RESOLUCIN ORGANICA No.

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HOJA No.

Por la cual se modifica el Anexo No. 3 de la Resolucin Orgnica No. 05289 del 27 de Noviembre de 2001 EL CONTRALOR GENERAL DE LA REPBLICA en uso de sus atribuciones constitucionales, legales y, CONSIDERANDO Que en el marco de las directrices impartidas por el Gobierno Nacional dentro de la Poltica de fortalecimiento del Sistema de Control Interno, especficamente la de armonizar los controles internos y externos para garantizar, entre otros, el buen uso de los recursos pblicos, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, la Contralora General de la Repblica y la Contadura General de la Nacin, han avanzado en la estandarizacin de la metodologa sobre la elaboracin y rendicin de informes sobre los Sistemas de Control Interno Institucionales, para lo cual se ha redefinido la estructura del Informe, a efectos de satisfacer las necesidades de informacin de estas tres instancias. Que como resultado de la estandarizacin, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno expidi la Circular No. 01 del 12 de diciembre de 2002 que establece la elaboracin y presentacin del Informe Ejecutivo Anual sobre el avance del Sistema de Control Interno, vigencia 2002. Que el numeral 4 del Artculo 28 del Captulo I y Ttulo II de la Resolucin Orgnica 5289 del 27 de Noviembre de 2001 estableci en el Contenido de la Cuenta el Informe de Control Interno (Anexo No. 3) y que el contenido de este anexo se modific de acuerdo a la concertacin realizada entre la Contralora General de la Repblica, la Contadura General de la Nacin y el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno. RESUELVE

Artculo 1

Modificar el contenido del Informe de Control Interno - Anexo No. 3 -, de la Resolucin Orgnica 5289 del 27 de Noviembre de 2001, el cual quedar as:
ANEXO No. 3 INFORME SOBRE CONTROL INTERNO

En el marco de las directrices impartidas por el Gobierno Nacional dentro de la Poltica de fortalecimiento del Sistema de Control Interno, especficamente la de armonizar los controles internos y externos para garantizar, entre otros, el buen uso de los recursos pblicos, el Consejo Asesor del Gobierno Nacional en materia de Control Interno, la Contralora General de la Repblica y la Contadura General de la Nacin, han avanzado en la estandarizacin de la metodologa sobre la elaboracin y rendicin de informes sobre los Sistemas de Control Interno Institucionales, para lo cual se ha redefinido la estructura del informe, a efectos de satisfacer las necesidades de informacin de estas tres instancias. En este sentido, se revis y ajust la Encuesta Referencial y se elimin el Informe Anual de Control Interno Contable, convirtindose en un captulo del cuerpo del Informe, precisando los aspectos relevantes en el seguimiento de la calidad de la informacin financiera, econmica y social. Para este ao, la Encuesta Referencial permite que una vez diligenciada en su totalidad, se obtenga automticamente la calificacin de la matriz, lo cual servir de parmetro para la evaluacin final del Sistema de Control Interno de la Entidad. Para el diligenciamiento de la Encuesta Referencial se seguir el Instructivo expedido para el efecto por el Consejo Asesor. Igualmente, se mantienen los lineamientos de la Gua Metodolgica para el Fortalecimiento y Evaluacin del Sistema de Control Interno, donde se brindan los parmetros conceptuales y tcnicos para una mejor comprensin de cada una de las fases, de sus componentes y los factores de valoracin.

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HOJA No.

ESTRUCTURA DEL INFORME

1. Cartula o Portada 2. ndice o tabla de Contenido. 3. Introduccin, en la cual se debe precisar: Objetivo de la Evaluacin del Sistema de Control Interno Alcance del Informe: Cobertura Metodologa : Tcnicas empleadas para efectuar la evaluacin.

4. Resumen Gerencial de todo el proceso de evaluacin efectuado. Se recomienda que la informacin all incluida no exceda de tres (3) pginas. Este resumen contendr:

Concepto del Jefe de la Oficina de Control Interno. Debe expresar el nivel de desarrollo del Sistema, resultante de las evaluaciones adelantadas durante todo el ao por la Oficina, complementadas con la aplicacin de la Encuesta Referencial (anexa) y su evolucin frente al ao anterior. Relacin de las fortalezas y debilidades del sistema. Acciones de mejoramiento emprendidas durante el periodo. Relacin de los hallazgos relevantes resultantes de las actividades de evaluacin que fueron determinados como producto de la labor de la Oficina de Control Interno respectiva, identificando para cada uno de ellos su causa, efecto y cuantificacin (si esta ltima est determinada).

5. CUERPO DEL INFORME 5.1 Descripcin de las acciones llevadas a cabo dentro de la organizacin respecto de cada una de las cinco fases del sistema, a saber: 1. Ambiente de Control, 2. Administracin del Riesgo, 3. Operacionalizacin de los Elementos, 4. Documentacin, y 5. Retroalimentacin. 5.2 Encuesta Referencial consolidada por Entidad.

No. Criterio de evaluacin

AMBIENTE DE CONTROL

PUNTAJE 1a5

PRINCIPIOS Y VALORES

1 2 3

1 La participacin de los funcionarios en la identificacin de los valores corporativos ha sido? 2 El aporte de la identificacin de los valores al fortalecimiento de la cultura organizacional ha sido? 3 Los medios de difusin para promover e interiorizar los principios y valores corporativos son?

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HOJA No.

COMPROMISO Y RESPALDO DE LA ALTA DIRECCIN

4 5

1 Se percibe y se asume el compromiso de la Alta Direccin con el Sistema de Control Interno? 2 organizacin ?
Ha involucrado la Alta Direccin, en la implementacin del Sistema de Control Interno a otros niveles de la

CULTURA DEL AUTOCONTROL

6 7 8 9

1 El conocimiento de la misin, visin, normas, planes, programas y proyectos en todos los niveles de la
organizacin es ? es?

2 La capacitacin adelantada en la organizacin para sensibilizar y fortalecer la cultura de autocontrol 3 4

En que medida el autocontrol se esta reflejando en el ambiente organizacional ? El compromiso, responsabilidad y sentido de pertenencia de los funcionarios en la organizacin es?

CULTURA DEL DILOGO

10 11 12

1 2

La generacin de espacios en la organizacin para el dilogo es? Las opiniones y aportes de los servidores pblicos contribuyen a la toma de decisiones en la organizacin?

3 La claridad y fluidez de la informacin en la entidad es ?

ADMINISTRACIN DEL RIESGO

VALORACIN DEL RIESGO

13 14

En la organizacin, la identificacin de los riesgos es? es?

2 El conocimiento por parte de los funcionarios sobre la existencia de riesgos en el desarrollo de sus tareas

MANEJO DEL RIESGO

15 16 17

La participacin de las dependencias en la formulacin de acciones para el manejo de riesgos es? es ?

2 El conocimiento que tienen los servidores sobre los planes para el manejo de los riesgos de la organizacin 3
La implementacin de las acciones previstas en el el plan de manejo de riesgos es?

MONITOREO

18 19

1 2

El seguimiento al cumplimiento de las acciones contempladas en el plan de manejo de riesgos es? En qu medida la revisin de los planes de manejo de riesgos permite introducir los correctivos necesarios? OPERACIONALIZACIN DE LOS ELEMENTOS

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HOJA No.

ESQUEMA ORGANIZACIONAL

20 21 22 23

1 2 3 4

La estructura organizacional responde a los objetivos, misin y procesos institucionales? La adaptacin de la organizacin a los cambios internos y del entorno es? La oportunidad en la toma de las decisiones en la organizacin es?

La respuesta oportuna de la organizacin en la prestacin de los servicios o productos es?

PLANEACIN

24 25 26 27 28

La identificacin de los principales instrumentos para la planeacin institucional es?

2 Se considera que hay una relacin estrategica entre los objetivos de la entidad con los programas,
proyectos y planes operativos de cada dependencia?

3 4 5

La coherencia de la planeacin corporativa con las polticas de Estado y el Plan Nacional de Desarrollo es? Existe participacin por parte de los servidores, sobre la planeacin de la organizacin? Existen mecanismos efectivos para el seguimiento de lo planeado?

PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

29 30 31 32

La identificacin de los procesos misionales y de apoyo es ? gestin es?

2 El mecanismo para la revisin y actualizacin de los procesos y procedimientos que mejoren la 3

El establecimiento e identificacin de los puntos de control en losprocesos es? organizacin es?

4 La designacin de los responsables en la administracin y ejecucin de los procesos y procedimientos en la

DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

33 34 35

La existencia de informacin bsica y actualizada de los servidores de la entidad es? funcionarios de la Entidad es?

2 La oportunidad en la atencin a las diferentes situaciones de orden administrativo que solicitan los 3
La formulacin y ejecucin de los planes de bienestar es?

36

4 El fortalecimiento de las competencias personales e institucionales a travs del plan de capacitacin es?

SISTEMAS DE INFORMACIN

37 38

1 2

La capacitacin a los servidores de la entidad sobre tecnologas de la informacin es? La automatizacin de los procesos de la organizacin es?

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HOJA No.

39 40 41 42

3 4 5

La coherencia de la informacin que fluye en la organizacin es? La planeacin para el desarrollo informtico de la Entidad es ? La implementacin de mecanismos que garantizan la seguridad de la informacin es?

6 La confiabilidad, oportunidad, integridad y precisin de la informacin como base para la toma de

decisiones en la organizacin es?

DEMOCRATIZACIN DE LA ADMINISTRACIN PBLICA

43 44 45

1 La sensibilizacin y capacitacin a los funcionarios de la entidad y usuarios sobre la participacin

ciudadana es?

2 3

La existencia y utilizacin de canales de comunicacin entre la entidad y los usuarios o comunidad es?

El grado de recepcin de propuestas de la comunidad en pro al mejoramiento institucional es?

MECANISMOS DE VERIFICACIN Y EVALUACIN AUTOEVALUACIN

46 47 48

1 2

La existencia de instrumentos o herramientas actualizados para la autoevaluacin institucional es? Los instrumentos de verificacin y evaluacin permiten medir el cumplimiento de la gestin institucional ?

3 En qu medida la participacin de los funcionarios en la autoevaluacin conduce al mejoramiento

contnuo de la gestin institucional? UNIDAD U OFICINA DE CONTROL INTERNO

49 50 51 52

1 2

Para el mejoramiento de la gestin institucional, los aportes de la Oficina de Control Interno son? La asesoria de la Oficina de Control Interno, frente a los diferentes procesos y reas de la organizacin es?

3 El desarrollo de programas por parte de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, para
fomentar la cultura de autocontrol es?

4 El seguimiento por parte de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, a sus
recomendaciones, es? DOCUMENTACIN

53

MEMORIA INSTITUCIONAL la conservacin, disponibilidad, consulta y seguridad de la informacin esta acorde con la normatividad vigente?

54

2 organizacin es?

La existencia de memoria institucional formal que permita la adecuada toma de decisiones en la

MANUALES

55

La existencia de manuales de funciones, procesos y procedimientos, y tcnicos actualizados es?

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HOJA No.

56 57 58

2 3 4

La participacin de los servidores en la elaboracin de los manuales de procesos y procedimientos es? La coherencia de los diferentes manuales con el quehacer institucional es? El conocimiento y aplicacin de los manuales por parte de los servidores es?

DOCUMENTACIN DE LA NORMATIVIDAD

59 60 61

1 2 3

El acceso para consultar la normatividad tanto general como especfica de la organizacin es? La existencia de unidad de materia en los actos administrativos internos es? El grado de difusin de las disposiciones internas y externas es? RETROALIMENTACIN

COMIT DE COORDINACIN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO

62 63

1 El conocimiento sobre la existencia y funciones del Comit de Coordinacin del Sistema de Control Interno
en la Entidad es ?

2
La contribucin de las propuestas que hace el Comit para el mejoramiento institucional es? PLANES DE MEJORAMIENTO PRESENTADOS A LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y A LA AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA

64 65 66 67

La oportunidad de los planes de mejoramiento es?

2 La concertacin con los responsables de las reas o los procesos en la definicin de los planes de
mejoramiento y/o acciones correctivas es?

3 Los planes de mejoramiento y/o acciones correctivas, consideran las observaciones y recomendaciones
de la Oficina de Control Interno y de los entes externos de control?

En qu medida los planes de mejoramiento se estn cumpliendo de acuerdo con lo concertado?

SEGUIMIENTO

68 69 70

1 2

La oportunidad en el seguimiento para la toma de decisiones es? La contribucin del seguimiento para la evaluacin y ajuste de los planes de mejoramiento es ?

3 El acompaamiento de la oficina de control interno a los responsables de la toma de acciones

correctivas y de mejoramiento es?

5.3 Matriz de Calificacin. 6. CONTROL INTERNO CONTABLE (ver Anexo). 7. FORMA Y LUGAR DE PRESENTACIN DEL INFORME.
Este informe se remitir en medio impreso y magntico a la Contralora General de la Repblica como anexo No. 3 de la Rendicin de la Cuenta, el cual servir de insumo y se tendr en cuenta en el Mtodo de

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HOJA No.

Evaluacin y Calificacin que aplique esta Entidad para determinar el grado de eficiencia y efectividad del Sistema de Control Interno de las entidades. La Gua Metodolgica para el Fortalecimiento y Evaluacin del Sistema de Control Interno, la Encuesta Referencial, la Matriz de Calificacin con su instructivo correspondiente, estn a disposicin en la pgina Web del Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, www.dafp.gov.co, o en las instalaciones de la Direccin de Polticas de Control Interno Estatal y Racionalizacin de Trmites de este Departamento Administrativo, ubicada en Bogot en la carrera 6 No. 12-62, piso 5, Conmutador 3344080-85, extensiones 208, 154, 165. Telefax 3412120 y el Telfono 3360686. ANEXO (Control Interno Contable) Avances en el mejoramiento de la calidad de la informacin contable . Con base en las actividades adelantadas al interior de las entidades y organismos pblicos en las tres (3) evaluaciones cuatrimestrales de carcter interno, se deber indicar el estado de cumplimiento de las actividades establecidas en el numeral 5 de la Circular Externa 042 de 2001 expedida por el Contador General de la Nacin, relacionadas con: 1. La existencia y cumplimiento de polticas y planes sobre necesidades de informacin presupuestal, contable y financiera por parte de la entidad. 2. Comprobacin de la existencia de los Libros de Contabilidad debidamente registrados segn lo establecido en el acpite 1.2.7.2. del Plan General de Contabilidad Pblica, el ordenamiento y disposicin de los respectivos documentos fuente o soporte y la fecha a la cual se lleva el registro en los libros principales y auxiliares de las operaciones de la entidad, en el momento de la verificacin. La existencia de polticas de seguridad sobre el manejo de copias de respaldo de la informacin en lugar distinto a la sede de la entidad. 3. Determinacin de planes de trabajo y procedimientos especficos que permitan la eficiencia de los flujos de informacin desde los procesos proveedores hacia el Proceso de Contabilidad de forma oportuna. 4. Verificacin de la causacin oportuna de ingresos, gastos y costos, segn la naturaleza del ente pblico. 5. La existencia y efectividad de procedimientos administrativos para establecer la responsabilidad de registrar los recaudos generados, la elaboracin oportuna de informes relacionados, la autorizacin de los soportes por funcionarios competentes, manejo de cajas menores o fondos rotatorios y sus respectivos arqueos peridicos y la oportunidad en la legalizacin de los avances. 6. Establecimiento de las conciliaciones de saldos del disponible e Inversiones, entre las reas de Presupuesto, Contabilidad y Tesorera, examinar los tiempos de respuesta y oportunidad en la entrega de la informacin. 7. Verificacin, si es del caso, de la existencia de mecanismos de control para la colocacin y redencin de Inversiones y sus actividades relacionadas. 8. Establecimiento de medidas para la salvaguarda de los activos fijos; realizacin peridica de toma fsica de inventarios y conciliacin de saldos con la Contabilidad. 9. Medidas de proteccin para la guarda y custodia de los activos, valores, ttulos valores, especies venales, cheques girados, chequeras, cheques anulados, tarjetas magnticas, sellos y protectores, claves de cajas fuertes, y dems bienes asociados al manejo del disponible. 10. Existencia y funcionalidad de procedimientos para la elaboracin, revisin y depuracin oportuna de las conciliaciones bancarias que implique control sobre la apertura y funcionamiento de cuentas bancarias y/o de ahorros.

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HOJA No.

11. Determinacin de polticas relacionadas con la incorporacin de los inmuebles, vehculos automotores y dems bienes al Patrimonio de la entidad, lo que incluye seguimiento sobre su legalizacin y valoracin actualizada. 12. Evaluacin de los procesos de depuracin de saldos en los rubros de Rentas y Cuentas por Cobrar de vigencias anteriores, que contribuyan a garantizar la razonabilidad de los estados e informes contables. 13. Existencia y pertinencia de procedimientos de control para soportar la conciliacin de saldos relacionados con los valores correspondientes a Pensiones de Jubilacin clculos actuariales-, cesantas consolidadas y sus intereses, operaciones de Crdito Pblico y manejo de Deuda, retenciones tributarias y dems pasivos que de acuerdo con la naturaleza de la entidad se consideren significativos. 14. Determinacin de la existencia y cumplimiento de planes de compras, funcionamiento de comits de adquisiciones y cumplimiento de las polticas sobre los procesos de contratacin de adquisicin de bienes y servicios. 15. Evaluacin, de acuerdo con los requerimientos establecidos por la Contadura General de la Nacin, del proceso adelantado por el rea financiera y Contable del ente pblico, para lograr la conciliacin de saldos recprocos con las entidades y cuentas relacionadas de que trata el formato CGN 002. Este proceso debe incluir la realizacin de confirmacin de saldos a travs de circularizaciones peridicas entre las entidades objeto de conciliacin. 16. Para las entidades y organismos pertenecientes al Nivel Nacional y cubiertos por el Sistema Integrado de Informacin Financiera -SIIF- se deber verificar la existencia del proceso de conciliacin de los saldos registrados en el Sistema con los consignados en sus sistemas alternos o paralelos, si llegaren a existir y por el tiempo que se mantengan. 17. Presentacin oportuna de los informes cuatrimestrales sobre la evaluacin del Control Interno Contable, por parte de la oficina de control interno o quien haga sus veces. 18. Si se trata de una entidad del Nivel Nacional obligada al procedimiento del empalme en el ao 2002, indicar si fue cumplido conforme a lo establecido en la Carta Circular 35 de 2002. 19. Indicar el sentido del ltimo dictamen sobre el Balance General de la entidad por parte de la contralora respectiva y/o el revisor fiscal, si lo hubiere. 20. Verificar la respuesta oportuna a los requerimientos realizados por la Contadura General de la Nacin en la vigencia 2002. 21. Estn registrados todas las compras y contratos de la entidad en el SICE y el SIIF? 22. Existen procedimientos para registrar todos los pagos de Tesorera y Obligaciones Financieras de la entidad en el SIIF? 23. Existen procedimientos para registrar en el SIIF los pagos aprobados en el PAC? Saneamiento Contable . Se deber indicar adicionalmente de manera sumaria, con relacin al cumplimiento de la Ley 716 de 2001, el Decreto 1282 de 2002 y la Circular Externa 050 de 2002, expedida por el Contador General: 1. Si se ha constituido el Comit Tcnico de saneamiento Contable. 2. Si se encuentran hecho el diagnstico de las operaciones objeto de depuracin y si existe un Plan de Saneamiento. 3. Que actividades ha adelantado al Oficina de Control Interno o quien haga sus veces para dar cumplimiento al Artculo 8 de la Ley 716 de 2001 sobre evaluacin al saneamiento contable de la entidad u organismo, respectivo.

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HOJA No.

Artculo 2 DEROGATORIA Y VIGENCIA. La presente Resolucin modifica el anexo No. 3 de la Resolucin Orgnica No. 05289 del 27 de noviembre de 2001 y dems disposiciones que le sean contrarias y rige a partir de la fecha de su expedicin y publicacin.

PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE. Dada en Bogot, D. C., a 12 de febrero de 2003

(Original firmado) ANTONIO HERNNDEZ GAMARRA Contralor General de la Repblica

Proyectaron: Revis: Total Pginas: 9

Oficina de Control Interno y Oficina de Planeacin Oficina Jurdica.