Trabajo Edgar Const

Cartillas de Administracin Pblica
FUNCIN PBLICA
Repblica de Colombia
Departamento Administrativo de la
Libertad y Orden
De la Administracin Pblica Nacional
Audiencias Pblicas en la Ruta de la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana
AUDIENCIAS PBLICAS EN LA RUTA DE LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA

De la Administracin Pblica Nacional
Departamento Administrativo de la funcin Pblica Repblica de Colombia
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GENERAL DE LA REPBLICA C O L O M B I A
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AUDIENCIAS PBLICAS EN LA RUTA PARA DE LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA De la Administracin Pblica Nacional Director Nacional Honorio Miguel Henrquez Pinedo Subdirectora de Proyeccin Institucional Luz Amparo Gonzlez Agudelo Subdirector Acadmico Mauricio Villalobos Rodrguez Subdirectora de Alto Gobierno Mara Magdalena Forero Moreno Subdirectora Administrativa y Financiera Yolanda Monsalve Medina Secretario General Edgard Sierra Cardozo Jefe de la Oficina Asesora Jurdica Rubn Daro Caldern Jaramillo Jefe de la Oficina Asesora de Planeacin Germn Insuasty Mora Jefe Control Interno Eurpedes Gonzlez Ordez Decano Facultad de Pregrado Andrs Felipe lvarez Grajales Decana Facultad de Postgrado Zoraida Celis Carrillo Decano Facultad de Investigaciones Carlos Roberto Cubides Olarte Equipo Coordinador Luz Amparo Gonzlez Agudelo Lilia Ins Rojas Parra Margarita Mara Ricardo vila Diagramacin e Impresin Imprenta Nacional de Colombia Bogot, agosto de 2009 ISBN: 978-958-652-230-4
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA Directora Elizabeth Cristina Rodriguez Taylor Subdirectora Carla Liliana Henao Carmona Director de Empleo Pblico Alberto Medina Aguilar CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA Contralor General Julio Csar Turbay Quintero Contralor Delegado para la Participacin Ciudadana Carlos Arturo Mora Garca (E) Director de Promocin y Desarrollo del Control Ciudadano Carlos Arturo Mora Garca TRANSPARENCIA POR COLOMBIA Directora Ejecutiva Elisabeth Ungar Bleier Coordinadora ndice de Transparencia de las Entidades Pblicas y Estrategia Territorial Marcela Restrepo Hung
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica Caridad Jimnez Giraldo Elsa Yanuba Quinez Serrano Pasante de Finanzas y Relaciones Internacionales Fundacin Universitaria San Martn Reinaldo Andrs Mendoza Solano Universidad del Rosario Daljaira Diazgranados Vuelvas Pasante Facultad de Derecho Contralora General de la Repblica Vernica Caro de Bernal Ernesto Perilla Transparencia por Colombia Fernando Segura Restrepo
INVESTIGACIN Y TEXTOS
Agradecimientos a entidades que validaron la gua: 1. Agencia Presidencial para la Accin Social y Cooperacin Internacional 2. Agencia Logstica de las Fuerzas Militares 3. Corporacin Autnoma Regional del Centro de Antioquia 4. Corporacin Autnoma Regional del Valle del Cauca 5. Corporacin Autnoma Regional para la Defensa de la Meseta de Bucaramanga 6. Corporacin Autnoma Regional del Magdalena, CORPAMAG 7. Corporacin Autnoma Regional del Ro Grande de la Magdalena, CORMAGDALENA 8. Departamento Administrativo Nacional de la Economa Solidaria 9. Departamento Nacional de Planeacin 10. Hospital Militar Central 11. Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 12. Instituto Nacional Penitenciario y Carcelario, INPEC 13. Ministerio de Ambiente Vivienda y Desarrollo Territorial 14. Ministerio de Minas y Energa 15. Ministerio de Cultura 16. Ministerio de la Proteccin Social 17. Procuradura General de la Nacin 18. Superintendencia de Servicios Pblicos Domiciliarios 19. Superintendencia Nacional de Salud 20. Universidad del Cauca 21. Universidad Nacional Abierta y a Distancia, UNAD 22. Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca 23. Programa Presidencial de Lucha contra la Corrupcin
Contenido
Pg.
Introduccin
1. QU ES RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA? 1.1. Por qu la Administracin Pblica est obligada a la rendicin de cuentas? 1.2. Quines deben rendir cuentas a la ciudadana? 1.3. Exigencias de un proceso satisfactorio de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana 2. CONTENIDOS DE LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA 2.1. Informacin institucional obligatoria 2.2. Informacin de inters para la ciudadana 3. LA RUTA A SEGUIR PARA ORGANIZAR Y REALIZAR LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA 3.1. Planee el proceso de rendicin de cuentas
3.1.1. Alistamiento institucional
3.1.1.1. Sensibilice a los empleados de la entidad 3.1.1.2. Promueva la participacin de organizaciones sociales
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3.2. Interacte con la ciudadana antes de la audiencia pblica
Pg.
3.3. Organice la audiencia pblica para cerrar el proceso de rendicin de cuentas

3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. Renase con el grupo interno de apoyo Prepare los informes para la audiencia nal Prepare la logstica de la Audencia Pblica Convoque a la audiencia pblica
26 26 26 28 28 30 32 34
3.4. Realice la audiencia pbliica de rendicin de cuentas a la ciudana 3.5. Despus de la Audiencia Pblica 3.6. Reinicie la planeacin de un nuevo proceso de Rendicin de Cuentas 4. PARMETROS PARA EVALUAR LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA ANEXOS Anexo No. 1. Tips normativos y jurisprudencia Anexo No. 2. Matriz para clasicar informacin Anexo. No. 3. Recomendaciones para disear la estrategia de comunicacin Anexo No. 4. Aviso de convocatoria pblica Anexo No. 5. Tarjeta de invitacin personalizada Anexo No. 6. Formato para la presentacin de propuestas Anexo No. 7. Formato para la evaluacin de la Audiencia Pblica
35 39 40 45 47 48 49 50 53 55
Bibliografa
Introduccin
Las Audiencias Pblicas de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana fueron establecidas desde el ao 1998 en el artculo 33 de la ley 489 de 1998. Desde nales del ao 2003, gracias a un esfuerzo conjunto realizado por el Programa Presidencial de Lucha Contra la Corrupcin y el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica por elaborar un documento gua de orientacin, mediante consulta con algunas universidades y representantes de organizaciones sociales, las entidades pblicas del orden nacional iniciaron la rendicin de cuentas a la ciudadana a travs de Audiencias Pblicas, contribuyendo as a la democratizacin de la Administracin Pblica Colombiana1. La experiencia de las audiencia pblicas de rendicin de cuentas ha sido monitoreada y evaluada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, la Corporacin Transparencia por Colombia en la medicin del ndice de Transparencia2 y, con el Departamento Administrativo Nacional de Estadsticas DANE a travs de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional EDI. Del informe de la Corporacin Transparencia por Colombia de los aos 200420053 se extracta lo siguiente:
La medicin nacional 2004-2005 mostr cmo, por primera vez, un 13% de entidades se encuentran en riesgo bajo de corrupcin. As mismo, disminuy el nmero de entidades en riesgo alto y muy
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Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana. Bogot, D. C., mayo de 2005. El ndice de Transparencia de las Entidades Pblicas es un instrumento que mide las condiciones institucionales que favorecen o previenen el surgimiento de riesgos de corrupcin en las entidades pblicas. Corporacin Transparencia por Colombia. ndice de Transparencia Nacional Resultados 2004, Resultados 2005 Entidades Pblicas Nacionales. Coleccin Documentos Observatorio de Integridad.
AUDIENCIAS PBLICAS EN LA RUTA DE LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIU D A D A N A
alto al pasar de 36% en el 2003 a 3.84% en el 2005. Finalmente, las entidades en riesgo moderado pasaron de 27% en 2003 a 52.26% en 2005. Los resultados 2004-2005 sealaron una tendencia positiva al incrementarse el promedio general de calicacin de 62,57/100 en 2003 a 75,85/100 puntos en el 2005. Es importante destacar la Gua para la Rendicin de Cuentas elaborada por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica. Este documento ha contribuido a la institucionalizacin del proceso. La mejora en los resultados generales del ndice no debe distraer nuestra atencin frente a aspectos en los que an hay importantes caminos por recorrer: contratacin pblica, gestin de los recursos humanos y una relacin ms efectiva con los ciudadanos, adems de las alertas sobre la Rama Legislativa y las entidades nacionales con asiento en el nivel territorial.
La Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional EDI 20074 del DANE mide, entre otros aspectos, la RENDICIN DE CUENTAS, denindola como la Percepcin de los funcionarios con respecto a la calidad de la informacin que se entrega al ciudadano y a la presencia, incidencia y denuncia de prcticas irregulares dentro de la entidad. Los resultados de esta encuesta sealan que En general la mayora de entidades presenta un elevado o muy elevado desempeo en trminos de Rendicin de Cuentas (79%)5.
De otra parte, entidades de control como la Procuradura General de la Nacin y la Contralora General de la Repblica incluyen, en sus controles, el anlisis de las acciones emprendidas por las administraciones pblicas que permitan la participacin ciudadana y que sealen transparencia en su gestin. El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP) con el n de evaluar la realizacin de las audiencias pblicas, en el marco del Sistema de Desarrollo Administrativo aplic por tercera oportunidad, en el 2008, la encuesta de seguimiento a travs del Sistema nico de Personal SUIP, la que muestra un importante cumplimiento (92%). No obstante estos resultados positivos que demuestran la institucionalizacin de las audiencias pblicas, es necesario fortalecer cualitativamente la manera de hacer la rendicin de cuentas a la ciudadana a travs de audien4
Esta encuesta fue dirigida a funcionarios de planta de 148 entidades del nivel nacional pertenecientes a las Ramas del Poder Judicial, Legislativa y Ejecutiva, los organismos de control, la organizacin electoral y las corporaciones autnomas regionales, para conocer la percepcin de los funcionarios pblicos sobre el ambiente y el desempeo institucional de las entidades a las que prestan sus servicios. Datos tomados del informe de la Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional EDI 2007. DANE Encuesta sobre Ambiente y Desempeo Institucional Nacional EDI 2007 en www.dane.gov.co
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DE LA ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL
cias pblicas presenciales, con el n de garantizar que estas se conviertan en un proceso permanente de interlocucin y dilogo con la ciudadana, facilitando el ejercicio del control social. Para ello el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica (DAFP), de manera conjunta con la Contralora General de la Repblica y la Corporacin Transparencia por Colombia, se concentr en analizar y recoger aspectos cruciales que permitieran mejorar la rendicin de cuentas a la ciudadana y en forma concertada construy nuevas orientaciones que se incluyen en el presente documento: AUDIENCIAS PBLICAS EN LA RUTA DE LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA DE LA ADMINISTRACIN PBLICA NACIONAL. La gua fue validada con 23 entidades de la Administracin Pblica Nacional, las cuales efectuaron recomendaciones para su simplicacin y ajuste. Como resultado de esta labor interinstitucional se presenta a las entidades pblicas del Orden Nacional la Ruta a seguir para realizar audiencias pblicas de rendicin de cuentas a la ciudadana, detallando el procedimiento, las actividades a realizar paso a paso, as como herramientas conceptuales, formatos para facilitar esta labor y sugerencias para mejorar cualitativamente el proceso de rendicin de cuentas. El principal cambio en las orientaciones con el n de cualicar los esfuerzos que realizan las entidades es entender la rendicin de cuentas a la ciudadana como un proceso permanente de interlocucin y encuentro con los ciudadanos organizados, lo que tiene las siguientes implicaciones: La rendicin de cuentas no se limita e eventos puntuales, incluye varios momentos y espacios y requiere un punto cumbre de encuentro presencial entre la ciudadana y grupos de inters social y los representantes de la Administracin Pblica, es decir, los Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, los Superintendentes y los jefes de las entidades y organismos descentralizados del orden nacional, acompaados de su cuerpo directivo. La audiencia pblica presencial y todo el proceso de rendicin de cuentas debe ser planeado, preparado, ejecutado y revisado permanentemente. Durante el proceso debe existir dilogo entre la ciudadana y la Administracin Pblica. Es necesario que todos los servidores pblicos de la entidad se involucren en la rendicin de cuentas, generando actitudes de apertura, lo cual implica realizar actividades de sensibilizacin y capacitacin a travs de proyectos de aprendizaje en equipo. Se requiere implementar estrategias de comunicacin para movilizar la participacin en los procesos de rendicin de cuentas a la ciudadana.
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La gua est compuesta por cuatro captulos; en el primero se explica qu es y por qu la obligacin de la rendicin de cuentas, as como las exigencias para un buen ejercicio de rendicin de cuentas. En el captulo dos se presentan los contenidos obligatorios de un proceso de rendicin de cuentas; en el captulo tres se determinan y explican cada uno de los pasos para seguir la ruta y organizar la rendicin de cuentas a la ciudadana. Finalmente, en el captulo cuarto se desarrollan parmetros, constituido por indicadores que permiten determinar niveles de avance en el proceso de rendicin de cuentas.
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1. Qu es la rendicin de cuentas a la ciudadana?
1.1. Por qu la Administracin Pblica est obligada a la rendicin de cuentas?

La rendicin de cuentas a la ciudadana es el deber que tienen las autoridades de la Administracin Pblica de responder pblicamente, ante las exigencias1 que realice la ciudadana, por los recursos, las decisiones y la gestin realizada en ejercicio del poder que les ha sido delegado . La rendicin de cuentas o responsabilizacin de la Administracin Pblica ante la sociedad es consecuencia del control social que realizan los ciudadanos a travs de diferentes iniciativas y organizaciones sociales mediante los cuales inuyen en el uso del poder pblico2 en ejercicio de la soberana popular. Implica un proceso permanente a travs de varios espacios de interlocucin, deliberacin y comunicacin, en el que las autoridades de la Administracin Pblica deben informar y explicar a la ciudadana sobre los resultados de la gestin encomendada y someterse al control social; esto es a la revisin pblica y evaluacin de la ciudadana sobre la gestin. Es una nueva forma en que la administracin se relaciona con la comunidad.
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NO ES transmisin unilateral de informacin, pues se convierte as en publicidad. NO ES un evento o reunin de un momento; por el contrario, implica varias acciones y espacios de comunicacin para la interlocucin. NO se trata de mostrar solamente los aciertos, se debe hablar sobre errores y limitaciones para cumplir las responsabilidades. Es estar dispuesto a explicar los logros y los fracasos. En desarrollo de la democracia participativa, las autoridades de la Administracin Pblica tienen la obligacin de responder ante la ciudadana por las acciones y decisiones que han tomado en ejercicio del poder que le ha sido otorgado por el pueblo. En Colombia la Constitucin Poltica adopt la democracia participativa contemplando la oportunidad de controlar el ejercicio del poder ejecutivo por parte de los ciudadanos. Por ello los gobernantes deben abrirse a la inspeccin pblica y responder por sus actos .
La Procuradura General de la Nacin seala que la rendicin de cuentas social implica una exigencia de responsabilidad por lo que se hace y la responsabilidad ante los ojos de quienes nos hacemos responsables ocio No. IUS-2009-79085 del 26-03-09. Bonbright, David. Citado por Cruz, Anabel y Pousadela, Ins (Eds) Poder, Rendicin de Cuentas y Sociedad Civil.
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Para algunos la rendicin de cuentas se cumple con una reunin pblica (audiencia) que se realiza una vez al ao, en la que se presenta un informe; pero este proceso va ms all; para que exista una verdadera rendicin de cuentas a la ciudadana es necesario organizar varios espacios de comunicacin y de encuentro que permitan que la informacin sobre la gestin y las responsabilidades asignadas estn en constante reexin por parte de la ciudadana. La Audiencia Pblica es uno de los espacios para la rendicin de cuentas, de encuentro y reexin nal sobre los resultados de la gestin de un periodo, en el cual se resumen temas cruciales.
1.2. Quines deben rendir cuentas a la ciudadana?

Existen razones polticas y otras de carcter legal para explicar la obligacin de la administracin para realizar la rendicin pblica de cuentas a la ciudadana. Desde el punto de vista poltico es la siguiente: El poder poltico surge a partir de la eleccin libre y voluntaria del ciudadano, quien por medio del sufragio o voto universal elige a las autoridades que le representarn en los asuntos de gobierno o legislativos; esta regla superior de las Democracias participativas se hace extensiva a quienes, aunque no sean elegidos directamente por los votantes, son designados por aquellos que ostentan este poder para ocupar altas dignidades del Estado. Por lo tanto, los unos y los otros tienen, dentro de otras responsabilidades propias de sus cargos, la de responder directamente ante el ciudadano por las acciones u omisiones a las que haya lugar. Es as como esta forma de control se extiende de los funcionarios electos a miembros no electos de las entidades estatales. Cuando el jefe del organismo pblico es designado para dirigir dicho organismo, comparte la responsabilidad poltica con el gobernante electo por los compromisos denidos en el programa de gobierno y comparte adems, la responsabilidad de dar cumplimiento a la Constitucin Poltica, las leyes y a garantizar los derechos y libertades de los colombianos.
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De esta manera, los Ministros, Directores de Departamentos Administrativos, los Superintendentes y los jefes de las entidades y organismos descentralizados participan de la responsabilidad poltica que asume el Gobierno frente a los electores; para ello, intervienen en la formulacin de polticas, en la elaboracin de programas sectoriales y en su ejecucin3. La Corte Constitucional colombiana ha sealado la obligacin de las distintas dependencias de la administracin de proporcionar la informacin necesaria para el ejercicio del control ciudadano, precisando que esta obligacin es de suma importancia puesto que es una concrecin de derechos constitucionales fundamentales y de principios que rigen la funcin pblica. En una democracia participativa el derecho a acceder a la informacin (artculo 20, C.P.) constituye un instrumento indispensable para el ejercicio del derecho poltico fundamental a participar en el control del poder poltico (artculo 40, C.P.), de lo cual depende la efectividad del principio de responsabilidad poltica (artculo 133, C.P.)4, as como la materializacin del principio de publicidad que rige la funcin administrativa (artculo 209 C.P)5. Desde el punto de vista jurdico: Con fundamento en los mandatos constitucionales hay normas que ordenan a las entidades responder ante los ciudadanos por las obligaciones asignadas: 1. Sobre Audiencias Pblicas la ley 489 de 1998, en el artculo 33, Captulo VIII sobre Democratizacin y Control de la Administracin Pblica se establece que la Administracin podr convocar audiencias pblicas en las cuales se discutirn aspectos relacionados con la formulacin, ejecucin o evaluacin de polticas y programas a cargo de la entidad, y en especial cuando est de por medio la afectacin de derechos o intereses colectivos. Las comunidades y las organizaciones podrn solicitar la realizacin de audiencias pblicas, sin que la solicitud o las
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Estas autoridades participan de la responsabilidad poltica porque intervienen en la formulacin de polticas, en la elaboracin de programas sectoriales y en la ejecucin de los mismos.
Artculo 48 de la Ley 489 de 1998 Constitucin Poltica. Artculo 133. Carcter de los congresistas. Inciso segundo. El elegido es responsable polticamente ante la sociedad y frente a sus electores del cumplimiento de las obligaciones propias de su investidura. Sentencia No. T-596 de 2002.
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conclusiones de las audiencias tengan carcter vinculante para la Administracin. 2. En desarrollo de la Ley 489 de 1998 se expidi el decreto 3622 de 2005, en el cual se adopta como una de las polticas de desarrollo administrativo para organismos nacionales, la democratizacin de la Administracin Pblica; dicha poltica est dirigida a consolidar la cultura de la participacin social en la gestin pblica, con el n de facilitar la integracin de los ciudadanos y servidores pblicos en el logro de las metas econmicas y sociales del pas y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendicin social de cuentas y propicien la atencin oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad. Como parte de esta poltica el DAFP formul orientaciones para que las entidades realicen por lo menos una vez al ao audiencias pblicas de rendicin de cuentas a la ciudadana. 3. Complementariamente hay disposiciones generales para la Administracin Pblica sobre el Sistema de Gestin de Calidad, sobre el cual en el literal d) artculo 5, de Ley 872 de 2003 y el artculo 3 del decreto 4110 de 2004, obliga a las entidades a facilitar la evaluacin, el control ciudadano a la calidad de la gestin, y el acceso a la informacin sobre los resultados del sistema. As mismo, en el Decreto 1599 de 2005, por el cual se adopta el Modelo standar de Control Interno MECI se establece como uno de los elementos de control: la comunicacin informativa mediante el cual se orienta y se evala entre otros la realizacin de procesos de rendicin de cuentas a travs de audiencias pblicas. Adicionalmente, existe normatividad sectorial que obliga en especial a las Corporaciones Autnomas Regionales y a las Secretaras de Salud Territorial la realizacin de audiencias de rendicin de cuentas (ver Anexo No. 1. Tips normativos y jurisprudencia, pg. 40). De acuerdo con lo establecido en la Ley 489 de 1998 todas las entidades y organismos de la Administracin Pblica tienen la obligacin de desarrollar su gestin acorde con los principios de la democracia participativa y democrati-
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zacin de la gestin pblica. En cumplimiento de esta disposicin dichas organizaciones deben realizar la rendicin de cuentas a la ciudadana. La Administracin Pblica est integrada por organismos que conforman la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y por todos los dems organismos y entidades de naturaleza pblica que de manera permanente tienen a su cargo el ejercicio de actividades y funciones administrativas o la prestacin de servicios pblicos del Estado colombiano (artculo 39 Ley 489 de 1998).
1.3. Exigencias de un proceso satisfactorio de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

La rendicin de cuentas a la ciudadana debe cumplir con unos requisitos o condiciones para garantizar la responsabilidad pblica de las autoridades6 y el derecho ciudadano a exigir explicaciones y realizar el control social, en cumplimiento de los principios de la democracia participativa y publicidad establecidos en la Constitucin Poltica de Colombia. Estos requisitos son: a) Informar pblicamente sobre la gestin y garantizar que la ciudadana acceda a la informacin
La rendicin de cuentas es un derecho de la ciudadana que le permite hacer la peticin de cuentas y vigilar a la administracin frente a lo que ha hecho con las responsabilidades que le fueron delegadas, as como a recibir informacin compresible y de inters para ella. Si bien toda rendicin de cuentas supone la transmisin de informacin, no toda transmisin de informacin constituye rendicin de cuentas solamente brindar informacin exitosa se convierte ms en publicidad que en un ejercicio de rendicin de cuentas7.
Una verdadera rendicin de cuentas, entonces, debe revertir esta relacin de poder haciendo que el que ejerce el poder pblico sea el que tiene que dar respuesta a la sociedad bajo el riesgo de ser sancionado (Goetz y Jenkins.). Bid. Borrador de documento de trabajo. Fortaleciendo la Cohesin Social y la Gobernabilidad a travs de una efectiva Rendicin de Cuentas: Hacia la formulacin de un Sistema Nacional de Rendicin de Cuentas en Colombia. Octubre de 2007. Cruz, Anabel y Pousadela, Ins (Editores). Poder, Rendicin de Cuentas y Sociedad Civil. En http// www.lasociedadcivil.org
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Al poner informacin en la vitrina pblica se facilita la transparencia de la administracin, pero no es suciente para rendir cuentas a la ciudadana, porque con ello no se logra dar explicaciones y justicaciones sobre los resultados de la gestin y la manera como esta se ha realizado. Por lo tanto, es necesario que al presentar la informacin tambin se expliquen los porqus, los cumplimientos e incumplimientos.
La informacin suministrada debe cumplir con algunos requisitos, en trminos de calidad, cantidad y lenguaje utilizado y adecuada a las expectativas de cada grupo de inters. Adems, la administracin debe realizar esfuerzos por facilitar la consulta a travs de diversos medios de comunicacin y debe facilitar el acceso a la informacin oportunamente, en un lenguaje sencillo, comprensible8 y que responda a los intereses de la ciudadana, es decir, lo que quieren los ciudadanos, lo que necesitan saber para tomar decisiones y para hacer control a lo pblico. El ciudadano debe encontrar una relacin entre el programa de gobierno, las metas o compromisos correspondientes a un periodo sobre el cual se realiza la rendicin de cuentas y sus expectativas. Adicionalmente, la Administracin debe garantizar que la ciudadana consulte la informacin suministrada y que se entere efectivamente sobre la accin desarrollada. Es necesario, por lo tanto, comprobar que la informacin es utilizada por la ciudadana, vericar que es consultada para ejercer el control social.
b) Explicar y justificar los actos y decisiones para ejercer las responsabilidades encomendadas
La rendicin de cuentas a la ciudadana implica tambin dar explicaciones y argumentar por qu se toman ciertas decisiones y explicar sobre el nivel de logro de las acciones
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Sentencia No. T-596 de 2002. La Corte Constitucional ha sealado que la obligacin de publicidad en el artculo 51 citado (de la Ley 190 de 1995) muestran que la Administracin debe tomar las medidas necesarias para que esa comunicacin sea efectiva. No se puede, por ejemplo, publicarla de tal forma que sea incomprensible para los ciudadanos. Todo lo contrario. El mandato es que debe hacerse todo lo posible para que cualquier persona, sin tener mayores conocimientos en materia contable, pueda acceder a la informacin all consignada, comprenderla y analizarla. La administracin est al servicio de la comunidad puesto que los funcionarios, de manera directa o indirecta, derivan su poder de los ciudadanos. Solo funcionarios deseosos de ocultar informacin ven como enemigos a los grupos de ciudadanos que legtimamente scalizan al Estado.
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adelantadas. A travs de la explicacin la Administracin debe informar honestamente tanto sobre sus logros como de sus errores y limitaciones.
Se debe explicar qu se hizo, cmo se hizo, con base en qu diagnsticos e informacin, con qu n y qu se logr.
Adems, es necesario aclarar la relacin entre la gestin realizada y las responsabilidades asignadas por la ley y, en especial, dejar claro cmo las acciones y decisiones tomadas garantizan los derechos de los ciudadanos. Es indispensable que estas explicaciones cuenten con un interlocutor del otro lado del mostrador dispuesto a recibirlas y valorarlas.
c) Estar dispuesto a la evaluacin pblica en espacios de deliberacin con los ciudadanos
La Administracin Pblica debe estar dispuesta a ser evaluada por parte de la ciudadana y, en especial, a escuchar, atender y valorar los aportes y peticiones de esta. De esta manera la rendicin de cuentas es un escenario de dilogo colectivo que permite la comunicacin e intercambio de ideas frente a la gestin de las entidades. La respuesta ciudadana a los resultados de la gestin evaluada puede ser de aprobacin o desaprobacin en forma directa o indirecta utilizando medios legales o simblicos9. La desconanza ciudadana es una forma de desaprobar pblicamente a funcionarios o decisiones que toma la Administracin. En forma indirecta la ciudadana puede mostrar su insatisfaccin mediante la utilizacin de mecanismos jurdicos de participacin o acudiendo a los organismos de control. En forma directa la insatisfaccin ciudadana frente a los resultados de la gestin se expresa a travs del voto en el proceso electoral o utilizando el recurso de la revocatoria del mandato a la gestin del Gobernador o el Alcalde10.
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Responsabilizacin por el Control Social. Nuria Cunill Grau. CLAD. 1999. Ley 131 de 1994 y Ley 741 de 2002.
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d) Incorporar las peticiones ciudadanas a los procesos de diseo y ejecucin de polticas pblicas
La Administracin Pblica debe estar en capacidad de articular adecuadamente las demandas, necesidades y observaciones generadas en el marco de la Rendicin de Cuentas, dentro de los procesos de diseo y ejecucin de polticas pblicas. Como proceso de comunicacin y dilogo tanto la administracin como la ciudadana, expresan sus puntos de vista sobre la gestin realizada. Escuchando a la ciudadana, la administracin puede identicar impactos negativos o vacos en la gestin realizada y, a partir de esto mejorar las decisiones y servicios. De igual forma, puede considerar las demandas sociales para tomar nuevas decisiones
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2. CONTENIDOS DE LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA
Tipos de contenido Informacin institucional obligatoria Informacin de inters para la ciudadana
2.1. Informacin institucional obligatoria

La informacin institucional obligatoria es la que debe proporcionar la entidad con base en las responsabilidades asignadas en diversas normas y en los compromisos adquiridos por el gobierno en el plan de desarrollo nacional, as como en lo establecido en el plan de accin institucional. Estas obligaciones incluyen las acciones para el fortalecimiento institucional a travs de las cuales se busca dar cumplimiento a las polticas de modernizacin del Estado y mejoramiento de la gestin pblica tales como poltica antitrmites, sistema de gestin de calidad y control interno, transparencia en la contratacin, etc. Para organizar la informacin institucional obligatoria se deben consultar los diferentes informes que realizan las entidades como el informe de implementacin del Modelo Estndar de Control Interno para la Administracin Pblica (MECI), los resultados sobre la Medicin, Anlisis y Mejora (requisito No. 8. NTCGP 1000:2004) del sistema de gestin de la calidad, las evaluaciones internas a la gestin, el avance de la estrategia de gobierno en lnea, el informe contable exigido por la Contadura General de la Nacin, el informe de avance a las metas de SIGOB, el plan de
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mejoramiento resultado de la auditora realizada por la Contralora General de la Repblica y el informe de rendicin de la cuenta scal, entre otros (ver Anexo No. 2. Matriz para clasicar informacin, pg. 45).
2.2. Informacin de inters para la ciudadana

La entidad debe rendir cuentas sobre los temas que interesan a la ciudadana, investigando sobre sus preocupaciones, descontentos y necesidades1. Para identicar los temas de inters ciudadano, la entidad debe obtener la informacin a travs de las siguientes acciones: 1. Clasificar las quejas y reclamos recibidos
Esta responsabilidad tiene sustento legal en la Ley 489 de 1998, en su artculo 35, literal a) que establece la obligacin de clasicar y analizar las observaciones que presente la ciudadana. De igual forma, la Ley 190 de 1994, artculo 54, establece que
Las dependencias que reciban las quejas y reclamos debern informar peridicamente al jefe o director de la entidad sobre el desempeo de sus funciones, los cuales debern incluir: 1. Servicios sobre los que se presente el mayor nmero de quejas y reclamos, y 2. Principales recomendaciones sugeridas por los particulares que tengan por objeto mejorar el servicio que preste la entidad, racionalizar el empleo de los recursos disponibles y hacer ms participativa la gestin pblica.
Las quejas, reclamos y peticiones son un indicador de las necesidades ciudadanas y de su los usuarios.
En el artculo 2 de la Constitucin Poltica se establece como principio constitucional que se debe facilitar la participacin de todos en los asuntos que los afecten.
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2.
Preguntar a los usuarios, grupos de inters y ciudadana los temas que son de su inters
El inters de los ciudadanos y usuarios frente a las entidades pblicas est centrado en la calidad, oportunidad y cobertura de los servicios y en la forma como estos atienden sus necesidades y derechos. La entidad debe consultar al ciudadano sus intereses a travs de diversos canales de comunicacin, presenciales o virtuales. En especial puede realizar encuentros con lderes de las diversas organizaciones sociales, entrevistas o reuniones en las que se identiquen sus preocupaciones. La rendicin de cuentas puede organizarse para responder a un tema especco solicitado por la ciudadana, complementando con datos precisos y explicaciones. La consulta no debe limitarse a la aplicacin de encuestas. A continuacin se presenta un cuadro para organizar la informacin que se utilizar para la rendicin de cuentas a la ciudadana:
Cuadro de clasicacin de contenidos de la rendicin de cuentas a la ciudadana
Contenidos Bsicos Subclasificacin Temas Objeto de la entidad y derechos ciudadanos que atiende Situacin que se encontr al inicio del perodo (la lnea de base) Metas de plan nacional de desarrollo que debe ejecutar la entidad y poblacin beneciaria Metas del Plan de accin institucional; informar a la ciudadana sobre el diagnstico o estudio de necesidades que las sustentan. Avances y resultados en el cumplimiento del plan de accin obtenidos a la fecha Inversiones y presupuesto asociados a las metas y resultados de la gestin. Impacto de los recursos, servicios y productos realizados por la entidad frente a necesidades ciudadanas en trminos de cobertura y satisfaccin de necesidades. Grado de avance anual.
MNIMOS INSTITUCIONALES
OBLIGATORIOS
1. Metas del plan de desarrollo bajo responsabilidad de la entidad
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Contenidos Bsicos
Subclasificacin
Temas Estado de los contratos realizados y proyectados en relacin con el cumplimiento de metas institucionales. Acciones para garantizar la transparencia en la contratacin. Principales dicultades en la ejecucin y explicaciones de las mismas. Proyecciones para la siguiente vigencia: Programacin de acciones y metas
1. Metas del plan de desarrollo bajo responsabilidad de la entidad
MNIMOS INSTITUCIONALES
OBLIGATORIOS
Plan de mejoramiento institucional Estado de implementacin del MECI y acciones de mejoramiento. Evaluacin de la Implementacin del sistema de gestin de calidad 2. Acciones para el fortalecimiento institucional Mejoramiento de trmites institucionales Acciones para garantizar la participacin ciudadana en la gestin institucional. Planta de personal de la entidad y nmero de contratistas frente a obligaciones asignadas. Vinculacin y evaluacin meritocrtica de gerentes pblicos. Quejas y peticiones frecuentes por reas o servicios institucionales
TEMAS DE INTERS CIUDADANO
Peticiones de inters general 1. Clasicacin de quejas y reclamos Servicios frente a los cuales hay mayor demanda o queja Cantidad de usuarios y ciudadanos inconformes por servicio o proceso de la entidad Propuestas de mejoramiento por servicio o proceso de la entidad. 2. Consulta de temas especcos de inters ciudadano Derechos y servicios priorizados por grupos de inters Problemas del servicio institucional identicados por grupos de beneciarios Principales programas o servicios solicitados
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3. LA RUTA A SEGUIR PARA ORGANIZAR Y REALIZAR LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA
La rendicin de cuentas como proceso permanente exige organizar varias acciones de encuentro y comunicacin presenciales y no presenciales que garanticen la informacin, la interlocucin y la deliberacin con los ciudadanos con base en los contenidos y temas de la rendicin de cuentas sugeridos anteriormente; estas acciones pueden ser reuniones zonales foros de discusin por proyectos, temas o servicios mesas de trabajo temticas boletines virtuales o publicados programas radiales o de televisin comunitarios o nacionales ferias de la gestin, en las cuales se expongan resultados de planes y servicios peridicos murales o carteleras didcticas noticias en la prensa local o nacional interaccin en lnea a travs de varios mecanismos como chat, videoclips, diapositivas, foros, blogs, y las audiencias pblicas para cerrar el proceso con los resultados de una vigencia anual
La audiencia pblica es una de las acciones para la rendicin de cuentas. Debe permitir el encuentro y la reexin al nal del proceso sobre los resultados de la gestin de un periodo, en el cual se resumen aspectos cruciales.
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Antes de la audiencia pblica debe garantizarse la circulacin continua de informacin, explicaciones y la evaluacin ciudadana.
3.1. Planee el proceso de rendicin de cuentas

La rendicin de cuentas a la ciudadana debe planearse con suficiente tiempo, de esta manera se puede garantizar el ujo de informacin en forma oportuna, la interlocucin y la participacin de la ciudadana a travs de grupos organizados. Existen tres actividades que deben tenerse en cuenta para preparar el proceso de rendicin de cuentas:
La planeacin del proceso de rendicin de cuentas debe coincidir con la formulacin del PLAN ESTRATGICO OPERATIVO institucional; de esta manera tanto metas como responsabilidades estarn incorporadas a los compromisos de cumplimiento de este PLAN.
3.1.1. Alistamiento institucional1

Es necesario que la entidad se organice internamente; para ello debe conformar un grupo interno de apoyo que se encargue de denir y liderar el plan de accin para la rendicin de cuentas a la ciudadana. Este grupo debe estar conformado por las siguientes reas: Planeacin Control Interno Comunicaciones Sistemas Atencin al usuario Participacin ciudadana o quien hace sus veces
Previamente es necesario que la entidad tenga organizados sus sistemas de informacin y archivo. Debe clasicar la informacin y saber dnde encontrarla.
El grupo debe estar liderado por el Jefe de Planeacin. Cada rea debe aportar a la organizacin y ejecucin de la rendicin de cuentas de acuerdo con sus funciones y responsabilidades institucionales para cumplir con los pasos que se sugieren en esta gua. El alistamiento incluye las siguientes acciones: Busque y organice la informacin sobre los contenidos mnimos de la rendicin de cuentas a la ciudadana y sobre las quejas y reclamos recibidos (ver Captulo 2, Contenidos de la rendicin de cuentas a la ciudadana).
Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana. DAFP. 2004.
Los contenidos de la rendicin de cuentas a la ciudadana deben incluir la informacin mnima obligatoria sobre metas del plan de accin, competencias legales y temas solicitados por la ciudadana.
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Disee estrategias de comunicacin para garantizar la interlocucin de doble va con la ciudadana durante todo el proceso (ver Anexo No. 3 Recomendaciones para disear la estrategia de comunicacin, pg. 47) Elabore el plan de accin con actividades, recursos y responsables, para desarrollar el proceso de rendicin de cuentas recorriendo el camino con las actividades que se describen a continuacin.
3.1.1.1. Sensibilice a los empleados de la entidad: Los empleados de la entidad deben recibir informacin y capacitacin sobre el proceso de rendicin de cuentas: cmo funciona, cules son los lmites, alcances, las herramientas y los mecanismos para facilitar su implementacin.
Se sugiere que con el apoyo del rea de personal, se formule un proyecto de aprendizaje sobre rendicin de cuentas y control social para involucrar a todos los empleados de la organizacin.
En la construccin de la rendicin de cuentas debe trabajar TODA la entidad
La entidad debe disear la estrategia de comunicacin para la rendicin de cuentas a la ciudadana que permita motivar la participacin en el proceso; la difusin del derecho ciudadano a la rendicin de cuentas y de los ejercicios de rendicin de cuentas promovido por los gobiernos, as como la comunicacin permanente con los ciudadanos y los diferentes grupos de inters para facilitar la demanda y el acceso a la informacin, a travs de diversos espacios de encuentro.
Los directivos de la entidad deben estar dispuestos a responder preguntas y exponer argumentos durante el proceso de la rendicin de cuentas. 3.1.1.2. Promueva la participacin de organizaciones sociales representativas en el proceso de rendicin de cuentas, para ello Identique y organice una base de datos de los representantes de organizaciones sociales, gremiales, academia, medios de comunicacin, entidades estatales, veeduras, organismos de control, cooperantes internacionales, universidades, asociaciones de profesionales y otros grupos de inters sobre los temas y servicios de la entidad. Cada dependencia o rea de trabajo debe aportar los datos de las organizaciones que solicitan los servicios institucionales. Elabore un directorio en la web, con este registro, en la seccin de Control Social y Rendicin Cuentas establecida por Gobierno en Lnea.
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La entidad debe motivar la conformacin y el control social de grupos organizados de ciudadanos que tengan experiencia frente a los temas institucionales y que tengan la capacidad de realizar anlisis sobre el cumplimiento de polticas pblicas. Estos grupos pueden ser gremios profesionales, centros de investigacin universitarios, cmaras de comercio, organizaciones no gubernamentales, entre otros.
Qu es un observatorio ciudadano? El trmino observatorio hace alusin a la denominacin bajo la cual un nmero de personas y/u organizaciones se agrupa con el objetivo de impulsar o vigilar un proceso, una poltica o un actor en especco. El trmino recuerda un ejercicio de contraste en el cual la gura del Observatorio surge como una entidad que, sin ser la responsable directa de una poltica o proceso en especfico, la observa o evala desde fuera; en este sentido, la connotacin del trmino observatorio conlleva una distancia de la gura gubernamental que inyecta autonoma y cierto nivel de imparcialidad a las observaciones. un observatorio se reere a un conjunto de individuos o personas que se agrupan en un espacio autnomo con el n de monitorear, evaluar e incidir en determinadas polticas o procesos, las cuales pueden variar en su naturaleza. Utilice permanentemente diferentes medios de comunicacin, como chat, blogs, foros virtuales, correos electrnicos, boletines, peridicos, carteleras, ferias de la gestin, reuniones o mesas de trabajo acordadas con los grupos de inters.
Adelante una campaa publicitaria con cuas radiales y eslogan sobre el derecho a participar en la rendicin de cuentas, con el apoyo del rea de atencin al usuario y la ocina de prensa o comunicaciones (si la hay). Dena esta campaa en la estrategia de comunicacin. Prepare a travs de talleres, charlas o documentos a organizaciones sociales especializadas sobre los alcances de la rendicin de cuentas, cmo funciona, cules son los lmites y las herramientas que pueden utilizar para el control social? Impulse la conformacin de observatorios2 ciudadanos (grupos que observan y evalan) sobre los temas de la entidad por parte de las universidades u organizaciones sociales especializadas para que vigilen la gestin. Pregunte a las organizaciones sociales y a los grupos de inters sobre temas de su inters y sobre los das y horarios que ms se les facilitan para asistir a las reuniones y a la audiencia pblica nal.
3.2. Interacte con la ciudadana antes de la audiencia pblica

La entidad debe organizar diversos momentos durante el ao para suministrar informacin sobre la gestin y conversar con la ciudadana a travs de medios de comunicacin y espacios de encuentro .
La interaccin con la ciudadana implica un dilogo para consultar temas de inters brindar informacin y explicaciones sobre avances de la gestin y, en especial, facilitar el seguimiento, la evaluacin y control ciudadano a la gestin en forma permanente. Para lograr esta interaccin, desarrolle las siguientes actividades: Realice el inventario de quejas y reclamos presentados por los usuarios y ciudadana, clasifquelos, identique principales
Tomado de http://www.observatoriosciudadanos.org.mx/quees01.aspx 15 de diciembre de 2008.
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temas de preocupacin ciudadana y analcelos con el n de presentar esta informacin en la rendicin de cuentas. Mantenga la comunicacin; si hay acciones de mejora con base en las quejas o reclamos, avise a los usuarios, ciudadanos y organizaciones. Agradezca la participacin de los usuarios a travs de quejas y reclamos formuladas y d a conocer la importancia de sus manifestaciones como ciudadanos o usuarios.
Consulte a la ciudadana sobre los temas que son de inters Realice la consulta con varias organizaciones sociales a travs de diversos medios para identicar sus intereses y preocupaciones frente a programas y servicios de la entidad. Comunique a la ciudadana el plan de accin institucional una vez est formulado Haga pblico el plan de accin a travs de la pgina web, volantes, cartillas, carteleras, en eventos o reuniones. Explique el diagnstico en el cual se bas la planeacin, las decisiones que se tomaron. Informe los programas, proyectos, metas y recursos destinados. Exprese las razones sobre por qu se priorizaron determinadas metas y proyectos.
Si la ciudadana conoce el Plan de Accin Institucional desde su formulacin, podr participar con mayor inters y anlisis.
La rendicin de cuentas no es un ejercicio en los que la entidad da a conocer nicamente los logros que ha obtenido; por el contrario, es necesario comentar sobre las dicultades y problemas que han surgido en ejecucin de polticas; de esta manera la ciudadana puede entender mejor los problemas de la gestin.
Publique la informacin peridicamente sobre avances de la gestin considerando El cumplimiento de metas y servicios Las dicultades y acciones de mejora
Promueva el uso de buzones de sugerencias para que la ciudadana se pronuncie sobre la gestin realizada. Estos informes de avance pueden ser trimestrales o de acuerdo con las fechas que la entidad tiene establecidas para evaluar internamente la ejecucin de su planeacin; publique esta informacin utilizando diversos medios de comunicacin.
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3.3. Organice la audiencia pblica para cerrar el proceso de rendicin de cuentas

La audiencia pblica de rendicin de cuentas a la ciudadana debe prepararse con la debida anticipacin considerando todos los suministros y condiciones logsticas necesarias para su adecuada realizacin.
Para preparar la audiencia pblica:
3.3.1. Renase con el grupo interno de apoyo

Para claricar el objetivo o los resultados que se esperan obtener de la audiencia de rendicin de cuentas.
El Jefe de Planeacin de la entidad debe ser el coordinador para la realizacin de la audiencia pblica.
Para consolidar la informacin que se presentar en la audiencia pblica debe denirse una fecha de corte y un periodo o vigencia sobre el cual se presentarn los resultados de la gestin. Algunas preguntas a responder son: La entidad ha cumplido con las metas de los programas o proyectos a que se comprometi? Cules de las necesidades expresadas por la poblacin objetivo estn en lo que se plane, cules no y por qu? El presupuesto se ejecut de acuerdo con lo planeado? Qu ha mejorado en la comunidad con la gestin de la entidad en este periodo?
El contenido de los informes debe responder a la poltica editorial establecida en el Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia (ver anexo Contenidos de la Rendicin de Cuentas a la Ciudadana).
3.3.2. Prepare los informes para la audiencia final

El comit de apoyo debe denir un esquema o formato para recoger la informacin3 de las diferentes reas de la entidad. Recopile la informacin de los contenidos mnimos obligatorios para la rendicinde cuentas.
Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en lnea de la Repblica de Colombia. www.gobiernoenlinea.gov.co.
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Organice los datos y soportes del plan de accin del periodo de gestin sobre el cual se presentar el informe. Relacione los resultados del plan de accin con las metas del programa de gobierno. Seleccione los datos relevantes de los diferentes informes que presenta la entidad ante diferentes organismos pblicos (consulte en el anexo No. 2, la matriz para clasicar informacin, pgs. 45 y 46). Organice la informacin para dar respuesta a los temas de inters ciudadano. Elabore el informe de gestin que se presentar en la audiencia pblica y publquelo en la pgina web.
Determine la fecha para realizar la audiencia de rendicin de cuentas. Tenga en cuenta las siguientes recomendaciones: La audiencia tiene que reportar resultados de un periodo del plan de accin institucional, preferiblemente de una vigencia anual. La audiencia pblica debe garantizar la presencia de la ciudadana y de los grupos de inters, por lo que hay que considerar su disponibilidad de tiempo para establecer la fecha y hora de realizacin. Es conveniente realizar la audiencia dentro del primer trimestre del ao (enero-marzo) para responder por la gestin de la vigencia anual anterior. Si se planea realizar la audiencia pblica sobre los resultados de la gestin de la misma vigencia, esta debe hacerse en el ltimo trimestre del ao (octubrediciembre).
Organice la estrategia de comunicacin para promover la audiencia pblica, con el propsito de dar a conocer en forma oportuna y comprensible el informe de rendicin de cuentas a diferentes grupos de inters. a) Realice un inventario de los videos sobre realizaciones institucionales, fotografas existentes, entrevistas, presentaciones en power point;
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b) Disee murales, carteleras, boletines, aches, exposiciones, cartillas, videoclips, entre otros, para presentarlos el da de la audiencia. c) Divulgue los mecanismos de comunicacin diseados para que la ciudadana acceda a la informacin y realice preguntas a la entidad.
3.3.3. Prepare la logstica de la Audiencia Pblica (AP)

Tenga en cuenta los siguientes aspectos: Lugar: Identique un lugar para llevar a cabo la AP. El sitio debe ser de fcil acceso a la ciudadana; se aconseja que tenga varias entradas y posibilidades de parqueo y transporte para los asistentes. Tenga en cuenta las normas bsicas de seguridad. Nmero de invitados y conrmar a las personas que asistirn a la audiencia. Suministros: Establecer las necesidades para el desarrollo de la Audiencia, como por ejemplo el refrigerio, telfono, fax, computador, punto de red, internet, pantalla, televisin, cmara de video, grabadora, papelera, registro de asistencia, etc. Duracin: es recomendable que la audiencia pblica se realice en una jornada de 4 horas, con el n de evitar cortes y desercin de la audiencia. Sin embargo, esta puede planearse para varios das segn las condiciones de cada entidad. Determine los medios que se utilizar para la Convocatoria y sus costos: invitaciones personales con tarjetas u ocios, diarios de amplia circulacin, la radio, la televisin, la pgina web, reuniones con los grupos de inters.
Se recomienda elaborar un cuadro comparativo de entidades que presten el servicio de auditorios, sus costos, recursos ofrecidos, capacidad y seguridad.
3.3.4. Convoque a la audiencia pblica

Por lo menos treinta (30) das antes de la fecha de realizacin (ver Anexo No. 4. Ejemplo de convocatoria pblica, pg. 48): Utilice varios medios segn la disponibilidad presupuestal: pgina web, prensa de amplia circulacin,
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peridico institucional, boletines, radio, carteleras, perifoneos, boletn del consumidor, volantes. Enve invitacin personal a ciudadanos y organizaciones sociales identicadas (ver Anexo No. 5. Modelo de tarjeta de invitacin, pg. 49).
A travs de pautas radiales o de televisin nacional y comunitaria, motive la participacin en la audiencia pblica. Realice reuniones de motivacin y explicacin a las organizaciones sociales para garantizar su participacin en el evento. Inscripcin y radicacin de propuestas. Diez das antes de la Audiencia, motive a las organizaciones sociales y a la ciudadana para que inscriban sus propuestas o necesidades de intervencin (ver Anexo No. 6. Presentacin de propuestas, pg. 50). Clasique y distribuya en la entidad, por reas o temas, las propuestas de intervencin recibidas, para que estas preparen las respuestas requeridas. Publique y distribuya el informe de rendicin de cuentas para la audiencia pblica Publique y distribuya, por lo menos 30 das antes de la fecha de realizacin, el informe de rendicin de cuentas sobre los resultados de la gestin que se presentar en la Audiencia Pblica. Enve por correo electrnico el informe a los convocados a la audiencia pblica. Publique el informe en la pgina web, en carteleras y en los centros de documentacin y atencin al usuario. Realice foros y mesas de trabajo presenciales previos a la audiencia pblica sobre programas o temas especcos, de acuerdo con los intereses de las organizaciones sociales. Utilice espacios radiales y televisivos comunitarios o con objetivo social para divulgar la informacin y la comunicacin con la ciudadana. Promueva foros en lnea y/o comunicacin constante a travs de correos electrnicos o chats.
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3.4. Realice la Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

Recuerde que con la audiencia culmina todo el proceso de comunicacin de la rendicin de cuentas a la ciudadana de un periodo de gestin. La Audiencia Pblica debe estar precedida por el Ministro, Director de Departamento Administrativo, Director o Gerente de la Entidad. Participarn, adems, en la mesa principal el Comit Tcnico de cada entidad, as como el rea de planeacin y el grupo de apoyo. La audiencia se desarrollar en los siguientes bloques: a) Intervencin de la entidad b) Informe de organismos de control c) Intervencin de las organizaciones sociales d) Intervencin de los ciudadanos e) Cierre y evaluacin de los ciudadanos. Registre la asistencia: utilice un formato para consignar el nombre de los participantes, si pertenece a una organizacin y datos de contacto.
Este resumen se puede presentar en un volante, en aches, en diapositivas, plegables, cartillas, entre otros medios.
Entregue a los asistentes un formato para realizar su pregunta o propuesta a la entidad. Entregue un resumen del informe de gestin institucional. Ubique una urna o un sitio con funcionarios del rea de atencin al usuario al ingreso del recinto para que los asistentes presenten las quejas o reclamos sobre los servicios de la entidad. De esta manera se evita que la audiencia pblica se convierta en un escenario de quejas individuales. Estas quejas pueden ser clasicadas y respondidas en forma integral en la audiencia por parte de los representantes de la entidad.
Designe un moderador para coordinar la Audiencia Pblica, quien debe controlar los tiempos y las intervenciones y presentar el orden del da.
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El moderador presenta el reglamento de la audiencia pblica y aclara el procedimiento y tiempos para las intervenciones y los objetivos de la audiencia pblica. El moderador presenta el orden del da al iniciar la audiencia pblica. Gua para organizar el orden del da de la Audiencia Pblica: Intervencin de la entidad: El representante legal de la entidad y responsable ante el ciudadano debe presentar en forma clara y comprensible el informe de rendicin de cuentas . Los directivos de las reas podrn apoyar con informacin ms detallada y especializada el cumplimiento de cada meta. Informe de los rganos de control. La ocina de control interno o un organismo de control deben intervenir en la audiencia pblica y presentar los resultados de las auditoras o evaluaciones realizadas sobre la gestin institucional y el plan de mejoramiento de la vigencia sobre la cual se rinden cuentas. Este primer bloque puede realizarse en dos horas. Intervencin de las organizaciones sociales: Los representantes de las organizaciones inscritas deben exponer en la Audiencia las propuestas o evaluaciones que inscribieron previamente; tendrn un lmite de tiempo para exponer de acuerdo con el reglamento denido. La entidad dar la respuesta a la organizacin social en el tiempo establecido. Las intervenciones de las organizaciones deben ser por lo menos de 10 minutos. Estas intervenciones deben organizase por temas anes de tal forma que las respuestas de la entidad correspondan a cada agrupacin temtica. Intervencin de los ciudadanos: Los ciudadanos podrn intervenir para presentar las inquietudes registradas en el formato de inscripcin. La duracin de la intervencin de los ciudadanos depender de la cantidad de ciudadanos inscritos. La entidad responder en forma inmediata las preguntas o inquietudes que presenten en la audiencia
La entidad deber exponer en forma didctica y amena sus ejecuciones, logros, dicultades y retos. Podr utilizar videoclips sobre realizaciones, testimonios, presentaciones en power point, fotografas, entre otras acciones que dinamicen la presentacin de la informacin. Como parte de la Audiencia Pblica, la entidad puede organizar un exposicin de las realizaciones a manera de una feria, con puestos atendidos por los directivos en los que se muestren las realizaciones (ver anexo Experiencia de Alcalda de Manizales).
Se pueden organizar mesas de trabajo por temas solicitados por la ciudadana.
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los ciudadanos. En caso de no ser posible responder en este momento, la entidad debe comprometerse a hacerlo en un tiempo prudencial. Si se trata de denuncias o quejas sobre aspectos disciplinarios la entidad escuchar y tramitar esta peticin a travs de los canales establecidos legalmente. Acuerdos y proyecciones: El representante de la entidad debe llegar a acuerdos con las organizaciones sociales para jar un plan de accin orientado a mejorar las debilidades, incorporar las propuestas ciudadanas o facilitar el ejercicio del control social frente a temas de inters. Evaluacin y Cierre de la audiencia: La Ocina de Control Interno debe realizar las conclusiones de la audiencia. Tambin pueden realizar conclusiones observadores externos invitados a hacer parte de la experiencia, como Universidades u otros. Para cerrar la audiencia: Circule entre los invitados, formatos para calicar el evento de la audiencia pblica, con el n de identicar si se cumpli con las expectativas y las propuestas de mejoramiento (ver Anexo No. 7. Encuesta de evaluacin de la audiencia, pg. 53).
3.5. Despus de la Audiencia Pblica

Despus de la audiencia pblica debe continuar el proceso de interaccin y comunicacin con la ciudadana con el fin de retroalimentar la gestin institucional y mejorar el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana. Divulgue las conclusiones de la audiencia pblica: Elabore un acta nal de la audiencia pblica donde se resuma lo expuesto y los principales comentarios y preguntas recibidos de la ciudadana durante la audiencia. Divulgue el acta y la evaluacin de la rendicin de cuentas, resaltando las preguntas ciudadanas y temas tratados, los resultados y conclusiones. Utilice,
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en lo posible, los mismos medios a travs de los cuales se invit a los participantes. El ciudadano debe saber qu pas con sus propuestas, preguntas o quejas; para ello puede asignarse un cdigo de consulta o publicar en general las preguntas realizadas en la audiencia pblica y las respuestas a las mismas. Evale el proceso de rendicin de cuentas. Verique el cumplimiento de los objetivos del proceso de rendicin de cuentas: evale las acciones desarrolladas para lograr la transparencia institucional, facilitar la informacin y comunicacin con la ciudadana. Disee un cuestionario en la web institucional para que el ciudadano evale cada vez que se comunique con la entidad. Aplique una encuesta para evaluar el proceso de rendicin de cuentas, a los ciudadanos que asistan a las reuniones o encuentros convocados. Realice una autoevaluacin con el grupo de apoyo al proceso de rendicin de cuentas. Consulte a los organismos de control que han participado del proceso de rendicin de cuentas, los aspectos a mejorar. Retroalimente la gestin institucional: la entidad debe incorporar las propuestas y evaluaciones ciudadanas con el n de mejorar la gestin institucional: Disee un procedimiento que permita al ciudadano establecer en qu medida sus propuestas o evaluaciones son tenidas en cuenta y que permita recticar la informacin posterior a la audiencia. Formule un plan de mejoramiento con base en las propuestas, quejas y expectativas planteadas por la ciudadana. Comunique las actividades previstas en el plan de mejoramiento de la entidad y/o cumplimiento de compromisos. Informe permanentemente a la ciudadana sobre qu se est haciendo, compromisos y plan de mejoramiento.
Utilice el espacio destinado por Gobierno en lnea sobre RENDICIN DE CUENTAS Y CONTROL SOCIAL.
Este procedimiento se puede disear a travs de un aplicativo en lnea para facilitar el acceso a la informacin, as como su anlisis por parte de la entidad.
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3.6.Reinicie la planeacin de un nuevo proceso de Rendicin de Cuentas

La rendicin de cuentas es un proceso continuo. Por ello una vez culminadas las acciones previstas, para responder por la gestin institucional durante el periodo establecido, debe iniciarse una nueva planeacin y ejecucin de acciones para la rendicin de cuentas de otro periodo. Reinicie el proceso con el plan de accin para preparar las actividades de rendicin de cuentas a la ciudadana sobre la prxima vigencia.
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4. PARMETROS PARA EVALUAR LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA
La rendicin de cuentas a la ciudadana se debe evaluar con base en parmetros establecidos como aspectos crticos del proceso realizado, valorando tanto el impacto o resultados de su implementacin como los contenidos de la misma. Esta evaluacin debe realizarse por los siguientes evaluadores: a) la misma entidad a travs del rea de control interno b) las organizaciones sociales participantes c) El Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, DAFP d) Los rganos de control. Para la calicacin de los resultados de cada indicador se utiliza una escala de cuatro puntos (0, 1, 2 y 3) de valoracin, que incluye: El valor cero (0) cuando hay ausencia de aportes al proceso de rendicin de cuentas. Los valores 1, 2 y 3 identican y numeran los niveles en los esfuerzos institucionales para cualicar componentes de las diferentes etapas del proceso de rendicin de cuentas, siendo tres (3) el mximo valor posible. Los resultados de calicaciones realizadas por cada evaluador deben ser ponderados. A continuacin se presenta el formato de calicacin para evaluar el nivel de avance en el proceso de rendicin de cuentas a la ciudadana.
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Parmetros para evaluar el proceso realizado Entidad u organismo evaluado: ________________________________________ Evaluador: ____________________________________________________________ Fecha de la evaluacin: _________________________________________________
Indicador NIVEL DE PARTICIPACIN DE ORGANIZACIONES SOCIALES EN EL PROCESO DE RENDICIN DE CUENTAS Calificacin del resultado y/o la variacin observada en el perodo 0 No hubo participacin de organizaciones sociales. 1 Fueron identicadas y convocadas por lo menos tres organizaciones sociales representativas para participar en la planeacin del proceso de rendicin de cuentas. Se dise un plan institucional para adelantar el proceso de rendicin de cuentas. 2 Las organizaciones sociales convocadas participaron en todas las etapas del proceso de rendicin de cuentas. 3 Las propuestas y observaciones presentadas por las organizaciones sociales fueron acogidas e incorporadas en las decisiones institucionales. La evaluacin del proceso de rendicin de cuentas se realiz y fue favorable en por lo menos el 80%.
GESTIN ADMINISTRATIVA DEL PROCESO DE RENDICIN DE CUENTAS
No se conform el grupo de apoyo al proceso de rendicin de cuentas.
Los recursos requeridos y las acciones previstas para realizar el proceso se desarrollaron en un 80% de acuerdo con lo planeado. La convocatoria a la audiencia pblica se realiz por lo menos 30 das antes del evento y fueron claros sus objetivos y reglas de funcionamiento. Realiz la entidad,- durante el ltimo ao, uno o ms encuentros con ciudadanos, lderes sociales y/o representantes de observatorios que permitieron identicar asuntos de inters para la rendicin de cuentas?
REALIZACIN DE LA AUDIENCIA PBLICA
No se realiz audiencia pblica presencial para la rendicin de cuentas sobre el ltimo periodo de gestin.
Se formul y ejecut un cronograma de trabajo para realizar la audiencia pblica
Se realiz la audiencia pblica sobre el ltimo periodo de gestin con la participacin de por lo menos tres organizaciones sociales y con ciudadanos en general. Despus de la Audiencia Pblica se desarrollaron uno o ms encuentros con la ciudadana, usuarios y organizaciones sociales.
ESPACIOS DE INTERLOCUCIN CON LA CIUDADANA, GENERADOS POR LA ENTIDAD
Durante el ltimo ao, la entidad no ha realizado Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana.
La entidad cuenta con una clasicacin de las quejas y reclamos presentados y con respuestas de mejora para ser presentadas ante los ciudadanos en una audiencia pblica de rendicin de cuentas?
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Indicador ESTRATEGIA DE COMUNICACIN PARA LA RENDICIN DE CUENTAS
Calificacin del resultado y/o la variacin observada en el perodo 0 La entidad carece de una estrategia de comunicacin para motivar o movilizar a la ciudadana en torno a la rendicin de cuentas a la ciudadana. 1 La estrategia de comunicacin e informacin generada por la entidad obedece a un estudio tcnico con miras a generar movilidad en torno a la rendicin de cuentas. Hay evidencias de su aplicacin. 2 Cuenta la entidad con productos de comunicacin que sean distribuidos de manera permanente, a travs de informes periodsticos, cuas o pautas sobre la forma en que los ciudadanos pueden participar de la gestin pblica y pueden ser partcipes en la rendicin de cuentas. Los contenidos de rendicin de cuentas cumplen con los mnimos establecidos y con los de inters ciudadano debidamente concertados. 3 Hay estudios que demuestran el aumento de participantes (tanto ciudadanos como organizaciones sociales) del proceso de y de rendicin de cuentas, resultado de las estrategias de comunicacin.
ESTABLECIMIENTO DE CONTENIDOS PARA LA RENDICION DE CUENTAS
No aplica
La determinacin de contenidos para la rendicin de cuentas se realiza de manera unilateral por parte de la entidad.
Los contenidos de la informacin para la audiencia pblica han sido evaluados como claros por parte de organizaciones sociales especializadas y han sido tiles para la interlocucin en las rendiciones de cuentas. Los informes de rendicin de cuentas utilizan un lenguaje sencillo, comprensible, ofrecen indicadores y son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales de utilidad para su evaluacin y anlisis.
CALIDAD DE LA INFORMACION
Los informes de rendicin de cuentas son valorados por los ciudadanos y organizaciones sociales como poco claros o de poca utilidad para realizar el control social
La entidad utiliza varias formas de presentar la informacin, garantizando la utilidad de los informes de rendicin de cuentas.
La informacin suministrada genera conanza en los ciudadanos y organizaciones sociales, por cuanto es suciente y puede ser comprobada.
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Anexos
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Anexo No. 1. Tips normativos y jurisprudencia
Normas que obligan a la Administracin Pblica a rendir cuentas a la ciudadana

1. Constitucin Poltica: Artculo 23. El derecho de peticin permite a las personas acceder en forma oportuna a la informacin y documentos pblicos. Obliga a la entidad a facilitar la informacin y el acceso a documentos que no son de reserva legal Artculo 74. Derecho de las personas y organizaciones a acceder a los documentos pblicos Artculo 209. Obligacin de cumplir con el principio de publicidad de la administracin dejar ver lo pblico 2. Artculos 32 y 33 de la Ley 489 del 98. Todas las entidades y organismos de la administracin tienen la obligacin de desarrollar su gestin acorde con los principios de la democracia participativa y la democratizacin de la gestin; de igual forma podrn convocar audiencias pblicas para discutir lo relacionado con la formulacin, ejecucin y evaluacin de polticas y programas a cargo de la entidad. 3. Ley 850 de 2003 (reglamenta las veeduras ciudadanas), artculo 17. Las veeduras tienen derecho a conocer las polticas, proyectos, programas, contratos, recursos presupuestales asignados, metas fsicas y nancieras, procedimientos tcnicos y administrativos y cronogramas de ejecucin.... Esta informacin es de obligatoria respuesta. 4. Ley 962 de 2005 (antitrmites), Artculo 8. Todos los organismos y entidades de la Administracin Pblica debern tener a disposicin del pblico, a travs de medios impresos o electrnicos de que dispongan, o por medio telefnico o por correo, informacin actualizada sobre: Normas bsicas que determinan su competencia, funciones y servicios; trmites y actuaciones para que el ciudadano adelante su labor de evaluacin de la gestin pblica y as intervenir en forma argumentada en los procesos de rendicin de cuentas. 5. Artculo 5 (literales c y e) y 91 de la Ley 136 de 1994. Artculo 91, literal E) Funciones de los alcaldes con relacin a la Ciudadana: 1.
Informar sobre el desarrollo de su gestin a la ciudadana de la siguiente manera: En los municipios de 3a, 4a, 5a y 6a categora, a travs de bandos y medios de comunicacin local de que dispongan. En los
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municipios de la categora 1a, 2a y Especial, a travs de las ocinas de prensa de la Alcalda. 2. Convocar por lo menos dos veces al ao a ediles, a las organizaciones sociales y veeduras ciudadanas, para presentar los informes de gestin y de los ms importantes proyectos que sern desarrollados por la administracin. Difundir de manera amplia y suciente el plan de desarrollo del municipio a los gremios, a las organizaciones sociales y comunitarias y a la ciudadana en general. Facilitar la participacin ciudadana en la elaboracin del plan de desarrollo municipal.
3.
4.
6. Ley 152 de 1994, artculo 43: Informe del Gobernador o Alcalde. El Gobernador o Alcalde presentar informe anual de la ejecucin de los planes a la respectiva Asamblea o Concejo o la autoridad administrativa que hiciere sus veces en los otros tipos de entidades territoriales que llegaren a crearse. 7. Ley 617 de 2000, artculo 79: Control social a la gestin pblica territorial. El Departamento Nacional de Planeacin publicar en medios de amplia circulacin nacional con la periodicidad que seale el reglamento y por lo menos una vez al ao, los resultados de la evaluacin de la gestin de todas las entidades territoriales, incluidos sus organismos de control, segn la metodologa que se establezca para tal efecto. 8. Ley 715 de 2001, artculo 90: Evaluacin de gestin de los recursos del Sistema General de Participaciones. Las Secretaras de Planeacin Departamental o quien haga sus veces, debern elaborar un informe semestral de evaluacin de la gestin y la eciencia, con indicadores de resultado y de impacto de la actividad local, cuya copia se remitir al Departamento Nacional de Planeacin y deber ser informado a la comunidad por medios masivos de comunicacin. El contenido de los informes deber determinarlo cada departamento, garantizando como mnimo una evaluacin de la gestin nanciera, administrativa y social, en consideracin al cumplimiento de las disposiciones legales y a la obtencin de resultados, conforme a los lineamientos que expida el Departamento Nacional de Planeacin. 9. Decreto 3622 de 2005. Poltica de Democratizacin de la Administracin Pblica SISTEDA
Dirigida a consolidar la cultura de la participacin social en la gestin pblica, con el n de facilitar la integracin de los ciudadanos y servidores pblicos en el logro de las metas econmicas y sociales del pas y a construir organizaciones abiertas que permitan la rendicin
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social de cuentas y propicien la atencin oportuna de quejas y reclamos, para el mejoramiento de los niveles de gobernabilidad
Jurisprudencia
Sentencia C-073 de 1996 El derecho a la informacin qu implica? El derecho a la informacin implica la posibilidad de recibir, buscar, investigar, almacenar, procesar, sistematizar, analizar, clasicar y difundir informaciones, concepto este genrico que cubre tanto las noticias de inters para la totalidad del conglomerado como los informes cientcos, tcnicos, acadmicos, deportivos o de cualquier otra ndole y los datos almacenados y procesados por archivos y centrales informticas. Se trata de un verdadero derecho fundamental, que no puede ser negado, desconocido, obstruido en su ejercicio o disminuido por el Estado, cuya obligacin, por el contrario, consiste en garantizar que sea efectivo. [...] nada impide, a la luz de la Constitucin, que el Estado contemple requisitos para recibir, manejar, difundir, distribuir o transmitir informaciones, ni que establezca restricciones o limitaciones por razn del imperio del orden jurdico, para hacer efectivos los derechos de las dems personas -tales como la honra, el buen nombre o la intimidad- o con el objeto de preservar el inters colectivo Sentencia C-48 de 1993 El derecho a la informacin Es un derecho que expresa la tendencia natural del hombre hacia el conocimiento. El ser humano est abierto a la aprehensin conceptual del entorno para reexionar y hacer juicios y raciocinios sobre la realidad. Es en virtud de esta tendencia que a toda persona se le debe la informacin de la verdad, como exigencia de su ser personal. T-729 de 2002 Hbeas data y derecho a la informacin Los datos personales, por sus condiciones especiales, prima facie se encuentran fuera de la rbita de conductas protegidas por el rgimen general del derecho constitucional a la informacin. En consecuencia, la colisin entre derecho al hbeas data o derecho a la autodeterminacin informtica y derecho a la informacin, deber resolverse atendiendo las particularidades tanto de la informacin, convertida en datos personales, como de los rasgos y poder de irradiacin del derecho a la autodeterminacin informtica. La informacin pblica, calicada como tal segn los mandatos de la ley o de la Constitucin, puede ser obtenida y ofrecida sin reserva alguna y sin importar si la misma sea informacin general, privada o personal. Por va de ejemplo, pueden contarse los actos normativos de carcter general, los documentos pblicos en los trminos del artculo 74 de la Constitucin, y las providencias judiciales debidamente ejecutoriadas; igualmente sern pblicos, los datos sobre el estado civil de las personas o sobre la conformacin de la familia. Informacin que puede solicitarse por cualquier persona de manera directa y sin el deber de satisfacer requisito alguno. La informacin semiprivada ser aquella que por versar sobre informacin personal o impersonal y no estar comprendida por la regla general anterior, presenta para su acceso y conocimiento un grado mnimo de limitacin, de tal forma que la misma slo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad administrativa en el cumplimiento de sus funciones o en el marco de los principios de la administracin de datos personales. Es el caso de los datos relativos a las relaciones con las entidades de la seguridad social o de los datos relativos al comportamiento nanciero de las personas.
Limitaciones del derecho a la informacin
Clasificacin de la informacin
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Clasificacin de la informacin
La informacin privada ser aquella que, por versar sobre informacin personal o no, y que por encontrarse en un mbito privado, slo puede ser obtenida y ofrecida por orden de autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Es el caso de los libros de los comerciantes, de los documentos privados, de las historias clnicas o de la informacin extrada a partir de la inspeccin del domicilio. La informacin reservada que, por versar igualmente sobre informacin personal y sobre todo por su estrecha relacin con los derechos fundamentales del titular dignidad, intimidad y libertad se encuentra reservada a su rbita exclusiva y no puede siquiera ser obtenida ni ofrecida por autoridad judicial en el cumplimiento de sus funciones. Cabra mencionar aqu la informacin gentica y los llamados datos sensibles o relacionados con la ideologa, la inclinacin sexual, los hbitos de la persona, etc. De igual manera ser reservada aquella informacin clasicada como tal por mandato legal o que est relacionada con la defensa y seguridad nacional. La informacin de carcter histrico, y por tanto pblica, aquella que ha sido clasicada como reservada pero que despus de treinta (30) aos de su expedicin adquiere el carcter de histrica y puede ser consultada por cualquier ciudadano. Sentencia No. T-524/93 Si es cierto que el derecho a acceder a los documentos pblicos puede considerarse en buena medida como una modalidad del derecho fundamental de peticin y como instrumento necesario para el ejercicio del derecho a la informacin y, por lo tanto, comparte con estos su ncleo axiolgico esencial, no lo es menos que tiene tambin un contenido y alcance particulares que le otorgan especicidad y autonoma dentro del conjunto de los derechos fundamentales. Sentencia T-621/96
Derecho de acceso a documentos pblicos (especificidad y autonoma dentro del conjunto de los derechos fundamentales.)
Derecho de acceso a documentos publicos fundamental por conexidad
El derecho que tiene toda persona de acceder a documentos pblicos es un derecho fundamental en la medida en que se encuentra en ntima conexidad con derechos fundamentales expresamente consagrados, como lo son los derechos de peticin e informacin. Sentencia No. T-053/96
Conexidad derecho a la consulta-derecho de peticin Vinculacin del ciudadano con la Administracin Ejercicio del control del poder poltico del Estado Una obligacin de los Registradores
Es indudable la ntima conexidad entre el derecho a la consulta de documentos y el derecho de peticin Ntese que en la nueva Carta Poltica el derecho a la consulta de documentos ociales... no slo se convierte en un instrumento idneo que vincula al ciudadano con la actividad de la Administracin y facilita el conocimiento de sus determinaciones, sino que lo instala de lleno como sujeto activo y actuante, en el ejercicio del control del poder poltico del Estado... Se impone a los Registradores en benecio de los usuarios la obligacin de permitir la consulta de todos los elementos de su archivo, siempre que tal garanta no entorpezca el servicio normal de la Ocina. Sentencia T-605 de 1996
El derecho de peticin es el gnero, y el acceso a documentos es la especie.
el derecho a acceder a documentos pblicos est directamente relacionado con el derecho de peticin, al ser una manifestacin especca del mismo. El derecho de peticin es el gnero, y el acceso a documentos pblicos o a determinadas informaciones es la especie.
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Sentencia T-074/97 El derecho de peticin como gnero El derecho de peticin, como gnero, envuelve el derecho de solicitar informaciones por parte de los ciudadanos; el acceso a la informacin sobre las actividades de la administracin y el derecho a pedir y obtener copia de sus documentos lo cual constituye una forma de su ejercicio y una garanta ciudadana esencial en cualquier democracia. En consecuencia, los particulares pueden, verbigracia, conocer la forma como estn organizadas las entidades pblicas, su naturaleza jurdica, sus funciones o la manera como se tramitan y deciden los diversos asuntos de las mismas. Si pasados 10 das de la peticin de documentos no se ha dado la respuesta, se entender para todos los efectos legales que la respectiva solicitud ha sido aceptada y los correspondientes documentos debern ser entregados dentro de los 3 das siguientes; el peticionario, en virtud del silencio administrativo positivo, adquiri el derecho de obtener las certicaciones y la informacin solicitadas. Todas las personas tienen derecho a acceder a documentos pblicos, salvo los casos que establece la ley. Por consiguiente, la decisin negativa debi motivarse sealando su carcter reservado e indicando las normas jurdicas pertinentes que establecen excepcionalmente la reserva, con lo cual se desconoci la garanta al derecho de peticin y el acceso a documentos pblicos, as como el debido proceso administrativo.
Silencio Administrativo positivo
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Anexo No. 2. Matriz para clasificar informacin

La matriz para clasificar informacin tiene como propsito ayudar a extractar los datos relevantes de los diferentes informes que presenta la entidad sobre su gestin administrativa.
Matriz para clasificar informacin Informes de seguimiento al Plan Estratgico institucional (2) Medicin, Evaluacin Anlisis del Modelo y Mejora Estndar (requisito de Control No. 8. Interno MECI NTCGP y Planes de Mejoramiento 1000:2004) Institucional por (4) procesos (3) Proceso de gestin documental y correspondencia Proceso de gestin de Recursos humanos Proceso de gestin nanciera Proceso de... Plan de Mejoramiento por vigilancia fiscal. Contralora General de la Repblica (5) Quejas y peticiones ciudadanas (6)
reas de trabajo o por procesos institucionales (1)
La matriz puede organizarse por procesos o por reas de trabajo. 1. En la Columna reas de trabajo o por procesos institucionales identique las dependencias de la entidad o los procesos de produccin y prestacin de servicios del sistema de gestin de calidad. 2. En la Columna Informes de seguimiento al Plan Estratgico institucional registre la informacin sobre el cumplimiento de metas previstas en el plan institucional y el nivel de cumplimiento de indicadores en relacin con el rea de trabajo o proceso identicado. 3. En la Columna Evaluacin del Modelo Estndar de Control Interno MECI y Planes de Mejoramiento, consigne las debilidades encontradas y las acciones de mejoramiento acordadas en relacin con el rea de trabajo o proceso identicado. 4. En la Columna Medicin, Anlisis y Mejora (requisito No. 8. NTCGP 1000:2004). Escriba las no conformidades detectadas en los procesos, productos o servicios y en la satisfaccin del cliente, as como las acciones de mejora previstas en relacin con el rea de trabajo o proceso identicado.
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5. En la Columna Plan de Mejoramiento por vigilancia fiscal. Contralora General de la Repblica deben anotarse los hallazgos identicados y las acciones para corregirlos en relacin con el rea de trabajo o proceso identicado. 6. En la Columna Quejas y peticiones ciudadanas incluya la clasicacin de la informacin sobre este asunto por rea de trabajo institucional.
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Anexo. No. 3. Recomendaciones para disear la estrategia de comunicacin
Criterios para el diseo de la estrategia

Escuchar a la parte interesada y conocer de antemano qu quiere or el ciudadano Los canales de comunicacin deben ser de doble va. Las entidades deben tener canales para informar y recoger informacin y expectativas. La comunicacin debe ser permanente para que sea oportuna y til. Deben existir procedimientos institucionales internos que hagan posible que las propuestas de la ciudadana sean tenidas en cuenta. Debe ser evidente para el ciudadano lo que pas con sus propuestas
La Audiencia Pblica de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana puede ser ampliada con una estrategia como la siguiente, la cual ha mostrado resultados favorables especialmente en el mbito territorial: Ampliar la jornada de manera que permita unas horas destinadas a desarrollar mesas de trabajo, por ejemplo: En la Maana Mesas de trabajo por temas que previamente hayan sido solicitados por la ciudadana, y/o Realizar una feria exposicin de proyectos y realizaciones, haciendo consulta sobre ellos.
Despus de la audiencia pblica

Debe generarse una retroalimentacin permanente de la ciudadana. El ciudadano debe saber qu pas con sus propuestas, preguntas o quejas. El ciudadano debe contar con espacios y formas para pronunciarse sobre distintos temas de inters derivados de la audiencia. Debe existir un procedimiento para establecer que lo que diga a la ciudadana sea tenido en cuenta. Debe hacerse una evaluacin sobre el proceso de rendicin de cuentas, y editar un acta nal de la audiencia pblica que resuma lo expuesto y los comentarios y preguntas recibidos durante la audiencia. Circule entre los invitados a la audiencia formatos para calicar el evento y pregnteles las razones de la calicacin. Incluya dichos resultados en el acta de la audiencia.
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Anexo No. 4. Aviso de convocatoria pblica1
Realizado por el Ministerio de Comunicaciones.
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Anexo No. 5. Tarjeta de invitacin personalizada

La invitacin personalizada debe llamar la atencin de la ciudadana y motivar su participacin en la audiencia pblica de rendicin de cuentas. Para ello, adems de utilizar diseos originales, es preciso incluir en la invitacin mensajes que animen a conocer y participar en el control de los temas institucionales. Algunos ejemplos pueden incluir mensajes como:
Sabe usted qu ha hecho el Estado para garantizar el derecho a ?
Quiere usted que los servicios pblicos mejoren?
Lo invitamos a participar en la audiencia pblica de rendicin de cuentas de la administracin pblica a la ciudadana Lugar:_____________________________________________________ Fecha:_____________________________________________________ Horario:____________________________________________________
Lo pblico es de todos
La audiencia pblica de rendicin de cuentas es una reunin en la que usted puede conocer sobre los programas y servicios de la entidad, pero tambin preguntar y proponer acciones para mejorarlos.
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Anexo No. 6. Formato para la presentacin de propuestas
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Anexo No. 7. Formato para la evaluacin de la Audiencia Pblica
Encuesta para la evaluacin de la audiencia pblica1
Diseado por la Caja de Retiro de las Fuerzas Militares.
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Bibliografa
Agenda de Conectividad. Manual para la Implementacin de la Estrategia de Gobierno en Lnea. Bogot, D. C., Mayo de 2008 www.gobiernoenlinea. gov.co/documentos/manualGEL2008.pdf CLAD. Centro Latinoamericano de Administracin para el Desarrollo. CDIGO IBERAMERICANO DEL BUEN GOBIERNO. Respaldado por la XVI Cumbre Iberoamericana, Uruguay, 2006. Montevideo, 23 de junio de 2006. http:// www.clad.org.ve/documentos/declaraciones/codigoiber.pdf/view Consejo Cientco del CLAD: La Responsabilizacin (accountability) en la Nueva Gestin Pblica Latinoamericana. CORPORACIN TRANSPARENCIA POR COLOMBIA Captulo Transparencia Internacional. Propuesta de metodologa para la rendicin de cuentas a la ciudadana, por los alcaldes municipales. Bogot, junio de 2003. CRUZ, Anabel y POUSADELA, Ins (Editores). Poder, Rendicin de Cuentas y Sociedad Civil. http://www.lasociedadcivil.org CUNILL GRAU, Nuria. Responsabilizacin por el control social. 2003. www. contraservicios. df.gob.mx. DECRETO NMERO 4110 de 2004. Por el cual se reglamenta la ley 872 de 2003 y se adopta la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua Participacin de la Ciudadana en Procesos de Rendicin de Cuentas de la Adminis-
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tracin Pblica. Bogot, D. C., junio 15 de 2006. Editorial Imprenta Nacional de Colombia. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA- DIRECCIN DE EMPLEO PBLICO. Informe de Avance Sobre la Encuesta de Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica Nacional- 2008- en www.dafp.gov.co ingresando por Empleo Pblico. Editorial Imprenta Nacional de Colombia. DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCIN PBLICA. Gua para la Rendicin de Cuentas de la Administracin Pblica a la Ciudadana. Bogot, D. C., mayo de 2005. LEVY, Evelyn. Control Social y Control de Resultados: Un balance de los argumentos de la experiencia reciente: en lo pblico no estatal en la reforma del Estado. LEY 489 DE 29 DE DICIEMBRE DE 1998 Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional, se expiden las disposiciones, principios y reglas generales para el ejercicio de las atribuciones previstas en los numerales 15 y 16 del artculo 189 de la Constitucin Poltica y se dictan otras disposiciones Captulo Octavo, 1998. ODONNELL, Guillermo. Accountability Horizontal: La Institucionalizacin Legal de la Desconanza Poltica. SCHEDLER, Andrs. Qu es rendicin de cuentas? En Cuadernillo 31- 03 Cuadernos de Transparencia. edicin a cargo de: Direccin General de Atencin a la Sociedad y Relaciones Institucionales, agosto de 2004.
Departamento Administrativo de la Funcin Pblica - DAFP Carrera 6 No. 12 - 62 - Bogot, D. C. Conmutador: 334 40 80/87 Fax: 341 0515 Lnea gratuita de Atencin al Cliente: 018000 917770 Web: www.dafp.gov.co e-mail: webmaster@dafp.gov.co 2009
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3.2. Interacte con la ciudadana antes de la audiencia pblica

3.3. Organice la audiencia pblica para cerrar el proceso de rendicin de cuentas

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1. Qu es la rendicin de cuentas a la ciudadana?

1.1. Por qu la Administracin Pblica est obligada a la rendicin de cuentas?

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1.2. Quines deben rendir cuentas a la ciudadana?

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1.3. Exigencias de un proceso satisfactorio de Rendicin de Cuentas a la Ciudadana

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2. CONTENIDOS DE LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA

Tipos de contenido Informacin institucional obligatoria Informacin de inters para la ciudadana

2.1. Informacin institucional obligatoria

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2.2. Informacin de inters para la ciudadana

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1. Metas del plan de desarrollo bajo responsabilidad de la entidad

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1. Metas del plan de desarrollo bajo responsabilidad de la entidad

TEMAS DE INTERS CIUDADANO

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3. LA RUTA A SEGUIR PARA ORGANIZAR Y REALIZAR LA RENDICIN DE CUENTAS A LA CIUDADANA

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3.1. Planee el proceso de rendicin de cuentas

3.1.1. Alistamiento institucional1

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3.2. Interacte con la ciudadana antes de la audiencia pblica

Tomado de http://www.observatoriosciudadanos.org.mx/quees01.aspx 15 de diciembre de 2008.

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3.3. Organice la audiencia pblica para cerrar el proceso de rendicin de cuentas

3.3.1. Renase con el grupo interno de apoyo