3. NTREINEREA I ADMINISTRAREA BAZELOR DE DATE.

3.1. Aspecte privind sigurana datelor. 3.2. Aspecte privind importul i exportul datelor.

n Microsoft Access2007 unele dintre opiunile de asigurare a siguranei informaiilor ntr-o baz de date sunt grupate ntr-o zon dedicat, denumit Trust Center, iar altele sunt disponibile n zona Database Tools. Opiunile de asigurare a siguranei datelor ntr-un fiier de tip baz de date se refer la: controlul accesului diferiilor utilizatori prin drepturi de acces meninerea integritii fiierului respectiv.

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Problema securitii unei baze de date se pune mai ales atunci cnd aceasta are caracter public, adic este accesibil mai multor utilizatori. n aceast situaie este necesar controlului modului de acces al diferiilor utilizatori la acea baz de date. Se are n vedere accesul la diferitele obiecte ale bazei de date (tabele, formulare, interogri etc.), ct i, n general, la fiierele de tip baz de date. n Access exist mai multe posibiliti de asigurare a unor diverse nivele de securitate:

Controlul utilizrii coninutului bazei de date (Enable Content);

Configurarea unei parole de acces la deschiderea bazei de date, mpreun cu criptarea fiierului (Encrypt with Password); Crearea fiierului cu cod VBA executabil (Make .accde File)

Separarea bazei de date n dou fiiere diferite (Database Split);

Depunerea fiierului sau numai a tabelelor bazei de date pe un server de tip

SharePoint Services

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Controlul utilizrii coninutului bazei de date (Enable Content); n mod implicit, la deschiderea oricrui fiier de tip baz de date, este blocat orice coninut care ar putea fi potenial periculos, cum sunt aplicaiile n limbaj VBA, macrocomenzile, butoanele de aciune de pe formulare. Toate opiunile referitoare la acest subiect sunt gestionate n zona Trust Center disponibil la OfficeAccess OptionsTrust Center (Settings).

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Controlul utilizrii coninutului bazei de date (Enable Content);

Opiunile Trusted Locations

Se refer la indicarea unor locaii sigure n care exist fiiere de tip baz de date i care se pot deschide n siguran.

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Controlul utilizrii coninutului bazei de date (Enable Content);

Opiunile Macro Settings

Se refer la posibiliti de tratare a unui eventual coninut potenial periculos.

Exist 4 variante. Probabil cea mai des utilizat este: Disable all macros with notification

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Configurarea unei parole de acces la deschiderea bazei de date, mpreun cu criptarea fiierului (Encrypt with Password);

Se parcurg urmtoarele etape:

se deschide fiierul bazei de date cu opiunea Open Exclusive; se alege opiunea Database Tools Encrypt with Password; se indic parola n caseta Password ; se repet parola n caseta Verify.

mpreun cu stabilirea parolei, fiierul este criptat, adic nu va putea fi deschis/importat cu/n alt aplicaie n afar de Access.
Eliminarea parolei se face cu aciunea invers Database Tools Decrypt

Database.

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Crearea fiierului cu cod VBA executabil (Make .accde File)

Un fiier .ACCDE (cu cod executabil) care conine aplicaii n limbaj VBA, va avea doar versiunea executabil a acestora, fr a putea edita codul surs.
Totodat, n acel fiier nu se pot modifica n fereastra de proiectare formularele sau rapoartele. Se parcurg urmtoarele etape: se alege opiunea Database Tools Make ACCDE File; n fereastra Save As se indic locul i, eventual, se modific numele fiierului; fiierul original este pstrat, iar fiierul .accde poate fi pus la dispoziie public. n aceast form, accesul la tabelele cu nregistrri este total, adic acestea pot fi editate i se pot face modificri n structura sau proprietile cmpurilor tabelelor.
UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP Baze de date 7

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Separarea bazei de date n dou fiiere diferite (Database Split); Din fiierul original tabelele cu nregistrri sunt mutate n alt fiier, pstrndu-se legturi ctre acestea. Se parcurg urmtoarele etape: se deschide fiierul bazei de date;

se alege opiunea Database Tools Access Database;

n prima fereastr apare un mesaj de avertizare privind separarea bazei de date n 2 fiiere i se recomand efectuarea unei copii de siguran; n a doua fereastr se poate modifica numele i locaia noului fiier n care vor fi mutate tabelele din fiierul original. Locaia respectiv poate fi pe un server care s asigure i protecia la modificare.
8

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Sigurana datelor presupune i integritatea acestora, adic evitarea pierderii informaiilor din diverse motive: infectarea cu virui, alterarea fizic a hard-diskului etc. Access ofer n zona OfficeManage dou opiuni de gestionare a integritii unui fiier de tip baz de date. Efectuarea unei copii de siguran se realizeaz cu opiunea

OfficeManageBack Up Database.

La numele fiierului se adaug automat data crerii, pentru a avea un control suplimentar al diverselor versiuni al fiierului. Compactarea fiierului Access pentru a gestiona mai eficient spaiul ocupat de fiier:

OfficeManageCompact &Repair Database

Micorarea poate fi i de peste 50% dac n baza de date s-au proiectat multe obiecte de tip formular, raport etc.
UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP Baze de date 9

3.1. Aspecte privind sigurana datelor.

Controlul accesului la diferitele obiecte ale unei baze de date se poate realiza i printr-o serie de opiuni care controleaz modul de deschidere a fiierului i aspectul interfeei bazei de date. Opiunile sunt disponibile la

Office Access Options Current Database

Se poate indica un formular (Display Form) care s fie deschis automat la deschiderea fiierului. Se poate ascunde automat panoul de navigare cu obiecte.
UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

ETC
Baze de date 10

Documentaie tehnic
Pentru uurina lucrului ntr-o baz de date, Access ofer posibilitatea de a crea materiale informative despre structura i coninutul bazei de date, care pot fi puse la dispoziia celor interesai. Posibilitatea este asigurat de opiunea Database Tools Database Documenter. Se creaz un raport care conine descrierea obiectelor selectate, n funcie de opiunile indicate ntr-o fereastr specific. Raportul se poate tipri!

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

11

Documente de analiz
Pentru nelegerea structurii bazei de date i a legturilor dintre diferitele obiecte, Access ofer opiunea Object Dependencies, care indic dependenele ntre diferitele obiecte pornind de la un tabel.

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

12

3.2. Aspecte privind importul i exportul datelor.

n Access exist o serie de posibiliti de a face transfer de informaii cu alte fiiere de tip Access sau alte tipuri de fiiere compatibile.

Opiunile de import-export sunt disponibile n pagina External Data.

Import de date

Export de date

E-mail

SharePoint

n cazul grupului SharePoint, exist posibilitatea transferului fiierului sau a unor pri din acesta (de exemplu, tabelele) pe un site de tip SharePoint, care poate asigura i controlul accesului prin internet la informaiile din fiier.

UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP

Baze de date

13

3.2. Aspecte privind importul i exportul datelor.

Importul datelor.

Importul nseamn aducerea unor informaii (obiecte) n fiierul curent din alte surse externe. Sursele disponibile sunt: un alt fiier de tip Access un fiier de tip Excel un fiier depus prin SharePoint un fiier Text cu format tabelar un fiier XML (Extensible Markup Language) un fiier HTML (HyperText Markup Language) un fiier ODBC (Open DataBase Connectivity) un fiier dBase, Paradox sau Lotus.
UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP Baze de date 14

3.2. Aspecte privind importul i exportul datelor.

Exportul datelor.

Exportul nseamn trimiterea unor informaii (obiecte) din fiierul curent n alt fiier, eventual sub alt format. Formatele disponibile sunt: un fiier de tip Excel un fiier depus prin SharePoint un fiier de tip Access un fiier XML (Extensible Markup Language) un fiier HTML (HyperText Markup Language) un fiier ODBC (Open DataBase Connectivity) un fiier dBase, Paradox sau Lotus

un fiier PDF sau XPS

un fiier de tip document Word sau Text ( .txt) combinare (Merge) cu document Word.
UTBV-dep.I.F., Alexandru C. FILIP Baze de date 15