Sunteți pe pagina 1din 23

LICEUL TEHNOLOGIC MIHAI NOVAC ORAVIA, jud.

CARA-SEVERIN

TEMA proiectului: PROCEDEU DE LUCRU SPECIFIC METODEI CONTABILITII

EXAMEN
DE CERTIFICARE A COMPETENELOR PROFESIONALE PENTRU OBINEREA CERTIFICATULUI DE CALIFICARE PROFESIONAL NIVEL 3
ndrumtor de proiect Candidat Clasa Forma de nvmnt Profil Domeniu Calificarea profesional Anul absolvirii prof. Ciobanu Olariu Ionela Monica CORNICI P. ADINA XII A zi SERVICII TEHNICIAN N ACTIVITII ECONOMICE 2013

CUPRINS
ARGUMENT
3

1. Capitolul I - NOIUNEA DE DOCUMENTE CONTABILE 4


1.1. Generaliti 1.2. Importana documentelor contabile 1.3.Clasificarea documentelor 6 4 5 contabile

2. Capitolul II DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE


2.1. Registrele n contabilitate 2.2.Registrul jurnal (general) 2.3.Registrul de inventar 2.4.Registrul Cartea Mare 2.5.Documentele justificative 2.6.Verificarea documentelor justificative 2.7.Prezentarea unor documente justificative 2.7.1. Factura fiscal 2.7.2. Dispoziia de livrare 2.7.3. Avizul de nsoire a mrfii 2.7.4. Nota de recepie i constatare de diferene 2.7.5. Stat de salarii 2.7.6. Chitana

8 8 8 10 11 13 15 16 16 18 18 19 20 21 23

BIBLIOGRAFIE

ARGUMENT
Deinerea, cu orice titlu, de bunuri materiale, titluri de valoare, numerar i alte drepturi i obligaii, precum i efectuarea de operaiuni economice, fr s fie nregistrate n contabilitate, sunt interzise. Potrivit prevederilor art. 6 alin. (1) din Legea contabilitii nr. 82/1991, reactualizat prin O.G.nr.70 din 13 aug. 2004 precum i a celorlalte prevederi legale privind ntocmirea i utilizarea formularelor comune i a celor cu regim special necesare n activitatea financiar i contabil, orice operaiune economic efectuat se consemneaz ntr-un document care st la baza nregistrrilor n contabilitate, devenind astfel document justificativ. Aceste documente, care stau la baza nregistrrilor n contabilitate angajeaz deopotriv rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat precum i a celor care le-au nregistrat n contabilitate, dup caz. Atestarea documentar a operaiilor economice este o cerin minim necesar n orice "micare" patrimonial. Informaiile economice sunt consemnate n cadrul documentelor contabile. Aceste documente permit culegerea, prelucrarea, stocarea i transmiterea datelor Documentele financiar-contabile sunt diversificate n funcie de natura operaiilor economice consemnate n coninutul acestora. n ansamblul lui, sistemul documentelor contabile este foarte complex, cu numeroase particulariti de coninut i restricii de completare i circulaie: unele se ntocmesc n unitate, altele vin sau pleac spre exterior, unele nscrisuri au caracter de dispoziie, altele de execuie i justificare etc., n funcie de "tratarea" i complexitatea lor, reinnd totui existena n practica curent a trei mari categorii i anume: a) Documente justificative prin intermediul crora se atest efectuarea ca atare a operaiilor economice i care formeaz de fapt masa covritoare a acestora; b) Documente de eviden i prelucrare contabil; c) Documente de sintez i raportare contabil i financiar-fiscal. Dat fiind importana deosebit a informaiilor contabile n conducerea unitii patrimoniale , operaiunea de consemnare i culegere a datelor contabile este organizat dup criterii precise i in funcie de necesitile practice, ele costituind baza ntregului sistem de eviden din unitatea patrimonial. n cadrul unitii patrimoniale, importana documentelor contabile se poate concretiza prin: 1. Documentele contabile sunt surs de date pentru nregistrri n conturi a operaiilor economice i financiare. 2. Prin intermediul documenetelor contabile se nfptuiete controlul economic i financiar, ele constituind mijlocul pentru descoperirea unor nereguli n gestionarea patrimoniului i asigur respectarea disciplinei financiar-contabile. 3. Documentele contabile sunt surs de informare operativ a organelor de conducere asupra operaiilor economico-financiare ce au loc n unitate. 4. Documentele contabile au importan juridic n cazul litigiilor sunt folosite ca prob n justiie pentru stabilirea adevrului. De aici rezult importana deosebit pe care o are cunoaterea documentelor contabile de ctre juriti.

CAPITOLUL I NOIUNEA DE DOCUMENTE CONTABILE

1.1.

GENERALITI

Conform legii contabilitii nr.82/1991 republicat, art.1 societile comerciale societile/companiile naionale, regiile autonome, institutele naionale de cercetare-dezvoltare, societile cooperatiste i celelalte persoane juridice au obligaia s organizeze i s conduc contabilitatea proprie, respectiv contabilitatea financiar, potrivit prezentei legi, i contabilitatea de gestiune adaptat la specificul activitii. Acest lucru se realizeaz conform art. 2. Contabilitatea, ca activitate specializat n msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din activitatea persoanelor juridice i fizice prevzute la art. 1 trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i n relaiile cu investitorii prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile publice i ali utilizatori. Documente contabile - definiie. Documentele contabile sunt acte scrise cuprinznd informaii letrice i numerice n etalon valoric natural sau de munc despre operaiunile economice care au loc i care se ntocmesc la locul i momentul acestora cu scopul de a servi ca dovada a nfptuirii lor. Procesul cunoaterii contabile ncepe n mod obligatoriu cu activitatea de observare i consemnare a datelor privind patrimoniul unitii. Aceast aciune asigur datele de intrare n sistemul contabil privind existena, starea i micarea elementelor patrimoniale. Documentarea procedeu al contabilitii. Documentarea, ca procedeu al contabilitii, este aciunea de observare i consemnare n documente a datelor privind operaiile economice din cadrul unitii, n momentul i la locul efecturii operaiilor. Documentele trebuie ntocmite clar, precis, s reflecte realitatea, trebuie s se prezinte ntr-o form unitar n privina coninutului, structurii, numrului de exemplare, denumirea i circulaia lor. Dat fiind importana deosebit a informaiilor contabile n conducerea unitii patrimoniale, operaiunea de consemnare i culegere a datelor contabile este organizat dup criterii precise i n funcie de necesitile practice, ele costituind baza ntregului sistem de eviden din unitatea patrimonial. Structura documentelor contabile. Sub aspectul coninutului documentelor de eviden trebuie s cuprind urmtoarele elemente: - denumirea documentului; - denumirea i sediul unitii care emite documentul; - numrul de ordine al documentului; - data i locul emiterii documentului; - prile care particip la operaia economic; 4

- descrierea operaiei economico-financiare efectuate concis, clar, precis, astfel nct s cuprind toate datele necesare nregistrrii n eviden; - datele cantitative i valorice aferente operaiei consemnate; - semntura persoanelor autorizate care rspund de ntocmirea documentelor conform dispoziiilor legale.

1.2.

IMPORTANA DOCUMENTELOR CONTABILE

Una din caracteristicile importante ale contabilitii const n faptul c aceasta este documentat. Aceasta nseamn c orice operaie economic, nainte de a fi nregistrat n contabilitate trebuie s fie consemnat n documente de eviden economic anume concepute, pentru fiecare fel de operaie economic. Documentele de eviden economic sunt acte scrise, n care se consemneaz fenomenele i procesele economice care se produc n uniti. Aceste documente sunt procedee metodice comune pentru mai multe tiine economice, deoarece ele se ntocmesc i se folosesc nu numai n contabilitate, ci i n alte forme de eviden economic. Este deosebit de important ca documentele s fie ntocmite n cel mai scurt timp dup producerea fenomenului sau a activitii economice, astfel nct nsi contabilitatea s-i realizeze funcia de reflectare exact i operativ a activitii desfurate. Documentele de eviden economic au o importan deosebita n general i pentru contabilitate n special, din mai multe motive: documentele au o importanta informaional, ceea ce nseamn c din i prin documente, cei interesai pot cunoate cantitatea i calitatea activitii desfurate. Este necesar a se preciza faptul c informarea direct din documente are un caracter oarecum limitat, deoarece documentele sunt disconturi, sunt numeroase si limitate la operaia descris n ele. importanta documentelor de eviden economic mai rezult i din faptul ca sunt suport legal pentru nregistrrile efectuate n eviden economic. Faptul ca documentele sunt ntocmite de persoane autorizate atrage rspunderea persoanei care le-a ntocmit pentru consecinele activitilor declanate pe baza lor. importana documentelor de eviden economic mai const i n valoarea lor juridic. Importana juridic a documentelor const n faptul ca ele constituie probe n justiie, pe baza lor fundamentndu-se hotrri ale instanelor judectoreti. importana documentelor de eviden economic mai const n faptul ca ele constituie o legtur ntre diferitele forme de eviden economic (informaiile cuprinse n documentele de eviden economic sunt preluate pentru nregistrare i prelucrare de mai multe forme ale evidenei economice)

1.3.

CLASIFICAREA DOCUMENTELOR CONTABILE

Documentele contabile se pot clasifica dup mai multe criterii. n funcie de importana i frecvena utilizrii lor, documentele contabile, indiferent de categoria din care fac parte, pot fi: tipizate netipizate. Documentele tipizate, sunt acelea n care coninutul, forma i formatul sunt prestabilite i preimprimate pe formulare, pe baza unor reglementri legale. Prin aceast operaie de tipizare se urmrete stabilirea unor tipuri unitare de documente, pentru operaii de acelai fel ca mrime, coninut, format i destinaie i sunt obligatorii pentru toate unitile dintr-o ramur dat. Tipizarea documentelor asigur uurarea completrii i verificrii lor, elimin paralelisme n circulaia unor documente, contribuie la satisfacerea cerinelor de prelucrare automat a datelor pe carele conine i permite nscrierea n cuprinsul lor a indicatorilor strict necesari i ntr-o anumit ordine. Aceste documente sunt cuprinse n nomenclatorul cu formulare tipizate privind activitatea financiar i contabil, elaborat de Ministerul de Finane. Documentele tipizate n funcie de sfera de utilizare,sunt grupate n: documente generale pentru ntreaga economie; documente comune pe ramuri ale economiei; documente specifice unor activiti; Documentele netipizate, sunt acelea n care coninutul, forma, i formatul nu sunt prestabilite i preimprimate prin reglementri legale, ele sunt ocazionale i se stabilesc funcie de necesitatea de informare ale fiecrui agent economic. n funcie de natura operaiilor pe care le reflect, documentele se clasific n: a) documente privind imobilizrile corporale i necorporale: bonuri de micare a mijloacelor fixe; procese verbale de predare - primire procese verbale de scoatere din funciune, etc. b) documente privind activele circulante materiale: note de recepie i constatare de diferene; bon de consum ; fia limit de consum; bon de predare transfer restituire, etc. c)documente privind disponibilitile bneti: chitane; dispoziii de plat - ncasare, etc. d)documente privind salariile i alte drepturi cuvenite angajailor: tate de salarii; lista de avans chenzinal; decontul de cheltuieli, etc.

e)documente privind vnzrile: factura; dispoziii de livrare; aviz de nsoire a mrfii, etc. Dup regimul de tipizare i utilizare documentele pot fi: a) Documente cu regim special pentru care exist reglementri legale privind tiprirea, circulaia, evidena i pstrarea lor. In aceast categorie intr n special documentele de banc i cas: cecul de numerar, cecul de virament, chitana, etc. Documente ntocmite pe formulare cu reglementri exprese de tiprire, gestionare, folosire i justificare, n care intr: imprimate cu valoare nominal (mrci potale,timbre potale), carnete de munc, certificate medicale, etc. Documente ntocmite pe formulare cu regim uzual, fr restricii i cuprind toate formularele necuprinse n primele dou categorii. n funcie de modul de ntocmire i rolul lor n cadrul circuitului economic i al sistemului informaional-decizional documentele contabile se grupeaz astfel: Documente justificative Documente de eviden contabil. Documente de sintez i raportri.

b)

c)

CAPITOLUL II DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE

2.1. REGISTRELE N CONTABILITATE


Registrele de contabilitate sunt documente de eviden contabil cu caracter obligatoriu , prin care se asigur nregistrarea cronologic i sistematic a operaiunilor consemnate n documentele justificative. Ele se prezint sub form de registre, foi volante sau liste informatice cu coninut i forme adecvate scopului pentru care au fost elaborate. n funcie de scopul n care se folosesc, registrele se grupeaz astfel: 1. Registre pentru evidena cronologic ; sunt urmtoarele: a) registrul jurnal; b) registrul jurnal de ncasri i pli; c) nota de contabilitate; 2. Registrul pentru evidena sistematic: a) registrul Cartea mare; fia de cont pentru operaiuni diverse cartea mare ah cartea mare centralizatoare b) registrul inventar

2.2. REGISTRUL JURNAL (GENERAL)


Este un document obligatoriu n care se nregistreaz zilnic sau lunar, n mod cronologic, fr tersturi i spaii libere, toate documentele justificative n care se reflect micarea elementelor patrimoniale; unitile cu volum mare de operaiuni pot utiliza pentru detaliere registre jurnal auxiliare (operaiuni de ncasri i pli, operaiuni de decontri cu furnizorii, etc.) din care la sfritul lunii totalul acestora se trece n registrul jurnal general. Este un document tipizat, sub form de registru, care se ntocmete ntr-un singur exemplar de ctre regiile autonome, societile comerciale, instituiile publice, unitile cooperatiste, asociaiile i celelalte persoane juridice. Dup ce a fost numerotat, nuruit, certificat i parafat se nregistreaz la organul fiscal din raza de activitate a unitii. Nu circul, fiind un document de nregistrare contabil i se arhiveaz de ctre unitate care se oblig s-l pstreze mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui; servete ca prob n litigii.

MODEL Registrul jurnal(general)


Nr Data inreg. nreg. 1 2 3 Documentul Felul Nr. Data 4 5 6 Report Explicaia Simbolul contului debitor creditor 7 8 Sume debitor creditor 9 10

De reportat

Intocmit,

Verificat,

MODEL Registrul jurnal


Nr Data inreg. nreg.

Documentu Explicaia Felul, nr, datal


3 4 Report

Simbolul contului Pariale debitor creditor

Sume Totale

debitor creditor debitor creditor 7 8 9 10

De reportat

Intocmit,

Verificat,

Registrul jurnal de ncasri i pli. Se prezint sub form de registru care se numeroteaz, se nuruiete i se vizeaz de organul fiscal teritorial. Servete ca document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar i a celor efectuate prin contul de decontare de la banc (indiferent dac a avut loc plata sau ncasarea efectiv) pe baza actelor justificative precum i ca prob n litigiu. Cu ajutorul lui, agentul economic poate s-i stabileasc situaia financiar. Nu circul, fiind document obligatoriu de nregistrare contabil i se arhiveaz fiind pstrat mpreun cu documentele justificative care au stat la baza ntocmirii lui.

MODEL Unitatea....... Registrul jurnal de ncasri i pli


Nr crt. Data Documentul Felul operaiunii (Explicaia)

Incasri

Pli

4 Report

De reportat

Intocmit,

Verificat,

2.3. REGISTRUL DE INVENTAR


Se prezint sub form de registru, numerotat i parafat de organul fiscal teritorial. Se ntocmete ntr-un singur exemplar, la sfritul anului, fr tersturi i fr spaii libere, pe baza datelor cuprinse n listele de inventariere i a proceselor verbale de inventariere a elementelor patrimoniale, prin gruparea acestora pe conturi sau grupe de conturi conform posturilor din bilan. Servete la stabilirea inventarierii patrimoniului i ca prob n litigiu. Nu circul, fiind un document obligatoriu de nregistrare contabil, se arhiveaz i se pstreaz n unitate mpreun cu documentele justificative ce au stat la baza ntocmirii lui.

MODEL Unitatea....... Registrul de inventar la data de 30 decembrie


Nr crt. Recapitulaia elementelor inventariate Valoare contabil Valoare de inventar

Diferene de evaluare Valoare Cauzele diferenelor

Intocmit,

Verificat,

10

2.4. REGISTRUL CARTEA MARE


Este un document obligatoriu n care se nscriu lunar, direct sau prin regrupare pe conturi corespondente, toate nregistrrile nscrise n registrul jurnal, stabilindu-se situaia fiecrui cont: soldul iniial, rulajele debitoare i creditoare i soldul final. Servete pentru: sistematizarea i structurarea rulajelor fiecrui cont utilizat pe conturi corespondente, verificarea nregistrrilor contabile nscrise n registrul jurnal, ntocmirea balanei de verificare, ca surs de date pentru analiza activitii economice i financiare a unitii. Nu se numeroteaz, nu se nuruiete i nu se vizeaz de organele teritoriale fiscale, indiferent de versiunea utilizat. Formularele de carte mare se pot prezenta n mai multe forme: Fia de cont pentru operaiuni diverse se utilizeaz de unitile mici care aplic forma de contabilitate clasic sau jurnal unic; nu dezvolt pe conturi corespondente rulajul debitor i creditor Fia de cont pentru operaiuni diverse
Contul Simbol cont Sume Debit Credit Sold D/C Sume pag....... Data Documentul Explicaia Simbol cont corespondent

Cartea mare ah - este utilizat de unitile care aplic forma de contabilitate maestru ah; servete pentru organizarea contabilitii sintetice, n care scop se deschid cte dou fie: una pentru debit i una pentru credit. Cartea mare(ah)
Denumirea contului....... Nr din Data Suma reg jurnal operaiunii Simbol cont........ Debit/credit Conturi corespondente Pagina.......

Cartea mare centralizatoare - se utilizeaz de ntreprinderile care aplic forma de contabilitate pe jurnale; se ntocmete la sfritul lunii i servete pentru stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor pe conturi sintetice ; pentru ntocmirea acestui registru se procedeaz astfel: suma rulajului se preia din jurnalul de credit al contului respectiv , fr dezvoltarea acestuia pe conturi corespondente; rulajul debitor, desfurat pe conturi corespondente creditoare, se preia din jurnalele de credit, calculndu-se sumele cu care a fost debitat contul respectiv n diverse jurnale; soldul final debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n cadrul formularului 11

Unitatea..... Cartea Mare


Contul.... Conturi corespondente Lunile Contul.. Contul.. Contul.. Contul.. Jurnal.. Jurnal.. Jurnal.. Jurnal.. Total Total rulaj rulaj debitor creditor Contul.. Sold la Jurnal.. 1 ian 20....... Debit Sold Credit

Intocmit,

Verificat,

JURNALE AUXILIARE.
Pe lng registrele de contabilitate prezentate mai sus, agenii economici au obligaia de a ntocmi lunar alte dou jurnale auxiliare cu ajutorul crora s realizeze concordana ntre nregistrrile contabile i documentele justificative, i anume: a) Jurnal pentru vnzri Se prezint sub form de carnet de 100 de file tiprit pe ambele fee; Se ntocmete zilnic sau lunar , fr tersturi sau adugiri, fr spaii libere, pe baza documentelor justificative pentru operaiile respective; Servete pentru: nregistrarea vnzrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii; stabilirea lunar a T.V.A. colectat; controlul operaiunilor nregistrate n contabilitate, urmrindu-se urmtoarele corelaii: totalul sumelor din coloana privind baza de impozitare s fie egal cu totalul rulajelor curente ale conturilor de venituri din vnzri sau prestri de servicii i totalul coloanei T.V.A. din jurnal s fie egal cu totalul rulajului creditor al contului 4427, T.V.A. colectat, din balana de verificare. Se completeaz i calculeaz la compartimentul financiar Jurnal pentru vnzri
Nr. Crt. Factura sau documentul nlocuitor legal aprobat Total factura (inclusiv T.V.A.)

Neimpozabile
total Din care scutii Cu Fr reduceri reduceri

Export (T.V.A.) cota 0

Vnzri

data nr

cumprtorul denumire Cod fiscal

Cota T.V.A. 19% Baza de Valoare impozitare T.V.A.

Report

De reportat

12

b) Jurnal pentru cumprri Se prezint sub form de carnet de 100 file tiprit pe ambele fee ;Se completeaz zilnic sau lunar, fr tersturi sau adugiri, fr spaii libere, pe baza documentelor justificative pentru operaiile respective; Servete pentru: nregistrarea cumprrilor de valori materiale sau a prestrilor de servicii; stabilirea lunar a T.V.A. deductibil; controlul operaiilor nregistrate n contabilitate, urmrindu-se urmtoarea corelaie: totalul sumelor din coloana de T.V.A. din jurnal s fie egal cu rulajul debitor al cotului 4426,T.V.A. deductibil ,din balana de verificare. Se completeaz i arhiveaz la compartimentul financiar;

Jurnal pentru cumprri


Nr. Crt. Factura sau documentul nlocuitor legal aprobat Total factura (inclusiv T.V.A.)

Neimpozabile Cumprri
Cota T.V.A. 19% Baza de Valoare impozitare T.V.A.

Import cu cerificat de amnare


Cota T.V.A. 19% Baza de Valoare impozitare T.V.A.

data nr

vnztorul denumire Cod fiscal

Report

De reportat

2.5. DOCUMENTELE JUSTIFICATIVE


Documentele justificative sunt acte scrise ce consemneaz operaiile economice i financiare n momentul efecturii lor cu scopul de a servi ca dovad a nfptuirii lor si ca instrument de fundamentare a nregistrrii lor n contabilitate. n legtur cu aceste documente, legea Contabilitii prevede: Orice operaie patrimonial se consemneaz n momentul efecturii ei ntr-un nscris care st la baza nregistrrilor n contabilitate, dobndind astfel calitatea de document justificativ. Ele angajeaz rspunderea persoanelor care le-au ntocmit, vizat i aprobat ori nregistrat n contabilitate.

13

Funciile documentelor justificative Documentele justificative ndeplinesc dou funcii: 1. funcia de informare n sensul c prin documente justificative se ncepe procesul cunoaterii patrimoniului, pentru ca ulterior, prin alte procedee, s se ajung la forma final care este bilanul contabil i care constituie cea mai important surs de informare a conducerii unitii patrimoniale 2. funcia gestionar, prin documente justificative se angajeaz drepturi i obligaii precum i rspunderi privind gestionarea elementelor patrimoniale. Coninutul documentelor justificative Coninutul documentelor justificative este format dintr-o serie de elemente care n funcie de importana lor se grupeaz n : elemente comune care se refer la date de identificare i la personalul responsabil de ntocmirea, verificarea i aprobarea lor i anume:denumire, numr i data documentului, denumirea i sediul unitii care ntocmete documentul, compartimentul organizatoric emitent, prile care particip la efectuarea operaiei n cauz, semnturile persoanelor care au ntocmit, vizat i aprobat, etc. elemente specifice prin care se caracterizeaz operaiile consemnate n documente i anume: coninutul operaiei consemnate, baza legal pentru efectuarea operaiei, datele privind cantitile, preurile unitare i valorile, alte elemente necesare ulterior pentru prelucrarea i verificarea documentelor(coduri , etc.) ntocmirea i completarea documentelor justificative ntocmirea i completarea documentelor justificative se face manual sau cu tehnic de calcul astfel nct s fie lizibile, nefiind admise tersturi sau modificri n ele. Elementele comune se completeaz cu uurin deoarece pentru marea majoritate a operaiilor se repet, cele specifice necesit un volum mai mare de munc i implic efectuarea unor calcule i cunotine privind operaiile respective. Documentele justificative se ntocmesc, de regul, la locul unde produce operaia, pe formulare tipizate sau netipizate , dup caz. Prelucrarea documentelor justificative Prelucrarea documentelor justificative const n efectuarea unor operaii pregtitoare n vederea nregistrrii lor n contabilitate, concretizate n : sortarea documentelor pe operaii; calcularea valorilor, dac este cazul; obinerea de centralizatoare pentru cumularea mai multor documente ; verificarea de form, aritmetic i de fond (legalitatea, realitatea, oportunitatea, necesitatea i economicitatea operaiunilor din documente); nregistrarea n contabilitate; Pentru nregistrarea n contabilitate se face analiza i contarea documentelor justificative care const n indicarea pe fiecare document sau pe centralizatorul acestora (care conine mai 14

multe documente justificative cu operaii de aceeai natur i din aceeai perioad) a simbolurilor conturilor debitoare i a celor creditoare. Din punct de vedere metodologic, nregistrrile n contabilitate se fac: cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data ntocmirii sau data intrrii acestora n intreprindere; sistematic, n registrele deschise pentru conturile sintetice i analitice n conformitate cu regulile stabilite.

2.6. VERIFICAREA DOCUMENTELOR JUSTIFICATIVE


Verificarea documentelor justificative se face nainte de a se efectua nregistrarea n contabilitate i are ca scop de a se identifica i corecta eventualele erori fcute anterior. Verificarea poate fi : verificare de forma prin care se urmrete dac au fost completate toate rubricile din document, dac preurile i calculele sunt corecte, dac exist semnturile persoanelor care au ntocmit, vizat sau aprobat operaia,etc. verificare de fond, se refer la o serie de operaii de fond i anume: necesitatea efecturii operaiei care se verific pornindu-se de la programul de activitate i bugetul de venituri i cheltuieli al unitii; legalitatea, adic dac operaiunea se ncadreaz n prevederile legale; oportunitatea const n efectuarea operaiei n momentul potrivit, cel mai favorabil, cu eforturi minime; economicitatea, adic realizarea operaiei s se fac cu cheltuieli minime pentru a se asigura rentabilitatea necesar. Operaiunea de verificare se confirm prin semntura persoanei mputernicite pentru aceasta. Dup nregistrarea n contabilitate, documentele justificative sunt supuse operaiunii de clasare i n final de arhivare . Tratarea erorilor Tratarea erorilor se face astfel: erorile contabile ce apar cu ocazia ntocmirii, verificarea i nregistrarea documentelor justificative se nregistreaz prin tierea cu o linie a textului sau cifrelor greite n toate exemplarele, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se confirm prin semntura persoanei sau a persoanelor care au ntocmit documentul justificativ, menionndu-se i data efecturii corecturii. Nu sunt admise corecturi n documentele justificative privind mijloacele bneti i alte operaiuni prevzute prin dispoziii legale. n cazul unor asemenea erori, documentul greit se anuleaz, fr a se detaa din carnetul respectiv. Pentru documentele care consemneaz operaii de predare - primire a valorilor materiale, corectarea erorilor trebuie confirmat prin semntura ambelor pri, adic a predtorului i a primitorului. n cazul utilizrii tehnicii de calcul (n sistem informatic) corecturile sunt admise nainte de prelucrare a acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea; de asemenea listele de erori rezultate de la calculator pe baza crora se face modificarea n baza de date, trebuie semnate de persoanele mputernicite. 15

2.7 PREZENTAREA UNOR DOCUMENTE JUSTIFICATIVE


2.7.1. Factura fiscala Factura fiscala - este documentul pe baza cruia se realizeaz decontarea produselor si mrfurilor livrate, lucrrilor executate si serviciilor prestate. Este folosit ca document de nsoire a bunurilor pe timpului transportului precum si ca document de nregistrare n contabilitatea furnizorului i a cumprtorului. Factura este un document cu regim special care se ntocmete de certe furnizori cnd cumpr produse, lucruri, servicii care se factureaz. factura se ntocmete de ctre agentul economic cnd vinde produse, lucrri, servicii; are numr dat; se descrie operaia, cantitatea, preul, calitatea si TVA 19% antetul: partea de sus a documentului stnga - date de identificarea a cumprtorului, dreapta - productor; date de identificare ale celui care efectueaz transportul (jos dreapta); se semneaz documentul de ctre furnizori i se tampileaz. Circul la: furnizor: la compartimentul n care se efectueaz operaiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (toate exemplarele); viza de control financiar preventiv se acorda numai pe exemplarul 3; la persoanele autorizate s dispun ncasri n contul de la banca al unitii (toate exemplarele); la compartimentul desfacere, n vederea nregistrrii n evidenele operative i pentru eventualele reclamaii ale clienilor (exemplarul 2 al facturii, la care se anexeaz dispoziia de livrare); la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul 3); La cumprtor: la compartimentul aprovizionare, pentru confirmarea operaiunii, avnd ataat exemplarul din avizul de nsoire a mrfii care a nsoit produsul sau marfa, dac este cazul, inclusiv nota de recepie i constatare de diferene, n cazul n care marfa nu a fost nsoita de factur pe timpul transportului (exemplarul 1); la compartimentul care efectueaz operaiunea de control financiar preventiv pentru acordarea vizei (exemplarul 1, mpreun cu avizul de nsoire a mrfii, inclusiv nota de recepie i de constatare de diferene, dup caz); la compartimentul financiar-contabil, pentru acceptarea plaii, precum i pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul 1, mpreun cu avizul de nsoire a mrfii, inclusiv nota de recepie i de constatare de diferene, dup caz); Se arhiveaz: La furnizor: la compartimentul desfacere la compartimentul financiar-contabil La cumprtor: 16

la compartimentul financiar-contabil Dispoziia de livrare/avizul de nsoire a mrfii conin aceleai informaii n cuprinsul lor i se ntocmesc de ctre furnizor. Orice persoan impozabil, nregistrat ca pltitor de tax pe valoarea adugat, are obligaia s emit factur fiscal pentru livrrile de bunuri sau prestrile de servicii efectuate, ctre fiecare beneficiar. Persoanele impozabile, care nu sunt nregistrate ca pltitori de tax pe valoarea adugata, precum i contribuabilii inactivi, ale cror certificate de nregistrare fiscal au fost suspendate prin ordin al preedintelui Ageniei Naionale de Administrare Fiscal, nu au dreptul s emit facturi fiscale i nici s nscrie taxa pe valoarea adugata pentru livrrile de bunuri i/sau prestrile de servicii efectuate ctre alt persoan, n orice documente emise

MODEL
Furnizor: GEANINA S.R.L. Nr de nmatriculare n Registrul Comerului/anul:J13/1512/1996 Cod fiscal(CUI)R8505513 Sediul:Constana,Str Soveja,Nr.91,Bl.DR26,Sc.C,Ap.40 Judeul Constana Contul:RO15RNCB2300000141950001 Banca:BCR CONSTANTA Capital Social:9180 lei Seria CT VEH Nr.0318078

FACTUR FISCAL

Cumprtor...............................
Nr de nmatriculare n registrul

Nr factur.................. Data......................... Nr aviz de nsoire a mrfii................


U.M. Cantitatea Preul unitar (fr T.V.A.)lei4

Comerului................................ Codul fiscal.............................. Sediul...................................... Contul .................................... Banca............


Valoarea -lei5(3x4) Valoarea T.V.A -lei6

Nr Denumirea produselor sau crt a serviciilor 0 1

Semntura i tampila furnizorului

Date privind expediia: Numele delegatului.............................. ............................................................. BI/CI.Seria..........Nr............................. Mijloc de transport.............................. Nr........................................................ Expedierea s-a efectuat n prezena noastr la data ......................ora.......... Semnturile..........................................

Total din care accize: x Semntura de primire Total de plat(col5+col6)

17

2.7.2. Dispoziia de livrare Dispoziia de livrare reprezint documentul pe baza cruia se realizeaz eliberarea din magazie a bunurilor materiale, scderea din gestiunea furnizorului i ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau a facturii, dup caz. Servete ca: document pentru eliberarea din magazie a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale destinate vnzrii; document justificativ de scdere din gestiunea magaziei predtoare; document de baz pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau a facturii, dup caz. Se ntocmete n dou exemplare de ctre serviciul desfacere. Circul: la magazie, pentru eliberarea produselor, mrfurilor sau altor valori materiale i pentru nregistrarea n evidena magaziei, semnndu-se de ctre gestionarul predtor pentru cantitile livrate (ambele exemplare); la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea avizului de nsoire a mrfii sau facturii, dup caz (exemplarul 2). Se arhiveaz: la magazie (exemplarul 1); la compartimentul desfacere (exemplarul 2). Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: denumirea, numrul i data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului; denumirea furnizorului; numrul curent; denumirea produselor; U/M; cantitatea dispus; cantitatea livrat; preul unitar; semnturi: ntocmit, dispus livrarea, gestionar, primitor 2.7.3. Avizul de nsoire a mrfii Avizul de nsoire a mrfii servete ca documente pentru eliberarea din magazie a bunurilor materiale destinate vnzrii, trimise spre prelucrare la teri, n custodie sau pstrare, pentru scderea din gestiunea furnizorului, pentru ntocmirea facturii, ca document de nsoire pe timpul transportului, ca document de recepie la cumprtor. Se ntocmete n trei exemplare de ctre unitile care nu au posibilitatea ntocmirii facturii n momentul livrrii produselor, mrfurilor sau altor valori materiale, datorita unor condiii obiective i cu totul excepionale, fcndu-se meniunea "Urmeaz factura". n cazul transferului de bunuri ntre gestiunile aceleiai uniti patrimoniale dispersate teritorial, avizul de nsoire a mrfii va purta meniunea "Fr factur". Se emite, pe msura livrrii, de ctre compartimentul desfacere, care semneaz pentru ntocmire.

18

Pe avizul de nsoire a mrfii, emis pentru valori materiale trimise pentru prelucrare la teri sau pentru vnzare n regim de consignaie, se face meniunea "Pentru prelucrare la teri" sau "Pentru vnzare n regim de consignaie", dup caz, etc. n celelalte situaii dect cele prevzute mai sus se face meniunea cauzei pentru care s-a ntocmit avizul de nsoire a mrfii i nu factura. Circul: La furnizor: la delegatul unitii care face transportul sau al clientului, pentru semnare de primire (exemplarul 1); la compartimentul desfacere, pentru nregistrarea cantitilor livrate n evidenele acestuia i pentru ntocmirea facturii (exemplarele 2 si 3); la compartimentul financiar-contabil, ataat factura (exemplarul 3); La cumprtor: la magazie, pentru ncrcarea n gestiune a produselor, mrfurilor sau altor valori materiale primite, dup efectuarea recepiei de ctre comisia de recepie i dup consemnarea rezultatelor (exemplarul 1); la compartimentul aprovizionare, pentru nregistrarea cantitilor aprovizionate n evidena acestuia (exemplarul 1); la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la factura (exemplarul 1). n cazul valorilor materiale prelucrate la teri, pe exemplarul respectiv se face meniunea "Din prelucrare la teri". Se arhiveaz: La furnizor: la compartimentul desfacere (exemplarul 2); la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 3 al facturii (exemplarul 3); La cumprtor: la compartimentul financiar-contabil, ataat la exemplarul 1 al facturii (exemplarul 1). 2.7.4. Nota de recepie i constatare diferene Formular tipizat fr regim special.(Cod 14-3-1A si 14-3-1/aA), document care se ntocmete de ctre comisia de recepie i de ctre gestionar cu ocazia recepionrii mrfurilor sosite la depozit. Documentul cuprinde date privind actele nsoitoare, denumirea materialelor, a ambalajelor i a materialelor refolosibile din dezambalare, codul, cantitile i valoarea mrfurilor selecionate, procentul si valoarea rabatului comercial. Format A4, X4 tiprit pe ambele fee, n blocuri de 150 de file. Servete ca: document pentru recepia bunurilor aprovizionate; document justificativ pentru ncrcare n gestiune; act de prob n litigiile cu cruii i furnizorii, pentru diferenele constatate la recepie; document justificativ de nregistrare n contabilitate. 19

Se folosete ca document distinct de recepie in cazul: a) bunurilor materiale cuprinse ntr-o factura sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiuni diferite; b) bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare; c) bunurilor materiale procurate de la persoane fizice; d) bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare; e) bunurilor materiale care prezint diferene la recepie; f) mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vnzare cu amnuntul sau en gros (cod 14-3-1/aA). n cazurile menionate mai sus, precum i pentru materialele nestocate a cror valoare se nregistreaz direct pe cheltuieli, recepia i ncrcarea n gestiune se fac pe baza documentului de livrare care nsoete transportul (factura, avizul de nsoire a mrfii etc.). Se ntocmete n dou exemplare, potrivit prevederilor legale, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, dup caz, pe msura efecturii recepiei. n situaia n care la recepie se constata diferene, Nota de recepie i constatare de diferene se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie legal constituit. n cazul cnd bunurile materiale sosesc n trane, se ntocmete cte un formular pentru fiecare trana, care se anexeaz apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii. Datele de pe verso formularului nu se completeaz dect atunci cnd se constata diferene la recepie. Circul: la gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale recepionate (toate exemplarele) la compartimentul financiar-contabil, pentru ntocmirea formelor privind lichidarea diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru nregistrarea n contabilitatea sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare (factura sau avizul de nsoire a mrfii); la unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea lipsurilor stabilite. Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

2.7.5. Stat de salarii Servete ca: document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor, precum i contribuiilor i al altor sume datorate; document justificativ de nregistrare n contabilitate. Se ntocmete n dou exemplare, lunar, pe secii, ateliere, servicii etc., pe baza documentelor de eviden a muncii i a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru muncitorii salarizai n acord etc., a evidenei i a documentelor privind reinerile legale, a listelor de avans chenzinal, concediilor de odihn, certificatelor medicale (n cazul statului de salarii cod 14-5-1/b i cod 14-5-1/c) i se semneaz, pentru confirmarea exactitii calculelor, de ctre persoana care determin salariul cuvenit i ntocmete statul de salarii.

20

Coloanele libere din partea de reineri a statelor de salarii urmeaz a fi completate cu alte feluri de reineri legale dect cele nominalizate n formular. Pentru centralizarea la nivelul unitii a salariilor i a elementelor componente ale acestora, inclusiv a reinerilor, se utilizeaz aceleai formulare de state de salarii. Plile fcute n cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidrile, indemnizaiile de concediu etc. se includ n statele de salarii, pentru a cuprinde astfel ntreaga sum a salariilor calculate i toate reinerile legale din perioada de decontare respectiv. Circul: la persoanele autorizate sa exercite controlul financiar preventiv i s aprobe plata (exemplarul 1); la casieria unitii pentru efectuarea plaii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dup caz; la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul 1); la compartimentul care a ntocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei atunci cnd se solicit plata salariilor neridicate. Se arhiveaz: la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de pli (exemplarul 1); la compartimentul care a ntocmit statele de salarii (exemplarul 2). Coninutul minimal obligatoriu de informaii al formularului este urmtorul: denumirea unitii, seciei, serviciului etc.; denumirea formularului: ntocmit pentru luna, anul; numele i prenumele; venitul brut; contribuia individual de asigurri sociale; contribuia individual la bugetul asigurrilor pentru omaj; contribuia pentru asigurri sociale de sntate; cheltuieli profesionale; venitul net; deducere personal de baz; deduceri suplimentare; venitul baz de calcul; impozitul calculat i reinut; salariul net; semnturi: conductorul unitii, conductorul compartimentului financiar-contabil, persoana care l ntocmete 2.7.6. Chitana Chitana se ntocmete n dou exemplare: unul rmne la emitent i celalalt la cel cruia i se ncaseaz bani servete la justificarea ncasrii sumelor n numeral de ctre casier; trebuie scris n cifre i litere; trebuie consemnat obiectul; chitana este ntocmit de casier.

21

Model
Unitatea:Birou Notar Public Caba Oana Cod unic:2741010364248 Sediul:Ovidiu, os. Naional Nr.64 A Judeul: Constana
Seria CT VPF Nr. 7783349

CHITANA Nr. ________ Data : ................ 200... Am primit de la .............................................................................. Adresa............................................................................................ Suma de .......................adic......................................................... Reprezentnd................................................................................. Casier,

22

BIBLIOGRAFIE

Dr .Dumitru Cotle Dr. Camelia Haegan Drd. Nicolae Bobian Dr. Dorel Mare Dr. Anda Iosif Dr. Codrua Negru Dr. Felicia Ineovan

Contabilitatea Financiar Editura Mirton 2003

Dorel Mate Ion Pere Cristian Pere

Bazele Contabilitii Editura Mirton Timioara 2005

Mihail Epuran Corina Grosu Vaceria Bbi

Contabilitatea Financiar n noul sistem Contabil. vol. I Editura de Vest Timioara

23