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Microsoft Excel o Microsoft Project?

Por qu Microsoft Office Project 2007 es ms fcil y ms efectivo para administrar proyectos
Resumen: Si usa las herramientas adecuadas, el administrador de proyectos tiene una clara ventaja al momento de desarrollar planes y calendarios y comunicar el estado del proyecto. Este informe explica las ventajas de utilizar Microsoft Project 2007 en lugar de Microsoft Excel para planificar, programar y administrar proyectos. Microsoft Office Project 2007 se dise para ayudar a administrar los componentes clave de los proyectos utilizando herramientas integradas de planificacin, seguimiento, anlisis y comunicacin. Microsoft Project 2007 es una herramienta de avanzada para administradores de proyectos, diseada especficamente para aumentar la eficacia y productividad en las actividades vinculadas a la administracin de proyectos. Microsoft Office Excel es una herramienta muy potente, pero est pensada para ayudar en la creacin, el formateo y la comunicacin de informacin que puede presentarse en hojas de clculo.

Introduccin Para garantizar el xito de un proyecto, un importante primer paso en su administracin es comprender la triple restriccin a la que est sujeto cualquier proyecto (alcance, costo y tiempo). Administrar estas restricciones puede ser la diferencia entre el xito y el fracaso. De hecho, el informe Chaos 2004 de Standish Groups encontr que el 53% (de los proyectos) experimentan dificultades (demoras, costos por encima del presupuesto o insuficiencia de funciones y caractersticas necesarias). Administrar esta triple restriccin es simple si se utiliza Microsoft Project 2007. El programa se dise para calcular automticamente y luego recalcular el plan del proyecto sobre la base de informacin nueva o modificada con respecto al alcance, el tiempo y los recursos. Presentar estos pronsticos claramente a las partes interesadas es fundamental. Con Project 2007, es fcil representar grficamente los planes actuales y cualquier cambio en relacin con ellos, para que as los administradores y miembros del equipo puedan elegir el mejor curso de accin. Muchos administradores de proyecto utilizan Microsoft Excel para administrar informacin de los proyectos, tal como fijar cronogramas o registrar la asignacin de tareas, y no saben cundo utilizar Microsoft Project 2007. Un motivo importante es la familiaridad con las

herramientas adecuadas para el trabajo y comprender cundo cambiar de herramienta. Cuando la informacin de los proyectos que se debe administrar tiene que ver con el alcance (etapas, tareas, hitos, entregables), los plazos (calendarios y fechas lmite) y los recursos (asignaciones, esfuerzos, disponibilidades, costos), es momento de utilizar Project en lugar de Excel. Project se dise especficamente con herramientas potentes y fciles de utilizar para asegurar que usted tenga xito al administrar cualquier tipo de proyecto, ya sea grande o pequeo. Una vez que est familiarizado con Project 2007, utilizar Excel para administrar informacin de proyectos no tendr sentido, dado que Project 2007 se cre para aumentar la productividad y eficacia de los administradores de proyecto inmediatamente. Las dificultades ms importantes que enfrenta con Excel son:

El clculo de los datos en los niveles de proyecto y de grupo de tareas se realiza


generalmente de forma manual.

Es ms difcil crear y mantener las etapas, las tareas y los hitos. La creacin y el mantenimiento de calendarios y fechas de entrega del proyecto no
son fciles ni dinmicas.

La asignacin de recursos y costos a las tareas no es automtica ni especfica del La


proyecto. asignacin de recursos, plazos y alcances automticamente. No cuenta con herramientas especficas para efectivamente. Es difcil apreciar el efecto residual de las demoras. No cuenta con ninguna funcin que permita calcular el de recursos. No cuenta con informes predefinidos especficos del partes interesadas. no se puede los actualizar cambios

administrar

impacto de la disponibilidad proyecto para las distintas

Crear un calendario general Microsoft Project le permite al administrador de proyecto no slo crear un calendario general sino tambin llevar el proyecto a travs del ciclo de vida de planificacin, seguimiento y confeccin de informes. Adems, si usted tiene un plan en Microsoft Excel, es simple importarlo a Microsoft Project usando las guas pormenorizadas de Microsoft Project para convertir las columnas del archivo de Microsoft Excel en columnas del proyecto. Luego la lista de tareas guardada en Microsoft Excel se podr convertir en las etapas, las tareas y los hitos que definen el alcance del proyecto, lo que se conoce como la estructura de desglose del trabajo o WBS (Work Breakdown Structure). Microsoft Project 2007 cuenta con las herramientas necesarias, que son fciles de usar, para fijar y mantener con rapidez

la WBS. El siguiente paso es establecer una escala de tiempo, donde se defina la duracin de las tareas y las dependencias o los vnculos. Para completar el calendario hay que identificar y asignar los recursos. Una vez hecho esto, las relaciones entre las tareas pueden representarse en forma de grficos o informes, que pueden compartirse fcilmente. Algunas de las herramientas ms importantes con las que cuenta Microsoft Project y que Microsoft Excel no incluye son las siguientes:

Permite fijar con rapidez las etapas, tareas e hitos del proyecto. Permite definir fcilmente la duracin de las tareas y sus relaciones. Permite identificar y asignar recursos claramente, y coordinar la carga de trabajo. Permite tener acceso rpido a informacin relevante del proyecto y compartirla. Permite crear sin mayor esfuerzo informes personalizados para mantener al equipo del proyecto informado y unido.

Con Microsoft Project tambin es posible:

Importar datos desde Microsoft Excel o Outlook. Iniciar un plan utilizando las plantillas de proyecto prediseadas. Contraer o expandir planes para mostrar el grado de detalle necesario. Hacer clic y arrastrar para cambiar la duracin de las tareas. Mantener notas sobre informacin importante de las tareas. Realizar anlisis hipotticos con la anulacin de nivel mltiple. Concentrarse en las tareas de las que dependen la finalizacin del proyecto y la ruta crtica. Determinar qu factores inciden sobre las fechas del proyecto y realizar fcilmente un seguimiento hasta llegar al origen de los problemas.

Adems de la posibilidad de importar archivos de Microsoft Excel, Microsoft Project le ofrece al usuario dos alternativas para crear o iniciar un nuevo proyecto. En primer lugar, los cronogramas de proyecto pueden crearse a partir de plantillas. Adems de las plantillas predefinidas de Microsoft Project y de las que estn disponibles en Office Online, existe la posibilidad de crear plantillas personalizadas. Utilizar plantillas permite ahorrar tiempo y asegura coherencia y estandarizacin en toda la organizacin. La segunda modalidad consiste en crear un plan desde cero utilizando las potentes herramientas de planificacin que Microsoft Project 2007 tiene para ofrecer. Para crear planes efectivos y dinmicos utilizando Microsoft Project siga estos cinco pasos:

1. Ingrese la WBS (etapas, tareas e hitos) en la columna de nombres de tareas. 2. Realice un esquema de las tareas (agregando o quitando sangra) para reflejar la jerarqua de la WBS (tareas ms importantes, menos importantes y subtareas). 3. Estime la duracin (o los plazos tarea por tarea). 4. Estipule las dependencias o vnculos entre las tareas para establecer el flujo de actividades. 5. Asigne recursos (y costos si corresponde).

A diferencia de lo que ocurrira en Microsoft Excel, cualquier tarea cuya duracin sea cero aparecer en Microsoft Project sealada automticamente como un hito. Un hito es un punto de referencia que indica un acontecimiento importante en un proyecto, y que se utiliza para supervisar su avance. Por defecto, los hitos aparecen como rombos en el diagrama de Gantt, segn se indica en el ejemplo anterior al final de cada etapa (grupos de tareas). Existen muchos mtodos y modelos diferentes para calcular duraciones, pero ninguno es completamente preciso. En Microsoft Excel habra que crear frmulas para observar la duracin total del proyecto o la duracin total por etapa o por partes ms importantes. Con Microsoft Project, el usuario puede establecer un calendario base y calcular cada tarea cargando su duracin en la columna correspondiente. A su vez, Microsoft Project calcular la duracin total del proyecto y de las etapas, sin tener que recurrir a la construccin de frmulas. En Microsoft Project es posible crear fcilmente dependencias entre tareas, que tambin se denominan relaciones entre las actividades o conexiones de tareas. Entre las dependencias que pueden establecerse podemos mencionar la secuencial (entre la finalizacin de una tarea y el inicio de la siguiente), la de concurrencia y la de superposicin. Una vez que las relaciones entre las tareas y sus duraciones estn estipuladas, Microsoft Project 2007 calcula automticamente el calendario. Adems, genera un calendario dinmico que puede recalcularse automticamente a medida que se vaya modificando el plan. Una nueva herramienta extraordinaria de Project 2007 es la de mostrar cambios resaltados que destaca cmo repercutir un cambio sobre la totalidad del plan, para que usted pueda decidir si mantendr o anular dicho cambio. Adems, Project 2007 calcula la ruta crtica, que se puede ver fcilmente por medio de filtros, resaltados, grupos o formatos. En Microsoft Excel esto implicara realizar muchos clculos complejos y separados para determinar la ruta crtica de todo el cronograma.

Pero qu es una ruta crtica? Es un conjunto de tareas del que depende la fecha de finalizacin del proyecto en general. En cualquier red de proyectos individuales, existe una secuencia de tareas que determina la duracin del proyecto. Cualquier falla que impida comenzar a tiempo una tarea situada en la ruta crtica har que el proyecto finalice despus de lo planificado. La ruta crtica se ilustra aqu utilizando el resaltado rojo y los segmentos rojos en el diagrama de Gantt.

Microsoft Project permite a los usuarios administrar los costos y los recursos mediante la definicin de los recursos locales del proyecto y de la informacin relacionada respectiva en una vista o ventana nuevas. A su vez, la herramienta de asignacin de recursos de Microsoft Project se utiliza para aadir recursos a las tareas, lo que incluye la posibilidad de asignar varios recursos a una nica tarea o varios recursos a varias tareas. En Microsoft Excel este es un proceso engorroso que incluye la creacin y vinculacin de hojas de clculo.

Comunicar los datos del cronograma del proyecto Microsoft Project tiene ms capacidades y funciones que las disponibles en Microsoft Excel y que pueden utilizarse para presentar informacin del proyecto a las diferentes partes interesadas segn sus necesidades. Es fcil mantener informados a los interesados mediante las siguientes capacidades de Microsoft Project:

Utilizar las vistas que correspondan para mantener informadas a las diferentes
partes interesadas

Controlar con tablas predefinidas la informacin que se presentar Usar filtros para concentrarse en informacin especfica Agrupar la informacin para lograr una comunicacin y toma de decisiones
efectivas

Resaltar celdas para transmitir ms informacin Analizar los datos del proyecto e informar sobre ellos mediante informes y grficos
profesionales

Utilizar Microsoft Excel implicara realizar numerosos pasos para generar las vistas que estn a un solo clic de distancia en Microsoft Project. Existen muchas vistas prediseadas en Microsoft Project, pero tambin es posible crear otras vistas personalizadas. Algunas de las vistas son las siguientes: Diagrama de Gantt: Indica las fechas de comienzo y finalizacin de las actividades o tareas y las duraciones esperadas. El diagrama de Gantt es la vista predeterminada y el principal formato de informe en Microsoft Project. Diagrama de red: Muestra las tareas como cuadros. All donde estn anidados, eso indica la jerarqua de las tareas, para representar ms claramente la dependencia entre ellas. Vista de calendario: Muestra las tareas del proyecto en un formato de calendario, donde el segmento que representa una tarea se extiende durante los das o semanas que debe durar segn el cronograma. Microsoft Project incluye tambin muchas vistas prediseadas para los recursos. La vista de uso de recursos muestra las tareas y los momentos de utilizacin de cada recurso. Los histogramas de recursos muestran datos sobre la utilizacin de los recursos. Sera posible pero muy trabajoso crear estas vistas en Microsoft Excel. La herramienta de informes visuales aprovecha las capacidades de Microsoft Office Excel y Microsoft Office Visio Professional para generar grficos y diagramas con datos tomados de Microsoft Project. El usuario puede definir plantillas de informes personalizadas o elegir de una lista de plantillas de informes prediseadas y personalizables. Los informes pueden compartirse con otros usuarios de Microsoft Project. Para controlar an ms la informacin que se transmite a las diferentes partes interesadas, pueden usarse tablas y filtros. Los filtros son una manera fcil de focalizarse y concentrarse en una serie de tareas para una comunicacin ms efectiva. En lugar de filtrar las tareas, o junto con esto, agrupar las tareas facilita reorganizar la informacin para aumentar la capacidad de analizar o comunicar informacin. Microsoft Project cuenta con una serie de vistas, tablas, filtros, grupos e informes prediseados especficamente para que los administradores de proyecto sean ms productivos desde el primer momento, sin tener que invertir tiempo extra ni hacer personalizaciones como si utilizaran Microsoft Excel.

Seguimiento y anlisis del calendario del proyecto Microsoft Project puede utilizarse tambin para realizar el seguimiento y anlisis del avance de los proyectos. En Microsoft Project, una vez que un cronograma optimizado se ha aprobado, es posible guardar una copia del plan original mediante la definicin de una lnea de base. En Microsoft Excel esto requerira rellenar manualmente columnas adicionales para definir la lnea de base. Con Project, una vez que se ha fijado la lnea de base, las restricciones del proyecto se administran mediante la comparacin del plan en marcha con la lnea de base guardada. Los administradores pueden entonces realizar un seguimiento del progreso, identificar problemas y llevar a cabo acciones correctivas utilizando las herramientas prediseadas con las que cuenta Microsoft Project. Por ejemplo, un administrador de proyectos puede actualizar fcilmente una tarea utilizando el cuadro de dilogo Update Tasks. Los resultados pueden analizarse luego en una vista de diagrama de Gantt que ya est personalizada para fines de seguimiento. Esta vista muestra tanto los segmentos del diagrama de Gantt de la lnea de base, en color gris, como los del plan actual, en color rojo para las tareas de la ruta crtica o en color azul para las que no son crticas. Estas herramientas se incluyen en Microsoft Project para que los nuevos usuarios puedan aprovecharlas rpida y fcilmente, a la vez que brindan a los usuarios ms avanzados la posibilidad de ahondar cuando sea necesario. En comparacin, en Excel no existen herramientas como estas para administrar as la informacin de los proyectos. Crear y dar formato a hojas de clculo personalizadas para obtener lo mismo sera bastante trabajoso y no tendra garantas de xito.

Conclusin Comprender cundo recurrir a Microsoft Office Project 2007 y utilizar la herramienta adecuada le brinda al administrador de proyectos una clara ventaja. Cuando la informacin de proyectos que se debe administrar tiene que ver con el alcance (etapas, tareas e hitos), los plazos (cronogramas, fechas lmite y ruta crtica) y los recursos (asignaciones, esfuerzos, costos), y la necesidad de comunicar esta informacin efectivamente, es seal de que es momento de utilizar Microsoft Project. Esta ventaja se mantiene a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto, ya que Microsoft Project no slo facilita la planificacin, sino tambin la comunicacin, el seguimiento y el anlisis de los datos del proyecto. Microsoft Project es la mejor herramienta para ayudar a administrar proyectos, porque se dise especficamente con este fin y cuenta con herramientas fciles de usar que brindan un aumento inmediato en la productividad.

Sobre el autor: Keith Wilson es consultor ejecutivo y superior en Project Management Practice Inc. www.pmpractice.com

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