ADMINISTRACIN GENERAL UNIDAD 3:

REAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Administracin General ZC0206

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Presentacin

Todos los das debemos tomar decisiones de

diversa naturaleza para lograr nuestros objetivos personales. Sin embargo, en muchas ocasiones stos se ven amenazados por diversos problemas

a los que se deben enfrentar. Por lo tanto, no es

algo nuevo para las personas enfrentarse a los problemas, pues para ello, desarrollamos habilidades para solucionar esos problemas. En este escenario, los administradores o ejecutivos de todo tipo de organizaciones da a da se deben analizar diversas variables, tanto internas como externas, con el fin de recabar suficiente informacin que permita poder tomar decisiones que vayan de acuerdo a los objetivos que la empresa ha determinado en los plazos previamente definidos.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Presentacin Fenmenos como la globalizacin de mercados han incidido significativamente en la competitividad , lo que ha llevado a los ejecutivos a tomar decisiones que son fundamentales para que la empresa se posicione y permanezca en el mercado. Por ello las decisiones en la organizacin deben ser:

Operativas

&

Ejecutivas

Siempre con el fin de poder seguir siendo competitivo y permanecer en el mercado, optimizando el uso de los recursos y maximizando las utilidades de la organizacin. Las decisiones deben ser hoy en da a corto plazo, por lo tanto, es fundamental que el tomador de decisiones tenga muy claro lo que est ocurriendo en su organizacin internamente y que est ocurriendo en el mercado con aquellos factores incontrolables con el fin de disminuir la incertidumbre y el riesgo que considera toda decisin. A continuacin te invitamos a conocer con ms detalle el proceso de toma de decisiones.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 1: Toma de Decisiones

Qu entendemos por decisin?

Como una descripcin genrica podramos decir que se trata de determinacin o resolucin que se toma sobre una determinada cosa o problema que haya que resolver.

Lo anterior conlleva a que el individuo genera un proceso mental cognitivo que da como resultado:

Proceso de Toma de Decisiones

Consiste en concretar la eleccin entre distintas alternativas A nivel organizacional, la toma de decisiones es permanente, ya que todos los das se deben de resolver situaciones o problemas, y para ello se deben realizar diversos estudios (de mercado, de la competencia, de remuneraciones, otros) o anlisis de informacin (estadsticas de ventas, de ingresos, de presupuesto, otros) para reducir el margen de error e incertidumbre de lo que puede acontecer en el futuro.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 1: Toma de Decisiones

Para tomar decisiones coherentes y fructferas es fundamental llevar a cabo un proceso de decisin racional permanente, sin dejar nada de lado en este anlisis. Para ello existen varios tipos de decisiones de acuerdo a su naturaleza, revisemos algunas:
Decisiones Ejecutivas o Estratgicas Estn directamente relacionadas con la planificacin estratgica de la organizacin. Son a largo plazo y se deben determinar cules son las estrategias que se deben llevar a cabo para lograr los objetivos. Son decisiones que se toman a nivel gerencial basados en una serie de anlisis y estudios, de manera de convertir esta informacin en planes especficos. Decisiones Operativas Estn directamente relacionadas con la ejecucin de la planificacin estratgica, resolviendo las diversas situaciones o problemas que se van presentando da a da en la organizacin. Estas decisiones las deben de tomar los mandos medios de la organizacin da a da y en un plazo muy breve que permita la eficacia de los procesos.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 1: Toma de Decisiones

Ejemplo de Decisiones Estratgicas o Ejecutivas

Definir una alianza con una empresa internacional.

Definir el cambio del proceso de un producto (cambios tecnolgicos).

Ejemplo de Decisiones Operativas

Definir el despido trabajadores.

de

un

grupo

de

Definir la capacitacin de un rea de la empresa.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 1: Toma de Decisiones

Existen varios aspectos que se deben considerar en la toma de una decisin, independiente de su envergadura. Veamos algunos de ellos:
En general todas las decisiones se toman en un ambiente de alta incertidumbre. Sin embargo, el grado vara de una certeza relativa a una gran incertidumbre. En la toma de decisiones existen ciertos riesgos implcitos, por lo que no siempre hay un xito garantizado en su aplicacin. Hay decisiones en las que existe certeza, pues las personas estn razonablemente seguras sobre lo que ocurrir cuando tomen una decisin, cuentan con informacin que se considera confiable y se conocen las relaciones de causa y efecto de ellas.

Tambin puede existir una situacin de riesgo; quizs se cuente con informacin basada en hechos, pero la misma puede resultar incompleta para tomar una buena decisin.

Por otra parte, se puede usar la probabilidad subjetiva, basada en el juicio y la experiencia. Afortunadamente, se cuenta con varias herramientas que ayudan a los administradores a tomar decisiones ms eficaces.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 2: Proceso de Toma de Decisiones

Este proceso consta de varias etapas que sirven de guas a los ejecutivos en la toma de decisiones oportunas y coherentes con los objetivos de la empresa. Veamos el siguiente esquema:

Aplicar la Decisin

Definir el Problema

Toma de Decisiones
Elegir las Alternativas Analizar el Problema

Evaluar las Alternativas

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 2: Proceso de Toma de Decisiones Veamos cada fase del proceso de la toma de decisiones con mayor profundidad:

a) Definir el Problema: es analizar y determinar cul es el problema actual que tiene la organizacin, o qu brecha existe entre lo actual y lo planificado a la fecha con el fin de poder tomar una decisin coherente a lo que la organizacin pretende alcanzar.

b) Identificar las Alternativas de Solucin: una vez definido el problema se debe establecer cules son las alternativas que tiene la organizacin para solucionar el problema generado.

c) Identificar los Criterios de Decisin: consiste en identificar aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisin. Muchas veces, la identificacin de los criterios no se realiza en forma consciente previa a las siguientes etapas, sino que las decisiones se toman sin explicitar los criterios, a partir de la experiencia personal de los tomadores de decisiones.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 2: Proceso de Toma de Decisiones

d) Asignar ponderacin a los Criterios de Decisin: consiste en asignar valores relativos a cada criterio, de acuerdo a la importancia de cada uno de ellos. Se debe considerar que son todos importantes pero no tienen la misma ponderacin.

e) Evaluar las distintas alternativas: tiene la finalidad de determinar las ventajas y desventajas de cada una de ellas, de manera de asignar valores o cuantificar cada una de las alternativas para poder tomar una decisin acertada.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 2: Proceso de Toma de Decisiones

f) Seleccionar la mejor alternativa: de acuerdo a la etapa anterior se debe elegir la mejor alternativa con el fin de obtener los mejores resultados para la organizacin. Se debe considerar en esta etapa los siguientes trminos:

Maximizar: tomar la mejor decisin posible.

Satisfacer: elegir la primera opcin que sea mnimamente aceptable satisfaciendo de esta forma una meta u objetivo buscado.

Optimizar: la que genere el mejor equilibrio posible entre distintas metas.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 2: Proceso de Toma de Decisiones

g) Evaluacin de Resultados: despus de poner en marcha la decisin, es necesario evaluar

si se solucion o no el problema, es decir, si la decisin est teniendo el resultado esperado o no. Para ello deben definir los tipos de control, los patrones de control y la periodicidad del control.

Si el resultado no es el que se esperaba, se debe mirar si es porque debe darse un poco ms de tiempo para obtener los resultados o si definitivamente la decisin no fue la acertada, en este caso se debe iniciar el proceso de nuevo para hallar una nueva decisin.

El nuevo proceso que se inicie en caso de que la solucin haya sido errnea, contar con ms informacin y se tendr conocimiento de los errores cometidos en el primer intento.

Adems, se debe tener conciencia de que estos procesos de decisin estn en continuo cambio, es decir, las decisiones que se tomen continuamente van a tener que ser modificadas, por la evolucin que tenga el sistema o por la aparicin de nuevas variables que lo afecten.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 3: Cualidades que Debe Tener un Tomador de Decisiones A continuacin detallamos las siguientes caractersticas:

Experiencia: es lgico suponer que la habilidad de un mando para tomar decisiones crece con la experiencia. El concepto de veterana en una organizacin con aquellos individuos que tienen el mayor tiempo de servicio, se funda en el valor de la experiencia y por lo tanto reciben un mayor salario.

Buen Juicio: se utiliza el trmino juicio para referirnos a la habilidad de evaluar informacin de forma inteligente. Est constituido por el sentido comn, la madurez, la habilidad de razonamiento y la experiencia del tomador de decisiones.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 3: Cualidades que Debe Tener un Tomador de Decisiones

Creatividad: la creatividad designa la habilidad del tomador de decisiones para combinar o asociar ideas de manera nica para lograr un resultado nuevo y til. El tomador de decisiones creativo es capaz de captar y entender el problema de manera ms amplia, aun de ver las consecuencias que otros pasan por alto.

Habilidades Cuantitativas: esta es la habilidad de emplear tcnicas presentadas como mtodos cuantitativos o investigacin de operaciones, como pueden ser: la programacin lineal, teora de lneas de espera y modelos de inventarios. Estas herramientas ayudan a los mandos a tomar decisiones efectivas.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 4: Ventajas de Tomar Decisiones Grupales Se recomienda que las decisiones al interior de una organizacin deben ser tomadas en conjunto, lo que significa que todos los que se ven afectados por el problema deben tener alguna participacin en la toma de decisiones para resolver el problema en equipo. Algunas ventajas son:

Informacin y conocimiento ms completo: lgicamente un grupo logra recopilar ms informacin, teniendo acceso a ms fuentes informativas que un solo individuo, independiente de la educacin y de la experiencia de ste.

Incrementar la aceptacin de una solucin o bien la variedad de puntos de vista: muchas decisiones fracasan despus de elegida una opinin, debido a que un sector de gente no la acepta como una solucin posible, cada uno de sus integrantes tiene un punto de vista propio que difiere del de los dems, como resultado, la cantidad y tipos de opciones son mayores que los del individuo que trabaja solo.

Incrementan la legitimidad: los mtodos democrticos son aceptados por todos los componentes de la sociedad. Cuando el proceso es grupal, intervienen todos los aditamentos de los ideales democrticos.

Reduccin de los problemas de comunicacin: puesto que el grupo participa en la toma de decisin, todos sus integrantes estn conscientes de la situacin, por lo general la puesta en marcha de la solucin se realiza sin tropiezos.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Tema 5: Limitaciones de la Toma de Decisiones Podramos agruparlas en las siguientes:

Financieras: no contar con los recursos financieros para poner en marcha una idea o una solucin.

Legales: tener restricciones implementar la solucin.

legales

para

poder

De mercado: no contar con informacin de respaldo del mercado en general, con estudios o anlisis de: proveedores , competencia y otros.

Humanas y organizaciones: no contar con el apoyo de las personas que conforman la empresa en la toma de decisiones o reglas internas que afecten la decisin (ejemplo: sindicatos).

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Conclusiones

En definitiva debemos tener claro que en este mundo globalizado y competitivo se requiere de profesionales que tengan la capacidad de asumir riesgos y que tomen decisiones cuando sea el momento de hacerlo. El administrador debe estar preparado para estar atento a cualquier problema que se genere, porque no slo debe tomar decisiones oportunas, sino que adems ser capaz de estar en forma constante, realizando anlisis y estudios internos de la organizacin, y especialmente, del macro-entorno.

Unidad 3: Las reas Funcionales de la Empresa Bibliografa

Amaru, A. (2008). Fundamentos de Administracin, Teora General y su Proceso. Mxico: Ed. Pearson.
Daft, R. (2006). Administracin. Mxico: Ed. Thomson. Diez, J.; Redondo, C. (1996). Administracin de Empresas. Madrid: Ed. Pirmide.