GUIA PARA CODIFICAR GRUPO JAMCO

Cdigo: Versin: 1 Fecha emisin: Marzo 2013 Pagina 1

Gua para codificar documentos

Propsito
Disponer de una gua para el control de la emisin y modificacin de toda la documentacin utilizada en Grupo Jamco para asegurar que los documentos vigentes se encuentren disponibles para los usuarios, llevar un control y organizacin y evitar que documentos obsoletos sean utilizados inadvertidamente.

Alcance:
Este procedimiento aplica tanto documentos internos como externos usados en Grupo Jamco.

Definiciones:
Documento: Es toda informacin (datos que poseen significado), y su medida de soporte el cual puede ser papel, disco magntico u ptico, fotografa, videos o una combinacin de estos. Formato: Plantilla prediseada que facilita la recoleccin de datos, es un tipo de documento. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desarrolladas. Manual: Documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las tareas, funciones, procesos. Pueden contener informacin, autorizaciones o documentos necesarios, equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades Instructivo: Documento en el que se establece la secuencia detallada de pasos para realizar una actividad especfica. Registro: Documento que proporciona evidencia de metas alcanzadas o actividades desempeadas. Ejemplos: memorandos, listados, actas, formatos (plantilla que posee campos sin diligenciar y que al momento de ser diligenciado se convierte en registro, pues constituye la evidencia de una accin realizada). Otros Documentos: Documentos de consulta que se requieren en la ejecucin del proceso, que no se encuentran mencionados anteriormente. Ejemplos: informes, matrices, tablas, presentaciones, etc. Revisin.- Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuacin y eficacia del tema objeto de la revisin para alcanzar unos objetivos establecidos. Archivo.- Lugar donde se custodian documentos. Lista de distribucin.- Relacin ordenada y completa de los funcionarios a quienes fueron entregados documentos y registros. Registro.- Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas.

Definiciones y Abreviaturas:
DG = Director General GG = Gerente General DC = Documento Controlado.- Informacin y su medio de soporte, registro, procedimiento documentado, norma y ms documentos recuperables y sujetos a revisiones permanentes.

Elabor
Jessica Garca Hernndez

Revis

Aprob

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DNC = Documento No Controlado.- Informacin y su medio de soporte, de libre disposicin y acceso por parte del interesado. DO = Documento Obsoleto.- Documento fuera de uso por estar desactualizado y en algunos casos sujeto a control. DE = Documento Externo.- Informacin y su medio de soporte recibido de fuera de la empresa y que influye directamente con los procedimientos de la misma. LMD = Lista Maestra de Documentos.- Listado global de los documentos. LMDE = Lista maestra de documentos externos.- Listado de documentos de carcter externo que influyen en los procedimientos de la Empresa, leyes, reglamentos, instructivos y manuales LMIT = Lista maestra de Instructivos de Trabajo.- Es la forma detallada de cmo ejecutar un trabajo o tarea determinada. LMAM = Lista maestra de Archivo Magntico.- Enlista todos los respaldos que se obtiene del software. N/A = No Aplicable

Responsabilidad
DG.- Aprobar emisin de documentacin. DEO, RH, GG.- Implementar y ejecutar el procedimiento, verificar el cumplimiento.

Codificacin de los documentos

Se ha establecido la asignacin de un cdigo a los documentos para su identificacin y control, esta codificacin est relacionada con el macro proceso al cual soporta el documento y a la dependencia que lo elabora. La estructura general de la codificacin consta de 14 caracteres alfanumricos asignados de la siguiente manera: Los documentos que hacen parte del Grupo empresarial JAMCO deben tener asignado un cdigo alfanumrico de identificacin de acuerdo con la siguiente estructura: Estructura y Longitud del Cdigo: El cdigo se compone por cuatro caracteres: X1-X2-X3-#1-##2-#3 TIPO DE DOCUMENTO TIPO DE DOCUMENTO CARCTER DE GRUPO DE MACROPROCESOS CARCTER DE GRUPO DE MACROPROCESOS Nmero asignado dentro del mapa al proceso Consecutivo del procedimie nto identificado en cada proceso ##2 01 Es un nmero consecutivo que corresponde nicamente a formatos e instructivos. #3 1

X1 PROC

X2 EST

X3 YU

#1 1

1.- El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo de documento as: X1 Es el prefijo que identifica el tipo de documento, y ser: MAN Manual PROC Proceso
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Jessica Garca Hernndez

Revis

Aprob

GUIA PARA CODIFICAR GRUPO JAMCO PROD Procedimiento POL Poltica FOR Formato INS Instructivo GUI Guia

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X2 Este carcter alfabtico identifica el grupo de Macro-procesos al que pertenece el documento, y ser: EST Estratgicos CLA Clave SOP Soporte EVA Evaluacin

X3 Este carcter alfabtico identifica el macroproceso al que pertenece el documento, teniendo en cuenta, si el nombre completo consta de una (1) palabra se toman las dos (2) letras iniciales; si es de dos (2) palabras, la letra inicial de cada palabra; y si es de (3) tres palabras, la letra inicial de las tres (3) primeras palabras o la siguiente cuando sea repetida y ser:

RH Recursos Humanos FI Finanzas PF Factory YU Yupi AU Au Petit Jean HO Honda

#1 Es un nmero de un dgito que identifica al proceso correspondiente, iniciando con el 1 en orden ascendente. ##2 Es un nmero de dos dgitos que corresponde al consecutivo de los procedimientos identificados en cada proceso, iniciando con el 01 en orden ascendente. #3 Es un nmero consecutivo que corresponde nicamente a los documentos como formatos, instructivos y memorandos.

Revisin y actualizacin
El Instructivo para la Elaboracin y Codificacin ser revisado anualmente por el Departamento de Desarrollo Organizacional y encargados del mantenimiento y control de la informacin relacionada con los Procesos y Procedimientos de la empresa como Director General, Recursos Humanos, Gerentes Generales. Como resultado de la revisin, el encargado del mantenimiento y control de la informacin (XXX) producir una nueva versin del Instructivo.

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Jessica Garca Hernndez

Revis

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