE DEL ALUMNO: Rodolfo Bautista De La Cruz

MATRCULA: 2011588

ASIGNATURA: Administracin a la Funcin Informtica

TITULAR: Lic. Beatriz Hernndez Hernndez

GRADO Y GRUPO: 3 C

INTRODUCCIN
En el presente documento se detalla la informacin referente a la misin, atribuciones, organigrama general, funciones de los rganos administrativos, que permitan analizar y comprender los elementos que contiene un manual de organizacin y su estructura orgnica para que se logren cada uno de los objetivos que se proponga.

ELEMENTOS DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIN Y ESTRUCTURA ORGNICA El manual de organizacin, es un instrumento de trabajo necesario para normar y precisar las funciones del personal que conforman la estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura. Para la elaboracin del mencionado manual, se propone el seguimiento de 3 etapas, las cuales junto con una serie de actividades que se especifican son fundamentales en el logro de este objetivo. Estas etapas son: recabar informacin, anlisis de la informacin recabada e integracin del manual. OBJETIVO GENERAL: Servir como un instrumento de apoyo que defina y establezca la estructura orgnica y funcional formal y real, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa de la institucin. OBJETIVOS ESPECFICOS: Definir la estructura orgnica formal y real de la institucin que establezca los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. Definir, describir y ubicar los objetivos y funciones de cada puesto y unidades administrativas con el fin de evitar sobrecargas de trabajo, duplicidad, etc. Identificar las lneas de comunicacin para lograr una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la institucin.

PROCESOS PARA LA ELABORACIN DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Para proceder a elaborar el manual de organizacin es indispensable allegarse de un conjunto de informacin, para obtener los elementos bsicos de anlisis que nos proporcionen conocimiento de la situacin orgnica, funcional y jurdica de la institucin de referencia. Para tal efecto se recomienda la siguiente metodologa que comprende una serie de actividades interrelacionadas entre s y conformndose en 3 fases: 1.-Recabacin de informacin. 2.-Anlisis de la informacin. 3.-Integracin del manual. 1.-RECABACIN DE LA INFORMACIN: Para la realizacin de esta fase, es necesario el contar con tcnicas de investigacin que permitan recopilar un conjunto de informacin para obtener el conocimiento acerca de la estructura orgnica y funcional existente, tanto en lo formal como en lo real, de la institucin de referencia. Estas tcnicas para el efecto mencionado son: La investigacin documental y la investigacin de campo. INVESTIGACIN DOCUMENTAL: El empleo de esta tcnica permite captar la situacin formal de la institucin, esta se obtiene a travs del anlisis de sus documentos sobre los siguientes aspectos:

MARCO JURDICO.

Es importante clasificar y analizar los documentos legales vigentes que definan el marco jurdico del cual se deriven las unidades administrativas y sus respectivas funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos, instructivos, acuerdos y/o circulares. Estos se consideran importantes para verificar, a su vez, si las funciones asignadas se encuentran respaldadas en las bases normativas de la institucin. OBJETIVO INSTITUCIONAL A partir del anlisis efectuado a los documentos legales, se contar con elementos suficientes para describir el objetivo primordial que se ha determinado para la institucin. Para este trabajo, tomamos como concepto de objetivo, " El propsito a cumplir mediante el desempeo de las funciones encomendadas a la institucin. ANTECEDENTES Obtener la informacin necesaria para efectuar la descripcin de la gnesis de la institucin indicando la ley o decreto que dio origen a la misma, e incluyendo la relacin de hechos sobresalientes de su desarrollo histrico. Es conveniente incluir los datos de las disposiciones jurdicas que hayan modificado cualquier aspecto de su organizacin en el proceso evolutivo de la institucin. INVESTIGACIN DE CAMPO. Es conveniente recurrir a las tcnicas de obtencin de informacin en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma empleada por los encargados de obtener la informacin, a travs del dilogo personal con los responsables de las distintas unidades operativas. Se aconseja utilizar un guin o cuestionario al respecto, en la cual se obtenga la siguiente informacin. DESCRIPCIN DE OBJETIVOS ESPECFICOS POR UNIDAD ADMINISTRATIVA. En esta etapa de la investigacin, se recabar la informacin relativa a los objetivos especficos asignados a cada unidad administrativa lo cual permitir analizar la congruencia entre la naturaleza misma de las unidades en particular y dichos objetivos. Para el desarrollo de este punto se seala como concepto de objetivo especfico: " El propsito a cumplir, con el desempeo de la funcin correspondiente a cada rea especfica. ESTRUCTURA ORGNICA ACTUAL En este apartado se obtendr informacin que permita contar con la relacin de las dependencias que conforman la institucin, as como funcionarios que la integran y la ubicacin orgnica de ambos en la estructura orgnica institucional. Lo cual permitir efectuar una descripcin ordenada de los principales puestos y unidades administrativas. La informacin anterior permitir obtener una visin integral de la institucin a travs de la elaboracin de los organigramas actuales que muestren la conformacin estructural de la institucin, facilitando a su vez el anlisis y el estudio correspondiente. FUNCIONES ACTUALES Este aspecto es uno de los que preferentemente se requieren obtener a travs de entrevistas directas, a modo de recabar informacin sobre las funciones que son realizadas en los distintos puestos integrantes de la estructura orgnica vigente, para proceder a su trascripcin y anlisis especfico.

PROGRAMAS Y/O PROYECTOS

Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de los apartados anteriores, se considera conveniente recabar informacin referente a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en dichas unidades. Esta obtencin de informacin tiene como propsito, verificar si estos programas y/o proyectos son coherentes al carcter funcional de cada descendencia. 2.-ANLISIS DE LA INFORMACIN. Una vez obtenida la informacin requerida para la elaboracin del manual, se proceder a su respectivo anlisis que comprende las actividades de revisin, identificacin, o ubicacin de los aspectos funcionales y estructurales de la institucin. CLASIFICACIN DE FUNCIONES. Una vez obtenidas las funciones que se realizan en los diferentes puestos, se proceder a efectuar su clasificacin, atendiendo 2 criterios de forma y contenido, lo cual facilitar una adecuada agrupacin de ellas. POR SU FORMA -Similares -Equivalentes. POR SU CONTENIDO -Operacin. -Control. -Supervisin. -Coordinacin. -Programacin. -Evaluacin. -Asesora. UBICACIN DE FUNCIONES Una vez clasificadas las funciones bajo los criterios mencionados, ser conveniente ubicarlas considerando los siguientes aspectos: Identificacin funcional de puestos y unidades con objetivos afines. Agrupacin y reubicacin de funciones a sus puestos correspondientes, eliminando a su vez, duplicidad y sobrecargas de trabajo. Asignacin congruente de los puestos en las unidades con afinidad funcional. Agrupacin funcional por reas de las unidades encargadas de realizar funciones homogneas.

Una vez efectuado el anlisis funcional con su correspondiente clasificacin y ubicacin de funciones, as como, detectadas las reas y unidades de ejecucin se debern conformar reas funcionales que correspondan adecuadamente a la instauracin de una nueva estructura funcional, jerrquicamente equilibrada, para satisfacer las necesidades de operacin, control y supervisin. ANLISIS ESTRUCTURAL. La clasificacin obtenida en base al anlisis deber permitir detectar la naturaleza de las reas funcionales, entendiendo como tales: "El conjunto de unidades administrativas interrelacionadas, que realizan funciones de naturaleza similar para el logro de un objetivo comn".

ELABORACIN DE ORGANIGRAMAS

En correspondencia al anlisis estructural, se deber realizar una representacin grfica de la estructura orgnica en general y de reas especficas de la institucin. Esta representacin grfica se mostrar a travs de organigramas que debern contener las siguientes caractersticas. La ubicacin funcional. Los niveles jerrquicos. Las lneas de autoridad y responsabilidad. La naturaleza lineal o asesoramiento de la unidad de referencia.

Para la elaboracin de estos organigramas se recomienda considerar los siguientes aspectos: CONTENIDO Se deber elaborar un organigrama de tipo general mostrando nicamente las principales unidades directivas, sealando la estructura de la institucin en su conjunto, tanto orgnica como funcional; presentando por separado en organigramas especficos cada una de las reas funcionales determinadas; en los casos que se requiera mayor detalle, resulta conveniente elaborar el respectivo a cada unidad directiva, para especificar sus puestos integrantes. Para facilitar la comprensin de las lneas de autoridad y responsabilidad, se recomienda elaborar los organigramas en forma vertical, al mostrar la forma ms apropiada para representar los distintos niveles de jerarqua existentes en la institucin. PRESENTACIN Ttulo.- Nombre de la institucin de referencia. La indicacin de ser general o especfico (De ser especfico, debe indicar el nombre del rea funcional o unidad especfica). Tamao.- Es conveniente que el tamao de su presentacin sea manuable y de fcil lectura. Forma (Vertical).- Se deben mostrar los principales niveles y lneas de autoridad, en escala ascendente de jerarqua. Las unidades de asesora, se indicarn en forma lateral directa, a la lnea inferior que se desprende dela unidad a la cual presta dicho apoyo. Fecha.- Se indicar la fecha de elaboracin y/o aprobacin formal. REVISIN Y AUTORIZACIN Las propuestas elaboradas que contengan aspectos trascendentes en cuanto a funciones, ubicacin o jerarqua de las unidades, es conveniente someterlos a revisin y autorizacin por parte de las autoridades competentes, a fin de asegurar la aceptacin y la aprobacin definitiva del documento a su terminacin. 3.-INTEGRACIN DEL MANUAL CDIGO NUMRICO Es necesario elaborar un cdigo numrico para facilitar la identificacin por reas funcionales y puestos. La identificacin debe corresponder a la clasificacin de las reas funcionales, as como a la estructura orgnica representada grficamente en el organigrama general y especfico a cada rea, por ejemplo:

1.0.-Asamblea de accionistas. 2.0.-Presidente. 3.0.-Gerente general. 3.0.1.-rea staff. 4.1.-Area de produccin. 4.2.-Area de mercadotecnia. 4.3.-Area de recursos humanos. 4.4.-Area de finanzas. DISEO DE FORMAS DE PRESENTACIN Se debe elaborar una forma de presentacin del contenido, que presente la descripcin de los siguientes aspectos: El rea funcional en la cual est ubicada la unidad administrativa correspondiente. El nombre de la unidad administrativa correspondiente al puesto. El objetivo de la unidad administrativa. La dependencia orgnica de la unidad administrativa de referencia. El puesto correspondiente con su respectiva clave numrica. El captulo y los artculos del estatuto o reglamentos que dan base legal a las funciones asignadas. Las funciones correspondientes al puesto en cuestin.

CONTENIDO DEL MANUAL

Como referencia a esta gua para elaborar el manual de organizacin y resumiendo sta, se propone que el contenido del manual de organizacin de la empresa sea la siguiente: A.- Presentacin. B.- Instrucciones. C.- Objetivos. D.- Organigramas General Particular

E.- Organizacin. F.- Funciones generales. G.- Descripcin de funciones BIBLIOGRAFA

http://html.rincondelvago.com/manual-de-organizacion_2.html