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EDUCACION
DE BOGOTA D.C. ALCALDIA MAYOR

COLEGIO TECNICO PALERMO


INSTITUCIN EDUCATIVA DISTRITAL
NIT. 830036734-4 RESOLUCION N 995 DE MARZO 16 DE 2006 RESOLUCION N 3103 DE ABRIL 23 DE2003 Carrera 23 N 49 - 37 Tel. 2875339

ACUERDO No. 6 POR MEDIO DEL CUAL SE EXPIDE EL REGLAMENTO INTERNO DEL CONSEJO DIRECTIVO N DEL COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D El Consejo Directivo del COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D. en uso de sus facultades legales en especial las conferidas por la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 19 diciembre de 2008 y, Secretara CONSIDERANDO Que de conformidad con la Ley 115 de 1994, su Decreto reglamentario No. 1860 de 1994, la Ley 715 de 2001 y su Decreto reglamentario No. 4791 de 19 diciembre de 2008, es competencia del Consejo Directivo de los colegios oficiales, sealar su propio reglamento para sesionar. Que es deber del Consejo Directivo contar con un reglamento claro y definido que le permita y asegure su correcto funcionamiento, preservando las disposiciones de ley y garantizando el debido respeto y cumplimiento de los deberes que les corresponde a sus miembros y a la misma EDUCACION institucin educativa. Que en mrito de lo expuesto, ACUERDA:
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CAPTULO I. NATURALEZA COMPOSICIN FUNCIONES

Artculo 1.- El Consejo Directivo de conformidad con lo establecido en las normas vigentes, es un rgano colegiado permanente de direccin y orientacin de la comunidad acadmica y administrativa del COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D. Artculo 2.- El Consejo Directivo estar conformado por un total de ocho (8) miembros, integrado as: El Rector, quien lo presidir y convocar ordinariamente una vez por mes y extraordinariamente cuando lo considere conveniente. Dos representantes del personal docente, elegidos por mayora de los votantes en una asamblea de docentes. Dos representantes de los padres de familia elegidos por el Consejo de Padres del Colegio o la Junta Directiva de la Asociacin de Padres de Familia segn las normas vigentes. Un representante de los estudiantes elegido por el consejo de estudiantes, entre los alumnos que se encuentren cursando el ltimo grado de educacin ofrecido por la institucin. Un representante de los exalumnos, elegido por el Consejo Directivo, de ternas presentadas por las organizaciones que aglutinen la mayora de ellos o, en su defecto, por quien haya ejercido en el ao inmediatamente anterior el cargo de representante de los estudiantes. Un representante de los sectores productivos organizados en el mbito local. El representante ser escogido por el Consejo Directivo, de candidatos propuestos por las respectivas organizaciones. Pargrafo 1. Ninguno de los integrantes del Consejo .Directivo. podr tener suplente. Pargrafo 2. Las invitaciones a personas ajenas a los integrantes del Consejo Directivo las har cuando el Consejo Directivo lo estime conveniente, para lo cual se formular la invitacin o citacin por intermedio de la rectora. Es de anotar que el personero o personera de los estudiantes puede solicitar su participacin en las reuniones del Consejo Directivo, con voz pero sin voto. Artculo 3.- El perodo de los integrantes del Consejo Directivo es de 12 meses, contados a partir de su nombramiento y posesin oficial.

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Artculo 4.- Las funciones del Consejo Directivo segn la Ley 115 de 1994, el Decreto 1860 de 1994, la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 19 diciembre de 2008, son las siguientes:
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a. Antes del inicio de cada vigencia fiscal, analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector o director rural. Secretara b. Adoptar el reglamento para el manejo de la tesorera, el cual por lo menos determinar la forma de realizacin de los recaudos y de los pagos, segn la normatividad existente en la entidad territorial certificada, as como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorizacin de los pagos. c. Aprobar las adiciones al presupuesto vigente as como los traslados presupuestales que afecten el mismo. d. Verificar la existencia y presentacin de los estados contables por parte del rector o director rural, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nacin, con la periodicidad EDUCACION sealada por los organismos de control. e. Determinar los actos o contratos que requieran su autorizacin expresa. Reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantas para toda contratacin que no supere los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes. (s.m.l.v.). EDUCACION g. Autorizar al rector para la utilizacin por parte de terceros de los bienes muebles o inmuebles dispuestos para el uso del establecimiento educativo, bien sea gratuita u onerosamente, previa verificacin del procedimiento establecido por dicho rgano escolar de conformidad con lo dispuesto en el decreto 1860 de 1994. h. Aprobar la utilizacin de recursos del Fondo de Servicios Educativos para la realizacin de eventos pedaggicos, cientficos, culturales, deportivos, o la participacin de los educandos en representacin del establecimiento educativo y fijar la cuanta que se destine para el efecto. i. Verificar el cumplimiento de la publicacin en lugar visible y de fcil acceso del informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos. j. Definir la administracin y manejo del Fondo en concordancia con el artculo 3o. del Decreto 4791 de 19 diciembre de 2008 y hacer seguimiento y control permanente. k. Reglamentar los procedimientos presupuestales, las compras, la contratacin de servicios personales, el control interno, el manejo de inventarios y el calendario presupuestal, con sujecin a las normas vigentes; l. Tomar decisiones que afecten el funcionamiento de la institucin, excepto las que sean competencia de otra autoridad. m. Servir de instancia para resolver los conflictos que se presenten entre Docentes y Administrativos con los alumnos del establecimiento educativo y despus de haber agotado los procedimientos previstos en el Reglamento o Manual de Convivencia. n. Asumir la defensa y garanta de los derechos de toda la comunidad educativa, cuando algunos de sus miembros se sientan lesionados. o. Aprobar el Plan anual de actualizacin acadmica del personal docente presentado por la rectora. p. Participar en la planeacin y evaluacin del Proyecto Educativo Institucional PEI-, del currculo y del Plan de Estudios, y someterlos a la consideracin de la Secretara de Educacin Distrital o del organismos que haga sus veces para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley y los reglamentos. f.

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q. Evala y avala el Proyecto Educativo Institucional PEI- que lo elaboren los diferentes entes de la institucin, el currculo y el Plan de Estudios, lo elabora el Consejo N EDUCACION Acadmico, se someten a la consideracin de la Secretara de Educacin Distrital o del organismos que haga sus veces, para que verifiquen el cumplimiento de los requisitos establecidos en la Ley y los reglamentos. r. Estimular y controlar el buen funcionamiento del COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D. Secretara s. Establecer estmulos y sanciones para el buen desempeo acadmico de los estudiantes que han de incorporarse al Reglamento o Manual de Convivencia. En ningn caso pueden ser contrarios a la dignidad del estudiante; t. Recomendar criterios de participacin del COLEGIO TECNICO PALERMO IED en actividades comunitarias, culturales, deportivas y recreativas; u. Promover las relaciones de tipo acadmico, deportivo, y cultural con otras instituciones educativas y la conformacin de organizaciones juveniles; v. Fomentar la conformacin de consejo de padres de familia y de estudiantes; w. Reglamentar los procesos electorales para cada uno de los organismos del Gobierno EDUCACION Escolar y de participacin democrtica previstos en el Decreto 1860 de 1994; x. Darse su propio reglamento. y. Otras que le sean asignadas por disposicin legal o autoridad competente y no estn asignadas a otro rgano del Gobierno Escolar.
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CAPTULO II. INSTALACIN ELECCIN

Artculo 5.- El Consejo Directivo deber instalarse dentro de los treinta das calendario siguiente a su conformacin y a ms tardar el 31 de Marzo de cada ao. Artculo 6.- Instalado el Consejo Directivo, informar al rector las funciones de carcter legal y reglamentario, quien asumir como Presidente del Consejo Directivo. Artculo 7.- Las Funciones del Presidente del Consejo Directivo son: a. Convocar y presidir las reuniones para sesionar el Consejo Directivo. b. Firmar, las actas, acuerdos y dems actos administrativos o comunicaciones y documentos emanados del Consejo Directivo. c. Cumplir y hacer cumplir lo estipulado en los diferentes manuales de funciones, reglamentos y las decisiones tanto del Gobierno Escolar debidamente conformado, como las debidamente adoptadas en el Consejo Directivo del COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D. d. Requerir a los integrantes de Consejo Acadmico, Comisin de evaluacin y promocin, Comit de convivencia, Comit de Casos Especiales, para que presenten y sustenten el informe de su gestin. e. Las dems que le seale el Proyecto Educativo Institucional, el propio Consejo Directivo, las normas vigentes, el presente Reglamento Interno y dems disposiciones. f. Revisar con el Secretario del Consejo para que se mantengan debidamente archivados, legajados y foliados, en estricto orden cronolgico, los originales de las actas y acuerdos expedidos por el Consejo Directivo del COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D., junto con la recepcin y salida de correspondencia interna o externa del mismo consejo. Estos documentos deben reposar en la Secretara del Colegio. g. Preparar y tramitar la convocatoria a las reuniones de Consejo Directivo. h. Tramitar todo lo concerniente a la recepcin, respuesta y envo de la correspondencia interna o externa y dems documentos de competencia del Consejo Directivo. CAPTULO III. DE LAS REUNIONES CONVOCATORIAS QURUM

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Artculo 8.- El Consejo Directivo se reunir ordinariamente una (1) vez por mes. N EDUCACION Artculo 9.- El Consejo directivo se reunir extraordinariamente cuando sea convocado, en los siguientes casos: a. Cuando se presenten conflictos de intereses en general entre los distintos estamentos del Secretara COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D b. Cuando se requiera atender asuntos relacionados con solicitudes judiciales por actuaciones de la comunidad educativa. c. Cuando se presenten faltas graves contra el Manual de Convivencia y dems reglamentos internos o normativos. d. A peticin del Personero estudiantil. e. Para considerar acciones de reposicin, que presenten los miembros de la comunidad educativa. f. Para autorizar acciones judiciales, interponer recursos o nombrar apoderados que EDUCACION salvaguarden los intereses de la institucin. Cuando se requiera autorizar gastos extraordinarios que afecten la estructura del presupuesto aprobado, ingresos o gastos de la vigencia presupuestal respectiva. directamente EDUCACION i. g. En caso de presentarse situaciones de anormalidad acadmica o administrativa que afecte al COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D. Artculo 10.- La convocatoria a reuniones o sesiones ordinarias y extraordinarias la har el Presidente o a peticin de al menos cuatro (4) miembros del Consejo Directivo.

Pargrafo 1. Para las sesiones ordinarias: El mismo Consejo Directivo establecer su cronograma con base con lo establecido en el pargrafo nico del artculo 8 del presente y su convocatoria se har por escrito con ocho (8) das calendario de antelacin a la mismas. Pargrafo 2. Para las sesiones extraordinarias: La convocatoria se har con tres (3) das hbiles de antelacin. En las sesiones extraordinarias, se dar prioridad al tema o punto objeto de la convocatoria. Artculo 11.- El Consejo Directivo podr deliberar, tomar decisiones vlidas y expedir acuerdos con la mayora de los dignatarios presentes (mitad ms uno de sus integrantes), es decir, no menos de 5 integrantes. Artculo 12.- Cada dignatario del Consejo Directivo tendr derecho a un voto. Artculo 13.- Los integrantes del Consejo Directivo sern removidos de su cargo por: a. Faltas graves al Manual de Convivencia, manual de funciones, reglamento interno de la institucin, reglamento interno del Consejo Directivo o dems normas vigentes. b. Por inasistencias no justificadas a tres (3) sesiones consecutivas del Consejo Directivo. c. Por renuncia voluntaria. CAPTULO IV. DEL ORDEN DEL DA - DE LOS DEBATES - DE LAS VOTACIONES Artculo 14.- El orden del da ser expuesto por el presidente del Consejo Directivo al inicio de la reunin, observando las siguientes normas: Llamado a lista y verificacin del qurum para deliberar y adoptar decisiones vlidas. Lectura por parte del Secretario del Consejo Directivo y aprobacin de actas anteriores.

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Lectura de comunicaciones remitidas al Consejo Directivo. Los puntos respectivos, objeto de la convocatoria.
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Pargrafo 1. La correspondencia dirigida al Consejo Directivo, que se le dar lectura en estricto orden de radicacin, ser la radicada ante la secretaria del Colegio y presentada al Consejo Directivo con una antelacin de un (1) da hbil a la fecha de la respectiva sesin ordinaria. En las Secretaraextraordinarias no se dar lectura a correspondencia. sesiones Pargrafo 2. En aras de optimizar el tiempo de cada sesin del Consejo Directivo, para los puntos o temas protocolarios de la agenda, como: Llamado a lista y Verificacin del qurum, la lectura y aprobacin del acta anterior y el informe de rectora si lo hubiere, se asignar un tiempo prudencial, y luego s, darle curso a la discusin de los puntos o temas objeto de la convocatoria. Artculo 15.- El orden del da ser presentado a consideracin de los integrantes del Consejo Directivo para su anlisis y aprobacin. Artculo 16.- La alteracin del orden del da deber acordarse por mayora simple de votos. La proposicin EDUCACION de alteracin ser votada sin discusin alguna y sobre el resultado no ser admisible proposicin diferente a la de la verificacin. Artculo 17.- Cuando en una reunin o sesin del Consejo Directivo no se hubiere agotado el orden del da sealado, en la siguiente sesin, el Presidente dar prelacin a los puntos no agotados en la reunin anterior. Artculo 18.- Todo Proyecto de Acuerdo que reglamente aspectos de funcionamiento y de operacionalizacin del COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D. deber aprobarse en reunin de EDUCACION acuerdo a la agenda. Artculo 19.- Los integrantes del Consejo Directivo no podrn tomar la palabra ms de tres veces sobre la proposicin o asunto que se est discutiendo, salvo autorizacin expresa del Presidente del Consejo Directivo. Pargrafo: En cada sesin, el Consejo Directivo acordar quin de sus integrantes presentes en la respectiva sesin, se har cargo de controlar el tiempo mximo de cada intervencin de los dignatarios y/o invitados, para el uso de la palabra solicitado y el cual no podr exceder de 3 minutos. Artculo 20.- De la regla anterior se exceptan al autor de un Proyecto, de la mocin o modificacin, quien tendr derecho al uso de la palabra, de acuerdo con la autorizacin expresa del Presidente del Consejo Directivo. Artculo 21.- La votacin es el acto colectivo por el cual el Consejo Directivo declara su voluntad, y se expresar en Acuerdos. Artculo 22.- El voto es el acto individual por medio del cual cada miembro principal del Consejo Directivo declara su voluntad. Slo los representantes principales tienen derecho a voto en el Consejo Directivo. Artculo 23.- No hay votacin vlida cuando el total de los votos haya sido inferior al qurum establecido legal o reglamentariamente. Pargrafo 1. El Consejo Directivo para sus deliberaciones, aprobaciones, o negaciones y la correspondiente toma de decisiones, lo har mediante votacin por un nmero no inferior a la mitad mas uno del total de los integrantes del qurum de liberatorio. Pargrafo 2. La deliberacin del Consejo Directivo se har por qurum de liberatorio y para la votacin se har por qurum decisorio. Entendindose como qurum de liberatorio, la mitad mas

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uno de los representantes de los diferentes estamentos del Consejo. El qurum decisorio, es la mitad mas uno de los que se encuentren en deliberacin.
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Artculo 24.- Ninguna proposicin podr votarse sin que previamente haya sido sometida a discusin por parte del Presidente del Consejo Directivo o su delegado. Pargrafo: Toda propuesta dada por algn integrante del Consejo Directivo, debe ser discutida en la Secretara misma sesin y el Consejo como cuerpo colegiado, debe tomar la decisin aceptada o rechazada con respecto a dicha propuesta. Artculo 25.- Ningn representante del Consejo Directivo podr retirarse de la reunin, cuando cerrada la discusin hubiere de votar, si lo hiciere se dejar constancia en el Acta. Artculo 26.- Ningn representante del Consejo Directivo podr votar en nombre de otro, ni votar cuando est ausente. El voto es personal e intransferible. Artculo 27.- El Presidente del Consejo al comienzo de cualquier votacin, la declarar abierta. Una vez recogidos los votos o llamada a lista, segn el caso, la declarar cerrada. No siendo admisible ningn voto ms despus de tal declaracin. Artculo 28.- La votacin deber hacerse pblica, no hay voto secreto.
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CAPTULO V. DE LAS ACTAS Y ACUERDOS

Artculo 29.- De las reuniones del Consejo Directivo se levantarn ACTAS, por el Secretario del Consejo que contendrn una relacin sucinta de los temas debatidos, las personas que intervinieron y los acuerdos adoptados. Artculo 30.- De las decisiones aprobadas por el Consejo Directivo se expedirn ACUERDOS que contendrn detalladamente las decisiones adoptadas; los que sern firmados por los integrantes del Consejo Directivo que asistieron al debate. Artculo 31.- Contenido del Acta: El Acta ser elaborada en orden cronolgico y contendr: Nmero consecutivo. Lugar, da y hora en que se realiz la reunin o se abri la misma. Nombres de los dignatarios del Consejo Directivo asistentes y de todos aquellos invitados debidamente autorizados o invitados por el mismo consejo. Mencin de la lectura del Acta anterior con su aprobacin ntegra, o enmiendas, si es el caso. Constancias de haberse ledo el orden del da. Informacin de los asuntos tratados y los nombres de quienes intervinieron en las discusiones respectivas. Desarrollo y resultado de las votaciones realizadas para aprobar diversos asuntos. Desarrollo y resultados de las elecciones hechas. Las constancias escritas o verbales que quieran dejar los representantes del Consejo Directivo, cuando lo pidan a la Presidencia. Registro de la hora en que haya sido levantada la reunin. Pargrafo 1. Para garantizar la autenticidad de cada acta, despus de ser leda, aprobada y firmada por los dignatarios asistentes a la sesin correspondiente, adems ser firmada en cada uno de sus folios por la mitad ms uno de los integrantes del Consejo Directivo.

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Artculo 32.- Contenido del acuerdo: El acuerdo ser elaborado por el secretario tcnico (asignado por el Consejo Directivo) cumpliendo el principio de unidad de materia y contendr, como mnimo: N EDUCACION Numero (consecutivo). Fecha. Ttulo. Considerando. Secretara adoptada (parte resolutiva) Decisin Firma de los dignatarios asistentes. Pargrafo 1. Todos los acuerdos del Consejo Directivo y dems comunicaciones se publicarn durante los diez (10) das hbiles en carteleras de la Institucin, a excepcin del presente Reglamento que permanecer fijo para informacin de la comunidad. Pargrafo 2. Las actas quedarn a disposicin de la comunidad educativa del COLEGIO TECNICO PALERMO I.E.D. o de cualquier otra autoridad que solicite conocer su contenido, bajo la EDUCACION responsabilidad de la rectora y de la secretara del Consejo Directivo. Artculo 33.- El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su expedicin y deroga todos los acuerdos que le sean contrarios.
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PUBLQUESE Y CMPLASE

Dado Bogot, D. C. a los diecinueve (19) das del mes de abril de dos Mil Trece (2013)

REINALDO CABALLERO FARFAN Rector ANGELICA LONDOO Representante Docentes J. Maana EUGENIO URIBE AREVALO Representante Docente Jornada Tarde

JESUS HERNANDO GARCIA Representante Padre de Familia

BLANCA RESTREPO Representante Madre de Familia

EDUARDO MONTAEZ Representante Undcimo

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ACUERDO No. 07 MANUAL DE CONTRATACION DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL COLEGIO TCENICO PALERMO I. E. D. VIGENCIA 2013
CONSIDERANDO

Secretara

1) Que el Consejo Directivo del Colegio, conforme a las disposiciones generales que le otorga la ley 87 de 1993, la ley 115 de 1994, la ley 715 de 2001, y los decretos 1860 de 1994, y con fundamento en el artculo 209 de la Constitucin Poltica que consagra los principios de la funcin administrativa, La Sentencia de la Corte Constitucional 508 de 2002 que emiti jurisprudencia sobre la aplicacin de los principios aplicables a toda EDUCACION clase de contratos a partir la ley 80 de 1993 como estatuto contractual y sus decretos reglamentarios, entre ellos el Decreto 2434 de 2006 por el cual se reglamenta esta Ley y se modifica parcialmente el Decreto 2170 de 2002 que reglament la contratacin a travs de convocatoria pblica y publicacin de los proyectos de pliegos de condiciones y trminos de referencia en pgina Web incluyendo la contratacin directa que supera la mnima cuanta, Decreto 4791 de Diciembre 19 de 2008 de la Ley EDUCACION 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y transparencia en la Ley 80 de 1993 y el Decreto No.2474 de 2008 por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1150 de 2007, la Resolucin SED 219 de 1999, que otorga la facultad al consejo Directivo de adjudicar en arrendamiento los espacios de la cafetera y tienda escolar, el Decreto Presidencial No. 3512 de 2003 por el cual se reglament el Sistema de Informacin de la Contratacin Estatal SICE, la Resolucin 5554 del 11 de marzo de 2004 y el Acuerdo 08 de 2005 de la Contralora General de la Repblica y en especial el Decreto No. 4791 de diciembre 19 de 2008 articulo 5 numerales 5, 6 y 7. 2) Que con base en las normas legales es necesario la expedicin de un Reglamento de Contratacin para la Institucin que dinamice, agilice y haga efectivas las relaciones contractuales de acuerdo con las polticas y directrices trazadas por el Consejo Directivo de la Institucin. 3) Que por lo anteriormente expuesto el Consejo Directivo de la Institucin ACUERDA OBJETIVOS GENERALES DEL REGLAMENTO 1.
Aplicar adecuadamente las normas legales que rigen los principios, requisitos, trmites e inhabilidades de la contratacin. Establecer los procedimientos internos presupuestales. Establecer los procedimientos utilizados en las compras. reglamentacin,

2. 3. 4. Reglamentar la contratacin de compras por valor inferior a 20 SMMLV. 5. Reglamentar la contratacin de los servicios personales y profesionales valor inferior a 20 SMMLV 6. Bases legales para la contratacin.

por

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CAPITULO I
N PRINCIPIOS, REGLAMENTACIN, REQUISITOS, TRMITES E INHABILIDADES DE LA CONTRATACIN. EDUCACION

ARTICULO 1. PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN (Artculo 23 de la Ley 80 de 1993):


Las Personas involucradas en el proceso de contratacin del Colegio principios:
Secretara

cumplirn los siguientes

Buena Fe: Las partes debern proceder de buena fe en todas sus actuaciones, y los contratos obligarn no solo a lo pactado expresamente en ellos, sino a todo lo que corresponda a la naturaleza de los mismos segn la Ley, la costumbre o la equidad bajo pena de indemnizar los perjuicios que se causen. Se presume que la declaracin expresada en los contratos responde a la voluntad comn de las partes.
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Transparencia: El proceso de contratacin deber realizarse con base a procedimientos de seleccin objetiva y reglas claras, que garanticen la calidad, la imparcialidad e igualdad de oportunidades. Economa: Los procesos de contratacin se realizarn de manera que la Institucin EDUCACION pueda seleccionar la propuesta que ms convenga a sus intereses y ejecutar el contrato respectivo haciendo la mejor inversin en recursos tcnicos, econmicos y humanos. Equidad: El principio de equidad debe inspirar y gobernar los procesos contractuales; por ello cuando no exista norma especial para el caso concreto, se recurrir a la norma general con el fin de aplicar justicia. Responsabilidad: En virtud de este principio, los funcionarios de la Institucin estn obligados a vigilar la correcta ejecucin del contrato, a proteger los intereses de la Institucin y debern responder por sus actuaciones, omisiones o el incumplimiento de sus deberes legales. ARTCULO 2. REGLAMENTACIN DE LA CONTRATACION: 1. El Auxiliar Administrativo con funciones de almacn conjuntamente con el Rector Ordenador elaboran el proyecto del Plan Anual de Compras para ser presentado al Consejo Directivo para su anlisis y aprobacin, este se efecta acorde a las necesidades de la Institucin y las compras para Inversin debern ser sustentadas con los Proyectos respectivos aprobados por el Consejo Directivo junto con el presupuesto de la vigencia siguiente, contendr: justificacin, objetivos, principales polticas de compras, metodologa para la formulacin del plan anual de compras; Debe cumplir con las normas vigentes sobre planeacin y programacin, la Institucin debe presupuestar para la adquisicin de los elementos necesarios para el adecuado funcionamiento de todas sus dependencias. Dicha programacin debe formularse teniendo como marco la consideracin de los principios de economa, eficiencia, eficacia y equidad dentro de un trmino de calidad, cantidad y oportunidad.

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2. Se prohbe tramitar hechos cumplidos (Resolucin 465 de 1999), es decir tramitar compromisos que correspondan a perodos o meses anteriores al N EDUCACION perodo que se est ejecutando el Presupuesto. 3. Es responsabilidad del Rector celebrar los contratos, suscribir los actos administrativos y ordenar los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Secretara Servicios Educativos, de acuerdo con el flujo de caja y el plan operativo de la respectiva vigencia fiscal, previa disponibilidad presupuestal y de tesorera . ( Reglamento 4791 de 2008 Art. 6 numeral 4). 4. El Rector Ordenador del Gasto ejecutar el Presupuesto, teniendo en cuenta el Decreto 4791 de 2008 y el manual de contratacin aprobado por el Consejo Directivo donde establece la uutilizacin de los recursos especficos para EL Fondo de Servicios Educativos del Colegio EDUCACION 5. Antes de realizar cualquier compra o contratar cualquier servicio, el Rector Ordenador del Gastos verificar con el Auxiliar Administrativo con funciones financieras que existan dos tipos de documentos: el primero es la SOLICITUD DE LA DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, de la cual se dejar constancia escrita EDUCACION a travs del respectivo y el CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL, que tiene el propsito de amparar el proceso de contratacin, reservando provisionalmente la apropiacin o monto de un gasto especfico antes de la creacin del compromiso, si este no se perfecciona se debe anular el certificado. 6. Si el Auxiliar Administrativo con funciones financieras inform que no existe DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL en el rubro solicitado, el Rector Ordenador del Gasto, si fuera necesario adquirir el bien o contratar el servicio, deber solicitar ante el CONSEJO DIRECTIVO un TRASLADO PRESUPUESTAL, informando sobre las causas de la necesidad y el destino de la misma. 7. El compromiso se perfeccionar con la Orden de Compra o con la Orden de Servicio o con un Contrato, Estos aspectos dependern de la cuanta del compromiso. 8. Una vez perfeccionado el compromiso se proceder a elaborar el REGISTRO PRESUPUESTAL, con el cual se confirma que el dinero del Contrato est plenamente comprometido ya que se registra como una reserva el valor total del contrato u orden, dicha reserva es de carcter inviolable, por lo tanto con ella no se podr contar para efectuar otros compromiso. 9. Una vez el contratista cumpla con el servicio contratado, el Rector Ordenador del Gasto deber expedir el Acta de Recibido a Entera Satisfaccin, en la cual deber constar que el servicio se recibi de acuerdo a las especificaciones y calidades contratadas, En caso de compra se expedir el respectivo ingreso a almacn.

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10. El contratista, presentar la respectiva factura legal, o en su defecto la Cuenta de Cobro. 11. Recibido el soporte anterior, el Rector Ordenador del Gasto autorizar con su firma la respectiva ORDEN DE PAGO.

ARTCULO 3. REQUISITOS DE LA CONTRATACION: El Consejo Directivo basado en la Ley acuerda: 1. Todas las personas naturales o jurdicas que aspiren a celebrar con esta entidad estatal debern estar inscritas ante la Cmara de Comercio con jurisdiccin en su domicilio principal, no se requerir de este registro ni calificacin ni de clasificacin en los casos de contratacin directa, contratos cuyo valor no EDUCACION supere el 10% de la menor cuanta (28 SMMLV Ley 1150 art. 2 numeral b) y enajenacin de bienes del Estado ( hay otras excepciones no aplicables a F.S.E. - Ley 1150 Art. 6)
EDUCACION principios

Secretara

2. La contratacin segn el Artculo 23 de la Ley 80 de 1993, estar regida por los de transparencia, economa, equidad y responsabilidad y el deber de seleccin objetiva. 3. Cuando en la Institucin se presenten eventualmente emergencias mayores en la planta fsica y stas no sean cubiertas por la Secretara de Educacin, el Ordenador del Gasto podr utilizar los recursos del Fondo para contratar, para lo cual deber solicitar previamente el concepto y la aprobacin por parte de la Subdireccin de Plantas Fsicas (Resolucin 8834 del 7 de diciembre de 2001). 4. Para la adjudicacin y contratacin del arrendamiento de los espacios para el funcionamiento de la tienda escolar, restaurante, cafetera y casetas se aplicaran las competencias asignadas en la resolucin SED No. 219 del 3 febrero de 1999. 5. Para aspirar a participar en la Contratacin el interesado debe cumplir con las normas legales de inscripcin en el registro nico de proponentes de acuerdo a los montos y las caractersticas del bien o servicio que obligan a esta inscripcin y deben acreditar los antecedentes fiscales registro en la Cmara de Comercio con certificados de existencia o representacin legal, antes de la contratacin.

ARTICULO 4. TRAMITE DE LA CONTRATACIN Para la Escogencia del Contratista se aplicaran las modalidades de Seleccin definidas en la Ley 1150 de 2007 y sus modificatorios. Licitacin Pblica, Seleccin abreviada, Concurso de Meritos y Contratacin directa. ARTCULO 5. INHABILIDADES

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En ningn caso podr realizarse contratos que impliquen uso de informacin privilegiada, acto de competencia o conflicto de inters, ni celebrarse con personas que sean cnyuges, compaeros N EDUCACION permanentes o parientes hasta el cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad o primero civil de cualquiera de los funcionarios del Colegio o miembros del Consejo Directivo.

Los incumplimientos declarados y las sanciones impuestas al proveedor sern objeto de evaluacin, pero por si mismas no impedirn la celebracin del contrato.
Secretara

Si el proveedor tiene alguna de las inhabilitaciones de que trata este reglamento, deber renunciar a los derechos surgidos de su participacin en cualquier proceso de seleccin o ceder el contrato si ya se ha celebrado, al proveedor que expresamente autorice la Institucin. CAPITULO II
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PROCEDIMIENTOS INTERNOS PRESUPUSTALES

ARTCULO 6. PROCEDIMIENTOS INTERNOS PRESUPUSTALES Es de obligatorio cumplimiento la realizacin de los siguientes aspectos: 1. Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se manejaran abriendo cuentas a nombre del respectivo Fondo. Dichas cuentas debern contar previamente EDUCACION con la aprobacin de la entidad territorial. 2. El Rector Ordenador del Gasto en el mes de octubre, despus de la integracin del Comit de Presupuestos con participacin (si lo hubiere) compilara las necesidades de la Institucin, con miras a obtener un listado, para luego evaluarlas y someterlas a un criterio de prioridades que est de acuerdo al PEI y al Plan Operativo de la Institucin y que est ajustado a los ingresos que efectivamente se van a recaudar. 3. El Rector presentar al Consejo Directivo antes del inicio de cada vigencia fiscal, para analizar, introducir ajustes y aprobar mediante acuerdo el presupuesto de ingresos y gastos del proyecto presentado por el rector el proyecto debe estar acompaado por sus anexos tales como: PEI de la Institucin, Proyectos Institucionales, plan de compras, plan de inversin, plan de mantenimiento de la planta fsica del Colegio, Plan Anual de Caja. 4. El Rector Ordenador deber hacer las modificaciones sugeridas por el Consejo Directivo al Presupuesto inicial, siempre y cuando estas se ajusten a las normas legales. 5. Es responsabilidad del Rector y del Consejo Directivo enviar copia, del Acuerdo anual de presupuesto del Fondo, debidamente numerado, fecha y aprobado por el Consejo Directivo a la Secretara de Educacin o a la entidad que haga sus veces en la entidad territorial, en las fechas que sean determinadas con el fin de ser consolidado dicho presupuesto en la Secretara de Educacin. 6. Durante el tiempo de ejecucin del Presupuesto, el Rector presentar al Consejo Directivo los Proyectos de adiciones, traslados y reducciones, debidamente justificados para su respectiva aprobacin. 7. El acto administrativo que emite el Consejo Directivo recibe el nombre de Acuerdo. Dichos Acuerdos debern ser utilizados para reglamentar cualquier aprobacin que est bajo su competencia.

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8. Se debe realizar la programacin anual del Presupuesto utilizando el llamado Flujo de Caja que es el instrumento mediante el cual se define mes a mes N EDUCACION los recaudos y los gastos que se pueden pagar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los requerimientos del plan operativo (decreto 4791 de 2008 art. 14) 9. Es responsabilidad del Rector presentar ante Secretara de Educacin Secretara mensualmente el informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos que le remite el Contador y Auxiliar Administrativo con funciones financieras. (decreto 4791 art. 6 numeral 5) 10. Se debe tener en cuenta que no se podr adquirir ningn compromiso, si el dinero efectivamente no se encuentra ya recibido en la correspondiente cuenta bancaria o sea que haya disponibilidad de recursos en Tesorera. Esta responsabilidad de informar recae sobre el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, y la responsabilidad de solicitar dicha informacin recae sobre el EDUCACION Ordenador del Gasto. En consecuencia ni el Consejo Directivo, ni el Rector, ni el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, ni ninguna autoridad podrn contraer obligaciones basados en ingresos que no existan, o que se sobrepasen del saldo que exista disponible para cada rubro. Cualquier compromiso que se adquiera con violacin de estos preceptos, crear EDUCACION responsabilidad personal y pecuniaria a cargo de quien asuma estas obligaciones (Artculo 11 del Decreto 1035 de 1997). 11. Es funcin del Consejo Directivo Verificar el cumplimiento de la publicacin en lugar visible y de fcil acceso del informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos.(Decreto 4791 art. 5 numeral 10) 12. Es funcin del Consejo Directivo verificar la existencia y presentacin de los estados contables por parte del rector, elaborados de acuerdo con las normas contables vigentes expedidas por el Contador General de la Nacin, con la periodicidad sealada por los organismos de control. (Decreto 4791 art. 5 numeral 4) 13. No se podrn ejecutar gastos despus de las fechas acordadas por la Secretara de Educacin, como fechas de cierre las cuales sern tomadas por la Secretara de Educacin para consolidar la informacin contable. 14. La autorizacin de toda ejecucin presupuestal, la determina la Secretaria de Educacin del Distrito mediante acto administrativo y despus de esta fecha dichas autorizaciones expiran y en consecuencia no podrn adicionarse, comprometerse, ni trasladarse. 15. Las compras de bienes y/o servicios contratados que a la fecha del cierre anual no se les haya expedido el Acta de recibido a entera satisfaccin y por lo tanto no se les haya autorizado la Orden de Pago, se debern constituir como Reservas Presupustales, las cuales debern adicionarse al presupuesto de la vigencia siguiente 16. Es responsabilidad del Rector Ordenador del Gasto, rendir cuentas semestrales de la ejecucin presupuestal de la Institucin, a la Contralora Distrital, en los plazos establecidos por esa entidad. Todos los Informes que la Secretara de Educacin solicite debern ser radicados en las fechas requeridas. 17. El Consejo Directivo debe adicionar el excedente financiero (si lo hubiere) al presupuesto de la vigencia determinado por el Rector, Auxiliar Administrativo con funciones financieras, y Contador de la vigencia anterior respetando los

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rubros de destinacin especifica de acuerdo a los parmetros establecidos en la ley.

y posible destinacin de los mismos y debe pronunciarse sobre la posible destinacin de estos de acuerdo a su procedencia en concordancia con la Resolucin 001 de 2001 de la Secretaria de Hacienda, para los bienes adquiridos con recursos propios se Secretara pueden vender por chatarra, o someterse a subasta pblica, martillo con el banco popular o dar a la fundacin IDIPRON, de acuerdo al contrato que debe estar vigente entre esta fundacin y la SED, y para los bienes de la Secretaria esta determina su destinacin, generalmente los recoge IDIPRON, los recaudos por este concepto sern adicionados al presupuesto como otros recursos.
19. El Consejo Directivo aplicara las normas de contratacin definidas en la Ley

18. El Consejo Directivo aprueba la baja de bienes

1150 EDUCACION

de 2007 y su correspondiente Decreto Reglamentario 2474 de 2008 en cuanto a medidas de eficiencia , transparencia, modalidades de seleccin, publicidad y seleccin objetiva de proveedores de bienes y servicios . CAPITULO III

EDUCACION

PROCEDIMIENTOS UTILIZADOS EN LAS COMPRAS

ARTICULO 7. PROCEDIMIENTO PARA LLEVAR A CABO UNA COMPRA


1.

Verificacin por parte del almacenista la existencia y programacin dentro del plan de compras de la Institucin del bien o bienes que se pretenden adquirir. Verificacin por parte del almacenista de la existencia o no de dicho bien. El Rector Ordenador solicita por escrito la disponibilidad presupuestal Auxiliar Administrativo con funciones financieras de la Institucin. al

2. 3.

4.

Solicitar las cotizaciones que se deben exigir de acuerdo al reglamento interno de contratacin. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras elabora un cuadro comparativo de ofertas, donde se tendr en cuenta por lo menos los siguientes aspectos: Precios de mercado (esto con el fin de no incurrir en posibles sobrecostos), calidad de los bienes, respaldo de mantenimiento y de fabricacin a la post-venta de los bienes. Comunicar por escrito o va telefnica al proveedor favorecido para que se acerque ante la Administracin de Institucin para formalizar el contrato, el cual ser preparado por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras, el Contrato que se formalizar con las firmas del contratante (Rector ordenador del gasto) y por el contratista (Proveedor). Del anterior documento (contrato), el Auxiliar Administrativo con funciones financieras elaborar por lo menos tres ejemplares los cuales tendrn la siguiente destinacin: Original quedar como soporte debidamente firmado en la cuenta que debe soportar el Auxiliar Administrativo con funciones financieras

5.

6.

7.

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en sus archivos de pagadura, la primera copia ser entregada al proveedor o contratista, la segunda copia ser enviada por escrito por parte del Auxiliar N EDUCACION Administrativo con funciones financieras al almacenista con el fin de que ste reciba a entera satisfaccin los bines solicitados en dicha ordena de compra o contrato.
Secretara

8.

Una vez este formalizado el contrato, el Auxiliar Administrativo con funciones financieras del Colegio, proceder de acuerdo a las normas presupustales a darle una imputacin presupuestal de acuerdo al rubro que se vaya a afectar, de lo cual quedar como constancia la expedicin del un certificado de registro presupuestal.

El Auxiliar Administrativo con funciones financieras, afectar mediante un registro el rubro afectado, lo cual quedar registrado en los libros EDUCACION presupustales de gastos.
9. 10. De acuerdo al contrato celebrado entre contratante y contratista, debern

quedar plasmados los requerimientos y el tiempo en que el proveedor deba entregar los bienes a la Institucin. de la Institucin o quin haga sus veces, recibir los bienes objeto de contratacin, los cuales sern recibidos a entera satisfaccin teniendo en cuenta la orden de suministro firmada por las partes, donde verificar, marcas, referencias, estado de los bienes, cantidades solicitadas, preciso unitarios y precios totales, frente a una copia de la factura que debe presentar el proveedor debidamente formalizada y autorizada por la DIAN cuando son de rgimen comn y si son de rgimen simplificado cuenta de cobro. elaborar debidamente el comprobante de ingreso al almacn de dichos bienes, documento que cumplir con los detalles y datos exigidos por la oficina de inventarios de la SED. Este deber elaborarse en original y dos copias las cuales tendrn la siguiente distribucin: Original que debe quedar en la oficina de almacn en un consecutivo, primera copia se enviar por escrito al Auxiliar Administrativo con funciones financieras para el posterior pago al proveedor con base en la factura. bajo radicacin al Auxiliar Administrativo con funciones financieras para su respectivo pago. Auxiliar Administrativo con funciones financieras para su respectivo pago. CAPITULO IV ASPECTOS GENERALES PARA LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL

EDUCACION 11. El almacenista

12. El almacenista una vez verificado los bienes objeto del contrato, proceder a

13. Una vez elaborado el anterior documento el almacenista enviar por escrito y

14. El proveedor deber radicar la factura o cuenta de cobro (segn el caso) ante el

ARTICULO 8. AUTORIZACION EXPRESA DEL CONSEJO DIRECTIVO

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El Decreto 4791 de 2008 articulo 5 funciones del Consejo Directivo en sus numerales 5 y 7 enuncia que este organismo debe Determinar los actos o contratos que N EDUCACION requieran su autorizacin expresa y aprobar la contratacin de los servicios que requiera el establecimiento educativo y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la ley. La Secretara contratacin que requiere el Fondo de Servicios Educativos del Colegio esta consagrada en el art. 11 del Decreto 4791 de 2008 y reglamentada explcitamente en el Manual de contratacin aprobado por el Consejo Directivo, este organismo determina: 1. Que el Rector Ordenador del Gasto efectu la seleccin y contratacin directa para actos y contratos, hasta por 20 SMMLV,
EDUCACION 2. Que

la contratacin de la sistematizacin de calificaciones, la contratacin de agenda escolar y el contrato de de tienda escolar y de contador sean seleccionados y autorizados por el Consejo Directivo sin importar la cuanta.

El Decreto 4791 de 2008 articulo 5 funciones del Consejo Directivo en su numeral 6 determina que este organismo debe reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantas para toda contratacin que no supere los EDUCACION veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes (smlmv) En consecuencia reglamenta la contraccin para Compras y profesionales consagradas en el capitulo siguiente: CAPITULO V ASPECTOS GENERALES PARA LA ACTIVIDAD CONTRACTUAL PARA COMPRAS Y SERVICIOS PERSONALES Y PROFESIONALES POR VALOR INFERIOR A 20 SMMLV ARTICULO 9. ASPECTOS GENERALES PARA COMPRAS MENORES A 20 SMMLV 1. Todos los actos y contratos que tengan por objeto adquirir bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de Servicios Educativos se harn respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad. Los Principios se aplicaran en forma razonable a las circunstancias concretas en las que haya de celebrarse. 2. Todos los actos y contratos que se celebren se harn con el propsito fundamental de proteger los derechos de los alumnos, de conseguir eficacia y celeridad en la atencin del servicio educativo, dando el mejor uso de los recursos pblicos. 3. La informacin sobre las cuentas del Fondo deber ser pblica, en las condiciones que determine la ley. La omisin en los deberes de informacin ser falta grave disciplinaria para quien incurra en ella. Servicios personales y

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4. En ningn caso la SED responder por actos o contratos celebrados en contravencin de los lmites enunciados en las normas que se refieren al FSE; N EDUCACION las obligaciones resultantes sern responsabilidad del rector o director, o de los miembros del Consejo Directivo si las hubieren autorizado.
Secretara

5. Los actos y documentos expedidos por los FSE en la actividad contractual por valor inferior a 20 SMMLV no requieren de publicacin en el portal de Contratacin a la Vista, a menos que la complejidad del Objeto Contractual lo requiera.

ARTICULO 10. SELECCIN DEL CONTRATISTA 1. Para la Seleccin de Contratistas mediante el procedimiento de Contratacin Directa por cuanta inferior a 20 SMMLV, diferentes a Prestacin de Servicios EDUCACION Personales, el rector, ordenador del gasto, podr seleccionarlo tomando como nica consideracin los precios del mercado. La solicitud, presentacin de ofertas y consulta de precios se realizar de acuerdo con la siguiente tabla: INFERIOR A 1 SMMLV 1 NO ENTRE 1 Y 10 SMMLV 1 NO ENTRE 10 Y 15 SMMLV 2 NO ENTRE 15 Y 20 SMMLV 3 SI

EDUCACION

Cotizaciones Elaboracin de Cuadro Comparativo Certificado Consulta CUBS

NO

NO

NO

NO

2. Los factores de evaluacin y calificacin deben estar claramente determinados, y ser con base en ellos que el ordenador del gasto tome la decisin de adjudicacin. 3. El Rector debe tener en cuenta que la oferta ms favorable es aquella que le ofrezca al colegio las mejores condiciones desde el punto de vista tcnico y econmico. 4. Si se trata de suministro de bienes con caractersticas uniformes, se debe tener en cuenta como nicos factores de evaluacin y calificacin los relacionados con el precio y la garanta de calidad de los bienes ofrecidos. ARTICULO 11. COMIT DE COMPRAS O ADQUISICIONES 1. El rector, en calidad de ordenador de gasto podr nombrar un comit de compras y de evaluacin de ofertas (si as lo considera conveniente) que evale

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las ofertas presentadas y presente un informe de evaluacin. El comit se reunir cuando sea convocado por el Rector.

2. El comit podr estar conformado por 5 integrantes y harn parte el Rector, el auxiliar administrativo con funciones financieras y tres integrantes de la comunidad educativa (docentes, administrativos, (integrantes del Consejo Secretara Directivo, etc.) ARTICULO 12. DOCUMENTOS EXIGIDOS AL CONTRATISTA O PROVEEDOR Los documentos solicitados en el procedimiento de Contratacin Directa por cuanta inferior a 20 SMMLV, diferentes a Prestacin de Servicios Personales, se exigirn de acuerdo con la siguiente tabla:
EDUCACION

INFERIOR A 1 SMMLV SI

ENTRE 1 Y 10 SMMLV SI

ENTRE 10 15 SMMLV SI

ENTRE 15 20 SMMLV SI

Factura o Solicitud de EDUCACION pago. (original) Cedula de Ciudadana o NIT (copia)

SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes) SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes) . SI (Se exceptan los A almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes) . NO

SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes ). SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes ). NO

SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes ). SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes ). I SI (Se

SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes ). SI (Se exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes ). SI (Se

Certificado de Cmara de Comercio. (copia)

RUT. (copia

RIT. (copia)

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exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes NO NO NO

exceptan los Almacenes de Cadena o Grandes Contribuyentes NO

No. de Registro de Precios de Ref. RUPR- SICE Garanta (Pliza) Elaboracin de Orden/Contrat o Escrito
EDUCACION EDUCACION

NO NO

NO Si, cuando su ejecucin se prolongue en el tiempo

NO Si, cuando su ejecucin se prolongue en el tiempo

Si el bien o servicio lo requiere Si, cuando su ejecucin se prolongue en el tiempo

ARTICULO 13. ACTIVIDADES DEL PROCESO DE CONTRATACION 1. 2. El almacenista o funcionario que haga sus veces debe verificar la no existencia del bien o servicio a contratar. Solicitar por escrito, por parte del rector ordenador del gasto al auxiliar administrativo con funciones financieras, el Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) y los estudios necesarios.

3. Expedicin del CDP firmado por el Auxiliar Administrativo con funciones financieras -pagador. 4. Consultar el registro de proveedores del colegio, con el fin de solicitar las ofertas que se deban exigir, de acuerdo al presente reglamento. 5. Una vez recibidas las ofertas, elaborar el cuadro comparativo donde se podrn tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: Precios de mercado los cuales sern consultados y comparados por los integrantes del comit de compras (Esto con el fin de no incurrir en posibles sobre-costos), calidad de los bienes, respaldo a la post-venta, y dems que se consideren convenientes. 6. De ser necesario, solicitar recomendacin al comit de compras y adquisiciones, con el fin de seleccionar la oferta ms favorable para los intereses del colegio. 7. El proceso de seleccin culmina con la adjudicacin. El Rector, como ordenador de gasto, es quien tiene la facultad para adjudicar con fundamento en el resultado de la evaluacin.

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8. Comunicar por escrito o va telefnica al proveedor favorecido para que se acerque ante la Administracin del colegio para formalizar orden/contrato, el N EDUCACION cual ser elaborado por el auxiliar administrativo con funciones financieras, el contrato se formalizar con las firmas del contratante (Rector ordenador del gasto) y por el contratista (Proveedor).
Secretara

9. Del anterior documento (orden/contrato), el auxiliar administrativo con funciones financieras elaborar por lo menos dos (2) ejemplares los cuales tendrn la siguiente destinacin: El original quedar como soporte debidamente firmado en la cuenta que debe soportar el auxiliar administrativo con funciones financieras en sus archivos de pagadura, la copia ser entregada al proveedor o contratista. vez este formalizado el contrato, el auxiliar administrativo con funciones financieras del colegio, proceder de acuerdo a las normas presupuestales a darle una imputacin presupuestal de acuerdo al rubro que se vaya a afectar, de lo cual quedara como constancia la expedicin del un certificado de registro presupuestal. auxiliar administrativo con funciones financieras, afectar mediante un registro el rubro afectado, lo cual quedar registrado en los libros presupustales de gastos.

10. Una EDUCACION

EDUCACION 11. El

12. De acuerdo al contrato celebrado, debern quedar descritas claramente las condiciones, requerimientos, obligaciones y el tiempo en que el proveedor deba entregar los bienes o prestar el servicio al colegio. 13. El proveedor deber presentar original de la factura debidamente formalizada y autorizada por la DIAN cuando pertenezca al rgimen comn y si es de rgimen simplificado la solicitud de pago. 14. Una vez se verifique, caractersticas, referencias, estado de los bienes, cantidades solicitadas, precios unitarios y precios totales, el almacenista del colegio o quin haga sus veces, recibir los bienes objeto de la contratacin, a entera satisfaccin. Se deber tener en cuenta la descripcin establecida en la orden / contrato. 15. El almacenista una vez verificado los bienes objeto del contrato, proceder a elaborar debidamente el comprobante de ingreso al almacn de dichos bienes, documento que cumplir con los detalles y datos exigidos por la oficina de inventarios de la SED. Este deber elaborarse en original y una copia. El original debe quedar en la oficina de almacn en un consecutivo, la copia se enviar al departamento de contabilidad para que el contador registre dicho ingreso de bienes en la contabilidad. 16. Una vez elaborado el anterior documento el almacenista enviar por escrito y bajo radicacin al auxiliar administrativo con funciones financieras para su respectivo pago.

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17. El almacenista deber radicar la factura ante el auxiliar administrativo con funciones financieras para su respectivo pago, adjuntando el respectivo comprobante de ingreso

ARTICULO 14. ASPECTOS GENERALES PARA CONTRATAR SERVICIOS Secretara PERSONALES Y PROFESIONALES POR VALOR INFERIOR A 20 SMMLV. 1. Todos los actos y contratos que tengan por objeto adquirir bienes y obligaciones que hayan de registrarse en la contabilidad de los Fondos de Servicios Educativos se harn respetando los principios de igualdad, moralidad, imparcialidad y publicidad. Los Principios se aplicaran en forma razonable a las circunstancias concretas en las que haya de celebrarse.
EDUCACION

2. Todos los actos y contratos que se celebren se harn con el propsito fundamental de proteger los derechos de los alumnos, de conseguir eficacia y celeridad en la atencin del servicio educativo, dando el mejor uso de los recursos pblicos. informacin sobre las cuentas del Fondo deber ser pblica, en las condiciones que determine la ley. La omisin en los deberes de informacin ser falta grave disciplinaria para quien incurra en ella.

EDUCACION 3. La

4. En ningn caso la SED responder por actos o contratos celebrados en contravencin de los lmites enunciados en las normas que se refieren al FSE; las obligaciones resultantes sern responsabilidad del rector o director, o de los miembros del Consejo Directivo si las hubieren autorizado. 5. Los actos y documentos expedidos por los FSE en la actividad contractual por valor inferior a 20SMMLV no requieren de publicacin en el portal de Contratacin a la Vista, a menos que la complejidad del Objeto Contractual lo requiera. 6. Se prohben los anticipos o pagos anticipados en contratos de prestacin de Servicios Personales. 7. Para efectuar la contratacin de servicios personales o profesionales menores a 20SMMLV se requerir de cotizaciones de acuerdo a las siguientes cuantas: INFERIOR A 5 SMMLV Cotizaciones 1 ENTRE 5 Y 15 SMMLV 2 ENTRE 15 Y 20 SMMLV 3

ARTICULO 15. SELECCIN DEL CONTRATISTA PARA CONTRATAR SERVICIOS PERSONALES

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1. La Contratacin Directa es el procedimiento mediante el cual el Rector Ordenador del gasto invita a las personas naturales (si as lo prefiere), para que N EDUCACION en igualdad de condiciones, elaboren y presenten sus propuestas y este a su vez seleccione la ms conveniente para el Colegio.
Secretara

2. El formato mediante el cual se establecen las reglas y se fijan los requisitos de los proponentes se denomina Trminos de Referencia.

3. Para la contratacin de servicios profesionales la entidad podr contratar directamente con persona natural o Jurdica que este en capacidad de ejecutar el objeto del Contrato y que haya demostrado idoneidad y experiencia directamente relacionada con el rea de que se trate, sin que sea necesario que haya obtenido previamente varias ofertas de lo cual el Ordenador del gasto deber dejar constancia escrita. De igual forma se proceder para la EDUCACION celebracin de contratos de prestacin de servicios de apoyo a la gestin de la entidad, los que solo se realizaran cuando se trate de fines especficos o no hubiere personal de planta suficiente para prestar el servicio a contratar. Los servicios profesionales corresponden a aquellos de naturaleza intelectual diferentes a los de consultora que se derivan del cumplimiento de los funciones EDUCACION de la entidad. Los servicios de apoyo a la gestin sern aquellos en los que la persona contratada realiza labores predominantemente materiales y no calificados para la atencin de necesidades del la entidad, sin que sea posible entender comprendida entre los mismos, la contratacin de actividades que suponen la intermediacin de la relacin laboral, ni la contratacin de empresas de servicios temporales. (Decreto 066 de 2008 art. 81). 4. Pero si hay varias ofertas El rector, en calidad de ordenador de gasto podr nombrar un comit (si as lo considera conveniente) que evale las ofertas presentadas y elabore el informe respectivo. El comit se reunir cuando sea convocado por el Rector. 5. El Fondo de Servicios Educativos del Colegio no podr contratar Revisor Fiscal con recursos del fondo, ni con otros recursos. 6. Los documentos solicitados a los proponentes para la Seleccin en el procedimiento de Contratacin Directa de Servicios Personales, se exigirn de acuerdo con la siguiente tabla: INFERIOR 5 SMMLV Cdula de Ciudadana NIT. (copia) Hoja de SI o A ENTRE 5 Y 15 SMMLV SI ENTRE 15 20 SMMLV SI Y

Vida

SI

SI

SI

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con experiencia N EDUCACION Certificada. Propuesta


Secretara

SI SI

SI SI

SI SI

Copia Tarjeta Profesional (profesionales)

Certificacin de afiliacin (Salud y EDUCACION Pensin)

SI

SI

SI

ARTICULO 16. DOCUMENTOS EXIGIDOS AL CONTRATISTA


EDUCACION 1. Una

vez adjudicado se exigir al CONTRATISTA (Procedimiento de Contratacin Directa para la Prestacin de Servicios Personales), los documentos de acuerdo con la siguiente tabla: INFERIOR A 5 SMMLV ENTRE 5 Y 12 SMMLV SI ENTRE 12 Y 20 SMMLV SI

Certificacin de antecedentes penales (DAS) Certificacin de antecedentes Disciplinarios. Procuradura (PGN) Boletn de Responsables Fiscales. Contralora (CGR) RIT, Registro Informacin Tributaria RUT. (copia) CAMARA de

SI

SI, o los puede obtener directamente consultando la pagina Web SI, o los puede obtener directamente consultando la pagina Web NO SI DE SI

SI, o los puede obtener directamente consultando la pagina Web SI, o los puede obtener directamente consultando la pagina Web SI SI SI

SI, o los puede obtener directamente consultando la pagina Web SI, o los puede obtener directamente consultando la pagina Web SI SI SI

Se

EDUCACION
DE BOGOTA D.C. ALCALDIA MAYOR

COLEGIO TECNICO PALERMO


INSTITUCIN EDUCATIVA DISTRITAL
NIT. 830036734-4 RESOLUCION N 995 DE MARZO 16 DE 2006 RESOLUCION N 3103 DE ABRIL 23 DE2003 Carrera 23 N 49 - 37 Tel. 2875339

COMERCIO Registro de N EDUCACION Precios RUPR Garanta (Pliza)


Secretara

NO NO

NO NO, a menos que el Objeto Contractual lo requiera SI

NO NO, a menos que el Objeto Contractual lo requiera SI

Elaboracin de Orden/Contrato Escrito


EDUCACION

NO, a menos que el Objeto Contractual Lo requiera. SI

Certif. de pago de aportes mensuales (Salud EDUCACION Y Pensin)

SI

SI

2. Todos los soportes de la ejecucin de la orden/contrato, de sus diferentes etapas, deben ser anexados a la respectiva orden de pago. CAPITULO VI BASES LEGALES PARA LA CONTRATACION ARTCULO 17. CONTRATOS CON FORMALIDADES: Los Contratos cuyos valores sean mayores a 20 SMMLV El Decreto No. 4791 de diciembre 19 de 2008 articulo 5 numeral 6) establece que el Consejo Directivo reglamentar mediante acuerdo los procedimientos, formalidades y garantas para toda contratacin que no supere los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes (smlmv). Para los de cuantas superiores se aplicaran las reglas del estatuto de contratacin vigente (Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y sus Decreto reglamentario 2474 de 2008) 1. La contratacin que sea superior a 20 SMMLV estar obligada a efectuarse mediante CONTRATO CON FORMALIDADES PLENAS, que son aquellos requisitos esenciales que deben observarse en la celebracin del contrato, tales como: nombres del contratante, contratista, nmero de identificacin, objeto del contrato, valor del contrato, forma de pago, plizas, etc. Las formalidades plenas incluyen tanto los requisitos anteriores a la contratacin tales como convocatoria pblica, la publicacin, etc. Como tambin los eventos posteriores tales como reformas en el contrato, liquidacin del contrato, etc.; sea los contemplados en la Ley 80 de 1993, en la Ley 1150 de 2007 y su Decreto

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N EDUCACION

Reglamentario 2474 de julio 7 Directivo.

de

2008 y siempre avalado por el Consejo

2. Los pliegos de condiciones que determine el Colegio para la seleccin de los contratistas se efectuaran a travs del portal : www.bogota.gov.co/contratacin El presente Acuerdo deroga el anterior referente al mismo tema en todas sus partes y rige a partir de la fecha de su publicacin. COMUNIQUESE Y CMPLASE Dado en Bogot, D. C., a los 19 das del mes de Abril de 2013
EDUCACION
Secretara

REINALDO CABALLERO FARFAN Rector


EDUCACION LONDOO ANGELICA Representante Docentes J. Maana

EUGENIO URIBE AREVALO Representante Docente Jornada Tarde

JESUS HERNANDO GARCIA Representante Padre de Familia

BLANCA RESTREPO Representante Madre de Familia

EDUARDO MONTAEZ Representante Undcimo

ACUERDO No. 08 REGLAMENTO INTERNO PARA EL MANEJO DE LA TESORERIA DEL FONDO DE SERVICIOS EDUCATIVOS DEL COLEGIO

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TCENICO PALERMO I. E. D. VIGENCIA 2013


N EDUCACION

CONSIDERANDO

Que el Consejo Directivo del Colegio, conforme a las disposiciones generales que le otorga la ley 87 de 193, la ley 115 de 1994, la ley 715 de 2001, y los decretos 1860 de 1994, y con fundamento en Secretara el artculo 209 de la Constitucin Poltica que consagra los principios de la funcin administrativa, y de conformidad con lo establecido en el artculo 5, Numeral 2 del Decreto N 4791 de diciembre 9 de 2008 expedido por el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico Que con base en las normas legales es necesaria la expedicin de un Reglamento Interno para el manejo de la tesorera del Fondo de Servicios Educativos del Colegio, que dinamice, agilice y haga efectivas las relaciones contractuales de acuerdo con las polticas y directrices trazadas por el Consejo Directivo del Colegio. Que por lo anteriormente expuesto el Consejo Directivo de la Institucin ACUERDA: ARTICULO 1: Crease el presente reglamento para el manejo de la tesorera, para el Fondo de Servicios Educativos del Colegio TECNICO PALERMO IED. el cual determinar la forma de EDUCACION realizar los recaudos y los pagos, segn la normatividad existente, as como el seguimiento y control permanente al flujo de caja y los responsables en la autorizacin de los pagos. ARTICULO 2: El presente Reglamento est orientado al mejoramiento del Control Fiscal contenido en la Ley 42 de 1993, Decreto 1421 de 1993 y ley 1066 de julio 29 de 2006. ARTICULO 3: El presente Reglamento constituye una herramienta administrativa que debe ser aprobado por el Consejo Directivo, el cual est facultado en cualquier momento para modificarlo o adicionarle contenidos. ARTICULO 4: REALIZACION DE LOS RECAUDOS: De acuerdo con el Articulo 8 del Decreto 4791 de 2008, los ingresos del colegio deben proyectarse anualmente en el Presupuesto de ingresos, el cual contiene la totalidad de los ingresos que reciba el establecimiento educativo a travs del Fondo de Servicios Educativos, sujetos o no a destinacin especfica. Se clasificar en grupos con sus correspondientes tems de ingresos de la siguiente manera: 1. INGRESOS OPERACIONALES. Son las rentas o recursos pblicos o privados de que dispone o puede disponer regularmente el Fondo de Servicios Educativos del Colegio, los cuales se obtienen por utilizacin de los recursos del Colegio en la prestacin del servicio educativo, o por la explotacin de bienes y servicios. 2. TRANSFERENCIAS DE RECURSOS PUBLICOS. Son los recursos financieros que las entidades pblicas de cualquier orden y sin contraprestacin alguna deciden girar directamente al establecimiento educativo a travs del Fondo de Servicios Educativos. 3. RECURSOS DE CAPITAL. Son aquellas rentas que se obtienen eventualmente por concepto de recursos de balance como rendimientos financieros, excedentes financieros del ao anterior entre otros.
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Los recursos del Fondo de Servicios Educativos se reciben y manejan en una cuenta especial a nombre del Fondo de Servicios Educativos, establecida en una entidad del sistema financiero N EDUCACION sujeta a la inspeccin y vigilancia de las Superintendencia Financiera, registrada en la tesorera de la entidad territorial certificada a la cual pertenezca el establecimiento educativo. As mismo, debe establecer el proceso para el registro de la cuenta y determinar las condiciones de apertura y manejo de la misma, al igual que sealar polticas de control en la administracin de dichos fondos. Secretara El retiro de los recursos requerir la concurrencia de al menos dos firmas, una de las cuales deber ser la del rector en su calidad de ordenador del gasto. (Decreto 4791 de 2008 Art. 15). Actividades a desarrollar para la realizacin de los recaudos. El Auxiliar Administrativo con funciones financieras del Colegio solo podr recaudar los ingresos que pertenezcan al Fondo de Servicios Educativos y estar a cargo del manejo de los ingresos y de los desembolsos del Fondo y de sus registros, segn manual de funciones. No se pueden efectuar ingresos sin documentos soportes como resoluciones de transferencias distritales o nacionales, actas de donaciones, resoluciones aprobadas de costos educativos, contratos de arrendamientos, devoluciones de pagos no efectuados por compras de bienes y servicios entre otros, notas crditos bancarias por concepto de rendimientos financieros. Sin embargo y por efectos de control interno los libros contables deben certificar que los ingresos registrados EDUCACIONconstituyen una cifra correcta y fueron contabilizados con los soportes adecuados No se podrn recaudar dineros en forma directa ya que ellos deben efectuarse mediante consignacin en el banco autorizado por la Secretara de Educacin en el ranking financiero, adems de la prohibicin contemplada en el Manual de Control Interno y Cdigo de tica de la Entidad Territorial Certificada. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio, debe registrar los movimientos efectuados en bancos ya sea en medio escrito o magntico con el fin de controlar las operaciones y reportar al Rector Ordenador del Gasto los saldos que tiene la Institucin en forma oportuna y fidedigna. Los mencionados controles los debe realizar a travs del registro en los libros de bancos de las cuentas de ahorros o corrientes que posea el Colegio y adems debe estar respaldado mediante comprobantes de ingresos mensuales detallados. En los ingresos percibidos por concepto de transferencias distritales o nacionales adems de estar amparados con las respectivas resoluciones pblicas, copia de ellas debe quedar anexa a los comprobantes de ingresos mensuales y de ser necesario en los Acuerdos de Adiciones Presupuestales que apruebe el Consejo Directivo. Los recaudos por concepto de certificados y constancias estarn amparados en las consignaciones que presenten los estudiantes y padres de familia para la solicitud de los certificados y constancias. Los ingresos que provengan de rendimientos financieros que se perciban en las cuentas bancarias que posea el Colegio, debern tener como fuente principal la Nota Crdito que produzca la entidad financiera y copia de ella debe ser solicitada por el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio, al banco y fotocopia de la misma debe remitirse al Contador del Fondo de Servicios Educativos del Colegio para los debidos asientos contables. Para el recaudo de ingresos por concepto de arrendamiento del espacio para uso de la tienda escolar debe tenerse como fuente principal de control interno el contrato de arrendamiento suscrito para la vigencia fiscal correspondiente, cuyo arrendatario debe ser seleccionado y aprobado por el Consejo Directivo, segn lo establece la Resolucin 219 de febrero 3 de 1999. No obstante lo
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anterior como parte integral del contrato el arrendatario debe anexar la siguiente documentacin para as poder generarse el acta de iniciacin del contrato: Pliza de garanta y cumplimiento, N EDUCACION copia de la publicacin del contrato en la gaceta distrital si el valor lo amerita, copia de los cursos de manipulacin de alimentos de las personas que presten el servicio, tabla de precio de los productos a ofrecer, indicacin por escrito del cumplimiento de todas las normas de higiene que tenga establecida la Secretara de Salud, Pasado Judicial, Certificados de Personera, Secretara Procuradura y Contralora, etc. Es importante sealar, que el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio deber llevar un control de la prestacin del servicio en un libro para efecto del pago acordado en el contrato, con las firmas del Rector y Contratista-Arrendatario. Copia y fotocopia de las consignaciones debern ser entregadas al Auxiliar Administrativo con Funciones financieras y Contador del Fondo de Servicios Educativos del Colegio para sus debidos registros en libros de bancos, registros contables y controles. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras efecta los proyectos de Acuerdo de Adicin cuando los recursos por cualquier concepto no estn contemplados en el Presupuesto, se los EDUCACION remite al Rector Ordenador del Gasto, quien los presenta al Consejo Directivo para su aprobacin. Todos los ttulos valores a favor de la Institucin o documentos emitidos por el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio, deben mantenerse bajo normas de seguridad mnimas, debidamente archivados para su adecuada conservacin. La constitucin de ttulos valores debe realizarse teniendo en cuenta la calificacin que del banco d la EDUCACION Superintendencia Bancaria y con el criterio razonable de seguridad y el porcentaje de la tasa de inters ofrecida por la entidad financiera. Al momento del recibo de chequeras ttulo valor bajo custodia del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio, ste debe constatar la autenticidad de los cheques contndolos uno por uno y no guindose en el total de los cheques entregados por la diferencia en la numeracin cronolgica y verificando que sean de la misma plaza, cuenta y sucursal. Para un adecuado y oportuno registro contable y en desarrollo de sus funciones el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio debe preparar con la debida anticipacin la relacin detallada de los ingresos a bancos o consignaciones teniendo en cuenta su desglose por todo concepto de acuerdo a los ingresos aprobados por el Consejo Directivo. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio debe preparar su propia conciliacin bancaria de acuerdo al libro de bancos que debe llevar, esta conciliacin debe coincidir con la preparada por el contador en forma independiente para ser conciliadas por este ltimo. Las Tarjetas Presupuestales de ingresos que maneja el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del Colegio deben estar totalmente al da y conciliadas con los saldos contables mensualmente, para lo cual deber procederse a la conciliacin de saldos de los registros de ambas fuentes, estos saldos sern verificados permanentemente por el Contador del Fondo de Servicios Educativos del Colegio En caso de existir cartera pendiente de cobro por concepto de: Transferencias Distritales, canon de arrendamiento de tienda escolar, etc.; el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras del colegio, producir el correspondiente listado detallado con las acreencias a favor del Colegio para efectuar los controles tanto administrativos, contables y procedimientos de cobro. La contabilidad debe registrar mensualmente los ingresos percibidos por el Colegio con base en los comprobantes de ingreso que para tal efecto debe preparar el Auxiliar Administrativo con

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Funciones Financieras y teniendo en cuenta: los extractos bancarios de las cuentas bancarias que legalmente tenga registrada el Fondo de Servicios Educativos del Colegio y a su vez respaldado en N EDUCACION las consignaciones que realicen los estudiantes y padres de familia. Para el ingreso de donaciones se requiere que la donacin est debidamente aprobada por el (la) Rector(a) Ordenador(a) y que el donante se ajuste a las normas vigentes, para el Secretara perfeccionamiento de la donacin se requiere que existan documentos diligenciados con las normas vigentes, como actas valorizadas. El Contador del Fondo de Servicios Educativos del Colegio atendiendo el proceso de registro mensual contable de los ingresos que perciba el Colegio, deber constatar que el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras genere los soportes de ingresos necesarios y que sus recaudos se ajusten a los actos administrativos tanto generados por el Colegio, Secretara de Educacin de Bogot y organismos de control. Todas las operaciones de ingresos que realice y perciba el Fondo de Servicios Educativos del Colegio, debern reflejarse en los libros de bancos, contabilidad y en ltima instancia a travs de las consignaciones, extractos bancarios, ejecucin presupuestal y estados de tesorera que produzca de manera peridica el Fondo de Servicios Educativos del Colegio. El Consejo Directivo aprobar anualmente y segn resolucin emanada de la Secretara de EDUCACION Educacin de Bogot, el recaudo de ingresos de acuerdo al presupuesto de rentas y gastos de cada vigencia fiscal, para la cual contar con el apoyo del Contador del Fondo de Servicios Educativos del Colegio. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, verificar que las consignaciones efectuadas en las cuentas bancarias de la Institucin, diferentes a arrendamientos o ingresos extraordinarios que correspondan a traslados de fondos de la Secretara de Educacin estn debidamente soportadas mediante resoluciones de asignacin de recursos a la Institucin. ARTICULO 5: REALIZACION DE LOS PAGOS: De acuerdo con el Artculo 9 del Decreto 4791 de 2008 el Presupuesto de Gastos o apropiaciones que contiene la totalidad de los gastos, las apropiaciones o erogaciones que requiere el Colegio para su normal funcionamiento y para las inversiones que el Proyecto Educativo Institucional demande. El Presupuesto de Gastos debe guardar estricto equilibrio con el Presupuesto de Ingresos y las partidas aprobadas deben entenderse como autorizaciones mximas de gasto. Para la ejecucin del Presupuesto del Fondo de Servicios Educativos del Colegio debe realizarse con sujecin a los determinado en la Ley 715 de 2001 y el Decreto 4791 de 2008 y las disposiciones territoriales expedidas en materia presupuestal. En todo caso, deben observarse las normas vigentes en materia de austeridad del gasto y las que en adelante las modifiquen. El Rector no puede asumir compromisos, obligaciones o pagos por encima del flujo de caja o sin contar con disponibilidad de recursos en tesorera, ni puede contraer obligaciones imputables al presupuesto gastos del Fondo de Servicios Educativos sobre apropiaciones inexistentes o que excedan el saldo disponible. Las transferencias o giros que las entidades territoriales efecten al Fondo de Servicios Educativos no pueden ser comprometidos por el rector o director rural hasta tanto se reciban los recursos en las cuentas del respectivo Fondo. La entidad territorial deber informar a cada establecimiento
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educativo estatal a ms tardar en el primer trimestre de cada ao, el valor y las fechas que por concepto de dichas transferencias realice, y dar estricto cumplimiento a la informacin N EDUCACION suministrada. Los ingresos obtenidos con destinacin especfica deben utilizarse nicamente para lo que fueron aprobados por quien asign el recurso.
Secretara

De acuerdo al Numeral 4 del Artculo 6 del Decreto 4791 de 2008, el responsable en la autorizacin de los gastos con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, es el Rector; para la contratacin que no supere los veinte (20) salarios mnimos legales mensuales vigentes (SMLMV) segn el Reglamento aprobado por el Consejo Directivo mediante acuerdo con los procedimientos, formalidades y garantas para toda contratacin y aprobar la contratacin de los servicios que requiera el Colegio y que faciliten su funcionamiento de conformidad con la Ley. Actividades EDUCACION del Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras para la realizacin de pagos. Antes de efectuar pagos, publica el Plan de Compras anual aprobado por el Consejo Directivo. El Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras es el encargado de verificar la documentacin que deben contener las rdenes de pago antes de proceder al giro. EDUCACION Verifica que el proveedor de bienes o servicios cumpla con las garantas exigidas en el reglamento que expida el Consejo Directivo en contratacin o de las condiciones exigidas en la Ley 80 de 1993, la Ley 1150 de 2007 y el Decreto 2474 de 2008 de acuerdo a la cuanta. Elabora las rdenes de trabajo, servicio o suministro o contratos y antes del giro se cerciora que estn debidamente firmados. Verifica que el proveedor de bienes o servicios cumple los requisitos establecidos por la DIAN referente a las condiciones mnimas de las facturas o cuentas de cobro. Aplica los descuentos establecidos en el Estatuto Tributario referente a las retenciones en la fuente y las retenciones del impuesto de Industria y Comercio segn Acuerdo N 065 de junio 27 de 2002 del Consejo de Bogot D.C. En cumplimiento de la Ley 1106 de 2006 emitida por el Congreso de la Repblica, aplica el descuento de contribucin especial (5%) en contratos de obra Efecta anticipos, cuando sean autorizados y pactados en el contrato. Expide los Certificados de Disponibilidad y Tesorera, solicitados por el (la) Rector(a) Ordenador(a) antes del pago, estos se emitirn con base en que el dinero est recibidos efectivamente en las cuentas bancarias de la institucin. No s podrn contraer obligaciones basadas en ingresos que no existan o que sobrepasen del saldo que exista disponible para cada rubro. Efecta los Certificados de Registro Presupuestal y registra en las tarjetas presupuestales al momento de realizarse el contrato, orden de trabajo, servicio o suministro. No hace pagos en efectivo, ya que los nicos que efecta la institucin son los de caja menor.

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Antes del giro verifica que estn los correspondientes recibos a satisfaccin por los servicios recibidos y las entradas al almacn por las compras efectuadas, debidamente firmados, y que N EDUCACION estas cumplan con las especificaciones contratadas o convenidas en todos sus aspectos. Efecta el control de los pagos de servicios educativos.
Secretara Actividades del Rector Ordenador para la realizacin de pagos

Solicita al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras los certificados de disponibilidad y tesorera para ordenar los gastos (Decreto 4791 de 2008 numeral 4 Art. 6) No tramita ni gira hechos cumplidos o compromisos que correspondan a aos anteriores al periodo en el cual se est ejecutando el presupuesto (Resolucin 465 de 1999) No tramita actos administrativos que afecten el presupuesto de gastos cuando no rena los EDUCACION requisitos legales (Resolucin 465 de 1999) Cundo se presenten emergencias mayores de mantenimiento en la planta fsica y estas no sean atendidas por la Secretara de Educacin, los Ordenadores del Gasto harn estos mantenimientos utilizando los recursos del Fondo disponibles para lo cual deber solicitar previamente el concepto yEDUCACION aprobacin por parte de la Subdireccin de Plantas Fsicas (Resolucin 8834 de Diciembre 7 de 2001) Presenta mensualmente al Consejo Directivo el informe de ejecucin de los recursos del Fondo de Servicios Educativos (Decreto 4791 de 2008 numeral 5 Art. 6) ARTCULO 6.- UTILIZACION DE LOS RECURSOS Y PROHIBICIONES EN LA EJECUCION DEL GASTO: De acuerdo a los conceptos para utilizacin de los recursos de conformidad con el Decreto 4791 de 2008 Artculo 11, el Consejo Directivo aprueba que para el Colegio Jos Flix Restrepo IED., los recursos solo pueden utilizarse en los siguientes conceptos: Dotaciones pedaggicas para el Colegio, tales como mobiliario, textos, libros, material didctico y audiovisual, licencias de productos informticos y adquisicin de derechos de propiedad intelectual. Mantenimiento, conservacin, reparacin, mejoramiento y adecuacin de los bienes muebles e inmuebles del colegio y adquisicin de repuestos y accesorios. Las obras que impliquen modificacin de la infraestructura donde funciona el Colegio deben contar con estudio tcnico y aprobacin previa de la entidad territorial certificada respectiva. Adquisicin de los bienes de consumo duradero que deban inventariarse y estn destinados a la produccin de otros bienes y servicios, como muebles, herramientas y enseres, equipo de oficina y cafetera. Adquisicin de bienes de consumo final que no son objeto de devolucin, como papel y tiles de escritorio, elementos de aseo, cafetera, medicinas y materiales desechables de laboratorio y gas. Adquisicin de impresos y publicaciones. Pago de servicios pblicos domiciliarios, telefona mvil e Internet, en las condiciones fijadas por la Secretara de Educacin.

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EDUCACION de servicios tcnicos y profesionales prestados para una gestin especfica y Contratacin temporal en desarrollo de actividades diferentes a las educativas, cuando no sean atendidas por personal de planta y se rigen por las normas y principios de la contratacin estatal.
Secretara Realizacin de actividades pedaggicas, cientficas, deportivas y culturales para los estudiantes, en las cuantas autorizadas por el Consejo Directivo en el Reglamento de contratacin que expida.

Inscripcin y participacin de los estudiantes en competencias deportivas, culturales, pedaggicas y cientficas de orden que se efecten en el Distrito Capital, para actividades de orden nacional o internacional, requerir previa aprobacin expresa del Consejo Directivo. Acciones de mejoramiento de la gestin escolar y acadmica enmarcada en los planes de mejoramiento EDUCACION institucional. De acuerdo a los Artculos 11, numeral 11 y 13 del Decreto 4791 de 2008 en la ejecucin del gasto con cargo a los recursos del Fondo de Servicios Educativos, el Rector del Colegio no puede: Otorgar donaciones y subsidios Reconocer o financiar gastos inherentes a la administracin de personal, tales como viticos, pasajes, gastos de viaje, desplazamiento y dems, independientemente de la denominacin que se le d. Contratar servicios de aseo y vigilancia para el establecimiento educativo. En ningn caso podrn celebrarse contratos de trabajo ni estipularse obligaciones propias de las relaciones laborales tales como subordinacin, cumplimiento de jornada laboral o pago de salarios. En todo caso, los recursos del Fondo de Servicios Educativos no podrn destinarse al pago de acreencias laborales de ningn orden. (Decreto 4791 de 2008 Art. 11, numeral 11). ARTICULO 7.- FLUJO DE CAJA Y PLAN DE COMPRAS El flujo de caja es el instrumento mediante el cual se define mes a mes los recaudos y los gastos que se pueden pagar, clasificados de acuerdo con el presupuesto y con los requerimientos del plan operativo (Decreto 4791 de 2008 Art. 14). El Rector elabora el flujo de caja anual del Fondo de Servicios Educativos estimado mes a mes, hace los ajustes correspondientes y presenta los informes de ejecucin presupuestal mensualmente al Consejo Directivo (Decreto 4791 de 2008 Art. 6 numeral 2) El control permanente del flujo de caja le corresponde en primera instancia al Rector, quien le har el correspondiente seguimiento mediante la revisin y anlisis de los informes de ejecucin que mensualmente debe suministrarle el Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras: en segunda instancia el Consejo Directivo establece un control a la ejecucin del presupuesto de gastos e inversin mediante el estudio, anlisis y aprobacin de estos informes al menos trimestralmente. Las adquisiciones de material didctico, materiales y suministros y bienes devolutivos se harn con sujecin al plan de compras debidamente aprobado por el Consejo Directivo cuando se apruebe el presupuesto de ingresos y gastos para la vigencia siguiente.
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ARTCULO 8.- OTRAS DISPOSICIONES


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La secretara del Colegio deber entregar al Auxiliar Administrativo con Funciones Financieras, de manera semestral y anual o cuando se requiera, el listado de todos los alumnos matriculados en el colegio a nivel de cursos, jornadas y sedes, para efecto de controles acadmicos, administrativos y Secretara financieros, contables y de auditora. Igual informe y con las mismas caractersticas sobre los estudiantes cobijados con el Sistema de Gratuidad Escolar creado por la Secretara de Educacin de Bogot; con especialidad a verificar la transferencia por concepto de la gratuidad. En caso de incumplimiento del acuerdo de pago de servicios educativos por parte del padre de familia o estudiantes, deber aplicarse el procedimiento que establezca el manual de convivencia del colegio para hacer efectivo su recaudo y en ltima instancia deber realizarse el proceso correspondiente ante la DLE de la Localidad y Secretara de Educacin de Bogot. Los documentos originales que respaldan los ingresos y los pagos del Fondo de Servicios EDUCACION Educativos del Colegio, no deben salir de la institucin para procesos contables o de revisin. El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su aprobacin. COMUNIQUESE Y CUMPLASE Dado en Bogot D.C., a los diecinueve (19) das del mes de abril de 2013.

REINALDO CABALLERO FARFAN Rector ANGELICA LONDOO Representante Docentes J. Maana EUGENIO URIBE AREVALO Representante Docente Jornada Tarde

JESUS HERNANDO GARCIA Representante Padre de Familia

BLANCA RESTREPO Representante Madre de Familia

EDUARDO MONTAEZ Representante Undcimo

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