ACUERDO No.

037 (Septiembre 20 de 2002)

Por el cual se establecen las especificaciones tcnicas y los requisitos para la contratacin de los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo en desarrollo de los artculos 13 y 14 y sus Pargrafos 1 y 3 de la Ley General de Archivos 594 de 2000. EL CONSEJO DIRECTIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, En uso de las facultades que le confieren la Ley 80 de 1989, la Ley 489 de 1998 y la Ley General de Archivos 594 de 2000 y,

CONSIDERANDO:

Que el artculo 26 de la Constitucin Poltica establece que las autoridades competentes inspeccionarn y vigilarn el ejercicio de las profesiones y de aquellas ocupaciones y oficios que impliquen un riesgo social. Que el titulo IV de la Ley 594 de 2000 establece las normas relativas a la ADMINISTRACIN DE ARCHIVOS. Que el artculo 13 precepta que en los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las especificaciones tcnicas existentes sobre reas de archivos. Que el artculo 14 establece los principios relacionados con la propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos, consagrando en el pargrafo 1: La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de depsito, custodia, organizacin, reprografa y conservacin de documentos de archivo. Que el Pargrafo 3 del artculo 14 de la Ley 594 de 2000 faculta al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN para establecer los requisitos y condiciones que debern cumplir las personas naturales o jurdicas que presten estos servicios. Que el Decreto Ley 2527 de 1950 en su artculo 5 le da el mismo valor probatorio del original a la copia producida en microfilm. Que la Ley 527 de 1999 establece las condiciones necesarias para otorgar validez de original, carcter jurdico y fuerza probatoria a los mensajes de datos y sin perjuicio de lo explcito en el artculo 19 de la Ley 594 de 2000 se considera oportuno sealar lineamientos generales para la prestacin de servicios de reproduccin digital de documentos de archivo. ACUERDA: ARTICULO PRIMERO.- Las personas naturales o jurdicas de derecho privado que tengan dentro de su objeto social la prestacin de los servicios de que trata el artculo 14 Pargrafo 1 y 3 de la Ley 594 de 2000, sin detrimento de lo establecido por otras leyes en forma general, debern reunir los siguientes requisitos mnimos: A) SERVICIOS EN PROCESOS ARCHIVSTICOS DE ORGANIZACIN Y DESCRIPCIN DE DOCUMENTOS, ELABORACIN DE TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Y TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL.

La persona natural deber acreditar que tiene formacin acadmica en archivstica y/o ciencias de la informacin o que cuenta con una experiencia mnima de cinco (5) aos en trabajos archivsticos. La persona jurdica deber acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con formacin acadmica en Archivstica y/o ciencias de la informacin y ser responsable del desarrollo de los procesos archivsticos que se le contraten. Haber desempeado la actividad y/o servicio con buen crdito que demostrar mediante certificaciones de prestacin efectiva del servicio.

B)

SERVICIOS DE DEPSITO Y CUSTODIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO Requisitos mnimos y condiciones tcnico ambientales.

1. EDIFICACION: 1.1. UBICACIN

Caractersticas del terreno sin riesgos de humedad subterrnea o problemas de inundacin y que ofrezca estabilidad. El terreno en lo posible deben estar situado lejos de industrias contaminantes o posible peligro por atentados u objetivos blicos. Prever el rea suficiente para albergar la documentacin reuniendo las condiciones de seguridad, regulacin de las condiciones ambientales y ventilacin. 1.2. ASPECTOS ESTRUCTURALES.

La resistencia de las placas y pisos debern estar dimensionadas para soportar una carga mnima 2 de 1200 kgm/m , si se utiliza estantera de 2.20 mts de alto; cifra que se deber incrementar si se va a emplear estantera compacta o de mayor tamao al sealado. Los pisos, muros, techos y puertas deben estar construidos con material ignfugo de alta resistencia mecnica y desgaste mnimo a la abrasin. Las pinturas utilizadas debern igualmente poseer propiedades ignfugas, y tener el tiempo de secado necesario evitando el desprendimiento de sustancias nocivas para la documentacin. 1.3. AREAS DE DEPOSITO O DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS

Deben garantizar el desplazamiento, seguridad y la adecuada manipulacin de la documentacin. Poseer adecuacin climtica ajustada a las normas establecidas para la conservacin del material documental. Deben contar con elementos de control y aislamiento que garanticen la seguridad de los acervos documentales. 1. 4. DISTRIBUCION DE AREAS.

Las zonas de trabajo archivstico, consulta y prestacin de servicios, estarn fuera de las reas de almacenamiento, tanto por razones de seguridad como de regulacin y mantenimiento de las condiciones ambientales en las reas de depsito. Las reas tcnicas tendrn relacin con las de depsito, tomando en cuenta el necesario aislamiento que debe existir en cuanto a la funcin desarrollada, as como las relaciones de stas con las zonas de custodia, recepcin, organizacin y tratamiento de los documentos. 1.5 CAPACIDAD DE ALMACENAMIENTO.

El almacenamiento de la documentacin, deber establecerse a partir de las caractersticas tecnolgicas de los soportes documentales, considerando los siguientes aspectos: 1.5.1. Estantera.

Diseo acorde con la dimensin de las unidades que contendr, evitando bordes o aristas que produzcan daos sobre los documentos. Los estantes deben estar construidos en lminas metlicas slidas, resistentes y estables con tratamiento anticorrosivo y recubrimiento horneado qumicamente estable. Cada bandeja deber soportar un peso mnimo de 100 kg./mt lineal. Si se dispone de mdulos compuestos por dos cuerpos de estantera, se deben utilizar prales y tapas laterales para proporcionar mayor estabilidad. En todo caso se debern anclar los estantes con sistemas de fijacin. La balda superior debe estar a una altura que facilite la manipulacin y el acceso a la documentacin. La balda inferior debe estar por lo menos a 10 cm del piso. Los acabados en los bordes y ensambles de piezas deben ser redondeados para evitar deterioros a la documentacin. El cerramiento superior no debe ser utilizado como lugar de almacenamiento de documentos ni de ningn otro material. Se debe dejar un espacio mnimo de 20 cm. entre los muros y la estantera.

El espacio de circulacin entre cada mdulo de estantes debe tener un mnimo de 70 cm. y un corredor central mnimo de 120 cm.

1.5.2.

Mobiliario para documentos de gran formato y en otros soportes:

El diseo del mobiliario estar sujeto a las condiciones propias de los documentos atendiendo sus diferencias tecnolgicas, dimensiones, volumen y peso. Y facilitar su correcta manipulacin y adecuada conservacin. El mobiliario utilizado debe contar con las caractersticas de resistencia, solidez estructural, recubrimientos, aislamiento, seguridad y distribucin consignadas en este acuerdo en el apartado referido a Estantera. Se debe tener en cuenta que el mobiliario empleado no debe generar factores de alteracin que incidan en la estabilidad del soporte, ni en la alteracin de la informacin en ellos contenida.

1.5.3.

Unidades de conservacin

Para el almacenamiento de documentos en soporte papel se recomienda utilizar cajas, carpetas o medios de embalaje que garanticen su proteccin con el propsito de prolongar de manera considerable la conservacin de los mismos. Las unidades de conservacin deben ser elaboradas en cartn neutro y si no se dispone de este material, se aplicar al cartn un recubrimiento que impida la acidificacin por contacto. La resistencia del material y el diseo adoptado para la elaboracin de las unidades de almacenamiento deben estar acordes con el peso y el tamao de la documentacin a conservar. Para el ensamble no se utilizar adhesivo o materiales metlicos. La distancia libre entre la unidad de conservacin y la bandeja superior debe ser mnimo de 4 cm.

Para documentos en formato anlogo como microfilm, cintas fonogrficas, cintas de vdeo, rollos cinematogrficos, fotografa entre otros, y digitales como disquetes, cintas DAT, CD, DVD, entre otros, se tendr en cuenta lo siguiente: Las fotografas y negativos debern almacenarse en sobres individuales y en cajas de p neutro. Los materiales plsticos empleados deberan ser qumicamente estables, no desprender vapores nocivos, ser permeables al vapor de agua, estos se podrn emplear siempre que se garanticen condiciones ambientales de humedad relativa dentro de los rangos establecidos para cada tipo de soporte. Los rollos de microfilmacin debern mantenerse en su carrete y contenedor elaborados en material estable y qumicamente inertes; cada rollo estar en una unidad independiente debidamente identificada y dispuesto en las respectivas estanteras diseadas acorde con el formato y con las especificaciones requeridas para garantizar su preservacin. Las cintas magnticas de audio, vdeo o de datos como DAT, entre otros, deberan almacenarse completamente rebobinadas en su respectivas cajas alejadas de campos magnticos y fuentes de calor. Para estos soportes, es necesario programar su rebobinado peridico y verificacin de datos, los cuales se darn en relacin directa con las condiciones de humedad del rea de depsito de tal manera que a mayor humedad mayor frecuencia en el proceso. Los disquetes y los CD, entre otros, podrn contar con una unidad de conservacin plstica en polipropileno u otro polmero qumicamente estable, que no desprenda vapores cidos o contenga molculas cidas retenidas en su estructura. Cada unidad de conservacin contendr solo un disquete o CD. 2. CONDICIONES AMBIENTALES Y TCNICAS DE CONSERVACIN PARA EL MATERIAL DOCUMENTAL EN DISTINTOS SOPORTES: Los edificios y locales destinados a albergar material de archivo, deben cumplir con las condiciones ambientales que incluyen manejo de temperatura, humedad relativa, ventilacin, contaminantes atmosfricos e iluminacin, as: 2.1. Humedad relativa y temperatura.
H

Soporte de papel Temperatura de 15 a 20 c con una fluctuacin diaria que no exceda los 2c. Humedad relativa entre 45% y 60% con fluctuacin diaria que no exceda del 5% entre valores mximos y mnimos

Fotografa Blanco y negro: Temperatura de 15 a 20 C. Para conservacin permanente la temperatura deber ser inferior a 15 C. Humedad relativa de 40% a 50%. Para conservacin permanente de copias en papel 40% de humedad relativa. Negativos entre 30% y 40% de humedad relativa evitando fluctuaciones diarias. Fotografa a color Temperatura menor a 10C. Para su conservacin permanente se recomiendan temperaturas inferiores relativa de 25% a 35% Cintas de audio Temperatura de 10 a 18C. Humedad relativa de 40% a 50%. Medios Magnticos: Temperatura 14 a 18C Humedad relativa de 40% a 50%. Discos pticos Temperatura de 16 a 20C. Humedad relativa de 35% a 45%. Microfilm Temperatura de 17 a 20C. Humedad relativa de 30% a 40%. 2.2. Ventilacin

a 0C. Humedad

Se debe garantizar la aireacin continua. Los ciclos de renovacin del aire y el caudal de intercambio se establecern segn las condiciones ambientales requeridas y las caractersticas espaciales del inmueble. La disposicin de las unidades de conservacin en los estantes deber permitir una adecuada ventilacin a travs de ellas. 2.3. Filtrado de aire

Deber impedir el ingreso de partculas slidas y de contaminantes atmosfricos. 2.4. Iluminacin

El nivel de luz natural debe ser menor o igual a 100 lux. La radiacin ultravioleta no debe superar los 70 micro vatios/lumen y su incidencia directa sobre la documentacin y unidades de conservacin. La iluminacin artificial podr hacerse con luz fluorescente de baja intensidad colocando filtros ultravioleta. La utilizacin de luz incandescente o halgena se evaluar en relacin con las condiciones de temperatura que se deban proporcionar Los balastros no deben estar en el interior de los depsitos. Se recomienda el empleo de sistemas y diseos de iluminacin basados en luz reflejada Pargrafo. Como principio general de aplicacin se tendrn en cuenta las caractersticas climticas de la regin, las cuales por su variabilidad permitirn en mayor o menor grado ajustar las condiciones a los parmetros mencionados. Por ello se debe tender a que los rangos de estas variables medio ambientales sean estables. Para lo cual se deben tomar los correctivos o realizar las adecuaciones pertinentes, buscando alcanzar los valores expresados, mas an cuando se trate de conservacin permanente de documentos de archivo.

2.5. Seguridad Se debe disponer de equipos para la atencin de desastres como extintores de CO2, solkaflan o multipropsito y extractores de agua de acuerdo con los riesgos de inundacin o infiltracin. Se aconseja evitar el empleo de extintores de polvo qumico y de agua.

El nmero de unidades de control de incendios deber estar acorde con las dimensiones del depsito y la capacidad de almacenamiento. Se deben implementar sistemas de alarma contra incendio y robo. Se requiere la sealizacin que permita ubicar con rapidez los diferentes equipos para la atencin de desastres, las rutas de evacuacin y el rescate de las unidades documentales. 2.6. Mantenimiento

Es indispensable garantizar la limpieza permanente y adecuada de las instalaciones, de la estantera y de las unidades de conservacin. Se debe realizar la evaluacin de riesgos tanto en la edificacin como de aquellos derivados de actos vandlicos, tanto estos como las medidas de correccin y reaccin en caso de siniestro se consignaran en el plan de prevencin de desastres. En todo caso las especificaciones tcnicas y las condiciones ambientales sealadas en el numeral 2 tambin se aplicarn en los casos de construccin de edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, para el correcto funcionamiento de los archivos pblicos.

C)

SERVICIOS EN PROCESOS DE CONSERVACIN PREVENTIVA, CONSERVACIN Y RESTAURACIN

Las personas naturales que presten servicios para la conservacin de documentos de archivo, deber acreditar ttulo universitario en Restauracin de Bienes Muebles. Las personas jurdicas que preste servicios para la conservacin de documentos de archivo, deber acreditar que cuenta en su planta de personal con profesionales con titulo universitario en Conservacin y Restauracin de Bienes Muebles, y ser quien desarrolle la propuesta de intervencin y ejecute los procedimientos de intervencin. La persona natural o jurdica que preste los mencionados servicios, deber garantizar la disponibilidad de infraestructura necesaria en cuanto a reas, instalaciones, equipo y materiales que garanticen la adecuada intervencin, as como el personal tcnico de apoyo a los procesos quienes debern acreditar experiencia en el campo. La experiencia especifica en la materia de intervencin, se demostrar con certificaciones que expidan las Entidades donde se haya prestado el servicio. Procedimiento tcnico de conservacin La persona natural o jurdica que preste los servicios de conservacin preventiva, conservacin y restauracin, independientemente del tipo de soporte, deber garantizar durante la ejecucin la aplicacin de principios y criterios mnimos segn los siguientes procedimientos: 1. Conservacin integral. Previo a los tratamientos o establecimiento de programas de conservacin preventiva, conservacin o restauracin, se debe realizar un examen diagnstico que fundamente, sustente y justifique el tipo y alcance de las medidas o tratamientos a realizar. As mismo deber implementarse el seguimiento, control y evaluacin de los programas o procesos ejecutados. Todo lo anterior quedara consignado en la respectiva historia clnica. Tanto los reportes de tratamiento, como la historia clnica de los procedimientos ejecutados, darn cuenta de la patologa, los factores que la provocaron, el tratamiento aplicado, los materiales y mtodos usados, los criterios con los cuales se intervino y las recomendaciones para procurar la preservacin del bien documental. En ella se consignar el nombre del profesional titulado que ejecut el tratamiento. Con su firma asumir la responsabilidad derivada de su actuacin. No se podr efectuar intervencin alguna en bienes declarados de inters cultural, sin la correspondiente autorizacin del Ministerio de Cultura. Y deber garantizarse la supervisin del trabajo por profesionales en la materia, debidamente acreditados ante dicho Ministerio, de conformidad con lo establecido en el artculo 11 numeral 2 de la Ley 397 de 1997. En ningn caso se podrn efectuar trabajos de restauracin de documentos declarados de inters cultural por profesionales que no cuenten con la titulacin universitaria de formacin en

Conservacin y Restauracin de Bienes Muebles o autorizados por el Archivo General de la Nacin. 1.1. Intervencin

fuera de los laboratorios expresamente

1.1.2. Unidad del objeto documental. La originalidad del objeto y los diversos valores que posee o ha adquirido el documento a travs del tiempo adems de los valores legales del mismo, deben ser respetados teniendo en cuenta que en el documento producido, el valor testimonial esta dado por la informacin que transmite y por la forma fsica y formal como se ha elaborado, cualquiera que sea su soporte. El objeto documental puede integrar variedad de tipos documentales, diferentes tecnologas de elaboracin y diversos estados de conservacin, de acuerdo al contexto del cual hace parte. Los procedimientos de conservacin en archivos deben tender al tratamiento de grupos documentales y no al manejo individual y aislado de slo algunas unidades. 1.1.3. Unidad del soporte y de la imagen grfica. El documento esta conformado por una serie de elementos grficos que transmiten la informacin consignada y un soporte, por lo tanto toda intervencin debe preservar intacta la informacin como el soporte. 1.1.4. Integridad fsica del documento. Toda intervencin respetar las calidades y cualidades materiales de la documentacin. Previo a cualquier intervencin es indispensable realizar un cuidadoso anlisis de los materiales, para garantizar al mximo su permanencia, perdurabilidad, compatibilidad, legibilidad y posibilidad de futuros tratamientos. 1.1.5. Principios de intervencin. Como principios de intervencin se tomarn en consideracin, el mnimo tratamiento, la utilizacin de materiales inocuos y compatibles con la tecnologa de elaboracin del mismo. Los procesos ejecutados deben ser estables en el tiempo y en lo posible permanecer inalterables a las condiciones ambientales y ser reversibles. Todos los tratamientos masivos de conservacin deben adoptarse con precaucin. 1.1.6. Valor de uso de los documentos de archivo como bien que forma parte del Patrimonio Cultural de la Nacin. La documentacin al prestar un servicio social y cultural como fuente de investigacin, consulta o gestin, no podr tratarse como un objeto de museo. Las intervenciones deben ser acordes con la funcionalidad de la documentacin tanto en sus valores primarios como secundarios. El tratamiento a realizar deber contar con el anlisis profesional interdisciplinario que permita y contribuya a su entendimiento como bien cultural y la propuesta de intervencin deber hacer parte integral del contrato respectivo. D) SERVICIOS DE REPROGRAFA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO. 1. Microfilmacin Las personas naturales o jurdicas que presten el servicios de reprografa de documentos de archivo debern garantizar como mnimo: Disponer de la asesora de un archivista para el diseo de soluciones y aplicaciones de microfilm en archivos. Garantizar la disponibilidad de instalaciones de procesado, control de calidad y duplicacin, con al menos los siguientes equipos: Procesador de pelculas, inspectmetro o revisor de pelculas, densitmetro, microscopio, para el caso de microfilmacin. Entregar al contratante la informacin tcnica de las pelculas utilizadas, con fechas de vencimiento, origen y dems documentos que acrediten su procedencia, al igual que la copia de las actas de microfilmacin. Contar con un experto en la tcnica reprogrfica utilizada, con experiencia mnima de cinco (5) aos. Dar aplicacin a las normas tcnicas Icontec NTC3723 Y 4080 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen. Aplicar las normas ISO 446, 3272, 3334, 4087, 6196, 6197, 6199, 6428, 6829, 9848, 10196 o las que las modifiquen, sustituyan o deroguen.

2. Digitalizacin Las personas naturales o jurdicas que presten el servicios de digitalizacin de documentos de archivo debern garantizar como mnimo: Contar con personal con experiencia en digitalizacin masiva de documentos. Garantizar la disponibilidad del equipamiento hardware y software, necesario para adelantar el trabajo. Contar con archivistas asesores que colaboren con el diseo de soluciones y aplicaciones de digitalizacin de archivos. Recomendar las previsiones que debe tener la Entidad contratante para evitar la obsolescencia tecnolgica. Disear los mecanismos tcnicos que eviten la prdida de la informacin por accidentes o terrorismo. Crear una base de datos textual con una estructura que atienda a polticas y normas archivsticas nacionales e internacionales como NTC4095 ISAD G entre otras, con el objeto de cumplir la misin de difusin de informacin y homologacin de procedimientos descriptivos. ARTICULO SEGUNDO. La administracin pblica en sus diferentes niveles y las entidades privadas que cumplen funciones pblicas, para la contratacin de los servicios archivsticos de que trata el artculo 14 de la Ley General de Archivos debern evaluar las propuestas y verificar que stas cumplan los requisitos administrativos y tcnicos regulados en el presente Acuerdo. Del estudio realizado se dejar constancia en el expediente del contrato que se adjudique. La Administracin pblica para la contratacin de los servicios Reprogrficos deber previamente haber organizado los documentos y archivos de conformidad con las tcnicas archivsticas. Para la contratacin de cualesquiera de los servicios a que se refieren los artculos 13 y 14 de la Ley General de Archivos, la Entidad deber contar con la asesora del Jefe de Archivo o quien haga sus veces. ARTICULO TERCERO. La falta de exigencia de los requisitos anteriormente estipulados y el detrimento que se le pueda causar al patrimonio documental de la Entidad por dicha omisin, har acreedor al servidor pblico responsable a cuyo cargo estn los archivos pblicos, de la sancin estipulada en el literal b) del artculo 35 de la Ley 594 de 2000 y en concordancia con el Rgimen Disciplinario nico.

ARTICULO CUARTO. En ningn caso, la Entidad pblica o la privada que cumple funciones pblicas trasladar la responsabilidad de la gestin de los documentos y la administracin de sus archivos a las empresas que contrate para la prestacin de los servicios archivsticos y debern disear mecanismos efectivos para ejercer control sobre los documentos y los servicios contratados.

ARTICULO QUINTO. El presente Acuerdo rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga expresamente el Acuerdo 05 de Julio 24 de 1997 y los dems que le sean contrarios.

PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE

Dado en Bogot D. C. a los veinte (20) das del mes de Septiembre de dos mil dos (2002).

(FDO) ADRIANA MEJA HERNNDEZ Presidente

(FDO) ELSA MORENO SANDOVAL Secretario Tcnico