Sunteți pe pagina 1din 25

UNIVERSITATEA GEORGE BARIIU DIN BRAOV FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE SPECIALIZAREA : CONTABILITATE I INFORMATIC DE GESTIUNE

BAZA DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENILOR UNEI SOCIETI COMERCIALE

PROFESOR DE CURS: Lector univ. dr. Crstea Claudia

STUDENT: Argseal (Scully) Maria Antonela An II, zi

Braov 2007

CUPRINS Introducere Cap I CLIENII I GESTIONAREA CLIENILOR. GENERALITI. 1. Clienii veriga principal a unei societai comerciale 5 4

2. Gestiunea clienilor cu ajutorul unei baze de date Cap II BAZE DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENILOR

1. Crearea unei baze de date pentru gestionarea clienilor cu ajutorul editorului de baze de date Microsoft Access 2. Studiu de caz Societatea ALFA 2.1. Generaliti societatea ALFA 2.2. Crearea tabelelor n societatea ALFA 2.2.1.Crearea tabelei Clieni 2.2.2. Crearea tabelelorFacturi i Produse facturate 2.3. Vizualizarea Relailor dintre tabele 2.4. Crearea interogarilor (Queries) 2.4.1. Crearea interogrii Clieni repartizare pe ara de reedin 2.4.2. Crearea interogrii Detalii Clieni 2.4.3. Crearea interogrii Comenzi Clieni 2.4.4. Crearea interogrii Facturi emise sortate pe data specific 2.4.5. Intocmirea listei facturilor emise ordonat crescator dup cod client 2.5. Crearea rapoartelor (Reports) 2.5.1. Crearea raportului Clieni 14 15 15 2.4.6. Crearea interogrii Total facturi emise pe zi14 14 12 12 13 9 9 9 10 11 12 8 9

Concluzii i propuneri Anex Bibliografie

16 17 29

INTRODUCERE Plecnd de la premisa clienii notrii , stapnii notrii m-am gndit s fac o lucrare n care s art de ce clienii sunt att de importani i mai ales indispensabili pentru orice societate comercial i cum se poate ine o gestiune eficient a acestora. Este bine tiut faptul c fr clieni nu ar exista desfacere, nu ar exista motivul principal al executrii de produse sau servicii i nici o firm nu ar avea un scop pentru a se nfiina sau intra i supravietui pe pia. Bineneles c tot ce ine de o societate este important i anume producia, prezentarea, desfacerea, ofertele speciale i tehnologia ct mai avansat, ns toate acestea au rost doar atunci cnd exist un cumprtor sau consumator, un beneficiar , cu alte cuvinte un client. Pe lng teoria legat de clieni , studiul i necesitatea acestora imi propun s realizez i s analizez o baza de date a unei societai comerciale structurat n aa fel nct s ofere ct mai multe informaii despre clienii societaii. Aceste informaii sunt benefice pentru societate i ca urmare pot aduce beneficii clienilor prin analiza datelor i implicit a informaiilor legate de fiecare client n parte. Lucrarea de fat este structurat pe dou capitole i anume: cap I Clienii i gestionarea clienilor; cap II Baze de date pentru gestionarea clienilor, fiecare capitol cu subcapitole aferente i un studiu de caz al societaii comerciale ALFA, plus anexe. La o prim analiz mental a cuvntului client ne vine n gnd cumprtor. Ins, pentru ca o societate s ajung s aib o baz de date despre clieni trebuie ca aceast s tie cum s-i ctige i s-i pstreze, ceea ce nu este deloc uor i presupune mult munc din partea ofertantului de produse sau servicii. Intr-o economie de pia prosper doar cei ce tiu s atrag clieni noi, s-i pstreze i s-i faca s cumpere mai mult. Odat devenit client, persoana sau societatea respectiva trebuie tratat cu grij i respect pentru a nu o pierde. 3

Este mult mai uor s pierzi un client decat s atragi altul. Pe lng fiecare client pierdut c urmare a nesatisfacerii acestuia, se mai pierde un numar considerabil de posibili clieni care vin n contact cu acesta i aud de nemultumirile sale n ceea ce priveste societatea comercial n discuie. Toate aceste probleme legate de clieni i legtura lor direct i de nenlocuit cu societile comerciale, alturi de baza de date aferent clienilor unei societai vor fi discutate n prezenta lucrare. CAP I CLIENII I GESTIONAREA CLIENILOR. GENERALITI. 1.CLIENII VERIGA PRINCIPAL A UNEI SOCIETAI COMERCIALE Pentru orice societate clientul este ntotdeauna prioritatea numrul 1.Fr clieni societatea nu poate exista. Acesta este motivul pentru care clienii trebuie manipulaicu atenie i luai n calcul n cazul oricrei modificri n ceea ce privete societatea. Astfel de schimbri ar putea fi: n cazul diversificarii gamei de produse sau modificrii acesteia, scoaterii de pe pia a unui produs existent, introducerea pe pia a unui produs nou, schimbarea amplasamentului societaii, etc. Pentru a-i cunoaste bine clienii o societate comercial trebuie s dispun de o baz de date ct mai ampl astfel nct gestionarea acestora s fie bine pus la punct, iar datele importante s poat fi accesate la orice ora de utilizatorii autorizai. 2.GESTIUNEA CLIENILOR CU AJUTORUL UNEI BAZE DE DATE Baza de date cu informaii despre clienii societaii trebuie s cuprind ct mai multe detalii despre acetia cum ar fi: denumirea clientului/a societaii, cod unic alocat fiecarui client, persoana de contact i funcia acesteia, adresa completa i numar de telefon i fax. n cazul n care se lucreaza cu clieni persoane juridice ar fi indicat s se tie i pagina web a acestora, deoarece cunoscandu-i mai bine societatea furnizor ar putea oferi ct mai multe produse sau servicii care nu au fost comandate sau utilizate anterior dar le-ar folosi n viitor. n lumea comertului prospera doar cei care stiu s isi atraga clieni noi, dar i s-i pstreze pe cei vechi i s-i faca s cumpere ct mai multe produse.1 Printr-o gestionare eficienta a clienilor se poate beneficia de date foarte importante despre acetia i c urmare se pot oferi diferite produse sau servicii cu aceleasi caracteristici c i cele preferate de ei dar neutilizate inainte. Astfel cunoscand preferinele actualilor clieni, acetia vor cumpara i mai mult dac fidelitatea le este rasplatit. Cu ajutorul unei baze de date bine alcatuit se pot crea diverse rapoarte care s arate ce i ct cumpara fiecare client, clienii fideli i cei infideli. Clienilor fideli li se pot oferi diverse bonusuri sub form de discount-uri ceea ce i-ar face s se simt apreciai i cu siguran vor recomanda societatea i prietenilor, existnd astfel o mare posibilitate c acetia din urm s devin i ei clieni. Poteniali clieni pot fi atrai prin oferirea de stimulente sub form de oferte speciale. Este important obinerea de la acetia a detalilor necesare pentru crearea unei baze de date a clienilor poteniali n urma unor sondaje, sau prin acordul marilor magazine de a folosi informaiile deinute de ei. ___________________________ 1. www.marketwatch.ro

Totodat o baz de date a potenialilor clieni se poate forma cu ajutorul informaiilor din reviste, televiziune, radio sau pur i simplu de pe strada unde exista o multitudine de clieni probabili, persoane fizice i juridice. Baza de date a clienilor actuali i poteniali pentru a oferi firmei maximum de informaii, trebuie consultat permanent i s fie intr-o cretere continu. Societatea comercial n cauza trebuie s aib o comunicare permanenta, relevanta i continua cu clienii sai. n activitatea comercial este de ase ori mai scump s castigi un client nou decat s pstrezi unul existent2 de aceea o mare atenie trebuie indreptat catre clienii din evidena societaii. Crearea unei baze de date cu clieni poteniali necesit costuri de promovare tot mai mari pentru atragerea de noi oameni n magazine sau n punctele de desfacere. Aceast ns, poate avea un rezultat avantajos pentru firm dac persoanele respective decid s se intoarc i sptmna viitoare, astfel devenind clieni. Prin obinerea de la acetia a acordului de comunicare, chiar i n timpul procesului de cumprare, i oferindu-le informaii relevante dar nu prea focusate pe vnzri3, astfel nct ei nu se vor simi deranjati sau presai s cumpere un anume produs, ofertantul le va manipula comportamentul de consum. Mai mult ca sigur aceste persoane vor reveni, iar n viitor valoarea achiziiilor va crete i n scurt timp vor deveni clieni fideli. Este foarte necesar comunicarea n fiecare lun cu clienii, aducandu-le la cunotiin noutile i promoiile astfel nct acetia nu vor avea nevoie s considere alt retailer pentru oferte sau servicii mai bune. Dac societatea comercial dorete s afle opinia clienilor si n legatur cu stabilirea preului pentru un produs nou, sau poziionarea unui nou magazin sau chiar programul de funcionare, este de ajuns accesul la baza de date i trimiterea de scrisori, e-mail-uri sau fax-uri ctre acetia i cererea opiniei intr-un mod ct mai profesional. Cu astfel de informaii foarte actuale, sau la cald4 cum au mai fost numite, societatea va tii ce decizii s ia, fiind ajutat n mod direct de clieni. Datorit globalizrii i creterii continue a concurenei, tot mai multe firme pun o valoare din ce n ce mai mare pe clieni , nu pe produse sau productivitate. Putem afirma c valoarea unei companii consist n clienii pe care ii gestioneaz. O baz de date este cu att mai important cu ct poate contribui la recunoaterea i abordarea individual a clienilor. Dei modul de interaciune cu clienii difer att n funcie de tipul de activitate ct i de politica proprie a companiei, inelegerea valorilor i comportamentului unui client este un element esenial pentru succesul oricrui tip de firm. Eficienta gestiune a clienilor nu este important doar pentru firm ci i pentru clienii sai. ____________________________ 2 www.agora.ro 3, 4 www.marketwatch.ro Astfel, pentru a satisface cerinele clienilor compania trebuie s poat raspunde la intrebrile acestora cu rapiditate i exactitate. Clienii pot solicita informaii n legatur cu disponibilitatea anumitor produse, sau situaia comenzilor efectuate, termene de plata etc. Reactivitatea la solicitrile clienilor depinde n mod esenial de existenta unor informaiiclient complete i exacte. Atunci cnd aceste informaii-client sunt accesibile cu uurin i disponibile, reactivitatea crete spectaculos.5 n cazul unei reele de calculatoare cu acces la baza de date a clienilor, orice angajat care rspunde la telefon poate accesa pe baza de password informaiile-client din reea avnd astfel 5

posibilitatea s raspund imediat solicitarilor formulate evitnd necesitatea recurgerii la clasica formulare va contactam noi mai tarziu. 6 Este foarte important ca toate informaiile despre clienii unei societai comerciale s fie securizate. n cazul unei reele de calculatoare aceast trebuie s fie fiabil i sigur. O bun metoda de a oferi clienilor acces la contul lor la orice or este crearea unui site al firmei, unde fiecare client poate accesa pe baza de parola baza de date personal, unde sunt cuprinse comenzile, facturile, marfa livrat, termene de plata etc. Acest site trebuie s ofere o securitate maxim a datelor att a clienilor ct i a societaii. Eficientizarea activittii de marketing, vnzare i customer service dintr-o companie este strans legat de o relaie cu clienii foarte bine gestionat.7 n relaia unei firme cu clienii apar mereu doua situaii: numrul n cretere al clienilor cu care firma are relatii i numrul n cretere al personalului firmei care are aceste relaii. n cazul numrului mare al clienilor, probleme pot aprea din cauza numrului n permanent cretere al clienilor ce trebuiesc gestionai, de aceea este necesar un program informatic sau o baz de date ct mai cuprinzatoare i detailat i cu posibilitatea de a crete ncontinuu. n cazul creterii numrului personalului societaii care intrein relaii cu clienii, pot aprea probleme atunci cnd un client este contactat de mai muli angajai ai firmei n legatur cu aceiai problem. Este foarte important ca toate persoanele interesate s cunoasc stadiul tuturor discuiilor i a hotarrii luate n legatur cu acel client pentru ca acesta s nu fie contactat n legatur cu aceiai problem de dou sau chiar mai multe ori. Ca acest lucru s fie evitat este necesar comunicarea ntre angajaii firmei, verbal sau chiar prin anumite notie n baza de date a clientului respectiv. Toate datele i informatiile despre clieni trebuiesc depozitate centralizat facilitand astfel accesarea instantanee de ctre utilizatori. ____________________________ 5,6,7 www.anzisoft.ro Fiecare angajat al societaii comerciale trebuie s aib abilitatea de a accesa bazele de date ale clienilor oricnd pentru a dispune de informaii specifice necesare pentru derularea vanzarilor, maximizarea proceselor de up-selling i oferirea celui mai inalt nivel de servicii personalizate pentru fiecare client n parte.8 Nu trebuie neglijat faptul c fiecare client este individual i are preferine i mod de lucru specifice , de aceea trebuie tratat ca atare. Totodata clienii doresc servicii rapide, fie de natura distribuirii de bunuri sau chiar gsirea unei soluii la o anume problema care i-a pus n impas, cum ar fi de exemplu gsirea unui produs similar cu produsul dorit dar neexistent pe pia la momentul acela. CAP II BAZE DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENILOR 1.CREAREA UNEI BAZE DE DATE PENTRU GESTIONAREA CLIENILOR CU AJUTORUL EDITORULUI DE BAZE DE DATE MICROSOFT ACCESS Pentru ntocmirea unei baze de date ct mai eficient trebuie avut n vedere specificul societaii comerciale, felul clienilor (persoane fizice sau juridice) i ce date sunt necesar a fi cunoscute despre clieni i potenialii clieni pentru c firma s le ofere cele mai bune produse i servicii. 6

Cu ajutorul programului Microsoft Acces putem crea o baza de date foarte eficient i care s ofere o multitudine de informaii referitoare la clienii introdusi. Astfel putem crea o tablela propriu-zisa a clienilor, care n funcie de coneciile care le are cu alte tabele/baze de date va oferi informaii importante utile pentru buna desfurare a activitii economice. n cazul n care avem create mai multe baze de date cum ar fi: clieni, produse facturate, produse n gestiune i facturi emise cu ajutorul legturilor formate ntre aceste baze de date putem obine informaii despre situaia clienilor, produsele comandate, facturi de plat, sau situaia stocurilor i multe altele n funcie de structura bazei. Acesta este doar un mic exemplu de baze de date, ns ntr-o societate comercial vor exista date att despre clieni ct i despre furnizori, despre produse vndute, produse ce urmeaz a fi distribuite sau trebuiesc comandate, facturi ntocmite pltite sau ce urmeaz a fi ncasate, termene de plat , limita de credit a fiecarui client, etc. ntr-o societate este necesar autorizarea unui numar limitat de personal care s aib acces la baza de date, dat fiind importana datelor introduse n aceast. Chiar dac numrul persoanelor autorizate este limitat, acestea trebuie totui s acopere intregul program de funcionare al societii mai ales atunci cnd ar putea aprea modificari sau ntrebari referitoare la datele deinute. ____________________________ 8 www.cisco.ro Nu toi utilizatorii trebuie s aibe drepturi depline asupra acestor baze de date, astfel vor fi utilizatori autorizai s schimbe doar anumite date i utilizatori autorizai s fac orice modificare, alegerea acestora este la discreia managerului general. 2. STUDIU DE CAZ SOCIETATEA ALFA 2.1. GENERALITI SOCIETATEA ALFA Societatea ALFA este o societate comercial din Romania care are ca obiect principal de activitate producerea i distribuirea de mbrcminte i nclminte pentru copii. Societatea dispune de un magazin propriu de desfacere de unde se vnd mrfuri en-gros, iar principalii clieni sunt alte societai comerciale distribuitoare cu amnuntul, din ara i straintate. Pentru o bun gestionare a clienilor sai societatea ALFA i-a creat propria baz de date , cuprinznd mai multe tabele i interogari pentru eficien maxim, care poate oferi informaii foarte utile. Personalul nsrcinat cu crearea acestei baze de date a ajuns la concluzia c o bun gestionare a clienilor trebuie s aib ca punct de plecare ct mai multe date despre acetia, mai ales innd seama c exista i clieni societai comerciale din afara Romaniei i c persoanele de contact din aceste firme au diferite funcii i vorbesc diferite limbi. 2.2. CREAREA TABELELOR N SOCIETATEA ALFA 2.2.1.Crearea tabelei CLIENI S-a convenit c structura tabelei CLIENI s fie urmatoarea: CLIENI ( CODCL, DENCL, PERSCONTACT, FUNCIACONTACT, ADRESA, ORAS, ARA, TELEFON, FAX) 7

Pentru crearea acesteia s-au fcut urmtorii pai: Din Microsoft Office s-a deschis editorul de baze de date Microsoft Access, dup care n fereastra select create a new database using se alege opiunea blank access database cu dublu click, se valideaz alegerea facuta cu Ok, se d nume bazei de date n cazul nostru Baza de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA i se d click pe Create. Din fereastra aprut se selecteaz cu dublu click Create Table n design view apoi n noua fereastr se completeaz prima coloan field name cu numele cmpurilor dorite s apara n tabel respectiv, respectiv cele enumerate mai sus, iar n coloana ,Data type se selecteaz tipul date necesare pentru a funciona programul i anume text dac vom introduce date formate din litere, number dac vom introduce date formate din cifre , currency dac vrem s introducem msuri monetare (lei, euro..), etc . n ultima coloana Description se poate introduce o scurt descriere a informaiilor introduse. n exemplul nostru am introdus urmtoarele cmpuri i tipuri de date: - cod client number - nume client text - persoana de contact text - funcia personei de contact text - adresa text - ora text - ara text - telefon number - fax number n total sunt nregistrai 23 de clieni din ri i orae diferite fiecare avnd un cod unic de nregistrare CODCL. Dup ce se introduc toate datele necesare se salveaz tabel i se da nume , n cazul de fata :,Tabel clieni. Vezi fig. 1 - tabela CLIENI a societaii ALFA n Anex n aceast tabel s-a ales ca primary key (cheie primar) cmpul cod client (CODCL). Pentru a se alege cheia primar s-a selectat cmpul CODCL iar din meniul derulant afiat cu click dreapta s-a ales funcia primary key. 2.2.2. Crearea tabelelor FACTURI i PRODUSE FACTURATE Urmand aceiasi pai am creat i tabelele Facturi i Produse facturate. n tabel Facturi exista urmtoarele cmpuri i tipuri de date: - numrul facturii number - data facturarii data/time - cod client number n aceast tabel s-a stabilit cmpul CODCL ca i cheie secundar prin alegerea din meniul derulant aferent coloanei data type a opiunii lookup wizzard, dup care urmeaz paii: se alege varianta I want the lookup column to look up the values n a table or query next selectez tabela dorit ( n cazul nostru tablela Clieni) next se trece cmpul CODCL n casua selected fields folosind sgeata next suntem intrebai dac ne

convin dimensiunile coloanei, dac da, selectam next i vom ajunge la ultima opiune i anume cea de schimbare a etichetei coloanei aleas cheie secundar, dac ne convine eticheta oferit de program (numele cmpului) alegem finish. Pentru a valida relaia dintre cele doua tabele, se va salva noua tabel cu numele Facturi. Tot n tabel Facturi s-a ales ca i cheie principal cmpul NRFACT. Societatea ALFA a mai creat o tabel pentru evidenta produselor facturate, numit Produse facturate. Pentru crearea acestei tabele s-au urmat aceiai pai ca mai sus , iar aici s-a stabilit ca i cheie secundar cmpul NRFACT n legatur cu cmpul NRFACT din tabela Facturi. TabelaFacturi are urmatoarea structura: FACTURI ( NRFACT, DATAFACT, CODCL)
-----------------

Vezi fig.2 - tabela FACTURI n Anex Tabela Produse facturate are urmtoarea structur: PRODUSE FACTURATE ( NRFACT, CODP, DENP, UM, PRETNET, CANT)
-------------------

Tabela Produse facturate conine urmtoarele cmpuri i tipuri de date: - numrul facturii number - codul produsului number - denumirea produsului text - unitatea de masura text - pretul net currency - cantitatea number Vezi fig.3 PRODUSE FACTURATE ALE SOCIETAII ALFA n Anex 2.3. VIZUALIZAREA RELAILOR DINTRE TABELE Pentru a vizualiza relaia sau conecia dintre tabele apelm funcia Relationship din meniul Tools i vom observa conecia cu o linie ntre cheia primar CODCL din tabela Clieni (scrisa ingroat) i cheia secundar CODCL din tabela Facturi i alt linie ntre cmpul NRFACT din tabela Facturi (cheie primar) i cmpul NRFACT din tabel Produse facturate (cheie secundar). Vezi Anexa relationship for Baza de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA 2.4. CREAREA INTEROGARILOR (QUERIES) 2.4.1.Crearea interogrii CLIENI REPARTIZARE PE ARA DE REEDIN Pe parcursul primului trimestru din anul 2007, firma ALFA a avut parte de o cretere destul de mare n comenzi n special din partea clienilor si din Romnia i Marea Britanie. De

aceea managerul general s-a gndit s ofere drept bonus acestor clieni transport gratuit la mrfurile comandate. Ca urmare s-a solicitat intocmirea a doua liste individuale cu toi clienii din Romnia i respectiv Marea Britanie. Aceste liste s-au intocmit cu ajutorul funciei Queries din Baza de date astfel: Dup accesarea bazei de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA din Microsoft Access, se selecteaz cu click obiectul Queries (interogari), apoi se selecteaz cu dublu click opiunea create Query n design view, dup care se deschide fereastra Show table cu numele celor trei tabele create. Se selecteaz tabela sau tabelele dorite, n cazul nostru tabela Clieni, se da click pe Add i se va nchide fereastra Show table . Din tabela Clieni se selecteaz cmpurile CODCL, DENCL, ADRESA, ORA, ARA cu dublu click. Aceste cmpuri vor aprea n tabela de jos pe rndul Field, iar numele tabelei va aprea dedesubt pe rndul Table. Sub cmpul ara pe rndul Criteria se va alege criteriul de interogare i anume se va scrie ntre paranteze ptrate [tastati ara de reedin] dup care se va valida interogarea prin click pe butonul Run sau simbolul ! . Se salveaz interogarea cu numele Tabel clieni repartizare pe ara de reedin. Pentru vizualizarea tabelei clienilor din Romania, Marea Britanie sau orice alt ar din baza de date, se va selecta aceast interogarea iar n fereastra deschis Tastai ara de reedin se introduce ara dorita i se va da Ok. Tabela clienilor din ara respectiv va fi afiata i poate fi scoas la imprimant. Vezi fig.4 i 4 A tabela clienilor din Romania Vezi fig.5 i 5A tabela clienilor din Marea Britanie ai societaii comerciale ALFA 2.4.2. Crearea interogrii DETALII CLIENT Dup deschiderea bazei de date baza de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA, se selecteaz opiunea Queries. Se creaz o nou interogare n design view. Din Show table se selecteaz tabelele Clieni i Facturi. Din tabela Clieni se selecteaz cmpurile: dencl, perscontact, funciacontact, telefon, fax, adresa, ora, ara. Din tabela Facturi se selecteaz cmpurile : nrfact i datafact. Sub cmpul DENCL la Criteria se scrie ntre paranteze ptrate [Tastai numele clientului], dup care pentru a valida interogarea se d click pe Run. Pentru a verifica interogarea se d dublu click pe Detalii clieni din Queries, i se tasteaz numele unui client din baza de date a firmei. Se va deschide o noua fereastr cu toate cmpurile i datele referitoare la clientul selectat. Aceast interogare are urmatoarea structura: DETALII CLIENT ( NRFACT, DATAFACT, DENCL, PERSCONT, FUNCIACONTACT, TELEFON, FAX, ADRESA, ORA, ARA) Aceast interogare s-a formulat la cererea detaliilor de identificare/contactare i facturi intocmite despre clientul SCMADRASSRL de catre manager. Vezi fig.6 i 6 A - tabela Detalii Clieni n Anex 2.4.3. Crearea interogrii COMENZI CLIENT

10

Aceast interogare s-a format din necesitatea de a urmri mai uor ce i ct de des comand fiecare client i care sunt produsele achiziionate de el, pentru intiinarea clientului respectiv de eventualele oferte speciale la produsele comandate cu regularitate. Din fereastra interogarilor, se da dublu click pe create query in design view, din fereastra Show table se selecteaz cele trei tabele. Din tabela Clieni se selecteaz cmpurile codcl i dencl. Din tabela Produse facturate se selecteaz cmpurile denp i codp, iar din tabela Facturi se selecteaz cmpul nrfact. Sub cmpul dencl scriem criteriul de interogare, ntre paranteze ptrate, [introducei numele clientului]. Pentru a valida interogarea selectm funcia Run din bara de meniuri. Pentru verificare se deschide baza de date, iar n fereastra interogari se selecteaz cu dublu click interogarea comenzi clieni, se introduce numele clientului a carui comand dorim s vizualizm i apasm Ok. Va aprea o tabel cu cmpurile de mai sus i informatiile dorite. Vezi fig.7 i 7 A -tabela Comenzi Clieni n Anex

2.4.4. Crearea interogrii FACTURI EMISE SORTATE PE DATA

SPECIFICA

n data de 08/02/2007 managerul societaii, el fiind cel care se ocup cu verificarea facturilor intocmite i marfa livrat, nu a fost la servici. Ca urmare acesta a solicitat o list cu toate facturile intocmite n aceast zi. Persoana insarcinata a creat o interogare nou numit Facturi emise sortate pe data specific. Pentru aceast s-au parcurs urmatorii pai: Din fereastra Queries a bazei de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA se acceseaz create new query n Design view; se selecteaz tabela facturi cu cmpurile : NRFACT, DATAFACT, CODCL. n dreptul criteriului de interogarare sub cmpul datafact se scrie ntre paranteze ptrate introducei de la tastatur data, dup care se valideaz prin click pe Run. La deschiderea interogrii facturi emise sortate pe dat specific apare o fereastr n care se cere introducerea datei dorite . La introducerea datei de 08/02/2007 ( n cazul nostru) sau a oricarei alte date aflate n baza de date, se va afisa o tabel cu cmpurile menionate mai sus i datele aferente acestora. Vezi fig.8 i 8 A - Tabela facturilor emise la data de 08.02.2007 n Anex 2.4.5. ntocmirea listei facturilor emise ordonat crescator dup cod client Pentru a ntocmi aceast list se fac urmatorii pai: Din Queries se selecteaz crearea unei noi interogari n design view. Se selecteaz tabela Facturi din fereastra Show table i se d dublu click pe toate cmpurile acesteia i anume: NRFACT, DATAFACT, CODCL. Sub cmpul Codcl n dreptul funciei Sort se selecteaz din meniul derulant ascending i se valideaz cu Run. O noua tabel a facturilor intocmite i aferente fiecarui client, ordonat crescator dup codul acestora, va fi afisat i disponibil pentru listare. Vezi fig.9 -Tabela facturi ordonat crescator dup cod client n Anex 11

2.4.6. Crearea interogrii Total facturi emise pe zi Managerul general a cerut o situaie a tuturor facturilor emise n fiecare zi. Pentru a se intocmi aceast lista se apeleaz funcia Query din fereastra bazei de date a societaii ALFA, dup care se fac urmtorii pai: Se selecteaz create query n design view cu dublu click, iar din fereastra Show table se selecteaz i adaug tabela Facturi. Se inchide fereastra Show table. Din Facturi se selecteaz doar cmpurile NRFACT i DATAFACT. Din meniul View se apeleaza funcia Totals cu click sau se selecteaz din bara de meniuri simbolul . n tabela din partea de jos a foii va aprea un nou rnd Totals , iar sub ambele cmpuri va fi opiunea Group by. Din meniul derulant al opiunii Totals aferent cmpului NRFACT se selecteaz funcia Count i se valideaz cu Run sau !. Ca urmare va fi afiat o list cu numrul de facturi emise aferente fiecarei zi. Vezi fig.10 - lista Total facturi emise pe zi n Anex 2.5.CREAREA RAPOARTELOR (REPORTS) 2.5.1.Crearea raportului Clieni Pentru o vizualizare mai formal a clienilor societaii ALFA, s-a intocmit raportul Clieni. Pentru aceast s-a facut urmatorii pai: Din fereastra bazei de date pentru gestionarea clienilor societaii ALFA s-a ales Reports i opiunea create report by using wizzard. n fereastra Report Wizzard trecem toate cmpurile tabelei Clieni din csua Available fields (cmpuri disponibile) n csua Selected fields (cmpuri selectate) cu butonul >>, selectm Next, dac dorim ordonarea cmpurilor (crescator, descrescator, sau alfabetic) o selectam n cazul nostru nu dorim ordonare specifica deci trecem la urmtoarea fereastra. Pasul urmtor il constituie selectarea layout-ului i a orientrii paginii. n cazul de fa am ales Tabular pentru layout i Landscape pentru orientare, selectam Next. n continuare avem posibilitatea de a personaliza raportul prin alegerea unui stil anume din cele disponibile. Am ales stilul Corporate, selectam Next. n ultima fereastra se poate schimba titlul raportului sau se poate lsa aa, Clieni n cazul de fata. Click pe finish pentru a finaliza raportul i a-l vizualiza. Pentru a lista raportul Clieni se apeleaza funcia Preview din fereastra bazei de date sau se d dublu click pe raport, dup care se alege Print din meniul File. Vezi raportul Clieni n Anex

CONCLUZII I PROPUNERI Urmnd paii prezentai mai sus se pot crea nenumrate tabele, interogri, rapoarte sau formulare n funcie de necesitile societaii comerciale, cuprinznd orice combinaie de informaii existente n baza de date a companiei.

12

O gestionare ct mai eficient a unei societai se face prin centralizarea datelor disponibile. Aceasta duce la facilitarea inerii unei evidene ct mai concrete i ample a clienilor i facturilor emise, produselor sau termenelor de plata, situaia stocurilor, etc. O bun eviden a clienilor ofer vizualizarea informaiilor legate de prelucrarea i urmrirea comenzilor, livrarea i facturarea, urmrirea vnzrilor i urmrirea ncasrii facturilor, ceea ce este foarte important i chiar indispensabil ntr-o firm. n opinia mea, o baz de date a clienilor unei societai comerciale, complet trebuie s ofere posibilitatea utilizatorului de a introduce noi clieni i totodata noi produse, de a vizualiza preurile produselor, de a specifica modul de plat, posibilitatea atarii unui mesaj, specificarea discount-ului pentru fiecare produs. Totodata este foarte util afiarea cantitii ultimei comenzi n momentul realizrii unei noi comenzi, trimiterea acesteia n timp ct mai scurt sau salvarea acesteia pentru a fi trimis mai trziu, i afiarea limitei de credit pentru fiecare client alturi de informaiile vitale pentru contactarea clienilor i anume adresa, pesoana de contact, numr de telefon i fax, e-mail i pagina web unde este cazul. Numrul foarte mare de informaii i evoluia lor n timp face ca la un moment dat evidena acestora s nu mai poat fi controlat fr ajutorul unei aplicatii specializate i uor de utilizat, n funcie de specificul societaii comerciale. De aceea se recomand utilizarea unei baze de date sau a unui program informatic special conceput pentru inerea contabilitii n societai comerciale.

ANEX

13

FIG.1

14

FIG.2

15

FIG.3

16

FIG.4

17

FIG.4 A- TABELA CLIENILOR DIN ROMNIA CODCL 1 2 3 4 5 16 17 18 DENCL ADRESA ORAS BRAOV BRAOV BRAOV BUCURETI SIBIU BUCURETI BRAOV BUCURETI TARA ROMNIA ROMNIA ROMNIA ROMNIA ROMNIA ROMNIA ROMNIA ROMNIA

SC'MADRAS'SRL CALEA BUCURETI SC'DIADORA'SRL STR ZIZINULUI 12 SC'TOMA'SRL SC'ADIA'SRL SC'CALAN'SRL 'TAMTAM' SRL STR PRUNULUI 28 STR COCORULUI CALEA FELDIOAREI 8 MIHAI VITEAZU

'PUIUMEU'SRL CALEA BUCURETI 100 SC 'BARONE' SRL STR LAMAITEI 20

FIG. 5

FIG.5 A - TABELA CLIENILOR DIN MAREA BRITANIE CODCL 6 7 8 9 10 12 22 DENCL ADRESA ORAS TARA

'SOCRATES'LTD 12 WEST CLOSE 'LILYWHITES' LTD 1 PICADILLY ROAD 'SPORTS' LTD 34 GREAT RD 'MAMAMIA' LTD OXFORD CIRCUS 'LITTLEMAN' LTD 23 ALAMEIN RD 'YUMMY' LTD 'MYCALL' LTD 23 ALAMEIN GARDENS 3 VICTORIA LANE

LONDRA MAREA BRITANIE LONDRA MAREA BRITANIE OXFORD MAREA BRITANIE OXFORD MAREA BRITANIE BEDFORD MAREA BRITANIE BEDFORD MAREA BRITANIE LONDRA MAREA BRITANIE

18

FIG.6

FIG. 6 A - DETALII CLIENI NRFACT DATAFACT DENCL PERSCONTACT FUNCIACONTACT TELEFON MANAGER GENERAL

FAX

107 08.02.2007 SC'MADRAS'SRL ALIN PETRU

268436544 268436

FIG.7

FIG.7 A - TABELA COMENZI CLIENT

19

CODCL 12

DENCL

DENP

CODP NRFACT 101

'YUMMY' LTD COSTUM FETE 210

FIG.8

FIG.8 A - TABELA FACTURILOR EMISE LA DATA DE 08.02.2007 NRFACT 106 107 DATAFACT 08.02.2007 08.02.2007 CODCL 8 1

FIG.9

20

FIG. 10

21

22

23

24

BIBLIOGRAFIE 1.Baze de date Access ECDL modulul 5, Editura Andreco Educational 2004 2. Note de curs Baze de Date lector univ. dr. Crstea Claudia, Universitatea George Bariiu din Braov, 2007 3. www.anzisoft.ro 4. www.markmedia.ro 5. www.marketwatch.ro 6. www.cisco.ro 7. www.agora.ro

Powered by http://www.referat.ro/ cel mai tare site cu referate

25