Sosteniendo el aprendizaje

El aprendizaje organizacional es acompaado por:

Auditoras internas 5S Encuentros 5S Autoevaluaciones

Auditorias 5S
Las auditoras 5S verifican el proceso de aprendizaje en las diferentes etapas, marcando aciertos y desvos para que cada grupo realice los ajustes necesarios cuando y donde corresponda. El Comit determina cundo realizar las auditoras internas 5S, el auditor y los lderes de grupo acuerdan el momento. Para evaluar el desempeo de cada grupo se sugiere el siguiente procedimiento: Se fija un valor mximo por auditora que se desglosa en cada uno de los tems a evaluar a los que se les da otro puntaje mximo; en la prctica se puede utilizar el nmero 100 como mximo total, ya que es un valor cmodo de manejar. Cuando se realiza la auditora a cada item a evaluar se le asigna un valor mximo que corresponde a su cumplimiento total. Ejemplo: Auditora inicial. Puntaje total: 100 Item a evaluar: Realizacin y frecuencia de reuniones Documentacin: se mide su grado de utilizacin y correcta confeccin. Cmo se realiz la autoevaluacin Se aplica Separar Se aplica Ordenar Se aplica Limpiar Se negocia con otros grupos usuarios del rea. Al tratarse de una auditora inicial el nfasis se pone en la realizacin de reuniones, su desarrollo, si se confecciona la documentacin y se realiz la autoevaluacin, para lo cual se le asigna 20 puntos a cada uno de estos tems, y 10 a los tems restantes, de tal forma que la suma total da 100. Las auditoras se pueden hacer cada cuatro meses en un comienzo y luego, segn como evolucione el aprendizaje e incorporacin de conocimientos, pueden distanciarse mas. Se recomiendan las siguientes auditoras acompaando las diferentes etapas del proceso: Inicial De desarrollo De consolidacin Inicial: Se centra fundamentalmente en la forma de llevar la documentacin de la Planificacin de las 5S

(planillas Acciones 5S, Comienzo y Fn de Accin y Minutas de Reuniones 5S) y la aplicacin de las primeras tres S. En esta etapa se realizan 2 o 3 auditoras. De desarrollo: El nfasis se centra en como se va realizando el aprendizaje en la aplicacin de las primeras tres S. Es una fase crtica del proceso donde se puede perder el impulso inicial motivado por el desafo y los primeros logros, que son importantes para articular la posterior consolidacin del sistema. En este nivel de desarrollo el sistema no esta an consolidado, slo se ha puesto en marcha, por lo cual las auditoras son fundamentales pes permiten detectar las situaciones no deseadas y corregirlas. Es recomendable realizar este tipo de auditoras cada 4 o 6 meses durante un periodo de aproximadamente 2 aos. De consolidacin: Esta etapa comienza cuando se identifica la aplicacin de la cuarta S, el control visual y la quinta S. Se da cuando los grupos funcionan de forma autnoma. Al recorrer el rea se la encuentra limpia y ordenada y a travs del Control Visual se manifiestan las reglas establecidas por el grupo. Es entonces cuando las auditoras se van distanciando en el tiempo, hasta que llega el momento en que no son necesarias. Cuando esto ocurre es cuando el proyecto de trabajo se consolid.

Encuentros 5S
Su finalidad es mostrar las tareas realizadas por cada grupo a compaeros y autoridades, se recomienda realizar 2 o 3 encuentros por ao. Cada grupo es representado por 2 o 3 personas que exponen los problemas que han resuelto. En su diseo debe tenerse en cuenta que: La apertura de la reunin es realizada por un coordinador o una autoridad. El tiempo de duracin no debe superar las 2 hs. La exposicin por grupo ser de 15 minutos. Cada grupo debe exponer al menos una ves al ao. Los expositores del grupo deben ser diferentes en los distintos encuentros. El cierre del encuentro es realizado por un jefe.

El esfuerzo de los expositores es importante pues no estn acostumbrados a hablar en pblico. Una ves concretado el hecho se sienten gratificados porque realizaron algo beneficioso, sus jefes y compaeros reunidos escuchaban, se interesaron por lo que hicieron y como lo hicieron. Con el transcurrir del tiempo los encuentros se toman de forma natural y la comunicacin entre los diferentes niveles de la organizacin es un hecho ms.

Autoevaluaciones
Esta herramienta permite a cada grupo medir la evolucin de lo realizado, teniendo en cuenta el punto de partida y los objetivos grupales fijados para su rea de responsabilidad. Lo que se mide en el estado inicial y en cada una de las 5S y peridicamente cada 3 o 4 meses el estado en que se encuentran. Para presentar los resultados obtenidos se ha difundido el uso del grfico radar que adopta la forma

del pentgono regular representando cada S un radio.

En cada eje se marca un punto de acuerdo al puntaje logrado, luego se unen todos los puntos por medio de una recta. A medida que se mejoran las 5S, la figura lograda se acerca a la periferia. Dado que se trata de una evaluacin cuantitativa es necesario definir que valor se asigna a cada punto a evaluar, por lo que se recomienda confeccionar una tabla orientadora para reducir la subjetividad. A continuacin se presenta un ejemplo a modo de referencia, tngase en cuenta que cada grupo deber construir las suyas en funcin de los objetivos planteados.

Posteriormente a la implementacin en el rea piloto, la experiencia se extiende de forma progresiva al resto de las reas de la organizacin.