INTRODUO

Diante de inmeras mudanas que vem ocorrendo no ambiente externo, nota-se a necessidade constante de adaptao por parte das empresas em relao ao mercado. O mundo globalizado vem aumentando cada vez mais a competio entre as organizaes e aquela que no estiver preparada para as mudanas no conseguir sobreviver. Cada deciso tomada deve ser minuciosamente avaliada para o sucesso da operao e para isso so utilizadas algumas importantes ferramentas de gesto. Uma delas so as Equipes Especializadas em Informao que sero abordadas ao decorrer do artigo incluindo seu conceito, caractersticas. Na primeira parte deste texto ser apresentado as Equipes Especializadas em Informao como uma ferramenta bem como os passos para sua implementao e cuidados a ser tomados para sua perfeita eficcia. No segundo momento ser abordado um estudo de caso da aplicao da ferramenta em uma empresa real.

FUNDAMENTAO TERICA

1. Ecologia da informao Segundo Davenport(2001) trs so os ambientes que pertencem a ecologia da informao; Ambiente informacional, Ambiente Organizacional, Ambiente externo Organizao. A ecologia da informao tem caractersticas de; integrao entre componentes, reconhecimento de mudanas evolutivas, descrio de comportamentos, nfase na observao e descrio de ambientes, no contexto empresarial a ecologia da informao tem as seguintes caractersticas: entendimento da integrao dos diferentes tipos de informao, no restrita apenas aos meios computadorizados; reconhecimento de mudanas evolutivas no ambiente informacional; nfase no comportamento individual e coletivo com relao informao; nfase na descrio e observao da informao e dos processos informacionais. Na ecologia da informao o foco no a tecnologia em si, mas sim a atividade realizada por meio da tecnologia, caracterizada pela diversidade, continua evoluo e sentido de localidade em um contexto onde aspectos socioculturais, afetivos, cognitivos e tcnico co-evoluem. H uma interdependncia entre recursos tecnolgicos e atividades, cada um ajustando-se e adaptando-se em relao ao outro. As mudanas de um elemento provocam mudanas ms mltiplas dimenses de todo o sistema.

1.2 Resumo do capitulo

A caracterstica-chave da revoluo do computador foi aumentar, e no reduzir, a importncia das pessoas para o sistema de informao. As pessoas facilitam a incluso de informaes em computadores pela definio, anlise, criao, aconselhamento, manuteno e gerenciamento de recursos informacionais. Como todo gerente sabe, sem um quadro tcnico bem-informado, comunicativo, entrosado e paciente, os melhores planos de TI podero fracassar. A estrutura de apoio para qualquer ambiente informacional deve focalizar pessoas que agregam valor a informao, particularmente editores, pesquisadores, roteiristas e outros profissionais que interpretam contedos dos dados. Quadros tcnicos de apoio orientados por estruturas ecolgicas tem potencial para trabalhar com qualquer tipo de informao, visando a atingir necessidades especificas de uma organizao. Ainda que as redes de computadores ofeream muitas vantagens, no podem pensar em nosso lugar. Falharam as antigas expectativas entusisticas de que a TI pudesse executar tarefas mais sofisticadas, tais como snteses e interpretaes. Computadores limitam-se a realizar tarefas relativamente simples, como armazenar e recuperar dados, e as informaes s podem ser mantida por pessoas. Este captulo, comea com a discusso sobre o modelo tradicional de apoio informao, um misto de biblioteca pblica e de computadores. Em seguida proposto um novo modelo, baseado na televiso. A biblioteca foi incorporada aos projetos de sistemas de informao empresarial desde os tempos dos registros em papel. Os ecologistas da informao, no entanto, ressaltam o valor do negocio e os usos da informao, mais do que as tarefas de armazenagem e de obteno de dados. Por isso, no futuro, o quadro de pessoal da informao vai ser consideravelmente diferente dos bibliotecrios e dos analistas de sistemas. Esses novos profissionais agregaro valor as informaes fornecidas aos usurios e desempenharo papeis diferentes dos atuais entre eles condensar, contextualizar, aconselhar o melhor estilo e escolher os meios corretos de apresentao da informao. 1.2.1 Enfoque um: O que h de errado com as bibliotecas? Antes da ampla utilizao dos computadores, o ambiente da informao empresarial assemelhava-se a uma biblioteca tradicional. Informaes especficas sobre tudo clientes, funcionrios, divises e produtos eram arquivadas e guardadas para posterior recuperao. Os arquivistas deviam selecionar, etiquetar e guardar o material nas estantes de acordo com um esquema consistente de classificao. Ocasionalmente, algum teria necessidade de utilizar o arquivo, levando-o para fora da rea de armazenamento. Em geral, os arquivos continham informaes sigilosas, que interessavam a vrias pessoas; em funo disso seu acesso e deslocamento era limitado. Em algumas organizaes atuais, como servios de sade que lidam com registros de pacientes, ainda hoje esse sistema se mantm.

Nesse tipo de ambiente, os quadros tcnicos preocupam-se primariamente com a conservao da informao. Esse esquema demanda ateno concentrada em indexao, catalogao, distribuio, busca e recuperao de documentos atividades que podem ser realizadas com eficincia muito maior pelas tecnologias da informao do que por funcionrios. Na realidade, o modelo de administrao da informao das bibliotecas no foi transformado com o advento do computador, apenas ampliado. Embora o desempenho das maquinas tenha proporcionado novas formas de comunicao, desenvolvido outras fontes e descentralizado a obteno e a gesto da informao, a TI tem sido usada, em grande parte dos casos, para reproduzir o sistema baseado no registro em papel, anterior aos meios eletrnicos. Os novos bibliotecrios tornaram-se administradores de bancos de dados e operadores de grandes computadores. Todas as informaes foram centralizadas em poucos computadores, e o acesso foi estritamente controlado. Os usurios podem obter novos dados apenas indiretamente, com a ajuda de um programador de bancos de dados. Todos os bibliotecrios informatizados mantiveram seu foco de trabalho na preservao das informaes. Em uma poca em que os registros so feitos em papel e os recursos para o processamento de informaes so limitados, o modelo de bibliotecas para o gerenciamento de informaes era bastante lgico. No caso de alguns tipos de documentos, esse modelo continua necessrio ainda hoje. Relatrios tcnicos decisivos, segredos comerciais, informao financeira estratgica, registros de funcionrios e documentao fiscal so informaes que devem ser cuidadosamente preservadas e controladas. O antigo modelo de biblioteca tem tambm outros pontos fortes. O item decisivo que, ao enfatizar a necessidade de julgamento e de trabalho humanos, torna-se superior a qualquer viso utpica acerca de crebro artificial gigante. A tarefa de categorizar dados e organiz-los em uma biblioteca, por exemplo, somente podem ser desempenhadas por pessoas. Na verdade, uma pesquisa recente entre gerentes responsveis por bibliotecas mostrou que uma das tarefas mais importantes dos bibliotecrios conduzir levantamentos. Os bibliotecrios tem uma posio garantida no quadro de informaes de uma empresa, particularmente porque sua historia profissional ao contrrio do que acontece com os programadores e profissionais de SI os predispem ao contato direto com os usurios. Ainda que o papel do bibliotecrio possa incluir a difuso de dados, ele est mais habilitado a lidar com contedos. Bibliotecrios esto mais familiarizados com as informaes com que lidam que a maior parte dos profissionais da informao. Administrando no s com informaes de fontes internas, mas tambm as obtidas externamente, bibliotecrios empresariais comearam a expandir o escopo de suas atividades e a trabalhar mais diretamente com os usurios. Dessa forma, souberam usar seus servios para conferir vantagem competitiva a empresa. Uma equipe de informao que considera sua atribuio apenas facilitar a manuteno de uma biblioteca seja ela em papel ou baseada em computador esto ignorando ou evitando alguns fatores importantes: - Bibliotecrios so depositrios passivos de conhecimento. - Bibliotecrios priorizam a preservao das informaes.

- Bibliotecas no criam nem melhoram informaes - O modelo de biblioteca implica um repositrio fsico. 1.2.2. Enfoque dois: Equipe tcnica No obstante a montanha de dinheiro gasta em tecnologia, as pessoas necessrias a assistncia tcnica da TI com frequncia custam mais do que os equipamentos em si. Custam caro as especializaes e a capacidade exigida para montar e gerir at mesmo o mais simples desses sistema. Sendo to dispendiosos, esses profissionais tendem a dominar o ambiente informacional de qualquer empresa. Isso as vezes realmente ajuda, uma vez que at mesmo as funes mais tcnicas carregam, em si, componentes orientados para o contedo das informaes. Mas no raro que o enfoque tcnico das vrias funes conduza a um distanciamento dos aspectos humanos dos uso da informao. Algumas dessas funes so: - Programdores - Analistas de sistemas - Administradores de bancos de dados - Gerentes de recursos de informao - Administradores de rede e de sistema 1.2.3. Enfoque trs: Outros profissionais da informao Equipes tcnicas so encarregadas necessariamente da implementao e da manuteno da TI, mas algumas organizaes mantem profissionais especificamente encarregados de auxiliar os funcionrios a definir suas necessidades de informao. Isso se aplica, em especial, quando a informao no est no computador. O fornecedor de informaes um papel que no existe oficialmente na hierarquia funcional das organizaes. Assim como os bibliotecrios so essenciais para complementar qualquer equipe de informao, tambm o so os vrios tipos de fornecedores de informaes relacionados a seguir. Contudo, mesmo que gerentes desse tipo sejam capazes de lidar com toda informao no mbito de sua pequena fatia de competncia, no teriam poder ou especializao suficientes para administrar a informao da organizao como um todo. Esses outros profissionais so os : - Analistas gerenciais - Gerentes de registros - Analistas de negcios, de mercado ou financeiros 1.2.4. Enfoque quatro: Informao significativa: O primeiro objetivo da equipe

Infelizmente, a maior parte dos profissionais de informao no sabe o que torna a informao significativa, e muito menos de que maneiras se pode agregar valor a ela. Embora haja um grande nmero de pesquisas aplicadas a valorizao dos investimentos em TI, esses estudos concentram-se principalmente na avaliao do impacto econmico das tecnologias de computao. As informaes no so criadas todas da mesma maneira: alguns tipos so mais valiosos do que outros. Embora seja til uma empresa saber, por exemplo, que um concorrente fez uma proposta em determinada concorrncia, mais importante conhecer o valor real da proposta. Richard Raul Wurman define informao como aquilo que reduz a incerteza``. Em outras palavras, utilizamos informao principalmente para tomar decises, e com isso esperamos ser bem-sucedidos. Esse tipo de definio til para algum que procura calcular o preo da aquisio de informaes, ou para comparar o valor de um conjunto de dados com outro. evidente que esses clculos so baseados em critrios altamente subjetivos. McKinnon e Bruns sugerem uma forma de avaliar informaes mais centrado no processo. Eles propem trs caractersticas que definem o valor da informao para os gerentes: Oportunidade, Exatido e relevncia. As duas primeiras so bastante logicas, e sabemos que a informao relevante quando til ao gerente. Para esclarecer melhor como a equipe informacional pode auxiliar seus usurios, proposta seis caractersticas, que determinam o valor da informao nas organizaes: Exatido, Oportunidade, Acessibilidade, Envolvimento, Aplicabilidade e Escassez. Todas essas caractersticas esto inter-relacionadas, sendo parte da teia de componentes da ecologia da informao, e podem afetar qualquer situao, da estratgia a poltica. Exatido: Para ser percebida como valiosa e utilizada com confiana, a informao deve ser exata. Oportunidade: Em muitos casos, a informao s til se estiver atualizada. A definio de oportunidade envolve sempre uma situao especfica. Acessibilidade: Se a obteno da informao difcil ou muito demorada, pode no valer a pena procura-la. Envolvimento: Independente do seu valor, a informao deve ser apresentada como til. O impacto da informao a medida de como ela pode envolver o usurio potencial por meio do formato, do meio usado, da apresentao e de outros mtodos. O envolvimento tambm a caracterstica menos generalizvel da informao. Cada organizao, e at mesmo cada funcionrio, est atento a diferentes coisas. A informao que envolve totalmente uma empresa pode ser completamente irrelevante para outra. Aplicabilidade: Quando a informao pode ser diretamente utilizada para equacionar problemas ou apoiar a deciso de negcios, sem que isso envolva mais anlises e rearranjo de dados, ela se torna aplicvel. Isso a torna, obviamente, relevante e valiosa para o usurio.

Escassez: Uma vez que a informao normalmente significa poder e que ambientes informacionais so inerentemente polticos - , a raridade de uma informao pode ter grande influencia em seu valor. 1.2.5.Enfoque cinco: Novas tarefas para a equipe de informao Condensao: A informao seria mais til se todos os que que a gerenciam tivessem o hbito de escrever contos. O desafio fundamental para um contista manter a historia curta. Cada palavra decisiva e afeta o progresso da narrao, por isso os gerentes de informao normalmente buscam condensar a informao de maneira automtica, sendo a seleo, em grande parte das vezes, feita pela data: toda informao anterior a uma data especificada apagada. A condensao pode ser feita tanto no inicio como no final do ciclo de vida da informao. Contextualizao: Contextualizar informaes o meio mais poderoso para aumentar tanto o interesse do pblico quanto a propenso deste em interagir com a informao de uma determinada maneira. Contextualizar geralmente implica detalhar a fonte e comparar a informao disponvel com o histrico que a envolve. 1.2.6. Enfoque seis: Um novo modelo de equipe de informao: O exemplo da televiso A obrigao principal de um profissional da informao est em dar-lhe sentido, para no dizer condens-la, contextualiz-la, adequar seu estilo ou escolher o meio correto. Essa ideia representa uma revoluo no statu quo. Utilizar apenas algumas dessas caractersticas ou tarefas provavelmente no vai transformar muito a estrutura dos sistema de apoio. Eis porque acredito que a equipe de apoio deve adotar um modelo inteiramente novo, baseado na indstria da televiso, assim como novos papis, visando ao desempenho das tarefas para agregao de valor. O modelo da mdia televisiva est altamente direcionado pra os clientes, tem que operar sob constante inovao e com baixo enfoque na tecnologia. Executivos de televiso, assim como profissionais de informao, lidam continuamente com quebra-cabeas estratgicos e tticos.

2 Estudo de Caso 2.1 Perfis do campo estudado

Empresa Miro Despachante O campo estudado foi uma empresa de despachantes que trabalha com um software fornecido pela Bludata "Software de Ponta" de Blumenau, especfico para o uso dos Despachantes. Nome: SGD (Software Gerenciador de Despachantes) Atravs dele gerenciado todas as operaes, agendamentos e armazenamento de dados com um prprio banco de dados. Oferecendo todas as ferramentas especficas e acesso fcil as informaes dos clientes. O armazenamento feito a cada documento emitido por ns, ou seja, a cada entrada de novos documentos ele cadastrado e a partir dai se tem o controle dos prximos exerccios. O banco de dados ajuda a organizar os pagamentos e parcelamentos dos documentos de veculos dos clientes. - IPVA, Licenciamento e Seguro Obrigatrio(DPVAT). O SGD est conectado diretamente ao site do DETRAN/SC para consultas online oferecendo mais praticidade. A Bludata empresa fornecedora do software possui uma equipe para treinamento, suporte e manuteno, oferecendo tranquilidade e segurana para seus clientes atravs do suporte tcnico permanente.

Concluso

As equipes especializadas em informao so uma poderosa ferramenta na organizao do contedo tornando-se uma etapa imprescindvel no contexto organizacional. um fator que combinado a outros processos de informao auxiliar o administrador a tomar decises, e conduzir as informaes corretamente.

Referncias Bibliogrficas

DAVENPORT, T. Ecologia da informao: por que s a tecnologia no basta para o sucesso na era da informao. So Paulo: Futura, 2000.