INFORME EJECUTIVO

AUTOR CRYSTHIAN ERNESTO RAMIREZ OVIEDO

BOGOTA JUNIO 7 DEL 2013

1. INTRODUCCION 2. OBJETIVOS 2.1 Realizar base de datos con todos los tems que presentan una rotacin adecuada. 2.2 Tomar los datos de SAP analizando histricos. 2.3 Se utilizaran software adecuado para anlisis como Excel. 3. DESARROLLO O CUERPO DEL INFORME 3.1 Plan de accin. 3.2 Recursos. 3.3 Fuentes. 3.4 Que fuentes de informacin se tomaron y como se validaron? 3.5 Hallazgos 3.6 Que consecuencias pueden tener? 4. CONCLUCIONES 5. BIBLIOGRAFIA

1. INTRODUCCION En las bodegas o almacenes es muy comn que se presente sobre costos de almacenamiento, mantenimineto de los materiales que en ella estn disponibles, causado por el sobre stock de materiales que por su baja o casi nula rotacin llegan a convertirse en obsoletos. En los anexos vera claramente los materiales mencionados. Por esa razn se realizara una base de datos con todos los repuestos que presenta mayor rotacin, con esta se busca identificar los mximos y los mnimos para tener un punto de reorden exacto y evitar sobre stock y reduccin costos de almacenamiento. Ver anexos. Para los materiales que no presentan rotacin se analizarn e identificaran para definir si sern rematados o dados de baja. Ver anexos.

2. OBJETIVOS Reducir los costos de almacenamiento en un 30% logrando una rotacin adecuada de los materiales evitando sobre stock. Buscar el punto de equilibrio de nuestra bodega, con la ayuda de anlisis de rotacin calculando el stock de seguridad y los mnimos y mximos.

2.1 Realizar base de datos con todos los tems que presentan una rotacin adecuada. Con esta base de datos ser evidente la informacin clara en cuanto al nmero de entradas y salidas de cada uno de los tems. As ser fcil calcular el valor total de ingresos vs el valor total de salidas, se reflejara la optimizacin de la bodega y rotacin adecuada de todos los materiales en un lazo de tiempo no mayor a seis meses. Ver archivo anlisis rotacin.

2.2 Tomar los datos de SAP analizando histricos.

De esta manera se obtendr toda la informacin de lo que ha sucedido con la bodega en cuanto a ingresos y salidas, mostrndonos el comportamiento de la misma durante un periodo de tiempo. Ver archivo Histricos. En la grfica 1 se representa claramente la proporcin de materiales en cada segmento

Datos.

Grafica 1. Obtenida del aplicativo MB52 SAP Existencias de Almacen

2.3 Se utilizaran software adecuado para anlisis como Excel. Se utilizara el sistema contable y de gestin de stock SAP con la ayuda de aplicativos en Excel. Se aplica la ley de Pareto con el anlisis ABC1 utilizando una aplicacin en Excel la cual nos muestra claramente la categorizacin de nuestros tems tendremos una clara idea de cules son los ms costosos y cules son los son que mayor rotacin tienen. La aplicacin determina la rotacin y analiza la rotacin segn el valor acumulado. Ver archivo Clasificacin ABC Casimena. 3. DESARROLLO DEL CUERPO DEL INFORME Realizando un anlisis de la rotacin en un periodo de tiempo no mayor a 6 meses de la bodega Casimena se encontr que hay un gran parte de los materiales que no tienen rotacin esto debido a sobre stock presentado por mal anlisis al momento de realizar requerimientos. Ver anexo Anlisis Rotacin. El mayor nmero de tems que presentan rotacin en esta bodega estn categorizados como tems de menor costo o segmento C, caso contrario para el segmento A que la rotacin es mucho ms elevada en cuento a su costo pero no en nmero de tems. Para esta oportunidad el tem de mayor costo y rotacin es el combustible. Ver siguiente grfico. Datos. Obtenidos del aplicativo MB5B SAP Rotacin de Material

Grafica 2. Obtenida del aplicativo MB5B SAP Rotacin de Material

3.1 Plan de Accin Se requiere un plan de accin que permita minimizar los costos de compras y almacenamiento, optimizar los materiales almacenados, por esta razn se analizaron los diferentes escenarios presentados, repeticin de compras, compras innecesarias de material del cual ya tenemos stock, sobre stock y el deterioro del material. 3.2 Recursos Se requiere software especializado SAP, JDE Y ayudas con EXCEL, en la compaa contamos con el SAP este sistema contiene mltiples reportes que nos permitirn conocer el comportamiento de las bodega, para el manejo adecuado y la optimizacin el sistema se requiere capacitacin en modulo MM, gestin de stock. 3.3 Fuentes Curso de control y administracin de inventarios SENA VIRTUAL. http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/controlinventarios2.shtml http://www.ehowenespanol.com/conteo-ciclico-control-inventarioinfo_83679/ http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/939control-interno-de-los-inventarios http://es.wikipedia.org/wiki/Stock_de_seguridad

http://gestionpublica.bligoo.com/content/view/544750/STOCK-DESEGURIDAD.html#.UbidQuepCN0 3.4 Que fuentes de informacin se tomaron y como se validaron? Se tom el sistema contable de la compaa SAP, la informacin se valid realizando una comparacin entre la aplicacin Excel Anlisis ABC y los datos obtenidos del nuestro sistema contable. 3.5 Hallazgos. Hay un total de 138 tems que no han tenido rotacin en un periodo mayor a seis meses tal es el caso de: 10000483 ELBOW 1-1/2" 90 3000# A-105 THRD, este material fue recibido el 19/06/2012 y no ha presentado rotacin alguna. Es notable el sobre stock en algunos tems como son: CODIG O 400024 70 400024 43 400024 42 100000 83 400025 57 400052 35 400025 34 400008 46 400005 85 100035 55 100029 62 100028 22 100010 27 DESCRIPCION AIR FILTER 012233011 o P142807 DONALDSON FUEL FILTER POWER GUARD 23530646 DETROIT FUEL FILTER POWER GUARD 23530644 DETROIT LP SMLS 2" A-106 GR.B SCH-40 BW OIL GEAR EP ISO 460 TERPEL OIL GEAR EP ISO 460 TERPEL X 55 GLN UNION UNIV 2" NEMA 4 H-H TIPO ERICKSON CONECTOR RECTO P/ CORAZA FLEXIBLE 3/4IN CLAMP INDUSTRIAL 3/4IN CAP 2" SCH-40 A-105 BW BALL VALVE 3/4" 3000# A105 FLOAT FB THRD STUD 2" x 15" A193 W/2 NUTS A194 NIPPLE 3/4" X 4" SCH-80 A-106 THRD ENTRA DA 1 20 20 0 0 110 20 43 110 50 40 54 64 174 ENTRA DA 2 15 45 0 0 440 0 0 0 0 0 0 0 0 SALID AS 8 2 14 6 275 0 0 0 0 4 0 0 0

En el listado es evidente 5 tems que ya no son requeridos para la operacin debido a que los equipos fueron enviados a otros frentes de trabajo. Esto ocasiona unos

elevados costos de almacenamiento y disposiciones espacio requerido para otros usos, como son rea de recibo de material, rea de cuarentena (material que ha sido enviado por el proveedor con no conformidad ya sea en sus caractersticas tcnicas o en parte nmero). 3.6 Que consecuencias pueden tener? La baja rotacin de materiales el sobre stock puede ocasionar la obsolescencia de los materiales sin mencionar el deterioro sufrido por la exposicin a las condiciones de ambiente.

4. CONCLUIONES La solucin a las comparas repetitivas de materiales, como es el caso de: CODIG ENTRA ENTRA O DESCRIPCION DA 1 DA 2 400024 AIR FILTER 012233011 o P142807 20 15 70 DONALDSON 400024 FUEL FILTER POWER GUARD 43 23530646 DETROIT 20 45 400024 FUEL FILTER POWER GUARD 42 23530644 DETROIT 0 0 SALID AS 8 2 14

Los anteriores no presentan rotacin las cuales son el motivo de sobre stock y obsolescencia de algunos materiales sera muy bien controlada si fuera creado el cargo de analista de inventarios, su funcin principal es filtrar la informacin de cada solicitud e material antes de llegar al rea de compras, el funcionario deber verificar la veracidad de lo solicitada frente a cada catalogo y buscar las posibles existencias en otras bodegas. En la compaa en la que laboro se cuenta con dos bodegas principales y 10 satlites tratando que cada bodega soporte 3 pozos o ms. Se deber separar los materiales que se encuentren en estado de obsolescencia para proceder a una posible venta u otra alternativa. En este momento se evidencia tres tems en obsolescencia: CODIG O 400024 70 400024 43 400024 42 DESCRIPCION AIR FILTER 012233011 o P142807 DONALDSON FUEL FILTER POWER GUARD 23530646 DETROIT FUEL FILTER POWER GUARD 23530644 DETROIT ENTRA DA 1 20 20 0 ENTRA DA 2 15 45 0 SALID AS 8 2 14

Los motores que utilizan estos filtros ya no estn operativos.

Las reas (todas, ALS, MANTENIMEINTO, PERFORACION, COMPLETAMIENTO, VFDS, FACILIDADES ETC) que requieren material deben ser parte del cambio ya que ellos son los que generan la necesidad y los pedidos de material el primer filtro verificar existencias del material requerido presente en otras bodegas, programar con anticipacin sus necesidades para que los costos de transporte no sean elevados.

5. BIBLIOGRAFIA Curso de control y administracin de inventarios SENA VIRTUAL. http://www.monografias.com/trabajos60/control-inventarios/control-inventarios2.shtml http://www.ehowenespanol.com/conteo-ciclico-control-inventario-info_83679/ http://www.auditool.org/travel-mainmenu-32/hotels-mainmenu-56/939-control-internode-los-inventarios http://es.wikipedia.org/wiki/Stock_de_seguridad http://gestionpublica.bligoo.com/content/view/544750/STOCK-DESEGURIDAD.html#.UbidQuepCN0