GUA PARA EL DESARROLLO DE SIMULACROS EN INSTITUCIONES EDUCATIVAS

CRDITOS
FONDO DE PREVENCIN Y ATENCIN DE EMERGENCIAS DPAE DIRECCIN DE PREVENCINY ATENCIN DE EMERGENCIAS DPAE

DIRECTOR
Guillermo Escobar Castro Responsable rea Emergencias: Jorge Pardo Coordinacin de Preparativos para Emergencias: Wilfredo Ospina, Violeta Chavarro, Jhon Jairo Palacios Responsable rea Tcnica y de Gestin: Lucy Esperanza Gonzlez Coordinacin Investigacin y Desarrollo: Gladys Puerto Grupo Educacin: Eugenia Arboleda, Luisa Fernanda Snchez, Carlos Andrs Tllez

INTRODUCCIN La presente Gua para el Desarrollo de Simulacros es una herramienta de apoyo a todas las Instituciones Educativas tanto de carcter pblico como privado, con el objetivo de proporcionar herramientas metodolgicas que permitan a la comunidad educativa de Bogot organizar, ejecutar y evaluar simulacros de emergencia, de una forma segura y confiable para mejorar su capacidad de respuesta frente a las emergencias.

CONCEPTOS BSICOS SIMULACRO Un simulacro es la representacin de situaciones de la manera ms aproximada posible a la realidad del hecho o acontecimiento propuesto para ser simulado. El simulacro es un ejercicio prctico que implica la movilizacin de recursos y personal, en el cual se mide la respuesta en tiempo real, se evalan las acciones realizadas y los recursos utilizados. ESCENARIOS Los escenarios son los espacios donde se establecen las condiciones especiales que se van a simular a partir de una ambientacin que permita recrear una situacin real. INSTALACIONES Las Instalaciones son los lugares adecuados para desarrollar las acciones de coordinacin y ejecucin del simulacro. Entre las instalaciones que pueden requerirse, estn:
El Centro de Coordinacin del Simulacro CCS. Es la instalacin desde la cual se coordina el proceso de ejecucin del simulacro y se transmite el Guin a travs de los medios de comunicacin establecidos para difundir los mensajes a cada uno de los participantes. El Puesto de Mando Unificado PMU. Es la instalacin en la cual se renen los integrantes del Comit de Emergencias definido en el PEC para la toma de decisiones. El PMU debe ubicarse en un sitio prximo a la zona de impacto y debe contar con las medidas de seguridad necesarias. El Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin MEC. Es la instalacin donde se realizar la atencin de las vctimas que se tengan en razn del ejercicio. Debe destinarse un MEC para la atencin de aquellas personas que durante el simulacro puedan resultar realmente lesionadas o presenten alguna alteracin de salud.

Otras instalaciones podrn ser adecuadas segn se requiera en cada simulacro y en concordancia con lo establecido en el PEC. SUMINISTROS Se refiere a los recursos necesarios para la planeacin y la operacin del simulacro. Los suministros pueden ser:
Materiales Son todos aquellos suministros necesarios para la operacin del simulacro como: instructivo del ejercicio, guin, planos, tableros, pizarras, bolgrafos, identificadores, extintores, camillas, botiquines, conos, cinta de sealizacin, entre otros. Equipos generales Son todos aquellos suministros logsticos de apoyo para la ejecucin ptima del simulacro. Por ejemplo: computadores, proyectores, pantalla, Internet, lnea telefnica y de fax, megfonos, equipos de radiocomunicaciones, entre otros.

GUIN El guin es el libreto general del ejercicio; es la herramienta metodolgica para el desarrollo del simulacro en donde se organizan las acciones generales de forma secuencial con unos tiempos esperados de ejecucin, se definen los responsables y se relacionan los suministros necesarios. El Guin se transmite mediante diferentes tipos de mensajes.

MENSAJES Los mensajes constituyen el motor del guin en el simulacro. A travs de ellos se indican la evolucin, los efectos y las circunstancias del ejercicio.

LISTA DE CHEQUEO DE MENSAJES Es el instrumento que permite a la institucin educativa hacer un seguimiento de los mensajes para establecer si fueron enviados de forma secuencial y de acuerdo con la planificacin del ejercicio. DINMICA DE LOS SIMULACROS El desarrollo de un simulacro consta de cinco fases:
FASES CONTEXTUALIZACIN AFECTACIN ACTIVACIN MOVILIZACIN DESACTIVACIN DESMOVILIZACIN EVALUACIN Y DESCRIPCIN Describe la ambientacin y la preparacin del escenario previo del evento simulado. Se establece el panorama de afectacin inicial del evento simulado. Esta fase inicia con la ocurrencia del evento y la notificacin del mismo a los participantes del ejercicio. Consiste en la activacin del PEC, la movilizacin de los recursos, el desarrollo de las acciones necesarias para el control y la atencin del evento simulado, la adopcin del sistema organizacional y el desempeo de los roles definidos. Corresponde a la evolucin del simulacro. Se plantean todos los aspectos para estabilizar la situacin con base en los reportes de atencin recibidos. Se hace el control final de la escena y se inicia la desmovilizacin de los recursos y/o la reasignacin de las acciones. Esta se divide en dos partes: en primer lugar la evaluacin del ejercicio por parte de los participantes y posteriormente el informe de los evaluadores definidos en el plan de desarrollo.

PLAN DE TRABAJO PARA EL DESARROLLO DEL SIMULACRO Es el documento donde se registran las actividades que se deben realizar antes, durante y despus del simulacro para garantizar el adecuado desarrollo y el cumplimiento de los objetivos del ejercicio. En el proceso para el desarrollo de un simulacro se pueden identificar cuatro etapas:

I. II.

III. IV.

Planeacin: Corresponde a la formulacin del Plan de Trabajo. Preparacin: Corresponde a las actividades especficas previas a la ejecucin del simulacro, es decir a la implementacin del Plan de Trabajo. La preparacin se inicia con la confirmacin de la fecha del simulacro despus de formular y aprobar el Plan de Trabajo. Ejecucin: Corresponde a las actividades propias del desarrollo establecidas en el Plan de Trabajo. Se inicia con la fase de contextualizacin y termina con la fase de desactivacin y desmovilizacin de la Dinmica del simulacro. Evaluacin: Corresponde a la valoracin del ejercicio, la recoleccin de la informacin y la elaboracin del informe final.

I.

PLANEACIN DEL SIMULACRO

FORMULACIN DEL PLAN DE TRABAJO Las siguientes preguntas pueden orientar la planeacin del simulacro: Qu parte del PEC se quiere evaluar? Quines deben participar en el proceso de planeacin del simulacro y qu funciones desempearn en la coordinacin del mismo? (Esquema Organizacional) Qu evento(s) se quiere simular y qu grado de complejidad tendr(n)? Quines participarn en el ejercicio? Qu suministros estn disponibles para el ejercicio? Qu eventos adversos se pueden presentar en la ejecucin del simulacro? 1. Determinar la viabilidad del simulacro. (Ver Anexo 1) Como requisitos previos para el desarrollo de un simulacro, la Institucin Educativa debe contar con:
REQUISITO Documentacin DESCRIPCIN Plan Escolar de Emergencia y Contingencias PEC: Estrategia desarrollada por las instituciones educativas para identificar, prevenir y mitigar los riesgos, y atender adecuadamente una emergencia. El PEC se debe implementar y evaluar. Capacitacin De acuerdo con la formulacin del PEC, es necesaria la capacitacin de las brigadas de emergencia (evacuacin, primeros auxilios y contraincendio). Ejercicios Ejercicios previos como prcticas de campo, simulaciones y simulacros de menor complejidad que prcticos previos sirvan como instrumento de evaluacin del PEC. Estos ejercicios pueden ser recorridos de reconocimiento, prcticas guiadas, rutinas de entrada y salida del colegio y horas de descanso, entre otros. La complejidad de los simulacros se puede incrementar progresivamente conforme a los resultados obtenidos. Como consecuencia de la evaluacin de las simulaciones y los simulacros que se realicen, pueden generarse cambios en el PEC que deben divulgarse e implementarse. Nota: Los aspectos mencionados anteriormente son condiciones para el desarrollo ptimo de los simulacros; si no existen o estn incompletos, es necesario adelantar las acciones de mejoramiento o actualizacin antes de programar la realizacin del ejercicio.

2. Definir los objetivos y el alcance del simulacro. (Ver Anexo 2) Objetivos del simulacro: El simulacro permite evaluar el Plan Escolar de Emergencia y Contingencias PEC. Por lo tanto, los objetivos del simulacro deben estar dirigidos a la evaluacin de alguno o varios de los siguientes aspectos: el comportamiento del personal, la organizacin de la Institucin Educativa frente a las emergencias y/o los recursos. Algunos ejemplos de objetivos son: - Evaluar el PEC o parte del PEC, con el fin de probar los procedimientos establecidos. - Corregir fallas y actualizar el PEC, detectando puntos crticos y fallas en su ejecucin. - Identificar la organizacin de la Institucin Educativa y su capacidad de gestin ante situaciones de emergencia. - Evaluar la habilidad del personal en el manejo de la situacin. - Disminuir el tiempo de respuesta ante una emergencia. - Articular el PEC con las entidades de ayuda externa. Alcance del simulacro: El alcance se refiere a la magnitud que tendr el simulacro, las reas que se involucran y los componentes del PEC que se pretenden evaluar. Los simulacros se clasifican segn los niveles de informacin, de cobertura del PEC, y de las reas involucradas y el personal participante:
Simulacros avisados Simulacros no avisados Segn el nivel de informacin Se utilizan para entrenar al personal. Se informa con anticipacin el objetivo, fecha, hora. Los participantes no son informados del objetivo del simulacro, ni fecha y hora de realizacin. Se recomiendan slo cuando se hayan realizado varios simulacros avisados.

Segn la cobertura del PEC Son los que se organizan para probar parte del PEC. Puede ser para probar la cadena de llamadas, verificar la funcionalidad de las vas de evacuacin, identificar la alarma, reconocer los puntos de encuentro, medir la capacidad de respuesta de la brigada, entre otros. Simulacros Son los que se realizan para probar todo el PEC y comprenden los aspectos de notificacin, evacuacin, generales atencin y recuperacin. Segn las reas y el personal involucrados Simulacros Son los que se organizan para probar parte del PEC, en reas especficas de la institucin educativa y parciales con la participacin de una parte del personal. Por ejemplo: Bloque A con los estudiantes de primaria. Simulacros Son los que se realizan para probar todo el PEC y comprenden todas las reas y todo el personal de la totales institucin educativa. Nota: Los simulacros pueden desarrollarse combinando varias de las modalidades mencionadas. Por ejemplo: se puede hacer un simulacro avisado parcial o total y que especficamente pruebe los procedimientos establecidos en el PEC. Cuando se trata de un simulacro de evacuacin, es necesario establecer si la evacuacin se har hacia un punto de encuentro externo o interno pues de esto depende la definicin de las instalaciones, del anlisis de riesgos, entre otros. Simulacros especficos

3. Definir las instalaciones, los escenarios y los suministros del simulacro. (Ver Anexo 3) Una vez definidos el alcance y los objetivos, se deber definir qu instalaciones, escenarios y suministros especficos se requieren para realizar el simulacro. Con base en las instalaciones y los escenarios se identifican los suministros y se establece el presupuesto.
Escenarios Los escenarios dependen fundamentalmente de los objetivos y del alcance del simulacro. Por esta razn, es necesario adecuar o crear escenarios especficos segn los eventos que se vayan a simular. Los escenarios son acondicionados por el equipo organizador del simulacro y deben contar con las condiciones necesarias para garantizar la seguridad de los participantes durante el desarrollo del ejercicio. Ejemplo: Ante el evento de un sismo, el escenario podra corresponder a las diferentes rutas de evacuacin de la institucin educativa, en cuyo caso se podra recrear la obstruccin de una de las rutas como consecuencia del sismo. Instalaciones Es preciso diferenciar las instalaciones requeridas para la coordinacin del simulacro, de las necesarias para el uso de los participantes. La responsabilidad de montar y desmontar las instalaciones que usarn los participantes se puede asignar al equipo organizador o a los participantes desde el momento de la planeacin del simulacro. Si en la planeacin se asigna la responsabilidad a los participantes, esta actividad deber incluirse en la evaluacin de la ejecucin del simulacro. Todo simulacro debe contar mnimo con las siguientes instalaciones: Centro de Coordinacin del Simulacro CCS, Puesto de Mando Unificado PMU y Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin MEC. Suministros Con base en las caractersticas del escenario y de las instalaciones, se definen los suministros requeridos para el desarrollo del simulacro. Es preciso elaborar una lista de suministros estableciendo una clara diferencia entre los requeridos para la operacin del simulacro y los necesarios para apoyar logsticamente el ejercicio. Adems, se recomienda establecer su disponibilidad en la Institucin Educativa y con base en esta informacin elaborar un presupuesto para la adquisicin de los suministros no disponibles. (Diligenciar Formato de Presupuesto) En este punto es importante definir si los participantes recibirn alimentacin e hidratacin durante el desarrollo del simulacro. Esto incluye al personal operativo, los evaluadores, los controladores y los organizadores.

4. Definir el tiempo del simulacro. (Ver Anexo 4) En la definicin del tiempo del simulacro es preciso establecer una diferencia entre el tiempo destinado a la preparacin del ejercicio y el tiempo previsto para la ejecucin del mismo.
Tiempo de preparacin Corresponde al perodo definido en el plan de trabajo para la planeacin y la preparacin del simulacro. Esto depende de las actividades previas necesarias como los ejercicios prcticos, la capacitacin de las brigadas, la adquisicin de los suministros, entre otros. El tiempo de preparacin se define a travs de un cronograma de actividades como parte del plan de trabajo. (Diligenciar Formato de Cronograma de actividades) Tiempo de ejecucin Corresponde al perodo de desarrollo del simulacro y comprende las fases de afectacin, activacin y movilizacin, y desactivacin y desmovilizacin correspondientes a la dinmica del simulacro. Normalmente los simulacros se desarrollan en tiempo real, razn por la cual es importante definir el objetivo y el alcance del ejercicio. Por ejemplo si se va a simular una evacuacin por sismo, se debe tener presente el tiempo real que dura la evacuacin del personal de acuerdo con las caractersticas particulares de la institucin educativa.

5. Formular el guin, los mensajes y la lista de chequeo de mensajes. (Ver Anexo 5) Guin: En el guin se registran y se organizan en forma secuencial las acciones para la ejecucin

del simulacro. A cada una de las acciones se le asigna tiempo de ejecucin, responsable y suministros necesarios. El guin est compuesto por los mensajes. Mensajes: Con los mensajes se pone en funcionamiento el guin del simulacro. Para tal fin se deben formular los mensajes para cada una de las fases de la dinmica del simulacro as:
FASE DEL SIMULACRO Contextualizacin Afectacin Activacin movilizacin y TIPO DE MENSAJE Son mensajes generales que describen la situacin previa al ejercicio. Por ejemplo: situacin climtica, recursos fsicos y humanos que se estn utilizando en el momento, actividades que se estaban realizando antes de presentarse el evento simulado, entre otros. Son mensajes especficos de la situacin simulada, en donde se describen aspectos de la crisis cuando ya se ha presentado la emergencia. La emergencia puede desencadenar otras situaciones secundarias de emergencia, segn lo planteado en el guin. Son mensajes que describen el desarrollo de las acciones con base en el escenario planteado y el sistema organizacional propuesto para que los participantes desempeen los roles definidos y desarrollen la situacin simulada. Por ejemplo se describen las acciones desarrolladas y la activacin y movilizacin de los recursos. Estos mensajes pueden plantear preguntas a los participantes para valorar las acciones realizadas y calificar la evolucin de la situacin. Son mensajes especficos en los que se plantean los aspectos correspondientes al momento posterior a la emergencia con el fin de estabilizar la situacin simulada. Con base en los reportes de atencin de la emergencia se define el control final de la escena y la desmovilizacin de recursos y/o la reasignacin de las acciones. Estos mensajes pueden plantear preguntas a los participantes con el fin de valorar las acciones de estabilizacin realizadas para la finalizacin del ejercicio.

Desactivacin desmovilizacin

Los mensajes pueden ser transmitidos a travs de diferentes medios: televisin, multimedia, informes internos, radio o transistor, informes interinstitucionales, prensa, entre otros. Lista de chequeo de mensajes: Este instrumento permite a los controladores y evaluadores del ejercicio hacer el seguimiento de los mensajes para determinar si fueron enviados con el orden y la precisin establecidos en la planeacin. 6. Realizar el anlisis de riesgos del simulacro. (Ver el Anexo 6) El anlisis de riesgos del simulacro consiste en la identificacin de los factores de riesgo (amenazas y vulnerabilidades) de la ejecucin del ejercicio con el objetivo de minimizar los daos que se puedan ocasionar a los participantes durante el desarrollo de sus funciones. La elaboracin del anlisis de riesgos del simulacro, cuya responsabilidad recae en el grupo coordinador del ejercicio, se hace con base en el anlisis de riesgo incluido en el PEC y de forma paralela a la elaboracin del guin. As, en cada una de las actividades registradas y en cada una de las fases del simulacro se pueden identificar los factores de riesgo. Posteriormente, se deben formular e implementar acciones de intervencin para prevenir o mitigar los riesgos identificados. Por ejemplo: si se identifica una indiferencia por parte de los estudiantes frente a los simulacros de evacuacin, se debe iniciar un proceso de sensibilizacin y concientizacin para que los estudiantes asuman el ejercicio con seriedad y responsabilidad. Dentro del anlisis de riesgos del simulacro, es de suma importancia incluir los impactos generados sobre la comunidad aledaa a la Institucin Educativa. 7. Definir la estructura organizacional del simulacro, los roles y las funciones. (Ver el Anexo 7) Es importante aclarar que la estructura organizacional del simulacro es diferente de la estructura organizacional del PEC; por lo tanto, las personas que organizan y coordinan el simulacro no participan activamente en la respuesta a la situacin simulada. En este sentido, la estructura organizacional del simulacro, cuyos integrantes estn encargados de preparar, coordinar y evaluar el ejercicio, es diferente e independiente de la estructura del Comit de Emergencias incluido en el PEC cuyos integrantes estn encargados de atender la emergencia simulada. Para efectos prcticos, a continuacin se plantea una propuesta de estructura organizacional para quienes tendrn la responsabilidad de planear, ejecutar y evaluar cada simulacro, dicha estructura est basada en el Sistema Comando de Incidentes1.
1

Funciones y base estructural del Sistema Comando de Incidentes.

Estructura Organizacional para el Simulacro

Ahora bien, en las instituciones educativas cuya planta docente y administrativa no cuenta con la magnitud necesaria para asignar personal a cada una de las instancias de la estructura basada en el Sistema Comando de Incidentes, se puede trabajar con la siguiente estructura organizacional:

GRUPO DE COORDINACIN

GRUPO DE GESTIN

Equipo organizador del simulacro

Es importante aclarar que independientemente del nmero de personas que conformen cada uno de los grupos, se cumplirn todas las funciones correspondientes a las instancias que conforman la estructura original. Es decir, el Grupo Coordinador cumplir con las funciones de seguridad, informacin pblica, enlace y coordinacin. El Grupo de Gestin cumplir las funciones de planificacin, operacin, logstica, y administracin y finanzas.
EQUIPO ORGANIZADOR DEL SIMULACRO

Coordinador del simulacro Aplicar el formato de diagnstico del PEC. (Anexo 1) Definir el objetivo y el alcance del simulacro. Conformar, organizar y asignar funciones a los grupos de trabajo. Evaluar las prioridades del simulacro. Coordinar el desarrollo y la ejecucin del Plan de Trabajo. Definir la estructura organizacional para la coordinacin del simulacro Elaborar el Guin del Simulacro con el Grupo de Planificacin. Auditar el resultado de las medidas de actuacin previstas en el plan de trabajo para analizarlas y generar las recomendaciones pertinentes. Coordinar la recoleccin de informacin requerida para realizar el ejercicio de simulacro. Coordinar la elaboracin del informe final del simulacro. Velar por la seguridad de todo el personal que intervenga en el simulacro. Coordinador de Seguridad o control de eventos adversos Elaborar el Anlisis de riesgos del simulacro. Garantizar la seguridad de los grupos participantes en el simulacro. Participar en las reuniones de planificacin y asignar controladores de campo. Vigilar, evaluar y responder de forma oportuna a aquellas situaciones peligrosas e inseguras. Detener el desarrollo del simulacro, si considera que las condiciones de seguridad no son las adecuadas para los participantes y se pone en riesgo su integridad. Identificar condiciones adversas que se puedan presentar para minimizar los riesgos de los participantes. Coordinador de Enlace Obtener un reporte rpido del C.C.S. Identificar a los representantes de cada una de las Organizaciones que participan en el ejercicio, incluyendo su sistema de comunicacin y lneas de informacin. Gestionar los permisos que sean necesarios para la realizacin del simulacro. Por ejemplo: Cierre de vas, utilizacin de escenarios o instalaciones. Responder a las solicitudes del equipo coordinador del simulacro para establecer contactos con otras organizaciones. Identificar a todos los integrantes de los grupos que participarn en el simulacro y conocer sus funciones Disponer de un formato de registro de las actividades realizadas durante el simulacro. Solicitar a logstica elementos como radio o celular, lapicero, entre otros. Coordinador de Informacin Pblica Formular y emitir la informacin acerca del incidente simulado a los medios de comunicacin y otras organizaciones relevantes, segn lo autorice el Coordinador del Simulacro. Definir el sitio donde se centralizar la informacin del simulacro. Elaborar un instructivo para la informacin al pblico y a los medios de comunicacin Solicitar al grupo de logstica se disponga de los suministros necesarios para el desarrollo de su funcin (cmara fotogrfica y/o filmadoras.) Coordinar las acciones que realicen los miembros de los medios de comunicacin que hagan cobertura del simulacro. Recopilar la informacin emitida por los medios de comunicacin y facilitar su evaluacin por el equipo organizador y los participantes, con miras a detectar fallas en los procesos desarrollados. Grupo de Planificacin Proporcionar predicciones peridicas acerca de la planeacin del ejercicio. Organizar la informacin acerca de estrategias alternativas. Compilar y distribuir informacin acerca del estado del incidente por simular. Frente al plan de trabajo: Elaborar el Plan de Trabajo del Simulacro, segn los criterios definidos por el Equipo Organizador. Recolectar y organizar la informacin acerca del estado del simulacro. Frente a la evaluacin: Establecer las necesidades para evaluacin del simulacro, segn los objetivos propuestos. Definir criterios y formatos de evaluacin. Coordinar las acciones de evaluacin del simulacro. Consolidar la informacin y los reportes que generen los evaluadores. Evaluar el desempeo del Equipo de Coordinacin del Simulacro. Frente a la documentacin: Mantener los archivos completos y precisos del ejercicio. Consolidar y almacenar los archivos del ejercicio para cualquier finalidad legal, analtica o histrica. Elaborar el informe final del simulacro, con base en la informacin recolectada. Remitir el respectivo informe a las reas y Organizaciones correspondientes. Evaluadores Diligenciar el Formato de Evaluacin. Valorar los aspectos positivos y por mejorar del desarrollo del ejercicio. (En las etapas de Planeacin, Preparacin y Ejecucin). Evaluar el aspecto psicolgico de los participantes en donde se valoren las actitudes y aptitudes de los participantes frente al panorama o escenario simulado. Retroalimentar los aspectos evaluados a los organizadores del ejercicio.

GRUPO DE GESTIN

GRUPO DE COORDINACIN

 Elaboracin del Informe final del Ejercicio. Grupo de Operaciones Desarrollar el componente operacional del Plan de Trabajo del evento simulado. Asignar el personal de Operaciones de acuerdo con el Plan de Trabajo. Supervisar las operaciones de montaje y funcionamiento del simulacro. Determinar las necesidades y solicitar suministros adicionales. Mantener informado al C.C.S. acerca de las actividades especiales, eventos y ocurrencia. Disponer de la respuesta adecuada ante cualquier evento adverso que se presente durante el desarrollo del simulacro. Verificar el cumplimiento del cronograma del Plan de Trabajo. Frente a la adecuacin de escenarios: Preparar y mantener los escenarios necesarios para el simulacro. Contemplar el anlisis de riesgo definido por el coordinador de seguridad. Responder por el material y los equipos utilizados en los escenarios y su retorno al sitio de origen. Frente a la ejecucin del guin: Difundir los mensajes de manera ordenada y coherente segn lo estipulado en la planificacin del ejercicio. Hacer uso de la herramienta Lista de Chequeo de Mensajes. Frente al seguimiento: Hacer seguimiento al desarrollo del Guin durante la ejecucin del simulacro. Determinar las necesidades de controladores del simulacro segn los objetivos propuestos. Establecer los aspectos, puntos y procesos a los que se debe hacer seguimiento mediante controladores. Recibir los informes de los controladores que se haya dispuesto. Generar los comentarios, observaciones, recomendaciones y salvavidas que deban darse a los participantes para reorientar el desarrollo del simulacro cuando as se requiera. CONTROLADORES: Informar al rea Coordinadora de Mensajes acerca del envo y recepcin de los mismos de acuerdo con el desenlace del ejercicio. Realizar las acciones de seguimiento durante el desarrollo del ejercicio. Informar al Coordinador de seguridad o al grupo de eventos adversos, la presencia de situaciones adversas e inseguras durante el desarrollo del ejercicio. * Recomendar la cancelacin del ejercicio si es conveniente. Grupo de Logstica Proporcionar instalaciones, servicios y materiales para apoyar el ejercicio de simulacro. Identificar servicios y necesidades de apoyo para las operaciones planificadas y esperadas. Coordinar y procesar las solicitudes de suministros adicionales. Preparar los elementos de servicios y apoyo del Plan de Trabajo. Establecer todas las actividades de registro de suministros utilizados para el ejercicio. Preparar y procesar la informacin acerca de los cambios en el estado de los suministros para el desarrollo del ejercicio. Mantener la lista de registro de llegadas de los suministros para el ejercicio. Frente a los Suministros: Desarrollar y ejecutar los planes logsticos de apoyo al Plan de Trabajo. Gestionar los materiales de trabajo, insumos, herramientas, maquinaria y accesorios que se requiera para el montaje y ejecucin del simulacro. Determinar las operaciones de apoyo iniciales en coordinacin con el Jefe del Grupo de Logstica y el Coordinador de Servicios. Mantener el registro de suministros empleados para el simulacro. Frente a los Servicios: Determinar el nivel de servicios requeridos para apoyar las operaciones. Revisar el Plan de Trabajo del ejercicio. Gestionar los servicios que sean necesarios en las diferentes fases del desarrollo del simulacro (Planificacin, Preparacin, Ejecucin y Evaluacin), en cuanto a comunicaciones, informtica, recuperacin de personal, transporte e instalaciones. Mantener el registro de servicios requeridos y prestados para facilitar su cuantificacin y valoracin. Mantener el control de turnos del equipo de coordinacin del simulacro. Adecuar las instalaciones definidas para el desarrollo del ejercicio. (Por ej. CCS, COE, PMU, MEC, rea de espera, centro de acopio, entre otros.) Grupo de Administracin y Finanzas Establecer el presupuesto estimado para el simulacro (controladores externos, alquiler de equipos, organizacin y adecuacin del(os) escenario(s), suministro de alimentos y bebidas, transporte, costos de personal, entre otros. * Definir con el grupo la viabilidad econmica del simulacro. Establecer cules reas de la institucin educativa pueden participar en la ejecucin del Simulacro. Controlar los tiempos del personal responsable de la ejecucin del simulacro, con el fin de determinar sistemas de turnos o backups. Frente a costos y presupuesto: Mantener control de los costos y gastos que se generan por la realizacin del simulacro.

Roles del simulacro:

Con base en la estructura propuesta, se distribuye al personal y se asignan los roles del simulacro. La responsabilidad de distribuir los roles y asignar las funciones corresponde a un encargado del Grupo Organizador del simulacro que conozca el desempeo de los participantes en su actividad cotidiana. Los roles se pueden asignar por condiciones de los participantes y su nivel de preparacin en los temas. Si no se cuenta con personal entrenado y capacitado para el desempeo de una funcin especfica se recomienda cambiar la asignacin o realizar las acciones correspondientes para la debida capacitacin. Los roles del simulacro son:
Equipo organizador Los integrantes estn encargados de la planeacin, preparacin organizacin y desarrollo del simulacro. El equipo organizador puede ser conformado por personal interno o externo de la institucin educativa. Es necesario definir los responsables y sus funciones especficas segn el cuadro de funciones del grupo coordinador. Participantes Son las personas que participan e interactan de manera directa en el momento de ejecucin del simulacro. Los participantes cumplirn labores operativas o de soporte operativo dentro del ejercicio y se recomienda que no hagan parte del grupo organizador para no crear duplicidad de funciones. La definicin del nmero de participantes se establece con base en: - La estructura organizacional de la Institucin Educativa: de manera parcial (Grupo Operativo, Brigadas, Seguridad, Alta Gerencia o Tomadores de Decisiones, etc.) o total (Toda la Institucin Educativa). - La cobertura: si es a nivel interno (solo la Institucin Educativa) o externo (con invitacin de Organizaciones o autoridades). Los participantes interactan y participan en el ejercicio de acuerdo con la secuencia de los hechos (guin) en el escenario simulado. Controladores Hacen parte del equipo organizador y su funcin es hacer el seguimiento al desarrollo del simulacro para que el equipo organizador tenga en tiempo real un adecuado control del desarrollo del ejercicio. Se recomienda contar con tantos controladores como puntos crticos existan para el desarrollo del simulacro. Evaluadores Son aquellas personas que hacen la evaluacin del desarrollo del simulacro con el fin de verificar el cumplimiento de los objetivos propuestos en el mismo. Debe haber tantos evaluadores como sea necesario, distribuidos en los puntos crticos.

8. Definir el instructivo del ejercicio. (Ver el Anexo 8) Son las reglas del ejercicio sobre las cuales se basan los participantes para el desarrollo del simulacro. En ellas, se definen los tiempos previstos para realizar el ejercicio, el listado de suministros disponibles para atender las situaciones simuladas y las condiciones de seguridad que cumplen los participantes en el mismo. Habr un instructivo para cada grupo de participantes definidos as: Instructivo para las brigadas de emergencias, instructivo para los estudiantes, entre otros. Por ejemplo:
Instructivo para los participantes - Acatar las indicaciones de los brigadistas. - Desplazarse por las vas de evacuacin sin correr y sin generar alarma. - Realizar el ejercicio con seriedad y compromiso. - Mantenerse con el grupo en el que se encuentra hasta que se de la orden de finalizacin del ejercicio. - Una vez finalizado el ejercicio ingresar nuevamente al saln de clases de manera organizada. NOTA: Se recomienda elaborar un cronograma de implementacin del Plan de Trabajo. (Ver Anexo 4)

II. PREPARACIN DEL SIMULACRO 9. Implementar el Plan de Trabajo. (Ver Anexo 9) Adems de la implementacin del Plan de Trabajo, en la preparacin del simulacro se desarrollan las siguientes actividades:
ACTIVIDAD Aprobar el presupuesto y gestionar los recursos para la adquisicin de los suministros. Confirmar la fecha de ejecucin del simulacro. Gestionar permisos y autorizaciones (si se requieren) Invitar y confirmar participantes, controladores y evaluadores del ejercicio RESPONSABLE Equipo organizador. Coordinador del Simulacro Grupo de Planificacin. Coordinador del Simulacro.

Preparar e instalar los suministros de acuerdo con el plan de trabajo. Elaborar el boletn de prensa sobre el desarrollo del simulacro. Alistar y adecuar las instalaciones y los escenarios. Delimitar las zonas de operacin del ejercicio. Revisar el anlisis de riesgos. Confirmar la ejecucin del simulacro.

Grupo de Logstica Grupo de Operaciones Informacin Pblica Grupo de Operaciones. Grupo de Eventos Adversos. Grupo de Coordinacin

NOTA: La implementacin del Plan de Trabajo implica la elaboracin de los formatos y formularios necesarios para ejecutar, coordinar, controlar y evaluar el simulacro. Para tal fin se recomienda diligenciar los formatos anexos para cada uno de los puntos del Plan de Trabajo y hacer el seguimiento del cronograma de implementacin.

III. EJECUCIN DEL SIMULACRO 10. Realizar el simulacro. (Ver el Anexo 10) La ejecucin del simulacro comprende las siguientes actividades:
FASE DEL SIMULACRO ACTIVIDAD - Recepcin de participantes, controladores y evaluadores. - Entrega de materiales generales del simulacro. - Ubicacin de los participantes segn los roles definidos. - Divulgacin del Instructivo. - Implementacin del Instructivo. - Distribucin de Controladores y Evaluadores. - Desarrollo y ejecucin del Guin. - Seguimiento del Guin. - Poner en funcionamiento el plan de accin correspondiente al evento simulado de acuerdo con el PEC. - Declarar la finalizacin del simulacro. - Desmonte de los escenarios utilizados durante el ejercicio. RESPONSABLE Grupo de Planificacin. Grupo de Documentacin. Coordinador del simulacro. Participantes Grupo de Planificacin. Participantes. Controladores. Participantes. Controladores. Coordinador del simulacro. Grupo de Operaciones. Grupo de Eventos Adversos.

Contextualizacin

Afectacin Activacin y Movilizacin Desactivacin y Desmovilizacin

IV. EVALUACIN DEL SIMULACRO 11. Evaluar el simulacro. (Ver el Anexo 11) La evaluacin del simulacro se hace con el fin de determinar el cumplimiento o no de los objetivos propuestos en el plan de trabajo para confirmar los procedimientos de respuesta establecidos en el PEC o definir modificaciones. Durante la ejecucin del ejercicio los evaluadores diligencian los formatos de evaluacin. Despus del simulacro se realiza una reunin con el equipo organizador y los evaluadores para consolidar el informe final que contiene los aspectos evaluados y las observaciones correspondientes. Dicho informe se presentar mximo un mes despus del simulacro. La evaluacin del simulacro comprende las siguientes actividades:
ACTIVIDAD Observacin del ejercicio y diligenciamiento de los formatos de evaluacin. Reunin de Evaluacin y retroalimentacin del ejercicio. Elaboracin del informe final. Reunin de evaluacin final. RESPONSABLE Evaluadores Evaluadores. Equipo Organizador del Simulacro. Participantes Evaluadores. Equipo Organizador del Simulacro. Evaluadores. Equipo Organizador del Simulacro.

Sntesis Plan de trabajo para el desarrollo del simulacro

No. 1 Ttulo Viabilidad del simulacro Instrucciones Evaluar el PEC. Objetivos: Los objetivos del simulacro deben estar dirigidos a la evaluacin de alguno o varios de los siguientes aspectos: el comportamiento del personal, la organizacin de la Institucin Educativa frente a las emergencias y/o los recursos. Alcance: El alcance se refiere a la magnitud que tendr el simulacro, las reas que se involucran y los componentes del PEC que se pretenden evaluar. Los simulacros pueden ser: Avisados o no avisados, especficos o generales, parciales o totales, evacuacin con punto de encuentro externo o interno. Escenarios: Definir los escenarios especficos segn los eventos que se vayan a simular. Sitio en el cual se va a llevar a cabo el simulacro. Instalaciones: Es preciso diferenciar las instalaciones requeridas para la coordinacin del simulacro, de las necesarias para el uso de los participantes. Todo simulacro debe contar mnimo con las siguientes instalaciones: Centro de Coordinacin del Simulacro CCS, Puesto de Mando Unificado PMU y Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin MEC. Suministros: Elaborar una lista de suministros estableciendo una clara diferencia entre los requeridos para la operacin del simulacro y los necesarios para apoyar logsticamente el ejercicio. Con base en informacin de los suministros requeridos y las acciones de preparacin del simulacro, elaborar un presupuesto para la adquisicin de los suministros no disponibles. Preparacin del simulacro: Definir el tiempo de preparacin del simulacro. Cronograma de actividades. Ejecucin del ejercicio: Definir: Fecha: Da, Mes y Ao en la cual se realizar el simulacro. Hora: Tiempo en el cual se dar inicio al simulacro. Duracin: Permanencia de realizacin del ejercicio (horas, das). Formular el Guin, los mensajes y la lista de chequeo de mensajes. El Guin est compuesto por los mensajes los cuales se formulan para cada una de las fases y las actividades de la ejecucin del simulacro. Elaborar el anlisis de riesgos del simulacro, cuya responsabilidad recae en el grupo coordinador del ejercicio. Se hace con base en el anlisis de riesgo incluido en el PEC y de forma paralela a la elaboracin del guin. Formular las acciones de intervencin para mitigar el riesgo. Elaborar la estructura organizacional del simulacro, asignar los roles y las funciones. Formular el instructivo del ejercicio con las reglas sobre las cuales se basan los participantes para el desarrollo del simulacro. Aqu se definen los tiempos previstos para realizar el ejercicio, el listado de suministros disponibles para atender las situaciones simuladas y las condiciones de seguridad que deben cumplir los participantes en el mismo. Habr un instructivo para cada grupo de participantes.

Objetivos y alcance del simulacro

Instalaciones, escenarios y suministros

Presupuesto

Tiempo del simulacro

Guin, mensajes y lista de chequeo de mensajes Anlisis de riesgos del simulacro Estructura organizacional del simulacro. Roles y funciones.

Instructivo del ejercicio

Anexo 1 FORMATO DE DIAGNSTICO DEL PEC Esta lista de chequeo le sirve para revisar el PEC: - Slo debe haber un nmero para cada aspecto evaluado. - El mnimo puntaje para poder realizar un ejercicio de simulacro es de 75 puntos - La calificacin del diagnstico del Plan Escolar de Emergencia y contingencias PEC tiene los siguientes criterios: - Escriba el mximo puntaje si lo que dice el tem est perfecto - Escriba la mitad del puntaje mximo si el tem descrito slo alcanza la mitad del mismo - Escriba cero (0) si de ninguna manera se cumple con lo descrito en el tem
DIRECCIN DE PREVENCIN Y ATENCIN DE EMERGENCIAS INFORME DIAGNSTICO PEC
NOMBRE DE LA INSTITUCIN: SEDE: CORREO: No. ESTUDIANTES NOMBRE DEL RECTOR: NOMBRE DE LOS RESPONSABLES DEL PLAN: SECTOR: OFICIAL PRIVADO JORNADAS: DOCENTES BARRIO: ADMINISTRATIVOS DIRECCIN: UPZ: DIRECTIVOS

TEM
La IE tiene el documento PEC impreso y ha sido actualizado en el ltimo ao. El PEC cuenta con el anlisis de riesgo. El PEC se ha implementado y socializado con la comunidad educativa El PEC tiene planes de contingencia organizados y han sido actualizados en el ltimo ao. El PEC dispone de planes de accin para la atencin de emergencias. La IE cuenta con una estructura organizacional para emergencias

PUNTAJE MXIMO
14 10 8

MXIM O TOTAL

PUNTAJE REAL

MXIMO REAL

1. DOCUMENTOS

40 4

4 12 6 12 8 20 30

2. ORGANIZACIN PARA EMERGENCIAS

En la estructura estn definidos los niveles de responsabilidad y las funciones para el manejo de las emergencias. La IE tiene brigada de emergencia capacitada, para realizar acciones bsicas de respuesta. La IE ha hecho ejercicios de reconocimiento de rutas de evacuacin y zonas de encuentro en el ltimo ao.

3. EJERCICIOS PREVIOS

4. RECURSOS Y SISTEMAS PARA

La IE ha hecho simulaciones o ejercicios de mesa en el ltimo ao La IE ha realizado simulacros de menor complejidad en el ltimo ao. La IE cuenta con sistema de iluminacin de emergencias en escaleras y vas de evacuacin.

6 6 2

10

EMERGENCIAS

La IE cuenta con sistemas de proteccin contra incendios. La IE dispone de un sistema de alarma y de sealizacin que cubre todas las reas. Es conocido por todos los ocupantes de la IE. La IE cuenta con recursos suficientes para la atencin de heridos (enfermera, camillas, botiquines) La IE tiene definidos los sitios para el funcionamiento de Puesto de Mando Unificado, mdulo de clasificacin y estabilizacin de heridos y otras instalaciones bsicas para la atencin de emergencias. TOTAL

2 2

100

100

Evacuacin: Interna __________ Externa ___________ Sugerencias y recomendaciones

Fecha elaboracin:

Firma de quien elabora

Firma de quien aprueba

Anexo 2 FORMATO DE OBJETIVOS Y ALCANCE DEL SIMULACRO

Nombre del ejercicio

Objetivo(s) del simulacro

Avisado / No avisado

Alcance del simulacro Especfico / General Parcial / Total Si es especfico, Qu parte del Si es parcial, Qu reas PEC va a evaluar? estn involucradas? Qu parte del personal va a participar?

Punto de encuentro externo / interno Ubicacin del punto de encuentro

Anexo 3 FORMATOS DE INSTALACIONES, ESCENARIOS Y SUMINISTROS FORMATO DE ESCENARIOS

Evento por simular Escenario(s) requerido(s) Ubicacin del escenario (Espacio de la IE)

Escenario

Caractersticas del escenario

FORMATO DE INSTALACIONES
Instalacin Centro de Coordinacin del Simulacro CCS Para la coordinacin del simulacro Ubicacin de la instalacin (Espacio de la IE) Caractersticas de la instalacin

Instalacin Puesto de Mando Unificado PMU Mdulo de Estabilizacin y Clasificacin MEC

Para los participantes en el simulacro Ubicacin de la instalacin (Espacio de la IE)

Caractersticas de la instalacin

FORMATO DE SUMINISTROS
No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 Suministro Cantidad Caractersticas Ubicacin en el ejercicio Disponibilidad Cuntos? Por adquirir Cuntos?

FORMATO DE PRESUPUESTO DEL SIMULACRO

ACCIONES DE MITIGACIN VALOR SUMINISTROS POR ADQUIRIR VALOR

TOTAL TOTAL

TOTAL

Anexo 4 FORMATOS DEL TIEMPO DEL SIMULACRO FORMATO DEL TIEMPO DE PREPARACIN DEL SIMULACRO Cronograma de implementacin del Plan de Trabajo
Aspecto Viabilidad del PEC Objetivos y alcance del simulacro Instalaciones, escenarios y suministros Presupuesto Tiempo del simulacro Tarea(s)
Evaluar El PEC Definir objetivos Definir alcance Definir instalaciones Definir escenarios Elaborar inventario de suministros Adquirir suministros Elaborar presupuesto Aprobar presupuesto Definir tiempo de ejecucin Definir fecha del ejercicio Elaborar guin Formular mensajes Elaborar formato de lista de chequeo de mensajes Elaborar anlisis de riesgos

Responsable(s )

Acciones para desarrollar la tarea

Aplicar el formato de diagnstico del PEC

Fecha lmite

Guin, mensajes y lista de chequeo de mensajes Anlisis de riesgos del simulacro Estructura organizacional del simulacro. Roles y funciones Definir el instructivo del ejercicio

Definir estructura organizacional Asignar roles Definir funciones Elaborar instructivo del ejercicio

FORMATO DEL TIEMPO DE EJECUCIN DEL SIMULACRO

Fecha del ejercicio FASE DEL SIMULACRO Contextualizacin Afectacin Activacin y movilizacin Desactivacin y desmovilizacin Hora de inicio Hora final

Duracin total del ejercicio

Anexo 5 FORMATOS DEL GUIN, MENSAJES Y LISTA DE CHEQUEO DE MENSAJES EJEMPLO DE GUIN
Mensaje No. 1 Hora: 9:30 Para: Todos los participantes De: Grupo coordinador del ejercicio Asunto: Descripcin de la Institucin Educativa y reporte de actividades C

La Institucin Educativa est ubicada en la parte central del Distrito Capital, tiene un rea aproximada de 1 hectrea, 3 niveles en la edificacin construida hace ms de 20 aos, con una carga ocupacional fija aproximada de 1.500 personas. El edificio en la parte superior cuenta con un tanque de almacenamiento de agua de 40 metros cbicos al cual no se le ha realizado el respectivo mantenimiento y reforzamiento estructural en los ltimos 12 meses. Mensaje No. 2 Hora: 11:05 Para: Todos los Participantes De: Grupo coordinador del ejercicio Asunto: Barrido Radial C

A las 10:30am un funcionario de la Institucin Educativa que se encuentra en el octavo piso de la edificacin informa al supervisor de seguridad la presencia de filtracin de agua en la oficina en la cual trabaja. Mensaje No. 3 Hora: 11:15 Para: Jefe de brigada De: Supervisor de seguridad Asunto: Encharcamiento A

En el momento se informa la presencia de desprendimiento de paete de la cara inferior de la placa que conforma la cubierta de los salones y lmina de agua de 20cms aproximadamente en la parte superior de la placa de concreto de la cubierta. Mensaje No. 4 Hora: 11:30 Para: COORDINADOR DEL EJERCICIO A De: Grupo coordinador del ejercicio Asunto: Confirmacin de encharcamiento en octavo piso Institucin Educativa xxx

En el momento se tiene informacin sobre la ruptura del tanque de almacenamiento de agua ubicado en la parte superior del edificio, se requiere la presencia de bomberos y de personal idneo para el manejo situacional de la organizacin. En el momento se desconoce la magnitud del evento y de las personas afectadas. Activar el plan de emergencias de la Institucin Educativa.

FORMATO DE MENSAJES
(1)Mensaje No. ___ (2)Hora: (7)Descripcin: (3) Para: (4) De: (5) Asunto: (6) Fase

Diligenciamiento de los mensajes

No. 1 2 3 4 5 6 7 TEM Mensaje Hora Para De Asunto Fase Descripcin DESCRIPCIN Nmero secuencial de los mensajes, se define el orden de los mensajes. Es la hora simulada del ejercicio. Es el nombre del remisor del boletn. Quien recibe el mensaje. Es el nombre del remitente del boletn. Quien enva el mensaje Titulo u objeto del mensaje. Define la fase del mensaje, si es de contextualizacin (C), afectacin (A), activacin y movilizacin (Ac) o desactivacin y desmovilizacin (Des). Es el cuerpo del mensaje, es decir la descripcin narrativa de la situacin.

FORMATO DE LA LISTA DE CHEQUEO DE MENSAJES

N (1) TIPO DE MENSAJE (2) HORA REAL (3) EMITIDO POR (4) DIRIGIDO A (5) ENVIADO (6) S NO HORA ENVO (7) MEDIO (8)

Diligenciamiento de la lista de chequeo de mensajes

N 1 2 3 4 5 6 7 8 TEM Nmero Tipo Hora Real Emitido Por Dirigido A Enviado Hora de Envo Medio DESCRIPCIN Nmero secuencial de los mensajes. Es la clase de mensaje, segn la fase. Si es de contextualizacin (C), afectacin (A), activacin y movilizacin (Ac) o desactivacin y desmovilizacin (Des). Es la hora programada para el envo del mensaje, en tiempo real. Persona o entidad que enva los mensajes. Persona o entidad que recibe de los mensajes. Registrar si los mensajes fueron enviados o no. Hora en la cual fueron enviados los mensajes, en tiempo real. Mecanismo a travs del cual se envan los mensajes. (En red-Internet, Fax, radio, entre otros.)

Anexo 6 FORMATO DEL ANLISIS DE RIESGOS DEL SIMULACRO

FASE DEL SIMULACRO ACTIVIDAD A FACTORES DE RIESGO V DESCRIPCIN RIESGO POTENCIAL ESCENARIO/ INSTALACIN ACCIN DE INTERVENCIN FECHA LMITE RESPONSABLE

Diligenciamiento del formato de anlisis de riesgos

Ttulo Fase del simulacro Actividad Instrucciones Corresponde a la fase de la dinmica del simulacro: Contextualizacin, afectacin, movilizacin y activacin, desmovilizacin y desactivacin. (De acuerdo con el guin) Se refiere a las actividades que desarrollan los participantes. (De acuerdo con el guin) (A) Amenaza: Es el peligro latente asociado a un fenmeno fsico de origen natural, tecnolgico o provocado por el hombre que puede manifestarse en un sitio y tiempo especficos produciendo efectos adversos a persona, bienes, servicios o medio ambiente. (V) Vulnerabilidad: Caracterstica propia de un elemento o grupo de elementos expuestos a una amenaza, relacionada con su incapacidad fsica, econmica, poltica o social de anticipar, resistir y recuperarse del dao sufrido cuando opera dicha amenaza. Es la consecuencia ms probable (lesiones a las personas, dao al equipo, al proceso o a la propiedad) que pueda llegar a generar la conjugacin de la amenaza y la vulnerabilidad. Espacio que requiere ser acondicionado para el desarrollo del simulacro. Son las medidas de prevencin y mitigacin para minimizar la materializacin de los riesgos (daos). Fecha de entrega de la accin de intervencin. Persona(s) responsable(s) de realizar la accin de intervencin.

Factores de riesgo

Riesgo potencial (dao) Escenario/ Instalacin Accin de intervencin Fecha lmite Responsable

Anexo 7 FORMATOS DE LA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DEL SIMULACRO. ROLES Y FUNCIONES FORMATO DE ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
Equipo organizador del simulacro
GRUPO DE COORDINACIN ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________ ______________________

GRUPO DE GESTIN ________________ _________________ ________________ _________________ ________________ _________________ ________________ _________________

FORMATO DE ASIGNACIN DE ROLES

Asignacin de roles Responsable (1) Cargo en el ejercicio (2) rea de trabajo (3)

Funciones (4)

Diligenciamiento de la asignacin de roles

No. 1 2 3 4 TEM Responsable Cargo en el ejercicio rea de trabajo Funciones DESCRIPCIN Definir la persona encargada. Definir si hace parte de los organizadores, participantes, controladores y/o evaluadores. Mencionar el rea o seccin a la cual hace parte segn sus funciones. Descripcin detallada de las funciones y responsabilidades dentro del ejercicio.

Ejemplo de la asignacin de roles

Responsable Cargo en el ejercicio rea de trabajo Funciones Asignacin de Roles Nombre del encargado. Organizador Centro de Coordinacin de Mensajes. Transmitir los mensajes (mensajes) a todos los participantes. Recibir las respuestas de los participantes.
Realizar el seguimiento con base en la Lista de Chequeo de mensajes. Coordinar los mecanismos de divulgacin de los mensajes.

Anexo 8 FORMATO DEL INSTRUCTIVO DEL SIMULACRO

Objetivo(s) (1)

Alcance (2) Escenario de riesgo (3) Fecha del simulacro (4) Hora Inicio (6) N participantes (7) Duracin (8) Agenda (9) HORA Inicio Final Inicio Final Inicio Final ACTIVIDAD Lugar (5) Hora finalizacin

Reglas (10)

Otros (11)

Diligenciamiento del Instructivo

No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 TEM Objetivos Alcance Escenario de riesgo Fecha Lugar Hora No. Participantes Duracin Agenda Reglas Otros DESCRIPCIN Definir la intencin del ejercicio del simulacro. Segn el plan de trabajo. rea y personal de la Institucin Educativa involucradas en el ejercicio. Segn el plan de trabajo. Contexto de la situacin simulada. Da de ejecucin del ejercicio del simulacro Direccin del sitio donde se desarrollara el ejercicio. Hora de envo del primer boletn y hora de envo de ltimo mensaje. Definir el nmero de participantes. Establecer los tiempos del ejercicio especficamente para el desarrollo de la actividad. Definir las actividades secuenciales del da del simulacro Describir las instrucciones, reglas y acciones que se van a realizar en el ejercicio. Determinar los aspectos del ejercicio que puedan darles a los participantes un mejor entendimiento del simulacro.

Ejemplo del Instructivo

Dirigido a: Participantes de la Institucin Educativa Objetivo(s) Este es un ejercicio guiado para la evaluacin del PEC. Fortalecer la capacidad de respuesta de la Institucin Educativa en la atencin de emergencias. Evaluar los procedimientos operativos de las brigadas de emergencia. Simulacro de evacuacin parcial (seccin bachillerato), avisado, especfico (probar Alcance funcionamiento de las vas de evacuacin), con punto de encuentro externo. Escenario de Riesgo: Rutas de evacuacin. Plan de evacuacin por sismo. Fecha del Martes, diciembre 25 de Institucin Educativa. Edificio B. Lugar Simulacro: 2007. Seccin Bachillerato. Hora Inicial 8:00 a.m. Hora finalizacin 10:00 a.m. No. Participantes 120 participantes. Duracin: Tiempo total de trabajo en grupo: 2 horas. Agenda: HORA ACTIVIDAD Inicio 8:00 Presentacin de la metodologa del simulacro Final 8:10 Inicio 8:10 Desarrollo del ejercicio del simulacro. Envo de mensajes Final 9:30 Inicio 9:30 Presentacin en plenaria de la evaluacin y cierre de ejercicio Final 10:00 Acatar las indicaciones de los brigadistas Desplazarse por las vas de evacuacin sin correr y sin generar alarma. Realizar el ejercicio con seriedad y compromiso. Mantenerse con el grupo en el que se encuentra hasta que se de la orden de Reglas: finalizacin del ejercicio. Una vez finalizado el ejercicio ingresar nuevamente al saln de clases de manera organizada. Otros: Informacin Cualquier tipo de dudas del ejercicio, solicitar ayuda a los organizadores del simulacro, que estn debidamente identificados.

Anexo 9 FORMATOS DE IMPLEMENTACIN DEL PLAN DE TRABAJO

ACTIVIDAD Aprobar el presupuesto y gestionar los recursos para la adquisicin de los suministros Acciones para el desarrollo de las actividades RESPONSABLE Equipo organizador FECHA DE EJECUCIN DE LA ACTIVIDAD

Confirmar la fecha ejecucin del simulacro

de

Coordinador del Simulacro

Gestionar permisos y autorizaciones (si se requieren)

Grupo de Planificacin

Invitar y confirmar participantes, controladores y evaluadores del ejercicio

Coordinador del Simulacro

Preparar e instalar los suministros de acuerdo con el Plan de Trabajo

Grupo de Logstica Grupo de Operaciones

Elaborar el boletn de prensa sobre el desarrollo del simulacro

Informacin Pblica

Alistar y adecuar las instalaciones y los escenarios. Delimitar las zonas de operacin del ejercicio. Revisar el anlisis de riesgos. Confirmar simulacro la ejecucin del

Grupo de Operaciones Grupo de Eventos Adversos

Grupo de Coordinacin

Anexo 10 FORMATOS DE EJECUCIN DEL SIMULACRO FORMATOS DE BOLETN DE PRENSA COMUNICADO DE PRENSA PREVIO AL SIMULACRO La Institucin Educativa ____________________________informa a la comunidad educativa que el da del mes, en las horas ______de la maana o de la tarde, se realizar un simulacro de emergencia por (evento), con la participacin de todo el personal de la Institucin Educativa y las siguientes entidades de ayuda externa ________________

Bogot, fecha ________________

COMUNICADO DE PRENSA DESPUS DEL SIMULACRO La Institucin Educativa ____________________________informa a la comunidad educativa que el da del mes, en las horas de la maana o de la tarde, se realiz un simulacro de emergencia por (evento), con la participacin de todo el personal de la Institucin Educativa y las siguientes entidades de ayuda externa ________________ Como resultado del evento simulado el o la seora (nombre y apellido) empleado o estudiante de la Institucin Educativa result afectado y est siendo atendido en un centro asistencial. Bogot, fecha _______________

FORMATO DE CHEQUEO DE LOS CONTROLADORES

N (1)

Tipo de mensaje(2)

Hora real (3)

Emitido por (4)

DIRIGIDO A (5)

ACCIONES ESPERADAS (6)

ALERTA (7) S NO

Diligenciamiento de la Lista de Chequeo de Controladores No. 1 2 3 4 5 6 7 TEM Nmero Tipo Hora Real Emitido Por Dirigido A Acciones Esperadas Alerta DESCRIPCIN Nmero secuencial de los Mensajes. Es la clase de Mensaje, segn la fase. Si es de contextualizacin (C), afectacin (A), activacin y Movilizacin (Ac) o desactivacin y desmovilizacin (Des). Es la Hora programada para el envo del mensaje, en tiempo real. Persona o Entidad que enva los Mensajes. Persona o Entidad que recibe de los Mensajes. Definir las acciones esperadas para cada uno de los mensajes del Guin. Establecer si se requiere la emisin de alertas que dan aviso al coordinador del simulacro para brindar las ayudas necesarias.

Anexo 11 FORMATOS DE EVALUACIN DEL SIMULACRO

EVALUACIN GENERAL DEL SIMULACRO Nombre de la actividad Institucin educativa Direccin Fecha del ejercicio Hora de inicio Duracin Nombre del evaluador rea Objetivo S Tiempo Hora de finalizacin

Objetivos del simulacro Se cumplieron No

Coordinador del ejercicio Seguridad Informacin Enlace Otra Cul?

Estructura organizacional (marque con una x si se ejecutaron estos roles durante el simulacro) Planificacin Operaciones Logstica Administracin / Finanzas S No

Acciones/Actividades Aspecto Las actividades que se desarrollaron fueron claras y especificadas Se dio cumplimiento al plan de trabajo establecido Se llevaron a cabo las acciones de reduccin correspondientes al anlisis de riesgos Observaciones

Flujo de informacin Aspecto La informacin recibida y enviada fluy de manera adecuada Fue compleja o confusa Fue muy densa Observaciones

No

Suministros utilizados Materiales Equipos generales

Guin Aspecto Fue claro y conciso La pertinencia de la situacin simulada fue adecuada Fue pertinente y til para la realidad de la Institucin Educativa Permiti el adecuado desarrollo del ejercicio Observaciones S No

Instalaciones PMU Se estableci el Puesto de Mando Unificado Se distribuyeron Funciones Dispona de suministros (tableros, planos entre otros) Observaciones S No

MEC (Si Aplica) Se estableci el modulo de Estabilizacin y Clasificacin de Heridos La atencin de los lesionados fue oportuna Dispona de los suministros necesarios para la atencin de primeros auxilios Se llev el registro de los lesionados Observaciones

No

reas de espera (si aplica) Se establecieron las reas de espera necesarias Se llev el registro de los suministros ubicados en el rea de espera Observaciones

No

Escenarios (Marque con una X segn considere) Aspecto Distribucin de los escenarios Sealizacin de las reas o secciones Seguridad en cada escenario Adecuacin y suministros de los escenarios Observaciones BUENA APROPIADA DEFICIENTE

Grupo de eventos adversos Aspecto Se conform un grupo de eventos adversos Tenan la identificacin adecuada El grupo reaccion oportunamente ante la ocurrencia de un evento adverso Aplic los procedimientos establecidos para la atencin de los eventos Brind la informacin adecuada y precisa al coordinador de operaciones Utiliz el equipo de proteccin personal requerido Observaciones

No

Aspectos psicolgicos Evaluar aspectos psicolgicos de los participantes

Considerando los aspectos anteriores, Cmo calificara el simulacro? EXCELENTE MUY BUENO BUENO REGULAR DEFICIENTE MUY DEFICIENTE

MODELO DEL INFORME FINAL

1. Objetivos. Informar sobre los resultados del Simulacro. Sugerir medidas de intervencin. 2. Metodologa. La ejecucin del simulacro de la Institucin Educativa se dividi en cuatro fases as: planeacin, preparacin, ejecucin y evaluacin. 3. Resultados del Ejercicio. 3.1. Resumen Ejecutivo. Fecha Hora Propsito Objetivos Evento simulado Suministros utilizados Apoyo externo 3.2. Debilidades y Fortalezas. Debilidades Fortalezas

3.3. Lecciones Aprendidas. 3.4 Oportunidades de Mejoramiento. 3.5 Material de Referencia. Accin Formato cronolgico de acciones Unidad medida Responsable Fecha de programada

No. 1 2 3 3.1. 3.2. 3.3.

3.4 3.5

Instructivo del Informe Final TEM DESCRIPCIN Objetivos Definir los objetivos del informe segn los resultados del ejercicio. Metodologa Descripcin general de ejercicio de simulacro. Resultados del Ejercicio. Donde se hace una descripcin del simulacro realizado, indicando fecha, lugar, evento Resumen simulado, situaciones generadas durante el simulacro, personas involucradas, Ejecutivo Organizaciones externas participantes. Debilidades y Descripcin de los aspectos positivos y aspectos por mejorar, de los resultados del Fortalezas simulacro. Se hace una descripcin detallada del punto a tratar y a continuacin las acciones de Lecciones mejoramiento, recomendaciones, cambios sugeridos y comentarios del Coordinador del Aprendidas simulacro y del Equipo organizador del mismo. Debe elaborar un plan de trabajo de asignando responsables y tiempos de cumplimiento. Si Oportunidades alguno de los procedimientos operativos debe ser modificado, el personal involucrado debe de Mejoramiento recibir reentrenamiento sobre los cambios y/o modificaciones generadas. Material de Referencia Se deben incluir: el guin, el formato cronolgico de acciones, material ilustrativo de apoyo, como fotos, videos, mapas, listas de chequeo, etc.