La planeacin es el proceso mediante el cual se determinan los elementos necesarios para realizar, antes del momento en que se inicie

el trabajo. La programacin tiene que ver con la hora o el momento especifico y el establecido de fases o etapas de los trabajos planeados junto con las rdenes para efectuar el trabajo, su monitoreo, control y el reporte de su avance. Es obvio que un planeacin es un requisito previo para la programacin acertada. Sin embargo, para que la planeacin sea exitosa es necesaria una retroalimentacin de la funcin de programacin. Esta es la razn por la cual en muchas organizaciones de mantenimiento, ambas funciones son realizadas por la misma persona o unidad. La planeacin y la programacin del mantenimiento es diferente de la planeacin y la programacin de la produccin en los siguientes aspectos: La demanda del trabajo de mantenimiento tiene ms variabilidad que el trabajo de produccin y la llegada de la demanda es aleatoria por naturaleza. Los trabajos de mantenimiento tienen mayor variabilidad entre ellos; incluso los mismos tipos de trabajos difieren grandemente en contexto. Esto ha hecho que sea ms difcil desarrollar estndares de trabajo en el rea de mantenimiento que en produccin. Para una planeacin y programacin acertadas son necesarias estndares de tiempos confiables para los trabajos. La planeacin del mantenimiento requiere coordinacin con muchos departamentos de la organizacin, como el de materiales, operaciones e ingeniera, y en muchas situaciones es una causa importante de atrasos y cuellos de botella.

Por estas razones la planeacin y la programacin del mantenimiento requieren un tratamiento diferente. La planeacin y la programacin son aspectos importantes de una correcta administracin del mantenimiento. Una planeacin y programacin eficaces contribuyen de manera significativa a loa siguiente: Reduccin en los costos de mantenimiento. Los estudios realizados por varios investigadores, incluyendo Alcan y General Motors, han demostrado que existen un vnculo claro entre el mantenimiento planeado y la reduccin de costos. Mejor utilizacin de la fuerza de trabajo de mantenimiento al reducir demoras e interrupciones. Tambin proporcionan un buen medio para mejorar la coordinacin y facilitar la supervisin. Mejor calidad del trabajo de mantenimiento al adoptar los mejores mtodos y procedimientos y asignar a los trabajadores ms calificados el trabajo.

Los principales objetivos de la planeacin y la programacin incluyen: Minimizar el tiempo ocioso de los trabajadores de mantenimiento. Maximizar la utilizacin eficiente del tiempo de trabajo, el material y el equipo. Mantener el equipo de operacin en un nivel que responda a las necesidades de produccin en trminos del programa de entregas y de la calidad.

De hecho, todo el mantenimiento deber planearse y programarse. Solo el trabajo de emergencia se efecta sin una planeacin previa; sin embargo, incluso en ese caso, el trabajo de emergencia deber planearse a medida que avanza. Para fines de planeacin, el trabajo de mantenimiento puede clasificarse en las siguientes cinco categoras: El mantenimiento de rutina y preventivo, que incluye el mantenimiento peridico, como la lubricacin de las maquinas, inspecciones y trabajos menores repetitivos. Este tipo de trabajo se planea y programa por adelantado. Mantenimiento de emergencia o correctivo, es el proceso de efectuar reparaciones tan pronto como sea posible despus del reporte de una falla. El reporte por lo general, se hace por telfono y va seguido de una orden de trabajo para confirmarlo. Los programas de mantenimiento se interrumpen para proceder a las reparaciones de emergencia o correctivas. La modificacin del diseo, que implica determinar las causas de descomposturas repetidas y eliminar la causa mediante la modificacin del diseo. La reparacin general programada que implica el paro de planta, se planea y organiza de tal manera que su minimice el paro de planta. La reparacin general programada, reparaciones y construccin de equipo, que no caen dentro de ninguna de las otras categoras.

Una parte esencial de la planeacin y la programacin es pronosticas el trabajo futuro y equilibrar la carga de trabajo entre estas categoras. El sistema de administraciones del mantenimiento debe buscar que ms del 90% de trabajo de mantenimiento sea planeado y programado, a fin de obtener los beneficios de la planeacin y la programacin. Planeacin La planeacin en el contexto del mantenimiento se refiere al proceso mediante el cual se determinan y preparan todos los elementos requeridos para efectuar una tarea antes de iniciar el trabajo. El proceso de planeacin comprende todas las funciones relacionadas con la preparacin de la orden de trabajo, la lista de materiales, la requisicin de compras, los planos y dibujos necesarios, la hoja de planeacin de la mano de obra, los estndares de tiempo y todos los datos necesarios antes de programar y liberar la orden de trabajo. En consecuencia, un procedimiento de planeacin eficaz deber incluir los siguientes pasos: 1. Determinar el contenido de trabajo 2. Desarrollar un plan de trabajo. Este comprende la secuencia de actividades en el trabajo y el establecimiento de los mejores mtodos y procedimientos para realizar el trabajo. 3. Establecer el tamao de la cuadrilla para el trabajo. 4. Planear y solicitar las partes y materiales. 5. Verificar si se necesitan equipos y herramientas especiales y obtenerlos. 6. Asignar a los trabajadores con las destrezas apropiadas.

7. Revisar los procedimientos de seguridad. 8. Establecer prioridades (de emergencia, urgente, de rutina y programado) para todo el trabajo de mantenimiento. 9. Asignar cuentas de costos. 10. Completar la orden de trabajo. 11. Revisar los trabajos pendientes y desarrollar planes para su control. 12. Predecir la carga de mantenimiento utilizando una tcnica eficaz de pronsticos. La orden de trabajo de mantenimiento generalmente no proporciona suficiente espacio para sealar los detalles de la planeacin para reparaciones extensas, reparaciones generales o grandes proyectos de mantenimiento. En tales casos, en donde el trabajo de mantenimiento (proyecto) es grande y requiere ms de 20 horas, es til llenar una hoja de planeacin de mantenimiento. Tales hojas resultaron ser tiles en la planeacin del mantenimiento de los vagones de carga de ferrocarril al llegar al rea de vagones de carga para su mantenimiento preventivo programado cada 6 meses. En la hoja de planeacin del mantenimiento el trabajo se descompone en elementos. Para cada elemento se determinan el tamao de la cuadrilla y el tiempo estndar. A continuacin se transfiere el contenido de la hoja de planeacin a una o ms ordenes de trabajo. Al llenar la hoja de planeacin o la orden de trabajo, el planificador deber utilizar toda la experiencia disponible en el departamento de mantenimiento. As pues, debern realizarse consultas con supervisores, capataces, ingenieros de planta y trabajadores, y debern estar bien coordinadas. Por lo tanto, la planeacin y la programacin de un trabajo requieren una persona con las siguientes cualidades: 1. Pleno conocimiento de los mtodos de produccin empleados en toda la planta. 2. Suficiente experiencia que le permita estimar la mano de obra, los materiales y los equipos necesarios para llenar la orden de trabajo. 3. Excelentes habilidades de comunicacin. 4. Conocimiento de las herramientas de planeacin y programacin. 5. De preferencia, con alguna educacin tcnica. La oficina de planeacin deber est ubicada en un lugar central, y su organizacin depender del tamao de la compaa. El proceso de planeacin puede dividirse en tres niveles bsicos, dependiendo del horizonte de planeacin: 1. Planeacin a largo plazo (cubre un periodo de 5 aos o ms) 2. Planeacin a mediano plazo (planes a 1 mes y hasta 1 ao) 3. Planeacin a corto plazo (planes diarios y semanales) Para la planeacin a largo y mediano plazos, el planificador necesita utilizar los siguientes mtodos: 1. Tcnicas acertadas de pronsticos para estimar la carga de mantenimiento.

2. Tiempos estndar confiables para los trabajos a fin de estimar los requerimientos de personal. 3. Herramientas para la planeacin agregada, como programacin lineal, para determinar los requerimientos de recursos. El plan a largo plazo cubre un periodo de 3 a 5 aos y establece planes para actividades futuras y mejoras a largo plazo. El plan a mediano plazo cubre un periodo de 1 mes a 1 ao. Este plan especifica como operara la fuerza de trabajo de mantenimiento y proporciona detalles para reparaciones generales mayores, trabajos de construccin, planes de mantenimiento preventivo, paros de la planta y planeacin de vacaciones. Este plan equilibra la necesidad de personal a los largo del periodo cubierto y estima las refacciones requeridas y la adquisicin de materiales. La planeacin a corto plazo se refiere a periodos de 1 da a 1 semana. Se concentra en la determinacin de todos los elementos necesarios para realizar tareas industriales por adelanto. El planificador tiene que seguir los pasos de 1 al 12 dados al principio de esta seccin. Programacin La programacin del mantenimiento es el proceso mediante el cual se acoplan los trabajos con los recursos y se les asigna una secuencia para ser ejecutados en ciertos puntos del tiempo. Un programa confiable debe tomar en consideracin lo siguiente: 1. Una clasificacin de prioridades de trabajos que refleje la urgencia y el grado crtico del trabajo 2. Si todos los materiales necesarios para la orden de trabajo estn en la planta (si no, la orden de trabajo no debe programarse). 3. El programa maestro de produccin y estrecha coordinacin con la funcin de operaciones. 4. Estimaciones realistas y lo que probablemente suceder, y no lo que el programador desea. 5. Flexibilidad en el programa (El programador debe entender que se necesita flexibilidad, especialmente en el mantenimiento; el programa se revisa y actualiza con frecuencia). El programa de mantenimiento puede prepararse en tres niveles, dependiendo de su horizonte: 1) el programa a largo plazo o maestro, que cubre un periodo de 3 meses a 1 ao; 2) el programa semanal que cubre 1 semana; 3) el programa diario que cubre el trabajo que debe completarse cada da. El programa a largo plazo se basa en las ordenes de trabajo de mantenimiento existentes, incluyendo las ordenes en blanco, los trabajos pendientes, le mantenimiento preventivo y el mantenimiento de emergencia anticipado. Debe equilibrar la demanda a largo plazo de trabajo de mantenimiento con los recursos disponibles. Con base en el programa a largo plazo se pueden identificar los requerimientos de refacciones y materiales y solicitarse por adelantado. El programa

a largo plazo generalmente est sujeto a revisin y actualizacin para reflejar cambios en los planes y el trabajo de mantenimiento realizado. El programa de mantenimiento semanal se genera a partir del programa a largo plazo y toma en cuenta los programas actuales de operaciones y consideraciones econmicas. El programa semanal deber permitir que se cuente con 10% a 15% de la fuerza laboral para trabajos de emergencia. El planificador deber proporcionar el programa para la semana actual y la siguiente, tomando en consideracin los trabajos pendientes. A las rdenes de trabajo programadas para la semana actual se les asigna una secuencia con base en su prioridad. El anlisis de la ruta crtica y la programacin entera son tcnicas que pueden utilizarse para generar un programa. En la mayora de las compaas pequeas y medianas, la programacin se realiza con base en reglas heursticas y en la experiencia. El programa diario se elabora a partir del programa con frecuencia es interrumpido para efectuar mantenimiento de emergencia. Las prioridades establecidas se utilizan para programar los trabajos. En algunas organizaciones, el programa se entrega al supervisor del rea, quien asigna el trabajo segn las prioridades establecidas. Elementos de una programacin acertada La planeacin del trabajo de mantenimiento es un requisito previo de la programacin correcta. En todos los tipos de trabajos de mantenimiento, los siguientes requerimientos son necesarios para una programacin eficaz: 1. rdenes de trabajo escritas que se derivan de un proceso de planeacin bien concebido. Las rdenes de trabajo debern explicar con precisin el trabajo que se va a realizar, los mtodos a seguir, los tcnicos por especialidad necesarios, las refacciones que se necesitan y la prioridad. 2. Estndares de tiempo que se basan en las tcnicas de medicin del trabajo (Cap. 4). 3. Informacin acerca de la disponibilidad de tcnicos por especialidad para cada turno. 4. Existencias de refacciones e informacin para su reabastecimiento. 5. Informacin sobre la disponibilidad de equipo y herramientas especiales, necesarias para el trabajo de mantenimiento. 6. Acceso al programa de produccin de la planta y conocimiento del momento en que las instalaciones estarn disponibles para servicio, sin interrupcin del programa de produccin. 7. Prioridades bien definidas para el trabajo de mantenimiento. Estas prioridades deben desarrollarse con una estrecha coordinacin entre mantenimiento y produccin. 8. Informacin acerca de los trabajos ya programados pero que se han atrasado con respecto al programa (trabajos pendientes). El procedimiento de programacin deber incluir los siguientes pasos: 1. Clasificar las ordenes de trabajo pendientes por especialidad

2. Ordenes de trabajo por prioridad 3. Compilar una lista de trabajos completados y restantes 4. Considerar la duracin de los trabajos, su ubicacin, distancia de traslado y la posibilidad de combinar trabajos en la misma rea. 5. Programar trabajos de oficios mltiples para iniciarlos al comienzo de cada turno. 6. Emitir un programa diario (excepto para los proyectos y trabajos de construccin). 7. Autorizar a un supervisor para que asigne los trabajos (encargarse de su despacho). Estos elementos proporcionan al programador los requerimientos y los procedimientos para desarrollar un programa de mantenimiento. En el caso de trabajos grandes o proyectos de mantenimiento, especialmente de los trabajos de mantenimiento con paros generales, el programador puede utilizar las tcnicas cuantitativas disponibles para generar el programa y equilibrar los requerimientos de mano de obra. Estas tcnicas incluyen el mtodo de la ruta crtica (CPM), la tcnica para la evaluacin y revisin de programas (PERT), la programacin entera y la programacin estocstica. (Mirar Cap. Siguiente del libro) Sistemas de prioridades para los trabajos de mantenimiento El sistema de prioridades para los trabajos de mantenimiento tiene un impacto tremendo en la programacin del mantenimiento. Las prioridades se establecen para asegurar que se programe primero el trabajo ms crtico. El desarrollo de un sistema de prioridades debe estar bien coordinado con el personal de operaciones, quien comnmente asigna una mayor prioridad al trabajo de mantenimiento de lo que se justifica. Esta tendencia somete a un esfuerzo a los recursos de mantenimiento y podra conducir a una utilizacin de recursos inferior a la ptima. Asimismo, el sistema de prioridades deber ser dinmico y debe actualizarse peridicamente para reflejar los cambios en las estrategias de operacin o mantenimiento. Los sistemas de prioridades normalmente incluyen de tres a diez niveles. La mayora de las organizaciones adoptan prioridades de cuatro o tres niveles. (Hacer tabla 6.1) En la tabla 6.1 se proporciona una clasificacin de los niveles de prioridades y los trabajos que son candidatos para su inclusin en cada clase.