CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO El control interno del efectivo est conformado por una serie de procedimientos establecidos

con el fin de monitorear la mayora o todas las actividades de los empleados con la empresa o viceversa, esto con el objetivo de que no afecten el manejo del efectivo. Su principal objetivo es salvaguardar las finanzas y activos de la empresa, garantizando la transparencia, integridad y exactitud de sus cuentas y registros mediante: Divisin del trabajo Delegacin de autoridad Asignacin de responsabilidades Promocin de personal eficiente Identificacin del personal con las polticas de la Empresa. En general, hay tres principios bsicos a observarse, para lograr el control del efectivo, a saber: 1. Efectuar TODOS los pagos, a partir de cierta cuanta, mediante cheques autorizados, revisados y firmados por personas distintas. 2. Evitar la manipulacin demasiado frecuente y el acceso de muchas personas al efectivo. 3. Que nunca sean las mismas personas, quienes reciban dinero o efecten pagos, sean las que realicen las anotaciones en los libros de Contabilidad. 4. Que la persona que maneje el "Efectivo"; ya sea que cobre, o que pague, NO tenga acceso a los registros contables del mismo. 5. Dividir el trabajo entre varias personas, a fin de que se pueda descubrir a tiempo cualquier error, omisin o dolo; y que, para cometer este ltimo tenga que existir la colusin de varias personas. 6. Que todo dinero, que entre a la empresa, sea en su totalidad, depositado en su cuenta bancaria. EL ARQUEO DE CAJA Es una inspeccin ocular del efectivo, por medio de la cual se hace un recuento de TODO el dinero, en monedas, billetes y cheques; as como de los vales y comprobantes en poder del cajero. Luego se compara el total con el saldo que indiquen los libros de Contabilidad. CONTROL INTERNO DE CAJA Es el fondo que la empresa emplea para los gastos menores dentro de la misma que no requiere uso de un cheque. Control interno Para que los recursos asignados a la caja chica cumplan su funcin con idoneidad, es necesario que se establezca el adecuado control interno. Para ello, es indispensable poner en prctica las siguientes normas: 1) Se fijar el fondo fijo con el que opera la caja chica. 2) Sera nombrada la persona que se responsabilizar del manejo idneo de ese fondo. Este funcionario no deber tener acceso a los registros de contabilidad. 3) El cheque que se emita para la creacin del fondo y los que posteriormente se hagan para

reponerlo aumentarlo, deber ser hecho nombre del custodio de dicho fondo. 4) Se establecer la cantidad mxima que podr ser pagada a travs de esta caja. 5) Todo pago que se haga por caja chica deber ser respaldado por su respectivo comprobante, representado por recibos pre numerado donde constar la razn del desembolso, cantidad, autorizacin y el nombre y firma de quien lo ha recibido. Este recibo deber estar respaldado, en los casos que proceda, por la factura que emita el beneficiario del pago. 6) Se harn arqueos sorpresivos con la frecuencia que se requiera con el objeto de constatar la existencia fsica del efectivo o de los comprobantes que justifican su ausencia.

CONTROL INTERNO DE BANCOS Deben conciliarse las operaciones de las cuentas contables de efectivo en banco, diariamente contra los estados de cuenta emitidos por la agencia bancaria, dejando evidencia de dicha conciliacin, al final de cada mes. Las personas encargadas de emitir y firmar los cheques, no deben ser las mismas que se encarguen de la conciliacin del efectivo depositado en banco. Deben conciliarse las operaciones de todas las cuentas bancarias. Los cajeros no deben tener en su poder las chequeras en blanco. La apertura de cuentas bancarias habr de ser autorizada por el consejo de administracin Las conciliaciones bancarias deben elaborarse peridicamente(cuando menos una vez al mes), con esto se puede detectar cualquier irregularidad esencial para el control interno CONTROL INTERNO DE INVENTARIOS Existen varios mtodos para llevar el manejo y control de inventarios, los cuales son: 1. Mtodo PEPS: tipo de inventario perpetuo que detalla por medio de la Tarjeta de Control de inventario, las salidas y entradas de las mercancas. Establece que la primera mercanca que se compra es la primera en venderse o salir. 2. Mtodo UEPS: tipo de inventario perpetuo que estable que las ltimas mercancas que se comprar son las que primero se venden o salen. Entre las medidas de control interno tenemos: Hacer conteos fsicos peridicamente. Confrontar los inventarios fsicos con los registros contables. Proteger los inventarios en un almacn techado y con puertas de manera que se eviten los robos. Realizar entrega de mercancas nicamente con requisiciones autorizadas. Proteger los inventarios con una pliza de seguro. Hacer verificaciones al azar para comparar con los libros contables Cantidad Mnima: Es importante determinar la cantidad mnima de existencia de u artculo para poder servir con regularidad los pedidos que realicen los clientes. Cantidad Mxima: La cantidad mxima, ser la que, sin interferir en el espacio del almacn, sin perjudicar con su inversin la composicin del capital de trabajo, pueda soportar la buena marcha de la empresa. Solicitud de Compras: La persona encargada de llevar los registros que controlan los inventarios, al observar que algn artculo est llegando al lmite mnimo de existencias,

cubrir una solicitud de compras y se le enviara al Jefe de Almacn. Este le devolver una copia debidamente firmada para su correspondiente archivo y comprobara la cantidad fsica de existencia real, la cual anotara en la solicitud de compras. De esta forma chequearemos si los registros contables cuadran con la existencia real.

Entrada de mercancas: El Jefe de almacn deber saber la fecha aproximada en que llegaran los pedidos con el objeto de tener disponibilidad de espacio para su almacenamiento. Al llegar las mercancas las pasara, contar o medir, segn los casos, y pasara al departamento de compras el informe de recepcin de mercancas.

CONTROL INTERNO DE LOS CUENTAS POR COBRAR 1. El total de las cuentas individuales debe ser conciliado peridicamente con la cuenta control en el mayor general, con el objetivo de verificar la conexin aritmtica. 2. La antigedad de los saldos debe ser revisado peridicamente por un Empleado. 3. Los estados de cuentas deben ser enviados con regularidad todos los deudores. 4. Debe realizarse arqueos peridicos de los documentos para conciliarlos con los libros contables Se debe contar con la aprobacin de especfica del funcionario para: 1. Otorgar descuentos especiales 2. Pagar saldos acreedores CONTROL INTERNO DE LOS GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO El control interno adecuado requiere una revisin peridica de los elementos para determinar que estn en uso y que la cantidad declarada es la correcta, que las cantidades no amortizadas permanecen como gastos diferidos. Objetivos del control interno para gastos pagados por anticipado. 1. Que los gastos pagados por anticipado representan beneficios o servicios a ser recibidos o utilizados en los prximos ejercicios periodos, por los cuales se ha contrado una obligacin o desembolsado fondos. 2. Todas las transacciones o saldos de los gastos pagados por anticipados estn adecuada e ntegramente contabilizados en los registros correspondientes. 3. Todas las transacciones correspondientes a la cuenta de gastos pagados por anticipados estn registradas o atribuidas al periodo adecuado. 4. Los montos de esta cuenta estn debidamente calculados de acuerdo con la naturaleza y los trminos de la transaccin y las normas contables. 5. Que reflejan todos los hechos y circunstancias que afectan su valuacin de acuerdo a las normas contables. 6. Las cuentas han sido adecuadamente resumidas, clasificadas y descriptivas y se han expuesto todos los aspectos necesarios para una adecuada comprensin de estos saldos y transacciones que afectan la cuenta. Dependiendo de la importancia de los gastos anticipados, un buen sistema de control interno debe establecer la necesidad de que los desembolsos por estos conceptos sean autorizados por empleados de la empresa o bien por el Consejo de administracin.