REDACCIN DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS

INDICADOR DE LOGRO: Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sinttica. La redaccin administrativa hoy en da es muy importante en la sociedad, ya que con esta nos desenvolveremos en el mbito laboral, ya sea en empresas privadas o pblicas. Es por ello, que en el presente trabajo, producto del esfuerzo realizado en conjunto, nos hemos centrado en los documentos ms usados, de los cuales desarrollaremos: su utilidad, en que situaciones se emplean, cules son sus partes, entre otras. Al terminar esta lectura, no solo sabr cmo redactar estos documentos administrativos, sino tambin sabr cuando emplearlos y qu se necesita para su entrega. EL MEMORANDO

El memorndum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carcter administrativo a personas de una empresa, institucin o dependencia de gobierno. Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. Tambin hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. Otra definicin de sera: Un memorndum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de informacin entre reas de una empresa con el objetivo de dar a conocer informacin diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y ms. La estructura del documento consta de las siguientes partes: Nombre(s) de a quien se dirige Nombre(s) del remitente(s) Fecha Asunto Escrito redactado brevemente. Firma(s) A continuacin presento el ejemplo de memorndum ms utilizado: Ca. ESTRELLA AZUL, S.A. Panam, 21 de diciembre de 2012. Va Transstmica 45, Panam MEMORNDUM PARA: Mauricio del Moral, Director General DE: Luz Mara Durn ASUNTO: Reunin de Ventas El rea de ventas llevar a cabo su reunin mensual el da 22 de Abril del 2008. En la reunin se discutirn los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el ltimo trimestre. Es muy importante contar con su presencia. Saludos a ud. Atentamente Luz Mara Durn

Gerente Ventas Ca. ESTRELLA AZUL, S.A.

http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html ================================================================ LA CARTA Es un documento de carcter privado que se utiliza en las entidades que no dependen del estado y entre personas naturales para tratar diversos asuntos de inters en comn relacionados con el campo administrativo, legal, comercial, cultural, social, familiar o amical. REA DE DIFUSIN: Se difunde en: Las empresas y dems entidades, estableciendo comunicacin a nivel externo, o sea, con otras entidades ajenas a ellas. Entre personas naturales, para que se comuniquen entre s y con las empresas pblicas o privadas. PARTES: 1. Membrete. 2. Lugar y fecha. 3. Cdigo. 4. Destinatario. 5. Asunto. 6. Texto. 7. Antefirma. 8. Firma y posfirma (sello si hubiera). 9. con copia. 10. Pie de pgina. Y las siguientes complementarias: Nombre del ao. La lnea de atencin. Referencia. Vocativo. Anexo. CLASES: 1. Por el nmero de destinatarios: Carta simple: solo tienen un destinatario Carta circular: tienen ms de un destinatario. 2. Por el tema que tratan: Carta administrativa: trata asuntos de carcter administrativos en las empresas e instituciones. Es un documento por el cual una persona otorga poder a otra para que la represente en un acto o varios. El apoderado puede renunciar a la representacin conferida por el poderdante en cualquier momento mediante comunicacin cursada a l (carta de renuncia). El poder conferido puede ser revocado en cualquier momento por el poderdante utilizando el mismo medio. Carta comercial: usadas por las empresas y personas para tratar asuntos comerciales. Carta notarial: se firma con el remitente legalizado por notario pblico. Carta familiar: trata segn la familia y sus intereses. 3. Otros tipos: Carta poder: requiere tratamiento referenciado de la carta notarial, porque a veces necesita la intervencin de notario pblico y otras no. Carta con carcter de declaracin jurada: carta simple que se presenta a las entidades del sector pblico con el propsito de cumplir ciertas exigencias legales. Carta-Solicitud de empleo: es un documento mixto, por su forma es una carta y por su contenido se parece a una solicitud. Se utiliza cuando se quiere dirigir a una empresa pblica para ser considerado como postulante para cubrir una plaza de algn empleo. FACULTAD PARA FIRMAR LA CARTA: La poseen todas las personas naturales y los representantes legales de entidades privadas.

MODELO: 1) REPRESENTACIONES CAPPELLETTI Ave. Repblica de Panam 1255 Tel. 4552378 fax 4897687 Panam 5 - Panam 2) Panam, 13 de febrero del 2011 3) CARTA N 006-11 4) SEORA GUMERCINDA GUERRERO GONZLEZ. SANTIAGO, VERAGUAS 5) ASUNTO: REMISIN DE PEDIDO TELEFNICO. 6) Es grato dirigirnos a usted para hacer de su conocimiento que su pedido telefnico del da 12 del presente ha sido enviado el da de ayer por medio de la Empresa de Transportes Los Libertadores S.A y esperamos que pueda recibirlo a la brevedad posible a su entera satisfaccin. Sin otro particular y como siempre a la espera de sus gratas rdenes, nos despedimos hasta otra oportunidad. 7) Atentamente. 8) JOS ALVARADO RISCO Gerente general 9) c.c.: Almacn Archivo. 10) JAR/nfe. ================================================================ EL INFORME El informe es un documento por el cual se hace conocer el avance o culminacin de acciones encomendadas o la ocurrencia de hechos considerados de inters. Por ejemplo, los profesores presentan informe sobre el avance de su presentacin curricular; un ingeniero, sobre la ejecucin de una obra; un trabajador de una tienda comercial, sobre las ventas efectuadas en una semana; de igual manera una secretaria puede enviar un informe, por propia iniciativa de su mquina de escribir; o el presidente de una comisin investigadora puede hacer lo propio sobre los resultados de la investigacin que ha realizado su comisin. REA DE DIFUSIN: El informe es un documento que se difunde solamente dentro de una institucin o empresa. Relaciona al subordinado con su superior y al jefe de una dependencia con otro de su mismo nivel. CLASES: Existen diferentes tipos de informes, entre ellos, los ordinarios, extraordinarios y tcnicos, teniendo en cuenta a las personas que los emplean, la rigidez que observan en su redaccin y la regularidad con la que se presentan. 1. El informe ordinario: lo usan los que desempean cargos para informar a sus superiores sobre el avance de acciones programadas. El informe sirve para evaluar el desarrollo de acciones previstas, porque proporciona informacin sobre el porcentaje de avances en periodos determinados y sobre las condiciones en las que se ejecutan dichas acciones. 2. El informe extraordinario: lo usan los que desempean cargos, los responsables o miembros de comisiones (tengan o no responsabilidad directiva) o cualquier otro servidor para comunicar a sus superiores asuntos diversos de trabajo.

3. El informe tcnico: Un informe tcnico es el resultado de trabajo de investigacin, de recopilacin, de anlisis, de evaluacin de alternativas, a veces de todos estos esfuerzos simultneamente. Suele, al mismo tiempo, ser una herramienta para que otros se informen, de manera eficaz, de la naturaleza, alcances, y posibilidades de solucin de un problema, evitando que cada uno que los responsables deban asumir la tarea de la investigacin previa y el anlisis de las opciones posibles. El formato de un informe puede variar segn los requerimientos de cada empresa; pero el ms comn incluye los siguientes aspectos: Portada: contiene el nombre de la empresa o institucin en la cual se realiza el trabajo, el nombre del trabajo, el nombre y el cargo del autor o de los autores, la fecha de emisin. Exposicin: esta es la parte en que se relata el trabajo efectuado, y cmo se hizo. Aqu se describe, si se considera importante, la terminologa nueva, los datos tomados de otros autores, el equipo de trabajo, el mtodo seguido y la informacin producida en esta investigacin. Aqu encontrarn su lugar los mapas, los diagramas de organizacin, de proceso, etc. Conclusiones: aqu caben las conclusiones del autor: en primer lugar lo que se deduce de los antecedentes reunidos, luego alguna crtica al trabajo ejecutado, alguna proposicin de continuacin, en fin, lo que pueda constituir recomendacin o comentario. Recomendaciones o Sugerencias: sealamientos claros y precisos sobre los correctivos que se deben tomar para mejorar la situacin objeto del informe. Anexos: todo el material complementario se dispone en anexos. Glosario, justificaciones tericas, tablas de datos, y otros elementos que pueden obstaculizar la lectura del informe, quedan mejor en anexos. MODELO: Informe dirigido al Gerente de Ventas de MELO Y CA, S.A., sobre Ventas de Implementos Agrcolas en el interior de la Repblica. Presentado por: Humberto Tun. Agente Viajero EL PROBLEMA: Como las estadsticas de ventas de la Empresa sealan una disminucin bastante preocupante en las ventas de implementos agrcolas en el interior del pas, la Gerencia de la Empresa me encomend hacer la investigacin necesaria e informar al Departamento de Ventas los resultados y algunas sugerencias para su solucin. ANLISIS: En mi recorrido por los establecimientos comerciales de las cabeceras de provincias, he recibido numerosas quejas sobre la tardanza en los envos de los pedidos. Algunos comerciantes de las ciudades de Chitr y David han comenzado a hacer pedidos a la competencia, precisamente a causa de la demora en la entrega de estos ltimos meses y a que la competencia est ofreciendo un porcentaje mayor en las ventas de contado. Estas circunstancias son bastante graves, ya que dichos clientes, a su vez, abastecen a otros comerciantes de comunidades cercanas. CONCLUSIN: Creo que es evidente que la nica forma de no seguir perdiendo clientes y de atraer nuevos compradores es tratando de ganarle a la competencia en servicios y ventajas sobre las ventas. SUGERENCIAS: Recomendamos hacer un estudio sobre los precios de nuestros artculos al crdito y al contado para buscar la manera de aumentar un poco los porcentajes de comisiones de ventas. Adems, es urgente revisar y organizar el Departamento de Embarque y servicio de carga y transporte, de manera que estos servicios sean ms dinmicos, giles y eficientes.

Humberto Tun Agente Viajero Panam, 12 de julio de 2012. ================================================================ EL CURRCULUM VITAE Es un documento que contiene informacin sobre las acciones ms sobresalientes e importantes de una determinada persona, en el campo educativo, profesional y/o laboral, proporcionada por ella misma. La expresin currculum vitae es una frase latina que significa recorrido de vida, por lo cual este documento viene a ser un testimonio esquematizado y resumido, de lo ms trascendente que ha hecho una persona durante toda su vida. CLASES: Por presentarse con documentos sustentatorios o sin ellos: 1. Currculum vitae sin documentar: En este currculum no se presentan los documentos que sustenten la informacin dada por la persona. Posteriormente si esta persona se gana la plaza para un cargo determinado deber entregar la documentacin probatoria correspondiente. 1. Currculum vitae documentado: Por el contrario al otro currculum, este si lleva la documentacin que compruebe lo informado. Esta documentacin, por lo general, se sustenta en copias fotostticas simples. Por su grado de complejidad: a. Currculum vitae bsico: Es un documento simple, que mayormente corresponde a una persona que se inicia o que tiene una poca experiencia laboral. Comprenden los siguientes rubros: MODELO DE CURRCULUM VITAE BSICO CURRCULUM VITAE 1. DATOS PERSONALES 1.1. Apellidos y Nombres: Mndez Figueroa, Jos Luis 1.2. Lugar y fecha de Nacimiento: Chic - Chame, 12 de abril de 1988 1.3. Edad: 22 aos 1.4. Documento de identidad : 4-578-9621 1.5. Estado Civil: Soltero 1.6. Domicilio: Av. Las Amricas 145, Tocumen, Panam 1.7. Telfono referencial: 432-0765 (de mi ta Ruth Mndez) 2. ESTUDIOS REALIZADOS 1999-2003: Educacin superior en el Instituto Superior Tecnolgico "Simn Bolvar" de Panam, especialidad de Electrnica. 3. EXPERIENCIA LABORAL 3.1. Entidad: EDELNOR S.A. Cargo: Auxiliar de Electricista Periodo: Del 01-04-2004 al 15-02-2004 3.2. Entidad: Importadora SHANG GAI S.A. Cargo: Ayudante de Controlador Periodo: Del 15-11-2002 al 15-02-2003 4. CAPACITACION 4.1. Seminario: "Avances Tecnolgicos en los pases del tercer mundo", Panam, 20-22 de abril del 2004. 4.2. Curso: Ingles Bsico I, en el ICPNA, Panam, enero y febrero de 2003. 5. REFERENCIAS PERSONALES 5.1. Ing. Pedro Salazar Carrin, Gerente de Ventas de EDELNOR S.A., Panamericana Norte Km. 20, Tel. 656-0765.

5.2. Prof. Jess Mendoza, Director del Instituto Superior Tecnolgico "Simn Bolvar", Av. La Marina 3424, La Perla, Calidonia, Tel. 234-5432. Panam, 15 de julio del 2011.