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1. La Medicin al Servicio de la Gestin: Apartado 8 (8.2 al 8.4) de la Norma ISO 9001:2008 Medicin, Anlisis y Mejora:
Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medicin, anlisis y mejora necesarios para: a) demostrar la conformidad con los requisitos del producto (servicio), b) asegurarse de la conformidad del sistema de gestin de la calidad
1. La Medicin al Servicio de la Gestin: Apartado 8 (8.2 al 8.4) de la Norma ISO 9001:2008 Medicin, Anlisis y Mejora:
8.2.1 Satisfaccin con el cliente 8.2.2 Auditora Interna 8.2.3 Seguimiento y Medicin de los Procesos 8.2.4 Seguimiento y Medicin del Producto (Servicio) 8.3 Control de Producto No conforme 8.4 Anlisis de datos
Criterio 6. Resultados en los Clientes Criterio 7. Resultados en las Personas Criterio 8. Resultados en la Sociedad Criterio 9. Resultados Clave
2.1. Sistemas de Informacin: Indicadores. Norma UNE 66175:2003 Gua para la implantacin de sistemas de indicadores
Esta norma especfica directrices para la definicin y el desarrollo de indicadores de gestin de cualquier proceso o actividad, y establece una metodologa para la elaboracin de objetivos. Sus conceptos se desarrollan en el contexto de los sistemas ISO 9001, norma que tiene como referente, aunque son igualmente compatibles con otros sistemas de gestin.
2.1. Sistemas de Informacin: Indicadores. Caractersticas de los Indicadores. (Norma UNE 66175:2003)
a) Simbolizan actividades importantes o crticas b) Tienen una relacin lo ms directa posible sobre el concepto valorado c) Son cuantificables, cuantificables y sus valores se expresan a travs de un dato numrico o de un valor de clasificacin d) El beneficio que se obtiene de su utilidad supera la inversin de capturar y tratar los datos necesarios para su desarrollo
2.1. Sistemas de Informacin: Indicadores. Caractersticas de los Indicadores. (Norma UNE 66175:2003)
e) Son comparables en el tiempo, y por tanto pueden representar la evolucin del concepto valorado (tendencias). f) Son fiables, fiables es decir proporcionan confianza sobre la validez de las sucesivas medidas. g) Son fciles de establecer, mantener y utilizar. utilizar h) Son compatibles con los otros indicadores del sistema y, por tanto, permite la comparacin y el anlisis. Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez
Tasa mensual Aumentar las de incremento ventas en de venta en Europa un 25% Europa.
2.1. Sistemas de Informacin: Indicadores. Formalizacin de los indicadores (EJEMPLO Ficha de Indicador)
Denominacin: Grado de Satisfaccin de los clientes Descripcin: Grado de Satisfaccin global de los usuarios con los servicios prestados, obtenido mediante un cuestionario de 5 preguntas. La escala de medida es de 1 a 5, dnde 1 representa el mnimo grado de satisfaccin y 5 el mximo. Forma de clculo: Promedio de las respuestas de los usuarios a todos los tems del cuestionario de Satisfaccin con la servicios prestados. Modalidad de representacin: Promedio en una escala 1-5
2.1. Sistemas de Informacin: Indicadores. Formalizacin de los indicadores (EJMPLO Ficha de Indicador)
Fuente de Informacin: Encuestas cumplimentadas por los clientes o grupos de inters, almacenadas en la base de datos de la plataforma EO de encuestas on-line. Nivel de desagregacin: El calculo se realizar para cada tipo de servicio ofertado y para cada grupo de inters. Periodo de clculo: Anual, durante el mes de diciembre de cada ao. Responsable: Responsable de Calidad del Servicio Definicin de lmites: Obtener 4 puntos sobre 5. Versin 1- 10/06/2012
2.2. Cuadros de Mando. Cuadro de Mando Integral (CMI). Norton y Kaplan. Universidad de Harvard, 1992.
El CMI es un instrumento que permite ofrecer una visin completa de la organizacin, siendo el elemento esencial del sistema de informacin que sirve de apoyo al sistema de control de gestin en su misin de mejorar su nivel de competitividad en el largo plazo. Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez
2.2. Cuadros de Mando. Cuadro de Mando Integral (CMI). Norton y Kaplan. Universidad de Harvard, 1992.
Las cuatro perspectivas que conforman el modelo bsico de Kaplan y Norton son: Perspectiva Financiera. Resultados Financiera Financieros Perspectiva del cliente. cliente Satisfaccin de Clientes Procesos Internos. Internos Operacin Interna Aprendizaje y crecimiento (Internos y Externos) Creatividad, innovacin y satisfaccin de los empleados. Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez
2.2. Cuadros de Mando. Cuadro de Mando Integral (CMI). Norton y Kaplan. Universidad de Harvard, 1992. EJEMPLOS
Indicadores Financieros. Financieros La rentabilidad, el crecimiento, la estabilidad y la creacin de valor para los accionistas: Beneficio neto, Dividendo por accin, etc. Indicadores de cliente. cliente Reflejan la situacin de la empresa con relacin al mercado y a la competencia: N Clientes, Cuota de mercado, Satisfaccin de Clientes
2.2. Cuadros de Mando. Cuadro de Mando Integral (CMI). Norton y Kaplan. Universidad de Harvard, 1992. EJEMPLOS
Indicadores de procesos Internos. Internos Mediremos como transforma la organizacin las expectativas del cliente en productos terminados: Produccin neta, N Productos certificados Indicadores de Aprendizaje y crecimiento (las personas). Los indicadores medirn el liderazgo, la capacidad participativa y el crecimiento del personal en responsabilidad e iniciativa: Coste de formacin, Absentismo, Satisfaccin empleados
Procesos de Auditora
3. Auditora.
Procedimientos formales para la revisin peridica completa del sistema de gestin desde todos los puntos de vista: el tcnico, el operativo, el de gestin, el comercial, el legal y el organizativo. UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditora de los sistemas de gestin. Es una herramienta para la realizacin eficaz de auditoras, mejorar el proceso de auditora y la competencia de sus auditores. Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez
Presentacin ecunime. nime La obligacin de informar con veracidad y exactitud. Profesionalidad. Profesionalidad La aplicacin de diligencia y juicio al auditar. Habilidades de comunicacin Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez
3.2. Planificacin y Desarrollo de la Auditora. Preparacin de la auditora in situ. EJEMPLO Lista de Verificacin
Requisito ISO 9001 Pregunta o tema Solicitar el procedimiento documentado para el control de los documentos Se realizan revisiones y actualizaciones a los documentos cuando es necesario? Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez Cumple Si- No Hallazgo
4.2.3
1. 2. 3. 4.
Reunin inicial Desarrollo de la Auditora Reunin del equipo auditor Reunin de cierre
3.2. Planificacin y Desarrollo de la Auditora. Realizacin de la auditora in situ. Reunin Inicial (1)
Presentacin del equipo auditor a la direccin de la organizacin Agradecimiento Revisin del plan de auditora Aclaracin de dudas Confirmar reunin final
3.2. Planificacin y Desarrollo de la Auditora. Realizacin de la auditora in situ. Desarrollo de la Auditora (2)
Recopilacin y verificacin de la informacin (muestrear evidencias): -Revisin documental: registros -Entrevistas al personal Evaluar la evidencia contra los criterios de la auditora. Generacin de hallazgos de la auditora. Pueden indicar conformidad o no conformidad. Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez
3.2. Planificacin y Desarrollo de la Auditora. Realizacin de la auditora in situ. Reunin del equipo auditor (3)
Revisin de hallazgos Preparacin de las conclusiones (Buenas prcticas, mejoras, cumplimientos, observaciones, oportunidades de mejora y No conformidades) Redaccin y clasificacin de las no conformidades (Mayor o Menor) NOTA: Si no hay consenso, el auditor lder toma la decisin final
3.2. Planificacin y Desarrollo de la Auditora. Realizacin de la auditora in situ. Reunin Final (4)
El auditor lder: Comunica los hallazgos y conclusiones de la auditora a la Direccin de la Organizacin. Resuelve las dudas que plantea la organizacin. En auditoras internas, el auditor puede dar sugerencias pero no asumir responsabilidad sobre las acciones a tomar. Agradecimientos y cierre.
Resumen final
1 Determinar la informacin relevante para la organizacin (Datos e Indicadores): Desarrollo del Sistema de Informacin 2 Definicin de los indicadores (Ficha de Indicador) y Medicin: Sistema de Informacin 3 Seleccin de los indicadores de reas crticas: Cuadro Mando Auditoras Internas Misin y Visin de la Organizacin (Estrategia) Plan de Actuacin Procesos Objetivos Estratgicos Detectar deficiencias y mejorar el todo el Sistema de Gestin
BIBLIOGRAFIA (1)
Gmez Vieites, A y Surez Rey, C. 2009. Sistemas de Informacin. Herramientas Prcticas para la Gestin. 3 EDICION RA-MA EDITORIAL Norma UNE ISO 66175:2003. Sistemas de gestin de la calidad Gua para la implantacin de sistemas de indicadores Gua para la implantacin de sistemas de indicadores Norma UNE 66175:2003 y Experiencias de implantacin de sistemas de indicadores en empresas (AENOR ediciones) http://www.rebiun.org/opencms/opencms/handle404?exporturi =/export/docReb/biblio_guiaaenor.pdf&%5d Sistemas de Informacin y Procesos de Auditora . Marivi Martnez
BIBLIOGRAFIA (2)
OBrien, J. 2003. Sistemas de informacin gerencial. Cuarta Edicin. Irwin-McGraw Hill. Cohen y Asin. 2000 Sistemas de Informacin un enfoque de toma de decisiones. 3 Edicin. Mc Graw Hill. Kaplan R. y Norton, D. 1997. Cuadro de mando integral. Editorial Gestin 2000: Barcelona, Espaa. Norma UNE-EN ISO 19011:2012 Directrices para la auditora de los sistemas de Gestin. Arens, A. 1995. Auditoria Un enfoque Integral.