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MANUAL DE ADMINISTRAO

MANUAL DE ADMINISTRAO
Superviso: Adir Barusso Coordenao: Manoel Augusto Correia Salles Reviso: Celso Ferreira Filho Luiz Carlos Debiazio Luiz Csar de Simas Horn Megumi Tokudome Zelir Matias Montagem e diagramao: Andra Queirolo Agradecimentos: Agradecemos a especial colaborao dos seguintes membros do Movimento Escoteiro: Suely A. Soares Barreto Elisete de Carvalho Bazzo Marlon Bazzo Rubem Tadeu Perlingeiro Carlos Frederico dos Santos

Todos os Direitos Reservados Nenhuma parte desta publicao, incluindo as ilustraes, pode ser traduzida ou adaptada, reproduzida, armazenada ou transmitida, sob qualquer forma ou meio, sem prvia autorizao expressa da Diretoria Executiva Nacional da Unio dos Escoteiros do Brasil. 2008 Curitiba - Paran

Unio dos Escoteiros do Brasil Escritrio Nacional Trav. Jos do Patrocnio, 100 80030 190 - Curitiba PR (41) 3353-4732 www.escoteiros.org.br

INTRODUO
O trabalho das Diretorias dos Grupos Escoteiros cada vez est mais complexo e sob maior exigncia. Por um lado as Leis do pas, que tratam das associaes, caram mais rgidas e amplas, com maior necessidade de burocracia e controles. De outra parte, os pais, as autoridades e a comunidade esperam cada vez mais resultados educativos do trabalho do Escotismo, e cada vez mais atuao comunitria da instituio Grupo Escoteiro. Para gerenciar todo este processo cada Grupo Escoteiro elege sua Diretoria, muitas vezes formada por pais sem maiores informaes, e no raro sem continuidade de trabalho. Os novos diretores, plenos de vontade e entusiasmo, muitas vezes acabam perdendo o foco por falta de orientao, gastam energias em questes menores e, quando, nalmente tomam conhecimento das tarefas, j termina tambm o mandato. E assim, comea tudo de novo... Com o forte propsito de oferecer estas Diretorias um instrumento que contribua para melhor compreenso das tarefas, ajude na orientao, e informe procedimentos, que a Diretoria Executiva Nacional decidiu produzir este Manual de Administrao. Durante um longo tempo reunimos documentos, escutamos depoimentos e elaboramos textos, que foram submetidos vrias consultas e crticas, at chegar ao documento nal. Gostaramos de agradecer a todos que colaboraram nesta elaborao. Efetivamente este Manual no esgota nenhum assunto, e precisar ser constantemente atualizado para adaptar-se s mudanas de legislao. Nossa inteno fazer isso anualmente, deixando uma edio eletrnica no site sempre atual. Desejamos que, com este documento, o trabalho das Diretorias de Grupos Escoteiros, da maior importncia para a promoo e aplicao do Escotismo, seja facilitado e bem orientado, e que, desta forma, possamos crescer e integrar cada vez mais jovens no nosso Movimento. Sempre Alerta Para Servir! Paulo Salamuni
Diretor Presidente

Marcos Venicio Mattos Chaves


Diretor 1 Vice-Presidente

Adir Barusso
Diretor 2 Vice-Presidente

PREFCIO
As organizaes do terceiro setor, por mais que parea inusitado, constituem, em alguns casos, verdadeiras corporaes, responsveis por uma parcela considervel da economia do pas. Imagine uma empresa com cerca de quinze mil trabalhadores, movimentando algo em torno de seis milhes de reais por ano, atendendo a uma clientela que beira os setenta mil participantes, em mais de 80% do territrio nacional. Pois assim a UEB. Nossa instituio encontra-se plenamente inserida nesse setor da economia e, desta forma, est sujeita as normas legais e de mercado a que esto submetidas s instituies congneres. As obrigaes peridicas com o sco, os lanamentos contbeis, os registros em cartrio de documentos administrativos, as licenas e autorizaes concedidas pelo Poder Pblico, os procedimentos referentes aos trabalhadores prossionais e voluntrios, estratgias de marketing, publicidade, etc, etc, etc, fazem parte da rotina de todas as ONGs, que vivem sob atenta observao e controle do Estado, exercido atravs dos rgos de scalizao e do Ministrio Pblico. No obstante ao julgamento permanente da sociedade como um todo. No raro, assistimos a reportagens na mdia sobre verdadeiros escndalos descoberto na gesto de algumas dessas organizaes por m f de seus dirigentes ou simplesmente pela inobservncia dos procedimentos legais. Para ns membros do Movimento Escoteiro, o atendimento todas as exigncias acima descritas no esgota totalmente a tarefa de gesto, visto que somos regidos ainda, por um rigoroso padro de conduta impresso na Lei e na Promessa Escoteira que no tolera desvios do comportamento tico exemplar, e principalmente porque somos uma instituio educacional secular e considerada modelo de virtude a ser seguido por todos. Ademais, temos ainda que incluir em nossa ttica de gesto o conhecimento de termos, regras e procedimentos prprios do escotismo, que vo da denominao e diviso das Sees do Grupo Escoteiro a existncia de chas atpicas em gesto pblica ou privada, passando pelo acompanhamento de atividades educacionais e pela motivao de adultos voluntrios. Antes, porm, que voc julgue impossvel essa tarefa, a UEB, atravs do Escritrio Nacional, sob a orientao da Diretoria Executiva Nacional, atentos as necessidades de seus associados, lana em boa hora este MANUAL DE ADMINISTRAO que tem a pretenso de ser uma sntese de tudo a que os gestores de um Grupo Escoteiro precisam estar atentos, mostrando-lhes um bom caminho a ser seguido. , por tanto, ao mesmo tempo um socorro aos aitos dirigentes de primeira viagem e um roteiro para aqueles que, absorvidos pela rotina, acabaram envoltos em procedimentos burocrticos, muitas vezes equivocados, fruto de um certo grau de autocracia muito comum ao isolamento do poder, por mais efmero que seja. Longe de exaurir a questo o MANUAL DE ADMINISTRAO, deve ser encarado como uma receita de bolo, ou seja, existem outras a que voc pode recorrer, mas essa j foi testada e comprovou eccia. Pode-se ainda, lanar mo de tcnicas inovadoras trazidas de experincias vividas em outras instituies ou mesmo fruto de sua criatividade, com vistas a ampliar o aspecto democrtico da gesto ou a dar mais transparncia aos mecanismos de controle, ou ainda para dar mais agilidade e desburocratizar esse ou aquele procedimento. Entretanto necessrio observar o que imposio da Lei e das normas escoteiras vigentes, delas no podemos prescindir ou desviar. Assim, ao tempo em que louvo e me congratulo com a Diretoria Executiva Nacional e com o Escritrio Nacional pela iniciativa, proponho que voc use esse MANUAL DE ADMINISTRAO como uma ferramenta diria, ou seja, transforme-o em seu livro de cabeceira para consult-lo sempre, como um guia para suas aes de gerenciamento das tarefas concernentes administrao do Grupo Escoteiro. As dicas e sugestes aqui encontradas, aliadas ao seu patrimnio intelectual, as experincias vividas anteriormente e a grande disposio de servir e transformar a humanidade atravs da educao juvenil objetivo maior do Movimento Escoteiro so garantia de sucesso absoluto de sua gesto. Mas lembre-se: o nico lugar em que sucesso vem antes de trabalho no dicionrio. Bom trabalho, boa sorte e que Deus nos abenoe nessa meritria tarefa.

Carlos Frederico dos Santos


Carlos Frederico dos Santos, o Fred, convidado a analisar previamente este Manual de Administrao, pronticou-se a escrever este prefcio, que a Diretoria Executiva Nacional acolheu e resolveu incorporar ao documento. Fred j foi presidente de Grupo Escoteiro, diretor presidente da Regio do Rio de Janeiro, membro da Diretoria Executiva Nacional e Conselheiro Nacional.

CAPTULO 01

ESTRUTURA DA UNIO DOS ESCOTEIROS DO BRASIL Item A - Do Nvel Local ........................................................... 09 Item B - Do Nvel Regional ..................................................... 09 Item C - Do Nvel Nacional ..................................................... 10
Para maiores informaes sobre este captulo consulte o Captulo 05 do POR e o Ttulo II, Captulos 03, 04 e 05 do Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil, disponveis no site da Unio dos Escoteiros do Brasil: www.escoteiros.org.br

CAPTULO 01

CAPTULO 01 A - DO NVEL LOCAL


Na Estrutura da Unio dos Escoteiros do Brasil o Grupo Escoteiro ou a Seo Escoteira Autnoma so as organizaes local destinada a proporcionar a prtica do Escotismo aos jovens, devendo ser organizado e constitudo na forma do Estatuto da UEB (Unio dos Escoteiros do Brasil), do POR - Princpios, Organizao e Regras, e as demais normas pertinentes editadas ou expedidas pelos rgos competentes.

Um Grupo Escoteiro dever ser constitudo dos seguintes rgos: Assemblia de Grupo - o rgo deliberativo mximo do Grupo, composto pelos membros da diretoria, os pais ou responsveis, os escotistas (chefes) e os pioneiros (membros juvenis com idade entre 18 e 21 anos) e representao juvenil, caso seja prevista no estatuto ou no regulamento do Grupo; Diretoria do Grupo - rgo executivo, eleito pela Assemblia de Grupo a cada 2 anos, composto por no mnimo trs diretores eleitos, sendo um o seu presidente, voluntrios, podendo ser integrada por outros membros nomeados; Comisso Fiscal do Grupo - rgo de scalizao e orientao da gesto nanceira e patrimonial, composto por trs membros titulares e trs suplentes eleitos pela Assemblia de grupo; Sees do Grupo - Organizadas de acordo com as faixas etrias - Alcatias de at 24 Lobinhos e Lobinhas, de 7 a 10 anos; - Tropas Escoteiras de at 32 Escoteiros e Escoteiras, de 11 a 14 anos; - Tropas Seniores de at 24 Seniores e Guias, de 15 a 17 anos; - Cl de Pioneiros composto por Pioneiros e Pioneiras, de 18 at completar 21 anos. Um Grupo Escoteiro completo composto de pelo menos uma seo de cada Ramo (Lobinho, Escoteiro, Snior e Pioneiro), porm o Grupo pode ter mais de uma seo do mesmo Ramo (Alcatia 1, Alcatia 2, Tropa Escoteira 1, Tropa Escoteira 2, etc.). A seo escoteira autnoma ter sua composio e funcionamento xados por ato da Diretoria Regional.

B - DO NVEL REGIONAL
A Regio Escoteira a organizao, no nvel regional, da Unio dos Escoteiros do Brasil, abrangendo, via de regra, uma Unidade da Federao.

CAPTULO 01
atravs da Direo Regional, que o GE pode obter informaes sobre Abertura de Grupos, Atividade Escoteiras Regionais, Cursos para Formao de Adultos e outras informaes sobre o Movimento Escoteiro. Os rgos que compem a Regio Escoteira so: Assemblia Regional - o rgo mximo, representativo e normativo, no nvel regional, composto de cinco membros eleitos da Diretoria Regional, um representante da Diretoria de cada Grupo Escoteiro da Regio, representante(s) do Grupo Escoteiro (*) e os membros do Conselho de Administrao Nacional (CAN) residentes na Regio; Diretoria Regional - rgo executivo, eleito pela Assemblia Regional a cada 3 anos, composto por no mnimo 5 membros, sendo um deles o Diretor Presidente, que coordena, dirige e representa a Regio; Comisso Fiscal Regional - rgo de scalizao e orientao, composto por trs membros titulares e trs suplentes eleitos pela Assemblia Regional; Comisso de tica e Disciplina Regional - rgo responsvel pela emisso de pareceres em procedimentos disciplinares no mbito regional, apreciando infraes ticas e disciplinares de qualquer participante que integre o nvel regional. De carter opcional composta por trs membros titulares e trs suplentes eleitos pela Assemblia Regional; Compete a Assemblia Regional, resumidamente: Deliberar sobre Estatuto ou regulamento Regional; Eleger os membros da Diretoria e das Comisses; Eleger Anualmente seus Delegados junto Assemblia Nacional (**); Deliberar sobre questes de interesse da Regio; Fixar a contribuio anual regional; Indicar candidato ao Conselho de Administrao Nacional (CAN). Compete a Diretoria Regional, resumidamente: Promover o Escotismo em sua rea de atuao; Organizar, dirigir e scalizar a prtica do Escotismo em sua rea de atuao; Aprovar o Calendrio Anual Regional; Determinar a instaurao de processo disciplinar; Estabelecer critrios de segurana em atividades regionais e dos Grupos Escoteiros; Determinar a interveno, a suspenso e o fechamento de Grupos Escoteiros.
(*) O(s) representante (s) do Grupo Escoteiro junto Assemblia Regional ser eleito por votao unitria na Assemblia de Grupo, podendo ser eleito um representante para cada cinqenta ou frao de cinqenta de seus membros registrados no ano de sua realizao. (**) A eleio do Delegado Regional junto Assemblia Nacional ser feita por votao unitria na Assemblia Regional, na proporo de um delegado para cada mil participantes ou frao de mil registrados na Regio no ano de sua realizao.

C - DO NVEL NACIONAL
O nvel nacional da Unio dos Escoteiros do Brasil composto pelos seguintes rgos: A Assemblia Nacional; O Conselho de Administrao Nacional (CAN); A Diretoria Executiva Nacional (DEN); O Conselho Consultivo; A Comisso Fiscal Nacional; A Comisso de tica de Disciplina Nacional; O Escritrio Nacional.

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CAPTULO 01

O ESCRITRIO NACIONAL rgo formado por prossionais, coordenado pela Diretoria Executiva Nacional da Unio dos Escoteiros do Brasil, que se ocupa em implementar aes de administrao, elaborao de materiais, organizao de eventos e desenvolver os processos burocrticos decorrentes da poltica de ao determinada pela DEN.

A DIRETORIA EXECUTIVA NACIONAL (DEN) A Diretoria Executiva Nacional o rgo executivo nacional constitudo pelo Presidente e pelos dois Vice-Presidentes, nomeados pelo Conselho de Administrao Nacional (CAN). Compete Diretoria Executiva Nacional, resumidamente: Executar, orientar e supervisionar a execuo das atividades da Unio dos Escoteiros do Brasil, coordenando o Escritrio Nacional, conforme denido pelo CAN; Aprovar o calendrio anual nacional da UEB; Cobrar as contribuies anuais dos participantes da UEB; Nomear coordenadores para atividades escoteiras nacionais; Determinar a instaurao de processo disciplinar a nvel nacional; Julgar e aplicar penalidades aos participantes da UEB que atuam no nvel nacional.

DA COMISSO DE TICA NACIONAL o rgo responsvel pela instruo e emisso de pareceres em procedimentos disciplinares em nvel nacional, composta por trs membros titulares e at trs suplentes eleitos pela Assemblia Nacional.

DA COMISSO FISCAL NACIONAL o rgo de scalizao e orientao da gesto patrimonial e nanceira nacional, composta por trs membros titulares e at trs suplentes eleitos pela Assemblia Nacional.

DO CONSELHO CONSULTIVO NACIONAL Conselho Consultivo Nacional formado pelos Diretores Presidentes das Regies ou seus representantes indicados pelas respectivas Diretorias Regionais. 11

CAPTULO 01

DO CONSELHO DE ADMINISTRAO NACIONAL (CAN) O Conselho de Administrao Nacional o rgo diretivo nacional, com membros com mandato de trs anos, eleitos pela Assemblia Nacional, dentre os associados e demais participantes da UEB em pleno exerccio de seus direitos. composto de quinze Conselheiros Nacionais, com renovao anual de um tero de seus membros. Compete ao CAN, resumidamente: Promover o desenvolvimento do Movimento Escoteiro no Brasil; Fixar os requisitos para a organizao e o reconhecimento das Regies, Grupos Escoteiros e para o ingresso de pessoas no Movimento Escoteiro; Estabelecer a poltica, as diretrizes e avaliar a implantao do Movimento Escoteiro no Brasil; Estabelecer a poltica e aprovar as normas do programa de jovens, POR e as diretrizes da formao de adultos; Fixar a contribuio anual dos associados da UEB; Organizar, dirigir e scalizar o Escotismo no Brasil; Deliberar e xar seu regulamento e o da Diretoria Executiva Nacional; Nomear os membros da Diretoria Executiva Nacional.

A ASSEMBLIA NACIONAL A Assemblia Nacional o rgo mximo, representativo e normativo da Unio dos Escoteiros do Brasil, sendo composta: Pelos integrantes do CAN; Dos Diretores Presidentes Regionais ou seus representantes; De um Delegado Regional para cada mil ou frao de mil registrados na regio e eleitos por voto unitrio na Assemblia Regional. Compete Assemblia Nacional, resumidamente: Deliberar sobre as modicaes do Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil; Deliberar sobre relatrios das Comisses Nacionais, do CAN e da DEN; Eleger anualmente os membros das Comisses Nacionais e do CAN; Deliberar sobre as contas e o balano anual a nvel nacional da UEB; Deliberar sobre todo e qualquer assunto de interesse do Escotismo e da UEB. Para maiores informaes consulte o Captulo 03, Sees II do Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil, disponveis no site da Unio dos Escoteiros do Brasil (UEB) www.escoteiros.org.br .

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CAPTULO 02

ADMINISTRAO DE PESSOAL

Item A Item B Item C Item D Item E -

Ingresso do Membro Juvenil............................................. Ingresso do Membro Adulto............................................. Registro/Renovao/Afastamento e Retorno.................... Cursos de Formao de Adultos........................................ Diretoria e Comisso Fiscal...............................................

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CAPTULO 02

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CAPTULO 02
ADMINISTRAO DE PESSOAL O Grupo Escoteiro composto pelas seguintes categorias de participantes: Associados - todos os participantes com direito a voto na Assemblia de Grupo (Escotistas, Dirigentes, Contribuintes e Colaboradores) em dia com suas obrigaes. As condies para ingresso de associados esto previstas no Artigo 43 do Estatuto da UEB. Benecirios - so os membros juvenis: lobinhos/as, escoteiros/as, seniores/guias e pioneiros/as. So Associados ao Grupo Escoteiro, conforme Artigo 42 do Estatuto da UEB: Escotistas - Adulto voluntrio que oferece o apoio educativo para que o propsito do Escotismo seja alcanado, tendo participao direta nas atividades desenvolvidas pelos jovens. Pode ser o Chefe da Seo ou o Assistente. Consulte o Captulo 11, Regra 121 do POR. Dirigentes - So os responsveis pela conduo administrativa do Grupo Escoteiro, exercendo as funes de gesto. So os Diretores e os membros da Comisso Fiscal. A Regra 122 do POR diz: So dirigentes todos aqueles que, possuindo capacitao pr-estabelecida para o m que se propem, foram eleitos ou nomeados para o cargo ou funo... Contribuintes - So scios contribuintes os pais e/ou responsveis dos membros juvenil, os antigos escoteiros, os membros dos Clubes da Flor de Lis e as pessoas e entidades admitidas pela Diretoria e que concorram com mensalidades ou anuidades, segundo os critrios denidos pela Assemblia do Grupo, na forma do Regulamento ou estatuto do Grupo ou dos rgos superiores. Colaboradores - so antigos escoteiros e outras pessoas aceitas pela Diretoria do Grupo Escoteiro.
Para maiores informaes consulte o Artigo 42 do Estatuto da UEB.

A - INGRESSO DO MEMBRO JUVENIL


O objetivo deste item orientar os Grupos Escoteiros sobre o processo de admisso de um novo jovem (idade entre 7 e 18 anos) de forma prtica e objetiva. Durante o texto ser indicado fonte da informao (em negrito) para que o responsvel pela Secretria do Grupo retire as suas dvidas. O processo apresentado uma sugesto elaborada de acordo com experincias de alguns Grupos Escoteiros.

PRIMEIRO CONTATO
Normalmente o jovem chega ao Grupo Escoteiro por uma das seguintes maneiras: com amigos, com os pais ou, no caso de adolescentes, sozinhos. A Regra 39 do POR diz que: nenhum jovem com menos de dezoito anos poder se inscrever no Grupo Escoteiro sem a participao dos pais. Portanto, o jovem deve ser esclarecido que o processo para iniciar a sua participao no Grupo Escoteiro s se realizar com o comparecimento na secretaria e a realizao da inscrio, feita pelos seus pais, tutores ou responsveis.

FAZENDO A INSCRIO
O jovem com os pais, tutores ou responsveis, comparecendo a Secretaria, receber as informaes bsicas sobre o funcionamento do Grupo Escoteiro. A partir deste momento poder acontecer duas situaes: No h vaga na Seo pretendida: o responsvel pela Secretaria ir preencher uma FICHA DE ESPERA, passando pelo processo descrito no Captulo 4 - Item B - Ficha de Espera. H vaga na Seo pretendida: o responsvel pela Secretaria dever observar o que diz a Regra 39 do POR. Os pais deveram receber todas as informaes referentes s taxas e a mensalidade do Grupo, preferencialmente em uma pasta chamada PASTA DE DOCUMENTOS PARA NOVOS ASSOCIADOS (Captulo 3 - Item F), que inclui os documentos que devem ser devidamente preenchidos, assinados e devolvidos para a Secretaria. Ateno: Para a segurana do Grupo, controle da Secretaria e respeito a normas vigentes, o jovem somente poder participar das atividades do Grupo a partir do momento em que devolva os documentos preenchidos e assinados, 15

CAPTULO 02
pague as taxas e o Grupo efetue o registro na Unio dos Escoteiros do Brasil. Alguns Grupos Escoteiros j tm antecipadamente programada uma Reunio com Pais recm inscritos, onde apresentado o Movimento Escoteiro, seu propsito, a estrutura do Grupo, o seu funcionamento, os direitos e deveres das famlias, etc. Comunique aos pais novos a data desta reunio e solicite a sua participao. APROVAO DA DIRETORIA DO GRUPO A admisso dos scios benecirios no Grupo Escoteiro se far exclusivamente por meio das inscries dos pais ou responsveis como Scios Contribuintes, ou seja, uma vez que os pais ou responsveis se inscrevem como scios, inscrevem o dependente como benecirio. Conforme a Regra 39 do POR a aprovao das liaes ao Grupo de competncia da Diretoria do Grupo. Quando algum solicita a inscrio, seu pedido deve ser submetido apreciao da Diretoria, ou do Diretor por ela designado (que, nesse caso, atua em nome da Diretoria, que assume as decises) no Regulamento do Grupo. TAXAS E MENSALIDADE Relacionamos abaixo as taxas a serem cobradas dos membros da UEB. Todas essas taxas so recebidas pelo Grupo Escoteiro que ca responsvel por repass-las, nos prazos previamente estipulados. Taxa de Registro: denida pela Unio dos Escoteiros do Brasil (UEB) Direo Nacional, e deve ser paga no ato de inscrio do jovem possibilitando a sua participao nas atividades do Grupo, devendo ser renovada anualmente (Contribuio Anual). Contribuio Regional (quando houver): denida pela Regio Escoteira do seu Estado e paga de acordo com denies estabelecidas na Assemblia Escoteira Regional. Cada Regio Escoteira tem a sua forma de administrar a sua Contribuio Regional, portanto necessrio entrar em contato para esclarecimentos. Nem todas as Regies Escoteiras tm Contribuio Regional. Mensalidade do Grupo Escoteiro: Ser denida na forma do regulamento ou estatuto do Grupo (pode ser denida pela Diretoria ou pela Assemblia) e dever levar em considerao as necessidades administrativas e materiais do Grupo e suas perspectivas de crescimento.
O Registro e a Contribuio Anual so denidos na Regra 33 do POR.

Algumas sugestes: Alguns Grupos Escoteiros, com o objetivo de facilitar a cobrana e o processo de registro do novo jovem, criaram uma taxa de inscrio nica que poder incluir: taxa de registro da UEB, leno, anel de leno, distintivos, camiseta e demais custos do grupo; No caso da Contribuio Regional, alguns grupos incluem o valor na Mensalidade do Grupo; Existem grupos que aumentam em alguns reais a Mensalidade do Grupo com o objetivo de garantir o pagamento da Contribuio Anual no primeiro prazo, conseguindo assim valores mais baixos (consulte Item C deste Captulo). ENCAMINHANDO PARA SEO Efetuada a inscrio dos pais ou responsveis, o jovem pode ser encaminhado para a Seo selecionada. feita a apresentao do jovem para o Chefe da Seo, que por sua vez o apresenta aos demais membros da Seo. Neste momento importante que o Chefe da Seo converse com os pais sobre o funcionamento da Seo e a data da prxima Reunio de Pais. CONTROLE DA SECRETARIA Aps todo o processo concludo e o jovem encaminhado para a Seo, o responsvel pela Secretaria dever realizar os seguintes procedimentos de controle interno: Efetuar o registro do jovem na UEB atravs do SISTEMA DE COLETA DE DADOS, conforme procedimentos descritos neste Captulo no Item - C. No caso de Utilizao da Ficha de Espera importante dar baixa nos controles existentes para este processo; Fazer etiqueta e montar a pasta do jovem, que dever ser mantida no arquivo da seo, conforme Captulo 3 item - D, deste manual; Passar as informaes do novo membro para o responsvel pela rea Financeira para cobrana da 16

CAPTULO 02
mensalidade; Separar e encaminhar a documentao conforme sugesto abaixo;

B - INGRESSO DO MEMBRO ADULTO


O ingresso do membro adulto se d como Associado do Grupo Escoteiro. Neste item buscamos orientar os Grupos Escoteiros sobre o processo de admisso de um novo membro adulto (idade a partir de 18 anos), como Escotista ou Dirigente, de forma prtica e objetiva. Durante o texto ser indicada a fonte da informao (em negrito) para que o responsvel tire as suas dvidas. A UEB possui uma Poltica Nacional de Gesto de Adultos que deve ser observada pelo Grupo Escoteiro durante o processo de captao do membro adulto. Esta poltica est descrita no Captulo 11 do POR e detalhada nas Diretrizes Nacionais para Gesto de Adultos venda nas Lojas Escoteiras. O processo apresentado uma sugesto elaborada de acordo com experincias de alguns Grupos Escoteiros. PRIMEIRO CONTATO O primeiro contato do adulto com o Movimento Escoteiro acontece normalmente: por intermdio de um amigo, por ser pai de um membro juvenil ou por estar interessado no Movimento Escoteiro. Uma vez identicado o adulto interessado em participar do Grupo Escoteiro, como Escotista ou Dirigente, ele dever ser encaminhado Diretoria, (ou Diretor responsvel - o grupo pode ter um Diretor de Recursos Humanos, por exemplo) que, em conversa com o adulto, dever observar o que diz a Regra 017 do POR. Regra 017 Escotistas e Dirigentes Todos os Escotistas e Dirigentes devem ser pessoas idneas, com mais de 18 anos de idade, que voluntariamente se disponham a servir juventude e comunidade, por acreditarem na eccia do Escotismo como instrumento de educao, sem visar qualquer forma de vantagens, diretas ou indiretas, ou de recompensa pecuniria. Na concluso desta conversa, dever ser informado ao adulto as tarefas inerentes funo e do apoio, em termos de formao e acompanhamento, que ele pode esperar por parte da instituio. INTEGRAO DO ADULTO AO GRUPO ESCOTEIRO Uma vez conrmado o interesse do adulto em participar do Movimento Escoteiro, a Diretoria deve aprovar, a participao do mesmo no Grupo Escoteiro observando os seguintes passos, conforme Captulo 2 das Diretrizes Nacionais de Gesto de Adultos: Participao do adulto em um Curso Informativo. A Diretoria do Grupo Escoteiro deve solicitar que o adulto participe do Curso Informativo. Este Curso pode ser organizado pelo Grupo Escoteiro. Observando o Captulo 2 - item 2.3 das Diretrizes Nacionais para Gesto de Adultos. Designao de um Assessor Pessoal de Formao. designado pela Diretoria do Grupo Escoteiro em comum acordo com o adulto. A funo do Assessor Pessoal auxiliar o adulto no processo de formao adequado ao pleno desempenho da funo que exerce ou cargo que ocupa. 17

CAPTULO 02

Estabelecimento de um Acordo Mtuo (Acordo de Trabalho Voluntrio). Qualquer adulto somente poder ser considerado vinculado UEB se tiver rmado um compromisso formal. No caso dos Escotistas e Dirigentes, este compromisso formalizado pela assinatura de um Acordo Mtuo. No Acordo Mtuo, sero denidos os termos, as condies e as obrigaes recprocas que disciplinaro o relacionamento entre Adulto, Grupo Escoteiro e Assessor Pessoal. Consulte o Captulo 4 Item - B deste Manual. Fazer Promessa e Registro na UEB. Para fazer o Registro na UEB o adulto dever comparecer a Secretaria para preencher e assinar os seguintes documentos, conforme Captulo 4 - Item A: a) Ficha de Individual; b) Ficha de Registro Individual junto a UEB. A Secretaria dever efetuar o registro do Adulto na UEB atravs do SISTEMA DE COLETA DE DADOS, que apresentado no Item C. Para a realizao da inscrio do membro adulto sero utilizados os mesmos prazos e valores da inscrio do membro juvenil. Nomeao para o exerccio da funo. Com relao aos Escotistas a Regra 036 do POR diz: Para maior eccia no cumprimento do Programa de Jovens, a diretoria do Grupo Escoteiro deve nomear seus escotistas, como conseqncia da assinatura do Acordo Mtuo, considerando as orientaes e regras deste POR e das Diretrizes Nacionais para a Gesto de Adultos. A nomeao do Escotista decidida pela Diretoria do Grupo Escoteiro. A para efetivar a nomeao a diretoria providencia a expedio do Certicado de Nomeao, vericando os procedimentos especcos das Regies Escoteiras. O Certicado ser assinado pelo Diretor Presidente do Grupo. A Diretoria deve manter um livro de registro das nomeaes. Incio do desempenho da funo. Passada todas as etapas acima o adulto est apto a desempenhar a funo ou cargo que ocupa. CONTROLE DA SECRETARIA Aps a concluso do processo, a secretaria dever fazer uma etiqueta e montar a pasta do adulto, que dever ser arquivada no Arquivo da Seo conforme Captulo 4 Item - C deste Manual. importante, tambm, informar a Diretoria da regularizao da inscrio do adulto na UEB. Normalmente a Secretaria precisar entrar em contato com um, ou com todos os Escotistas e Dirigentes do Grupo. Para facilitar esta comunicao a Secretaria dever criar uma lista (Relao da Chea) com o nome, telefone e e-mail (se possvel) de todos, mantendo-a atualizada. EXONERAO DE ADULTOS A exonerao (desobrigao, dispensa) do escotista ou dirigente nomeado ser feita pela mesma autoridade escoteira que o nomeou, ou por autoridade de nvel superior, conforme Regra 125 do POR. Ateno: No processo de exonerao do Escotista ou Dirigente importante solicitar a devoluo do Certicado de Nomeao, uma vez que este um documento ocial da UEB.

C - REGISTRO / RENOVAO / AFASTAMENTO / RETORNO


A Regra 33 do POR diz: A prtica do Escotismo no Brasil s permitida aos participantes da UEB que estiverem em pleno gozo desta condio e cumprindo rigorosamente com suas obrigaes, dentre elas estar com seu Registro Individual atualizado, inclusive quanto ao pagamento da respectiva Contribuio Anual. O Registro e a Renovao do Registro Anual so obrigatrios para todos os participantes do Movimento Escoteiro. 18

CAPTULO 02
Para que o jovem/adulto possa ser considerado participante do Movimento Escoteiro, ele precisa estar registrado na Unio dos Escoteiros do Brasil. No estar registrado signica estar praticando Escotismo ilegalmente, e neste caso, o jovem/adulto no poder participar de nenhuma atividade, tanto de sede, como externa. Conforme Estatuto da UEB, Artigo 36: Item VII - Compete Diretoria do Grupo registrar, tempestivamente, anualmente, o Grupo Escoteiro e todos os participantes juvenis e adultos do mesmo perante a Regio e a UEB, efetivando, inclusive, os registros complementares durante o ano. A efetivao do registro d direito ao jovem de receber o Listel Anual (distintivo a ser usado no uniforme) e gera a Credencial Escoteira (carto de identicao escoteira), que tem validade anual e vencimento em 30 de abril do ano seguinte. SISTEMA DE COLETA DE DADOS O Sistema de Coleta de Dados da UEB um programa desenvolvido para realizar o registro dos novos membros do Movimento Escoteiro, sendo tambm utilizado para renovar o Registro Anual e atualizar as informaes cadastrais. Este programa est disponvel no site da UEB, atravs do link Registro, juntamente com o Manual de Registro Coleta de Dados. O manual foi criado para esclarecer todas as dvidas sobre a utilizao do Sistema de Coleta de Dados. O Escritrio Nacional dispe de um setor exclusivo para processar os registros e esclarecer as dvidas dos usurios do Sistema. A cada incio de ano o Sistema de Coleta de Dados e o Manual de Registro Coleta de Dados so atualizados e disponibilizados no site da UEB. REGISTRO (Incluso) Conforme itens A e B deste Captulo, aps os procedimentos de inscrio no Grupo Escoteiro a Secretaria dever efetuar o Registro do novo membro, jovem ou adulto, do Grupo Escoteiro atravs do Sistema de Coleta de Dados da UEB (Item C). O Registro poder ser efetuado em qualquer data do ano corrente, sendo que sua validade at o dia 30 de abril do ano posterior ao ano que foi efetuado. O valor do registro denido, anualmente, em Resoluo da UEB e o seu valor depende da data em que realizado. importante a Secretaria observar os prazos e valores contidos no Manual de Registro de Coleta de Dados. RENOVAO DO REGISTRO ANUAL Anualmente, feita a Renovao do Registro (Contribuio Anual) dos participantes do Movimento Escoteiro inscritos no Sistema de Coleta de Dados. A Renovao do Registro Anual dever ser efetuada at o dia 30 de Abril. Aps esta data o Grupo poder efetuar a renovao, porm o jovem/adulto ser considerado no-participante, at a data em que renovar seu registro. O valor da renovao denido, anualmente, em Resoluo da UEB e depende da data em que realizado. A Secretaria do Grupo Escoteiro dever observar os seguintes pontos: Quanto antes for realizado a Renovao do Registro Anual, menor o valor a ser pago. Durante o ano, os valores da Renovao aumentam e os valores do Registro (Incluso) diminuem; A partir de novembro j estar disponvel, no site da UEB, a Resoluo que dene os valores para Registro e Renovao do Registro Anual do prximo ano; A partir do dia 01 de Dezembro j possvel fazer as renovaes do prximo ano; Na mesma data (01/12) o Sistema de Coleta de Dados j estar disponvel e atualizado no site da UEB; Nos ltimos anos, a UEB tem realizado sorteio de brindes entre os membros que efetuam o Registro Anual; A UEB envia at o nal de Outubro, via Correio, o Manual de Registro atualizado para todos os Grupos Escoteiros. AFASTAMENTO / DESLIGAMENTO O Sistema de Coleta de Dados trata como membro desligado do Movimento Escoteiro, aquele que no efetuar sua Renovao do Registro Anual at a data de 30 de abril. Consulte os itens REGISTRO e RENOVAO acima. 19

CAPTULO 02
Portanto, no necessrio comunicar o desligamento de um membro do Grupo Escoteiro, salvo em caso de medida disciplinar. Nos demais casos, simplesmente no dever ser efetuada a Renovao do Registro Anual. Tanto o afastamento, como o desligamento, deve ser tratado como um procedimento interno do Grupo Escoteiro. Abaixo sugerimos alguns procedimentos para evitar despesas desnecessrias. No caso de Dirigente dever ser observado o constante do Captulo 62 do Estatuto da UEB. O Afastamento temporrio, o jovem/adulto solicita um determinado perodo de tempo em que deixar de participar das atividades do Grupo. Este perodo no dever ser superior a 1 ano. O Grupo Escoteiro dever denir os prazos e procedimentos administrativos a serem executados pela Secretaria, e se o jovem continua a pagar, ou no, a mensalidade do Grupo. O Desligamento denitivo, quando o jovem/adulto solicita a sada do Movimento Escoteiro ou deixa de participar das atividades. Se o participante solicitar formalmente o desligamento, a Secretaria dever realizar os seguintes procedimentos: - Informar a Diretoria Financeira sobre o desligamento; - Solicitar a devoluo da Ficha de Registro Individual e da Ficha Mdica para o Chefe da Seo; - Retirar do Arquivo da Seo a pasta do jovem/adulto desligado; - Arquivar no arquivo de membros desligados (conforme Captulo 4 - item C deste manual). No caso do jovem no comunicar o desligamento e simplesmente deixar de participar das atividades, a Secretaria dever conrmar o desligamento com seus Pais, ouvir o Chefe da Seo e realizar os procedimentos descritos acima. O eciente controle por parte da Secretaria evitar despesas desnecessrias para o Grupo Escoteiro principalmente com renovao, contribuio regional quando houver, envio de bloqueto de cobrana da mensalidade, etc. A Secretaria dever estar informada sobre os participantes afastados para proceder aos controles necessrios, principalmente, quando os participantes no retornam s atividades aps o perodo de afastamento solicitado ou simplesmente deixam de participar das atividades. O registro no Movimento Escoteiro individual, sendo assim, o Sistema de Coleta de Dados no permite trocas ou utilizao, de registro de membro desligado, para outro membro. RETORNO O Retorno para aquele participante que deixou de ser registrado durante um ou mais anos e volta a participar do Movimento Escoteiro. Optar por realizar o Registro como Retorno permite, somente, manter no Sistema de Coleta de Dados o ano de ingresso e o nmero de registro igual ao do Primeiro Registro. Todos os procedimentos e o valor do Registro como Retorno devem ser tratados como uma nova incluso, inclusive com relao a valores.

D - CURSOS DE FORMAO DE ADULTOS


Compete Diretoria do Grupo Escoteiro propiciar a capacitao dos Escotistas e Dirigentes do Grupo (consulte o Artigo 36, item VIII do Estatuto da UEB). Todo o processo de capacitao (formao) do adulto no Movimento Escoteiro est detalhado nas Diretrizes Nacionais para Gesto de Adultos venda nas Lojas Escoteiras. Abaixo apresentamos um pequeno resumo para conhecimento preliminar. A Regra 126 do POR diz: Todo adulto que venha desempenhar cargo ou funo, como escotista ou como dirigente, tem o direito e o dever de se aperfeioar....... A UEB oferecer cursos e eventos para atender a essa necessidade de formao dos adultos que dela participam... Os cursos de formao sero oferecidos pelas Direes Regionais da UEB, que denem o calendrio, a programao e os valores a serem pagos pelos participantes. O esquema de formao estabelecido pela UEB abrange trs linhas de formao: Escotista Dirigente Institucional 20

CAPTULO 02
Dirigente de Formao Para cada linha de formao existem 3 nveis: Nvel Preliminar - obrigatrio para todos que pretendem ocupar cargos ou desempenhar funes no Grupo. destinado a maiores de 18 anos, com registro na UEB, com Promessa e Acordo Mtuo em vigor. Nvel Bsico - Aberto aos adultos que tenham concludo o Nvel Preliminar e estejam com o Registro na UEB atualizado. Nvel Avanado - Aberto aos adultos que tenham concludo o Nvel Bsico e estejam com o Registro na UEB atualizado.

E - DIRETORIA E COMISSO FISCAL (DIRIGENTES)


Diz o Artigo 35 do Estatuto da UEB: A Diretoria do Grupo o rgo executivo do Grupo Escoteiro, com mandato de dois anos. composta por, no mnimo, trs membros, eleitos pela Assemblia de Grupo sendo um deles o Diretor Presidente, que coordena, dirige e representa o Grupo. O Artigo 37 do Estatuto da UEB diz: A Comisso Fiscal de Grupo o rgo de scalizao e orientao da gesto patrimonial e nanceira do Grupo Escoteiro, composta por trs membros titulares, sendo um eleito, por eles prprios, seu Presidente, e por at trs suplentes, .... Portanto, o Estatuto da UEB determina que o Grupo Escoteiro ter no mnimo 6 Dirigentes, 3 Diretores e 3 Membros da Comisso Fiscal, sendo que todos devero ser eleitos pela Assemblia de Grupo. A Diretoria pode vir a ser integrada por outros membros nomeados, com atribuies xadas pela prpria Diretoria do Grupo ou denidas no Estatuto ou Regulamento do Grupo Escoteiro, que tambm poder conter as atribuies e o nmero de Diretores eleitos, respeitando o mnimo pelo Artigo 37 do Estatuto da UEB. importante lembrar que conforme a Regra 122 do POR - So dirigentes todos aqueles que, possuindo capacitao pr-estabelecida para o m que se propem, foram eleitos ou nomeados para cargo ou funo.... Para maiores esclarecimentos consulte os Artigos 35, 36 e 37 do Estatuto da UEB. Como sugesto, os Grupos Escoteiros podero considerar as seguintes reas de trabalho da Diretoria de Grupo: rea Administrativa - Estrutura e manuteno da sede, rea Jurdica, Secretaria, Almoxarifado e Patrimnio. rea Financeira - Tesouraria, Contabilidade e Projetos Financeiros. rea de Recursos Humanos - Captao, Formao, Avaliao, Condecorao e Treinamento de adultos. rea de Programa - Programa do grupo, Planejamento das sees e do grupo, Programao das sees e Condecorao de jovens. rea Social - Cantina, Eventos, Relacionamento com a comunidade e Comisso de Pais.

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CAPTULO 02

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CAPTULO 03

ADMINISTRAO FINANCEIRA

Item A Item B Item C Item D Item E Item F Item G

- As Fontes de Receita........................................................... 25 - As Despesas........................................................................ 25 - Previso Oramentria Anual............................................. 26 - Projetos Financeiros............................................................ 26 - Movimentao Financeira................................................... 27 - Livro Caixa........................................................................... 27 - Cobrana............................................................................. 27

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CAPTULO 03

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CAPTULO 03 ADMINISTRAO FINANCEIRA


O planejamento, orientao e execuo das atividades nanceiras so de competncia da Diretoria do Grupo. Isto signica que dentre as responsabilidades da Diretoria, destacam-se: Elaborar e aprovar a Previso Oramentria Anual para o exerccio, prevendo os valores e fontes de recursos, bem como sua destinao. Administrar os valores recebidos, seja na forma de mensalidades, taxas, doaes, subvenes ou campanhas nanceiras. Autorizar e efetuar os pagamentos das obrigaes, registrando-os e arquivando os recibos, notas e cupons scais ou outros comprovantes da despesa. Manter o controle das receitas e despesas registradas, encaminhando ao Prossional Contbil toda a documentao necessria elaborao dos Balancetes Mensais, do Balano Patrimonial e da Demonstrao do Resultado do Exerccio. Encaminhar os Balancetes, o Balano e a Demonstrao do Resultado para apreciao da Comisso Fiscal do Grupo que far a emisso de parecer, aps, apresent-lo na Reunio Ordinria da Assemblia do Grupo para aprovao. Encaminhar o Balano e a Demonstrao do Resultado para a Diretoria Regional.

A - AS FONTES DE RECEITA As receitas auferidas pelo Grupo Escoteiro, normalmente, so: MENSALIDADES ou ANUIDADES cobradas dos scios contribuintes do Grupo, que so os pais e/ou responsveis dos membros juvenis, os antigos escoteiros, os membros dos Clubes da Flor de Lis e as pessoas e entidades admitidas pela Diretoria e que concorram com mensalidades ou anuidades. TAXAS estabelecidas pelo Grupo Escoteiro, para cobrir custos especcos tais como eventos do Grupo e atividades das Sees. DOAES e SUBVENES recebidas pelo Grupo Escoteiro de Empresas, rgos Pblicos, Entidades e/ou outras, ou de pessoas fsicas. CAMPANHAS FINANCEIRAS organizadas pelo Grupo, na sua cidade, com o trabalho de adultos, tais como: coleta e venda de garrafas, montagem de barracas para venda de bebidas e/ou alimentos em festas, etc. Deve-se vericar na Regio Escoteira as regras estabelecidas quanto ao porte e execuo dessas atividades. RECEITAS FINANCEIRAS sobre aplicao de recursos do Grupo Escoteiro, tal como a poupana. RECEITA DE LOJA ESCOTEIRA, proveniente da revenda, para os membros do Grupo Escoteiro, de artigos ociais da UEB como distintivos, livros, camisetas, alm de outros utenslios e equipamentos. RECEITA DE CANTINA ESCOTEIRA, proveniente da venda de lanches, salgados, doces e bebidas na sede do Grupo Escoteiro.

B - AS DESPESAS imprescindvel denir contas para grupos de despesas. Essas contas identicaro claramente a destinao dos recursos do Grupo Escoteiro. Normalmente as contas de despesa de um Grupo so: REGISTRO ANUAL dos seus membros, pagos para a Direo Nacional e para a Direo Regional. DESPESAS COM MANUTENO DA SEDE, que identicam os gastos com a conservao e melhoramentos das instalaes do Grupo Escoteiro. DESPESAS ADMINISTRATIVAS, que identicam os gastos necessrios manuteno das atividades administrativas do Grupo, como aquisio de material de escritrio, despesas com fotocpias, aquisio de chas e formulrios, 25

CAPTULO 03
despesas com gua, luz e telecomunicaes, entre outras. DESPESAS COM PROGRAMA / MATERIAIS PARA ATIVIDADES, que identicam os gastos com material de consumo utilizado pelas Sees, tais como sisal, cabos, papel laminado, tinta, etc. DESPESAS COM EQUIPAMENTOS, que identicam os gastos com equipamentos utilizados pelas Sees, como faces, machadinhas, barracas, jogos de panela, fogareiros, lampies, etc. DESPESAS COM ATIVIDADES, que identicam os gastos com o desenvolvimento ou participao em eventos, sejam promovidos pelas Sees ou a nvel Regional ou Nacional, com Acampamentos, Acantonamentos, Excurses, etc. DESPESAS COM FORMAO, que identicam os gastos com pagamento de taxas e a participao de Escotistas e Dirigentes em Cursos de Formao promovidos pela UEB. DESPESAS COM PESSOAL e OBRIGAES SOCIAIS E TRABALHISTAS, que identicam (no caso de existir) os gastos com salrios de funcionrios e as obrigaes sociais e trabalhistas decorrentes da existncia do(s) vnculo(s) empregatcio(s), tais como Previdncia Social, FGTS, Contribuies Sindicais, Frias e 13 Salrio, entre outras. DESPESAS COM MATERIAL PARA LOJA ESCOTEIRA, que identicam os gastos com a compra de distintivos, literatura e outros equipamentos revendidos na Loja do Grupo Escoteiro. DESPESAS COM CANTINA ESCOTEIRA, que identicam os gastos com a compra de bebidas, alimentos e ingredientes para o preparo dos lanches a serem vendidos na sede do Grupo. DESPESAS COM HONORRIOS PROFISSIONAIS, que identicam os valores pagos como honorrios para prossionais liberais, como o Contador. DESPESAS COM SEGUROS, que identicam os valores pagos relativos a seguros diversos, de bens ou pessoas. IMPOSTOS e TAXAS, que identicam os valores pagos a ttulo de obrigaes tributrias. OUTRAS DESPESAS, que identicam outros gastos que no se enquadram nas contas anteriores.

C - PREVISO ORAMENTRIA ANUAL


A Diretoria Financeira dever anualmente elaborar a Previso Oramentria, que dever ser apreciada e aprovada em reunio de Diretoria. Este documento dever ser cumprido por toda a Diretoria do Grupo, cabendo Diretoria Financeira controlar a evoluo das receitas e das despesas e orientar os demais diretores para que todas as movimentaes nanceiras no extrapolem os valores previstos. Ocorrendo imprevistos, a previso poder ser revista e alterada a qualquer tempo, sempre em reunio de diretoria. No Captulo 10 - Item P disponibilizamos um exemplo de Previso Financeira.

D - PROJETOS FINANCEIROS Os Projetos Financeiros desenvolvidos pelo Grupo Escoteiro so regulamentados pela Resoluo 012/2001 do Conselho de Administrao Nacional (CAN). Para consultar esta resoluo entre no site da UEB (www.escoteiros.org. br), acesse Conselho de Administrao Nacional e depois Resolues Vigentes. O termo Projeto Financeiro usado para qualquer projeto de natureza nanceira que vise a captao de recursos nanceiros junto a fontes externas a UEB. Consideram-se projetos nanceiros as campanhas nanceiras, parcerias, patrocnios, doaes ou quaisquer formas de subveno e auxlio nanceiro. Os Projetos Financeiros podem ser do Grupo, como um todo, das Sees ou da Diretoria. 26

CAPTULO 03
Resumidamente e de acordo com a Resoluo 012/2001, na realizao de projetos nanceiros a Diretoria do Grupo Escoteiro deve: - Respeitar sua jurisdio; - Solicitar valores compatveis com o porte da entidade a quem est sendo apresentada solicitao; - Estar apta a prestar contas, de maneira transparente, a diretoria de nvel superior; O Grupo Escoteiro que pretende realizar Projeto Financeiro que envolva valor superior a 500 vezes a contribuio anual, deve fazer comunicao prvia Diretoria Regional a que estiver subordinada.

E - MOVIMENTAO FINANCEIRA
indispensvel que o Grupo Escoteiro, como pessoa jurdica, possua conta bancria e, por questes de segurana, trabalhe com o mnimo de dinheiro em caixa. Cada banco possui regras prprias para a abertura da conta, estando sujeito s normas do Banco Central. Com a conta bancria, o Grupo poder tambm utilizar tales de cheque para o pagamento das despesas. Os cheques e documentos onerosos devero ser assinados por pelo menos dois membros da Diretoria conjuntamente, conforme determina o Artigo 55 do Estatuto da UEB. As demais regras quanto aos Diretores que podero assinar tais documentos devero ser determinadas no Estatuto do Grupo Escoteiro. interessante que o Diretor Financeiro mantenha a guarda do talo de cheques e os assine junto com o Diretor Presidente. A movimentao da conta bancria, bem como a guarda e o encaminhamento de toda a documentao contbil (comprovantes de depsitos, extratos e boletos bancrios, cpias de cheques) ao Contador de responsabilidade da Diretoria, podendo designar um diretor para isso. Quando ocorrer a emisso de um cheque, importante que, alm de guardar o canhoto, faa-se uma cpia do cheque (nas livrarias/papelarias encontra-se venda blocos de cpia de cheque), anexando a ela o comprovante da(s) despesa(s) paga(s).

F - LIVRO CAIXA No livro Caixa deve ser registrada toda a movimentao nanceira do Grupo Escoteiro, ou seja, as entradas e sadas de recursos. Todos os documentos comprobatrios dessa movimentao devem ser devidamente arquivados e car disposio da Receita Federal, do INSS, da Comisso Fiscal e da Assemblia de Grupo pelo perodo exigido em Lei. Na Contabilidade so aceitos como documentos comprobatrios de despesas as notas scais e os cupons scais, emitidos por pessoas jurdicas, e os recibos, emitidos por pessoas fsicas. importante que os integrantes do Grupo Escoteiro estejam atentos ao efetuarem compras ou pagarem por um servio prestado; em alguns casos, a empresa emissora da nota ou do cupom scal, ou a pessoa fsica emissora do recibo, ao vender um produto ou prestar um servio, emite apenas uma ordem de servio, um pedido de venda ou outro documento sem valor scal/contbil. As receitas podero ser comprovadas mediante emisso de recibo pelo Grupo Escoteiro. interessante que os recibos sejam feitos em trs vias, de modo que: a primeira via que com a pessoa fsica/jurdica que efetuou o pagamento ao Grupo Escoteiro, a segunda via que no controle de recebimentos da Diretoria Financeira/Contabilidade e a terceira via (ou canhoto) permanea no bloco de recibos. O Livro Caixa servir de base para a elaborao dos balancetes mensais, do balano patrimonial (anual) e da demonstrao do resultado do exerccio, documentos que, apreciados e aprovados pela Comisso Fiscal, devero ser apresentados e aprovados em Assemblia Geral Ordinria.

G - COBRANA
Este item exige especial ateno da Diretoria. A mensalidade a principal fonte de recursos nanceiros do Grupo. atravs da cobrana destas mensalidades, conforme Captulo 3 - Item A, que o Grupo consegue realizar o que foi estabelecido na Previso Oramentria Anual. A Diretoria Financeira junto com a Secretaria do Grupo dever denir formas de controle, formas de pagamento, formas de atuao quando da inadimplncia de scios e penalidades, sempre respeitando o que diz o Estatuto e/ou o Regulamento do Grupo e observando as restries impostas pela Lei n 8069 de 13 de julho de 1990 - o Estatuto da Criana e do Adolescente. O Grupo Escoteiro poder efetuar as cobranas das mensalidades e anuidades por meio de emisso de boleto 27

CAPTULO 03
bancrio ou de carns a serem pagos na prpria sede do Grupo. Em atividades especcas, eventuais, cujas taxas de inscrio no demandam emisso de boleto ou carn, os recebimentos podero ser feitos e comprovados mediante a simples emisso de recibo.

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CAPTULO 04

ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS

Item A Item B Item C Item D Item E Item F Item G

Fichas................................................................................. 31 Acordo Mtuo................................................................... 32 Arquivos e Relaes........................................................... 32 Certicados e Distintivos................................................... 33 Grupo Padro..................................................................... 34 Pasta de Documentos para Novos Associados................... 35 Informativo Bem-vindo ao Grupo Escoteiro...................... 35

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CAPTULO 04

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CAPTULO 04
ADMINISTRAO DE DOCUMENTOS Conforme Captulo 02 - item E, a Diretoria Administrativa dever organizar o funcionamento da Secretaria do Grupo Escoteiro. Neste captulo buscamos orientar e esclarecer aspectos importantes no processo de formao e operacionalizao da Secretaria, respeitando, sempre, a maneira de trabalhar de cada um. Disponibilizaremos exemplos ao nal de cada item, deste captulo, para facilitar a compreenso e a rpida utilizao por parte dos Grupos. Lembrando, que os Grupos podem desenvolver os seus materiais de acordo com a sua necessidade.

A - FICHAS
FICHA INDIVIDUAL Tambm conhecida como Ficha Modelo120 ou Modelo 121 contm os dados pessoais e o registro de toda a vida escoteira dos jovens (120) e dos adultos (121) como: data de Promessa, datas de passagens, acompanhamento da progresso, especialidades, distintivos especiais e condecoraes. No caso do jovem, dever ser preenchida, guardada e atualizada pelo Escotista responsvel pela Seo. um documento utilizado pela Chea da Seo e transferida quando da passagem do jovem para outra Seo. Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item A. FICHA MDICA Nesta cha so registradas as principais informaes mdicas do jovem, especialmente tratamentos mdicos em andamento, doenas, alergias, limitaes ao uso de medicamentos, plano de sade, restries a atividades e outras informaes teis. A responsabilidade pela atualizao e guarda do Escotista da Seo onde o jovem se encontra. Sempre quando for realizada atividade fora da sede (Captulo 6 - Item C), o Escotista dever levar todas as Fichas Mdicas da sua Seo. Em alguns Grupos a Ficha Mdica um item da Ficha Individual. Esta cha um documento utilizado pela Chea da Seo. Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item B. FICHA DE REGISTRO INDIVIDUAL JUNTO A UEB Ficha usada para o preenchimento/atualizao dos dados com objetivo de Registro/Renovao do jovem/adulto na UEB. Devendo ser preenchida pelos pais e suas informaes transferidas para o SISTEMA DE COLETA DE DADOS (Captulo 2 - Item D). A assinatura do Pai/Responsvel na Ficha de Registro individual obrigatria, uma vez que d garantias legais aos procedimentos de Registro. Aps a transferncia das informaes para o Sistema de Coleta de Dados, a cha poder ser arquivada na Pasta do Jovem no Arquivo da Seo, conforme Captulo 4 item C. No incio do ano alguns Grupos encaminham para todas as Sees uma cpia (xerox) da Ficha Individual preenchida com informaes do ano anterior, para que todos os membros do Grupo possam atualizar os seus dados, facilitando a Renovao do Registro do jovem/adulto na UEB. Atravs do programa do Sistema de Coleta de Dados, possvel imprimir uma Ficha de Registro Individual em branco para o preenchimento das informaes de novos jovens/adultos. No Programa de Coleta de Dados acesse o menu Relatrios, depois Associados e nalmente Ficha Individual em Branco. Ateno: Esta cha serve somente para recolher dados e a assinatura do responsvel, e deve ser arquivada no Grupo. Ao Escritrio Nacional os dados devem ser enviados somente pelo Sistema Coleta de Dados. Esta cha um documento de responsabilidade da Secretaria. Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item C. FICHA DE INSCRIO DE SCIOS Ficha com os dados dos pais, responsveis ou tutores do jovem participante do Grupo Escoteiro. Dever ser preenchida e devolvida conforme Item F. Normalmente esta cha arquivada na Pasta do Jovem no Arquivo por Seo (Item - C). Contudo alguns Grupos com objetivo de facilitar a consulta como prosses dos pais, empresa aonde o pai trabalha, etc., arquivam estas chas 31

CAPTULO 04
separadamente, conforme a necessidade, por ordem alfabtica (dos lhos), ou por prosso, ou por seo, etc. No caso de pais com mais de um lho no Grupo aconselhvel tirar uma cpia da cha e colocar uma em cada pasta. Esta cha um documento de responsabilidade da Secretaria. Um exemplo disponibilizado no Captulo 10 - Item D. FICHA DE ESPERA Ficha a ser preenchida quando o Grupo Escoteiro no dispem de vaga imediata na Seo. Para sua perfeita utilizao o Grupo Escoteiro dever criar uma forma de controle destas chas, assim, surgindo uma vaga na Seo, ser respeitada a ordem cronolgica de preenchimento. O mais aconselhvel que este controle seja feito atravs de um livro (Controle de Ficha de Espera) onde possvel anotar todas as chas em ordem de data de preenchimento e posteriormente realizar a sua baixa. No verso dever ser anotado um histrico dos acontecimentos relativos ao jovem interessado. aconselhvel, tambm, anotar no verso, como ltimo item, o ms e a seo em que o jovem est ingressando, arquivando a Ficha de Espera na Pasta Individual do Jovem. Esta cha de uso exclusivo da Secretaria. Um exemplo disponibilizado no Captulo 9 Item E.

B - ACORDO MTUO (Acordo de Trabalho Voluntrio)


Diz a Lei Federal n 9.608 de 18 de Fevereiro de 1998. Art. 1 Considera-se servio voluntrio, para ns desta Lei, a atividade no remunerada, prestada por pessoa fsica a entidade pblica de qualquer natureza, ou a instituio privada de ns no lucrativos, que tenha objetivos cvicos, culturais, educacionais, cientcos, recreativos ou de assistncia social, inclusive mutualidade. Pargrafo nico. O servio voluntrio no gera vnculo empregatcio, nem obrigao de natureza trabalhista previdenciria ou am. Art. 2 O servio voluntrio ser exercido mediante a celebrao de termo de adeso entre a entidade, pblica ou privada, e o prestador do servio voluntrio, dele devendo constar o objeto e as condies de seu exerccio. Com a entrada em vigor da lei acima, os Grupos Escoteiros, que so instituies privadas sem ns no lucrativos, so obrigados a celebrar um termo de adeso (Acordo Mtuo) entre a entidade (Grupo Escoteiro) e o prestador de servio voluntrio (escotista ou dirigente). Os elementos essenciais do Acordo Mtuo so: - O cargo especco que o adulto desempenhar. - O perodo de exerccio do cargo. Recomenda-se o prazo de 6 meses a 1 ano, ou que, coincida com o nal do ano em curso. - As condies bsicas em que sero desempenhadas e as tarefas do cargo: metas para o perodo, pessoa a quem se reportar, adultos que dependem do seu desempenho e o tempo estimado de dedicao. - As diferentes aes de apoio na tarefa que a pessoa receber, ou ter sua disposio, durante o desempenho do cargo. - Os mtodos de avaliao que sero utilizados e os momentos em que ocorrero as avaliaes. - As condies a serem observadas para a renovao no cargo, a recolocao ou afastamento. Algumas Regies Escoteiras exigem dos Escotistas e dos Dirigentes, uma cpia do Acordo de Trabalho Voluntrio para fazer a inscrio em cursos. Um modelo disponibilizado no Captulo 10 - Item F.

C - ARQUIVOS E RELAES
Com o objetivo de ajudar na organizao da secretaria e, ao mesmo tempo, respeitando a forma de trabalhar de cada Grupo, sugerimos abaixo uma maneira de organizar a documentao utilizada pela mesma. ARQUIVOS Dentro das possibilidades de cada Grupo, sugerimos: 32

CAPTULO 04
Arquivo por Seo - com uma pasta para cada jovem/adulto, por Seo e em ordem alfabtica; Arquivo de Cadastrados de Pais - para as secretarias que optarem por um arquivo separado (consulte item 3.B Ficha de Inscrio de Scio); Arquivo Material de Expediente - com pastas para guardar separadamente os diversos formulrios e os materiais da secretaria; Arquivo Material de Escotismo - com pastas para guardar separadamente os distintivos, certicados, etc; Arquivo Membros Desligados (ex-membros) - em ordem alfabtica, para controle por um perodo determinado (Ex. 02 anos); Arquivo Morto - para separar a pasta dos membros desligados por perodo superar ao determinado; Arquivo Ata e Reunies - com todas as atas e relatrios das Reunies da Diretoria. RELAES Em diversos momentos a Secretaria precisar confeccionar relaes para informar a situao atual do Grupo. Abaixo antecipamos algumas relaes que podero ser teis no sentido de organizar as informaes do seu Grupo Escoteiro. A maioria ser de grande utilidade para a elaborao do Relatrio do Grupo Padro, e tambm, facilitar o Plano de Grupo conforme Captulo 8 - Item B. A confeco destas relaes deve respeitar a forma de trabalho de cada Secretaria. Relao de Novos Membros: registro anual da entrada de novos jovens/adultos no grupo; Relao de Afastados: registro anual da sadas de jovens/adultos do grupo; Relao de Distintivos Especiais entregues: registro anual das entregas de distintivos especiais (Item 3.E ) para jovens do grupo; Relao de Controle de Cursos; registro anual dos cursos realizados pelos Escotistas do Grupo; Relao de Chea com Cursos, Certicados e Medalhas: acompanhamento da formao pessoal de cada Escotista do Grupo; Relao da Chea: com endereo, telefone, e-mail, etc. conforme Captulo 1 Item C. CONTROLES Controle de Estoque de Material de Expediente: acompanhamento da utilizao dos materiais da secretaria; Controle de Estoque de Material de Escotismo: acompanhamento da utilizao dos distintivos, certicados, lenos de grupo, camisetas de grupo, etc; Controle de Nmeros de Ofcios do Grupo: acompanhamento da numerao utilizao pelo grupo para ofcios; ARQUIVO DE FOTOS O registro fotogrco da vida do Grupo Escoteiro importante, no s para mostrar a histria do Grupo, como tambm, para comprovar a realizao de atividades para o Grupo Padro. importante reservar um espao nos arquivos do Grupo para guardar estas fotos. A boa organizao vai facilitar o preenchimento do relatrio anual para o Grupo Padro. Se o Grupo optar por arquivar estes registros fotogrcos em meio digital, importante fazer periodicamente um Backup (cpia) em um CD ou DVD.

D - CERTIFICADOS E DISTINTIVOS
O Certicado um documento usado como comprovante das progresses e participaes de todos os membros do Movimento Escoteiro. Eles podem ser: da promessa, de anos de atividades, de especialidades, de graduao, de progresso e de participao em eventos. Os Certicados podem ser comprados nas Lojas Escoteiras. Normalmente os certicados em branco so guardados na Secretaria. O Chefe da Seo solicita o certicado que confeccionado pela Secretria, o responsvel da Secretaria registra em um controle prprio e envia ao Diretor responsvel, que dever assinar e entregar ao Escotista solicitante. As datas registradas nestes certicados devem ser transcritas para a Ficha Individual (Item A). Distintivo um emblema a ser utilizado, no uniforme/traje escoteiro, como comprovante das progresses e participaes de todos os membros do Movimento Escoteiro. Eles podem ser: de promessa, de anos de atividades, de especialidades, de graduao, de progresso pessoal e de participao em eventos. A Loja Nacional e as Lojas Escoteiras Regionais vendem os Distintivos abaixo listados, porm somente algumas lojas 33

CAPTULO 04
possuem Certicados. Segue relao de certicados e distintivos mais usados pelo Grupo: Certicado e Distintivo de Promessa - Entregue durante a realizao da Promessa dos membros juvenis ou adultos. Certicado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo. Distintivo - Fornecido pelas Lojas. Certicado e Distintivo de Progresso Pessoal - Entregue ao jovem quando alcana as progresses conforme Regra 156 do POR. Certicado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo. Distintivo - Fornecido pelas Lojas. Certicado e Distintivos de Graduao - Entregue ao jovem de acordo com a nomeao realizada em sua Seo, conforme Regra 159 do POR. Certicado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo. Distintivo - Fornecido pelas Lojas. Certicado e Distintivo de Ano(s) de Atividade(s) - Entregue ao jovem/adulto que completa 1 ou mais anos de atividade escoteira, conforme Regra 153 do POR. Certicado - Fornecido pelas Lojas ou confeccionado pelo Grupo. Distintivo - Fornecido pelas Lojas. Certicados e Distintivos Especiais - Entregue ao jovem quando alcana o mais alto grau de progresso em seu Ramo, conforme Regra 157 do POR. Certicado - Fornecido pelo Escritrio Nacional da UEB. Distintivo - Fornecido pelo Escritrio Nacional da UEB. De acordo com o POR a Diretoria do Grupo pode aprovar os seguintes Distintivos: Distintivo de Especialidades (Regra 154), Insgnia Mundial de Conservacionismo (Regra 155) e Distintivos de Progresso Pessoal (Regra 156). Para os demais distintivos dever ser consultado o Captulo 15 do POR. O POR no Captulo 15 - Dos Distintivos Escoteiros, relaciona e explica a utilizao de todos os distintivos, para jovem e adulto, utilizados por Grupos Escoteiros associados Unio dos Escoteiros do Brasil.
No Captulo 10 - Item G disponibilizamos diversos exemplos de certicados para que os Grupos confeccionem os seus.

E - GRUPO PADRO
INTRODUO O Grupo Padro um prmio de reconhecimento anual para os Grupos Escoteiros que atingem um bom nvel de desenvolvimento nas reas de Crescimento de Efetivo, Formao de Adultos e Participao Comunitria. Anualmente a UEB disponibiliza, atravs do seu site, todas as informaes necessrias para que todos os Grupos Escoteiros participem. A participao voluntria e, de acordo com a pontuao alcanada, os Grupos sero classicados em um dos 3 nveis: Grupo Padro Ouro, Grupo Padro Prata e Grupo Padro Bronze. OBJETIVOS O Grupo Padro no uma competio entre Grupos, em nenhum momento os Grupos sero comparados ou classicados entre si, o objetivo a superao de cada Grupo em relao a si mesmo. A participao continuada permitir o uso das informaes como ferramenta de desenvolvimento de gesto do Grupo Escoteiro, possibilitando uma anlise dos pontos fracos e o estabelecimento de metas para o desenvolvimento quantitativo e qualitativo do Grupo. PARTICIPAO Normalmente, no ms de novembro, a UEB, atravs do site www.escoteiros.org.br , disponibiliza todas as informaes sobre o Grupo Padro. A Resoluo da UEB dene itens avaliados, pontuao para cada item, pontuao para classicao, prazos e outras informaes. Para participar basta preencher, anualmente, o formulrio de inscrio disponvel no site da UEB, anexar os documentos e relatrios exigidos e enviar dentro do prazo para o Escritrio Nacional da Unio dos Escoteiros do Brasil em Curitiba. 34

CAPTULO 04
PLANEJAMENTO Para alcanar os objetivos propostos pelo Grupo Padro, o planejamento realizado pelo Grupo Escoteiro fundamental para alcanar bons resultados. Sugerimos uma analise dos itens avaliados, procurando vericar quais itens o Grupo Escoteiro no est cumprindo e, a partir da, fazer um planejamento para alcanar estes objetivos. A organizao prvia da documentao do Grupo Escoteiro importante para facilitar o preenchimento e o envio de relatrios. Basicamente podemos dividir esta documentao em quatro tipos: Participao Comunitria - Relatrio de Atividades e fotos Documentos Administrativos - Estatuto, CNPJ, Certides, etc. Formao de Adultos - Relatrio e Certicados Controle do Efetivo - Relatrios e Distintivos de Recrutador e Semeador (Captulo 8). A facilidade para obter estas informaes vai determinar a diculdade para o preenchimento do formulrio de inscrio e relatrios solicitados pelo Grupo Padro. RESULTADOS Em data denida na resoluo anual, a UEB, atravs do site www.escoteiros.org.br, divulgar o resultado da classicao do Grupo Padro. Em nenhum momento ser divulgada a pontuao alcanada, a classicao ser apresentada por nvel alcanado. Os Grupos que desejarem podero solicitar a pontuao por e-mail ou aguardar a devoluo do relatrio. Todos os relatrios sero devolvidos para a Regio Escoteira, que providenciar o envio para os Grupos. Junto ser enviado o Trofu referente ao nvel alcanado pelo Grupo. Se houver interesse, poder ser adquirido o distintivo referente ao nvel alcanado para ser utilizado pelos membros do Grupo.

F - PASTA DE DOCUMENTOS PARA NOVOS ASSOCIADOS


Para facilitar o processo de ingresso de novo membro no Grupo Escoteiro e passar informaes sobre o Grupo Escoteiro e o Escotismo para os novos pais, sugerimos a adoo da Pasta de Documentos para Novos Associados que ser entregue no momento da solicitao de inscrio do jovem. O objetivo entregar todas chas e informaes em uma nica pasta, facilitando e simplicando o preenchimento das chas, ao mesmo tempo que torna o processo organizado e padronizado. Esta pasta ser composta por diversos documentos, alguns para serem preenchidos, assinados e devolvidos, outros como fonte de informao para os pais. Abaixo passamos uma sugesto de documentos que podem constar desta pasta, conforme Item A deste Captulo: Ficha Individual do Membro Juvenil - dever ser preenchida, assinada e devolvida; Ficha Mdica - dever ser preenchida, assinada e devolvida; Ficha de Registro Individual - dever ser preenchida, assinada e devolvida; Ficha de Inscrio de Associado - dever ser preenchida e devolvida; Informativo Bem-vindo ao Grupo Escoteiro (Item G) - permanece com os pais; Estatuto e/ou Regulamento do Grupo Escoteiro - permanece com os pais; e se possvel: Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil - permanece com os pais; Projeto Educativo do Movimento Escoteiro - permanece com os pais. O Estatuto da UEB e o Projeto Educativo esto disponveis no site da UEB e podero ser impressos para serem entregues aos pais.

G - INFORMATIVO BEM-VINDO AO GRUPO ESCOTEIRO


Este documento tem como objetivo facilitar a transmisso de informaes bsicas sobre o Movimento Escoteiro, o funcionamento de um Grupo Escoteiro, forma de participao dos pais, esclarecimento sobre taxas, direitos e deveres 35

CAPTULO 04
e um pequeno dicionrio de termos escoteiros. destinado, principalmente, aos pais e responsveis, podendo ser, tambm, uma fonte de informaes para os jovens. O informativo composto dos seguintes itens: O que Escotismo, Fundamentos do Escotismo, O que um Grupo Escoteiro, Direitos e deveres dos pais e responsveis, As taxas de um Grupo Escoteiro, Como ajudar seu lho a ser um bom Escoteiro, Como voc pode ajudar o Grupo Escoteiro, Histria do Movimento Escoteiro e Pequeno Dicionrio de termos Escoteiros Voc vai encontrar este informativo no site da Unio dos Escoteiros do Brasil www.escoteiros.org.br, acessando o link Projeto 100 no Centenrio.

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ADMINISTRAO INSTITUCIONAL

Item A Item B Item C Item D Item E

Registro do Grupo Escoteiro............................................... 39 Assemblia de Grupo......................................................... 39 Ata da Assemblia de Grupo.............................................. 39 Reunies da Diretoria......................................................... 40 Estatuto e Regulamento de Grupo..................................... 40

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CAPTULO 05

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CAPTULO 05 A - REGISTRO DO GRUPO ESCOTEIRO


No Brasil, a prtica do Escotismo s pode ocorrer atravs de pessoas e/ou organizaes devidamente reconhecidas e autorizadas pela UEB. Assim, torna-se necessrio que as pessoas e/ou organizaes que queiram ser reconhecidas como Escoteiros ou Praticantes do Escotismo, e manter este reconhecimento, devam observar e seguir observando as regras pertinentes. O Grupo Escoteiro mantm seu registro quando efetua a renovao anual de seus membros e associados, e por cumprir requisitos e metas expressas na Resoluo do CAN referente matria, recebe o Certicado de Autorizao de Funcionamento Anual. Este certicado expedido pelo Escritrio Nacional, a partir do momento que o Grupo cumpre as metas, sendo entregue diretamente ao Grupo Escoteiro. Lembramos que, anualmente, o CAN atualiza a Resoluo que disciplina a prtica do Escotismo no Brasil, a contribuio anual, e os requisitos para reconhecimento dos Grupos Escoteiros.

B - ASSEMBLIA DE GRUPO
O Estatuto da UEB no Artigo 32 diz: A Assemblia de Grupo o rgo mximo, normativo e deliberativo do Grupo Escoteiro. Conforme o Artigo 34 do Estatuto da UEB: A Assemblia de Grupo se rene e delibera, com qualquer nmero de presentes, por convocao da Diretoria de Grupo, feita com antecedncia mnima de quinze dias; I - ordinariamente, at o ms de Julho de cada ano; II - extraordinariamente, por solicitao da Diretoria Regional, da Diretoria do Grupo, da Comisso Fiscal de Grupo ou de um quinto dos membros da Assemblia. Independentemente de ser ordinria (peridica) ou extraordinria dever ser convocada, por quem de direito, com antecedncia mnima de quinze dias. O Edital de Convocao (Captulo 10 - item L) deve ser axado nos quadros de avisos do Grupo, preferencialmente, constando pauta a ser tratada. Desta forma o Grupo Escoteiro dever obrigatoriamente realizar a sua Assemblia de Grupo ordinria, todo o ano, sempre no primeiro semestre. Compete Assemblia de Grupo (resumidamente): Deliberar sobre o regulamento ou estatuto do Grupo e da Comisso Fiscal; Eleger em reunio ordinrio bienal a Diretoria e a Comisso Fiscal; Deliberar sobre as contas e o balano anual do Grupo Escoteiro; Deliberar sobre relatrios da Diretoria, Comisso Fiscal e Sees; Atos jurdicos importantes para a vida do Grupo Escoteiro. As competncias da Assemblia de Grupo esto detalhadas no Artigo 32 do Estatuto da UEB. A Assemblia composta, ou seja, podem participar: a Diretoria, os Escotistas, os Pioneiros, associados (pais, responsveis, clube or de lis, etc.) da UEB vinculados ao Grupo e representao juvenil, caso seja previsto no regulamento ou estatuto do Grupo Escoteiro. o evento mais importante e formal que existe no Grupo Escoteiro. As decises da Assemblia de Grupo devem ser registradas em Ata (Captulo 10 - item K), e estas podem ser registradas em cartrio a m de se conferir f pblica quanto autenticidade do documento.

C - ATA DA ASSEMBLIA DE GRUPO


A Ata , para efeitos legais, o registro escrito de uma reunio, sesso, assemblia geral ordinria ou extraordinria. Quando h uma reunio e no h necessidade de seu registro, sem as formalidades legais, faz-se um relatrio de reunio e no uma ata. Logo, as atas devem ser revestidas de algumas formalidades: Identicao da reunio - incluindo data, hora de incio, local e lista de presentes; 39

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Transcrio do Edital de Convocao (captulo 10 - item L); Eleio do Presidente e Secretrio - uma particularidade do Movimento Escoteiro, eleger no incio de cada Assemblia o Presidente e o Secretrio da mesma. Registro do resultado de eleies e/ou indicaes previstas no edital de convocao; Transcrio dos debates sobre os temas apresentados para discusso; Assuntos discutidos em Assuntos Gerais, caso esteja previsto no edital de convocao. Uma boa ata deve ser: - Concisa, mas contendo todos os temas tratados e as concluses decorrentes dos debates e eleies; - Deve ser organizada conforme a seqncia dos assuntos debatidos, seguindo uma lgica de narrativa, orientando o leitor para a compreenso da discusso e do porqu das decises tomadas; - Deve ser escrita sem pargrafos, em linhas sucessivas, de forma que no haja espaos para a incluso posterior de linhas ou palavras no redigidas pelo secretrio responsvel pela ata. - No pode haver rasuras, qualquer correo deve ser feita com o uso de expresses como digo, ou melhor e alis. - A lista de presenas, identiadas com as assinaturas respectivas, parte integrante da Ata. As atas so lavradas em livros prprios, Livro Ata, e autenticadas em cartrio. A assinatura da ata da Assemblia de Grupo feita pelo Presidente e Secretrio ou, conforme o caso, pelos demais participantes da reunio. A guarda e demais procedimentos que se zerem necessrios, de responsabilidade da Secretaria, que deve conferir todos os procedimentos aps a realizao da Assemblia de Grupo.

D - REUNIES DA DIRETORIA As Reunies de Diretoria devem ocorrer com regularidade. Estas reunies so para denir questo de gesto do Grupo Escoteiro. Normalmente so reunies com dias e horrios previamente denidos e sem um edital de convocao. recomendado que o Diretor Presidente, ou outro que ir dirigi-la, envie uma convocao aos demais membros do rgo, contendo a agenda da reunio, a m de que sejam providenciados os documentos e informaes necessrias. As Atas destas reunies devero ser simples, porm claras e formais, pois so a expresso das decises da Diretoria e produzem efeitos legais. Na maioria das vezes so escritas num livro prprio, ao mesmo tempo em que a reunio se desenvolve. Ao nal, todos os presentes assinam a ata. um procedimento extremamente prtico, atendendo s necessidades de presteza e objetividade de uma reunio de trabalho. No Captulo 10 - Item H disponibilizamos um exemplo de Ata de Reunio de Diretoria.

E - ESTATUTO E REGULAMENTO DO GRUPO


O instrumento que materializa a entidade o Estatuto do Grupo e/ou o Regulamento do Grupo. So eles que do personalidade entidade. nestes documentos que o Grupo Escoteiro dene a sua nalidade, a sua durao, a sua composio administrativa e tcnica, o seu patrimnio, suas nanas e outros contedos. O Estatuto do Grupo contm as regras gerais, losoa, a estrutura e outros contedos. O Regulamento do Grupo contm os procedimentos prticos e aspectos do dia a dia da entidade. Ambos so complementares ao estatuto da UEB e no podem se confrontar com as normas escoteiras vigentes. No existe um padro nico para os Estatutos e Regulamentos do Grupo. Cada Grupo tem liberdade de colocar particularidades nesses instrumentos. Contudo, o Cdigo Civil Brasileiro estabelece algumas obrigatoriedades que devem ser observadas, sob pena de no se conseguir registrar aquele documento no cartrio de pessoas jurdicas. No obstante, esse documento ser lido pelos futuros interessados (em participar da entidade ou em colaborar) pelas Instituies Financeiras e rgos governamentais. Por isso importante que o contedo desses instrumentos contenham vises muito claras, ticas e adequadas, que mostrem que o Grupo Escoteiro tem um comportamento tico muito elevado, que as suas aes so realizadas democraticamente e que a gesto dos recursos so realizadas com absoluta transparncia. O Artigo 8 da Estatuto da UEB diz: 40

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As Regies Escoteiras e os Grupos Escoteiros integram a personalidade jurdica da UEB, salvo se tiverem personalidade jurdica prpria... $2 - As Regies Escoteiras e os Grupos Escoteiros que tiverem personalidade jurdica prpria devem ter seu Estatuto e regulamentos subordinados a este Estatuto e demais normas da UEB. Se o Grupo Escoteiro optar por ter personalidade jurdica prpria, ele ter obrigatoriamente um Estatuto e pode ter um Regulamento. Caso contrrio dever adotar o Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil e um Regulamento que especique as particularidades do Grupo. Em diversos artigos o Estatuto da UEB faz meno necessidade do Estatuto e/ou Regulamento. Como exemplo podemos destacar o Artigo 35, Pargrafo 1, do Estatuto da UEB: O nmero de Diretores eleitos, suas atribuies e os trs com direito a voto na Assemblia de Grupo so xados pelo Estatuto e/ou Regulamento de Grupo. No Captulo 10 - Itens I e J disponibilizamos exemplos de Estatuto e Regulamento de Grupo.

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ADMINISTRAO DO ESCOTISMO

Item A Item B Item C Item D Item E -

As Sees............................................................................. 45 Conitos e Medidas Disciplinares........................................ 45 Atividades Fora da sede...................................................... 45 Reunies de Conselho de Pais............................................. 46 Entrega de Distintivos.......................................................... 47

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CAPTULO 06 ADMINISTRAO DO ESCOTISMO


Compete Diretoria do Grupo promover o desenvolvimento do Escotismo no Grupo, zelando pelo cumprimento do Estatuto, POR e Regulamentos da UEB. Para isso, a Diretoria quem orienta e supervisiona a execuo das atividades administrativas, nanceiras e tcnicas do Grupo. A Diretoria quem coordena o trabalho dos Escotistas e proporciona as condies para a aplicao do Escotismo junto aos membros juvenis. Para isso deve indicar um dos Diretores, que pode ser o prprio Diretor Presidente, ou outro designado como Diretor Tcnico ou Diretor de Escotismo, ou outra forma encontrada pelo prprio Grupo. Uma das formas de coordenar o trabalho dos Escotistas estabelecer o Conselho de Chefes. O Conselho de Chefes o colegiado de todos os Escotistas, presidido pelo Diretor designado, reunindo-se periodicamente para acompanhar a passagem dos membros juvenis pelas diversas Sees, programar eventos e atividades. Para maiores esclarecimentos consulte a Seo III do Estatuto da UEB.

A - AS SEES
A Diretoria deve observar para que se aplique, em cada Seo, o Mtodo Escoteiro e o Programa do Ramo, fundamentados nos princpios do Escotismo. Isso signica que cada Seo deve ter: Um planejamento semestral e/ou anual; Programas preparados para as Reunies e Atividades; Um mapa de freqncia; Um mapa da progresso pessoal; Fichas Individuais e Mdicas (Captulo 4 - Item A) de todos os membros juvenis, atualizadas. Tambm compete Diretoria assegurar que os Distintivos e seus respectivos Certicados estejam sendo entregues, corretamente preenchidos e assinados. Outro ponto importante observar que todos utilizem o traje ou uniforme escoteiro, inclusive os Escotistas, e que as cerimnias sejam corretamente realizadas e utilizadas. Mais do que tudo, a Diretoria deve ter certeza da inuncia educativa dos Escotistas, acompanhando a evoluo das atitudes dos membros juvenis. Dentro do Mtodo Escoteiro, vericar se o Sistema de Patrulha est sendo corretamente utilizado, com o uso da Corte de Honra (Captulo 9), nos ramos Escoteiro e Snior, e se o Cl tem efetivada a Comisso Administrativa (Captulo 9). Outro ponto importante zelar pelas atividades ao ar livre, que devem ser regularmente realizadas, com objetivos claros, programa completo, material adequado, em local que atenda aos padres de segurana e qualidade, e com chea altura em competncia e nmero. a Diretoria quem autoriza a realizao de atividades fora da sede do Grupo (Captulo 6 - Item C), e responde civilmente pelo que acontecer.

B - CONFLITOS E MEDIDAS DISCIPLINARES


Vale ressaltar que a fraternidade deve ser uma tnica dentro do Grupo Escoteiro. No pode existir rivalidades entre membros ou entre Sees. Deve ser entendido claramente que os Ramos se complementam e so seqenciais. Um cuidado especial deve ser tomado no sentido de que a recepo, na Passagem de um ramo para outro, no seja grosseira nem agressiva. Absurdos, a ttulo de tradio, acontecem em grupos com os chamados batismos, quer seja numa Promessa Escoteira ou numa Passagem, e devem ser rigorosamente combatidos. Nas medidas disciplinares, tambm deve a Diretoria tomar cuidado para que o POR, o Regulamento Regional e o Estatuto da UEB sejam seguidos. O direito amplo de defesa deve ser resguardado, e no se pode dar cobertura aos Chefes que gostam de gritar, ameaar e coagir os membros juvenis, assim como as Cortes de Honra devem aprender a agir com justia e parcimnia.

C - ATIVIDADES FORA DA SEDE


Atividades fora da sede do Grupo Escoteiro requerem alguns cuidados especiais. O POR no Captulo 13 - Da Segurana nas Atividades Escoteiras, d as orientaes gerais sobre segurana. A observao destas orientaes fundamental 45

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para segurana dos jovens e dos escotistas participantes da atividade. Resumidamente podemos destacar: indispensvel a autorizao do Grupo Escoteiro para todas as atividades fora da sede desenvolvidas pelas Sees dos Grupos; A participao de jovens em atividades fora da sede de responsabilidade do Chefe da Seo, da Diretoria do Grupo e dos pais e responsveis; Os Pais ou responsveis devem, obrigatoriamente, autorizar por escrito a participao de seus lhos, menores de 18 anos, em todas as atividades fora da sede; O Chefe da Seo deve passar, aos pais ou responsveis, informaes detalhadas sobre as atividades fora da sede; O Chefe da Seo deve obter, com os pais ou responsveis, informaes atualizadas sobre as condies de sade do jovem; Os responsveis por um acampamento devem ter conhecimento preciso do livro Padres de Acampamento; Todos os participantes da atividade fora da sede devem estar previamente inteirados e capacitados das regras de segurana necessrias para a atividade; Os pais devem estar cientes que Vida ao Ar Livre essencial para a prtica do Escotismo. O Estatuto da Unio dos Escoteiros do Brasil no Captulo 4, Seo III Atribuies da Diretoria Regional, artigo 28, item XVI, diz: A Diretoria Regional deve: estabelecer critrios de segurana e acompanhar sua observncia quanto ao planejamento de atividades regionais e de Unidades Locais (Grupo Escoteiro), em sua rea geogrca. SOLICITAO DE AUTORIZAO A autorizao para realizao de uma atividade fora da sede dever ser solicitada pela Chea da Seo, primeiramente para a Diretoria do Grupo. Uma vez autorizada pela Diretoria do Grupo, dependendo dos procedimentos de cada Regio, dever ser solicitada a autorizao da Regio Escoteira. A Diretoria do Grupo deve determinar com que antecedncia o Chefe da Seo deve solicitar a autorizao para a realizao da atividade fora da sede. Sugerimos que este tempo no seja inferior a duas (2) semanas. A Diretoria do Grupo deve respeitar, com rigor, o cumprimento dos prazos estabelecidos, uma vez que, nenhuma atividade fora da sede dever ser realizada sem as devidas autorizaes. No Captulo 10 - Item M, disponibilizamos um exemplo de Autorizao de Atividade Externa que pode ser utilizado pelo Grupo Escoteiro. Algumas Regies Escoteiras tambm disponibilizam em seu site uma Autorizao de atividade fora da sede. INFORMAES E AUTORIZAO DOS PAIS um direito do pai ou responsvel receber informaes, detalhadas, sobre a atividade externa a ser realizada, permitindo assim, que o pai ou responsvel autorize a participao do seu lho de forma consciente. Ateno: Nenhum jovem, com idade inferior a 18 anos, poder participar da atividade externa sem a apresentao da autorizao, assinada pelos pais ou responsveis, Chea da Seo. A Diretoria do Grupo dever acompanhar, com rigor, o cumprimento desta regra. No Captulo 10 disponibilizamos exemplos dos formulrios necessrios para a autorizao da participao do jovem, no caso de realizao de uma atividade fora da sede: Informaes sobre a atividade externa (Item N); Autorizao de participao de atividade fora da sede (Item O); TRANSPORTE A Diretoria do Grupo dever estabelecer normas de segurana para o transporte de jovens e escotistas nas atividades fora da sede. Pode ser solicitada a ajuda dos pais para levar os jovens. Contudo, em distncias superiores a 50km poder ser mais prtico e menos oneroso para alguns pais a utilizao de transporte fretado.

D - REUNIO DE CONSELHO DE PAIS (Das Sees)


O Artigo 40 do Estatuto da UEB diz: O Conselho de Pais o rgo de apoio familiar educao escoteira, e se rene periodicamente, pelo menos a cada semestre, para conhecer o relatrio das atividades passadas, assistir as atividades escoteiras dos membros juvenis e participar do planejamento. 46

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no Conselho de Pais da Seo, que os Escotistas tm a oportunidade de entrar em contato direto com os pais ou responsveis dos jovens da sua Seo. Na pauta deste Conselho deve constar os seguintes assuntos: Atividades j realizadas e suas avaliaes; Calendrio do prximo perodo de planejamento; Participao dos pais no prximo perodo de planejamento; Situao nanceira da Seo; Projetos da Seo; Etc. Os Escotistas devero criar mecanismos para incentivar a participao de todos os pais ou responsveis nos Conselho de Pais. Dever ser encaminhada, com antecedncia, uma Circular contendo a pauta da reunio, a importncia desta reunio e tambm a importncia da participao dos mesmos na vida Escoteira do seu lho.

E - ENTREGA DE DISTINTIVOS
Toda conquista do jovem merece uma ateno especial da Chea da Seo e da Diretoria do Grupo. No Movimento Escoteiro o reconhecimento desta conquista representado pela entrega do respectivo distintivo, que identica o jovem que alcanou este objetivo. Porm existem conquistas que marcam a vida escoteira do jovem, e para estes momentos, necessria especial ateno. O Primeiro momento o da Promessa Escoteira. Este evento vai car gravado para sempre na memria do jovem, como um marco de aceitao do Ideal Escoteiro para toda a sua vida. Na continuao da vida Escoteira o jovem, em cada Ramo, tem a oportunidade de alcanar diversas conquistas, sendo as mais destacadas: O Cruzeiro do Sul no Ramo Lobinho; o Escoteiro Lis de Ouro no Ramo Escoteiro; o Escoteiro da Ptria no Ramo Snior; e a Insgnia de B-P no Ramo Pioneiro. Para a entrega destes distintivos sugerimos que os Grupos Escoteiros tomem os seguintes cuidados: - Organizem uma cerimnia especial; - Convidem os pais para participar da entrega; - Faam a Entrega diante de toda a Seo a que o jovem pertence, e se for possvel, diante do Grupo Escoteiro; - No esqueam de entregar o Certicado junto com o Distintivo (convide os pais para fazer esta entrega); - Registrem este momento com fotos.

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CAPTULO 06

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CONTABILIDADE

Item A Item B Item C Item D Item E Item F Item G

- CNPJ e Alvar de Funcionamento........................................ 51 - Balancete Mensal............................................................... 51 - Demonstrativo do Resultado do Exerccio.......................... 51 - Balano Patrimonial........................................................... 51 - Demonstrao de Supervit ou Dcit............................... 52 - Outras Obrigaes.............................................................. 52 - Resumo de Documentos .................................................... 54

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CAPTULO 07 CONTABILIDADE
O Grupo Escoteiro, sendo uma pessoa jurdica, tem o dever de prestar contas de sua administrao e sua vida nanceira. A legitimidade de uma boa administrao se d pela sua transparncia. A falta destas prestaes pode provocar grandes problemas, uma vez que, sem o controle de suas nanas, as decises que poderiam beneciar o prprio Grupo tornam-se mais difceis de serem tomadas. Alm disso, o Grupo Escoteiro poder enfrentar problemas perante os rgos que autorizaram/regulamentaram seu funcionamento e o Ministrio Pblico. Neste Captulo apresentaremos as obrigaes do Grupo Escoteiro . Com o objetivo de orientar a administrao do Grupo Escoteiro, sero apresentadas algumas caractersticas dos demonstrativos contbeis mais usados e alguns modelos que podero ser adaptados s caractersticas e necessidades de cada Grupo. Para evitar transtornos, indispensvel a assessoria de um Contador, devidamente habilitado, cuja nalidade orientar o Grupo para o cumprimento das obrigaes legais, scais e tributrias.

A - CADASTRO NACIONAL DE PESSOA JURDICA (CNPJ) E ALVAR DE FUNCIONAMENTO


O Grupo Escoteiro uma pessoa jurdica e dever obter junto Receita Federal a sua inscrio no Cadastro Nacional de Pessoa Jurdica (CNPJ). Sem o nmero do CNPJ o Grupo Escoteiro no existe perante a Receita Federal e aos demais rgos que autorizam seu funcionamento, alm de no conseguir, por exemplo, abrir conta bancria. Para obter o nmero do CNPJ deve-se registrar em cartrio o Estatuto do Grupo, a Ata de Fundao e a Ata que elegeu a Diretoria atual, cujas cpias, juntamente com as cpias dos documentos pessoais dos Diretores, em especial do Diretor Presidente, devero ser apresentadas Receita Federal quando da solicitao de inscrio. No caso de sede prpria, aps obter o nmero do CNPJ, o Grupo Escoteiro dever solicitar Prefeitura um Alvar de Funcionamento. Cumpridas as exigncias da Prefeitura e expedido o alvar, o Grupo Escoteiro estar legalizado e poder entrar em atividade.

B - BALANCETE MENSAL
O Balancete Mensal um resumo de todos os lanamentos contbeis efetuados no perodo (Captulo 3 - Item E), onde se apresenta a movimentao nanceira em um determinado ms. O Balancete Mensal deve permitir o acompanhamento da Previso Oramentria aprovada na Assemblia de Grupo. Uma diferena grande dever ser cuidadosamente analisada, pois cabe a Diretoria cumprir o oramento aprovado. Caso isso no seja possvel, deve ser feita uma nova Previso Oramentria, apresentada e aprovada em uma Assemblia de Grupo. O Balancete mensal deve ser aprovado pela Diretoria e pela Comisso Fiscal do Grupo Escoteiro. No Captulo 10 - Item Q apresentamos um modelo de Balancete Mensal.

C - DEMONSTRATIVO DO RESULTADO DO EXERCCIO


Elaborada da mesma forma que o balancete mensal, deve englobar o total dos doze balancetes do ano. A Demonstrao do Resultado do Exerccio tem por nalidade a prestao de contas para a Assemblia de Grupo, a Regio Escoteira e a Diretoria Nacional da UEB. Deve ser elaborada por um Prossional Contbil devidamente habilitado, aprovada pela Diretoria e aps emisso de parecer da Comisso Fiscal, teve ser analisada e posteriormente aprovada pela Assemblia de Grupo. No Captulo 10 - Item R apresentamos um modelo de Demonstrativo de Resultado do Exerccio.

D - BALANO PATRIMONIAL
O Balano Patrimonial demonstra a situao do Grupo Escoteiro em uma data especca, com seus bens, direitos e obrigaes. Deve ser assinado por um Contador habilitado e obedecer aos princpios e convenes contbeis, sendo posteriormente enviado Comisso Fiscal, que emitir parecer. O Balano Patrimonial reete a real situao do Grupo Escoteiro. A falta de lanamentos de fatos ocorridos, ou lanamentos incorretos, demonstram que no foram

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seguidos os princpios e convenes, alm de no exprimirem a real situao da demonstrao nanceira da entidade. A Movimentao contbil do ano deve ser enviada ao Contador para o encerramento do exerccio. A documentao gerada Razo e Dirio, pela contabilidade, dever ser Registrada em Cartrio atravs de um Distribuidor. O Balano Patrimonial tem por nalidade auxiliar na tomada de decises da administrao do Grupo Escoteiro e na elaborao do Oramento dos exerccios subseqentes. Serve, tambm, como prestao de contas para a Assemblia de Grupo, a Regio Escoteira e a Diretoria Nacional da UEB, podendo, ainda, ser utilizado por instituies nanceiras, patrocinadores e outras pessoas interessadas na situao nanceira do Grupo Escoteiro. O Balano Patrimonial deve ser aprovado pela comisso Fiscal atravs da emisso de parecer. No Captulo 10 - Item S apresentamos um modelo de Balano Patrimonial.

E - DEMONSTRAO DOS SUPERVITS OU DFICITS ACUMULADOS


Documento que demonstra a evoluo dos resultados acumulados anualmente pelo Grupo Escoteiro. Tambm dever ser elaborado por um Contador ou Tcnico em Contabilidade.

F - OUTRAS OBRIGAES
As obrigaes apresentadas abaixo so feitas atravs de um prossional contbil, sendo este responsvel pelo preenchimento e acompanhamento das alteraes da legislao vigente. RAIS - O Grupo Escoteiro deve apresentar todo ano, ao Ministrio do Trabalho, a Relao Anual de Informaes Sociais RAIS, informando os valores pagos aos seus empregados no exerccio anterior. Caso o Grupo no possua empregados, dever entregar a RAIS Negativa. GFIP/FGTS - a Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Servio e Informaes a Previdncia Social - GFIP. Deve ser recolhida mensalmente por todas os Grupos Escoteiros que possuem funcionrios registrados. E seu recolhimento se dar at o 5 dia til do ms seguinte. No caso do Grupo ter funcionrio registrado, e em um determinado momento este for desligado, em qualquer ms do ano, o Grupo dever gerar uma GFIP sem movimento, no ms seguinte. A falta desta informao junto a Caixa Econmica Federal vai gerar pendncia de recolhimento. O Grupo Escoteiro que no possuir empregados deve apresentar apenas a GFIP Sem Movimento, uma vez por ano (Janeiro). Sempre que houver contratao de novo funcionrio, a GFIP dever ser recolhida a partir do ms seguinte. Abaixo apresentamos um modelo de Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia (FGTS). Solicitamos especial ateno para os cdigos a serem preenchidos nos seguintes campos: - 03-FPAS Cdigo 639 - 04-SIMPLES Cdigo 1 - 08-CD RECOLHIMENTO Cdigo 115

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CAPTULO 07

GPS/INSS - a Guia de Recolhimento da Previdncia Social deve ser preenchida mensalmente para todos os Grupos que tiverem funcionrios registrados. Abaixo apresentamos um modelo de Guia de Recolhimento da Previdncia Social (INSS). Solicitamos especial ateno para o cdigo a ser preenchido no seguinte campo:

- 03-CDIGO DE PAGAMENTO Cdigo 2305 PIS/PASEP - o recolhimento que corresponde a 1% do valor da folha de pagamento, dever ser recolhido atravs de DARF. Sendo o valor inferior a dez reais o recolhimento dever ser efetuado, cumulativamente, no ms em que completar este valor, mencionando os meses de competncia que est recolhendo. Abaixo apresentamos um modelo da DARF relativa ao PIS/PASEP. Solicitamos especial ateno para o cdigo a ser preenchido no seguinte campo:

- 04-CDIGO DA RECEITA - Cdigo 8301 IRPF - Imposto de Renda Pessoa Fsica retido na fonte, seu recolhimento depende da tabela informada pela 53

CAPTULO 07
Receita Federal, caso a renda do funcionrio esteja enquadrada na tabela da Receita, o Grupo deve gerar DARF mensal. Sendo o valor inferior a dez reais o recolhimento dever ser efetuado, cumulativamente, no ms em que completar este valor, mencionando os meses de competncia que est recolhendo. Abaixo apresentamos um modelo da DARF relativa ao IRPF. Solicitamos especial ateno para o cdigo a ser preenchido no seguinte campo:

- 04-CDIGO DA RECEITA - Cdigo 0561


Os cdigos apresentados acima so os que se enquadram para a Unio dos Escoteiros do Brasil, o preenchimento de outros cdigos implicar na irregularidade da Guia.

DCTF - Declarao de Contribuintes e Tributos Federais - A partir de 2006 a Receita Federal passou a exigir de todas as pessoas jurdicas, inclusive as imunes e isentas, a apresentao semestral da DCTF. A mesma gerada atravs do site da Receita Federal, com informaes do PIS e IRPF. A data para entrega da Declarao dever seguir informao fornecida atravs da Instruo Normativa da Receita da Receita Federal.

G - RESUMO DE DOCUMENTOS FINANCEIROS E CONTBEIS

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CAPTULO 08

PLANEJAMENTO

Item A - Calendrio........................................................................... 57 Item B - Faamos um Plano de Grupo.............................................. 58

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CAPTULO 08

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CAPTULO 08 A - CALENDRIO
A confeco de um calendrio anual das atividades do Grupo fundamental para organizao e planejamento da Diretoria e das sees do Grupo. O ideal fazer este calendrio antes do trmino do ano, poca em que os calendrios dos Eventos Nacionais e Regionais j esto disponveis em seus sites. Na confeco do Calendrio do Grupo devem ser observadas as datas j utilizadas pelo Calendrio Nacional e Regional, para que no ocorram duas atividades na mesma data. Para que as Sees tambm possam fazer os seus calendrios, sugerimos enviar para os Chefes das Sees, no incio do ano, o Calendrio do Grupo. Alguns grupos fazem um calendrio agrupado com todas as atividades Nacionais, Regionais e do Grupo, facilitando a visualizao de todas as atividades do ano. A Diretoria tambm possui uma rotina de atividades durante o ano, esta rotina deve ser observada para confeco do calendrio anual. Abaixo apresentamos um exemplo de Calendrio. FEVEREIRO Fazer levantamento das Fichas de Espera; Fazer levantamento das vagas nas Sees; Entrar em contato com interessados; Atualizar Relao da Chea (Captulo 3 Item D); Fazer cpias do Calendrio do Grupo; Fazer cpias do Calendrio Regional e Nacional. MARO Preparar reunio de pais novos; Dia 15 Primeira data para entrega do Grupo Padro; Dia 30 ltima data para entrega do Grupo Padro; Lembrar a chea para que envie, logo aps cada atividade, relatrios (com foto) para Grupo Padro. ABRIL Dia 30 Vencimento da validade do Registro Anual do ano anterior. MAIO Festa Dia das Mes. JUNHO Festa Junina.

AGOSTO
Preparar reunio de pais novos. Festa Dias dos Pais. NOVEMBRO Lembrar Chea sobre Relatrio de Atividades das Sees para Grupo Padro no entregues. Acampamento de Grupo. DEZEMBRO Preparar Calendrio do prximo ano Iniciar Relatrio Grupo Padro

B - FAAMOS UM PLANO DE GRUPO


Faamos um Plano de Grupo um documento que procura oferecer aos Grupos Escoteiros os meios necessrios para a melhoria de sua gesto, buscando a prtica de um Escotismo melhor e mais adequado aos anseios dos jovens de hoje. 57

CAPTULO 08
O Plano de Grupo o conjunto de metas e mtodos que tm por objetivo atingir o propsito do Movimento Escoteiro, no nvel de Grupo Escoteiro, e que serve para: Conhecer a atual situao do Grupo Escoteiro; Melhorar os resultados por meio de uma ao organizada que se orienta conforme as metas compartilhadas por todos; Organizar os recursos; Determinar o que devemos fazer para passar do estado atual para o estado desejado. O Plano de Grupo bom quando: A fora motivadora para coloc-lo em prtica maior do que a fora para coloc-lo em uma gaveta; Existe o compromisso dos envolvidos;
Faamos um Plano de Grupo est disponvel no site da UEB atravs do Link Expanso.

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CAPTULO 09

DICIONRIO DE TERMOS ESCOTEIROS

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CAPTULO 09

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CAPTULO 09 A
Alcatia: Nome que recebe a Seo integrada por Lobinhos e Lobinhas que deve ser composta de no mximo 24 crianas, divididas em 4 Matilhas. Um Grupo Escoteiro pode ter mais de uma Alcatia. Akel: o nome que pode ser usado para designar o Chefe de Seo no Ramo Lobinho. Assistente de Seo: Adulto voluntrio, membro da equipe de Escotistas da Seo, que colabora no desenvolvimento das atividades. Assemblia de Tropa: Determina as normas de convivncia, decide as atividades da Tropa e integrada por todos os seus membros (Ramo Escoteiro e Ramo Snior). Assemblia do Cl: Nome dado a Assemblia de Tropa para o Ramo Pioneiro. Assessor Pessoal de Formao: o adulto designado para acompanhar, orientar e apoiar o adulto (escotistas e dirigentes), em seu processo de formao.

C
Chea: Equipe de Escotistas composta pelo Chefe de Seo, seus Assistentes de Seo, Instrutores e Auxiliares. Chefe de Seo: Adulto voluntrio, membro da equipe de Escotistas que, alm de dividir tarefas com o Assistente, coordena a equipe de escotistas. Cl Pioneiro: Nome que recebe a Seo integrada por Pioneiros e Pioneiras. Clube Flor de Lis: Formado por adultos, antigos escoteiros, pais e/ou responsveis ou simpatizantes, que se reunem para viver a fraternidade escoteira e atuam no apoio ao Grupo Escoteiro. Corte de Honra: o rgo de governo, encarregado das operaes e das atividades administrativas das Tropas do Ramo Escoteiro e do Ramo Snior. Conselho Administrativo do Cl de Pioneiros (COMAD): rgo de administrao do Cl Pioneiro. Conselho de Pais: Reunio periodicamente realizada pela chea de cada Seo com a participao dos pais dos jovens, para apresentao dos objetivos do perodo, programao e outros assuntos.

D
Dirigentes: Adultos, eleitos ou nomeados para exerccio de funes de Diretoria e Comisses, tal como previsto no Estatuto do Grupo Escoteiro. Distintivo de Recrutador: Distintivo outorgado a todo jovem ou adulto que trouxer outros jovens ou adultos, ao Movimento Escoteiro. Distintivo de Semeador: Distintivo outorgado a todo adulto que tiver participao ativa e determinante na abertura de novos Grupos Escoteiros.
Para maiores informaes sobre Recrutador e Semeador consulte a Resoluo 018/2001 disponvel no site da UEB, acessando o link Conselho de Administrao Nacional e depois Resolues Vigentes.

E
Escoteiro/a: Jovem participante do Movimento Escoteiro com idade entre 11 e 14 anos. Tambm usado, genericamente, para designar todos os membros do Movimento Escoteiro. 61

CAPTULO 09
Escotista: Termo genrico para todos os que atuam diretamente com os membros juvenis. Adulto voluntrio que oferece o apoio educativo, assegurando para que o propsito do Escotismo seja alcanado. Pode ser o Chefe da Seo ou o Assistente. Especialidades: Atividades complementares, individuais e voluntrias. Tm por objetivo fomentar a aquisio de conhecimento, desenvolver aptides naturais, motivar novos interesses e melhorar a auto-estima. As 126 Especialidades esto divididas por Ramo de Conhecimento: Cincia e Tecnologia (18 Especialidades), Cultura (24 Especialidades), Desportos (17 Especialidades), Servios (58 Especialidades) e Habilidades Escoteiras (9 Especialidades).

F
Faixas Etrias: So perodos de idade estabelecidos para efeitos metodolgicos. O Movimento divido em 4 Ramos conforme a idade do jovem: - Ramo Lobinho - meninos e meninas de 7 a 10 anos; - Ramo Escoteiro - meninos e meninas de 11 a 14 anos; - Ramo Snior - rapazes e moas de 15 a 17 anos; - Ramo Pioneiro - rapazes e moas de 18 a 21 anos (incompletos).

G
Guia: Jovem, do sexo feminino, participante do Movimento Escoteiro no Ramo Snior.

I
Instituio Patrocinadora: Entidade ou organismo da comunidade que promove a criao de um Grupo Escoteiro, apia sua ao educativa e freqentemente proporciona o espao fsico onde funciona.

L
Lei Escoteira: Instrumento educativo por meio do qual se expressam, de maneira compreensvel para os jovens, os valores do Projeto Educativo Escoteiro. Os jovens aderem Lei por meio de sua Promessa. Lei do Lobinho 1. O Lobinho ouve sempre os Velhos Lobos; 2. O Lobinho pensa primeiro nos outros; 3. O Lobinho abre os olhos e os ouvidos; 4. O Lobinho limpo e est sempre alegre; 5. O Lobinho diz sempre a verdade. Lei Escoteira 1. O Escoteiro tem uma s palavra, sua honra vale mais do que a prpria vida; 2. O Escoteiro leal; 3. O Escoteiro est sempre alerta para ajudar o prximo e pratica diariamente uma boa ao; 4. O Escoteiro amigo se todos e irmo dos demais escoteiros; 5. O Escoteiro corts; 6. O Escoteiro bom para os animais e as plantas; 7. O Escoteiro obediente e disciplinado; 8. O Escoteiro alegre e sorri nas diculdades; 9. O Escoteiro econmico e respeita o bem alheio; 10. O Escoteiro limpo de corpo e alma. Lema: Frase que resume e relembra a Promessa. 62

CAPTULO 09
Lema do Lobinho/a: Melhor Possvel Lema do Escoteiro/a: Sempre Alerta Lema do Snior/Guia: Sempre Alerta Lema do Pioneiro: Servir Lobinho: Jovem participante do Movimento Escoteiro com idade entre 07 e 10 anos.

M
Matilha: Pequena equipe formada por crianas que fazem parte de uma Seo do Ramo Lobinho. liderada pelo Primo/a. Monitor/a: Jovem eleito diretamente por seus companheiros para coordenar o trabalho da Patrulha.

P
Patrulha: Pequeno grupo formado por jovens, com identidade prpria, que fazem parte de uma Tropa Escoteira ou Tropa Snior. coordenada pelo Monitor. Pioneiro/a: Jovem participante do Movimento Escoteiro com idade entre 18 e 21 anos (incompletos). Primo/a: Lobinho/a eleito diretamente por seus companheiros para liderar sua Matilha. Promessa: Elemento fundamental do Mtodo Escoteiro que consiste num compromisso livre e voluntrio do jovem, ante si mesmo e os demais, para amar a Deus, servir ao seu pas, trabalhar pela paz e viver a Lei Escoteira. Promessa do Lobinho (adaptado a sua idade). Prometo fazer o melhor possvel para: cumprir os meus deveres para com Deus e minha Ptria, obedecer Lei do Lobinho e fazer todos os dias uma boa ao. Promessa Escoteira. Prometo pela minha honra fazer o melhor possvel para: cumprir meus deveres para com Deus e minha Ptria, ajudar o prximo em toda e qualquer ocasio e obedecer Lei Escoteira. Progresso: a evoluo pessoal do jovem no Movimento Escoteiro.

R
Ramos: Consulte Faixas Etrias

S
Snior/Guia: Jovem participante do Movimento Escoteiro com idade entre 15 e 17 anos. Scio Contribuinte: So os pais e/ou responsveis dos membros juvenis, os antigos escoteiros, os membros do Clube Flor de Lis e as pessoas e entidades admitidas pela Diretoria que pagam mensalidades ou anuidades, segundo critrios denidos pela Assemblia de Grupo, na forma do Regulamento do Grupo ou dos rgos superiores.

T
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CAPTULO 09
Tropa Escoteira: Nome que recebe a Seo integrada por Escoteiros e Escoteiras que deve ser composta de no mximo 32 jovens, divididos em 4 Patrulhas. Um Grupo Escoteiro pode ter mais de uma Tropa Escoteira. Tropa Snior: Nome que recebe a Seo integrada por Seniores e Guias que deve ser composta de no mximo 24 jovens, divididos em 4 Patrulhas. Um Grupo Escoteiro pode ter mais de uma Tropa Snior.

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CAPTULO 10

ANEXOS Item A - Ficha Individual................................................................... 67 Item B - Ficha Mdica....................................................................... 68 Item C - Ficha Registro Individual junto UEB................................. 70
Item D Item E Item F Item G Item H Item I Item J Item K Item L Item MItem N Item O Item P Item Q Item R Item S Ficha de Inscrio de Scio................................................. 71 Ficha de Espera................................................................... 72 Acordo Mtuo..................................................................... 73 Certicados......................................................................... 75 Relatrio de Reunio de Diretoria...................................... 78 Regulamento do Grupo...................................................... 78 Estatuto do Grupo.............................................................. 81 Ata da Assemblia de Grupo.............................................. 88 Edital de Convocao da Assemblia de Grupo.................. 89 Solicitao de Autorizao para Atividade Fora da Sede.... 90 Informaes sobre Atividade Fora da Sede........................ 91 Autorizao de Participao em Atividade Fora da Sede... 92 Previso Oramentria Anual ............................................ 93 Balancete Mensal............................................................... 94 Demonstrao do Resultado do Exerccio.......................... 95 Balano Patrimonial............................................................ 96

Os documentos apresentados neste Captulo so exemplos que podem ser utilizados pelos Grupos Escoteiros. Sugerimos que os Grupos entrem em contato, ou acesse o site, da sua Regio Escoteira, para encontrar estes e outros exemplos de documentos.

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CAPTULO 10

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CAPTULO 10 A Ficha Individual

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CAPTULO 10 B - Ficha Mdica (frente)

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CAPTULO 10 B - Ficha Mdica (verso)

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CAPTULO 10 C - Ficha Registro Individual

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CAPTULO 10 D - Ficha de Inscrio de Scio

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CAPTULO 10 E - Ficha de Espera (frente)

E - Ficha de Espera (verso)

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CAPTULO 10 F - Acordo Mtuo (folha1)

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CAPTULO 10 F - Acordo Mtuo (folha2)

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CAPTULO 10 G - Certicados (parte1)

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CAPTULO 10 G - Certicados (parte2)

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CAPTULO 10 G - Certicados (parte3)

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CAPTULO 10 H - Ata Reunio de Diretoria TTULO - ATA DA REUNIO DA DIRETORIA DO 222 GRUPO ESCOTEIRO LOCAL: Sede do Grupo, na Rua Baden-Powell, 57, Rio de Janeiro - RJ DATA: 00/00/0000 HORA: 8h30min PRESENTES:

AUSNCIAS JUSTIFICADAS:

1. APROVA: Ata da Reunio anterior, de xx de xxxx de 2002, sem ressalvas; 2. REGISTRA: Informao do Diretor Financeiro de que o saldo bancrio de R$ 3.800,00 sendo R$ 3.000,00 em aplicaes; 3. REGISTRA: o convite do Clube XXX para que o nosso Grupo participe das comemoraes solenes do 20 aniversrio daquela entidade, a ser realizada no dia 15 prximo; 4. REGISTRA: relato do diretor tcnico sobre o pssimo estado das barracas da Tropa Escoteira. Ressalta ele que o material j foi reformado duas vezes, e, que na opinio dele no h como recuper-las; 5. DESIGNA: o Diretor Fulano de Tal para fazer o levantamento de custo de compra das barracas, devendo trazer os preos para a prxima reunio. Se o custo for compatvel com o dinheiro em caixa, pode-se comprar trs barracas; 6. DESIGNA: considerando que o evento registrado no item 3 desta Ata ser realizado no mesmo dia da Indaba Regional, e que devemos prestigiar os eventos da comunidade prxima ao Grupo, designa-se Beltrano de Tal para representar nosso Grupo naquele evento; Nada mais Havendo a tratar, a reunio foi encerrada s 10h00min e eu, Fulano de Tal, lavrei a presente Ata, que segue assinada pelos presentes.

I - Regulamento do Grupo (folha1) REGULAMENTO INTERNO DE GRUPO


1. SEO DE SERVIO: Responsvel pela Limpeza da sede e Cerimnia de Bandeira do Grupo; dirigindo-as inclusive, se no horrio no estiverem presentes o Diretor Tcnico do Grupo ou Diretor Presidente. Na hiptese da Seo estar fora da sede naquele dia, dever o Diretor Tcnico providenciar a troca com outra Seo, sem prejuzo de escala. 2. PROGRAMAO SEMANAL: Deve ser entregue ao Diretor Tcnico do Grupo com, uma semana de antecedncia, para que se houver necessidade de comprar algum material para a atividade a Diretoria tenha tempo hbil para faz-lo. 3. ACAMPAMENTOS, ACANTONAMENTOS, BIVAQUES, ETC: Deve ser solicitada atravs de formulrio prprio, a Autorizao para Atividades, com a Programao Integral anexada. Para atividades com pernoite: 07 dias de antecedncia se for na sede e 15 dias de antecedncia quando for fora dela. Para atividades sem pernoite: 07 dias de antecedncia. Cada uma das atividades acima dever contar com a presena de 02 adultos e se possvel de um veculo de apoio para eventuais emergncias e um telefone celular. 4. PARTICIPAO EM ATIVIDADES FORA DA SEDE: Os membros do Grupo somente podero participar das atividades escoteiras fora da sede se estiverem: a) devidamente inscrito no grupo; b) quites com a tesouraria do grupo; c) devidamente com Traje escoteiro para os com promessa; d) usando a camiseta do grupo para os sem promessa. 5. TRAJE ESCOTEIRO: O Nosso Grupo Escoteiro optou pelo Traje Escoteiro conforme regra 044 do P. O. R., sendo que 78

CAPTULO 10
para ter uma uniformidade adotamos o calado preto (tnis ou sapato) e cinto escoteiro, optamos, tambm pela no utilizao de cobertura com exceo do Ramo Lobinho. 6. NO FUMAR OU BEBER: Fica proibido ingerir bebidas com tear alcolico, bem coma fumar, dentro da sede e devendo evitar fumar na presena de membros juvenis. expressamente proibido beber, mesmo nas atividades fora da sede. 7. LENO DO GRUPO: O membro juvenil recebe do Grupo um exemplar, por conta dos procedimentos de inscrio. Exemplares extras devero ser adquiridos, contra pagamento, na cantina/secretaria do Grupo Escoteiro. 8. MATERIAL DA SEO: Os Chefes da seo so os responsveis pela guarda e conservao do material da sua seo. O material deve ser marcado de forma a identicar o seu proprietrio. O material que for dado em guarda das patrulhas deve ser de responsabilidade do monitor e Item I Regulamento do Grupo (folha2) igualmente marcado ou pintado com as cores da patrulha. Os materiais da seo devero ser relacionados em livro prprio para controle do Chefe da seo. 9. DESPESAS DA SEO: Somente sero reembolsadas pelo grupo as despesas que tiverem sido previamente autorizadas e visadas pela Diretoria do Grupo. 10. MATERIAL DO GRUPO: O material pertencente ao Grupo car no Almoxarifado sob responsabilidade do Diretor de Patrimnio do Grupo. 11. NOVOS MEMBROS: O candidato encaminhado secretaria, onde recebe as informaes iniciais. Apos cumprir as exigncias: Apresentar o Pedido de Inscrio, 02 fotos 3x4 e pagar a taxa de inscrio, a Diretoria do Grupo encaminhar os Pais e o candidato ao Diretor Tcnico do Grupo, acompanhado da cha 120 e somente ento, por ele, ser encaminhado a Seo que o acolher. expressamente proibido qualquer membro juvenil realizar atividade no Grupo sem passar antes pela Diretoria. 12. NOVAS INSCRIES: Ocorrero novas inscries o ano inteiro. Salvo se algum Chefe de Seo solicitar o fechamento de inscries por a seo estar completa.

I - Regulamento do Grupo (folha2)


13. CONSELHO DE CHEFES: Ser realizado ordinariamente a cada 15 dias, sendo a data denida pelo Diretor Tcnico ouvido os Chefes das Sees. Extraordinariamente, poder ser convocado pelo Diretor Tcnico ou Diretor Presidente para tratar assuntos de extrema relevncia para o Grupo. 14. HASTEAMENTO E ARRIAMENTO: Sero respectivamente s 14 e 17 horas aos sbados, quando devero se fazer presente todas as sees e todos os escotistas do Grupo. Eventualmente por deciso do Conselho de Chefes o horrio das atividades poder ser alterado. 15. CONSELHO DE PAIS: As reunies do Conselho de Pais de cada seo devem ocorrer pelo menos a cada trs meses. Estas reunies devem constar da programao semestral das sees, devendo ser devidamente planejada e o Diretor Tcnico convidado para participar da mesma. S permitido realizar reunies desta natureza se previamente previstas no calendrio da seo ou, em casos especiais, previamente comunicado ao Diretor Tcnico. 16. FREQUNCIA E POSTURA PESSOAL: Sero afastados os membros que, sem qualquer justicativa aceita pelo seu Chefe de Seo ou superior hierrquico, faltar a 03(trs) reunies consecutivas ou 05 (cinco) alternadas durante o ano. Estar sujeito a Resoluo 03/96 da UEB o membro do Grupo que no for cumpridor da Lei e Promessa Escoteira e que por seus atos e atitudes ram nossos princpios escoteiros. 17. PONTUALIDADE E FREQUNCIA: Cabe aos Chefes, como exemplo maior, cumprirem rigorosamente seus compromissos, horrios e freqncia. Devem estar na sede pelo menos 30 minutos antes do horrio marcado para sua seo e devem permanecer no local at que o ltimo mebro da mesma se retire. 18. REGRAS DE BOAS MANEIRAS E EDUCAO: Os Chefes da seo so os responsveis pelo comportamento e observncia, por parte dos membros juvenis de sua seo, quanto s regras de boas maneiras e educao.

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CAPTULO 10
19. REGRAS DE SEGURANA: Obrigatrio serem previstas e observadas as regras de segurana necessrias para o desenvolvimento de toda e qualquer atividade. Cada seo dever ter o seu estojo de primeiros socorros, sendo que quando tiverem atividade fora da sede o mesmo dever ser levado. 20. CORTE DE HONRA: Os chefes das sees devem promover a realizao peridica da Corte de Honra, se possvel ordinariamente 01 vez por ms e extraordinariamente a qualquer momento desde que o assunto seja relevante. 21. PRIORIDADE DO NOSSO TRABALHO: Cumprimento da Lei e Promessa Escoteira, observncia do Estatuto da UEB, Regimento Interno da UEB, P.O.R, Regulamento Regional e por este Regulamento Interno de Grupo. OBS: Os casos omissos sero resolvidos pela Diretoria do Grupo, observadas todas as normas e regras escoteiras. Este Regulamento Interno de Grupo foi aprovado em reunio da Assemblia de Grupo realizado dia __ de _______ de _____.

J - Estatuto do Grupo (folha1)

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CAPTULO 10

J - Estatuto do Grupo (folha2)


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CAPTULO 10

J - Estatuto do Grupo (folha3)


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CAPTULO 10

J - Estatuto do Grupo (folha4)


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CAPTULO 10

J - Estatuto do Grupo (folha5)


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CAPTULO 10

J - Estatuto do Grupo (folha6)

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CAPTULO 10

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J - Estatuto do Grupo (folha7)

CAPTULO 10

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CAPTULO 10 K - Ata de Assemblia de Grupo

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CAPTULO 10 L - Edital de Convocao da Assemblia de Grupo

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CAPTULO 10 M - Solicitao para Atividade Fora da Sede

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CAPTULO 10 N - Informaes sobre Atividades Fora da Sede

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CAPTULO 10 O - Autorizao de Participao em Atividade Fora da Sede

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CAPTULO 10 P - Previso Oramentria Anual

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CAPTULO 10 Q - Balancete Mensal

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CAPTULO 10 R - Demonstrao do Resultado do Exerccio (Demonstrativo Anual de Receitas e Despesas)

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CAPTULO 10 S - Balano Patrimonial (Balano Financeiro Encerrado)

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