ManualInvestigador UIS

GESTIN DE INVESTIGACIN Y EXTENSIN
Cdigo: MIE.01 Versin: 01
MANUAL DEL INVESTIGADOR

Revis Profesional CPP Aprob Vicerrector Investigacin y Extensin Pgina 1 de 55 Fecha de aprobacin
MANUAL DEL INVESTIGADOR UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER VICERRECTORA DE INVESTIGACIN Y EXTENSIN
PRESENTACIN
El Manual del Investigador es un texto gua que permite de una manera sencilla y prctica, conocer cada uno de los procedimientos en los cuales debe participar un investigador para la consecucin, administracin y ejecucin de un proyecto de investigacin. Para este fin se han resumido los procedimientos en pasos sencillos, conservando la secuencia estipulada en la normatividad que regula los procesos de la Universidad. De igual forma, se anexan algunos comentarios aclaratorios que facilitan la comprensin. La informacin contenida en el Manual del Investigador es una recopilacin del Reglamento de Contratacin (Acuerdo Superior 019 de 2005), del Manual de Normas y los Procedimientos de Contratacin (Resolucin 809 de 2005), y la normatividad donde se enmarcan los procesos administrativos de la Vicerrectora de Investigacin y Extensin, la Divisin Financiera, las Unidades Asesoras y el PUC. El Manual est conformado por: una gua sobre la presentacin y legalizacin de propuestas de investigacin, la descripcin de los trmites financieros, una seccin de preguntas frecuentes, la descripcin de los rubros ms utilizados y un glosario. Se espera que esta primera versin del Manual cumpla con el objetivo de ofrecer informacin y facilitar la administracin de los proyectos de los investigadores de la Universidad Industrial de Santander, as como apoyar la consolidacin de la actividad de nuestros grupos de investigacin. EL MANUAL DEL INVESTIGADOR ES UNA GUA DE AYUDA AL PARA EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS DE INVESTIGACIN ADMINISTRADOS POR LA VIE. SE ENCUENTRA EN REVISIN PERMANENTE Y EN NINGN MOMENTO SUSTITUYE LAS NORMAS DE LA UNIVERSIDAD.

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TABLA DE CONTENIDO
1 PROPUESTA DE INVESTIGACIN............................................................................................................... 5 1.1 CONVOCATORIAS INTERNAS: ............................................................................................................... 5 1.2 CONVOCATORIAS EXTERNAS: .............................................................................................................. 5 1.3 ASPECTOS A CONSIDERAR CUANDO SE PRESENTA UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIN A UNA ENTIDAD EXTERNA ...................................................................................................................................... 6 1.3.1 Generalidades .......................................................................................................................................... 6 1.3.2 Tiempo de dedicacin: .............................................................................................................................. 6 1.3.3 Sobre las alianzas: .................................................................................................................................... 6 1.3.4 Compromisos: .......................................................................................................................................... 7 1.3.5 Sobre el presupuesto: ............................................................................................................................... 7 1.4 TRMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS ................................................................ 9 1.4.1 Proyectos Financiados Por Entidades Externas: ......................................................................................... 9 1.4.2 Proyectos Con Financiacin Interna: ......................................................................................................... 9 2 TRAMITES FINANCIEROS............................................................................................................................ 10 2.1 2.2 2.2.1 2.2.2 2.2.3 2.2.4 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.4.1 2.4.2 2.4.3 2.4.4 2.4.5 2.4.6 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.5.4 2.5.5 2.5.6 2.5.7 2.6 2.6.1 2.6.2 QU DEBO TENER EN CUENTA ANTES DE EFECTUAR UNA CONTRATACIN? ............................................... 10 TRASLADOS DE RUBROS........................................................................................................................ 10 Cundo es necesario realizar un traslado de rubros?............................................................................... 10 Qu debo hacer para solicitar un traslado de rubros? ............................................................................. 11 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar el traslado de rubros? ................................................. 11 Ejemplo de traslado de rubros: ............................................................................................................... 11 TRASLADOS DE FONDOS ...................................................................................................................... 12 Cundo es necesario realizar un traslado de fondos? .............................................................................. 12 Qu debo hacer para solicitar un traslado de fondos? ............................................................................. 12 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar el traslado de fondos? ................................................. 12 Ejemplo de traslado de fondos: ............................................................................................................... 12 CONTRATACIN ................................................................................................................................... 12 Aspectos generales de la Contratacin: ................................................................................................... 12 Conflicto de Inters ................................................................................................................................ 13 Concepto tcnico: .................................................................................................................................. 15 Cotizaciones: ......................................................................................................................................... 15 Plizas: .................................................................................................................................................. 16 Esquema de Contratacin de la Universidad ........................................................................................... 18 ORDEN DE COMPRA .............................................................................................................................. 23 Cundo se solicita una Orden de Compra? ............................................................................................. 23 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una orden de compra? ................................. 23 Cmo solicito la anulacin de una orden de compra? ............................................................................. 23 Cmo solicito el pago de una orden de compra? .................................................................................... 23 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una orden de compra? ................................................ 23 Ejemplo de Orden de Compra: ................................................................................................................ 23 Si quiero conocer ms sobre las ordenes de compra? .............................................................................. 24 ORDEN DE PRESTACIN DE SERVICIOS .............................................................................................. 24 Cundo se solicita una Orden de Prestacin de Servicios? ....................................................................... 24 Cmo investigador, qu debo tener en cuenta para realizar contrataciones a travs de OPS? .................. 24

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Cmo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones? 25 2.6.4 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Prestacin de Servicios?.......... 26 2.6.5 Cmo solicito el pago de una Orden de Prestacin de Servicios? ............................................................ 26 2.6.6 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una Orden de Prestacin de Servicios? ........................ 26 2.6.7 Ejemplo de Orden de Prestacin de servicios: .......................................................................................... 26 2.6.8 Si quiero conocer ms sobre las ordenes de Prestacin de Servicios? ....................................................... 26 2.7 ORDEN DE TRABAJO .............................................................................................................................. 27 2.7.1 Cundo se solicita una Orden de Trabajo? ............................................................................................. 27 2.7.2 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Trabajo? ................................ 27 2.7.3 Cmo solicito el pago de una Orden de Trabajo? ................................................................................... 27 2.7.4 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una orden de Trabajo?................................................ 27 2.7.5 Ejemplo de Orden de Trabajo: ................................................................................................................ 27 2.7.6 Si quiero conocer ms sobre las ordenes de Trabajo? .............................................................................. 28 2.8 CONTRATACIN CON EXTRANJEROS ............................................................................................... 28 2.8.1 Qu se requiere para contratar a un extranjero? .................................................................................... 28 2.8.2 Cmo se tramita el pago a un extranjero? ............................................................................................. 29 2.8.3 El contrato del extranjero tiene algn descuento? .................................................................................. 29 2.8.4 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar la Contratacin del Extranjero? .................................. 29 2.8.5 Ejemplo de Contratacin del Extranjero: ................................................................................................. 30 2.9 IMPORTACIN ........................................................................................................................................ 30 2.9.1 Cundo se realiza una importacin? ...................................................................................................... 30 2.9.2 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Importacin?......................................... 30 2.9.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una Importacin? ....................................................... 30 2.9.4 Ejemplo de Importacin:......................................................................................................................... 31 2.9.5 Si quiero conocer ms sobre las Importaciones? ..................................................................................... 31 2.10 SERVICIOS ESPECIALIZADOS ................................................................................................................. 31 2.10.1 Cundo se realiza una contratacin de Servicios Especializados? ....................................................... 31 2.10.2 Qu condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae?.......................................... 31 2.10.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar un contrato de Servicios Especializados? ................ 31 2.10.4 Ejemplo de Servicios Especializados: .................................................................................................. 32 2.10.5 Si quiero conocer ms sobre un contrato de Servicios Especializados? ................................................ 32 2.11 INTUITO PERSONAE .............................................................................................................................. 32 2.11.1 Cundo se realiza una contratacin intuito personae? ....................................................................... 32 2.11.2 Qu condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae?.......................................... 33 2.11.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar un contrato Intuito Personae? ................................ 33 2.11.4 Ejemplo de Intuito Personae: ............................................................................................................. 33 2.11.5 Si quiero conocer ms sobre un contrato intuito personae? ................................................................ 34 2.12 LICITACIN PBLICA ............................................................................................................................ 34 2.12.1 Cundo se realiza una Licitacin? ..................................................................................................... 34 2.12.2 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Licitacin?........................................ 34 2.12.3 Si quiero conocer ms sobre la Licitacin? ......................................................................................... 34 2.13 SOLICITUDES PARA VIAJES..................................................................................................................... 35 2.13.1 Viticos ............................................................................................................................................. 35 2.13.2 Gastos de Viaje ................................................................................................................................. 36 2.13.3 Salidas de Campo .............................................................................................................................. 38 2.13.4 Compra de Pasajes Areos ................................................................................................................. 40 2.14 AUXILIATURA ESTUDIANTIL................................................................................................................. 42 2.14.1 Qu son las auxiliaturas estudiantiles? .............................................................................................. 42 2.14.2 Qu requisitos debe cumplir el estudiante para tener una auxiliaturas estudiantiles? ......................... 42 2.14.3 Cmo se calcula el valor de la auxiliaturas estudiantiles? .................................................................. 42
2.6.3

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2.14.4 Qu debo hacer para solicitar una Auxiliatura estudiantil? .................................................................. 43 2.14.5 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar las Auxiliaturas? .................................................... 43 2.14.6 Ejemplo de solicitud de Auxiliatura Estudiantil: .................................................................................. 43 2.14.7 Si quiero conocer ms sobre Auxiliaturas? ......................................................................................... 43 2.15 BECAS DE SOSTENIMIENTO DE POSGRADO ...................................................................................... 43 2.15.1 Cmo solicito una beca de sostenimiento? ........................................................................................ 43 2.15.2 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar la beca de sostenimiento?...................................... 43 2.15.3 Ejemplo de solicitud de una beca de sostenimiento: ........................................................................... 44 2.16 FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS OFRECIDOS POR LA UIS ........................................................ 44 2.16.1 Cundo y Cmo solicito la realizacin de una Factura? ...................................................................... 44 2.16.2 Cmo se enva la Factura al cliente? ................................................................................................. 44 2.16.3 Qu debo hacer como investigador, cuando el cliente cancela la factura? .......................................... 44 3 PREGUNTAS FRECUENTES ......................................................................................................................... 45 3.1 3.2 3.3 3.4 4 5 6 DE LA PRESENTACIN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIN ......................................................... 45 DEL CONTRATO CON LA ENTIDAD FINANCIADORA ...................................................................... 45 DE LA EJECUCIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS ....................................................................... 46 DE LA FINALIZACIN DEL PROYECTO................................................................................................ 47
DESCRIPCIN DE LOS RUBROS MS UTILIZADOS ............................................................................ 48 GLOSARIO: ...................................................................................................................................................... 52 BIBLIOGRAFA. ............................................................................................................................................... 55

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PROPUESTA DE INVESTIGACIN
Para obtener financiacin para sus propuestas de investigacin, los investigadores participan en convocatorias que pueden ser internas o externas:
1.1 CONVOCATORIAS INTERNAS: Las convocatorias internas son organizadas por la Universidad, reciben el nombre de CONVOCATORIA DE CONSOLIDACIN DE GRUPOS DE INVESTIGACIN, y han sido creadas con el objetivo de fomentar la consolidacin de grupos y centros mediante el apoyo a proyectos enmarcados dentro de las polticas de investigacin de la Universidad e incentivar la participacin de estudiantes de pregrado y posgrado en procesos de investigacin. Con periodicidad anual, la VIE publica en la seccin de Investigaciones del portal Web de la Universidad, los trminos de referencia de la convocatoria, en los cuales establece las modalidades, los requisitos, los tiempos de ejecucin de los proyectos, el apoyo financiero que se otorga, los rubros financiables, los formatos de presentacin de las propuestas, los compromisos del investigador, el proceso de evaluacin y seleccin de las propuestas, el cronograma de la convocatoria y algunos aspectos a tener en cuenta para la ejecucin de los proyectos.
1.2 CONVOCATORIAS EXTERNAS: Las Entidades Financiadoras de Proyectos de Investigacin, como Colciencias, abren convocatorias peridicamente y en ellas se presentan todas las condiciones para el desarrollo de los contratos de financiacin. En el caso de las convocatorias de COLCIENCIAS, los investigadores que deseen participar debern presentar un anteproyecto de acuerdo con las especificaciones planteadas en los formatos establecidos y con los trminos de referencia y fechas de cierre de la convocatoria. La VIE, a travs de las DIEF informa a la comunidad universitaria las fechas de cierre para la presentacin de los anteproyectos de las convocatorias. Una vez el anteproyecto es aprobado por el ente financiador, el Investigador deber prepara la propuesta oficial y gestionar la documentacin requerida por el ente financiador, como por ejemplo: cartas compromiso de las dems instituciones vinculada a la propuesta, certificados ambientales, aval del Comit de tica (En el caso de proyectos de Salud), etc. La propuesta de investigacin se debe presentar a la DIEF, mnimo 15 das antes al cierre de la convocatoria. Las propuestas son revisadas por el Comit Operativo de Investigacin y Extensin y ste comunica al investigador las sugerencias y recomendaciones de modificacin de la propuesta cuando sea pertinente. Las propuestas de investigacin de la Facultad de Salud, debern ser aprobadas por el Comit de tica de la Facultad, antes de presentarse al Comit Operativo de Investigacin y Extensin.

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Una vez la propuesta cumpla con los criterios establecidos en la convocatoria respectiva, se entrega un ejemplar de la misma a la VIE, para tramitar la revisin Jurdica del documento y la carta de aval institucional de la propuesta. Finalmente, la VIE puede hacer el envo respectivo por correo certificado siempre y cuando el investigador haga llegar oportunamente la propuesta de investigacin con la documentacin solicitada. La Entidad Financiadora, recibe y evala las propuestas de investigacin y publica los resultados de las convocatorias. En el caso de COLCIENCIAS, el proceso de evaluacin de las propuestas demora de 5 a 6 meses aproximadamente.
ASPECTOS A CONSIDERAR CUANDO SE PRESENTA UNA PROPUESTA DE INVESTIGACIN A UNA ENTIDAD EXTERNA Como lineamiento general para la preparacin de la propuesta de investigacin se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1.3
1.3.1
Generalidades Verificar que la propuesta cumpla con los requisitos establecidos en los trminos de referencia de la convocatoria. Enfocar la propuesta hacia los temas de investigacin planteados en los trminos de referencia de la convocatoria. Cuando realice el cronograma de la propuesta, adems del tiempo necesario para realizar la parte tcnica, tenga en cuenta el tiempo requerido para realizar los trmites administrativos y financieros.
1.3.2
Tiempo de dedicacin: De acuerdo con la reglamentacin vigente, se deben comprometer hasta 10 horas semanales como dedicacin del investigador principal y 5 horas para el coinvestigador.
1.3.3
Sobre las alianzas: Procurar que la financiacin solicitada para la UIS no sea inferior a la solicitada para los dems miembros de la alianza. Definir que la contrapartida de la UIS sea proporcional a la contrapartida de las otras entidades. Determinar que la financiacin solicitada para la UIS a la entidad financiadora no sea inferior al monto de la contrapartida aportada. Presentar la propuesta a nombre de la UIS en el caso de alianzas con grupos de una categora inferior al grupo de la UIS. En caso contrario, aclararlo o justificarlo.

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1.3.4 Compromisos: Algunas convocatorias establecen compromisos especficos, pero en trminos generales se espera obtener Publicacin de al menos un artculo en Revista Indexada, un captulo de libro o un libro. Se recomienda, que en la propuesta de investigacin el alcance del compromiso sea de sometimiento del artculo. Presentacin de al menos una ponencia Nacional o Internacional. Realizacin una Conferencia a la comunidad universitaria sobre los resultados de la investigacin. Los compromisos en Formacin de Recurso Humano recomendados como lineamiento institucional pueden ser los siguientes: o Al menos dos trabajos de grado en modalidad pregrado por cada investigador participante1. o Cuando en la Escuela exista programa de Maestra, deber incluirse la aprobacin de la propuesta de tesis de al menos un estudiante. o Cuando en la Escuela exista programa de Doctorado, deber incluirse la aprobacin de la propuesta de tesis de al menos un estudiante. Especificar claramente en la propuesta, las actividades que desarrollarn los estudiantes participantes.
1.3.5
Sobre el presupuesto: Recuerde que la realizacin del presupuesto del proyecto, requiere de una clara planeacin y de un costeo detallado, con el fin de evitar contratiempos en la ejecucin. Tenga en cuenta que con recursos externos slo podr ejecutar los tems que est autorizados por el ente financiador. Presupueste pago de plizas, seguros de viaje, publicaciones, impuestos de timbre, etc Presupueste gastos de administracin, como fotocopias, papelera, portes y fletes, servicios de telfono, auxiliar administrativo, etc. El presupuesto establecido para la propuesta de investigacin (tanto en rubros financiables, montos mximos por rubro, porcentaje de contrapartida respecto al monto total del proyecto) debe estar acorde con los trminos de la convocatoria. El presupuesto slo deber incluir rubros financiables (estos varan de acuerdo a los trminos de cada convocatoria). Los rubros financiables ms utilizados son: personal, equipos, viajes, salidas de campo, materiales e insumos y servicios tcnicos, publicaciones y patentes, material de difusin de resultados, software, capacitacin, material bibliogrfico y gastos de administracin. Los recursos no desembolsables de la UIS, pueden ser utilizados en los siguientes rubros: personal (slo personal de planta), uso de software licenciado, uso de biblioteca2, uso de equipos (10% del valor del equipo). En el rubro personal debe contemplarse solamente personal con vinculacin de planta a la universidad. Cuando se incluya en la contrapartida UIS el rubro viajes, se debe aclarar en la propuesta que el aporte de la Universidad consistente en pasajes est sujeto a la participacin en el Programa de
1Esta propuesta busca una mayor vinculacin de los programas de pregrado a la investigacin. Naturalmente se deben buscar otros mecanismos en aquellos programas que no tienen como requisito el trabajo de grado. Una posibilidad es la vinculacin de los estudiantes en la modalidad de auxiliares de investigacin. 2 Las suscripciones a bases de datos institucionales constituyen una contrapartida significativa para los proyectos.

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Movilidad que adelanta la Vicerrectora de Investigacin y Extensin. No se recomienda comprometer ms de un desplazamiento internacional. Para el clculo del valor de la contrapartida de personal, tenga en cuenta el valor de las prestaciones sociales, y tiempo de dedicacin al proyecto. Contrapartida personal (mensual)=Salario mensual UIS * 1,73 * Nmero de horas de dedicacin al mes. 30 das * 8 horas / da Cuando en la propuesta sea necesaria la vinculacin de una persona de la cual se tiene el perfil pero no se ha seleccionado, se menciona en la propuesta como N.N y se hace mencin del perfil de forma amplia. Recuerde que cuando llegue el momento de contratarla deber tramitar la aprobacin de la hoja de vida de la persona seleccionada ante el ente financiador. Si en la propuesta se van a presupuestar recursos para asistir a un evento, debe presentar la inscripcin del evento como capacitacin y los gastos de sostenimiento como viticos o gastos de viaje, segn corresponda. Depende de quien vaya a viajar. En caso que la propuesta de investigacin incluya el uso de productos qumicos, deber contemplarse en el rubro servicios tcnicos los costos de disposicin de los residuos generados. Cuando el proyecto contemple el anlisis de muestras, se debe presupuestar en el rubro Servicios Tcnicos, el costo de transporte de las muestra al laboratorio. En el rubro servicios tcnicos, es necesario detallar el tipo de servicio o prueba de laboratorio que se requiere para el desarrollo del proyecto. En caso de presupuestar equipos es aconsejable referirse a ellos con el nombre del equipo y agregar y accesorios o y partes, con el fin de tener la posibilidad de adquirir por este rubro algunos accesorios o partes del equipo que se requieran. En el rubro equipos deben incluirse equipos robustos y pequeos. Al presupuestar el rubro materiales e insumos, es recomendable separarlos en los siguientes tems: materiales, reactivos, papelera y fotocopias, seguridad Industrial y vidriera de laboratorio. En aquellos proyectos en los cuales se construir un equipo, se debern presupuestar los costos de fabricacin en los rubros requeridos para la construccin, por ejemplo, materiales, servicios tcnicos, personal, compra y alquiler de equipos, etc. En caso de incluir el rubro Patentes, se deben estimar los gastos de iniciacin de trmites para obtencin de Patentes (tasas, abogados, traducciones, etc). Es recomendable que el compromiso relacionado con Patentes sea de iniciar los trmites para la obtencin de Patentes y no con la obtencin de la misma. Tenga en cuenta que lo que se compromete est presupuestado. Por ejemplo, si entre sus compromisos est realizar pruebas de laboratorio, viajes, capacitaciones, iniciacin del trmite de solicitud de patente, etc, es necesario que destine recursos para realizarlas.

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1.4
TRMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS
1.4.1 Proyectos Financiados Por Entidades Externas: La entidad financiadora externa informa el listado de las propuestas aprobadas y preparan el contrato, el cual se enva a la Vicerrectora de Investigacin y Extensin, para su firma y legalizacin. El investigador debe gestionar la adquisicin de plizas, publicacin en la gaceta, pago de estampillas, impuesto de timbre, etc, segn lo estipulado en el contrato o convenio. Una vez el contrato es legalizado, el investigador prepara la tabla de presupuesto de acuerdo con la propuesta aprobada, la cual entrega en la VIE. Con la tabla de presupuesto la VIE solicita la asignacin del cdigo y la distribucin presupuestal del proyecto a la seccin de Presupuesto. En caso que el convenio o contrato contemple reintegros de rendimientos financieros generados, este documento debe remitirse a la oficina de tesorera, para dar cumplimiento a la clusula. Despus que el ente financiador realiza el desembolso, es posible ejecutar los recursos. Una vez legalizado el contrato aunque no se haya recibido el desembolso, el investigador podr dar inicio al proceso de seleccin de personal, en el caso de compras de equipos, gestionar cotizaciones y conceptos tcnicos, en el caso de adquisiciones que requiera convocatoria pblica se podrn adelantar los trminos y las especificaciones tcnicas. De esta forma se avanza en el cronograma de ejecucin del proyecto.
1.4.2 Proyectos Con Financiacin Interna: Una vez la VIE informa la lista de las propuestas aprobadas, el investigador deber acercarse a la DIEF correspondiente con el fin de diligenciar la tabla del presupuesto del proyecto y suscribir el Acta de Inicio del mismo. Con esta informacin la DIEF solicita la asignacin de cdigo al proyecto. Los recursos podrn ser ejecutados una vez, se realice el traslado de recursos del fondo de la VIE a cada proyecto. Cuando los recursos que financian los proyectos provengan del Fondo Comn se deber esperar a la aprobacin del Consejo Superior.

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TRAMITES FINANCIEROS
2.1 Qu debo tener en cuenta ANTES de efectuar una contratacin? Antes de efectuar contratacin alguna (adquisicin de bienes y/o servicios), se debe verificar lo siguiente: a. El proyecto debe estar en periodo de ejecucin (Los gastos3 se deben solicitar mximo hasta un mes antes del vencimiento del proyecto y las inversiones4 hasta 6 meses antes del vencimiento) b. El bien a adquirir o servicio a contratar debe estar autorizado en la propuesta aprobada por el ente financiador o en las modificaciones realizadas al presupuesto. c. Existencia de la apropiacin presupuestal en el rubro correspondiente (Saldo disponible en el rubro). d. Certificado de Disponibilidad Presupuestal. C.D.P. e. Existencia de disponibilidad de efectivo. Si no tiene CDP o ste no es suficiente, la VIE solicita en el momento de radicar la solicitud de contratacin, un nuevo CDP siempre y cuando disponga de apropiacin presupuestal. De lo contrario, se debe solicitar primero un traslado de rubros. Es recomendable que el investigador realice una programacin de los gastos del proyecto, con el fin de tramitar la solicitud de CDP con suficiente tiempo. En el caso de los trmites requeridos por los proyectos y convenios con el ICP, es necesario que los formularios de solicitud de trmites financieros sean firmados por el investigador y por el interventor del ICP.
2.2
TRASLADOS DE RUBROS
2.2.1 Cundo es necesario realizar un traslado de rubros? Cuando parte de los recursos originalmente aprobados para un rubro especfico, merecen, segn el responsable del proyecto, destinarse a otro u otros rubros, es necesario realizar un traslado de rubros. El Director del Proyecto debe solicitar por escrito un traslado presupuestal ante el ente financiador (En el caso de Colciencias, se debe tramitar en el respectivo Programa) slo en el caso en que el traslado equivalga a ms del 10% del presupuesto aprobado en el rubro de destino. Una vez el investigador reciba la autorizacin deber remitirla a la VIE.
3 4
Gastos: (Consumo) personal, papelera, reactivos, viajes. Inversin: Compras de equipo, libros, software, entre otros.
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Tenga en cuenta .. que a partir del momento en que solicita la autorizacin de traslado al ente financiador, y hasta la fecha en que reciba la respuesta, no deber comprometer los recursos que desea trasladar. El investigador es autnomo en el caso de traslados presupuestales cuyos valores sean menores al 10% del presupuesto aprobado en el rubro destino.
2.2.2
Qu debo hacer para solicitar un traslado de rubros?
Para solicitar ante la VIE un traslado de rubros existen dos situaciones: a. Solicitud de traslado de rubro de proyectos financiados por Colciencias. En caso que el traslado sea superior al 10% del presupuesto aprobado en el rubro de destino, se requiere adjuntar autorizacin por escrito del ente financiador (La solicitud de autorizacin del traslado enviada a Colciencias debe llevar V.B. del Vicerrector de Investigacin y Extensin). Se utiliza el formulario FIE 07. b. Solicitud de traslado de rubro de proyectos financiados por entidades diferentes a Colciencias. Se utiliza el formulario FIE 08. En caso de requerirse, se debe adjuntar la aprobacin por parte de la entidad financiadora. Con el formulario correctamente diligenciado, la VIE tramita el traslado de rubros ante la Divisin Financiera. Luego, es posible solicitar el CDP para realizar el trmite requerido por el investigador. Tenga en cuenta que. Solicitar un traslado de rubros, no indica que automticamente se genere el CDP. Este se solicitar una vez el investigador radique la solicitud de contratacin que lo requiere.
2.2.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar el traslado de rubros? La solicitud de traslado de rubros debe tramitarse mnimo con 15 das de anticipacin a la solicitud de contratacin.
2.2.4
Ejemplo de traslado de rubros:
PRESUPUESTO APROBADO; EQUIPOS: $10.000.000 y MATERIALES: $15.000.000 En el caso que un investigador de un proyecto Colciencias, requiera trasladar recursos del rubro materiales al rubro equipos, con el fin de solicitar posteriormente la compra de un equipo, deber tener en cuenta que podr trasladar mximo $1.000.000 del rubro materiales al rubro equipos (Sin autorizacin de Colciencias).
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2.3
TRASLADOS DE FONDOS
2.3.1 Cundo es necesario realizar un traslado de fondos? Un traslado de fondos se realiza cuando se transfieren recursos a una Unidad Acadmica o Administrativa por concepto de servicios o bienes internos adquiridos. Cuando los recursos del proyecto son manejados a travs de un Fondo Comn (por ejemplo; los proyectos financiados en las convocatorias internas, con recursos del Fondo Comn) no es posible realizar traslados internos de fondos por venta de servicios de la UIS, por ejemplo: no es posible que de un fondo comn se pueda realizar un traslado para pagar un servicio de fotocopiado a la Divisin de Publicaciones o el anlisis de unas muestras realizado por otra dependencia. (Parece que cambi, los del fondo 1 y 3 no pueden hacer traslados de fondos al fondo 6, nos se pueden hacer traslados entre fondos diferentes)
2.3.2 Qu debo hacer para solicitar un traslado de fondos? Para solicitar ante la VIE un traslado de fondos deber diligenciar el formulario FIE 10. Con el formulario correctamente diligenciado, la VIE tramita el traslado de fondos ante la Divisin Financiera.
2.3.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar el traslado de fondos? La solicitud de traslado de fondos debe tramitarse mnimo con 3 das hbiles de anticipacin.
2.3.4
Ejemplo de traslado de fondos:
Un investigador con un proyecto de financiacin externa, requiere pagar a la divisin de publicaciones $100.000 por concepto de fotocopias, entonces diligencia el formulario FIE 10 indicando el monto, el concepto y el fondo al cual va a transferir el dinero. (Debe anexar cuenta de cobro)
2.4 2.4.1
CONTRATACIN Aspectos generales de la Contratacin:
Las solicitudes de gasto de los proyectos de financiacin externa podrn gestionarse hasta con un (1) mes de antelacin a la fecha de terminacin pactada con la entidad financiadora (incluyendo prrrogas). Las solicitudes de Inversin (compra de equipos, libros, software, etc) de los proyectos de financiacin externa podrn gestionarse hasta con (6) meses de antelacin a la fecha de terminacin pactada con la entidad financiadora. Los formularios de solicitud de trmites ante la VIE se encuentran https://www.uis.edu.co/portal/investigacion/tramites_financieros/formularios_vie.html en:
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De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html CLASIFICACIN DE LAS CONTRATACIONES RANGO REQUISITO TIPO DE CONTRATO (smlmv) CONTRATACION DIRECTA 0 a < 10 CONTRATO MINIMA CUANTIA PLURALIDAD DE OFERTA 10 a < 50 CONTRATO SIMPLIFICADO CONVOCATORIA PUBLICA 50 a < 300 CONTRATO FORMALIDADES CONVOCATORIA PUBLICA 300 a < 500 PLENAS LICITACION PUBLICA > 500
1. 2. 3. 4. 5.
2.4.2 Conflicto de Inters Cuando se deba contratar servicios, comprar bienes o suscribir cualquier otro contrato es necesario que el investigador revise si tienen inhabilidades para suscribir el contrato, deber analizar si tienen alguna relacin de parentesco o afinidad con las personas a contratar (la inhabilidad aplica hasta el cuarto grado). El investigador debe revisar este aspecto, as no sea el Ordenador del Gasto, ni la persona que suscriba el contrato. En caso de tener alguna duda al respecto consulte su inquietud, pues quien considere que est o puede estar incurso en Conflicto de Intereses deber advertirlo por escrito. Este aspecto es bastante importante ya que su incumplimiento tiene graves implicaciones. Tenga en cuenta que .La violacin del rgimen de conflicto de intereses ser sancionado disciplinariamente. Se entender que los actores de los procesos se benefician o afectan, en todos los casos en que los efectos de la actuacin apliquen a:
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2.4.3
Concepto tcnico:
Qu debo hacer para solicitar un concepto tcnico? Si el bien a adquirir requiere Concepto Tcnico es necesario que lo tramite ante la unidad asesora correspondiente A quin le solicito el concepto? - Adquisicin de equipos de cmputo, servidores, redes, software y montaje de salas de informtica: Divisin de Servicios de Informacin. - Adquisicin de equipos elctricos, electrnicos, mecnicos y electromecnico: Divisin de Mantenimiento Tecnolgico. - Obras de carpintera de madera y metlica, pintura en madera y metlica, soldadura, obras elctricas, albailera y plomera: Divisin de Planta Fsica. - Acerca de los procedimientos de contratacin: Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin. - Actuaciones contractuales y en la valoracin del componente jurdico de los procesos de negociacin y en la configuracin de los convenios de cooperacin: Asesora Jurdica.
2.4.4
Cotizaciones:
Cules contrataciones requieren varias cotizaciones? Las contrataciones por valores superiores a 10 smmlv y menores o iguales a 50 SMMLV, requiere pluralidad de ofertas, es decir, se requieren varias cotizaciones del bien o servicio a adquirir, con el fin de escoger la oferta ms beneficiosa econmicamente. Qu informacin debe contener una Cotizacin? Por ello tenga en cuenta que la cotizacin incluya lo siguiente: 1. plazo de entrega del bien o servicio 2. Garanta ofrecida 3. Forma de pago 4. IVA discriminado 5. Razn social conforme aparecer en la factura 6. NIT 7. Especificar si el proveedor pertenece al Rgimen Comn o al Simplificado Las cotizaciones deben ser comparables, a precio de mercado y estar vigentes. Todos los artculos que se van a comprar deben cumplir con este requisito. Es importante que el investigador verifique que el futuro proveedor cumple con el pago de parafiscales.
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2.4.5 Plizas5: Es importante que en cada contratacin el investigador evale el riesgo de incumplimiento, mala calidad, prdida del equipo a transportar, insuficiencia en el suministro de repuestos, y dems aspectos a considerar de acuerdo con el objeto del contrato, con el fin de constituir las plizas necesarias que garanticen el adecuado desarrollo del proyecto. El proponente favorecido con la adjudicacin del contrato, deber constituir a su costo las garantas indicadas en la Orden, expedidas por una compaa de seguros o entidad bancaria legalmente establecida en Colombia a favor de entidades estatales, las cuales permanecern vigentes y no expirarn por revocatoria unilateral de las mismas y debern reponerse en caso de que su valor se vea afectado por siniestros, por parte de la compaa de seguros, o en su defecto por parte del proponente, en aquellas garantas en las cuales la compaa de seguros no otorgara este amparo de reposicin. De igual manera, en cualquier evento en que aumente el valor del contrato o se prorrogue su vigencia deber ampliarse o prorrogarse la correspondiente garanta.
Cules son los tipos de plizas exigidos por la Universidad? Los siguientes amparos contienen el mnimo bsico de garantas sugeridas a contemplar en los diferentes procesos de contratacin, pudiendo estos variar acorde a las exigencias especiales contempladas en los trminos de referencia o pliegos de condiciones que se requieran en cada caso en particular o por las mayores coberturas de los servicios ofrecidos por el proponente: CONCEPTO: Para el caso de la contratacin de bienes, obras o servicios mayores de 50 SMMLV, se exigir la garanta de seriedad, debiendo permanecer vlida durante el periodo especificado en los trminos de referencia o pliegos de condiciones, el cual debe ser suficiente para cubrir a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones por parte del proponente y, especialmente, la de suscribir el contrato objeto del proceso contractual en los trminos que dieron base a la adjudicacin.
AMPARO DE SERIEDAD DE LA OFERTA
Esta garanta ser devuelta a los proponentes que no resulten favorecidos, una vez que se determine que no se les adjudicar el contrato, excepto al segundo proponente en orden de elegibilidad a quien se le devuelve una vez se haya legalizado el contrato. CUANTIA Y VIGENCIA: El monto de de esta garanta especificado en los pliegos de contratacin debe tener como mnimo el 10% del valor estimado del contrato. La garanta puede ser, garanta bancaria o pliza de compaa de seguros y tendr una vigencia no inferior de 30 das adicionales al perodo de validez de las propuestas.
Anexo 02. Garantas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN
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AMPARO DE ANTICIPO
CONCEPTO: Se solicitar para todos los casos en que se estipule el pago de un anticipo o pago anticipado. Cubre a la Universidad contra el uso o apropiacin indebida que el contratista haga de los dineros o bienes entregados para financiar el cumplimiento de sus obligaciones. CUANTIA Y VIGENCIA: por un valor equivalente al 100% del mismo y con una vigencia igual a la del contrato u orden. CONCEPTO: Se asegura el cumplimiento del objeto y del contrato, de acuerdo con los trminos, condiciones y especificaciones acordadas. CUANTIA Y VIGENCIA: por mnimo el 20% del valor de la orden o contrato, por un periodo que incluya la vigencia del contrato y 4 meses ms. CONCEPTO: Cubre a la Universidad de los perjuicios sufridos cuando en condiciones normales por uso, objeto contractual presenta deterioro debido a incumplimiento de los requisitos mnimos fijados en los trminos o pliegos de condiciones y el contrato del bien o servicio contratado, por los perjuicios originados por el incorrecto funcionamiento de los equipos que suministre o instale el contratista. CUANTIA Y VIGENCIA: por mnimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 1 ao ms, a partir de la entrega y recibo a satisfaccin. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento en el suministro de repuestos y accesorios previstos en los trminos o pliegos de condiciones y el contrato. CUANTIA Y VIGENCIA: por mnimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 aos ms, a partir de la entrega y recibo a satisfaccin. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el incumplimiento de las obligaciones laborales a que est obligado el contratista, relacionado con el personal utilizado por el contratista afianzado en la ejecucin del contrato. CUANTIA Y VIGENCIA: por mnimo el 10% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 3 aos ms. CONCEPTO: Cubre a la Universidad contra el riesgo que durante el trmino estipulado y en condiciones normales de uso, la obra sufra deterioros imputables al contratista. CUANTIA Y VIGENCIA: por mnimo el 20% del valor de la orden o contrato, por la vigencia del contrato y 5 aos ms a partir de la entrega y recibo a satisfaccin.
AMPARO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO
AMPARO DE CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL BIEN O SERVICIO
AMPARO DE PROVISIN DE REPUESTOS
AMPARO PARA EL PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES
AMPARO DE ESTABILIDAD DE LA OBRA
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2.4.6
RANGO SMMLV
Esquema de Contratacin de la Universidad
REQUISITO
0 a <10
CONTRATACION DIRECTA
CUADRO DE CONTRATACIN BIENES Y SERVICIOS PERSONAL CULES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA CULES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIN? SOLICITAR ESTA CONTRATACIN? Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su Formato: FIE-01 solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) Por monto mayor o igual a 1 SMMLV. Formato para contratar Servicios: FIE-01 Adjuntar evaluacin de la Hoja de Vida con visto bueno de la Divisin de Formato Importacin: FIE-15 y Solicitud Importacin Div. Recursos Humanos (En caso que el valor a pagar exceda el valor indicado Financiera FSI-01 por la escala salarial de la UIS, se requiere un V.B. del Vicerrector Adjuntar cotizacin Administrativo). Adjuntar concepto tcnico (si se requiere) Copia del RUT. Adjuntar liquidacin de importacin de la Oficina de Cmo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y Importaciones (Aplica slo para solicitudes de Importacin) al Sistema General de Pensiones? Ver la respuesta a esta pregunta en el Copia del RUT (Aplica slo para proveedores nuevos) tem Orden de Prestacin de Servicios. BREVE DESCRIPCIN DEL TRMITE: Orden de compra o pedido de suministros: BREVE DESCRIPCIN DEL TRMITE: Una vez la solicitud es procesada en el sistema financiero, autorizada y En la VIE la Orden de Prestacin de Servicio o la Orden de trabajo es firmada por el ordenador del gasto, se enva la orden al proveedor, y procesada en el sistema financiero y autorizada por el Ordenador del este procede a realizar el servicio o a enviar el producto a la Gasto; luego, se informa al beneficiario de la OPS, para que se acerque a Universidad. la VIE a firmar la Orden. SOLICITUD DE PAGO: SOLICITUD DE PAGO: Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que Orden de prestacin de servicios o de consultora: se cumplen las especificaciones segn la Factura de Venta y la Orden El investigador recibe del proveedor el producto o entregable, si se respectiva, luego, firma la factura en seal de aceptacin. Si la hubiere pactado. Verificar el cumplimiento del objeto contratado. Firma mercanca no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfaccin. proveedor el producto para su cambio. La factura y los anexos a que Orden de trabajo: haga referencia la orden debern enviarse a la VIE, junto con el El investigador debe verificar el avance de obra con visto bueno de la formato FIE - 17. La VIE realiza el trmite y enva a la Divisin unidad asesora y elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no Financiera la documentacin, para que realicen el pago de la factura. prevista, de suspensin, de reliquidacin, segn el caso. Firma factura de Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfaccin. responsables de stos. El sistema genera los comprobantes de salida de almacn, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y Para solicitar el pago de la factura, se enva a la VIE el Formato FIE 02 los funcionarios responsables de los bienes. diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los En caso de la adquisicin de bienes que deben ser inventariados por la recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. Los Universidad, la VIE tramita el pago de la factura y solicita cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma telefnicamente o por correo electrnico que el investigador se anticipada, durante los cinco primeros das de cada mes. acerque a firmar el ingreso del bien al inventario del investigador. Es importante que el investigador atienda con prontitud el llamado de la La VIE enva la documentacin a la Divisin de Recursos Humanos y a la VIE. Cuando el investigador solicita al proveedor entregas parciales Divisin Financiera, una vez verificada la documentacin se tramita el del pedido, es posible solicitar el pago parcial de la Orden, para ello pago. deber enviar a la VIE el formato de entrega de facturas, la factura y dems soportes solicitados en la Orden.
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RANGO SMMLV
REQUISITO
10 a < 50
PLURALIDA D DE OFERTA
CUADRO DE CONTRATACIN BIENES Y SERVICIOS PERSONAL CULES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIN? Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar CULES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIN? de entrega del bien o servicio) Formato: FIE-01 Formato para contratar Servicios: FIE-01 Adjuntar evaluacin de la Hoja de Vida con visto bueno de la Formato Importacin: FIE-15 y Solicitud Importacin Div. Financiera FSI-01 Divisin de Recursos Humanos (En caso que el valor a pagar exceda Adjuntar 3 cotizaciones el valor indicado por la escala salarial de la UIS, se requiere un V.Bo. Cuando una marca tiene un distribuidor exclusivo en el pas, se puede omitir este requisito, siempre y cuando el investigador justifique consistentemente la del Vicerrector Administrativo). Copia del RUT (Aplica slo para proveedores nuevos) necesidad de adquirir dicha marca. En tal caso, el distribuidor debe anexar certificado de exclusividad expedido por la Casa Matriz. Cmo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Adjuntar concepto tcnico (si se requiere) Salud y al Sistema General de Pensiones? Ver la respuesta a esta Definir garantas a exigir al proveedor, en caso de no requerirse concepto tcnico. pregunta en el tem Orden de Prestacin de Servicios. Adjuntar liquidacin de importacin expedida por la Oficina de Importaciones (Aplica slo para solicitudes de Importacin) BREVE DESCRIPCIN DEL TRMITE INTERNO: BREVE DESCRIPCIN DEL TRMITE INTERNO: Orden de compra o pedido de suministros: En la VIE la Orden de Prestacin de Servicio o la Orden de trabajo Una vez la solicitud es procesada en el sistema financiero, autorizada y firmada es procesada en el sistema financiero y autorizada por el Ordenador por el ordenador del gasto, se enva la orden al proveedor, y este procede a del Gasto, luego, se informa al beneficiario de la OPS, para que se realizar el servicio o a enviar el producto a la Universidad. acerque a la VIE a firmar la Orden. SOLICITUD DE PAGO: SOLICITUD DE PAGO: Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen Orden de trabajo: las especificaciones segn la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma Verificar avance de obra con visto bueno de unidad asesora y la factura en seal de aceptacin. Si la mercanca no cumple las especificaciones elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura y suspensin, de reliquidacin, segn el caso. Firma factura de venta, los anexos a que haga referencia la orden de debern enviarse a la VIE, junto con si requiere, como constancia de recibo a satisfaccin el formato FIE - 17. La VIE realiza el trmite y enva a la Divisin Financiera la Orden de prestacin de servicios o de consultora: documentacin, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema Recibe del proveedor informe de avance o informe final de el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de stos. El sistema actividades, si se hubiere pactado. Verificar el cumplimiento del genera los comprobantes de salida de almacn, los cuales deben ser firmados por objeto contratado. Firma factura de venta, si requiere, como el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes. constancia de recibo a satisfaccin. En caso de la adquisicin de bienes que deben ser inventariados por la Universidad, la VIE tramita el pago de la factura y solicita telefnicamente o por Para solicitar el pago de la factura, se enva a la VIE el Formato FIE correo electrnico que el investigador se acerque a firmar el ingreso del bien al 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los inventario del investigador. Es importante que el investigador atienda con recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. prontitud el llamado de la VIE. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en Cuando el investigador solicita al proveedor entregas parciales del pedido, es forma anticipada, durante los cinco primeros das de cada mes. posible solicitar el pago parcial de la Orden, para ello deber enviar a la VIE el La VIE enva la documentacin a la Divisin de Recursos Humanos y formato de entrega de facturas, la factura y dems soportes solicitados en la a la Divisin Financiera, una vez verificada la documentacin se Orden. tramita el pago.
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RANGO SMMLV
REQUISITO
CUADRO DE CONTRATACIN CULES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIN? -Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) -Formato para contratar Servicios: FIE-01 -Formato Importacin: FIE-15 y Solicitud Importacin Div. Financiera FSI-01 Adjuntar especificaciones tcnicas y requerimientos de bienes y servicios Adjuntar liquidacin de importacin de la Oficina de Importaciones (Aplica slo para solicitudes de Importacin) BREVE DESCRIPCIN DEL TRMITE INTERNO: La VIE enva las especificaciones tcnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, quien es la encargada de elaborar los trminos de referencia preliminares si considera necesario de acuerdo a la naturaleza del objeto contractual. Para el caso de contratacin de personal mediante OPS, solita a la Divisin de Recursos Humanos visto bueno del valor estimado a pagar de acuerdo con la escala salarial de la UIS. Se elaboran los trminos de referencia preliminares y la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin autoriza su publicacin en la pgina Web a la Divisin de Servicios de Informacin (Debe ser publicado por lo menos dos das hbiles antes de iniciar el proceso de seleccin). Luego, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comit evaluador realizan la evaluacin de las propuestas y elabora el acta de adjudicacin. Una vez se realiza el acta de adjudicacin, la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, procesa en el sistema financiero la orden y el ordenador del gasto la autoriza y la firma, luego, se enva la orden al proveedor. SOLICITUD DE PAGO: Orden de compra y pedido de suministro: Cuando el investigador reciba el bien o servicio, deber verificar que se cumplen las especificaciones segn la factura de venta y la orden respectiva, luego, firmar la factura en seal de aceptacin. Si la mercanca no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. Orden de prestacin de servicios o de consultora: se recibe del contratista informe de avance o informe final de actividades, si se requiere, con visto bueno del Interventor si se hubiere designado o contratado, verifica el cumplimiento del objeto contratado. Firma factura de venta, en caso de requerirse como constancia de recibo a satisfaccin. Orden de Trabajo: verifica avance de obra o constata el cumplimiento del objeto contratado y suscribe actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista de suspensin, de reiniciacin, de entrega y recibo final de obra y liquidacin, segn el caso, con visto bueno de la unidad asesora y del Interventor, si se hubiere designado o contratado. Firma factura de venta, si se requiere, como constancia de recibo a satisfaccin. La factura y los anexos que mencione la orden de compra debern enviarse a la VIE, junto con el formato FIE - 17. Estos documentos se envan a la Divisin Financiera, para que tramite el pago de la factura.
50 a < 300
CONVOCATORIA PBLICA EN LA WEB (SUGERIDO: PREPLIEGOS 2 DAS HBILES Y PLIEGOS 3 DAS HBILES)
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RANGO SMMLV
REQUISITO
CUADRO DE CONTRATACIN CULES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIN? -Formato para adquirir Bienes: FIE-03 (Recuerde indicar en su solicitud el lugar de entrega del bien o servicio) -Formato para contratar Servicios: FIE-01 -Formato Importacin: FIE-15 y Solicitud Importacin Div. Financiera FSI-01 Adjuntar especificaciones tcnicas y requerimientos de bienes y servicios Adjuntar liquidacin de importacin de la Oficina de Importaciones (Aplica slo para solicitudes de Importacin)
300 a < 500
CONVOCATORIA PBLICA EN LA WEB (PREPLIEGOS 2 DAS HBILES Y PLIEGOS 3 DAS HBILES)
BREVE DESCRIPCIN DEL TRMITE INTERNO: La VIE enva las especificaciones tcnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, quien es la encargada de elaborar trminos de referencia preliminares y autorizar su publicacin en la pgina Web. Los trminos de referencia que precedan la celebracin de contratos deben ser publicados en la pgina Web de la Universidad por lo menos dos das hbiles antes de iniciar el proceso de seleccin. Luego la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comit evaluador realizan la evaluacin de las propuestas y elabora la minuta de contrato, la cual es firmada por el Vicerrector. SOLICITUD DE PAGO: En caso de adquisicin de bienes, la Unidad Acadmico-Administrativa verifica que la mercanca cumpla las especificaciones pactadas en el contrato y en la factura de venta, y tramita el visto bueno de la unidad asesora correspondiente, en caso de requerirse. Como constancia de recibo a satisfaccin, la UAA firma la factura de venta, si la mercanca no cumple las especificaciones convenidas, se devuelve el producto al proveedor para su cambio o reposicin, segn el caso. En el caso de la adquisicin de servicios o de consultora es la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, la encargada de recibir los informes de avance del contratista. Para obras civiles, elabora actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensin, de reiniciacin, de entrega y recibo final de obra, segn el caso, y se firman por el Director de contratacin, el contratista y el interventor. El Director de contratacin firma la factura de venta como constancia de recibo a satisfaccin.
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RANGO SMMLV
REQUISITO
CUADRO DE CONTRATACIN CULES DOCUMENTOS DEBO ENTREGAR EN LA VIE PARA SOLICITAR ESTA CONTRATACIN? Formato: FIE-16 para compra de bienes y servicios Adjuntar especificaciones tcnicas y requerimientos de bienes y servicios BREVE DESCRIPCIN DEL TRMITE INTERNO: La VIE envia las especificaciones tcnicas o requerimientos de los bienes o servicios solicitados y el presupuesto oficial estimado (Definidas por el investigador) y el respectivo CDP a la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin. Para el caso de contratacin de personal externo mediante mecanismos de tercerizacin, la Div de Rec Humanos elabora la proyeccin y determina el valor estimado del contrato de acuerdo a las escalas salariales de la UIS, y a las apropiaciones presupuestales aprobadas en el presupuesto. La Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, elabora los pliegos de condiciones preliminares, analizar las observaciones y elabora el proyecto de resolucin de apertura de la licitacin pblica. Los trminos de referencia que precedan la celebracin de contratos deben ser publicados en la pgina Web de la Universidad por un trmino no menor a diez das calendario antes de iniciar el proceso de seleccin. Para el caso de obras civiles, se debe tramitar ante las entidades estatales correspondientes la aprobacin de licencias, estudios y diseos tcnicos que requiera el proyecto, tales como: diseo arquitectnico, hidrulico, sanitario, elctrico, estructural, geotcnico, licencia de construccin, licencia ambiental u otros. La Resolucin es firmada por el Secretario General y el Rector, luego, la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, recibe las propuestas de los proveedores y junto con un comit evaluador realizan la evaluacin de las propuestas y elabora el acta de adjudicacin. SOLICITUD DE PAGO: En caso de adquisicin de bienes, la Unidad Acadmico-Administrativa verifica que la mercanca cumpla las especificaciones pactadas en el contrato y en la factura de venta, y tramita el visto bueno de la unidad asesora correspondiente, en caso de requerirse. Como constancia de recibo a satisfaccin, la UAA firma la factura de venta, si la mercanca no cumple las especificaciones convenidas, se devuelve el producto al proveedor para su cambio o reposicin, segn el caso. En el caso de la adquisicin de servicios o de consultora es la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin, la encargada de recibir los informes de avance del contratista, verifica el cumplimiento del objeto contratado. El interventor aprueba el avance y cumplimiento de las actividades pactadas. Para obras civiles, elabora actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensin, de reiniciacin, de entrega y recibo final de obra, segn el caso, y se firman por el Director de contratacin, el contratista y el interventor. El Director de contratacin firma la factura de venta como constancia de recibo a satisfaccin.
500 en adelante
LICITACIN PBLICA
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2.5
ORDEN DE COMPRA
2.5.1 Cundo se solicita una Orden de Compra? Una orden de compra se realiza cuando se requiere adquirir bienes para el desarrollo del proyecto. Para solicitar rdenes de Compra, es necesario tener claro el rubro que se afecta con la adquisicin, por ello es recomendable consultar la seccin Descripcin de los rubros ms utilizados
2.5.2 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una orden de compra? Remtase al cuadro de contratacin.
2.5.3 Cmo solicito la anulacin de una orden de compra? Cuando se requiera anular una orden por incumplimiento del proveedor, el investigador debe enviar a la VIE una carta solicitando la anulacin de la orden y adjuntando una carta del proveedor en la cual justifique el incumplimiento.
2.5.4 Cmo solicito el pago de una orden de compra? Remtase al cuadro de contratacin.
2.5.5 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una orden de compra? La solicitud de orden de compra debe tramitarse mnimo con 2 das hbiles de anticipacin.
2.5.6
Ejemplo de Orden de Compra:
Un investigador requiere comprar $5.000.000 de Etanol, amonio, calcio y potasio para su proyecto, para ello deber adjuntar las cotizaciones realizadas con varios proveedores. Con los datos del proveedor que ofrece menor precio y utilizando el rubro reactivos qumicos (porque todos los productos a adquirir son reactivos. Si quisiera compra una pipeta deber comprarla utilizando el rubro material de laboratorio), el investigador diligencia el formulario FIE 03, adjunta tres cotizaciones que sean comparables, estn vigentes y discriminen el IVA y la copia del RUT del proveedor. Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones segn la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en seal de aceptacin. Si la mercanca no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura, el certificado de pago de aportes parafiscales vigentes, plizas y dems anexos a que haga referencia la orden deber enviarse a la VIE, junto con el formato FIE - 17. La VIE realiza el trmite y enva a la Divisin Financiera la
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documentacin, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de stos. El sistema genera los comprobantes de salida de almacn, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes.
2.5.7 Si quiero conocer ms sobre las ordenes de compra? De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
2.6
ORDEN DE PRESTACIN DE SERVICIOS
2.6.1 Cundo se solicita una Orden de Prestacin de Servicios? La orden de prestacin de servicios se utiliza para solicitar a personas naturales o jurdicas el desarrollo de trabajos relacionados con la administracin o funcionamiento de la entidad: Asesoras, conferencias, representacin judicial, rendicin de conceptos, servicios de salud distintos de los que se celebren en entidades de previsin social, edicin, publicidad, sistemas de informacin, servicios de procesamientos de datos, agenciamiento de aduanas, vigilancia, aseo, transporte (diferente a tiquetes), portes, relaciones pblicas, hoteles, suscripciones, inscripciones a eventos, afiliaciones, fotocopiado (se acepta slo fotocopiado que no realice la Divisin de Publicaciones), filmaciones, alquileres, mantenimiento, reparaciones y similares, cuando el valor del servicio no exceda los 300 SMLMV. Se puede solicitar la prestacin de servicios profesionales, en la cual el objeto del contrato supone actividad intelectual, sin obligacin de entregar productos especficos, por ejemplo, contratacin de asesora jurdica. La prestacin de servicios tambin supone actividades operativas, sin componente intelectual prevalente, como por ejemplo: aseo, vigilancia, jardinera, servicios generales, etc. En el caso de proyectos de investigacin, se requiere que la hoja de vida de la persona a contratar est aprobada por la entidad financiadora.
Cmo investigador, qu debo tener en cuenta para realizar contrataciones a travs de OPS? Para la realizacin de contrataciones a travs de OPS a personas naturales por prestacin de servicios, tenga en cuenta lo siguiente: Durante la vigencia del proyecto, es posible realizar mximo 3 OPS a una misma persona. Las OPS se realizan por actividades especficas. De acuerdo al principio de anualidad6, es necesario que la duracin de las OPS se extienda mximo hasta el 31 de diciembre del ao en curso. Cuando la fecha de terminacin de la OPS es posterior a la primera semana de diciembre, el ltimo pago sale en el ao siguiente.
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2.6.2
Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003.
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El nmero de pagos parciales, que se realizan a una OPS, debe ser inferior al nmero de meses de duracin de la OPS. El valor promedio por mes a pagar, debe ser mximo el valor establecido en la evaluacin de la Hoja de Vida realizada por la UIS. En caso que el valor autorizado por el ente financiador sea menor al valor establecido en la evaluacin realizada por la UIS, se deber tomar como valor promedio por mes, el valor establecido por el ente financiador. En caso que el valor autorizado por el ente financiador sea mayor al valor establecido en al evaluacin de la hoja de vida realizada por la UIS, se deber tramitar la autorizacin del Vicerrector Administrativo, adjuntando la correspondiente justificacin. El investigador debe informar a la VIE, si se requiere de la afiliacin a una Aseguradora de Riesgos Profesionales A.R.P. o pliza contra accidentes (Ver cuadro de Plizas) El investigador debe indicar si requiere pliza de cumplimiento y calidad.
Cmo calculo el valor a pagar al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones? El lineamiento vigente establece que en caso que el promedio mensual de la OPS sea inferior a 2,5 SMMLV, la persona puede ser cotizante dependiente o beneficiaria de una E.P.S. (Empresa Promotora de Salud) o ARS (Administrado de Rgimen Subsidiado, SISBEN, en este caso el proveedor debe presentar fotocopia del carnet con fecha de vencimiento limitada y en el caso de los beneficiarios, hay dos opciones; presentar el certificado de afiliacin con fecha de expedicin no mayor a 30 das, o presentar fotocopia del carnet donde se evidencia la relacin del cotizante y beneficiario, el nmero de cdula del cotizante y fotocopia de la planilla de pago), en caso contrario debe cotizar a una E.P.S como independiente. 2.6.3 Cuando la duracin de la OPS sea inferior a 1 mes, el valor total de la Orden se entiende como el valor promedio mensual, para efectos de pago al Sistema de Seguridad Social en Salud y Pensin. Adems, si el promedio mensual de la OPS es igual o mayor de 2,5 SMLMV la persona debe cotizar como independiente al Sistema de Seguridad Social en Salud y al Sistema General de Pensiones (Este pago se debe realizar anticipadamente). El ingreso base de cotizacin de Seguridad Social es el 40% del valor promedio mensual de la OPS7. En caso de ser pensionado se deber certificar el estado de pensionado, y de igual manera se deber cancelar el servicio de seguridad social en salud, conforme a los rangos mencionados anteriormente. Tenga en cuenta . Para tramitar la solicitud de pago parcial de una OPS de una persona natural, se requiere que el contratista cuente con el RUT y realice los pagos de seguridad social exigidos de acuerdo al valor promedio mensual de la OPS, todos los comprobantes de pago de estos aportes (durante la vigencia del contrato) son exigidos para tramitar el pago de la OPS. En el caso de los pagos parciales, el cotizante deber adjuntar los comprobantes de pago de Seguridad Social hasta la fecha en la cual tramita la solicitud de pago.
7 Concepto Jurdico del Dr. Nstor Trujillo enviado el 4 de Diciembre de 2003 a la Dra. Emrita Oliveros.
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Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Prestacin de Servicios? Remtase al cuadro de contratacin.
2.6.4
2.6.5 Cmo solicito el pago de una Orden de Prestacin de Servicios? Remtase al cuadro de contratacin.
Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una Orden de Prestacin de Servicios? La solicitud de OPS debe tramitarse mnimo 3 das hbiles antes del inicio del contrato.
2.6.6
2.6.7
Ejemplo de Orden de Prestacin de servicios:
Un investigador requiere contratar a una persona natural por tres meses, para ello cuenta con la autorizacin del ente financiador, y obtuvo de la Divisin de Recursos Humanos la evaluacin de la Hoja de Vida de la persona a contratar, segn la cual los honorarios mensuales son de $1.200.000 (Esta contratacin afectar el rubro de honorarios profesionales). El investigador tiene planeado realizar dos pagos; un primer pago del 30% al cabo de 1 mes y un segundo pago del 70% al final de los tres meses. Como el promedio mensual ($1.200.000) supera los 2.5 SMMLV (smmlv vigente ao 2007), la persona contratada deber cotizar como independiente al Sistema de Seguridad Social (Salud y Pensin), durante la vigencia del contrato, utilizando un ingreso base de cotizacin de $480.000 (40% del promedio mensual ($1.200.000). Luego, el investigador recibe del proveedor el informe de avance o informe final de actividades, si se hubiere pactado y verifica el cumplimiento del objeto contratado. Firma la factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfaccin. Para solicitar el pago, se enva a la VIE el Formulario FIE 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable) y de los recibos de pago de Seguridad Social durante la vigencia de la OPS. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros das de cada mes. La VIE enva la documentacin a la Divisin de Recursos Humanos y a la Divisin Financiera, una vez verificada la documentacin se tramita el pago.
2.6.8 Si quiero conocer ms sobre las ordenes de Prestacin de Servicios? De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
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2.7
ORDEN DE TRABAJO
2.7.1 Cundo se solicita una Orden de Trabajo? La orden de trabajo se utiliza para autorizar la ejecucin de obras o trabajos relacionados con la construccin, montajes, mejoras, adiciones, conservacin, restauracin de los bienes muebles e inmuebles de la Universidad y similares, cuando el valor de la obra o el trabajo no exceda los 300 SMLMV. Para obras civiles, el Rector mediante acto administrativo puede nombrar un Gerente del Proyecto. Esta persona, ser responsable total de la obra en relacin a las siguientes actividades: Programacin de la obra, avances, cronograma, condiciones, garantas, legalizacin y cumplimiento del contrato, obligaciones y deberes de ambas partes, etc. De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver manual de normas y procedimientos de contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
2.7.2 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Orden de Trabajo? Remtase al cuadro de contratacin.
2.7.3 Cmo solicito el pago de una Orden de Trabajo? Remtase al cuadro de contratacin.
2.7.4 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una orden de Trabajo? La solicitud de orden de trabajo debe tramitarse mnimo 3 das hbiles antes del inicio del contrato.
2.7.5
Ejemplo de Orden de Trabajo:
Un investigador requiere realizar adecuaciones a su laboratorio por $4.500.000, las cuales ya fueron autorizadas por el ente financiador, para ello deber adjuntar las cotizaciones realizadas con varios proveedores, tramitar el concepto tcnico ante la Divisin de Planta Fsica y determinar las plizas requeridas para la contratacin (pliza para el pago de salarios, prestaciones sociales e indemnizaciones, pliza de cumplimiento del contrato, pliza extracontractual). El investigador diligencia el Formulario FIE 01 adjuntando las cotizaciones, copia del RUT y el concepto tcnico de la Divisin de Planta Fsica. El investigador debe verificar el avance de obra con visto bueno de unidad asesora y elaborar actas de inicio, avance de obra, de obra no prevista, de suspensin, de reliquidacin, segn el caso. Firma factura de venta, si requiere, como constancia de recibo a satisfaccin.
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Para solicitar el pago de la factura, se enva a la VIE el Formato FIE 02 diligenciado, adjuntando los recibos de pago de Seguridad Social (o certificado de pago de aportes parafiscales vigentes) durante la vigencia de la Orden y las plizas. Los cotizantes independientes deben cancelar la seguridad social en forma anticipada, durante los cinco primeros das de cada mes. La VIE enva la documentacin a la Divisin de Recursos Humanos y a la Divisin Financiera, una vez verificada la documentacin se tramita el pago.
2.7.6 Si quiero conocer ms sobre las ordenes de Trabajo? De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
2.8
CONTRATACIN CON EXTRANJEROS
2.8.1
Qu se requiere para contratar a un extranjero?
Es necesario entregar los siguientes documentos en la VIE: Si el extranjero viaja a Colombia a prestar el servicio X X X Si el extranjero prefiere el pago por transferencia al exterior Si el extranjero presta el servicio desde el exterior sin viajar a Colombia No Aplica No Aplica No Aplica X
REQUISITO Copia del pasaporte al extranjero Tarjeta de asistencia mdica del extranjero Visa de trabajo en Colombia vigente Nmero de cuenta bancaria del extranjero Una comunicacin en la cual se indique los costos de la visita del investigador que la Universidad cubrirn (Honorarios, alojamiento, alimentacin, tarjeta de asistencia mdica, tiquetes, transporte local, etc), Justificacin de la contratacin del extranjero
No Aplica
Diligenciar el Formulario FIE -01 * X X *Es necesario que se negocie el valor del contrato del extranjero en pesos colombianos. El formulario de solicitud deber diligenciase en moneda nacional.
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Con esta informacin la VIE, solicita la revisin de la contratacin por parte de la Divisin de Recursos Humanos y la carta de ofrecimiento del seor Rector, la cual se enva al investigador extranjero. Con la carta de ofrecimiento y junto con una certificacin de la INTERPOL (este trmite tiene una duracin aproximada de 6 semanas), el extranjero solicita en el consulado Colombiano una visa de trabajo, la cual es requerida para que el investigador realice el cobro del servicio brindado a la UIS. Tenga en cuenta que El extranjero deber tramitar el seguro mdico en el momento de hacer la compra del pasaje o mximo 24 horas despus de aterrizar en Colombia. Las Aseguradoras Colombianas no expiden seguros mdicos despus de este tiempo. Se requiere que el extranjero adquiera una tarjeta de asistencia mdica que incluya los costos de repatriacin del cuerpo en caso de fallecimiento en Colombia. En la VIE se procesa la Orden de Prestacin de Servicios en el sistema financiero y se autoriza por el Ordenador del Gasto.
2.8.2 Cmo se tramita el pago a un extranjero? Una vez el contratista realiza el servicio conforme a las condiciones especificadas en la OPS, se recibe el entregable (informe de avance, prototipo o informe final) con visto bueno del Investigador solicitante de la OPS y de acuerdo con los plazos de pago establecidos en la misma, es posible solicitar el Pago Parcial o total de la OPS. Para ello, se enva a la VIE el Formulario FIE 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable). La VIE enva la documentacin a la Divisin de Recursos Humanos y a la Divisin Financiera, una vez verificada la documentacin se tramita el pago.
2.8.3 El contrato del extranjero tiene algn descuento? Si, de acuerdo con la tabla de Retencin en la Fuente de la DIAN para el ao 2006, se cobrar Retencin en la Fuente del 10% sobre el total del pago, por concepto de Impuesto a ttulo de renta y de remesas en la prestacin de servicios de consultora, servicios tcnicos y de asistencia tcnica por personas no residentes o no domiciliadas en Colombia, prestados en el pas o en el exterior. De igual manera deber el valor del giro al exterior.
2.8.4 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar la Contratacin del Extranjero? La solicitud de contratacin del extranjero debe tramitarse mnimo 8 semanas antes del inicio del contrato.
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2.8.5
Ejemplo de Contratacin del Extranjero:
Un investigador requiere contratar la asesora de un experto internacional, la cual negoci en $20.000.000 por un mes de asesora en Colombia (es muy importante que la negociacin se haga en la moneda nacional). El investigador diligencia el Formulario FIE-01 y adjunta copia del pasaporte, la comunicacin en la cual se indique los costos de la visita del investigador que la Universidad cubrirn (Honorarios, alojamiento, alimentacin, tarjeta de asistencia mdica, tiquetes, transporte local, etc) y la Justificacin de la contratacin del extranjero. Con esta informacin la VIE tramita ante la Divisin de Recursos Humanos la carta de ofrecimiento, la cual es firmada por el Seor Rector, radicada en administracin de documentos y enviada por correo fsico al experto para que solicite el certificado de la INTERPOL, documento requerido para tramitar la visa de trabajo en Colombia. El extranjero deber tramitar la tarjeta de asistencia mdica que cubra la vigencia del contrato. Una vez el contratista realiza el servicio conforme a las condiciones especificadas en la OPS, se recibe el entregable (informe de avance, prototipo o informe final) con visto bueno del Investigador solicitante de la OPS y de acuerdo con los plazos de pago establecidos en la misma, es posible solicitar el Pago Parcial o total de la OPS. Para ello, se enva a la VIE el Formulario FIE 02 diligenciado, adjuntando la copia del informe (entregable), copia de la visa de trabajo vigente y copia de la tarjeta de asistencia mdica por el tiempo de la duracin del contrato. La VIE enva la documentacin a la Divisin de Recursos Humanos y a la Divisin Financiera, una vez verificada la documentacin se tramita el pago. Recuerde que el extranjero deber asumir el Impuesto a ttulo de renta y de remesas y la Estampilla Pro-UIS.
2.9
IMPORTACIN
2.9.1 Cundo se realiza una importacin? Una importacin se realiza cuando se requiere adquirir bienes o equipos especiales a travs de proveedores localizados en el exterior. Para mayor informacin consulte el Procedimiento F02.09 Importaciones de Montos Superiores a 500 SMLMV. http://perdiz.uis.edu.co/procedimientos/procedimientos/financieros/f0209.html
2.9.2 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Importacin? Remtase al cuadro contratacin.
2.9.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar una Importacin? La solicitud de importacin debe tramitarse mnimo 15 das antes del vencimiento de la cotizacin.
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2.9.4
Ejemplo de Importacin:
Un investigador requiere importar un microscopio especializado por valor de US$5000, para ello requiere de mnimo 2 cotizaciones, las cuales deber presentar en la Oficina de Importaciones para solicitar la liquidacin estimada en pesos colombianos de la importacin (incluye giro al exterior, impuestos, gastos de nacionalizacin, fletes, bodegaje e imprevistos). Luego, deber diligenciar el formulario FIE 15 y la Solicitud de Importacin de la Div. Financiera RSI 01.
2.9.5 Si quiero conocer ms sobre las Importaciones? De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
2.10 SERVICIOS ESPECIALIZADOS
2.10.1 Cundo se realiza una contratacin de Servicios Especializados? No se requerir convocatoria pblica ni pluralidad de ofertas para la contratacin de consultoras y de servicios profesionales especializados, artsticos o tcnicos de alta complejidad; y en el proceso de seleccin del futuro contratista se detecta que el contrato nicamente pueda ser ejecutado por una sola persona natural o jurdica, por su acreditada experiencia especfica, en condiciones favorables para la Universidad y segn los lineamientos definidos en el art. 23 del Acuerdo 019 de 2005, no se requerir convocatoria pblica ni pluralidad de ofertas, y se podr realizar una contratacin de Servicios especializados.
2.10.2 Qu condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae? Para realizar un contrato de Servicios especializados se deben constatar las siguientes condiciones: a) Que en el lugar de cumplimiento del contrato solo pueda ejecutarlo una persona, natural o jurdica, en condiciones favorables para la Universidad; b) Que sobre el proponente recaiga una especial confianza del ordenador del gasto, que debe estar fundada en su calificacin, su acreditada experiencia especfica y las consideraciones de conveniencia institucional que se constaten en el informe de oportunidad y conveniencia que debern suscribir el jefe de la unidad gestora y el ordenador del gasto. En todo caso, los honorarios que se pacten debern guardar correspondencia con los precios de mercado para servicios similares.
2.10.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar un contrato de Servicios Especializados? La solicitud debe tramitarse mnimo 5 das hbiles antes del inicio de la orden.
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2.10.4 Ejemplo de Servicios Especializados: Dentro de un proyecto Colciencias se tiene establecido contratar la asesora de Mara Saravia, experta en Proteccin Catdica. Para dar cumplimiento a los compromisos con Colciencias, slo es posible contratar a la Ph.D. Saravia, quien cuenta con acredita experiencia especfica y realizar una asesora durante 8 meses por $24.000.000, por lo cual se suscribe un informe de oportunidad y conveniencia entre el Investigador y el Ordenador del Gasto. Con este documento, la evaluacin de la hoja de vida, (En el caso que el valor promedio mensual establecido en la evaluacin de la Hoja de Vida sea menor a $3.000.000 que es el promedio mensual a pagar establecido en el contrato, se deber tramitar el V.B. del Vicerrector Administrativo), el RUT, y el formulario FIE 01, se procede a generar en la VIE la Orden de Prestacin de Servicios, en la cual se solicita pliza de cumplimiento y se estipula un anticipo del 30% del valor total de contrato, y el saldo en 3 pagos. Una vez se recibe en la VIE, el original de la Pliza de Buen manejo de Anticipo (debidamente firmada), el respectivo certificado de pago y la OPS firmada por las partes, se procede a generar el anticipo. Para realizar cada uno de los pagos, el investigador verifica que se cumplan las especificaciones establecidas en la Orden y con el formulario FIE 02, el original de la pliza de cumplimiento (debidamente firmada), respectivo certificado de pago, recibos de pago de Seguridad Social en Salud y Pensin como cotizante independiente y copia del informe, se procede a solicitar en la VIE el pago parcial de la OPS. La VIE realiza el trmite y enva a la Divisin de Recursos Humanos y a la Divisin Financiera la documentacin, para que realicen el pago.
2.10.5 Si quiero conocer ms sobre un contrato de Servicios Especializados? De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
2.11 INTUITO PERSONAE
2.11.1 Cundo se realiza una contratacin intuito personae? No se requerir convocatoria pblica ni pluralidad de ofertas cuando de acuerdo con la ley sea posible celebrar contrato intuito personae; y en el proceso de seleccin del futuro contratista se detecta que el contrato nicamente pueda ser ejecutado por una sola persona natural o jurdica, por su acreditada experiencia especfica, en condiciones favorables para la Universidad y segn los lineamientos definidos en el art. 23 del Acuerdo 019 de 2005, no se requerir convocatoria pblica ni pluralidad de ofertas, y se podr realizar un contratacin Intuito personae.
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2.11.2 Qu condiciones se requieren para realizar un contrato intuito personae? Para realizar un contrato Intuito Personae se deben constatar las siguientes condiciones: Que en el lugar de cumplimiento del contrato solo pueda ejecutarlo una persona, natural o jurdica, en condiciones favorables para la Universidad; Que sobre el proponente recaiga una especial confianza del ordenador del gasto, que debe estar fundada en su calificacin, su acreditada experiencia especfica y las consideraciones de conveniencia institucional que se constaten en el informe de oportunidad y conveniencia que debern suscribir el jefe de la unidad gestora y el ordenador del gasto. En todo caso, los honorarios que se pacten debern guardar correspondencia con los precios de mercado para servicios similares. Se requerir concepto jurdico previo y dictamen favorable del Director de Contratacin y Proyectos de Inversin en todos los casos en los que los ordenadores de gasto delegados del Rector pretendan celebrar contratos intuito personae.
Por tal razn, el investigador deber enviar a las VIE una justificacin escrita de la necesidad del contrato intuito personae, la conveniencia de celebrarlo institucionalmente, la correspondencia con los precios del mercado, la experiencia del proveedor y las especificaciones tcnicas o requerimientos de los servicios solicitados.
2.11.3 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar un contrato Intuito Personae? La solicitud debe tramitarse mnimo 5 das hbiles antes del inicio de la orden.
2.11.4 Ejemplo de Intuito Personae: Un investigador requiere comprar un equipo especializado que cuesta $30.000.000, para ello deber gestin el certificado de exclusividad de fabricante, el RUT, concepto tcnico de la Div. De Mantenimiento Tecnolgico y la justificacin por parte del investigador que incluya el anlisis tcnicoeconmico y las caractersticas del equipo. Con esta documentacin y el formulario FIE 03, la VIE solicita VoB. A la Direccin de Contratacin y Proyectos de Inversin. Con este aval se procede a generar la orden de Compra. Cuando el investigador recibe el bien o el servicio, debe verificar que se cumplen las especificaciones segn la Factura de Venta y la Orden respectiva, luego, firma la factura en seal de aceptacin. Si la mercanca no cumple las especificaciones convenidas, debe devolver al proveedor el producto para su cambio. La factura, el certificado de pago de aportes parafiscales vigentes y dems anexos a que haga referencia la orden deber enviarse a la VIE, junto con el formulario FIE - 17. La VIE realiza el trmite y enva a la Divisin Financiera la documentacin, para que realicen el pago de la factura. Se registran en el sistema el recibido de los bienes y los funcionarios responsables de stos. El sistema genera los
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comprobantes de salida de almacn, los cuales deben ser firmados por el ordenador del gasto y los funcionarios responsables de los bienes.
2.11.5 Si quiero conocer ms sobre un contrato intuito personae? De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
2.12 LICITACIN PBLICA
2.12.1 Cundo se realiza una Licitacin? Una licitacin se realiza cuando el proyecto requiere adquirir bienes, ejecutar obras o tramitar la prestacin de servicios, por un monto superior a los 500 salarios mnimos mensuales legales vigentes. Las condiciones a tener en cuenta son: Para obras civiles, el Rector mediante acto administrativo puede nombrar un Gerente del Proyecto. Esta persona, ser responsable total de la obra en relacin a las siguientes actividades: Programacin de la obra, avances, cronograma, condiciones, garantas, legalizacin y cumplimiento del contrato, obligaciones y deberes de ambas partes, etc. Para las licitaciones de seguros, la Universidad debe solicitar la colaboracin y asesora tcnica del asesor de seguros quien estar presente durante el proceso prestando asesora tcnica. Se excepta de este procedimiento el contrato de emprstito, el cual deber someterse a lo previsto en el estatuto contractual que rija para la Nacin.
2.12.2 Cules documentos debo entregar en la VIE para solicitar una Licitacin? Remtase al cuadro contratacin.
2.12.3 Si quiero conocer ms sobre la Licitacin? De acuerdo con la Resolucin 809 de 2005, el procedimiento para la contratacin de bienes y servicios vara segn la cuanta a contratar. Ver Manual de Normas y Procedimientos de Contratacin. https://www.uis.edu.co/intranet/documentos/rectoria/docs_rectoria.html
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2.13 SOLICITUDES PARA VIAJES
2.13.1 Viticos Qu se consideran viticos? Se consideran viticos8 los gastos de alojamiento y alimentacin aprobados a los empleados de la Universidad cuando deban desempear funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. Qu caractersticas tienen los viticos? Los viticos tienen dos caractersticas: o Se solicitan cuando se realizan viajes nacionales o No requieren que se realice legalizacin de los gastos. Cmo se determina el valor de los viticos? Para liquidar el valor a cancelar por el concepto de viticos, la VIE utiliza la tabla de viticos que establece la Universidad para tal fin.
NIVEL 1
DESCRIPCIN DEL NIVEL Rector, Vicerrectores, Decanos, Director de Regionalizacin Los que no estn en el Nivel 1 ni en el Nivel 3
TABLA DE VIATICOS Pernocta/No CATEGORIA A * pernocta Valor da si 18 s.m.m.l.v / 30 pernocta Valor da si no pernocta (18 s.m.m.l.v/30) * 60%
CATEGORIA B ** 10 s.m.m.l.v / 30 (10 s.m.m.l.v / 30) * 60%
Valor da si 16 s.m.m.l.v / 30 9 s.m.m.l.v / 30 pernocta Valor da si no (16 s.m.m.l.v / 30) * (9 s.m.m.l.v / 30) * pernocta 60% 60% Valor da si 9.5 s.m.m.l.v / 30 7 s.m.m.l.v) / 30 NIVEL Empleados No pernocta 3 Profesionales Valor da si no (9.5 s.m.m.l.v / 30) * (7 s.m.m.l.v / 30) * pernocta 60% 60% * Categora A: Se incluye capitales de departamentos: Paipa, Melgar, Villa de Leyva, Girardot, B/bermeja, Palmira y Rionegro (Ant). ** Categora B: Se incluyen todas las que no estn en Categora A. Valor da si no pernocta: Quiere decir que para el cumplimiento de las tareas asignadas el comisionado regresa el mismo da y en este caso se le reconocer como valor de los viticos el 60% de la tarifa que le NIVEL 2
De acuerdo con la definicin de viticos del PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS
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corresponda. Los viticos se cancelan 100% si el comisionado pernocta en el sitio de destino y si regresa en el mismo da se le reconoce el 60%. Cuando el funcionario permanece por ms de 10 das en comisin, la liquidacin de viticos se hace con base en el 90% del valor fijado. Cuando el investigador realice viajes al exterior es posible solicitar viticos siempre y cuando el monto solicitado corresponda a las tarifas establecidas para viajes a nivel nacional. Cmo se solicitan los Viticos? Con el formulario FIE 06 diligenciado, la VIE tramita la Orden de Pago Manual Viticos. Tenga en cuenta que el valor solicitado sea exactamente el establecido en la tabla de viticos. En caso que se trate de la asistencia a un evento, adjunte la copia de la programacin. Qu debo hacer si la fecha del viaje ha cambiado? En caso que despus de solicitados los viticos, el investigador modifique la fecha del viaje, se deber realizar una carta justificando el cambio e informando la nueva fecha. Qu debo hacer si cambia el motivo del viaje, o la ciudad o la persona que viaja? En caso que se deba realizar una variacin del monto de los viticos solicitados o cambio de la persona que viaja, motivo del viaje, ciudad, etc, se deber solicitar la anulacin de la orden de pago manual y solicitar nuevamente los viticos. Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar los viticos? La solicitud de viticos debe tramitarse 10 das antes del viaje y mnimo 2 das antes (Si es as el pago de los viticos ser posterior al viaje). Ejemplo de Viticos: Un investigador requiere viajar a Bogot a un evento el 17 de Octubre a las 6 a.m. y regresar el mismo da en el vuelo de las 8:40 p.m. De acuerdo a la tabla de viticos, el profesor pertenece al nivel 2 y como regresar el mismo da el valor de los viticos es: (16 *433.700) / 30) * 60% = $138.784. Luego, el investigador diligencia el formulario FIE 06 y adjunta la invitacin o el programa del evento. Nota: el valor $433.700, corresponde al s.m.m.l.v del ao 2007. Si quiero conocer ms sobre viticos? Consultar el Acuerdo Superior 072 de 1992, Acuerdo Superior 033 de 1998 y Acuerdo Superior 045 de 2002.
2.13.2 Gastos de Viaje Cules son los rubros de gastos de viaje que se pueden solicitar? Los gastos de viaje pueden ser de dos clases, para personal de planta o para personal no de planta.
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Gastos de viaje Personal de Planta9: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la Universidad por alojamiento, alimentacin, transporte y dems gastos necesarios para el cabal cumplimiento de su comisin, cuando deban desempear funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo. Gastos de viaje Personal no de Planta10: Corresponde a los gastos de alojamiento, alimentacin y transporte, que se reconoce al personal invitado por la institucin para la realizacin de actividades misionales y al personal contratado por orden de prestacin de servicios, cuando deba desempear funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo. Es necesario que el Investigador verifique que el viajero se encuentre al da en el pago de seguridad social y de riesgos profesionales. Cmo se solicitan los Gastos de Viaje? El investigador entrega en la VIE el formulario FIE 04 correctamente diligenciado y la VIE tramita la Orden de Pago Manual Gastos de viaje. Qu se debe tener en cuenta para legalizar los gastos de viaje? En el caso de los Gastos de Viaje para personal de planta, no se requiere realizar la legalizacin de gastos de viaje. En el caso de los Gastos de Viaje para personal no de planta, se entiende por legalizacin de gastos de viaje, la entrega del Certificado de Cumplimiento de Comisin o Actividad a la VIE, luego la VIE entrega a la seccin de Tesorera el Certificado de Cumplimiento de Comisin para realizar el registro correspondiente en el Sistema Financiero. En caso que la comisin o actividad sea realizada en Bucaramanga o su rea metropolitana por personal invitado por la Universidad, la autorizacin del pago de los gastos de viaje reemplazar el Certificado de Cumplimiento de Comisin o Actividad. Los recursos entregados al personal no de planta, debern legalizarse dentro de los cinco das siguientes a la terminacin de la comisin, y en todo caso, la legalizacin deber realizarse antes de la fecha lmite establecida para esta actividad, de acuerdo con la programacin de cierre de vigencia fijada por la Divisin Financiera de la Universidad. El Certificado de Cumplimiento de Comisin o Actividad, se encuentra en la segunda pgina del Formulario FIE- 04 Orden de Pago Manual Gastos de viaje.
Qu debo hacer si el investigador modifica la fecha del viaje? En caso que despus de solicitados los gastos de viaje, el investigador modifique la fecha del viaje, se deber realizar una carta justificando el cambio e informando la nueva fecha.
De acuerdo con la definicin de gastos de viaje personal de planta del PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS 10 De acuerdo con la definicin de gastos de viaje personal no de planta del PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS
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Qu debo hacer si cambia el motivo del viaje, o la ciudad o la persona que viaja? En caso que se deba realizar una variacin del monto de los viticos solicitados o cambio de la persona que viaja, motivo del viaje, ciudad, etc, se deber solicitar la anulacin de la orden de pago manual y solicitar nuevamente los gastos de viaje. Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar los Gastos de Viaje? La solicitud de gastos de viaje debe tramitarse 10 das antes del viaje y mnimo 2 das antes (Si es as el pago de los viticos ser posterior al viaje). Ejemplo de Gastos de viaje: Un investigador requiere enviar a un profesional contratado por OPS a Manizales para que asista a un evento y estima los gastos en $500.000, distribuidos de la siguiente forma: ($150.000 de transporte, $250.000 de alojamiento y $100.000 de alimentacin). Con esta informacin el investigador solicita los gastos de viaje utilizando el formulario FIE 04, adjuntando la programacin del evento. Al regreso del viaje el profesional de investigacin deber presentar en la VIE, el Certificado de Cumplimiento de Comisin o Actividad Si quiero conocer ms sobre Gastos de Viaje? Para mayor informacin sobre los Gastos de Viaje consulte la resolucin 1720 del 2006, por la cual se aprueban los procedimientos para el reconocimiento de gastos de viaje del personal de planta y no de planta, y se modifica la definicin de estos rubros en el Plan de Cuentas Presupuestales.
2.13.3 Salidas de Campo Qu son las salidas de campo? PRCTICAS DOCENTES, SALIDAS DE CAMPO Y MOVILIDAD ESTUDIANTIL: Comprende los gastos causados por las salidas de estudiantes y de personal de planta, como parte fundamental de apoyo a los procesos curriculares, visitas a empresas, fbricas y prcticas de campo, en cumplimiento de actividades acadmicas, de investigacin, de extensin y culturales. Por este concepto se reconocen gastos de manutencin, alojamiento, pasajes y dems gastos de viaje de acuerdo con la actividad a desarrollar. Incluye adems, la ayuda econmica complementaria por inscripcin y transporte que se otorga a los estudiantes de la Universidad que participen en congresos, seminarios, talleres, cursos, ponencias, pster y dems eventos acadmicos fuera de la Universidad. Cmo se solicita una salida de campo? Con el formulario FIE 05 correctamente diligenciado, la VIE tramita la Orden de Pago Manual Salidas de Campo. Qu debo hacer si el investigador modifica la fecha del viaje? En caso que despus de solicitada la Salida de Campo, el investigador modifique la fecha del viaje, se deber realizar una carta justificando el cambio e informando la nueva fecha.
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Qu debo hacer si cambia el motivo del viaje, o la ciudad o la persona que viaja? En caso que se deba realizar una variacin del monto de los viticos solicitados o cambio de la persona que viaja, motivo del viaje, ciudad, etc, se deber solicitar la anulacin de la orden de pago manual y solicitar nuevamente la salida de campo. Qu se debe tener en cuenta para legalizar las salidas de campo? Los recursos entregados debern legalizarse en la VIE dentro de los cinco das siguientes a la terminacin del viaje, teniendo en cuenta los siguientes aspectos: -Diligencie el formulario de Legalizacin de Salidas de Campo FIE 13 (Se diligencia en pesos colombianos), adjuntando los recibos en original y copia. -Las facturas y dems documentos soporte de los gastos deben ser expedidos a nombre de la UIS con NIT. 890.201.213-4, de acuerdo con el decreto 535 de 1987; a los pagos, realizados por la Universidad, se les debe efectuar las retenciones en la fuente y la estampilla Pro-UIS, Retencin de IVA, segn la naturaleza de autorretenedor a tarifas vigentes; dichas retenciones son obligatorias, independiente de quien est respondiendo por el dinero, so pena de que las mismas tengan que asumirse por ste. -Los documentos soportes de los gastos de viaje deben especificar nombre, identificacin (cdula o NIT), direccin, telfono, valor, consecutivo, fecha, concepto, IVA discriminado (si es el caso) y deben estar firmadas por el proveedor. Si el servicio es prestado en un lugar aislado o por una persona natural que no factura, es necesario elaborarle un documento manual que especifique los datos antes mencionados. Es recomendable llevar al viaje Recibos de Caja con el fin de facilitar el cumplimiento de este requisito. -El dinero que no se haya utilizado se deber consignar en Caja de la UIS y adjuntar copia de la consignacin. En caso que el viaje se realice al exterior y los pagos se realicen en moneda extranjera, se deber anexar una relacin de los gastos en moneda extranjera y en pesos, indicando la tasa de cambio utilizada para realizar la conversin. Ejemplo: CONCEPTO Alimentacin USA Alojamiento DOLARES 37 100 PESOS 87.876 237.503
137 325.379 Total T.R.M. del 29 de Abril de 2006 = $2375,03 Para mayor informacin sobre la legalizacin consulte la Circular sobre Legalizacin de Gastos de Viajes de la Vicerrectora Administrativa.
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Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar las salidas de campo? La solicitud de salidas de campo debe tramitarse 10 das antes del viaje y mnimo 2 das antes (Si es as el pago de los viticos ser posterior al viaje). Ejemplo de Salida de campo: Un investigador requiere enviar a un auxiliar de investigacin (estudiante pregrado) a la zona rural de Arauca, para tomar unas muestra y estima los gastos en $1.000.000, distribuidos de la siguiente forma: ($400.000 de transporte, $300.000 de alojamiento y $300.000 de alimentacin). Con esta informacin el investigador solicita la salida de campo utilizando el formulario FIE 05. Es importante constatar que el estudiante haya pago el seguro estudiantil al matricularse en el semestre acadmico actual o en su defecto cuente con una pliza que cubra accidentes de trabajo. Al regreso del viaje el auxiliar de investigacin deber legalizar los gastos, adjuntando los recibos en original y copia, teniendo en cuenta que las facturas estn a nombre de la UIS (Es recomendable llevar al viaje Recibos de Caja con el fin de facilitar el cumplimiento de este requisito) y los dems criterios explicados en el tem Qu se debe tener en cuenta para legalizar los gastos de viaje y salidas de campo? y definidos en la circular sobre Legalizacin de Gastos de Viajes de la Vicerrectora Administrativa.
2.13.4 Compra de Pasajes Areos Corresponde a los pagos efectuados por la compra de tiquetes areos, necesarios para el desplazamiento del personal de la Universidad a otros sitios fuera de su sede de trabajo y pasajes de personal invitado para desarrollar actividades dentro de la Universidad11. La compra de pasajes se realiza cuando dentro del presupuesto del proyecto de investigacin se tiene estipulado algn viaje o traslado a otra ciudad. Tenga en cuenta que .. El sistema financiero permite solicitar ordenes de suministros para pasajes siempre y cuando no existan legalizaciones pendientes y si se cuenta con disponibilidad de efectivo. Qu debo hacer para solicitar la compra de pasajes areos? Para solicitar un pasaje en la VIE, primero deber realizar la reserva en los lugares establecidos por la oficina de pasajes, por ello antes de realizar su reserva consulte en la oficina de pasajes los lugares en que puede realizar su reserva. a. Trayectos Nacionales: Se debe realizar la reserva en el lugar indicado por la oficina de pasajes. b. Trayecto Internacional: Se deben realizar tres cotizaciones (comparables en trminos de itinerario y fechas) en diferentes agencias. las cotizaciones se deben enviar a la oficina de pasajes para su revisin y obtener el Vo.Bo a la cotizacin seleccionada, estas cotizaciones se debern adjunta a la solicitud del pasaje. Con la solicitud de pasajes internacionales se deber anexar copia de la VISA
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De acuerdo con la definicin de Pasajes del PLAN DE CUENTAS PRESUPUESTALES DE EGRESOS
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o carta del viajero en la cual asume la penalidad por la no compra del pasaje, en caso de no obtener la VISA. Luego deber diligenciar el formulario FIE 14, con esta informacin la VIE procesa en el sistema financiero la solicitud del tiquete. Tenga en cuenta que. las reservas de tiquetes nacionales y las cotizaciones de tiquetes internacionales tienen una fecha de vencimiento de la reserva o de la cotizacin, generalmente las cotizaciones internacionales tienen un plazo de compra de 72 horas, es decir, que antes de ese tiempo la solicitud de pasaje debe ser procesada en el sistema financiero, por ello es necesario que con suficiente tiempo el viajero solicite la revisin de la oficina de pasajes y entregue la documentacin completa en la VIE. Dnde puedo recoger los pasajes areos? Los tiquetes son entregados en la oficina de pasajes al beneficiario o a quien l autorice. En que consiste la legalizacin de pasajes? Una vez el viajero haya regresado, el ordenador de gasto debe remitir inmediatamente a la oficina de pasajes las cartulas o cumplidos. Si el viaje tiene como destino final Bucaramanga, deber entregar en la Oficina de pasajes las cartulas de los tiquetes, si el destino final es otra ciudad diferente a Bucaramanga, el responsable del Fondo con V.Bo. del Ordenador del Gasto enva una comunicacin expresando el cumplido y utilizacin de los tiquetes a la Oficina de pasajes. Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar la compra de los pasajes areos? La solicitud de pasajes areos debe tramitarse mnimo un da hbil antes del vencimiento de la reserva. Ejemplo de Compra de Pasajes areos: Un investigador requiere viajar a Sao Paulo, para ello realiza la cotizacin del vuelo de ida y regreso con tres agencias. Con las tres cotizaciones solicita a la oficina de pasajes ubicada en la Divisin Financiera el Vo.B. Con los datos de la cotizacin seleccionada por la Oficina de pasajes diligencia el Formulario FIE 14, adjuntando la copia de la visa y solicita el trmite en la VIE. Si quiero conocer ms sobre Tiquetes Areos? Consulte la siguiente direccin del portal web de http://perdiz.uis.edu.co/procedimientos/procedimientos/financieros/f0213.html.
la
Universidad
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2.14 AUXILIATURA ESTUDIANTIL
2.14.1 Qu son las auxiliaturas estudiantiles? Las auxiliaturas docentes, de investigacin, de extensin y administrativas se definen como labores de apoyo que pueden realizar los estudiantes en las unidades acadmicas y administrativas y se podrn realizar ad honorem o con reconocimiento econmico. Las auxiliaturas no establecen vnculo laboral entre el estudiante y la Universidad; constituyen un reconocimiento a su desempeo acadmico. Es importante que el investigador verifique que el estudiante cumpla con los requisitos establecidos en el Acuerdo Superior 066 de 2003.
2.14.2 Qu requisitos debe cumplir el estudiante para tener una auxiliaturas estudiantiles? Segn el Acuerdo Superior 066 de 2003, para aspirar al estimulo de auxiliar docente, de investigacin o de extensin con reconocimiento econmico o ad honorem, el estudiante deber cumplir con los siguientes requisitos: Haber cursado y aprobado quinto nivel de la carrera en la cual est matriculado. Tener un promedio ponderado igual o superior a 3,50 (tres, cinco, cero) Haber obtenido calificacin igual o superior a 3,50 (tres, cinco, cero) en la asignatura en la cual aspira a ser Auxiliar Docente. No tener ms de un beneficio de Residencias, Comedores o Becas para descuentos de matricula, con excepcin de las auxiliaturas ad honorem. Para aspirar al estimulo de auxiliar administrativo el estudiante deber cumplir con los siguientes requisitos: Haber cursado y aprobado el segundo nivel de la carrera en la cual est matriculado. Tener un promedio ponderado igual o superior a tres, dos, cero (320). Tener no ms de un beneficio de los otorgados por la Universidad (residencias, comedores, o becas para descuento de matriculas). Presentar certificado del valor de la matrcula donde conste que sta no excede dos salados mnimos mensuales legales vigentes.
2.14.3 Cmo se calcula el valor de la auxiliaturas estudiantiles? Cuando la Auxiliatura sea pagada con recursos del Fondo Comn (Fondo 1), el estudiante puede recibir hasta 1 smmlv por semestre con una dedicacin no menor de 120 horas. Cuando el estimulo econmico se realice a travs de un fondo especial o ajeno (Fondos 6 y 3) tanto la dedicacin en tiempo como el valor de la beca pueden ser diferentes a lo estipulado para los fondos 1, dependiendo de las caractersticas de la labor acadmica, de investigacin, de extensin o administrativa que se decida realizar y del respaldo presupuestal del fondo. El valor mensual del estmulo se establecer en proporcin al nmero de horas asignadas al estudiante y al valor de la hora establecida en el Acuerdo Superior 066 de 2003 (un salario mnimo mensual legal vigente/120 horas), sin que en ningn caso exceda tres salarios mnimo mensual legal vigente.
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2.14.4 Qu debo hacer para solicitar una Auxiliatura estudiantil? Para solicitar una Auxiliatura Estudiantil, se debe diligenciar el formulario FIE 12, adjuntando los documentos que se indican en el mismo y entregarlos en la VIE.
2.14.5 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar las Auxiliaturas? La solicitud de auxiliaturas debe tramitarse mnimo 3 das hbiles antes del inicio de la auxiliatura.
2.14.6 Ejemplo de solicitud de Auxiliatura Estudiantil: Un investigador requiere solicitar una auxiliatura de investigacin por 50 horas mensuales durante tres meses, para su proyecto de financiacin externa y cuenta con la autorizacin del ente financiador, para ello verifica el cumplimiento de los requisitos establecidos y calcula el valor a pagar segn el Acuerdo Superior 066 de 2003 (valor de la hora = $408.000/120 horas = $3.400) es decir, que el valor total de la Auxiliatura es de $510.000. El investigador diligencia el Formulario FIE 12, adjuntando copia del carn estudiantil, recibo de liquidacin de matrcula, copia del polgrafo y carta de autorizacin de Colciencias (Si no incluyo en la propuesta inicial).
2.14.7 Si quiero conocer ms sobre Auxiliaturas? Para mayor informacin sobre las auxiliaturas consulte el Acuerdo Superior 066 de 2003.
2.15 BECAS DE SOSTENIMIENTO DE POSGRADO
2.15.1 Cmo solicito una beca de sostenimiento? El estudiante beneficiado con una beca de sostenimiento, debe estar autorizado con nombre propio por el ente financiador. Para solicitar una beca de sostenimiento, deber diligenciar el formulario FIE 11, adjuntando los documentos que se indican en el mismo y entregarlos en la VIE. La VIE tramita la solicitud ante la Vicerrectora Acadmica que es la dependencia encargada de designar los beneficios mediante resolucin.
2.15.2 Con cunto tiempo de anticipacin debo solicitar la beca de sostenimiento? La solicitud de beca de sostenimiento debe tramitarse mnimo 3 das hbiles antes del inicio de la beca.
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2.15.3 Ejemplo de solicitud de una beca de sostenimiento: Un investigador cuenta con la aprobacin de Colciencias para ofrecer una beca de sostenimiento a un estudiante de postgrado identificado como N.N. en la propuesta. El investigador debe solicitar a Colciencias la autorizacin de otorgamiento de beca al estudiante, para ello debe enviar la carta de solicitud e incluir la hoja de vida del estudiante en la plataforma CVLac de Colciencias o adjunta la Hoja de Vida a la carta de solicitud. Luego, el investigador diligencia el formulario FIE 11, adjuntando la autorizacin de Colciencias y la evaluacin de la Hoja de Vida. En el caso que el valor a pagar corresponda al monto establecido por Colciencias y este supere el valor mximo de la evaluacin de la hoja de vida emitido por la UIS, se requiere adjuntar VoB. Del Vicerrector Administrativo.
2.16 FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS OFRECIDOS POR LA UIS
2.16.1 Cundo y Cmo solicito la realizacin de una Factura? Cuando la Universidad, realice prestacin de servicios a otras entidades o cobro de aportes a proyectos de investigacin financiados por entidades externas (excepto Colciencias) se realizaran facturas para cobrar estos servicios, para ello se deber diligenciar el Formulario FIE 10 FORMULARIO ENTREGA DE FACTURAS PARA COBRAR SERVICIOS REALIZADOS POR LA UIS y entregarlo en la VIE, en donde se tramitar la realizacin de la Factura y la firma por parte del Ordenador del Gasto.
2.16.2 Cmo se enva la Factura al cliente? Cuando el cliente se encuentra en la ciudad, la factura firmada por el ordenador del gasto, se entrega al investigador quien es el encargado de hacer firmar las 2 facturas por el cliente y entregarlas en la VIE. En caso que el cliente se encuentre fuera de la ciudad, la VIE enva la comunicacin al cliente y se espera a vuelta de correo las 2 copias firmadas. En este caso el investigador debe velar porque el cliente firme y enve las copias firmadas a la VIE. Una vez la facturas son entregadas en la VIE, se enva una copia a la Divisin Financiera y la otra copia se archiva en la carpeta del proyecto.
2.16.3 Qu debo hacer como investigador, cuando el cliente cancela la factura? El investigador debe enviar la copia de la consignacin realizada por el cliente a la VIE, la cual es enviada a la Divisin Financiera para solicitar la inclusin del efectivo en el proyecto. Recuerde que. Es responsabilidad del Investigador gestionar y hacer seguimiento al pago de las facturas.
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PREGUNTAS FRECUENTES
En esta seccin usted encuentra las preguntas que con mayor frecuencia los investigadores formulan al personal administrativo de la Vicerrectora de Investigacin y Extensin en cuanto a la presentacin de las propuestas de investigacin y a la administracin financiera de los proyectos de investigacin. Si actualmente usted tiene alguna duda respecto a un procedimiento que debe realizar, esta resea le puede indicar una posible respuesta para la dificultad que desea resolver.
3.1
DE LA PRESENTACIN DE PROPUESTAS DE INVESTIGACIN
Qu debo hacer, si tengo una propuesta de investigacin? Al tener la propuesta del proyecto de investigacin con todos los requisitos exigidos por la Entidad Financiadora, debe dirigirse a la DIEF de su Facultad, de esta forma, su propuesta es evaluada por el Comit Operativo de Investigacin y Extensin. Este Comit realiza algunas observaciones sobre la propuesta y una vez el investigador realiza las modificaciones al documento, la VIE tramita la carta de presentacin de la propuesta ante la Entidad Financiadora. En el caso de Colciencias, el investigador enva el anteproyecto a Colciencias, luego, la Universidad avala los anteproyectos, y una vez Conciencias informa que el anteproyecto ha sido seleccionado, el investigador prepara la propuesta de investigacin y la presenta a travs del DIEF de su Facultad al Comit Operativo de Investigacin y Extensin para que sea evaluada. Este Comit realiza algunas observaciones sobre la propuesta y una vez el investigador realiza las modificaciones al documento, la VIE tramita la carta de presentacin de la propuesta ante la Entidad Financiadora
3.2
DEL CONTRATO CON LA ENTIDAD FINANCIADORA
Quin se encarga de la elaboracin del contrato? La Entidad Financiadora se encarga de informar al beneficiario la decisin de financiar el proyecto de investigacin, de igual forma se encarga de elaborar el contrato basndose en la propuesta presentada. El investigador beneficiario debe revisar el contrato y asesorarse con la Vicerrectora de Investigacin y Extensin y el Asesor Jurdico de la Universidad sobre los trminos del contrato. Una vez el contrato es revisado, el Rector firmar el contrato y se procede a legalizarlo (adquirir la plizas, generar factura para el respectivo pago, etc). Una vez el contrato est legalizado, el investigador debe solicitar a la Vicerrectora de Investigacin y Extensin la asignacin de un cdigo para la identificacin del proyecto y la adicin presupuestal para iniciar la ejecucin del proyecto. Es importante que el responsable del proyecto, estudie cada una de las clusulas del contrato, resalte las fechas de aprobacin y legalizacin del proyecto, tiempos previstos para los desembolsos, entrega de informes tcnicos y financieros, entrega de resultados y los incluya en el cronograma del proyecto.
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Cul es la fecha de terminacin del proyecto? Generalmente, en el contrato estn estipuladas las fechas para la entrega de informes o resultados del proyecto. Sin embargo, la fecha de terminacin del proyecto y la vigencia del contrato vara de acuerdo con la Entidad Financiadora; para Colciencias el proyecto inicia el da en que la Entidad Financiadora realiza el giro del primer desembolso, para otras entidades el contrato inicia a partir de la legalizacin del contrato o del acta de inicio. A partir de esta fecha se calcula la fecha de terminacin del proyecto. El vencimiento de la ejecucin se entiende como la fecha hasta la cual se realizaron pagos. Cmo solicito una prrroga para el contrato? Si la Entidad Financiadora es COLCIENCIAS, para realizar una prrroga al contrato se debe hacer la solicitud al respectivo programa por lo menos con 3 meses de anterioridad a la fecha de finalizacin de la ejecucin del proyecto de investigacin. Las solicitudes de prrroga requieren de V. B. del Vicerrector de Investigacin y Extensin. Cmo solicito el cambio del investigador principal o de otros miembros del equipo de investigadores? En el caso de Colciencias se deber solicitar al Programa la autorizacin para el cambio, mediante comunicacin escrita y adjuntando la hoja u hojas de vida del personal de reemplazo. Qu sucede si se incumple con el contrato? Si COLCIENCIAS considera que el investigador incumpli con una de sus obligaciones, exige el reintegro del capital dado en financiamiento ms los posibles intereses generados durante el desarrollo del proyecto. Resulta muy importante atender todos los requerimientos en materia de informes tcnicos y financieros. Cuando no se atienden debidamente en informes finales, transcurrido cierto tiempo, Colciencias liquida unilateralmente el contrato y declara incumplimiento.
3.3
DE LA EJECUCIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
Cules son las fechas claves en la ejecucin de proyectos de Colciencias? 1. Fecha de aprobacin del proyecto por parte del Consejo del respectivo Programa: Solamente a partir de esta fecha COLCIENCIAS reconoce gastos con cargo a la CONTRAPARTIDA. 2. Fecha de Firma (perfeccionamiento) del Contrato: A partir de esta fecha, se reconocen gastos con cargo a la FINANCIACIN APROBADA CON RECURSOS DE COLCIENCIAS. 3. Fecha del primer desembolso: A partir de esta fecha o la establecida en el contrato (fecha de giro del cheque al beneficiario) se cuenta el tiempo de EJECUCIN DL PROYECTO Y DE VIGENCIA DEL CONTRATO. Slo se reconocen gastos con cargo a los recursos Colciencias y la Contrapartida, hasta el vencimiento del perodo de ejecucin. Cmo contrato servicios personales? Para contratar a una persona, es necesario que este gasto aparezca en el presupuesto presentado y aprobado por la Entidad Financiadora. El personal debe ser contratado nica y exclusivamente para
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aportar a la realizacin del proyecto de investigacin. Generalmente, si es un estudiante de pregrado se contrata bajo la figura de auxiliar de investigacin; si es un estudiante de posgrado se realiza bajo una beca y a un profesional se le contrata por medio de una orden de prestacin de servicios o por el operador de outsourcing. Cuando el personal aparece como N.N. en la propuesta, debe enviarse la hoja de vida de la persona sugerida a la entidad financiadora para su aprobacin, incluyendo estudiantes de pregrado y posgrado. Todo equipo es financiable? La financiacin de los equipos depende de la Entidad Financiadora y del presupuesto aprobado por la misma. Cmo realizo un informe financiero? Para la realizacin del informe financiero, se requiere que el Director de Proyecto presente la documentacin que respalde la ejecucin de la contrapartida y solicite el informe a travs de una carta con 15 das de anticipacin a la VIE. Cmo presento un informe tcnico? El informe tcnico es un documento donde deben aparecer los resultados encontrados, objetivos alcanzados, productos elaborados y dems factores tcnicos propios del proyecto de investigacin y su alcance. Este informe debe ser presentado en las fechas estipuladas en el contrato y es de total responsabilidad del investigador, en cuanto a su contenido y fecha de entrega. Sin embargo, la Vicerrectora de Investigacin y Extensin se encarga de anexar este informe, al informe financiero para su envo a la respectiva Entidad Financiadora. Cmo hago un reembolso? Si se encuentra en una situacin fortuita y va a realizar una actividad que implica un gasto contemplado en el proyecto y debe tramitar despus un reembolso, tenga en cuenta que: COLCIENCIAS debe haber aprobado el respectivo gasto en el presupuesto y antes de comprometerse en el gasto usted debe tener un Certificado de Disponibilidad Presupuestal y Registro Presupuestal aprobado para el mismo. Despus de esto, debe traer los originales de los documentos que sustentan el gasto a nombre de la Universidad y tramitar en la Vicerrectora de Investigacin y Extensin el respectivo reembolso. Nota: No es posible solicitar reembolsos utilizando un CDP de un ao anterior. Quin es el responsable de gestionar los recursos de contrapartida? Los Directores de los proyectos de investigacin son los responsables de gestionar las contrapartidas.
3.4
DE LA FINALIZACIN DEL PROYECTO
Cundo Colciencias aprueba el cumplimiento de los compromisos? COLCIENCIAS da por terminado un proyecto cuando el informe tcnico final demuestra el cumplimiento de los objetivos y metas de tipo cientfico y el informe financiero final muestra una ejecucin de los recursos adecuada. Para esto, se deben tener en cuenta, las observaciones hechas por la Entidad
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Financiadora en los informes parciales anteriores. Una vez la entidad financiadora, acepta los informes entregados, enva una carta de liquidacin del contrato a la Universidad. Qu sucede si quedaron recursos financieros sin ejecutar? Se debe recordar que es responsabilidad del investigador la ejecucin de los recursos, es por ello que debe consultar el saldo presupuestal por rubros para asegurar la ejecucin total de los recursos. En caso de haberse cumplido el 100% de los compromisos y que existan unos remanentes por ejecutar, es posible solicitar a Colciencias la ejecucin de los recursos restantes, asumiendo nuevos compromisos que reflejen un valor agregado al proyecto. Sin embargo, si existen recursos sin ejecutar, estos se deben reintegrar a la Entidad Financiadora. Cmo se realiza la liquidacin de un proyecto? Tres meses despus del ltimo movimiento financiero que se haya realizado y una vez el acta de liquidacin est legalizada y no existan compromisos pendientes se solicita la liquidacin del proyecto. En el caso de los proyectos de Financiacin Externa: Cuando termina la ejecucin del proyecto, la VIE debe enviar un memorando informando la novedad para que la seccin de presupuesto realice la cancelacin respectiva. En el caso de los proyectos de Financiacin Interna: Cuando termina la ejecucin del proyecto, la DIEF enva un memorando informando la novedad para que la seccin de presupuesto realice la cancelacin respectiva. Qu es el informe anual de mantenimiento de equipos, solicitado por Colciencias? Antes del 30 de marzo de cada ao, se deber enviar a Colciencias la informacin relacionada con el mantenimiento de los equipos comprados para el proyecto, cuyo valor de adquisicin individual sea superior a 246 SMMLV.
DESCRIPCIN DE LOS RUBROS MS UTILIZADOS Para solicitar trmites financieros, es necesario tener claro el rubro que se afecta con la adquisicin por ello a continuacin se relaciona una descripcin de los principales rubros: Equipo de Laboratorio: Valor de los equipos adquiridos para dotacin y uso de los laboratorios de docencia, investigacin, extensin, asesora y servicios de salud de la Universidad. Los gastos adicionales que genere la adquisicin de estos equipos, se cargarn como mayor valor del equipo. Equipo de oficina: Incluye las partidas invertidas en la adquisicin de equipos propios del funcionamiento de las oficinas, tales como: Mquinas de escribir, calculadoras, telfonos, conmutadores, ventiladores, elementos para dibujo tcnico, etc.
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Equipo de cmputo: Recursos aplicados en la adquisicin de equipo computo y hardware de la Universidad tales como: Computadores, impresoras, scanner, computadores porttiles, servidores, teclados, disco duro, USB y otros elementos necesarios para el procesamiento de datos y manejo de informacin. Libros y material bibliogrfico: Hace referencia a los recursos aplicados en la adquisicin de libros, revistas, videos, material didctico, consultas, material bibliogrfico con destino a la dotacin de la biblioteca de la Universidad y a las unidades acadmicas y administrativas. Igualmente, incluye el costo de suscripcin peridica de revistas y peridicos con el objeto de dotar y/o actualizar las colecciones de la universidad. NOTA: Adems del valor del libro o de la suscripcin incluye gastos como seguros de transporte, portes y acarreos, diferencias por tasas de cambio, bodegajes y otros gastos ocasionados por la adquisicin o suscripcin.
Reactivos qumicos: Son los gastos ocasionados por la compra de productos y sustancias qumicas necesarias para prcticas de laboratorio, aplicaciones operativas de servicios o de investigacin, tales como sales, bases industriales, desinfectantes, detergentes, formol, alcohol etlico, thinner, reveladores, cidos, hidrxidos y similares. Materiales de laboratorio: Comprende los gastos causados por la compra de materiales de consumo necesarios para las prcticas de laboratorio, servicios de salud, odontolgicos y audiovisuales, y que se consumen o transforman al ser utilizados, tales como pelculas, papel fotogrfico, diapositivas, amalgama, agujas hipodrmicas, carretas de seda, varillas de hierro, lminas de cobre, vlvulas, guantes, lminas y laminillas de vidrio, fusibles, resistencias, cassettes, etc. Adems, materiales y elementos para labores operativas como brocas, brochas, soldadura, seguetas, revelado de fotos, candados, y similares. Elementos de laboratorio: Se refiere a recursos aplicados a la adquisicin de elementos devolutivos (no fungibles) destinados a la dotacin de los laboratorios de docencia, investigacin y servicios de salud de la Universidad, tales como: complementos de equipo, vidriera de laboratorios, elementos auxiliares de medicin y/o toma de muestras, instrumentos de laboratorio y de consultorio y similares. Licencia de software: Corresponde a la autorizacin legal para hacer uso de un programa, para el manejo de una aplicacin en computador o similares. Gastos de viaje personal no de planta: Corresponde a los gastos de alojamiento, alimentacin y transporte, que se reconoce al personal invitado por la institucin para la realizacin de actividades misionales y al personal contratado por orden de prestacin de servicios, ando deba desempear funciones en un lugar diferente a su sede habitual de trabajo. Gastos de viaje personal de planta: Corresponde a los gastos que se reconoce a los empleados de la Universidad por alojamiento, alimentacin, transporte y dems gastos necesarios para el
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cabal cumplimiento de su comisin, cuando deban desempear funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo. Viticos: Son los gastos de alojamiento y alimentacin aprobados a los empleados de la Universidad cuando deban desempear funciones en una localidad diferente a su sede habitual de trabajo de acuerdo a las reglamentaciones vigentes. No requiere legalizacin. Servicios tcnicos fondos Colciencias: Pago por servicios calificados, a personas naturales o jurdicas, que se prestan en forma continua para asuntos propios de la Universidad, los cuales no pueden ser atendidos con personal de planta o que requieren conocimientos especializados . Este rubro slo puede ser utilizado por proyectos financiados por Colciencias. Seguridad industrial y salud ocupacional: Son gastos causados por la adquisicin de materiales y elementos de seguridad industrial y vigilancia, tales como: extinguidores, alarmas, armas y municiones, tendiente al mejoramiento y mantenimiento de las condiciones de vida y salud de los trabajadores. Honorarios: Corresponde la retribucin por servicios prestados a la Universidad en forma transitoria y espordica, por personas naturales o jurdicas, para desarrollar labores en las actividades de la Universidad cuando las mismas no puedan cumplirse con personal de planta, tales como: Servicios profesionales, servicios de asesora y consultora, trabajos de digitacin en computador, trascripcin de textos, recepcin, servicio de aseo, servicios de animacin y sonido, servicios mdicos profesionales de hospitalizacin, ciruga y laboratorio, edicin de videos, y similares. Papelera y tiles de escritorio: Comprende los gastos ocasionados por la adquisicin de elementos de consumo, necesarios para el funcionamiento de las oficinas, tales como papelera, formularios, libros de control, cintas para maquinas, papel carbn, estampillas, lpices, borradores, tinta, pegantes, reglas, flderes, perforadoras, sacaganchos, ceniceros, taja-lpiz, alcohol, minas, tiza, sobres, clips, papeleras, almohadillas, sellos, formas continuas, escarapelas, fechadores, disketes, papeleras, tinta para impresoras, acetatos, chuspas, cassetes de videos, compra de informacin metereolgica y similares. Publicaciones y avisos: Es el valor de los gastos por concepto de publicaciones de formatos conferencias, pancartas, peridicos, publicaciones de convenios, publicaciones de contratos en el Diario Oficial o gaceta de Santander, folletos y revistas de carcter informativo y cientfico alusivos a la Institucin para uso propio del funcionamiento de sus dependencias y estamentos; adems de los gastos causados por la edicin de formas, impresin de libros, folletos, conferencias, manuales, diagramacin, y levantamiento de textos, trabajos tipogrficos y similares, cuya destinacin sea el fomento cientfico, tcnico o cultural mediante la venta. Arrendamientos: Son gastos causados por el pago de alquiler de bienes muebles e inmuebles tales como: Terrenos, edificios, oficinas, parqueaderos, locales, fotocopiadoras, apartados areos, garajes, cilindros, gras, equipo tcnico para enseanza e investigacin, clasificadoras,
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computadores, vehculos, verificadores y bodegajes de equipo o mercancas, autorizados por la Universidad de conformidad con las normas vigentes para su adecuado funcionamiento. Prcticas docentes, salidas de campo y movilidad estudiantil: Comprende los gastos causados por las salidas de estudiantes y de personal de planta, como parte fundamental de apoyo a los procesos curriculares, visitas a empresas, fbricas y prcticas de campo, en cumplimiento de actividades acadmicas, de investigacin, de extensin y culturales. Por este concepto se reconocen gastos de manutencin, alojamiento, pasajes y dems gastos de viaje de acuerdo con la actividad a desarrollar. Incluye adems, la ayuda econmica complementaria por inscripcin y transporte que se otorga a los estudiantes de la Universidad que participen en congresos, seminarios, talleres, cursos, ponencias, pster y dems eventos acadmicos fuera de la Universidad.12 PROYECTOS COLCIENCIAS: La Gua par la presentacin de las ejecucin financiera de los proyectos financiados con recursos de Conciencias, define as el rubro Salidas de Campo: Se aplica a gastos de medios de transporte para el traslado a zonas de muestreo y ejecucin de las labores de campo propias de la investigacin. Se refiere principalmente a costos de combustible, aceite o alquiler de medios de transporte cuando se requiere. Reparacin y mantenimiento de Bienes muebles: Corresponde a los gastos tendientes a la conservacin y reparacin de bienes muebles de propiedad de la Universidad. Comprenden: Reparacin y mantenimiento de equipos de laboratorio, equipos de oficina, maquinaria, muebles y enseres, libros, computadores. Auxiliatura Estudiantil: Corresponde al pago en dinero a los estudiantes de pregrado por realizacin de labores propias de docencia, investigacin y extensin de las unidades acadmicas y administrativas de la institucin, segn la reglamentacin existente. Beca postgrado: Comprende a las becas de sostenimiento econmico para estudiantes de posgrado como reconocimiento al trabajo personal realizado en las unidades acadmicas de la institucin. Pasajes: Corresponde a los pagos efectuados por la compra de tiquetes areos y terrestres, necesarios para el desplazamiento del personal de la Universidad a otros sitios fuera de su sede de trabajo, y pasajes de personal invitado para desarrollar actividades dentro de la Universidad, cuando estas son cubiertas por la institucin. Administracin: Est definido para gastos administrativos que incurre la Universidad en la realizacin del proyecto, en este rubro se pueden incluir entre otros gastos: Servicios de mensajera, digitacin, vigilancia, servicios pblicos (de manera proporcional al presupuesto y a la ejecucin reportada), personal de apoyo (distinto al que participa en el proyecto), material de oficina, etc, en general son gastos que no estn considerados dentro de los rubros objeto del financiamiento.
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Resolucin Rectoral 1030 de 2007
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GLOSARIO:
ADICIN PRESUPUESTAL: Es el incremento a la apropiacin inicial con el fin de complementarla para ampliar el servicio, cumplir con la meta fsica o cubrir un nuevo gasto o servicio, cumplir con la meta fsica o cubrir un nuevo gasto o servicio, con base en recursos adicionales debidamente sustentados. Quien autoriza las adiciones presupuestales? - El Rector est facultado para autorizar mediante resolucin las adiciones al presupuesto respecto de los Fondos 3 (ajenos) y 6 (rentas especiales), en los casos en los que se requieran decisiones de urgencia para el cumplimiento de los compromisos de la Universidad. Acuerdo 09 de 2004. - En los dems casos, las adiciones al Presupuesto deben ser aprobadas por el Consejo Superior. CDP: Certificado de Disponibilidad Presupuestal. Es el documento, en medio fsico o electrnico, que permite constatar la apropiacin de recursos para el eventual contrato, conforme a la regulacin presupuestal de la Universidad13. Es el documento mediante el cual se garantiza el principio de legalidad, es decir la existencia del rubro y la apropiacin presupuestal suficiente para atender un gasto determinando. Todos los actos administrativos, contratos y convenios que afecten las apropiaciones presupuestales, debern contar previamente con los certificados de disponibilidad presupuestal que garanticen la existencia de apropiacin suficiente para atender estos gastos. El certificado de disponibilidad presupuestal afecta preliminarmente el presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal; deber ser expedido con base en las apropiaciones globales, para cada evento compromiso, contrato o convenio. Quin solicita un CDP? La Unidad Acadmica y/o Administrativa (UAA), en este caso la VIE, solicita a travs del Sistema de Informacin Financiero el respectivo CDP por el valor requerido, previa verificacin de apropiacin presupuestal suficiente. La VIE solicita el CDP una vez se realiza la solicitud de contratacin. DIEF: Direccin de Investigacin y Extensin de la Facultad. FONDO: Para efectos presupuestales se entiende por fondo, la organizacin de los recursos de la Universidad segn su origen y destinacin, en forma balanceada, con estructura presupuestal desconcentrada y distribuida por unidades acadmicas y administrativas, sub-cuentas o proyectos, con el objeto de dar claridad, eficiencia y control a la administracin financiera y presupuestal de los bienes de la Institucin14.
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Acuerdo Superior 019 de 2005 Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003.
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NOMBRE DEL FONDO FONDO 1 FONDO COMN: FONDO 3 FONDOS AJENOS: FONDO 5 FONDO PATRIMONIAL: FONDO 6 FONDO ESPECIAL: FONDO 8 FONDO ESTAMPILLA PROUIS:
DESCRIPCIN Recursos disponibles para el desarrollo de las operaciones ordinarias de la Universidad; sus principales fuentes son los aportes de la Nacin, del Departamento de Santander y las Rentas Propias. Recursos aportados por diferentes entidades u organismos tales como Colciencias, Ecopetrol y otros, para el desarrollo de programas de investigacin y proyectos especiales, con destinacin especfica. Son dineros que recibe la Universidad por donaciones de entidades o de personas y cuyo objeto es financiar a estudiantes que presentan una difcil situacin econmica. Recursos adquiridos por las UAA por la venta de servicios a la comunidad en general, tales como Consultoras, Asesoras, Convenios, Programas de Extensin, Educacin a Distancia y Matrculas de Posgrado, entre otros. Ingresos provenientes del recaudo de la Estampilla Pro-UIS, cuya destinacin especfica es financiar proyectos de inversin.
PRESUPUESTO: El presupuesto puede modificarse a travs de adiciones, reducciones y traslados. PRINCIPIO DE ANUALIDAD: El ao fiscal comienza el 1 de enero y termina el 31 de diciembre de cada ao. Despus de sta fecha no podrn asumirse compromisos con cargo a las apropiaciones del ao fiscal que se cierra en esa fecha, y los saldos de apropiacin no afectados por compromisos caducarn sin excepcin15. REGISTRO PRESUPUESTAL: Los compromisos efectivamente adquiridos con cargo a las disponibilidades presupuestales expedidas deben contar con registro presupuestal en virtud del cual los recursos no podrn ser desviados a ningn otro fin16. El registro presupuestal es requisito indispensable para el perfeccionamiento de los actos administrativos, contratos y convenios que generen obligaciones econmicas para la Universidad. Para los contratos de suministro y los dems de cuanta indeterminada que sean de ejecucin y causacin peridica de las obligaciones econmicas, el registro presupuestal se har por cada compromiso efectivamente adquirido. Es importante saber: No podrn contraerse obligaciones sobre apropiaciones inexistentes o en exceso del saldo disponible, no con anticipacin a la apertura del crdito adicional correspondiente; tampoco podrn contraerse con cargo a recursos del crdito cuyos contratos no se encuentren perfeccionados.
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Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003. Estatuto Presupuestal. Art 38.
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Cmo se genera el registro presupuestal? El registro presupuestal se genera automticamente, cuando la UAA o proyecto registra en el sistema de Informacin Financiero los compromisos previamente legalizados (Orden de Compra, Orden de Prestacin de Servicios, Orden de Trabajo, Orden de Consultora, Contratos Generales, Orden de Pago Manual, Contrato de Suministros y Pedidos de suministros) RESERVA PRESUPUESTAL: Son compromisos legalmente contrados (con registro presupuestal) que al cierre de la vigencia fiscal, no se han atendido por no haberse completado las formalidades necesarias que hagan exigible el pago al terminarse el ao. Debern constituirse mediante resolucin motivada expedida por el Rector por solicitud de la Divisin Financiera. Las reservas presupuestales solo podrn utilizarse para cancelar los compromisos que les dieron origen. Las reservas presupuestales que no se ejecuten en la vigencia fiscal expirarn sin excepcin, sin que se requiera acto administrativo que as lo declare. Los ordenadores de gasto de las unidades acadmicas o administrativas respondern con su propio pecunio de acuerdo con la ley por los perjuicios que causen a la Universidad o a terceros por omitir el diligenciamiento oportuno de dichas reservas. RUT: Es el Registro nico Tributario, se solicita en la DIAN VIE: Vicerrectora de Investigacin y Extensin.
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BIBLIOGRAFA.
Trabajo de grado: Anlisis, rediseo y documentacin de los procedimientos financieros Trabajo de grado: Diagnstico, documentacin y propuesta de mejora de los procesos administrativos de la direccin general de investigaciones Estatuto Presupuestal de la UIS. 2003. Plan de cuentas presupuestales de egresos Reglamento de Contratacin (Acuerdo Superior 019 de 2005) Manual de Normas y los Procedimientos de Contratacin (Resolucin 809 de 2005) Acuerdo Superior 066 de 2003 Resolucin 1720 de 2006 Aspectos Bsicos de la Actividad Financiera de la Universidad Industrial de Santander. Nota: Los formularios de solicitud de trmites ante la VIE se encuentran en la seccin investigaciones del portal Web: https://www.uis.edu.co/portal/investigacion/tramites_financieros/formularios_vie.html
ELABORADO POR: Diana Milena Gonzlez Glvez Lina Magnolia Rangel Carreo VICERRECTORA DE INVESTIGACIN Y EXTENSIN
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TRMITE PARA LEGALIZAR LAS PROPUESTAS APROBADAS

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Qu debo hacer para solicitar un traslado de rubros?

Ejemplo de traslado de rubros:

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Ejemplo de traslado de fondos:

CONTRATACIN Aspectos generales de la Contratacin:

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Anexo 02. Garantas. MANUAL DE NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTRATACIN

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AMPARO DE CUMPLIMIENTO DEL CONTRATO

AMPARO DE CALIDAD Y CORRECTO FUNCIONAMIENTO DEL BIEN O SERVICIO

AMPARO DE PROVISIN DE REPUESTOS

AMPARO PARA EL PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES

AMPARO DE ESTABILIDAD DE LA OBRA

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