CORPOMAIL Mdulo de Informes de Comisin Manual de Uso (Versin 1.

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SOLICITUD DE INFORMES DE COMISIN 1. Contexto: En el mdulo de viticos, en la seccin de viticos radicados, aparece en el extremo izquierdo un icono que indica el estado de la legalizacin del vitico.

Figura 1. Seccin de viticos radicados. Fuente: Sistema Corpomail

El icono de informes de comisin puede presentar cuatro estados:

Sin diligenciar formato: Cuando el usuario no ha registrado la informacin respectiva a la legalizacin del vitico.

Pendiente de ser revisado: Indica que el usuario diligenci el formato de informe de comisin, sin embargo el ordenador de gasto que aprob el vitico no lo ha revisado.

Informe devuelto: Indica que el ordenador de gasto que aprob el vitico no est de acuerdo con la justificacin ni las observaciones descritas en el informe por parte del usuario.

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Informe aprobado: Indica que el ordenador de gasto que aprob el vitico y est de acuerdo con la justificacin y las observaciones descritas en el informe por parte del usuario.

2. Ingreso al mdulo:
El usuario debe hacer clic en el icono anteriormente descrito, y de esta manera diligenciar o modificar el informe de comisin.

Figura 2. Diligenciamiento formato de viticos Fuente: Sistema Corpomail El sistema carga la informacin del vitico radicado, permitiendo nicamente diligenciar los campos Entidad visitada, Fecha, actividades realizadas, observaciones y comentarios. El usuario tambin puede adjuntar archivos como parte del proceso de legalizacin:

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Figura 3. Funcionalidades mdulo de informes de comisin. Fuente: Sistema Corpomail

APROBACIN DE INFORMES DE COMISIN

Los informes de comisin son aprobados directamente por el lder del centro de costo por el cual se pag el viatico. Los lderes de Centros de costo (ordenadores de gasto) tienen en el men izquierdo del Corpomail un botn adicional llamado Viaticos, mediante el cual podrn acceder a consultar los informes de comisin pendientes por aprobar:

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Figura 4. Acceso al mdulo de aprobacin informes de comisin. Fuente: Sistema Corpomail

Al hacer clic en la opcin Revisin de Informes el sistema muestra un consolidado por persona mostrando el nmero de informes de comisin pendientes por entregar y pendientes por aprobar.

Figura 5. Acceso al mdulo de aprobacin informes de comisin. Fuente: Sistema Corpomail

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Para aprobar los informes de comisin el usuario debe hacer clic en el recuadro ubicado a la derecha de cada registro (informes en trmite), y posteriormente hacer clic (si no hay informes el sistema no permite ingresar a la aprobacin):

Figura 6. Aprobar el informe de comisin. Fuente: Sistema Corpomail

Una vez se ingrese a los informes preparados por usuario, el sistema le muestra al lder del Centro de costo un listado de los informes de comisin preparados:

Figura 7. Aprobar el informe de comisin. Fuente: Sistema Corpomail

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Al hacer clic en el icono ubicado en la parte superior derecha visualizar el informe de comisin diligenciado por el usuario:

de cada registro, el sistema permite

Figura 8. Icono para visualizar el informe de comisin. Fuente: Sistema Corpomail

Figura 9. Visualizar el informe de comisin. Fuente: Sistema Corpomail En esta pantalla el usuario puede hacer clic en la opcin Aprobar o Devolver. Una vez quede aprobado el informe, el usuario quedar desbloqueado y podr realizar nuevamente viticos.