Proyecto Diagnstico y recomendacin de buenas prcticas en gestin documental en organismos pblicos

Derecho de Acceso a la Informacin Pblica

El Derecho de Acceso a Informacin Pblica (AIP) es una facultad fundamental que tiene toda persona de acceder a la informacin que se encuentra en poder de los rganos de la administracin del Estado y las empresas pblicas.
A partir de abril de 2009, este derecho se concretiza en la Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin (Ley de Transparencia), que establece los principios y entrega las herramientas necesarias para ejercerlo, a la vez que crea una institucin autnoma para velar por l.

Por qu es importante?
Accountability: Como todo administrador, el Estado debe rendir cuenta de su gestin. La transparencia pblica entrega claridad respecto al ejercicio de las instituciones y al desempeo de las autoridades. Favorece el control social respecto de los actos de la administracin. Potencia la participacin ciudadana. El acceso de toda persona a la informacin pblica, mejora la transparencia al interior de las instituciones pblicas y motiva desempeos probos: Inhibe y disuade de malas prcticas.

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La Ley de Transparencia (20.285) desarrolla el Derecho de Acceso a la Informacin en dos dimensiones:

a) Derecho de Acceso a la informacin (Transparencia Pasiva): Se refiere a la presentacin de solicitudes de informacin que todas las personas pueden realizar a los distintos rganos y servicio pblicos. Corresponde al ejercicio del Derecho de Acceso a la Informacin propiamente tal (Art. 10 ). b) Transparencia Activa (TA): Es la obligacin que tienen los rganos y servicio pblicos, as como las empresas del Estado, de publicar en sus respectivas pginas web, de manera permanente, accesible y actualizada, la informacin institucional que la LT seala (Art. 7 ).

Quin vela por el cumplimiento de este derecho?

Consejo para la Transparencia

Qu es el CPLT?
Es una corporacin autnoma de derecho pblico con personalidad jurdica y patrimonio propios y atribuciones para fiscalizar y sancionar el cumplimiento de la Ley de Transparencia.

Cules son sus objetivos?

- Promover el principio de transparencia y difundir el Derecho de Acceso a la Informacin Pblica; - Fiscalizar el cumplimiento de las normas sobre transparencia y publicidad de la informacin de los rganos de la Administracin del Estado y

- Garantizar el derecho de acceso a la informacin velando por su accesibilidad, exigibilidad y disponibilidad.

Recepcin y resolucin de amparos por denegacin de informacin o reclamos por transparencia activa.

Causales de Reserva
Contenidas en el inciso segundo del artculo 8 de la Constitucin. La Ley de Transparencia se limita a reproducir estas causales en su art. 21. Cules son? , Cuando su eventual publicidad afecte:
1. El debido cumplimiento de las funciones del rgano Causal ms utilizada. No da derecho reclamo de ilegalidad

2. Los derechos de las personas 3. La seguridad de la Nacin

4. El inters nacional 5. Las dems que fije una LQC Otra causal?.El Estado de los Archivos.

Proyecto: Diagnstico y recomendacin de buenas prcticas en gestin documental en organismos pblicos

El estudio se enmarca en el Proyecto de Fortalecimiento de Institucional del Consejo para la Transparencia (CPLT), financiado a travs de una donacin del Banco Mundial.
Proyecto Fortalecimiento Institucional

Componente 3

Gestin de archivos

Objetivo General

Realizar un diagnstico de los archivos de los rganos de la Administracin del Estado, generando un conjunto de productos que permitan apoyar la implementacin de polticas sectoriales y la mejora continua en sus procesos archivsticos de los archivos pblicos.

Objetivos Especficos
1. Disear e implementar una encuesta en lnea que permitiera diagnosticar la situacin de los archivos de organismos del Estado. 2. Realizar un anlisis de legislacin comparada de legislacin archivstica en pases integrantes de la Organizacin para la Cooperacin y el Desarrollo Econmicos, OCDE (cuatro pases) y la Red de Transparencia y Acceso a la Informacin, RTA (cinco pases). 3. Identificar y presentar en forma grfica los principales procesos y subprocesos relacionados al ciclo de vida de los documentos de archivo de Organismos del Estado. 4. Disear guas didcticas de apoyo a los funcionarios pblicos que no cuentan con formacin archivstica y que les permita orientar el trabajo con documentos de archivo al interior de las instituciones pblicas. 5. Identificar un conjunto de buenas prcticas en el trabajo archivstico de los organismos del Estado. 6. Sociabilizar los resultados del proyecto a instituciones directamente ligadas a la Archivstica en Chile.

5 Entregables del proyecto

Informe diagnstico de situacin de archivos pblicos Informe de anlisis de legislacin comparada en materias archivsticas Principales Procesos en Torno al Ciclo de Vida de los Documentos de Archivos Pblicos Informe de buenas prcticas

Guas didcticas

Equipo de Trabajo

Archivo Nacional

Comisin de Probidad y Transparencia

CPLT

Consultora

Patricia Ortiz y Equipo

Entregable N1
Objetivo general: Realizar un diagnstico integral que aborde la caracterizacin de los archivos pblicos en Chile, de acuerdo a la normativa legal aplicable, procesos archivsticos involucrados, condiciones de infraestructura disponible y tecnologas de informacin.

Actividades Fase cuantitativa

Metodologa empleada: Definicin de perfiles. Definicin de dimensiones: Definicin de preguntas. Definicin del universo. Software a utilizar. Revisin encuesta a dos niveles: Consultas a contrapartes tcnicas. Pretest. Diseo web del cuestionario con los alcances y modificaciones recopiladas. Carga de universo a plataforma web (743 rganos pblicos). Envo masivo de encuestas web (Jefes de servicio y Enlaces de TA). Recordatorios va e-mail. Soporte: Seguimiento telefnico. Correo electrnico. Cierre del proceso web.

Actividades Fase cualitativa

Se dise un instrumento semi estructurado, considerando como actor principal a los Encargados de Archivo de las instituciones pblicas.

Dimensiones de la entrevista:
Organizacin documental Servicios y usuarios Transferencia y eliminacin de documentos Infraestructura fsica Recursos Humanos Aspectos organizacionales Uso de las Tecnologas de la informacin y la Comunicacin Normativas y procedimientos

Diseo muestral: Para aplicar las entrevistas se consideraron tres regiones de inters:

Universo
Se consider un total de 743 organismos pblicos, agrupados en las siguientes categoras: Servicios Pblicos. Fuerzas Armadas. Municipalidades. Corporaciones Municipales. Hospitales. Superintendencias. Universidades.

Cabe hacer notar que este marco muestral fue acordado con la contraparte tcnica, constituyndose en un censo de todas estas unidades y no en una muestra a partir del listado consensuado.

Principales Resultados Del Diagnstico

Apertura de la formacin profesional del personal que se desempea en los archivos institucionales (Pregunta respuesta mltiple)
43%

19%

17%

16%

18% 15%

4%

6%

Ingenieros

Abogados

Administradores pblicos

Bibliotecarios

Historiadores

Periodistas

No aplica

Otro

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivos

Tabla N12: El personal que trabaja en los archivos institucionales, tiene conocimientos en los siguientes aspectos? (n=310) Aspectos relativos a la gestin de archivos Ley de Transparencia y Acceso a la Informacin Pblica Disposiciones y recomendaciones referentes a eliminacin de documentos ndice de actos y documentos calificados como secretos o reservados Proteccin de datos de carcter personal Cuadro de Clasificacin Transferencia al Archivo Nacional Norma sobre seguridad y confidencialidad de los documentos electrnicos Normativa de documentos electrnicos y firma electrnica Tabla de Retencin Documental Normas de descripcin archivstica (ISO, ISAD G, en general estndares internacionales Requisitos del mtodo de microcopia o micro grabacin de documentos S No NS/NR

72.3% 27.5% 0.3% 57.1% 42.6% 0.3% 53.2% 46.5% 0.3% 43.9% 55.8% 0.3% 43.5% 56.5% 0% 34.5% 64.8% 0.6% 25.5% 74.2% 0.3% 23.5% 76.1% 0.3% 20.3% 79.4% 0.3% 17.1% 82.6% 0.3% 11.0% 88.7% 0.6%

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivo

Tipo de soporte de los documentos de los archivos institucionales (Pregunta de respuestas mltiples)
97%

61%

16%

15%
6% 3%
Otro

Papel

Electrnico

Fotografas

Audiovisuales

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivos

Microforma (microficha o rollo de microfilm)

Series documentales ms utilizadas (Pregunta de respuestas mltiples)

36%

31%
26% 26%

13%

Oficios

Resoluciones Exentas

Decretos

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivos

Comunicaciones recibidas, como oficios, cartas y solicitudes

Memos

Los archivos institucionales, han sufrido dao por efecto de un siniestro en los ltimos 5 aos? (Pregunta de respuestas mltiples)
34% 31%

4%

4%

Terremoto

Inundacin o filtracin de agua

Tsunami - Maremoto

Incendio

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivos

Criterios o actividades para la eliminacin de documentos

44%

43%

Se hace un acto administrativo firmado por la autoridad que corresponda

Se levanta acta sobre la eliminacin

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargados de Archivos

36% 33%

Indicadores de gestin del mbito archivstico existentes en los servicios

37%

25%

26%

18% 16%

17%

6%

Nmero de documentos existentes

Nmero de consultas atendidas

Satisfaccin de usuarios

Eliminacin de documentos

Tasa de Transferencias de Metros lineales crecimiento de documentos de los documentos almacenamiento

Otros

No existen

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

Condiciones estructurales de los depsitos (Pregunta respuesta mltiple)

S No NS/NR

58%

57%

55% 47%

28% 21% 21% 23% 20% 17%

30%

23%

La loza es adecuada para el peso de La red elctrica est en buen estado La red de agua potable est en buen los documentos estado

El piso, muros, techos, puertas y pinturas utilizadas son incombustibles

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Encargado de Archivos

Principales debilidades del propio servicio en la gestin de archivos (Pregunta respuesta mltiple)
73%

62%

58% 53%

38%

7%

Infraestructura fsica inadecuada

Recursos presupuestarios insuficientes

Tecnologas de informacin insuficientes o inadecuadas

Personal insuficiente

Falta de competencias profesionales

Otros

Fuente: Elaboracin propia en base a encuesta a Jefes de Servicio

Entregable N2 Informe de anlisis de legislacin comparada en materias archivsticas Objetivo general:

Revisar en profundidad la normativa nacional aplicable en cada pas y confrontarla con las experiencias de derecho comparado de los dems pases elegidos, en materia archivstica.

Pases analizados
Pases miembros de la OCDE: Australia Brasil (pas en adhesin y cooperacin reforzada y miembro RTA) Francia Inglaterra Pases miembros de la RTA: (Red de Transparencia Activa) Bolivia Chile Mxico Per

Normativa aplicable
De carcter general, vigente y vinculante dentro del pas en estudio, como son, a modo de ejemplo, leyes, reglamentos, entre otros cuerpos normativos que cumplan con esta caracterstica. Que regula, ya sea en forma directa o indirecta y general o especfica, materias archivsticas. La normativa vigente analizada correspondi a aquella que no ha sido derogada expresa o tcitamente al 15 de diciembre de 2011.

Metodologa
Se recopil la normativa de cada pas y se procedi a analizar cada una de las normas, para luego proceder a su anlisis detallado por pas en base a los siguientes elementos, concordados con la contraparte legal del CPLT: 1. Norma analizada. 2. Vigencia de la norma. 3. Existencia de organismo pblico que vele por el cumplimiento de la norma. 4. Competencias de los rganos o instituciones reguladoras. 5. mbito de aplicacin objetivo. 6. mbito de aplicacin subjetivo. 7. Plazos o perodos que contemplan las normativas sobre archivo. 8. Obligaciones de los rganos o instituciones reguladas en materia de sus archivos. 9. Facultades fiscalizadoras/ sancionatorias del organismo pblico. 10. Reconocimiento de documento electrnico en legislacin analizada. 11. Otros.

Entregable N3: Principales procesos en torno al ciclo de vida de los documentos de los archivos de Organismos del Estado Objetivo general:
Presentar de una forma grfica, esquemtica y resumida los principales procesos y subprocesos relacionados al ciclo de vida de los documentos de archivo.

Diagramas Generales de procesos modelados

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Organizacin de documentos de archivo de gestin. Incorporacin y organizacin del documento de archivo. Organizacin de Documentos de archivo central. Almacenamiento de documentos fsicos. Almacenamiento de documentos electrnicos Consulta de usuarios internos Consulta de usuarios externos Transferencia de documentos Disposicin final de los documentos

Procesos genrico de Archivos

Procesos de un sistema de gestin de archivos

Incorporacin

Organizacin

Almacenamiento

Consulta de documentos

Disposicin Final

Transferencia de documentos

Recepcin desde las unidades productoras

Clasificacin

Seleccin de espacios fsicos y repositorios

Formulacin de la consulta

Eliminacin

Verificacin contra la Tabla de Retencin

Signaturacin y sellado

Conservacin de documentos

Estrategia de bsqueda y recuperacin

Registro

Ordenacin

Respuesta a la consulta

Descripcin

Apertura Proceso de Disposicin Final.

Entregable N4: Informe de buenas prcticas

Objetivo General: Proporcionar a los Encargados de Archivo, Jefes de Servicio y Encargados de Tecnologas de la Informacin de los organismos pblicos, un conjunto de buenas prcticas, que permitan mejorar diversos procesos relacionados con aspectos archivsticos en la gestin de archivos de instituciones pblicas.

Definicin de Buena Practica

Conjunto de actividades o acciones que permitan lograr una mejora sustantiva en los procesos archivsticos ya instalados, y que pueden ser aplicadas con xito en diversos mbitos de la gestin de los archivos pblicos, mejorando su posicin institucional, su vinculacin con la ciudadana y cooperando en forma activa al desarrollo de un buen gobierno.

Metodologa
a. Revisin Normas y estndares internacionales. b. Revisin Normativa vigente en materias archivsticas en Chile a diciembre de 2011. c. Resultados de la fase cuantitativa y cualitativa de la encuesta aplicada a los organismos pblicos. d. Bibliografa especializada en archivstica. e. Opinin de encargados de archivos de instituciones pblicas.

Fichas de buenas prcticas

Se elaboraron 20 fichas de buenas prcticas, las que fueron agrupadas en forma jerrquica desde la gestin institucional del archivo hasta los procesos operativos. 1. Gestin Institucional del Archivo. 1.1. Declaracin de la Poltica de Gestin de Documentos y Archivos. 1.2. Planta de Personal para Archivos Pblicos. 1.3. Desarrollo Profesional del Personal de Archivos Pblicos. 1.4. Integracin de Documentos Electrnicos al Archivo Institucional. 1.5. Seguridad de la Informacin 2. Gestin Interna del Archivo. 2.1. Manual de Procedimientos. 2.2. Utilizacin de Estndares Internacionales. 2.3. Planes Estratgicos e Indicadores. 2.4. Administracin de Documentos Electrnicos. 2.5. Digitalizacin de Documentos. 2.6. Difusin de Productos y Servicios proporcionados por el Archivo.

Fichas de buenas prcticas

4. Proceso de Almacenamiento de Documentos. 4.1. Infraestructura. 4.2. Plan Integrado de Conservacin.

5.

Proceso de Consulta de Documentos. 5.1. Acceso a los Archivos Pblicos y Documentos. 5.2. Educacin de Usuarios en el Cuidado de los Documentos.
Proceso de Transferencia. 6.1. Transferencia de Documentos de Archivo. Proceso de Disposicin 7.1. Eliminacin de Documentos y Registros Electrnicos.

6.

7.

Entregable N5: Guas didcticas

Objetivo General:

Fortalecer las competencias tcnicas de los funcionarios de las instituciones del Estado que trabajan en archivos pblicos y que no cuentan con formacin en archivstica.

Guas didcticas
Gua 1
2 3 4 5 6

Consideraciones y requisitos para la implementacin de un archivo central en un organismo pblico.

Elementos para la organizacin de documentos en un archivo. Herramientas tcnicas para el tratamiento de los documentos: cuadro de clasificacin y tabla de retencin documental. Procedimientos para la eliminacin de documentos de archivos. Transferencia de documentos al Archivo Nacional. Descripcin de documentos de archivo.

Pasos Siguientes..
CPLT Propuso perfeccionamiento normativo en materia de Gestin Documental y Archivos al Gobierno. CPLT, desarrollar cursos en su plataforma e-learning sobre los contenidos del proyecto, para funcionarios pblicos.

Subir Organismos Centrales y Municipios al Portal de la Transparencia del Estado.