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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO
DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A.
Autor: Guillermo A. Pearanda G.
Barquisimeto, Febrero 2010

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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
Trabajo presentado como requisito para optar Al Grado de Licenciado en Contadura Publica
Autor: Guillermo A. Pearanda G. Tutor: Ivonne Sanchez
Barquisimeto, Febrero 2010

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Autor: Guillermo A. Pearanda G.
Trabajo de Grado Aprobado
_______________________ Jurado 1 Tutor
_______________________ Jurado 2
_______________________ Jurado 3
Barquisimeto, _____ de _________ de 2010

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AGRADECIMIENTOS
Expreso mi ms sincero agradecimiento a la Profesora Yvonne Snchez, quien ha sido de gran apoyo, al servirme de gua como mi tutor acadmico durante el proceso de elaboracin del presente trabajo de grado; agradeciendo sus consejos y
colaboracin siempre que me fue necesario. Gracias Profesora.
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INDICE GENERAL p-p AGRADECIMIENTOS LISTA DE CUADROS LISTA DE GRAFICOS RESUMEN INTRODUCCION CAPITULO I. EL PROBLEMA Planteamiento Objetivos Justificacin e importancia Alcance y Limitaciones CAPITULO II MARCO TEORICO Antecedentes Bases Tericas Sistema de Variables Operacionalizacin de las variables CAPITULO III. MARCO METODOLOGICO Naturaleza de la Investigacin Poblacin o Universo Muestra Tcnicas e Instrumentos para la Recoleccin de Datos.
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iv vii viii ix 1
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10 13 31 33
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CAPITULO IV ANALISIS E INTERPRETACION DE LOS RESULTADOS Anlisis Cualitativo y Cuantitativo CAPITULO V CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones Recomendaciones CAPITULO VI Presentacin de la Propuesta REFERENCIAS BIBLIOGRAFICAS ANEXOS A Instrumento B Tcnica 94 97 56 92 54 55 37
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LISTA DE CUADROS Cuadro 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Orden Normativo Efectividad de la comunicacin entre los gerentes y subalternos Nivel de comunicacin Divisin del trabajo dentro de la organizacin Misin de la empresa Visin de la empresa Desempeo de la empresa Metas de la empresa Conocimiento de manuales de organizacin
p-p
37 38 39 41 42 43 44 45 47 48 49 51
10 Reconocimiento de unidades orgnicas 11 Relacin entre las unidades orgnicas 12 Necesidad de diseo organizacional
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LISTA DE GRAFICOS Cuadro 1 Orden Normativo 2 Comunicacin
p-p
37 38 40 41 42 43 45 46 47 49 50 51
3 Nivel de comunicacin 4 Divisin del trabajo dentro de la organizacin 5 Misin 6 Visin 7 Desempeo de la empresa 8 Metas de la empresa 9 Conocimiento de manuales de organizacin 10 Identificacin de unidades orgnicas 11 Relacin entre las unidades orgnicas 12 Diseo Organizacional
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UNIVERSIDAD CENTOCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA
DISEO DE UNA MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET
Autor: Guillermo A. Pearanda G. Tutor: Ivonne Sanchez
RESUMEN
El objetivo del presente estudio de naturaleza descriptiva con diseo de campo, centra su atencin en plantear un manual de organizacin, para la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A. la cual esta integrada por 15 personas. La informacin se obtuvo a travs de un cuestionario aplicado al personal que labora en la referida empresa. El anlisis e interpretacin de los resultados permiti determinar la situacin que se viv dentro de la organizacin la cual esta caracterizada por la carencia de un orden normativo, comunicacin deficiente, desconocimiento de los pilares fundamentales como lo son la misin y la visin, divisin del trabajo inapropiada y general un estado de desorganizacin producto de no tener una estructura orgnica formalizada; razn por la cual se recomienda el diseo de una manual de organizacin que permita definir las funciones y tareas de todas las reas de la empresa, as como del personal que la integra a fin de establecer el orden requerido para el desarrollo de los planes de la organizacin.
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INTRODUCCION
El ser humano siempre ha buscado la manera de sobrellevar los problemas que se le presentan, ahora bien dichas dificultades no son exclusivas de un solo individuo sino de varios o muchos tipos diferentes de personas, es decir, de un grupo o sector determinado de la sociedad los cuales deben buscar como salir adelante, desde ese momento nacen las organizaciones como la forma en que el individuo actuando en sociedad busca dar respuesta a sus necesidades, hoy en da el crecimiento desbordante de la tecnologa ha hecho que las organizaciones en general se diversifiquen para afrontar la complejidad de situaciones que surgen todos los das. De lo anteriormente mencionado se infiere que las organizaciones son establecidas por las personas para lograr metas colectivas con la cual buscan cubrir una determinada necesidad; por lo tanto es imprescindible que las mismas sean adecuadamente diseadas para enfrentar contingencias, lograr ventajas competitivas, administrar eficientemente la diversidad y aumentar su eficacia y capacidad para innovar. En este orden de ideas se desprende entonces que para una empresa alcanzar el xito deseado en cualquiera que se a su rama de negocios es vital que est se encuentre correctamente estructurada para as poder realizar sus actividades, funciones y deberes coordinadamente permitiendo utilizar los recursos de la manera apropiada para que se traduzca en logro de las metas establecidas. Por lo tanto lo tanto se hace necesario decir que la estructura orgnica de una empresa se pone de manifiesto por medio de un manual el cual indica las actividades realizadas por los que integran la organizacin, describiendo al mismo tiempo los diferentes niveles jerrquicos, los objetivos y los niveles de autoridad y responsabilidad de todos los cargos.
El objetivo que persigue la presente investigacin es el diseo de una manual de organizacin para la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A. El siguiente trabajo de grado consta de seis captulos organizados de la siguiente manera: Capitulo I, El Problema, presenta el planteamiento del mismo, los objetivos de la investigacin, la justificacin, alcance y limitaciones. Capitulo II, Marco Terico, comprende los antecedentes de la investigacin las bases tericas y la operacionalizacin de la variable. Capitulo III, Marco Metodolgico esta integrado por la naturaleza de la investigacin, poblacin y muestra y tcnica de recoleccin de datos. Capitulo IV, Anlisis e Interpretacin de los Resultados. Capitulo V, Conclusiones y Recomendaciones. Capitulo VI, Se presenta el diseo de un Manual de Organizacin para la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A.
CAPITULO I
Planteamiento del Problema
Existen ciertas medidas implementadas por la mayora de las empresas para realizar una de las actividades bsicas del proceso administrativo como es el control, en su bsqueda de eliminar barreras en el desempeo del personal que integra la organizacin, por lo cual es necesario enfatizar la importancia que tiene dentro de esta actividad contar con una estructura organizacional para el establecimiento del conjunto de tareas y relaciones de autoridad, de manera tal que los que conforman la empresa trabajen coordinadamente para alcanzar los objetivos que se ha propuesto la organizacin. Al respecto Jones Gareth (2008) indica: La estructura organizacional es el sistema formal de tareas y relaciones de autoridad que controla como las personas coordinan sus acciones y utilizan los recursos para lograr las metas de la organizacin. El principal propsito de la estructura organizacional es de control: Controlar la manera en que las personas coordinan sus acciones para lograr sus objetivos organizacionales y controlar los medios que se utilizan para motivar a las personas para que logren esos objetivos. (p.7) De lo antes expuesto, todo tipo de organizacin debe poseer una estructura adecuada que facilite tanto la realizacin de funciones como el cumplimiento de responsabilidades, por tal motivo es fundamental la creacin de unidades orgnicas por medio de las cuales se ayude a resolver problemas referentes a coordinacin y motivacin dentro de la empresa y que pueden surgir por una gran cantidad de razones ambientales, tecnolgicas y humanas.
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Es primordial que toda estructura organizativa se conciba tomando en cuenta a las personas y su relacin entre ellas as como el entorno que la rodea, puesto que las organizaciones como tal son instrumentos utilizados por la sociedad para dar respuesta a una necesidad comn. Al respecto Chiavenato (2004) indica: La organizacin es un sistema de cooperacin que se fundamenta en la racionalidad. Es un sistema social basado en la cooperacin entre personas y existe cuando se presenta tres condiciones conjuntas: la interaccin entre dos o ms personas, el deseo de cooperar o la disposicin para ello y el propsito de alcanzar un objetivo comn. Las organizaciones son creadas para conseguir el esfuerzo simultneo de varias personas y as poder alcanzar objetivos que, de lo contrario, ninguna de las partes trabajando individualmente estara en condiciones de alcanzar. (p.29) Segn esto, vale decir entonces que el establecimiento de una estructura organizacional obedece a la necesidad por parte de la organizacin de crear un orden normativo, niveles jerrquicos y lneas de comunicacin que le sirvan a esta para alcanzar objetivos que han sido propuestos, obligndose a seleccionar a su personal de acuerdo a ciertos requisitos en donde cada uno de sus integrantes lleve a cabo sus labores pensando como un colectivo y nunca por la bsqueda de un beneficio particular para lo cual llevaran acabo actividades dentro de esta y tomaran las decisiones correspondientes. Al respecto Hall Richard H. (1996) indica: Las estructuras organizacionales sirven a tres funciones. Antes que todo. Las estructuras tienen la intencin de elaborar productos organizacionales y alcanzar objetivos organizacionales. En segundo lugar, las estructuras se disean para minimizar, o por lo menos regular, la influencia de las variaciones individuales sobre la organizacin. Las estructuras se imponen para asegurarse de que los individuos se ajustan a los requisitos de las organizaciones y no viceversa. Por ltimo las estructuras son el
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ambiente donde se ejercita el poder, donde se toman decisiones y donde se desarrollan las actividades de las organizaciones. (p.53) Dubrin Andrew J. (2003) coincide al indicar: La estructura organizacional es la forma en que las personas y las tareas se disponen para alcanzar metas organizacionales. Por lo general la estructura se indica en el organigrama, junto con la especificacin de quien se reporta con quien. El diseo organizacional es el proceso de crear una estructura que se ajuste mejor a un propsito, estrategia y ambiente. (p.256) Tomando como base lo expuesto anteriormente, es necesario que toda empresa desde el inicio de sus operaciones tenga claro como esta estructurada la organizacin y que esta sea fcilmente observable para todos los que la integran, de forma que se manifieste la existencia de un orden que haga posible la adecuada colocacin de sus integrantes y de sus correspondientes tareas y responsabilidades, para lograr la meta planteada por esta y con lo cual se deber tomar en cuenta la estrategia ha utilizar y el entorno en donde esta se desenvolver. Qumica Veterinaria Quimvet C.A., es una empresa establecida en el mercado nacional desde hace tres aos aproximadamente, se encuentra ubicada en Cabudare Edo. Lara, se dedica a realizar actividades de compra, venta y distribucin al mayor de medicamentos y productos de uso veterinario. En la actualidad la mencionada empresa se encuentra en un proceso de expansin de sus operaciones lo que trae consigo la realizacin de mas actividades y por ende requiere de una mayor cantidad de personal capacitado para realizar las distintas funciones, sin embargo la empresa no tiene establecida una estructura orgnica y funcional formal, as como los tramos de control y responsabilidad y los canales de comunicacin que permitan una funcionalidad administrativa de la empresa, presumiendo que ha trado como consecuencia la
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presencia de factores que atentan contra la productividad de la organizacin tales como: inadecuada distribucin de actividades, al no contar con una estructura organizativa el personal en ocasiones presenta dificultad para precisar quien realizara una determinada actividad, la mayora de los cargos no poseen las funciones y tareas que le corresponden, as como al carecer de Manual de Organizacin se evidenciara una desorganizacin administrativa con respecto a las tareas y funciones, originando que exista duplicidad de funciones, evasin de responsabilidades e improductividad en el trabajo. Por lo referido anteriormente, se establece entonces que el motivo de la
presente investigacin est dirigida a la realizacin de una manual de organizacin que permita normar y precisar las funciones del personal que conforman la
estructura organizativa, delimitando a su vez, sus responsabilidades y logrando mediante su adecuada implementacin la correspondencia funcional entre puestos y estructura.
Objetivo General
Proponer un manual de organizacin dentro de la empresa Quimica Veterinaria Quimvet C.A., que permita servir de instrumento de apoyo para el desarrollo de sus actividades.
Objetivos Especficos
(a) Identificar la estructura formal existente de la empresa estableciendo los niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad, requeridos para el funcionamiento organizacional. (b) Describir las actividades de las unidades organizativas de la empresa Quimica Veterinaria Quimvet C.A., definiendo los objetivos y funciones de cada cargo y de las unidades administrativas. (c) Identificar las lneas de comunicacin que permitan una adecuada interrelacin entre las unidades administrativas integrantes de la empresa Quimica Veterinaria Quimvet C.A. (d) Disear un manual de organizacin para la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A. que permita establecer controles, niveles de responsabilidad y canales de comunicacin para ayudar a un mejor desarrollo de los procesos en la organizacin.
Justificacin e Importancia
De acuerdo a Jones Gareth (2008) El problema que enfrenta una organizacin exitosa es como mantener el control de las actividades cada vez ms complejas a medida que crece y se distingue. Conforme produce ms bienes, se diversifica geogrficamente, enfrenta una creciente competencia en lucha por los clientes, los problemas de control obstaculizan la capacidad de los gerentes de coordinar las actividades organizacionales. (p. 147) Es claro que para que una organizacin pueda triunfar en cualquiera que sea su rama de negocio es necesario la implementacin de instrumentos de control administrativo para poder manejar la dinmica de esta, la cual
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comprende el volumen de sus operaciones, recursos que le asignan, demandas de productos o servicios y la adopcin de tecnologa. Dicho control comienza con el diseo por parte de la empresa de una estructura organizativa en la cual se pueda planificar las actividades de una organizacin para asignrselas al personal de manera que realicen las actividades con el mayor grado de eficiencia. Al respecto Chiavenato (2004) dice, Las organizaciones para poder funcionar debidamente, necesitan tener una estructura que les sirva de marco capaz de contener e integrar todos los rganos, las personas, las tareas, las relaciones y los recursos que la componen. Esta estructura funciona como si fuera el esqueleto de la organizacin y ofrece el esquema que permita coordinar todos los elementos vitales para su funcionamiento. El conjunto de estos componentes (rganos, equipos, puestos, jerarquas, relaciones, recursos) se conoce como estructura de la organizacin. (p.120) La presente investigacin plantea una gran importancia ya que contribuye de manera positiva en la agilizacin y mejoramiento de los procesos de la organizacin Quimica Veterinaria Quimvet C.A., por medio de un manual de organizacin el cual ayudara a enfrentar problemas tales como llevar a cabo el trabajo sin que exista duplicidad de cargos que pueda generar retrabajo y por ende retraso en la consecucin de los objetivos, por lo que se dice que la empresa contara con una herramienta de gran valor tcnico, moderno y de fcil manejo el cual se hace necesario para que se conozca de forma detallada todos los cargos y funciones y as evitar errores y confusiones que puedan mermar de alguna manera los servicios prestados por la organizacin o traer como consecuencia la generacin de perdida.
Alcance y Limitacin
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Llevar a cabo el diseo de una estructura organizativa en donde se especifique las diferentes tareas y relaciones de autoridad de forma escrita a travs de un Manual de organizacin, para servir de gua a todos y cada uno de los usuarios que conforman la organizacin de manera tal que esto se traduzca en un mejor desempeo en cuanto a las funciones que se llevan a cabo, optimizando de esta forma la ejecucin de las actividades para ayudar a mantener un adecuado control de estas y as ayudar a la consecucin de los objetivos. Dicha investigacin se realizara en un lapso comprendido desde el 05 de Octubre del 2009 hasta el 05 de Febrero de 2010 y esta solo abarcara aspectos relacionados nica y exclusivamente al desarrollo de un manual de organizacin.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
Antecedentes
Para tener mayor certeza de que el tema que se esta abordando fuera del todo claro y comprensible se hizo necesario llevar acabo investigaciones a fuentes de carcter documental que estuviesen relacionados con el mismo, entre los cuales se tiene: Harold A. Agin, Dicha investigacin fue realizada para optar al grado de Especialista en Contadura Mencin Auditoria de la UCLA. (2006) Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Control de los Bienes Nacionales de las Oficinas Tcnicas Auxiliares del Consejo Nacional de Universidades. Con este trabajo se tiene como propsito la utilizacin de controles administrativos como nica va para proporcionar una razonable seguridad con respecto al logro de los objetivos perseguidos por la institucin con altos niveles de eficacia, eficiencia y economa de las operaciones. Dicha investigacin establece la importancia que tiene la instalacin y mantenimiento de las labores de control debido a que tienen una vinculacin directa en el curso que deben mantener las instituciones hacia la ejecucin de sus tareas, as como tambin el logro de sus metas y objetivos, que sern cuantificados y calificados a travs de indicadores de rendimiento para as poder hacer frente a los nuevos desafos que se encuentran en los distintos niveles administrativos de la organizacin.
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Esta investigacin revela que la coordinacin de los Bienes Nacionales, no cuenta con un auxiliar de activo fijo lo que trae como consecuencia que se presenten deficiencias en cuanto al manejo de los Bienes especficamente en lo que se refiere a la identificacin del bien, rea en el que esta asignado, depreciacin acumulada, fecha de adquisicin entre otros, razn por la cual se llego a la conclusin de llevar acabo el diseo de un manual de normas y procedimientos para el control de los Bienes Nacionales el cual traera consigo que estos se registraran en la forma adecuada originando a su vez que cada uno de los funcionarios que conforman las oficinas tcnicas auxiliares del Consejo Nacional de Universidades realizara sus funciones dentro de lo parmetros de control establecidos permitiendo el logro de los objetivos planteados. Garca P. Edunson A. Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Recursos Humanos de la Sociedad Anticancerosa del Edo. Lara, presentado para optar al titulo de Licenciado en Administracin Comercial (2005) dicha investigacin se centra en el estudio de las fases del proceso administrativo como base fundamental para alcanzar los objetivos perseguidos por la organizacin estableciendo la importancia que tiene el cumplimiento de adecuadas normativas y procedimientos flexibles que permitan enfrentar los retos derivados del proceso globalizador con el fin de adaptarse a estos, por lo que consideran necesario la aplicacin de herramientas que hagan posible dirigir y controlar correctamente las actividades y procesos propios de cada departamento de una organizacin, de manera que se eviten problemas de control de las operaciones que puedan desencadenar desviaciones de las metas y de los objetivos planteados. Por medio de este trabajo de investigacin se dio a conocer que que la Sociedad Anticancerosa del Edo. Lara presentaba dificultades para llevar acabo coordinadamente sus operaciones administrativas en el Departamento de
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Recursos Humanos, ya que se presentaban
confusiones y retrasos en el
desarrollo de las actividades lo que trajo consigo la no consecucin de los objetivos de este departamento y que se pusieran en riesgo las metas de la organizacin; para lo cual se hizo necesario recomendar el diseo de un manual de normas y procedimientos de forma tal que se contara con un instrumento capaz de brindar la metodologa necesaria para dar el apoyo que se requiere al momento de realizar las actividades de manera eficiente y eficaz con miras en la consecucin de los planes trazados por el departamento objeto de estudio. Hernndez Elvia Rosa Evaluacin de la Eficiencia, Eficacia, y Economa de la Gestin en la Fundacin Bosque Macuto. Trabajo Especial de grado para optar al titulo de Especialista en Contadura Mencin Auditoria. (2006). La presente investigacin contempla la evaluacin de la gestin administrativa de los distintos niveles de eficiencia, eficacia y economa operativa, a fin de revelar irregularidades y desviaciones en cualquiera de los elementos examinados para as proponer los correctivos necesarios que permitan el desarrollo de los procesos administrativos, en concordancia con la misin y visin de la Fundacin Bosque Macuto y as determinar si la organizacin sigue un curso de accin de acuerdo con lo planificado. En dicha investigacin se estimo conveniente para minimizar las deficiencias de la gestin administrativa encontradas la utilizacin de mtodos y tecnologas de una filosofa de control de gestin, evaluacin y funcin controladora que permitiera el desarrollo de sistemas, procedimientos, normas y la ejecucin de mecanismos de control por lo cual se recomend la actualizacin de la estructura orgnica acorde a las funciones de la organizacin de manera tal que permitiera su desarrollo, el uso apropiado de los recursos, una adecuada coordinacin y evitar la duplicidad de esfuerzo; as como tambin se estableci
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como necesario la aplicacin de Manuales de control, para el uso racional de los recursos y cumplimiento de los objetivos y metas. Tayra C. Colmenares R. Diseo de un Manual de Funciones de los Cargos para el rea Administrativa de la Unidad Quirrgica los Leones. Presentado para optar al titulo de Licenciado en Contadura Publica UCLA (2004). Dicha
investigacin plantea las bases consideradas como necesarias para la ejecucin correcta de las actividades dentro del marco de un proceso administrativo, a travs del cual la presente organizacin pudiera dar continuidad a la realizacin de sus planes teniendo como norte alcanzar las metas establecidas, esta investigacin se centra especficamente en el examen de la organizacin del rea administrativa de la Unidad Quirrgica los Leones, con el fin de dar a conocer las fallas que presentaba dicha organizacin en lo que se refiere a la disposicin y desarrollo correcto de los cargos y funciones, por lo que se recomend implantar un manual de funciones y cargos de manera tal que se hiciese posible establecer las bases necesarias para estructurar un sistema organizacional que permitiera eliminar una variedad de factores desestabilizadores de la productividad que se manifestaban de lleno en la organizacin, entre los cuales se cuenta la distribucin inadecua del trabajo, hacinamiento de personal, la inexistencia de un conocimiento claro de los objetivos de cada departamento entre otros, razn por la cual se recomend establecer por escrito a travs de dicho manual las funciones de cada unidad orgnica de manera clara y precisa y su estructura organizativa, as como tambin los objetivos de la unidad, las funciones administrativas, las relaciones de subordinacin, los cargos y las tareas de manera que favoreciera a la empresa en la consecucin de sus objetivos con un alto nivel de calidad y as evitar errores o confusiones que pudiesen ser dainas para la organizacin.
Bases Tericas
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En la actualidad todas la empresas deben afrontar con gran rapidez y soltura los cambios constantes del medio ambiente para ello se hace necesario que se desarrollen estrategias de fcil manejo y adaptacin a dichos cambios permitiendo as llevar a cabo un proceso continuo en donde todos los que integran la organizacin tengan una adecuada comprensin de cmo trabajar unidos y as puedan tomar las decisiones apropiadas para el logro de las metas establecidas, teniendo para este propsito al proceso administrativo como pilar fundamental en el que se basa la presente investigacin. En este sentido, James Stoner indica, Un proceso es una forma sistemtica de hacer las cosas. Se habla de la administracin como un proceso para subrayar el hecho de que todos los gerentes, sean cuales fueran sus aptitudes o habilidades personales, desempeen ciertas actividades interrelacionadas con el propsito de alcanzar las metas que desean. (p.11) Por lo tanto el logro de los objetivos planteados por las empresas vendr dado por la capacidad de estas para dar cumplimiento a los aspectos propios de un proceso administrativo el cual esta constituido por: 1. Planificacin segn Stoner (1996) planificar es el proceso para establecer metas y un curso de accin adecuado para alcanzarlas (p.11) es decir, que la planeacin representa la funcin principal a ejecutar por los gerentes que integran la organizacin, debido a que esta constituye la base para las dems funciones y establece al mismo tiempo con antelacin los objetivos que deben cumplirse buscando disminuir los niveles de incertidumbre y dar mas consistencia al desempeo de las empresas. Dichos planes son considerados la gua para alcanzar no solamente los objetivos sino
tambin lograr que los miembros de la organizacin desempeen actividades congruentes con los objetivos y procedimientos, as como tambin buscar que el avance hacia estos objetivos pueda ser controlado y
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medido, de forma que cuando estos no sean del todo satisfactorios se puedan tomar las medidas correctivas. 2. Organizacin segn Stoner (1996) Organizacin es el proceso para
ordenar y distribuir el trabajo, la autoridad y los recursos entre los miembros de una organizacin, de tal manera que estos puedan alcanzar las metas de la organizacin (p.12) por lo tanto, la organizacin tiene que ver con aquellas actividades consideradas como necesarias para el logro de los objetivos de la empresa, es a travs de la organizaron que se indican la autoridad y la responsabilidad que es asignada a los integrantes de la empresa que tienen como tarea el ejecutar las funciones de carcter repetitivo; la organizacin produce la estructura de las relaciones de una organizacin, y estas relaciones estructuradas servirn para realizar los planes futuros. Dicha organizacin puede ser formal o informal, la primera tiene que ver con la divisin del trabajo la cual especializa a los rganos y funciones en determinadas actividades las cuales son definidas en el organigrama; la segunda hace referencia a la forma natural en que se originan la relaciones humanas dentro de la empresa las cuales no aparecen formalizada en el organigrama. 3. Direccin Segn Stoner (1996) La direccin implica mandar, influir y motivar a los empleados para que realicen tareas esenciales (p.13) de esto se desprende que la direccin constituye la actividad mediante la cual se busca establecer entre los miembros que hacen vida en la organizacin las relaciones interpersonales, por lo que abarcara a los gerentes o administradores y sus subordinados, definindose entonces como una funcin administrativa que conlleva a la adecuada orientacin,
comunicacin y ejecucin de todos los procesos utilizados por los administradores con la sola finalidad de influir en sus subordinados, de
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forma que estos le hagan una retribucin a la empresa comportndose de acuerdo con las expectativas y exigencias de sus cargos para as alcanzar los objetivos. 4. Control segn Stoner (1996) este define a esta funcin administrativa
donde Los gerentes se aseguren de que la organizacin se dirige hacia los objetivos organizacionales (p.13) es decir busca garantizar que las actividades que estn siendo realizadas por la empresa se ajusten a las actividades planificadas. De igual forma Kootz y weihrich (1998) concuerda al indicar el control como la medicin y correccin del desempeo a fin de garantizar que se han cumplido los objetivos de la empresa y los planes ideados para alcanzarlos (p.636) Por lo tanto es de hacer notar que para la implementacin de dicha funcin es necesario que esta se encuentre constituida por las siguientes fases del control: 1. Establecimiento de estndares de desempeo: hace referencia a la disposicin que buscan originar medios para determinar que deber hacerse y cual es el desempeo o el resultado que se busca como normal o deseado y los cuales pueden ser expresados en tiempo, dinero, calidad o a travs de indicadores. 2. Observacin del desempeo: es aquella que busca tener informacin precisa sobre las actividades u operaciones que se estn controlando. 3. Comparacin de los resultados o desempeo con las normas o estndares establecidos: consiste en verificar las variaciones o
desviaciones a travs de graficas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadsticas.
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4. Accin correctiva: es una medida establecida para arreglar o mejorar aquello que se realizo de manera tal que se obtenga lo que se pretenda realizar. Tanto el control como la evaluacin son funciones indispensables en los procesos administrativos por cuanto constituyen un valioso elemento orientador para quienes efectan funciones administrativas, ya que les permite medir el alcance del cumplimiento de las actividades asignadas a los subordinados. Harmann y scott (1994) en cuanto a este aspecto sealan tres tipos de controles: Preventivo, simultaneo y retroalimentacin de control. (p.607) 1. El Control Preventivo, esta orientado hacia la tarea de impedir que surjan desviaciones entre la cantidad y la calidad de los procesos empleados e la organizacin. 2. El Control Simultaneo, supervisa el desarrollo real de las operaciones para asegurar que se cumplan los objetivos. Incluyen actividades de supervisin y direccin. 3. La Retroalimentacin de Control, centra su atencin en los resultados finales mediante el control de calidad y el anlisis de los estados financieros. Cabe destacar, que el proceso de control es un aspecto que presenta mayor dificultad al ejecutarlo. Por eso, es imprescindible crear un ambiente de
cooperacin y comunicacin entre supervisores y subalternos a fin de que estos ltimos acepten la ejecucin del control como un proceso que conduce al bienestar corporativo de la organizacin.Es decir que una empresa no subsiste por si misma sino por una variedad de factores a considerar, puesto que se debe tener en cuenta no solo el entorno donde se desenvuelve sino tambin los instrumentos y herramientas necesarias para que las actividades se han
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encaminadas en la direccin correcta y en donde los recursos se han utilizados de forma apropiada para asegurar el cumplimiento de las metas, por lo tanto los gerentes y administradores de la organizacin que son los responsables de tomar la decisiones deben implementar medidas que garanticen que las operaciones estn siendo llevadas por buen camino; valindose para ello de la aplicacin de las fases del proceso administrativo mencionadas anteriormente. La presente investigacin establece que el control viene dado dentro de las organizaciones por medio del establecimiento de una estructura organizativa ya que es a travs de esta que se divide, organiza y coordina las actividades de la empresa. Al respecto chiavenato (2004) indica, La estructura organizacional representa el enlace de todas las entidades y las tareas de la organizacin. En general, la estructura depende de dos aspectos; en lo externo, depende de la estrategia que la organizacin haya definido para alcanzar sus objetivos globales, y en lo interno, de la tecnologa que emplee la organizacin. (p.120) Igualmente James Stoner (1996) concuerda al decir que la estructura organizacional es un marco que preparan los gerentes para dividir y coordinar las actividades de los miembros de una organizacin (p.345). Este ultimo autor establece que las estrategias y las circunstancias del entorno organizacional son diferentes a las de otras, existe toda una serie de estructuras posibles para la organizacin. (p.345) De acuerdo con esto se desprende entonces que toda organizacin para dar cumplimiento a sus objetivos y metas necesita disear sus estructuras en funcin de la situacin por la cual estn atravesando para poder hacer frente a esta sin mayores problemas. Con respecto a esto Chiavenato (2004) indica El Diseo organizacional es el proceso que permite diagnosticar la situacin que afronta
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una organizacin, as como seleccionar y ensamblar la estructura organizacional que mas le convenga. (p.121) De la misma forma James stoner (1996) coincide al decir que el diseo organizacional consiste en determinar la estructura de la organizacin que es ms conveniente para la estrategia, el personal, la tecnologa y las tareas de la organizacin. (p.345) El proceso de diseo organizacional corresponde a una manera de orientar a la adecuacin de la organizacin con su entorno y con sus propios procesos de crecimiento. En la medida que las organizaciones crecen desarrollan roles
especializados y se definen departamentos formados tambin por el criterio de la especializacin. La decisin de estructurar una organizacin segn sus unidades estratgicas de negocios, debe basarse en el anlisis cuidadoso del medio externo, en un escrutinio de las fortalezas y debilidades internas y en la definicin de la misin del negocio. De esta manera se produce la segmentacin de las actividades de las organizaciones segn los criterios que se consideran relevantes trayendo como consecuencia la especializacin de est referida a las tareas que deben ser llevadas a cabo en la ejecucin del trabajo dado. Los miembros de las diferentes unidades se transforman en especialistas, lo cual implica que adquiera una mirada particular que les permite visualizar los problemas de manera particular y compartirla al mismo tiempo con otros miembros de su misma especialidad. Ahora bien de acuerdo a como se inserten las organizaciones en su ambiente y a como lo puedan definir, las estructuras que adoptan pueden ser mas orgnicas o mas mecnicas. Segn este concepto la organizacin orgnica es la que tienen pocas reglas y procedimientos, es descentralizada tiene una divisin poco precisa
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del trabajo, el mbito que controlan los ejecutivos es amplio y la coordinacin es personalizada. Este modelo opera ms eficazmente en ambientes cambiantes que requieran mayor flexibilidad y capacidad de adaptabilidad. Por otro lado la estructura mecnica es centralizada, cuenta con muchas reglas y procedimientos establecidos, divisin precisa del trabajo, el mbito que controla cada ejecutivo es estrecha y limitada y la coordinacin se da en forma impersonal y altamente formalizada; este diseo es propio de ambientes muy estables y predecibles. La comunicacin es una variable que circula de una manera muy diferente, segn el diseo del que se trate. De acuerdo a esto es necesario tomar en cuenta la complejidad organizacional, ya que est depende del tamao de la organizacin y del ambiente; un sistema social como las organizaciones es complejo an ms cuando un elemento cualquiera no puede relacionarse directamente con cada uno de los dems elementos de dicho sistema. La construccin misma del sistema organizacional tiene la funcin de reducir la complejidad, un sistema es siempre menos complejo que su ambiente, cuanto ms compleja sea la organizacin ms serios sern los problemas de coordinacin y control. Jones Gareth (2008) indica A medida que las organizaciones crecen, los gerentes deben decidir cmo controlar y coordinar las actividades para que la organizacin genere valor. El desafo principal del diseo es cmo administrar la diferenciacin para lograr las metas organizacionales. La diferenciacin es el proceso por medio del cual una organizacin destina personas y recursos a las tareas organizacionales y establece las relaciones de tareas y autoridad que le permiten lograr sus metas. (p.88)
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Al respecto Chiavenato (2004) concuerda al decir que La diferenciacin se refiere a los procesos para decidir como dividir el trabajo en una organizacin. Representa la especializacin de entidades o de personas (p. 124) Jones Gareth (2008) hace referencia a la existencia de dos tipos de diferenciacin las cuales son: a) Diferenciacin Horizontal: Es la manera en que una organizacin agrupa las tareas organizacionales en papeles y estos en subunidades (funciones y divisiones). La diferenciacin horizontal establece la divisin de labores que permite a las personas de una organizacin ser cada vez ms especializadas y productivas y aumentar su capacidad para crear valor. (p.94) b) Diferenciacin Vertical: Se refiere a la manera en que una organizacin disea su jerarqua de autoridad y crea relaciones de rendicin de informes para vincular las funciones con sus unidades organizacionales. La diferenciacin vertical establece la distribucin de la autoridad entre los niveles para dar a la organizacin mayor control sobre sus actividades y aumentar su capacidad de crear valor. (p.93) En este mismo orden de ideas Chiavenato (2004) refiere la existencia de dos tipos de diferenciacin tanto horizontal como vertical pero anexa una ms denominada Diferenciacin Espacial: consiste en la dispersin geogrfica de la organizacin, por medio de entidades y unidades dispersas geogrficamente, y complica el diseo de la organizacin por la distancia que existe entre unas unidades y otras. (p.124) Ahora bien al hacer el diseo organizacional se hace necesario la aplicacin de otro proceso el cual va de la mano con la diferenciacin llamado integracin por lo que se dice que es un desafo mantener un equilibrio entre estos dos procesos.
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Al respecto Jones Gareth (2008) indica La integracin es el proceso de coordinar varias tareas, funciones y divisiones para que trabajen juntas, y no con propsitos distintos (p. 96) Chiavenato (2004) coincide al indicar La integracin se refiere a los procesos que se emplean para coordinar las distintas partes de la organizacin con el fin de conseguir la unidad entre las personas y los grupos. La integracin procura que los distintos elementos de una organizacin alcancen un estado de equilibrio dinmico para que no entren en conflicto con los dems. (p.124) Este ultimo autor mencionado anteriormente enuncia igualmente la existencia de dos tipos de integracin, la primera conocida como La integracin vertical, se refiere a los mecanismos de coordinacin que se derivan de la jerarqua, autoridad jerrquica, planes y programas de accin, reglas y procedimientos. (p.124) la segunda es conocida como La integracin Horizontal, la conforman los mecanismos de coordinacin entre entidades del mismo nivel jerrquico, roles de vinculacin, puestos integradores, fuerzas de tareas y equipos". (p.124) De lo anteriormente expuesto se concluye entonces que la diferenciacin procura adecuar la estructura a las diferentes exigencias del ambiente externo, mientras que la integracin procura conjuntar la estructura a efecto de mantener la cohesin y la unidad, con el fin de que la organizacin pueda funcionar como un todo. Dichos proceso pueden ser apreciados grficamente mediante un organigrama, el cual es un diagrama que representa la estructura formal de la empresa, este se encuentra conformado por rectngulos cuadros o crculos que representan a los rganos o cargos, los cuales estn unidos por lneas tanto horizontales como verticales que constituyen los canales de comunicacin, por lo tanto, se evidencia por medio de este grafico los niveles de jerarqua y el grado de autoridad existente entre los diferentes unidades o departamentos que conforma la organizacin.
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Existen diferentes tipos de organigramas entre los cuales cabe destacar los siguientes: 1. Organigrama Vertical: es aquel que como su nombre lo indica o representa la distribucin de las unidades orgnicas y cargos de forma vertical. 2. Organigrama Diagonal: es aquel que representa la distribucin de los rganos o cargos de forma diagonal, de manera que en la parte inferior pueda colocarse informacin para cada rgano cualquiera que sea su nivel jerrquico. 3. Organigrama Sectorial: Es aquel que consta de crculos concntricos que representa los diferentes niveles jerrquicos. La mxima autoridad se
centra en el organigrama y el nivel jerrquico disminuye a medida que se acerca a la periferia. 4. Organigrama de Barras: representa la estructura organizacional mediante barras horizontales de longitud variable, en donde cada cargo esta representado por una barra. De acuerdo a esto se dice entonces que los organigramas se encuentran compuestos por los siguientes elementos: 1. Unidad orgnica: Es el agrupamiento que identifica a un grupo de funciones administrativas las cuales van a determinar una gestin para el logro de las metas. 2. Nivel jerrquico: son las diferentes posiciones que ocupan las distintas unidades orgnicas en una estructura organizativa permitiendo visualizar a travs de esta la subordinacin y la autoridad los cuales deben fluir de
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forma vertical, es decir, desde el nivel ms alto de la organizacin al nivel ms bajo. 3. Divisin del trabajo: consiste en dividir el trabajo en tareas especializadas y organizadas en distintas unidades orgnicas. Este ltimo elemento es lo que se conoce como departamentalizacin. Al respecto Dubrin Andrew
(2003) se refiere a la Departamentalizacin como el proceso de subdividir el trabajo en departamentos (p.12) Chiavenato (2004) concuerda al afirmar que El trabajo dividido de acuerdo con la especializacin se debe agrupar en tareas comunes, de modo que estas se puedan coordinar mejor. La
divisin en departamentos es la base para agrupar las tareas para que se facilite su coordinacin. (p.137) Existen diferentes tipos de Departamentalizacin entre las cuales estn: (a) Departamentalizacin por funciones o funcional: es aquella que se hace agrupando funciones similares. Una organizacin puede agrupar, en departamentos especficos por ejemplo las actividades de finanzas, mercadotecnia, produccin y recursos humanos. (b) Departamentalizacin por productos o servicios: es una variacin de la funcional en donde la agrupacin por funciones puede ser de acuerdo con los productos o servicios, pudiendo cada producto o lnea de productos ser agrupadas a todos los profesionales que tienen que ver con ella. (c) Departamentalizacin geogrfica: se refiere al agrupamiento de funciones de acuerdo a criterios geogrficos o territoriales en donde por
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ejemplo la funcin de ventas pueda tener agencias regionales en el sur, norte, este y oeste. (d) Departamentalizacin por procesos: se refiere a la agrupacin de los procesos de la organizacin en donde cada departamento est
especializado en cada fase especfica del proceso de produccin por lo que cada proceso requiere habilidades diferentes. (e) Departamentalizacin por clientes: hace referencia al enfoque particular del cliente al que la organizacin quiere servir, por lo que cada grupo de clientes tiene problemas y necesidades comunes que los especialistas de cada departamento pueden atender mejor. De lo expuesto anteriormente entonces, es necesario diferenciar la jerarquizacin y la departamentalizacin en este sentido la divisin vertical va a venir a establecer la jerarqua y la cantidad de niveles en la organizacin; en donde dicha jerarqua en un estructura organizacional establecer lo que se conoce como cadena de mando, mientras que la departamentalizacin por otro lado va a estar establecida por ciertas bases como: la funcin, el producto o servicio, la localizacin y en algunos casos especiales por el tipo de cliente. Por otro lado el diseo organizacional conllevara a que se presente dentro de la estructura orgnica una cantidad de relaciones entre las cuales se encuentra: 1. Autoridad: Es el derecho de exigir obediencia de los subordinados con base en el puesto formal y el control sobre las recompensas y castigos esta autoridad es impersonal e inherente al puesto ms que al individuo dichas relaciones de autoridad se presentan de tres formas:
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(a) Autoridad en lnea: es aquella que trasmite el derecho de dictar rdenes directas a los subordinados as como delegar de forma directa parte de su autoridad. (b) Autoridad de asesora o de staff: es aquella persona autorizada e realizar investigaciones y trabajos en areas especificas y
asesora en determinados asuntos por lo que dicha persona no puede dar rdenes directas a los niveles jerrquicos inferiores solo puede asesorarlos. (c) Autoridad Funcional: es aquella que permite que un cargo actu sobre los elementos no ligados a ellos, solo en asuntos especficos de su funcin en la organizacin. 2. Subordinacin: Hace referencia a la obligacin que tiene una unidad orgnica con respecto a otra de cumplir sus obligaciones dentro de la estructura organizativa; esta tendr autoridad de acuerdo al nivel que posea la unidad orgnica sobre otras. 3. Funcionalidad: es aquella que se origina de los trmites o procedimientos entre las diversas unidades orgnicas de una empresa. Por lo tanto la creacin de una estructura organizacional obedece a la necesidad de realizar funciones, actividades y cumplir con deberes y responsabilidades propios de una organizacin, lo que trae como consecuencia que su diseo y posterior establecimiento este signado por el cumplimiento de ciertos principios o normas tales como: 1. La organizacin debe lograr sus metas y objetivos que planifica de la manera ms eficaz y eficientemente que le sea posible.
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2. Debe establecer los niveles jerrquicos de forma tal que se indique la autoridad a la cual hay que obedecer, y se especifique la autoridad mxima, quienes ejerce la responsabilidad en todo lo relacionado a los fines que persigue la organizacin, puesta en marcha de las funciones y tareas bajo el cumplimiento de las normas y condiciones laso cuales deben incluirse en los manuales y objetivos
correspondientes. 3. Toda autoridad que se refleja al estructurar una unidad orgnica en la organizacin y que ha sido delegada debe llevar la responsabilidad segn los niveles de autoridad que esta contenga. 4. Deben existir una cantidad limitada de unidades en los diferentes niveles jerrquicos de la estructura organizacional. 5. Los deberes a ser realizados por los integrantes de la organizacin deben agruparse de acuerdo con las funciones de la organizacin para de esta menara lograr un estado de homogeneidad en la misma. 6. Todos las unidades orgnicas que componen los distintos niveles jerrquicos deben ser creadas manteniendo un equilibrio en la
responsabilidad, calidad, autoridad de las actividades. En resumen el diseo organizacional al que se hace referencia implica la comprensin de algunos aspectos importantes para su diseo tales como la divisin del trabajo, la manera en que deben asignarse los puestos, grupos, unidades y departamentos para el logro de los objetivos; por lo que el proceso a llevar acabo por la organizacin para establecer dicho diseo abarcara:
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1. identificar los objetivos: planificar, entender los objetivos, saber lo que se quiere hacer. Los objetivos nos van indicar las estrategias que se van ha seguir as como el recurso humano que se requiere. 2. Ordenar Funciones, Tareas y Actividades: se hace una divisin del trabajo, se crean puestos de trabajo. Se ordenan de acuerdo a las
actividades similares, a metas especificas, individuales, por departamentos, se ordenan las tareas para asignar actividades y por ultimo se clasifica que se va hacer y quien lo va hacer. 3. Repartir Autoridad y Responsabilidad: segn el principio de reciprocidad el cual dice que la actividad y la responsabilidad deben estar repartida de igual manera, es decir se reparten las jerarquas. 4. Establecer Relaciones con los miembros: es indicarle al personal de la empresa con quien va a tener relacin directa o indirecta. 5. Carta Organizacional (Organigrama): es la estructura de cmo va ha quedar organizada la empresa, se obtiene al asignar responsabilidades y la relaciones entre los miembros. Kootz y Weihrich (1998) seala Una estructura organizacional debe disearse para determinar quien realizara cuales tareas y quien se har responsable de que resultado; para eliminar los obstculos al desempeo que resultan de la confusin e incertidumbre respecto de la asignacin de actividades y para atender redes de tomas de decisiones y comunicacin que respondan y sirvan de apoyo a los objetivos empresariales (p.246) En relacin con lo anterior es necesario destacar que al momento de estructurar la organizacin ser necesario plasmar las tareas y actividades de forma escrita para que estn alcance de todos los que conforman la organizacin, es por esta razn que los manuales administrativos juegan un papel importante
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dentro de toda organizacin debido a que esta requiere documentar el trabajo a ser realizado por su personal y la manera en que este debe hacerlo eficientemente para el logro de los objetivos, existiendo para cada situacin un manual que servir de referencia para solventar una problemtica determinada. Los elementos de dichos manuales son los siguientes: 1. Indice numrico: es el comunicado detallado de los distintos captulos que comprende el manual con especificacin del nmero de la pgina. Cuanto ms detallado sea ms fcil ser la localizacin y manipulacin de la informacin. 2. Presentacin: explica el propsito del manual, en algunos casos suele contener una carta de presentacin firmada por un alto funcionario de la empresa, la misma debe especificar el objetivo perseguido y debe ser redactada con tono autoritario que garantice el cumplimiento de los objetivos. 3. Introduccin: seccin en donde se explica que es un manual, su estructura, propsito, mbito de aplicacin y la necesidad de mantenerlo vigente. 4. Instrucciones para su uso: es donde se da a conocer todas las instrucciones necesarias para su utilizacin, deben ser claras y precisas. Las primeras instrucciones se refieren a la estructura del manual, cual es su disposicin y los fundamentos de los captulos o secciones en los cuales est dividido el contenido. 5. Cuerpo del manual: comprende la parte ms extensa del manual en el cual estn transcritos los contenidos que son objeto de exploracin. 6. Apndice: No siempre la utilizacin de este, se justifica para la inclusin de muestras de formatos, instituciones, grficos entre otros.
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7. Glosario: ofrece una lista de trminos de definicin de trminos tcnicos a ser utilizados. 8. Indice temtico: es un listado alfabtico de los distintos tpicos que contiene el manual. Dichos manuales vienen clasificados de la siguiente manera: 1. Por su rea de aplicacin 1. Manual de finanzas. 2. Manual de ventas. 3. Manual de produccin. 4. Manual de relaciones industriales. 5. Manual macro-administrativo. 6. Manual micro-administrativo. 2. Por su mbito: (a) Generales: son documentos que contienen informacin que genera una organizacin atendiendo a su estructura, su funcionamiento y al personal. (b) Especficos: Son aquellos que consideran un solo tipo de informacin detallada del contenido de los manuales de organizacin y procedimientos pudiendo servir de base para todo tipo de manual administrativo. 3. Por su Contenido:
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(a) Manual de polticas: consiste en la descripcin de los lineamientos a seguir por los gerentes de la organizacin en la toma de decisiones para lograr los objetivos en diferentes areas como recursos humanos, mercadeo y finanzas. (b) Manual de organizacin: es aquel que abarca aspectos de la estructura de la organizacin, las relaciones, las responsabilidades, las funciones de los empleados y toda la informacin que presente la organizacin desde su punto de vista normal. En este sentido se dice entonces que la estructura orgnica de una organizacin vendr expresada de forma descriptiva y es precisamente mediante el ultimo manual al que se hizo mencin conocido como manual de organizacin el que va a permitir indicar a los gerentes, administradores y todos los miembros de la empresa en general, cuales son las actividades a ser realizadas por ellos, as como tambin la forma en que estas deben ser llevarlas a cabo ya sea de manera conjunta o separada, debido a que describe cuales son los objetivos de la organizacin, las funciones de las distintas unidades orgnicas que la componen, los niveles de autoridad de los cargos y la responsabilidad asignada a la personas que integran las unidades orgnicas.
Sistema de Variables
Categoras
Estructura Organizacional: es la forma de dividir, organizar y coordinar las actividades de una empresa.
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Unidad Organizativa: es aquella que agrupa las tareas o funciones en conjuntos especializados para el cumplimiento de cierto tipo de actividades. Generalmente adopta la forma de gerencias, departamentos o secciones.
Dimensiones
Gestin Administrativa: se refiere a la labor de dirigir y coordinar las actividades de la organizacin en consonancia con los planes establecidos para el alcance de los objetivos.
Sistemas de Informacin y Comunicacin: Son aquellos que buscan controlar y manejar los datos e informacin que se origina dentro de la organizacin con la finalidad de mantener el orden y la adecuada interrelacin entre los diferentes departamentos.
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Operacionalizacin de la Variable
CATEGORA DE LOS OBJETIVOS

Estructura organizacional
DIMENSION
INDICADORES
INSTRUMENTO
ITEMS
Gestin Administrativa
Estructura organizativa Planificacin estratgica Organizacin de funciones.
Cuestionario
1-4
5-8
Unidades organizativas
9-10
Informacin e interrelacin de la estructura y funciones de la organizacin.
Sistema de Informacin y Comunicacin
Informacin e interrelacin Identificacin de unidades orgnicas

Interrelacin de
Cuestionario
2,3
11
funciones, responsabilidades tareas, objetivos.
12
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CAPITULO III
Marco Metodolgico
Naturaleza de la Investigacin
De acuerdo con Bavaresco (2002) El investigador para comprender y poder ejecutar trabajos de investigacin, debe conocer los diferentes mtodos de la investigacin, as como las formas y reglas tcnicas que en ella se aplican. De lo contrario, la investigacin seria efectuada en forma emprica, es decir sin el conocimiento de las normas modernas que rigen sobre la materia. (p.7) En este sentido se desprende de lo anteriormente expuesto que la naturaleza de la presente investigacin es de carcter descriptivo, bibliogrfico y de diseo de campo. En primer termino se dice que es descriptiva debido a que analiza el por que y el como del hecho, buscando indicar de forma precisa como se encuentra establecida la estructurada de la organizacin as como las funciones, tareas, deberes y responsabilidades de las personas que integran la empresa valindose para esto de estudios realizados sobre el tema.
As mismo, se apoya en el carcter bibliogrfica ya que se requiere del uso de diferentes textos para poder sustentar los conceptos acerca del tema a tratar y que son de vital importancia para el establecimiento de las correspondientes bases tericas para dar a entender la problemtica que se ha planteado permitiendo al mismo tiempo respaldar las conclusiones y recomendaciones. Al respecto Bavaresco (2002) indica El estudio documental o bibliogrfico es el que sirve de base para formular un problema mas preciso, para establecer prioridades que conduzcan a una investigacin futura, sin llegar a formular hiptesis. (p. 10)
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Es de diseo de campo ya que la informacin necesaria para la realizacin del diagnostico de la organizacin, as como de sus posibles soluciones fueron tomada de manera directa de la realidad que vive la empresa. Al respecto Bavaresco (2002) indica El diseo de campo persigue el conocimiento de las caractersticas de una situacin dada, plantea objetivos concretos y formula hiptesis sin usar laboratorios (p.12)
Poblacin o Universo
Autores como Bernard Ostle (1965) define a la poblacin como La totalidad de valores posibles de una caracterstica particular de un grupo especificado de objetos (p.63) por lo tanto para efectos de estudios se tomo la totalidad del personal (15 personas) que labora dentro de la organizacin Qumica Veterinaria Quimvet Cabudare Edo. Lara.
Muestra
Por otra parte se encuentra La Muestra, segn Sampieri (2002) es un subgrupo de la poblacin, es decir, un subconjunto de elementos que pertenecen a ese conjunto definido en sus caractersticas como poblacin, y engloban trminos que denotan el tipo de procedimiento mecnico relacionado con la probabilidad y con la seleccin de elementos estos trminos son: muestra representativa, al azar y aleatoria. La muestra est establecida como de tipo intencional, ya que su escogencia no depende de la probabilidad sino de los criterios manejados por el investigador, por lo cual fue seleccionada el rea administrativa en donde se procedi a la entrevista de 15 personas que conforman 7 unidades organizativas.
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Tcnicas e Instrumentos para la Recoleccin de Datos
Con respecto a las tcnicas que se utilizan para recolectar informacin Bavaresco (1994) indica La investigacin no tiene significado sin las tcnicas de recoleccin de datos. Estas tcnicas conducen a la verificacin del problema planteado (p.98). En este sentido las tcnicas e instrumentos utilizados se describen como sigue.
Tcnicas: Observacin directa.
Instrumentos: Cuestionario.
En lo que se refiere a la tcnica a utilizar, esta es de gran importancia ya que permite al investigador conectarse con la realidad, es decir permite tener una visin mas extensa del problema que se esta estudiando lo que trae como consecuencia que puedan ser percibidos los hechos de manera directa de la propia realidad. Al respecto Sabino (1995) indica La observacin consiste en el uso sistemtico de nuestros sentidos orientados a la captacin de la realidad que queremos estudiar. (p. 146)
En lo que se refiere al instrumento ha utilizar para la recoleccin de informacin conocido como el cuestionario, consiste en hacer preguntas, cerradas y de seleccin mltiple con la finalidad de poder contar con informacin que sea confiable acerca de las funciones, tareas, responsabilidades, niveles jerrquicos entre otros.
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CAPITULO IV
Anlisis e Interpretacin de los Resultados
Es de suma importancia en todo proceso de investigacin el anlisis e interpretacin de los resultados obtenidos, ya que dicho proceso abrir paso para determinar la situacin actual de la organizacin. Para la presentacin de los resultados obtenidos en la aplicacin del instrumento (cuestionario) se realiza el siguiente procedimiento: Una vez obtenida la informacin, se elabora una tabla en donde se codifican las opciones de cada una de las variables que conforman el instrumento, para la posterior tabulacin de cada respuesta procesamiento de la informacin. Luego de dicho procedimiento se elaboran tablas de distribucin de con la finalidad de facilitar el
frecuencias, en el cual se reflejan la cantidad de respuestas y el porcentaje de cada una de las opciones de las variables, para su posterior representacin
grafica y finalmente dar una interpretacin y anlisis de cada una de las variables con base a los resultados obtenidos.
Anlisis Cuantitativo y Cualitativo
Item 1. Orden Normativo
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Cuadro 1. Respuestas emitidas en cuanto al tem 1
Opciones Si No Total
Cantidad 2 13 15
Porcentaje 13.33 86.67 100
Orden Normativo
13.33%
86.67%
Si
No
Anlisis En el tem N 1. De acuerdo a los resultados recabados se puede observar que la mayora de la poblacin representada por un 86.67% equivalente a 13 de los 15 empleados creen que en la empresa no existe un orden normativo,
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considerndose esta situacin como una dificultad al momento de llevar a cabo las funciones por parte del personal que conforma la organizacin.
Item 2. Efectividad de la comunicacin entre los gerentes y sus subalternos Cuadro 2. Respuestas emitidas en cuanto al tem 2
Cantidad 6 9 15
Porcentaje 40 60 100
Comunicacion
40%
60%
Si
No
Anlisis
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En el tem N 2. 6 de los encuestados que representa un 40% de la poblacin de estudio opinaron que si existe una comunicacin efectiva entre la Gerencia y sus empleados, mientras que el 60% de la poblacin que equivale a 9 encuestados opinan que no existe este elemento.
Item 3. Nivel de comunicacin Cuadro 3. Respuestas emitidas en cuanto al tem 3.
Opciones Excelente Bueno Regular Malo Total
Cantidad 2 9 4 0 15
Porcentaje 13.33 60 26.67 0 100
40
Nivel de Comunicacion
0%
13.33%
60%
40%
Excelente
Bueno
Regular
Malo
Anlisis
En el tem 3.
En cuanto a la opinin que tiene el personal Administrativo y
Operativo con respecto a la existencia de una Comunicacin efectiva con la Gerencia. Un 13.33% de la poblacin considera que ha sido excelente, mientras que un 60% es decir la mayor parte de los entrevistados opina que la
comunicacin en trminos generales es buena, un 40% de la poblacin considera que ha sido regular y afortunadamente ninguno de los entrevistados opino que la comunicacin ha sido mala.
Item 4. Divisin del trabajo dentro de la organizacin Cuadro 4. Respuestas emitidas en cuanto al tem 4.
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Cantidad 6 9 11
Division del Trabajo
40%
60%
Si
No
Anlisis
En el tem 4. De la poblacin objeto de estudio se puede observar que la mayora de la poblacin en estudio representada por un 60% considera que no existe una adecuada divisin del trabajo, mientras que el 40% opina lo contrario.
Item 5. Misin de la empresa

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Cuadro 5. Respuestas emitidas en cuanto al tem 5.
Cantidad 3 12 15
Mision
20%
80%
Si
No
Anlisis En el tem N 5. El 20% de la poblacin en estudio que corresponden a 3 personas opinan que la empresa si se maneja mediante una misin clara y definida. Mientras que la mayora de la poblacin en estudio correspondiente a un 80% equivalente a 12 de las 15 personas que conforman la organizacin manifiestan lo contrario ya que no tienen presente este elemento o lo desconocen.
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Item 6. Visin de la empresa Cuadro 6. Respuestas emitidas en cuanto al tem 6
Cantidad 4 11 15
Porcentaje 26.67 73.33 100
Vision
26.67%
73.33%
Si
No
Anlisis
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En el tem 6. De los 15 encuestados que conforman el personal de la empresa solo 4 de ellos opinan que el desarrollo de la empresa si se efecta acorde a la visin representando as un 26.67% de la poblacin. Mientras que el 73.33% de los encuestados opinan que no, debido a que desconocen este elemento tan importante o en efecto no lo recuerdan claramente.
Item 7. Desempeo de la empresa Cuadro 7. Respuestas emitidas en cuanto al tem 7
Cantidad 7 8 15
Porcentaje 46.67 53.33 100
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Desempeo de la Empresa
46.67% 53.33%
Si
No
Anlisis
En el tem N 7. En cuanto a la opinin que tiene el personal de la empresa la mayora de la poblacin en estudio representada por un 53.33% expreso que esta no se desempea bajo esquemas reales de trabajo en equipo, debido a que ciertas reas no se rigen de acuerdo a parmetros establecidos para el cumplimiento eficiente de las funciones, considerando que existe falta de comunicacin y coordinacin.
Item 8. Metas de la empresa Cuadro 8. Respuestas emitidas en cuanto al tem 8
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Cantidad 4 11 11
Metas
26.67%
73.33%
Si
No
Anlisis
En el tem N 8. Se puede observar que una gran numero de la poblacin en estudio representada por el 73.33% equivalente 11 personas indicaron no tener conocimiento especifico de las metas que la empresa busca lograr o simplemente se mostraron confundidos respecto a estas obligndolos a dar una respuesta negativa, no siendo a si para el resto del personal representados por el 26.67% los cuales se manifestaron de manera positiva.
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Item 9. Conocimiento de Manuales de organizacin Cuadro 9. Respuestas emitidas en cuanto al tem 9
Opciones Lo conoce bien Lo conoce No lo conoce Total
Cantidad 4 9 2 15
Porcentaje 26.67 60 13.33 100
Conocimiento de Manuales
60.00%
13.33% 26.67%
Lo conoce bien
Lo conoce
No lo conoce
Anlisis
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En el tem N 9. De acuerdo a los datos recabados de las 15 personas que conforman la empresa el 26.67% de los encuestados respondi conocer bien lo que es un manual de organizacin, por otra parte un 60% de los encuestados respondi conocerlos, mas no de una manera precisa y por ultimo un 13.33% manifest no tener ningn conocimiento acerca de estos por lo que se deduce entonces que un total de 86.67% de la poblacin en estudio conoce lo que es un manual de organizacin, determinando as, que estos poseen un nivel suficiente para su correspondiente manejo lo que traer como consecuencia un mejor desarrollo de las actividades. Item 10. Reconocimiento de las unidades orgnicas Cuadro 10. Respuestas emitidas en cuanto al tem 10
Cantidad 8 7 15
Porcentaje 53.33 46.67 100
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Identificacion de Unidades Organicas
46.67% 53.33%
Si
No
Anlisis
En el tem N 10. De acuerdos a los resultados obtenidos se puede apreciar que a pesar de que la organizacin no tiene constituida una estructura formal, la mayora de esta representada por un 53.33% tiene claro la unidad orgnica a la cual pertenece su cargo, sin embargo hay un porcin de la poblacin en estudio representada por el 46.67% que si bien es un resultado menor al positivo es una cifra que debe ser tomada en cuenta para el necesario establecimiento de una estructura orgnica en donde se ponga de manifiesto las distintas unidades orgnicas con sus cargo para as evitar dudas y ayudar a mejorar la realizacin de las funciones. Item 11. Relacin entre las unidades orgnicas Cuadro 11. Respuestas emitidas en cuanto al tem 11
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Cantidad 4 11 15
Porcentaje 26.67 73.33 100
Relacion entre las Unidades Organicas
26.67%
73.33%
Si
No
Anlisis
En el tem N 11. Los resultados obtenidos muestran que la mayora de la poblacin representada por un 73.33% no tiene un conocimiento preciso de cmo se relacionan las unidades orgnicas entre si, debido a que este proceso se origina en el cumplimiento de una rutina que se da al momento de ejercer las funciones y no por que dichas relaciones se encuentren previamente establecidas mediante un instrumento como el Manual de organizacin, trayendo como
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consecuencia que la informacin no sea oportuna debido a que en ciertos casos existe duplicidad en los tramites por desconocer la forma correcta en que se relacionan dichas unidades.
Item 12. Necesidad de Diseo organizacional Cuadro 12. Respuestas emitidas en cuanto al tem 11
Cantidad 12 3 15
Diseo Organizacional
20%
80%
Si
No
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Anlisis
En el tem N 12. Se puede observar que un 80% de la poblacin equivalente a 12 personas de las 15 que conforman la organizacin consideran como necesario que la empresa deba disear un manual donde se ponga de manifiesto la estructura organizacional de la misma y donde se evidencie las funciones, tareas del personal y los objetivos de cada unidad orgnica.
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CAPITULO V
Conclusiones
Una vez recabada la informacin y posteriormente analizada la misma en relacin a la propuesta de diseo de un Manual de Organizacin para la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A. se puede concluir lo siguiente: 1. La organizacin no cuenta con una manual que exprese de manera clara y precisa la estructura orgnica formal con la que est debe contar para as permitir a sus integrantes visualizar los distintos niveles jerrquicos, lneas de autoridad y responsabilidad presentes dentro de ella, lo que ha originado que el personal de la empresa no tenga establecidas sus funciones de una manera idnea para poder llevar acabo de las actividades que conlleven a un posterior alcance de sus objetivos. 2. Al no contar con un instrumento como el manual de organizacin, se evidencio dentro de la empresa una situacin en donde gran parte del personal no tiene conocimiento preciso acerca de la misin, visin y sus metas, trayendo esto como consecuencia que se produzcan confusiones y un estado de desorientacin con respecto a las funciones de cada unidad orgnica y de sus correspondientes cargos presentndose duplicidad de actividades lo cual atenta contra el desempeo eficiente del recurso humano para lograr los objetivos. 3. Se determino que la organizacin al no tener establecido sus unidades orgnicas de manera concreta ha desencadenado que las lneas de
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comunicacin entre estas se vean afectadas negativamente siendo el flujo
de informacin deficiente y hacer por consiguiente que se presenten retrasos en algunos procedimientos no permitiendo esto que los empleados tanto administrativos como operativos lleven acabo sus funciones de forma eficiente y eficaz.
Recomendaciones
Al haber establecido las fallas que afectan negativamente a la organizacin Qumica Veterinaria Quimvet C.A. se hace necesario entonces proponer una serie de recomendaciones: 1. Implantacin de un manual de organizacin, diseado por medio de esta investigacin para as permitir la conformacin de una estructura orgnica formal con el propsito de que todo el recurso humano que integra la empresa pueda ejecutar sus actividades atendiendo a un orden normativo que conlleve a el logro de los objetivos de manera eficiente y eficaz. 2. Definir de manera concreta las funciones y tareas a ser cumplidas por el personal en todos los cargos existentes dentro de la empresa para evitar la distorsin de los procesos, duplicidad de actividades, evasiones de responsabilidad, usurpacin de autoridad as como retrasos en la ejecucin de las actividades. 3. Dar a conocer a todo el personal la misin y visin sobre la cual se rige la organizacin, con la finalidad de permitir que las actividades y operaciones que se realicen se hagan en consonancia con los planes que se han propuesto, motivando as ha trabajar en equipo para el alcance de los objetivos.
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CAPITULO VI
Propuesta de Diseo de Manual de Organizacin
El Propsito de la propuesta de Diseo de un manual de organizacin, es la de ofrecer un instrumento metodolgico que permita establecer tramos de control, responsabilidad y canales de comunicacin para ayudar a un mejor desarrollo de las actividades y procesos de todas las reas que constituyen la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A. El modelo que se describe a continuacin establece cualidades que deben satisfacer las necesidades de la empresa para situarla en una posicin favorable con miras al alcance de sus objetivos, teniendo como base principal un ordenamiento estructural que permitir precisar las funciones y tareas de todas la reas que comprenden la empresa, as como la delimitacin de responsabilidad de cada uno de los cargos valindose para ello de la aplicacin de ciertos elementos enunciados anteriormente en la presente investigacin tales como: Integracin, Departamentalizacin, Relaciones de Autoridad, Funcionalidad, Divisin del trabajo entre otros.
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Qumica Veterinaria Quimvet C.A.
Manual de Organizacin
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MANUAL DE ORGANIZACION
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INDICE INTRODUCCION.. 4 CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL Objetivo del Manual.. 6 Ordenamiento para el Uso del Manual .. 6 Instrucciones para el Uso del Manual.. .. 7 CAPITULO II ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA Resea Histrica de la Empresa.. 9 Misin de la Empresa... 10 Visin de la empresa 10 Objetivo General... 11 Objetivo Especifico 12 Naturaleza de su Razn Social... 13
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CAPITULO III DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA Junta directiva 14 Gerencia General.. 17 Gerencia Administrativa 20 Seccin de Asistencia Administrativa. 23 Seccin de Almacn...26 Gerencia de Contabilidad...29 Gerencia de Ventas.31 Seccin de Representacin Legal.32 CAPITULO ORGANICA Organigrama de la Empresa..35 IV REPRESENTACION GRAFICA DE LA ESTRUCTURA
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INTRODUCCION
En la actualidad todas las empresas deben tener la capacidad para afrontar los diferentes cambios que se puedan generar en su entorno, producto de las presin de los competidores del mercado en cual se desenvuelven, por tal motivo se hace necesario que ests puedan afrontar las diferentes problemticas que se le presenten a fin de mantener un puesto fijo dentro de su sector comercial; de lo que se desprende que el personal integrante de las empresas, deban llevar a cabo su trabajo con altos niveles de eficiencia. Es por esta razn que se hace imperante conocer el manual de organizacin por ser est un instrumento metodolgico que establece de forma concreta como esta estructurada la organizacin, las distintas funciones de las unidades que la conforman, los niveles de autoridad de los cargos que integran dichas unidades y la asignacin de responsabilidades; eliminando as dudas, demoras y duplicidad de funciones que atenten contra la productividad de la organizacin; en este caso especifico de la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A. Dicho manual constara de cuatro captulos que expresarn los aspectos generales de la organizacin y del respectivo manual as como la descripcin de la estructura orgnica y su correspondiente representacin grafica.
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CAPITULO I ASPECTOS GENERALES DEL MANUAL
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Aspectos Generales del Manual
Objetivo del Manual
El presente manual tiene por objeto dar a conocer como se encuentra conformada la estructura orgnica de la empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A. de manera que permita visualizar las funciones y asignacin de responsabilidades de todos los cargos que integran a dicha organizacin.
Ordenamiento para el Uso del manual
El presente manual se encuentra dividido por captulos como son: Capitulo I Aspectos Generales del Manual, el cual hace referencia a los objetivos del manual y las instrucciones para el uso de est. Capitulo II Aspectos Generales de la organizacin, el cual se refiere a las bases que conforman a la empresa y que rigen su comportamiento como lo son:
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Su origen o historia, misin, visin y sus objetivos. Capitulo III Descripcin de la Estructura Orgnica, comprende la explicacin de las diferentes funciones y tareas de las unidades orgnicas y sus
correspondientes relaciones de autoridad y subordinacin. Capitulo IV Presentacin de la Estructura, comprende el organigrama de la
empresa en donde se podr visualizar toda la estructura orgnica de est.
Instrucciones para el uso del Manual
Los usuarios que requieran de informacin podr obtenerla por medio del presente manual consultando su ndice o haciendo uso del organigrama el cual les preemitir ubicar las diferentes unidades orgnicas por orden de aparicin.
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CAPITULO II ASPECTOS GENERALES DE LA EMPRESA
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Resea Histrica
Qumica Veterinaria Quimvet C.A., nace como una iniciativa de dos profesionales del rea de la salud animal los cuales deciden unirse para explorar las zonas geogrficas del pas, en donde el servicio en materia de distribucin de medicamentos y productos inherentes a la medicina veterinaria no haba sido aprovechado por otras compaas, motivando esto a la conformacin de la mencionada organizacin a principios del ao 2006, en donde su progresivo y creciente desarrollo en la regin centro occidental, as como la confianza de sus clientes hacen posible su expansin hacia otras regiones, por lo que al cabo de poco tiempo se vieron compitiendo con grandes laboratorios lo que motivo a la expansin de sus actividades establecindose en la ciudad de Cabudare Edo. Lara a finales del ao 2008, lo que marcara el inicio de la transformacin interna de la empresa, con respecto a como serian ejecutadas sus actividades hacindose necesario la inclusin de mayor personal para llevar a cabo diferentes funciones con miras al logro de objetivos mas prometedores que permitieran a dicha empresa mantener su rumbo para de esta forma colocarse en una mejor posicin en el mercado.
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Misin
Distribuir productos de calidad en el ramo de la medicina veterinaria, utilizando siempre de manera adecuada los recursos que le permitan brindar
responsabilidad y honestidad al momento de ofrecer sus servicios cumpliendo as con las expectativas que se han propuesto y creando al mismo tiempo una buena interaccin con clientes y proveedores.
Visin
Consolidarse como la empresa que brinde mayor satisfaccin a sus clientes en el mercado de distribucin de medicinas veterinarias permitiendo establecerse como una referencia de servicio y calidad.
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Objetivo General
Comercializar productos en el mercado de salud animal a fin de lograr satisfacer las necesidades y exigencias de nuestros clientes y accionistas aportando un servicio con altos niveles de calidad, ejecutado por un personal capacitado e identificado con los valores de la empresa.
Objetivos Especficos
1. Determinar y consolidar lneas de productos acordes a las necesidades de los mercados objetivos de la empresa. 2. Mantener una poltica comercial que permita ser competitivos y cumplir los objetivos financieros. 3. Crear un programa de capacitacin permanente para el personal de ventas a fin de mantener altos niveles de calidad en servicio
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4. Establecer una distribucin geogrfica de las zona de ventas que
permita la mayor rapidez y eficacia en el despacho y el servicio en e general a nuestros clientes.
Naturaleza de su Razn Social
Distribucin y comercializacin de medicina veterinaria y productos relacionados a este campo.
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CAPITULO III DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA ORGANICA
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Estructura Orgnica de la Empresa Qumica Veterinaria Quimvet C.A.
Unidad Orgnica: Junta Directiva Unidad Orgnica de la cual depende: Ninguna Unidades Subordinadas: Gerencia General. Unidad Asesora: Representacin Legal. Objetivos de la Unidad Orgnica: 1. Supervisar el rendimiento financiero y el manejo operativo de la empresa 2. Fijar los objetivos financieros y de participacin de ventas acorde a las informaciones que acerca del mercado suministra la gerencia general. 3. Establecer en con conjunto con la gerencia la estructura y los posibles cambios de est acorde a las necesidades operativas de la empresa.
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Funciones de la Unidad Orgnica: 1. Canalizar los esfuerzos de la empresa para lograr la mejor utilizacin de los recursos. 2. Definir Objetivos a corto, mediano y largo plazo. 3. Determinar polticas de la empresa. 4. Evaluar la productividad de los departamentos que integra la empresa. 5. Buscar soluciones a los problemas financieros. 6. Supervisar y controlar los presupuestos y estados financieros. 7. Supervisar y evaluar las finanzas de la empresa. 8. Supervisar y evaluar la ejecucin de las actividades realizadas por la gerencia general. 9. Realizacin de cualquier otra actividad que le sea asignada por orden de la asamblea de accionistas.
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Cargo de la unidad Orgnica: Presidente Tareas del Cargo: 1. Celebrar y ejecutar ante terceros todos los actos, contratos o negocios propios relacionados con el objeto social de la empresa. 2. Concertar acuerdos, pactos o convenios de cualquier naturaleza. 3. Ejercer la representacin mediante el conferimiento de los poderes generales o especiales que considere necesarios para la mejor defensa de la empresa. 4. Nombrar a los gerentes de la empresa y dems funcionarios de est y fijarle sus respectivos sueldos y remuneraciones.
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Unidad Orgnica: Gerencia General Unidad Orgnica de la cual Depende: Junta Directiva Unidades Orgnicas Subordinadas: 1. Gerencia Administrativa. 3. Gerencia de Contabilidad. 4. Gerencia de ventas. Objetivos de la Unidad Orgnica: 1. Orientar a la junta directiva en lo que se refiere a todos los aspectos de naturaleza administrativa. 2. Velar por el cumplimiento de todos pactos o negocios realizados por la junta directiva. 3. Servir de instrumento de comunicacin entre el resto de los gerentes y la junta directiva. 4. Cumplir y hacer cumplir las polticas de la junta directiva
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Funciones de la Unidad Orgnica: (Gerencia General) 1. realizar la respectiva planeacin de las actividades a ser llevadas a cabo por parte de la empresa dentro del marco de las normas establecidas. 2. Verificar el desempeo general de toda la estructura organizativa. 3. Brindar asistencia a la junta directiva en materia de control, organizacin y direccin de las unidades administrativas. 4. Ejecutar las decisiones de la junta directiva. Cargo de la Unidad Orgnica: Gerente General Tareas del Cargo: 1. Servir de imagen de la empresa ante la ausencia del presidente para el trato ya sea con organismos privados o pblicos. 2. Gestionar y ejecutar los procedimientos administrativos a nivel organizacional(planificar, organizar, dirigir y controlar)
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3. Presentar resumen a la gerencia de ventas en cuanto anlisis relacionado con reas que involucre ambos departamentos ejemplo: anlisis de vencimiento de carteras de cuentas por cobrar. 4. Auditoria mensual de todos los rubros que han sido asentados en la administracin de la empresa a fin de presentar un resumen mensual al presidente. 5. Planificar en equipo las mejoras que requiera la compaa, tales como la adquisicin de nuevos equipos de oficina. 6. Coordinar en conjunto con el presidente de la empresa las nuevas lneas de productos que deseen comercializar en el territorio nacional. 7. Supervisar que todas las reas de la organizacin trabajen y mantengan el orden por el bien comn y el buen funcionamiento de la empresa. 8. Supervisar que todas las reas de la organizacin trabajen y mantengan el orden por el bien comn y buen funcionamiento de la empresa
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Unidad Orgnica: Gerencia de Administracin Unidad Orgnica de la cual Depende: Gerencia General Unidad Orgnica Subordinada: 1. Seccin de Asistencia Administrativa. 2. Seccin de Almacn. Objetivos de la Unidad Orgnica: 1. Planificar, organizar, ejecutar, dirigir y controlar las gestiones administrativas de la empresa. 2. Optimizar los procesos y procedimientos administrativos. Funciones de la Unidad Orgnica: 1. Coordinar el rea de administracin evaluacin y anlisis. 2. Coordinar, supervisar e instituir las gestiones y la ejecucin de actividades y tareas a ser realizadas por la seccin de asistencia administrativa. para su correspondiente
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3. Control y supervisin de gastos operativos de la empresa segn presupuesto anual. 4. Supervisin de la seccin de almacn a fin de preveer daos de la mercanca que puedan ocasionar prdidas para la empresa.
Cargo de la Unidad Orgnica: Gerente Administrativo Tareas del Cargo: 1. Programar, coordinar y supervisar las actividades que realizan las unidades subordinas a su cargo de acuerdo a las normas establecidas por la empresa. 2. Preparar expedientes con toda la documentacin necesaria para las renovaciones del INCE, IVSS, LPH. 3. Revisar el costo de mercancas y escala de bonificaciones incluyendo el porcentaje al costo de venta y gastos operativos para analizar los mrgenes de utilidad antes de ser introducidos en el sistema computarizado.
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4. Planificar y coordinar los pagos por servicios y proveedores. 5. Actualizacin del flujo de efectivo recibido mensualmente y anlisis de lo estimado anualmente. 6. Preparar informes y/o anlisis sobre fallas administrativas que puedan ocasionar perdidas a la empresa. 7. Supervisar y coordinar que todos los archivos a nivel administrativo (carpetas, documentos entre otros) se encuentren debidamente organizados y con toda la documentacin completa. 8. Preparar clculo de comisiones a los representantes de ventas y promotores.
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Unidad Orgnica: Seccin de Asistencia Administrativa. Unidad Orgnica de la cual Depende: Gerencia de Administracin. Unidad Orgnica Subordinada: ninguna. Objetivo de la unidad: 1. servir de apoyo a la gerencia administrativa en el desarrollo de las actividades que deben realizarse de forma continua para garantizar el buen desenvolvimiento y control de la empresa. Funciones de la unidad Orgnica: 1. Manejar informacin relacionada al movimiento de los bancos, cuentas por cobrar y facturacin. 2. Suministrar informacin mensual a la gerencia de administracin y ventas. 3. Contribuir como apoyo a la gerencia administrativa para mantener un estado de organizacin y control en la conduccin de las actividades propias de la empresa.
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Cargo de la unidad Orgnica: Asistente Administrativo. Tareas del Cargo: 1. Asentar toda la informacin diaria en el sistema Computarizado. 2. Organizar y archivar toda la documentacin con sus soportes contables correspondientes al mes en curso. 3. Mantener actualizados los libros de compra y ventas por separado. 4. Control y manejo de caja chica. 5. Facturar Diariamente. 6. Organizar y Preparar encomiendas a todos los representantes de ventas. 7. Mantener los bancos actualizados segn previa conciliacin. 8. Preparar cualquier documentacin que requiera el administrador y/o gerente administrativo. 9. Preparar y emitir Cheques.
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10. Facilitar toda la documentacin necesaria a la gerencia de ventas y de contabilidad. 11. Atencin al cliente y proveedores cuando deseen realizar pedidos y cancelar facturas pendientes por oficina. 12. Organizar toda la informacin que corresponda a expedientes de cuentas por cobrar de cada zona, carpetas de representantes de ventas, promotores, clientes y empleados fijos entre otros.
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Unidad Orgnica: Seccin de Almacn Unidad Orgnica de la cual Depende: Gerencia Administrativa Unidad Orgnica Subordinada: Ninguna Objetivo de la Unidad: 1. Establecer parmetros de control que hagan posible mantener la mercanca en ptimas condiciones, de manera que se pueda hacer su traslado oportuno a entera satisfaccin del cliente. Funciones de la Unidad Orgnica: 1. Coordinar y Organizar todas las recepciones de mercanca que lleguen al almacn. 2. Planificar y coordinar en conjunto con la gerencia de ventas el cronograma diario de los despachos. 3. Establecimiento de parmetros para la custodia, mantenimiento y control de la mercanca que se encuentre en almacn.
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Cargo de la Unidad Orgnica: Almacenista Tareas del Cargo: 1. Asentar por cada despacho las facturas y mercancas en la tarjeta de krdex y carpetas adjuntas a cada columna de productos respectivamente. 2. Verificar el estado de la mercanca al momento de su recepcin para evitar que se presenten situaciones como: frascos rotos o manipulacin de la mercanca o productos vencidos. 3. Realizacin de pedidos y/o despachos de mercanca que va ser entregado a los representantes de ventas. 4. Deber solicitar a la seccin de administracin que todo despacho diario tenga anexo el juego de facturas originales mas copias. 5. Utilizar mtodos de control de inventario para la entrada y salidas de productos. 6. Elaborar cada mes de una relacin de existencia de mercanca y de su estado a la gerencia administrativa.
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7. Mantener ordena y limpia toda el rea de almacn. 8. Podr sugerir realizar aportes para la optimizacin de los despachos, manipulacin de la mercanca, o cualquier actividad o tarea diaria que requiera soluciones y tratamientos especiales.
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Unidad Orgnica: Gerencia de Contabilidad. Unidad Orgnica de la cual Depende: Gerencia General. Unidad Orgnica Subordinada: Ninguna Objetivos de la Unidad: 1. Velar que todos los procedimientos administrativos y contables sean llevados bajo normas de control a fin de cumplir con los principios de contabilidad generalmente aceptados. 2. Manejo de informacin necesaria que indique la situacin de la empresa en determinado momento para la toma de decisiones adecuadas que permita la percepcin de rentabilidad de la misma. Funciones de la Unidad Orgnica: 1. Preservar el patrimonio de la empresa. 2. establecer parmetros de control de los ingresos y egresos de la empresa. 3. Controlar los procedimientos y normas contables a fin de que estas sean llevadas a cabo de acuerdo a la ley.
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Cargo de la Unidad Orgnica: Asesor Financiero y Contable Tareas del cargo: 1. Organizar y presentar la informacin contable necesaria para la elaboracin de balances, la cual debe ser presentada de manera oportuna. 2. Mantener la informacin contable actualizada para facilitar la toma de decisiones. 3. Realizar reportes mensuales para el clculo de los impuestos al seniat y de la alcalda municipal. 4. clasificar, procesar y archivar toda la informacin contable que tenga respaldo documental. 5. Contabilizar todo el movimiento de la empresa. 6. Mantener actualizados lo libros contables.
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Unidad orgnica: Gerencia de Ventas. Unidad Orgnica de la cual Depende: Gerencia general. Unidad Orgnica Subordinada: Ninguna Objetivos de la Unidad Orgnica: 1. Mantener el nivel de ventas acorde a los planes anuales aprobados por la gerencia general. 2. Establecer las estrategias de venta y de mercado. 3. Establecer parmetros de control para la cartera de cobranza. Funciones de la Unidad orgnica: 1. Elaboracin anual del plan de venta de la empresa. 2. Desarrollo de elementos tcnicos (literatura) para hacer posible la formacin del personal y diferenciacin de los productos de la empresa. 3. Supervisin de la promocin de los productos de la empresa.
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Cargo de la Unidad Orgnica: Gerente de Ventas. Tareas del cargo: 1. Supervisar la cartera de cobranza y realizar gestiones para la recuperacin de la misma. 2. Elaborar listas de precios. 3. Fijar los precios de los productos acorde al costo y precio del mercado. 4. Elaborar material publicitario. 5. mantener al da la estadstica de ventas, por productos y por zonas para ser comparadas con el presupuesto. 6. Realizar estimaciones de compra. 7. Visitas a las diferentes zonas y clientes. 8. Supervisar las actividades realizadas por los representantes de ventas.
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Unidad Orgnica: Seccin de Representacin Legal Unidad Orgnica de la cual Depende: Ninguna. Unidad Orgnica Subordinada: Ninguna Caracterstica: Unidad Asesora. Objetivo de la Unidad: 1. Organizar, planificar, ejecutar dirigir y controlar las gestiones legales de la empresa. 2. Tener toda la documentacin a nivel legal en orden. Funciones de la Unidad Orgnica: 1. Ejecutar todos aquellos actos jurdicos en que tenga inters la compaa a fin de mantener una sana administracin y control de la actividad social. 2. Celebrar contratos o negocios propios del objeto de la compaa.
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CAPITULO IV
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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A.
JUNTA DIRECTIVA
SECCION DE REPRESENTACION LEGAL
GERENCIA GENERAL
GERENCIA DE VENTAS
GERENCIA ADMINISTRATIVA
GERENCIA CONTABLE
SECCION DE ASISTENCIA ADMINISTRATIVA
SECCION DE ALMACEN
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REFERNCIAS BIBLIOGRAFICAS
Chiavenato Idalberto (2004) Comportamiento Organizacional: La Dinmica del xito en las Organizaciones. Mexico: Editorial International Thomson.
Hall Richard H. (1996) Organizaciones: Estructuras, Procesos, Resultados Mexico: Editorial Prentice-Hall Hispanoamericana.
Dubrin Andrew J (2003) Fundamentos de Comportamiento Organizacional Mexico: Editorial Thomson.
Jones Gareth (2008) Teora Organizacional: Diseo y Cambio en las Organizaciones (5ta edicin) Mexico: Editorial Pearson Educacin de Mexico.
Sabino Carlos A. (1995) El Proceso de la Investigacin Caracas: Editorial Panapo.
Marcano Angel Vicente (1992) El Organigrama y la Organizacin. Caracas: Editorial Tropikos.
Bavaresco de Prieto Aura (2002) Las tcnicas de la Investigacin. Manual para la Elaboracin de Tesis, Monografas, Informes Venezuela: Editorial Universidad del Zulia.
Robbins Stephen P. (1998) Fundamentos Organizacional Mexico: Editorial Prentice Hall
de
comportamiento
92
Tayra C. Colmenares R. (2004) Diseo de un Manual de Funciones de los Cargos para el rea Administrativa de la Unidad Quirrgica los Leones. Tesis de Grado. Decanato de Administracin y Contadura. Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado.
Agin Harold A. (2006) Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el control de los Bienes Nacionales de las Oficinas Tcnicas Auxiliares del Consejo Nacional de Universidades. Tesis de Grado. Universidad Centro Occidental Lisandro Alvarado.
Garcia P. Edunson A. (2005) Diseo de un Manual de Normas y Procedimientos para el Departamento de Recursos Humanos de la Sociedad Anticancerosa del Edo. Lara. Tesis de Grado. Decanato de Administracin y Contadura. Universidad Centro occidental Lisandro Alvarado.
Hernandez Elvia R. (2006) Evaluacin de la Eficiencia, Eficacia y Economa de la Gestin en la Fundacin Bosque Macuto. Tesis de grado. Universidad Centro occidental Lisandro Alvarado.
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ANEXOS A
A 94
CUESTIONARIO
1. Considera Ud. que en la empresa existe un orden normativo para llevar a cabo las diferentes actividades de los empleados? Si_______ No________
2. Considera Ud. que existe en la empresa una comunicacin efectiva entre los gerentes o supervisores y sus subalternos? Si_______ No________
3. Cmo considera Ud. que ha sido la comunicacin?
Excelente________
Buena________
Regular_________
Mala________
4. Cree Ud. que existe una divisin del trabajo formalmente definida que permita delegar responsabilidades dentro de la organizacin? Si________ No________
5. Considera Ud. que la empresa se maneja mediante una misin claramente definida? Si________ No________
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6. Considera Ud. que el desarrollo de la empresa se lleva a cabo en funcin de la visin? Si__________ No_________
7. Considera Ud. que la empresa se desempea acorde a esquemas reales de trabajo? Si__________ No_________
8. Conoce Ud. las metas que la empresa se ha planteado alcanzar en el corto, mediano y largo plazo? Si__________ No_________
9. Tiene Ud. conocimiento acerca de los manuales de organizacin? Lo conoce bien___________ No lo conoce___________ 10. Reconoce Ud. la unidad orgnica a la que pertenece su cargo? Si__________ No_________ Lo conoce__________
11. Tiene Ud. conocimiento preciso sobre como se relacionan las diferentes unidades orgnicas de la empresa? Si___________ No_________
95 96
12. Considera Ud. necesario que la empresa deba disear un manual donde se establezca su estructura describiendo las funciones del personal que la integran, las tareas de los distintos cargos y los objetivos de cada unidad? Si___________
96 97
No__________
ANEXOS B
A 98
LISTA DE COTEJOS
Segn la tcnica Aplicada se Observo:
Ausencia de orden normativo. Comunicacin Deficiente. Carencia de una divisin del trabajo apropiada. Falta de Misin y metas organizacionales claras. Pobre desempeo organizacional. Duplicidad de cargos y funciones.
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UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A.

Autor: Guillermo A. Pearanda G.

Barquisimeto, Febrero 2010

UNIVERSIDAD CENTROCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A.

Autor: Guillermo A. Pearanda G. Tutor: Ivonne Sanchez

Barquisimeto, Febrero 2010

DISEO DE UN MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET C.A.

Autor: Guillermo A. Pearanda G.

Trabajo de Grado Aprobado

_______________________ Jurado 1 Tutor

Barquisimeto, _____ de _________ de 2010

colaboracin siempre que me fue necesario. Gracias Profesora.

LISTA DE GRAFICOS Cuadro 1 Orden Normativo 2 Comunicacin

UNIVERSIDAD CENTOCCIDENTAL LISANDRO ALVARADO DECANATO DE ADMINISTRACION Y CONTADURIA

DISEO DE UNA MANUAL DE ORGANIZACIN PARA LA EMPRESA QUIMICA VETERINARIA QUIMVET

Autor: Guillermo A. Pearanda G. Tutor: Ivonne Sanchez

Planteamiento del Problema

Recursos Humanos, ya que se presentaban

desviaciones a travs de graficas, informes, indicadores, porcentajes y medidas estadsticas.

CATEGORA DE LOS OBJETIVOS

Estructura organizativa Planificacin estratgica Organizacin de funciones.

Informacin e interrelacin de la estructura y funciones de la organizacin.

Sistema de Informacin y Comunicacin

Informacin e interrelacin Identificacin de unidades orgnicas

funciones, responsabilidades tareas, objetivos.

Tcnicas e Instrumentos para la Recoleccin de Datos

Tcnicas: Observacin directa.

Anlisis e Interpretacin de los Resultados

Anlisis Cuantitativo y Cualitativo

Item 1. Orden Normativo

Cuadro 1. Respuestas emitidas en cuanto al tem 1

Porcentaje 13.33 86.67 100

Item 3. Nivel de comunicacin Cuadro 3. Respuestas emitidas en cuanto al tem 3.

Opciones Excelente Bueno Regular Malo Total

Porcentaje 13.33 60 26.67 0 100

En cuanto a la opinin que tiene el personal Administrativo y

Division del Trabajo

Item 5. Misin de la empresa

Cuadro 5. Respuestas emitidas en cuanto al tem 5.

Item 6. Visin de la empresa Cuadro 6. Respuestas emitidas en cuanto al tem 6

Porcentaje 26.67 73.33 100

Item 7. Desempeo de la empresa Cuadro 7. Respuestas emitidas en cuanto al tem 7

Porcentaje 46.67 53.33 100

Item 8. Metas de la empresa Cuadro 8. Respuestas emitidas en cuanto al tem 8

Item 9. Conocimiento de Manuales de organizacin Cuadro 9. Respuestas emitidas en cuanto al tem 9

Opciones Lo conoce bien Lo conoce No lo conoce Total

Porcentaje 26.67 60 13.33 100

Porcentaje 53.33 46.67 100

Identificacion de Unidades Organicas

Porcentaje 26.67 73.33 100

Relacion entre las Unidades Organicas

comunicacin entre estas se vean afectadas negativamente siendo el flujo

Propuesta de Diseo de Manual de Organizacin

Qumica Veterinaria Quimvet C.A.

Elaborado por: Lic. Guillermo Pearanda Fecha: Febrero 2010

Fecha: Octubre 2009

Qumica Veterinaria Quimvet C.A.

Elaborado por: Lic. Guillermo Pearanda Fecha: Febrero 2010

Fecha: Octubre 2009

Qumica Veterinaria Quimvet C.A.

Elaborado por: Lic. Guillermo Pearanda Fecha: Febrero 2010

Barquisimeto, _ de _____ de 2010