ALCALDIA DE MONTERIA SECRETARIA DE EDUCACION ESTRUCTURA DEL SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

CDIGO: Z01 VERSIN: 1 Pgina 1/8

CONTENIDO 1. OBJETIVO................................................. 2 2. ALCANCE....................................................... 2 3. DEFINICIONES............................................... 2 4. CONTENIDO............................................... 3 4.1 ESTRUCTURA ORGNICA........................................... 3 4.2 FUNCIONES GENERALES............................................... 3 4.2.1 Alta Direccin del SGC............................................ 3 4.2.2 Representante de la Direccin.................................... 3 4.2.3 Coordinador del SGC......................................... 4 4.2.4. Lder del Proceso del SGC....................................... 5 4.2.5 Auditor Lder.......................................... 6 4.2.6 Comit Institucional de Calidad.............................................................. 6 4.2.7 Comit de Calidad por Proceso...................................... 7 4.2.8 Funcionarios del SGC.......... 8 5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................... 9 6. CONTROL DE CAMBIOS............................................. 9 ANEXOS............................................................................ 9

Elaborado por Cargo Revisado por Cargo Aprobado por Cargo

Emma Paola Gmez Tmara Profesional Especializado de Planeacin Gabriel Antonio Puche Vargas Gerente de Modernizacin Emma Paola Gmez Tmara Profesional Especializado de Planeacin

Firma: Firma: Firma:

Fecha 18-FEB-2010 Fecha 22-FEB-2010 Fecha 23 FEB-2010

1.

OBJETIVO Describir la estructura organizacional del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) durante las fases de implementacin, mantenimiento y mejoramiento. Para administrar de forma planificada el Sistema de Gestin de Calidad de la Secretara de Educacin.

2.

ALCANCE El presente documento define la estructura organizacional del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) de la Secretara de Educacin. Asignando y delimitando las funciones de la Alta Direccin, Representante de la Direccin, Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad, Lder de Proceso, Auditor Lder, Comit Institucional de Calidad y Comit Internos de Calidad por Proceso.

3.

DEFINICIONES Comit de Calidad del Proceso: Est conformado por el Lder del Proceso y los Funcionarios del SGC1, que son quienes ejecutan los procedimientos.

Comit Institucional de Calidad: El comit institucional de Calidad de la Secretara de Educacin Municipal est integrado por la Secretaria de Educacin, Profesional Especializado de Planeacin, Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad, los Lideres de los Procesos y el Gerente de Modernizacin Manual de Funciones: Es un elemento bsico de referencia y de soporte, para obtener el control deseado de los esfuerzos del personal. Por medio del manual se proporciona al personal sus deberes y responsabilidades, los objetivos del cargo, Funciones generales y especificas del cargo relacionadas con cada uno de los procesos en las que participa el cargo, en una forma sencilla, directa y autorizada. Organigrama: Descripcin grafica de la estructura orgnica de una empresa o institucin.

4.

CONTENIDO

4.1 ESTRUCTURA ORGNICA

Funcionarios del SGC: Son todos los Servidores Pblicos del Proceso, Son quienes realizan las actividades operativas de los procesos.

La estructura orgnica del Sistema de Gestin de Calidad de la Secretara de Educacin Municipal; est conformada por varios Roles a los que se le adjudican funciones, responsabilidades y autoridades inherentes en el mantenimiento, mejoramiento del Sistema de Gestin de Calidad en la Institucin. 4.2 FUNCIONES GENERALES

4.2.1 Alta Direccin del S.G.C Sus funciones son las siguientes: Aprobar la poltica, objetivos y planes del Sistema de Gestin de Calidad. Aprobar la estructura organizacional que contempla las responsabilidades y autoridades requeridas para el mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad. Designar al Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin de Calidad. Efectuar la revisin del Sistema de Gestin de Calidad y definir las acciones a tomar teniendo en cuenta los responsables, plazos y recursos requeridos. Suministrar los recursos (Humano, Tcnico, Financiero y Logstico), necesarios para implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestin de Calidad. Comunicar la Poltica de Calidad a la institucin. Asegurar que se establezcan los Objetivos de Calidad. Asegurar que se identifiquen las necesidades de los ciudadanos. Gestionar los recursos necesarios para disear, implementar, mantener y mejorar el Sistema de Gestin de Calidad (SGC).

4.2.2 Representante de la Direccin Sus funciones son las siguientes: Aprobar el Manual de Calidad y anexos del Sistema de Gestin de Calidad y sus respectivas actualizaciones. Aprobar los documentos propios del Sistema de Gestin de Calidad y los dems que tengan incidencia en l. Establecer los trminos para definir la poltica, objetivos y planes del Sistema de Gestin de Calidad. Informar a la Alta Direccin sobre el desempeo del Sistema de Gestin de Calidad. Aprobar los planes y medios de comunicacin requeridos para mantener informado y sensibilizado al personal del Sistema de Gestin de Calidad. Controlar la revisin del Sistema de Gestin de Calidad y definir las acciones a tomar teniendo en cuenta los responsables, plazos y recursos requeridos. Asegurar que se establezcan, implementen y mantengan los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de Calidad. Aprobar los planes de realizacin de auditorias de calidad.

Concientizar a la Comunidad de los enfoques del SGC (enfoque al cliente, enfoque de procesos). Definir y efectuar los ajustes necesarios al SGC para el mantenimiento del Sistema de Gestin de Calidad.

4.2.3 Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) Apoyar en la definicin y actualizacin de documentos obligatorios y de los dems que tengan inferencia en el Sistema de Gestin de Calidad. Efectuar la actualizacin del Manual de Calidad, anexos y dems documentos del Sistema de Gestin de Calidad. Planear, efectuar y ajustar en colaboracin del Lder de Proceso, la definicin y actualizacin de los procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad. Definir y realizar la comunicacin (interna y externa) y conscientizar (enfoque al cliente, comunicacin interna) del Sistema de Gestin de Calidad. Planear, coordinar y controlar la revisin del Sistema de Gestin de Calidad y definir las acciones a tomar teniendo en cuenta los responsables, plazos y recursos requeridos. Revisar las propuestas de actualizacin, modificacin o eliminacin de documentos propios del Sistema de Gestin de Calidad. Apoyar al Lder de Proceso en la definicin y la realizacin de la encuesta para la medicin de la satisfaccin del ciudadano. Elaborar el programa para la realizacin de auditorias de calidad. Colaborar con el Lder de Proceso y el personal operativo en el anlisis de datos e indicadores del sistema y de los procesos. Apoyar al Lder de Proceso en la definicin y realizacin de la comunicacin y conscientizacin (enfoque al cliente, comunicacin interna) del Sistema de Gestin de la Calidad. Preparar y entregar al Representante de la Direccin la documentacin necesaria para la revisin del Sistema de Gestin de Calidad. Las dems que se le establecen en los procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad. Coordinar y controlar los planes y medios de comunicacin requeridos para mantener informado y sensibilizado al personal del Sistema de Gestin de Calidad. Presentar los resultados del proceso, incluyendo cifras e indicadores al Comit Institucional de Calidad. Revisar la estructura de los documentos del SGC; ya que estos deben estar acorde al Instructivo para la Edicin de Documentos. Recolectar las copias de los documentos obsoletos. Identificar los documentos obsoletos y las copias controladas de los documentos. Distribuir las copias controladas de los documentos al personal autorizado. Verificar el funcionamiento y actualizacin de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad.

Realizar el mantenimiento y control de los documentos (cdigos, cambios solicitados, distribucin, disposicin, listados maestros, documentos obsoletos) del Sistema de Gestin de la Calidad en forma integrada.

4.2.4 Lder de Proceso del Sistema de Gestin de Calidad (SGC) Sus funciones son las siguientes: Apoyar al Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad en la definicin y actualizacin de documentos obligatorios y de los dems que tengan inferencia en el Sistema de Gestin de Calidad. Planear, coordinar y controlar la definicin, actualizacin y eliminacin de documentos operativos y los propios del Sistema de Gestin de Calidad. Verificar el funcionamiento y actualizacin de la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad. Preparar y entregar al Coordinador del Sistema de Gestin de Calidad, la documentacin necesaria para la revisin del Sistema de Gestin de Calidad. Gestionar y mantener la infraestructura y el ambiente de trabajo necesarios para lograr la conformidad con los requisitos del producto. Elaborar el plan de realizacin de auditorias de calidad del proceso. Definir y realizar la comunicacin y concientizacin (enfoque al cliente, comunicacin interna) del Sistema de Gestin de Calidad con el apoyo de su equipo de trabajo. Realizar el seguimiento al cumplimiento de las acciones correctivas y preventivas y verificar su cierre. Convocar a los funcionarios del Sistema de Gestin de Calidad que sean requeridos para abordar temas especficos, incluida su asistencia ocasional a las reuniones de la revisin por la Direccin. Adems, coordinar sus acciones y verificar los resultados de las mismas. Solicitar y tramitar los recursos humanos, fsicos y de ambiente de trabajo del Sistema de Gestin de Calidad. Realizar seguimiento peridico a los procesos bajo su responsabilidad. Planear, efectuar, ajustar y controlar el aseguramiento de los recursos necesarios en el Sistema de Gestin de Calidad en el proceso de su responsabilidad. Establecer, implementar y mantener los procesos necesarios para el Sistema de Gestin de Calidad. Participar y coordinar las reuniones del Comit de Calidad del Proceso y las tareas all definidas. Participar en las reuniones del Comit Institucional de Calidad. Las dems establecidas en los procedimientos del Sistema de Gestin de Calidad. 4.2.5 Auditor Lder Comunicar los criterios de Auditoria

Hacer seguimiento a la agenda de auditoria Revisar los informes de auditoria Solicitar la documentacin en los procesos Elaborar los documentos de trabajo Coordinar la reunin de apertura Ejecutar la agenda de trabajo Coordinar la reunin de cierre Hacer seguimiento a las acciones correctivas

4.2.6 Comit Institucional de Calidad Tendr las siguientes funciones: Definir las responsabilidades y autoridades dentro del Sistema de Gestin de Calidad. Formular la poltica de calidad. Efectuar la revisin del Sistema de Gestin de Calidad y definir las acciones a tomar teniendo en cuenta los responsables, plazos y recursos requeridos. Definir polticas que garanticen la satisfaccin de los usuarios, el cumplimiento de las normas y polticas para modificar el alcance del Sistema de Gestin de Calidad Revisar el programa de auditoria interna de calidad Velar por la implementacin de las acciones correctivas, preventivas y de mejora. Identificar las necesidades de recursos. 4.2.7 Comit de Calidad por Proceso El comit de Calidad por Proceso, tiene como funciones: Presentar la documentacin requerida para el Sistema de Gestin de Calidad. Discutir, validar y homologar los documentos especficos para el Sistema de Gestin de Calidad. Elaborar y proponer cambios a los documentos operativos del Sistema de Gestin de Calidad. Cumplir con los procedimientos documentados y dems actividades establecidas en el Sistema de Gestin de Calidad donde participa. Efectuar el control de registros del proceso al cual pertenece (elaboracin, disposicin, almacenamiento, proteccin, retencin). Contribuir al buen uso de los recursos fsicos y de ambiente de trabajo en el Sistema de Gestin de Calidad. Identificar e iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de una no conformidad relacionada con los procesos o servicios a su cargo. Participar en la solucin de no conformidades detectadas en el proceso en que interviene que tenga relacin con las responsabilidades asignadas. Proponer acciones o estrategias de mejoramiento al Sistema de Gestin de Calidad.

Aportar el conocimiento tcnico y soporte administrativo requerido para la realizacin de los trabajos del levantamiento de los procedimientos actuales, en su respectivo proceso. Realizar todas las actividades necesarias para la ejecucin de las tareas requeridas para el desarrollo del proceso. Adoptar en sus puestos de trabajo las directrices, procedimientos, instructivos etc. divulgados dentro de la implementacin del Sistema de Gestin de Calidad y mantener la evidencia objetiva de que ello se realiz. Validar y homologar la informacin referente al Sistema de Gestin de Calidad. Evaluar el avance de los resultados del proceso que se cumple en su proceso. Revisar los procedimientos documentados con las actividades de los procesos de tal forma que garanticen la satisfaccin del ciudadano. Identificar y proponer los estudios de necesidades en cuanto a recursos fundamentales para el desarrollo de la labor. Definir y realizar las acciones preventivas y correctivas para controlar las no conformidades del proceso. Elaborar informes peridicos sobre el desarrollo de las diferentes actividades a partir de indicadores de gestin.

4.2.8. Funcionarios del SGC Elaborar y proponer cambios a los documentos operativos del Sistema de Gestin de la Calidad. Cumplir con los procedimientos documentados y dems actividades establecidas en el Sistema de Gestin de la Calidad donde participa. Efectuar los registros de los procesos en el Sistema de Gestin de la Calidad al cual pertenece (elaboracin, disposicin, almacenamiento, proteccin, retencin). Contribuir con el buen uso de los recursos fsicos y de ambiente de trabajo en el Sistema de Gestin de la Calidad. Identificar e iniciar acciones para prevenir la ocurrencia de una no conformidad relacionada con los procesos o servicios a su cargo. Participar en la solucin de no conformidades detectadas en el proceso en que interviene que tenga relacin con las responsabilidades asignadas. Proponer acciones o estrategias de mejoramiento al Sistema de Gestin de la Calidad. Responder a las convocatorias del Lder de Proceso para abordar temas especficos, incluida la asistencia ocasional a las reuniones de la revisin por la Direccin. Adems, realizar las acciones emanadas de dichas convocatorias y reportar los resultados al mismo. Aportar el conocimiento tcnico y soporte administrativo requerido para la realizacin de los trabajos del levantamiento de los procedimientos actuales, en su respectivo proceso. Realizar todas las actividades necesarias para la ejecucin de las tareas requeridas para el desarrollo del proyecto.

Adoptar en sus puestos de trabajo las directrices, procedimientos, instructivos etc. divulgados dentro de la implantacin del sistema de calidad y mantener la evidencia objetiva de que ello se realiz. Validar y homologar la informacin referente al sistema de calidad. Revisar y homologar la documentacin elaborada. Las dems que se le establecen en los procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad.

5.

DOCUMENTOS DE REFERENCIA No aplica

6.

CONTROL DE CAMBIOS DESCRIPCIN DEL CAMBIO No aplica FECHA

VERSIN No

7. ANEXOS Anexo A: Estructura del Sistema de Gestin de Calidad de la secretaria de educacin de Montera. ETAPA DE MANTENIMIENTO Y MEJORAMIENTO
COMIT INSTITUCIONAL DE CALIDAD
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ALTA DIRECCIN

Comit Institucional de Calidad: Secretaria de Educacin- Profesional Especializado de Planeacin-Coordinador del SGC-Lderes de Procesos Gerente de Modernizacin

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN

COORDINADOR DEL SGC ADMINISTRADOR DOCUMENTAL LDER DE PROCESO

COMIT DE CALIDAD DEL PROCESO: Lder de Proceso-Funcionarios del SGC

AUDITOR LDER

AUDITOR INTERNO