1.

Inversin en cuatro pilares fundamentales para lograr el xito en primera exposicin . Ddebe advertir a los expositores que inviertan en estos cuatro pilares

Contactos Pre Show/ Pre Expo No confiarse ni descansar en convocatoria Gral. que hace organizador. Contactar a futuros cliente, actuales y prospectos e informales que estaremos en la expo Incentivar a que pasen por stand Hacer invitacin original Mandar un regalo en dos partes (envo la primera y que retire por stand la 2) Ofrecer bonificacin en stand Planificar forma de llegar al cliente

Stand Es una representacin de mi empresa Debe tener isologotipo claro y visible que llame la atencin Invertir ms en m2 que en ambientacin Tratar de elevarlo para que llame la atencin del resto Si posee ms de un acceso cubrir los mismos con personal Tener en claro el objetivo comercial en la expo (hacer negocio) Poseer deposito ciego para guardar marchandansing Aprovechar para tangibilizar lo que puedo ofrecer

Personal Es conveniente que est presente ejecutivos de cuenta, vtas. Marketing Promotoras capacitadas, que conozcan el objetivo de la participacin y conozcan la misin y visin de la empresa Elegir el perfil del personal de contacto en el stand Tener en claro que quiero trasmitir Uniformes con colores la imagen que quiero dar Lectores pticos para registrar el paso de visitantes y evaluar Pedir tarjetas de visitantes Tratar la mayor cantidad de datos posibles

Contactos post Show/ Post Expo Ordenar datos obtenidos Establecer prioridades Incorporar datos a la base de datos de clientes Clasificar datos Enviar agradecimientos por carta o news letter

2.

Ventajas de la organizacin de la exposicin por un profesional Satisfacer a los dos pblicos: expositores y visitantes Que los expositores encuentres pblico objetivo Que los visitantes encuentren lo que busquen Que el organizador se ale a quien sabe (cmara industrial

3. -

Logstica de la exposiciones Carpeta de venta Vendedores de la empresa de exposiciones que capta expositores Material que convence al expositor Material que no puede faltar en ella: Pblico a que se apunta Actividades complementarias Propuesta comercial (Precio M2, poltica de pago, bonificaciones, costo de publicidad de catlogo. Planimetra (distribucin) Empresas que participaron en ediciones anteriores.

Contrato con expositores Un ejemplar tendr el expositor y otro el organizador Obligaciones a cumplir Instrumento legal Se debe firmar el contrato antes de bloquear el espacio

Actividades paralelas Se realizan en auditorios La modalidad es de seminario o taller La funcin principal es que un expositor pueda mostrar sus productos o servicios.

Reglamentos Instrumento que sirve a el organizador de la exposicin para hacer cumplir pautas. Se dejan por escrito entre otras pautas de convivencia. Marca derechos y obligaciones. Marca derechos y obligaciones. El intendente es quien se encarga de que se cumplan las pautas.

Catlogos Resumen de los datos de la exposicin se entrega a visitantes No puede faltar datos comerciales ms impor. de los expositores Tiene carta de bienvenida Informacin de actividad paralela Planimetra Espacio para publicidad que es pago.

Credenciales Enviarlas a los pre acreditados Sirve para agilizar entrada Se puede enviar por correo como folletera Realizarlas de diferentes colores para discriminar asistentes

Pre Acreditaciones / Acreditaciones Se usa mucho que la gente se acredite via web.

Capacitacin Expositores Se trabaja los 4 pilares de una exposicin Hacer que su participacin sea exitosa Charla cara a cara Optimizacin de su participacin

Formularios de servicios complementarios Sirve para solicitar todo aquello extra a lo que me brinda el org. Gral. Se completa un formulario que enva org. Gral. Tiene fecha tope de envo completo Energa elctrica, seguridad, limpieza, mobiliario, lector ptico, audiovisual Hasta ac estos datos son servicio opcionales a completar Datos del cartel banderita Datos a poner en el catlogo Datos para credenciales Formulario con datos de la empresa y m2 para que el organizador me enve invitaciones. Corresponden 5 invitaciones por m2

Convenios con cmaras Se realiza para conocer de manera especficos del rubro Me puede brindar el know house del pblico y expositores

Distribucin de entradas Sealtica

SILVIA MARANTE

Nombre de la empresa Silvia Marante Produccin de Eventos

Eventos Sociales Los eventos sociales para Silvia son: MAGIA ILUSIN GLAMOUR EN DEFINITIVA SON TEATRO

Cada fiesta es una puesta en escena diferente Cada fiesta tiene un libreto y escenografa diferente Se dice que es teatro porque se dan todas las condiciones que se disponen en un teatro ante una funcin (iluminacin, sonido, invitados como espectadores, escenografa) Como en el teatro los organizadores somos los directores de la puesta en escena.

Silvia creo A.O.F.R.E.P En expo eventos cuando se presento con un stand dispuso en su stand un cartel con la foto de un teln del teatro Coln que deca: Toda obra necesita un director Los eventos tambin Condiciones que considera para ser organizador de Eventos

Formacin en distintas disciplinas Tener mucha psicologa Humana y Grupal e institucional Tener manejo poltico con el cliente, evento y distintas situaciones Ser experimentado (Como capitalizamos los eventos realizados y las devoluciones de los mismos) El organizador es quien debe realizar la fiesta y articular a los diferentes proveedores Los proveedores colaboran con el organizador pero no deben dirigir La cabeza es el organizador El organizador debe dominar manejos de tiempos Capitalizar los errores pasados para no repetirlos Cuando tengo una empresa unipersonal los tiempos son a corto plazo, pero cuando tengo una empresa montada con estructura importante debo manejar a largo plazo para ver que va a pasar con mi empresa, con los empleados (aproximado a un ao de tiempo).

BANDAS DE TIEMPOS Nivel I . Uno mismo planea, organiza y conduce . Tiene control de su propia gestin Nivel II . El organizador contrata a personas para realizar actividades complementarias a la que el realiza. . Seguimiento de proveedores, atencin telefnica . Estructura mayor. Singularidades del Organizador de Eventos Sociales Tiene que tener mucha paciencia Las entrevista son de muchas horas con el cliente

Ser mediadores de situaciones Generalmente hay discusiones ej. Novios al momento de elegir el evento que desean

Saber cundo levantarse e irse Cuando se crean temas personales y desagradables entre los clientes, levantarse e irse disimuladamente hasta que podamos proseguir con el tema, no inmiscuirse o involucrarse en el discusin.

Gran resistencia fsica Los eventos sociales demandan armado desde el da anterior o con suerte desde la 8 de la maana de un da y terminan a la 8 de la maana del otro da.

Presencia en todo momento El organizador debe estar antes que el primer proveedor y retirarse ltimo

Conocer la profesin Para poder dirigir a los proveedores uno tiene que conocer todos los aspectos tcnicos y operativos que demanda un evento ya que si no sabemos los proveedores harn lo que quieran o les quede ms cmodo.

Creatividad Tengamos en cuenta que trabajamos con familias que se conocen y debemos ofrecerles distintos eventos con opciones diferentes y no repetir lo que hacemos en un evento respecto del siguiente. Reinventarnos todos los aos, nutrirnos de nuevas cosas como tcnicas, tecnologa etc.

Lo difcil no es llegar sino mantenerse nutrirnos de nuevas cosas como tcnicas, tecnologa etc.

En un evento social la carpeta de presentacin somos nosotros mismos Lo importante aca reside que quien asiste a una fiesta nuestra puede ver como trabajamos, que hacemos a diferencia de quien no conoce nuestro trabajo y tenemos que lograr que confen en el intangible (ilusin, fantasia) que le ofrecemos respecto de sus deseos.

El xito del evento es fundamental Cuando se trabaja con el sistema de boca en boca y no con medio de publicidad, si el evento sale mal ese boca en boca no vuelve, no nos recomendarn. No hay vuelta atrs.

Saber con que se cuenta para realizar el evento al momento de reunirse con cliente Debemos saber con que medios econmicos y que predio se dispondr para comenzar a planificar el evento. Las ilusiones deben ser plasmadas pero al momento de realizarlo si lo que desea no es acorde con el monto econmico que dispone o la sede no permite realizar esa accin es imposible llevarlo a cabo. Teniendo en cuenta esto podremos aconsejar al cliente. La logstica es lo principal

Apurar los tiempos cuando se hace afuera

Prever todas las posibles situaciones y ms an las que pueden generar conflicto

Evaluacin de espacios

Condicin 1 la comodidad del invitado

Sacrificar escenografa si es necesario para que el cliente este cmodo Interpretar que desea el cliente y plasmarlo

MARCELO GORDIN Fiestas y eventos de la empresa para adentro. Tiene que ver con la motivacin de los empleados. Hoy el centro del mundo tiene que ver con pasarla bien. Realiza: working, after office, casual day. Las empresas comunican con lo que dicen y lo que no dicen, con lo que hacen y no hacen. Motivacion: es un proceso interno, afectado por factores externos que hacen que una persona de todo su potencial o mas alla de el, en fin de un objetivo. Motivacion: Capacitacion. Desarrollo de la carrera. Clima organizacional: el clima lo hace en la empresa. El clima se mide por encuestas de clima corporativo, great place to work mide a las mejores empresas para trabajar en cada pas. Es la encuesta que me mide en el mercado. Gestion de los managers.

La motivacin se trabaja en cada uno de estos pilares. Capacitacion y reconocimiento: son evento. Desarrollo de la carrera: no es evento. Nadie necesita un evento, lo que uno necesita es motivar, integrar, transmitir valores. El evento es la herramienta para eso. Las oportunidades estn siempre: poner foco en ellas y tener paciencia. Cada evento es a medida, ningn evento es igual a otro.

JULIETA FASCIO Profesin Inicial: Lic. En Relaciones Pblicas Profesin Actual: Organizadora de espectculos 1 Trabajo: Productora El Fenix Trabajo Actual: Productora Seis Pasos SEIS PASOS Tareas que realiza: Negocios relacionados con industria de la msica y entretenimientos, produccin de show, representacin de artista en campaas de prensa y promocin de discos, libros, lanzamientos de dvd, apoyando el desarrollo Poltica: Realizar pocos eventos concretos y bien de gran escala y no grandes cantidades de eventos.

Representacin de Artistas: Se involucran con cualquier cosa que hagan. Con Ricky Martyn y chayane: Lanzamiento del disco. En el caso de Ricki tambin con el lanzamiento del libro Julieta Venegas: Son manager se encargan de todo lo que hace y representacin a nivel mundial. Inicio del Negocio: Lo toma la direccin de negocios Cedes de trabajo: Una oficina en Palermo y en el caso de Julieta Venegas una sede en Mxico. Red de Socios: Se tiene en el mundo una red de socios que funcionan como red para la promocin de los espectculos. Son socios pero no en el marco legal. Colaboran. Con ellos se logra cada ves que se trae un artista es hacer una oferta conjunta. Esto es lo traemos y en lugar de venir por un da lo ubicamos en varios lugares del pas y amortiguamos los gastos. Ej. Hacemos show en bueno aires y en varios lugares del pas. Finanzas y costos: Se encarga de entender cual es el presupuesto y cual es el costo resal del negocio. Por otra parte de clculos impositivos y tributarios. Prensa y Difusin: Se ocupa del desarrollo del plan de prensa (no paga), no tanto de comunicacin en publicidad. Organizar Logstica: Organizar el tiempo para hacer rendir el da y hacer la mayor cantidad de notas de promocin Cartel de Publicidad: El abc es poner en todo la zona donde vive el sponsor. Camino de su casa a la oficina. Zona donde vive etc. Spot Publicitario: Cuando son por canje hay que controlarlos ms que nunca. Que no los pasen a horarios de la madrugada donde no los ve nadie. Controlar siempre la pauta publicitaria (hora, cantidad de veces y das en que pase). Para esto hay sistemas pagos que uno le manda el spot y por mail nos informan todo lo que se realiz Material: Publicitario: Se manda a aprobar por todos los sponsor que figuran por ej en el afiche Gerencial Comercial: Busca los potenciales sponsors, disea las propuestas comerciales (que va a incluir el paquete de promociones o sea todo l que le corresponde respecto del soy la compensacin econmica); coordina todo lo que tenga que ver con acciones de canje. Desarrolla acciones BTL (cualquier otra cosa que no sea estndar del sponsor) Produccin: Se ocupa de ejecutar el rider del artista ( es el libro de instrucciones con todo lo que necesitas para hacer el show. Generalmente se realizan contra rider. Esto sirve para reemplazar cosas que se piden en el rider y no se consiguen y se lo sustituye por genricos o parecidos. Elrider especficamente incluye luces, catering, cambios del artistas, visados etc. En esto de produccin se va el 70% del presupuesto. Por otra parte es responsable de la parte tcnica. Rooming List Cuando llega el rider con el acompaa el Rooming list ( que tipo de hotel se necesita 4 estrella, 5 estrellas, que tipo de habitaciones, para quienes, etc. Hay algunos artista que ya tienen seleccionado y no se mueven de esas opcin por gusto o comodidad etc. Legales: Se encarga de revisar los contratos, sobre todo lo que tiene que ver con el exterior y sus legislaciones. Cada pas aplica la ley aplica distinto. Acuerdo de reprosicidad en retenciones Otros Partners: Esto incluye promotores del interior, del exterior, compaas discogrficas con las cuales se trabaja en conjunto a los largo del tiempo, las ticketeras que son la fuentes de informacin bsica ya que son quienes tiene contacto con el consumidor final o asistente al show y nos permite escuchar al cliente de cuanto se vende, porque no se vende, o que mas valora gente a travs de los call center.

1) Qu caractersticas debe tener un ope que se dedique a eventos sociales?

2) Ejemplo de ambientaciones vistas

3) Ejemplos de elementos tecnolgicos vistos

4) Cuales son los 3 elementos q hacen exitoso a un evento social? Msica, catering e invitados Amarante: 1) caractersticas que tiene que tener el OPE (paciencia, resistencia fsica y creatividad) 2) los puntos princiales del evento (msica, catering, invitados) 3) dar ejemplos de eventos que ella hizo 4) dar ejemplos de los elementos tecnolgicos que usa en los eventos (pantallas de legs, piso de legs, etc.) Gordin 1) caractersticas de un evento seguro 2) que es lo ms importante en un evento 3) porque en la primera reunin con el cliente hay que actuar como consultor. Silvia amarante 1. q caracterisiticas debe tener un OPE q se dedique a eventos sociales? 2. Dar ejemplos d ambientaciones vistas 3. Dar ejemplos d elementos tecnologicos vistos en los eventos d la presentacin

1. Mencionar cuatro condiciones q debe tener internamente una empresa para poder hacer un mega evento 2. completar las frases referidas a lo q deberia suceder durante los mega eventos A) la comunicacion debe ser .... diversa y clara B) Las propuestas deben ser... diversas y personalizadas, visuales para cada megaevento C) Descentralizar ... las grandes concentraciones de gente para q no haya acumulacion y caos