2.

Experiencias de implementacin del SIIF en otras entidades Ofrecer evidencias sobre los resultados de la implementacin del SIIF en otras entidades pblicas, enfocadas en la compatibilidad del sistema en el entorno en el que trabajan (el de las entidades pblicas) Evidencias de otras entidades: Gracias a la colaboracin del coordinador del SIIF en el departamento Administrativo Nacional de Estadstica DANE, se obtuvo un reporte de de resultados de la implementacin del SIIF Nacin II en otras entidades pblicas. Se ha dado una revisin a dicho documento y se presentan a continuacin las evidencias del proceso de implementacin con mayor recurrencia Se reportaron permanentes fallas en el ingreso al sistema SIIF NACION II, generando interrupciones para el uso de la herramienta, de igual forma ya estando dentro del sistema, continuas cadas que conllevan a la prdida de la informacin, duplicidad en tareas ya realizadas y por ende prdida de tiempo y atrasos continuos de las actividades, el establecimiento de horarios para el uso de la herramienta genero una limitante en el normal desarrollo de las tareas administrativas para el registro de la informacin adems que los permanentes estados de mantenimiento en el sistema generaba suspensin de las tareas. La implementacin por etapas del sistema de igual forma genero retazos en la alimentacin de la informacin cronolgicamente con respecto al registro de los hechos administrativos, es decir que se debi registrar informacin acumulada con mucha posterioridad al trmite en el momento real de la operacin en razn a que no se poda frenar el normal desarrollo de la actividad administrativa. Ello conllevo a la generacin de mltiples diferencias entre la convalidacin de la informacin que se realizo entre el sistema base financiero que se vena manejando en cada entidad, contra el SIIF Nacin II que se implemento parcialmente, el cual actualmente an no est implementado en el 100%. En las Direcciones Seccionales, en el rea contable, se hace necesario que stas cuenten con equipos de cmputos que puedan adaptarse al nuevo sistema de SIIF NACIN. Todava hay seccionales cuyos equipos no son los adecuado para soportar en forma adecuada la plataforma del SIIF II. No se tuvieron en cuenta las caractersticas propias de cada entidad, esto es, tamao, operatividad, actividad, etc., ya que todas las entidades no son iguales. La disponibilidad del aplicativo no es del 100% en el horario establecido para trabajar (7:00 a.m. 12:30 p.m. y 1:00 p.m. 10:00 p.m.), debido a que la pgina del Ministerio realiza mantenimientos dentro de este horario ocasionando atrasos en el registro de la cadena presupuestal y registros contables. Algunas de las fallas estructurales fueron corregidas por parte del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico generando la liberacin paulatina y no oportuna de funcionalidades como lo fue el del mdulo contable. El proyecto, no contempl el cargue de informacin de manera masiva para grandes volmenes como los que manejan las Entidades, lo que conllev a que la coordinacin del SIIF

Nacin II desarrollaran una serie de funcionalidades, de acuerdo con la complejidad y volumetra de los datos, pero que a la fecha no se encuentran todas las requeridas que son de vital importancia para facilitar la operacin. El sistema SIIF NACIN II requiere ser parametrizado acorde con las necesidades de las Entidades, de lo contrario seguir generando desgaste en la consolidacin de la informacin puesto que los registros contables no obedecen a la realidad econmica de la Entidad y sumada a esta situacin est la dificultad de generar reportes apropiados en bsqueda de trazas, que permitan contar con informacin razonable y confiable. Es urgente que los administradores del SIIF NACIN II sigan trabajando de la mano con los contadores de las Entidades pblicas, para que el sistema sea lo suficientemente robusto de modo que pueda atender a los mltiples usuarios sin que se bloquee como ha sucedido desde que se prendieron los motores contables y que sirva como herramienta til ajustada a las necesidades de las entidades pblicas y el Estado. 2. Evidencias del aplicativo SIIF II en el DANE: El Gobierno Nacional a travs del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico mediante Decreto 290 de febrero de 2011 establece unas medidas transitorias para la implementacin de la nueva aplicacin del Sistema Integrado de Informacin financiera SIIF II a partir de enero de 2011 con el cual pretende extenderse a aspectos relacionados con la gestin administrativa y comercial de las entidades ejecutoras, lo que conlleva a una nueva implantacin financiera, econmica y social de FONDANE, la apertura del motor de gestin contable se dio hasta el mes de julio de 2011, lo cual conllevo a efectuar una serie de procesos como el cargue de los saldos iniciales del ao 2011 y registros manuales los cuales por su complejidad y cantidad no permitieron dentro del cierre vigencia ingresarlos en su totalidad generando que la informacin contable no fuera confiable y consistente en el SIIF. A la fecha aun se llevan algunas tareas de manera paralela con el sistema de informacin utilizado previamente por la entidad, lo cual genera una carga de trabajo adicional a considerar. 4. Efectividad de operaciones del SIIF en el DANE Analizar los datos de las horas de cierre que el sistema tiene en la actualidad, y su incidencia dentro del trabajo del DANE, as como los componentes de la infraestructura tecnolgica del DANE, para sacar conclusiones acerca de su compatibilidad y pertinencia con los requerimientos del SIIF a nivel nacional

Discusin 5. VALIDACIN DEL SIIF NACIN. 5.1. Calidad del Sistema Teniendo en cuenta que la calidad del sistema est asociada a factores como la fiabilidad, integracin, tiempo de respuesta, facilidad de uso, anlisis de costo/ beneficio seguridad entre otros, se puede inferir que dentro del diseo SIIF nacin II, mantiene sus especificaciones iniciales respecto del SIIF Nacin I, y aunque se han

realizado algunas modificaciones o mejoras, han sido para cambiar algunos mdulos mas no su estructura, lo cual no cambia su objetivo inicial. Dentro de la facilidad del esfuerzo para localizar y arreglar fallos en el software, el SIIF cuenta con una mesa de ayuda donde los usuarios pueden comunicarse para poder darles solucin a los errores que arroje el sistema, sin embargo para solicitar soporte tanto de naturaleza funcional como conceptual o tcnica, que se trate del Sistema Integrado de Informacin Financiera SIIF, el usuario debe diligenciar un formato de solicitud de soporte y tramitarlo a travs del Coordinador SIIF de la Unidad Ejecutora quien debe atender el requerimiento. En caso de que el Coordinador SIIF de la Unidad Ejecutora no pueda dar solucin ste remitir la solicitud de soporte de segundo nivel de la unidad ejecutora, el cual ser canalizado por los funcionarios del Grupo Anlisis y Difusin. Y Si la solicitud no puede ser atendida desde la mesa de ayuda de segundo nivel (Direccin de Finanzas), la misma ser radicada por sta a la mesa de ayuda del Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico para su solucin, de lo cual se informar al Coordinador SIIF de la Unidad Ejecutora correspondiente. No obstante, aunque se tienen varias opciones para dar solucin a los errores que presenta el sistema, el tiempo de respuesta de solucin est en un promedio de 1 a 3 das segn el ministerio de hacienda, tiempo que para poder ser calificado entre si es prudencial o no depende en gran parte, de que tanto el error afecte a la unidad ejecutora en su cadena presupuestal. Uno de los grandes problemas del SIIF es que el Ministerio de Hacienda se restringe la administracin de las cuentas contables puesto que el control y uso del catalogo est a cargo de la Contadura General de la Nacin, lo que hace ms difcil la integracin de muchas cuentas de las diferentes entidades. Por otro lado, en cuanto al desempeo el SIIF depende en gran medida que las diferentes entidades tengan el hardware y el sistema operativo adecuado para que el sistema funcione de una forma apropiada, de no ser as el funcionamiento seria lento, como pasa en muchas entidades, igualmente se evidencia que la tecnologa del SIIF no es suficiente, debido a que es un sistema que cierra al medio da y por la noche, evidenciando que no tiene la capacidad de soportar el volumen de informacin. Todos los aspectos anteriormente mencionados evidencian que SIIF nacin II, presenta falencias en algunos factores de calidad que hacen que la eficiencia del sistema disminuya de forma considerable, haciendo que este, no cumpla de manera completa con su objetivo, dejando de ser una herramienta para convertirse en un requerimiento ms para la entidades.

5.2. Calidad de la Informacin. Teniendo en cuenta que uno de los propsitos del SIIF nacin II, es compilar la informacin financiera y contable de las entidades que componen el presupuesto general de la nacin, es importante determinar que esta informacin deber ser exacta, oportuna, confiable y tener la suficiente disponibilidad y contenido para que sea til a los usuarios y entidades. Dentro de la verificacin de la calidad de la informacin factores como la relevancia, se encuentra que el SIIF en muchas cosas no es pertinente para la toma de decisiones, debido a que las entidades en su gran mayora presentan una mayor confianza en su

sistema alterno, teniendo como resultado el manejo de dos sistemas para tener el dominio financiero y atender temas de la gestin administrativa. En cuanto a la oportunidad, exactitud de la informacin, SIIF depende en gran manera de la informacin suministrada por las entidades, igualmente la informacin derivada de este debe ser clasificada de acuerdo con su confidencialidad y privacidad y se deben definir mecanismos de proteccin apropiados, adems de esto los usuarios del sistema son responsables de la confidencialidad e integridad de la informacin a la cual tienen acceso y estos niveles de acceso al sistema deben estar directamente relacionados con la funcin que debe realizar cada usuario del mismo. La calidad de la informacin es el aspecto que ms influye en la satisfaccin de un usuario, y dentro del SIIF muchos de los usuarios presentan inconformidad por el formato y la accesibilidad de la informacin, el formato de la informacin del sistema no es manejable para su uso en otras plataformas, y aunque la informacin est disponible dentro del sistema, en muchos casos los perfiles son una limitacin para acceder a ella. 5.3. Calidad del Servicio Este es uno de los factores en donde el SIIF nacin presenta un gran desarrollo, pues la accesibilidad, comunicacin, competencia, amabilidad, confianza y credibilidad del servicio han sido fundamental para el xito del sistema, esta calidad del servicio est asociada a las caractersticas del personal que proporciona los elementos tcnicos y metodolgicos para la operacin del sistema, por ejemplo la facilidad del contacto con el personal de servicios es gil y amplia. Como se haba mencionado anteriormente la mesa de ayuda que ofrece el SIIF para solucionar problemas tanto funcionales, como conceptuales o tcnicos presenta el personal idneo para dichos problemas, adems de esto la amabilidad o cortesa con que el personal presta el servicio es la adecuada, en el centro de atencin al cliente son muy pocas las quejas presentadas por problemas de trato o actitud, factor que favorece al sistema, pues adems de este ser el proveedor de la informacin, tambin tendr la responsabilidad de brindar el soporte necesario de la plataforma. Aunque el SIIF nacin II cuenta con mesas de ayuda, un call center y varios mtodos de comunicacin, la interaccin con los ingenieros que son los encargados en s, de dar el soporte tcnico del software es nula, pues los errores de este nivel son desarrollados a nivel interno. Igualmente dentro de cada unidad ejecutora, se tiene un coordinador de SIIF para que se centralice los errores que presente el Sistema con el fin de que el soporte que pidan al ministerio de hacienda sea completo y abarque todos los problemas con el propsito de minimizar tiempo. los funcionarios que dan apoyo y soporte tcnico a los usuarios SIIF Nacin, son los encargados de instalar, actualizar las versiones del aplicativo y configurar los componentes tecnolgicos que garantizan a los usuarios el acceso al SIIF-Nacin. Adems proporcionan soporte en la instalacin y uso de certificados digitales y colaboran con la persona o grupo asignado, en el proceso de solucin del problema y finalmente cumplen con las polticas y estndares de seguridad del sistema SIIF Nacin en cuanto a la divulgacin de la documentacin generada por el administrador tcnico del sistema, para los usuarios del SIIF Nacin. 5.4. Uso.

Como se mencion en el capitulo anterior, el uso de un sistema de informacin es inevitable cuando hay inters de los desarrolladores para que el usuario tenga la necesidad y satisfaccin del uso del sistema, este argumento aplica para casi todos los SI que necesitan venderse en un mercado debido a la gran competencia que se genera por la atraccin de clientes, en este sentido la intencin de uso del sistema juega un papel importante en el xito futuro de un SI. En el caso del SIIF Nacin II no se puede hablar de intencin de uso ni de competencias en un mercado de SI, debido a su particular uso obligatorio. Es obligacin de las entidades pblicas que manejan recursos del presupuesto general de la nacin la utilizacin del SIIF Nacin, en este sentido los usuarios deben utilizar el SI fundamentalmente en los mdulos de presupuesto, contabilidad y tesorera. La teora menciona que realizar una medicin objetiva del uso a travs de reportes de registro generados por el administrador del sistema, es una variable importante de analizar para medir la efectividad de un SI. En el caso del SIIF, debido a su carcter obligatorio, no resulta particularmente importante evaluar esta variable debido a que los reportes de uso del sistema generaran datos que demostraran un amplio uso del sistema, lo cual no quiere decir que ya sea un indicador para mencionar que el SIIF es exitoso. En la disponibilidad de tiempo del SIIF, Los usuarios presentan quejas debido a que varios mencionan que el uso del SI debe ser en cualquier momento del da segn la necesidad y horarios de cada entidad, aunque entienden que los software de este estilo necesitan unos mantenimientos regulares, les parece escandaloso el nmero de horas diarias en las cuales el sistema debe estar en este estado. El sistema debe estar cerrado debido a que el gran numero de transacciones en un aplicativo web carga su memoria voltil, lo cual genera lentitud en la operacin del sistema, para ello los administradores del SI deben reiniciar los servidores en las horas de la noche y al medio da lo cual genera tener un sistema fresco al iniciar la maana y al empezar la tarde. Claramente, esto es un error ms asociado a la calidad del sistema desde su programacin inicial, lo cual tiene este tipo de consecuencias en el uso. Para remediar este error se debe crear un algoritmo para eliminar registros de las memorias voltiles en caliente lo cual por el tamao del SIIF no es una tarea fcil de realizar la cual se debi prever en su fase de planificacin. Otro error de uso, radica en que el Sistema Integrado SIIF no tiene la capacidad de interactuar con cada uno de los aplicativos a la medida que tradicionalmente han usado las entidades pblicas y esto tiene razn de ser puesto que el Sistema est planificado para operar y controlar en todos los procedimientos de la administracin financiera publica; no obstante, el sistema actualmente no tiene la capacidad de integrar herramientas tecnolgicas para el control de cartera, facturacin, operaciones en moneda extranjera, manejo del 4 x mil, control de inventarios, control de activos, todas ellas caractersticas propias de un ERP el cual tiene la capacidad de soportar la administracin pblica de un Estado, pero lamentablemente el SIIF todava no ha llegado al nivel de un ERP. Otro factor para diagnosticar el uso depende de los perfiles de usuario y las competencias profesionales asociadas a cada uno de los perfiles. Para un usuario operativo, resulta imposible no comparar su anterior sistema con el SIIF, en relacin al nmero de transacciones exitosas de un aplicativo versus el otro, para este tipo de usuario el uso de SIIF puede generarle satisfaccin por que termina su trabajo en menor tiempo o por lo contrario debe utilizar mas horas de su jornada para una labor que hacia en menos tiempo. Lo que si es claro en este punto es que muchas

entidades han tenido que recurrir en la consecucin de nuevos contratistas o funcionarios para la operacin del SIIF II. Un usuario de tipo analtico, el cual tiene mayores capacidades para la solucin de sus propios problemas de uso, se enfrenta a los problemas de reportes los cuales son recurrentes para facilitar la toma de decisiones respecto a la gestin financiera de cada entidad. La reaccin emocional que sienten los usuarios hacia el SIIF vara dependiendo del perfil de uso, rea, perfil profesional y experiencias anteriores, pero en conclusin muchas reas de presupuesto le ven un buen futuro respecto al control de los gastos y reportes de informacin, mientras las reas contables ven con pesimismo la evolucin de este SI. Un portal de experiencias del usuario seria una solucin a mediano plazo que debera estar en los planes del Ministerio de Hacienda y no se debe confundir con un portal de quejas y reclamos, adicionalmente deber estar integrado a la aplicacin de tal forma que la opcin de mejora se registre de forma on-line. El grado de aprendizaje que tiene el SIIF es evaluado como bueno. Para los usuarios de reas presupuestales le resulta fcil el manejo de la herramienta, para usuarios contables difieren de que el aplicativo les brinde todo lo que necesiten; no obstante aprenden a utilizar el modulo de manera gil. El uso del SIIF debe ser tenido en cuenta como factor crtico debido a que las experiencias del usuario debe ser gestionadas de una manera ms simple y sencilla, de esta forma el administrador del Sistema tendr la capacidad de gestin para el mejoramiento continuo del SIIF en pro de una mejora de la administracin pblica. 5.5. Satisfaccin del Usuario. Se ha verificado a travs de encuestas de satisfaccin realizadas en diferentes entidades que existe una varianza alta en la satisfaccin al usuario debido a las siguientes causas: Diferencia en la plataforma tecnolgica de cada entidad. Diferencias entre los perfiles profesionales que utilizan el SIIF. Usuarios que previamente han usado en SIIF Nacin I. Costumbre a los aplicativos a la medida. Limitaciones de recursos de personal dispuestas por el administrador.

La insatisfaccin del usuario se refleja en la rotacin de personal, ausentismo, menor civismo corporativo, quejas y algunos casos hasta en problemas de salud mental. La satisfaccin del usuario es algo complejo de evaluar debido a la misma estructura del ser humano respecto a su relacin con el ambiente. No obstante, en las encuestas se puede percibir cierto grado de satisfaccin o conformismo respecto a los mdulos de gestin presupuestal y un cierto pesimismo frente al manejo contable de los recursos. Adems, se tiene una gran incertidumbre acerca del xito del SIIF respecto a la integracin y puesta en marcha de los dems mdulos que componen este proyecto de ERP. En conclusin, el SIIF no cumple con los requisitos de xito en la dimensin de satisfaccin del usuario debido a que no cumple con la integracin total de las operaciones financieras del Estado, se realiza la salvedad en cuanto a que el sistema lleva en fase de produccin obligatoria aproximadamente 10 meses. Un primer ao de

base para evaluar el xito completo de una vigencia se realizara en el tercer trimestre de 2013, con base en el resultado de la vigencia actual. 5.6. Beneficios Netos. La relacin de beneficios netos tiene en cuenta los beneficios individuales, grupales e institucionales. El beneficio neto individual se ve reflejado en el detalle de cada encuesta y va mas asociado a la subjetividad y a la carga laboral del individuo. El beneficio grupal se ve reflejado en la gestin de las diferentes oficinas de gestin financiera de cada entidad contable. El beneficio institucional, entre otras cosas, se refleja en el ahorro que se puede efectuar en los rubros presupuestales correspondientes a software, los cuales pueden trasladar los recursos a otras necesidades de la entidad. Se destacan respuestas de usuarios en los cuales se manifiesta que el SIIF ha ayudado a clarificar y ordenar administrativamente las funciones de cada usuario de las reas financieras. Otra opinin comn es que destacan la evolucin del modulo presupuestal frente a la insatisfaccin que genera el modulo contable. En conclusin, la evaluacin del SIIF frente a la dimensin de beneficios netos es regular, al ser un factor crtico de xito no se ha dado la importancia que esta dimensin requiere, dado que en ella se ven los beneficios finales de la operacin del sistema; no obstante esta evaluacin se realiza en un periodo de tiempo muy corto, en nuestra opinin la validacin de esta dimensin requiere un plazo de mediano plazo y como requisito se debe exigir la validacin completa de las anteriores dimensiones.

6. RECOMENDACIONES.

Dentro del documento se evidencia que la tecnologa del SIIF no es suficiente para el nivel de utilizacin por parte de los usuarios haciendo que este, se convierta en un sistema lento y complejo, el ministerio de hacienda y crdito pblico debe incentivar a las entidades pblicas para realizar una actualizacin en los equipos (Hardware, sistema operativo), generando de forma directa el mejoramiento en funcionamiento y servicio el SIIF Nacin II. El fortalecimiento del SIIF nacin II como herramienta de toma de decisiones para mejorar la funcin pblica y manejo de los recursos pblicos, buscando que el sistema se convierta en el sistema primario de soporte para las entidades. Mantener la disciplina y compromiso de los usuarios que prestan el servicio tanto tcnico, administrativo como conceptual en el sistema, ser factor clave para alcanzar el objetivo del ministerio de hacienda y crdito pblico de contar con un sistema ntegro y completo que cumpla con los propsitos generando los resultados esperados dentro de la gestin pblica. Un portal de experiencias del usuario puede contribuir al mejoramiento del SIIF, sus caractersticas desvirtan de un espacio de quejas y reclamos, y se recomienda que el registro de dichas experiencias se pueda realizar de manera On-line, preferiblemente en la misma aplicacin. De esta manera, se garantiza la relacin del Funcionario-SIIF en el marco del proyecto Gobierno en lnea y la Ley de TICS. La satisfaccin del usuario del SIIF representa la dimensin ms importante en la validacin del xito de un SI, puesto que ella rene las salidas de las dems dimensiones de xito. El Ministerio de Hacienda debe establecer un muestreo aleatorio simple para establecer de manera econmica el tamao ideal de la

muestra de satisfaccin de usuario, pero esta alternativa no tiene la capacidad de medir un Sistema tan complejo; no obstante da algunos acercamientos. Para realizar un anlisis ms detallado, aunque con un riesgo mayor por el incremento de la varianza, el muestreo probabilstico es la mejor opcin para evaluar el tamao de la muestra. Dentro del muestreo probabilstico se puede usar el muestreo conglomerado para analizar agrupaciones que son homogneas dentro de ellas mismas pero heterogneas entre ellas; el muestreo estratificado para analizar el impacto segn, nivel de transacciones, clasificacin de unidades ejecutoras, perfiles de usuario entre otras; el muestro PP. o proporcional al tamao como herramienta para verificar el tamao de las entidades con mayor participacin en nivel de usuarios o transacciones. En los beneficios netos, en Ministerio de hacienda debe realizar programas para fortalecer los 3 componentes de esta dimensin. El beneficio individual se gestiona mediante una simple salida de reportes oportunos o la diminucin de las cargas operativas. El beneficio grupal se propicia mediante programas que especialicen a cada perfil con nfasis en el conocimiento de las mdulos afines, para lo cual las capacitaciones en los mdulos insumos o mdulos que reciben nuestras salidas es totalmente necesaria para este tipo de funcionarios. El beneficio institucional se debe traducir en la reduccin de costos, mayor productividad y mejor informacin para la toma de decisiones oportunas, hay que recordar que la misin de cada entidad pblica debe tomar al SIIF como un apoyo para su gestin y no como un problema ms generado por el mismo Estado.

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