Guide du contrle interne comptable et financier dans le secteur public local

Service des Collectivits Locales Sous-direction de la Gestion Comptable et Financire des Collectivits Locales Projet Qualit des Comptes Locaux

Guide CICF SPL sept 2010-V0.doc

INTRODUCTION
Le prsent guide du contrle interne comptable et financier (CICF) est un document lusage de tous les agents de la Direction Gnrale des Finances Publiques (DGFiP) en charge de la gestion comptable et financire du secteur public local (SPL), tant dans les trsoreries mixtes et spcialises que dans les Directions Rgionales et Dpartementales des Finances Publiques (DRFiP/DDFiP). La notion de SPL intgre les collectivits territoriales, leurs tablissements publics ( lexclusion des tablissements publics locaux denseignement dots dagents comptables et des offices publics de lhabitat grs en comptabilit de commerce), les tablissements publics de sant, les tablissements publics de coopration culturelle, les associations syndicales de propritaires ainsi que, lorsque leurs comptes sont tenus par un comptable de la DGFiP, les groupements de coopration sanitaire, les groupements de coopration sociale et mdico-sociale et les groupements dintrt public caractre local (mme si leurs comptes ne sont pas tenus avec lapplication Hlios). Le guide est issu des travaux dapprofondissement du contrle interne dans le SPL mens par ladministration centrale avec le rseau de la DGFiP. Ces travaux ont vocation tre progressivement enrichis avec les recommandations formules par le Comit partenarial de fiabilisation des comptes publics locaux constitu en 2010 linitiative du Ministre du Budget, des Comptes publics et de la Rforme de lEtat. Dans lattente de la diffusion doutils labors par ce comit, le guide du CICF dans le SPL constitue un cadre mthodologique pouvant servir de base de rflexion commune lordonnateur et au comptable car, bien que chacun dentre eux dispose de son propre dispositif de CICF, la dmarche de CICF associe ncessairement les deux acteurs de la fonction comptable. Lordonnateur et le comptable sont amens partager des informations, des lments de mthodologie et des outils pour fiabiliser de bout en bout les chanes administratives comptables et financires. Cette dmarche commune formalise notamment par la signature des conventions de services comptable et financier et des engagements partenariaux participe lamlioration de la fiabilit des comptes publics locaux qui est lun des axes stratgiques de la DGFiP. Le CICF sexerce sur le primtre de la tenue des comptes publics locaux et constitue, ce titre, une composante du contrle interne qui porte sur lensemble de lactivit. La mise en uvre dun dispositif de contrle interne permet de sassurer de la matrise du fonctionnement des services et des activits et sinscrit dans la dmarche globale de matrise des risques de la DGFiP. Le guide du CICF dans le SPL dfinit la mthodologie, lorganisation et les outils du dispositif de contrle interne qui doit tre adapt par les directions locales et les comptables aux missions, aux besoins, aux enjeux financiers et aux effectifs. Les documents mentionns dans le guide du CICF dans le SPL (y compris les maquettes complter et les exemples de documents complts) sont consultables et tlchargeables sur lintranet de la DGFiP, dans lespace SPL, sous la rubrique consacre la qualit des comptes locaux (cf. plan de la rubrique joint en annexe). Les documents concernant la matrise des risques au sein de la DGFiP sont publis par la Mission Nationale de Matrise des Risques (MNMR) sur lintranet Ulysse Cadres, sous la rubrique Piloter . Tous les concepts utiliss sont dfinis dans le glossaire de la matrise des risques et dans le glossaire complmentaire du contrle interne dans le SPL, galement mis en ligne sur les espaces intranet prcits.

SOMMAIRE
1. 2. 2.1. 2.2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 4.1. 4.2. 4.3. 5. 5.1. 5.2. 5.3. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.6. 6.7. 6.8. 7. 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. 7.6. 7.7. 7.8. La matrise des risques comptables et financiers dans le SPL ................................................................... 4 Les objectifs de la DGFiP dans le SPL ......................................................................................................... 4 La typologie des objectifs.......................................................................................................................... 4 Lobjectif de fiabilit des comptes publics locaux..................................................................................... 5 La dmarche de contrle interne comptable et financier dans le SPL ...................................................... 5 La dfinition du contrle interne............................................................................................................... 6 Les fondements du CICF........................................................................................................................... 7 La matrise des activits comptables et financires .................................................................................. 7 Lidentification des risques ....................................................................................................................... 8 Les outils de contrle interne .................................................................................................................... 9 Les caractristiques du dispositif de CICF dans le SPL ........................................................................... 11 Lorganisation......................................................................................................................................... 11 La traabilit........................................................................................................................................... 12 Lvaluation ............................................................................................................................................ 12 Le dispositif de matrise des risques au niveau national........................................................................... 14 Le Directeur Gnral et le Comit National de Matrise des Risques .................................................... 14 La Mission Nationale de Matrise des Risques ....................................................................................... 14 Le Service des Collectivits Locales ....................................................................................................... 14 Le dispositif de matrise des risques au niveau des DRFiP/DDFiP.......................................................... 14 Les intervenants ...................................................................................................................................... 14 Lidentification des risques dans le SPL au niveau dpartemental......................................................... 16 La fixation des objectifs en matire de contrle interne et de fiabilit comptable .................................. 17 La mise en uvre du plan dpartemental de contrle interne du SPL.................................................... 18 Le reporting et la valorisation des rsultats du contrle interne au niveau dpartemental.................... 23 Le suivi et lactualisation des plans dactions ........................................................................................ 25 Les mesures daccompagnement du dispositif de CICF.......................................................................... 25 Le calendrier des travaux de CICF en DRFiP/DDFiP ........................................................................... 26 Le dispositif de matrise des risques comptables et financiers au niveau des trsoreries ...................... 29 Lidentification des risques dans le SPL au niveau de la trsorerie ....................................................... 29 Le plan de contrle interne de la trsorerie............................................................................................ 31 Le plan dactions de la trsorerie ........................................................................................................... 32 La dmarche partenariale avec les ordonnateurs en matire de fiabilit comptable ............................. 32 La mise en uvre du plan de contrle interne de la trsorerie............................................................... 32 Le reporting et la valorisation des rsultats du contrle interne au niveau de la trsorerie .................. 36 Le suivi et lactualisation du plan dactions de la trsorerie.................................................................. 36 Le calendrier des travaux de CICF en trsorerie ................................................................................... 36

1. La matrise des risques comptables et financiers dans le SPL

La DGFiP a engag une dmarche globale de matrise des risques dont lorganisation est dfinie par la note au rseau de la MNMR n 2009/06/15997 du 30 juillet 2009 et qui a pour objectifs : la matrise par chaque service de ses activits ; la ralisation scurise des missions par la diminution de lexposition aux risques ; lamlioration de la performance globale de la DGFiP par la diminution du nombre et de limpact des incidents et le renforcement en consquence de sa fiabilit auprs de ses interlocuteurs et partenaires.

La matrise des risques se dfinit comme la mise en place dun dispositif administratif sassurant que, dans chaque entit de travail, il existe une description prcise de lorganisation, des processus de travail et des types de contrle permettant, si les prescriptions sont respectes, dassurer la couverture des risques et de donner une assurance raisonnable de la matrise du fonctionnement des services et des activits. Elle sappuie sur les trois leviers du contrle interne : la dfinition et lorganisation des tches, des acteurs et des contrles ; la documentation des procdures ; la traabilit des oprations.

Le Service des Collectivits Locales (SCL) conoit et met disposition du rseau les outils de toute nature en termes dorganisation, de documentation, de contrle et de formation lui permettant de matriser ses activits dans le SPL. Le prsent guide est un document permettant dapprofondir la dmarche de matrise des risques dans le SPL pour les activits comptables et financires. Certains concepts relatifs la matrise des risques et au contrle interne sont explicits pour faciliter la comprhension du primtre et de lorganisation du dispositif de CICF dans le SPL.

2. Les objectifs de la DGFiP dans le SPL

Les risques ne peuvent tre identifis quau regard des objectifs que la DGFiP sest fixs. Ces objectifs ont t classs dans une typologie labore par la MNMR. 2.1. La typologie des objectifs La classification des objectifs de la DGFiP comporte trois catgories qui sont dclines en neuf sous-objectifs : la scurit et la rgularit des oprations : scurit des biens et des personnes matrise du systme dinformation respect des rgles dontologiques la qualit des activits oprationnelles et de soutien : qualit de lorganisation qualit de service qualit des travaux la qualit des oprations comptables et financires : qualit budgtaire qualit comptable qualit bancaire

Le sujet spcifique de la matrise des risques dontologiques la DGFiP a fait lobjet dune note au rseau de la MNMR n 2009/11/7729 du 14 janvier 2010.

La qualit comptable est lune des composantes essentielles du concept plus large de fiabilit comptable qui recouvre les notions de rgularit, de sincrit et dimage fidle. Lobjectif de fiabilit comptable revt une importance particulire pour les activits comptables et financires du SPL.

2.2. Lobjectif de fiabilit des comptes publics locaux Les instructions budgtaires et comptables du SPL (M14, M52, M71,) reposent sur lapplication des principes gnraux du droit comptable, selon lesquels les comptes annuels doivent tre rguliers, sincres et donner une image fidle du patrimoine, de la situation financire et du rsultat. Les exigences de fiabilit comptable et de transparence financire de tous les comptes publics ont t renforces par larticle 47-2 de la Constitution dvolu aux missions de la Cour des Comptes qui dispose que Les comptes des administrations publiques sont rguliers et sincres. Ils donnent une image fidle du rsultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financire . Certains comptes publics locaux font dailleurs lobjet dune certification visant sanctionner cette obligation. Ainsi, larticle 17 de la loi portant rforme de l'hpital et relative aux patients, la sant et aux territoires (loi n2009-879 du 21 juillet 2009) dispose que Les comptes des tablissements publics de sant dfinis par dcret sont certifis . Toutefois, dautres procds alternatifs de contrle de cette obligation sont aussi envisageables, notamment au regard du cot de la certification. Le respect de ce cadre normatif correspond une obligation juridique pour les administrations publiques, mais rpond aussi leur intrt et celui de leurs partenaires. En effet, la comptabilit est un outil utile la gestion, notamment patrimoniale, et elle contribue la prservation des intrts financiers. Elle assure une visibilit indispensable en amont des prises de dcision et constitue la base de lanalyse et de la communication financires, ainsi que le support de contrle des comptes. Disposer de comptes fiables est la fois une ncessit et un atout pour les administrations et les collectivits. Depuis plusieurs annes, lamlioration de la fiabilit comptable est lun des axes stratgiques de la DGFiP et un souci croissant des juridictions financires. Lobjectif de fiabilit comptable recouvre la fois le respect des principes de rgularit, de sincrit et dimage fidle et le souci dune bonne gestion. Cette distinction est reprise dans lindicateur de pilotage utilis par la DGFiP dans ce domaine. LIndice Agrg de Suivi Qualitatif des Comptes Locaux (IASQCL) comprend des items de rgularit et des items des bonnes pratiques de gestion. Chacun des critres de fiabilit comptable (rgularit, sincrit, exactitude, exhaustivit, imputation et rattachement la bonne priode comptable et au bon exercice) doit tre respect. Le contrle interne comptable et financier vise sassurer que les principes de qualit comptable sont respects et que lobjectif de fiabilit comptable est atteint.

3. La dmarche de contrle interne comptable et financier dans le SPL

Le CICF dans le SPL a fait lobjet de travaux dapprofondissement mens par ladministration centrale avec le rseau en 2009 dans le cadre dateliers. Ces travaux se concrtisent par la diffusion du prsent guide qui actualise et se substitue au dispositif prcdemment dfini par les notes au rseau suivantes : Note au rseau n 2930 du 28 dcembre 2005 relative aux attributions et principes dorganisation des services SPL en trsoreries gnrales et recettes des finances ;

Note au rseau n 2845 du 19 janvier 2006 sur lvolution du dispositif de contrle interne dans les trsoreries ; Note au rseau n 17755 du 16 mai 2006 sur la prise en charge par les services SPL du suivi du vade-mecum Hlios ; Note au rseau n 1292 du 31 mai 2006 relative l'exprimentation du dispositif rnov de contrle interne comptable de l'tat aux postes comptables non centralisateurs du Trsor public ; Note au rseau n 2007/06/016 du 27 juin 2007 relative lorganisation et aux modalits de mise en uvre du contrle interne et du contrle interne comptable pour le SPL.

3.1. La dfinition du contrle interne Le contrle interne se dfinit comme l'ensemble des dispositifs ou processus organiss, formaliss et permanents, choisis par lencadrement et mis en uvre par les oprationnels de tous niveaux pour matriser le fonctionnement de leurs activits en vue de fournir une assurance raisonnable quant la ralisation de leurs objectifs. Le CICF est une composante du contrle interne dans le SPL qui porte galement sur les activits dexpertise et de conseil. Le CICF sexerce sur les activits comptables et financires et il a pour objectifs : la ralisation et loptimisation des oprations de recette, de dpense et de tenue des comptes; la protection des actifs et des ressources financires ; la fiabilit des informations comptables et financires ; la conformit aux lois et rglements ; la qualit des prestations. Matrise des risques, contrle interne et qualit comptable la DGFiP et au sein des collectivits locales

3.2. Les fondements du CICF Le dispositif de CICF dans le SPL s'appuie sur la dmarche de matrise des risques au sein de la DGFiP. Il sagit de documenter lorganisation des services et les oprations raliser, didentifier et de hirarchiser les risques pour dfinir les modalits de leur traitement et enfin dvaluer lefficacit du dispositif. Le socle commun de la documentation et des outils est constitu par la cartographie des processus qui permet didentifier et de classer tous les processus composant les activits des services selon une typologie structure. La cartographie des processus comptables et financiers du SPL prsente la particularit dtre commune lordonnateur et au comptable et donc dintgrer la chane complte des oprations ( la diffrence de la cartographie des processus de la DGFIP qui ne concerne pas ses partenaires). Limite au primtre comptable et financier du SPL, elle permet didentifier et de classer les oprations ayant un impact comptable selon une typologie base sur les cycles comptables (ensembles cohrents de processus et de comptes). Un processus organisationnel transverse complte les six cycles comptables qui ont t dfinis : - immobilisations et stocks ; - provisions et engagements hors bilan ; - charges ; - produits ; - trsorerie et dette ; - tats financiers. Au sein de chacun de ces cycles comptables, le dcoupage par processus est opr selon laxe des rgles juridiques. Chaque processus est un ensemble de procdures ralises par diffrents oprationnels ou entits participant dune mme activit, soumise normes juridiques spcifiques, rattache un ensemble de comptes principaux, pour produire un rsultat commun. Les oprations sont ainsi regroupes en tches, procdures, processus et cycles (cf. glossaire de la matrise des risques). La cartographie des processus comptables et financiers du SPL, commune lordonnateur et au comptable, est rgulirement actualise et diffusable par les comptables aux ordonnateurs. Elle sert de base aux travaux damlioration de la fiabilit comptable mens par lordonnateur et le comptable. La cartographie des processus constitue lossature partir de laquelle sont labors les outils de matrise des activits et les outils didentification et de traitement des risques. 3.3. La matrise des activits comptables et financires Lorganisation des services et les activits sont documentes au moyen des organigrammes fonctionnels et des guides de procdure. Les organigrammes fonctionnels ont pour objet de dfinir le rle et les attributions des agents au sein dun service ou dune trsorerie (rpartition des tches entre les acteurs, formalisation des dlgations de signature, recensement des habilitations informatiques, gestion de la supplance, supervision des oprations), dindiquer la documentation mise leur disposition et de dfinir les contrles quils doivent effectuer. Les organigrammes fonctionnels sont structurs par processus et tches comme la cartographie des processus.

Ils permettent lencadrement danalyser la pertinence de lorganisation mise en place et de prendre dventuelles mesures correctrices (cf. note au rseau de la MNMR n 2010/06/5802 du 9 juillet 2010). Les guides de procdure dcrivent prcisment chaque processus identifi dans la cartographie. Ils se prsentent sous forme de fiches de procdure dtaillant les oprations devant tre accomplies et les points de vigilance fonctionnels et informatiques. Ils rcapitulent galement la documentation disponible. Les guides de procdure permettent ainsi aux agents de matriser le droulement des tches qui leur sont confies et constituent un mode opratoire de rfrence. Le manuel des procdures de lapplication Hlios dcrit les oprations dites mtier faisant appel diffrentes transactions de cette application dsormais gnralise lensemble du SPL. Il est dcoup en processus, procdures et oprations. De plus, il comporte une rfrence la cartographie des processus comptables et financiers du SPL assurant une correspondance entre les documents. 3.4. Lidentification des risques Le dispositif de contrle interne ne vise pas raliser un contrle exhaustif de toutes les oprations chaque anne. Il faut donc identifier les processus enjeux prsentant des risques en tablissant une cartographie nationale des risques. Deux types de risques complmentaires sont distingus : les risques stratgiques et les risques oprationnels (cf. note au rseau de la MNMR n 2009/06/15997 du 30 juillet 2009). La cartographie nationale des risques stratgiques comprend les risques identifis par ladministration centrale et susceptibles de remettre en cause latteinte dun objectif stratgique de la DGFiP, de dgrader le fonctionnement des services ou daltrer les services rendus aux partenaires. La cartographie nationale des risques oprationnels majeurs renseigne les responsables oprationnels sur les risques susceptibles daltrer le bon fonctionnement des services et la ralisation des missions dans des conditions satisfaisantes. Elle est tablie partir dune description des processus mtier et dune apprciation du risque associ tenant compte des mesures de contrle prconises. Chaque anne, le SCL actualise la cartographie nationale des risques oprationnels comptables et financiers du SPL qui est diffusable par les comptables aux ordonnateurs. La cartographie nationale des risques oprationnels majeurs est dcline au plan local par la Mission de Matrise des Risques (MMR) qui apporte son appui aux responsables de ple dans llaboration de la cartographie des risques propres leurs services. Les indicateurs de qualit comptable contribuent identifier les risques de ne pas atteindre lobjectif de fiabilit comptable. Ils doivent tre analyss pour viter les biais dinterprtation et dterminer les processus ou procdures sur lesquels les contrles doivent tre renforcs. Les principaux indicateurs du SPL sont extraits de linfocentre INCA (donnes de lIASQCL) et disponibles dans lapplication Hlios (contrles comptables automatiss), ainsi que dans linfocentre Delphes. Ils sont rpertoris par processus dans la cartographie des indicateurs du SPL.

 Lanalyse des rsultats des indicateurs du SPL est complte par les risques identifis loccasion des audits des trsoreries, du visa des comptes de gestion sur chiffres et de lapurement administratif et juridictionnel des comptes publics locaux pour tablir la cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs du SPL. Articulation des diffrentes cartographies des risques

Le recensement et la hirarchisation des risques aboutissent llaboration dun plan dactions pluriannuel damlioration du contrle interne. Le plan dactions hirarchise et dtaille les mesures mettre en uvre pour fiabiliser les procdures, matriser les risques et obtenir une assurance raisonnable en matire de qualit comptable. Le plan dactions doit tre formalis et diffus aux acteurs concerns. Il doit dsigner les acteurs responsables de la mise en uvre des actions, les chances imparties et les diffrentes origines des actions. Il doit enfin tre rgulirement aliment par les constats oprs par les acteurs du contrle interne et les auditeurs. 3.5. Les outils de contrle interne Des contrles de supervision adapts chaque procdure permettent de sassurer quelles sont correctement mises en uvre. Les rfrentiels de contrle interne (RCI) sappuient sur lanalyse des principaux risques pouvant affecter le bon droulement des processus nimporte quelle tape de leur excution. Ils prsentent les mesures de contrle interne les plus adaptes pour couvrir les risques mtiers et organisationnels et scuriser ainsi le fonctionnement des services.

Ils sont normatifs car les mesures de contrle interne doivent tre mises en uvre par lencadrement, sauf sil dcide, sous sa responsabilit et en fonction des circonstances (volumtrie de lactivit, effectifs), dadopter un dispositif plus adquat quil devra justifier, notamment devant laudit interne. Ralises dans le cadre de lactivit courante, les oprations de contrle interne permettent dapprcier le niveau effectif de matrise des risques en analysant la nature des anomalies constates, les conditions dans lesquelles elles sont intervenues et leur frquence. Les RCI servent de support aux diagnostics raliss par lencadrement et se dclinent en RCI organisationnel et RCI par processus. Chaque RCI dtaille par procdure et par tche lidentification des principaux risques, lindication des modalits de dtection de ces risques et lnumration des dispositifs mettre en uvre pour viter la ralisation des risques. Chaque RCI comporte une grille de diagnostic complter et une grille de dpouillement retraant les contrles effectus sur des chantillons doprations. Le RCI organisationnel traite des risques et des mesures de contrle interne sur des thmes transversaux intressant tous les processus (organisation des structures, des comptences et des responsabilits ; attribution des tches, dlgations des signatures ; scurit physique ; circulation de linformation). Il na pas pour objectif de normer les organisations, mais de fixer les mesures de matrise des risques adapter. Les RCI par processus identifient, pour chaque processus, les risques susceptibles de compromettre les critres de qualit comptable et indiquent les mesures de contrle interne les plus appropries pour couvrir ces risques.

Le guide dautodiagnostic SPL (GDA) est un document synthtique qui regroupe, par cycle et processus, les principales questions que doit se poser un comptable qui souhaite diagnostiquer les dysfonctionnements et les risques oprationnels majeurs, en matire de SPL, dans sa trsorerie. Moins dtaill que les RCI par processus, il prsente lintrt de proposer un diagnostic complet pouvant tre men notamment loccasion de la prise de fonction du comptable. Il permet galement de diagnostiquer des processus non encore couverts par un RCI. La cartographie des contrles comptables dans le SPL prsente, par processus, les contrles comptables de supervision exercer par lencadrement. Elle liste les outils informatiques qui facilitent la dtection des anomalies comptables et elle dcrit les modalits, la traabilit et la priodicit de chaque contrle. La priodicit prconise pour chaque contrle varie en fonction du poids financier de chaque collectivit et des risques identifis par le comptable. Les orientations nationales pour le SPL sont dfinies par le ple gestion publique de la DGFiP en vue de couvrir les risques oprationnels majeurs et sont coordonnes par la MNMR. Elles sont prises en compte pour laborer annuellement les plans dpartementaux de contrle interne (PDCI) qui tiennent compte des spcificits locales pouvant influer sur la cotation et la frquence des risques. Le plan dpartemental annuel de contrle interne matrialise pour un exercice donn la politique de contrle interne dfinie par lencadrement en fonction de lapprciation des risques et des enjeux. Elment majeur du dispositif du contrle interne, il fixe les choix et les objectifs en matire de contrle a posteriori. Il prcise la nature, la frquence, les modalits, la formalisation et larchivage des oprations de contrle attendues. Le plan dpartemental de contrle interne et ses avenants doivent tre formaliss et diffuss aux acteurs.

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4. Les caractristiques du dispositif de CICF dans le SPL

Le dispositif de contrle interne est un ensemble de mesures qui sappliquent de manire permanente toutes les activits de lentit, aussi bien sur le plan fonctionnel que sur le plan informatique. Lorganisation, la documentation et la traabilit constituent les leviers du contrle interne qui permettent de renforcer le degr de matrise des procdures. Lvaluation du dispositif de contrle interne permet damliorer progressivement son efficacit et sa pertinence. 4.1. Lorganisation L'organisation du dispositif de contrle interne doit tre adapte la nature et au volume des activits, aux enjeux financiers et aux risques identifis. Elle est conue pour matriser toutes les activits. La circulation de l'information comptable et financire doit tre fluide et le contrle interne doit s'intgrer dans les procdures de chacune des activits. Il convient dviter toute rupture dans la continuit des processus et de prvoir une sparation des tches. Il faut sassurer que les contrles relevant dacteurs diffrents dans un processus ou un ensemble de processus sont bien raliss ou ne sont pas redondants. La fonction comptable et financire tant partage, les risques sur la qualit de linformation comptable doivent tre matriss par lordonnateur et le comptable grce un dispositif de contrle interne bas sur une cartographie commune des processus. La cartographie nationale des processus comptables et financiers du SPL peut ainsi tre dcline par le comptable pour une collectivit, au vu des informations fournies par lordonnateur sur les processus de ses activits. Le dispositif de contrle interne comptable et financier sappuie sur une architecture comprenant deux niveaux de contrle relevant dacteurs distincts. Le premier niveau de contrle interne comptable et financier vise sassurer du respect des critres de qualit comptable. Les oprations de contrle sont intgres au fonctionnement courant du service sur les oprations impactant, directement ou indirectement, la comptabilit. Le premier niveau de contrle interne comptable et financier est assur par lencadrement des trsoreries mixtes et spcialises en charge du SPL. Les services de la division SPL du ple gestion publique de la DRFiP/DDFiP ne procdant aucun enregistrement en comptabilit, les oprations quils ralisent nimpactent pas directement la qualit comptable et les contrles exercs par lencadrement de la division sur lactivit de ses services relvent du dispositif de contrle interne de premier niveau, mais pas du contrle interne comptable et financier stricto sensu. Le second niveau de contrle interne comptable et financier est charg de piloter la fonction comptable et financire et dvaluer de manire permanente le contrle interne de premier niveau. Il ne lui revient pas dexcuter et de contrler les oprations comptables et financires, mais de fiabiliser les constats oprs par lencadrement des trsoreries lors des contrles. Cette activit inclut galement le conseil et le soutien aux diffrents acteurs du dispositif. Le second niveau de contrle interne est assur par la division SPL de la DRFiP/DDFiP.

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4.2. La traabilit Les oprations comptables et financires, ainsi que les contrles associs doivent tre tracs. La traabilit permet un auditeur de vrifier une pice justificative dun fait gnrateur partir dune criture comptable (ou inversement), en identifiant lensemble des acteurs et des oprations intervenues tout au long du processus. La traabilit peut tre gradue en fonction des risques. La traabilit repose sur plusieurs principes : le respect et le suivi des habilitations et paramtrages informatiques (traabilit des oprationnels ralisant les oprations) ; larchivage des documents comptables et des pices justificatives (y compris sous forme informatique) ; le respect des modes de traabilit dfinis pour les contrles (informatique et sur support papier) ; larticulation des diffrents supports comptables de manire assurer leur cohrence (ajustement entre les comptabilits principales et auxiliaires, ajustement entre les comptabilits locales et de lEtat,).

Le dossier de rvision retrace la mise en uvre du plan de contrle interne. Il intgre tous les contrles de supervision raliss par les acteurs du dispositif de contrle interne au cours dun exercice comptable. Un seul et unique dossier de rvision dmatrialis est constitu par trsorerie et par division SPL. Les documents ne pouvant pas tre dmatrialiss sont conservs dans un dossier papier annex au dossier de rvision. Les documents relatifs aux contrles oprs sur lexercice N doivent tre conservs, a minima, jusquau 31/12/N+1. Bien quil ne constitue pas exactement l'quivalent du dossier de rvision existant dans le domaine de la comptabilit prive, le dossier de rvision dune trsorerie ou dune division SPL est similaire aux dossiers de rvision qui sont constitus chaque anne pour l'Etat et les EPN. Il est constitu de plusieurs sries de documents : les pices gnrales relatives au contrle interne (plan de contrle interne, rapport daudit interne) ; les documents relatifs aux contrles raliss par les oprationnels (fiches de contrle, liste des habilitations au systme dinformation, plan de contrle hirarchis de la dpense et restitutions de ces contrles, organigramme fonctionnel) ; les documents relatifs aux contrles de supervision raliss a posteriori par lencadrement ; les documents relatifs au pilotage et au suivi du contrle interne des trsoreries (pour les divisions SPL uniquement) ; les documents relatifs aux contrles de second niveau exercs par la division SPL ; les arrts comptables ; les contrles spcifiques.

4.3. Lvaluation Afin damliorer son efficacit et sa pertinence, le dispositif de CICF est valu par les acteurs du contrle interne et au moyen daudits internes et externes. Les valuations alimentent les mises jour de la cartographie des risques et du plan d'actions.

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 Lvaluation ralise par les acteurs prend en compte les constats de lencadrement effectus lors du droulement du plan de contrle interne et les anomalies dtectes par les agents. Lvaluation est complte par les rsultats du contrle de gestion utiles au renforcement du contrle interne et par les indicateurs du SPL permettant de mesurer l'efficacit du dispositif de matrise des risques et didentifier les marges de progression, ainsi que par des indicateurs de progression du contrle interne (pourcentage de processus diagnostiqus, nombre d'anomalies dtectes et corriges, ). Laudit interne est une activit indpendante et objective spcifiquement charge, dans une logique de contrle priodique, de vrifier le fonctionnement du dispositif de contrle interne, dapprcier lefficacit des procdures de matrise des risques et des procdures de contrle associes, et de formuler des recommandations damlioration si ncessaire. Il est ralis par les auditeurs de la DGFiP. Laudit externe value la qualit du dispositif de contrle interne, formule des recommandations damlioration et met un avis sur les comptes, le cas chant, dans le cadre de leur certification. La certification des comptes peut tre dfinie comme lopinion crite et motive que formule un organisme tiers (Cour des Comptes ou commissaires aux comptes) sur la conformit des tats financiers dune entit un rfrentiel comptable donn.

Schma gnral de la dmarche de contrle interne comptable et financier du SPL

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5. Le dispositif de matrise des risques au niveau national

Lorganisation de la matrise des risques au sein de la DGFiP est dfinie par la note au rseau de la MNMR n 2009/06/15997 du 30 juillet 2009 qui prcise le dispositif retenu en administration centrale et dans les DRFiP/DDFiP. 5.1. Le Directeur Gnral et le Comit National de Matrise des Risques Le Directeur Gnral dfinit la politique nationale de la matrise des risques. Il est assist par le Comit National de Matrise des Risques (CNMR) qui dtermine les axes stratgiques en matire de matrise des risques. Le comit veille llaboration, par le niveau central, des rfrentiels dorganisation, de procdure et de contrle pour lexercice de chaque mission et leur mise en uvre au niveau local. Il sassure que les actions ncessaires pour pallier toute dfaillance ou faiblesse importante sont diligentes dans les meilleurs dlais. Il approuve les cartographies des risques et les contrles y affrents. 5.2. La Mission Nationale de Matrise des Risques La MNMR impulse, coordonne, homognise le dispositif de matrise des risques de lensemble de la DGFiP et sassure de sa mise en uvre. Elle travaille en collaboration avec les ples mtiers afin quils disposent dun dispositif de matrise des risques de leurs activits, tant au niveau central que local. Elle pilote et coordonne llaboration des outils de matrise des risques par les ples mtiers. Elle rend compte au comit national de ltat davancement des travaux, value leur pertinence et valide leur volution. 5.3. Le Service des Collectivits Locales Le SCL conoit et met disposition du rseau les outils d'organisation, de documentation, de contrle et de formation lui permettant de matriser les activits du SPL. En coopration avec la MNMR qui lui apporte son expertise, il identifie les risques et tablit la cartographie des risques du SPL. Il dfinit les mesures de traitement des risques et les actions de contrle interne. Il propose au comit national de matrise des risques les thmes nationaux annuels de contrle interne. Le Projet Qualit des Comptes Locaux (PQCL) est charg de coordonner lexercice de ces attributions au sein du SCL, en liaison avec la Mission Doctrine Comptable et Contrle Interne Comptable (MDCCIC) du ple gestion publique de la DGFiP.

6. Le dispositif de matrise des risques au niveau des DRFiP/DDFiP

La dmarche de matrise des risques se concrtise dans le cadre de lexercice des activits au sein des DRFiP/DDFiP. Le rle des diffrents acteurs est prcis dans le kit sur lorganisation de la matrise des risques dans les DRFIP/DDFIP diffus par la MNMR (cf. note au rseau de la MNMR n 2010/06/5803 du 29 juin 2010). 6.1. Les intervenants Les Dlgus du Directeur Gnral relaient dans le rseau la stratgie nationale de matrise des risques. Ils participent lanimation du rseau en matire de qualit comptable, sassurent de sa ractivit et mutualisent les bonnes pratiques.

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Ils veillent la qualit du reporting, analysent les donnes et dressent un bilan de la matrise des risques au sein de leur interrgion. Le Directeur Rgional ou Dpartemental des Finances Publiques (DRFiP/DDFiP) est responsable de la matrise des risques au plan local. Il sappuie sur le Comit Dpartemental de Matrise des Risques (CDMR) compos ncessairement des chefs de ple et du responsable de la mission de matrise des risques. Le comit sassure de la mise en place des outils diffuss par ladministration centrale. Il veille la mise en uvre rapide des actions palliant toute faiblesse ou toute dfaillance. Il suit ltat davancement des actions de contrle interne et tablit un bilan annuel. La Mission Matrise des Risques (MMR) qui est directement rattache au DRFiP/DDFiP est garante de la matrise des risques au plan local. Elle promeut la stratgie globale de matrise des risques oprationnels en diffusant une mthodologie commune et partage. Elle sassure de la mise en place des organigrammes, des guides et des contrles dans tous les services. Elle construit et actualise la cartographie locale consolide des risques en apportant son appui aux responsables de ples. Elle dcline au plan local les orientations nationales. A ce titre, elle sassure que le plan dpartemental de contrle interne qui est valid par le DRFiP/DDFiP en CDMR tient compte des risques dtects et des constats oprs lors des contrles et des audits. Le Responsable du ple gestion publique est charg de la mise en uvre de la matrise des risques mtier du SPL. Il participe la dfinition de la stratgie dpartementale, met en place les outils de contrle interne et sassure de la mise en uvre des actions de contrle interne et des mesures correctrices par la division SPL et les trsoreries. Il organise des comits thmatiques auxquels participe le responsable de la MMR pour identifier les risques nouveaux et fixer les thmes annuels dpartementaux de contrle interne dans le SPL qui compltent les thmes nationaux fixs annuellement par ladministration centrale. Le Comit Comptable et Bancaire est linstance oprationnelle de la qualit comptable (cf. note au rseau de la MNMR et de la MDCCIC n 2010/04/2291 du 3 mai 2010). Prsid par le DRFiP/DDFiP et anim par la Cellule Qualit Comptable (CQC), il runit trimestriellement le responsable de la matrise des risques, les chefs de division des trois ples, les chefs de services du ple gestion publique et les correspondants gestion des risques des ples. Il associe des comptables et des reprsentants des services infra dpartementaux. Il assure notamment le suivi du plan dpartemental de contrle interne comptable et bancaire et lenrichissement du plan dactions qui en dcoule. Il a galement pour mission de traiter des consquences comptables du fonctionnement des processus mtiers. Le Chef de la division SPL assure la fonction de correspondant gestion des risques dans le SPL sous lautorit du responsable du ple gestion publique (cf. note au rseau de la MNMR n 2010/04/925 du 28 mai 2010). Il identifie les risques oprationnels et propose les actions de contrle interne mettre en uvre dont il suit la ralisation. Il sassure de lusage des outils de matrise des risques. Il analyse les rsultats du reporting (fiches de restitution) pour adapter et actualiser le dispositif. Il contribue la mutualisation et la valorisation des contrles de supervision. Il prend en charge la communication lgard des acteurs de terrain pour les sensibiliser la matrise des risques. Il participe au comit comptable et bancaire, et, si possible, il est associ aux rflexions du comit dpartemental de matrise des risques.

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 Les Chefs de service SPL et les Comptables assurent la promotion de la dmarche de matrise des risques et mettent en uvre le dispositif. Ils laborent lorganigramme fonctionnel de leur service et oprent les contrles de supervision leur permettant de mesurer le niveau de matrise des risques associs aux processus de travail. La valorisation des rsultats des contrles raliss constitue un lment important du dialogue professionnel mener avec les agents. 6.2. Lidentification des risques dans le SPL au niveau dpartemental Charg de la matrise des risques mtier du SPL, le responsable du ple gestion publique labore la cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs du SPL avec lappui du responsable de la MMR. Il dispose pour ce faire de la cartographie nationale des risques oprationnels majeurs de la DGFiP, de la cartographie nationale des risques oprationnels comptables et financiers du SPL et de la synthse des risques classs par processus qui sont identifis au plan local par le chef de la division SPL. Lanalyse des rsultats des indicateurs du SPL Les rsultats dfinitifs de lIASQCL (anne N 1) sont disponibles partir du mois de juillet (anne N). Ils doivent tre analyss par la division SPL pour valuer le risque de ne pas atteindre lobjectif de fiabilit comptable et pour dterminer les processus et les items comptables sur lesquels les actions doivent porter, au niveau dpartemental et au sein de chaque trsorerie. Le diagnostic est complt par le bilan des rsultats des contrles comptables automatiss (CCA) issus de lapplication Hlios et des indicateurs de linfocentre Delphes (les indicateurs de gestion peuvent fournir des informations sur les risques oprationnels). Tous les indicateurs exploiter sont rpertoris par processus dans la cartographie des indicateurs du SPL (cf. document tlchargeable). Les observations formules lors des contrles, des audits, du visa et de lapurement des comptes Lanalyse des rsultats des indicateurs est enrichie par les constats oprs lors des contrles, des diagnostics tablis lors du droulement des RCI, des audits, du visa et de lapurement administratif et juridictionnel des comptes publics locaux. Les risques dtects en matire de scurit et de rgularit des oprations (scurit des biens et des personnes, matrise du systme dinformation, respect des rgles dontologiques) et en matire de qualit des activits oprationnelles et de soutien (qualit de lorganisation, du service et des travaux) compltent les risques comptables et financiers. La cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs du SPL Le recensement et la hirarchisation des risques sont matrialiss dans la cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs du SPL qui est classe par processus et alimente la cartographie locale consolide des risques tablie par le responsable de la MMR. Chaque cartographie est ncessairement actualise ds quun risque majeur nouveau est dtect et a minima une fois par an avant la fixation des objectifs, notamment en matire de contrle interne et de qualit comptable.

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6.3. La fixation des objectifs en matire de contrle interne et de fiabilit comptable Au vu des risques recenss dans la cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs, le responsable du ple gestion publique valide le plan dpartemental annuel de contrle interne dans le SPL et le plan dpartemental damlioration de la qualit comptable labors par le chef de la division SPL. Il sassure ensuite que le plan dactions dpartemental pluriannuel est actualis. Le contenu des plans permet de fixer les objectifs assigns aux trsoreries et la division SPL en matire de contrle interne et de fiabilit comptable loccasion du dialogue de gestion. Le plan dpartemental de contrle interne du SPL Le plan dpartemental annuel de contrle interne (PDCI) qui est valid par le DRFiP/DDFiP en Comit Dpartemental de Matrise des Risques tient compte des risques dtects et synthtiss dans la cartographie locale consolide des risques. Le PDCI fixe les objectifs en matire de contrle a posteriori. Il prcise la nature, la frquence, les modalits, la formalisation et larchivage des oprations de contrle attendues, ainsi que les personnes responsables des contrles de supervision. Il couvre la totalit dun exercice donn (du 01/01/N la clture dfinitive de lexercice en N+1). Pour le SPL, il intgre les thmes dpartementaux de contrle interne slectionns par le responsable du ple gestion publique et les thmes nationaux de contrle interne fixs par ladministration centrale. La partie du PDCI consacre au SPL comporte les oprations de contrle interne raliser par la division SPL et intgre les plans de contrle interne (PCI) des trsoreries en charge du SPL qui doivent tre valids par la direction locale loccasion du dialogue de gestion. Le plan de contrle interne du SPL doit tre formalis (cf. maquette du PCI de la division SPL) et diffus aux acteurs concerns. Il doit faire lobjet dun avenant formalis si de nouveaux risques sont dtects et que des contrles supplmentaires simposent. Le plan dpartemental damlioration de la qualit comptable Lanalyse des rsultats dfinitifs de lIASQCL permet au chef de la division SPL dtablir annuellement un diagnostic de la qualit comptable dans le dpartement et au sein de chaque trsorerie. A partir de ce diagnostic, il identifie les risques de ne pas atteindre lobjectif de fiabilit comptable et financire. Il labore ensuite le plan dpartemental annuel damlioration de la qualit comptable qui traite la fois du respect des principes de rgularit, de sincrit et dimage fidle et du souci dune bonne gestion. Ces deux aspects sont illustrs par les diffrentes catgories ditems de lIASQCL : les items de rgularit et les items des bonnes pratiques de gestion. Le plan dpartemental damlioration de la qualit des comptes fixe les objectifs annuels de qualit comptable et financire du dpartement et des trsoreries qui ont t valids au cours du dialogue de gestion et dtaille les actions programmes dans lanne (cf. exemple de plan damlioration de la qualit des comptes). Les nouvelles actions identifies pour amliorer la fiabilit comptable alimentent le plan dactions dpartemental du SPL.

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 Le plan dactions de la division SPL Le plan dactions pluriannuel de la division SPL comporte toutes les actions concernant lactivit SPL. Il permet la fois de planifier les actions et de suivre leur ralisation. Il explicite les choix stratgiques effectus par la direction locale dans la gestion du SPL. Il intgre donc notamment les actions relatives lamlioration de la fiabilit comptable et du contrle interne dans toutes ses dimensions. La partie du plan dactions de la division SPL consacre lamlioration du contrle interne hirarchise et dtaille les mesures mettre en uvre pour fiabiliser les procdures, matriser les risques recenss dans la cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs du SPL et obtenir une assurance raisonnable en matire de qualit comptable. Le plan dactions de la division SPL doit tre formalis (cf. maquette du plan dactions de la division SPL), valid par la direction locale loccasion du dialogue de gestion men avec les chefs de service et diffus aux acteurs concerns. La validation des plans de contrle interne des trsoreries Chaque comptable tablit annuellement un plan de contrle interne unique pour lensemble de ses activits (SPL et hors SPL) quil transmet par courriel au DRFiP/DDFiP. La partie du PCI consacre au SPL est analyse par la division SPL. Les objectifs en matire de contrle interne sont ngocis lors du dialogue de gestion et le PCI est valid, si ncessaire aprs amendements. La date de validation est mentionne et formalise par le verrouillage du classeur avec un mot de passe avant le retour du PCI au comptable par courriel. Le dialogue de gestion doit tre loccasion dadapter le PCI aux missions, aux besoins et aux effectifs de la trsorerie, ainsi quaux enjeux financiers que reprsentent les collectivits gres. Le dispositif de CICF prvu dans les trsoreries (cf. infra) permet cette adquation en laissant linitiative au comptable de proposer un PCI intgrant ses risques et ses contraintes. La validation des plans dactions des trsoreries Chaque comptable tablit un plan dactions pluriannuel unique pour lensemble de ses activits et quelle que soit lorigine de laction (autodiagnostic, audit, contrles, CSCF,). Ce plan dactions pluriannuel est aliment et mis jour rgulirement. Il est transmis au moins deux fois par an la division SPL et doit tre valid par la direction locale lors du dialogue de gestion men avec les trsoreries (cf. maquette de plan dactions dune trsorerie intgrant la validation et le suivi par la division SPL). Lapplication dun filtre sur le document transmis par le comptable permet la division SPL disoler les actions relevant du SPL afin dvaluer la pertinence des nouvelles actions et le suivi des actions en cours. 6.4. La mise en uvre du plan dpartemental de contrle interne du SPL Le chef de la division SPL est charg, sous lautorit du responsable du ple gestion publique, de la mise en uvre du plan dpartemental de contrle interne du SPL. Il suit lexcution du plan de contrle interne de la division SPL et des plans de contrle interne des trsoreries. Le PCI comporte ncessairement un contrle oprer sur llaboration ou la mise jour de lorganigramme fonctionnel de la structure.

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 Llaboration et la mise jour des organigrammes fonctionnels Lorganigramme fonctionnel (OF) est la traduction pratique du levier organisationnel du contrle interne (cf. note au rseau de la MNMR n 2010/06/5802 du 9 juillet 2010). Le chef de la division SPL est charg dlaborer lOF de sa division (cf. maquette dOF de la division SPL) et de le mettre jour au moins une fois par an, pour prendre en compte le mouvement de mutation du mois de septembre. Dans le cadre du suivi des PCI des trsoreries et loccasion du dialogue de gestion, le chef de la division SPL sassure que les comptables procdent une mise jour annuelle de lOF de leur trsorerie (cf. maquette dOF trsorerie mixte et maquette dOF trsorerie spcialise). Les contrles exercs par les agents de la division SPL Lautocontrle se dfinit comme le contrle exerc par un oprationnel sur ses propres oprations, a priori ou a posteriori. Ces contrles sont permanents car ils sont lis l'excution de la tche. Ils sont, sauf exception, exhaustifs. Ils reposent sur les instructions et les guides de procdures diffuss par la DGFiP. Le contrle mutuel se dfinit comme le contrle exerc par un agent sur les oprations dun autre agent ou par une entit sur les oprations dune autre entit. Les oprations de contrle mutuel sont lies la notion de procdure. Elles reposent sur le principe, fondateur en matire de contrle interne et de comptabilit publique, de sparation des tches. Les oprations de contrle mutuel visent un double objectif : garantir la continuit de service travers une vritable polyvalence des agents et viter les domaines rservs gnrateurs de risques potentiels forts, dans la mesure o la taille et les ressources dont dispose la structure le permettent. Entrent notamment dans cette catgorie, les contrles exercs : au sein dun service, quand au moins deux oprationnels participent une procdure donne ; entre services, quand plusieurs services interviennent dans le droulement dune procdure donne ; entre services et trsoreries.

Les autocontrles et les contrles mutuels sont exercs par les agents de la division SPL sur toutes les oprations quils ralisent et qui sont recenses dans la cartographie des activits de la division SPL. Les services de la division SPL ne procdant aucun enregistrement en comptabilit, les oprations ralises nimpactent pas directement la qualit comptable et les contrles exercs relvent du dispositif de contrle interne, mais pas du CICF stricto sensu. Les contrles de supervision exercs par lencadrement de la division SPL Le contrle de supervision se dfinit comme le contrle exerc par lencadrement sur les oprations des agents au sein dun service donn. Les contrles de supervision se divisent en deux grandes catgories : contemporains et a posteriori. Les contrles de supervision contemporains et intgrs aux procdures constituent un contrle cl obligatoire intgr au droulement de la procdure. Il sagit de la validation informatique lorsqu'un profil spcifique le permet ou de la validation de documents au vu de pices justificatives. Ces contrles sont exhaustifs et peuvent conduire au rejet dune opration.

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Les contrles de supervision a posteriori et raliss hors procdure sont programms dans le plan de contrle interne de la division SPL. Ces oprations de contrle consistent, pour lencadrement des services de la division SPL, sassurer du respect, par les oprationnels, des directives donnes dans le cadre du traitement des oprations et de la qualit de ces dernires : calendrier, modalits de ralisation des oprations, modalits de contrles (autocontrles et contrles mutuels). Sur ce dernier point, il sassure notamment de leur traabilit, de leur ralit et de leur efficacit. Lencadrement des services apprhende la pertinence et lefficacit des choix organisationnels quil a mis en uvre pour matriser les risques dtects travers les contrles de supervision. Tous les points de fragilit dtects lors des contrles de supervision doivent donner lieu llaboration dactions correctrices retraces dans un plan dactions. Cependant, si les erreurs dtectes ne sont pas lies au dispositif, mais sa mauvaise ou non-application, lencadrement procdera simplement un rappel des directives. la diffrence des contrles intgrs la procdure (autocontrles, contrles mutuels et contrles de supervision contemporains), les contrles de supervision a posteriori font lobjet dune formalisation assure par la saisie de grilles de diagnostic associes aux rfrentiels de contrle interne ou de grilles de contrle. Les rsultats des contrles de supervision sont communiqus au chef de la division SPL qui informe le responsable du ple gestion publique des anomalies constates et sassure que les mesures correctrices sont mises en uvre par les chefs de service. Les contrles de supervision raliss par lencadrement des services de la division SPL sur les oprations des services de la division SPL (qui nimpactent pas directement la qualit comptable) relvent du dispositif de contrle interne, mais pas du CICF stricto sensu, lexception du diagnostic organisationnel. En effet, le processus organisationnel transverse fait partie du primtre du CICF. Il est fortement recommand de drouler le RCI organisationnel au sein dun service loccasion dun changement de chef de service ou dune modification significative de lencadrement, ainsi quen cas de taux de renouvellement des effectifs atteignant 25% ou de vacances demploi constates depuis plus de six mois. Les contrles de corroboration exercs par le chef de la division SPL Sur dcision du responsable du ple gestion publique, le chef de la division SPL procde des contrles de corroboration sur les contrles de supervision raliss par les chefs de service. Ces contrles de corroboration relvent du dispositif de contrle interne, mais pas du CICF stricto sensu, lexception de ceux portant sur le processus organisationnel transverse. Les contrles danalyse et de corroboration exercs par la division SPL Dans le cadre du dispositif de CICF, la division SPL est charge de piloter la fonction comptable et financire et dvaluer de manire permanente le contrle interne de premier niveau mis en uvre par les trsoreries. En tant que second niveau de contrle, il ne lui revient pas dexcuter et de contrler les oprations comptables et financires, mais de fiabiliser les constats oprs par lencadrement des trsoreries lors des contrles de supervision en ralisant des contrles danalyse et de corroboration.

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En labsence de contrle de supervision de premier niveau, la division SPL ne se substitue pas lencadrement de la trsorerie et elle tablit un constat de carence sur la grille de restitution. Lanalyse des oprations de contrle de premier niveau porte sur les grilles de contrle et de diagnostic servies par lencadrement de la trsorerie, afin de retracer les contrles oprs au titre de la supervision a posteriori. Elle nest pas pratique sur place, mais au vu des grilles transmises par la trsorerie. Il sagit de sassurer que lencadrement de la trsorerie sest pos toutes les questions ncessaires, que les oprations de contrle sont traces (notamment, la prcision du primtre de lchantillon) et que les objectifs fixs par la direction sont respects. Ces contrles danalyse, dont la priodicit est dfinie dans le PCI, sont retracs sur une grille archive dans un dossier de rvision. Les contrles de corroboration exercs par la division SPL visent sassurer de la ralit et de lefficacit du dispositif de contrle interne mis en uvre au sein des trsoreries et de la fiabilit des constats oprs par lencadrement dans le cadre de leurs contrles de supervision. Ces contrles, dont le primtre est identique celui des contrles de premier niveau, sont en principe raliss sur place. Ils consistent refaire une partie des contrles dj raliss par lencadrement de la trsorerie loccasion de ses contrles de supervision. Le contrle de corroboration peut tre ralis sur le mme chantillon que celui pris pour le contrle de supervision ou sur un chantillon diffrent, voire une priode diffrente. En prenant un chantillon similaire, la division SPL va sassurer de la ralit et de la qualit du contrle opr par lencadrement de la trsorerie au titre de la supervision. En prenant un chantillon diffrent, la division SPL va fiabiliser les constats oprs par lencadrement de la trsorerie. La division SPL convient avec lencadrement de la trsorerie des modalits prvues pour raliser le contrle de corroboration avant lintervention et elle linforme ensuite de lensemble des constats oprs (positifs ou ngatifs). Lorganisation du contrle de corroboration diffre ainsi de celle dun audit. Les contrles comptables Le chef de la division SPL nexerce aucun contrle comptable de supervision puisque la division SPL nenregistre aucune opration comptable. En revanche, la division SPL exerce un contrle comptable de corroboration sur les oprations des trsoreries (cf. cartographie des contrles de 2nd niveau oprer par la division SPL). Lapplication Hlios met disposition de lencadrement des trsoreries et des divisions SPL des restitutions relatives la qualit comptable facilitant les contrles comptables a posteriori. Son module de contrles comptables automatiss (CCA) permet ainsi de restituer tout au long de lanne un tat danomalies relatif 67 points de contrle (cf. module de formation en ligne et liste actualise des contrles oprants). Dans la logique dun contrle de second niveau, la division SPL sassure que les comptables exploitent ltat danomalies des CCA, sans se substituer aux comptables. Elle met disposition de chaque comptable un fichier navette renseigner justifiant les rsultats des CCA exploits par le comptable et la suite donne aux anomalies (cf. traitement des anomalies issues des CCA fichier navette entre la trsorerie et la division SPL).

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Le comptable exploite les CCA pour tous les budgets-collectivits, mais ne saisit dans le fichier navette que les anomalies significatives et les traitements effectus pour les corriger. La division SPL fixe au niveau dpartemental les modalits pratiques (BALF destinataire, rfrent dsign,) et les chances des restitutions oprer par les comptables sur les CCA (cf. infra calendrier des travaux de contrle interne en DRFiP/DDFiP). Au vu des rsultats transmis par les comptables, la division SPL ralise un contrle de corroboration par sondage et se substitue uniquement aux comptables dfaillants dans lexploitation des CCA, afin dassurer un niveau de qualit comptable satisfaisant pour toutes les collectivits et ldition dun maximum de comptes de gestion chaque anne avant le 31 mars. Pour lensemble des nomenclatures budgtaires et comptables, la division SPL effectue chaque anne un visa des comptes de gestion sur chiffres tablis par les comptables. A ce titre, son contrle comptable porte sur le compte 515, la balance dentre, le sens des soldes (valeurs inactives comprises), laffectation du rsultat, les derniers bordereaux de mandats et de titres, ainsi que les dpassements de crdits. Un tat danomalies des CCA est systmatiquement dit lappui du compte de gestion et accompagn des justifications du comptable (cf. fichier navette). En cas danomalies non justifies, le visa est mis en instance jusqu la rception des justifications. Des contrles supplmentaires peuvent tre raliss pour les comptes des tablissements publics de sant et des offices publics de lhabitat. Le visa des comptes de gestion sur chiffres effectu par la division SPL constitue un levier lui permettant de contribuer directement la fiabilisation des comptes publics locaux (refus de visa, suivi pluriannuel des observations adresses aux comptables,). Les contrles comptables exercs sont de diffrents types (cf. glossaire de la matrise des risques : dfinition des contrles danalyse, dajustement, dinspection physique, de rapprochement ou circularisation). Les contrles de circularisation qui consistent reconstituer une criture comptable donne en suivant le processus peuvent, dans certains cas, ntre raliss quau niveau dpartemental (exemple des oprations croises entre des collectivits gres par des comptables distincts). Ces types de contrle constituent des thmes programmer localement par la division SPL. Les contrles de lenvironnement comptable Lenvironnement comptable est constitu par tout ce qui environne lenregistrement comptable, en amont et en aval de cet enregistrement, et qui a un impact sur la qualit des comptes. Il intgre galement le processus organisationnel transverse. Les contrles de supervision exercs par lencadrement de la division SPL au sein de ses services sur lenvironnement comptable sont formaliss par la saisie de grilles de diagnostic associes aux rfrentiels de contrle interne ou de grilles de contrle. Il en est de mme pour les contrles de corroboration raliss par la division SPL sur les contrles exercs par les trsoreries sur leur environnement comptable. Les modalits dfinies dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense (CHD) et du contrle allg partenarial (CAP) constituent des modes de contrle faisant intgralement partie de la dmarche de contrle interne.

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 ce titre, elles dfinissent les modalits et le primtre des contrles attendus des agents et de lencadrement sur cette nature dopration. La validation des plans de CHD par la division SPL est donc un lment structurant de la mthodologie du contrle interne, permettant notamment dencadrer la pratique du CHD. Les restitutions des fonctionnalits du module CHD dans lapplication Hlios assurent lencadrement de la trsorerie la traabilit du visa ralis par les agents, mais la fonctionnalit darchivage des documents correspondants dans Hlios ntant pas encore oprationnelle, les documents relatifs la validation des plans par le comptable et par la division SPL doivent tre dits et conservs pour assurer la traabilit des contrles exercs (cf. guides mthodologiques du CHD). Le dossier de rvision de la division SPL Les travaux de contrle interne de la division SPL sont retracs sur des grilles ou des documents ad hoc archivs dans le dossier de rvision de la division SPL. Ce dossier est, dans la mesure du possible, dmatrialis (cf. maquette du dossier de rvision de la division SPL). Le dossier de rvision de la division SPL doit notamment comporter les diagnostics et les grilles des contrles de supervision exercs par lencadrement de la division SPL sur les oprations de ses services et les grilles des contrles danalyse et de corroboration raliss sur les contrles de supervision des trsoreries. Bien que ne constituant pas un vritable dossier de rvision comptable puisque la division SPL nenregistre aucune opration comptable, le dossier de rvision de la division SPL est structur comme le dossier de rvision des trsoreries. Les documents relatifs aux contrles oprs sur lexercice N doivent tre conservs, a minima, jusquau 31/12/N+1. 6.5. Le reporting et la valorisation des rsultats du contrle interne au niveau dpartemental Le dispositif de reporting du contrle interne porte sur les oprations de contrle de supervision a posteriori et les contrles de corroboration. La restitution normalise des rsultats des contrles est utile aux diffrents acteurs. Ce dispositif permet : de rendre compte de la qualit des contrles exercs au premier niveau et de leur fiabilisation par les responsables du contrle de second niveau ; de suivre lavancement de la mise en uvre du PDCI ; danalyser les rsultats des oprations de contrle interne (taux, nature et causes des anomalies constates) et de dfinir les mesures correctrices mettre en uvre ; de mettre jour la cartographie des risques, de contribuer dterminer les orientations des plans de contrle interne et des programmes daudit et dactualiser les plans dactions.

Ces donnes sont ncessaires tous les niveaux de pilotage et de mise en uvre du dispositif de matrise des risques. En effet, avec les conclusions des audits et lanalyse des incidents recenss, les rsultats des travaux de contrle permettent de mesurer le niveau de matrise des risques associs aux diffrents processus mis en uvre par la DGFiP et de dfinir les mesures prendre afin damliorer ce niveau de matrise.

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Ils sont galement pris en compte pour la mise jour annuelle de la cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs. Les outils du reporting du contrle interne dans le SPL Pour les axes nationaux de contrle interne du SPL, le reporting est assur par les fiches de restitution et les annexes complter jointes aux notes au rseau traitant des thmes concerns qui sont transmises au chef de la division SPL, ainsi quau responsable de la MMR. Sous rserve des fonctionnalits de lapplication HELIOS en cours de dveloppement qui permettront le suivi de certains contrles de supervision (contrles comptables et CHD), aucun outil national nest impos pour le reporting des oprations de contrle dinitiative locale. La valorisation des rsultats du contrle interne et la mutualisation La mise en uvre du programme de contrle interne constitue un lment important du dialogue professionnel que doit mener le chef de service avec ses agents. Il convient dexpliciter les motifs qui ont conduit programmer les thmes retenus, dannoncer la mise en uvre des diffrents contrles, den prciser les modalits et de faire part, lensemble des agents, des constatations opres et des mesures correctrices ncessaires, le cas chant. Les constats oprs nintressent pas que le service ou les trsoreries objets de lopration de supervision, mais doivent pouvoir donner lieu mutualisation auprs de lensemble des chefs de service et des comptables concerns. Il revient au responsable du ple gestion publique darrter les mesures utiles et gradues mettre en uvre par le chef de division SPL (information orale des chefs de service et des comptables dans le cadre de runions mtiers, note lensemble des services afin dindiquer les points de fragilit et les moyens dy remdier). Le suivi de la mise en uvre du PDCI La MMR suit lavancement de la mise en uvre du PDCI et rceptionne les fiches de restitution et les annexes aux notes au rseau compltes par les chefs de services de la division SPL. Une situation trimestrielle est transmise au responsable du ple gestion publique et le responsable de la MMR prsente une synthse de la situation des travaux lors des runions du CDMR. En cas de situations individuelles prsentant des difficults, celles-ci sont examines avec les chefs de service et les comptables concerns par le chef de la division SPL qui est le correspondant gestion des risques du SPL. Lanalyse des fiches et des annexes restitues sur les contrles de supervision Le chef de la division SPL et le responsable de la MMR procdent en coordination une lecture critique des fiches de restitution et des annexes compltes par les chefs de service de la division SPL et les comptables au regard notamment de la cohrence entre les anomalies constates et les mesures correctrices proposes. Le cas chant, le chef de la division SPL prend contact avec les chefs de service ou les comptables concerns, avant validation de ces mesures. Lexamen de ces fiches sera dautant plus riche quil portera sur lensemble des fiches rendues par les chefs de service ou les comptables au titre dun mme thme. En effet, lanalyse compare des constatations opres et des mesures proposes permet une vritable mutualisation.

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Cette dmarche suppose la mise en place dun calendrier coordonnant la mise en uvre des oprations de contrle. Cest galement lissue de lexamen des fiches de restitution que pourront tre identifis les contrles de supervision qui feront lobjet dun contrle de corroboration. 6.6. Le suivi et lactualisation des plans dactions Le suivi et lactualisation du plan dpartemental damlioration de la qualit comptable Le chef de la division SPL est charg de suivre la ralisation des objectifs annuels de fiabilit comptable et financire du dpartement et des trsoreries inscrits dans le plan dpartemental damlioration de la qualit comptable. Le plan dpartemental annuel peut, si ncessaire, tre actualis au vu des rsultats intermdiaires de lIASQCL. Le cas chant, les nouvelles actions viennent actualiser le plan dactions de la division SPL et les plans dactions des trsoreries. Le suivi et lactualisation du plan dactions de la division SPL Le chef de la division SPL est charg de suivre le respect des chances de toutes les actions concernant lactivit SPL et donc notamment des actions relatives lamlioration de la qualit comptable et au contrle interne dans toutes ses dimensions. Le plan dactions pluriannuel de la division SPL doit tre mis jour rgulirement. Il est complt par les nouvelles actions ncessaires pour atteindre les objectifs fixs chaque anne, pour faire suite aux constats raliss lors des audits et pour corriger les dysfonctionnements et les erreurs dtectes lors des oprations de contrle interne. Il est valid par le responsable du ple gestion publique. Le suivi des plans dactions des trsoreries La division SPL doit sassurer du respect des chances fixes pour la mise en uvre des diffrentes actions prvues dans le plan pluriannuel unique tabli par chaque comptable et valid par la direction locale. Le suivi des actions des trsoreries doit tre effectu par sondage lors de la transmission dmatrialise des plans actualiss la division SPL au moins deux fois par an. A loccasion du dialogue de gestion, la division SPL examine les mises jour des plans dactions effectues par les comptables et sassure que les actions proposes permettront aux trsoreries datteindre leurs objectifs et de tenir compte des constats oprs lors des audits et des contrles de supervision. 6.7. Les mesures daccompagnement du dispositif de CICF Lanimation et le soutien des services et du rseau La communication et la formation visent diffuser une mthodologie commune et partage en matire de matrise des risques. Lobjectif est dhomogniser les pratiques en vigueur dans toutes les entits des directions et dexpliquer la ncessit de prendre en compte les risques dans lexercice quotidien des mtiers. La communication et la formation sont assures par la MMR qui soutient galement les cadres dans la mise en uvre des oprations de contrle interne.

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Le chef de la division SPL doit intgrer la dmarche de matrise des risques dans les activits du SPL et sensibiliser les agents de sa division et du rseau dans le cadre des runions mtiers quil organise. Les actions de formation La MMR assurant la prsentation des concepts et de la mthodologie du contrle interne, il revient au chef de la division SPL den expliquer lapplication aux agents de ses services, ainsi quaux comptables en charge du SPL. Dans le cadre de sa fonction de pilotage et danimation du contrle interne de premier niveau dans le SPL, le chef de la division SPL est charg de prsenter au rseau le dispositif mettre en uvre pour traiter les thmes nationaux de contrle interne fixs par la direction gnrale et les thmes dpartementaux retenus par le DRFiP/DDFiP. Lassistance comptable, juridique et mthodologique Le chef de la division SPL doit mobiliser ses services et les trsoreries pour atteindre les objectifs en matire de contrle interne et parvenir matriser les risques majeurs. La division SPL assiste les comptables en apportant une expertise comptable et juridique, ainsi quun appui mthodologique en tant que de besoin. Elle assiste les comptables dans leur dmarche auprs des ordonnateurs pour diagnostiquer les procdures, identifier les risques et dfinir les actions correctrices mettre en uvre. Laccompagnement de la dmarche partenariale avec les ordonnateurs Le comptable est linterlocuteur privilgi de lordonnateur, mais pas son seul interlocuteur. La division SPL doit promouvoir la dmarche partenariale et le responsable du ple gestion publique doit sinvestir personnellement dans les relations avec les lus et les gestionnaires locaux, y compris en labsence de convention de services comptable et financier ou dengagement partenarial. La mise en uvre des thmes nationaux de contrle interne est loccasion de prsenter le dispositif de matrise des risques aux ordonnateurs et daccompagner les comptables dans leurs dmarches sur le terrain, en valorisant les avantages quils sont susceptibles de retirer de lapprofondissement du contrle interne (fiabilisation des comptes, scurisation des oprations, optimisation des tches administratives, amlioration du service rendu lusager,...). 6.8. Le calendrier des travaux de CICF en DRFiP/DDFiP Les principaux travaux programmer et raliser par la division SPL dune DRFiP/DDFiP en matire de contrle interne comptable et financier dans le SPL ont t synthtiss dans un calendrier qui comporte quatre parties : lidentification des risques ; le pilotage et le suivi du CICF ; les contrles comptables ; les contrles de lenvironnement comptable.

Un mme outil ou document mentionn sur le calendrier peut tre utilis plusieurs reprises, lors des diffrentes phases des travaux de CICF, notamment loccasion de lidentification des risques et au cours des oprations de pilotage et de suivi du CICF ou lors des contrles.

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A titre dexemple, les rsultats de lIASQCL sont utiliss par la division SPL au cours des travaux suivants : lanalyse des rsultats dfinitifs de lexercice N-1 pour laborer la cartographie dpartementale des risques oprationnels majeurs du SPL ; lanalyse des rsultats de lexercice N-1 pour fixer les objectifs des trsoreries de lexercice N, laborer le plan dpartemental annuel damlioration de la qualit comptable et alimenter le plan dactions dpartemental pluriannuel du SPL ; lexploitation des rsultats intermdiaires de lexercice N pour actualiser, si ncessaire, le plan dpartemental damlioration de la qualit comptable et oprer des contrles comptables de corroboration ; le reporting et la valorisation des rsultats auprs des agents et des ordonnateurs.

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7. Le dispositif de matrise des risques comptables et financiers au niveau des trsoreries

La dmarche de matrise des risques se concrtise dans le cadre de lexercice des activits au sein des trsoreries. Lencadrement met en uvre la politique de contrle interne dfinie par le comptable et valide par la direction locale dans le respect du cadre national dcrit dans le prsent guide. 7.1. Lidentification des risques dans le SPL au niveau de la trsorerie Le comptable procde annuellement lidentification des risques propres aux activits de sa trsorerie afin dlaborer un plan de contrle interne annuel (PCI) et un plan dactions pluriannuel. Il dispose de plusieurs outils lui permettant, dans le domaine du SPL, dtablir une synthse des risques identifis par processus et doprer une cotation des risques pour les collectivits gres. Lanalyse des rsultats des indicateurs de la trsorerie Les rsultats dfinitifs de lIASQCL (anne N 1) sont disponibles partir du mois de juillet (anne N) et sont analyss par la division SPL pour dterminer les processus et les items comptables sur lesquels les actions de la trsorerie doivent porter et pour fixer les objectifs en matire de fiabilit comptable. Le comptable analyse les rsultats de lIASQCL pour chacune des collectivits quil gre et il complte son diagnostic par le bilan des rsultats des contrles comptables automatiss (CCA) issus de lapplication Hlios et des indicateurs de linfocentre Delphes (les indicateurs de gestion peuvent fournir des informations sur les risques oprationnels). Tous les indicateurs exploiter sont rpertoris, par processus, dans la cartographie des indicateurs du SPL laquelle le comptable peut se rfrer pour slectionner ceux qui lui seront utiles : les restitutions issues des CCA Hlios qui sont exploitables en temps rel ; les donnes de linfocentre Delphes qui sont utilises dans le cadre dun reporting priodicit infra-annuelle (mensuelle, trimestrielle,) les rsultats de lIASQCL et de ses diffrents items constitutifs qui sont connus a posteriori et servent de base au choix des actions visant amliorer la qualit comptable.

Pour aider les comptables dans llaboration du dispositif de contrle interne de leur trsorerie, un modle simplifi de la cartographie des indicateurs du SPL a t constitu partir dune slection dindicateurs majeurs (cf. short-list des indicateurs du SPL). Lanalyse des restitutions du CHD Le comptable analyse les restitutions du CHD (bilan des contrles exercs) pour identifier les risques spcifiques chaque collectivit en matire de dpense, mettre en place les plans de contrle du CHD en dbut danne et actualiser les plans de contrle du CHD en cours danne. Le comptable doit prsenter le rapport annuel du CHD lordonnateur et voquer les modifications en terme de contrle qui dcoulent de la qualit constate dans le mandatement de lordonnateur (passage un contrle par sondage ou retour un contrle exhaustif).

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Le comptable joue un rle de conseil vis--vis de lordonnateur en lui proposant des solutions concrtes pour amliorer la qualit du mandatement et remdier aux erreurs constates. En fonction de lvolution de lorganisation et des procdures de lordonnateur, il adapte son plan de contrle (cf. guides mthodologiques du CHD). Les observations formules lors des contrles, des audits, du visa et de lapurement des comptes Lanalyse des rsultats des indicateurs et du CHD est enrichie par les constats oprs lors des contrles de supervision et des diagnostics (droulement des RCI et du GDA) raliss par lencadrement de la trsorerie et des contrles de corroboration exercs par la division SPL. Elle est complte par les observations formules loccasion des audits, du visa des comptes de gestion sur chiffres et de lapurement administratif et juridictionnel des comptes publics locaux. Les risques dtects en matire de scurit et de rgularit des oprations (scurit des biens et des personnes, matrise du systme dinformation, respect des rgles dontologiques) et en matire de qualit des activits oprationnelles et de soutien (qualit de lorganisation, du service et des travaux) compltent les risques comptables et financiers. La synthse des risques identifis par processus et la classification des collectivits par cotation des risques Pour aider le comptable recenser et hirarchiser les risques qui sont propres chaque collectivit, un outil a t labor pour coter les risques et slectionner automatiquement les contrles comptables qui en dcoulent (cf. aide llaboration du PCI). Les contrles comptables de supervision exercer sur tous les processus ont t rpertoris dans une cartographie des contrles comptables (cf. cartographie des contrles comptables de supervision de 1er niveau) qui prcise les modalits de contrle (documents consults ou dits pointer ou rapprocher) et propose quatre niveaux dintensit correspondant une priodicit des contrles diffrencie en fonction des risques propres chaque collectivit. Le niveau dintensit de contrle est bas sur la cotation dun risque global valu par le comptable pour chaque collectivit. Le risque global dune collectivit se compose du risque inhrent sa strate financire (enjeu financier) et du risque valu par le comptable. La cotation du risque valu par le comptable permet, si ncessaire, de moduler le niveau dintensit du contrle bas sur lappartenance une strate financire. Quatre niveaux dintensit ont t dfinis : de 1 4 (faible, moyen, lev, trs lev). Le niveau 4 reprsente le niveau de contrle maximal et concerne notamment les collectivits trs forts enjeux et/ou susceptibles, terme, dtre certifies. Chaque anne, le comptable doit donc rvaluer la cotation des risques propres chaque collectivit pour en dduire le niveau dintensit des contrles comptables qui vont alimenter le PCI (la reconduction de la cotation dune anne sur lautre est possible, mais le comptable doit lacter et pouvoir la justifier). Pour mettre en uvre le dispositif de cotation des risques, le comptable doit rpartir lensemble des collectivits gres entre les quatre niveaux dintensit de contrle. La division SPL met disposition du comptable un fichier prrempli partir dune extraction des fiches de situation financire (AEFF) de chaque organisme public

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local ou le comptable tlcharge lui-mme loutil et procde son initialisation (cf. mode demploi de loutil de cotation des risques). A partir du montant des recettes relles de fonctionnement, loutil gnre automatiquement la cotation du risque inhrent la strate financire qui est complte par le comptable partir de quatre critres complmentaires qui sont cots 0 (risque inexistant ou relativement faible) ou 1 (risque relativement lev). Les quatre critres complmentaires sont : le diagnostic issu de la cartographie des risques de la collectivit (points faibles de la collectivit connus du comptable) ; les rsultats de lIASQCL (marges de progression) ; les contrles induits par une action damlioration de la qualit des comptes dans une convention de services comptable et financier ou un engagement partenarial ; la sensibilit de la collectivit (notorit des lus, niveau faible de formation des personnels de la collectivit, etc).

La cotation du risque global et lintensit du contrle associe sont affiches automatiquement par loutil qui alimente la partie du PCI consacre aux contrles comptables. 7.2. Le plan de contrle interne de la trsorerie Le comptable tablit annuellement un PCI unique pour lensemble de ses activits. Le PCI matrialise la politique de contrle interne dfinie en fonction de lapprciation des risques et des enjeux. Il doit tre adapt aux missions, aux besoins et aux effectifs de la trsorerie. Il fixe les choix et les objectifs de contrle a posteriori et en facilite le suivi. La partie du PCI consacre au SPL est initie avec loutil daide llaboration du PCI qui comporte les indications suivantes : les personnes charges des contrles de supervision (nom du comptable et de ses dlgataires complter le cas chant) ; le planning de diagnostic des procdures et des contrles spcifiques (prrempli par la division SPL) ; les contrles de supervision prsents dans le planning du PCI : les contrles comptables sont rpertoris dans la cartographie des contrles comptables et leur niveau dintensit dcoule de la cotation du risque global pour chaque collectivit qui alimente automatiquement le PCI ; les contrles de lenvironnement comptable concernent les contrles raliss dans le cadre dun diagnostic de processus (parc immobilier ou rgies par exemple), ainsi que les thmes dfinis localement (hbergs par exemple) ; les contrles spcifiques sont relatifs des travaux particuliers qui peuvent tre demands par une entit extrieure (Inspection gnrale des finances, juridictions financires).

Le comptable transmet par courriel au DRFiP/DDFiP le PCI intgrant les risques et les contraintes identifis dans sa trsorerie, ainsi que les contrles obligatoires. Les objectifs en matire de contrle interne sont ngocis lors du dialogue de gestion et le PCI est valid par la direction locale, si ncessaire aprs amendements. La date de validation est mentionne et formalise par le verrouillage du classeur avec un mot de passe avant le retour par courriel du PCI au comptable (cf. exemple de PCI dune trsorerie complt).

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7.3. Le plan dactions de la trsorerie Le comptable labore un plan dactions pluriannuel unique pour lensemble des activits de sa trsorerie et pour tous les objectifs qui lui sont fixs par la direction locale. Le plan dactions de la trsorerie prcise notamment lorigine des actions dfinies par le comptable (autodiagnostic, suites donnes aux contrles exercs par la division SPL ou aux constats oprs par les auditeurs), les personnes charges de mettre en uvre les actions et les chances prvues. Il permet la fois de planifier les actions et de suivre leur ralisation. Il explicite les choix stratgiques effectus par le comptable dans la gestion de son poste. La partie du plan dactions de la trsorerie consacre lamlioration du contrle interne hirarchise et dtaille les mesures mettre en uvre pour fiabiliser les procdures, matriser les risques identifis et obtenir une assurance raisonnable en matire de qualit comptable. Le plan dactions de la trsorerie doit tre formalis (cf. maquette du plan dactions de la trsorerie et exemple de plan dactions complt), valid par la direction locale loccasion du dialogue de gestion et diffus aux acteurs concerns. 7.4. La dmarche partenariale avec les ordonnateurs en matire de fiabilit comptable La fonction comptable tant partage, la fiabilisation des comptes des collectivits locales sinscrit dans une dmarche partenariale avec les ordonnateurs. Les conventions de services comptable et financier (CSCF) et les engagements partenariaux (EP), qui comportent ncessairement des axes relatifs lamlioration de la qualit des comptes publics locaux et loptimisation des procdures, sont initis par les comptables. La direction locale appuie laction du comptable pour promouvoir le partenariat en sinvestissant dans les relations avec les lus et les ordonnateurs. Elle accompagne ainsi les comptables qui sont les interlocuteurs privilgis des ordonnateurs dans leurs dmarches sur le terrain. La mise en uvre des thmes nationaux de contrle interne est loccasion pour le comptable de prsenter le dispositif de matrise des risques aux ordonnateurs et de les associer aux travaux engags sur la fiabilisation des processus en ralisant un diagnostic commun au moyen dun RCI. Mme en labsence de CSCF ou dEP, le comptable doit expliquer lordonnateur lintrt quil retirera de la fiabilisation de ses processus qui saccompagnera dune optimisation du fonctionnement de ses services, dune amlioration du service rendu aux usagers, de la scurisation de ses procdures et de la matrise de ses risques. 7.5. La mise en uvre du plan de contrle interne de la trsorerie Le comptable et les agents ayant reu dlgation sont chargs de la mise en uvre du PCI de la trsorerie. Le PCI comporte ncessairement un contrle oprer sur llaboration ou la mise jour de lorganigramme fonctionnel. Llaboration et la mise jour de lorganigramme fonctionnel Lorganigramme fonctionnel (OF) est la traduction pratique du levier organisationnel du contrle interne (cf. note au rseau de la MNMR n 2010/06/5802 du 9 juillet 2010). Le comptable est charg dlaborer lOF de sa trsorerie (cf. maquette dOF poste mixte et maquette dOF poste spcialis) et de le mettre jour au moins une fois par an, pour prendre en compte les changements de personnel et notamment le mouvement de mutation du mois de septembre.

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 Les contrles exercs par les agents de la trsorerie Lautocontrle se dfinit comme le contrle exerc par un oprationnel sur ses propres oprations, a priori ou a posteriori. Ces contrles sont permanents et exhaustifs. Ils reposent sur les instructions, le manuel des procdures et les fiches pratiques Hlios. Au sein dune trsorerie, un certain nombre de contrles automatiques a priori, ports par lapplication informatique Hlios sinsrent dans cette dmarche dautocontrle de lagent. Le prvisa droule ainsi un certain nombre de contrles automatiss en amont de la prise en charge des documents budgtaires de prvision (budget) et dexcution (titres et mandats). Ces contrles peuvent donner lieu au signalement danomalies forables (prise en charge possible) ou non forables (prise en charge impossible). Lapplication Hlios effectue par ailleurs des contrles spcifiques au moment de linitialisation de lexercice : lors du paramtrage, lapplication contrle notamment la cohrence de la nomenclature budgtaire et comptable choisie avec le type de collectivit (contrle bas sur des tables de concordance). Le contrle mutuel se dfinit comme le contrle exerc par un agent sur les oprations dun autre agent. Les oprations de contrle mutuel sont lies la notion de procdure. Elles reposent sur le principe, fondateur en matire de contrle interne, de sparation des tches. Les oprations de contrle mutuel visent un double objectif : garantir la continuit de service travers une vritable polyvalence des agents et viter les domaines rservs gnrateurs de risques potentiels forts, dans la mesure o la taille et les ressources dont dispose le poste le permettent. Entrent notamment dans cette catgorie, les contrles exercs : au sein dune trsorerie, quand au moins deux oprationnels participent une procdure donne ; entre services, quand plusieurs services dune trsorerie interviennent dans le droulement dune procdure donne ; entre services de lordonnateur, trsoreries et, le cas chant, rgies.

Les autocontrles et les contrles mutuels sont exercs par les agents de la trsorerie sur toutes les oprations quils ralisent et qui sont recenses dans la cartographie des activits dune trsorerie spcialise SPL ou mixte. Les contrles de supervision exercs par lencadrement de la trsorerie Le contrle de supervision se dfinit comme le contrle exerc par lencadrement sur les oprations des agents au sein de la trsorerie. Les contrles de supervision se divisent en deux grandes catgories : contemporains et a posteriori. Les contrles de supervision contemporains et intgrs aux procdures constituent un contrle cl obligatoire intgr au droulement de la procdure. Il sagit de la validation informatique lorsqu'un profil spcifique le permet ou de la validation de documents au vu de pices justificatives. Ces contrles sont exhaustifs et peuvent conduire au rejet dune opration. Les contrles de supervision a posteriori et raliss hors procdure sont programms dans le PCI de la trsorerie.

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Ces contrles, raliss sur un chantillon doprations, consistent, pour lencadrement, sassurer du respect, par les oprationnels, des directives donnes dans le cadre du traitement des oprations et de la qualit de ces dernires : calendrier, modalits de saisie et denregistrement, modalits de contrles (autocontrles et contrles mutuels). Sur ce dernier point, il sassure notamment de leur traabilit, de leur ralit et de leur efficacit. Lencadrement apprhende la pertinence et lefficacit des choix organisationnels quil a mis en uvre pour matriser les risques dtects travers les contrles de supervision. Tous les points de fragilit dtects lors des contrles de supervision doivent donner lieu llaboration dactions correctrices retraces dans un plan dactions. Cependant, si les erreurs dtectes ne sont pas lies au dispositif, mais sa mauvaise ou non-application, lencadrement procdera simplement un rappel des directives. la diffrence des contrles intgrs la procdure (autocontrles, contrles mutuels et contrles de supervision contemporains), les contrles de supervision a posteriori font lobjet dune formalisation assure par la saisie de grilles de diagnostic associes aux rfrentiels de contrle interne ou de grilles de contrle (cf. document tlchargeable). Seules les pices affrentes des oprations irrgulires au regard des critres de qualit comptable doivent tre conserves en copie. Les contrles comptables Lapplication Hlios qui est dsormais gnralise lensemble du SPL et comporte des fonctionnalits de contrle interne, met disposition de lencadrement des trsoreries et des divisions SPL des restitutions relatives la qualit comptable facilitant les contrles comptables a posteriori. Le module de contrles comptables automatiss (CCA) de lapplication Hlios permet ainsi de restituer tout au long de lanne un tat danomalies relatif 67 points de contrle (cf. module de formation et liste actualise des contrles oprants). Les contrles comptables de supervision exercer sur tous les processus ont t rpertoris dans une cartographie des contrles comptables de premier niveau qui prcise les modalits de contrle (documents consults ou dits pointer ou rapprocher), les rfrences CCA et IASQCL, et propose quatre niveaux dintensit correspondant une priodicit des contrles diffrencie en fonction des risques propres chaque collectivit. Dans lattente de la prochaine mise disposition dun module de contrle interne comptable (CIN) intgr lapplication Hlios permettant, partir de requtes prformates, de slectionner des chantillons doprations contrler et denregistrer les contrles effectus, le comptable doit archiver les grilles de contrle et les tats danomalies CCA points qui assurent la traabilit de lexcution du PCI de la trsorerie. Les contrles de lenvironnement comptable Lenvironnement comptable est constitu par tout ce qui environne lenregistrement comptable, en amont et en aval de cet enregistrement, et qui a un impact sur la qualit des comptes. Il intgre galement le processus organisationnel transverse.

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En effet, le processus organisationnel transverse fait partie du primtre du CICF et il est fortement recommand de drouler le RCI organisationnel au sein dune trsorerie dans les cas suivants : le changement de comptable ; une modification significative de lencadrement ; un taux de renouvellement des effectifs atteignant au moins 25 % ; des vacances demploi constates depuis plus de six mois ; une restructuration et/ou un dmnagement de la trsorerie ; la mise disposition de nouvelles fonctionnalits majeures de lapplication Hlios.

Le comptable droule les RCI des processus diagnostiquer au titre des thmes nationaux et dpartementaux de contrle interne ou lorsquil a identifi des risques spcifiques au sein de la trsorerie. Les contrles de supervision exercs par lencadrement de la trsorerie sur lenvironnement comptable sont formaliss par la saisie de grilles de diagnostic associes aux RCI ou de grilles de contrle. Les modalits dfinies dans le cadre du contrle hirarchis de la dpense (CHD) et du contrle allg partenarial (CAP) constituent des modes de contrle faisant totalement partie de la dmarche de contrle interne. ce titre, elles dfinissent les modalits et le primtre des contrles attendus des agents et de lencadrement sur cette nature dopration. Llaboration, lactualisation et le suivi des plans de contrle par le comptable est un lment structurant de la mthodologie, permettant notamment dencadrer la pratique du CHD. Les restitutions des fonctionnalits du CHD dans lapplication Hlios assurent lencadrement la traabilit du visa ralis par les agents, mais la fonctionnalit darchivage des documents du module CHD dans Hlios ntant pas oprationnelle, les documents relatifs la validation des plans par le comptable et par la division SPL doivent tre dits et conservs pour assurer la traabilit des contrles exercs (cf. guides mthodologiques du CHD). Le dossier de rvision de la trsorerie Le dossier de rvision dtaille l'ensemble des contrles raliss au sein d'une trsorerie au cours dun exercice comptable donn (cf. maquette et mode demploi du dossier de rvision). Le comptable constitue un seul dossier de rvision annuel qui est aliment avec les contrles de premier niveau raliss par l'encadrement et le comptable luimme et avec les contrles de second niveau exercs par la division SPL dont les rsultats sont communiqus au comptable. Ce dossier n'est pas adress systmatiquement la division SPL. Il est conserv dans la trsorerie, a minima jusquau 31/12/N+1 et tenu disposition de la direction locale qui peut demander ce quil lui soit transmis ou le consulter sur place loccasion dun audit interne. Il sert de support aux missions d'audit (auditeurs internes et, le cas chant, certificateur). Il doit donc donner une vision claire et complte du dispositif et des travaux mis en uvre pour assurer la matrise des risques. Il doit galement donner une assurance raisonnable en matire de fiabilit comptable. Le dossier de rvision permet l'auditeur : d'analyser la pertinence et lefficience des contrles mis en uvre et dvaluer le niveau de matrise des risques majeurs par le comptable ;

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de s'appuyer sur les constats raliss par les acteurs du dispositif de contrle interne au sein de la trsorerie, si la qualit des contrles est avre.

Le dossier de rvision complte le compte de gestion et ne doit pas tre confondu avec le dossier de clture dont l'objectif est la justification du solde de certains comptes la clture de l'exercice. Un dossier de clture ne sera constitu que pour une collectivit dont les comptes sont soumis la certification. 7.6. Le reporting et la valorisation des rsultats du contrle interne au niveau de la trsorerie La restitution normalise des rsultats des contrles de premier niveau raliss dans les trsoreries est utile aux diffrents acteurs. Elle permet au comptable de rendre compte de la qualit de ses travaux la direction locale, notamment sur les thmes nationaux de contrle interne du SPL qui font lobjet dune restitution systmatique et dun contrle de second niveau. Sagissant des contrles de supervision exercs linitiative du comptable et de la direction locale, ils sont archivs dans le dossier de rvision qui nest communiqu la division SPL que sur sa demande. Le reporting permet au comptable de suivre lavancement de la mise en uvre du PCI, danalyser les rsultats des oprations de contrle interne (taux, nature et causes des anomalies constates) et de dfinir les mesures correctrices mettre en uvre. Il contribue dterminer les orientations du PCI et actualiser le plan dactions. La traabilit assure par le dossier de rvision est utile au comptable en fonction, mais aussi au comptable entrant. Elle permet galement la direction locale de mutualiser les rsultats des contrles exercs par tous les comptables du dpartement et de rduire la probabilit de non dtection dun risque. La mise en uvre du programme de contrle interne constitue un lment important du dialogue professionnel que doit mener le comptable avec ses agents. Il convient dexpliciter les motifs qui ont conduit programmer les thmes retenus, dannoncer la mise en uvre des diffrents contrles, den prciser les modalits et de faire part, lensemble des agents, des constatations opres et des mesures correctrices ncessaires, le cas chant. 7.7. Le suivi et lactualisation du plan dactions de la trsorerie Le plan dactions pluriannuel de la trsorerie doit tre mis jour rgulirement par le comptable qui suit et participe activement la mise en uvre des actions programmes. Il est complt par les nouvelles actions ncessaires pour atteindre les objectifs fixs chaque anne, pour faire suite aux constats raliss lors des audits et pour corriger les dysfonctionnements et les erreurs dtects lors des oprations de contrle interne. Le plan dactions actualis est transmis par courriel la division SPL au moins deux fois par an pour validation. 7.8. Le calendrier des travaux de CICF en trsorerie Les principaux travaux programmer et raliser par une trsorerie en matire de contrle interne comptable et financier dans le SPL ont t synthtiss dans un calendrier qui comporte quatre parties : lidentification des risques ; le pilotage et le suivi du CICF ; les contrles comptables ; les contrles de lenvironnement comptable.

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Un mme outil ou document mentionn sur le calendrier peut tre utilis plusieurs reprises, lors des diffrentes phases des travaux, notamment loccasion de lidentification des risques et au cours des oprations de pilotage et de suivi du CICF ou lors des contrles. A titre dexemple, les restitutions du CHD sont utilises par le comptable au cours des travaux suivants : lanalyse des restitutions pour identifier les risques en matire de dpense propres chaque collectivit ; la mise en place des plans de contrle en dbut dexercice et lalimentation ventuelle du PCI annuel et du plan dactions pluriannuel ; le contrle du respect des plans dans le cadre des contrles de supervision exercs sur lenvironnement comptable ; le reporting et la valorisation du bilan des contrles exercs auprs des agents et des ordonnateurs.

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