La WBS o Estructura desglosada del Trabajo, es una tcnica de planeacin mediante la cual podemos definir y cuantificar el trabajo a realizar

en todo el proyecto. Es un proceso de pensamiento mediante el cual se pretende organizar el proyecto. Es similar al organigrama tradicional de una empresa, donde se tiene un Director, Subdirectores, Jefes de Dpto, Jefes de oficinas, etc. Para lograr establecer la WBS del proyecto, tenemos que organizar nuestras ideas alrededor de lo pretendemos hacer en el proyecto, o sea definir el ttulo de nuestro proyecto de investigacin, que est de acuerdo con la meta que pretendemos alcanzar. Seguidamente, debemos pensar en las grandes reas de trabajo en que puede ser dividido, lo cual constituira los paquetes de trabajo a desarrollar para lograr la meta.Para el logro de este proceso en la elaboracin de la WBS, podemos utilizar con xito, una tcnica de tormenta de ideas en un grupo de trabajo. Posteriormente, cada uno de esos paquetes de trabajo, pueden examinarse tambin a travs de la tormenta de ideas y elaborar un listado de actividades constituyentes de cada uno de los paquetes de trabajo. Tales actividades a su vez, pueden ser subdivididas hasta lograr el desglose necesario. El nivel de desglose requerido por el proyecto, estar determinado por la complejidad y tamao del proyecto. Pero se pueden considerar las siguientes recomendaciones para saber si se tiene el nivel de desglose necesario:

1. 2.

Los paquetes de trabajo deben ser independientes unos de otros. Las actividades en el nivel de mayor desglose, deben ser medibles; esto es, que pueda establecerse un estimado de plazo de ejecucin y recursos necesarios para llevarla a cabo, con la mayor precisin por parte del investigador ms experimentado. Es necesario tambin que cada actividad se refleje en algo tangible, como puede ser: elaboracin de un dibujo o plano, realizacin de un experimento, compra de un equipo, escribir un captulo de la tesis, etc. De tal manera que pueda ser tambin cuantificable su avance real en la etapa se ejecucin, seguimiento y control del proyecto.

3.

La primera parte en la planeacin del trabajo y para la elaboracin de la WBS del proyecto, es necesario poner por escrito lo que seran las bases iniciales sobre las que se edificar el proyecto.

Para ejemplificar la manera de elaborar todo el proceso de planeacin y programacin, desarrollaremos a lo largo de este curso, un ejemplo sobre el proyecto para la realizacin de un congreso, mismo que es un evento muy ligado a la actividad de investigacin y posee las caractersticas que lo definen como un proyecto, tal como se vio anteriormente.

Las bases de este proyecto, se mencionan en el documento: Bases de diseo para el proyecto: REUNION NACIONAL SOBRE EXPERIENCIAS EN ADMINISTRACIN DE PROYECTOS, EN EL SISTEMA DE INSTITUTOS TECNOLOGICOS Y OTROS CENTROS DE INVESTIGACIN. En la siguiente liga, se da un ejemplo de lo que podra ser la estructura del proyecto anterior: WBS para un proyecto simple, donde se indican los diferentes niveles de desglose. Un concepto interesante de mencionar ahora, en la CODIFICACIN de las actividades, pues es conveniente utilizar un cdigo para identificar las actividades, que indique los diferentes niveles de desglose, por ejemplo:

1. 1.1

Paquete de trabajo 1 Actividad 1 del paquete 1

1.1.1 Subactividad 1 de la actividad 1 del paquete 1 1.1.1.1 etc. 1.2 Actividad 2 del paquete 1

1.2.1 Subactividad 1 de la actividad 2 del paquete 1. 2. 2.1 Paquete de trabajo 2 Actividad 1 del paquete 2

2.1.1 Subactividad 1 del paquete 2 2.1.1.1 Etc. Y as sucesivamente. Sugerimos utilizar este mtodo de codificacin de los niveles de desglose, ya que este mismo mtodo utiliza automticamente el MS-Project, que ser utilizado ms adelante. En esta liga, podemos ver el Catlogo de actividades del ejemplo anterior. Como puede observarse, se pretende que en la WBS se incluyan TODAS las actividades que se van a desarrollar en el proyecto, as como tambin, se dejarn fuera, aquellas que no sean de su incumbencia. Una vez establecida la WBS, tendremos definida la cantidad de trabajo a realizar, totalmente organizado por reas, paquetes o especialidades, tambin tendremos un cdigo indentificador a travs del catlogo de actividades. La WBS, permite definir el trabajo de lo general a lo particular en la etapa de planeacin y cuantificar avances y recursos de lo particular a lo general , en la etapa de seguimiento y control del proyecto.

WBS, herramienta prctica para presentar la documentacin de un proyecto de TI Cristina Mzquiz Fragoso

Para quienes nos dedicamos a los sistemas de informacin, resulta familiar encontrarnos con una serie de problemas al momento de planear, elaborar y presentar la documentacin. Normalmente, una de las causas es que los gerentes de proyecto no otorgan la importancia necesaria tanto para su administracin y control, mediante un repositorio y buenas prcticas, como para asegurar un buen producto. Una opcin prctica para llevar a cabo el proceso de documentacin es mediante una herramienta llamada WBS. Algunos de los problemas comunes de la documentacin de un proyecto de tecnologas de informacin (TI) se derivan de los siguientes escenarios: 1. Es poco claro el objetivo especfico de la documentacin. 2. Se defini como entregable al cliente, pero no se acotaron sus alcances. 3. Careci de un orden claro en su generacin, lo que se refleja en documentacin duplicada o insuficiente. 4. La tarea de documentar se deleg a un documentador, con poco o nulo conocimiento del desarrollo del proyecto de TI que se est documentando. 5. Falta de consistencia, con procesos altamente documentados y otros con nula o poca documentacin. Lo anterior, suele traer como consecuencia que la documentacin, evidentemente, sea poca y pobre, por lo cual no se aprovecha ni percibe como un producto de valor, y en muchos casos, aunque presente un contenido completo y detallado. Por lo general, los usuarios no acceden a ella porque se ignora cul de todos los documentos tiene lo que requieren; es como buscar una direccin en una gua roji, pero sin claves ni orden. Para mitigar la probabilidad de ocurrencia de estos problemas, se puede emplear un WBS (Work Breakdown Structure, es decir, estructura desglosada del trabajo), herramienta para definir el trabajo de manera jerrquica, que describe los entregables y tareas que deben realizarse para un proyecto dado. Para el WBS, se hace una de descomposicin de tareas, mientras para su representacin grfica se utiliza un diagrama tipo organigrama, pero en lugar de roles, se esquematizan paquetes de trabajo. Hacerlo, implica tener lpiz y papel o, Power Point o, un software para hacer diagramas como por ejemplo, Visio. Cada caja es un paquete de trabajo, es decir, un grupo de actividades en comn. Mismos niveles y paquetes de trabajo que en el WBS

Es importante mencionar que el WBS es un proceso de pensamiento, mediante el cual se pretende organizar el proyecto; en primera instancia, se requieren organizar las ideas de lo que se pretende hacer y las metas que se desean cumplir. Para iniciar un WBS, se tienen que definir las grandes reas de trabajo en que puede ser dividido el proyecto, lo que constituir los paquetes de trabajo a desarrollar para lograr la meta. Posteriormente, cada uno de esos paquetes de trabajo se debe dividir en otros ms pequeos hasta lograr el desglose necesario. El nivel de desglose requerido por el proyecto, estar determinado en funcin de la complejidad y tamao del proyecto. Se recomienda que los paquetes de trabajo, en cualquier nivel, sean independientes unos de otros y que se refleje un producto o servicio tangible, para poder medir los avances reales. Con esta representacin se tendr un entendimiento claro de los conceptos, sin necesidad de explicar complicadas teoras. Aunque su representacin grfica es sencilla, la realidad es que el poner de acuerdo a todo el grupo de trabajo es un proceso complejo, pero brinda la oportunidad de lograr un mayor grado de integracin, adems de tener beneficios durante el desarrollo del proyecto de TI y, por ende, en su documentacin. Para muchos, el WBS es una herramienta tan sencilla, aparentemente, que se menosprecia su elaboracin y prefieren ir directamente a la obtencin de los estimados de costo y tiempo, frecuentemente, con estructuras diferentes que lo nico que garantizan son confusin y conflictos. Partiendo del supuesto que se tiene de un WBS como un producto de la planeacin del proyecto, veamos cul es su utilidad en la documentacin de un proyecto en TI, para contrarrestar las causas usuales de problemas en la documentacin. 1. Es poco claro el objetivo especfico de la documentacin. Regularmente, en un proyecto se consideran los documentos de anlisis, diseo, desarrollo y manuales de usuario y tcnicos. Pero cuando el proyecto de TI es ms complejo, con varios subproyectos como, por ejemplo, la prestacin de un servicio con varios sistemas, puesta a punto de sitios de operacin, capacitacin y soporte, entre otros, se deber especificar y acordar claramente cul es el objetivo de la documentacin entregada al cliente. Al desarrollar el WBS del proyecto, se deben definir por cada paquete de trabajo sus objetivos con respecto a la documentacin, de manera que stos debern estar alineados con el objetivo general del proyecto.

2. Se defini como entregable al cliente, pero no se acotaron sus alcances. Se recomienda que desde el contrato, convenio o cotizacin se definan cules sern los documentos que se realizarn, y as brindar una breve descripcin de cada uno de ellos. En forma ideal, se sugiere considerar caractersticas objetivas para que el cliente pueda verificar que la documentacin cumple con lo establecido. En el WBS se debern de plasmar los esfuerzos en tiempo y costo para cumplir con el alcance acordado, y los entregables especficos que se desean tener en este rubro. 3. Careci de un orden claro en su generacin, lo que se refleja en documentacin duplicada o insuficiente. El WBS no deber ser slo una grfica obtenida al inicio del proyecto para generar un documento de planeacin; el WBS tendr que ser un eje en la forma de trabajo durante todo el proyecto. De esta forma, el plan de trabajo tambin tendr que estar alineado con el WBS, y manejar los mismos niveles de agrupacin de trabajo. Mismos niveles y paquetes de trabajo que en el WBS

Posteriormente, con base en el objetivo y alcances de la documentacin, se sugiere hacer una matriz, como la siguiente:

Donde se consideren slo los paquetes de trabajo que nos interesan y se acordaron documentar. De esta forma, se puede tener una visin clara, sobre el avance y las debilidades en la documentacin. Cuando se contina con un proyecto de TI, anteriormente desarrollado por otras personas, esta matriz tambin suele ser muy til, para identificar las ausencias de documentacin.

4. La importante tarea de documentar se deleg a un documentador que tiene poco o nulo conocimiento del desarrollo del proyecto de TI documentado. Este problema suele agudizarse cuando es un proyecto de TI complejo, porque el documentador suele ser alguien que no participa en el desarrollo de las actividades. Con apoyo del WBS se identifica y sensibiliza ms a los colaboradores de la importancia de que ellos sean los que intervengan directamente en la documentacin del proyecto, por su conocimiento profundo de los procesos. Adems, este escenario tiene el valor de que el lder del proyecto puede planear mejor las horas de trabajo requeridas. 5. Falta de consistencia, con procesos altamente documentados y otros con nula o poca documentacin. Con apoyo del WBS y su relacin directa con la documentacin de cada paquete de trabajo se puede lograr un mayor equilibrio, porque se identifican cules son las reas que presentan poca o nula documentacin y, por lo tanto, sern las que requieren de mayor apoyo. Presentacin de la documentacin Se sugiere un ndice general, con objeto de localizar fcilmente los documentos; incluso, se puede utilizar el mismo WBS como un ndice, donde cada paquete de trabajo (cajita), sea un hipervnculo a un documento.

El WBS es una herramienta tecnolgica que ayuda en gran manera para hacer las cosas con orden y como dira Pitgoras Con orden y tiempo se encuentra el secreto de hacerlo todo, y de hacerlo bien. De esta forma, podremos tener no slo documentos aislados, sino una estructura slida de documentacin, con mayores probabilidades de proporcionar un valor agregado al proyecto.

Como construir una WBS

La WBS debe ser completa, organizada y pequea el suficiente para que el progreso pueda ser medido, pero no detallada el suficiente para hacerse, ella misma, un obstculo para la realizacin del proyecto. Una buena heurstica a continuacin es la regla del 8-80: se exige que un paquete de trabajo ocupe entre 8 y 80 horas de duracin. ES una de las partes ms importantes en el

plan del proyecto. Ella sirve como entrada para el desarrollo de la agenda, atribuir funciones y responsabilidades, gestionar riesgos, entre otros. Un ejemplo simple de Work Breakdown Structure para pintar una sala (orientado la entregas) es:

Preparacin de materiales o Comprar tinta o Comprar escalera o Comprar pincis / rolos o Comprar removedor de papel de pared Preparacin de la sala o Remoo del papel de pared antiguo o Remoo de las decoraes destacabais o Cubrir suelo con peridicos o Cubrir tomas con cinta o Cubrir mviles con lenis viejos Pintura de la sala o Pintar grandes reas con rolo o Pintar rodaps con pincel Limpieza de la sala o Jugar fuera, o guardar la tinta que sobr o Limpiar pincis y rolos o Jugar fuera peridicos o Remover y limpiar lenis Paquetes de Trabajo (parte de la EAP) o Actividades (no forma parte de la EAP)

No hay reglas para los niveles de decomposio. Cada gerente de proyecto o miembros del equipo encargados de la decomposio deben usar el bueno senso de parar en el nivel en el cual el coste de acompaar el paquete sea inferior al beneficio de control.

Principios para el proyecto de una WBS

La regla de los 100%
Uno de los ms importantes principios para el proyecto de una WBS es conocido como la regla de los 100%. El Practice Standard sea Work Breakdown Structures (Second Edition), publicado por el Project Management Institute (PMI) define la regla 100% de la forma como se sigue: La Regla 100%... establece que la WBS incluye 100% del trabajo definido por el escopo del proyecto y captura todas las entregas internas, externas, intermediarias de forma al trabajo estar completo, incluido la gestin del proyecto. La regla de los 100% es uno de los ms importantes principios que gua el desarrollo, decomposio y evaluacin de la WBS. La aplicacin de esta regla valle para todos los niveles en la jerarqua: la suma de todos el trabajo de los niveles "hijos" debe ser igual a 100% del trabajo representado por el

"padre" y la WBS no debe incluir cualquier trabajo que falda del escopo existente del proyecto, es decir, l no puede incluir ms del que 100% del trabajo... ES importante acordarse que la regla de los 100% tambin se aplica al nivel de actividades. El trabajo representado por las actividades de cada paquete debe producir 100% del trabajo necesario para completar el trabajo del paquete. (p. 8) En otras definiciones se debe considerar que la suma del trabajo siendo proyectado debe ser 100% compatvel con el nivel "padre", o sea, no debe contener trabajo de ms ni la menos del que fue propuesto en el nivel inmediatamente arriba.

Planee entregas, no planee acciones

Si el projetista de la WBS intenta capturar cualquier detalle orientado la accin en la WBS, l ir a incluir o acciones de ms o de menos. Acciones dems excedero 100% del escopo del padre y acciones de menos caern abajo de los 100% del escopo del padre. La mejor forma de ser aderente la Regla de los 100% es definir los elementos de la WBS en trminos de las entregas o resultados. Esto tambin asegura que la WBS no exagere en la visin de los mtodos, permitiendo ideas ms creativas e innovadoras por parte de los participantes del proyecto. Para proyecto de desarrollo de nuevos productos, la tcnica ms comn para asegurar la orientacin para la salida de la WBS es el uso de una estructura de quiebra del producto. Desarrollo orientado a aspectos se utiliza de una tcnica similar la cual emplea una estructura de decomposio de aspectos. Cuando un proyecto prov servicios profesionales, una tcnica comn es capturar todas las entregas planeadas para crear una WBS orientada la entrega. WBS que subdividem el trabajo en fases del proyecto (por ejemplo: Fase Proyecto Preliminar, Fase proyecto Critico) deben asegurar que las fases sean claramente separadas para una entrega (por ejemplo: un documento de revisin de proyecto preliminar, o un documento aprobacin de la revisin proyecto crtico)

Nivel de detalle (granularidade) y elaboracin progresiva

Una cuestin a ser respondida en el proyecto de cualquier WBS es cuando parar de quebrarlo en elementos ms pequeos. Si los elementos finales de la WBS son definidos de forma muy abrangente, no debe ser posible rastrear eficientemente la performance del proyecto. Si los elementos finales de la WBS son muy detallados, ser ineficiente mantener un rastreamento de un nmero exagerado de elementos terminales, especialmente si el plan de trabajo es para un futuro distante. Un medio trmino satisfactorio puede ser encontrado en el concepto de elaboracin progresiva el cual permite que los detalles de la WBS sean progresivamente refinados antes del trabajo ser iniciado. Una forma de elaboracin progresiva en grandes proyectos es llamada de planificacin ondas sucesivas el cual establece una planificacin de tiempo regular para elaboracin progresiva. En la realidad, un lmite efectivo de la granularidade de la WBS puede ser alcanzado cuando ella no es mayor del que es posible para generarse salidas planeabais, y los nicos detalles remanescentes son las acciones. A menos que estas acciones puedan ser definidas para adherir la regla de los 100%, la WBS no puede ser ms subdividida.

Esquema codificao WBS

ES comn para elementos WBS sean numerados secuencialmente para revelar la estructura hierrquica. Por ejemplo 1.4.2 Neumtico Traseiro identifica este item como lo 3 elemento de la WBS, pues hay 3 nmeros separados por punto decimal. Un esquema de codificao tambin ayuda los elementos WBS sean reconocidos en cualquier contexto escrito.

EAE - Estructura Analtica de la Entrega

Debido a su simplicidade, la EAP es utilizada por muchos desenvolvedores de software, que producen y documentan sus anlisis a travs del bloque de notas. Sin embargo, la metodologia de desarrollo gil de software no es, de un modo general, basada en proyectos; y s en entregas fracionadas y constantes. De ese modo, surge una variacin de la EAP: la EAE, o sea, Estructura Analtica de Entrega. Esa estructura hereda los principios de la EAP, sin embargo, es aplicada en otro nivel del proceso, siendo destinada a la planificacin de las entregas que compone el proyecto como uno todo.