INSTITUTO TECNOLÓGICO

SUDAMERICANO

Administración de empresas

TEMA:
COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

NOMBRE:
ANITA TAPIA

PROFESOR:
Ing. ESTEBAN CÁCERES.

MATERIA:
COMPUTACIÓN APLICADA.

AÑO LECTIVO:
2008 -2009.
 COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA
Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento,
datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo
documento pero con los datos de personas distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas
personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas)
y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la
persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como
personas existan en el lugar donde están almacenados los datos.
Podemos utilizar la combinación de correspondencia mediante la ayuda del asistente, o
directamente, haciendo uso de la barra de herramientas de combinar correspondencia.

PASOS PARA LA COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA.

Activamos el asistente mediante el menú:

Herramientas -> Cartas y correspondencia->asistente para combinar correspondencia..

A continuación, se abre el panel de tareas, a la derecha de la ventana del documento, dónde nos
guiará mediante los seis pasos que se describen, hasta finalizar la combinación:

PASO 1 PASO 2 PASO 3

En el primer paso podemos elegir
el tipo de documento.
Normalmente se tratara de cartas.
También podemos crear sobres,
etiquetas o listas de direcciones.
Podemos utilizar el documento que En este paso debemos decidir si
tenemos abierto en ese momento o utilizamos una lista existente
utilizar otro ya combinado, (Access, Excel, Word..), y mediante
haciendo cambios en los el botón de
destinatarios. Examinar la incluiremos.
Si decidimos crearla, Word la
convertirá en una tabla Access al
Guardarla.
 PASO 4 PASO 5 PASO 6

Escribiremos la carta y mediante el En este paso podemos visualizar Terminaremos imprimiendo o

cada una de las cartas y modificar o editando las cartas individuales.
elemento eliminar los destinatarios.
incluiremos los campos que
queremos insertar para personalizar
la carta modelo, eligiéndolos de una
lista:

Combinar correspondencia utilizando la barra de

herramientas

Quizás sea más práctico crear directamente el documento principal y simplemente añadir los
campos correspondientes a los datos que tenemos que insertar para la combinación. Para ello,
una vez escrito el texto base del documento, visualizaremos la barra de herramientas mediante
el menú:

Ver ->Barras de Herramientas -> Combinar correspondencia

O bien:
Herramientas -> Cartas y correspondencia -> Mostrar barra de herramientas C.C

Combinar Correspondencia

Y mediante el segundo icono (Abrir origen de datos) designaremos la tabla (Access, Excel,
Word...) que contiene los datos a combinar.
Con el tercer icono (Destinatarios de combinar correspondencia) elegiremos los registros
concretos que queremos incluir.
Los dos iconos siguientes servirán para insertar bloques de direcciones o líneas de
saludo, pero el más importante es el siguiente ya que nos sirve para seleccionar los campos
que queremos combinar. Cuando pulsamos en el nos aparece un cuadro de dialogo similar a:
Haciendo un doble clic sobre el campo correspondiente, se insertará en nuestro documento en el
lugar donde está en ese momento el punto de inserción.

Mediante los siguientes iconos podremos visualizar el

documento con los datos combinados, o resaltando los campos.

Para finalizar podemos utilizar los iconos que nos permitirán hacer
la combinación en un único elemento nuevo, donde creará una sección por documento, o bien
imprimirlo directamente o enviarlo al correo electrónico o fax.