CENTRO UNIVERSITRIO TOLEDO

JOS ALISON PINHEIRO DE SOUZA

A IMPORTNCIA DE UM SISTEMA DE INFORMAO GERENCIAL PARA GESTO DE BENS NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE MATO GROSSO DO SUL

Campo Grande MS 2013

JOS ALISON PINHEIRO DE SOUZA

A IMPORTNCIA DE UM SISTEMA DE INFORMAO GERENCIAL PARA GESTO DE BENS NO CORPO DE BOMBEIROS MILITAR DE MATO GROSSO DO SUL
Monografia apresentada ao Centro Universitrio Toledo, Araatuba SP, como parte dos requisitos necessrios para a concluso do Curso de Aperfeioamento de Oficiais CAO/CBMMS/2012, com titulao de PsGraduao Lato Sensu em Gesto de Segurana Pblica, sob a orientao da Prof . MSc. Ana Fernanda Gomes Ascencio.

Campo Grande MS 2013

DEDICATRIA
minha companheira de todas as horas, Ana Regina Rodrigues de Oliveira, que tanto me apoiou nesta jornada, desde o incio do curso at esta fase de fechamento com a elaborao deste trabalho. Ela que, mesmo diante de uma gestao de risco, soube ser paciente e compreensiva, me incentivando a todo momento, sobretudo naqueles de maior exausto. Aos meus filhos Evelyn Aparecida e Everton Alexandre, a maior riqueza que possuo, que nestes ltimos meses tiveram que abrir mo da minha ateno e convvio, para que eu pudesse me dedicar concluso do trabalho.

AGRADECIMENTO

Acima de tudo, a Deus que sempre me ilumina, inspira e d foras nos momentos de dificuldades. A todo o Comando da Corporao, na pessoa do Sr. Coronel Ociel Ortiz Elias, que pelo esforo, em nome do aprimoramento de seus oficiais, tornou possvel que fosse realizado o primeiro Curso de Aperfeioamento de Oficiais, organizado pelo Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul. Em especial, a Prof. MSc. Ana Fernanda Gomes Ascencio, pela maneira atenciosa e dedicada com que me orientou na elaborao deste trabalho.

Nosso nico patrimnio que realmente faz diferena o conhecimento. Peter Drucker

RESUMO
O presente estudo trata da melhoria no controle e gesto de bens patrimoniais e materiais de consumo, no mbito do Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul, por meio da implementao e utilizao de Sistemas de Informao baseados no uso de computadores. Sabe-se que a informao de qualidade tem um imenso valor para as organizaes modernas e, diante deste pressuposto, o objetivo principal demonstrar as vantagens e benefcios que um Sistema de Informao Gerencial, bem concebido, pode oferecer para os tomadores de deciso na Corporao. Para tanto, foram apresentados os principais conceitos na rea de Sistemas de Informao, a fim de propiciar um melhor entendimento do importante papel da Tecnologia da Informao dentro das empresas. Em seguida, so analisados os procedimentos atuais de controle e gesto de materiais na Instituio, tomando como referncia o 9 Subgrupamento de Bombeiros, uma unidade de bombeiros do interior do Estado, no municpio de Caarap. O Alto Comando da Corporao, nos ltimos anos, tem buscado implementar uma poltica de modernizao, por meio da Tecnologia da Informao, contudo evidente, ainda, a carncia de Sistemas de Informao para a administrao dos diversos segmentos organizacionais, tais como gesto de pessoal e gesto de material, sendo que processos administrativos, essencialmente, ocorrem por meio do trmite de documentos impressos e sem o apoio de um banco de dados. Pensando em contribuir com a viso de futuro da Instituio, foram apresentados trs modelos de Sistemas de Informao: Sistema de Controle de Material de Consumo, Sistema de Controle de Material Permanente e Sistema de Controle de Equipamento Motomecanizado. Por fim, concluiu-se que a adoo de sistemas dessa natureza tornaro os procedimentos de gerenciamento do patrimnio mais eficientes e sustentveis, permitindo maior capacidade de planejamento e controle aos administradores e diminuio do retrabalho, assim como da quantidade de pessoal empenhado e tambm dos custos administrativos.

Palavras-chave: Tecnologia. Controle. Materiais. Equipamentos. Corpo de Bombeiros.

ABSTRACT
This study deals with the improvement in the control and management of durable and consumable goods at the Fire Brigade of Mato Grosso do Sul, through the implementation and use of Information Systems based on computers. It is known that the quality information is very valuable for modern organizations and, on this assumption, the main objective is to demonstrate the advantages and benefits which can be offered to decision-makers in the Corporation by a well-designed Management Information System. Therefore, the main Information Systems concepts were presented, in order to provide a better understanding of the importance of Information Technology within companies. Then, the current management and control procedures of materials at the Institution are analyzed, taking as reference the Fire Unit from Caarap municipality. The High Command of the Corporation, in recent years, has sought to implement a modernization policy through Information Technology, however the administration of the various organizational segments, such as people and goods management, is lacking in Information Systems, what makes that administrative processes are essentially developed by printed documents and without a database support. Thinking of contributing to the Institutions future vision, were presented three Information System models: Consumable Goods Control System, Durable Goods Control System and Moto-mechanized Equipment Control System. Finally, it was concluded that the adoption of such systems will provide asset management procedures more efficient and sustainable, allowing greater planning and control capacity to administrators and reduction of rework, as well as dedicated staff and administrative costs.

Keywords: Technology. Control. Materials. Equipment. Fire Brigade.

LISTA DE FIGURAS
Figura 1: Fluxo de aumento do valor agregado ....................................................16 Figura 2: A classificao da informao segundo a sua finalidade para uma organizao ...........................................................................................................18 Figura 3: Sistema e seus trs componentes bsicos ...........................................23 Figura 4: Componentes do Sistema de Informao .............................................26 Figura 5: Os trs principais papis dos Sistemas de Informao .........................27 Figura 6: Organograma Geral do CBMMS ...........................................................41 Figura 7: Sistema de Controle de Material de Consumo (modelo relacional) .......57 Figura 8: Sistema de Controle de Material de Consumo (modelo lgico).............58 Figura 9: Sistema de Controle de Material Permanente (modelo relacional) .......60 Figura 10: Sistema de Controle de Material Permanente (modelo lgico) ...........61 Figura 11: Sistema de Controle de Equipamento Motomecanizado (modelo relacional) ............................................................................................................64 Figura 12: Sistema de Controle de Equipamento Motomecanizado (modelo lgico) ...... ............................................................................................................65

LISTA DE TABELAS
Tabela 1: Dados, informao e conhecimento ......................................................15 Tabela 2: Caractersticas da informao valiosa ...................................................17 Tabela 3: Evoluo da Tecnologia da Informao nos ltimos 45 anos................20 Tabela 4: Estratgias competitivas utilizando a tecnologia da informao ............22 Tabela 5: Principais tipos de Sistemas de Informao ..........................................29

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

CBI Comando de Bombeiros do Interior CBMMS Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul CI Centro de Informaes CINFO Centro de Informtica CIO Chief Information Officer CMB Comando Metropolitano de Bombeiros Cmt Comandante CPD Central de Processamento de Dados DAL Diretoria de Apoio Logstico GB Grupamento de Bombeiros OBM Organizao Bombeiro Militar PDI Plano Diretor de Informtica PDTI Plano Diretor de Tecnologia da Informao PETI Planejamento Estratgico da Tecnologia da Informao SB Seo de Bombeiros SEJUSP Secretaria de Estado de Justia e Segurana Pblica SGB Subgrupamento de Bombeiros SI Sistema de Informao SIG Sistema de Informao Gerencial TI Tecnologia da Informao

SUMRIO
1 INTRODUO ...................................................................................................... 11 2 FUNDAMENTAO TERICA ............................................................................ 14 2.1 A INFORMAO ............................................................................................. 14 2.1.1 Caractersticas da informao de qualidade............................................... 16 2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAO................................................................... 18 2.2.1 O uso estratgico da Tecnologia da Informao ........................................ 21 2.3 SISTEMAS DE INFORMAO ......................................................................... 22 2.3.1 Componentes de um sistema de informao ............................................. 25 2.3.2 A importncia dos sistemas de informao nas organizaes ................... 26 2.3.3 Classificao dos sistemas de informao ................................................. 28 2.4 SISTEMAS DE INFORMAO GERENCIAL ................................................... 29 2.4.1 A evoluo dos sistemas de informaes gerenciais ................................. 31 2.4.2 Benefcios dos sistemas de informaes gerenciais .................................. 32 2.4.3 Fornecimento de relatrios ......................................................................... 33 2.5 CONDIES DE TOMADA DE DECISO ....................................................... 34 3 O CORPO DE BOMBEIROS MILITAR ................................................................. 36 3.1 A GESTO DE BENS NO CBMMS ................................................................... 41 3.1.1 O sistema de administrao patrimonial e de logstica de material ............ 43 3.1.2 Aquisio e provimento de materiais .......................................................... 45 3.2 O USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO NO CBMMS ............................. 48 4 ANLISE DA GESTO DE MATERIAIS NO 9 SGB ........................................... 50 4.1 PROPOSTA PARA MELHORIA DA GESTO DE BENS NO CBMMS .............. 53 4.1.1 Sistema de controle de materiais de consumo ........................................... 55 4.1.2 Sistema de controle de material permanente ............................................. 59 4.1.3 Sistema de controle de equipamento motomecanizado ............................. 62 5 CONCLUSO ........................................................................................................ 66 REFERNCIAS ......................................................................................................... 68

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1 INTRODUO
Atualmente vive-se na Era da Informao, onde o desenvolvimento, evoluo e a prpria subsistncia de uma organizao esto atrelados gesto da informao e do conhecimento, no ambiente em que se inserem. E neste nterim, o uso da tecnologia e dos Sistemas de Informao se tornam ferramentas obrigatrias. Tornou-se difcil imaginar, nos dias de hoje, que uma organizao possa crescer e se manter neste mercado global, sem estar alinhada com o binmio Tecnologia e Informao.
O Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Mato Grosso do Sul (CBMMS), uma Instituio que, h algum tempo, despertou para essa realidade e tem buscado enquadrar-se aos padres exigidos da Tecnologia da Informao, para que possa usufruir das vantagens estratgicas que esta pode proporcionar s organizaes. Por fora do cumprimento de suas atribuies constitucionais, o CBMMS deve primar pela excelncia na prestao dos servios sociedade, j que suas atividades implicam em proteo vida, ao patrimnio e ao meio ambiente. Consequentemente, seus integrantes devem estar empenhados para uma gesto pautada na eficincia, eficcia e qualidade. Visando contribuir com essa postura, este trabalho tratar da importncia dos

Sistemas de Informaes Gerenciais (SIG) no mbito do CBMMS. Apesar do interesse da Corporao, ainda h um longo caminho a percorrer nesta rea, pois, atualmente, existem poucos softwares em uso que podem ser tratados como Sistemas de Informao (SI) e menos ainda Sistemas de Informaes Gerenciais. Sistemas desta natureza, quando bem concebidos, permitem a gerao de informaes rpidas, precisas e, sobretudo, teis, fundamentais para apoiar a tomada de deciso e um planejamento mais efetivo. O foco deste estudo ser a rea de Gesto de Bens e buscar analisar como a carncia de Sistemas de Informaes Gerenciais tem afetado a gesto de bens na Instituio, baseando-se nas seguintes hipteses: O processo de obteno de informaes qualitativas e quantitativas dos bens patrimoniais do CBMMS pode ser considerado ineficiente e lento;

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O planejamento para aquisio e manuteno de bens na Instituio acaba sendo prejudicado por esse processo deficiente de produo de informao; Os gestores da Instituio nem sempre tero informaes rpidas, precisas e confiveis para suporte tomada de deciso. A pesquisa tem como objetivo demonstrar a importncia dos Sistemas de Informaes Gerenciais para subsidiar o processo de tomada de deciso e que seu uso permite, aos gestores, maior capacidade de planejamento e controle dos bens. Para isso, o desenvolvimento do presente trabalho encontra-se dividido em trs captulos. No primeiro captulo ser elaborada uma reviso bibliogrfica que ajudar a compreender o objeto deste estudo. O captulo abordar a Informao e sua importncia para as Instituies modernas. Trar ainda os principais conceitos dos Sistemas de Informao, partindo da fundamentao bsica do que um Sistema at a conceituao dos Sistemas de Informaes Gerenciais. Neste ponto, sero apresentados os principais benefcios que um SIG pode propiciar organizao. Ser conceituada, ainda, a Tecnologia da Informao e como ela pode ser explorada a fim de trazer vantagens estratgicas para as organizaes. No captulo seguinte, ser apresentado o Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul. Sero conhecidos os dispositivos legais que fundamentam sua existncia, lhe atribuem competncias e misses, bem como definem sua estrutura organizacional e seu enquadramento dentro do Poder Executivo Estadual. Nesta parte, sero explicitados os principais rgos, no mbito da Instituio, envolvidos na gesto de bens e suas respectivas atribuies. Por fim, no terceiro captulo ser realizado um estudo dos procedimentos relacionados gesto de bens no CBMMS, a partir da anlise de uma unidade operacional, responsvel pela atividade-fim na Corporao, o 9 Subgrupamento de Bombeiros, com sede em Caarap. Buscou-se identificar as fragilidades desta gesto, apresentando-se, ainda, como proposta de melhoria, trs modelos de Sistema de Informao, para a otimizao do planejamento e controle da gesto de bens.

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Espera-se, com este estudo, conscientizar os gestores da Instituio da necessidade de implementao de alternativas, a curto prazo, que possam atender s demandas de SIs e/ou SIGs da Corporao.

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2 FUNDAMENTAO TERICA
Com a finalidade de apresentar definies que facilitem a compreenso das terminologias e mtodos utilizados, o presente captulo traz uma reviso da literatura relacionada aos conceitos de Informao, Tecnologia da Informao, Sistema de Informao e Sistema de Informao Gerencial, apresentando ainda suas principais caractersticas e implicaes para o modelo de gesto organizacional moderno.

2.1 A INFORMAO
Inicialmente necessrio esclarecer alguns termos, que cotidianamente podem ser empregado de forma equivocada ou ainda como se fossem termos sinnimos. Trata-se dos conceitos de dado, informao e conhecimento. fundamental que as organizaes saibam definir e diferenciar esses termos, pois o sucesso ou o fracasso organizacional muitas vezes pode depender da aplicao desses elementos para soluo de problemas e tomada de decises. Oliveira (2002, p. 51) escreve que dado qualquer elemento identificado em sua forma bruta que, por si s, no conduz a uma compreenso de determinado fato ou situao. Portanto, temos elementos no contextualizados que, individualmente, se tornam irrelevantes para um indivduo ou organizao. Padoveze (2002, p. 43) cita que: informao o dado que foi proces sado e armazenado de forma compreensvel para seu receptor e que apresenta valor real percebido para suas decises correntes ou prospectivas. Assim, para a compreenso de determinado fato ou situao em uma organizao necessrio que os dados se transformem em informao. Ainda, segundo Oliveira (2002, p. 205), a informao auxilia no processo decisrio, pois quando devidamente estruturada de crucial importncia para a empresa, associa os diversos subsistemas e capacita a empresa a impetrar seus objetivos. Para Chiavenato (2003, p. 418), informao:

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tudo o que permite reduzir a incerteza de algo. Quanto maior a informao, tanto menor a incerteza. A informao proporciona orientao e conhecimento a respeito de algo. Ela permite planejar e programar o comportamento ou funcionamento do sistema.

Pode-se ento dizer que quanto maior a quantidade de informaes relevantes menores sero as incertezas e o percentual de erros na tomada de deciso. Davenport (1998, p. 19) define que:
Conhecimento a informao mais valiosa e, consequentemente, mais difcil de gerenciar. valiosa precisamente porque algum deu informao um contexto, um significado, uma interpretao; algum refletiu sobre o conhecimento, acrescentou a ele sua prpria sabedoria, considerou suas implicaes mais amplas.

J segundo Laudon e Laudon (1999, p. 10), conhecimento o conjunto de ferramentas conceituais e categorias usadas pelos seres humanos para criar, colecionar, armazenar e compartilhar a informao. Seguindo seu pensamento, possvel deferir, ento, que as informaes so produzidas a partir da transformao dos dados, por meio da aplicao do conhecimento humano. Pode-se comparar abaixo esses trs elementos (Tabela 1), conforme as caractersticas propostas por Davenport.

Tabela 1 Dados, informao e conhecimento Dados Informao

Simples observaes sobre o estado do mundo Facilmente estruturado Facilmente obtido por mquinas Frequentemente quantificado Facilmente transfervel Fonte: Davenport (1998, p. 18) Dados dotados de relevncia e propsito Requer unidade de anlise Exige consenso em relao ao significado Exige necessariamente a mediao humana

Conhecimento
Informao valiosa da mente humana Inclui reflexo, sntese, contexto De difcil estruturao De difcil captura em mquinas Frequentemente tcito De difcil transferncia

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Analisando estas caractersticas, percebe-se que o conhecimento o elemento de maior valor agregado e relevncia para a organizao, conforme ilustrado na Figura 1. J o dado ter pouco ou nenhum significado, devendo ser, necessariamente, contextualizado e processado para produzir uma informao relevante.

Figura 1 Fluxo de aumento do valor agregado

2.1.1 Caractersticas da informao de qualidade

Segundo Stairs e Reynolds (2002, p. 6) a informao deve ser dotada de algumas caractersticas (Tabela 2), para que se torne valiosa aos gestores e, consequentemente, s suas organizaes. Em contrapartida, quando carece de algumas destas caractersticas, a informao pode levar a decises ruins, causando imensos prejuzos.

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Tabela 2 Caractersticas da informao valiosa

DEFINIO A informao precisa no contm erro. Em alguns casos, a informao imprecisa gerada porque dados imprecisos so PRECISA alimentados no processo de transformao. Quando entra lixo sai lixo. A informao completa contm todos os fatos importantes. Por COMPLETA exemplo, um relatrio de investimento que no inclua todos os custos importantes no completo. A informao deve ser relativamente econmica para ser viabilizada. ECONMICA Os tomadores de deciso precisam equilibrar o valor da informao com o custo de produzi-la. A informao flexvel pode ser usada para uma variedade de propsitos. Por exemplo, a informao sobre o estoque disponvel FLEXVEL pode ser til para o vendedor num fechamento de venda, e para o executivo financeiro, que especifica o valor total que a empresa investiu em estoque. A informao confivel pode ser dependente de algum outro fator. Em muitos casos, a confiabilidade da informao depende do CONFIVEL mtodo de coleta dos dados. Em outros, a confiabilidade depende da fonte de informao. A informao relevante essencial para o tomador de deciso. A RELEVANTE queda de preo da madeira no relevante para um fabricante de chip de computador. A informao tambm deve ser simples, no excessivamente complexa. Quando um tomador de deciso dispe de muita SIMPLES informao, h dificuldade em determinar qual delas realmente importante. Informao pontual aquela obtida quando necessria ou oportuna. PONTUAL No adianta muito ter informaes sobre a temperatura um ms aps a data do seu registro. A informao deve ser verificvel. Isso significa que podemos VERIFICVEL conferi-la e nos assegurarmos de que est correta. A informao deve ser facilmente acessvel aos usurios ACESSVEL autorizados. Obt-la na forma correta e no tempo certo atender, certamente, a suas necessidades. A informao deve ser protegida contra o acesso de usurios no SEGURA autorizados. Fonte: Stair e Reynolds (2002, p. 7) CARACTERSTICA

A necessidade de obter informaes faz com que as organizaes busquem dados das mais variadas formas e fontes. Nem sempre observada a coerncia e confiabilidade dos mesmos, podendo ocasionar significativos problemas para a produo da informao. J que, a qualidade da deciso depende das informaes que esto disponveis no momento em que ela tomada. A informao um dos recursos essenciais para que as organizaes possam atingir seus objetivos, a exemplo de recursos materiais, humanos e financeiros. Por isso, so requeridos os mesmos cuidados de gesto e controle para sua obteno.

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necessrio que os gestores estejam atentos para que as informaes, produzidas a um determinado custo para a organizao, no seja aquela sem interesse (Figura 2) ou nenhum valor.

FIGURA 2 A classificao da informao segundo a sua finalidade para uma organizao Fonte: Adaptada de Amaral (1994, p. 29)

Vive-se em uma era em que as organizaes so bombardeadas constantemente com informaes, mas o percentual que apresenta qualidade e relevncia, para a tomada de deciso, bastante pequeno. Diante de um grande volume informaes, os gestores e suas organizaes necessitam de mecanismos eficientes e eficazes para filtrar aquilo que realmente til. E neste cenrio que a Tecnologia da Informao e os Sistemas de Informao se encaixam como peas fundamentais.

2.2 TECNOLOGIA DA INFORMAO

conceito

de

Tecnologia

da

Informao

(TI)

tem

passado

por

aprimoramentos ao longo dos anos. Para Furtado (2002, p. 24):

A TI pode ser definida como todo recurso tecnolgico e computacional destinado coleta, manipulao, armazenamento e processamento dados e/ou informaes dentro de uma organizao. Alternativamente, pode-se dizer que a Tecnologia da Informao o

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uso de recursos computacionais para desenvolvimento de Sistemas de Informao. Seus componentes essenciais so hardware e software. Costuma-se ainda considerar as telecomunicaes como sendo um componente a parte da TI, devido ao fato de que hardware e software so de mais em mais interligados por meio de recursos de telecomunicaes.

Segundo Rezende e Abreu (2000, p. 76), a Tecnologia da Informao est fundamentada nos seguintes componentes: Hardware e seus dispositivos e perifricos; Software e seus recursos; Sistemas de telecomunicaes; Gesto de dados e informaes. Keen (1993) amplia esses conceitos, pois entende que a TI tambm envolve aspectos humanos, administrativos e organizacionais. O fato que a unio desses componentes eleva a potencialidade de atuao das empresas, agregando valor de mercado e capacidade de gerir as informaes de forma eficiente. Como o ambiente empresarial est em constantes mudanas, torna-se cada vez mais complexo, imprevisvel e dependente de informaes, bem como de toda a infraestrutura tecnolgica disponvel para o gerenciamento do volume massivo de dados. Pereira e Fonseca (1997, p. 239) entendem que a tecnologia da informao surgiu da necessidade de se estabelecer estratgias e instrumentos de captao, organizao, interpretao e uso das informaes. Como j visto anteriormente, as informaes com qualidade e apresentadas em tempo hbil tomada de deciso so de vital importncia para as empresas modernas. O uso adequado dos recursos da Tecnologia de Informao garante a qualidade e pontualidade das informaes. Com o uso de sistemas integrados, por exemplo, possvel ter numa mesma tela ou relatrio informaes e conhecimento de todas as reas da empresa. Permitindo, assim, reduo de custo de produo, diminuio do tempo de resposta ao mercado e incremento das vendas. Para Rezende (2002, p. 42), a evoluo da TI ao longo das ltimas dcadas, associada inovao das tcnicas de gesto de negcio e formao de pessoas,

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contribuiu para o desenvolvimento de organizaes inteligentes. possvel traar uma comparao entre o antes e o agora da TI (Tabela 3). De acordo com a Tabela 3, possvel identificar que a TI tem passado por grandes transformaes nas ltimas dcadas, tanto em aspectos tcnicos quanto conceituais. Aspectos tcnicos porque a tecnologia tem avanado de forma rpida e avassaladora. A criao de softwares inteligentes, sistemas de apoio tomada de deciso e gerenciamento de banco de dados tm feito com que as empresas respondam de maneira quase que instantnea as mudanas do ambiente. Aspectos conceituais pela maneira como os colaboradores passaram a ver a TI na organizao e como esta tem sido encarada pelos gestores, de forma estratgica e de grande valia no processo de integrao e tomada de deciso.

Tabela 3 - Evoluo da Tecnologia da Informao nos ltimos 45 anos

ANTES Processamento de dados Processamento de dados de forma centralizada em mainframes (grandes computadores). AGORA Tecnologia da Informao Aplicaes com compartilhamento das bases de dados, sistemas mais completos, integrados e que satisfazem na ntegra os seus usurios. Usurio Cliente Usurios tmidos, hesitantes, indecisos e Clientes atuando com postura participativa e superficialmente envolvidos com tecnologia. integrativa, focando seus esforos na gesto dos processos. Tcnico Solucionador Os usurios de TI dominavam metodologias, Alm das habilidades tcnicas, devem tcnicas, ferramentas tecnolgicas, possuir habilidades de negcios e linguagens de programao, etc. comportamentais, a fim de solucionar problemas que requerem o uso de TI. Gerente CIO Sistemas fechados e ranos tecnolgicos. TI e seus recursos so vistos como Modelo de gesto autoritria. ferramentas de trabalho e como uma unidade departamental moderna, transparente, efetiva e prestadora de servios. Dados Conhecimento Conjunto de letras, nmeros ou dgitos Informao trabalhada por pessoas e pelos armazenados isoladamente para recursos computacionais, possibilitando a posteriormente serem tratados. gerao de cenrios, simulaes e oportunidades. Software Sistemas de Informao Softwares ou Sistemas de Informaes Informaes trabalhadas considerando o Operacionais que garantiam principalmente ambiente interno e externo, visando auxiliar o processamento trivial dos dados da no processo de tomada de deciso. empresa.

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Tabela 3 - Evoluo da Tecnologia da Informao nos ltimos 45 anos (continuao)

ANTES PDI (Plano Diretor de Informtica) Esforos direcionados para o plano de informtica e seus respectivos recursos tecnolgicos de hardware e software. AGORA PETI (Planejamento Estratgico da Tecnologia da Informao) Processo dinmico e interativo para estruturar estrategicamente as pessoas e recursos tecnolgicos para o atendimento de todos os processos da organizao.

Fonte: Rezende (2002, p. 42-46)

O uso da Tecnologia da Informao tem permitido uma maior integrao entre os sistemas de uma mesma organizao, entre organizaes e entre a organizao e seu pblico-alvo. Pode-se dizer que a TI tem quebrado as barreiras fsicas, trazendo, virtualmente, as organizaes para dentro da casa de seu cliente.

2.2.1 O uso estratgico da Tecnologia da Informao

A tecnologia de informao tendo sido utilizada estrategicamente para melhorar o desempenho das atividades da empresa, e consequentemente, apoiar a reengenharia dos processos de negcios, que necessitam ser dotados de confiabilidade, versatilidade, eficincia e eficcia. OBrien (2004, p. 53) descreve que um dos valores estratgicos da tecnologia da informao proporcionar melhorias importantes nos processos de negcio. Os processos operacionais podem se tornar mais eficientes e os processos gerenciais mais eficazes dentro da organizao. Com essas melhorias pode-se reduzir custos, aprimorar a qualidade e o atendimento ao cliente e criar novos produtos e servios. OBrien (2004, p. 42) aponta, ainda, cinco estratgias competitivas (Tabela 4) implementadas por meio do uso da tecnologia da informao.

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Tabela 4 Estratgias competitivas utilizando a tecnologia da informao

- Usar a TI para reduzir substancialmente o custo de processos empresariais. - Usar a TI para reduzir os custos dos clientes ou fornecedores. - Desenvolver novos dispositivos de TI para diferenciar produtos e servios. - Utilizar dispositivos de TI para reduzir as vantagens de Diferenciar diferenciaes dos concorrentes. - Utilizar dispositivos de TI para concentrar-se em produtos e servios em nichos de mercados. - Criar novos produtos e servios que incluam componentes de TI. - Fazer alteraes radicais nos processos empresariais utilizando Inovar TI. - Desenvolver novos mercados ou nichos de mercados exclusivos com a ajuda de TI. - Utilizar TI para administrar a expanso dos negcios regional e mundial. Promover Crescimento - Utilizar TI para diversificao e a integrao em outros produtos e servios. - Utilizar TI para criar organizaes virtuais de parceiros comerciais. - Desenvolver Sistemas de Informaes Interorganizacionais Desenvolver Alianas conectados pela Internet, Extranets ou outras redes que apoiem relaes empresariais estratgicas, com clientes, fornecedores, subcontratados e outros. Fonte: OBrien (2004, p. 42) Reduzir Custos

Com as vantagens estratgicas oferecidas pela Tecnologia de Informao, as empresas podem ter novas oportunidades comerciais, permitindo a expanso para novos mercados ou novos segmentos de mercados existentes, ainda que seja necessrio enfrentar muitas barreiras, principalmente em relao ao custo elevado de investimento e complexidade da Tecnologia da Informao.

2.3 SISTEMAS DE INFORMAO

importante que se explique primeiramente o conceito de Sistema, para que seja possvel compreender suas implicaes aos componentes e atividades dos Sistemas de Informao (SI). Oliveira (2002, p. 35) define que Sistema um conjunto de partes interagentes e interdependentes que, conjuntamente, formam um todo unitrio com determinado objetivo e efetua determinada funo.

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Para OBrien (2004, p. 7) Um Sistema um grupo de componentes interrelacionados que trabalham rumo a uma meta comum, recebendo insumos e produzindo resultado em um processo organizado de transformaes. O autor ainda evidencia que, nessas condies, o sistema apresenta trs componentes bsicos em interao (Figura 3): Entrada: envolve a captao e reunio de elementos que ingressam no sistema para ser processado. Por exemplo, matrias-primas, energia, dados e esforos humanos devem ser organizados para o

processamento; Processamento: envolve processos de transformao que convertem insumos (entrada) em produtos. Entre os exemplos se encontram um processo industrial, o processo da respirao humana ou clculos matemticos; Sada: envolve a transferncia de elementos produzidos por um processo de transformao at seu destino final. Produtos acabados, servios humanos e informaes gerenciais devem ser transmitidos a seus usurios.

Figura 3 Sistema e seus trs componentes bsicos

Para tornar o conceito de sistema mais completo e til, principalmente em relao a sua aplicao s organizaes e aos Sistemas de Informao, segundo OBrien (2004, p. 8), deve-se incluir mais dois componentes adicionais: Feedback: so os dados sobre o desempenho de um sistema.

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Controle: envolve monitorao e avaliao do

feedback para

determinar se um sistema est se dirigindo para a realizao de sua meta. Em seguida, a funo de controle faz os ajustes necessrios aos componentes de entrada e processamento de um sistema para garantir que seja alcanada a produo adequada. Uma vez definidos os conceitos fundamentais de sistemas, pode-se prosseguir para entender melhor o Sistema de Informao e seus componentes. Segundo Laudon e Laudon (1999, p. 7):
Um Sistema de Informao pode ser definido tecnicamente como um conjunto de componentes inter-relacionados que coleta (ou recupera), processa, armazena e distribui informaes destinadas a apoiar a tomada de decises, a coordenao e o controle de uma organizao.

Para OBrien (2004, p. 6) o SI um conju nto organizado de pessoas, hardware, software, redes de comunicaes e recursos de dados que coleta, transforma e dissemina informaes em uma organizao. Cabe salientar que um SI no est obrigatoriamente relacionado ao uso de computadores, pois surgiram muito antes da informtica e da popularizao dos microcomputadores. No entanto, os Sistemas de Informao nas organizaes resumiam-se em tcnicas de arquivamento e recuperao de informaes em arquivos imensos. Nessa poca, o arquivista era um profissional de relevncia na organizao, pois era o responsvel em organizar, registrar, catalogar e recuperar os dados, quando necessrio. Esse mtodo exigia um grande esforo para manter os dados atualizados e tambm para acess-los. Os registros em papel dificultavam muito a anlise de dados e o cruzamento de informaes, e devido ao grande nmero de pessoas envolvidas, a probabilidade de erros era bem maior. Diferentemente dos dias atuais, como a informao ainda no era considerada um recurso importante para a empresa, os administradores no se preocupavam como estas eram coletadas, processadas e distribudas em suas organizaes, bem como a tecnologia envolvida era mnima. Considerando-se uma concepo terica e genrica, os Sistemas de Informao dependem, sobretudo, de conhecimentos administrativos e operacionais

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para serem elaborados, podendo, ainda hoje, ser implementado por meio de procedimentos manuais, no entanto, com a constante evoluo da Tecnologia da Informao (TI), o uso de ferramentas computacionais, para gerenciar informaes, tornou-se um elemento imprescindvel para garantir maior eficincia aos processos envolvidos. Um SI bem concebido permite, ao gestor, facilidade de acesso s informaes de todos os aspectos de sua organizao. de suma importncia que haja uma adequada gesto dessas informaes, pois, com base nelas os administradores podem decidir o rumo de sua organizao.

2.3.1 Componentes de um sistema de informao

Para que o Sistema de Informao desempenhe seu papel a atinja os objetivos esperados, necessrio que administrador conhea bem seus

componentes e a importncia de cada um, para o funcionamento adequado do todo. OBrien (2004, p. 9) evidencia os principais componentes do Sistemas de Informao (Figura 4), dividindo-os em recursos do SI e atividades do SI, na seguinte citao:
Um Sistema de Informao depende dos recursos humanos (os usurios finais e os especialistas em SI), de hardware (mquinas e mdia), software (programas e procedimentos), dados (bancos de dados e bases de conhecimento) e redes (mdia de comunicaes e apoio de redes) para executar atividade de entrada, processamento, produo, armazenamento e controle que converte recursos de dados em produtos de informao.

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Figura 4 Componentes do Sistema de Informao

Fonte: OBrien (2004, p. 10)

2.3.2 A importncia dos sistemas de informao nas organizaes

A necessidade do Sistema de Informao nas organizaes est associada ao grande e crescente volume de informaes que estas possuem. Com o mercado globalizado, competitivo e dinmico, o processo de gesto requer cada dia mais o suporte dos SIs, por conferirem maior segurana, agilidade e versatilidade para a empresa, no momento em que se processam as decises, despontando como uma vantagem competitiva frente aos seus concorrentes. Segundo Batista (2004, p. 39), ... o objetivo de usar os Sistemas de Informao a criao de um ambiente empresarial em que as informaes sejam confiveis e possam fluir na estrutura organizacio nal. Laudon e Laudon (1999, p. 26), afirmam que a razo mais forte pelas quais as empresas constroem os sistemas, ento, para resolver problemas organizacionais e para reagir a uma mudana no ambiente.

27

Os

Sistemas

de

Informao

objetivam

resoluo

de

problemas

organizacionais internos, alicerando o processo decisrio e preparando as empresas para enfrentar as tendncias e mudanas deste mercado competitivo e dinmico. Segundo OBrien (2004, p. 18), os Sistemas de Informao podem desempenhar trs papis vitais para uma empresa (Figura 5): suporte dos processos e operaes, na tomada de deciso empresarial e nas estratgias para vantagem competitiva.

Figura 5 Os trs principais papis dos Sistemas de Informao

Fonte: OBrien (2004, p. 18)

Pereira e Fonseca (1997, p. 242) consideram que para serem efetivos, os Sistemas de Informao precisam corresponder s seguintes expectativas: Atender as reais necessidades dos usurios; Estar centrados no usurio (cliente) e no no profissional que o criou; Atender ao usurio com presteza; Apresentar custos compatveis; Adaptar-se constantemente s novas tecnologias de informao; Estar alinhados com as estratgias de negcios da empresa.

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A empresa reage com confiana diante de um Sistema de Informao que atenda os requisitos acima e sentir segurana no momento de utiliz-lo no processo decisrio de seus negcios.

2.3.3 Classificao dos sistemas de informao

Os Sistemas de Informao podem ser classificados de diferentes maneiras, sempre buscando facilitar a compreenso de suas aplicaes e finalidades para as organizaes. De forma geral, levando-se em conta o modo como so organizados ou estruturados na empresa, pode-se classific-los como formais e informais. Os Sistemas de Informao formais incluem procedimentos pr-definidos, entradas e sadas padronizadas e definies fixas. Enquanto os informais assumem diversas formas, que vo desde uma rede de comunicao informal em uma empresa, at um grupo de amigos que troca correspondncia eletronicamente. Do ponto de vista da gesto empresarial e do processo de tomada de decises, torna-se interessante a classificao em Sistemas de Apoio s Operaes, que visam a eficincia no processamento de transaes e processos empresariais em nvel operacional, e os Sistemas de Apoio Gerencial, que so voltados a fornecer informaes e apoio para a tomada de deciso eficaz, pelos gestores, em nvel ttico e estratgico. Seguindo este modelo de classificao esto apresentados, na Tabela 5, os principais tipos de Sistemas de Informao, conforme prope OBrien (2004, p. 23) . Dentre estes, os Sistemas de Informaes Gerenciais so o foco deste trabalho, portanto, sero explorados em maiores detalhes de conceitos, suas aplicaes e importncia para as organizaes.

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Tabela 5 Principais tipos de Sistemas de Informao Sistemas de Processamento de Transaes Processam dados resultantes de transaes empresariais, atualizam banco de dados e produzem documentos empresariais. Ex. sistemas de contabilidade, processamento de vendas e reabastecimento. Sistemas de Controle de Processos Monitoram e controlam processos industriais. Ex. sistemas de produo de ao, gerao de energia e refinamento de petrleo. Sistemas Colaborativos Apoiam equipes, grupos de trabalhos, bem como comunicaes e colaborao entre e nas empresas. Ex. sistemas de videoconferncia, chat e email. Sistemas de Informaes Gerenciais Fornecem informaes na forma de relatrios e demonstrativo prestipulados para os gerentes. Ex. anlises de vendas, realizao de processo e relatrios de tendncias de custos. Sistemas de Apoio Deciso Fornecem apoio interativo ad hoc para o processo de deciso dos gerentes. Ex. sistemas de anlise de riscos, atribuio de preo aos produtos e previso de lucros. Sistemas de Informao Executiva Fornecem informaes crticas elaboradas especificamente para as necessidades de informao dos executivos. Ex. sistemas de fcil acesso para anlise de desempenho da empresa, aes dos concorrentes e desenvolvimento econmico para apoiar o planejamento estratgico. Fonte: OBrien (2004, p. 24-25) Sistemas de Informao
Sistemas de Apoio s Operaes Sistemas de Apoio Gerencial

2.4 SISTEMAS DE INFORMAO GERENCIAL

Por fim, tem-se o conceito que encerra a temtica da pesquisa: o Sistema de Informao Gerencial (SIG). Os Sistemas de Informao so classificados de acordo com sua finalidade. Assim, nem todo SI um SIG. Conforme j visto, alguns SIs tm funes meramente operacionais e suas informaes no so relevantes ou suficientes para o processo decisrio.

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O SIG d suporte s funes de planejamento, controle e organizao de uma empresa/instituio, fornecendo informaes confiveis, teis e em tempo hbil para a tomada de deciso. Oliveira (2002, p. 59), afirma que, o Sistema de Informao Gerencial representado pelo conjunto de subsistemas, visualizados de forma integrada e capaz de gerar informaes necessrias ao processo decisrio. Oliveira (2002, p. 39), conceitua, ainda, que:
Sistema de Informao Gerencial (SIG) o processo de transformao de dados em informaes que so utilizadas na estrutura decisria da empresa, proporcionando, ainda, a sustentao administrativa para otimizar os resultados esperados.

Um conceito tambm interessante o de Stair e Reynolds (2002, p. 278), que assim definem:
O propsito bsico de um SIG ajudar a empresa a alcanar suas metas, fornecendo a seus gerentes detalhes sobre as operaes regulares da organizao, de forma que possam controlar, organizar e planejar com mais efetividade e com maior eficincia.

Um Sistema de Informao Gerencial tem como principal funo prover o gestor com informaes sobre operaes internas e sobre o ambiente da empresa, dando o suporte necessrio tomada de decises gerenciais, assegurando o sucesso das estratgias de negcio. As informaes fornecidas pelo SIG so processadas a partir de dados coletados internamente na organizao, baseado em dados corporativos e fluxo de dados. Assim, tambm utilizado para o planejamento de metas estratgicas. As principais reas funcionais de um SIG so: marketing, produo, administrao financeira, administrao de materiais, administrao de servios, gesto de pessoas e gesto empresarial. E por meio da interao entre essas reas gerado um fluxo formal e racional de informaes dentro da empresa. Percebe-se, ento, que o administrador, com um Sistema de Informao Gerencial eficiente, deixa de tomar decises baseadas em empirismo, passando a balizar-se em dados e informaes reais.

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2.4.1 A evoluo dos sistemas de informaes gerenciais

As organizaes sempre tiveram algum tipo de Sistema de Informao Gerencial, mesmo que o designassem de outra forma. No passado, esses sistemas eram bastante informais, mas com o advento dos computadores, com grande capacidade de processar, armazenar e manipular dados massivamente, o projeto dos Sistemas de Informaes Gerenciais se tornou um processo formal e um campo de estudo. Nessa poca, os computadores eram equipamentos muito caros e complexos e ficavam alocados na chamada central de processamento de dados (CPD), onde eram operados por funcionrios especializados. medida que os computadores foram evoluindo, tornando-se mais velozes, melhorando ainda mais sua capacidade de processar dados, passaram a ser utilizados amplamente em tarefas relacionadas ao tratamento e gerncia de informaes nas empresas. Os CPDs passaram a desenvolver relatrios padronizados para que seus gerentes de operaes pudessem lidar com essas novas tarefas. Desta forma, o SIG proporcionou o crescimento dos CPDs e levou os administradores a se concentrarem mais no planejamento dos Sistemas de Informao de suas organizaes. Esses esforos levaram ao aparecimento de conceitos de Sistemas de Informao baseados em computadores ou

automatizados. medida que as funes dos CPDs passaram a se expandir alm do processamento rotineiro de massas de dados padronizados, eles comearam a ser chamados de departamentos de SIG ou Centro de Informaes (CI). Hoje, todos admitem que conhecer Sistemas de Informao essencial para os administradores, porque a maioria das organizaes precisam deles para sobreviver e prosperar. Ainda em relao aos SIGs, Laudon e Laudon (2004, p.4) entendem que:
Esses sistemas podem auxiliar as empresas a estender seu alcance a locais distantes, oferecer novos produtos e servios, reorganizar fluxos de tarefas e trabalho e, talvez, transformar radicalmente o modo como conduzem os negcios.

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As empresas, na Era da Informao, concorrerem num mercado desafiador, dinmico, complexo, globalizado, competitivo e voltado para o cliente. As empresas precisam reagir de modo rpido aos problemas e s oportunidades que surgem nesse ambiente empresarial moderno.

2.4.2 Benefcios dos sistemas de informaes gerenciais

Segundo Oliveira (2002, p.185) pode-se afirmar que os Sistemas de Informaes Gerenciais podem, sob determinadas condies, trazer os seguintes benefcios para as empresas: a) Reduo de custos das operaes; b) Melhoria no acesso s informaes, propiciando relatrios mais precisos e rpidos, com menor esforo; c) Melhoria na produtividade, tanto setorial quanto global; d) Melhoria nos servios realizados e oferecidos; e) Melhoria na tomada de decises, por meio do fornecimento de informaes mais rpidas e precisas; f) Estmulo de maior interao entre os tomadores de deciso; g) Fornecimento de melhores projees dos efeitos das decises; h) Melhoria na estrutura organizacional, por facilitar o fluxo de informaes; i) Melhoria na estrutura de poder, propiciando maior poder para aqueles que entendem e controlam o sistema; j) Reduo do grau de concentrao de decises na empresa; k) Melhoria na adaptao da empresa para enfrentar os acontecimentos no previstos, a partir das constantes mutaes nos fatores ambientais; l) Otimizao na prestao dos seus servios aos clientes; m) Melhor interao com seus fornecedores; n) Melhoria nas atitudes e atividades dos funcionrios da empresa; o) Aumento do nvel de motivao das pessoas envolvidas; p) Reduo da mo de obra burocrtica; e q) Reduo dos nveis hierrquicos.

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2.4.3 Fornecimento de relatrios

O processo de transformao de dados resulta em informaes teis, que podem ser analisadas por meio dos relatrios. Os relatrios do Sistema de Informao Gerencial podem ajudar os administradores na elaborao de planos de melhoria para a gesto, assim como obter melhor controle sobre as operaes da empresa, e tomar decises acertadas. OBrien (2004, p. 283), escreve que os relatrios advindos do Sistema de Informao Gerencial incluem relatrios programados, relatrio indicador de pontos crticos, relatrios sob solicitao e relatrios de exceo. Os relatrios programados so aqueles produzidos periodicamente, por exemplo, em uma fbrica a produo de um determinado produto pode ser monitorado diariamente. O relatrio de pontos crticos um tipo especial de relatrio programado e emitido no comeo de cada dia, resumindo as atividades do dia anterior. Os administradores obtm informaes sobre as atividades crticas da empresa possibilitando aes corretivas. Os relatrios sob solicitao so produzidos somente quando o administrador quer saber sobre um item especfico, por exemplo, total da venda de um determinado produto. Os relatrios de exceo critrios so parametrizados pela para informar por

automaticamente

preestabelecidos

empresa,

exemplo, para se ter um efetivo controle de estoque os administradores parametrizam o sistema para avisar quando determinado produto est com estoque abaixo do mnimo ideal. Ainda, em relao aos relatrios produzidos, conforme Stair e Reynolds (2002, p.226), pode-se destacar as seguintes caractersticas dos Sistemas de Informaes Gerenciais: Geram relatrios fixos e padronizados. Como exemplo, os relatrios agendados para controle de estoque podem conter os mesmos tipos de informaes colocadas em locais idnticos nos relatrios. Dessa forma,

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diferentes gerentes podem usar o mesmo relatrio para propsitos diferentes; Produzem relatrios impressos e em tela. Alguns relatrios do SIG so impressos em papel (hardcopy), enquanto a maioria das sadas, em tela (soft-copy) utiliza a exibio visual em monitores de computador, sendo que a sada em tela exibida em forma de relatrio; Usam dados internos armazenados no computador. Os relatrios do SIG utilizam, basicamente, as fontes internas de dados contidas em bancos de dados computadorizados. Alguns SIGs usam fontes externas de dados de seus concorrentes do mercado sendo a internet uma fonte frequentemente usada para dados externos; Permitem que seus usurios finais desenvolvam seus prprios relatrios personalizados. Enquanto os analistas e programadores podem estar envolvidos no desenvolvimento e na implementao de relatrios do SIG mais complexos, que exigem dados de muitas fontes, os usurios finais esto, cada vez mais, aprimorando seus prprios programas para consultar um banco de dados e produzir relatrios simples; Como possvel deferir, os relatrios inerentes aos Sistemas de Informaes Gerenciais sero gerados e distribudos de acordo com as necessidades dos gerentes, podendo ser dirios, semanais, mensais e apresentar informaes de cunho financeiro, administrativo, contbil, entre outros.

2.5 CONDIES DE TOMADA DE DECISO

As decises so tomadas sob diversas condies: condies de certeza, condies de incerteza e condies de risco. As decises programadas normalmente oferecem um grau de risco menor do que as decises noprogramadas. Nas decises tomadas sob certeza, o decisor tem conhecimento das consequncias ou resultados de todas as alternativas, sendo assim, pode escolher a melhor dentre as alternativas propostas. Stephen e Coulter (1996, p. 126), enfatizam

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que a situao ideal para a tomada de decises a de certeza, ou seja, o administrador pode tomar decises precisas, pois o resultado de cada alternativa conhecido. J para as decises tomadas sob condies de incertezas, os resultados so desconhecidos e gerados sob probabilidades, onde o decisor tem pouco ou nenhum conhecimento das informaes que formam as alternativas. Na tomada de deciso com risco, todas as alternativas tm um resultado especfico e so projetadas sob probabilidades conhecidas. O decisor conhece todas as alternativas e sabe que o risco inevitvel. Portanto, possvel verificar que a tomada de deciso est diretamente relacionada ao potencial informativo do Sistema de Informao da empresa, e este deve ser o mais til possvel na gerao da melhor informao para auxilio ao gestor.

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3 O CORPO DE BOMBEIROS MILITAR

Os Corpos de Bombeiros so instituies que gozam de grande

reconhecimento, aceitao e confiana perante a sociedade, tanto em mbito nacional quanto mundial. Isso um evidente reflexo da importncia das atribuies desempenhadas pelas instituies e o comprometimento de seus colaboradores com as misses executadas. Tais atribuies, bem como as caractersticas institucionais dos Corpos de Bombeiros Militares, tem previso constitucional, tanto no mbito federal quanto estadual. A Constituio da Repblica Federativa do Brasil, promulgada em 05 de Outubro de 1988, estabelece que:
Art. 42 Os membros das Polcias Militares e Corpos de Bombeiros Militares, instituies organizadas com base na hierarquia e disciplina, so militares dos Estados, do Distrito Federal e dos Territrios. (...) Art. 144 A Segurana Pblica, dever do Estado, direito e responsabilidade de todos, exercida para a preservao da ordem pblica e da incolumidade das pessoas e do patrimnio, por meio dos seguintes rgos: I polcia federal; II polcia rodoviria federal; III polcia ferroviria federal; IV polcias civis; V polcias militares e corpos de bombeiros militares. (...) 5 - s Polcias Militares cabem a polcia ostensiva e preservao da ordem pblica; aos corpos de bombeiros militares, alm das atribuies definidas em lei, incumbe a execuo de atividades de defesa civil. 6 - As polcias militares e corpos de bombeiros militares, foras auxiliares e reserva do Exrcito Brasileiro, subordinam-se, juntamente com as polcias civis, aos Governadores dos Estados, do Distrito Federal e dos Territrios.

Assim, observa-se que os corpos de bombeiros militares tem subordinao ao Estado em que esto constitudos, so, portanto, foras militares estaduais, diferentemente das Foras Armadas (Marinha, Exrcito e Aeronutica) que so foras militares da Unio. Neste caso, tem-se tambm uma previso legal na

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Constituio Estadual de Mato Grosso do Sul, promulgada em 05 de Outubro de 1989, ratificando e complementando a Constituio ptria, conforme segue:
Art. 40. A segurana pblica, dever do Estado, direito e responsabilidade de todos, exercida para a preservao da ordem pblica, das prerrogativas da cidadania, da incolumidade das pessoas e do patrimnio, atravs dos seguintes rgos, subordinados administrativa e operacionalmente ao Secretrio de Estado de Segurana Pblica: I Polcia Civil II Polcia Militar III Corpo de Bombeiros Militar. Pargrafo nico. Aplica-se aos rgos constantes neste artigo o disposto no 6 do art. 144 da Constituio Federal. Art. 41. As Polcias Civil e Militar e o Corpo de Bombeiros Militar subordinam-se legislao especial, que definir sua estrutura, competncias, direitos, garantias, deveres, prerrogativas de seus integrantes, de maneira a assegurar a eficincia de suas atividades, baseando-se nos princpios da hierarquia e da disciplina. (...) Art. 50. Ao Corpo de Bombeiros Militar, instituio permanente, regular e autnoma, alm das atribuies definidas em lei, incumbe a execuo de atividades de defesa civil, de preveno e de combate a incndios, de busca, de salvamento e de socorro pblico. Art. 51 - O Corpo de Bombeiros Militar dirigido por um Comandante-Geral, cargo privativo de oficial superior, de livre escolha, nomeao e exonerao do Governador do Estado.

Historicamente, a Constituio Estadual de 1989, tem grande importncia para o Corpo de Bombeiros Militar de Mato Grosso do Sul, pois desvinculou a Corporao da Polcia Militar. A partir de ento, o CBMMS tornou-se um rgo independente, administrativamente, com subordinao direta ao Secretrio de Estado de Justia e Segurana Pblica, dirigido por um Comandante-Geral prprio. Conforme os textos constitucionais salientam, h leis especficas que definem a estrutura e as competncias dos corpos de bombeiros. A Lei Complementar n 049 (Lei de Organizao Bsica do CBMMS), de 11 de julho de 1990, estabelece como competncias da Instituio:
Art. 2 - Compete ao Corpo de Bombeiros Militar: I - realizar servios de preveno e extino de incndios; II - realizar servios de buscas e salvamentos; III - realizar percias de incndios relacionados com sua competncia; IV - realizar servios de proteo e salvamento de vida e material nos locais de sinistro;

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V - prestar socorros em casos de afogamento, inundaes, desabamentos, acidentes em geral, catstrofes e calamidades pblicas; VI - realizar atividades de defesa civil.

Temos ainda, do Decreto Estadual n 5.698 (Regulamento Geral do CBMMS), de 21 de novembro de 1.990, que:
Art. 3 - So misses complementares do Corpo de Bombeiros Militar do Estado de Mato Grosso do Sul: I fiscalizar, na rea de sua competncia, o cumprimento da legislao federal, estadual e municipal referente preveno contra incndios; II desenvolver na comunidade, a conscincia para os problemas relacionados com preveno contra incndios; III pesquisar e adotar mtodos de aperfeioamento da ao do bombeiro militar; IV criar e desenvolver, nas relaes com cidado e comunidade, compreenso da misso bombeiro militar, fator bsico de segurana e desenvolvimento; V prestar assistncia social, religiosa, jurdica, educacional, mdico-hospitalar ao seu pessoal e seus dependentes; VI participar de campanhas de educao da comunidade referentes sua rea de atuao; e VII integrar o Sistema de Defesa Civil, nos casos de catstrofes ou calamidade pblica.

Para melhor desempenhar suas atribuies legais, o CBMMS est estruturado em rgos de direo, de apoio e de execuo, conforme define a Lei Complementar 049, de 11 de julho de 1990:
Art. 6 - Os rgos de direo so encarregados do comando e da administrao geral, incumbindo-se do planejamento, visando a organizao da Corporao em todos os nveis, as necessidades de pessoal e de material e ao emprego do Corpo de Bombeiros para o cumprimento de suas misses, com atribuies, ainda, de acionar, coordenar, controlar e fiscalizar a atuao dos rgos de apoio e de execuo. Art. 7 - Os rgos de apoio atendem s necessidades de pessoal e de material de toda a Corporao, realizando as suas atividadesmeio. Art. 8 - Os rgos de execuo realizam as atividades-fim, cumprindo as misses, ou a destinao do Corpo de Bombeiros, atravs da execuo de diretrizes e ordens emanadas dos rgos de direo e do amparo em suas necessidades de pessoal e de material dado pelos rgos do apoio.

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A Corporao comandada e administrada pelo Comandante-Geral, um oficial, no posto de Coronel, escolhido e nomeado pelo Governador. O ComandanteGeral auxiliado e assessorado pelos rgos de direo, dentre os quais destacase o Estado-Maior Geral (o staff do Comandante-Geral), como rgo de direo geral e as Diretorias, como rgos de direo setorial, ainda da Lei Complementar 049, de 11 de julho de 1990:
Art. 12 - O Estado-Maior Geral, rgo de direo geral, responsvel perante o Comandante-Geral, pelo estudo, planejamento, coordenao, fiscalizao e controle de todas as atividades da Corporao, inclusive dos rgos de direo setorial, constitui o rgo central do sistema de planejamento administrativo, programao e oramento, encarregado da elaborao de diretrizes e ordens do comando, que acionam os rgos de direo setorial e os de execuo, no cumprimento de suas atividades. Art. 13 - O Estado-Maior Geral compreende: I - Chefe do Estado-Maior Geral; II - Sees do Estado-Maior Geral: a) 1 Seo (BM-1) assuntos relativos a pessoal, legislao e recrutamento; b) 2 Seo (BM-2) assuntos relativos a informaes; c) 3 Seo (BM-3) assuntos relativos a instrues, operaes, ensino, e estatstica; d) 4 Seo (BM-4) assuntos relativos a logstica e patrimnio; e) 5 Seo (BM-5) assuntos civis; e f) 6 Seo (BM-6) assuntos relativos ao planejamento administrativo, oramentrio e informtica; (...) Art. 16 - As Diretorias constituem os rgos de direo setorial, organizadas sob a forma de sistema, para as atividades de pessoal, ensino, de administrao financeira, contabilidade e auditoria, de sade, de logstica e atividades tcnicas. Pargrafo nico. Os rgos de direo setorial so os seguintes: a) Diretoria de Pessoal (DP); b) Inspetoria Seccional de Finanas (ISF); c) Diretoria de Apoio Logstico (DAL); d) Diretoria de Sade (DS); e) Diretoria de Ensino (DE); f) Diretoria de Servios Tcnicos (DST).

Dois rgos de direo exercem funes especficas na Gesto de Bens do CBMMS, a 4 Seo do Estado-Maior Geral (BM-4) e a Diretoria de Apoio Logstico (DAL). A BM-4 responsvel, perante o Comandante Geral, pela poltica de logstica, patrimnio, alm das atividades relativas a suprimento, sade, transporte,

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manuteno e servio. A DAL responsvel, perante o Comandante-Geral, pelo planejamento, coordenao, fiscalizao, execuo e controle das atividades logsticas e de sade da Corporao. Cabe aqui ressaltar que todos os gestores (comandantes, chefes e diretores) dos rgos que compem a estrutura da Corporao, sejam de direo, de apoio ou de execuo, tm atribuies e responsabilidades diretas no controle e gesto de materiais, sob sua guarda. De forma simplificada, pode-se, tambm, dizer que a estrutura organizacional do CBMMS est dividida em unidades administrativas, que correspondem aos rgos de direo e de apoio, responsveis pela atividade-meio da Corporao, e unidades operacionais, que correspondem aos rgos de execuo, responsveis pela atividade-fim. As unidades operacionais, conforme sua estrutura, podem ser classificadas, respectivamente de uma maior para uma menor estrutura, em Grupamentos de Bombeiros (GB), Subgrupamentos de Bombeiros (SGB) e Sees de Bombeiros (SB). O CBMMS possui atuao operacional em todo o Estado de Mato Grosso do Sul, podendo ser acionado para atuar em outras unidades federativas ou ainda em outros pases. Possui 28 (vinte e oito) unidades operacionais distribudas em 21 (vinte e um) municpios, sendo 20 (vinte) unidades no interior e 8 (oito) unidades na Capital. Existem ainda, dois grandes Comandos Operacionais, o Comando

Metropolitano de Bombeiros (CMB), ao qual esto subordinadas as unidades da Capital, e o Comando de Bombeiros do Interior (CBI), ao qual esto subordinadas as unidades do interior do Estado. A Figura 6 apresenta o organograma bsico do CBMMS. importante ressaltar que alguns GBs e SGBs, constantes no organograma, possuem, respectivamente, outros SGBs e SBs subordinados, que no esto representados, perfazendo as 28 unidades operacionais, citadas.

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Figura 6 Organograma Geral do CBMMS

Fonte: Site do CBMMS acessado em 20/01/2013

O 9 Subgrupamento de Bombeiros, com sede em Caarap, uma das unidades operacionais do CBMMS, subordinada ao CBI e responsvel pela atuao nos municpios de Caarap, Juti e Laguna Carap, desempenhando as atribuies legais de preveno e combate a incndios urbanos e florestais, atendimento prhospitalar, busca e salvamento de pessoas, animais e bens, realizao de vistorias em edificaes, dentre outras. O 9 SGB foi a unidade escolhida para a anlise, nesta pesquisa, quanto sistemtica e ferramentas disponveis para a Gesto de Bens e Materiais.

3.1 A GESTO DE BENS NO CBMMS

Para que a Corporao possa desempenhar suas atribuies dentro de padres aceitveis e eficincia e eficcia, cumprindo seu papel social dentro da Segurana Pblica, com amplo reconhecimento da sociedade em geral, dois elementos so fundamentais: pessoal capacitado para execuo das funes e recursos materiais, que vo desde viaturas e equipamentos at um simples par de luvas descartveis para proteo individual. Em se tratando de materiais, no CBMMS temos duas situaes relevantes: a primeira o fato de ser um rgo pblico mantido com recursos de arrecadao da

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sociedade; e a segunda o custo, geralmente, elevado dos equipamentos prprios da atividade de bombeiro, que dificulta sua aquisio em grande quantidade. Esse dois fatores exigem que o controle e o zelo com os bens sejam exacerbados, j que se fala em coisa pblica e o mau uso pode acarretar em prejuzos boa execuo das misses institucionais, prejudicando direta ou indiretamente aos clientes. Conforme j observado, a BM-4 e a DAL exercem funes especificas na Gesto de Bens. De acordo com o Regulamento Geral do CBMMS (Decreto Estadual 5698/90) as principais atribuies da BM-4 so: a) elaborar estudos sobre a poltica de material, de suprimento e de sade; b) estabelecer modelo para elaborao de planos de dotao de distribuio e de consumo de material operacional ou administrativo; c) manter atualizados os quadros de distribuio de material da Corporao; d) estabelecer o plano de consumo de combustveis da Corporao; e) elaborar estudos sobre prioridades de distribuio de materiais e realizao de obras; f) estabelecer normas gerais de padronizao dos equipamentos

operacionais; g) elaborar propostas de alterao dos Quadros de Distribuio de Material; h) manter atualizados, sob rgido controle, o registro dos materiais permanente, blico, motomecanizao e engenharia da Corporao. Ainda conforme o Regulamento Geral, as principais atribuies da DAL so: a) planejar, coordenar, executar, fiscalizar e controlar as atividades de apoio logstico da Corporao; b) propor normas sobre padronizao, prioridade, distribuio e critrios para os diversos materiais; c) executar o controle de bens patrimoniais e materiais de consumo e aplicao; d) executar a manuteno de material operacional, de intendncia, de obras, de comunicao, de sade e outros; e) coletar e fornecer, ao Comandante-Geral, sumrios e relatrios sobre o estado de conservao e utilizao do material e instalao;

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f) promover licitaes para compra, obras, servios e alienaes, e quaisquer outras que se fizerem necessrias, respeitadas as disposies da legislao especfica; g) controlar as atividades de material, servios e obras no mbito do Corpo de Bombeiros Militar; i) controlar as atividades de padronizao, reaproveitamento, controle de qualidade e disponibilidade de material e instalaes; j) controlar as quotas de consumo de combustvel, material de expediente e outros, constantes da tabela aprovada; k) estabelecer ndices mnimos e mximos dos artigos de suprimento; l) supervisionar, controlar e fiscalizar o Servio de Aprovisionamento da Corporao. Como possvel perceber, esses dois rgos operam em nvel gerencial e, sobretudo, estratgico, sendo responsveis por emanar as polticas de

administrao de materiais aos demais rgos da Corporao. Contudo, pode-se dizer que BM-4 tem uma funo mais normativa, enquanto a DAL operacionaliza as aquisies e manutenes de bens e materiais.

3.1.1 O sistema de administrao patrimonial e de logstica de material

A gesto de bens patrimoniais no CBMMS est embasada em um conjunto de leis, decretos, portarias e outras normas, que visam estabelecer um uso racional, consciente e responsvel dos bens pblicos. Dentre essas normas destaca-se a Instruo Prevista IP-2-BM, aprovada pela Portaria 013/BM-1/93, baixada pelo Comandante-Geral da Corporao, tratando das Normas para o Sistema de Administrao Patrimonial e de Logstica de Material, o SIALMA. Pode-se dizer que esta norma a espinha dorsal para a Gesto de Bens e Materiais no CBMMS, pois trata em detalhes da sistemtica de controle, manuteno e disposio de bens patrimoniais. A IP-2-BM traz as responsabilidades e atribuies de cada nvel de gesto, envolvidos no processo de administrao de materiais. A seguir, tem-se como o sistema est constitudo, de acordo com a IP-2-BM:

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Artigo 4 - O Sistema de Administrao Patrimonial de Material (SIALMA) constitudo de: 1) rgo de Direo Geral (4 Seo) 2) rgo de Direo Setorial (DAL) 3) rgos Detentores (Inspetorias e Diretorias) Artigo 5 - O SIALMA integra as seguintes funes: 1) Gestor (Cmt Geral) 2) Gestor executivo (Diretor de Apoio Logstico) 3) Detentor executivo (Cmt OBM), (Diretorias e Inspetorias) 4) Fiscal Administrativo (Chefe da B-4, Seo responsvel pela administrao de materiais nas OBM) 5) Detentor Agente (Cmt de Subunidades ou Encarregado de Material e Equipamentos) 6) Detentor Usurio (o que faz uso do material)

Conhecidas as principais atribuies dos rgos de direo do SIALMA, temse ento, conforme o artigo 12 da IP-2-BM, as principais competncias dos Detentores Executivos, onde situam-se os Comandantes de Unidades Operacionais, a exemplo do 9 SGB: a) Proceder a distribuio dos materiais aos detentores Agentes e Detentores Usurios, mediante Relao-Recibo, respectivamente; b) Realizar inspeo dos materiais armazenados, em uso ou distribudos; c) Dar incio, imediatamente, s movimentaes de material que lhe forem ordenadas; d) Providenciar a identificao dos materiais permanentes sob sua responsabilidade; e) Proceder pessoalmente aos inventrios de material; f) Cumprir e fazer cumprir as normas pertinentes manuteno e emprego do material; g) Manter atualizado o Livro de Controle de Material; f) Zelar pelo correto uso do material distribudo a OBM sob sua responsabilidade; h) Receber e distribuir os materiais destinados as OBM, de sua rea, consoante os critrios estabelecidos previamente, ou determinado pelo Gestor; i) Confeccionar e remeter ao rgo de direo, toda documentao preestabelecida ou no, relativa ao material sob sua responsabilidade;

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j) Organizar e manter o arquivo da documentao relativa ao material carga da OBM; Conforme se observa, os Comandantes de OBM tem grande responsabilidade pelo controle e conservao do material sob sua guarda. Eles devem manter rgida fiscalizao e controle documental dos bens ora recebidos, sob pena de ser-lhes imputada a responsabilidade pela incria, falta de vigilncia ou omisso, uma vez que os esses materiais sejam avariados ou extraviados pelos seus usurios. Portanto, caber ao detentor executivo, sempre que houver dano e extravios de materiais, providenciar procedimento apuratrio, a fim de se verificar as circunstncia e responsabilidades pelo fato, podendo ser imputado ao usurio do material, indenizar o Estado, se constatada sua culpa. Torna-se evidente que esse gestor necessita de ferramentas administrativas eficazes no processo de gesto. O uso de Sistemas de Informao baseados em computador, pela capacidade de armazenar e produzir informao com agilidade e confiabilidade, surge como uma excelente alternativa.

3.1.2 Aquisio e provimento de materiais

No mbito do CBMMS, a DAL o rgo responsvel pelo processo de compra, conforme o plano de aquisio de bens e servios, estabelecido pela Corporao. Os contratos de compras devem ser estabelecidos de acordo com os procedimentos previstos pela Lei Federal 8.666/93, que institui normas para as licitaes e contratos da Administrao Pblica. Os materiais, adquiridos pela Corporao, podem ser classificados, quanto durao, conforme define o Decreto Estadual 3.418/85, em: a) Material Permanente: bens de capital e que, em razo de sua utilizao, no perdem a identidade fsica, ainda que utilizados ou destinados a servios de natureza administrativa, desde que tenham durabilidade presumida superior a dois anos e sejam utilizados para uma finalidade especfica.

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b) Material de Consumo: o material que, em razo de seu uso corrente, perde normalmente sua identificao fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos. Uma vez adquirido e dado a entrada na Corporao, uma Comisso de Exame e Recebimento de Materiais avaliar se os bens atendem os termos e caractersticas, sob os quais se firmou o contrato de aquisio, e em consequncia ser emitido um parecer de aceitao ou rejeio dos itens avaliados. Os materiais, com parecer de aceitao, sero identificados e includos na carga Patrimonial do CBMMS, pela BM-4, que providenciar a distribuio s OBMs conforme suas necessidades, estabelecidas em um plano de dotao de materiais. Todo material permanente, entregue para uso das OBM, constar em um Termo de Recebimento, que dever ser assinado pelo Comandante da OBM, momento, a partir do qual, tecnicamente, se torna, de fato, o detentor daquele material. Os materiais permanentes, pela sua caracterstica de uso e durao, recebem um controle diferenciado, em relao aos materiais de consumo. Os materiais permanentes, via de regra, recebem um cdigo nico de identificao, o Cdigo Patrimonial (CP), que vai facilitar o controle daquele material ao longo dos anos de uso. Outra caracterstica dos materiais permanentes que eles no devem ser simplesmente descartados quando esto inservveis ou inviveis para uso. necessrio um processo de descarga, ou seja, vai ser avaliado por uma Comisso de Exame e Descarga e se esta for favorvel ao seu descarte, o bem poder ser destinado para incinerao, reaproveitamento de peas, leilo ou outro destino que couber, devendo ser excludo da carga patrimonial do CBMMS. Os materiais permanentes geralmente necessitam de um plano de inspees e manutenes, para que sua vida til possa ser prolongada. E muitas vezes, esse plano um item obrigatrio entre as medidas para a correta gesto desses materiais. o caso, por exemplo, de viaturas e demais equipamentos motomecanizados. Esses materiais acabam exigindo do gestor um controle documental mais intenso. O prprio SIALMA prev algumas documentaes peridicas que os

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Comandantes de OBM devem providenciar para manter os rgos de direo atualizados quanto situao de seus materiais permanentes, tais quais: a) Livro de Controle de Material (LCM) a listagem, atualizada, dos dados do material permanente de cada OBM, confeccionado e mantido pelo prprio rgo; b) Mapa Semestral de Material Permanente (MSMP) o documento de registro e de comunicao da situao atualizada de materiais permanente, emitido pelo Comandante, Chefe, Diretor ou Inspetor, e encaminhado ao rgo de direo geral, dentro da 1 quinzena seguinte ao final do semestre correspondente; c) Mapa Semestral de Material Blico (MSMB) o documento de registro e de comunicao da situao atualizada de materiais blicos, emitido pelo Comandante, Chefe, Diretor ou Inspetor, e encaminhado ao rgo de direo geral, dentro da 1 quinzena seguinte do final do semestre correspondente. d) Relao-Recibo: documento afixado em cada instalao da Unidade, constando os materiais ali localizados e seus detentores usurios, devidamente assinado pelos mesmos. J quando se trata de materiais de consumo, percebe-se que esses materiais, dada as suas condies de uso em relao ao tempo, necessitam ser armazenados em quantidade suficiente para um determinado perodo, ou seja, necessita-se de certo estoque para o produto/material. E isso vai implicar em mecanismos de controle de estoque para os gestores. O CBMMS possui seu Almoxarifado Central (em Campo Grande/MS). Os materiais de consumo, sempre que houver demanda, so solicitados diretamente ao Almoxarifado, por meio de requisio, constando os itens necessrios para suprimento da Unidade. Os materiais solicitados, e existentes em estoque, so ento retirados no Almoxarifado e transportados para a Unidade.

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3.2 O USO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO NO CBMMS

O Comando da Corporao tem percebido a importncia do uso da TI, tanto para a modernizao da organizao quanto para facilitar o alcance de seus objetivos estratgicos. Algumas medidas j foram tomadas para que sejam implementadas polticas e planos de desenvolvimento de TI. Dentre as quais se citam: a) A ativao do Centro de Informtica (CINFO), rgo responsvel pelo planejamento, coordenao e controle dos servios de TI, no mbito do CBMMS; b) Elaborao do Plano Diretor de Tecnologia da Informao (PDTI), instrumento de diagnstico, planejamento e gesto dos recursos e processos de TI para atender s necessidades de informao do CBMMS; c) Envolvimento da 6 Seo do Estado-Maior Geral (BM-6), rgo de direo responsvel pelas polticas de planejamento da Corporao, para suporte ao CINFO nas aes do PDTI; d) Designao de pessoal, com conhecimento tcnico e graduao na rea de computao e tecnologia, para atuao em funes no CINFO; e) Busca de apoio junto a SEJUSP/MS para a obteno de investimentos para melhoria da estrutura e equipamentos de TI. Isso demonstra a preocupao dos gestores em aperfeioar constantemente a gesto da Instituio, explorando a TI como uma ferramenta que proporciona melhorias nas atividades e servios prestados, na busca da excelncia e em se tornar uma organizao de referncia nacional. Contudo, analisando-se o cenrio atual, percebe-se um longo caminho para o CBMMS percorrer. Partindo da anlise do 9 SGB e de observaes em outras unidades, possvel identificar, de forma geral, as necessidades prementes de investimento em equipamentos, capacitao de pessoal no uso de TI e desenvolvimento de Sistemas de Informao. Atualmente, tem-se poucos SIs em uso na Corporao. Em geral, os softwares de maior uso so aplicativos de automao de escritrio, tal como o Microsoft Office. Existem, ainda, alguns Sistemas de Informao, de uso setorizado,

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que, em sua maioria, no propiciam ou no se utiliza para o processo decisrio ou estratgico. O sistema de maior abrangncia de uso no CBMMS o Sistema Integrado de Gesto Operacional (SIGO). Este Sistema de Informao utilizado na Corporao tipicamente como um Sistema de Processamento de Transaes, onde so registradas as ocorrncias e atendimentos prestados. O SIGO vem sendo aperfeioado para oferecer ferramentas gerenciais, que possam ser utilizadas efetivamente pelos gestores. possvel identificar a carncia de SI em duas grandes reas: para a gesto de pessoal e para a gesto bens. As unidades no dispem de qualquer tipo de sistema informatizado que realmente atenda adequadamente as demandas de gesto de informao nessas reas. Os controles so feitos de forma manual e, no mximo, por meio de planilhas, tabelas estticas e documentos de texto, nos aplicativos Word e Excel. possvel encontrar, ainda, o uso de softwares e Sistemas de Informao em situaes pontuais, em determinadas unidades. Nesses casos o soluo de TI foi implementada ou viabilizada pelo Comandante da Unidade, a fim de atender uma demanda especfica de sua unidade.

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4 ANLISE DA GESTO DE MATERIAIS NO 9 SGB

Conforme j tratado, a situao da TI na Corporao, em linhas gerais, se estende a todas as unidades, e apresenta um quadro de estruturao paulatina, mas tambm ainda vai requerer um bom investimento em componentes de software, hardware, capacitao e telecomunicaes, para que possa ser utilizada como ferramenta de apoio gesto e realmente proporcione as vantagens relatadas neste estudo. Partindo deste princpio, que todas as unidades enfrentam os mesmos problemas e carncias em relao a TI, escolheu-se uma unidade operacional do CBMMS, para um estudo de caso, onde ser possvel avaliar os procedimentos relacionados gesto de materiais e equipamentos com maior profundidade, entendendo sua dinmica e as ferramentas disponveis. Conforme j explicitado, a unidade escolhida foi o 9 SGB, no municpio de Caarap. Esta unidade relativamente nova, tendo sido inaugurada em 27 de outubro de 2011. Possui 03 (trs) viaturas equipadas com materiais operacionais necessrios ao cumprimento de suas atribuies. Conta ainda com outros equipamentos motomecanizados como motoserras, motobomba, motor de popa, aparelho desencarcerador, entre outros. Existem dois almoxarifados: um para armazenamento de materiais de consumo, destinados manuteno das atividades administrativas e operacionais; e outro para o armazenamento de materiais permanentes, sobretudo operacionais, destinados a atender ocorrncias de maior equipamentos avariados. Como visto anteriormente, o Comandante de Unidade, por fora da legislao, tem total responsabilidade pela conservao e uso adequado dos materiais sob sua guarda, ou seja, aqueles alocados em sua unidade. Obviamente que o Comandante no o nico usurio destes materiais. Por isso, deve dispor ou desenvolver mecanismos de fiscalizao e controle. Dado, tambm, que os materiais e equipamentos so fundamentais para a execuo das atividades, tanto administrativas quanto operacionais, necessrio demanda ou substituio de

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que haja o devido planejamento para a manuteno de estoques de materiais e execuo de um plano de manuteno dos equipamentos e viaturas. Isso tudo torna evidente que o administrador (Comandante) deve dispor de informaes precisas e oportunas para a consecuo destes resultados, o que vai requerer um bom Sistema de Informao. Entretanto, foi possvel verificar a inexistncia de Sistemas de Informao baseado em computador para auxlio do Comandante e demais administradores de materiais. No existe um banco de dados com o cadastro dos materiais da unidade. Os controles so feitos de forma manual ou utilizando tabelas e planilhas simples dos softwares de automao de escritrio Word e Excel. Mesmo as chamadas macros, que so cdigos de programao embutidos nos arquivos, que nesses aplicativos permitem certas automatizaes, no so utilizadas. Os controles de estoque so feitos com base em apontamentos manuais, por meio de papel e caneta. Ou seja, feita uma contagem de todos os itens em estoque e elaborada uma planilha em Excel, constando cada material e quantidade. elaborada uma planilha impressa com campos, em branco, para serem lanados dados referentes sada de material. Assim, toda vez que um material retirado para uso/consumo, deve ser procedido, nesta planilha, o lanamento da descrio do produto, a quantidade retirada, a data e o responsvel pela retirada. Periodicamente, o encarregado pelo controle de estoque, verifica a planilha impressa, contabiliza os itens que deram sada do estoque, e com base nisso, atualiza a planilha em Excel. Em suma, foi esquematizado um Sistema de Informao manual rudimentar, para permitir certo controle do estoque, porm no faz muito sentido, em plena Era da Informao, em que a TI pode ser explorada para fins de eficincia organizacional, no ter um sistema informatizado para controle de estoque. Nessa sistemtica, torna-se bastante trabalhoso e de certa forma, dbio, o processo de obteno de informaes como, por exemplo, histricos de

movimentao (entrada e sada), controle dos estoques mnimos, consumo mdio ou por perodo, para determinado material. Essas informaes so muito relevantes

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para o planejamento e o processo decisrio. E sua obteno exigiria que os apontamentos fossem fidedignos, alm de um levantamento bastante demorado. Outro fato que se observa so as frequentes solicitaes de levantamentos de materiais s unidades operacionais, pelos rgos de direo. Por no existir um banco de dados nico, que centralize o cadastro de todos os materiais da Corporao, os rgos de direo no conseguem uma viso atualizada da situao dos materiais, em tempo real. Apesar das unidades remeterem periodicamente informaes de seus materiais (algumas mensais, outras semestrais), so planilhas estticas, que requerem tempo e esforos para serem compiladas e produzir alguma informao. Se existisse um banco de dados, bastaria gerar um simples relatrio e as informaes estariam todas impressas, em poucos segundos. Ficaria a cargo das OBMs apenas a atualizao peridica da base de dados. Em relao a manuteno e abastecimento de equipamentos

motomecanizados, existe um sistema para o processamento das transaes, o Sistema Taurus, de uso em toda os rgos da SEJUSP. O sistema oferece pouco suporte gerencial para o Comandante de Unidade, permitindo basicamente cadastrar os pedido de manuteno e aguardar a liberao. O sistema at permite o levantamento de algumas informaes, como o histrico de processos de manutenes que foram abertos, mas sua finalidade o processamento de transaes e no o fornecimento de informaes gerenciais. Para maior controle de manutenes realizadas, estas so registradas, mais uma vez, em tabelas ou planilhas do Word ou Excel, sobretudo para as manutenes preventivas que devem ser realizadas de, tempos em tempos, de acordo com um perodo de dias ou quilometragem (ou horas trabalhadas, para alguns equipamentos) rodada. E este controle de manutenes preventivas fundamental, pois garante uma maior sobrevida ao equipamento e previne problemas mais graves, que podem at inviabilizar definitivamente seu uso. Caso em que cabe, inclusive, imputao de responsabilidades ao agente que deixou de realizar o procedimento preventivo.

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4.1 PROPOSTA PARA MELHORIA DA GESTO DE BENS NO CBMMS

At este ponto, j foi esclarecido que o 9 SGB, a exemplo de quase todas as unidades do CBMMS, ainda no dispe de um sistema informatizado para dar suporte s atividades de gesto de materiais e equipamentos. Portanto, um simples sistema de controle de estoque permitiria uma gama de aes que melhorariam a gesto no 9 SGB, e, ainda, de toda a Corporao, caso fosse um sistema que integrasse todas as OBMs. Segundo Costa (2002, p. 20):
Os estoques, bem administrados e adequados, traro como resultados vrias vantagens tais como: a) Reduz ou anula perdas e/ou furtos de materiais; b) Permite o conhecimento prvio das quantidades de materiais necessrias para atender a demanda para perodo de tempo futuro; c) Evita compras desnecessrias; d) Favorece o suprimento de materiais no momento oportuno; e) Permitem traar, de forma eficiente, estratgias de compras e de vendas; f) Promove aumento da rotao dos estoques;

Com base nesses elementos, foram construdos e apresentados, como proposta para melhoria da gesto de bens, trs modelos de sistemas: para controle de estoque, para gerenciamento de materiais permanentes, para controle de manutenes, sobretudo para viaturas e equipamentos motomecanizados. Para cada sistema constam dois modelos de dados (Figuras de 7 a 12) para ilustrar e facilitar o entendimento: um modelo relacional, que traz os elementos que constituem a base de dados e as relaes que estes elementos estabelecem entre si; um modelo lgico, que apresenta as tabelas de dados que se obtm a partir do modelo relacional. A grande vantagem de um sistema que ele permite a transformao dos dados e a obteno de informaes requeridas de uma forma gil e confivel. Essas informaes so frequentemente requisitadas para o processo decisrio, sobretudo, pelos nveis de direo da Corporao, e demanda esforo e um tempo considervel para ser obtida, geralmente tendo que se realocar pessoal.

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Outro problema a questo do retrabalho, pois, diferentemente do que ocorre com o uso de um Sistema de Informao, onde a informao produzida armazenada e atualizada quando necessria, o que se observa atualmente que uma informao produzida, geralmente no atualizada e quando requisitada, j se tornou intil, tendo que ser produzida novamente. Os sistemas propostos oferecem diversas funcionalidades ao usurio, podendo ter uma interface simples para uso. Ser possvel o controle de acesso de usurios, por meio de login, senha e tipo de permisso, inclusive registrando as aes/alteraes deste usurio no sistema a cada acesso, conferindo maior segurana e confiabilidade aos dados e informaes. Os sistemas tero sua importncia consideravelmente ampliada se forem adotados em nvel de Corporao, como uma aplicao Web, ou seja, seria possvel acessar de qualquer computador, sem necessidade de instalao local, bastando o acesso Internet, por meio de um navegador (browser). A utilizao de uma base de dados unificada tambm seria necessria, pois desta forma no s os Comandantes tero maior controle sobre os materiais, mas principalmente os rgos de direo (BM-4 e DAL), j que assim tero uma viso global da situao dos bens da Corporao, e o mais relevante que estas informaes estaro disponveis em uma simples consulta, ou seja, em poucos segundos, diferente do que ocorre hoje, quando as informaes solicitadas demandam alguns dias para levantamento pelas unidades. Na verdade, caber s unidades apenas manter atualizada sua base de dados. Tanto os Comandantes quanto os rgos de direo apenas acessaro o sistema e geraro os relatrios com as informaes que necessitam. Isso permitiria um maior controle dos rgos de direo, se tornando uma ferramenta extremamente til para o planejamento de compras da Corporao, alm de possvel controle e fiscalizao indireta pelos rgos de direo s demais unidades. Cabe aqui ressaltar que as funes elencadas para os Sistemas de Informao foram concebidas para um funcionamento mais bsico, contudo possvel vislumbrar que o aperfeioamento do sistema poderia conferir uma apurada gesto de materiais no CBMMS.

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Em suma, a implementao desses sistemas conferiria maior agilidade, menor mo de obra, maior confiabilidade e menor custo para produo de informaes altamente relevantes e teis para a gesto de bens na Instituio.

4.1.1 Sistema de controle de materiais de consumo

O Sistema de Controle de Material de Consumo permitir ao usurio a facilidade de uso. Conforme se observa nos modelos (figura 7 e 8), sua estrutura de dados bem simples, seguindo as informaes bsicas necessrias a um sistema de controle de estoque. O sistema permitir o cadastramento do todos os materiais de consumo da unidade, dividido por categorias, constando para cada produto alm da quantidade existente, o estoque mnimo e o estoque ideal. Essas duas ltimas informaes j so de suma importncia para o Comandante de Unidade (gestor do material), pois lhe permitem um planejamento tanto para que no haja a falta, bem como o excesso, de determinado material. Ao perceber que o nvel de estoque est baixando, o gestor faria a solicitao para que houvesse a reposio e o estoque chegasse, ao menos prximo, da quantidade ideal, atentando sempre para que os nveis no ficassem abaixo do mnimo, situao que poderia levar falta do produto em curto espao de tempo e provocar transtornos execuo de atividades administrativas e, sobretudo, operacionais. Uma estrutura possibilita registrar todos os movimentos (entrada e sada) dos materiais. Isso permite que as informaes de estoque estejam sempre atualizadas, pois toda vez que for retirado ou recebido um produto no almoxarifado da Unidade, essa ao ser registrada no sistema, o que, automaticamente, causar a baixa ou incremento do produto no estoque. Isso garante ao Comandante de Unidade e/ou ao encarregado pelo material uma viso real da situao de todo o seu estoque, apenas visualizando uma tela ou por meio de um relatrio. Obviamente que as contagens fsicas do material devem continuar sendo realizadas de tempos em tempos, at como forma de controle de utilizao do Sistema de Informao, onde se espera que os valores obtidos na contagem sejam iguais aos estoques constantes no Sistema de Controle de Materiais de Consumo.

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A base de dados do sistema permite ainda a gerao de relatrios onde o gestor pode verificar as movimentaes de materiais de consumo para um determinado perodo, por usurio, por material, entre outros. Isso possibilita ao Comandante de Unidade, por exemplo, verificar o consumo mdio dos produtos dentro de um dado perodo (mensal, semanal, anual, etc.), podendo inclusive identificar que um produto tem demanda maior em determinadas pocas, devido a caractersticas operacionais ou administrativas especificas, e se programar para ter um estoque que atenda essa demanda com segurana. Com base num relatrio de sadas, o Comandante pode ainda fiscalizar indiretamente se o consumo de materiais de expediente, limpeza e operacional feito de forma racional, consciente e econmica, pelos usurios, podendo coibir desperdcios. .

Figura 7 Sistema de Controle de Materiais de Consumo (Modelo relacional)

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Figura 8 Sistema de Controle de Material de Consumo (Modelo lgico)

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4.1.2 Sistema de controle de material permanente

No Sistema de Controle de Materiais Permanentes, a exemplo do sistema para materiais de consumo, busca-se a simplicidade e facilidade de uso. Sua estrutura de dados, conforme o modelo apresentado (Figuras 9 e 10), visa facilitar a elaborao dos documentos peridicos previstos pela IP-2-BM, tais quais o Livro de Controle de Materiais, o Mapa Semestral de Materiais Blicos e de Materiais Permanentes, o Inventrio Fsico, a Relao-recibo, entre outros. Tais documentos, uma vez que a base de dados seja mantida atualizada, podem ser configurados para ser gerados como relatrios emitidos pelo sistema. Os dados relacionados ao material permitem saber quem so seus detentores usurios, sua sublocao na unidade, seu estado de conservao, seus cdigos de controle, como o cdigo patrimonial, nmero de srie, cdigo de barras, quando houver. possvel obter outros relatrios gerenciais para subsdio das aes dos Comandantes, inclusive com uma maior relevncia para o nvel de direo, pois com uma simples consulta seria possvel levantar a quantidade existente de determinado material na Corporao, seu estado de conservao, as unidades onde estariam alocados, e ainda a demanda por este material. Isso tudo obtido em poucos segundos e sem precisar contatar uma nica Unidade sequer. Mais uma vez, percebe-se que estas informaes teriam grande importncia para as fases de planejamento na gesto de bens da Corporao, seja para a aquisio ou para polticas de manuteno e controle.

Figura 9 Sistema de Controle de Material Permanente (Modelo relacional)

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Figura 10 Sistema de Controle de Material Permanente (Modelo lgico)

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4.1.3 Sistema de controle de equipamento motomecanizado

O Sistema de Controle de Equipamentos Motomecanizados seria uma ferramenta de funcionamento simplificado, porm, com vrias utilidades. A estrutura de dados apresentada no modelo (Figuras 11 e 12) permite o cadastramento no apenas das viaturas, mas sim de todo o equipamento motomecanizado da unidade, tais como motosserras, motoabrasivos, ferramentas policorte, motores de popa para barcos, equipamento desencarceradores, entre outros. Alm dos dados que descrevem o equipamento, armazenado, e atualizado periodicamente, o estado de conservao, o status de funcionamento, a quilometragem registrada diariamente no odmetro, para viaturas, ou horas de trabalho, para os demais equipamentos. Existe ainda uma estrutura de dados que armazena as manutenes preventivas requeridas para determinado equipamento. Assim, quando se cruzam esses dados com manutenes realizadas possvel saber a data das prximas revises e o sistema teria condies de informar ao usurio (encarregado ou responsvel pela manuteno) por meio de alertas na tela ou relatrio, quando atingisse a data ou a quilometragem (ou horas trabalhadas) para uma dada manuteno de equipamento. Isso tornaria o processo de manuteno mais eficiente e confivel, e diminuiria a possibilidade de uma manuteno preventiva que deixou de ser realizada, acabar gerando um problema grave de manuteno corretiva, com alto custo, o que inclusive tem gerado responsabilidades de indenizao, ao Estado, para o agente pblico encarregado de realizar tal procedimento preventivo. O sistema armazena tambm todas as manutenes (preventivas e corretivas) e abastecimentos realizados no equipamento motomecanizado. Em relao ao abastecimento, devido aos registros, possvel controlar o consumo de todos os equipamentos facilmente, podendo se detectar as possveis inconsistncias, como por exemplo, uma viatura que tem uma mdia de consumo de 10 km/l, ter esse valor decado para 5 km/l, o que demandaria verificar se houve erro

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no lanamento de dados, mas que poderia ser um possvel problema de manuteno ou regulagem do veculo. Em relao s manutenes, o Comandante de Unidade teria facilmente relatrios de diagnstico de sua frota: informaes como custos com manuteno para determinado equipamento em dado perodo, desgastes excessivos de determinado componente, dias sem uso por motivo de baixa (necessidade de reparo). Isso daria suporte as suas aes e decises, como, por exemplo, solicitar a descarga de determinado equipamento pela sua inviabilidade financeira.

Figura 11 Sistema de Controle de Equipamento Motomecanizado (Modelo relacional)

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Figura 12 Sistema de Controle de Equipamento Motomecanizado (Modelo lgico)

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5 CONCLUSO
Diante de tudo que foi observado, discutido e proposto at aqui, possvel destacar diversos pontos relevantes. Pde-se verificar que pelo fato da unidade do CBMMS analisada, o 9 Subgrupamento de Bombeiros, no dispor de Sistemas de Informao baseado no uso de computadores para apoio de suas principais atividades, os processos so gerenciados de forma manual, o que indiscutivelmente implica em procedimentos mais ineficientes e resultados menos eficazes. Isso pode ser facilmente observado na gesto de materiais. Os controles so feitos baseados em planilhas e tabelas estticas do Word e Excel. O que dificulta ao administrador levantar a situao atualizada dos materiais sob sua responsabilidade, sem dispndio de relevante quantidade de tempo e pessoal. Isso frequentemente atrapalha o transcurso normal das atividades, pois, algumas vezes atividades em andamento so interrompidas para atender outras demandas. Torna-se explcita e imperiosa a necessidade de adoo de Sistemas de Informao para a gesto de materiais, pois uma importante rea da administrao na Corporao. O uso de um Sistema de Informao Gerencial, que gera informaes para suporte na tomada de deciso se mostra muito oportuno para a gesto de bens. A Corporao j demonstrou interesse em desenvolver polticas e aes de estruturao e modernizao na rea da Tecnologia da Informao. Essa iniciativa tem partido, sobretudo, do Alto Comando e irradiado para os demais nveis de administrao da Instituio. Algumas aes j esto em andamento e, paulatinamente, o CBMMS deve apresentar a postura de uma organizao moderna, que usufrui da TI para alavancar seus objetivos estratgicos. A proposta trazida neste trabalho poder ser implementada como projeto piloto para a modernizao da gesto de bens. Partindo dos modelos que foram apresentados, pode-se chegar a Sistemas de Informaes Gerenciais que supram a demanda de toda a Corporao. Para que a proposta possa realmente contribuir com as polticas de TI do CBMMS, buscar-se- a desenvolvimento e implementao dos modelos de sistemas

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constantes neste estudo, a partir do 9 SGB. Uma vez atingidos o nveis de eficincia e eficcia esperados para o SIG, o prximo passo ser sua oficializao como software de Gesto de Bens da Corporao.

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