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INSTITUTO TECNOLOGICO SUPERIOR DE TAMAZUNCHALE

CARRERA: INGENIERIA EN GESTON EMPRESARIAL. MATERIA: DISEO ORGANIZACIONAL UNIDAD VI: TECNICAS DE ORGANIZACIN

MANUAL DE MANUALES
INTEGRANTES: THANIA HERNANDEZ MAYORGA. YOLANDA HERNANDEZ AVILA. KAREN MANUELA GUTIERREZ QUEZADA. BENJAMIN MAXIMINO HERNANDEZ. MARILU MORALES JIMENEZ. YESSICA VARELA MARCIAL. SANDRA VARELA MARCIAL.

DOCENTE: LIC. J.FELIX HERNANDEZ GARAY.

INDICE MANUAL DE MANUALES

DEFINICION DE MANUAL.............3 MANUAL DE ORGANIZACIN.......6 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS..10 MANUAL DE POLITICAS....14 MANUAL DE BIENVENIDA....22 MANUAL DE CALIDAD.... .......................25

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MANUAL Los manuales constituyen una de las herramientas con que cuentan las organizaciones para facilitar el desarrollo de sus funciones administrativas y operativas. Son fundamentalmente, un instrumento de comunicacin. Puede clasificarse a los manuales como un cuerpo sistemtico que contiene la descripcin de las actividades que deben ser desarrolladas por los miembros de una organizacin y los procedimientos a travs de los cuales esas actividades son cumplidas. Instrumento administrativo que contiene en forma explcita, ordenada y sistemtica informacin sobre objetivos, polticas, atribuciones, organizacin y procedimientos de los rganos de una institucin; as como las instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecucin del trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de la institucin OBJETIVOS DE LOS MANUALES Presentar una visin en conjunto de la organizacin. Ordenar y sistematizar la informacin de la empresa. Informar sobre diferentes aspectos de las organizaciones: su historia y evolucin, su estructura orgnica, polticas y procesos entre otros. Auxiliar en la induccin y capacitacin del personal. Estandarizar las funciones y actividades en las organizaciones. Cubrir un requisito de certificacin ISO Servir como vehculo de informacin tanto al personal interno como al externo de la organizacin.

IMPORTANCIA DE LOS MANUALES La importancia de los manuales radica en que ellos explican de manera detallada los procedimientos dentro de una organizacin; a travs de ellos logramos evitar grandes errores que se suelen cometer dentro de las reas funcionales de la empresa. Estos pueden detectar fallas que se presentan con regularidad, evitando la duplicidad de funciones. Adems son de gran
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utilidad cuando ingresan nuevas personas a la organizacin ya que le explican todo lo relacionado con la misma, desde su resea histrica, haciendo referencia a su estructura organizacional, hasta explicar los procedimientos y tareas de determinado departamento. VENTAJAS Son una fuente permanente de informacin sobre las prcticas generales y sectoriales de la empresa. Son una herramienta de apoyo en el entrenamiento y capacitacin de nuevos empleados. Logran y mantienen un slido plan de organizacin. Aseguran que todos los interesados tengan una adecuada comprensin del plan general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. Determinan la responsabilidad de cada puesto y su relacin con otros puestos de la organizacin. LIMITACIONES Constituyen una herramienta, pero no la solucin para todos los problemas administrativos que se puedan presentar. Si no se actualizan permanentemente, pierden vigencia con rapidez. Incluyen solo los aspectos formales de la organizacin dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia para la vida de la misma es notoria. Muchas compaas consideran que son demasiado pequeas para necesitar un manual que describa asuntos que son conocidos por todos los integrantes. Algunas consideran que son demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al da. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentacin y rigidez.

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Necesidad de los Manuales Se necesita un manual cuando ocurren algunas de las siguientes

circunstancias: Muchas personas desempeando actividades similares y complejas. Alta rotacin de personal entre los puestos de trabajo. Trabajos muy especializados y no repetitivos en los cuales, grupos de usuarios deben manejar diseos complejos y casi siempre desconocidos para ellos (tal como es el anlisis y diseos de sistemas). Grandes flujos de informacin entre unidades administrativas o funcionales, lo cual puede determinar la necesidad de estandarizar la captacin, proceso y manejo de datos sobre todo cuando existen varios turnos de trabajo. En la actualidad las organizaciones estn adoptando el uso de manuales administrativos como medios para la satisfaccin de distintos tipos de necesidades. Depende de estas necesidades cada empresa adopta el tipo de manual que ms se adapte a sus necesidades. Estructura de un Manual Las partes principales de un manual pueden ser las siguientes: Tabla de contenido Introduccin Instrucciones para el uso del manual Cuerpo del manual Flujo gramas Glosario de trminos Conclusiones Recomendaciones Anexos
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MANUAL DE ORGANIZACIN Documento que contiene informacin detallada referente al directorio administrativo, antecedentes, legislacin, atribuciones, estructuras y Funciones de las unidades administrativas que integran la institucin, sealando los niveles jerrquicos, grados de autoridad y responsabilidad, canales de comunicacin y coordinacin, asimismo, contiene organigramas que describen en forma grfica la estructura de organizacin. Es un documento oficial cuyo propsito es describir la estructura de funciones y departamentos de una organizacin, as como las tareas especficas y la autoridad asignada a cada miembro del organismo. Un manual de organizacin complementa con ms detalles la informacin que bosqueja el organigrama.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIN Proporcionar en forma ordenada la informacin bsica de la organizacin y funcionamiento de la unidad responsable, como una referencia obligada para lograr el aprovechamiento de los recursos y el desarrollo de las funciones encomendadas. IMPORTANCIA DEL MANUAL DE ORGANIZACIN Permite superar la duplicidad, las superposiciones e interferencias orientando a la eficiencia y eficacia. Contribuye a realizar el seguimiento, la evaluacin y el control de las actividades de cada rgano. Permite a los supervisores distinguir con precisin y orden los elementos que integran cada puesto. Permite a los trabajadores realizar mejor y con mayor facilidad sus labores, si conocen con detalle cada una de las operaciones que las forman y los requisitos necesarios para hacerlas bien. Es fuente de informacin bsica para la gestin de los recursos humanos

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VENTAJAS Presenta una visin de conjunto de la Dependencia o Entidad y de las unidades administrativas. Precisa el objetivo y las funciones encomendadas a la Unidad Administrativa para evitar duplicidad, detectar omisiones y deslindar responsabilidades. Colabora en la ejecucin correcta de las actividades encomendadas al personal y proporciona uniformidad en su desarrollo. Permite el ahorro de tiempo y esfuerzos en la ejecucin de las funciones, evitando la repeticin de instrucciones y directrices. Proporciona informacin bsica para la planeacin e instrumentacin de medidas de modernizacin administrativa. Sirve como medio de integracin al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporacin e induccin a las distintas reas. Es instrumento til de orientacin e informacin sobre el quehacer de las unidades responsables. CAUSAS QUE ORIGINAN SU REVISIN Y ACTUALIZACIN La necesidad de revisar y actualizar los manuales de organizacin surge al modificarse su Reglamento Interior y/o las tareas al interior de los rganos administrativos, que signifiquen cambios en sus atribuciones y en su estructura. En ese sentido, los titulares de las dependencias, entidades o unidades administrativas debern informar oportunamente a los

responsables de elaborar el manual de organizacin, sobre todo cambio en torno a las actividades o responsables de proporcionar un servicio al pblico o de apoyo interno, con el objeto de que se realicen las adecuaciones correspondientes. CONTENIDO DEL MANUAL
El contenido vara de acuerdo al tipo y a la cantidad de material que se desea detallar, las variantes para manuales ms especficos son:

Identificacin

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ndice Introduccin Objetivo del manual mbito de aplicacin Autoridad Como usar el manual Directorio Antecedentes Base legal (en caso de organismo pblico) Organigrama Estructura funcional Objetivos de cada unidad orgnica

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCEDIMIENTO: Presentacin por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en qu consisten, cundo, cmo, dnde, con qu, y

cunto tiempo se hacen, sealando los responsables de llevarlas a cabo. Cuando la descripcin del procedimiento es general, y por lo mismo comprende varias reas, debe anotarse la unidad administrativa que tiene a su cargo cada operacin. Si se trata de una descripcin detallada dentro de una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable de cada operacin. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar su comprensin e identificacin, aun en los casos de varias opciones en una misma operacin. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS: Es el documento que contiene la descripcin de actividades que deben seguirse en la realizacin de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ms de ellas. Es comn que los manuales de procedimientos contengan formularios, polticas, instructivos y/o documentos con detalle accesible que apoyen el desarrollo de las actividades contenidas en dicho manual. Los manuales de procedimientos son la base para establecer un sistema de Gestin por Procesos y llegar hasta el ciclo de mejora continua de una manera estructurada y ordenada. El manual incluye adems los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participacin.

OBJETIVO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Servir de medio para el ejercicio eficiente y ordenado de las operaciones que efectan los rganos administrativos que intervienen en un proceso,

permitiendo la consecucin de los objetivos institucionales planteados.

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IMPORTANCIA DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Permite explorar la operatividad de una o varias unidades de negocios interactuando, ya que este contiene una descripcin estructurada y ordenada de las tareas, requisitos y responsables de cada tarea del proceso.

Permiten realizar entrenamiento de personal ya que es un documento escrito de lo que se hace y cmo se hace en la organizacin, unidad de negocio y/o puesto de trabajo.

Da las bases para un anlisis integral de procesos que va desde la mejora de procesos hasta la reingeniera de procesos.

VENTAJAS Representan de una manera sencilla y objetiva, cmo debe realizarse un procedimiento. Eliminan complejidad, incertidumbre y duplicidad en el desarrollo de las actividades. Estimulan la uniformidad y el control de las operaciones. Disminuyen cargas innecesarias de supervisin. Propician la participacin de los servidores pblicos en el mejoramiento de sus procesos de trabajo. Simplifican los procesos de trabajo. Sirven de base en el adiestramiento y capacitacin del personal.

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CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 1. Ttulo y cdigo del procedimiento. 2. Introduccin: Explicacin corta del procedimiento. 3. Organizacin: Estructura micro y macro de la entidad. 4. Descripcin del procedimiento. 4.1. Objetivos del procedimiento 4.2. Normas aplicables al procedimiento 4.3. Requisitos, documentos y archivo 4.4. Descripcin de la operacin y sus participantes 4.5. Grfico o diagrama de flujo del procedimiento 5. Responsabilidad: Autoridad o delegacin de funciones dentro del proceso. 6. Medidas de seguridad y autocontrol: Aplicables al procedimiento. 7. Informes: Econmicos, financieros, estadsticos y recomendaciones. 8. Supervisin, evaluacin y examen: Entidades de control y gestin de autocontrol. Justificacin del contenido manual de procedimientos frente al control interno.

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Definicin de Poltica: Manera de alcanzar objetivos. "Es un plan permanente que proporciona guas generales especficas Definicin de Manual de Polticas: Documento que incluye las intenciones o acciones generales de para canalizar el pensamiento administrativo en direcciones

la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancias. Las polticas son la actitud de la administracin superior. Las polticas escritas establecen lneas de gua, un marco dentro del cual el personal operativo pueda obrar para balancear las actividades y objetivos de la direccin superior segn convenga a las condiciones del organismo social. Objetivo del Manual de Polticas:

Presentar una visin de conjunto de la organizacin para su adecuada organizacin.

Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones que deben realizarse en cada unidad administrativa.

Proporcionar expresiones para agilizar el proceso decisorio. Ser instrumento til para la orientacin e informacin al personal. Facilitar la descentralizacin, al suministrar a los niveles intermedios lineamientos claros a ser seguidos en la toma de decisiones.

Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa.

Importancia de Manual de Polticas: Su importancia radica en que representa un recurso tcnico para ayudar a la orientacin del personal y tambin ayuda a declarar polticas y procedimientos, o proporcionar soluciones rpidas a los malos entendimientos y a mostrar como puede contribuir el empleado al logro de los objetivos del organismo. Tambin ayuda a los administradores a no repetir la informacin o instrucciones.
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Ventajas de los manuales de Polticas:

Las polticas escritas requieren que los administradores piensen a travs de sus cursos de accin y predeterminen que acciones se tomarn bajo diversas circunstancias.

Se proporciona un panorama general de accin para muchos asuntos, y solamente los asuntos poco usuales requieren la atencin de altos directivos.

Se proporciona un marco de accin dentro del cual el administrador puede operar libremente.

Las polticas escritas ayudan a asegurar un trato equitativo para todos los empleados.

Las polticas escritas generan seguridad de comunicacin interna en todos los niveles.

El manual de polticas es fuente de conocimiento inicial, rpido y claro, para ubicar en su puesto nuevos empleados.

Tipos de Manuales de Polticas:

Manuales Generales de Polticas:

Abarcan todo el organismo social, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones generales como tipo fijo, las cuales en forma unilateral las establece cada rea a efectos de sus propias responsabilidades y autoridad funcional.

Manuales especficos de Polticas:

Se ocupan de una funciona operacional, un departamento o seccin en particular. Contenido del Manual de Polticas: Un manual no debe contener ms que los apartados estrictamente necesarios para alcanzar los objetivos del manual previstos y mantener los controles indispensables. 1. ndice

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Objetivos del Manual Alcance Como usar el manual Revisiones y recomendaciones 2. Introduccin 3. Organigrama 4. Declaraciones de Polticas

ndice

El ndice es una lista de aportaciones en el manual. Es decir es un esquema al que se le pueden aadir nmeros o letras del alfabeto como referencia.

Introduccin

Este apartado debe incluir una breve introduccin del manual de polticas. Tiene como propsito explicar al usuario del manual lo que es el documento, que se pretende cumplir a travs de el, su alcance, como usar este manual y cuando se harn las revisiones y actualizaciones. Alcance Debe enfocarse a una explicacin breve sobre la que abarca el manual de polticas. Como usar el Manual Indica al usuario todo cuanto tiene que conocer para utilizar el manual. Revisiones y actualizaciones Indica con quien debe hacerse contacto para sealar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de polticas.

Organigrama

En este apartado se representara grficamente la estructura orgnica.

Declaraciones de Polticas.

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En este apartado se debern presentar por escrito, de manera narrativa las polticas por cada una de las unidades administrativas de que se trate. DESARROLLO DE POLITICAS. Para llevar a cabo la declaracin de polticas se sugiere el siguiente mtodo: 1. Formular una lista de polticas, por funcin operacional (Finanzas, personal, auditoria interna, etc.), aplicable al organismo social que se trate. 2. Discutir la lista de polticas con los responsables de cada funcin operacional para: * Determinar una lista de las polticas que realmente se requieren definir. * Precisar los lmites a que llegarn las polticas. * Determinar una prioridad de polticas para ser desarrolladas. * Presentar un borrador de las polticas y discutirlas con los responsables del departamento correspondiente para su aceptacin o modificacin respectiva. * Aprobacin de las polticas por la direccin superior. * Integrar las polticas al manual conforme stas vayan siendo aprobadas. DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS POLITICAS 1. PROPOSITO. Describir de manera general y concisa el fin que se pretende lograr con el establecimiento de una poltica. 2. DEFINICION. Precisar los conceptos bsicos que se invocan en la poltica. 3. CONTENIDO. Describir en orden numrico y de acuerdo a su importancia los lineamientos especficos necesarios para la aplicacin de la poltica. 4. RESPONSABLES DE SU OBSERVACION. Enunciar la(s) unidades orgnicas que deben observar las prcticas de la poltica. PREPARACION DEL MANUAL El paso inicial para preparar un "Manual de polticas". Es determinar lo que se desea lograr.

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Una vez determinados los objetivos, habr que ponerlos por escrito; cada tipo de manual tiene sus razones de ser, Adems todos los manuales administrativos tienen un propsito en comn: "Obtener mejores resultados". Posteriormente se iniciar la elaboracin en s del manual, inicindose el procesamiento de la informacin, es decir; la integracin propiamente de proceso de elaboracin. PREPARACION DE UN BORRADOR DEL MANUAL. La elaboracin de este borrador se debe poner a consideracin de la alta administracin, de los jefes de departamento y eventualmente de algunos empleados clave. Este borrador debe ser cuidadosamente revisado, a fin de introducir las eventuales modificaciones. Desde luego las sugerencias que se aprovechen para la relacin definitiva pueden proceder de los ms diversos niveles jerrquicos (Jefes y empleados). ELABORACION DEL MANUAL Para la elaboracin del manual es muy importante uniformar criterios tanto en la terminologa como en la presentacin de la informacin, con el propsito de que se mantengan un sentido de continuidad y de unidad. Pueden surgir durante la elaboracin de manuales de polticas algunas dificultades al determinarse polticas y normas en forma escrita, ya que intereses particulares pueden producir resistencias o desinters por determinar con xito dichos manuales. o bien en que no operen las especificaciones en los misinos de la manera establecida. Algunas de las polticas que tratan con los niveles jerrquicos intermedios o inferiores son formuladas comnmente por los jefes en sus respectivas reas. FORMATO. Para lograr un eficiente manual de polticas que ayude a llevar a cabo el trabajo administrativo, conviene analizar con cuidado el "formato" con el que debe presentarse cada manual, ya que de ello depende en gran medida la facilidad de lectura, consulta y estudio. Adems de permitir hacer referencias rpidas y precisas e inspirar confianza por su apariencia y orden.

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NUMERACION DE PGINAS. Despus de seleccionar el formato, hay que decir cmo numerar las pginas. Existen tres mtodos para numerar las pginas del manual de polticas y son: a) Numeracin consecutiva de pginas. Es el mtodo ms sencillo. Pero tambin el menos flexible. En ste mtodo las pginas se numeran en orden consecutivo a partir del nmero 1. b) Numeracin de pginas por secciones. Consiste en que, las pginas de cada una de las secciones se numeran consecutivamente y cada nmero de pgina va precedido por el de la seccin y un guin. ENCABEZAMIENTO DE PGINAS. Consiste en establecer una zona especialmente demarcada en la parte superior de cada pgina y que contiene cierta informacin bsica, como el ttulo de la poltica, nmero de control, unidad orgnica, fecha de elaboracin y vigencia, etc. AUTORIZACION DEL MANUAL Una vez elaborado el manual de polticas y para poder .facilitar su implantacin, se recomienda que sea autorizado por intervienen: * Por la .alta Administracin, para darle la formalidad y el apoyo necesario. * Del responsable de la unidad administrativa que intervino en el proceso de que se trate, para asegurar su conformidad con la exactitud de su contenido. * De la unidad responsable de la elaboracin de manuales administrativos, si la hay, o del grupo de tcnicos en su caso. * Del consultor externo en su caso. DISTRIBUCION CONTROL DEL MANUAL. La "Distribucin" del manual de polticas es un aspecto delicado, especialmente en organismos grandes. Conviene aclarar que un manual no debe ser distribuido ntegramente a todos los miembros del organismo. En particular basta con que el personal subalterno reciba nicamente las instrucciones sobre las polticas que debe observar. Slo los .administradores,

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los ejecutivos y los jefes de departamento, pueden recibir las ediciones completas. HOJA DE APROBACION La indicacin de haber sido dada la aprobacin al manual de polticas por parte de los rganos competentes es uno de los elementos que deben siempre aparecer en el manual. REVISIONES Y ACTUALIZACIONES. Las polticas se hacen anticuadas y para mantener su efectividad. Deben ser revisadas peridicamente en forma sistemtica para ser reacomodadas y vueltas a enunciar, de acuerdo con las oportunidades y condiciones existentes. . Al fin de contra restar la obsolescencia, habr necesidad de planear revisiones y actualizaciones por parte de la unidad administrativa y responsable (sistemas y procedimientos, organizacin y mtodos) o de su equivalente. ACTUALIZACIONES IRREGULARES, Consiste en llevar a cabo

actualizaciones de acuerdo a las necesidades (cambio de algunas poltica, eliminacin, reestructuracin, etc.). ACTUALIZACIONES REGULARES. Consiste en establecer un programa de actualizaciones peridicas. Hay que realizar de acuerdo a un programa una revisin de los manuales de polticas. Guando menos una vez al ao y, si los apartados cambian con rapidez. Ser necesario efectuar esas revisiones dos veces al ao. RECOMENDACIONES PARA LA ACTUALIZACION. Desde un punto de vista general, es conveniente recabar opiniones tanto en favor como en contra de una poltica existente, procurando obtener los hechos, analizarlos y aplicar el criterio en la forma ms imparcial posible.

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MANUAL DE BIENVENIDA: Es un documento que se entrega cada vez que se incorpora un nuevo empleado en la empresa, en l se incluyen todas las cosas que el nuevo colaborador debe saber respecto al conjunto de la empresa y a sus funciones. Esta plantilla sirve justamente para crear un manual adecuado a tu propia empresa. Incluye una excelente estructura/guin, buena parte de los contenidos que debers ampliar y adecuar a tu realidad.

OBJETIVO DEL MANUAL DE BIENVENIDA: La finalidad del manual es ofrecer una descripcin actualizada, concisa y clara de las actividades contenidas en cada proceso. Por ello, un manual jams podemos considerarlo coma concluido y completo, ya que debe evolucionar con la organizacin.

IMPORTANCIA DEL MANUAL DE BIENVENIDA: Con el estado actual de innovacin tecnolgica la complejidad de los mercados y la competitividad, que tipifican al mundo empresarial moderno, los gerentes perciben que la buena elaboracin y difusin de los objetivos, polticas, estrategias, normas de trabajo y rutinas administrativas y operativas dentro del mbito apropiado, son actos indispensables para el logro de los objetivos. CONTENIDO DE UN MANUAL DE BIENVENIDA

1. Bienvenido/a. 2. Historia. 3. La cultura corporativa de la empresa. 4. La organizacin. 5. El primer da en la empresa. 6. Anexos.

RECORRIDO POR LAS INSTITUCIONES DE LA ORGANIZACIN:

Se podra decir que el recorrido por las instalaciones es un paseo guiado por el gerente o jefe inmediato del nuevo trabajador recorriendo las instalaciones de
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la empresa. OBJETIVO.- El fin de este es que el nuevo trabajador reconozca el ambiente, el lugar y a los compaeros que ah laboran. IMPORTANCIA.- Es de vital importancia ya que se puede dar el caso, que por falta de confianza o falta de ubicacin se demoren los resultados del nuevo trabajador.

CURSO DE INDUCCIN:

Es un proceso inicial a travs del cual se proporciona a un nuevo empleado, informacin bsica que le permita familiarizarse (integrarse) al lugar de trabajo. Los cursos incluyen valores de la organizacin, misin, visin, objetivos, polticas, horarios, das de descanso, das de pago, prestaciones etc. informacin que es importante conocer debido a que forma parte del proceso de adaptacin del empleado a la empresa, asimismo es esencial para resolver dudas que tenga el empleado sobre la organizacin.

OBJETIVO: Las personas que ingresa a la empresa, necesariamente debe de ser capacitado y orientado, proporcionndole la informacin y conocimientos necesarios para que pueda tener xito en su nueva posicin aun cuando el mismo ya cuente con experiencia para el puesto.

IMPORTANCIA: De evaluar el curso de induccin, es necesario hablar primero sobre lo que es un curso de induccin, las razones por las que se ofrece el mismo as como los beneficios tanto para la empresa como para el empleado.

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MANUAL DE CALIDAD Es un documento donde se especifican la misin y visin de una empresa con respecto a la calidad as como la poltica de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha poltica. El Manual de Calidad expone adems la estructura del Sistema de Gestin de la Calidad y es un documento pblico, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones. Es un documento "Maestro" en cual la Organizacin (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de l se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc. El Manual de Calidad entendido como tal, nicamente es de obligada realizacin en la implantacin de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestin de la empresa, el compromiso de ste hacia la calidad, la gestin de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento pblico frente a clientes y proveedores, con una extensin preferiblemente no superior a las 20 pginas y se suele redactar al final de la implantacin una vez documentados los procedimientos que la norma exige. El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organizacin para alcanzar la calidad mediante la adopcin del correspondiente sistema de Gestin de la Calidad.

OBJETIVOS DEL MANUAL DE CALIDAD Mostrar una visin general del sistema de calidad y organizacin de la seccin de metrologa; sealar las funciones que debe realizar su personal, estableciendo las responsabilidades de cada integrante de la seccin en los procedimientos y evitar la duplicidad innecesaria; as como lograr calidad, coordinacin y uniformidad en el trabajo acadmico y administrativo. Adems, este manual debe ser un instrumento til para la informacin y orientacin del personal que labora en la seccin.
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Sus contenidos sern mejorados continuamente procurando su revisin total por lo menos cada 18 meses. VENTAJAS

Se concentra el esfuerzo en mbitos organizativos y de procedimientos competitivos. Consiguen mejoras en un corto plazo y resultados visibles. Si existe reduccin de productos defectuosos, trae como consecuencia una reduccin en los costos, como resultado de un consumo menor de materias primas o sea los productos son de mejor calidad. Incrementa la productividad y dirige a la organizacin hacia la competitividad, lo cual es de vital importancia para las actuales organizaciones. Contribuye a la adaptacin de los procesos a los avances tecnolgicos. Permite eliminar procesos repetitivos de poco rendimiento evitando as gastos innecesarios.

DESVENTAJAS

Cuando el mejoramiento se concentra en un rea especfic a de la organizacin, se pierde la perspectiva de la interdependencia que existe entre todos los miembros de la empresa. Requiere de un cambio en toda la organizacin, ya que para obtener el xito es necesaria la participacin de todos los integrantes de la organizacin y a todo nivel. En vista de que los gerentes en la pequea y mediana empresa son muy conservadores, el mejoramiento Continuo se hace un proceso muy largo. Hay que hacer inversiones importantes

DESCRIPCIN DEL MANUAL DE CALIDAD .


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1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

requisitos para su elaboracin los contenidos propuesta de estructura. gua para elaborar un manual de calidad, consideraciones a tener en cuenta para la elaboracin usuarios del manual de calidad La redaccin del manual:

LOS REQUISITOS PARA EL MANUAL DE CALIDAD Segn la ISO 9001 en su artculo 4.2.1, la Organizacin debe establecer un manual de calidad que incluya lo siguiente: a) El alcance del sistema de gestin de calidad, detallado. Incluyendo las exclusiones. b) Los procedimientos documentados establecidos para el sistema de gestin de calidad o una referencia a los mismos. Hay una serie de particularidades que hay que tener en cuenta en el momento de elaborar el Manual de Calidad y que vienen detalladas en la UNE 66925 (directrices para los documentos de calidad)

Solo puede haber un solo Manual de Calidad.(nico) El Manual de Calidad incluir el alcance del sistema de gestin de

calidad, explicando en detalles cualquier exclusin y su justificacin, asimismo incluir los procedimientos documentados o las referencias de stos y describir los procesos del sistema de gestin de calidad y sus interacciones.

La informacin completa de la organizacin: nombre, ubicacin, medios

de comunicacin, su lnea de negocios, antecedentes, historia y tamao.

Cada Organizacin debe definir el contenido necesario para satisfacer

los requisitos legales y reglamentarios, as como las necesidades y

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expectativas de todas las partes interesadas. Al margen de ello, la norma establece un contenido mnimo para el desarrollo del manual.

CONTENIDO DEL MANUAL DE CALIDAD

Ttulo y alcance. Podra

llamarse prembulo del manual y contiene la

organizacin o parte de la organizacin, centro de trabajo, etc. al cual aplica el sistema de gestin de calidad. Incluye referencia a la norma del sistema en el que se basa el sistema de gestin de calidad (ej.: Este manual incorpora los requisitos de la Norma ISO 9001:2008, inspirado en una filosofa de mejora continua, considerando los principios de la Norma ISO 9004:2000, y los requisitos de la Norma ISO 14001:2004 Tabla de contenidos. ndice del manual, con secciones, subsecciones.

Revisin aprobacin y modificacin: Como cualquier otro documento de calidad estos datos tienen que estar cumplimentados.

Poltica y objetivos de calidad. Cuando se opta por incluir la poltica de calidad y los objetivos, el manual debe contenerla. Las metas de la calidad reales para cumplir los objetivos pueden estar especificadas en otra parte de la documentacin del sistema de calidad. Organizacin, responsabilidad y autoridad: El manual de la calidad debe proporcionar informacin clara de la estructura de la organizacin,

responsabilidades, autoridad

de cada estamento e interrelaciones. Puede

incluirse diagramas u organigramas si fuera necesario o se optase por ello. La descripcin de los puestos de trabajo puede reflejarse en otro documento, al que el manual har referencia. Referencias: El manual de calidad contendr una relacin de todos los documentos relacionados con el sistema de gestin de calidad a los que haga referencia.

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Descripcin del sistema de gestin de la calidad. El manual de la calidad proporcionar una descripcin del sistema de gestin de la calidad y su implementacin en la organizacin. Incluir la relacin de los procedimientos documentados o referencias. El manual debe reflejar los mtodos usados por la organizacin para satisfacer su poltica y objetivos.

Anexos: `pueden incluirse los anexos que contengan informacin de apoyo al manual de calidad. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD SEGN LA NORMA ISO 9001. En la elaboracin del Manual se tendr en cuenta cada uno de los epgrafes que se relacionan a continuacin, que se desarrollaran y se aplicarn a la Organizacin.

ndice del Manual de Calidad de una empresa

1.1

ndice del manual de calidad.

1.2 - Introduccin y generalidades 1.3 - Declaracin de la Direccin 1.4 - Poltica de Calidad y Objetivos 2.1 Responsabilidades y Autoridad 2.2 - Representante de la Direccin 2.3 - Comit de Calidad 2.3.1 - Comit de Calidad 2.3.2 - Comit de Calidad de cada dependencia 2.4 - Organigrama 3.1 - Objeto y Campo de Aplicacin 3.2 - Normas y Documentos de Referencia 3.3 - Gestin del Manual de Calidad 4.1 - Responsabilidades de la Direccin 4.1.1 - Poltica de la Calidad 4.1.2 - Organizacin 4.1.3 - Revisiones Direccin 4.2 - Sistema de Calidad
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4.2.1 - Estructura documental del sistema de calidad 4.2.5 - Planificacin de la Calidad 4.3 - Revisin de Pedidos o catlogos 4.4 - Exclusiones 4.5 - Control de la Documentacin 4.6 - Compras 4.6.2 - Evaluacin de proveedores y subcontratistas 4.6.3 - Datos sobre las compras 4.6.4 - Verificacin de los productos comprados 4.7 - Control de los productos suministrados por el cliente 4.8 - Identificacin y trazabilidad del producto 4.9 - Control de los procesos 4.10 - Inspeccin y ensayo 4.10.2 - inspeccin y ensayos de recepcin 4.10.3 - inspeccin y ensayos en proceso/final 4.11 - Control de los equipos de inspeccin, medicin y ensayo 4.12 - Estado de inspeccin y ensayos 4.13 - Control de No Conformidades 4.14 - Acciones Correctoras y Preventivas 4.15 - Manipulacin, Almacenamiento, Conservacin y Distribucin 4.16 - Control de los Registros de la calidad 4.17 - Auditoras internas de la calidad 4.18 - Formacin 4.19 - Servicio postventa 4.20 - Tcnicas estadsticas 4.21 - Exclusiones 4.22 - Control de la documentacin

CONSIDERACIONES A TENER EN CUENTA PARA SU ELABORACIN

1.- El Manual de Calidad es el documento ms auditado, ms crtico y ms esttico en el sistema de calidad. Es el documento que se encuentra en el vrtice superior de la pirmide de la documentacin necesaria en un sistema de
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calidad, ya que contiene la poltica de calidad y requisitos que el resto de documentos y los procedimientos deben seguir.

2 El Manual de Calidad es la columna vertebral del sistema de calidad y el que establece todo lo necesario para cumplir con los requisitos de la norma.

3 Debe adaptarse exactamente a lo que establece la norma ISO 9001, por lo que se aconseja que la ltima pgina del mismo tenga un cuadro de equivalencia como se indica en el ejemplo, cada captulo se debe identificar con las referencias de la Norma. Y debe estar perfectamente adaptado a la Organizacin.

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