Arquivologia para Ibama

CURSO EM PDF ARQUIVOLOGIA P/ IBAMA
Prof. Wagner Rabello Jr.
AULA 00 ARQUIVSTICA: PRINCPIOS E CONCEITOS
SUMRIO APRESENTAO 1. PRIMEIROS PASSOS 2. TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA 3. PRINCPIOS DA ARQUIVOLOGIA 4. BIBLIOGRAFIA 5. QUESTES COMENTADAS 6. LISTA DAS QUESTES 7. GABARITOS
PGINA 2 7 16 20 21 22 37 45
"Minha estratgia sempre foi fazer minha prpria corrida. Somente voc pode determinar seu desafio pessoal. No deixe a competio, ou seu oponente, determinar qual deve ser seu desafio. (Joan Benoit Samuelson)
Meu e-mail: rabello_jr@yahoo.com.br
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APRESENTAO Salve, salve, concurseiros, Antes de qualquer coisa, gostaria de fazer uma breve apresentao da minha pessoa. Meu nome Wagner Rabello Jr., vamos trabalhar a disciplina ARQUIVOLOGIA nesta turma preparatria para TCNICO ADMINISTRATIVO DO IBAMA, com base no edital 2012, que por sinal vem se repetindo nos concursos do CESPE. Sou Ps-graduado em Administrao Pblica pela Fundao Getlio Vargas (FGV), bacharel em Direito pela Universidade do Grande Rio (UNIGRANRIO) e bacharel em Biblioteconomia pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO). Estou no servio pblico h 17 anos e ministro aulas nas reas de Administrao e Arquivologia em cursos preparatrios presenciais no Rio de Janeiro e So Paulo, alm de vdeo aulas e cursos escritos (em PDF). J fui aprovado e classificado em concursos para Oficial da Aeronutica, Analista do Departamento de Produo Mineral, Ministrio do Meio Ambiente e outros. Estou no TRE-RJ h 4 (quatro) anos e atualmente ocupo a funo de Chefe de Cartrio Eleitoral. Tambm sou Membro Efetivo da Comisso Permanente de Avaliao de Documentos do TRE-RJ e em anos eleitorais trabalho como Coordenador de Fiscalizao de Propaganda Eleitoral. Gostaria de falar um pouco mais sobre o meu trabalho no TRE-RJ, tendo em vista que o mesmo guarda pertinncia com a disciplina em tela. Desde que entrei no Tribunal sempre trabalhei em zonas eleitorais. De um modo geral, ns, servidores, fazemos rodzio na realizao das tarefas e todos acabam aprendendo a fazer de tudo. Gosto muito da rea de fiscalizao de propaganda eleitoral, que ocorre em anos eleitorais, e tambm de atuar na rea de processos. Alm dessas tarefas, faz pouco mais de um ano, passei a integrar de forma efetiva a COMISSO PERMANENTE DE AVALIAO DE DOCUMENTOS DO TRE-RJ. Assim, consegui aliar uma das minhas formaes (Biblioteconomia que tambm trata de gesto de documentos) e meus cursos de Arquivologia prtica. Tenho feito diversos cursos e participado de diversos projetos na rea de documentao do TRE-RJ... fantstico!!!

A banca: CESPE Agora vamos dar os primeiros passos rumo prova e falar um pouquinho da banca: CESPE. O ltimo concurso tambm foi realizado pelo CESPE e as questes foram de mltipla escolha. Assim, embora, eventualmente, o CESPE faa provas de mltipla escolha, no concurso ser de questes do tipo Certo ou Errada em que cada erro o candidato perde 0,5 ponto. Desse modo, a menos que voc esteja com extrema dificuldade e tenha certeza de poucas respostas, o mais prudente responder apenas aquilo que voc tem certeza, ou quase certeza. As provas do CESPE so provas inteligentes que fogem mera decoreba e onde encontramos muitos casos para anlise. Com isso, no basta decorar conceitos, o CESPE quer e vai explorar o seu potencial de anlise e aplicao prtica dos conceitos. E essa constatao nos leva a outro ponto dessa introduo: a metodologia do curso. Pois bem, nosso curso ser de teoria e exerccios com uma forte nfase na parte de exerccios. Faremos, claro, muitos exerccios do CESPE (a maioria dos exerccios). No entanto, algumas questes de outras bancas so muito boas para nos ajudar na compreenso da matria. Por conta disso, no podemos abrir mo desse valioso material. Estejam certos de que estamos preparando o melhor curso possvel, estamos preparando um curso que, junto ao seu esforo, vai te levar a ele... vai te levar ao sucesso.

PROGRAMA DO CURSO 1 Conceitos fundamentais de arquivologia. 2 Gerenciamento da informao e gesto de documentos. 2.1 Diagnsticos. 2.2 Arquivo corrente e intermedirio. 2.3 Classificao, arquivamento e ordenao de documentos. 2.4 Avaliao de documentos 2.5 Arquivo permanente. 3 Tipologias documentais e suportes fsicos. 3.1 Microfilmagem. 3.2 Automao. 3.3 Preservao, conservao e restaurao de documentos. 4 Protocolo: recebimento, registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos. 5 Lei n 12.527/2011 e Decreto n 7.724/2012 (acesso a informaes).

METODOLOGIA DO CURSO Muitos concurseiros ficam arrepiados s de ouvirem falar em Arquivologia. Pensam que algo de outro mundo etc. Ao longo do curso vocs percebero que no difcil e que vamos faz-la ficar mais fcil. Voc sabia que, no seu dia a dia, voc j utiliza a Arquivologia?!?! T duvidando?!?!?! Vou lhe mostrar: 1. Voc organiza seus documentos por assunto??? 2. Voc separa seus livros por disciplina??? 3. Voc organiza, minimamente, os arquivos do seu computador???
Tenho certeza de que voc respondeu sim a pelo menos uma das perguntas. Isso quer dizer que a Arquivologia j faz parte da sua vida.
Bem, gabaritar uma disciplina em um concurso pblico da envergadura desse do IBAMA no algo trivial. No entanto, vamos preparar um curso que lhe d todas as condies necessrias para isso. Assim, somando o curso em tela + a sua dedicao, certamente voc obter xito e caminhar firme para se tornar servidor do IBAMA. Nosso curso, ou melhor, nosso treinamento para voc gabaritar a disciplina ser bastante prtico, de modo que, ao ler as pginas do curso voc se sinta como se estivesse em uma sala de aula. Para tanto, elaboramos a seguinte metodologia: 1. Anlise terica do contedo programtico - incluindo a legislao pertinente, que aparece muito em provas, alm do recm publicado Manual de Gesto Documental do Poder Judicirio, que tenho certeza de que vai bombar nos concursos para o judicirio. 2. Questes comentadas de nvel mdio e superior 4. Lista das questes - para que vocs possam resolver sozinhos 5. E-mail e frum - para tirar dvidas

N DA AULA AULA DEMO Aula 1. ARQUIVSTICA: PRINCPIOS E CONCEITOS O GERENCIAMENTO DA INFORMAO GESTO DE DOCUMENTOS: PROTOCOLO. E A
DATA DAS AULAS Disponvel
Disponvel
Aula 2.
AVALIAO DE DOCUMENTOS; DIAGNSTICOS; ARQUIVOS CORRENTES, INTERMEDIRIO E Disponvel ARQUIVOS PERMANENTES. TIPOLOGIAS DOCUMENTAIS E SUPORTES FSICOS: MICROFILMAGEM; AUTOMAO; Disponvel PRESERVAO, CONSERVAO E RESTAURAO DE DOCUMENTOS. Lei n 12.527/2011 e Decreto n 7.724/2012 Disponvel (acesso a informaes).
Aula 3.
Aula 4.
Prezados alunos: Diante de tantos textos e citaes que temos de fazer, eventualmente podemos reescrever e no citar uma ou outra fonte. Caso seja detectado algum trecho de texto sem a devida citao, favor me informar para que eu retifique. Desde j agradeo!!! rabello_jr@yahoo.com.br www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 6

1. PRIMEIROS PASSOS Vamos comear do zero. A idia lhes fornecer um curso definitivo que o acompanhe at sua breve aprovao. Ressalto que este um curso completo. No penso em trabalharmos para acertar as questes comuns que todo mundo acerta. A idia que, juntos, possamos desenvolver um trabalho que o prepare para o que der e vier. Arquivologia: origem, conceito e objeto Desde que se comeou a registrar a histria em documentos, surgiu para o homem o problema de organiz-los. (Theodore. R. Schellenberg) A Arquivologia, tambm chamada de Arquivstica, uma cincia com objeto, campo de estudo e metodologia prpria. No h preciso sobre o aparecimento da mesma. De todo modo, uma teoria que bastante aceita sustenta que sua origem remonta ao manual de autoria do nobre alemo Jacob Von Ramingen, datados de 1571, cujo ttulo "Von Registratur" (O Registrador). H indcios de que provavelmente foi escrito durante a primeira metade do sculo XVI. Com isso, Ramingen considerado o pai da Arquivologia. Alguns conceitos de Arquivologia so imprescindveis e costumam aparecer em provas. De acordo com o Dicionrio de Terminologia Arquivstica, publicado pelo Arquivo Nacional: Arquivologia a disciplina que estuda as funes do arquivo e os princpios e tcnicas a serem observados na produo, organizao, guarda, preservao e utilizao dos arquivos. Tambm chamada arquivstica.
Para Marilena Leite Paes: Arquivologia o estudo, cincia e arte dos arquivos.
Um dos conceitos mais abrangentes e que merece destaque a definio dada pela Universidade Federal do Estado do Rio de Janeiro (UNIRIO), em sua pgina da graduao do curso de Arquivologia:

A Arquivologia uma rea do conhecimento das Cincias Sociais Aplicadas. Por meio de um quadro conceitual e de uma metodologia prpria e especfica, estuda e trata os dados contidos nos documentos arquivsticos transformandoos em informao potencialmente capaz de produzir conhecimento e desenvolvimento social. A rea de atuao da Arquivologia compreende a gesto da produo, do processamento e da disseminao da informao corrente, necessria e bsica para a tomada de decises na administrao contempornea. Seu objeto de estudo e interveno a informao arquivstica, isto , uma informao de natureza orgnica e funcional, pblica ou privada, coletiva ou pessoal, produzida, recebida e acumulada por pessoa fsica ou jurdica em razo de seus objetivos. Com a gesto da informao arquivstica assegura-se a constituio e a preservao da memria institucional e pessoal. Fonte: http://www.unirio.br/arquivologia/aarquivologia.html
bom ressaltarmos que os conceitos acima no so excludentes, ao contrrio, so conceitos que se complementam e que vo ao encontro da rea de abrangncia da Arquivologia. Desse modo, em linhas gerais, podemos concluir que:
ARQUIVOLOGIA
Surgiu no sculo XVI
a disciplina que trata dos documentos e arquivos
Seu objeto a informao Arquivstica

Finalidade e funo da Arquivologia Que sua Eminncia ordene em todas e em cada uma das provncias que se reserve um prdio pblico no qual o magistrado (defensor) guarde os documentos, escolhendo algum que os mantenha sob custdia, de forma que no sejam adulterados e possam ser encontrados rapidamente por quem os solicite; que entre eles haja arquivos e seja corrigido tudo que foi negligenciado nas cidades. (Imperador Justiniano 480-500 D.C.) O trecho acima demonstra que a preocupao com a organizao dos documentos no recente. A determinao de Justiniano revela alguns pontos importantssimos: Reserve um prdio pblico um Arquivo Guarde os documentos funo arquivar Escolhendo algum que os mantenha sob custdia Arquivista De forma que no sejam adulterados preservao Possam ser encontrados rapidamente recuperao da informao Desse modo, a finalidade/funo da Arquivologia organizar, preservar e tornar disponvel os documentos, em tempo hbil, a quem deles necessite. Bem, j falamos em Arquivologia e seus conceitos, finalidades e etc. Ento, hora de comearmos a compreender a matria-prima da Arquivologia: os documentos e os arquivos. Documento Um documento composto pela informao registrada, de qualquer natureza e forma e em qualquer tipo de suporte. Exemplos de documentos: ofcios, representaes grficas ou figurativas, esta aula, certido de nascimento etc. Arquivos: conceitos A expresso arquivos possui diversos significados, de acordo com o contexto no qual est inserido. Desse modo, segundo Marilena Leite Paes, podemos ter os seguintes entendimentos sobre a expresso: Arquivo pode ser uma designao genrica de um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma pessoa fsica ou jurdica, pblica ou privada, caracterizado pela natureza orgnica de www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 9

sua acumulao e conservado por essas pessoas ou por seus sucessores, para fins de prova ou informao. De acordo com a natureza do suporte, o arquivo ter a qualificao respectiva, como, por exemplo: arquivo audiovisual, fotogrfico, iconogrfico, de microformas, informtico. Arquivo tambm pode ser o prdio ou uma de suas partes, onde so guardados os conjuntos arquivsticos. Pode ainda fazer referncia unidade administrativa cuja funo reunir, ordenar, guardar e dispor para uso, conjuntos de documentos, segundo os princpios e tcnicas arquivsticos. Por fim, tambm pode se referir ao mvel (moblia) destinado guarda de documentos. Os trs primeiros sentidos sero analisados ao longo de todo curso, enquanto o ltimo conceito, considerando que est atrelado questo da preservao dos acervos, ser visto na ltima aula. No que se refere ao arquivo enquanto conjunto de documento, o artigo 2 da lei 8.159/1991 (conhecida como lei de arquivos e que aparece muito em concursos) revela que: Art. 2 Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.
Vamos analisar os principais pontos do artigo citado: Somente so considerados arquivos os conjuntos de documentos decorrentes do exerccio de atividades especficas. Ex: atividades do setor contbil. Ficam de fora, por exemplo, a coleo de fotos particulares do chefe do setor de contabilidade, posto que a mesma no decorra das atividades especficas. Os conjuntos de documentos precisam ter sido produzidos ou recebidos por uma determinada organizao para ganharem o status de arquivo. Ex: relatrio contbil (documento produzido); ofcio recebido (documento recebido de outra organizao).
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Os conjuntos de documentos dizem respeito a todos os tipos de pessoas fsicas e jurdicas: rgos pblicos, instituies de carter pblico (ex: SPC/Serasa), entidades privadas e pessoa fsica. No importa o suporte (papel, fita, CD-Rom etc.) ou a natureza dos documentos. A natureza dos documentos referente peculiaridade dos mesmos e os divide em: Arquivo especial so os documentos em suportes diversos: fotografias, discos, CDs, microfilme. Arquivo especializado so ligados a um determinado ramo do saber humano, independente da forma: arquivos jurdicos, arquivos mdicos etc. Diferena entre biblioteca e arquivo T. R. Schellenberg, uma das maiores autoridades mundiais em arquivos modernos, lugar comum em provas de concursos pblicos, estabeleceu um paralelo entre arquivos e bibliotecas, tendo em vista a relativa confuso que as pessoas fazem. Desse modo, o autor, sugere que as diferenas partem de dois pilares bsicos: 1. Modo como os documentos se originaram 2. Modo pelo qual entraram nos respectivos acervos das bibliotecas e dos arquivos Na prxima pgina vamos tabelar as diferenas que o autor verificou:
DIFERENAS RELATIVAS AO ACERVO www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 11

ARQUIVOS
BIBLIOTECAS
Os documentos de arquivo so O material de uma biblioteca no produzidos e/ou acumulados em produzido/acumulado em funo de funo de uma atividade especfica. uma atividade especfica. Os documentos de arquivos compem um todo. Assim, uma folha de processo, por si s, no tem o mesmo valor que todo processo. Os documentos so produzidos com objetivo de servir determinada pessoa ou organizao. Aps, dependendo do documento, podem adquirir cunho histrico e cultural. Ex: termo de posse de um presidente da repblica. Materiais de bibliotecas compem-se de peas isoladas e independentes, no guardando relao uns com os outros. Ex: livros.
Os materiais so adquiridos com finalidades culturais e/ou para fins de pesquisa. Ex: os livros da biblioteca de uma universidade.
A regra bsica tentar manter De acordo com a intensidade da apenas uma via de cada documento utilizao, podemos ter vrios original. exemplares de um mesmo livro. A classificao realizada acordo com a peculiaridade conjunto de documentos e instituio produtora. de Existem mtodos pr-determinados do para classificar e organizar os da documentos.
Nos arquivos, temos, dentre outros: documentos textuais, audiovisuais e cartogrficos (mapas).
Nas bibliotecas, temos, dentre outros: documentos impressos, audiovisuais e cartogrficos (mapas).
Instituies arquivsticas brasileiras www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 12

A lei 8.159/1991 estabelece que: Art. 26. Fica criado o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), rgo vinculado ao Arquivo Nacional, que definir a poltica nacional de arquivos, como rgo central de um Sistema Nacional de Arquivos (Sinar). 1 O Conselho Nacional de Arquivos ser presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituies arquivsticas e acadmicas, pblicas e privadas. 2 A estrutura e funcionamento do conselho criado neste artigo sero estabelecidos em regulamento. No ano de 2002, a referida lei foi regulamentada pelo decreto 4.073 de 3 de janeiro de 2002. Segue a parte do regulamento que nos interessa: Art. 1o O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Art. 2o Compete ao CONARQ: I - estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de Arquivos - SINAR, visando gesto, preservao e ao acesso aos documentos de arquivos; II - promover o inter-relacionamento de arquivos pblicos e privados com vistas ao intercmbio e integrao sistmica das atividades arquivsticas; III - propor ao Ministro de Estado da Justia normas legais necessrias ao aperfeioamento e implementao da poltica nacional de arquivos pblicos e privados;(Redao dada pelo Decreto n 7.430, de 2011) Vigncia IV - zelar pelo cumprimento dos dispositivos constitucionais e legais que norteiam o funcionamento e o acesso aos arquivos pblicos; V - estimular programas de gesto e de preservao de documentos pblicos de mbito federal, estadual, do www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 13

Distrito Federal e municipal, produzidos ou recebidos em decorrncia das funes executiva, legislativa e judiciria; VI - subsidiar a elaborao de planos nacionais de desenvolvimento, sugerindo metas e prioridades da poltica nacional de arquivos pblicos e privados; VII - estimular a implantao de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo, Legislativo e Judicirio da Unio, dos Estados, do Distrito Federal e nos Poderes Executivo e Legislativo dos Municpios; VIII - estimular a integrao e modernizao dos arquivos pblicos e privados; IX - identificar os arquivos privados de interesse pblico e social, nos termos do art. 12 da Lei no 8.159, de 1991; X - propor ao Presidente da Repblica, por intermdio do Ministro de Estado da Justia, a declarao de interesse pblico e social de arquivos privados; XI - estimular a capacitao tcnica dos recursos humanos que desenvolvam atividades de arquivo nas instituies integrantes do SINAR; XII - recomendar providncias para a apurao e a reparao de atos lesivos poltica nacional de arquivos pblicos e privados; XIII - promover a elaborao do cadastro nacional de arquivos pblicos e privados, bem como desenvolver atividades censitrias referentes a arquivos; XIV - manter intercmbio com outros conselhos e instituies, cujas finalidades sejam relacionadas ou complementares s suas, para prover e receber elementos de informao e juzo, conjugar esforos e encadear aes; XV - articular-se com outros rgos do Poder Pblico formuladores de polticas nacionais nas reas de educao, cultura, cincia, tecnologia, informao e informtica. Um dos pontos que merecem destaque o fato de que os arquivos privados que forem considerados de interesse pblico sero protegidos pela legislao. Inclusive, os particulares detentores desses acervos esto proibidos de vend-los, sem antes consultar e oferecer ao poder pblico competente. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 14

Responsabilidade dos agentes pblicos O Manual de Gesto Documental do Poder Judicirio, que nesse ponto serve para os trs poderes, elenca uma srie de normas que tratam da responsabilizao dos agentes pblicos em face da documentao produzida ou recebida pela instituio. Vejamos: Lei n. 8.159/1991 Art. 25. Ficar sujeito responsabilidade penal, civil e administrativa, na forma da legislao em vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interesse pblico e social. Lei n. 9.605/1998 - Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar: I bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial; II arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalao cientfica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou deciso judicial: Pena recluso, de um a trs anos, e multa. Pargrafo nico. Se o crime for culposo, a pena de seis meses a um ano de deteno, sem prejuzo da multa. Cdigo Penal Art. 153 - Divulgar algum, sem justa causa, contedo de documento particular ou de correspondncia confidencial, de que destinatrio ou detentor, e cuja divulgao possa produzir dano a outrem: Pena - deteno, de um a seis meses, ou multa. 1 Somente se procede mediante representao. (Pargrafo nico renumerado pela Lei n. 9.983/2000) 1- A. Divulgar, sem justa causa, informaes sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou no nos sistemas de informaes ou banco de dados da Administrao Pblica: (Includo pela Lei n. 9.983/2000) Pena deteno, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa. (Includo pela Lei n. 9.983/2000) 2 Quando resultar prejuzo para a Administrao Pblica, a ao penal ser incondicionada. (Includo pela Lei n. 9.983/2000) Art. 154 - Revelar algum, sem justa causa, segredo, de que tem cincia em razo de funo, ministrio, ofcio ou profisso, e cuja revelao possa produzir dano a outrem: Pena - deteno, de trs meses a um ano, ou multa. Lei n. 9.296/1996 - Art. 10. Constitui crime realizar interceptao de comunicaes telefnicas, de informtica ou telemtica, ou quebrar segredo da Justia, sem autorizao judicial ou com objetivos no autorizados em lei. Pena: recluso, de dois a quatro anos, e multa. Bem, passada essa parte introdutria (sugiro pelo menos uma releitura), por meio da qual espero que vocs tenham assimilado o esprito da coisa. Vamos analisar os principais termos utilizados na arquivstica. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 15

Um ponto que eu gostaria de deixar claro que praticamente tudo que estamos vendo aqui ser aprofundado nas prximas aulas. Desse modo, no precisa se preocupar em saber de ponta a ponta, por exemplo, o que a teoria das trs idades. Repiso, a idia, por enquanto, situ-lo na matria.
2. TERMINOLOGIA ARQUIVSTICA Nosso glossrio de terminologia arquivstica uma adaptao do glossrio da Universidade Federal Fluminense (UFF). ACERVO - Reunio de documentos armazenados num arquivo. ACESSO / POLTICA - Direito de buscar informao e pesquisa numa documentao, porm atendendo as normas e legislaes, assim como, o direito privacidade, a segurana nacional e a ordem pblica. ARMAZENAMENTO - Estocagem de documentos, em locais apropriados que lhe garantam preservao. ARQUIVAMENTO - Consiste na embalagem e estocagem de documentos de forma adequada a sua conservao, proteo, facilitando seu manuseio e obedecendo a uma ordem estabelecida. ARQUIVSTICA 1. Cincia, conhecida como arquivologia, tem como objeto o estudo dos arquivos, seus princpios e tcnicas, sua constituio, organizao, desenvolvimento e utilizao. 2. Disciplina que permite a gesto da informao orgnica, de trs maneiras: unicamente administrativa - principal preocupao com o valor primrio do documento; Tradicional - d nfase o valor secundrio do documento; Integrada - maneira nova e englobante, ocupando-se simultaneamente com o valor primrio e secundrio do documento. ARQUIVO CORRENTE (tambm chamado de ARQUIVO DE PRIMEIRA IDADE) 1. Constitudo de documentos em movimentao ou freqentemente consultado, exclusivo do rgo produtor. Seu uso
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apresenta valor primrio, atendendo aos objetivos de sua criao. 2. Unidade ou rgo responsvel pelo arquivo corrente. ARQUIVO INTERMEDIRIO (tambm chamado de ARQUIVO DE SEGUNDA IDADE) 1. Constitudo de documentos que no sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinao final. 2.Unidade ou rgo responsvel pelo arquivo intermedirio. ARQUIVO PERMANENTE (tambm chamado de ARQUIVO DE TERCEIRA IDADE, ou ARQUIVO HISTRICO) 1. Constitudo de documentos de guarda permanente em razo do seu valor histrico informativo e probatrio. Seu uso apresenta um valor secundrio de testemunho e informao. 2. Unidade ou rgo responsvel pelo arquivo permanente. AVALIAO - O processo de avaliao de documentos de arquivo feito atravs de pr-requisitos estabelecidos, com anlise e seleo de documentos, indicando com preciso o prazo de guarda nas fases corrente, intermediria e permanente, com identificao de seus valores primrio e secundrio, devendo ser executado por uma equipe tcnica, composta por profissionais de diversas reas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos sero avaliados, economistas e etc. CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS - Serie de etapas na qual passam os documentos, caracterizados em intervalos de tempo, de acordo com a freqncia da sua utilizao. A vida dos documentos de arquivo so divididas em trs intervalos de tempo: a atividade, a semi-atividade e a inatividade. O ciclo vital dos documentos guarda relao com a teoria das trs idades, que veremos mais adiante. CLASSIFICAO Forma de organizao (ex: por assunto, por data, por nome etc.) da qual a instituio gestora visa a disposio dos documentos de um arquivo, podendo haver restrio ou no quanto ao acesso e uso dependendo das normas e legislaes vigente. CONSERVAO - Papel da arquivstica que tem por destinao garantir aos documentos de arquivo, condicionamento, armazenamento, preservao e restaurao. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 17

DATAS-LIMITE - Dados que identificam a cronologia da unidade de arquivamento, indicando datas de incio e trmino do perodo que contm os documentos. DESCRIO - Constitudos de procedimentos, que partindo de elementos formais e de contedo, permitem identificar o acervo arquivstico e elaborar instrumentos de pesquisa. Trata-se de descrever o contedo do acervo. DESTINAO - Atividades que aps envolverem a avaliao, definem o caminho quanto guarda dos documentos, ou seja, guarda temporria, guarda permanente, a eliminao ou reproduo. DIAGNSTICO DE ARQUIVOS - Avaliao de dados bsicos sobre as condies dos arquivos, com o objetivo de implantar sistemas e estabelecer programas quanto produo, tramitao e arquivamento dos documentos. DIPLOMTICA - Disciplina que tem por fim a estrutura formal e autntica dos documentos. FUNDO 1. Unidade de arranjo principal dos arquivos permanentes, onde os documentos acumulados da fonte geradora passam a conviver com os de outra fonte, reunidos por semelhanas de atividades, respeitando sua origem. 2.Documentos reunidos, independentes da sua forma e suporte, reunidos orgnica e automaticamente, sendo utilizados por uma fsica ou jurdica no decorrer das suas funes e atividades. GESTO DE DOCUMENTOS - Avaliao rotineira, com o objetivo eficaz quanto criao, manuteno, classificao, tramitao e avaliao dos documentos de arquivo. PLANO DE CLASSIFICAO - Processo pelo qual se estabelece o mtodo de armazenamento, ordenao e classificao.
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PRESERVAO - Procedimentos destinados a garantir proteo fsica dos arquivos contra agentes decompositores. PROCESSO conjunto de documentos reunidos que vo sendo organicamente acumulados e que so, em regra, inseparveis, no decorrer de uma ao/procedimento administrativo ou judicial. PROTOCOLO 1. Setor responsvel pelo recebimento, atuao (registro), distribuio e movimentao de documentos. 2. Livro no qual so registrados os documentos. 3. Nmero de registro dado ao documento. RECOLHIMENTO (ou GUARDA) Nome tcnico dado passagem dos arquivos correntes ou intermedirios para o arquivo permanente. TABELA DE TEMPORALIDADE - Registro do ciclo de vida dos documentos, elaborado aps anlise e aprovao por autoridade competente, determinando o prazo de guarda, transferncia, recolhimento, eliminao e reproduo dos documentos. TEORIA DAS TRS IDADES - Teoria na qual os arquivos passam por trs perodos distintos de arquivamento, dependendo de seu uso: arquivo corrente, arquivo intermedirio e arquivo permanente. TIPOLOGIA DOCUMENTAL - Conjunto de caracteres utilizados para estudar os tipos documentais. TRANSFERNCIA Nome tcnico dado passagem dos arquivos correntes para os intermedirios. VALOR PRIMRIO - Valor que o documento apresenta para atender a finalidade de sua criao, com vista ao uso para fins administrativos, legais e fiscais. VALOR PROBATRIO 1. Valor que possuem os documentos que envolvam direitos, prova ou testemunho, tanto de pessoas fsicas ou www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 19

jurdicas quanto da coletividade. 2. A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funes e as atividades da instituio que os produziu ou acumulou. VALOR SECUNDRIO - Com fins, diferentes para os quais foram originados, tem em vista o uso do documento como fonte de pesquisa, informao para o prprio servio e para terceiros. VIGNCIA - Tempo na qual os documentos possuem validade, obedecendo a um ciclo de vida e uma tabela de temporalidade. 3. PRINCPIOS DA ARQUIVOLOGIA Como praticamente ocorre em toda as cincias, a Arquivologia possui alguns princpios que devem ser seguidos pelos agentes responsveis pela documentao. Vou dispor os princpios seguindo a ordem de intensidade que os mesmos aparecem em provas, sendo certo que o primeiro princpio, o princpio da provenincia, aparece em praticamente metade das provas que cobram este assunto.
PROVENINCIA
Um dos princpios fundamentais da Arquivologia, talvez por isso aparea tanto em provas, determina que os arquivos oriundos de uma mesma fonte (provenincia) no devem ser misturados com os arquivos de outra fonte. Ex: os arquivos da Polcia Federal que vo para o Arquivo Nacional devem ficar separados dos arquivos da Receita Federal. Em linhas gerais, o arquivo proveniente de cada instituio no pode se misturar com os de outras instituies.
Os fundos devem ser mantidos sem diviso, disperso, separao, ou seja, voc no deve guardar INDIVISIBILIDADE metade do arquivo de rgo no prdio A e a outra metade no prdio B. INTEGRIDADE/ De acordo com esse princpio os arquivos de uma mesma provenincia devem conservar a ordenao RESPEITO estabelecida pela entidade produtora, a fim de se ORDEM ORIGINAL preservar as relaes entre os documentos como testemunho do funcionamento daquela entidade. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 20

ORGANICIDADE
Podemos dizer que esse princpio um desdobramento do princpio da ordem original. A organicidade a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funes e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relaes internas e externas. De acordo com esse princpio, os documentos que so produzidos em diversas vias originais e ou cpias, aps sua regular utilizao devem ser reduzidos a apenas 1 (um) original para arquivamento.
UNICIDADE
4. BIBLIOGRAFIA 1. PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prtica. Editora FGV, 2009. 2. SCHELLENBERG, Theodore R. Arquivos Modernos: princpios e tcnicas. Editora FGV, 2009. Sites consultados: www.arquivonacional.gov.br www.cnj.gov.br www.conarq.arquivonacional.gov.br www.uff.br/iacs/arquivologia/coord_arquiv.htm
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5. QUESTES COMENTADAS 1. (FCC/TRE-AP/Tcnico Judicirio/2007) A definio da poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como a orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos do arquivo so atribuies do (A) Arquivo Federal Brasileiro. (B) Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos. (C) Conselho Nacional de Arquivos. (D) Conselho Federal de Arquivologia. (E) Sistema Nacional de Arquivos. Comentrio: De acordo com o Art. 1o, do decreto4.073/2002, O Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ, rgo colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art. 26 da Lei no 8.159, de 8 de janeiro de 1991, tem por finalidade definir a poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como exercer orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos de arquivo. Portanto, GABARITO: C 2. (FCC/TRE-AM/Tcnico Judicirio/2011) Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se convencionou chamar de corrente, intermediria e permanente. O ingresso de documentos nesta ltima etapa conhecido como (A) recolhimento. (B) encaminhamento. (C) passagem. (D) remessa. (E) transferncia. Comentrio: Essa resposta voc encontra em nosso glossrio. O nome tcnico do procedimento que leva o documento para a fase permanente : RECOLHIMENTO OU GUARDA. GABARITO: A www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 22

3. (FCC/TRE-AM/Tcnico Judicirio/2011) A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funes e as atividades da instituio que os produziu ou acumulou conhecida como (A) princpio da ordem original. (B) teoria das trs idades. (C) conservao preventiva. (D) valor probatrio. (E) tabela de temporalidade Comentrio: Temos duas definies complementares: 1. Valor que possuem os documentos que envolvam direitos, prova ou testemunho, tanto de pessoas fsicas ou jurdicas quanto da coletividade. 2. A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funes e as atividades da instituio que os produziu ou acumulou. GABARITO: D 4. (FCC/TRE-TO/Tcnico Judicirio/2011) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. Este o enunciado do princpio da (A) equivalncia. (B) territorialidade. (C) pertinncia. (D) destinao. (E) provenincia. Comentrio: A questo faz referncia a um dos princpios da arquivologia. Volto a alert-los de que este o princpio que mais aparece em provas de concursos. Os arquivos de uma instituio devem ser guardados juntos, sem serem misturados aos de outras instituies. GABARITO: E
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5. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) Integridade arquivstica atributo segundo o qual um fundo deve se conservar (A) classificado e descrito. (B) permanente e analtico. (C) orgnico e vital. (D) indivisvel e coeso. (E) restaurado e microfilmado. Comentrio: Trata-se do princpio da intregridade/indivisibilidade, segundo o qual os fundos devem ser mantidos sem diviso, disperso, separao, ou seja, voc no deve guardar metade do arquivo de um determinado rgo no prdio A e a outra metade no prdio B. GABARITO: D 6. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) Um fundo de arquivo difere de uma coleo porque os documentos que o compem (A) so passveis de descrio. (B) s podem ser ordenados alfabeticamente. (C) esto sempre organizados segundo sua destinao final. (D) ficam armazenados em depsitos correntes e intermedirios. (E) so naturalmente produzidos e acumulados. Comentrio: Os arquivos so naturalmente produzidos e/ou acumulados em funo de uma atividade especfica. Por outro lado, uma coleo de fotografias ou de selos, por exemplo, no tem um carter de arquivo, tendo em vista que no so naturalmente produzidos, esse acervo decorre de uma vontade de guardar espontnea... um hobby. GABARITO: E
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7. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) O processo uma unidade documental formada no decorrer de ao (A) conclusiva ou decisria. (B) tcnica ou prtica. (C) cientfica ou terica. (D) normativa ou impositiva. (E) administrativa ou judiciria. Comentrio: Questo tranquila. Consta do nosso glossrio de terminologia arquivstica. GABARITO: E 8. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) O setor de protocolo recebe os documentos de uma instituio, encarregando-se de (A) sua descrio e difuso. (B) sua avaliao e digitalizao. (C) seu diagnstico e planejamento. (D) seu descarte e acondicionamento. (E) sua distribuio e tramitao. Comentrio: As atribuies do setor de protocolo so: recebimento, atuao (registro), distribuio e movimentao (tramitao) de documentos. GABARITO: E 9. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) Os arquivos acumulados por determinada instituio devem manter, a todo custo, sua individualidade, sem que seus documentos sejam misturados aos de origem diversa. Tal recomendao conhecida, no mbito da Arquivologia, como princpio da (A) ordem original. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 25

(B) destinao. (C) temporalidade. (D) territorialidade. (E) provenincia. Comentrio: Olha ele a de novo. Mais uma vez o princpio da provenincia. GABARITO: E 10. (FCC/TRE-SE/Tcnico Judicirio/2007) Inspirados no clssico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea comparando-os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar que os arquivos, (A) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de autonomia. (B) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos. (C) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos e dactiloscritos. (D) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento. (E) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-chave. Comentrio: A questo no difcil, mas exige uma boa dose de reflexo. Tratase da comparao entre arquivo e biblioteca. A opo A diz que os documentos de um arquivo so desprovidos de autonomia. Isso significa dizer que um documento arquivstico deve pertencer a um determinado fundo de arquivo. Enquanto a biblioteca tem peas isoladas, o arquivo composto de documentos que guardam relao entre si. GABARITO: A
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11. (FCC/TRE-PI/Tcnico Judicirio/2009) A determinao segundo a qual os arquivos originrios de uma instituio devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa, conhecida como princpio (A) do respeito ordem original. (B) da classificao. (C) da destinao. (D) do isolamento. (E) da provenincia. Comentrio: Outra vez... estou fazendo de propsito para que voc no esquea. Cai muito em prova. GABARITO: E 12. (FCC/TRT 23 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) A propsito do paralelismo entre as diferentes instituies de custdia de documentos, considere as afirmativas abaixo. I. A diferena entre o material de biblioteca e o de arquivo independe de tcnica de registro, suporte ou formato. II. Ao museu histrico devem ser recolhidos os documentos de arquivo de valor permanente. III. Ao contrrio dos arquivos, museus e centros de documentao formam seus acervos por meio de colees. Est correto o que se afirma em (A) I, apenas. (B) I e II, apenas. (C) I, II e III. (D) II e III, apenas. (E) I e III, apenas. Comentrio: Vamos analisar cada um dos itens: I. Certa. O que torna os acervos de uma biblioteca diferente a origem do documento, os mtodos, o gnero etc. Pouco importa como o www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 27

documento vai ser registrado (se em fichas de papel, base de dados eletrnicas etc), tampouco importa o suporte ou formato (se em papel, em CD, em DVD). II. Errada. Ao museu so recolhidas peas de valor permanente. Os arquivos de valor permanente devem ser recolhidos ao arquivo. III. Certa. Os arquivos formam seus acervos em virtude de uma atividade especfica, enquanto museus e bibliotecas formam seus acervos atravs de colees. GABARITO: E 13. (FCC/TRT 19 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) A guarda dos arquivos se inscreve na durao, no tempo longo da vida dos homens e das instituies, ao contrrio das necessidades da comunicao, da informao e, em geral, da documentao, que so orientadas para a atualidade e o imediato. Neste trecho de seu livro Arquivos para qu? (So Paulo, 2010), Bruno Delmas refere-se ao binmio (A) arquivos pblicos e arquivos privados. (B) arquivo permanente e arquivo corrente. (C) arquivologia e cincia da informao. (D) arranjo e descrio. (E) atividades-fim e atividades-meio. Comentrio: Outra questo que no difcil, no entanto merece uma boa dose de reflexo. Tambm no pr menos, no sei se vocs perceberam, mas essa e algumas outras so questes de nvel superior e para quem fez graduao em Arquivologia. sempre bom a gente estudar em um nvel um pouco acima da prova que vamos fazer, afinal, como diz o ditado: quem pode o mais, pode o menos. Vamos l: Olhando as opes a questo fica um pouco mais fcil. Tambm vamos dividir o cabealho da questo: A guarda dos arquivos se inscreve na durao, no tempo longo da vida dos homens e das instituies Guarda ou recolhimento dizem respeito aos arquivos permanentes (ou histricos). www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 28

... ao contrrio das necessidades da comunicao, da informao e, em geral, da documentao, que so orientadas para a atualidade e o imediato utilizao imediata, o aqui e agora, dizem respeito documentao em fase corrente (primeira idade). Logo, GABARITO: B 14. (FCC/TRT 19 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) O princpio do respeito ordem original tem sido objeto de polmica na rea arquivstica. Uns preferem consider-lo de forma estrita, respeitando a ordem fsica que os documentos tinham na fase corrente. Outros o entendem luz do fluxo natural com que foram produzidos, traduzindo-o como princpio do respeito (A) organicidade. (B) sucesso arquivstica. (C) jurisdio arquivstica. (D) integridade. (E) temporalidade. Comentrio: Lembram-se de que eu comentei que o princpio da organicidade um desdobramento do princpio da ordem original. A questo explica um dos motivos pelos quais existe esse desdobramento, que a discrdia existente em torno do princpio da ordem original. GABARITO: A 15. (FCC/TRT 19 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) De acordo com critrio baseado na responsabilidade, documentos de primeira idade ficam sob a custdia (A) do arquivo intermedirio. (B) do arquivo permanente. (C) de empresa de guarda terceirizada. (D) de um centro de documentao. (E) do rgo produtor. Comentrio: www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 29 os

Documentos de primeira idade, em fase corrente, so aqueles que esto sendo constantemente utilizados. Logo, devem permanecer junto ao rgo produtor, salvo necessrias e eventuais movimentaes. GABARITO: E 16. (CESPE/ABIN/Oficial Tcnico de Inteligncia-Arquivista/2009) A teoria das trs idades, tambm conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expresso a partir da exploso documental ps-Segunda Guerra Mundial, quando os norte-americanos e canadenses passaram a aplicar a gesto de documentos nas vrias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produo e destinao. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Vale acrescentar que na dcada de 50, nos EUA, no bojo da reforma administrativa daquele pas, chegou-se concluso de que se deveria atribuir lgica organizao dos documentos e que o processo arquivstico deveria ser visto como um todo. Foi quando a avaliao de documentos mostrou-se como uma questo central na rotina da administrao de uma instituio. Assim, a questo da avaliao ocupa no s os arquivistas como outros profissionais diretamente envolvidos na gesto documental, preocupados em racionalizar e agilizar a recuperao da informao. GABARITO: CERTA 17. (CESPE/TJDFT/Tcnico Judicirio/2008) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Exemplo de cartogrficos etc. arquivos especiais: audiovisuais, iconogrficos,
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Cuidado para no confundir: diferente de Arquivo Especializado.
Arquivo
Especial
Arquivo especial feito em formas e materiais especiais, normalmente diferente dos textuais. Arquivo especializado - aquele que trata de um ramo especfico da atividade humana. Ex: Arquivo mdico, Arquivo cientfico, Arquivo Jurdico etc. GABARITO: CERTA 18. (CESPE/TJDFT/Tcnico Judicirio/2008) Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Decreto 4.553/2002, in verbis: Art. 5 Os dados ou informaes sigilosos sero classificados em ultrasecretos, secretos, confidenciais e reservados, em razo do seu teor ou dos seus elementos intrnsecos GABARITO: CERTA 19. (CESPE/TJDFT/Tcnico Judicirio/2008) Com base nas regras de alfabetao, os nomes a seguir esto corretamente apresentados. Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 31

( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador) REGRA 8 Barbosa Neto, Pedro Paulo REGRA 7 Fundao Getlio Vargas REGRA 8 Lao Xing Xiang REGRA 13 Vale Verde, Ricardo Pereira do REGRA 12 GABARITO: CERTA 20. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) Os rgos pblicos devem manter registros da tramitao de todos os documentos de arquivo produzidos e (ou) recebidos, independentemente da espcie documental (por exemplo, ofcio, processo, projeto, contrato). ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Perfeita. GABARITO: CERTA 21. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) Ao se proceder abertura do envelope de uma correspondncia, deve-se observar se ele contm o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devoluo desse documento ao remetente. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Algumas correspondncias, como por exemplo os ofcios encaminhados pela Receita Federal aos Tribunais atendendo determinao de quebra de sigilo fiscal, chegam acompanhadas de um recibo que voc dever datar, assinar e enviar de volta Receita Federal. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 32

GABARITO: CERTA 22. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultra-secretas. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Totalmente absurda. Documento ostensivo o de franco acesso por parte do pblico, sendo assim, no h que se falar sigilo e afins. GABARITO: ERRADA 23. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) A correspondncia oficial, com indicaes de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatrio ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Primeiro lugar encaminha-se ao destinatrio, aps ser verificada a necessidade de registrar em um sistema de protocolo, certamente atravs de um cdigo, iniciais de nome etc. de modo que o sigilo seja mantido. GABARITO: ERRADA (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Voc sabia que os arquivos tambm tm ciclo de vida? verdade, e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, da ao ou do fato que motivou a sua produo e a sua frequncia de uso. Na arquivologia, diz-se que essa fase tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa vigncia, o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 33

Lembre-se: importante saber esses conceitos, porque os mtodos de organizao em cada fase do ciclo podero sofrer algumas alteraes, devido frequncia de uso e mesmo ao perfil do usurio. Neire do Rossio Martins. Manual tcnico de organizao de arquivos correntes e intermedirios. Campinas: UNICAMP, 2005, p. 16-7 (com adaptaes). Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir. 24. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Belo conceito, do CESPE, para documentos. sempre bom guardar porque costuma-se repetir em provas. GABARITO: CERTA 25. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) O documento o suporte da informao, e a informao a ideia ou mensagem contida em um documento. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Exemplo de suporte para a informao: uma folha em branco, um CD, uma fita magntica. GABARITO: CERTA 26. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 34

processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Arquivo uma palavra que tem mltiplos sentidos, a questo est falando do arquivo (instituio). Ex: Arquivo Nacional, Arquivo Pblico do Estado do Piau. GABARITO: CERTA 27. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentao, ainda so muito consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Cai muito em provas, fique esperto. GABARITO: CERTA 28. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Protocolo o servio encarregado de recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Caso faa parte de um sistema de arquivos, o protocolo pode, tambm, identificar os documentos de acordo com a classificao arquivstica. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Definio, do CESPE, bastante abrangente. Tome nota. GABARITO: CERTA
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29. (CESPE/TRE-AL/Tcnico Judicirio/2004) Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: Primeiro voc classifica um documento (por assunto, por exemplo) depois arquiva. GABARITO: CERTA 30. (CESPE/TRE-AL/Tcnico Judicirio/2004) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. ( ) Certa ( ) Errada Comentrio: A questo nos revela trs gneros de documentos: iconogrfico, filmogrfico e sonoro GABARITO: CERTA
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6. LISTA DAS QUESTES 1. (FCC/TRE-AP/Tcnico Judicirio/2007) A definio da poltica nacional de arquivos pblicos e privados, bem como a orientao normativa visando gesto documental e proteo especial aos documentos do arquivo so atribuies do (A) Arquivo Federal Brasileiro. (B) Sistema de Gesto de Documentos de Arquivos. (C) Conselho Nacional de Arquivos. (D) Conselho Federal de Arquivologia. (E) Sistema Nacional de Arquivos. 2. (FCC/TRE-AM/Tcnico Judicirio/2011) Em seu ciclo vital, os arquivos passam por fases sucessivas a que se convencionou chamar de corrente, intermediria e permanente. O ingresso de documentos nesta ltima etapa conhecido como (A) recolhimento. (B) encaminhamento. (C) passagem. (D) remessa. (E) transferncia. 3. (FCC/TRE-AM/Tcnico Judicirio/2011) A qualidade pela qual os documentos de arquivo permitem conhecer a estrutura, as funes e as atividades da instituio que os produziu ou acumulou conhecida como (A) princpio da ordem original. (B) teoria das trs idades. (C) conservao preventiva. (D) valor probatrio. (E) tabela de temporalidade
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4. (FCC/TRE-TO/Tcnico Judicirio/2011) Os arquivos originrios de uma instituio ou pessoa devem manter sua individualidade, no sendo misturados aos de origem diversa. Este o enunciado do princpio da (A) equivalncia. (B) territorialidade. (C) pertinncia. (D) destinao. (E) provenincia. 5. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) Integridade arquivstica atributo segundo o qual um fundo deve se conservar (A) classificado e descrito. (B) permanente e analtico. (C) orgnico e vital. (D) indivisvel e coeso. (E) restaurado e microfilmado. 6. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) Um fundo de arquivo difere de uma coleo porque os documentos que o compem (A) so passveis de descrio. (B) s podem ser ordenados alfabeticamente. (C) esto sempre organizados segundo sua destinao final. (D) ficam armazenados em depsitos correntes e intermedirios. (E) so naturalmente produzidos e acumulados. 7. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) O processo uma unidade documental formada no decorrer de ao (A) conclusiva ou decisria. (B) tcnica ou prtica. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 38

(C) cientfica ou terica. (D) normativa ou impositiva. (E) administrativa ou judiciria. 8. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) O setor de protocolo encarregando-se de recebe os documentos de uma instituio,
(A) sua descrio e difuso. (B) sua avaliao e digitalizao. (C) seu diagnstico e planejamento. (D) seu descarte e acondicionamento. (E) sua distribuio e tramitao. 9. (FCC/TRT 8 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2010) Os arquivos acumulados por determinada instituio devem manter, a todo custo, sua individualidade, sem que seus documentos sejam misturados aos de origem diversa. Tal recomendao conhecida, no mbito da Arquivologia, como princpio da (A) ordem original. (B) destinao. (C) temporalidade. (D) territorialidade. (E) provenincia. 10. (FCC/TRE-SE/Tcnico Judicirio/2007) Inspirados no clssico autor Schellenberg, os manuais de Arquivologia costumam definir os procedimentos da rea comparando-os aos praticados pelas demais instituies de custdia de documentos. Nessa linha de abordagem, possvel afirmar que os arquivos, (A) ao contrrio das bibliotecas, renem documentos desprovidos de autonomia. (B) ao contrrio dos museus, no dispem de documentos iconogrficos. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 39

(C) ao contrrio das bibliotecas, s comportam documentos manuscritos e dactiloscritos. (D) semelhana dos museus, tm uma funo social de lazer e entretenimento. (E) semelhana dos centros de documentao, organizam seu universo documental a partir de descritores e palavras-chave. 11. (FCC/TRE-PI/Tcnico Judicirio/2009) A determinao segundo a qual os arquivos originrios de uma instituio devem manter sua individualidade, sem misturar-se aos de origem diversa, conhecida como princpio (A) do respeito ordem original. (B) da classificao. (C) da destinao. (D) do isolamento. (E) da provenincia. 12. (FCC/TRT 23 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) A propsito do paralelismo entre as diferentes instituies de custdia de documentos, considere as afirmativas abaixo. I. A diferena entre o material de biblioteca e o de arquivo independe de tcnica de registro, suporte ou formato. II. Ao museu histrico devem ser recolhidos os documentos de arquivo de valor permanente. III. Ao contrrio dos arquivos, museus e centros de documentao formam seus acervos por meio de colees. Est correto o que se afirma em (A) I, apenas. (B) I e II, apenas. (C) I, II e III. (D) II e III, apenas. (E) I e III, apenas.
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13. (FCC/TRT 19 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) A guarda dos arquivos se inscreve na durao, no tempo longo da vida dos homens e das instituies, ao contrrio das necessidades da comunicao, da informao e, em geral, da documentao, que so orientadas para a atualidade e o imediato. Neste trecho de seu livro Arquivos para qu? (So Paulo, 2010), Bruno Delmas refere-se ao binmio (A) arquivos pblicos e arquivos privados. (B) arquivo permanente e arquivo corrente. (C) arquivologia e cincia da informao. (D) arranjo e descrio. (E) atividades-fim e atividades-meio. 14. (FCC/TRT 19 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) O princpio do respeito ordem original tem sido objeto de polmica na rea arquivstica. Uns preferem consider-lo de forma estrita, respeitando a ordem fsica que os documentos tinham na fase corrente. Outros o entendem luz do fluxo natural com que foram produzidos, traduzindo-o como princpio do respeito (A) organicidade. (B) sucesso arquivstica. (C) jurisdio arquivstica. (D) integridade. (E) temporalidade. 15. (FCC/TRT 19 REG./Analista Judicirio-Arquivologia/2011) De acordo com critrio baseado na responsabilidade, os documentos de primeira idade ficam sob a custdia (A) do arquivo intermedirio. (B) do arquivo permanente. (C) de empresa de guarda terceirizada. (D) de um centro de documentao. (E) do rgo produtor. www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 41

16. (CESPE/ABIN/Oficial Tcnico de Inteligncia-Arquivista/2009) A teoria das trs idades, tambm conhecida como ciclo vital dos documentos, ganhou expresso a partir da exploso documental psSegunda Guerra Mundial, quando os norte- americanos e canadenses passaram a aplicar a gesto de documentos nas vrias fases dos documentos, a fim de racionalizar sua produo e destinao. ( ) Certa ( ) Errada 17. (CESPE/TJDFT/Tcnico Judicirio/2008) Quanto natureza dos documentos, denomina-se arquivo especial o tipo de arquivo que guarda documentos com formas fsicas variadas e que necessitam de armazenamento, registro, acondicionamento e conservao sob condies especiais. ( ) Certa ( ) Errada 18. (CESPE/TJDFT/Tcnico Judicirio/2008) Reservado, confidencial, secreto e ultra-secreto so graus de sigilo aplicados a documentos que necessitam de medidas especiais de guarda e divulgao. ( ) Certa ( ) Errada 19. (CESPE/TJDFT/Tcnico Judicirio/2008) Com base nas regras de corretamente apresentados. Barbosa Neto, Pedro Paulo Fundao Getlio Vargas Lao Xing Xiang Vale Verde, Ricardo Pereira do ( ) Certa www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 42 alfabetao, os nomes a seguir esto
Arajo, Jos Cardoso da Silva (Desembargador)

( ) Errada 20. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) Os rgos pblicos devem manter registros da tramitao de todos os documentos de arquivo produzidos e(ou) recebidos, independentemente da espcie documental (por exemplo, ofcio, processo, projeto, contrato). ( ) Certa ( ) Errada 21. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) Ao se proceder abertura do envelope de uma correspondncia, deve-se observar se ele contm o comprovante de recebimento, para que seja providenciada a devoluo desse documento ao remetente. ( ) Certa ( ) Errada 22. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) As correspondncias consideradas ostensivas so classificadas, pelo grau de sigilo, em confidenciais, sigilosas e ultrassecretas. ( ) Certa ( ) Errada 23. (CESPE/MEC/Agente Administrativo/2009) A correspondncia oficial, com indicaes de confidencial, reservado ou particular no envelope deve ser aberta para registro no sistema de protocolo antes de ser encaminhada ao destinatrio ( ) Certa ( ) Errada (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Voc sabia que os arquivos tambm tm ciclo de vida? verdade, e este contado a partir da produo do documento e do encerramento do ato, da ao ou do fato que motivou a sua produo e a sua frequncia de uso. Na arquivologia, diz-se que essa fase tem relao com a vigncia do documento (a razo de ser do documento). Depois de destitudo dessa www.canaldosconcursos.com.br/curso_pdf 43

vigncia, o documento pode ser guardado em funo da importncia das informaes nele contidas, para a histria da administrao ou mesmo para tomadas de decises pautadas nas aes do passado. Lembre-se: importante saber esses conceitos, porque os mtodos de organizao em cada fase do ciclo podero sofrer algumas alteraes, devido frequncia de uso e mesmo ao perfil do usurio. Neire do Rossio Martins. Manual tcnico de organizao de arquivos correntes e intermedirios. Campinas: UNICAMP, 2005, p. 16-7 (com adaptaes). Considerando o texto acima, julgue os itens a seguir. 24. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Documento toda informao registrada em um suporte material que pode ser consultada para fins de estudo e pesquisa, pois comprova fatos, fenmenos e pensamentos da humanidade nas diferentes pocas e nos diversos lugares. ( ) Certa ( ) Errada 25. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) O documento o suporte da informao, e a informao a ideia ou mensagem contida em um documento. ( ) Certa ( ) Errada 26. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Pode-se denominar arquivo tambm a instituio ou o servio que tem a custdia de documentos, com a finalidade de fazer o processamento tcnico, garantir a conservao e promover a utilizao dos arquivos. ( ) Certa ( ) Errada
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27. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Fase corrente a fase em que os documentos esto ativos, em curso ou que, mesmo sem movimentao, ainda so muito consultados pela administrao e, por isso, so conservados junto aos rgos produtores. ( ) Certa ( ) Errada 28. (CESPE/MPS/Agente Administrativo/2010) Protocolo o servio encarregado de recebimento, registro, distribuio, controle da tramitao e expedio de documentos. Caso faa parte de um sistema de arquivos, o protocolo pode, tambm, identificar os documentos de acordo com a classificao arquivstica. ( ) Certa ( ) Errada 29. (CESPE/TRE-AL/Tcnico Judicirio/2004) Os procedimentos tericos da arquivstica indicam que o arquivamento de documentos deve ser posterior sua classificao, a qual deve ter como base o plano de classificao da instituio ( ) Certa ( ) Errada 30. (CESPE/TRE-AL/Tcnico Judicirio/2004) Alm dos documentos textuais, os arquivos ocupam-se do gerenciamento e arquivamento de documentos pertencentes ao gnero iconogrfico, filmogrfico e sonoro. ( ) Certa ( ) Errada
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7. GABARITOS
1. C 6. E 11. E 16. CERTA 21. CERTA 26. CERTA
2. A 7. E 12. E 17. CERTA 22.Errada 27. CERTA
3. D 8. E 13. B 18. CERTA 23.Errada 28. CERTA
4. E 9. E 14. A 19. CERTA 24. CERTA 29. CERTA
5. D 10. A 15. E 20. CERTA 25. CERTA 30. CERTA
Pessoal, Encerramos aqui nossa aula demonstrativa que teve por escopo situ-los na matria - foi bem light - espero rev-lo em breve na aula 1 para que possamos dar continuidade de forma aprofundada ao nosso estudo. Forte abrao!!!!!
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1. C 6. E 11. E 16. CERTA 21. CERTA 26. CERTA

2. A 7. E 12. E 17. CERTA 22.Errada 27. CERTA

3. D 8. E 13. B 18. CERTA 23.Errada 28. CERTA

4. E 9. E 14. A 19. CERTA 24. CERTA 29. CERTA

5. D 10. A 15. E 20. CERTA 25. CERTA 30. CERTA

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