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2009 - 2010
2009 - 2010
Gua para las organizaciones
Realiza:
Comit Tcnico Premio Coordinacin General Luis Emilio Velsquez Botero Director Ejecutivo Corporacin Calidad Coordinacin Operativa Daniel Pineda Moreno Johanna Pinzn Barrero
Asesores de Proyectos Especiales de la Direccin Ejecutiva Corporacin Calidad Agradecimiento La Corporacin Calidad agradece a todas las personas y entidades que aportaron conocimientos, ideas y experiencias para la construccin del modelo de excelencia de este premio. Diagramacin y Diseo Self Designers / D.G. Diego Hernndez Impresin
CONTENIDO
I. LA CORPORACIN CALIDAD ........................................................................................... 5 II. PREMIO NACIONAL A LA EXCELENCIA Y LA INNOVACIN EN GESTIN .....................7 III. MODELO DEL PREMIO NACIONAL A LA EXCELENCIA Y LA INNOVACIN EN GESTIN................10 IV. GUA PARA LA PREPARACIN DEL INFORME EJECUTIVO DE POSTULACIN CRITERIOS DE EVALUACIN ....................................................................................................................................14 A. Tabla de criterios y puntajes .........................................................................................................14 B. Perfil de la organizacin: entorno, relaciones y retos ...............................................................15 C. Criterios de evaluacin ..................................................................................................................16
1. Estrategia ............................................................................................................................................16 2. Liderazgo ........................................................................................................................................... 18 3. Personas .............................................................................................................................................20 4. Procesos .............................................................................................................................................22 5. Conocimiento e informacin ..........................................................................................................24 6. Capacidad de innovacin ................................................................................................................26 7. Clientes y mercados .........................................................................................................................28 8. Resultados .........................................................................................................................................30
V. PROCESO PREMIO NACIONAL A LA EXCELENCIA Y LA INNOVACIN EN GESTIN .... 32 A. Etapas del proceso ......................................................................................................................... 33 B. Cronograma del premio .................................................................................................................36 VI. BASES PARA LA POSTULACIN 2009 - 2010 ................................................................. 37 A. Orientaciones y recomendaciones ..............................................................................................37 B. Marco general de evaluacin ........................................................................................................39 C. Responsabilidades de los ganadores ...........................................................................................41 D. Categoras ........................................................................................................................................41 E. Inversin ...........................................................................................................................................42 VII. FORMULARIO DE INSCRIPCIN.........................................................................................43 VIII. GLOSARIO ...................................................................................................................45
I. LA CORPORACIN CALIDAD
La Corporacin Calidad fue creada en 1991 de manera concertada entre el Gobierno Nacional y el sector privado, representados por el IFI, COLCIENCIAS, FONADE y 44 empresas de los diferentes sectores econmicos y regiones del pas. Acta como un centro de innovacin que desarrolla y difunde de forma masiva conocimientos y tecnologas en gestin, con el propsito de potencializar las organizaciones pblicas y privadas en el contexto de un entorno econmico y social que exige mayores niveles de productividad y competitividad. La Corporacin Calidad pertenece al Sistema Nacional de Competitividad, al Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, y a la Red Colombiana de Centros de Productividad. Internacionalmente, pertenece a la Red Iberoamericana de Excelencia en la Gestin (REDIBEX), al Global Excellence Model (GEM) y tiene vnculos con diversos centros de investigacin y desarrollo en gestin. La Corporacin Calidad opera como un centro de desarrollo de conocimiento para la productividad y la competitividad. Como centro de innovacin, tiene una oferta de valor claramente diferenciada y difcilmente imitable la cual se entrega a las organizaciones a travs de la ejecucin de proyectos para el desarrollo y la prestacin de servicios de apoyo a la gestin. Su aporte al pas se refleja fundamentalmente en la entrega de conocimiento innovador como un bien pblico que contribuye a desarrollar y consolidar organizaciones socialmente sanas y econmicamente exitosas que crean riqueza y generan progreso y bienestar para los colombianos.
Misin
Inspirar, propiciar y habilitar procesos y sistemas de innovacin en gestin que aseguren sostenibilidad en las organizaciones, para que stas ejerzan su funcin generadora de riqueza y bienestar social y ambiental.
Visin
En el ao 2019, seremos reconocidos como una organizacin de clase mundial que aporta decisivamente a la evolucin exitosa de las organizaciones y a la construccin de un pas y de un mundo mejores.
Valores corporativos
Para asegurar el desarrollo de la misin y el logro de la visin, la Corporacin Calidad y sus colaboradores fundamentan su labor en los siguientes valores: Solidaridad Respeto por las personas Disposicin a la innovacin Coherencia Aspiracin a la excelencia
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El premio es un reconocimiento a las organizaciones que tengan en Colombia un sistema de gestin basado en la excelencia y la innovacin. No es un certificado de calidad de un producto o servicio.
La economa globalizada actual exige a las organizaciones ser competitivas y capaces de proyectarse exitosamente hacia el futuro. En este sentido, es necesario involucrar en la gestin de las organizaciones conceptos y prcticas de modelos de excelencia que, ms all de la calidad y la productividad, le permitan a stas alcanzar resultados que estn al nivel de organizaciones de clase mundial. Con este precedente, y como una contribucin al desarrollo del pas de acuerdo con las polticas nacionales de productividad y competitividad, surge el Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin. El Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin es un aporte de la Corporacin Calidad, miembro del Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin, que cuenta con el apoyo de actores pblicos y privados, para que las organizaciones pblicas y privadas de todos los sectores, tamaos y regiones de Colombia asuman el reto de convertirse en organizaciones de clase mundial, asegurando su sostenibilidad y su capacidad de crear valor superior a sus grupos sociales objetivo. El modelo del Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin es fruto de las investigaciones y experiencias de la Corporacin Calidad, que durante 20 aos ha desarrollado e implementado modelos sectoriales, nacionales e internacionales de excelencia en la gestin.
Objetivos
El Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin tiene los siguientes objetivos: Reconocer pblicamente las organizaciones que tengan altos niveles de excelencia e innovacin en su gestin, y difundir sus prcticas y resultados para que sirvan como ejemplo a otras organizaciones. Difundir masivamente el modelo como medio para fomentar la utilizacin de los criterios del premio como herramienta para que las organizaciones identifiquen las principales brechas que tienen para ser sostenibles y competitivas internacionalmente. Proyectar a las organizaciones ganadoras hacia la obtencin de reconocimientos internacionales que les agreguen valor en sus procesos de internacionalizacin. Servir como gua de reflexin y debate para evaluar la capacidad innovadora de la propia organizacin desde la alta direccin.
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La figura representa un sistema dinmico que se enmarca en los fundamentos de excelencia y cuyos elementos (criterios impulsores) interactan de forma armnica e integrada para la obtencin de resultados que apuntan a la creacin de valor para los grupos sociales objetivo hacia la competitividad en el presente y la sostenibilidad en el futuro.
Perfil de la organizacin
La plataforma del modelo est constituida por tres elementos que describen el perfil de la organizacin. Estos son: Entorno, el cual se refiere al conjunto de condiciones externas que rodean e influencian la operacin de la organizacin, tales como las condiciones y tendencias del mercado, la competencia, los clientes actuales y potenciales, los grupos sociales objetivo, etc. Relaciones, que son las conexiones o enlaces que hace la organizacin para el desarrollo de su actividad y el logro de sus propsitos estratgicos. Estas incluyen alianzas, convenios, trabajo en red, etc. Y, por ltimo, Retos, que son los principales desafos que enfrenta la organizacin y que tiene en cuenta para la definicin de su estrategia y focalizacin de esfuerzos.
Fundamentos de excelencia
Los fundamentos de excelencia se constituyen en el referente filosfico e ideolgico de la gestin, y expresan conceptos reconocidos internacionalmente que se traducen en prcticas o factores de desempeo superior, encontrados en organizaciones de clase mundial. El modelo que da soporte al Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin se sustenta en diez fundamentos: Innovacin, Pensamiento sistmico, Aprendizaje permanente, Asociatividad, Inteligencia estratgica, Creacin de valor, Oferta diferenciada, Inteligencia frente al cambio, Conocimiento y Responsabilidad para el desarrollo, los cuales se describen a continuacin: Innovacin: La organizacin y las personas deben desarrollar deliberada y sistemticamente procesos de aprendizaje que les permitan cambiar sus estructuras de pensamiento y, en consecuencia, descubrir brechas, generar acciones y obtener resultados inimaginables. Pensamiento sistmico: El pensamiento de las personas y de la organizacin contempla el todo, las partes, y las conexiones entre las partes. En este sentido, en los sistemas son trascendentales la interaccin y la interdependencia entre sus componentes, ms que los componentes mismos. Aprendizaje permanente: El conocimiento, del cual se derivan las decisiones y las acciones que conducen a un desempeo superior, se ha de apalancar en una cultura que propicie la observacin sistemtica, la reflexin abierta y compartida, la construccin conjunta de perspectivas y la experimentacin coordinada. Asociatividad: Las organizaciones estn compuestas de elementos (personas, procesos, reas, entre otros) que interactan sistmicamente y a su vez forman parte de sistemas mayores. La competitividad y sostenibilidad de las organizaciones, cadenas, redes, sectores, regiones y sistemas, est dada por su capacidad de generar y gestionar acciones conjuntas y de tener interacciones efectivas.
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Inteligencia estratgica: Adems de los sistemas y las herramientas para la gestin de la estrategia, las organizaciones deben desarrollar niveles superiores de inteligencia estratgica, los cuales conducen a visualizar la organizacin y su entorno de manera integral y sistmica, a tomar decisiones con altos niveles de diferenciacin y a obtener resultados superiores a los anteriores. Creacin de valor: Las acciones de la organizacin deben estar enfocadas a la creacin de valor superior, tangible e intangible, para los diferentes grupos sociales objetivo. De esta manera se alcanzan resultados consistentes, y altos niveles de competitividad y sostenibilidad de la organizacin. Oferta diferenciada: La oferta diferenciada, sostenible y difcilmente imitable, debe gestionarse para que sea impulsora y pilar del desarrollo, el xito, la competitividad y la sostenibilidad de la organizacin. De esta manera se facilita a los grupos sociales objetivo decidir sobre sus preferencias. Inteligencia frente al cambio: Las transformaciones que experimentan las organizaciones y su entorno exigen el desarrollo de capacidades para enfrentar el cambio, y ser participes y agentes del mismo. Para esto, se deben definir los procesos, construir la cultura y desarrollar las personas que aseguren altos niveles de efectividad. Conocimiento: El conocimiento, combinado inteligentemente con la estrategia y los recursos, asegura altos niveles de desarrollo de la organizacin. Su adecuada gestin es clave para el mantenimiento, el mejoramiento y la innovacin de los procesos, y debe estar soportada en enfoques, estrategias e instrumentos. Responsabilidad para el desarrollo: La relacin entre el desarrollo de la organizacin y el desarrollo de sus grupos sociales objetivo debe optimizarse y armonizarse con base en una actuacin comprometida con valores ticos, transparencia y respeto, para crear riqueza y generar prosperidad colectiva.
Criterios de evaluacin
Los elementos de referencia para implementar y evaluar la gestin estn conformados por siete captulos o criterios impulsores, que a su vez se dividen en elementos bsicos que sirven de gua para la preparacin del informe de postulacin, para realizar ejercicios de autoevaluacin e implementar el sistema de gestin integral en la organizacin, entre otros usos definidos. Estos criterios conforman el ncleo del modelo y buscan impulsar la consecucin de resultados. Los criterios parten desde la Estrategia, que incluye las definiciones del direccionamiento estratgico que orientan a la organizacin de manera exitosa en el presente y dan el rumbo necesario para el logro de las metas que permiten alcanzar la continuidad del negocio en el futuro; la orientacin de las acciones, esfuerzos y comportamientos de los miembros de la organizacin hacia el cumplimiento de la misin y el logro de la visin; la generacin de valor diferenciado y la determinacin de mecanismos para alinear la estrategia, la estructura y la cultura de la organizacin.
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Otro criterio es el Liderazgo, que se entiende como la capacidad, participacin e influencia de los lderes de la organizacin, especialmente de la alta direccin, en la formulacin y despliegue del direccionamiento estratgico, as como en la promocin permanente y apropiacin por parte de toda la organizacin de los valores organizacionales y conductas que lleven a una cultura de excelencia e innovacin, y faciliten el logro de los propsitos estratgicos. El criterio de Personas, que incluye todos los procesos administrativos que soportan la gestin del personal en cuanto a definicin de perfiles, seleccin y retencin del talento que requiere la organizacin para la operacin alineada con los propsitos estratgicos , incluye tambin las acciones que define e implementa la organizacin hacia un ambiente propicio para la innovacin y el desarrollo de las capacidades de sus colaboradores, como factor importante en el logro de las metas. Para crear valor a los grupos sociales objetivo, responder gil e inteligentemente a los cambios, alcanzar los propsitos estratgicos definidos por la organizacin, y asegurar productos y servicios acordes con las necesidades y expectativas de los clientes, es necesario que la organizacin opere de manera estructurada y coherente, con adecuadas estructura y gestin de Procesos. Teniendo en cuenta que para la correcta toma de decisiones es necesario contar con informacin veraz en el momento oportuno y con los medios necesarios para facilitar su anlisis, el Conocimiento e informacin es uno de los criterios base del modelo. ste abarca la forma en que la organizacin asegura y gestiona el conocimiento como un activo organizacional y como elemento fundamental para el desarrollo de la competitividad y creacin de valor a los grupos sociales objetivo, de manera sostenible. Como factor innovador del modelo se encuentra el criterio de Capacidad de innovacin, el cual tiene en cuenta los esfuerzos que la organizacin hace para incluir la innovacin como fundamento en el desarrollo y mejoramiento de sus procesos, productos y/o servicios, as como la forma como se fomenta y gestiona una cultura de innovacin. El siguiente criterio, Clientes y mercados, refleja el conjunto de acciones establecidas en la organizacin para lograr el conocimiento y entendimiento de su mercado, y la satisfaccin de sus clientes y usuarios finales. Es un aspecto de vital importancia que parte de conocer sus necesidades presentes y futuras para convertirlas en atributos de calidad, como base para desarrollar productos y servicios innovadores con alto valor agregado, que satisfagan y superen sus necesidades, expectativas y preferencias. As mismo, incluye la capacidad de la organizacin para sostenerse en los mercados objetivos e incursionar en nuevos mercados a travs de estrategias de asociatividad y cooperacin. El reflejo de la gestin de la organizacin se manifiesta en el ltimo criterio, Resultados. Estos se deben ver reflejados dentro de las organizaciones en la creacin de valor para los grupos sociales objetivo, la competitividad y la sostenibilidad. Por lo anterior, es necesario que se definan acciones gerenciales de evaluacin y seguimiento que permitan identificar y mostrar los avances y logros obtenidos en las distintas reas y procesos, as como los avances globales de la organizacin para visualizar el cumplimiento del direccionamiento estratgico definido.
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IV. GUA PARA LA PREPARACIN DEL INFORME EJECUTIVO DE POSTULACIN CRITERIOS DE EVALUACIN
Las organizaciones interesadas en postularse al Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin, deben preparar un informe escrito de mximo 50 pginas, que incluya el perfil de la organizacin y la descripcin de su gestin de acuerdo con los elementos contenidos en el modelo, es decir, los siete captulos de criterios impulsores y el capitulo de resultados. Es importante que el informe refleje, de manera breve, la gestin de la organizacin con respecto a los criterios definidos en el modelo. Igualmente, es importante tener en cuenta que las preguntas contenidas en cada captulo son una gua de reflexin para las organizaciones en la elaboracin del informe de postulacin, pero no representan un cuestionario cuyas preguntas deban ser respondidas en su totalidad.
Puntaje
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C. Criterios de evaluacin
1. Estrategia Este criterio examina la formulacin y el planteamiento estratgico establecido por la organizacin para desarrollar y sostener la capacidad de creacin de valor, as como los procesos para el establecimiento y la gestin de esas definiciones estratgicas. Incluye la alineacin de estrategia, estructura y cultura de la organizacin hacia el alcance de sus propsitos. 1.1. Pensamiento organizacional, formulacin y planteamiento estratgico
a. Existe en la organizacin un pensamiento, filosofa empresarial, ideologa organizacional o similar? Cul es y de dnde surge? b. Tiene la organizacin definidos los elementos de su formulacin estratgica? Cules son y quines participan en su definicin? c. Cules son los grupos sociales objetivo para los que la organizacin crea valor? d. De qu manera la estrategia involucra elementos que aseguran contribucin al desarrollo social? e. Cul es la oferta de valor diferenciado de la organizacin para sus grupos sociales objetivo? Cules son los recursos estratgicos capacidades distintivas y activos estratgicos que la soportan y la hacen sostenible? f. Cmo involucra la organizacin la innovacin como un elemento fundamental en todos sus procesos y definiciones estratgicas? g. Cmo se revisan y se actualizan las estrategias de la organizacin y con qu frecuencia se hace esta revisin? h. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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2. Liderazgo Este captulo examina el enfoque y la implementacin del sistema de liderazgo organizacional en cuanto a la capacidad, participacin e influencia de los lderes en la construccin y mantenimiento de un sistema de gestin integral, y de una cultura de excelencia e innovacin, en los diferentes niveles de la organizacin. 2.1. Estilo de liderazgo
a. Cul es el estilo de liderazgo prcticas, capacidades, participacin e influencia de los lderes y cmo se despliega en la organizacin? b. Cul es el papel de la alta direccin en el diseo, implementacin y seguimiento de un sistema de gestin integral? c. Cul es el papel de los lderes para lograr la participacin de los colaboradores en el proceso de gestin integral? d. Cul es el compromiso de la alta direccin en el tema de responsabilidad social? e. Cmo se asegura que el liderazgo que se desarrolla en la organizacin contribuye al logro de los propsitos estratgicos establecidos? f. De qu forma la alta direccin promueve la excelencia, la innovacin y el aprendizaje para la creacin de valor a los grupos sociales objetivo? g. Cmo se lidera el involucramiento de los diferentes grupos sociales objetivo hacia el cumplimiento de los propsitos estratgicos de la organizacin? h. Cmo se mide el impacto del desarrollo del liderazgo en la organizacin? i. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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3. Personas Este captulo examina la forma como la organizacin desarrolla el potencial de las personas como elemento fundamental para alcanzar sus propsitos estratgicos. Revisa tambin la forma en que la estrategia de la organizacin orienta y genera un ambiente propicio para la innovacin, el alto desempeo y el desarrollo integral de los trabajadores. 3.1. Gestin del talento humano
a. Cmo se definen los cargos, perfiles y competencias requeridos en la organizacin para que contribuyan a la creacin de valor a sus grupos sociales objetivo y al logro de los propsitos estratgicos? b. Cmo se definen los factores de seleccin y cmo se realizan los procesos de vinculacin, induccin y reinduccin del personal? c. Cmo se disean e implementan los sistemas de evaluacin, reconocimiento y retribucin del desempeo? d. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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4. Procesos Este captulo examina la estructura de los procesos, la forma en que la organizacin los gestiona y cmo estimula e integra a sus proveedores y clientes en el mejoramiento de los procesos clave y de apoyo. Lo anterior, con el fin de crear valor, responder gil e inteligentemente a los cambios y alcanzar los objetivos estratgicos orientados a la innovacin y sostenibilidad de la organizacin. 4.1. Estructura y gestin de procesos
a. Cmo concibe, define y estructura sus procesos la organizacin y cmo entiende el trabajo por procesos? b. Cmo se identifican los procesos que crean o agregan valor, en lnea con el modelo de negocio de la organizacin? c. Cmo se relacionan entre s los procesos de la organizacin? d. Cmo se asegura que la estructura y gestin de los procesos en la organizacin contribuyen al logro de los propsitos estratgicos establecidos? e. De qu forma se gestionan los riesgos en los procesos de la organizacin? f. Cmo soporta los procesos de la organizacin el sistema de gestin de riesgos? g. Cmo se implementan los procesos en los diferentes elementos de la gestin y la organizacin capital humano, estrategia, procesos productivos y administrativos, cultura entre otros ? h. Cmo contribuye la estructura y gestin de procesos en el desarrollo del aprendizaje, la excelencia y la innovacin dentro de la organizacin? i. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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5. Conocimiento e informacin Este criterio examina cmo la organizacin utiliza, gestiona y asegura el conocimiento como activo y elemento potenciador de la competitividad, soportado en sistemas de informacin y en informaciones relevantes. Examina la forma como el conocimiento apoya la estrategia y las decisiones, y asegura la creacin de valor de manera sostenible. 5.1. Gestin de la informacin
a. Cules son los criterios que se utilizan para identificar las necesidades de informacin, disear y/o seleccionar los sistemas de informacin e identificar la informacin relevante de los diferentes procesos y niveles? b. Cules son los procedimientos y las tecnologas que se usan para asegurar la confiabilidad, disponibilidad, consistencia, seguridad, sistemicidad, integralidad y actualizacin de la informacin? c. Cmo contribuyen los sistemas de informacin al desarrollo y fortalecimiento de la cadena de valor de la organizacin? d. Cmo se analiza la informacin y cmo los resultados de los anlisis contribuyen al aprendizaje, al logro de las metas de la organizacin y, en general, al mejoramiento, innovacin y creacin de valor en procesos, productos y/o servicios? e. Cmo contribuyen los resultados del anlisis de la informacin al desarrollo del conocimiento y a la creacin de nuevos productos y/o servicios de la organizacin? f. Cmo se asegura la actualizacin tecnolgica de los sistemas de informacin? g. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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5.3. Redes
a. Qu tipo de redes establece la organizacin, con qu actores y con qu propsitos? b. Cmo se genera aprendizaje organizacional y transferencia de conocimiento mediante el trabajo en redes dentro de la organizacin y con otros grupos sociales objetivo? c. De qu forma contribuye el trabajo en red a la innovacin y al cumplimiento de los propsitos estratgicos en la organizacin? d. Tiene la organizacin acuerdos de colaboracin con centros de investigacin u otras entidades de desarrollo? Cules son y cmo se gestionan? e. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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6. Capacidad de innovacin Este criterio examina el enfoque, la implementacin y los resultados de la organizacin en cuanto a las estrategias, las prcticas y los procesos de innovacin, a travs de toda la cadena de valor. Igualmente evala la forma como se fomenta y gestiona una cultura de innovacin, que se refleja en comportamientos y conductas visibles, y en productos, servicios y procesos de alto valor agregado. 6.1. Estrategia de innovacin
a. De qu forma la estrategia de la organizacin tiene en cuenta la innovacin y la considera como un factor clave para su xito? b. Cul es el papel de la alta direccin en el desarrollo de la estrategia de innovacin? c. Qu tipo de conocimientos, competencias y recursos requiere y dispone prioritariamente la organizacin para promover e incentivar la innovacin? d. Cmo se formalizan y planifican los objetivos, las acciones a llevar a cabo, los recursos y el presupuesto necesarios para el desarrollo de las actividades de innovacin en la organizacin? e. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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7. Clientes y mercados Este criterio evala el conocimiento y entendimiento que tiene la organizacin de sus clientes y mercados en cuanto a sus necesidades, expectativas y preferencias. Tambin respecto a la forma como la organizacin utiliza esta informacin para desarrollar productos y servicios innovadores, con alto valor agregado, que satisfagan y superen dichos requerimientos. As mismo, evala la capacidad de la compaa para sostenerse en los mercados objetivos e incursionar en otros nuevos, a travs de estrategias de asociatividad y cooperacin, basndose en relaciones duraderas con sus clientes. 7.1. Conocimiento de clientes y mercados
a. Cul es el enfoque o estrategia global de la organizacin con respecto a los clientes y mercados? b. Cules son las metodologas que utiliza la organizacin para identificar y conocer los mercados, grupos de clientes y, en general, grupos sociales objetivo? c. Cmo se obtiene y se analiza la informacin sobre el entorno, las caractersticas y tendencias del mercado? d. Cul es la frecuencia, fuentes y confiabilidad con que se obtiene esta informacin? e. Cmo se identifican y priorizan las necesidades y expectativas presentes y futuras de los clientes y de los mercados? f. Cmo se toman en cuenta los clientes de la competencia y otros clientes o mercados potenciales en estos procesos? g. De qu forma el conocimiento de los clientes y mercados contribuye al logro de los propsitos estratgicos? h. De qu forma el conocimiento de los clientes y mercados, actuales y potenciales, promueve el desarrollo de la excelencia, la innovacin y el aprendizaje en la organizacin? i. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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h. Con qu frecuencia se desarrollan nuevos productos y/o servicios dentro de la organizacin? Qu productos y/o servicios nuevos han sido introducidos en los ltimos aos? i. Cules son los objetivos para la introduccin de nuevos productos y/o servicios en los prximos aos? j. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
7.4. Asociatividad
a. Cmo est considerado el tema de asociatividad dentro de la estrategia de clientes y mercados de la organizacin? b. Qu formas de asociatividad ha desarrollado o desarrolla la organizacin con el propsito de sostenerse en los mercados actuales e incursionar en otros nuevos? c. Con quines desarrolla la organizacin proyectos y/o procesos asociativos? d. Cul es el papel de la alta direccin en el fomento y desarrollo de estos proyectos y/o procesos asociativos? e. De qu forma se crean, estimulan y mantienen relaciones basadas en la confianza con las entidades que integran los proyectos asociativos? f. Cmo se desarrollan las habilidades y competencias necesarias para que los colaboradores tengan mayor capacidad de generar y gestionar proyectos y/o procesos asociativos? g. Cmo los proyectos asociativos contribuyen al logro de los propsitos estratgicos de la organizacin? h. Cmo se evalan, mejoran e innovan los procesos anteriormente descritos?
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8. Resultados Este criterio examina los resultados de la organizacin, su evolucin y comparacin con los mejores, y la manera como esos resultados contribuyen a la Creacin de Valor para los diferentes grupos sociales objetivo y para el medio ambiente. Igualmente, evala la Competitividad de la organizacin, entendida como un concepto asociado a su desempeo y a los logros obtenidos en el pasado y hasta el presente. Por ltimo la Sostenibilidad, relacionada con el enfoque de las estrategias que aseguran la permanencia y crecimiento de la organizacin en el futuro. 8.1. Creacin de valor para los grupos sociales objetivo
a. Cmo se considera el tema de creacin de valor para los grupos sociales objetivo dentro de la estrategia de la organizacin? b. Cules son los criterios de la organizacin para identificar las necesidades y expectativas de los actores y/o grupos sociales objetivo? c. Qu programas y acciones se desarrollan con el fin de armonizar y optimizar el desarrollo de la organizacin con el desarrollo de sus grupos sociales objetivo? d. Cules son los indicadores utilizados para evaluar el desempeo de la organizacin frente a la creacin de valor para los grupos sociales objetivo? e. Cules son los resultados de la organizacin en cuanto a la creacin de valor para sus grupos sociales objetivo como contribucin a su xito y desarrollo? f. Cules han sido los comportamientos y las tendencias de los resultados de las mediciones con respecto a las metas definidas? g. Cmo se analizan los resultados de las mediciones clave de la organizacin y qu acciones se toman con base en este anlisis? Cul ha sido el impacto de esas acciones? h. Cules son las polticas, sistemas y recursos utilizados por la organizacin para medir, reducir, controlar o eliminar el impacto ambiental negativo, actual o potencial, de sus procesos, actividades, productos y/o servicios en todo su ciclo de vida? i. Cmo se referencian y comparan las prcticas y resultados de la organizacin con los de la competencia y con los ms destacados de los mercados nacionales e internacionales? j. Cmo se asegura la organizacin de que las herramientas, procesos y sistemas contribuyen a la creacin de valor para los grupos sociales objetivo? k. Cmo se definen y desarrollan las capacidades distintivas y los activos estratgicos para asegurar la creacin de valor para los grupos sociales objetivo? l. Cmo se comunica a los grupos sociales objetivo y a la sociedad en general los resultados de las acciones y programas de responsabilidad social? m. Cmo asegura la organizacin que la creacin de valor para los grupos sociales objetivo es sostenible? n. Cmo se evalan, mejoran e innovan los sistemas y metodologas anteriormente descritos? 30
8.2. Competitividad
a. Cmo concibe o entiende la organizacin la competitividad? b. Cmo se considera la competitividad dentro de la estrategia de la organizacin? c. Cules son las metodologas e indicadores que usa la organizacin para medir su competitividad? d. Cmo se asegura que las herramientas, procesos y sistemas contribuyen al mejoramiento de la competitividad de la organizacin? e. De qu manera la innovacin contribuye a mejorar la competitividad de la organizacin? f. Cmo la organizacin hace seguimiento de la evolucin en su posicin competitiva? Cmo ha sido esa evolucin? g. Cmo se definen y desarrollan las capacidades distintivas y los activos estratgicos para asegurar competitividad de la organizacin? h. Cmo se evalan, mejoran e innovan los sistemas y metodologas anteriormente descritos?
8.3. Sostenibilidad
a. Cmo concibe o entiende la organizacin la sostenibilidad? b. Cmo se considera la sostenibilidad dentro de la estrategia de la organizacin? c. Cules son las metodologas que se usan para medir el alcance de los propsitos estratgicos de la organizacin? d. Cmo se gestionan los riesgos asociados a la sostenibilidad de la organizacin? e. Cmo mide la organizacin el grado de salud financiera y qu elementos y acciones utilizan para asegurarla en el futuro? f. Cules son los factores crticos para el cumplimiento de los propsitos estratgicos? g. De qu forma la organizacin utiliza la informacin para propiciar y proyectar el mejoramiento de su desempeo y el establecimiento de nuevos retos? h. Cmo se definen y desarrollan las capacidades distintivas y los activos estratgicos para asegurar la sostenibilidad de la organizacin? i. En qu forma la innovacin y la diferenciacin permanentes contribuyen al xito sostenible de la organizacin en el futuro? j. Cules son los resultados clave de desempeo de la organizacin en los ltimos aos? Cul es su proyeccin hacia el futuro? k. Cules son los indicadores utilizados para evaluar el riesgo en el mediano y largo plazo, la permanencia de la organizacin, la relevancia tecnolgica de sus productos y/o servicios, y las capacidades organizacionales requeridas en el futuro? l. Cmo se evalan, mejoran e innovan los sistemas y metodologas anteriormente descritos?
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CORPORACIN CALIDAD Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin Carrera 7 No. 26-20 Edificio Seguros Tequendama, oficina 10-02 Bogot D.C., Lnea de Atencin al Postulante: (1) 2861444 Fax: (1) 2823185 E-mail: pneig@ccalidad.com.co Pgina Web: www.ccalidad.org www.premionacionalexcelencia.org
Toda la informacin que las organizaciones postulantes entregan en el proceso del Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin es de carcter estrictamente confidencial, lo que significa que sin su autorizacin, ninguna informacin ser divulgada, salvo a las instancias creadas para el desarrollo de este proceso (jurados, evaluadores y coordinadores designados por la Corporacin Calidad). As mismo, se precisa que en la estructuracin del informe y desarrollo de la evaluacin, no se requiere la entrega de secretos industriales.
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Inscripcin y postulacin Con base en las instrucciones contenidas en la gua, los postulantes debern presentar un informe ejecutivo de postulacin, de mximo 50 pginas. La fecha lmite para la entrega es el 30 de Abril de 2010. La inscripcin y postulacin al Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin se debe realizar ante la Corporacin Calidad. Para que la inscripcin se haga efectiva, la organizacin debe cancelar el valor correspondiente a su categora (ver la seccin Inversin), incluido IVA, antes de entregar el informe de postulacin. Seleccin de evaluadores y jurados La composicin y conformacin del grupo de evaluadores del Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin se realiza con base en criterios de especializacin y experiencia en los temas de gestin, con la orientacin tcnica de la Corporacin Calidad. Todos los pertenecientes a este grupo reciben un entrenamiento especial para asegurar la interpretacin uniforme de los criterios del premio y del sistema de calificacin establecido. La asignacin de los evaluadores para el anlisis de las organizaciones se realiza con base en la experiencia del evaluador y el tipo de organizacin analizada. Se tiene en cuenta adems el Cdigo tico diseado para tal fin, as como un estricto anlisis de los conflictos de inters. La seleccin del grupo de jurados se realiza a travs de invitacin por parte de la Corporacin Calidad. Este grupo incluye a destacados representantes del sector privado, pblico, acadmico y diplomtico que son reconocidos por su aporte, conocimiento, experiencia y liderazgo en temas de gestin organizacional. Evaluacin de informes ejecutivos de postulacin El grupo de evaluadores realiza una lectura profunda de los informes ejecutivos de postulacin que presentan las organizaciones inscritas, con el fin de valorarlos cualitativa y cuantitativamente, de acuerdo con los criterios establecidos para cada componente y teniendo en cuenta la relacin de causalidad entre los resultados y la aplicacin de los enfoques. Visitas de campo Todas las organizaciones inscritas al Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin reciben la visita de los evaluadores para examinar con mayor profundidad los enfoques, implementacin y resultados, as como para verificar la consistencia entre los distintos criterios, consignados en el Informe Ejecutivo de Postulacin. Basados en estas visitas, los evaluadores elaboran un informe definitivo de evaluacin de cada organizacin para ser presentado a los miembros del Jurado.
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Las fechas de las visitas de campo sern informadas a las organizaciones en la primera semana de mayo, previa legalizacin de su inscripcin.
Seleccin de organizaciones para presentacin ante el jurado Partiendo de la evaluacin cualitativa y cuantitativa realizada por el grupo de evaluadores, el jurado selecciona las organizaciones con mayor avance con respecto al modelo del Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin y que por tanto continuarn en el proceso, con opcin de ser merecedoras del premio. Las organizaciones seleccionadas deben presentar y sustentar el sistema de gestin de su organizacin ante el Jurado. Esta presentacin la har el Primer Directivo de la organizacin con su equipo de trabajo. Las organizaciones seleccionadas para efectuar la presentacin ante los jurados sern notificadas con una semana de anticipacin, de acuerdo con el cronograma establecido. Nota: Los costos de traslado y hospedaje a los que haya lugar sern asumidos por las organizaciones seleccionadas para hacer la presentacin ante jurados. Seleccin de ganadores Una vez realizada la presentacin del primer lder de la organizacin ante el jurado, ste realizar un anlisis integral y profundo de cada organizacin seleccionada y tomar las decisiones definitivas sobre las organizaciones merecedoras del Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin. Retroalimentacin Todos los postulantes reciben un informe escrito y una visita de retroalimentacin por parte de un equipo conformado por un representante de la Corporacin Calidad y uno del equipo evaluador; si la organizacin fue seleccionada para realizar la presentacin ante el jurado, asistir adems un representante del jurado. La retroalimentacin es el aporte ms valioso que se brinda a los participantes, dado que en ella se analizan las fortalezas y oportunidades de mejoramiento del sistema de gestin que se est desarrollando, se establecen referentes de accin que orientan a las organizaciones en su camino hacia la excelencia y se determinan parmetros para medir la evolucin del sistema de gestin. Ceremonia de entrega Los premios sern entregados por el Seor Presidente de la Repblica en ceremonia especial, a la que, adems de las organizaciones ganadoras y participantes, estarn invitados representantes de los sectores pblico, privado, acadmico y diplomtico. En esta ceremonia, las organizaciones galardonadas debern hacer una breve presentacin del sistema de gestin que las hizo merecedoras del Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin.
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INICIO
Febrero 7 a Abril 21 Convocatoria, difusin y acompaamiento Formacin de Evaluadores Talleres de Orientacin Recepcin, verificacin de requisitos y distribucin de informes Inscripciones y entrega de Informes de Postulacin
Evaluacin de informes (Individual y en concenso)
Abril 20 a Mayo 12
Abril 12 a Mayo 13
Mayo 14
Mayo 17 al 28
Junio 7 al 18
Visitas de campo
Junio 25
NO
Preseleccin de organizaciones
Julio 15
SI
Julio 15
NO
Seleccin de ganadores
Julio 27
SI
Ceremonia de entrega del Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin 2009 - 2010
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Julio 5 Agosto 31
RETROALIMENTACIN Y SISTEMATIZACIN
Fin
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que permiten el mejoramiento del desempeo y que contribuyen a los resultados clave. Se recomienda tener en cuenta, en este contexto, lo siguiente:
o Muestre que las actividades son sistmicas. o Tenga en cuenta que la consistencia entre el enfoque, la implementacin y el seguimiento a las mediciones deben mejorar el desempeo de la organizacin. o Responda completamente los requerimientos de los criterios correspondientes al modelo. o En el caso que exista el mismo requerimiento de informacin en ms de un tem, es apropiado indicar el lugar donde se encuentra esta informacin, en lugar de repetirla. o Se recomienda utilizar grficos, modelos o tablas con una breve y clara explicacin, evitando largas e imprecisas descripciones.
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Para el caso del criterio de resultados y de la visin global de la organizacin, las fortalezas deben referirse a que las prcticas y los resultados sean comparados con los objetivos planteados, la competencia y los mejores de su clase. Oportunidades de mejoramiento Son las brechas existentes entre el estado de desarrollo de los elementos, procesos o sistemas de la organizacin o la gestin, frente al estado de desarrollo requerido para su xito sostenible, de tal modo que: La organizacin no cuenta con una visin de sistema que articule los diferentes procesos. La operacin de los procesos no responde con claridad al direccionamiento estratgico propio de su sistema de gestin. No existen ciclos de evaluacin ni de mejoramiento, y la organizacin no cuenta con indicadores o estos no se emplean de forma sistmica. Para el caso del criterio de Resultados y de la visin global de la organizacin, las oportunidades de mejoramiento se refieren a que los resultados no son comparados.
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D. Categoras
El Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin est dirigido a organizaciones en Colombia de todos los tipos, tamaos, sectores y regiones. Se otorga en nueve categoras: Manufactura Industria o Muy Grande o Grande o Mediana o Micro y pequea Servicios o Muy Grande o Grande o Mediana o Micro y pequea Pblica o Organizaciones pblicas
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Para todos los efectos, se entiende por muy grande, grande, mediana, micro y pequea toda unidad de explotacin econmica realizada por persona natural o jurdica, en actividades empresariales, agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbano que responda a los siguientes parmetros: CATEGORAS TAMAO Muy Grande Grande Mediana MIPES ACTIVOS FINANCIEROS No. DE TRABAJADORES
Mayor a 100.001 SMMLV Mayor que 1.000
201 1000
51 - 200
1 - 50
Nota: Para la clasificacin de aquellas organizaciones que presenten combinaciones de parmetros de utilidad y activos totales diferentes a los anteriores, el factor determinante ser el que la ubique en la categora superior.
E. Inversin
El costo de la postulacin al Premio Nacional a la Excelencia y la Innovacin en Gestin est determinado por la categora en la cual participa la organizacin y es considerado un valor simblico, si se tiene en cuenta la ganancia que implica participar en el proceso. Dichos valores son:
Categora
Muy Grande Grande Mediana MIPES Pblica
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SMMLV: Salario Mnimo Mensual Legal Vigente
Inscripcin
40 SMMLV 25 SMMLV 15 SMMLV 5 SMMLV 20 SMMLV
VII. FORMULARIO DE INSCRIPCIN AL PREMIO NACIONAL A LA EXCELENCIA Y LA INNOVACIN EN GESTIN, VERSIN 2009-2010
1. Postulante
Nombre o Razn Social: NIT: Domicilio: Telfono: Fax: e-mail:
2. Datos Administrativos
Primer Directivo de la Organizacin / Representante legal Nombre: Cargo: e-mail: Direccin: Telfono:
Persona de Contacto Proceso de Postulacin al PREMIO NACIONAL A LA EXCELENCIA Y LA INNOVACIN EN GESTIN Nombre: Cargo: e-mail: Direccin: Telfono:
3. Actividades
Actividad Principal:
4. Tamao de la Empresa
N de Empleados: Activos totales:
7. Describa brevemente las principales normas y/o entidades que regulan la actividad de su organizacin:
Remitir a: Corporacin Calidad Carrera 7 No. 26 20 Oficina 1002 Telfono (57-1) 2861444, Fax: (57-1) 2823185, Bogot, Colombia. Anexar: Informe Ejecutivo de postulacin (5 copias impresas). Informe Ejecutivo de postulacin en copia por medio magntico (CD). Certificado de constitucin y representacin legal, con una vigencia no mayor a tres (3) meses. Formulario de inscripcin debidamente diligenciado. Estados financieros de los ltimos tres aos. Copia de la consignacin por derechos de postulacin realizada a nombre de: Corporacin Calidad, No. de cuenta 040 467693-05 Cta. Corriente BANCOLOMBIA. Nota: Los informes deben entregarse mximo hasta el 30 de abril de 2010 antes de las 4 p.m., en sobre sellado con una carta en original y copia indicando el contenido del mismo. Las cartas deben ser radicadas oficialmente, en la oficina de correspondencia piso 1, Edificio Seguros Tequendama.
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VIII. GLOSARIO
ACCIONES CORRECTIVAS: Acciones implementadas para eliminar las causas que generaron un problema, un defecto, un resultado no acorde con lo esperado o situaciones indeseables, con el propsito de prevenir su recurrencia. No se deben confundir con correcciones. ACCIONES PREVENTIVAS: Acciones implementadas con anticipacin para eliminar las causas de la posible ocurrencia de un problema, una no conformidad, un defecto o una situacin indeseable. ACTIVOS ESTRATGICOS: Son los elementos valiosos que la organizacin ha acumulado a travs del tiempo, tangibles e intangibles apropiables, difciles de adquirir o de imitar, competitivamente superiores y que son capaces de generar un valor apreciado por los clientes. -Activos de infraestructura: Comprenden las tecnologas, metodologas y los procesos empleados como: sistemas de informacin, mtodos gerenciales, banco de datos, etc. -Activos de mercado: Potencial que la empresa posee como resultado de intangibles que estn relacionados con el mercado, tales como: marcas, clientes, lealtad de los clientes, negocios relacionados, canales de distribucin, franquicias, etc. -Activos de propiedad intelectual: Incluyen los activos que requieren proteccin legal para proporcionar a las organizaciones beneficios tales como: know-how, secretos industriales, copyright, patentes, diseos, etc. -Activos humanos: Comprenden los beneficios que el individuo puede proporcionar a las organizaciones por medio de su experiencia, creatividad, conocimiento, habilidad para resolver problemas. Todo visto de manera colectiva y dinmica. ALINEACIN ESTRATGICA: Se refiere a la coherencia de la gestin organizacional con los propsitos estratgicos plateados por la organizacin. ALTA DIRECCIN: Comprende los ejecutivos, directores o lderes, que constituyen el nivel ms alto de una empresa, los cuales comparten la responsabilidad principal por el desempeo o por los resultados de la organizacin. ALTO DESEMPEO: Es el resultado de generar el mayor valor, conocimiento y aprendizaje posibles a travs del ejercicio y mejoramiento de los sistemas de trabajo y hbitos de mejora continua, innovacin y creatividad en el personal, con un modelo de trabajo que muestre caractersticas de efectividad de clase mundial en sus resultados. APRENDIZAJE: Es el proceso de adaptarse y anticiparse a los cambios permanentes que ocurren en el entorno, para asegurar la supervivencia, la competitividad, y el incremento de la capacidad de accin efectiva frente al cambio. Es el proceso mediante el cual el conocimiento adquirido permite cambiar la forma de interpretar el mundo. APRENDIZAJE ORGANIZACIONAL: Es el proceso mediante el cual las organizaciones transforman la informacin en conocimiento, lo difunden y explotan con el fin de incrementar su capacidad innovadora y competitiva. ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD: Parte de la gestin de la calidad orientada a proporcionar confianza en que se cumplirn los requisitos de calidad. ASOCIATIVIDAD: La asociatividad desarrolla mecanismos de accin conjunta y cooperacin empresarial, que contribuye a que las empresas mejoren su posicin en el mercado, lo cual les permite tener una estructura ms slida y competitiva.
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ATRIBUTO DE CALIDAD: Es una caracterstica o propiedad importante para un desempeo adecuado del producto y/o servicio que en la percepcin del cliente, puede ejercer influencia en su preferencia o en su fidelidad. AUDITORA DE CALIDAD: Consiste en la verificacin del cumplimiento de las normas, metodologa y procedimientos de los sistemas y procesos de calidad. BRECHA: Diferencia en el desempeo de una actividad en particular o sobre otras organizaciones, detectada a travs de la comparacin entre el resultado actual y un estndar o meta establecida. CADENA DE VALOR: Es el conjunto de procesos que son necesarios para generar valor a un producto o servicio que se entrega al cliente y/o consumidor. Esto incluye todos los procesos que puedan darse posterior a su entrega (distribucin, servicios postventa, entre otros). CAPACIDADES DISTINTIVAS: Son todas aquellas habilidades, destrezas, conocimientos y experticias que la organizacin sabe hacer especialmente bien, para poder cumplir y hacer sostenible la oferta de valor. CAPITAL INTELECTUAL: Conjunto de activos intangibles representados por el acervo de conocimientos y beneficios utilizados que generan el diferencial competitivo y que agregan valor a la organizacin. CLIENTE: Se debe considerar al cliente como el destinatario de los productos y/o servicios de la organizacin. Puede tratarse de una persona natural o jurdica. Es quien adquiere (comprador) y/o quien utiliza el producto o recibe el servicio (usuario/consumidor). CLIENTES OBJETIVO: Grupo de clientes cuyas necesidades pueden ser focalizadas y atendidas en forma destacada por la organizacin.
COMPETITIVIDAD: Hace referencia a la capacidad de las organizaciones de tener y desarrollar una oferta atractiva para sus mercados actuales y potenciales, diferenciada con respecto a su competencia y cuyo retorno de la inversin es superior. Es un concepto asociado al desempeo de la organizacin (ejecucin) y a los logros obtenidos en el pasado y hasta el presente. COMUNIDAD: Grupo social con costumbres afines que habitan en una misma localidad. Puede referirse a un grupo de personas relacionadas por un inters comn. CONDUCTA: Accin o reaccin de una persona frente a un estmulo o situacin. CORRECCIN: Accin de reparo, ajuste o retrabajo relacionada con el tratamiento de un problema, pero sin la eliminacin de su causa. CULTURA ORGANIZACIONAL: Conjunto de creencias, costumbres, ritos, comportamientos, prcticas, lenguaje, smbolos, valores y principios comunes en todos los integrantes de una organizacin. Representa la forma de ser de una organizacin y es nica para cada una. DESEMPEO: Resultados obtenidos de procesos y de productos que permiten ser evaluados y comparados en relacin con las metas, los estndares, los resultados histricos y otros procesos y productos. DESPLIEGUE: Proceso mediante el cual la organizacin hace que los objetivos, indicadores, metas y estrategias definidas, se reflejen en los diferentes procesos y niveles de la misma. DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO: Enunciado de la misin, visin, objetivos estratgicos y estrategias que constituyen el futuro a largo plazo ambicionado por una organizacin. Incluye tambin los valores, capacidades y activos que se utilizarn y desarrollarn para lograr ese futuro y el despliegue de objetivos y estrategias a los diferentes niveles.
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DOCUMENTACIN: Es el registro cotidiano del desempeo de los procesos y sistemas. Constituye el acervo de conocimientos de la institucin y permite evaluar y mantener vigente la tecnologa operativa. EFECTIVIDAD: Capacidad de alcanzar los resultados deseados en forma eficiente y eficaz, de una manera continua y sostenida en el largo plazo. EFICACIA: Indicadores y respectivos resultados que miden el grado en el que los requisitos de los clientes estn siendo atendidos por los procesos. EFICIENCIA: Indicadores y respectivos resultados que miden el nivel de los recursos empleados en un proceso para atender los requisitos del cliente. ENFOQUE: Se refiere a la concepcin y directrices que orientan a la organizacin y los mtodos utilizados para lograr el propsito establecido en cada tema o factor que se va a evaluar. ESTNDAR: Compromiso documentado utilizado en comn y repetidas veces por las personas involucradas en la ejecucin de un proceso. Comprende el conjunto de reglas, instrucciones y procedimientos. ESTANDARIZACIN: Actividad sistemtica de establecer, utilizar y mejorar estndares para el desarrollo de actividades o tareas especficas. ESTRATEGIA: Accin de largo y mediano plazo necesaria para asegurar la misin y alcanzar la visin y los propsitos estratgicos de la organizacin. Es la forma en que la organizacin traza el camino a seguir para garantizar su supervivencia en el largo plazo. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Forma como la organizacin establece interrelaciones y responsabilidades operacionales y administrativas entre los individuos y grupos de trabajo, en relacin con los niveles, procesos y sistemas que
se han diseado para facilitar el cumplimiento de los propsitos estratgicos. EVALUACIN: Es el proceso de comparacin y anlisis de los resultados esperados con los obtenidos y la identificacin de las causas de desvo entre unos y otros para definir acciones de mejoramiento. EXCELENCIA: Es el modo sobresaliente de gestionar la organizacin y obtener resultados destacados, mediante la aplicacin de los diez Fundamentos de excelencia descritos en este documento. FACTORES CRTICOS: Aspectos, procesos, o reas en las cuales la organizacin debe poner especial atencin y lograr un desempeo excepcional como condicin para asegurar su competitividad. GESTIN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad. Todas las personas y recursos de la organizacin se enfocan en la mejora continua de la calidad para satisfacer al cliente. GESTIN DEL CONOCIMIENTO: Es la gestin del capital intelectual en una organizacin, con la finalidad de aadir valor a los productos y servicios que ofrece la organizacin en el mercado y de diferenciarlos competitivamente. GESTIN: Es el arte de descubrir y cerrar brechas a travs de procesos de innovacin y mejoramiento. GOBIERNO CORPORATIVO: Son los estndares definidos e implementados por una organizacin, con el fin de garantizar un ejercicio gerencial con rectitud y transparencia, el derecho de los socios o accionistas, las responsabilidades de la junta directiva, la fluidez de la informacin y las relaciones con los grupos sociales objetivo. El objetivo principal de la incorporacin de estos estndares es la generacin de confianza, como un elemento que tiene una relacin natural con el manejo y desempeo organizacional.
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GRUPOS SOCIALES OBJETIVO: Son los sectores sociales o grupos de clientes hacia los que la organizacin focaliza sus esfuerzos y pretende atender de forma destacada. IMPACTO AMBIENTAL: Es cualquier cambio fsico, qumico o biolgico en el medio ambiente resultante de las actividades, productos y/o servicios de una organizacin y que afecta la dinmica de un ecosistema y las condiciones de vida humana con repercusiones en el presente o futuro. Esta afectacin puede ser de manera directa o indirecta, adversa o benfica, total o parcial. IMPLEMENTACIN: Se refiere a la forma como se lleva a la prctica cotidiana el enfoque, as como su alcance y extensin dentro de la institucin. Se analiza su incorporacin en las diferentes reas y procesos de la institucin, as como la permanencia en la aplicacin del enfoque. INDICADOR DE EFECTIVIDAD: Mide el grado en que el sistema contribuye al logro de los fines para los cuales fue diseado, as como al desempeo del servicio o de las tareas realizadas. INDICADORES: Son expresiones numricas que permiten medir, evaluar y comparar en el tiempo el desempeo de los procesos, productos y/o servicios de la organizacin. INDICADORES DE RESULTADOS: Son los indicadores que muestran los resultados de los procesos. INICIATIVAS ESTRATGICAS: Conjunto de acciones estratgicas que le apuntan a un mismo propsito. INNOVACIN: Actividad cuyo resultado es la obtencin de nuevos productos, servicios o procesos, o mejoras sustancialmente significativas de los ya existentes. Las actividades de innovacin son: incorporacin de tecnologas materiales e inmateriales, diseo, equipamiento e ingeniera, lanzamiento de la produccin, comercializacin o puesta en marcha de nuevos productos, servicios y procesos.
- Innovacin en la gestin: Mejoras relacionadas con la manera de organizar los recursos para conseguir productos, servicios o procesos innovadores. - Innovacin en tecnologa: Actividad de generacin y puesta a punto de nuevas tecnologas en el mercado que, una vez consolidadas, empezarn a ser usadas por otros procesos innovadores asociados a productos, servicios y procesos. - Innovacin tecnolgica: Actividad de incorporacin, en el desarrollo de un nuevo producto, servicio o proceso, de tecnologas bsicas existentes y disponibles en el mercado. LIDERAZGO: Es la responsabilidad que a alguien se le delega para influir en el comportamiento de otros, para que tal comportamiento los beneficie en el proceso y se logren los resultados que se esperan de la tarea. MECANISMOS: Medios prcticos que se emplean para desarrollar un determinado fin organizacional. MEJORES PRCTICAS: Desempeo superior dentro de una actividad sin importar el tipo de organizacin, el sector, los enfoques ni los mtodos que llevan a resultados excepcionales. Es un trmino relativo que indica prcticas institucionales innovadoras o interesantes en una determinada rea o proceso que han sido identificadas como las que contribuyen a un mejor desempeo en las instituciones lderes. META: Es el resultado bien definido, que se pretende alcanzar en el futuro. Est compuesta por tres partes: objetivo, valor y plazo. MISIN: Razn de ser de la institucin y la lnea comn que une los programas y las actividades de sta. Especifica el rol funcional que la institucin va a desempear en su entorno e indica con claridad el alcance y direccin de sus activi-
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dades. Representa el compromiso y deber de la empresa para con la sociedad. OBJETIVOS ESTRATGICOS: Son los propsitos hacia los cuales debe estar enfocada la organizacin para lograr su desarrollo. OFERTA DE VALOR: Es una propuesta claramente diferenciada, difcilmente imitable, percibida y apreciada por los clientes o grupos sociales objetivo porque les agrega valor para su xito y desarrollo. Algo por lo cual los clientes estn dispuestos a dar una retribucin rentable a quien la ofrece y cuyo valor es percibido por quienes lo reciben como superior a la retribucin entregada. ORGANIZACIN: Compaa, corporacin, firma, organismo, institucin o empresa, o combinacin de stas; sociedad annima, limitada o con otra forma estatutaria, con funciones y estructuras administrativas propias y autnomas, en el sector pblico o privado, con o sin nimo de lucro, de categora pequea, mediana o grande, industriales, comerciales o de servicios. PLAN DE ACCIN: Conjunto de acciones operativas que debe realizar cada rea o departamento para dar cumplimiento a las metas establecidas y que se organizan de tal forma que permite su monitoreo, seguimiento y evaluacin. PRINCIPIO: Precepto, verdad o idea que sirve de mxima orientadora de conducta o frmula aceptada por su aplicacin general. PROCESOS: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Estos pueden ser: - Procesos clave: Aquellos que son fundamentales para el logro de los objetivos estratgicos y metas organizacionales.
Son aquellos que agregan valor a los productos y/o servicios y que son apreciados por el cliente. - Procesos de soporte: Son todos aquellos procesos facilitadores de los procesos clave. Proporcionan productos o servicios sin los cuales un proceso clave no podra operar, o sera deficiente. Su aporte a la creacin de valor es indirecta; sin embargo, su importancia en el desempeo y logro de los objetivos de la institucin es similar a la que tienen los procesos clave. - Procesos Transversales: Procesos que involucran varias reas funcionales y que son generales para toda la organizacin. Adquieren su carcter transversal en la medida en que son considerados como un todo y no de manera aislada en las partes que ejecutan cada tarea. PRODUCTIVIDAD: Se refiere a la medida de eficiencia en el uso de los recursos para la produccin de bienes y/o servicios. El concepto de productividad puede ser aplicado en forma general, si medimos el aprovechamiento de todos los recursos empleados para generar resultados. PROVEEDORES: Organizaciones o personas, internas o externas a la institucin (pblicas o privadas) que proporcionan productos y/o servicios durante cualquier etapa de los procesos. REDES: Relaciones con individuos y/o grupos cuyo conjunto supone un activo intangible, al servir para desarrollar con mayor eficacia, rentabilidad y rapidez las actividades y gestiones de la propia organizacin. REFERENCIACIN (BENCHMARKING): Es un proceso de evaluacin continua y sistemtica, mediante el cual se analizan y comparan permanentemente las filosofas, las estrategias, las prcticas, los procesos y los productos de las organizaciones que son reconocidas como exi-
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tosas, con el fin de aprenderlas y adaptarlas a la organizacin para mejorar su desempeo. RESULTADOS: Se refiere a los logros obtenidos gracias a la aplicacin del enfoque. SALUD FINANCIERA: Es el estado que guardan los recursos de una organizacin, cuya operacin no pone en riesgo su existencia, y que se representa por su valor econmico. SERVICIOS: Son todas las actividades desarrolladas por una persona o una organizacin, para satisfacer necesidades de sus clientes o usuarios. El servicio es un intangible que se genera como resultado de la interaccin entre personas. SISTEMA DE INFORMACIN: Mecanismo que permite conocer permanentemente el desempeo del sistema organizacional. Para su funcionamiento es necesario establecer, entre otros aspectos: responsables de su administracin, frecuencia y flujo de informacin, metodologa de recoleccin de informacin, herramientas para procesamiento y anlisis. SISTEMA: Es un conjunto de elementos con un fin comn, que se interrelacionan entre s, formando un todo dinmico. SISTEMICIDAD: Se refiere a que en los enfoques se repitan y se utilicen datos e informacin que hacen posible la mejora y el aprendizaje. En otras palabras, existe sistematicidad en los enfoques si se basan en la oportunidad de evaluacin y aprendizaje, permitiendo ganar mayor madurez. A medida que los enfoques de la organizacin maduran, se tornan ms sistemticos y reflejan ciclos de evaluacin y aprendizaje. SOSTENIBILIDAD: Condicin que garantiza que los objetivos e impactos positivos perduren en el tiempo. Se logra cuando la satisfaccin de las necesidades presentes, no compromete la capacidad de las generaciones futuras para satisfacer sus propias necesidades. Es un trmino relacionado con el enfoque de las estrategias
que aseguran la permanencia y crecimiento de la organizacin en el futuro. TECNOLOGA: Es el conjunto de conocimientos o informacin, en forma de saber hacer, de mtodos, procedimientos, maquinaria o equipo, para la fabricacin de un producto, el diseo de un proceso o la prestacin de un servicio. Es la aplicacin de la ciencia. TENDENCIA: Es el comportamiento positivo o negativo a largo plazo del tiempo de un determinado indicador. Es la trayectoria histrica que ha seguido el desempeo de una organizacin con relacin a un indicador especfico, en el transcurso del tiempo. VALOR AGREGADO/CREADO: Es el conjunto de componentes o caractersticas tiles para el cliente, que un proceso incorpora o agrega al producto y/o servicio, que se produce o entrega para exceder los requisitos implcitos y explcitos del cliente. VALORES: Conjunto de criterios bsicos establecidos por la institucin que guan las acciones en busca de la realizacin de su visin y definen los comportamientos, lenguaje, smbolos y actividades, que orientan y/o conforman la cultura organizacional. VENTAJAS COMPETITIVAS: Caractersticas bsicas o agregadas de una empresa que le otorgan distincin frente a su competencia directa e indirecta. Las ventajas competitivas se derivan de las capacidades organizacionales clave y de estas depender la vigencia de dichas ventajas. Caractersticas nicas de una compaa o producto que la hace ser superior a la competencia. VISIN: Situacin prevista para el futuro de la organizacin, el sueo (meta) de la alta direccin. Se refiere a la forma como se ve la organizacin y se analiza su supervivencia en escenarios futuros.
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NOTAS
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Realiza:
Carrera 7 No. 26 - 20 Ocina 10-02 Telfono (57-1) 2861444 Fax: (57-1) 2823185 E-mail: pneig@ccalidad.com.co www.ccalidad.org www.premionacionalexcelencia.org Bogot D.C. - Colombia